PESAN - PESAN BAD NEWS

DI PERUSAHAAN JAMU PT. NYONYA MENEER

”Untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah Komunikasi Bisnis”

Dosen : Dwi Widi

Disusun Oleh :

NAMA : AHMAD SOLIKIN

NIM : B.131.08.0288

FAKULTAS EKONOMI MANAJEMEN

UNIVERSITAS SEMARANG

TAHUN 2010

14
 KATA PENGANTAR

Dengan mengucapkan rasa syukur atas rahmat dan karunia yang diberikan
oleh Allah SWT, akhirnya penulis dapat juga menyusun sebuah makalah yang isinya
berhubungan dengan Ilmu Komunikasi Bisnis mengenai pesan-pesan bad news.
Untuk penyusunan makalah ini penulis telah berusaha mengumpulkan bahan yang
didapat dari mencari di internet dan dari buku-buku yang berhubungan dengan judul
dari makalah ini.

Dalam penyusunan makalah yang berjudul “Pesan-pesan Bad News di

Perusahaan Jamu PT. Nyonya Meneer” ini, penulis ingin mengucapkan terima kasih
sebesar-besarnya kepada :

1. Ayahanda dan Ibunda tercinta yang telah membesarkan dan mendidik penulis
selama ini.
2. Bpk. Dwi Widi selaku dosen Pembimbing Mata Kuliah Komunikasi Bisnis.
3. Teman-teman yang membantu dalam penyusunan makalah ini.

Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan makalah ini banyak terdapat

kekurangan dan kelemahannya sehingga dengan kerendahan hati penulis mengharap
kritik dan petunjuk dari semua pihak. Akhir kata semoga makalah ini dapat
bermanfaat bagi kita semua.

Semarang, Oktober 2010

Penulis

14
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR
..................................................................................................... 2
DAFTAR
ISI .......................................................................................................
............ 3
BAB I
PENDAHULUAN ...................................................................................
.............. 4
A. Latar Belakang
masalah ............ .............................................................................
4
B. Tujuan Penulisan
Makalah ......... ............................................................................. 4
C. Ruang Lingkup
Pembahasan ....................................................................................
5
BAB II PEMBAHASAN
................................................................................................. 6
A. Sejarah
Perusahaan .........................................................................................
........ 6
B. Bentuk Badan
Usaha ................................................................................................
7
C. Bentuk Struktur
Organisasi........................ ...............................................................
7
D. Bentuk Bidang
Usaha........................................ .......................................................
8

14
 E. Lokasi
Perusahaan .........................................................................................
........... 8
F. Tinjauan
Teoritis ................................................................................................
........ 9
BAB III PESAN-PESAN BAD NEWS
............................................................................ 10
A. Strategi Pengorganisasian Pesan-Pesan Bad
News ................................................. 10
B. Mengkomunikasikan Informasi dan Jawaban
Negatif .............................................. 11
C. Penyampaian Bad News ke
Pelanggan .................................................................... 12
D. Bad News Tentang
Orang........................................................................................
12
BAB IV
PENUTUP............................................................................................
.............. 13
A.
Kesimpulan .........................................................................................
........................ 13
B. Saran-
saran ...................................................................................................
............. 13
DAFTAR PUSTAKA
........................................................................................................
14

14
 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Pesan-pesan bad news adalah untuk menyampaikan informasi yang kurang

menyenangkan dengan tetap menjaga atau memperhatikan bagaimana dampaknya
bagi audiens atau klien.

Untuk mencapai tujuan tersebut, maka harus dipertimbangkan bagaimana

pandangan audiens. Bahkan, kalau memungkinkan dapat dijelaskan bagaimana pesan-
pesan bad news tetap memberikan manfaat bagi audiens.

Secara umum pendekatan organisasional yang banyak diterapkan untuk pesan-

pesan bad news adalah perencanaan tak langsung, yang dimulai dengan suatu
pembuka yang bersifat netral, kemudian diikuti dengan suatu alasan yang mendukung
pernyataan bad news, dan diakhiri dengan kata penutup yang memiliki dampak positif
bagi audiens.

Sedangkan pendekatan organisasional lainnya adalah perencanaan langsung

yang digunakan terutama untuk penyampaian pesan-pesan bad news yang mempunyai
dampak emosional yang sangat kecil terhadap audiens, yang dimulai dengan
pernyataan bad news, diikuti dengan alasan yang jelas dan diakhiri dengan kata
penutup yang positif dan bersahabat.

B Tujuan Penulisan Makalah

Tujuan penulisan makalah ini adalah:

1. Mengetahui sejarah awal mula berdirinya perusahaan PT. Nyonya Meneer
mulai dari bentuk perusahaan, struktur organisasi, bentuk badan usaha,
dampai lokasi perusahaannya.

14
 2. Menjelaskan bagaimana pendekatan organisasional untuk pesan-pesan bad
news yang berkaitan dengan suatu pesanan (order).
3. Dapat memberikan tanggapan atas keluhan (komplain) yang diajukan oleh
pelanggan.
4. Memaparkan dan mengkomunikasikan permasalah perubahan kebijakan
perusahaan yang dapat mempengaruhi citra perusahaan secara negatif.

C. Ruang Lingkup Pembahasan

Para komunikator sebaiknya dapat menyampaikan informasi yanng kuranng

menyenangkan terhadap audiens dengan tetap menjaga atau memperhatikan
bagaimana dampak yang akan ditimbulkan

Komunikator juga harus mempertimbangkan pandangan audiens serta

menjelaskan pesan-pesan bad news akan tetap memberikan manfaat yang baik bagi
audiens.

14
 BAB II

PEMBAHASAN

A. Sejarah Perusahaan

Jamu Cap Portret Nyonya Meneer atau PT Nyonya Meneer adalah perusahaan
yang memproduksi jamu tradisional Jawa yang dipelopori oleh Nyonya Meneer. Ia
menggunakan keahliannya mengobati berbagai penyakit dengan keahliannya meracik
jamu tradional Jawa. Produknya ini kemudian dijual dan dipasarkan.
Lauw Ping Nio alias Nyonya Meneer (baca: Menir) (lahir di Sidoarjo, Jawa
Timur, pada tahun 1895 - wafat tahun 1978) adalah seorang wirausahawan di bidang
industri jamu di Indonesia.
Ibu Meneer merupakan anak ketiga dari lima bersaudara. Ia menikah dengan
pria asal Surabaya, dan kemudian pindah ke Semarang. Pada masa pendudukan
Belanda tahun 1900an, di masa-masa penuh keprihatinan dan sulit itu suaminya sakit
keras dan berbagai upaya penyembuhan sia-sia. Ibu Meneer mencoba meramu jamu
Jawa yang diajarkan orang tuanya dan suaminya sembuh. Sejak saat itu, Ibu Meneer
lebih giat lagi meramu jamu Jawa untuk menolong keluarga, tetangga, kerabat
maupun masyarakat sekitar yang membutuhkan. Ia mencantumkan nama dan
potretnya pada kemasan jamu yang ia buat dengan maksud membina hubungan yang
lebih akrab dengan masyarakat yang lebih luas. Berbekal perabotan dapur biasa,
usaha keluarga ini terus memperluas penjualan ke kota-kota sekitar.
Pada tahun 1919 atas dorongan keluarga berdirilah Jamu Cap Potret Nyonya
Meneer yang kemudian menjadi cikal bakal salah satu industri jamu terbesar di
Indonesia. Selain mendirikan pabrik Ny Meneer juga membuka toko di Jalan
Pedamaran 92, Semarang. Perusahaan keluarga ini terus berkembang dengan bantuan
anak-anaknya yang mulai besar.
Pada tahun 1940 melalui bantuan putrinya, Nonnie, yang hijrah ke Jakarta,
berdirilah cabang toko Nyonya Meneer, di Jalan Juanda, Pasar Baru, Jakarta. Di

14
 tangan Ibu dan anak, Nyonya Meneer dan Hans Ramana perusahaan berkembang
pesat.
Nyonya Meneer meninggal dunia tahun 1978, generasi kedua yaitu anaknya,
Hans Ramana, yang juga mengelola bisnis bersama ibunya meninggal terlebih dahulu
pada tahun 1976. Operasional perusahaan kemudian diteruskan oleh generasi ketiga
yakni ke lima cucu Nyonya Meneer.
Namun ke lima bersaudara ini kurang serasi dan menjatuhkan pilihan untuk
berpisah. Kini perusahaan murni dimiliki dan dikendalikan salah satu cucu Nyonya
Meneer yaitu Charles Saerang. Sedangkan ke empat orang saudaranya dan setelah
menerima bagian masing-masing, memilih untuk berpisah.

B. Bentuk Badan Usaha

Perusahaan jamu PT. Nyonya Meneer merupakan perusahaan keluarga karena

modal dan saham yang ditanamkan berasal dari keluarga ibu Meneer sendiri. Tetapi
pada tahun 1967 Perusahaan Jamu Cap Potret Nyonya Meneer di bentuk menjadi PT.
Perseroan Terbatas adalah suatu persekutuan untuk menjalankan perusahaan yang
mempunyai modal usaha yang terbagi atas beberapa saham, dimana tiap sekutu turut
mengambil bagian sebanyak satu atau lebih saham.Disini para pemegang saham
bertanggung jawab terbatas terhadap hutang-hutang perusahaan sebesar modal yang
disetorkan. Kekayaan PT. Terpisah dari kekayaan pribadi masing-masing pemegang
saham. Kepada para pemegang saham hanya dibayarkan deviden jika PT
mendapatkan laba.

C. Bentuk Struktur Organisasi

Struktur organisasi perusahaan merupakan gambaran mengenai tugas-tugas,

wewenang, dan tanggung jawab secara vertical dan horizontal. Struktur organisasi
yang baik akan menciptakan hubungan kerja yang baik pula. Hubungan secara
vertical (dengan atasan ) maupun horizontal (dengan teman sejawat) akan menjadi
baik dengan adanya struktur organisasi yang baik.
PT. Nyonya Meneer menggunakan struktur organisasi berbentuk garis dan staf
pada struktur organisasinya. Tiap devisi memiliki satu atau lebih bawahan yang

14
bertanggung jawab kepada satu orang atasan. Tiap devisi memiliki taggung jawabnya
masing-masing.
Kekuasaan tertinggi di PT, Nyonya Meneer dipegang oleh seorang komisaris
yang membawahi seorang direktur. Direktur tersebut membawahi semua manajer
(pemasaran, produksi, keuangan, administrasi dan umum, dan personalia). Direktur
dibantu oleh seketraris dan staf ahli, sedangkan setiap manajer dibantu sekretaris.

D. Bentuk Bidang Usaha

PT. Nyonya Meneer bergerak di bidang jamu tradisional. Barang-barangnya

dibedakan menjadi sebagai berikut :
• Jamu untuk wanita
• Jamu untuk pria
• Jamu untuk perawatan dan penyembuhan
• Produk unggulan
Di dalam bidang usaha ini PT. Nyonya Meneer berusaha sepenuh hati untuk
kepuasan dan peningkatan kualitas hidup konsumen dengan menciptakan produk-
produk yang berkualitas baik.

E. Lokasi Perusahaan

Penempatan lokasi perusahaan perlu mendapat perhatian khusus bagi

perusahaan sebab salah memilih suatu lokasi perusahaan akan mengakibatkan suatu
kerugian bagi perusahaan. Oleh karena itu, pemilihan letak perusahanan ini harus
diputuskan melalui bernagi pertimbangan yang disertai fakta yang konkrit dan
lengkap. Dalam hal ini ada 4 jenis letak lokasi perusahaan, yaitu :
1. Lokasi perusahaan yang terikat dengan alam; lokasi ini sangat ditentukan oleh
sumber-sumber alam, jadi tidak ditentukan oleh manusia.
2. Lokasi perusahaan yang berdasarkan sejarah; lokasi perusahaan ini hanya dapat
dijelaskan dengan adanya sejarah di lokasi tersebut.
3. Lokasi perusahaan yang ditentukan pemerintah; dalam hal ini pemerintah yang
menentukan dimana perusahaan harus menjalankan aktivitasnya agar tidak
menggangu masyarakat disekitarnya.
4. Lokasi perusahaan yang dipengaruhi oleh faktor-faktor ekonomi;
• Dekat dengan bahan baku;

14
 • Dekat dengan pasar;
• Dekat dengan pemasok tenaga kerja;
• Dekat dengan penyedia sumber tenag/energi.

F. Tinjauan Teoritis

Tinjauan teoritis untuk perusahaan ini adalah sebagai berikut :

1. Letak geografis; karena bahan baku untuk perusahaan ini adalah rempah-
rempah maka penempatan lokasi yang sesuai adalah didekatkan pada sumber
bahan bakunya, yaitu rempah-rempah. Apabila lokasi perusahaan dekat bahan
baku maka ongkos transportasinya juga lebih rendah. Dan juga bahan bakunya
juga akan lebih awet karena mulai pengambilan dan dibawa ke lokasi tidak
terlalu jauh.
2. Letak sejarah; pada dasarnya kita sudah mengetahui dari dulu bahwa kota
Semarang terkenal sebagai salah satu sentra pembuatan jamu tradisional.
3. Letak pemerintah; dalam hal ini pemerintah juga ikut andil dalam penempatan
lokasi perusahaan tersebut. Pemerintah ikut bertanggung jawab terhadap
peletakannya agar penempatan dari perusahaan tersebut tidak mengganggu
masyarakat sekitar karena polusi yang nantinya akan ditimbulkan. Dengan
adanya polusi bisa membahayakan kesehatan masyarakat.
4. Letak ekonomi; untuk mengalokasikan perusahaan ini yang perlu
dipertimbangkan adalah dekat dengan bahan baku, dekat dengan tenaga kerja,
dan dekat dengan pasar. Dekat dengan tenaga kerja karena perusahaan ini
membutuhkan banyak karyawan mulai dari pemilihan bahan baku sampai
proses pembuatan jamu. Dekat dengan pasar karena biaya transportasinya
akan lebih rendah dan dapat segera sampai kepada konsumen.

14
 BAB III

PESAN-PESAN BAD NEWS

A. STRATEGI PENGORGANISASIAN PESAN-PESAN BAD NEWS

Jika ingin memberikan tanggapan atas keluhan pelanggan,

mengkomunikasikan masalah tentang pesanan atau memberitahukan perubahan
kebijakan perusahaan yang dapat mempengaruhi citra perusahaan secara negatif,
maka perlu memperhatikan tiga hal, yaitu : penyampaian bad news, penerimaan pesan
tersebut, dan menjaga goodwill sebaik mungkin dengan audiens.
1. Menciptakan Auidience-Centered Tone
Bagaimana nada atau intonasi kita dalam menyampaikan bad news mampu
memberikan kontribusi yang cukup penting bagi efektivitas penyampaian pesan-
pesan bisnis yang didukung dengan tiga tujuan secara spesifik :
a. Membantu audiens kita mengerti bahwa bad news menggambarkan suatu
keputusan yang tegas.
b. Membantu audiens kita mengerti bahwa keputusan kita adalah adil.
c. Membantu audiens agar tetap memberikan goodwill bagi perusahaan.
Menekankan apa tujuan audiens, cari dan temukan apa yang terbaik bagi
audiens dan gunakan pernyataan yang positif daripada yang negatif.
2. Memilih Pendekatan Organisasional
Ada dua pendekatan organisasional yang dapat diterapkan dalam kaitannya
dengan pesan yang kurang menyenangkan audiens kita, yaitu perencanaan tak
langsung ( dalam pendekatan organisasional ini terdapat 4 bagian penting, yaitu:
pembuka, alasan pendukung untuk keputusan-keputusan negatif, pernyataan bad
news dan penutup positip, bersahabat) dan perencanaan langsung ( perencanaan ini
dapat diterapkan jika : penerimaan pesan lebih menyukai pesan langsung ke poin

14
 yang dituju, pesan tersebut mempunyai pengaruh yang kecil terhadap si penerima
pesan, dan pesan disampaikan secara empati.

B. MENGKOMUNIKASIKAN INFORMASI DAN JAWABAN NEGATIF

1. Bad news tentang Produk

Bad news yang berkaitan dengan produk antara lain kenaikan harga produk,
penarikan kembali produk, kadaluwarsa produk, cacat atau rusak.
Pada penyampaian bad news tentang produk bagi para pelanggan misalnya
kenaikan harga produk, atau penarikan produk, lebih baik pendekatan yang
digunakan adalah perencanaan tak langsung diawali dengan pernyataan yang
bersifat netral dan didukung dengan alasan logis.
2. Penolakan Kerja Sama
Apabila seseorang meminta informasi atau partisipasi dalam suatu kegiatan
tertentu, sementara itu kita tidak dapat memenuhi permintaannya, maka kita dapat
menggunakan pendekatan perencanaan langsung atau tidak langsung.
Dalam dunia bisnis, menjalin kerjasama dengan pelaku bisnis lain merupakan
hal yang seharusnya dilakukan untuk lebih memperkuat jaringan pemasaran suatu
perusahaan. Namun, dalam praktiknya bisa saja terjadi suatu penolakan kerja sama
bilamana bentuk kerja samanya merugikan pihak lain.
3. Penolakan Undangan
Bila kita harus mengatakan “tidak” atas suatu undangan teman bisnis, maka
kita dapat menggunakan pendekatan organisasional perencanaan langsung dan
perencanaan tak langsung. Pengguna kedua pendekatan organisasional tersebut
sangat tergantung pada seberapa dekat hubungan kita dengan pihak lain.

C. PENYAMPAIAN BAD NEWS KE PELANGGAN

Ada tiga hal yang perlu mendapat perhatian dalam penyampaian bad news
kepada pelanggan atau calon pelanggan.
a. Tetap bekerja sebaik mungkin menuju kepada terwujudnya suatu penjualan
ulang (resale)
b. Tetap menjaga instruksi atau informasi tambahan sejelas mungkin
c. Tetap optimis, percaya diri

14
 Memperkuat kepercayaan pelanggan dengan memberikan pelayanan dan
produk yang baik merupakan salah satu cara yang efektif untuk menumbuhkan
penjualan ulang bagi para pelanggan.
1. Bad news tentang Pesanan
Paling tidak ada dua jenis bad news yang bisa disampaikan kepada pelanggan
kita, yaitu :
a. Kita hanya dapat memenuhi sebagian produk yang dipesan atau
b. Kita sama sekali tidak dapat memenuhi semua produk pesanan tersebut

2. Penolakan Surat Aduan dan Keluhan

Secara umum, untuk menjawab penolakan surat aduan, kita dapat
menggunakan pendekatan organisasional perencanaan tak langsung, di mana kita
menyatakan penolakan tersebut pada bagian pertengahan surat.

D. BAD NEWS TENTANG ORANG

1. Penolakan Menulis Surat Rekomendasi

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menulis penolakan surat rekomendasi
adalah kemukakan apa alasan atas penolakan tersebut.
2. Penolakan Lamaran Pekerjaan
Untuk penolakan lamaran kerja yang tidak memenuhi persyaratan yang telah
ditentukan dapat menggunakan pendekatan organisasional perencanaan tak
langsung.
3. Surat Penolakan Kredit
Untuk memberikan jawaban kepada pemohon kredit, maka kita menggunakan
pendekatan organisasional perencanaan tak langsung.

14
 BAB IV

PENUTUP

A. KESIMPULAN

Kesimpulan yang didapat dari makalah ini adalah :

1. Dapat menjelaskan pesan-pesan bad news dengan
pendekatan organisasional secara tak langsung (indirect plan)
dan secara langsung (direct plan).
2. Dapat menyampaikan pesan-pesan bad news terhadap
pelanggan.
3. Dapat menyampaikan pesan-pesan bad news tentang orang.
4. Dapat memberikan jawaban terhadap informasi yang negatif.

B. SARAN

Saran yang dapat diberikan dari makalah ini adalah dalam

menyampaikan pesan-pesan bad news usahakan fokus pada
audiens.

14
 DAFTAR PUSTAKA

http://id.wikipedia.org/wiki/Jamu_Cap_Potret_Nyonya_Meneer

Purwanto, Djoko. 2006. Komunikasi Bisnis. Jakarta: Erlangga.

www.nyonyameneer.com

14