Kerjasama Hotel – Agen Perjalanan Wisata

May 2, 2008 in Kantor Pariwisata Tags: Contract Rate Karena ada hubungannya dengan pekerjaan saya dan sering menjadi pertanyaan oleh temanteman kantor, postingan saya berikut ini adalah diambil dari sebuah blog. Metode Kerjasama Mutualistik Bagi Hotel dan Biro Perjalanan Wisata Oleh Made Sudiarta,S.S, M. Par (Staf Pengajar pada Jurusan Pariwisata Politeknik Negeri Bali) ——————————————– 1.Pendahuluan Pariwisata di Indonesia termasuk di Bali sejak terjadinya peristiwa memilukan ‘Bom Bali’ di Kuta telah membawa berbagai dampak terhadap perekonomian Indonesia. Tragisnya, sebagian besar hotel mengalami ‘almost zero rate’ atau mengalami tingkat hunian yang sangat rendah. Permasalahan tersebut berdampak begitu besar bagi kalangan hotelier dan industri-industri pendukung pariwisata, terjadi PHK, re-scheduling employs, dan kebijakan lainnya. Pada umumnya, sebagian hotel di Bali mengandalkan kerjasama yang saling menguntungkan antara hotel dengan travel agency atau Biro Perjalanan Wisata. Kerjasama ini diikat dengan sebuah kontrak kerjasama yang di kalangan perhotelan disebut room contract rate. Dari room contract rate inilah masing-masing pihak memperoleh hasil yang bernilai ekonomi. Hal ini menjadi menarik untuk dibahas atau dianalisis dari perspektif hukum bisnis pariwisata. Untuk menganalisa atau mengkaji lebih ilmiah maka diperlukan identifikasi permasalahan yang jelas. Dalam Kajian tentang Civil law and Common Law convergence ini, maka perlu dilihat tiga hal mendasar yang terkait, yaitu: 1.Tradisi hokum yang diterapkan dalam kontrak kerjasama antara pihak hotel (hotelier) dengan Travel agent, 2.Elemen – elemen yang tertera pada kontrak kerjasama dan pertimbangan – pertimbangan dari elemen yang disepakati dalam kerjasama tersebut , dan 3.Realisasi operasional dari kontrak kerjasama antara hotelier dengan travel agent. Dari pendekatan teori, pada kontrak kerjasama yang digunakan pada bisnis pariwisata seperti di perhotelan memiliki relevansi atau ada koherensi dengan beberapa teori hukum baik yang secara praktis digunakan maupun yang hanya menjadi landasan teori hukum saja. Masalah kontrak kerjasama adalah merupakan suatu kesepakatan yang didasari atas berbagai pertimbangan oleh kedua belah pihak. Di Indonesia pada umumnya aplikasi hukum yang diterapkan pada hukum kepariwisataan adalah menggunakan tradisi hukum sipil atau civil law yang merupakan warisan pemerintah Belanda (Wiyasa Putra, dkk : 2001; 21). Jika dikaitkan penerapan tradisi hukum, dalam masalah kontrak sebenarnya digunakan kedua

sedangkan badan hukum yang menyangkut Biro Perjalanan Wisata diatur dalam Keputusan Menteri Pariwisata No.96/HK. Elemen-Elemen Yang Umum Berlaku dalam Kontrak Kerjasama Kontrak kerjasama antara hotel dan Biro Perjalanan Wisata (BPW) diberlakukan hampir pada sebagian hotel baik hotel kecil maupuan hotel besar di Bali.Tanggal Kontrak Tanggal kontrak yang tercantum dalam kontrak adalah tertanggal penandatangan kontrak. yang dijadikan dasar adalah Kitab Undang-Undang Hukum Perdata (KUH Per) dan Kitab Undang-Undang Hukum Dagang (KUHD). Penyelesaian Sengketa. para pihak dalam kontrak. Transaksi. Proses negosiasi dalam tradisi common law menjadi hal yang sangat penting. Dilihat dari landasan hukumnya. tanggal kontrak. 1. Dalam tradisi common law. Pihak hotel selalu bekerjasama dengan travel agency domestik dan internasional dalam operasionalnya untuk memenuhi target pengisian room occupancy.Realisasi kontrak.KM. Oleh karenanya dalam proses ini seseorang yang terlibat dalam negosiasi hendaknya memiliki keterampilan tentang negosiasi yang baik. Akan tetapi beberapa item yang tercantum dalam kontrak sisesuaikan dengan kondisi kedua belah pihak ketika menandatangani kontrak tersebut. Pada common law keputusan-keputusan pengadilan dijadikan dasar pembentukan kontrak. masalah yang terkait dengan hotel dan travel agency telah diatur dalam Undang-Undang Kepariwisataan No 9 Tahun 1990. pertimbangan. Judul dalam kotrak dibuat sejelas mungkin untuk memastikan kedua perusahaan yang bekerjasama dan terikat dalam kontrak 2. 103/MPPT-87 yang mengatur tentang usaha jasa angkutan wisata termasuk didalamnya Biro Perjalanan Wisata atau travel agency . Pilihan Forum. tidak secara pasti berlaku di semua hotel. Pengertian.94/HK. Dalam kaitannya dengan perjanjian kontrak kerjasama antara hotel dengan travel agency inipun umumnya kedua belah pihak memberlakukan kedua ruang lingkup ini. Tanggal tersebut adalah bertepatan dengan tanggal pada saat pertemuan negosiasi kedua . Elemen-elemen kontrak yang secara teoritis mencakup sepuluh elemen. Badan usaha hotel diatur dalam Keputusan Menteri Pariwisata No KM. sedangkan pada civil law. Ruang Lingkup.tradisi hukum yaitu common law dan civil law. sedangkan pada civil law ditentukan oleh pernyataan kehendak untuk terikat (expression of will) para pihak (Wiyasa Putra:2001). Kesepuluh elemen yang dimaksud adalah judul.24). yaitu hukum bisnis domestik dan hukum bisnis internasional (Wiyasa Putra:2001.103/MPPT-87.Judul Dalam kontrak kerjasama ini elemen ‘judul’ nampaknya ditampilkan secara jelas misalnya CONTRACT BETWEEN AN HOTEL & NEW HORIZONS PTY LTD. syahnya suatu kontrak ditentukan oleh keseriusan proses negosiasi. Hukum bisnis dapat diklasifikasikan berdasarkan ruang lingkup berlakunya. Kontrak kerjasama seperti ini adalah merupakan suatu kerjasama yang dilakukan secara terus menerus dan diatur melalui suatu periode masa kontrak. yang dalam pelaksanaanya diatur lagi terutama yang terkait dengan badan hukum secara terpisah oleh Keputusan Menteri.

. high dan peak season yang berkenaan dengan pemberian room allotment. Dalam formulir kontrak. Perpanjangan contract rate biasanya dilakukan minimal tiga bulan sebelum masa kontrak berakhir.Dengan demikian hal-hal yang bersifat situasional juga menjadi pertimbangan dalam kontrak tersebut . Hasil dari negosiasi ulang tersebut digunakan sebagai dasar untuk membuat perpanjangan masa kontrak tahun berikutnya. Dalam menempuh tahapan dan proses. 2. Dengan kondisi ini. penerapan kontraknya menggunakan menggunakan tradisi common law. akan tetapi baik pihak Hotelmaupun pihak BPW tersebut tetap menganggap bahwa kontrak ini adalah milik kedua belah pihak. Walaupun secara ekplisit tidak disebutkan para pihak dengan tegas. Tanggal tersebut meliputi 1.Tahun opeasional perusahaan umumnya mulai dari tanggal 1 April hingga 31 Maret tahun berikutnya.tanggal yang berfungsi lain disepakati. New Zealand. Banyak hotel memberlakukan 2 for 1 contract atau setiap client yang menginap dua malam hanya membayar satu malam saja.belah pihak.Tanggal pemberlakuan Release Date terutama membedakan release date untuk low . Pertama tanggal pada bagian kiri atas. sudah pasti didasari oleh pertimbangan-pertimbangan tertentu. Selain ketiga tanggal di atas.Tanggal pemberlakuan check out time yang khusus 3. Sedangkan dua tanggal dibawah baik pada kiri bawah maupun kanan bawah adalah tanggal saat menandatangani kontrak tetapi penulisan tanggal yang memiliki tujuan yang berbeda-beda ini tidak diberlakukan secara merata bagi setiap hotel. maka pihak hotel memandang perlu dilakukan kebijakan penyesuaian nilai kontrak dalam menghadapi persaingan yang sudah tidak terbendung lagi. maka didahului dengan mengadakan proses negosiasi ulang antara kedua belah pihak. dalam kontrak ini juga ada tanggal.Contract Validity Secara umum contract rate validity berlaku untuk satu tahun opersional. Apabila akan ada perpanjagan. Sebagai contoh: kesepakatan dalam memberikan harga untuk room rate berupa single US$ 18. yaitu tanggal penulisan/negosiasi kesepakatan kedua belah pihak. 4.Tanggal berlakunya kontrak ( contract validity yaitu kontrak berlaku mulai misalnya tanggal 1 April 2004 hingga 31 Maret 2005). tanggal tertulis tiga kali.00 Double US$ 18. Penyebutan inipun tidak lebih dominan terkait dengan permasalahan hukumnya tetapi justru permasalah yang menyangkut masalah operasional (masalah amendment) dalam proses pelaksanaan kerjasama. 3.00 dan Triple US$ 21. Beberapa item pokok contract rate yang sering menjadi pertimbangan : 1. Kata ‘both parties’ hanya disebut sekali saja.Pertimbangan Dari aspek pertimbangan.00 sudah melalui suatu pertimbangan yang cukup matang. Keberanian pihak hotel memberikan harga yang sangat rendah pada saat itu didasari atas tingkat persaingan pengisian antar . Para Pihak dalam Kontrak Pada umumnya contract rate hotel yang melibatkan travel agency yang berasal dari negaranegara commonwealth seperti Asutralia. Tetapi segala yang diputuskan secara tertulis dalam kontrak ini sesungguhnya sudah melalui suatu tahapan dan proses. Sehingga secara eksplisit tidak menyebut dengan istilah pihak kedua belah pihak secara berkali-kali. dalam kontrak ini juga tidak memberi justifikasi secara tertulis.

Kesepakatan ini juga penting bagi hotel. Jadi departemen akunting akan menyampaikan pengumuman kepada pihak travel agency tentang currency ini secara periodik. karena fluktuasi nilai dollar terhadap rupiah tidak selalu sama untuk periode tertentu. Dari pertimbangan room rate ini hotel berharap agar hotel selalu diberikan dukunga berupa reservasi secara berkelanjutan selama masa kontrak masih berlaku 4. 6.Rendah atau tingginya room rate yang disepakati oleh pihak hotel sudah mempertimbangkan akan prospek bisnis ke depan serta sejarah kerjasama yang telah dilalui. Dengan adanya kesepakatan tersebut.Di Bali umumnya digunakan US Dollar. maka pada malam terakhir diberikan gratis (tidak bayar kamar). 3.Currency Kesepakatan tentang penggunaan currency adalah hal yang cukup penting dalam item yang dibahas dalam kontrak.Room Rates Kesepakatan tentang room rate dilakukan dengan berbagai pertimbangan antar kedua belah pihak.Charge for refrigerator Ada sebagian hotel yang menyediakan kulkas.Extra bed Ada kalanya wisatawan baru meminta disediakan extra bed setelah tiba di hotel. umumnya pihak hotel akan rela memberikan free night ini. tetapi adapula yang sejak berada dinegaranya sudah meminta untuk disediakan extra bed. dengan memberikan room rate yang dalam kontrak ini cukup rendah atau tinggi tentunya sudah melalui proses pertimbangan dari kebijakan menejemen hotel. Apabila sebagian besar client yang menginap menginap dalam kurn waktu yang cukup lama. Jadi dengan kesepakatan yang jelas ini. 5. Oleh karenanya wisatawan Australia lebih sering meminta agar waktu untuk meninggalkan hotel (check out time) sore hari atau malam hari. karena pihak hotel agar bisa mengatur alokasi (room assigment) bagi setiap wisatawan yang akan menginap pada saat wisatawan yang lain sudah meninggalkan hotel. pihak hotel berkesempatan untuk mengatur sirkulasi penghunian kamar setiap hari.2. tetapi bentuk persediaannya kulkas yang dalam keadaan kosong.Preferential check out time Wisatawan yang menginap. maka pembayaran yang dilakukan oleh pihak travel agency kepada pihak hotel tidak akan mengalami masalah. terutama yang berasal dari Australia hampir rata-rata berangkat sore hari karena pesawat menuju Asutralia juga rata-rata sore hari.Biasanya dari pihak hotel setiap bulan mengirim standard rate yang digunakan untuk claim kepada travel agency. misalnya bagi client yang menginap minimal 10 malam.Free night offer Free night offer pada umumnya berisikan tentang kesepakatan bagi pihak hotel untuk memberikan harga kamar gratis bagi client dari travel agency yang menginap di hotel dalam kurun waktu tertentu. Tetapi ada juga yang menyewa dengan membayar uang tambahan . Adanya penetapan tentang penggunaan currency (mata uang) yang akan digunakan dalam transaksi dari realisasi kontrak pada tahun operasional. 7. Bagi pihak hotel. Untuk hal ini travel agency melakukan negosiasi harga yang layak untuk extra bed serta memperhitungkan kelayakan kamar yang bisa diisi extra bed di dalam kamarnya.

atau buffee. Oleh karenanya. Pemberian khusus ini berupa kebijakan hotel untuk memberikan sesuatu seperti birthay cake. Demikian juga pihak hotel memberikan tekanan dengan menggunakan cut date atau release date. Maksudnya adalah kesepakatan pihak hotel untuk memberikan sesuatu yang spesial kepada travel agency. decorated room. Dengan memberi bantuan promosi kepada travel agency maka pihak hotel tidak perlu lagi harus melakukannya sendiri berpromosi ke negara tersebut. dimana pihak travel agency harus sudah memastikan kamar yang dipesan sebagai jatah pada jarak waktu yang ditentukan. Pada low season misalnya. Pemberian jatah tersebut biasanya dibedabedakan antara travel yang satu dengan yang lainnya. fruit basket. 8. .Sedangkan travel agency diuntungkan karena akan bisa menjadi alat promosi untuk memperoleh pelanggan yang lebih banyak menginap di hotel yang memberikan special benefit. jadi bukan perhitungan ketika makan yang bersifat reguler atau sehari-hari.Special benefits Special benefit. Akan tetapi jika bekerjasama dengan hotel besar. jatah kamar diberikan lebih banyak. kecuali bentuknya paket. dan pada high season jatah kamar akan lebih sedikit. khususnya yang masuk katagori sebagai allotment. Demikian juga pihak travel agency akan secara konsisten malakukan upaya promosi sesuai dengan kesepakatan yang disepakati dalam item ini. Batasan jatah kamar yang harus diberikan disepakati sesuai dengan kemampuan hotel untuk menyediakan secara pasti jatah tersebut. 9.Meal rate Harga makanan atau meal rate tidak terlalu menjadi perhatian besar bagi travel agency. Jika terjadi keterlambatan pemberitahuan dari pihak travel agency maka pihak hotel punya hak untuk tidak menerima pemesanan kamar yang terkatagori jatah tersebut 11. Travel agency menyanggupi untuk mempromosikan hotel yang mau memberikan dukungan dana promosi dalam jumlah tertentu (disesuaikan dengan besarnya ruang yang disepakati). Yang perlu di tekankan dalam kesepakatan ini adalah jatah kamar tidak bisa ditolak oleh pihak hotel. Dalam kontrak kerjasama ini untuk meal rate hanya diklasifikasikan pada konteks adanya party.Room Allotment Allotment of room adalah jatah kamar yang harus diberikan oleh pihak hotel kepada travel agency. terutama apabila travel agency tersebut melakukan kerjasam dengan hotel-hotel kecil. Special benefit ini benar-benar hanya sebagai hadiah yang diberikan oleh pihak hotel kepada wisatawan. terutama pada model makan prasmanan. 10.Brochure support Kesepakatan tentang brochur support adalah bentuk kesepakatan yang dibuat guna adanya proses timbal balik atas jasa yang dilakukan oleh kedua belah pihak. Semua yang diberikan oleh hotel dalam bentuk special benefit semata-mata diberikan kepada wisatawan yang meminta sesuatu melalui special request. Permintaan untuk menyediakan kulkas di dalam kamar bisa dilakukan melalui travel agency maupun langsung.atau extra charge. dalam kontrak juga dibicarakan agar tidak terjadi over charge atau kelebihan pembayaran. dan perbedaannya juga pada season yang berlangsung. free dinner. maka masalah harga makanan sangat penting.

Pilihan Hukum Dalam kotrak kerjasama yang dilakukan oleh kedua belah pihak tidak semua kontrak menyebutkan kemungkinan pilihan hukum dalam menyelesaikan sengketa. Sebagian besar permasalahan yang berkenaan dengan perselisihan. kesalah pahaman.pertimbangannya tidak tertulis secara tegas dalam kontrak. Para pihak tidak mengharapkan kerjasama ini menyebabkan masing-masing pihak menemui jalan buntu dalam menyelesaikan persoalan Sekecil apapun masalah yang dihadapi. tetapi langsung diterapkan bahwa setiap masa tinggal tertentu. permasalahan yang terkait dengan kerjasama dengan pihak travel agency diupayakan diselesaikan dengan segera. atau Bank transfer. 7.4. 6. akan tetapi mendapat makan gratis dengan alasan dan pertimbangan tertentu. Pengertian Sebagaimana pada umumnya dalam tradisi civil law bahwa suatu istilah dalam kontrak kerjasama diberi penjabaran makna atau arti dari peristilahan yang digunakan dalam kontrak tersebut.1. pengertian-pengertian tidak lagi bahas secara rinci sebagaimana dalam civil law. juga mencakup system pembayaran atau transaksi bagi kedua belah pihak.system pembayaran atau transaksi bagi kedua belah pihak. . walaupun tidak disebut langsung. serta ketidak sepakatan dalam operasional kontrak ini diselesaikan dengan jalan penyelesaian bersifat privat. 5. misalnya melalui claim advice. Dalam kontrak tidak lagi dijabarkan pengetian dari free dinner tersebut. Sebagai contoh: penggunaan intilah ‘free dinner’ bukan berarti makan secara bebas.Transaksi Disamping promosi. Akan tetapi dalam common law tidak terlalu melihat dari sisi yang demikian. sampai pada pelayanan tamu meninggalkan hotel. dalam commom law walaupun tidak dibuat pengertian-pengertian secara khusus tetapi peristilahan yang digunakan sudah dipahami oleh kedua belah pihak. 4.Dengan demikian semua yang telah disepakati disini. Dalam kontrak ini. Ruang lingkup kerjasama ini juga mencakup promosi. sehingga tidak berlarut-larut bahkan harus meneylesaikan melalui jalur pengadilan atau hukum. dll. Oleh karenanya.Ruang Lingkup Yang dimaksud dengan ruang lingkup disini adalah ruang lingkup yang terkait dengan kontrak tersebut. baik pelayanan reservasi. mekanisme pembayaran atau transaksi juga ditetapkan dalam kerjasama ini. tetapi dalam realisasinya forum ini selalu dilakukan untuk mengantisipasi kemungkinankemungkinan yang terjadi dalam pelaksanaan kontrak tersebut. ruang lingkup dari kotrak ini meliputi ruang ringkup kerjasama dibidang pelayanan. client secara otomatis mendapat jatah untuk makan malam gratis. Jadi dengan demikian. pelayanan di dalam hotel. Nampak ada kecenderungan yang berkeinginan praktis dalam common law. 8. merupakan realisasi sistem dalam common law yang mana pertimbangan.Pilihan Forum Berbeda halnya dengan pilihan hukum. bahwa forum adalah cara terbaik digunakan menyelesaikan permasalahan. Secara khusus. kedatangan.

Isi kontrak tersebut nampak menyentuh masalah-masalah pokok saja dan tidak dibuat dengan kalimat yang terlalu panjang. Keuntungan yang diperoleh hotel dengan mengadakan kontrak ini yang paling berarti bahwa ketika musim sepi (law season) pihak hotel sangat dibantu yaitu diberikan client secara reguler sehingga dari berbagai travel agent yang diajak kerjasama Dilihat dari kenyataan ini nampaknya hotel sangat memerlukan model kerjasama yang sedemikian rupa. 10. Oleh karena demikian.Dalam penerapan kontrak kerjasama melalui contract rate pada hakekatnya berisikan elemen-elemen sebagaimana yang diuraikan dalam prinsip-prinsip hukum dalam kontrak kerjasama. 2. Dengan demikian. melainkan untuk kepentingan operasional.Realisasi Kontrak Setiap kontrak kerjasama yang dibuat oleh hotel tidak sebatas konsep belaka. dalam kontrak kerjasama dengan model common law pula tidak dicantumkan mekanisme secara tertulis yang digunakan dalam menyelesaikan setiap sengketa. Dengan demikian bisa meminimalkan terjadinya sengketa dalam realisasi kerjasama bagi kedua pihak. umumnya memiliki kesepakatan dalam menggunakan tradisi hokum baik menggunakan tradisi kontrak common law maupun civil law. walaupun secara konseptual isi kontrak kerjasama tersebut tidak secara utuh menguraikan permasalahan yang dibutuhkan oleh pihak hotel terutama bagi yang terbiasa menggunakan tradisi hukum civil law. Justru yang dicari adalah jangan sampai terjadi sengketa dan berupaya menjadi dekat dan akrab dalam berbisnis. KESIMPULAN Setelah memperhatikan dan menelaah berbagai hal mengenai contract rate yang diterapkan dalam bekerjasama antara hotel dengan BPW. Dan Ternyata pada hubungan internasional. 3.seperti pada dunia pariwisata sesungguhnya sebagian bisnis di Indonesia sudah menggunakan tradisi common law. Akan tetapi secara operasional. Yang dipentingkan dalam konsep ini adalah esensi dari kontrak tersebut. disamping secara konseptual. maka dapat disimpulkan sebagai berikut: 1. sebenarnya dalam kerjasama bisnis dengan pihak yang berasal dari kebiasaan menggunakan common law agaknya sangat tidak mengharapkan terjadinya sengketa dalam kerjasama. maka konsep tersebut tidak hanya semata-mata dibuat secara konseptual tetapi diimplementasikan dengan nyata untuk kepentingan pendapatan bagi kedua usaha yang saling bekerjasama. .9. akan tetapi penggunaan tradisi common law pada konsep tersebut menyebabkan tidak dicantumkannya secara detail tentang elemen-elemen yang biasanya ada pada konsep hukum dalam kontrak.Kedua belah pihak. maka yang lebih penting dalam kerjasama tersebut adalah realisasi dari pada konsep itu sendiri. Penyelesaian Sengketa Dilihat dari elemen penyelesaian sengketa.memberikan atau meningkatkan pendapatan yang maksimal bagi pihak hotel maupun BPW.Dengan ditandatangani dan diterapkannya konsep contract rate oleh kedua belah pihak. setiap permasalahan sebelum menjadi sengketa diselesaikan terlebih dahulu dengan melalui berbagai pertemuan para pihak.

Bandung. dkk. maka perpaduan antara penerapan civil law dan common law menjadi metode yang cukup baik dalam memperoleh target pasar baik bagi hotel maupun bagi travel agency.Ida Bagus. 103/MPPT-87 Undang-Undang Kepariwisataan No 9 Tahun 1990 Wyasa Putra.94/HK. Wyasa Putra. Materi Kuliah Hukum Pariwisata Kajian Pariwisata Pasca Sarjana Unud.Dengan terealisasinya kontrak kerjasama antara hotel dan BPW di Bali. .KM.103/MPPT-87. PT. 2004. : 2001: Hukum Bisnis PARIWISATA.M.SH.Hum. Keputusan Menteri Pariwisata No.4. Ida Bagus. DAFTAR PUSTAKA Keputusan Menteri Pariwisata No KM.96/HK. Reflika Aditama.