Kerjasama Hotel – Agen Perjalanan Wisata

May 2, 2008 in Kantor Pariwisata

Tags: Contract Rate

Karena ada hubungannya dengan pekerjaan saya dan sering menjadi pertanyaan oleh teman-
teman kantor, postingan saya berikut ini adalah diambil dari sebuah blog.

Metode Kerjasama Mutualistik Bagi Hotel dan Biro Perjalanan Wisata

Oleh Made Sudiarta,S.S, M. Par
(Staf Pengajar pada Jurusan Pariwisata Politeknik Negeri Bali)
——————————————–

1.Pendahuluan

Pariwisata di Indonesia termasuk di Bali sejak terjadinya peristiwa memilukan ‘Bom Bali’ di
Kuta telah membawa berbagai dampak terhadap perekonomian Indonesia. Tragisnya,
sebagian besar hotel mengalami ‘almost zero rate’ atau mengalami tingkat hunian yang
sangat rendah. Permasalahan tersebut berdampak begitu besar bagi kalangan hotelier dan
industri-industri pendukung pariwisata, terjadi PHK, re-scheduling employs, dan kebijakan
lainnya.

Pada umumnya, sebagian hotel di Bali mengandalkan kerjasama yang saling menguntungkan
antara hotel dengan travel agency atau Biro Perjalanan Wisata. Kerjasama ini diikat dengan
sebuah kontrak kerjasama yang di kalangan perhotelan disebut room contract rate. Dari room
contract rate inilah masing-masing pihak memperoleh hasil yang bernilai ekonomi. Hal ini
menjadi menarik untuk dibahas atau dianalisis dari perspektif hukum bisnis pariwisata.
Untuk menganalisa atau mengkaji lebih ilmiah maka diperlukan identifikasi permasalahan
yang jelas. Dalam Kajian tentang Civil law and Common Law convergence ini, maka perlu
dilihat tiga hal mendasar yang terkait, yaitu:

1.Tradisi hokum yang diterapkan dalam kontrak kerjasama antara pihak hotel (hotelier)
dengan Travel agent,

2.Elemen – elemen yang tertera pada kontrak kerjasama dan pertimbangan – pertimbangan
dari elemen yang disepakati dalam kerjasama tersebut , dan

3.Realisasi operasional dari kontrak kerjasama antara hotelier dengan travel agent.

Dari pendekatan teori, pada kontrak kerjasama yang digunakan pada bisnis pariwisata seperti
di perhotelan memiliki relevansi atau ada koherensi dengan beberapa teori hukum baik yang
secara praktis digunakan maupun yang hanya menjadi landasan teori hukum saja. Masalah
kontrak kerjasama adalah merupakan suatu kesepakatan yang didasari atas berbagai
pertimbangan oleh kedua belah pihak. Di Indonesia pada umumnya aplikasi hukum yang
diterapkan pada hukum kepariwisataan adalah menggunakan tradisi hukum sipil atau civil
law yang merupakan warisan pemerintah Belanda (Wiyasa Putra, dkk : 2001; 21). Jika
dikaitkan penerapan tradisi hukum, dalam masalah kontrak sebenarnya digunakan kedua
tradisi hukum yaitu common law dan civil law. Pada common law keputusan-keputusan
pengadilan dijadikan dasar pembentukan kontrak, sedangkan pada civil law, yang dijadikan
dasar adalah Kitab Undang-Undang Hukum Perdata (KUH Per) dan Kitab Undang-Undang
Hukum Dagang (KUHD).

Dalam tradisi common law, syahnya suatu kontrak ditentukan oleh keseriusan proses
negosiasi, sedangkan pada civil law ditentukan oleh pernyataan kehendak untuk terikat
(expression of will) para pihak (Wiyasa Putra:2001). Proses negosiasi dalam tradisi common
law menjadi hal yang sangat penting. Oleh karenanya dalam proses ini seseorang yang
terlibat dalam negosiasi hendaknya memiliki keterampilan tentang negosiasi yang baik.

Hukum bisnis dapat diklasifikasikan berdasarkan ruang lingkup berlakunya, yaitu hukum
bisnis domestik dan hukum bisnis internasional (Wiyasa Putra:2001;24). Dilihat dari
landasan hukumnya, masalah yang terkait dengan hotel dan travel agency telah diatur dalam
Undang-Undang Kepariwisataan No 9 Tahun 1990, yang dalam pelaksanaanya diatur lagi
terutama yang terkait dengan badan hukum secara terpisah oleh Keputusan Menteri. Badan
usaha hotel diatur dalam Keputusan Menteri Pariwisata No KM.94/HK.103/MPPT-87,
sedangkan badan hukum yang menyangkut Biro Perjalanan Wisata diatur dalam Keputusan
Menteri Pariwisata No.KM.96/HK. 103/MPPT-87 yang mengatur tentang usaha jasa
angkutan wisata termasuk didalamnya Biro Perjalanan Wisata atau travel agency .

Dalam kaitannya dengan perjanjian kontrak kerjasama antara hotel dengan travel agency
inipun umumnya kedua belah pihak memberlakukan kedua ruang lingkup ini. Pihak hotel
selalu bekerjasama dengan travel agency domestik dan internasional dalam operasionalnya
untuk memenuhi target pengisian room occupancy.

Elemen-Elemen Yang Umum Berlaku dalam Kontrak Kerjasama

Kontrak kerjasama antara hotel dan Biro Perjalanan Wisata (BPW) diberlakukan hampir pada
sebagian hotel baik hotel kecil maupuan hotel besar di Bali. Kontrak kerjasama seperti ini
adalah merupakan suatu kerjasama yang dilakukan secara terus menerus dan diatur melalui
suatu periode masa kontrak. Akan tetapi beberapa item yang tercantum dalam kontrak
sisesuaikan dengan kondisi kedua belah pihak ketika menandatangani kontrak tersebut.
Elemen-elemen kontrak yang secara teoritis mencakup sepuluh elemen, tidak secara pasti
berlaku di semua hotel. Kesepuluh elemen yang dimaksud adalah judul, tanggal kontrak, para
pihak dalam kontrak, pertimbangan, Pengertian, Ruang Lingkup, Transaksi, Pilihan Forum,
Penyelesaian Sengketa,Realisasi kontrak.

1.Judul
Dalam kontrak kerjasama ini elemen ‘judul’ nampaknya ditampilkan secara jelas misalnya
CONTRACT BETWEEN AN HOTEL & NEW HORIZONS PTY LTD. Judul dalam kotrak
dibuat sejelas mungkin untuk memastikan kedua perusahaan yang bekerjasama dan terikat
dalam kontrak

2.Tanggal Kontrak
Tanggal kontrak yang tercantum dalam kontrak adalah tertanggal penandatangan kontrak.
Tanggal tersebut adalah bertepatan dengan tanggal pada saat pertemuan negosiasi kedua
belah pihak. Dalam formulir kontrak, tanggal tertulis tiga kali. Pertama tanggal pada bagian
kiri atas, yaitu tanggal penulisan/negosiasi kesepakatan kedua belah pihak. Sedangkan dua
tanggal dibawah baik pada kiri bawah maupun kanan bawah adalah tanggal saat
menandatangani kontrak tetapi penulisan tanggal yang memiliki tujuan yang berbeda-beda ini
tidak diberlakukan secara merata bagi setiap hotel.

Selain ketiga tanggal di atas, dalam kontrak ini juga ada tanggal- tanggal yang berfungsi lain
disepakati. Tanggal tersebut meliputi
1.Tanggal berlakunya kontrak ( contract validity yaitu kontrak berlaku mulai misalnya
tanggal 1 April 2004 hingga 31 Maret 2005).
2.Tanggal pemberlakuan check out time yang khusus
3.Tanggal pemberlakuan Release Date terutama membedakan release date untuk low , high
dan peak season yang berkenaan dengan pemberian room allotment.

3. Para Pihak dalam Kontrak

Pada umumnya contract rate hotel yang melibatkan travel agency yang berasal dari negara-
negara commonwealth seperti Asutralia, New Zealand, penerapan kontraknya menggunakan
menggunakan tradisi common law. Sehingga secara eksplisit tidak menyebut dengan istilah
pihak kedua belah pihak secara berkali-kali. Kata ‘both parties’ hanya disebut sekali saja.
Penyebutan inipun tidak lebih dominan terkait dengan permasalahan hukumnya tetapi justru
permasalah yang menyangkut masalah operasional (masalah amendment) dalam proses
pelaksanaan kerjasama. Walaupun secara ekplisit tidak disebutkan para pihak dengan tegas,
akan tetapi baik pihak Hotelmaupun pihak BPW tersebut tetap menganggap bahwa kontrak
ini adalah milik kedua belah pihak.

4.Pertimbangan
Dari aspek pertimbangan, dalam kontrak ini juga tidak memberi justifikasi secara tertulis.
Tetapi segala yang diputuskan secara tertulis dalam kontrak ini sesungguhnya sudah melalui
suatu tahapan dan proses. Dalam menempuh tahapan dan proses, sudah pasti didasari oleh
pertimbangan-pertimbangan tertentu. Sebagai contoh: kesepakatan dalam memberikan harga
untuk room rate berupa single US$ 18.00 Double US$ 18.00 dan Triple US$ 21.00 sudah
melalui suatu pertimbangan yang cukup matang. Keberanian pihak hotel memberikan harga
yang sangat rendah pada saat itu didasari atas tingkat persaingan pengisian antar . Banyak
hotel memberlakukan 2 for 1 contract atau setiap client yang menginap dua malam hanya
membayar satu malam saja. Dengan kondisi ini, maka pihak hotel memandang perlu
dilakukan kebijakan penyesuaian nilai kontrak dalam menghadapi persaingan yang sudah
tidak terbendung lagi.Dengan demikian hal-hal yang bersifat situasional juga menjadi
pertimbangan dalam kontrak tersebut . Beberapa item pokok contract rate yang sering
menjadi pertimbangan :

1.Contract Validity
Secara umum contract rate validity berlaku untuk satu tahun opersional.Tahun opeasional
perusahaan umumnya mulai dari tanggal 1 April hingga 31 Maret tahun berikutnya.
Perpanjangan contract rate biasanya dilakukan minimal tiga bulan sebelum masa kontrak
berakhir. Apabila akan ada perpanjagan, maka didahului dengan mengadakan proses
negosiasi ulang antara kedua belah pihak. Hasil dari negosiasi ulang tersebut digunakan
sebagai dasar untuk membuat perpanjangan masa kontrak tahun berikutnya.
2.Currency
Kesepakatan tentang penggunaan currency adalah hal yang cukup penting dalam item yang
dibahas dalam kontrak. Adanya penetapan tentang penggunaan currency (mata uang) yang
akan digunakan dalam transaksi dari realisasi kontrak pada tahun operasional.Di Bali
umumnya digunakan US Dollar. Dengan adanya kesepakatan tersebut, maka pembayaran
yang dilakukan oleh pihak travel agency kepada pihak hotel tidak akan mengalami
masalah.Biasanya dari pihak hotel setiap bulan mengirim standard rate yang digunakan untuk
claim kepada travel agency, karena fluktuasi nilai dollar terhadap rupiah tidak selalu sama
untuk periode tertentu. Jadi departemen akunting akan menyampaikan pengumuman kepada
pihak travel agency tentang currency ini secara periodik.

3.Room Rates

Kesepakatan tentang room rate dilakukan dengan berbagai pertimbangan antar kedua belah
pihak. Bagi pihak hotel, dengan memberikan room rate yang dalam kontrak ini cukup rendah
atau tinggi tentunya sudah melalui proses pertimbangan dari kebijakan menejemen
hotel.Rendah atau tingginya room rate yang disepakati oleh pihak hotel sudah
mempertimbangkan akan prospek bisnis ke depan serta sejarah kerjasama yang telah dilalui.
Dari pertimbangan room rate ini hotel berharap agar hotel selalu diberikan dukunga berupa
reservasi secara berkelanjutan selama masa kontrak masih berlaku

4.Free night offer

Free night offer pada umumnya berisikan tentang kesepakatan bagi pihak hotel untuk
memberikan harga kamar gratis bagi client dari travel agency yang menginap di hotel dalam
kurun waktu tertentu, misalnya bagi client yang menginap minimal 10 malam, maka pada
malam terakhir diberikan gratis (tidak bayar kamar). Apabila sebagian besar client yang
menginap menginap dalam kurn waktu yang cukup lama, umumnya pihak hotel akan rela
memberikan free night ini.

5.Preferential check out time

Wisatawan yang menginap, terutama yang berasal dari Australia hampir rata-rata berangkat
sore hari karena pesawat menuju Asutralia juga rata-rata sore hari. Oleh karenanya wisatawan
Australia lebih sering meminta agar waktu untuk meninggalkan hotel (check out time) sore
hari atau malam hari. Kesepakatan ini juga penting bagi hotel, karena pihak hotel agar bisa
mengatur alokasi (room assigment) bagi setiap wisatawan yang akan menginap pada saat
wisatawan yang lain sudah meninggalkan hotel. Jadi dengan kesepakatan yang jelas ini, pihak
hotel berkesempatan untuk mengatur sirkulasi penghunian kamar setiap hari.

6.Extra bed
Ada kalanya wisatawan baru meminta disediakan extra bed setelah tiba di hotel, tetapi
adapula yang sejak berada dinegaranya sudah meminta untuk disediakan extra bed. Untuk hal
ini travel agency melakukan negosiasi harga yang layak untuk extra bed serta
memperhitungkan kelayakan kamar yang bisa diisi extra bed di dalam kamarnya.

7.Charge for refrigerator

Ada sebagian hotel yang menyediakan kulkas, tetapi bentuk persediaannya kulkas yang
dalam keadaan kosong. Tetapi ada juga yang menyewa dengan membayar uang tambahan
atau extra charge. Permintaan untuk menyediakan kulkas di dalam kamar bisa dilakukan
melalui travel agency maupun langsung. Oleh karenanya, dalam kontrak juga dibicarakan
agar tidak terjadi over charge atau kelebihan pembayaran.

8.Meal rate
Harga makanan atau meal rate tidak terlalu menjadi perhatian besar bagi travel agency,
terutama apabila travel agency tersebut melakukan kerjasam dengan hotel-hotel kecil. Akan
tetapi jika bekerjasama dengan hotel besar, maka masalah harga makanan sangat penting,
terutama pada model makan prasmanan, atau buffee. Dalam kontrak kerjasama ini untuk
meal rate hanya diklasifikasikan pada konteks adanya party, jadi bukan perhitungan ketika
makan yang bersifat reguler atau sehari-hari, kecuali bentuknya paket.

9.Brochure support
Kesepakatan tentang brochur support adalah bentuk kesepakatan yang dibuat guna adanya
proses timbal balik atas jasa yang dilakukan oleh kedua belah pihak. Travel agency
menyanggupi untuk mempromosikan hotel yang mau memberikan dukungan dana promosi
dalam jumlah tertentu (disesuaikan dengan besarnya ruang yang disepakati). Dengan
memberi bantuan promosi kepada travel agency maka pihak hotel tidak perlu lagi harus
melakukannya sendiri berpromosi ke negara tersebut. Demikian juga pihak travel agency
akan secara konsisten malakukan upaya promosi sesuai dengan kesepakatan yang disepakati
dalam item ini.

10.Room Allotment
Allotment of room adalah jatah kamar yang harus diberikan oleh pihak hotel kepada travel
agency. Batasan jatah kamar yang harus diberikan disepakati sesuai dengan kemampuan hotel
untuk menyediakan secara pasti jatah tersebut. Pemberian jatah tersebut biasanya dibeda-
bedakan antara travel yang satu dengan yang lainnya, dan perbedaannya juga pada season
yang berlangsung. Pada low season misalnya, jatah kamar diberikan lebih banyak, dan pada
high season jatah kamar akan lebih sedikit. Yang perlu di tekankan dalam kesepakatan ini
adalah jatah kamar tidak bisa ditolak oleh pihak hotel. Demikian juga pihak hotel
memberikan tekanan dengan menggunakan cut date atau release date, dimana pihak travel
agency harus sudah memastikan kamar yang dipesan sebagai jatah pada jarak waktu yang
ditentukan, khususnya yang masuk katagori sebagai allotment. Jika terjadi keterlambatan
pemberitahuan dari pihak travel agency maka pihak hotel punya hak untuk tidak menerima
pemesanan kamar yang terkatagori jatah tersebut

11.Special benefits
Special benefit. Maksudnya adalah kesepakatan pihak hotel untuk memberikan sesuatu yang
spesial kepada travel agency. Pemberian khusus ini berupa kebijakan hotel untuk
memberikan sesuatu seperti birthay cake, fruit basket, decorated room, free dinner. Semua
yang diberikan oleh hotel dalam bentuk special benefit semata-mata diberikan kepada
wisatawan yang meminta sesuatu melalui special request. Special benefit ini benar-benar
hanya sebagai hadiah yang diberikan oleh pihak hotel kepada wisatawan.Sedangkan travel
agency diuntungkan karena akan bisa menjadi alat promosi untuk memperoleh pelanggan
yang lebih banyak menginap di hotel yang memberikan special benefit.
Dengan demikian semua yang telah disepakati disini, merupakan realisasi sistem dalam
common law yang mana pertimbangan- pertimbangannya tidak tertulis secara tegas dalam
kontrak.

4.1.4. Pengertian
Sebagaimana pada umumnya dalam tradisi civil law bahwa suatu istilah dalam kontrak
kerjasama diberi penjabaran makna atau arti dari peristilahan yang digunakan dalam kontrak
tersebut. Akan tetapi dalam common law tidak terlalu melihat dari sisi yang demikian.
Nampak ada kecenderungan yang berkeinginan praktis dalam common law. Oleh karenanya,
dalam commom law walaupun tidak dibuat pengertian-pengertian secara khusus tetapi
peristilahan yang digunakan sudah dipahami oleh kedua belah pihak. Sebagai contoh:
penggunaan intilah ‘free dinner’ bukan berarti makan secara bebas, akan tetapi mendapat
makan gratis dengan alasan dan pertimbangan tertentu. Dalam kontrak tidak lagi dijabarkan
pengetian dari free dinner tersebut, tetapi langsung diterapkan bahwa setiap masa tinggal
tertentu, client secara otomatis mendapat jatah untuk makan malam gratis. Jadi dengan
demikian, pengertian-pengertian tidak lagi bahas secara rinci sebagaimana dalam civil law.

5.Ruang Lingkup
Yang dimaksud dengan ruang lingkup disini adalah ruang lingkup yang terkait dengan
kontrak tersebut. Secara khusus, ruang lingkup dari kotrak ini meliputi ruang ringkup
kerjasama dibidang pelayanan, baik pelayanan reservasi, kedatangan, pelayanan di dalam
hotel, sampai pada pelayanan tamu meninggalkan hotel. Ruang lingkup kerjasama ini juga
mencakup promosi,system pembayaran atau transaksi bagi kedua belah pihak.

6.Transaksi
Disamping promosi, juga mencakup system pembayaran atau transaksi bagi kedua belah
pihak. mekanisme pembayaran atau transaksi juga ditetapkan dalam kerjasama ini, misalnya
melalui claim advice, atau Bank transfer, dll.

7.Pilihan Hukum
Dalam kotrak kerjasama yang dilakukan oleh kedua belah pihak tidak semua kontrak
menyebutkan kemungkinan pilihan hukum dalam menyelesaikan sengketa. Sebagian besar
permasalahan yang berkenaan dengan perselisihan, kesalah pahaman, serta ketidak sepakatan
dalam operasional kontrak ini diselesaikan dengan jalan penyelesaian bersifat privat. Para
pihak tidak mengharapkan kerjasama ini menyebabkan masing-masing pihak menemui jalan
buntu dalam menyelesaikan persoalan Sekecil apapun masalah yang dihadapi, permasalahan
yang terkait dengan kerjasama dengan pihak travel agency diupayakan diselesaikan dengan
segera, sehingga tidak berlarut-larut bahkan harus meneylesaikan melalui jalur pengadilan
atau hukum.

8.Pilihan Forum
Berbeda halnya dengan pilihan hukum, bahwa forum adalah cara terbaik digunakan
menyelesaikan permasalahan. Dalam kontrak ini, walaupun tidak disebut langsung, tetapi
dalam realisasinya forum ini selalu dilakukan untuk mengantisipasi kemungkinan-
kemungkinan yang terjadi dalam pelaksanaan kontrak tersebut.
9. Penyelesaian Sengketa
Dilihat dari elemen penyelesaian sengketa, sebenarnya dalam kerjasama bisnis dengan pihak
yang berasal dari kebiasaan menggunakan common law agaknya sangat tidak mengharapkan
terjadinya sengketa dalam kerjasama. Justru yang dicari adalah jangan sampai terjadi
sengketa dan berupaya menjadi dekat dan akrab dalam berbisnis. Oleh karena demikian,
dalam kontrak kerjasama dengan model common law pula tidak dicantumkan mekanisme
secara tertulis yang digunakan dalam menyelesaikan setiap sengketa. Akan tetapi secara
operasional, setiap permasalahan sebelum menjadi sengketa diselesaikan terlebih dahulu
dengan melalui berbagai pertemuan para pihak. Dengan demikian bisa meminimalkan
terjadinya sengketa dalam realisasi kerjasama bagi kedua pihak.

10.Realisasi Kontrak
Setiap kontrak kerjasama yang dibuat oleh hotel tidak sebatas konsep belaka, melainkan
untuk kepentingan operasional,memberikan atau meningkatkan pendapatan yang maksimal
bagi pihak hotel maupun BPW. Dengan demikian, disamping secara konseptual, maka yang
lebih penting dalam kerjasama tersebut adalah realisasi dari pada konsep itu sendiri.
Keuntungan yang diperoleh hotel dengan mengadakan kontrak ini yang paling berarti bahwa
ketika musim sepi (law season) pihak hotel sangat dibantu yaitu diberikan client secara
reguler sehingga dari berbagai travel agent yang diajak kerjasama Dilihat dari kenyataan ini
nampaknya hotel sangat memerlukan model kerjasama yang sedemikian rupa, walaupun
secara konseptual isi kontrak kerjasama tersebut tidak secara utuh menguraikan permasalahan
yang dibutuhkan oleh pihak hotel terutama bagi yang terbiasa menggunakan tradisi hukum
civil law. Dan Ternyata pada hubungan internasional,seperti pada dunia pariwisata
sesungguhnya sebagian bisnis di Indonesia sudah menggunakan tradisi common law.

KESIMPULAN
Setelah memperhatikan dan menelaah berbagai hal mengenai contract rate yang diterapkan
dalam bekerjasama antara hotel dengan BPW, maka dapat disimpulkan sebagai berikut:

1.Kedua belah pihak, umumnya memiliki kesepakatan dalam menggunakan tradisi hokum
baik menggunakan tradisi kontrak common law maupun civil law. Isi kontrak tersebut
nampak menyentuh masalah-masalah pokok saja dan tidak dibuat dengan kalimat yang
terlalu panjang. Yang dipentingkan dalam konsep ini adalah esensi dari kontrak tersebut.

2.Dalam penerapan kontrak kerjasama melalui contract rate pada hakekatnya berisikan
elemen-elemen sebagaimana yang diuraikan dalam prinsip-prinsip hukum dalam kontrak
kerjasama, akan tetapi penggunaan tradisi common law pada konsep tersebut menyebabkan
tidak dicantumkannya secara detail tentang elemen-elemen yang biasanya ada pada konsep
hukum dalam kontrak.

3.Dengan ditandatangani dan diterapkannya konsep contract rate oleh kedua belah pihak,
maka konsep tersebut tidak hanya semata-mata dibuat secara konseptual tetapi
diimplementasikan dengan nyata untuk kepentingan pendapatan bagi kedua usaha yang saling
bekerjasama.
4.Dengan terealisasinya kontrak kerjasama antara hotel dan BPW di Bali, maka perpaduan
antara penerapan civil law dan common law menjadi metode yang cukup baik dalam
memperoleh target pasar baik bagi hotel maupun bagi travel agency.

DAFTAR PUSTAKA

Keputusan Menteri Pariwisata No KM.94/HK.103/MPPT-87,

Keputusan Menteri Pariwisata No.KM.96/HK. 103/MPPT-87
Undang-Undang Kepariwisataan No 9 Tahun 1990
Wyasa Putra, Ida Bagus,SH,M.Hum, dkk. : 2001: Hukum Bisnis PARIWISATA. PT. Reflika
Aditama, Bandung.
Wyasa Putra,Ida Bagus. 2004. Materi Kuliah Hukum Pariwisata Kajian Pariwisata Pasca
Sarjana Unud.