Evaluasi Proyek

INDONESIA MANAGING HIGHER EDUCATION FOR RELEVANCE AND EFFICIENCY (IMHERE)
Development Credit Agreement No: 4077-IND and Loan Agreement No: 4789-IND
Bab VIII
PEMANTAUAN DAN EVALUASI PROYEK
8.1 Pendahuluan
Sepanjang pelaksanaan proyek pemantauan dan evaluasi akan silakukan secara rutin (sesuai
jadwal yang tercantum pada bagian 8.5) secara internal maupun dengan melibatkan lembaga
eksternal (BPKP, Irjen, auditor independen swasta) pada dua tingkatan: (1) perubahan sistemis
dan melembaga (kemajuan menuju pelaksanaan agenda reformasi), dan (2) pelaksanaan evaluasi
kemajuan dan dampak pada tingkatan penerima hibah. Pelaksanaan pemantauan dan evaluasi
dilakukan
(1) Proyek akan menilai kemajuan yang dicapai oleh Indonesia dalam memenuhi kelima
indikator kunci dari proyek I-MHERE melalui pemantauan secara regular terhadap
serangkaian indikator antara yang telah disetujui pada saat penilaian proyek (project
appraisal)
(2) Pemantauan proyek juga akan mencakup penilaian secara teratur terhadap kedua program
hibah di bawah komponen proyek-B.1 dan B.2 guna mengukur kemajuan yang dicapai
menuju pemenuhan sasaran hibah, serta peningkatan kapasitas manajemen.
Evaluasi akan berlangsung untuk mengetahui tiga hal: (1) apakah mekanisme pendanaan yang
telah dilakukan dengan sesuai dengan yang diharapkan – sesuai dengan prosedur operasional,
tepat waktu, dan tanpa ada kebocoran dana; (2) bagaimana sumbangan setiap program
pendanaan terhadap pencapaian hasil dan indikator-indikator kapasitas yang telah disepakati
(dibandingkan dengan kelompok kendali dari perguruan tinggi yang tidak menerima hibah); dan
(3) apa yang dapat disimpulkan mengenai efektivitas setiap mekanisme pendanaan dalam
mencapai hasil dan efisiensi setiap mekanisme pendanaan dalam mengalokasikan dan mengelola
sumberdaya masyarakat? Hasil evaluasi tersebut akan dimanfaatkan sebagai bahan pelajaran
dan/atau pengalaman penting yang akan didiseminasikan di antara penerima hibah dalam bentuk
lokakarya.
Guna mejalankan pemantauan dan evaluasi pada tingkat pertama, (perubahan sistemis dan
kemajuan menuju pelaksanaan agenda reformasi), akan digunakan tiga perangkat utama: (a)
Audit Teknis, (b) Survei Penelusuran Pembelanjaan/Penggunaan Dana Masyarakat (PETS), dan
(c) Evaluasi Dampak. Suatu studi kebijakan akan dilakukan berdasarkan informasi yang
diperoleh melalui ketiga perangkat tersebut, yang akan memberikan sintesa dan analisis sebagai
dasar DIKTI dalam menyusun perencanaan strategis. Untuk menjamin transparansi,
meningkatkan keterbukaan publik dan memudahkan review eksternal independent, kontrak akan
diberikan pada konsultan independen untuk melakukan Audit Teknis, PETS, Evaluasi Dampak
dan Studi Kebijakan. Audit Teknis dan Evalusasi Dampak akan dilakukan oleh konsultan dalam
negeri, sementara konsultan/perusahaan asing akan dikontrak untuk melaksanakan PETS dan
Studi Kebijakan.
Perangkat-perangkat tersebut akan memberikan, meski tidak seluruh, informasi pemantauan dan
evaluasi yang dibutuhkan pada tingkatan kedua (lembaga penerima hibah). Karenanya sebagai
tambahan keempat perangkat tersebut procedure pemantauan rutin yang dijelaskan berikut ini
akan dikoordinasikan oleh DPT dan dilaksanakan oleh DGHE-IU, dan audit yang teratur akan
dilaksanakan oleh perguruan tinggi penerima hibah (secara internal), oleh BPKP, oleh Irjen
DIKTI guna menjamin penilaian yang teratur terhadap kedua program hibah di bawah komponen
proyek-B.1 dan B.2.
I-MHERE – OPM VIII-1

Pendekatan multi dimensi ini akan djelaskan pada bagian berikut dan dirangkum dalam tabel 8.2
dan tabel 8.3 pada bagian 8.3.
8.2 Tujuan, Sasaran dan Jenis Pemantauan dan Evaluasi

8.2.1 Audit Teknis
Tujuan utama dari Audit Teknis adalah untuk menilai apakah pelaksanaan telah sesuai dengan
peraturan Pemerintah yang berlaku dan pedoman yang ditetapkan dalam dokumen OPM ini.
Proses audit terutama difokuskan pada pemenuhan terhadap peraturan umum yang ditetapkan
oleh Pemerintah Republik Indonesia dan Bank Dunia. Audit akan meliputi manajemen
keuangan, pengadaan barang dan jasa, dan sistem penyimpanan. Praktek yang umum dalam
suatu audit adalah untuk menemukan adalah kesalahan-kesalahan dan kekurangan-kekurangan
dalam pelaksanaan, dengan cara membanding rencana dan peraturan dengan laporan
pelaksanaan. Sebagai bagian dari proses pembelajaran, pelaksana audit juga perlu memberikan
saran konstruktif guna memerbaiki pelaksanaannya.
Audit Teknis tidak hanya difokuskan pada upaya untuk menemukan berbagai masalah, tetapi
juga dapat dimanfaatkan sebagai sumber untuk mengidentifikasi berbagai aspek guna menjadi
pertimbangan untuk menerapkan contoh keberhasilan penerapan prosedur kerja yang diterapkan
oleh penerima hibah lainya.
Selain itu proses audit dimaksudkan untuk memberikan jaminan bahwa semua dana dibelanjakan
secara patut dan efektif, dan bahwa proyek telah dilaksanakan sesuai dengan rencana dan jadwal
yang telah ditetapkan. Pada tingkat DGHE-IU, tinjauan terhadap proses seleksi, atau “meta
evaluation,” akan dilakukan untuk memeriksa objektivitas dan transparansi dari proses seleksi,
khususnya pada komponen-2. Karena proses seleksi akan melibatkan banyak pakar lokal, maka
upaya menjamin objektivitas proses seleksi menjadi sukar. Karenanya, untuk pemeriksaan
tersebut, pakar internasional akan dilibatkan dalam pelaksanaan proses review tersebut.
Proses review oleh pakar internasional akan dilakukan pada tahun ke-3 untuk komponen-1 dan
tahun ke-2 dan ke-4 untuk komponen-2 (lihat rincian tabel 8.5) dalam bentuk kajian dokumen
(desk review) dan tinjauan lapangan (site visit). Kunjungan lapangan akan dilakukan selama dua
hari terhadap semua penerima hibah. Bersama-sama dengan pakar lokal, pakar internasional
akan mempersiapkan laporan yang merinci hasil desk review dan kunjungan lapangan, serta
rekomendasinya kepada DGHE. Laporan tersebut akan tersedia untuk Bank Dunia guna
mendapatkan kajian dan komentar.
Berdasarkan Kerangka Acuan Kerja yang telah disepakati oleh Bank Dunia, DGHE-IU akan
menggunakan jasa dari auditor teknis independen. Perusahaan/konsultan yang ditunjuk akan
melaporkan langsung hasil auditnya kepada DIKTI. Pada setiap tahun pelaksanaan skema hibah
auditor teknis akan melakukan kunjungan lapangan kepada beberapa sampel penerima hibah
yang dipilih secara acak terhadap tidak kurang dari dua puluh (20) persen dari penerima hibah.
Auditor teknis akan mempersiapkan laporan yang merinci hasil pengamatan kunjungan lapangan
dan rekomendasinya untuk DGHE. Laporan tersebut akan tersedia untuk Bank Dunia guna
mendapatkan kajian dan komentar. Jika dimungkinkan laporan tersebut harus telah tersedia
bertepatan waktunya dengan awal pelaksanaan misi Bank Dunia.
Audit teknis selain akan memfokuskan terutama pada kinerja pelaksanaan juga akan
memperhitungkan efisiensi dan efektivitas dari pengelolaan keuangan. Secara khusus laporan
audit akan memberikan komentar terhadap (1) capaian sasaran peningkatan mutu yang telah
disetujui, (2) analisis terhadap faktor-faktor yang berpengaruh terhadap setiap deviasi atau
penundaan terhadap pencapaian target yang telah disetujui, (3) pemenuhan/kesesuaian terhadap

pengaturan pengadaan yang telah disetujui, dan (4) memberikan rekomendasi terhadap hasil
pengamatan pada ketiga hal tersebut. Hasil catatan mengenai keberhasilan yang diperoleh
melalui audit teknis ini akan didiseminasikan di antara penerima hibah dalam bentuk lokakarya.
8.2.2 Public Expenditure Tracking System (PETS)

Survei Penelusuran Pembelanjaan/Penggunaan Dana Masyarakat atau Public Expenditure
Tracking System (PETS) tidak saja bertujuan untuk mengetahui apakah proses yang dilakukan
tidak bertentangan dengan peraturan dan ketentuan keuangan pemerintah (sebagai contoh
transparansi, akuntabilitas, dan identifikasi kemungkinan adanya daerah kebocoran anggaran),
namun terutama dimaksudkan untuk mengetahui efektivitas biaya dari pelaksanaan berbagai
alternative skema pendanaan (tradisional, hibah kompetitif, dan kontrak berbasis kinerja). PETS
akan mencakup pengembangan data set mengenai biaya-biaya operasional dan transaksi dari
ketiga jenis pendanaan (tradisional, hibah bersaing, kontrak berbasis kinerja), identifikasi
terjadinya biaya di setiap proses, sehingga dapat digunakan untuk melakukan analisa
perbandingan efektivitas biaya di antara ketiga mekanisme pendanaan tersebut.
8.2.3 Impact Evaluation

Evaluasi Dampak dimaksudkan untuk menilai efektivitas berbagai alternative skema pendanaan
dalam mencapai tujuan mutu pendidikan, relevansi dan efisiensi. Sebuah tim yang terdiri dari
akademisi/pakar nasional dan internasional akan melakukan evaluasi dampak tersebut. Guna
menjamin keberlanjutan, sedapat mungkin tim terdiri dari paling kurang 1 orang reviewer
nasional dan 1 orang reviewer internasional yang terlibat dalam proses seleksi, khususnya untuk
komponen proyek-B.2b dan B.2c. Reviewer untuk komponen-1 harus mempunyai keahlian
dalam bidang sistem pendidikan tinggi, sedangkan reviewer komponen-2.1 dan 2.2 harus
memiliki latar belakang yang cukup dan keahlian dalam bidang sistem pendanaan pendidikan
tinggi.
Evaluasi dampak merupakan kelanjutan dari audit teknis yang pelaksanaannya dilakukan melalui
kajian dokumen (desk review) dan tinjauan lapangan (site visit) seperti yang dijelaskan pada
bagian audit teknis. Rumusan mengenai aspek penilaian dampak akan dilakukan oleh tim yang
dibentuk oleh DPT.
8.2.4 Audit Internal

Audit Internal Perguruan Tinggi (pada beberapa lembaga dikenal dengan sebutan Monitoring
dan Evaluasi) akan dilakukan sesuai dengan pengaturan internal lembaga penerima hibah, dan
akan memberikan pemantauan keseharian pada tingkat akar-rumput. Kapasitas untuk
melaksanakan sistem pemantauan dan evaluasi secara efektif pada tingkat lembaga penerima
hibah merupakan hal yang mendasar untuk menjamin pelaksanaan proyek yang memuaskan.
Karena kapasitas pemantauan dan evaluasi pada masing-masing perguruan tinggi berbeda, suatu
upaya pembangunan kapasitas perlu dilakukan pada beberapa perguruan tinggi. Guna menjamin
efektivitas pelaksanaan pemantauan dan evaluasi internal perguruan tinggi, maka lembaga
pendidikan tinggi penerima hibah diharuskan memberikan penjelasan rinci secara tertulis tentang
rancangan kebijakan, prosedur dan mekanisme pemantauan dan evaluasi internal.
Guna membangun kapasitas pemantauan dan evaluasi pada lembaga-lembaga tersebut,
serangkaian lokakarya perlu dilakukan. Agar pelatihan dan lokakarya dapat berjalan dengan
efektif, pusat-pusat regional akan dibentuk pada lembaga-lembaga yang dipilih yang telah

menunjukan kredibilitas dalam mengatur dan menjalankan aktivitas-aktivitas dalam hibah

kompetitif serupa. Lokakarya akan dilaksanakan pada bulan ketujuh dari tahun kontrak dan akan
difokuskan pada masalah yang dijumpai selama masa pelaksanaan, termasuk aspek-aspek
pengadaan dan pembayaran, dukungan dan komitmen institusi, dan peraturan perundangan yang
berlaku. Lokakarya ini dimaksudkan sebagai media berbagi pengalaman keberhasilan penerapan
prosedur kerja di antara penerima hibah, sehingga praktek keberhasilan tersebut dapat
diimplementasikan ke seluruh penerima hibah.
Setiap penerima hibah diharapkan dapat menguraikan secara singkat capaian keseluruhan dari
sasaran proyek, masalah-masalah pelaksanaan, keberhasilan dan dampak terhadap komunitas
akademik di sekitarnya. Tim dari DGHE-IU diharapkan dapat memberikan komentar terhadap
keseluruhan uraian tersebut dan mendiskusikan kemungkinan penyelesaian terhadap berbagai
masalah yang dijumpai dalam pelaksanaan proyek. Apa bila dirasa perlu DGHE-IU dapat
mengundang pakar untuk menjadi pembicara dalam topik tertentu yang sesuai dengan konteks
lokakarya.
Audit internal merupakan bagian dari perangkat manajemen dan hendaknya dikembangkan untuk
melakukan audit di setiap institusi penerima hibah dan HEI-IU. Jika dimungkinkan auditor
hendaknya berasal dari unit audit internal lembaga. Audit terutama ditujukan pada HEI-IU,
tanpa mengindahkan tanggungjawab pada setiap institusi peneriman hibah.
8.2.5 Audit Keuangan Eksternal

External Financial Audit akan dilakukan setiap tahun oleh auditor pemerintah (BPKP) dan juga
oleh Irjen DIKTI sesuai dengan peraturan yang berlaku, dan DGHE-IU akan menggunakan
layanan perusahaan domestik untuk melaksanakan audit tahunan eksternal. Guna menjaga
efektivitas dan efisiensi audit, DGHE-IU akan menyusun jadwal rencana pelaksanaan audit oleh
masing-masing lembaga pelaksana.
Audit eksternal akan dilaksankan untuk mengaudit lembaga pelaksana melalui HEI-IU.
Demikian pula dengan proses audit yang akan dilaksanakan pada DGHE-IU, khususnya bagi
pelaksanakan komponen proyek-A. Hasil proses audit harus terbuka untuk masyarakat,
khususnya komunitas akademik.
8.2.6 Pengawasan Tetap

Regular Supervision terhadap pelaksanaan hibah akan dilakukan setiap tiga bulan melalui
evaluasi terhadap dokumen (desk evaluation) terhadap laporan kemajuan fisik tiga bulanan, dan
setiap tahun terhadap laporan tahunan dari penerima hibah, serta kunjungan lapangan setiap
tahun untuk memvalidasi informasi yang tercantum dalam laporan tahunan. Validasi akan
dilakukan oleh DGHE-IU
8.2.7 Komite pengarah proyek

Steering committee dibentuk di tingkat DGHE-IU guna memantau secara cermat keseluruhan
capaian proyek sebagai bagian dari proses reformasi. Komite ad hoc tersebut akan memberikan
pedoman dan arah strategis selama pelaksanaan proyek, serta memberikan rekomendasi pada
Dirjen DIKTI mengenai berbagai hal yang berkaitan dengan kinerja dalam mencapai tujuan
proyek. Komite pengarah ini dipimpin oleh Dirjen DIKTI dan anggotanya adalah perwakilan
dari DIKTI, DPT, Direktorat Jenderal Anggaran dan Direktorat Keuangan Departemen
Keuangan, dan Deputi bidang Sumberdaya Manusia dan Kebudayaan – Bappenas. Dirjen Dikti

sebagai ketua Komite pengarah akan mengadakan pertemuan komite ad hoh paling tidak sekali
dalam setiap tahun, atau bilamana diperlukan, untuk membahas hal-hal penting yang muncul
selama pelaksanaan proyek. Untuk keperluan tersebut DGHE-IU berkewajiban menyediakan
semua dokumen yang diperlukan untuk itu.
Proses pemantauan tidak dimaksudkan untuk menghasilkan suatu keputusan apa pun, dan
tujuannya adalah agar dapat memberikan kesempatan untuk;
a) berbagai pengalaman di antara penerima hibah;
b) melakukan penyesuaian yang diperlukan terhadap rencana, sepanjang yang
diperbolehkan dalam kontrak;
c) menemukan jawaban terhadap masalah-masalah umum; dan
d) memberikan umpan balik bagi kantor proyek DGHE-IU
Tujuan utama dari evaluasi tahunan adalah untuk memperoleh landasan bagi penetapan
rekomendasi tindakan-tindakan yang perlu diambil sebelum memasuki kontrak tahun berikutnya,
khususnya untuk komponen proyek-B. Dengan demikian evaluasi harus dilakukan mendekati
akhir tahun kontrak berjalan. Sesuai waktu pelaksanaannya evaluasi ini disebut evaluasi tahunan.
Evaluasi tahunan sifatnya menentukan dan menghasilkan rekomendasi rekomendasi tegas yang
berpengaruh terhadap kontrak pada tahun selanjutnya.
Hasil proses pemantauan akan didokumentasikan secara tertulis sebagai bagian dari bahan bagi
komite pengarah untuk menetapan arah strategis pelaksanana proyek, termasuk kemungkinan
penyempurnaan OPM.
Hasil dari evaluasi tahunan dapat berupa satu dari empat rekomendasi:
a) dilanjutkan dengan pengajuan PIP tahun berikutnya, setelah melaksanakan komentar
reviewer, dan penandatanganan kontrak sesuai dengan jadwal yang direncanakan;
b) ditunda kelajutan kontraknya sampai kondisi tertentu dipenuhi;
c) dibatalkan sebagian rencana kegiatan yang akan dilaksanakan di tahun berikutnya; atau
d) dicabut kembali keseluruhan hibahnya, and dibatalkan kontrak tahun berikutnya.
Dalam menyusun rekomendasi tersebut, hasil dari proses audit harus seluruhnya
dipertimbangkan.
Karena hasil evaluasi tahunan untuk komponen proyek-B akan mempengaruhi kontrak tahun
selanjutnya, waktu yang cukup harus disediakan untuk keperluan penulisan laporan, kajian meja
(desk review), dan kunjungan lapangan sebelum kontrak tahunan yang sedang berjalan berakhir.
Hal ini berarti bahwa setiap HEI-IU harus mengirimkan sebuah laporan tahunan pada akhir bulan
kesepuluh dari tahun kontrak yang tengah berjalan, yang terdiri dari kemajuan dan capaian pada
sembilan bulan pertama dari tahun pelaksanaan proyek yang sedang berjalan. Proses evaluasi
karenanya dijadwalkan, paling lambat pada akhir bulan kesebelas dari kalender tahun dari tahun
kontrak yang sedang berjalan.
Evaluasi akan dilakukan oleh DGHE-IU berdasarkan laporan tahunan yang disiapkan dan
disampaikan oleh insitusi penerima hibah. Laporan tahunan tersbut harus disusun sesuai struktur
berikut:

Tabel 8.1 Struktur Laporan Tahunan

Executive Summary
Brief description on most outstanding performance
Conclusion on current status of performance indicators
Conclusion on physical progress of current year
Brief description on disbursement and physical progress achieved cumulatively compared to the original total target
Next year Implementation Plan to achieve the original targeted programs
Conclusion on the current of disbursement (annually and cumulatively)
Part I. Introduction
Project background and rationale;
Project objectives;
Strategy chosen to achieve the project objectives, including explanation and rationale of;
Progress of Performance indicators; (brief discussion on the achievement of performance indicators, including a
general self assessment of the overall achievement)
Part II. Overall Achievement

Description of most outstanding performance.
The status of performance indicators.
Status of physical progress for all project components as per end of the year.
Status of disbursement for all project components as per end of the year, including a general self assessment of the
overall disbursement
Part III. Grantee’s Achievement

For each grantee, produce a separate part III of the report which covers the following aspects,
Intended outcomes of the project/program as described in the PIP;
Progress in the achievement of performance indicators;
The most outstanding achievement by the study program in the respective contract year;
Progress of each activity in achieving its intended outcome;
Successes and impacts to the surrounding academic community; and
Obstacles in implementation and action taken to resolve.
Laporan ditulis dalam bahasa Inggris dan bahasa Indonesia.

Evaluasi tahunan terdiri dari kajian dokumen (desk review) terhadap laporan tahunan yang
disampaikan, dan kunjungan lapangan oleh reviewers. Desk evaluation dan kunjungan lapangan
akan mencakup aspek-aspek berikut:
a) penilaian terhadap capaian keseluruhan dari sasaran;
b) penegasan terhadap fakta yang dilaporkan secara tertulis dalam laporan tahunan terhadap
kenyataan di lapangan;
c) penegasan terhadap kemajuan capaian indikator kinerja;
d) penghapusan atau pengurangan kelemahan yang diidentifikasi dalam laporan evaluasi diri
e) identifikasi kelemahan-kelemahan baru dan masalah penerapan, jika ada;
f) penilaian terhadap kapasitas institusi guna menerapkan perbaikan yang dianggap perlu
g) menampung komentar yang diberikan oleh reviewer selama proses seleksi and kunjungan
lapangan di tahun sebelumnya
Selama kunjungan lapangan tim evaluator akan melaksanakan sesi diskusi dengan HEI-IU,
koordinator dari masing-masing program studi yang bersangkutan, mahasiswa terpilih mewakili
populasi stakeholders, staff akademik dan adminsitrasi, ketua departemen dan dekan fakultas
terkait, serta rektor dan pimpinan HEI. Sangat disarankan agar reviewer dapat ikut serta ke
dalam kelas (sit-in) guna untuk mengamati lingkungan pembelajaran.
Rincian tugas dalam bentuk Kerangka Acuan Kerja tim evaluasi akan ditetapkan dalam suatu
pedoman yang disusun oleh DGHE-IU

Bank Dunia akan mengawasi pelaksanaan terhadap sampel penerima hibah setiap dua tahun
melalui kunjungan lapangan dan setiap tahunnya melalui telaah terhadap laporan tahunan.
8.3 Instrumen Pemantauan dan Evaluasi

Pelaksanaan audit, pemantauan dan evaluasi dilakukan dengan berpedoman pada mekanisme
yang diuraikan pada tabel 8.2
Tabel 7.2 Matrik Mekanisme Pemantauan dan Evaluasi Proyek

Public Expenditure
Technical Audit Impact Evaluation
Tracking Survey
o Kajian tahunan terhadap o Kajian terhadap laporan tahunan

laporan BPKP / Irjen DIKTI HEI
o Kajian tahunan terhadap
- mutu pendidikan (IPK)
laporan BPKP / Irjen
o Penelusuran Pengaduan - tracer study lulusan
DIKTI
Model Pendanaan Pengadaan (catatan UPP)
Tradisional o Kajian manajemen tahunan (site
o Kajian terhadap arus dana
o Kajian laporan tahunan HEI visit)
dari sumber utama ke
(Sejumlah sampel yang setara - kajian pembanding antara - perencanaan strategis
penerima hibah
dari HEI yang tidak menerima rencana terhadap hasil capaian - kapasitas internal
hibah) - manajemen finansial
o Identifikasi/komentar
- manajemen pengadaan
terhadap biaya transaksi
- manajemen SDM
- public disclosure
arrangements
o Kajian proses pemilihan

penerima hibah
- kesesuaian terhadap OPM
o Kajian laporan tahunan BPKP /

IRJEN
o Kajian terhadap laporan tahunan
HEI penerima hibah
o Penelusuran keluhan
- mutu pendidikan (IPK)
pengadaan
o Kajian laporan tahunan - tracer study lulusan
BPKP/IRJEN - indikator kinerja yang
o Kajian investasi tahunan (site
disepakati
visit)
o Kajian terhadap arus dana
Model Pendanaan - kesesuaian terhadap
dari sumber utama hingga o Kajian manajemen tahunan (site
Kompetitif kelayakan
pengguna visit)
- keseuaian terhadap
- perencanaan strategis
(HEI penerima hibah) spesifikasi lelang
o Indentifikasi/komentar - kapasitas internal
- ketepatan waktu proses
terhadap biaya-biaya - manajemen finansial
pengadaan
transaksi - manajemen pengadaan
- keseuaian terhadap pedoman
- manajemen SDM
Bank Dunia
- public disclosure
- kepuasan pengguna
arrangements
- pemanfaatan
o Kajian laporan tahunan

- kesesuaian antara laporan
dengan kondisi aktual

o Kajian investasi tahunan (site o Kajian laporan tahunan o Kajian terhadap laporan tahunan
Model Kontrak Berbasis visit) BPKP/IRJEN HEI penerima hibah
- kesesuaian terhadap - mutu pendidikan (IPK)
Kinerja
kelayakan o Kajian terhadap arus dana - tracer study lulusan
- keseuaian terhadap dari sumber utama hingga - indikator kinerja yang
(HEI yang otonom pelaksana
spesifikasi lelang pengguna disepakati
PBC)
- ketepatan waktu proses
pengadaan o Indentifikasi/komentar o Kajian manajemen tahunan (site
- keseuaian terhadap pedoman terhadap biaya-biaya visit)
Bank Dunia transaksi - perencanaan strategis
- kepuasan pengguna - kapasitas internal
- kemanfaatan - manajemen finansial
- manajemen pengadaan
o Penelusuran keluhan - manajemen SDM
pengadaan - public disclosure
arrangements
o Kajian laporan tahunan
- kesesuaian antara laporan
dengan kondisi aktual
Untuk mencapai sasaran secara efektif, laporan pemantauan dan evaluasi harus dikonsolidasikan
dan dan didesiminasikan ke komunitas pendidikan tinggi. Sebagai bagian dari akuntabilitas,
masyarakat juga harus diinformasikan tentang effektivitas dari penggunaan sumber-sumber daya
masyarakat oleh lembaga-lembaga pendidikan tinggi. Agar laporan pemantauan dan evaluasi
tersebut dapat dikonsolidasikan, maka suatu format baku laporan perlu dikembangkan tanpa
mengorbankan kreativitas dan keunikan dari maing-masing lembaga.
Suatu laporan pemantauan dan evaliasi yang terkonsolidasi hendaknya dipublikasikan dalam web
site yang secara khusus dipersiapkan untuk proyek ini. Web site tersebut harus secara reguler
diperbarui (up-dated) dan dipelihara oleh DGHE-IU. Pada awalnya fungsi pemantauan dan
evaluasi akan dilakukan oleh DPT bersama DGHE-IU dan selanjutnya akan dialihkan ke unit
statistik di bawah DIKTI. Sasaran pokok dari aspek ini adalah terbentuknya suatu basisdata
nasional tentang profil lembaga yang dapat dimanfaatkan guna keperluan manajemen dan
pengalokasian pendanaan.

Tabel 8.3 Metoda Evaluasi Kinerja Proyek
Internal HEI Di luar HEI
Sasaran Kinerja Auditor Auditor Auditor

DGHE-IU
Audit
PETS
Evaluasi
Internal Publik Publik Teknis Dampak
Project Component A
A.1
• RUU BHP disahkan paling lambat tahun 2010 N/A N/A N/A V V N/A V
• Jumlah dan akurasi indikator pendidikan tinggi yang diperbaharui secara terpusat
setiap 6 bulan N/A N/A N/A V V N/A V
• Proses evaluasi komprehensif terhadap pendanaan tradisional (line item), competitive
funding, dan Performance-based Contract selesai paling lambat tahun 2010. N/A N/A N/A V V V V
A.2
• Akreditasi terlembaga diberikan kepada 5% dari semua HEI paling lambat tahun 2010 N/A N/A N/A V V N/A V
A.3
• Adopsi Rencana Revitalisasi Univeersitas Terbuka dan Pusat Pembelajaran Regional N/A N/A N/A V V N/A V
Project Component B.1

• Peningkatan IPK mahasiswa pada HEI penerima hibah V N/A N/A V V N/A V
• Peningkatan % mahasiswa berlatar belakang tidak mampu pada HEI penerima hibah V N/A N/A V V N/A V
• Peningkatan jumlah lulusan yang bekerja dalam waktu kurang dari 6 bulan V N/A N/A V V N/A V
Project Component B.2
B.2.a
• Salinan SK Rektor tentang pendirian fungsi audit internal
B.2.b V N/A N/A V V N/A N/A
• Penilaian wajar tanpa syarat diberikan oleh auditor eksternal terhadap audit keuangan
pada lime HEI paling lambat tahun 2010. N/A V V V V V V
B.2.c
• Lembaga (HEI) berhasil menyelesaikan kewajiban kontrak melalui pencapaian atau
pelampauan sasaran pada empat indikator kinerja N/A V V V V V V

8.4 Pengelolaan Pemantauan dan Evaluasi Secara Institusi

Paling sedikit ada dua tingkatan yang berbeda dalam melakukan audit, pemantauan dan evaluasi;
pada tingkatan HEI-IU dan tingkatan DGHE-IU serta DPT. Sistem pemantauan dan evaluasi
hendaknya dilakukan secara internal maupun eksternal, masing-masing untuk maksud dan tujuan
yang berbeda. Pemantauan dan evaluasi internal bertujuan untuk mempertahankan sasaran
proyek berdasarkan prespektif lembaga pendidikan tinggi, sementara yang eksternal bertujuan
untuk menjamin pelaksanaan proyek yang sesuai dengan rencana dan keseluruhan sasaran
proyek.
DIRJEN
BPKP / IRJEN
DIKTI
WORLD
BANK Komite
Pengarah DPT
DGHE-IU
Sekretaris Staff Pengadaan Pemantauan

Akademik Ahli dan Evaluasi
tingkat DGHE-IU
tingkat HE-IU
Rektor
Pembantu Rektor I Pembantu Rektor II Audit Internal

bidang Akademik & Bidang Administrasi Penjaminan Mutu
Kemahasiswaan
Unit
Pengelola
Pengaduan
(mahasiswa)
Gambar 8.1 Struktur Mekanisme Pemantauan dan Evaluasi

Pada tingkat HEI, HEI-IU akan melaksanakan semua proses pengadaan, pemeliharan semua
catatan keuangan sesuai dengan ketentuan yang berlaku, mengembangkan rencana dan
melaksanakan kegiatan, serta memantau dan mengendalikan kemajuannya sesuai dengan prinsip-
prinsip praktek yang baik, transparan dan semangat anti korupsi. Karenanya hal tersebut akan
menjadi sasaran utama dari suatu proses audit. HEI-IU juga memainkan peran penting melalui
pemantauan terus menerus terhadap pelaksanaan proyek, pengumpulan bukti-bukti yang
diperlukan, laporan, dan data dari petugas yang bertanggungjawab (PIC), serta pengembangan
basisdata yang melembaga.
Pada tingkat DGHE-IU, suatu perusahaan/konsultan independent akan ditugasi melaksanakan
audit teknis, khususnya untuk pelaksanaan komponen-A, paling kurang dua kali selama masa
pelaksanaan proyek. Proses seleksi untuk komponen-B yang dikelola oleh DPT pada dasarnya
adalah proses lelang. Karenanya, untuk menjamin adanya kepatutan dan keadilan, proses
tersebut akan diaudit oleh pakar lokal dan internasional.

Proses audit memerlukan keahlian dalam bidang prosedur-prosedur administrasi, manajemen

keuangan, pengadaan, dan peraturan yang berlaku lainya. Bagi perguruan tinggi BHMN, auditor
publik eksternal harus ditugaskan untuk melaksanakan proses audit sesuai dengan persetujuan
dari DGHE-IU dan World Bank. Karena hasil audit akan mempengaruhi
keberadaan/keberlanjutan dari keseluruhan proyek, maka dipandang perlu untuk menugaskan
pakar yang memenuhi syarat untuk membantu DGHE-IU dalam memahami dan
mengkonsolidasikan laporan-laporan audit. Paling tidak seorang tenaga ahli lokal dengan
spesialisasi di bidang prosedur pengadaan dan satu orang lainnya ahli di bidang manajemen
keuangan hendaknya ditugaskan di DGHE-IU. Masing-masing konsultan tenaga ahli tersebut
dapat ditugaskan selama 2 bulan di DGHE-IU, pada bulan ke 11 dan ke 12 pada setiap tahun
kontraknya. Rincian mekanisme seleksi tenaga ahli akan disusun dalam suatu Kerangka Acuan
Kerja tersendiri, yang mencakup kualifikasi, tugas dan kewajiban.
Bank dunia juga secara berkala akan melakukan misi pengawasan dua kali dalam setahun dan
evaluasi pertengahan di tahun ketiga pelaksanaan proyek. Sebuah perusahaan independent juga
dapat ditugasi untuk melaksanakan audit teknis pada DGHE-IU, khususnya untuk pelaksanaan
komponen proyek-A.
8.5 Jadwal Pelaksanaan Pemantauan dan Evaluasi

Pelaksanaan audit, monitoring dan evaluasi dilaksanakan dalam kerangka waktu yang berbeda
sesuai dengan tujuannya. Karenanya rencana pelaksanaan monitoring dan evaluasi dijadwalkan
seperti yang tercantum dalam tabel 8.4 dan 8.5
Tabel 8.4 Jadwal Pemantauan dan Evaluasi terhadap Penerima Hibah (komponen-B)
Bulan pada Tahun Berjalan Kontrak

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Tugas DGHE-IU'
Audit dokumen 3 bulanan1
Audit dokumen administrative
Audit tahunan2
Pemantauan
Evaluasi Tahunan
Tugas HEI-IU:
Presentasi kemajuan semester 1
Laporan tahunan – draft
Laporan keuangan – bulanan
Laporan kemajuan fisik – 3 bulanan
1
Laporan tri-wulan pertama mencakup aktivitas yang dilaksanakan selama 12 bulan sebelumnya, hanya diperlukan
pada tahun kedua kontrak dan sesudahnya.
2
Untuk BHMN, diperlukan akuntan publik

Tabel 8.5 Jadwal Pemantauan dan Evaluasi pada Tingkat DGHE-IU dan BHE
Pelaksana audit, pemantauan

Komponen Proyek Jadwal
dan evaluasi
Kinerja Proyek Keseluruhan DGHE*), World Bank Tahun ke 3
Kemajuan Keseluruhan World Bank Setiap 6 bulan
*)
Evaluasi akhir proyek DGHE , World Bank Tahun terakhir
A. Higher education system reform and oversight
A.1 Modernization of higher education sector oversight and Audit teknis oleh perusahaan
Tahun ke 3
management independen
Supporting a transition in the quality assurance system to
Audit teknis oleh perusahaan
A.2 emphasize institutional accreditation and licensure of Tahun ke 3
independen
professional fields
Development and adoption of a comprehensive
A.3 Pakar lokal dan internasional Tahun ke 3
revitalization plan for the Open University of Indonesia
B. Grants to improve academic quality and institutional performance
Competitive grants to public and private HEIs Tahun ke 2 dan
B.1 Pakar lokal / Mitra Bestari
ke 4
Grants for promoting good governance in public HEIs and initiation of Performance-based Contract at
B.2
autonomous HEIs
Competitive grants for strengthening institutional Tahun ke 2 dan
B.2.a Pakar lokal
management in non-autonomous public HEIs ke 4
Proposal-based grants for strengthening institutional
B.2.b Pakar lokal dan internasional Tahun ke 2
management at autonomous public HEIs
Performance-Based Contract (PBC) grants for Tahun ke 2 dan
B.2.c Pakar lokal dan internasional
autonomous public HEIs ke 4
Catatan: *) evaluasi dilakukan oleh DGHE bersama komisi pengarah (ad hoc).
8.6 Kerangka Kerja Hasil Proyek

Keberhasilan pencapaian sasaran proyek mengacu pada sasaran indikator keberhasilan yang
tercantum dalam tabel-tabel berikut:

Tabel 8.6 Sasaran Indikator Keberhasilan

Hasil langsung dari setiap
Indikator hasil dari setiap komponen Penggunaan hasil pemantauan
komponen proyek
Komponen A:
Higher education system reform and oversight
A.1 Modernization of higher • Rancangan perundangan untuk modernisasi • Penyiapan perundangan untuk
education sector pengawasan dan manajemen sector pendidikan mengambil tindakan yang akan
oversight and tinggi memodernisasi dan memperkuat sistem
management • Desentralisasi tanggungjawab manajemen pendidikan tinggi
keuangan dan sumberdaya dari DGHE ke HEI • Penilaian transisi HEI ke arah otonomi
• Jumlah dan akurasi indikator pendidikan tinggi • Data digunakan untuk meningkatkan
yang diperbarui secara terpusat setiap tahun pengambilan keputusan pada sector
pendidikan tinggi, dan untuk menetapkan
tolok ukur and milestone yang akurat
untuk mengevaluasi pengaruh dari hibah
kompetitif dan kontrak berbasis kinerja
A.2 Supporting a transition • Rencana aksi transisi system penjaminan mutu • Penguatan sistem akreditasi
in the quality assurance selesai 2007 dan digunakan paling lambat
system to emphasize 1020
institutional • Kampanye kepedulian akreditasi selesai
accreditation and • Jumlah PTN dan PTS yang terakreditasi di
licensure of professional bawah system baru
fields • Persentase mahasiswa yang terdaftar di
perguruan tinggi terakreditasi
• Persentase pendanaan BAN-PT dari sumber
selain DGHE
• Persentase program studi dengan bidang
lisensi yang diakreditasi oleh lembaga
professional
A.3 Development and • Rencana aksi revitalisasi UT dan pusat-pusat • Pemantauan redefinisi mandate UT guna
adoption of a pembelajaran regional menjamin perbaikan tata pamong
comprehensive • Transisi yang dapat ditunjukan dari praktek relevansi, mutu akademik, dan kesetaraan
revitalization plan for manajemen yang terpusat dan mekanistis sosial
the Open University of menjadi praktek manajemen yang adaptif,
Indonesia pasipatoris pada universitas terbuka
• Persentase matakuliah yang disampaikan
melalui moda instruktional gabungan.


komponen proyek
Komponen B.1:
Competitive grants to public and private HEIs
• Jumlah PTN yag menyatakan rencana • Pemantauan kemajuan dalam
strategisnya untuk mencapai misi lembaga dan pengembangan kapasitas untuk otonomi
bidang proritas nasional institusional
• Jumlah peneriman hibah yang telah • Penyesuaian kriteria seleksi untuk
menetapkan MIS internal pendanaan bersaing
• Jumlah peneriman hibah yang telah • Sasaran pada setiap ronde pendanaan
menetapkan sistem penjaminan mutu internal kompetitif untuk daerah-daerah yang
• Jumlah penriman hibah dengan catatan kritis terhadap perkembangan sosial dan
keuangan yang telah diaudit ekonomi Indonesia
• Persentase lulusan dari program studi • Ukuran efektivitas pembelajaran
penerima hibah yang bekerja di bidang utama kooperatif, konsultasi karier, dan
6 bulan setelah wisuda kerjasama dengan industri lokal.
• Waktu studi pada program studi peneriman • Penyesuaian criteria seleksi untuk
hibah pendanaan yang kompetitif.
• SPP per bidang prioritas utama
• Persentase peningkatan mahasiswa berlatar
belakang tidak mampu pada perguruan tinggi
penerima hibah
• Jumlah publikasi ilmiah pada bidang prioritas
utama
• Jumlah kerjasama antara program akademik
dengan layanan masyarakat dan industri
swasta.
• Jumlah pendidikan keguruan yang dibuka
sebagai hasil hibah
• Nilai rata-rata ujian sertifikasi guru pada
program studi penerima hibah
• Jumlah program penelitian dengan industri
lokal pada lembaga penerima hibah
• Jumlah mahasiswa yang terlibat pada program
belajar kooperatif pada lembaga peneriman
hibah
• Jumlah mahasiswa yang menerima konsultasi
karier pada lembaga penerima hibah
• Tingkat partisipasi lulusan yang berpartisipasi
dalam inisiatif efisiensi eksternal pada
lembaga penerima hibah.
Komponen B.2:
Grants for promoting good governance in public HEIs and initiation of Performance-based Contract at
autonomous HEIs
B.2a. Competitive grants for • Persentase lulusan dari program studi • Pemantauan kemajuan dalam
strengthening penerima hibah yang bekerja di bidang utama pengembangan kapasitas untuk otonomi
institutional management 6 bulan setelah wisuda institusional
in non-autonomous • Waktu studi pada program studi peneriman
public HEIs hibah
• Persentase peningkatan mahasiswa berlatar
belakang tidak mampu pada perguruan tinggi
penerima hibah
• Jumlah publikasi ilmiah pada bidang prioritas
utama
• Jumlah kerjasama antara program akademik
dengan layanan


komponen proyek
• Jumlah program penelitian dengan industri
lokal pada lembaga penerima hibah
• Jumlah mahasiswa yang terlibat pada program
belajar kooperatif pada lembaga peneriman
hibah
• Jumlah mahasiswa yang menerima konsultasi
karier pada lembaga penerima hibah
• Tingkat partisipasi lulusan yang berpartisipasi
dalam inisiatif efisiensi eksternal pada
lembaga penerima hibah
B.2b Proposal-based grants • Bukti transisi dari praktek pengelolaan • Pemantauan kemajuan dalam
for strengthening terpusat dan mekanistis pada lembaga pengembangan kapasitas untuk otonomi
institutional penerima hibah menjadi parktek pengelolaan institusional
management at partisipatif dan adaptif.
autonomous public • Jumah lembaga penerima hibah dengan sistem
HEIs keuangan yang dapat diaudit penuh.
• Jumlah lembaga penerima hibah yang
mempunyai kapasitas pengelolaan SDM secara
mandiri.
mempunyai kapasitas mengelola sumberdaya
fisik mandiri.
mempunyai kapasitas mengelola pengadaan
mandiri.
melaksanakan praktek pengelolaan
berdasarkan bukti.
• Jumlah lembaga penerima hibah yang mampu
meningkatkan anggaran DIKS yang berkaitan
dengan program-program akademik dan
penelitian.
• Capaian yang dapat dipertanggung-jawabkan
kapada MWA
B.2c Performance-Based • Perguruan tinggi yang berhasil me-nyelesaikan • Pemantauan efektivitas otonomi
Contract (PBC) grants kewajiban kontraknya
for autonomous public
HEIs
8.7 Indikator Kinerja

Tabel-tabel di atas menyajikan sasaran indikator hasil kinerja yang wajib dicapai masing-masing
HEIs yang berpartisipasi dalam proyek. Selain itu masing-masing HEI perlu mengembangkan
indikator tambahan yang akan menuntun mereka dalam proses menuju pencapaian kinerja
tersebut di atas. Indikator proses ini akan bervariasi pada masing-masing sub-komponen proyek
pada komponen proyek-B dan harus relevan dengan tujuan yang dicapai pada setiap sub-
komponen tersebut. Beberapa contoh indikator tambahan disajikan di sini sebagai rujukan bagi
masing-masing HEI dalam mengembangkan indikator yang akan diterapkan di institusi masing-
masing.
Indikator kinerja umum untuk mengukur hasil, luaran dan efektivitas penggunaan sumberdaya
harus digunakan. Indikator-indikator ini akan bervariasi pada masing-masing sub-komponen
proyek pada komponen proyek-B dan harus relevan dengan tujuan yang dicapai pada setiap sub-
komponen tersebut.

Sub-komponen B.1 – Competitive grants to public and private HEIs

Karena tujuan dari sub-komponen ini adalah untuk mendukung persiapan yang diperlukan guna
transisi dari universitas negeri menjadi lembaga dengan otonomi penuh dengan tetap
meningkatkan akuntabilitas mereka terhadap hasil-hasilnya dalam sistem lembaga pendidikan
tinggi, maka indikator kinerja untuk sub-komponen ini harus mercerminkan tujuan sub-
komponen proyek sebagai berikut – peningkatan kapasitas lembaga, yang ditunjukan dengan:
a) pengambilan keputusan yang didasarkan pada bukti-bukti
b) implementasi SIM dalam manajemen lembaga untuk menyediakan data dan analisis
untuk mendukung kegiatan pada butir (a)
c) penyusunan strategi jangka panjang dan rencana operasi jangka pendek berdasarkan butir
(a) dan (b) di atas.
d) pengembangan transparansi manajemen keuangan, pengadaan barang dan jasa, auditing
dan sistem pengadaan, dan prosedur-prosedur untuk menjamin penggunaan dana-dana
masyarakat secara efisien sesuai dengan ketentuan yang secara rinci diuraikan dalam
Pasal 5.2 dan Pasal 6.2.
e) pembentukan sistem penjaminan mutu internal dan memanfaatkan hasil dari proses ini
dalam perencanaan program tahunan dan tercermin dalam rencana program jangka
menengah dan panjang.
f) pengembangan sistem manajemen sumberdaya yang mampu memfasilitasi pencapaian
tujuan kependidikan institusi yang bersangkutan.
Tabel 8.7 Indikator Keberhasilan Komponen B.1

Current Mid-term Final
No Main Indicators Baseline
achievement target target
1 Average Graduates GPA
2 Average Time to Graduate (months)
3 Average Waiting Time for First Employment (months)
Scientific Publications Seminars/ National

at Reputable Conference International
4
Seminars/Journals National
(titles per year) Journals
International
5 Average Students TOEFL’s Score
6 Number of Students Obtaining Scholarship Per Year
7 Proportion of students from disadvantage groups
8 Number of Community Service Activity
9 Number of Collaboration
10 Number of Patent and Intellectual Property Rights
11 Number of National Competitive Research Grants Per Year

Sub-komponen B.2 – Grants for promoting good governance in public HEIs and initiation of
Performance-based Contracts at autonomous HEIs
Suatu lembaga pendidikan tinggi otomoni yang efektif dapat tercermin dari atribut berikut:
a) kemampuan manajamen keuangan yang mandiri;
b) kemampuan manajemen sumberdaya manusia yang mandiri;
c) kemampuan pengelolaan pengadaan barang dan jasa;
d) kemampuan pengelolaan fasilitas fisik yang mandiri;
e) kemampuan pengambilan keputusan yang mandiri;
f) kemampuan yang cukup dalam pemulihan biaya (cost recovery); dan
g) akuntabilitas hasil kepada masyarakat melalui Majelis Wali Amanah
Dengan selesainya bagian pertama dari komponen proyek-B.2, lembaga pendidikan tinggi
seharusnya telah meletakan dan mengoperasikan aspek-aspek berikut:
a) sistem infomasi manajemen dan infrastruktur TI;
b) manajemen sumberdaya manusia dan pengurangan PNS;
c) sistem manajemen keuangan;
d) sistem manajemen aset;
e) sumber pendapatan non-spp yang cukup yang berkaitan dengan kegiatan-kegiatan
akademik dan penelitian.
Lembaga-lembaga pendidikan tinggi harus merundingkan penetapan indikator yang tepat untuk
masing kategori kinerja berikut:
a) good governance (kesehatan organisasi)
b) efisiensi eksternal (pasar tenaga kerja dan kemampuan bersaing)
c) eficiensi internal (penggunaan sumberdaya yang efisien dan penghematan dalam
pembelanjaan dana masyarakat)
d) kesetaraan dan tanggung jawab sosial (layanan bagi masyarakat yang kurang mampu)
Tabel 8.8 Indikator Keberhasilan Komponen B.2

Current Mid-term Final
No Main Indicator *) Baseline
achievement target target
1 Financial Management
2 Asset Management
3 Procurement Management
4 Human Resource Management
5 Academic Quality Assurance System
6 Information Management System
7 ..
*)
Rumusan indikator kinerja dan ukurannya ditetapkan oleh lembaga penerima hibah yang
disetujui oleh proyek.
Metoda evaluasi untuk masing-masing sasaran pencapaian indikator kinerja diuraikan secara
ringkas pada tabel 8.3

8.8 Mekanisme Penanganan Pengaduan

Salah satu aspek utama dalam proyek ini adalah adanya unit yang difungsikan untuk
melaksanakan program pengelolaan pengaduan yang timbul selama proyek. Program ini
dirancang untuk mendukung penyelesaian keluhan/pengaduan tentang sub-proyek melalui jalur
penyelesaian yang benar. Dengan adanya program ini maka keluhan yang disampaikan oleh
berbagai pihak (komunitas akademik maupun pihak luar – masyarakat luas) terhadap proyek dan
sub-proyek di bawahnya dapat diketahui dan ditelusuri langkah-langkah penanganannya.
Unit penanganan pengaduan atau UPP (Complaint Handling Unit – CHU) merupakan unit yang
bertanggungjawab atas pelaksanaan mekanisme penanganan keluhan yang berkait dengan
rancangan dan implementasi proyek. Unit ini akan dikembangkan di tingkat DGHE-IU dan
HEI-IU untuk menjamin adanya transparansi dan akuntabilitabilitas pelaksanaan proyek.
Di tingkat DGHE-IU penanganan pengaduan akan ditangani oleh bagian pemantauan dan
evaluasi (monitoring and evaluation). Bagian ini akan bertanggungjawab terhadap dalam
kodifikasi, pencatatan dan pemeliharaan basisdata tentang semua keluhan/pengaduan, dan juga
menelusuri dan melaporkan aksi tindaklanjutnya. Dalam menangani keluhan/pengaduan DGHE-
IU akan bekerjasama dalam melakukan investigasi dengan BPKP/Irjen DIKTI dan badan lain
sesuai dengan kapasitas dan kewenangannya. Catatan mengenai penanganan keluhan/pengaduan
dapat dilihat oleh masyarakat dengan menghubungi DGHE-IU.
Di tingkat HEI-IU pimpinan lembaga penerima hibah (Rektor) bertanggungjawab terhadap
pelaksanaan penanganan pengaduan dengan mendirikan unit penanganan pengaduan (UPP).
Unit ini tidak harus merupakan unit yang tersendiri, tetapi jika dirasa mampu fungsi-fungsi
pengelolaan pengaduan tersebut dapat dilaksanakan oleh unit yang telah ada di lingkungan
lembaga penerima hibah (misalnya unit penjaminan mutu). Guna menjamin keterlibatan semua
pihak dalam HEI, maka mahasiswa perlu dilibatkan dalam program pengelolaan pengaduan
tersebut. Keterlibatan mahasiswa difungsikan sebagai wadah penampung keluhan/pengaduan
oleh mahasiswa, yang selanjutnya melalui wadah mahasiswa ini keluhan/pengaduan
disampaikan kepada unit yang berwenang di HEI-IU sesuai dengan jalur yang benar.
Dalam membentuk UPP di tingkat HEI-IU, pimpinan HEI perlu mengundang perwakilan
mahasiswa (Badan Eksekutif Mahasiswa, Himpunan Mahasiswa dan/atau Pers Mahasiswa)
untuk menyusun suatu mekanisme penanganan pengaduan oleh mahasiswa. Unit yang
menangani hal ini bukan merupakan bagian dari struktur organisasi HEI tetapi merupakan unit
independent mahasiswa yang berkoordinasi dan bekerjasama dengan UPP HEI (lihat Gambar
7.1). UPP yang dikelola oleh mahasiswa akan memperoleh akses mengenai proyek dan sub-
proyek yang dijalankan oleh HEI melalui website DGHE-IU dan website lokal HEI, atau domain
publik lainnya, yang berisi informasi tentang deskripsi proyek dan sub-proyek.
Undangan dari pimpinan HEI kepada mahasiswa harus disampaikan secara tertulis dan diikuti
dengan penjelasan tentang informasi dan deskripsi proyek dan sub-proyek yang dilakukan oleh
HEI-IU, serta rancangan bentuk kerjasama serta pembagian fungsi di antara HEI-IU dengan UPP
mahasiswa. Undangan ini dapat dianggap sebagai bukti inisiatif pengembangan UPP dan
komitmen implementasi program penanganan pengaduan di tingkat HEI.
Undangan untuk mengikuti pertemuan (annual accountability meeting) yang diikuti oleh forum
masyarakat sipil (termasuk perwakilan mahasiswa seperti di atas) akan disampaikan dalam
waktu tidak lebih dari enam minggu dan tidak kurang dari empat minggu dari waktu pertemuan
tersebut, guna memberikan kesempatan untuk memperoleh informasi dan persiapan yang cukup.

8.9 Peningkatan Kapasitas Institusi dalam Pengelolaan Dana Publik

Untuk menunjang kemampuan HEIs dan DGHE dalam mengelola dan mempertanggung
jawabkan dana publik, proyek ini bertujuan meningkatkan kapasitas institutional dalam hal
pengelolaan keuangan dan pengadaan barang sesuai dengan perundang-undangan yang berlaku.
Secara spesifik, kajian akan dilakukan secara terhadap staff, struktur organisasi, peraturan
internal HEI, keterbukaan informasi dan efektivitas penanganan pengaduan sesuai dengan uraian
pada Sub-bab 6.2 (Pengelolaan Keuangan) dan Sub-bab 7.3 (Pengelolaan Pengadaan Barang dan
Jasa) dan Sub-bab 8.8 (Mekanisme Pengelolaan Pengaduan)

Evaluasi Proyek

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Evaluasi Proyek

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

INDONESIA MANAGING HIGHER EDUCATION FOR RELEVANCE AND EFFICIENCY (IMHERE)

I-MHERE – OPM VIII-1

8.2 Tujuan, Sasaran dan Jenis Pemantauan dan Evaluasi

I-MHERE – OPM VIII-2

8.2.2 Public Expenditure Tracking System (PETS)

8.2.3 Impact Evaluation

8.2.4 Audit Internal

I-MHERE – OPM VIII-3

menunjukan kredibilitas dalam mengatur dan menjalankan aktivitas-aktivitas dalam hibah

8.2.5 Audit Keuangan Eksternal

8.2.6 Pengawasan Tetap

8.2.7 Komite pengarah proyek

I-MHERE – OPM VIII-4

I-MHERE – OPM VIII-5

Tabel 8.1 Struktur Laporan Tahunan

Part II. Overall Achievement

Part III. Grantee’s Achievement

Laporan ditulis dalam bahasa Inggris dan bahasa Indonesia.

I-MHERE – OPM VIII-6

8.3 Instrumen Pemantauan dan Evaluasi

Tabel 7.2 Matrik Mekanisme Pemantauan dan Evaluasi Proyek

o Kajian tahunan terhadap o Kajian terhadap laporan tahunan

o Kajian proses pemilihan

o Kajian laporan tahunan BPKP /

o Kajian laporan tahunan

I-MHERE – OPM VIII-7

I-MHERE – OPM VIII-8

Tabel 8.3 Metoda Evaluasi Kinerja Proyek

Internal HEI Di luar HEI

Sasaran Kinerja Auditor Auditor Auditor

Project Component B.1

I-MHERE – OPM VIII-9

8.4 Pengelolaan Pemantauan dan Evaluasi Secara Institusi

Sekretaris Staff Pengadaan Pemantauan

Pembantu Rektor I Pembantu Rektor II Audit Internal

Gambar 8.1 Struktur Mekanisme Pemantauan dan Evaluasi

I-MHERE – OPM VIII-10

Proses audit memerlukan keahlian dalam bidang prosedur-prosedur administrasi, manajemen

8.5 Jadwal Pelaksanaan Pemantauan dan Evaluasi

Bulan pada Tahun Berjalan Kontrak

I-MHERE – OPM VIII-11

Pelaksana audit, pemantauan

8.6 Kerangka Kerja Hasil Proyek

I-MHERE – OPM VIII-12

Tabel 8.6 Sasaran Indikator Keberhasilan

I-MHERE – OPM VIII-13

Hasil langsung dari setiap

I-MHERE – OPM VIII-14

Hasil langsung dari setiap

8.7 Indikator Kinerja

I-MHERE – OPM VIII-15

Sub-komponen B.1 – Competitive grants to public and private HEIs

Tabel 8.7 Indikator Keberhasilan Komponen B.1

Scientific Publications Seminars/ National

I-MHERE – OPM VIII-16

Tabel 8.8 Indikator Keberhasilan Komponen B.2

I-MHERE – OPM VIII-17

8.8 Mekanisme Penanganan Pengaduan

I-MHERE – OPM VIII-18

8.9 Peningkatan Kapasitas Institusi dalam Pengelolaan Dana Publik

I-MHERE – OPM VIII-19

You might also like