PENATAAN ARSIP

Disusun Untuk Memenuhi Tugas

Pelatihan Jardiknas
Kota Probolinggo

Oleh :
YULIATININGSIH

PEMERINTAH KOTA PROBOLINGGO

DINAS PENDIDIKAN
SEKOLAH MENENGAH PERTAMA NEGERI 4
Jalan Sunan Ampel Nomor 253
(0335) 422526
PROBOLINGGO 67238
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT, yang mana atas segala
limpahan rahmat, hidayah serta bimbinganNya kami dapat menyelesaikan
makalah ini.
Makalah ini disusun guna memenuhi tugas Pelatihan Jardiknas yang
dilaksanakan pada tanggal 17 s.d 19 Desember 2007 di SMK Negeri 2
Probolinggo.
Karena keterbatasan yang kami miliki tentunya makalah ini tak luput dari
kesalahan baik dari segi materi maupun penyajiannya. Oleh karena itusaran dan
kritik membangun sangat kami harapkan.
Kepada semua pihak yang membantu terwujudnya makalah ini kami
sampaikan banyak terima kasih.

Probolinggo, Desember 2007

Penulis

i
 DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR i
DAFTAR ISI ii
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang 1
B. Permasalahan 1
BAB II PEMBAHASAN
A Pengertian dan tujuan penataan arsip 2
B Sistem penataan arsip 2
C Sarana 3
D Tahapan penataan arsip 3
BAB III PENUTUP
A. Kesimpulan 4

ii
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Pada masa sekarang ini, kebutuhan akan informasi sangat
diperlukan bagi arsip suaru organisasi, baik negeri maupun swasta.
Dengan demikian informasi menjadi hal penting, karena informasi
diperlukan guna mendukung proses kerja dalam menghadapi perubahan
kondisi yang semakin hari berkembang dengan cepat.
Arsip sebagai salah satu sumber informasi memiliki fungsi yang
sangat penting untuk menunjang proses kegiatan administrasi. Masalah
yang akan timbul nantinya adalah semakin menumpuknya arsip dari tahun
ke tahun secara tidak terkontrol.
Agar arsip dapat berperan sebagaimana fungsinya perlu dikelola
dengan baik dan benar, artinya ditata secara sistematis sehingga jika
sewaktu-waktu diperlukan dapat dengan cepat, tepat dan lengkap
disajikan. Dalam pengelolaan arsip, termasuk di dalamnya adala upaya
memelihara arsip baik dari segi fisik maupun kerusakan. Sedangkan
memelihara dari segi infomasi yaitu tidak terjadinya kebocoran infoemasi.
B. Permasalahan
Berdasarkan latar belakang diatas dan disesuaikan dengan situasi
dan kondisi yang ada maka penataan arsip perlu dilakuka.
Oleh sebab itu dalam makalah ini penulis merumuskan masalah
sebagai berikut :
1. Pengertian dan tujuan penataan arsip
2. Sistem penataan arsip
3. Sarana
4. Tahapan penataan arsip

1
 BAB II
PEMBAHASAN

A. Pengertian dan Tujuan Penataan Arsip

Arsip adalah kumpulan dokumen yang diatur, disusun dan ditata
berdasarkan system tertentu sesuai dengan kegunaan dan tipe berkas yang
bersangkutan. Penataan berkas adalah kegiatan mengatur, menyusun dan
menata semua jenis arsip dalam bentuk tatanan yang sistematis dan logis,
agar setiap diperlukan dapat ditemukan kembali dengan kecepatan dan
ketepatan yang optimal.
Tujuan Penataan arsip adalah menyimpan arsip secara sistematis dan logis,
setiap saat diperlukan dapat dengan mudah ditemukan kembali dengan
cepat, tepat dan lengkap.
B. Sistem Penataan Arsip
Pada dasrnya system penataan arsip dapat dibedakan menjadi tiga tipe
yaitu sistem penataan atas dasar angka, abjad dan masalah.
Sistem penataan atas dasar angka adalah berkas arsip yang
ditata berdasarkan urutan angka, yang diawali angka terkecil dan
seterusnya sampai angka besar.
Sistem penataan atas dasar huruf adalah berkas arsip yang ditata
berdasarkan urutan abjad nama atau indeks yang berupa nama orang,
organisasi, tempat, barang, masalah dan sebagainya.
Sistem penataan atas dasar masalah adalah berkas arsip yang
ditata berdasarkan isi surat/perihal/masalah yang sama.

2
C. Sarana
Sarana yang digunakan dalam penataan arsip meliputi : sekat, folder, filing
cabinet, almari dan rak arsip.
a. Sekat adalah bidang batas antara pokok masalah yang satu dengan
yang lain beserta sub masalah dan sub-sub masalah, maupun
memudahkan menelusuri seluruh himpunan berkas dalam filing
cabinet.
b. Folder adalah tempat untuk menyimpan arsip dapat terhimpun
dalam satu wadah, baik atas dasar kesamaan urusan, masalah dan
kesamaan jenis.
c. Filing cabinet adalah tempat untuk menyimpan arsip aktif.
Didalam filing cabinet sekat dan folder berisi arsip dan ditata
secara vertical.
d. Almari dan rak arsip juga untuk menyimpan aktif. Didalam almari
dan rak arsip sekat folder yang berisi arsip disusun secara lateral
dimulai dari sebelah kiri sab kanan atas seterusnya ke sab bawah
sebelah kiri terus ke kanan dan seterusnya
D. Tahapan Penataan Arsip
a. Memisahkan arsip-arsip yang sudah selesai dip roses untuk
disimpan dengan arsip yang dikelola.
b. Memisahkan arsip, non arsip dan duplikasi arsip.
c. Melengkapi berkas arsip.
d. Menyusun secara kronologis kegiatan.
e. Menentukan pokok masalah dan memberikan kode maupun indeks
f. Menyiapkan sekat dan folder sekaligus menulis kode pada tab
sekat maupun kode dan indeks pada folder.
g. Menuliskan ringkasan, kandungan berkas, awal dan akhir
terciptanya arsip maupun penilaian arsip.
h. Sekat dan folder dimasukkan dalam laci filing cabinet dan disusun
berdasarkan kode masalah.
3
 BAB III
PENUTUP

A. Kesimpulan.
Informasi merupakan kebutuhan mutlak bagi setiap organisasi
dalam menjalankan tugas dan fungsinya. Dimana arsip berisi rekaman
informasi tentang aktivitas organisasi. Dengan demikian arsip menjadi
penting dan strategis apabila arsip dapat digunakan sebagai referensi untuk
pengambilan keputusan, penetapan kebijaksanaan, perencanaan dan
pengawasan serta kepentingan lainnya. Menyadari akan pentingnya arsip,
agar dapat dipergunakan secara optimal diperlukan penataan yag baik dan
benar, sehingga sewaktu-waktu diperlukan siap dengan cepat, tepat dan
lengkap disajikan. Dengan penataan yang tepat juga perlu diperhatikan
keamanan terhadap fisik maupun informasinya untuk itu diperlukan
pemeliharaan yang standart dan kontinyu.