P. 1
makalah arsip

makalah arsip

|Views: 3,099|Likes:
Published by mients79

More info:

Published by: mients79 on Mar 17, 2011
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

06/10/2013

pdf

text

original

PENATAAN ARSIP

Disusun Untuk Memenuhi Tugas Pelatihan Jardiknas Kota Probolinggo

Oleh : YULIATININGSIH

PEMERINTAH KOTA PROBOLINGGO DINAS PENDIDIKAN

SEKOLAH MENENGAH PERTAMA NEGERI 4
Jalan Sunan Ampel Nomor 253 (0335) 422526 PROBOLINGGO 67238

KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT, yang mana atas segala limpahan rahmat, hidayah serta bimbinganNya kami dapat menyelesaikan makalah ini. Makalah ini disusun guna memenuhi tugas Pelatihan Jardiknas yang dilaksanakan pada tanggal 17 s.d 19 Desember 2007 di SMK Negeri 2 Probolinggo. Karena keterbatasan yang kami miliki tentunya makalah ini tak luput dari kesalahan baik dari segi materi maupun penyajiannya. Oleh karena itusaran dan kritik membangun sangat kami harapkan. Kepada semua pihak yang membantu terwujudnya makalah ini kami sampaikan banyak terima kasih.

Probolinggo, Desember 2007 Penulis

i

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR DAFTAR ISI BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang B. Permasalahan BAB II PEMBAHASAN A Pengertian dan tujuan penataan arsip B Sistem penataan arsip C Sarana D Tahapan penataan arsip BAB III PENUTUP A. Kesimpulan

i ii

1 1

2 2 3 3

4

ii

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Pada masa sekarang ini, kebutuhan akan informasi sangat diperlukan bagi arsip suaru organisasi, baik negeri maupun swasta. Dengan demikian informasi menjadi hal penting, karena informasi diperlukan guna mendukung proses kerja dalam menghadapi perubahan kondisi yang semakin hari berkembang dengan cepat. Arsip sebagai salah satu sumber informasi memiliki fungsi yang sangat penting untuk menunjang proses kegiatan administrasi. Masalah yang akan timbul nantinya adalah semakin menumpuknya arsip dari tahun ke tahun secara tidak terkontrol. Agar arsip dapat berperan sebagaimana fungsinya perlu dikelola dengan baik dan benar, artinya ditata secara sistematis sehingga jika sewaktu-waktu diperlukan dapat dengan cepat, tepat dan lengkap disajikan. Dalam pengelolaan arsip, termasuk di dalamnya adala upaya memelihara arsip baik dari segi fisik maupun kerusakan. Sedangkan memelihara dari segi infomasi yaitu tidak terjadinya kebocoran infoemasi. B. Permasalahan Berdasarkan latar belakang diatas dan disesuaikan dengan situasi dan kondisi yang ada maka penataan arsip perlu dilakuka. Oleh sebab itu dalam makalah ini penulis merumuskan masalah sebagai berikut : 1. Pengertian dan tujuan penataan arsip 2. Sistem penataan arsip 3. Sarana 4. Tahapan penataan arsip

1

BAB II PEMBAHASAN

A. Pengertian dan Tujuan Penataan Arsip Arsip adalah kumpulan dokumen yang diatur, disusun dan ditata berdasarkan system tertentu sesuai dengan kegunaan dan tipe berkas yang bersangkutan. Penataan berkas adalah kegiatan mengatur, menyusun dan menata semua jenis arsip dalam bentuk tatanan yang sistematis dan logis, agar setiap diperlukan dapat ditemukan kembali dengan kecepatan dan ketepatan yang optimal. Tujuan Penataan arsip adalah menyimpan arsip secara sistematis dan logis, setiap saat diperlukan dapat dengan mudah ditemukan kembali dengan cepat, tepat dan lengkap. B. Sistem Penataan Arsip Pada dasrnya system penataan arsip dapat dibedakan menjadi tiga tipe yaitu sistem penataan atas dasar angka, abjad dan masalah. Sistem penataan atas dasar angka adalah berkas arsip yang ditata berdasarkan urutan angka, yang diawali angka terkecil dan seterusnya sampai angka besar. Sistem penataan atas dasar huruf adalah berkas arsip yang ditata berdasarkan urutan abjad nama atau indeks yang berupa nama orang, organisasi, tempat, barang, masalah dan sebagainya. Sistem penataan atas dasar masalah adalah berkas arsip yang ditata berdasarkan isi surat/perihal/masalah yang sama.

2

C. Sarana Sarana yang digunakan dalam penataan arsip meliputi : sekat, folder, filing cabinet, almari dan rak arsip. a. Sekat adalah bidang batas antara pokok masalah yang satu dengan yang lain beserta sub masalah dan sub-sub masalah, maupun memudahkan menelusuri seluruh himpunan berkas dalam filing cabinet. b. Folder adalah tempat untuk menyimpan arsip dapat terhimpun dalam satu wadah, baik atas dasar kesamaan urusan, masalah dan kesamaan jenis. c. Filing cabinet adalah tempat untuk menyimpan arsip aktif. Didalam filing cabinet sekat dan folder berisi arsip dan ditata secara vertical. d. Almari dan rak arsip juga untuk menyimpan aktif. Didalam almari dan rak arsip sekat folder yang berisi arsip disusun secara lateral dimulai dari sebelah kiri sab kanan atas seterusnya ke sab bawah sebelah kiri terus ke kanan dan seterusnya D. Tahapan Penataan Arsip a. Memisahkan arsip-arsip yang sudah selesai dip roses untuk disimpan dengan arsip yang dikelola. b. Memisahkan arsip, non arsip dan duplikasi arsip. c. Melengkapi berkas arsip. d. Menyusun secara kronologis kegiatan. e. Menentukan pokok masalah dan memberikan kode maupun indeks f. Menyiapkan sekat dan folder sekaligus menulis kode pada tab sekat maupun kode dan indeks pada folder. g. Menuliskan ringkasan, kandungan berkas, awal dan akhir terciptanya arsip maupun penilaian arsip. h. Sekat dan folder dimasukkan dalam laci filing cabinet dan disusun berdasarkan kode masalah. 3

BAB III PENUTUP

A. Kesimpulan. Informasi merupakan kebutuhan mutlak bagi setiap organisasi dalam menjalankan tugas dan fungsinya. Dimana arsip berisi rekaman informasi tentang aktivitas organisasi. Dengan demikian arsip menjadi penting dan strategis apabila arsip dapat digunakan sebagai referensi untuk pengambilan keputusan, penetapan kebijaksanaan, perencanaan dan pengawasan serta kepentingan lainnya. Menyadari akan pentingnya arsip, agar dapat dipergunakan secara optimal diperlukan penataan yag baik dan benar, sehingga sewaktu-waktu diperlukan siap dengan cepat, tepat dan lengkap disajikan. Dengan penataan yang tepat juga perlu diperhatikan keamanan terhadap fisik maupun informasinya untuk itu diperlukan pemeliharaan yang standart dan kontinyu.

4

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->