STRUKTUR SISTEM INFORMASI MANAJEMEN Seperti apa SIM itu ? Apa yang dimaksud struktur konsep? Apa yang dimaksud struktur fisik? Bab ini menjawab pertanyaan-pertanyaan tersebut. Tidak ada standar untuk kerangka yang disetujui dalam mendefinisikan SIM. Bagaimanapun penekanan yang pokok digam- barkan dalam bab ini. Bab ini menekankan bidang SIM sebagai konsep yang luas dan dengan demikian menggambarkan sesuatu yang “ideal” terhadap sebuah organisasi yang dapat dipindahkan seperti designnya atau mendesign kembali sistem informasi. Organisasi dari SIM bukan merupakan kesatuan yang berbeda, terpisah dari sistem informasi lainnya. Hal itu cukup hanya dengan menggambarkan kerangka luas sistem informasi yang individual (subsistem). Dalam kalimat, “SIM” dan “Sistem Informasi” yang digunakan dapat ditukar untuk menunjukkan kerangka yang luas. Seperti sistem yang lebih rumit, SIM dapat digambarkan dalam sejumlah cara yang berbeda. Sebagai contoh, dengan menggambarkan suatu Otomatisasi dengan seseorang yang tanpa pengalamannya dalam mengendarai mobil. Hal itu dapat dijelaskan dengan istilah karakteristik secara phisik dalam bentuk, wama, kapasitas tempat duduk, jumlab pintu, dan lain-lain. Dapat juga digambarkan dalam istilah dari komponen sistem seperti casis, mesin dan transmisi serta berapa banyak komponen yang dihubungkan untuk mencapai pekerjaan secara otomatis. Mungkin juga mobil digolongkan dalam suatu kegunaan umum seperti station wagon,-sedan dan mobil sport. Sctiap klasifikasi ini akan menyediakan pengertian untuk orang agar mencoba untuk mengerti tentang otomatisasi. Banyak pendekatan yang digunakan dalam bab ini untuk menjelaskan struktur dari organisasi sistem informasi atau SIM. Sistem informasi dijelaskan dalam 4 pandangan yang terpisah, tetapi Klasifikasinya berhubungan : 221. Elemen operasi 2. Pendukung operasi 3. Aktivitas manajemen 4. Fungsi organisasi Setelah menjelaskan SIM berdasarkan 4 pandangan seperti di atas, bab ini menggam- barkan perpaduan dari ketiga kategori yang lalu ke dalam sebuah model dari SIM. ELEMEN - ELEMEN OPERASI UNTUK SISTEM INFORMASI Jika diminta untuk memperlihatkan sistem informasi dari sebuah organisasi, maka akan diperlihatkan komponen fisiknya. Pertanyaan mengenai komponen fisik dapat dijawab dalam istilah fungsi pengolahan atau mungkin dalam istilah output sistem untuk pemakai. KOMPONEN FISIK Komponen fisik yang diperlukan untuk organisasi sistem informasi adalah hardware, software, database, prosedur dan personel operasi. Elemen - elemen ini diperlihatkan di bawah. Selanjutnya diuraikan lebih terinci pada bab 3, 4 dan 5. KOMPONEN FISiK. PENJELASAN Hardware Hardware menunjukkan peralatan komputer fisik dan alat-alat_yang berhubungan. Hardware harus menyediakan 4 fungsi umum 1. input atau memasukkan 2. output 3. secondary storage untuk data dan program 4. central processor (perhitungan, pengendalian dan primary storage) 5. komunikasi Software software merupakan istilah yang diberikan untuk instruksi sccara langsung dari operasi hardware. Software dapat diklasifikasikan ke dalam 2 tipe utama yaitu sistem dan aplikasi software. Database Database berisi semua data yang digunakan untuk aplikasi software. Sekumpulan penyimpanan data scring dihubungkan sebagai suatu file, Bentuk fisik dari penyimpanan data ditunjukkan oleh media penyimpanan fisik (pita komputer, disk, diskette dan 232 Process ‘Transaction transaction Maintain history (master) files Update Updated master files master files Master file changes Ou Produce reports / Files alte Les | report Process inquiries Handle Inquiry ae inquiry response l Inquiry Inquiry response i Process interactive support applications Decision Decision Model input maker or model and output analyst processing Figure 2-1 Processing functionsProsedur Operasi kepegawaian lain-lain) yang berguna untuk secondary storage Prosedur operasi secara formal merupakan kompo- nen fisik sebab mereka ada dalam bentuk fisik se- perti manual atau buku kecil (brosur) instruksi. 3 tipe utama dari prosedur yang dibutuhkan adalah : 1. instruksi pemakai (untuk pemakai dari aplikasi data record, terminal pegawai untuk memasukkan dan mendapatkan kembali data atau menggunakan hasil). 2. instruksi untuk pengolahan input oleh pegawai pengolahan data 3. instruksi pengoperasian untuk operasi komputer Operator komputer, sistem analis, programmer, pega- wai pengolahan data, manajemen sistem informasi, administrasi data dll. Fungsi Pemrosesan Gambaran untuk sistem informasi dalam syarat komponen pisik tidak menjelaskan apa kerja dari sistem, sebagaimana gambaran untuk konfigurasi hardware yang tidak menjelas- kan mengapa konfigurasi begitu. Cara lain untuk menggambarkan sistem informasi adalah dalam syarat-syarat fungsi pemrosesan utama adalah sebagai berikut : Fungsi pengolahan Catatan Pengolahan transaksi Memelihara file master Suatu transaksi adalah suatu kegiatan seperti men- gadakan pembelian atau penjualan suatu produk. Hal ini mungkin menjadi urusan dalam organisasi, atau yang meliputi suatu organisasi dan masukkan dari luar. Pelaksanaan transaksi menghendaki dokumen untuk : 1. Mengarahkan terjadinya’transaksi 2. Pencatatan, penegasan atau menerangkan pelak- sanaannya atau 3. Hubungan transaksi yang memerlukan record- record itu untuk latar belakang informasi atau referensi Banyak kegiatan pengolahan membutuhkan pen- ciptaan dan pemeliharaan file master, yang menyim- pan secara relatif permanen atau pengorganisasian masukkan data historis. Misalnya : pengolahan daf- 25Menghasilkan laporan Pengolahan pertanyaan Pengolahan interatif yang mendukung aplikasi-aplikasi tar gaji untuk menyiapkan pembayaran seorang pegawai memerlukan informasi mengenai tingkat pembayaran, potongan dan sebagainya. Ketika transaksi diolah, items data file master secara biasa akan diupdate menjadi informasi yang baru (se- karang). Laporan adalah produksi yang penting dalam sebuah sistem informasi. Penjadualan laporan dihasilkan se- cara letap. Suatu sistem informasi juga akan dapat menghasilkan laporan khusus secara cepat untuk maksud yang dikehendaki. Output lain dari sistem informasi adalah tanggapan untuk menanyakan pemakaian database. Mungkin pertanyaan tetap dengan bentuk sebelum diset atau maksud pertanyaan. Fungsi pokok atas pengolahan pertanyaan adalah membuat record apa saja atau item apa saja dalam database yang dapat diakses dengan mudah untuk personal yang diizinkan. Sistem informasi berisi aplikasi-aplikasi yang diran- cang untuk mendukung sistem perencanaan, analisa dan pengembalian keputusan. Komputermenjalankan pengolahan berdasarkan model perencanaan, model keputusan dan sebagainya. Jenis pengoperasian adalah interatif dengan tanggapan pemakai alas per- tanyaan-pertanyaan dan kehendak-kehendak untuk data dan penerimaan hasil-hasil dengan segera se- hubungan dengan perubahan input selama penyele- saian atau hasil yang memuaskan dicapai. OUTPUT UNTUK PARA PEMAKAI Pemakai sistem informasi manajemen menyediakan input dan menerima output. Penilaian pemakai sistem informasi agaknya tergantung pada pengurangan input tetapi terutama berdasarkan atas kegunaan output dari pandangan perfakai. Output-output demikian membentuk satu deskripsi suatu sistem informasi dan dapat dikelompokkan ke dalam lima jenis utama yaitu : 1, Dokumen transaksi atau screen 2. Laporan yang direncanakan sebelumnya 3, Jawaban atas pertanyaan yang direncanakan sebelumnya 4. Laporan dan jawaban atas pertanyaan yang sifatnya sementara 5. Hasil dialog antara manusia dengan mesin. 26Contoh dokumen transaksi adalah item-item seperti faktur penjualan, berkas pem- bayaran gaji, rekening pelanggan dan pesanan pembelian. Dokumen transaksi secara langsung menunjukkan operasi-operasi dari organisasi, sementara dan pengawasan operasi- operasi itu. Tipe dokumen transaksi Keterangan dan contoh Informasional Laporan atau penegasan mengenai kegiatan yang akan atau telah dilakukan. Contoh : tanda bukti penerimaan pesanan penjualan dari pelanggan dan laporan yang menguraikan penerimaan barang yang pemah dipesan. Hal itu dimaksudkan sebagai umpan balik bagi mereka yang terlibat dalam tindakan itu atau penunjukan selanjutnya, Tindakan Permintaan tindakan atau instruksi untuk itu.Pesanan pembelian mengawali suatu pembelian, suatu cek memerintahkan bank untuk membayar, pesanan produksi memerintahkan tindakan produksi. Penyelidikan Laporan-laporan khusus, kesalahan-kesalahan atau kondisi yang lain yang menghendaki penyelidikan. Digunakan untuk pengawasan dan petunjuk di masa depan. Laporan-laporan, jawaban atas pertanyaan dan hasil-hasil dialog menyediakan empat jenis informasi : 1. Pemantauan informasi. Informasi menerapkan tindakan yang telah dilakukan dan status laporan keuangan atau istilah-istilah yang lain. Informasi juga menyediakan bagi penerima dengan latar belakang mengerti laporan-laporan yang lain dan penganalisaan. Pemantauan infor- masi menyediakan dasar penemuan masalah dan diagnosa serta peranan penting dari tindakan yang dikhususkan oleh informasi im sendiri. 2. Penemuan masalah informasi. Informasi disajikan dalam bentuk yang meningkatkan pengenalan terhadap masalah. Contoh perbandingan diantara perusahaan data dan standar (intemal standards, rata- rata industri atau saingan data) serta proyeksi tindakan dimasa datang untuk periode akhir laporan, 3. Informasi tindakan Informasi yang disajikan dengan tindakan khusus atau dimasukkan. 27