P. 1
bab2-struktur_sistem_informasi_manajemen

bab2-struktur_sistem_informasi_manajemen

|Views: 128|Likes:
Published by Unicode Zx

More info:

Published by: Unicode Zx on Mar 19, 2011
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

03/19/2011

pdf

text

original

STRUKTUR SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Seperti apa SIM itu ? Apa yang dimaksud struktur konsep? Apa yang dimaksud struktur fisik? Bab ini menjawab pertanyaan-pertanyaan tersebut. Tidak ada standar untuk kerangka yang disetujui dalam mendefinisikan SIM. Bagaimanapun penekanan yang pokok digambarkan dalam bab ini.

Bab ini menekankan bidang SIM sebagai konsep yang luas dan dengan demikian menggambarkan sesuatu yang "ideal" terhadap sebuah organisasi yang dapat dipindahkan seperti designnya atau mendesign kembali sistem informasi. Organisasi dan SIM bukan merupakan kesatuan yang berbeda, terpisah dan sistem informasi lainnya. Hal itu cukup hanya dengan menggambarkan kerangka luas sistem informasi yang individual (subsistem). Dalam kalimat, "SIM" dan "Sistem Informasi" yang digunakan dapat ditukar untuk menunjukkan kerangka yang luas.

Seperti sistem yang lebih rumit, SIM dapat digambarkan dalam sejumlah cara yang berbeda, Sebagai contoh, dengan menggambarkan suatu otornatisasi dengan seseorang yang tanpa pengalamannya dalam mengendarai mobil. Hal itu dapat dijelaskan dengan istilah karakteristik secara phisik dalam bentuk, warna, kapasitas tempat dud uk, jumlah pintu, dan lain-lain. Dapat juga digambarkan daJam istilah dan komponen sistern seperti casis, mesin dan transmisi serta berapa ban yak komponen yang dihubungkan untuk mencapai pekerjaan secara otomatis, Mungkin juga mobil digolongkan dalam suatu kegunaan umum seperti station wagon,. sedan dan mobil sport. Sctiap klasifikasi ini akan menyediakan pengertian untuk orang agar mencoba untuk mengerti rentang otomatisasi.

Banyak pendekatan yang digunakan dalam bab ini untuk menjelaskan struktur dari organisasi sistem infonnasi atau SIM. Sistem informasi dijelaskan dalam 4 pandangan yang terptsah, tetapi klasifikasinya berhubungan :

22

1. Elemen operasi

2. Pendukung operasi

3. Aktivitas manajemen

4. Fungsi organisasi

Setelah menjelaskan SIM berdasarkan 4 pandangan seperti di atas, bab ini menggambarkan perpaduan dari ketiga kategori yang lalu ke dalam sebuah model dari SIM.

ELEMEN • ELEMEN OPERASI UNTUK SISTEM INFORMASI

Jika diminta untuk memperlihatkan sistern informasi dari sebuah organisasi, maka akan diperlihatkan komponen fisiknya. Pcrtanyaan mengenai komponen fisik dapat dijawab dalam istilah fungsi pengolahan atau mungkin dalam istilah output sistem untuk pemakai.

KOMPONEN FISIK

Komponen fisik yang diperlukan untuk organisasi sistern informasi adalah hardware. software. database. prosedur dan personel operasi. Elemen - elemen ini diperlihatkan di bawah. Selanjutnya diuraikan lebih tcrinci pada bab 3. 4 dan 5.

KOMPONEN FISIK

PEN.JELASAN

Software

Hardware menunjukkan peralatan komputer fisik dan alat-alat yang berhubungan. Hardware harus rnenyediakan 4 fungsi umum

1. input atau memasukkan

2. output

3. secondary storage untuk data dan program

4. central processor (perhitungan, pengendalian dan

primary storage)

5. komunikasi

software merupakan istilah yang diberikan untuk instruksi sccara langsung dari operasi hardware. Software dapat diklasifikasikan ke dalam 2 tipe utama yaitu sistem dan aplikasi software.

Database berisi semua data yang digunakan untuk aplikasi software. Sekumpulan penyimpanan data scring dihubungkan sebagai suatu file. Bentuk fisik dari penyimpanan data ditunjukkan oleh media penyimpanan Iisik (pita komputer, disk. diskette dan

Hardware

Database

23

Process transaction

Maintain history (master) files

Produce reports

JL__pr_ep_ar_c---,t-_~J R:1 I

1 report ~

Process inquiries

Process interactive support applications

Decision , Decision
maker or Model input )+---+ model
and output
analyst j processing
24

Figure 2·1 Processing functions

Operasi kepegawaian

lain-lain) yang berguna untuk secondary storage Prosedur operasi secara formal rnerupakan komponen fisik sebab rnereka ada dalarn bentuk fisik seperti manual atau buku kecil (brosur) instruksi. 3 tipe utama dari prosedur yang dibutuhkan adalah :

1. instruksi pernakai (untuk pernakai dari aplikasi data record, terminal pegawai untuk memasukkan dan rnendapatkan kern bali data atau menggunakan hasil).

2. instruksi untuk pengolahan input oleh pegawai pengolahan data

3. instruksi pengoperasian untuk operasi komputer Operatorkornputer, sistem analis, programmer, pegawai pengolahan data, manajemen sistem infonnasi, adrninistrasi data dll.

Prosedur

Fungsi Pemrosesan

Gambaran untuk sistem infonnasi dalam syarat kornponen pisik tidak menjelaskan apa kerja dari sistem, sebagaimana gambaran untuk konfigurasi hardware yang tidak menjelaskan mengapa konfigurasi begitu. Cara lain untuk menggambarkan sistem infonnasi adalah dalam syarat-syarat fungsi pemrosesan utama adalah sebagai berikut :

Fungsi pengolahan

Catatan

Pengolahan transaksi

Suatu transaksi adalah suatu kegiatan seperti mengadakan pembelian atau penjualan suatu produk. Hal ini mungkin menjadi urusan dalam organisasi, atau yang meliputi suatu organisasi dan masukkan dari luar. Pelaksanaan transaksi menghendaki dokwnen untuk:

1. Mengarahkan terjadinyatransaksi

2. Pencatatan, penegasan atau menerangkan pelaksanaannya atau

3. Hubungan transaksi yang memerlukan recordrecord itu untuk latar belakang infonnasi atau rcfcrcnsi

Banyak kegiatan pengolahan memhutuhkan penciptaan dan pemeliharaan file master, yang menyimpan secara relatif pennanen atau pengorganisasian masukkan data historis. Misalnya : pengolahan daf-

Memelihara file master

25

Pengolahan pertanyaan

tar gaji untuk menyiapkan pembayaran seorang pegawai memerlukan informasi mengenai tingkat pembayaran, potongan dan sebagainya. Ketika transaksi diolah, items data file master secara biasa akan diupdate menjadi informasi yang baru (sekarang).

Laporan adalah produksi yang penting dalam sebuah sistem infonnasi. Penjadualan laporan dihasilkan secara tetap. Suatu sistem informasi juga akan dapat menghasilkan laporan khusus secara cepat untuk maksud yang dikehendaki.

Output lain dati Sistem informasi adalah tanggapan untuk menanyakan pemakaian database. Mungkin pertanyaan tetap dengan bentuk sebelum diset atau maksud pertanyaan. Fungsi pokok atas pengolahan pertanyaan adalah membuat record apa saja atau item apa saja dalam database yang dapat diakses dengan mudah untuk personal yang diizinkan.

Sistem informasi berisi aplikasi-aplikasi yang dirancang untuk mendukung sistem perencanaan, analisa dan pengembalian keputusan. Komputermenjalankan pengolahan berdasarkan model perencanaan. model keputusan dan sebagainya. Jenis pengoperasian adalah interatif dengan tanggapan pemakai atas pertanyaan-pertanyaan dan kehendak-kehendak untuk data dan penerimaan hasil-hasil dengan segera sehubungan dengan perubahan input selama penyelesaian atau hasil yang memuaskan dicapai.

Menghasilkan laporan

Pengolahan interatif yang mendukung aplikasi-aplikasi

OUTPUT UNTUK PARA PEMAKAI

Pemakai sistem informasi manajemen menyediakan input dan menerima output.

Penilaian pemakai sistem informasi agaknya tergantung pada pengurangan input tetapi terutama berdasarkan atas kegunaan output dari pandangan pernakai,

Output-output demikian membentuk satu deskripsi suatu sistem informasi dan dapat dikelompokkan ke dalam lima jenis utama yaitu :

1. Dokumen transaksi atau screen

2. Laporan yang direncanakan sebelumnya

3. Jawaban atas pertanyaan yang direncanakan sebelumnya

4. Laporan dan jawaban atas pertanyaan yang sifatnya sementara

5. Hasil dialog antara manusia dengan mesin.

26

Contoh dokumen transaksi adalah item-item seperti faktur penjualan, berkas pembayaran gaji, rekening pelanggan dan pesanan pembelian. Dokumen transaksi secara langsung menunjukkan operasi-operasi dari organisasi, sementara dan pengawasan operasioperasi itu.

Tipe dokumen transaksi

Keterangan dan contoh

Informasional

Laporan atau penegasan mengenai kegiatan yang akan atau telah dilakukan. Contoh : tanda bukti penerimaan pesanan penjualan dari pelanggan dan laporan yang menguraikan penerimaan barang yang pernah dipesan. Hal itu dimaksudkan sebagai umpan balik bagi mereka yang terlibat dalam tindakan itu atau penunjukan selanjutnya.

Permintaan tindakan atau instruksi untuk itu .. Pesanan pembelian mengawali suatu pembelian, suatu cek memerintahkan bank untuk membayar, pesanan produksi memerintahkan tindakan produksi.

Laporan-laporan khusus, kesalahan-kesalahan atau kondisi yang lain yang menghendaki penyelidikan. Digunakan untuk pengawasan dan petunjuk di masa depan.

Tindakan

Penyelidikan

Laporan-laporan, jawaban atas pertanyaan dan hasil-hasil dialog menyediakan empat jenis informasi :

1. Pemantauan informasi.

Informasi menerapkan tindakan yang telah dilakukan dan status laporan keuangan atau istilah-istilah yang lain. Infonnasi juga menyediakan bagi penerima dengan latar belakang mengerti laporan-Iaporan yang lain dan penganalisaan. Pemantauan informasi menyediakan dasar penemuan masalah dan diagnosa serta peranan penting dari tindakan yang dikhususkan oleh infonnasi itu sendiri.

2. Penemuan masalah informasi.

Infonnasi disajikan dalam bentuk yang meningkatkan pengenalan terbadap masalah. Contoh perbandingan diantara perusahaan data dan standar (internal standards, ratarata industri atau saingan data) serta proyeksi tindakan dimasa datang untuk periode akhir laporan.

3. Informasi tindakan

Infonnasi yang disajikan dengan tindakan khusus atau dimasukkan.

27

4. Dukungan keputusan.

Laporan, penyelidikan, hasil-hasil atau dialog yang berorientasi pada pelaksanaan analisa dan pengambilan keputusan.

Laporan yang direneanakan sebelumnya mempunyai keteraturan isi dan bentuk : yang biasanya dijalankan berdasarkan penjualan. Contohnya adalah analisa penjualan, status persediaan, dan laporan variasi anggaran. Penyiapan laporan pada salah satu waktu, mencermink~ satu dati tiga kondisi dalam suatu periode waktu yang meliputi :

1. Laporan menguraikan status atau kondisi pada suatu saat tertentu (misalnya status persediaan pada tanggal 31 J anuari 1985);

2. Laporan mengikhtisarkan apa yang telah terjadi selarna suatu peri ode waktu seperti seminggu, sebulan atau setahun (eontoh : penjualan selama bulan Maret 1985);

3. Laporan menyajikan hasil-hasil tanggal dan rencana untuk akhir suatu periode

(seperti suatu tahun).

Pereneanaan yang dilakukan sebelumnya umumnya dihubungkan dengan output yang terbatas, biasanya mengenai sejumlah- keeil item-item dan menghasilkan output seperti persediaan suku eadang #37518, skala gaji pegawai #51118238142, atau tagihan pada langganan industri xyz, Pertanyaan ini bisa ditangani secara on line, yang berarti dimasukkan dan tanggapan yang diterima selanjutnya melalui terminal. Semenjak pertanyaan umumnya sarna sekali sederhana, dan karena itu mungkin terminal mengoperasikan seeara langsung permintaan informasi oleh pemakai.

Laporan danjawaban atas pertanyaan secara 'ad hoc' (tidak tetap) terjadi pada waktu yang tidak teratur dan memerlukan data atau analisa yang tidak direncanakan lebih dahulu. Jika item data yang diperlukan tidak tersedia, suatu prosedur pengumpulan data harus direncanakan dan diimplementasi. Jika permintaan ad hoc bisa ditangani dengan dua cara :

1. Pemakai bisa diberikan sarana untuk penyiapan dan pengolahan permintaan. Misalnya, pertanyaan dapat dirumuskan dengan mcnggunakan suatu bahasa pertanyaan rnelalui suatu terminal online atau bentuk coding khusus untuk selanjutnya disalin ke bentuk yang dapat dibaea oleh mesin.

2. Sebuah pelayanan informasi (sering disebut pusat informasi) dapat menyediakan pengolahan permintaan ad hoc. Pelayanan informasi dengan karyawan spesialis membantu pemakai untuk menganalisa permintaan dan mengatur pencarian kembali serta pengolahan yang diperlukan untuk menyediakan data at au analisa yang diminta.

Kelalaian bagaimana permintaan ditangani, kecakapan atas tanggapan sistem mengenai pertanyaan pada suatu periode waktu yang cocok (dari menit ke hari) untuk mendukung keperluan saat ini dan aktivitas organisasi adalah mcrupakan suatu kemelut.

Dialog manusia dengan mesin berbcda mcnurut jcnis laporan atau pcrtanyaan. Dialog ini merupakan suatu cara agar pemakai dapat bcrintcraksi dcngan suatu model yang datang pada suatu analisa atau sebuah penyelcsaian. Interaksi manusia dengan mesin membutuhkan sebuah terminal seperti visual display terminal atau personal komputer yang berdiri sendiri ditambah dengan komputer yang mengolah sebuah model seperti suatu analisa., perencanaan atau model keputusan.

28

Contohnya adalah model-model perencanaan lapangan, model-model analisa penanaman modal dan model-model manajemen portfolio.

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN UNTUK MENDUKUNG PENGAMBILAN KEPUTUSAN.

Keputusan yang sulit dengan tanggapan ke struktur yang dapat menyediakan untuk membuatnya. Sebuah keputusan berstruktur lebih tinggi dapat direncanakan atau dikhususkan terlebih dahulu, sedangkan pada keputusan yang tidak berstruktur lebih tinggi tidak dapat demikian. Keputusan yang terstruktur dapat dikatakan terprogramkan, dalam arti bahwa aturan keputusan yang tidak ambiguous (rangkap) akan ditentukan selanjutnya. Istilah tersebut tidaklah penting artinya bahwa keputusan diotomatisasikan. Keputusan tak berstruktur dikatakan tidak terprogramkan. Keterstrukturan keputusan terprogramkan menjaga rutin harian dan sering kali diulang; keputusan yang tidak terstruktur membuatjarang terjadi dan tidak rutin harian. Pengambilan keputusan akan diterangkan lebih terinci pada bab 6. Pendukungan sistem informasi akan berbeda untuk dua jenis keputusan. Beberapa keputusan akan lebih mudah tepat ke dalam klasifikasi ini, tetapi ban yak keputusan adalah lebih atau sedikit terstruktur dan beberapa elemen terprogramkan dan beberapa tidak.

TERSTRUKTUR, KEPUTUSAN TERPROGRAMKAN.

Ketika suatu keputusan dapat diprogramkan, sebuah organisasi dapat menyiapkan aturan keputusan atau prosedur keputusan. Ini dapat ditegaskan sebagai sekelompok langkah-Iangkah yang mengikuti, scbuah flowchart, scbuah tabel keputusan, atau sebuah rumus. Prosedur keputusan juga akan merinci informasi yang dibutuhkan sebelum aturan keputusan terse but digunakan.

Karena terstruktur, keputusan terprogram scbclumnya dapat ditetapkan, ban yak dari keputusan ini dapat ditangani oleh personalia tipgkat bawah dengan sedikit pengetahuan spesial. Dalam faktanya, banyak keputusan terstruktur dapat dilengkapi secara otomatis, walaupun manusia mengulang secara umum dengan dipcrtimbangkan sekali. Contoh dari keputusan yang sangat terstruktur adalah rumus memesan inventaris lagi dan aturan untuk kredit sekalipun.

Syarat sistem informasi untuk keputusan tcrstruktur adalah prosedur yang lebih jelas dan tidak samar-samar untuk pernasukkan input data yang ditetapkan, prosedur pengesahan untuk/ memastikan pembentulan dan input yang lengkap, memproses input dengan menggunakan logika keputusan, dan output dari keputusan terprogram dalam suatu bentuk yang berguna untuk aksi. Suatu output yang bcrguna akan jelas digunakan dan terdiri dari data untuk membantu penerima untuk rrienilai keputusan yang layak.

Dalam banyak kasus, tak mungkin mcndefinisikan suatu prosedur keputusan atau aturan keputusan untuk menangani sernua situasi yang mungkin. Dalam kasus ini, aturan keputusan ditulis untuk memakai paling ban yak situasi yang biasa, dan situasi yang tak biasa atau luar biasa bahwa tak memakai yang dihubungi pada manusia pembuat keputusan, biasanya satu dengan beberapa pengetahuan yang spesial.

I _I

29

Tidak Terstruktur, Keputusan Tidak Terprogram

Keputusan tidak terstruktur sebelurnnya tidak bisa dipungkiri prosedur keputusan, salah satu karena keputusan adalah juga jarang untuk membenarkan nilai organisasi yang rnernpersiapkan suatu prosedur keputusan (sungguhpun mungkin sebagian program) atau karena proses keputusan tidak dimengerti baik atau mengubahjuga untuk mernberikan suatu prosedur keputusan yang tetap yang tidak bisa dipungkiri. Syarat-syarat dukungan untuk rnernbuat keputusan tidak terstruktur dinilai pada data dan suatu variasi analisa dan proscdur. Syarat-syarat data yang tak lengkap dikenal sebelumnya, rnaka pencarian data harus diikuti untuk sernentara pencarian permohonan. Sistern dukungan keputusan yang intcrakti r dcngan jawaban yang umum dan kemampuan menganalisa adalah dukungan sistem informasi yang cocok untuk pengambilan keputusan tidak tcrstruktur. Sistem dukungan keputusan akan dibicarakan lcbih mendalam dalam bab 12.

STRUKTUR SIM BERDASARKAN KEGIATAN MANAJEMEN

SIM mendukung kegiatan manajcmcn. ini berarti bahwa struktur dari suatu sistem informasi dapat diklasifikasikan dalam bcntuk suatu hicrarki dari percncanaan manajemcn dan aktifitas pengendaiian.

Hierarki dari Kegiatan Manajemen

Kategori dari perencanaan dan pcngcndalian manajcmen didefinisikan oleh Anthony sebagai berikut :

Tingkatan

Catatan

Perencanaan strategik

Penetapan tujuan organisatoris.

Pcndefinisian sasaran, kcbijakan dan pedoman umum yang mcngarahkan alur untuk organisasi. Bidang jcnisusaha.

Pcrolchan sumbcr daya.

Taktik perolchan, lokasi pabrik, produk baru. Pcmakaian anggaran, laporan, perbedaan (variance)

Pendayagunaan fasilitas dan sumber daya yang ada untuk mcnyelenggarakan kegiatan.

Pengendalian manajemen (dan perencanaan taktis)

Perencanaan dan pengendalian operasional

Tiga tingkatan dari kegiatan manajemen dapat dibedakan pada dasar dari horizon perencanaan untuk setiap tingkatan. Perencanaan strategi mcmperlakukan dengan pertimbanganjangka panjang. Keputusan mengcnai pilihan dari bisnis langsung, trategi pemasaran, campuran produksi, dan sebagainya. Pengedalian manajemen dan perencanaan taktis mempunyai suatu jangka-menengah horizon perencanaan. Yang termasuk perolehan dan

30

organisasi dari sumber daya, struktur kerja perolehan dan organisasi dari sumber daya, struktur kerja dan perolehan dan latihan dari perorangan. Ini mencerminkan dalam modal' anggaran belanja, tiga-tahun perencanaan susunan kepegawaian, dan sebagainya. Perencanaan dan pengendalian operasional dihubungkan pada keputusan jangka pendek untuk operasi-operasi ini. Harga, tingkat produksi, tingkat inventaris dan sebagainya merupakan suatu hasil dari kegiatan perencanaan dan pengendalian operasional.

Suatu manajer khusus mempunyai tanggungjawab atas suatu campuran dari kegiatan manajemen. Misalnya, suatu toko tingkat pengawas akan mempergunakan sebagian terbesar waktunya pada perencanaan dan pengendalian operasional, Suatu wakil presiden pelaksanan akan menekuni, dengan perbandingan, waktu yang lebih untuk strategik.

Kegiatan dan proses informasi untuk tiga tingkat adalah saling berhubungan. Contohnya, pengendalian inventaris pada tingkatan operasionaal bergantung pada proses yang tepat dari transaksi; pada tingkat dari pengendalian manajemen, pembuatan keputusan tentang keamanan persediaan dan frekwensi memesan lagi bergantung pada pembetulan ringkasan dari hasil operasi-oeprasi; pada tingkat strategi, hasil dalam oerpasi-oerpasi dan pengendalian manajemen yang dihubungkan pada tujuan-tujuan strategi, saingan tindak tanduk dan sebagainya untuk mencapai strategi inventaris. Tampaknya terdapat kontras tajam antara ciri informasi untuk perencanaan pengendalian dan taktis berada di tengahnya. Tabe12-1 menunjukkan perbedaan untuk tujuh macam ciri. Dengan melihat perbedaan ini, sistem informasi untuk perencanaan strategik tidaklah identik dengan sistem informasi untuk pengendalian operasional. Perbedaan-petbedaan ini diselidiki secara terperinci lagi dalam bab ini dan dalam bab berikutnya.

TABEL 2-1 KEBUTUHAN INFORMASI MENURUT KATEGORI KEPUTUSAN

Ciri Pengendalian Pengendalian Perencanaan
informasi operasional manajemen strategik
Sumber Sebagian besar Ekstern

intern
Luasnya Didefinisikan dengan - Sangat luas
jelas, sempit
Tingkat Sangat terperinci Agregat
agregasi
Horison Historis Masa depan
waktu
Keadaan Sangat baru Agak lama
waktu
Kecermatan Tinggi Rendah
yng diminta
Frekwensi Sangat tinggi Tidak sering
pemakaian Sumber: G.A. Gorry dan M .. S. Scott Morton, "Kerangka untuk SIM." Sloan Management Review, Fall 1971. hal. 59.

31

Variasi keputusansebagian derajatstrukturdalam setiap tingkat dari kegiatan manajemen, walaupun mayoritas dari keputusan-keputusan pada tingkat pengendalian operasional adalah struktur yang relatif dan mayoritas dari keputusan-keputusan pada tingkat perencanaan strategik adalah relatif yang tidak terstruktur, Tabel 2-2 menunjukkan contoh dari keputusan terstruktur dan tidak terstruktur dan pada setiap tingkat manajemen. Tabel juga menunjukkan bahwa sistem informasi untuk mendukung keputusan terstruktur versus tidak terstruktur adalah perbedaan ciri, Sistem keputusan terstruktur rnemberikan aturan-aturan keputusan dan kecuali laporan-laporantetapi adalah relatif yang tidak berubah-ubah sebagai isi dan ukuran DSS, pada sisi lain atau bercirikan jalan masuk yang berubah-ubah pada database, suatu variasi dari ukuran output yang berubah-ubah, dan suatu kumpulan dan model-model keputusan. Komponen demikianlah diwajibkan "dukungan" seorang manager dalam proses pengambilan keputusan, dari pada mencoba memberikan penyelesaian at au membuat keputusan untuk si pemakai.

TABEL 2-2 TIPE DARI KEPUTUSAN DENGAN KEGIATAN MANAJEMEN

Pengendalian Pengendalian Perencanaan
operasional manajemen strategik
Terstruktur
Sistem Keputusan Harga dari Perolehan
keputusan memesan in- tawaran dari suatu
terstruktur ventaris la- Pilihan dan perusahaan
gl macam-rnacam Tambahan
Daftar pro- kredit dari macam-
duksi Pembagian macam
Pilihan dari dari produksi
penjual ke- periklanan baru
liling Organisasi Masuk ke
Penyewaan intern dari dalam pe-
dari peng- suatu depar- masaran
awas baru Lemen baru
Sistem Organisasi
dukungan barn dari
keputusan Tidak perusahaan
terstruktur Tiga bagian berikutnya rneringkaskan ciri dari dukungan sisteminformasi untuk tiga tingkat dari hierarki perencanaan dan pengendalian manajernen.

Sistem Informasi Untuk Pengendalian Operasional

Pengendalian operasional adalah proses pemantapan agar kegiatan operasional dilaksanakan secara efektif dan efisien. Pengendalian operasional menggunakan prosedur dan aturan keputusan yang sudah ditentukan lebih dulu. Sebagian besar keputusan bisa dipro-

32

gramkan. Prosedur yang lazimnya hams diikuti biasanya adalah cukup stabil. Putusanputusan operasi dan hasilnya, umumnya diselesaikan dalam waktu singkat (satu hari sampai satu minggu). Transaksi individu sering diperlukan, oleh karena itu sistem operasi harus dapat menanggapi transaksi individual dan transaksi singkat.

Pendukung pemrosesan untuk kontrol operasi terdiri dari (Gambar:2-2)

1. Proses transaksi

2. Proses laporan

,3. Proses pemeriksaan

Proses transaksi

Proses transaksi

rt-----. Output transaksi

~ ;f F_il~e-S----j;f

t

transaksi ---.1:

Laporan kontrol

/ Files /
.

I Proses laporan operasi I Laporan
I kontrol
operasi Proses pemeriksaan

/ P~eriksaan /-L-_Pr_o_se_s_pe_m_e_ri_k_Sa_8_n _ _;--+/

Tanggapan pemeriksaan

Gambar. 2-2 Proses pendukung kontrol operasi

33

Ada 3 tipe pemrosesan yang terdiri dari berbagai pembuat keputusan rutin dim ana peralatannya telah spesifik dalam membuatkeputusan yang akan diambil,jika tidak pemakai bertanggungjawab dalam menguasainya. Beberapa contoh yang menggambarkan tipe prosedur keputusan yang dapat dibuat dalam sistem kontrol operasi :

... Suatu transaksi pencabutan kern bali inventory menghasilkan suatu dokumen transaksi. Program pemrosesan transaksi dapat juga menguji keseimbangan on hand, dll, dan mernutuskan (pemakaian kriteria yang telah ditetapkan) jika suatu perintah penambahan isi diambil. Jika demikian jumlah perintah dengan pem akai an suatu algoritma jumlah perintah ditambah sejumlah perintah. Penerima (seperti analls inventory) bisa menerima perintah seperti ini atau bisa memilih untuk menguasai keputusan yang telah diprogram dengan menghapus atau mengatur jumlah perintah.

... Suatu pemeriksaan terbadap file personil rnenjelaskan keperluan untuk suatu posisi. Komputer menyelidiki file pegawai memakai program untuk memilih kandidat secara kasar.

... Suatu perintah telepon penerimaan suatu perintah memulai online data memakai suatu terminal display visual. Pada suatu stockout, peran keputusan yang telah diprogram dipakai untuk menetapkan pergantian bagian, dimana penerima perintah bisa mengusulkan pada pemakai.

... Peranan keputusan yang telah diprogram dalam suatu prosedur pemrosesan laporan bisa menghasilkan laporan khusus untuk memberikan informasi pada area permasalahan. Suatu contoh mungkin merupakan. suatu penunjukkan laporan masih belum dapat ditentukan setelah 30 hari, dihasilkan sebagai suatu akibat dari keseimbangan hari ke-30 hari yang sangat tinggi, masalahnya.

Database untuk pembuatan kontrol operasional dan keputusan operasional, terutama terdiri dari data internal hasil dari transaksi. Bagian data umumnya merupakan aliran. Pengawasan harus diambil dalam mengartikan data menjadi rekaman dari operasi, karena hubungan pemrosesan sering berarti; sebagai contoh, penambahan pada inventory diproses sebelum penarikan perintah untuk menghindari keluarnya stock ketika stock baru diterima.

Sistem Informasi Untuk Kontrol Manajemen

Informasi kontrol manajemen diperlukan oleh manajer departemen, pusat profit, dll, untuk mengukur pekerjaan, menentukan pada aksi kontrol, merumuskan fungsi keputusan untuk digunakan oleh personel operasional dan alokasi sumber, alasan bagi penyimpangan pekerjaan mungkin dimengerti, dan pemecahan bisa diharapkan. Proses kontrol memerlukan tipe-tipe informasi berikut :

1. Pekerjaan yang telah direncanakan (standard, expected, budgeted, dll)

2. Penyimpangan dari pekerjaan yang telah direncanakan

3. Sebab penyimpangan

4. Analisis keputusan yang mungkin atau arab aksi

34

Database untuk kontrol manajemen terdiri dari dua e1emen utama (1) database dari operasi, dan (2) rencana, standar. anggaran. dll yang membatasi harapan manajemen mengenai pekerjaan. juga beberapa data external seperti perbandingan industri dan indeks biaya (Gambar.2-3).

Kepentingan processing dalam mendukung aktivitas-aktivitas kontrol manajemen adalah sebagai berikut :

1. Model perencanaan dan anggaran untuk membantu manager dalam memecahkan masalah dalain pengarahan, persiapan dan perbaikan rencana dan anggaran. Tennasuk proyeksi pengarub dari arab aksi.

2. Program-program laporan penyimpangan untuk memproses laporan yang didaftar menunjukkan pekerjaan dan penyimpangan dari pekerjaan yang telah direncanakan atau standar lain seperti pekerjaan yang bersifat bersaing.

3. Model-model analisis masalah untuk menganalisis data dalam melengkapi input untuk pembuatan keputusan.

4. Model-model keputusan untuk menganalisis suatu keadaan masalah dan memungkinkan pemecahan dalam evaluasi manajemen.

5. Model-model pemeriksaan-pemeriksaan. Output dari sistem infonnasi kontrol manajemen merupakan rencana-rencana dan anggaran-anggaran daftar taporan, laporan khusus, analisa keadaan masalah, keputusan untuk pemeriksaan dan tanggapan pemeriksaan.

Database

Processing programs

Plannin2lbudget mooels

Variance

tepOrting

/ ~~wnes .. ts ,_I _.. Problem

/ Pro~~~ / .. t-- __ anal_m_:l':_Sls_is __ -t

-. Decision

models

Inquiry processsmg

Gambar.2-3

Data base kontrol manajemen dan pendukung processing

35

Sistem Informasi Untuk Perencanaan Strategi

Tujuan perencanaan strategis adalah untuk mengembangkan strategi dimana suatu organisasi akan mampu mencapai tujuannya. Horoson waktu untuk perencanaan strategi cenderung menjadi lama, oleh karena itu bantu an dasardalam organisasi bisa dibuat, sebagai contoh:

'" Suatu rantai pertokoan dapat memutuskan untuk mengubah menjadi usaha melalui pesanan.

'" Suatu rantai pertokoan dengan toko-toko dalam pusat kota bisa memutuskan untuk mengubah menjadi suatu tipe potongan operasi di luar kota.

'" Suatu produk industri pabrik perseroan uapat memutuskan untuk mengubah menjadi garis pemakai.

Aktivitas perencanaan strategi tidak harus terjadi dalam satu periode, lingkaran yang teratur seperti kegiatan kontrol manajemen. Mereka bisa menjadi tidak teratur meskipun beberapa perencanaan strategi umumnya untuk diproses, data disimpulkan dari satu macam sumber. Ada keperluan untuk mempertimbangkan data ekstemal. Beberapa contoh tipe-tipe data yang berguna dalam perencanaan strategi untuk mengilustrasikan keperluan data alami:

1. Pandangan ekonomi dalam arah perseroan dan aktivitas daerah mendatang.

2. Arab dan lingkungan mendatang

3. Kemampuan arah dan peketjaan dari organisasi melalui pasar, desa, dll (dasar dari

arah kebijaksanaan)

4. Harapan bagi industri daerah lain

5. Kemampuan bersaing dan saham pasar mereka

6. Kesempatan bagi pertaruhan baru, didasarkan pada arah dan perkembangan yang diharapkan

7. Altematif strategi

8. Proyeksi keperluan sumber untuk altematif strategi

Database ini terdiri dari beberapa kenyataan yang sukar, tetapi banyak didasarkan pada pertimbangan. Banyak data yang tidak bisa dikumpulkan pada suatu dasar yang teratur, dan banyaknya yang tidak bisa secara khusus dilengkapi dalam kemaj.uan. Untuk alasan ini, banyak ban~ bahwa tidak mungkin untuk mempunyai sistem informasi menajemen untuk aktivitas perencanaan strategi.

Merekamenyatakan kesulitan dalam mengefisienkan pengkodean, penggudangan dan perbaikan sejumlah besar gangguan, kenyataan, dugaan, dll, yang masuk menjadi suatu perkiraan harapan bagi suatu industri, pasar dan suatu ekonomi.

Suatu altematif untuk hal ini adalah bahwa pendukung sistem informasi tidak bisa menjadi pelengkap bagi pereacanaan straregi seperti untuk kontrol manajemen dan operasional, tetapi sistem merupakan satu sumber informasi yang dapat memberikan bantuan

36

yang penting untuk proses perencanaan strategi, sebagai contoh :

* Evaluasi arah kemampuan didasarkan pada data internal yang dihasilkan melalui keperluan processing operasi, tetapi perlu diringkas dalam suatu jalan khusus untuk pemakaian perencanaan.

* Proyeksi awal dari kemampuan mendatang bisa dikembangkan melalui analisis dari data terdahulu. Perkiraan awal ini diatur melalui menajemen pada pertimbangan dasar dan pengalaman.

* Data pasar dasar pada industri dan persaingan mungkin dijaga dalam organisasi database.

* Data bank dari informasi umum dari industri dan persaingan bisa dibeli dalam bentuk mesin yang dapat dibaca untuk dipakai dengan model perencanaan dan keputusan.

Struktur Sistem Informasi Manajemen Berdasarkan Fungsi Organisasi.

Struktur dari sistem informasi dapat nigambarkan dalam tingkatan fungsi organisasi yang menggunakan informasi. Tidak ada klasifikasi baku dari fungsi tersebut tetapi fungsifungsi khusus dalam organisasi manufakturing termasuk produksi, penjualan dan pemasaran.

Organizational functions
2' C)
Cl °E c
c :l .jg
.~ 8 ~ c:
~ ~
til til Q.
E -u &
c c c
-u .2 OJ til .g :!
e s c Q)
til U til ~
:l . ..,. 6 0 E
'" '" e
.9! -u .8' I!! til
til e Q) c J2 8-
en e, ...J e, tr -= ... Activities

Strategic planning

.---- r-- - .---- r-- - -
I I

I J

I I

I J
~ - - .__ - - - Management control

Operational control

Transaction processing

Figure 2-4

The matrix of functional subsystem and management activities

37

keuangan dan laporan,logistik personalia dan sistem informasi. Top manajemen dapat pula menganggap sebagai fungsi yang terpisah. Masing-masing fungsi mempunyai kebutuhan informasi yang unik dan masing-masing membutuhkan sistem informasi bantuan yang dirancang untuk itu. Suatu organisasi tidak boleh diorganisasikan sepanjang garis-garis fungsional (dibahas dalam bab 11), tetapi dalam subsistem informasi logikal yang umum ak.an mengikuti garis-garis fungsional.

Seperti yang telah dijelaskan dalam bab I, suatu SIM pada dasamya adalah gabungan dari sistem informasi yang dirancang untuk mensupport subsistem fungsional dari organisasi. Masing-masing subsistem membutuhkan aplikasi-aplikasi untuk membentuk semua proses informasi yang berhubungan dengan fungsinya, walaupun akan menyangkut database, model base dan beberapa program komputer yang biasa untuk setiap subsistem fungsional. Dalam masing-masing subsistem fungsional, terdapat aplikasi untuk proses transaksi, pengendalian operasi, pengendalian manajerial, rencana strategis.

Subsistem Penjualan dan Pemasaran.

Fungsi dari penjualan dan pemasaran secara umum termasuk semua aktivitas yang berbubungan dengan promosi dan penjualan produk atau service. Transaksinya adalah order penjualan, order promosi penyewaan dan latihan penjualan, penjadwalan penjualan setiap hari dan upaya promosi dan analisa dari volume penjualan berdasarkan daerah, produk, langganan dll secara periodik. Kontrol manajerial mengenai perbandingan dari segala pelaksanaan yang menentang reneana pemasaran. Informasi untuk kontrol manajerial termasuk data kustomer pada langganan, saingan, produk saingan dan penambahan tenaga penjualan. Reneana strategis untuk pemasaran meliputi pertimbangan tentang mencari pasar baru dan strategis termasuk analisa langganan, analisa saingan, survei konsumen, proyeksi pendapatan, proyeksi demografi dan proyeksi teknologi.

Subsistem Produksi.

Pertanggungan jawab dari produksi atau fungsi manufakturing termasuk produksi, rencana fasilitas produksi, latihan untuk pegawai produksi, kualitas kontrol dan pengawasan. Transaksi khusus yang akan diproses adalah permintaan produksi, permintaan pertemuan Kontrol operasi memerlukan laporan yang mendetail ten tang perbandingan antara jadwal produksi dengan kemacetan yang muneul. Manajemen kontrol memerlukan laporan akhir tentang perbandingan standar pelaksanaan atau semua reneana dengan pelaksanaan sebenamya dalam setiap cost per unit dan tenaga buruh yang digunakan. Reneana strategis untuk pabrik termasuk kemungkinan pendekatan manufakturing dan kemungkinan pendekatan ke otomatisasi.

38

Subsistem Logistik

Fungsi logistik meliputi kegiatan seperti pembelian, penerimaan, inventori kontrol dan distribu~i. Transaksi yarig diproses di sini termasuk daftar pembelian, permintaan pembelian, permintaan pabrik, laporan penerimaan, permintaan pengapaJan dan ongkos pemuatan.

Fungsi operasional kontrol menggunakan informasi dalam laporan seperti pembelian yang lew at, persediaan barang yang habis, kelebihan barang, analisa pelaksanaan pengapalan, laporan pelaksanaan penjualan. Manajerial kontrol untuk logistik termasuk perbandingan antara rencana dan tingkat inventori sekarang. harga pernbelian, kehabisan persediaan dU. Rencana strategis termasuk analisis strategi distribusi baru, kebijaksanaan baru terhadap penjual. Informasi pada teknologi baru, kemungkinan distribusi sangat dibutuhkan.

Personal Subsistem

Personal subsistem termasuk penyewaan, latihan, pembayaran dan pemberhentian pegawai. Transaksi dalam dokumen menggambarkan tentang daftar permintaan pegawai, pembagian kerja,latihan spesifik, data-data kepegawaian (latar belakang, keahlian, pengalam an) , jam kerja, kesejahteraan, perubahan upah. Operasional kontrol untuk personalia rnembutuhkan prosedur keputusan untuk melakukan penyewaan, Iatihan, pemberhentian, kenaikan upah dan memperhitungkan keuntungan. Manajemen kontrol dari personalia dibantu oleh laporan dan analisa yang menunjukkan hasil penyimpangan antara rencana dan kenyataan seperti jumlah tenaga sewaan, ongkos penarikan, ongkos latihan, gaji yang dibayar dU. Rencana strategis untuk personalia adalah evaluasi kemungkinan strategi untuk penarnbahan, gaji, latihan keuntungan dan pembangunan lokasi, untuk meyakinkan bahwa organisasi membutuhkan dan kebutuhan personal untuk mendapatkan obyektifitasnya. Informasi strategis yang dibutuhkan meliputi analisa pola pergeseran jabatan, pendidikan dan tingkatan di daerah dalam satu negera.

Subsistem Keuangan dan Akunting

Keuangan dan akunting adalah suatu fungsi yang terpisah tetapi berhubungan satu sarna lain. Finance bertanggungjawab untuk cukup menjamin financing organisasi pada ongkos yang rendah apabila mungkin. Fungsi ini mengcover bantuan kredit untuk konsumen, cash manajemen, rencana keuangan (bantu an. penjualan, penyewaan). Akunting mengcover klasifikasi dari transaksi keuangan dan kesimpulan 'dalam standar laporan keuangan (balance sheet), perencanaan biaya dan analisa data harga. B iaya dan harga adalah input bagi manajerial kontrol dalam segala fungsi. Diantara transaksi yang berhubungan dengan keuangan dan akunting adalah aplikasi kredit, penjualan, pembayaran, kumpulan dokumen, bon pembayaran. jumal pembayaran, transfer persediaan. buku besar dll. Operasional kontrol adalah kesalahan sehari-hari, record dan proses. laporan dari transaksi yang tidak diproses dll, Tingkat manajerial kontrol untuk akunting dan keuangan menggunakan infonnasi pada budget lawan biaya dan sumber kcuangan sekarang. biaya dan proses data akunting. Tingkat rencana strategis untuk akunting dan keuangan termasuk strategi jangka panjang untukcukup menjamin keuangan. peminjaman pajak dan perencanaan sistem untuk cost akunting dan pembiayaan.

Subsistem Proses Informasi

Proses informasi benanggungjawab untuk menjamin bahwa fungsi lainnya dengan menyediakan proses informasi dan sumber. Transaksi khusus untuk proses infonnasi adalah

39

permintaan untuk proses,pennintaan untuk pembctulan atau perubahan data dan program, laporan hardware dan program serta proyek proposal. Operasional kontrol dari operasi proses infonnasi memerlukan informasi mengenai jadwal kerja sehari-hari, rata-rata kesalahan, kerusakan alat, untuk pengembangan proyek baru membutuhkan jadwal programmer mingguan atau harian. Manajerial kontrol membutuhkan data pada rencana law an harga alat, performance dari programmer. Rencana strategis meIiputi organisasi dari fungsi (sentralisasi dan desentralisasi), semua rencana sistem infonnasi, pernilihan strategis dalam penggunaan informasi, struktur umum dari alat hardware dan softwre. Sebagai contoh keputusan strategi major adalah pemberian workstation mini computer bagi semua analis, perencana dan manajer.

Subsistem Manajemen Puncak

Top manajemen (kepala eksekutif dan staff) bertugas terpisah dari area fungsional, tetapi tennasuk juga jabatan fungsional wakil presiden dalam kapasitas top menejemen adalah meminta informasi dan membantu dalam keputusan. Dokumen transaksi berupa surat dan memo. Informasi untuk kontrol operasional dati top manajemen termasuk jadwal pertemuan, file kontrol koresponden, kontak file. ManajeriaI kontrol oleh top manajemen menggunakan informasi dimana kesimpulan dati manajemen kontrol akan menjadi latihan bagi fungsi yang lain untuk mengevaluasi fungsi yang dibentuk sesuai dengan yang direncanakan. Ini memerlukan pengaksesan rencana dan penampilan sekarang untuk semua fungsi. Rencana strategis adalah untuk rncnentukan arah dari perusahaan, rencana dari sumber-sumber yang mungkin. Rencana strategis pada top manajemen membutuhkan variasi yang luas dari kesimpulan external dan internal data. Sistem informasi yang membantu dalam rencana strategis menyangkut pengambilan data yang khusus, analisa khusus, sistem bantu an keputusan.

Penggabungan Struktur Sistem Informasi Manajemen

Struktur SIM diuraikan dengan dua cara yakni atas dasar kegiatan manajemen dan fungsi organisatoris. Kedua rancangan ditambah konsep struktural kini akan disintesiskan ke dalam suatu struktur SIM. Pada hakekatnya hal ini merupakan suatu kerangka konseptual yang memungkinkan pembahasan dan perencanaan sistem informasi. Ada pula suatu struktur fisik yang mendefinisikan cara pelaksanaan S1M.

Struktur Konseptual

Struktur konsepnial suatu SIM merupakan suatu sintesis gagasan yang telah disajikan.

SIM didefinisikan sebagai suatu gabungan subsistem fungsional yang masing-masing dibagi dalam empat seksi pengolahan informasi :

1. pengolahan transaksi,

2. dukungan operasi .,.stem informasi,

3. dukungan pengendalian manajerial sistem informasi,

40

4. dukungan perencanaan strategik sistem informasi.

Setiap subsistem fungsional mempunyai file data unik yang hanya dipakai oleh subsistem itu. Sesungguhnya, beberapa aplikasi di dalam subsistem mempunyai file data unik yang tidak diperlukan oleh aplikasi lain. Ada pula file yang perlu dijangkau oleh lebih dari satu aplikasi dan perlu tersedia untuk pencarian kembali. File diorganisasikan ke dalam suatu pangkalan data yang memerlukan perangkat lunak khusus (sistem manajemen pangkalan data).

Suatu perluasan lebih lanjut dari struktur adalah Introduksi perangkat lunak umum.

Subsistem berisikan program aplikasi yang khusus ditulis untuk subsistem itu. Tetapi terdapat juga aplikasi umum yang melayani banyak fungsi. Setiap subsistem bersambungan dengan aplikasi umum, Ada juga model analitik dan kepun SaI\ (program regresi, program rutin liniar, model anggaran permodalan, model perencanaan), yang bisa dipakai banyak aplikasi. Hal ini merupakan dasar model bagi sistem inforruasi.

Gambar dibawah ini, memperlihatkan struktur untuk suatu subsistem fungsional.

Subsistem ini mempunyai program unik untuk tiap kegiatan dan file yang unik. Subsistem ini menikmati pemakaian aplikasi perangkat lunak, suatu pangkalan model, suatu pangkalan

Strategic planning

Management control

Operational control

Transaction processing

Unique subsyatem files

Unique to application

Common to many applications

Model
base


Common
applications
software Database management system

Common ~ta base

Figure 2-5

The information subsystem for a function (such as marketing or production)

41

,------

I

ii &> .,,-i ()f f "2..Sll &>i
3 ff a Dl () ;:,
o c: iB S i g .. gil s il O'i=
i iii '" III "fa [~ ~.~ .. !il S
'" ;:, !!!. !l o o· g.
i!.3:. i .B ~. -;:, CD co !'i'
S a a ;:,
61'
ct.
s
I!!. D 1 1 1 1
~ Sales and
~ marketing

D 1 1 i 1 Production

IJ
D 1 1 Logistics

D IJ
1 1 Personnel

D [ [J
1 Finance and
0 accounting
f
D IJ
1 1 Information
processing

D IJ
1 Top
management 42

-'
lDo
:ao i~
=3
S 3 lG!!:
g' g
3
",1110
~.B;
!DCDi
3 i s:
;a Common programs

data dan sistem manajemen pangkalan data.

Sistem ini mengendalikan semua file dalam pangkaJan data, tetapi bisa juga dipakai untuk penyimpanan dan pencarian kembali dari file unik. Bilamana semua subsistem digabung, maka mereka membentuk sistem informasi bcrdasar komputer bagi organisasi. Lihat gambar di bawah ini, gam bar yang tcrsebut di atas bcrbcda dari diagram piramida yang dipakai untuk menjelaskan SIM. Scgitiga dapat ditarik dari struktur yang dapat dikembangkan.

Kegiatan yang berbeda untuk fungsi tidak mcmcrlukan dukungan pcngolahan informasi yang serupa. Misalnya, pengolahan transaksi adalah lebih pcnting dipandang dari segi waktu pengolahan yang dipakai, file yang dipakai dan sebagainya, dibandingkan perencanaan strategik. Pengolahan transaksi memberi dasar bagi scmua dukungan informasi.

Konsep dasar pengolahan transaksi yang luas dan suatu komponcn percncanaan strategik yang kecil dapat dianggap sebagai suatu piramida. Bagian yang lebih rendah dari piramida mengulas prosedur yang tcrstruktur, scdangkan yang dipuncak piramida Icbih banyak melibatkan pengolahan yang tidak tcrstruktur. Tingkatan bawah piramida lebih berguna bagi karyawan kerani dan manajcr rendahan, scdangkan tingkatan atas terutama adalah untuk manajemen puncak. Proses kcputusan ditingkatan bawah ccndcrung terprogramkan.

Transaction Operational

processing control

Management Strategic

control planning

I I

Monitoring information

r-- - - -1- - - -+ -I

Action mformauon Functional

I I

r--- - - -1- - - T - - subsystem

Dc;i'ion '"PI"'" ;,,,om, J

Figure 2-7

Type of managemenL information support within a Iuncuonal subsystem.

Gambar di bawah ini mcmpcrlihatkan piramida SiM.

Struktur Fisik

Struktur konseptual suatu SIM adalah untuk subsistem fungsional yang terpisah ditambah suatu pangkalan data, bcbcrapa aplikasi umum dan model dasar analisis umum dan model keputusan. Struktur fisik adalah serupa kalau scmua aplikasi tcrdiri atas program yang sama sekali terpisah. Tetapi hal ini tidaklah selalu demikian adanya. Ada pengbematan yang

43

cukup besar dari :

1. pcngolahan tcrpadu,

2. pcmakaian modul umum.

Pengolahan tcrpadu dicapai dcngan bcrbagai aplikasi yang paling bcrhubungan sebagai suatu sistem tunggal untuk mcnyedcrhanakan kaitan (inter face) dan mengurangi duplikasi masukan. Suatu contoh yang baik adalah suatu sistem pcsanan. Pcncatatan suatu pesanan mengawali urutan pcngolahan. Tiap langkah memakai data baru tetapi juga banyak data dari pengolahan sebclumnya. Hcndaknya diingat bahwa sejumlah besar dokumen dan laporan disiapkan dari masukan pcsanan ditamhah kuaruitas yang scbenarnya diangkut, angkutan, jumlah yang ditcrima dan potongan. Asumsi ini dibuat bahwa nama pelanggan, alamat dan status kredit, ditarnbah harga setisp barang ada dalarn file pclanggan dan faktur.

Transaction processing \

~_---..l\\

Figure 2-8

The management information system as a pyramid

Langkah

Data baru yang dimasukan

Dokumen yang dihasilkan

Masukan pesanan

Idcruifikasi pcnjual

Penerimaan

.

pcsanan

Pcmberitahuan pengecualian

kredit

Idcntilikasi pclanggan

44

Pengangkutan

Pembuatan faktur

Penagihan

Analisis

Barang yang dipesan Kuantitas tiap jenis barang

Jumlah sebenarnya yang diangkut

Biaya angkutan

Jumlah yang diterirna potongan yang dibcrikan

.Cetakan pesanan Pemilihan dokumen Barang tidak tersedia

Barang harus dipesan

Register faktur

jurnal penjualan Register pesanan yang belum dipenuhi

Daftar tagihan

Memo kredit

Register potongan jurnal pencrimaan tunai Oaf tar piutang

Penjudlan menu rut penjual, wilayah, pelanggan, dsb.

Strategic planning

Management control

Operation control

fransaction processing

Application such as order entry crossing funcuonal boundaries

Figure 2·9

Applications crossing functional boundaries

45

Hendaknya diingat bahwa sejumlah besar dokumen dan laporan dari masukan pes an ditambah kuantitas yang sebenamya diangkut, angkutan, jumlah yang diterima dan potongan. Asumsi ini dibuat bahwa nama pelanggan, alamat dan status kredit, ditambah harga tiap barang ada dalam file pelanggan dan faktur. Dokumen dan laporan termasuk fungsi pemasaran, logistik, akuntansi dan keuangan. Dengan perkataan lain. suatu sistem masukkan pesanan yang terpadu melintasi batasan fungsional (gam bar 2-9).

Pengaturan design dan sebuah sistem informasi sebagai sebuah nomor dari set yang keeil dari intruksi-intruksi proses dikatakan modul-modul. Beberapa modul selalu digunakan sekali saja dalam suatu aplikasi, orang lain dapat menggunakan dan aplikasi yang lebih besar. Penggunaan dari modul-modul secara merata dalam kotak-kotak dimana setiap maksud yang diinginkan karena maksud tersebut memperbaiki maksud banyak sistem development dan modifikasi. Modul-modul dapat ditulis dan terpisah dari penyajian, menginginkan lebih dari efisiensi perawatan dari identifikasi boundari dari modul-modul yang ditambah. Penggunaan modul-modul demikian juga sebuah aplikasi dari prinsip-prinsip sistem (lihat bab 9).

Strukturphisikdari sebuah sistem informasi mempengaruhi penggunaan modul-modul seeara bersama untuk banyak operasi proses. Sebagai eontoh, sebuah input data yang sering dipakai boleh digunakan untuk semua aplikasi. Jika sebuah aplikasi terdiri dari modulmodul mayor untuk input, input yang valid dan kontrol kesalahan, berani tidak ada aplikasi yang komplit tanpa menggunakan modul ini. '(gam bar 2-10).

Beberapa Pokok Masalah Dalam Struktur SIM

Ada beberapa persoalan mengenai struktur MIS yang menjadi perdebatan. Diantaranya adalah tentang sistern informasi formal dan informal, manajer mempertahankan sistem informasi formal. perluasan integrasi antara file dan processing, perluasan interaksi pemakai mesin dan sistem umum dan individu.

Strategic planning

Management control

Operational control

Transaction control

Figure 2·10

Use of common modules in phisical structure of MIS

46

Function subsystem

r& ~ ~ ~ ~
~
~
I Common module inserted (or called) by all programs needing the function.

Sistem Informasi Formal dan Informal

MIS yang dideskripsikan pada bab ini meliputi hanya sebagian dari proses infonnasi seluruhnya dalam suatu organisasi. Sistem pemrosesan informasi yang lengkap dari sebuah organisasi terdiri dari sistem umum dan sistem pribadi. "Umum" digunakan dalam organisasi dan tersedia bagi siapa saja yang berhak mengetahui informasi tersebut. Sistem pribadi dipegang oleh perorangan. Boleh saja tambahan atau tiruan sistem public/umum dan mungkin juga tanpa persetujuan dan tanpa keberanian.

Sistem umum dan pribadi adalah sistem informasi formal dan informal. Manifestasi sistem informasi formal adalah dengan dokumen dan penyimpanan data lain-lain, pada umumnya dengan memenuhi aturan dan prosedur tertentu, Sistem informasi informal dapat mengerjakan informasi yang dibutuhkan oleh fungsi-fungsi dalam organisasi tanpa ada dokumentasi atau penyimpanan data.

Definisi MIS pada bab ini dengan prosedur dan program untuk aplikasi adalah bagian dari sistern umum formal. Secara organisatoris umum dan pengambilan informasi tergantung hanya bila mendapat hak untuk mengambil atau memasukkan data. Sistem umum infomal melayani semua orang dalam organisasi yang berhubungan. Sistem informal mernpunyai bebarapa aturan-aturan penyelesaian. Comoh dari sistem informasi umum informal adalah surat elektronis, panggilan telepon, pembicaraan pada perternuan, seperti pendingin air, catatan pada papan pengumuman, artikel dan publikasian yang didistribusikan dalam kantor dan presentasi oleh sumber informasi lain seperti perwakilan dagang.

Sebagai tambahan kepada sistem umum formal dan informal, banyak sistem informasi pribadi memelihara/menjaga keberadaan dalam organisasi. Banyak sistem iersebut adalah formal, setidak-tidaknya bagi pemilik pribadi dan beberapa staff yang menunjang. Sebagai contoh, manajer penjualan sebuah industri boleh memelihara sebagian file data hasil penjualan digunakan untuk memperbesar informasi yang diterima dari sistem infonnasi penjualan formal. Sekretaris manajer dapat mengumpulkan dan merawat data (dari laporan penjualan harian), tapi informasi hanya boleh diketahui oleh manajer penjualan, taopa pengetahuan bagian penjualan. Itulah sistem pribadi fonnal. Sistem itu tidak hanya berdasarkan fungsi atau jabatan, tetapi juga posisi orang-orang yang membutuhkan. Banyak pribadi mempunyai sistem informasi informal pribadi. Melalui kontak pribadi mereka merancang aturan informasi yang mungkin penting ba~i pembuatan keputusan tapi tersedia bagi mereka seperti perorangan lebih dari tugas posisi formal.

Seperti pada gam bar 2- ] 1, sistem informasi umum dari sebuah organisasi menjadi lebih besar dari sistem pribadi, tetapi kemudian menjadi porsi yang tertentu dari aliran informasi organisasi. Akibat dari sistem informasi umum menu rut jenisnya yang digambarkan pada bab ini adalah memperluas pandangan formal, secara umum. Perluasan ini menurunkan kebutuhan pribadi. Satu kelebihan dari sistem umum formal di alas sistem informasi pribadi adalah karena menjadi milik posisi/jabatan dari milik perorangan. Jadi bila ada orang baru datang ke posisi tersebut maka ia akan mendapat informasi yang dibutuhkan sesuai dengan posisinya.

47

The organizational information system

Fonna~vate 'Ii Infonnw

Formal informal
structured unstructured
system system Public system

Effect of MIS on relative sizes of information system components

Public formal. Public
informal
I Private formal I Private
informal Figure 2-11

Public of private and formal versus informal information system.

Memperluas jangkauan sistem formal umum juga memerlukan biaya. Biaya dibutuhkan untuk kebutuhan mendatangkan, merancang sistem, pemprograman, uji coba dan menulis prosedur untuk pengoperasian dan menggunakan sistem. Karena biaya pengembangan sistem yang tinggi, kecenderungan hanya untuk otomasi sistem dapat dibenarkan untuk sistem umum sehingga biaya ditanggung ban yak pemakai tingkat akhir seperti yang dipaparkan pada bab I bermaksud pemakai dapat mempergunakan terminal atau personil komputer dan pengembangan bahasa aplikasi yang kuat untuk mengembangkan sistem mereka. Banyak aplikasi dikembangkan oleh pemakai pada personal computer sangat individual dan secara formal adalah sistem pribadi.

Ada perdebatan yang sedang berJangsung untuk berapa besar proses infonnasi organisasi dapat secara efektif membuat bagian sistem formal dan berapa besar seharusnya sisa pada informal. Hal ini dapat menjadi argumentasi bahwa ban yak keputusan penting berbasiskan pada informasi yang diterima melalui jalur informal yang tidak bisa difonnalkant khususnya pada tingkat top management. PemeJitian yang dikenal oleh Mintzberg menunjukkan bahwa sebanyak 80 persen dari waktu pimpinan pelaksana digunakan dalam komunikasi verbal. Penelitian sistem informasi manager oleh Ives dan Olsen menunjukkan gambaran yang mirip. Hal tersebut menjadi catatan khusus karena manager-manager tidak bisa dikatakan tidak mengenal dengan kemampuan formal. sistem informasi umum.

48

Pengacara perluasan lingkup sistem formal menyatakan bila mengurangi waktu oleh manager dalam komunikasi informal. produktivitas mereka akan naik dan sehingga menguntungkan perusahaan. Keraguan pada bab ini menyatakan hanya sistem informasi 8kan mengakibatkan produktivitas manager akan tinggi dengan sistem informal seperti sistem penunjang keputusan yang dikembangkan user. Perdebatan ini akan berlanjut dalam bab selanjutnya.

Perluasan Integrasi

Banyak pengacara "sistem total" mempunyai argumentasi tentang integrasi lengkap untuk semua proses infonnasi formal. Pengalaman masa kini menekankan sistem integrasi yang ketat tidak praktis. Terlalu banyak faktor untuk mempertimbangkan semua sekaligus. dan perawatannya sulit untuk keadaan ini, sistem informasi menekankan untuk mempunyai sebuah rancangan modul dengan integrasi bila dibutuhkan. Ketidakberadaan diantara subsistem dihilangkan dengan menggunakan database yang standar dan umum.

Integrasi data dilengkapi dengan penggunaan database umum. Sebuah database umum tidak perlu menghilangkan kebutuhan untuk file-file terpisah. Beberapa file berguna bila untuk satu aplikasi dan kemungkinan dapat dirancang untuk dan dipelihara oleh aplikasi tersebut.

Kebutuhan data untuk tingkat-tingkat aktivitas manajemen yang berbeda juga menekankan kebutuhan untuk lebih dari satu data base dari pada integrasi lengkap. Sebagai contoh, data yang dikurnpulkan dari sumber-sumber luar dan disimpan untuk rencana strategis sangat berbeda dengan data dari dalam untuk kontrol operasi sehingga perbedaan beberapa database mungkin dibutuhkan.

Perluasan Interaksi Pemakai M esin.

Struktursistem informasi tidak memperinci interaksi pernakai mesin hubunganlangsung; ia hanya menunjukkan tunjangan untuk operasional aktivitas manajemen yang bervariasi. Proses transaksi secara hubungan langsung sangat dibutuhkan karena transaksi segera menjadi lengkap. Penyelidikan pada umumnya lebih efektif bila jawaban segera sudah tersedia. Penggunaan analisa, perencanaan dan model keputusan mempertinggi frekwensi bila analis, perencana atau pembuat keputusan dapat berinteraksi langsung dengan program komputer, menjawab pertanyaan "apa yang terjadi bila" selama menganalisa masalah. Dengan perumusan biaya pada komputer dan teknologi komunikasi, kecenderungan adalah menghubungkan langsung proses transaksi dan sistem penunjang keputusan.

Sistem komputer yang menunjang proses transaksi hubungan langsung tidak harus menunjang model interaktif. Bagaimanapun juga, merniliki sistem informasi tidak menekankan sistem komputer tunggal. Sebuah organisasi dapat menggunakan komputer di rumah untuk proses transaksi tapi memberikan altematif untuk model interaktif seperti memberikan sebuah interaktif di rumah yang kecil, menggunakan waktu atas komputer luar melalui penggunaan waktu, atau menggunakan personal komputer . Pendekatan tersebut membesarkan hati manager dan staf spesialis untuk mengembangkan model penunjang mereka, daripada tergantung pada staf fungsi proses informasi.

49

Rangkuman

Bab ini telah mendefinisikan sebuah struktur konsep untuk sebuah MIS. Sebuah sistem infonnasi masa kini berbeda dengan model ini karena bagian-bagian yang pasti tidak disesuaikan harga atau karena implementasinya ditampilkan atau dilaksanakan secara evalusioner daripada sekaligus.

Sistem infonnasi dapat dirinci dalam bagian pclaksanaannya. Komponen fisiknya adalah Hardware, Software, Database, Prosedurdan Pelaksana. Prosesnya dibutuhkan untuk proses transaksi, merawat file induk, menghasilkan laporan, proses penelitian dan aplikasi penunjang interaktif proses. Keluaran untuk pemakai adalah dokumen transaksi, laporan terencana, laporan penelitian terencana, laporan ad hoc dan jawatan penyelidikan dan jawaban dialog pemakai-mesin. Hal tcrsebut menunjukkan manajemen dan pembuat keputusan lain dengan infonnasi monitoring, infonnasi tindakan dan penunjang keputusan, infonnasi dapat ditunjukkan dari kedua struktur keputusan terprogram dan tak terstruktur, keputusan tak terprogram.

Struktur MIS dipengaruhi aktivitas manajemen dan fungsi organisasi. Kebutuhan infonnasi bervariasi tergantung tingkat penunjang aktivitas management: rencana strategist kontrol manager. atau kontrol operasi. Merekajuga bervariasi tergantung tingkatan struktur penunjang kcputusan. Sctiap fungsi organisasi ditunjang oleh sistem infonnasi mcmpunyai kebutuhan proses informasi unik seperti pada umumnya.

Struktur konsep dari sebuah sistem infonnasi terdiri dari sebuah federasi yang tidak sarna dengan fungsi subsistem informal. Setiap subsistem memberikan dukungan pada pengolahan transaksi, pengawasan operasional, pengawasan manajemen dan perencanaan strategis. Bebcrapa tipe subsistem pcrnasaran, produksi, logistik, personal, keuangan dan akunting, sistem informasi dan top manajcmcn. Konsep struktur memasukkan beberapa file yang unik untuk sctiap subsistem ditambah dcngan database umum. Disini software yang unik untuk setiap subsistem dan software yang urn urn digunakan oleh atau disediakan umuk semua subsistcm, sistem manajcmen database. Software yang rutin digunakan dan sebuah model dasar analis, pcrencanaan dan model keputusan.

50

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->