DANA PENSIUN

ABCD

PEDOMAN/ KEBIJAKAN
PENGADAAN BARANG DAN JASA

BAGIAN TAK TERPISAHKAN

DARI
PEDOMAN/KEBIJAKAN PENERAPAN TATA KELOLA YANG BAIK
(Good Pension Fund Governance)
 DAFTAR ISI

I. PENDAHULUAN.....................................................................................................................................1
II. PENGERTIAN ISTILAH.......................................................................................................................3
III. PEDOMAN/KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG DAN JASA DAN G.P.F.G.............................4
IV. DASAR DAN KEDUDUKAN PEDOMAN/KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG DAN JASA. .7
V. TUJUAN PENDIRIAN, VISI, MISI DAN NILAI-NILAI DASAR DANA PENSIUN .....................8
VI. KEBIJAKAN UMUM DAN CAKUPAN KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG DAN JASA. . .12
1. Pengertian tentang Barang dan Jasa ................................................................................................13
2. Acuan Dasar dalam Pengadaan Barang dan Jasa..............................................................................14
3. Pengertian tentang Pengadaan..........................................................................................................17
4. Prioritas Pengadaan Barang dan Jasa ...............................................................................................18
VII. PERSETUJUAN PENJUALAN/PELEPASAN DAN PENGHAPUSAN........................................19
1. Tahap Identifikasi Masalah................................................................................................................20
2. Tahap Pengajuan Usul .....................................................................................................................20
3. Tahap Pengkajian atas Usul. .............................................................................................................21
4. Tahap Pengkajian dan analisa Informasi .........................................................................................21
5. Tahap Penyusunan Alternatif atau Pilihan Usul Keputusan..............................................................22
6. Tahap Perumusan dan Penetapan Usul..............................................................................................22
VIII. PELAKSANAAN PENGADAAN BARANG DAN JASA ............................................................22
1. Tahap Persiapan ...............................................................................................................................23
2. Tahap penetapan tatacara atau prosedur pelaksanaan .......................................................................23
3. Tahap Pilihan Alternatif dan Penyusunan Kerangka Pelaksanaan....................................................24
4. Tahap pelaksanaan ............................................................................................................................24
5. Tahap penyelesaian transaksi dan tindak lanjut.................................................................................25
IX. PELAKSANAAN PENGADAAN BARANG DAN JASA.................................................................25
X. PENETAPAN SPESIFIKASI, JUMLAH, DAN KUALITAS.............................................................29
XI. PENETAPAN HARGA PENGADAAN BARANG DAN JASA........................................................30
XII. PAJAK DAN PUNGUTAN LAINNYA...........................................................................................31
XIII. BIAYA PENGADAAN BARANG DAN JASA...............................................................................32
XIV. KETEPATAN WAKTU PENGADAAN BARANG DAN JASA...................................................33
XV. PENUNJUKAN MITRA KERJA/REKANAN..................................................................................35
XVI. PENGGUNAAN JASA PIHAK KETIGA........................................................................................37
1. Regulator dan Instansi Pemerintah...................................................................................................39
2. Konsultan, Advisor (Penasehat).......................................................................................................39
3. Pemberi Jasa Lainnya.......................................................................................................................39
XVII. DOKUMENTASI DAN PELAPORAN.........................................................................................39
1. Dokumentasi Kepemilikan Barang dan Jasa ....................................................................................40
2. Dokumentasi Proses Pengadaan Barang dan Jasa ...........................................................................40
3. Pelaporan .........................................................................................................................................41
XVIII. KEWENANGAN DAN TANGGUNGJAWAB ..........................................................................42
1. Pengurus :..........................................................................................................................................42
2. Direktur Bidang.................................................................................................................................42
3. Direktur Bidang Umum.....................................................................................................................43
4. Manajer Bagian Umum/Logistik.......................................................................................................44
5. Manajer Bagian Akuntansi................................................................................................................44
6. Manajer Satuan Pengawasan Intern...................................................................................................44
XIX. PENUTUP........................................................................................................................................45
 DANA PENSIUN
ABCD

PEDOMAN/KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG DAN JASA

I. PENDAHULUAN
Pengadaan barang dan jasa merupakan salah satu keharusan bagi kelangsungan dan
keberhasilan pengelolaan sebuah organisasi atau Badan Usaha.
Demikian pula untuk Dana Pensiun dengan kegiatan utama mengelola himpunan dana
yang cukup besar dan dihimpun sebagai dana pembayaran manfaat pensiun yang
melibatkan banyak peserta, Dana Pensiun dituntut untuk dapat bekerja dengan tingkat
efisiensi dan keamanan yang tinggi, baik yang menyangkut dana, waktu, maupun
tenaga dan sarana, dengan hasil yang maksimal.
Sehubungan dengan itu, Dana Pensiun setiap saat harus dapat menentukan dan
menetapkan sikap, langkah, tindakan dan pelaksanaan tata kelolanya bedasarkan
pengadaan barang dan jasa yang tepat.
Semua pengadaan barang dan jasa harus dilakukan oleh para pengambil keputusan
dengan akuntabilitas yang jelas, sesuai dengan wewenang dan tanggungjawabnya, serta
sepenuhnya memperhatikan kepatutan dan kepatuhan kepada semua ketentuan
Perundang-undangan dan peraturan yang berlaku.
Disamping itu, semua pengadaan barang dan jasa dan penetapan kebijakan harus
didasarkan pada aliran penyampaian dan penggunaan data dan informasi, analisis dan
pemberian rekomendasi pertimbangan, dengan jenjang kewenangan dan
tanggungjawab yang baku dan jelas.
Dengan demikian, Dana Pensiun harus dapat bekerja sebagai sebuah badan atau organ,
dimana semua kewenangan dan tanggungjawab dalam pengadaan barang dan jasa
diatur dan ditetapkan secara baku, sesuai dengan kebutuhan dan keharusan yang
dituntut dalam penyelenggaraan kegiatannya.
Tatanan organisasi Dana Pensiun juga harus dengan jelas dan transparan menetapkan
peran, kewenangan, dan tanggungjawab dari masing-masing bagian dan masing-masing
individu.
Lebih lanjut, semua keputusan dan ketetapan yang diambil harus selalu didasari pada
penerapan standar etika yang tinggi, serta terhindar dari kemungkinan terjadinya
benturan kepentingan yang merugikan.
1
Untuk kepentingan pihak-pihak eksternal, Dana Pensiun harus dapat memberikan
keyakinan, bahwa semua kegiatan yang dilakukan dilaksanakan berdasarkan pengadaan
barang dan jasa yang selalu dilakukan secara transparan, berdasarkan analisa dan
pertimbangan yang matang atas semua data, informasi dan alas an serta kebutuhan yang
harus dipenuhi.
Memperhatikan hal-hal seperti tersebut diatas, Dana Pensiun harus menetapkan dan
menerapkan sebuah Pedoman/Kebijakan tentang Pengadaan barang dan jasa yang baku,
yang harus dipatuhi dan dijadikan pedoman dalam melaksanakan semua kegiatan, dan
mencakup semua bidang.
Sehubungan dengan hal tersebut, Pengurus Dana Pensiun menganggap perlu ditetapkan
dan diberlakukannya sebuah Pedoman/Kebijakan Pengadaan barang dan jasa.
Pedoman/Kebijakan Pengadaan barang dan jasa ini berlaku sebagai acuan dasar dari
penetapan dan penerapan semua Kebijakan, Prosedur dan Pedoman Operasional bagi
seluruh bagian dan bidang kegiatan, yang secara rinci diatur dan ditetapkan didalam
berbagai dokumen Pedoman/Kebijakan dan Buku Pedoman Operasional.
Dengan diterapkannya Pedoman/Kebijakan Pengadaan barang dan jasa ini, semua
Insan Dana Pensiun diharapkan akan :
• Menyadari dan menghayati, bahwa Dana Pensiun pada hakekatnya merupakan
sebuah badan, sebuah organ yang hidup, dan oleh karenanya, setiap bagiannya
harus dapat bekerja berdasarkan keyakinan bahwa semua kegiatan dilandaskan
kepada keputusan-keputusan yang benar, yang diambil secara transparan oleh para
pengambil keputusan yang memiliki akuntabilitas, serta semata-mata demi
kepentingan Dana Pensiun..
• Memahami dan menyadari sepenuhnya, bahwa Dana Pensiun harus dikelola secara
secara teratur, menurut tatanan dan pembagian kewenangan serta tanggungjawab
yang baku.
• Mengetahui dan memahami adanya ketentuan dan arah yang jelas, serta batasan-
batasan tata kelola bagi masing-masing Bagian dan masing-masing Insan Dana
Pensiun, yang terkandung dan dinyatakan didalam semua keputusan dan ketettapan
yang diambil dengan prosedur dan proses serta pertimbangan yang sehat.
• Menyadari dan memahami keberadaan dan kedudukan serta peranan masing-
masing Insan Dana Pensiun secara lebih tepat, sehingga dapat menjalain hubungan
kerja yang baik dan harmonis dan saling mendukung.
• Memahami, bahwa pelaksanaan dan komitmen tinggi terhadap semua keputusan
yang ditetapkan secara jelas dan tepat, dapat menjadi perisai yang baik sebagai
perlindungan dan pencegahan terjadinya hal-hal yang tidak diharapkan.
Pelanggaran dan penyimpangan terhadap Pedoman/Kebijaksanaan Pengadaan barang
dan jasa ini dapat berakibat sangat merugikan bagi Dana Pensiun, baik jangka pendek
maupun jangka panjang.
Disatu sisi, pelanggaran dan penyimpangan tersebut dapat mengakibatkan kelambatan,
kesalahan, atau kegagalan pengadaan barang dan jasa dan menghambat atau
mengganggu pelaksanaan kegiatan, yang dapat membawa konsekuensi kerugian
financial.
Disisi yang lain, pelanggaran dan penyimpangan tersebut juga akan mengakibatkan
rusaknya tatanan dan pengaturan sendi-sendi serta prinsip-prinsip tata kelola yang baik,
yang seharusnya dipertahankan untuk kelangsungan lembaga.
Oleh karena itu, dalam hal-hal tertentu pelanggaran dan penyimpangan tersebut dapat
berakibat pada dikenakannya sanksi dan tindakan administratif atau mengakibatkan
dikenakannya tuntutan pidana bagi Insan Dana Pensiun yang bersangkutan.
Pedoman/Kebijakan Pengadaan barang dan jasa ditetapkan oleh Pengurus dan
diberlakukan oleh Pendiri, berdasarkan ketentuan-ketentuan yang ada dalam peraturan
Perundang-undangan dan Peraturan Dana Pensiun, serta semua peraturan lainnya yang
berlaku, dan secara terus menerus dan berkala harus dikaji dan dievaluasi, untuk
dilakukan penyempurnaan serta perubahan sesuai dengan kebutuhan dan
perkembangan yang terjadi.
Semua pejabat dan pekerja yang memiliki keragu-raguan atau ketidak pastian tentang
pengertian serta penerapan Pedoman/Kebijakan Pengadaan barang dan jasa ini dalam
kegiatan dan pelaksanaan pekerjaannya, atau yang kepentingan pribadinya
bertentangan atau tidak sesuai dengan Pedoman/Kebijakan Pengadaan barang dan jasa
ini, harus mengemukakan masalahnya kepada Pengurus, melalui atasan langsung dan
Direktur yang membidangi.

II. PENGERTIAN ISTILAH

1. Dana Pensiun adalah Dana Pensiun ABCD.
2. Organ Dana Pensiun adalah Pendiri, Dewan Pengawas dan Direksi Dana Pensiun
ABCD
3. Peraturan Dana Pensiun adalah Peraturan Dana Pensiun dari Dana Pensiun
ABCD
4. Peserta terdiri dari :
• Pekerja Aktif yang telah tercatat sebagai peserta pada Dana Pensiun ABCD dan
• Pensiunan ABCD.
5. Pekerja Aktif adalah pekerja PT. ABCD (Persero) Tbk. yang masih bekerja.
6. Pendiri adalah PT. ABCD (Persero) Tbk.
7. Direksi adalah Direksi Dana Pensiun ABCD
8. Dewan Pengawas adalah Dewan Pengawas Dana Pensiun ABCD
9. Badan Audit adalah Badan Audit Dana Pensiun ABCD
10. Pemberi Kerja adalah PT. ABCD (Persero) Tbk.
11. Insan Dana Pensiun : terdiri dan Anggota Dewan Pengawas, Anggota Badan
Audit, Anggota Direksi, Pekerja Tetap dan Pekerja Kontrak Dana Pensiun ABCD.
12. Keluarga langsung adalah : Suami, Istri, Anak, Cucu, Menantu
13. Keluarga Tidak Langsung terdiri dari : Ayah dan lbu, Mertua, Adik, Kakak, Ipar,
Kemenakan, dan Cucu kemenakan.
14. Stakeholders adalah pihak-pihak yang memiliki kepentingan dengan Dana Pensiun
ABCD, baik langsung mapun tidak langsung, yaitu Pendiri, Peserta, Pensiunan,
Dewan Pengawas, Direksi dan Pekerja Dana Pensiun, serta Pemerintah RI,
Regulator, Dana Pensiun Penerima Titipan, dan pihak yang berkepentingan
lainnya,
15. Anak perusahaan adalah anak perusahaan Dana Pensiun ABCD.

III. PEDOMAN/KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG DAN JASA DAN

G.P.F.G.
Dalam rangka pelaksanaan dan penerapan Tata Kelola Dana Pensiun Yang Baik atau
Good Pension Fund Governance, faktor Pengadaan barang dan jasa memiliki peranan
yang sangat penting.
Kelima prinsip Good Pension Fund Governance : Transparency, Accountability,
Responsibility, Independency dan Fairness hanya akan dapat diterapkan dengan baik
pada sebuah organisasi atau badan yang memiliki struktur organisasi yang menetapkan
pembagian kewenangan dan tanggungjawab yang jelas dalam pengadaan barang dan
jasa.
Oleh karena itu, Pedoman/Kebijakan Pengadaan barang dan jasa ini merupakan bagian
penting dan tidak terpisahkan dari penerapan Tata Kelola Dana Pensiun Yang Baik atau
Good Pension Fund Governance, sebagaimana ditetapkan oleh Pendiri.
1) Tata Kelola Dana Pensiun Yang Baik atau Good Pension Fund Governance
adalah suatu proses dan struktur yang digunakan oleh Dana Pensiun untuk
mendorong dan mendukung pengembangan usaha dan kegiatan Dana Pensiun,
pengelolaan sumber daya dan pengendalian risiko secara lebih efisien dan
efektif.
2) Tata Kelola Dana Pensiun Yang Baik atau Good Pension Fund Governance juga
berperan sebagai pelaksanaan pertanggung jawaban Dana Pensiun kepada
Pendiri, Peserta, Pensiunan, serta para stakeholders yang lainnya, berlandaskan
pada nilai-nilai etika, budaya kelembagaan, kebijakan, Anggaran
Dasar/Anggaran Rumah Tangga, serta peraturan perundangan yang berlaku.
3) Prinsip-prinsip Good Pension Fund Governance hanya akan dapat terlaksana
dan terpenuhi dengan baik, apabila semua pengadaan barang dan jasa dilakukan
dengan berlandaskan pada batasan-batasan dan ketentuan tentang kepatutan dan
kepatuhan terhadap batasan etika yang baik, yang mendasari cara bersikap dan
berperilaku, cara berpikir, serta cara bertindak dari para Insan Dana Pensiun.
4) Oleh karena itu, pengaturan dan penataan lembaga dalam bentuk penetapan
Pedoman/Kebijakan Pengadaan barang dan jasa standar yang baku, yang
berlaku dan dipatuhi dengan baik oleh seluruh jajaran Insan Dana Pensiun
merupakan salah satu persyaratan yang utama, serta merupakan bagian yang
penting dan tak terpisahkan dari kerangka penerapan prinsip-prinsip Good
Pension Fund Governance.
Penerapan dasar-dasar Pengadaan barang dan jasa dalam Prinsip-prinsip Tata Kelola
Yang Baik atau Good Pension Fund Governance tersebut meliputi :
• Transparansi (Tranparenency)
Keterbukaan dan transparansi dalam pelaksanaan semua kegiatan tata kelola
Dana Pensiun atau dalam bekerja sama dengan pihak lain hanya akan dapat
diselenggarakan dengan baik apabila Dana Pensiun memiliki dan menerapkan
dengan konsisten Pedoman/Kebijakan Pengadaan barang dan jasa.
Sebaliknya, semua keputusan dan ketetapan yang sangat diperlukan hanya dapat
diambil dengan baik, apabila organisasi Dana Pensiun selalu menerapkan sikap
keterbukaan dan menjunjung tinggi transparansi .
• Akuntabilitas (Accountability)
Disatu sisi, kegiatan Pengadaan barang dan jasa dengan jalur dan garis
komando serta garis kewenangan serta tanggungjawab yang jelas akan
menjamin adanya kejelasan fungsi, peranan, pelaksanaan dan
pertanggungjawaban Organ Dana Pensiun dan semua insan Dana Pensiun,
sehingga pengelolaan Dana Pensiun terlaksana secara wajar dan efektif.
Disisi yang lain, proses Pengambila Keputusan hanya akan dapat berjalan
dengan baik dengan hasil berupa keputusan yang sehat dan tepat, apabila Dana
Pensiun menetapkan Akuntabilitas yang jelas bagi semua Organ Dana Pensiun
dan semua pengambil keputusan dalam jajaran Dana Pensiun.
• Pertanggungjawaban (Responsibility)
Kesesuaian dan kepatuhan terhadap ketentuan-ketentuan dalam peraturan
perundang-undangan yang berlaku dan prinsip-prinsip pengelolaan kegiatan
yang sehat hanya dapat dijalankan dan diukur apabila dijabarkan kedalam
tatakelola yang salah satu aspeknya mengatur proses Pengadaan barang dan jasa
yang diatur didalam penetapan Pedoman/Kebijakan Pengadaan barang dan jasa
yang baku dan mengikat.
• Kemandirian (Independency)
Dasar-dasar Organisasi dan penetapan fungsi serta peranan, wewenang dan
tanggungjawab yang jelas dan diterapkan bersama secara konsisten, akan
memberikan batasan yang jelas tentang kemampuan serta kelebihan dan
kekurangan masing-masing pihak, sehingga Dana Pensiun akan dapat dikelola
secara profesional, berdasarkan keputusan dan ketetapan yang diambil secara
sehat dan mandiri, tanpa adanya benturan dan pertentangan kepentingan serta
pengaruh/tekanan dari pihak manapun juga, baik internal maupun eksternal.
• Kewajaran (Fairness)

Keadilan dan kesetaraan di dalam memenuhi hak-hak stakeholders yang timbul

berdasarkan perjanjian dan peraturan perundang-undangan yang berlaku hanya
akan dapat terlaksana apabila seluruh Organ Dana Pensiun dan Insan Dana
Pensiun senantiasa menerapkan azas kepatuhan terhadap batasan-batasan
Pengadaan barang dan jasa yang ditetapkan dalam sebuah Pedoman/Kebijakan
Pengadaan barang dan jasa yang baku.
 IV. DASAR DAN KEDUDUKAN PEDOMAN/KEBIJAKAN PENGADAAN
BARANG DAN JASA
Pedoman/Kebijakan Pengadaan barang dan jasa yang harus ditetapkan dan diterapkan
oleh Dana Pensiun tidak dapat dilepaskan dari hal-hal yang menjadi dasar dari
keberadaan Dana Pensiun, serta ciri, karakter, dan kebiasaan-kebiasaan serta tradisi
positif yang selama ini telah ada dan menjadi sifat/identitas dari Dana Pensiun.
Disamping itu, penetapan Pedoman/Kebijakan Pengadaan barang dan jasa juga didasari
oleh kebutuhan untuk memiliki sebuah pedoman dan acuan moral dan etika didalam
penyusunan Pedoman/Kebijaksanaan, Prosedur Kerja dan Pedoman Operasionil yang
selanjutnya akan dipergunakan oleh semua insan Dana Pensiun untuk menjalankan
kegiatannya sehari-hari, baik sebagai sebuah team maupun sendiri-sendiri.
1. Dasar utama dari penyusunan dan penetapan Pedoman/Kebijakan Pengadaan
barang dan jasa Dana Pensiun adalah pengertian dan pemahaman atas keinginan
dan sasaran yang harus dicapai, yang dengan tegas dinyatakan sebagai Maksud dan
Tujuan dari pendirian Dana Pensiun.
2. Penyusunan dan penetapan Pedoman/Kebijakan Pengadaan barang dan jasa ini juga
tidak terlepas dan harus didasarkan pada Visi dan Misi Dana Pensiun, yang telah
ditetapkan sebagai penjabaran dari kehendak pencapaian maksud dan tujuan
pendirian Dana Pensiun, serta langkah-langkah yang akan ditempuh.
3. Pedoman/Kebijakan Pengadaan barang dan jasa ini juga didasarkan pada Nilai-nilai
Dasar (Core Values) Dana Pensiun, yang pada dasarnya merupakan intisari dari
akumulasi pengalaman, kebiasaan, prestasi dan keberhasilan maupun kekurangan
dan kegagalan yang selama ini telah dijalani dan dialami oleh Dana Pensiun, yang
selanjutnya akan terbentuk menjadi Budaya Kerja Dana Pensiun.
4. Selanjutnya ketentuan-ketentuan dan batasan yang ada dalam Pedoman/Kebijakan
Pengadaan barang dan jasa ini merupakan dasar dari pegangan dan landasan
bersikap dan berperilaku, berpikir, serta bertindak dan bekerja dalam penetapan
dan penerapan dari semua Kebijakan, Sistem dan Prosedur, serta Pedoman
Operasionil yang diberlakukan di Dana Pensiun.
Semua Pedoman/Kebijakan dan Pedoman Operasionil yang ditetapkan untuk semua
kegiatan Dana Pensiun harus selalu memperhatikan jenjang kewenangan dan
tanggungjawab yang digariskan dalam Pedoman/Kebijakan Pengadaan barang dan
jasa ini.
5. Dalam hal terdapat butir-butir ketetapan dalam Pedoman/Kebijakan, Sistem dan
Prosedur, dan Pedoman Operasionil Dana Pensiun yang berlaku tidak sejalan dan
tidak sesuai maupun bertentangan dengan Pedoman/Kebijakan Pengadaan barang
dan jasa ini, maka butir-butir ketetapan tersebut harus direvisi.
Dasar dari penetapan dan kedudukan dari Pedoman/Kebijakan Pengadaan barang dan
jasa dapat digambarkan sebagai berikut :

TUJUAN PENDIRIAN
DANA PENSIUN
dijabarkan kedalam

VISI, MISI
Nilai-nilai Dasar/Core Values Dana Pensiun
sebagai dasar penetapan

PEDOMAN/KEBIJAKAN PENERAPAN TATA KELOLA YANG BAIK

sebagai semangat dan dasar sikap penetapan dan penerapan

PEDOMAN/KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG DAN JASA

melatarbelakangi penetapan dan penerapan

PEDOMAN/KEBIJAKAN BERBAGAI BIDANG

Sebagai dasar penyusunan dan penerapan

BUKU PEDOMAN OPERASIONIL BERBAGAI BIDANG

V. TUJUAN PENDIRIAN, VISI, MISI DAN NILAI-NILAI DASAR DANA

PENSIUN

Sebagaimana ditetapkan dalam Peraturan Dana Pensiun, maksud dan tujuan pendirian
Dana Pensiun adalah :
Untuk menyelenggarakan Program Pensiun Manfaat Pasti dengan tujuan
memelihara kesinambungan penghasilan pada hari tua, sehingga akan
 menimbulkan ketenteraman kerja dan meningkatkan motivasi kerja pegawai, yang
merupakan iklim yang kondusif bagi peningkatan produktifitas.
Maksud dan tujuan pendirian Dana Pensiun tersebut juga dengan jelas memberikan
gambaran, bahwa
• Kegiatan Dana Pensiun sangat berkaitan dengan kepentingan kehidupan pada
hari tua dari para Peserta dan keluarganya, berkaitan dengan kesinambungan
penghasilan mereka, setelah tidak bekerja lagi.
• Disamping itu, tujuan pendirian Dana Pensiun tersebut juga menggambarkan
besarnya jumlah pihak (Peserta dan keluarganya) yang kepentingannya harus
selalu dijaga dan diperhatikan serta dipenuhi dengan baik.
• Lebih lanjut, tujuan pendirian Dana Pensiun tersebut jga memberikan gambaran
tentang jangkauan kurun waktu yang tidak terbatas bagi keberadaan dan
operasionil Dana Pensiun, yang meliputi kurun waktu sejak seseorang tercatat
sebagai peserta, sampai saat selesainya pembayaran Manfaat Pensiun bagi
keluarga (anak) dari Peserta yang terakhir.
Dengan demikian jelaslah, bahwa kegiatan Dana Pensiun pada hakekatnya merupakan
sebuah amanah yang sangat mulia dan sepatutnya dijalankan serta dikelola dengan
baik, dengan pengaturan dan penataan Organisasi yang efisien dan rapi, serta
penetapan dan penerapan Tatakerja baku dengan konsekuen.
Guna pencapaian Tujuan Pendirian tersebut, Dana Pensiun menetapkan Visi dan Misi
Dana Pensiun sebagai sasaran yang ingin dituju dan rincian pelaksanaannya.
Visi dan Misi sebagai acuan pencapaian maksud dan tujuan serta serta Nilai-nilai Dasar
(Core Values) Dana Pensiun yang menjadi dasar pertimbangan penyusunan serta
penetapan Pedoman/Kebijakan Pengadaan barang dan jasa adalah sebagai berikut :
 Visi Dana Pensiun :
Menjadi Dana Pensiun yang sehat dan mampu menunjang kepentingan Pendiri
dalam memberikan jaminan terpeliharanya kesinambungan penghasilan hari
tua bagi para peserta.
 Misi Dana Pensiun :
o Menyelenggarakan Sistim Kepesertaan Program Pensiun secara rapi, tertib,
dan akurat.
o Menyelenggarakan Sistim Penerimaan dan Administrasi Iuran Pensiun
secara tertib dan bertanggungjawab.
 o Menyelenggarakan pembayaran Manfaat Pensiun secara tertib dan tepat
waktu.
o Mengelola kekayaan Dana Pensiun melalui kebijakan investasi sesuai
dengan Arahan Investasi Pendiri dan ketentuan perundangan yang berlaku,
aman, serta memberikan hasil investasi yang maksimal
Selanjutnya, sebagai sebuah lembaga yang telah lama berdiri dan melakukan kegiatan,
Dana Pensiun memiliki pengalaman yang membentuk butir-butir kebiasaan serta tradisi
positif, berupa Nilai-nilai Dasar atau Core Values Dana Pensiun
Nilai-nilai Dasar atau Core Values dalam pelaksanaan kegiatan Dana Pensiun, yang
juga mendasari penyusunan dan penetapan Pedoman/Kebijakan Pengadaan barang dan
jasa ini pada hakekatnya adalah nilai-nilai dalam Budaya Kerja Dana Pensiun, yang
terbentuk dari berbagai hasil dan pengalaman serta catatan keberhasilan dan kegagalan,
sepanjang sejarah Dana Pensiun yang panjang. Segenap Insan Dana Pensiun selalu
berpikir dan bertindak sesuai prinsip-prinsip dalam Nilai-nilai dasar tersebut dalam
semua aktifitas mereka untuk kepentingan Dana Pensiun.
Nilai-nilai Dasar atau Core Values tersebut terdiri dari :
• Integritas
Insan Dana Pensiun adalah pribadi yang mendapatkan kepercayaan, dan harus
melaksanakan tugas pekerjaan yang bersifat amanah.
Karena itu semua insan Dana Pensiun harus bertaqwa, penuh dedikasi, jujur,
selalu mengutamakan kebenaran, serta menjaga kehormatan dan nama baik,
serta taat pada tatanan serta pengaturan yang telah ditetapkan dalam
Pedoman/Kebijakan Pengadaan barang dan jasa Dana Pensiun dan semua
peraturan yang berlaku.
• Profesionalisme
Semua Insan Dana Pensiun mengutamakan kehandalan dan keberhasilan dalam
bekerja, dan karena itu selalu harus bertanggungjawab, bekerja dengan efektif,
efisien, berdisiplin, peka terhadap perubahan dan perkembangan, serta
berorientasi ke masa depan dalam mengantisipasi tantangan dan kesempatan,
sadar akan risiko dan peluang yang selalu dihadapi.
Semua itu hanya mungkin terlaksana apabila semua kegiatan tersebut
dijalankan dan diselenggarakan didalam sebuah Organisasi yang ditata
dengan baik, dengan pedoman Tatakerja yang jelas.
• Kepuasan Peserta dan Pensiunan
 Seluruh jajaran Dana Pensiun meyakini bahwa keberhasilan Dana Pensiun
sangat tergantung dan sangat dipengaruhi oleh kepuasan para Peserta dan
Pensiunan.
Karena itu Dana Pensiun harus selalu berusaha untuk dapat memenuhi
kebutuhan dan mengutamakan kepentingan Peserta dan Pensiunan dengan
memberikan pelayanan yang terbaik, dengan tetap selalu memperhatikan
penerapan Kebijakan Organisasi yang tertata dengan baik, serta penerapan
Tatakerja yang telah digariskan, dengan konsekuen.
• Keteladanan
Semua Insan Dana Pensiun menyadari kedudukannya sebagai panutan yang
dengan konsisten harus selalu bertindak adil, bersikap tegas dan berjiwa besar.
Hubungan keteladanan dan penerapan predikat panutan dan pembinaan antar
Insan Dana Pensiun akan menjadi jelas apabila tergambar dalam susunan
Organisasi yang terbuka dan adanya penetapan pola hubungan Tatakerja
yang baku.
• Penghargaan kepada Sumber Daya Manusia
Segenap jajaran Dana Pensiun menyadari dan meyakini, bahwa Sumber Daya
Manusia adalah salah satu aset utama Dana Pensiun.
Oleh karenanya, Dana Pensiun selalu mengupayakan adanya penerimaan,
pelatihan, pengembangan, dan pembinaan terus menerus, yang mengarah
kepada terbentuknya Sumber Daya Manusia yang berkualitas.
Sumber Daya Manusia atau Pekerja harus selalu diperlakukan dan dipekerjakan
berdasarkan kepercayaan, keterbukaan, keadilan dan saling menghargai, dengan
selalu mengembangkan sikap kerjasama dan kemitraan.
Penghargaan dan pengakuan atas prestasi kerja diberikan berdasarkan hasil
kerja individu dan kerjasama tim yang menciptakan sinergi positif untuk
kepentingan Dana Pensiun.
Selanjutnya, dengan penataan dan penetapan Pengadaan barang dan jasa yang
baik dan baku, semua potensi yang dimiliki oleh Sumber Daya Manusia
diharapkan akan dapat tersalur dan termanfaatkan untuk organisasi.
Budaya menghargai orang hanya dapat terbentuk dan terbina dengan baik pada
lingkungan yang terbiasa bekerja dalam tatanan Organisasi yang teratur dan
bekerja serta bertindak bersama berdasarkan Tatakerja yang seragam.
 VI. KEBIJAKAN UMUM DAN CAKUPAN KEBIJAKAN PENGADAAN
BARANG DAN JASA
Sebagai sebuah Lembaga Keuangan yang menyelenggarakan program Pensiun yang
pada hakekatnya berupa penyelenggaraan sebuah Sistim Pendanaan, Dana Pensiun
tidak terlepas dari perlunya Pengadaan dan Penggunaan berbagai Barang dan Jasa.
Barang dan Jasa yang diperlukan sebagai sarana penunjang pelaksanaan kegiatan tata
kelola Dana Pensiun merupakan komponen Kekayaan Dana Pensiun yang dimaksudkan
sebagai pengembangan Dana, dan harus dapat dikelola secara aman dan sebesar-
besarnya digunakan sebagai pemenuhan kewajiban Program Pensiun.
Oleh karena itu, keberadaan dan penggunaan Barang dan Jasa harus diatur dengan
kebijakan yang baku, berdasarkan perhitungan dan pertimbangan efektifitas dan
efisiensi serta keamanan dan kelancaran tata kelola Dana.
Barang dan Jasa tertentu yang menjadi bagian dari Kekayaan Dana Pensiun, secara
Hukum memiliki sifat dan ketentuan khusus berkaitan dengan Hak Kepemilikan dan
Hak Pemakaiannya.
Keberadaan Barang dan Jasa selalu mengalami perkembangan setiap saat, baik dalam
hal jumlah dan tersedianya di Dana Pensiun, tuntutan spesifikasi dan performancenya,
teknologinya, dan sebagainya, sejalan dengan perkembangan kegiatan usaha Dana
Pensiun.
Sehubungan dengan itu, setiap saat Dana Pensiun harus melakukan Pengadaan Barang
dan Jasa, dan semuanya harus diselenggarakan dengan baik, sehingga semua ketentuan
Hukum dan batasan-batasan yang ada sehubungan dengan keberadaan Barang dan Jasa
serta penggunaannya sebagai Komponen Kekayaan Dana Pensiun terpenuhi dengan
baik.
Untuk itu, perlu ditetapkan dan diterapkan Pedoman/Kebijakan Pengadaan Barang dan
Jasa yang baku.
Dengan penetapan dan penerapan Pedoman/Kebijakan Pengadaan Barang dan Jasa
secara tepat dan tertib, diharapkan semua proses pengadaan barang dan jasa dan
penetapan kebijaksanaan serta pelaksanaan kegiatan dapat dilakukan dengan baik dan
teratur, terorganisir, melalui tatakerja yang efisien, dengan hasil yang maksimal, baik
kualitas maupun kuantitasnya.
Penetapan dan penerapan Pedoman/Kebijakan Pengadaan Barang dan Jasa secara tepat
dan tertib juga diharapkan dapat memberikan keyakinan kepada semua pihak, bahwa
 Dana Pensiun telah dan selalu dikelola dengan baik, sebagai sebuah badan atau organ
yang dapat bekerja dan melakukan kegiatan dengan aman dan dapat dipercaya.
Penerapan Pedoman Pengadaan Barang dan Jasa juga akan mengurangi potensi
terjadinya berbagai benturan kepentingan yang merugikan antar Organ Dana Pensiun,
semua jajaran Dana Pensiun, serta pihak-pihak lainnya dalam menjalankan kegiatan
pengelolaan Dana Pensiun.
Penerapan Pedoman/Kebijakan Pengadaan Barang dan Jasa juga dimaksudkan untuk
dapat memberikan kejelasan kepada semua pihak tentang tatanan struktur serta
tatakerja Dana Pensiun, sehingga eksistensi Dana Pensiun menjadi jelas dan dapat
memudahkan terjalinnya hubungan serta komunikasi yang baik dan saling
menguntungkan.
Kerangka Pedoman/Kebijakan Umum Dana Pensiun tentang Pengadaan Barang dan
Jasa adalah sebagai berikut :
1. Pengertian tentang Barang dan Jasa
 Barang
Meliputi semua barang atau benda yang digunakan oleh Dana Pensiun untuk
penyelenggaraan tata kelola.
Barang dapat digolongkan menurut bentuk phisiknya sebagai barang tetap
(tanah, bangunan, tanah dan bangunan) dan barang bergerak (kendaraan,
peralatan, barang-barang alat tulis kantor (ATK) dan sebagainya.
Barang juga dapat digolongkan menurut penggunaannya sebagai kekayaan
Dana Pensiun : Barang Aktiva Investasi, Barang Aktiva Lancar, Barang Aktiva
Operasionil.
Pengertian Barang juga meliputi berbagai macam benda yang dimiliki dan
digunakan oleh Dana Pensiun, namun tidak tercatat sebagai bagian dari
Komponen Kekayaan dalam Akuntansi Dana Pensiun, karena merupakan
barang yang habis dipakai, dan pengadaannya dilakukan dengan beban
pengeluaran biaya.
Bagaimanapun juga, keberadaan barang yang habis dipakai harus selalu dikelola
dan diadministrasikan dengan baik, melalui pencatatan ekstra komptabel diluar
pencatatan Akuntansi Dana Pensiun.
Yang dimaksud sebagai Barang dalam Pedoman/Kebijakan Pengadaan Barang
dan Jasa ini meliputi
 Barang-barang Aktiva Operasionil
  Barang-barang Eksploitasi yang habis dalam pemakaian
Sedangkan Barang yang menjadi bagian dari Aktiva Investasi dan Aktiva
Lancar Diluar Investasi pengadaannya dilakukan berdasarkan Pedoman/
Kebijakan Investasi dan Pedoman Tata Kelola lainnya.
 Jasa
Sebagai sebuah Badan Usaha, Dana Pensiun harus melaksanakan berbagai
kegiatan yang tidak hanya memerlukan keberadaan dan penggunaan barang atau
benda nyata, tetapi juga kemampuan, ketrampilan, dan keahlian untuk
melakukan tindakan tertentu.
Dalam berbagai hal dan situasi, Dana Pensiun memiliki keterbatasan atau
kekurangan kemampuan, ketrampilan dan keahlian untuk melaksanakan
tindakan tertentu, baik karena terbatasnya tingkat kompetensi yang dimiliki,
maupun karena memang bukan merupakan bidang kompetensi yang harus
dimiliki oleh Dana Pensiun.
Dalam hal tertentu, pelaksanaan tindakan yang diperlukan dalam tata kelola
Dana Pensiun hanya boleh dilaksanakan oleh pihak-pihak tertentu, yang
ditetapkan dalam ketentuan perundang-undangan. Dana Pensiun tidak dapat
melakukan sendiri tindakan tersebut, walaupun mungkin memiliki kemampuan
dan untuk itu.
Dengan demikian, dalam penyelenggaraan tata kelolanya, dari waktu kewaktu
Dana Pensiun dihadapkan kepada keharusan untuk menggunakan bantuan dan
Jasa dari Pihak Lain, untuk melakukan tindakan tertentu.
Jasa yang dimaksud dalam Pedoman/Kebijakan Pengadaan Barang dan Jasa ini
adalah semua Jasa dan Bantuan Keahlian atau kemampuan serta ketrampilan
untuk melakukan tindakan tertentu yang harus didapat dari Pihak Lain, semata-
mata untuk kepentingan tata kelola Dana Pensiun.
Jasa tersebut meliputi Jasa yang diperlukan oleh Dana Pensiun dalam tata kelola
berbagai bidang kegiatan (Kepesertaan/Pendanaan, Investasi, Umum (SDM dan
Logistik), Teknologi Informasi, Akuntansi, dan sebagainya.
Jasa juga meliputi berbagai jenis bidang kemampuan dan keahlian (Hukum,
Manajemen, Teknologi, Ekonomi/Perdagangan, dan sebagainya).
2. Acuan Dasar dalam Pengadaan Barang dan Jasa
Pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa Dana Pensiun harus didasarkan kepada
beberpa acuan dasar sebagai berikut :
1) Etika dan Perilaku
Acuan dasar yang paling utama dalam pengambilan Keputusan dan penetapan
Pedoman/Kebijakan dan Pedoman Operasionil dalam pelaksanaan Pengadaan
Barang dan Jasa adalah etika dan perilaku.
Semua Keputusan untuk Pengadaan Barang dan Jasa harus diambil berdasarkan
niat yang baik, dilandasi dengan penerapan akhlak dan moral yang baik serta
kepatutan, semata-mata didasarkan kepada niat baik untuk pemenuhan
kepentingan Dana Pensiun.
Pemenuhan standar Perilaku dan Etika dari para Pengurus, Pejabat, dan para
Pengambil Keputusan dan pelaksana dalam Pengadaan Barang dan Jasa mutlak
harus diterapkan dan dijalankan, sesuai dengan Pedoman dan batasan-bayasan
yang diatur dan ditetapkan dalam bentuk penetapan dan penerapan Pedoman /
Kebijakan Kode Etik yang mengikat.
2) Pencapaian Tujuan Dana Pensiun
Orientasi dari semua kegiatan Pengadaan Barang dan Jasa adalah pencapaian
tujuan dan maksud pendirian Dana Pensiun, yang dijabarkan kedalam Visi dan
Misi Dana Pensiun sesuai dengan tahap tahap dan situasinya.
Secara singkat tujuan dan maksud pendirian Dana Pensiun tersebut dalam arti
luas adalah pemenuhan kepentingan para Peserta dan Pendiri (Pemberi Kerja),
dengan tetap memperhatikan kepentingan pihak-pihak lainnya.
Tujuan maksud pendirian Dana Pensiun tersebut dapat juga disebutkan sebagai
tercapainya penyelenggaraan pengelolaan dan pengembangan dana atau
kekayaan Dana Pensiun secara maksimal dan aman.
Sehubungan dengan itu, aspek kehati-hatian dan kesadaran terhadap timbulnya
Risiko mutlak harus mendapatkan perhatian utama.
3) Penerapan Prinsip-prinsip Tata Kelola Yang Baik
Sebagai tindakan yang berkaitan dengan tersedianya sarana penunjang
penyelenggaraan Tata Kelola Dana Pensiun, Pengadaan Barang dan Jasa harus
dilakukan berdasarkan penerapan dan pencapaian Prinsip-prinsip Tata Kelola
yang baik, yakni :
 Transparansi (Tranparenency)
Dana Pensiun harus menerapkan keterbukaan dan transparansi dalam semua
Pengadaan Barang dan Jasa, baik dalam hal penetapan alasan dan latar
belakangnya, maupun dalam hal proses pelaksanaannya.
 Semua informasi dan pertimbangan yang digunakan dalam penetapan dan
pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa harus jelas, diperoleh dan
disampaikan secara transparan dan terbuka.
Namun demikian, prinsip keterbukaan ini tidak mengurangi keharusan
untuk memenuhi peraturan dan ketentuan tentang Kerahasiaan, yang berlaku
bagi informasi atau keterangan yang karena sifatnya atau sesuai dengan
ketentuan undang-undang, harus dirahasiakan.
 Akuntabilitas (Accountability)
Kejelasan fungsi, dan kewenangan jajaran Dana Pensiun dalam pelaksanaan
Pengadaan Barang dan Jasa, maupun bagi pihak-pihak lainnya yang terlibat.
Setiap usul, pertimbangan, pendapat dan rekomendasi yang digunakan
dalam pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa harus benar-benar dibuat
dan disampaikan oleh pihak-pihak yang jelas, yang memiliki fungsi dan
kewenangan.
 Pertanggungjawaban (Responsibility)
Pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa harus selalu didasarkan kepada
pemenuhan dan kepatuhan terhadap ketentuan-ketentuan dalam peraturan
perundang- undangan yang berlaku dan Perturan lainnya, serta berdasarkan
prinsip-prinsip pengelolaan kegiatan yang sehat yang berlaku umum.
 Kemandirian (Independency)
Semua pihak yang terlibat dalam proses Pengadaan Barang dan Jasa harus
dapat melakukan fungsi dan memberikan kontribusinya secara bebas,
mandiri, tidak dipengaruhi atau mendapatkan tekanan dan paksaan dari
pihak lain.
 Kesetaraan / Kewajaran (Fairness)
Semua pihak yang berkepentingan dan terlibat dalam proses Pengadaan
Barang dan Jasa harus benar-benar menyadari, bahwa semua tindakan
dilakukan untuk pemenuhan kepentingan stakeholder Dana Pensiun dan
semua pihak yang berkaitan, tanpa dilandasi dengan maksud atau niat untuk
menguntungkan pihak tertentu.
Disamping itu, semua tahapan dalam proses pelaksanaan Pengadaan Barang
dan Jasa harus dijalankan dengan wajar dan menerapkan prinsip kesetaraan
terhadap semua pihak yang terlibat.
4) Sistim Kerja Dana Pensiun sebagai acuan Pengadaan Barang dan Jasa
 Lebih lanjut, semua Pengadaan Barang dan Jasa harus sejalan dan dilaksanakan
sesuai dengan Sistim Kerja yang diterapkan di Dana Pensiun, yakni
 Sistim Kepatuhan terhadap Regulasi dan Peraturan (Compliance)
Pengadaan Barang dan Jasa harus didasarkan legitimasi dan pedoman serta
batasan ketentuan-ketentuan yang diatur melalui peraturan perundang-
undangan yang umum maupun ketentuan-ketentuan lainnya.
 Sistim Perencanaan dan Anggaran
Pengadaan Barang dan Jasa dilakukan dengan selalu memperhatikan
Rencana Kerja dan Anggaran yang telah ditetapkan, termasuk perubahan
dan revisi yang mungkin ada.
Pengadaan Barang dan Jasa itu sendiri harus dilaksanakan dengan
perencanaan yang baik serta penetapan anggaran biaya yang mungkin
diperlukan.
 Sistim Kewenangan Dan Tanggung Jawab
Segenap jajaran Dana Pensiun yang terlibat dalam proses Pengadaan Barang
dan Jasa memiliki kewenangan dan tanggungjawab tertentu, sesuai dengan
fungsinya dan peranannya.
 Sistim Kontrol Dan Pengawasan
Proses Pengadaan Barang dan Jasa harus berjalan dengan penerapan
pengawasan dan kontrol. Monitoring terhadap perkembangan proses
Pengadaan Barang dan Jasa harus selalu dilakukan, agar dapat berlangsung
dengan baik, sesuai dengan rencana dan batasan waktu yang ada.
 Sistim Pencatatan dan Laporan
Semua proses Pengadaan Barang dan Jasa harus dicatat dan
didokumentasikan. Demikian juga dengan Barang atau Jasa yang
bersangkutan, satu dan lain hal untuk menjaga keamanannya sebagai bagian
Kekayaan Dana Pensiun, dan memudahkan penggunaannya.
Semua pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa dilaporkan kepada pihak
yang berkepentingan, yang berhak untuk memperoleh informasi tentang itu.
3. Pengertian tentang Pengadaan
Yang dimaksud dengan “Pengadaan” dalam tata kelola Dana Pensiun adalah semua
tindakan yang mengalihkan dan membawa Barang atau Jasa yang semula berada
diluar Dana Pensiun dan tidak dapat digunakan sebagai penunjang pelaksanaan
 kegiatan tata kelola Dana Pensiun, menjadi berada didalam Dana Pensiun, dan
dapat digunakan sebagai sarana penunjang pelaksanaan tata kelola Dana Pensiun.
Keberadaan Barang dan Jasa yang dimaksud dalam kedudukannya sebagai
penunjang pelaksanaan tata kelola Dana Pensiun tidak selalu sebagai Komponen
Kekayaan Dana Pensiun, namun juga sebagai barang dan jasa yang habis dipakai,
atau barang eksploitasi.
Tindakan Pengadaan dapat berupa pembelian yang mengakibatkan berpindahnya
Hak Kepemilikan ke Dana Pensiun, atau berupa Sewa Menyewa, yang hanya
memberikan Hak Pemakaian atau Penggunaan bagi Dana Pensiun.
4. Prioritas Pengadaan Barang dan Jasa
Beberapa hal yang harus diperhatikan oleh seluruh jajaran Dana Pensiun berkaitan
dengan Kebijakan Umum Pengadaan Barang dan Jasa adalah sebagai berikut :
 Pengadaan Barang dan Jasa dilakukan dengan urutan prioritas sesuai
dengan kepentingannya bagi tata kelola Dana Pensiun, karena pengadaan
Barang dan Jasa tersebut dibiayai dengan Kakayaan Dana Pensiun, yang pada
dasarnya harus dikembangkan untuk pembayaran Manfaat Pensiun.
 Pengadaan Barang dan Jasa bukan diperlakukan sebagai tujuan atau
sasaran yang harus selelu terpenuhi dan tercapai, tetapi sebagai pengorbanan
dan upaya untuk mencapai tujuan atau sasaran.
Dengan demikian, Biaya dan pengeluaran untuk Pengadaan Barang dan Jasa
tidak ditetapkan sebagai Target yang harus dicapai dan dilampaui didalam
Rencana Kerja dan Anggaran, melainkan sebagai batas Anggaran yang sedapat
mungkin dibatasi pelaksanaannya, dan dihindari pelampauannya.
 Pengadaan Barang dan Jasa selalu berorientasi pada perhitungan
perolehan manfaat penggunaan semaksimal mungkin, dengan harga dan biaya
seminimal mungkin
 Untuk memperoleh hasil guna secara optimal, Barang dan Jasa yang
digunakan sebagai penunjang pelaksanaan kegiatan Dana Pensiun harus
memiliki kualitas dan spesifikasi yang tepat dan sesuai dengan keperluannya,
dengan konsekuensi berupa biaya penggunaan/pemanfaatan serta biaya
pemeliharaan yang minimal.
 Pengadaan Barang dan Jasa harus selalu dilaksanakan dengan
memperhitungkan kemampuan dan kesiapan dari seluruh jajaran Dana Pensiun
untuk dapat menggunakannya dengan optimal.
  Pengadaan Barang dan Jasa juga harus mempertimbangkan dan selalu
memperhitungkan kemungkinan dilakukannya pengembangan dan upgrading
atau penyesuaian dan perubahan sejalan dengan tuntutan perkembangan
kegiatan tata kelola Dana Pensiun.
 Pengadaan Barang dan Jasa harus selalu dilaksanakan dengan
memperhatikan dampak dan akibat yang akan timbul karena keberadaan dan
penggunaannya, agar tidak menimbulkan konsekuensi sampingan yang akan
mengurangi nilai penggunaannya bagi kepentingan Dana Pensiun secara
keseluruhan.

VII. PERSETUJUAN PENJUALAN/PELEPASAN DAN PENGHAPUSAN

Pada prinsipnya, Pengadaan Barang dan Jasa harus mendapatkan persetujuan Pendiri,
atas usul Pengurus Dana Pensiun.
Persetujuan tersebut dapat dituangkan didalam persetujuan terhadap Rencana Kerja dan
Anggaran, atau dalam Arahan Investasi.
Untuk maksud tersebut, Pengurus Dana Pensiun harus mengajukan usul Pengadaan
Barang dan Jasa sebagai bagian dari pengajuan rancangan/usul Rencana Kerja dan
Anggaran setiap tahun, untuk pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa dalam tahun
berikutnya.
Dalam beberapa hal, Pengadaan Barang dan Jasa mungkin harus dilakukan secara
mendadak, diluar dari yang semula telah disetujui Pendiri, dan harus diusulkan oleh
Pengurus secara terpisah (khusus).
Dengan demikian, pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa Dana Pensiun akan selalu
diselenggarakan secara terencana.
Proses penetapan Keputusan untuk melakukan Pengadaan Barang dan Jasa harus
dilakukan dengan baik, transparan, dan sesuai dengan kaidah-kaidah yang ditetapkan
didalam Pedoman/ Kebijakan Pengambilan Keputusan.
Dengan demikian, dalam mengajukan usul kepada Pendiri untuk mendapatkan
persetujuan Pengadaan Barang dan Jasa, Pengurus harus memperhatikan beberapa hal
sebagai berikut :
 Keputusan untuk melakukan Pengadaan Barang dan Jasa yang harus ditetapkan
oleh Pendiri harus ditunjang oleh alasan dan latar belakang yang kuat.
 Keputusan tersebut harus didasarkan pada kajian dan analisa yang mendalam
atas informasi yang lengkap, relevan, dan disampaikan secara transparan.
  Disamping itu, juga harus memperhatikan dan mempertimbangkan semua
akibat dan dampak yang akan timbul.
 Waktu yang diperlukan untuk proses penetapan Keputusan untuk melakukan
Pengadaan Barang dan Jasa ini mungkin akan cukup lama, tergantung kepada
kelengkapan informasi yang harus dikaji dan dianalisa, dan mempertimbangkan
semua aspek.
 Pertimbangan yang digunakan dalam memutuskan Pengadaan Barang dan Jasa
harus sesuai dan sejalan dengan ketentuan-ketentuan Pedoman/ Kebijakan Tata
Kelola Dana Pensiun, yang menekankan pada kegunaan dan efektifitas serta
efisiensi.
Dengan demikian, keputusan atau persetujuan Pendiri untuk Pengadaan Barang dan
Jasa harus ditetapkan dan diambil melalui tahap-tahap dan proses yang baku dan
transparan, sebagaimana prosedur dan proses pengambilan Keputusan yang ditetapkan
dan diatur didalam Pedoman/Kebijakan Pengambilan Keputusan, antara lain sebagai
berikut :
1. Tahap Identifikasi Masalah
Semua Manajer Bagian Dana Pensiun setiap saat harus selalu melakukan
monitoring dan identifikasi terhadap keberadaan dan penggunaan Barang dan Jasa
di Bagian atau Unit Kerjanya, untuk memperoleh indikasi tentang diperlukannya
pengadaan Barang dan Jasa, yang harus diusulkan dan dimintakan persetujuan
Pendiri.
Inisiatif untuk pengajuan usul Pengadaan Barang dan Jasa dapat juga berasal dari
anggota Pengurus (Direktur Bidang).
Indikasi tentang diperlukannya persetujuan Pengadaan Barang dan Jasa tersebut
kemudian dirumuskan kedalam usul inisiatif atau prakarsa, dan disampaikan
kepada Pengurus untuk ditindaklanjuti.
2. Tahap Pengajuan Usul
Usul untuk melaksanakan Pengadaan Barang dan Jasa yang berasal dari para
Manajer Bagian atau dari anggota Pengurus, disampaikan kepada Pengurus, melalui
Direktur Bidang yang bersangkutan.
Dari manapun datangnya inisiatif atau usul Pengambilan Keputusan, harus disertai
dengan
 Alasan dan latar belakang yang jelas dan lengkap (urgensi masalah)
 Informasi yang lengkap, transparan, dan relevan.
  Dampak dan konsekuensi serta akibat yang mungkin timbul
3. Tahap Pengkajian atas Usul.
Setiap usul inisiatif untuk melakukan Pengadaan Barang dan Jasa harus
ditindaklanjuti dengan kajian tentang alasan dan latar belakang dari usul tersebut.
Tahapan ini penting artinya, karena harus dapat menentukan dengan tepat dan logis
urgensi dari Pengadaan Barang dan Jasa yang diusulkan
Sesuai dengan tingkat urgensi dan besarnya Nilai Barang dan Jasa yang menjadi
obyek usulan, Pengurus dapat menetapkan pihak-pihak yang harus dilibatkan
didalam pembahasan dan kajian, yang harus tersusun dan bekerja sebagai sebuah
Tim, dengan diketuai oleh Direktur Bidang yang bersangkutan.
Dalam hal pembahasan dan kajian harus dilakukan pada tingkat Pengurus lengkap,
Tim harus diketuai oleh Direktur Utama/Ketua Pengurus.
Tim tersebut selanjutnya akan melakukan semua kajian atas usul yang disetujui
untuk ditindaklanjuti.
Usul inisiatif yang dinilai tidak atau belum waktunya ditindaklanjuti harus segera
dinyatakan selesai dan ditutup, untuk menghindari pemborosan perhatian, waktu
dan tenaga.
4. Tahap Pengkajian dan analisa Informasi
Usul inisiatif Pengadaan Barang dan Jasa yang dinilai beralasan kuat dan dapat
diterima harus segera ditindaklanjuti dengan melakukan kajian terhadap semua
informasi yang ada.
Dalam hal diperlukan, informasi harus ditambah dan diperluas sehingga benar-
benar lengkap dan dinilai cukup sebagai bahan pertimbangan bagi Pengurus untuk
mengusulkan dilakukannya Pengadaan Barang dan Jasa kepada Pendiri.
Informasi yang harus tersedia juga harus meliputi informasi semua aspek, termasuk
tentang kemungkinan timbulnya dampak atau akibat dari adanya Pengadaan Barang
dan Jasa, yang mungkin akan dialami oleh atau terjadi pada kepentingan Dana
Pensiun.
Semua pihak dan Unit Organisasi yang berkaitan dengan proses pengkajian dan
pembahasan dan menurut fungsinya memiliki kewenangan, harus diberikan
kebebasan dan waktu yang cukup namun wajar untuk melakukan kajian dan
analisa.
 Hasil kajian dan analisa disusun dalam bentuk pendapat, pertimbangan, atau
rekomendasi, yang akan dibahas dalam penentuan alternatif atau pilihan usul
kepada Pendiri.
5. Tahap Penyusunan Alternatif atau Pilihan Usul Keputusan
Semua pendapat, pertimbangan, dan rekomendasi yang dibuat dan diajukan harus
dibahas dan dikaji secara lengkap, menyeluruh, dan mendalam. Pembahasan dan
kajian harus dilakukan dengan memperhatikan acuan dasar sebagaimana yang
ditetapkan dalam Pedoman Kebijakan Pengambilan Keputusan.
Hasil pembahasan dan kajian akan dibuat dalam bentuk pilihan atau alternatif usul,
yang dengan cermat harus memperhatikan serta mempertimbangkan faktor-faktor :
 Alasan, maksud dan tujuan, serta kegunaan dari Pengadaan Barang dan
Jasa.
 Kejelasan dan detail spesifikasi, jumlah, kualitas dari Barang dan Jasa.
 Perkiraan harga yang wajar dari Barang atau Jasa.
 Perkiraan biaya dan pengeluaran lain yang diperlukan.
 Butir-butir tentang tatacara dan rencana pelaksanaan Pengadaan Barang
dan Jasa.
 Kesiapan dan kemampuan semua jajaran Dana Pensiun dan sarana serta
prasarana yang ada untuk pelaksanaannya.
6. Tahap Perumusan dan Penetapan Usul
Kerangka usul Pengadaan Barang dan Jasa yang telah disusun selanjutnya
ditetapkan sebagai usul yang diajukan kepada Pendiri untuk memperoleh
persetujuan.
Penetapan dan pengajuan Usul untuk melakukan Pengadaan Barang dan Jasa
kepada Pendiri dilakukan oleh Pengurus.
Pendiri dapat melimpahkan pemberian persetujuan atas usul Pengadaan Barang dan
Jasa yang diajukan Pengurus kepada Dewan Pengawas.

VIII. PELAKSANAAN PENGADAAN BARANG DAN JASA

Walaupun Pengadaan Barang dan Jasa pada dasarnya harus dilakukan sesuai dengan
Arahan Investasi dan atau Rencana Kerja dan Anggaran, serta bentuk persetujuan
Pendiri lainnya, namun pelaksanaannya tetap merupakan sebuah tindakan yang
menyebabkan adanya perubahan komposisi Kekayaan Dana Pensiun.
 Oleh karena itu, pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa harus dilakukan dengan
penetapan sebuah Keputusan oleh Pengurus.
Pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa harus berjalan secara bertahap, yang terdiri
dari :
1. Tahap Persiapan
Pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa sebagaimana yang telah disetujui oleh
Pendiri harus dapat berjalan dengan baik, dan sasaran yang ditetapkan dapat
dicapai.
Dalam beberapa hal, pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa tersebut memerlukan
serangkaian kegiatan yang cukup banyak dan kompleks, melibatkan berbagai pihak,
dan dapat berlangsung dalam jangka waktu cukup lama.
Oleh karena itu, pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa harus dilakukan
berdasarkan penetapan Keputusan Pengurus, dan melalui persiapan yang cermat
dan matang.
Persiapan tersebut meliputi antara lain :
 Memperhitungkan jadwal waktu pelaksanaan proses
 Mempelajari ketentuan-ketentuan perundang-undangan dan peraturan lainnya
 Melakukan kajian atas situasi dan perkembangan pasar.
 Menyiapkan sarana dan perangkat yang diperlukan atau harus disesuaikan
 Menyiapkan jajaran Dana Pensiun yang akan terlibat didalam proses
 Kesiapan jajaran Dana Pensiun untuk penggunaan barang dan jasa
Sesuai dengan urgensinya, tahap persiapan ini dapat dilakukan oleh sebuah Tim
yang dikordinir oleh Manajer Bagian yang bersangkutan, atau oleh Direktur
Bidang.
Setelah segala sesuatunya dinilai cukup dan siap, kordinator persiapan mengajukan
usul kepada Pengurus melalui Direktur Bidang, untuk memperoleh keputusan dan
persetujuan pelaksanaannya.
2. Tahap penetapan tatacara atau prosedur pelaksanaan
Setelah Keputusan untuk melaksanakan Pengadaan Barang dan Jasa ditetapkan oleh
Pengurus, harus segera diikuti dengan menetapkan tatacara atau prosedur
pelaksanaannya.
Pengurus dapat menetapkan Tim yang melakukan persiapan Pengadaan Barang dan
Jasa untuk meneruskan kegiatannya dalam pembahasan dan pengkajian untuk
 menetapkan tatacara, atau membentuk Tim yang baru yang lebih relevan, yang
selanjutnya bertindak sebagai Tim Pelaksana Pengadaan Barang dan Jasa.
Tim Pelaksana ini dapat dikordinir oleh Direktur Bidang yang berkaitan, atau oleh
Direktur Utama.
Tim Pelaksana Pengadaan Barang dan Jasa harus bekerja berdasarkan batasan dan
ketentuan yang ada dalam persetujuan yang telah diberikan oleh Pendiri atau
Dewan Pengawas.
Dalam tahap ini semua aspek yang berkaitan dengan pelaksanaan Pengadaan
Barang dan Jasa harus benar-benar mendapatkan perhatian, antara lain :
 Ketentuan perundang-undangan yang harus dipenuhi
 Batasan harga dan jenis, serta kualitas dan penyerahan barang dan jasa
 Batasan waktu pelaksanaan pada masing-masing tahap
 Sistim atau prosedur Pengadaan/Pembelian
 Pihak-pihak yang dilibatkan
 Persyaratan bagi calon penjual/rekanan
 Prosedur pengajuan penawaran
 Prosedur penilaian penawaran dan pemutusan pemenang (penjual)
dan tatacara serta prosedur serta aspek lainnya, yang diharapkan dapat menjanin
bahwa pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa dapat berjalan dengan baik.
3. Tahap Pilihan Alternatif dan Penyusunan Kerangka Pelaksanaan
Dalam tahap ini, semua alternatif dan pilihan dibahas lebih lanjut untuk memilih
dan menetapkan pilihan yang terbaik.
Pilihan yang ditetapkan dapat berupa hasil penggabungan atau perpaduan dari dua
atau lebih alternatif dan pilihan yang ada.
Pilihan yang terbaik tersebut harus dengan jelas dan lengkap terinci didalam bentuk
kerangka pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa yang harus dijalankan.
Keputusan dan kerangka pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa harus
mendapatkan keputusan secara tertulis dari Pengurus.
4. Tahap pelaksanaan
Keputusan yang telah diambil untuk melakukan Pengadaan Barang dan Jasa serta
tatacara yang telah ditetapkan tidak akan ada manfaatnya apabila tidak dapat
dilaksanakan dengan baik.
 Oleh karena itu, pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa harus dilakukan dengan
benar-benar mengikuti tatacara dan prosedur yang telah ditetapkan, dan diorganisir
dengan sebaik-baiknya.
Dalam beberapa hal, pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa perlu diawali dengan
adanya sosialisasi atau pemberian penjelasan kepada jajaran Dana Pensiun yang
terkait, satu dan lain hal untuk memperoleh pemahaman yang tepat dan kesiapan
dari semua jajaran Dana Pensiun yang berkaitan.
Lebih lanjut, tahap pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa sudah melibatkan
pihak lain, baik (calon) penjual/rekanan, dan pihak-pihak lain yang terkait.
Sehubungan dengan itu, dalam beberapa hal, pelaksanaan Pengadaan Barang dan
Jasa perlu diselenggarakan dengan pembentukan sebuah Panitia atau Tim oleh
Pengurus, yang akan mengkordinir dan menjaga kelangsungan dan kelancaran
jalannya semua proses.
5. Tahap penyelesaian transaksi dan tindak lanjut
Pengadaan Barang dan Jasa belum dapat dikatakan selesai, sebelum semua putusan
dan hasil yang dicapai dan diselesaikan dalam proses pelaksanaannya ditutup
dengan penyelesaian transaksi dan penyerahan Hak Kepemilikan dan/atau Hak
Pemakaian atas barang dan jasa yang bersangkutan.
Penyelesaian Pengadaan Barang dan Jasa secara tuntas ditandai dengan pembayaran
harga jual atau honorarium/fee kepada penjual/rekanan atau penyedia jasa, , serta
penyerahan (balik nama) atas Hak Kepemilikan atau Hak Pemakaian atas barang
san jasa yang bersangkutan kepada Dana Pensiun.
Penyelesaian pemindahan Hak Kepemilikan dan Hak Pemakaian Aktiva Tetap
berupa barang tak bergerak (tanah, bangunan, tanah dan bangunan) dan barang
tertentu lainnya masih harus melibatkan pihak tertentu diluar Dana Pensiun.
Penyelesaian secara tuntas pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa harus segera
dilaporkan oleh Pengurus kepada Pendiri dan/atau Dewan Pengawas.

IX. PELAKSANAAN PENGADAAN BARANG DAN JASA

Berbagai tatacara dan prosedur pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa dapat
ditetapkan oleh Dana Pensiun, berdasarkan pertimbangan atas beberapa aspek sebagai
berikut :
 Sifat dan karakter pisik dari barang atau jasa yang bersangkutan
 Jumlah dan nilai atau harga dari barang atau jasa yang bersangkutan
  Luasnya pasar dan banyaknya penawaran
 Pengalaman dan kompetensi yang dimiliki Dana Pensiun
 Batasan waktu untuk penyelesaian pelaksanaan proses
 Efektifitas dan efisiensi biaya, waktu, perhatian, dan tenaga
Berdasarkan pertimbangan atas aspek-aspek diatas, pelaksanaan Pengadaan Barang dan
Jasa dapat dilakukan dengan berbagai tatacara pelaksanaan, sebagai berikut :
 Pemberitahuan/pengumuman kepada calon Penjual/Rekanan
Pemberitahuan atau pengumuman tentang rencana pengadaan Barang atau jasa
dapat dilakukan dalam dua bentuk :
o Dengan Pengumuman Pengadaan Barang/Jasa secara terbuka
Pengumuman dilakukan secara terbuka, ditujukan kepada umum atau kalangan
yang luas, melalui iklan di media masa.
Dilakukan apabila barang dan jasa yang diperlukan memiliki kemungkinan
penawaran yang tidak/belum jelas, antara lain karena
 Nilai Barang dan Jasa cukup besar, tersedianya penawaran/supply
terbatas
 Barang atau Jasa bersifat khusus untuk pemakaian/penggunaan tertentu
 Banyaknya penawaran atas barang yang sejenis dipasar
 Supply dan Penawaran yang akan diterima diperkirakan akan beragam.
o Dengan Pengumuman Pengadaan Barang/Jasa Terbatas
Pengumuman Pengadaan Barang/Jasa ditujukan secara langsung kepada
lingkungan yang terbatas, dalam beberapa hal mungkin kepada para pihak-
pihak tertentu yang memang memiliki kekhususan sebagai supplier atau
penyedia barang atau jasa yang dimaksud.
Umumnya dilakukan untuk pengadaan barang atau jasa yang memiliki
spesifikasi dan kegunaan tertentu berupa peralatan/mesin kantor, komputer,
kendaraan, dan sebagainya, yang pada umumnya :
 Nilai Barang atau Jasa relatif kecil,
 Supply dan calon rekanan/penyedia terbatas
 Pnggunaannya barang atau jasa terbatas/khusus
 Terbatasnya/tidak adanya penawaran lain atas barang yang sejenis
dipasar
 Penawaran diperkirakan akan sesuai dengan sasaran harga yang
 ditetapkan.
Bagaimanapaun bentuk dan cara pengumuman penawaran yang dilakukan,
pengumuman atau pemberitahuan Pengadaan Barang dan Jasa harus dilakukan
secara tertulis dan transparan.
Dana Pensiun harus memberikan kesempatan kepada calon rekanan/penyedia
barang atau jasa untuk mengetahui dan memahami dengan baik keperluan Dana
Pensiun dan spesifikasi serta kondisi barang dan jasa yang diperlukan serta semua
syarat yang ada, berkaitan dengan Pengadaan Barang dan Jasa
 Pelaksana Pengadaan Barang dan Jasa :
Pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa dapat dilakukan oleh pihak-pihak sebagai
berikut :
o Pengadaan dilakukan sepenuhnya oleh Dana Pensiun
Transaksi Pengadaan Barang dan Jasa sepenuhnya dilakukan oleh Dana Pensiun
sendiri, dengan pertimbangan :
 Jumlah dan nilai Barang dan Jasa relatif kecil.
 Pasar (lingkungan penjual/rekanan/penyedia jasa) terbatas
 Proses Pengadaan sederhana dan mudah
 Adanya faktor kerahasiaan dan penjagaan kepentingan Dana Pensiun
o Pengadaan dilakukan dengan bantuan Agen
Transaksi Pengadaan Barang dan Jasa dilakukan oleh Dana Pensiun sendiri,
namun memperoleh atau menggunakan jasa Agen atau Perantara untuk proses
dan kegiatan tertentu, antara lain dalam hal
 Kemampuan dan pengalaman untuk mengenal dan memahami pasar
 Penyelesaian dokumen jual beli barang dan pengadaan jasa
 Penyelesaian dokumen perpindahan Hak Kepemilikan
 Keterbatasan waktu dan kompetensi Dana Pensiun
o Pengadaan dilakukan sepenuhnya oleh/melalui Agen
Transaksi Pengadaan Barang dan Jasa sepenuhnya diserhkan dan dilakukan oleh
Agen, dengan pertimbangan karena adanya berbagai keterbatasan yang dimiliki
Dana Pensiun.
 Cara/Sistim Penjualan/Pelepasan :
o Pengadaan dibawah tangan
 Pengadaan barang dan jasa dibawah tangan dilakukan secara langsung,
penjual/rekanan/penyedia jasa ditentukan sendiri oleh Dana Pensiun dengan
pertimbangan dapat memenuhi kepentingan Dana Pensiun sebagai pembeli
barang atau pemakai barang dan jasa, sepenuhnya berdasarkan keyakinan Dana
Pensiun sendiri.
o Pengadaan Melalui Lelang
Penjualan melalui lelang dilakukan sendiri atau menggunakan jasa Pihak lain,
dimana para calon penjual/rekanan/penyedia jasa melakukan penawaran pada
waktu yang sama, atas dasar kondisi pengadaan barang atau jasa tertentu yang
sama pula.
Dana Pensiun menetapkan kebijakan untuk melakukan setiap lelang dengan
secara terbuka dan transparan, dengan perlakukan yang sama dan adil kepada
semua calon penjual/rekanan atau penyedia jasa.
Penjualan lelang dilakukan untuk
 Barang atau jasa dengan rekanan/penyedia jasa yang relatif banyak,
 Barang atau Jasa dengan Nilai (Harga) Pasar yang relatif sulit
diperkirakan
 Kemungkinan adanya berbagai penawaran dengan harga yang variatif.
 Cara Pembayaran :
Dana Pensiun dapat menerapkan pembayaran pengadaan barang atau jasa dengan
secara tunai maupun angsuran.
Pembayaran secara angsuran (bertahap) diperlukan untuk barang tertentu, yang
sesuai dengan penggunaannya, hanya akan diakui penyerahannya kepada Dana
Pensiun secara bertahap, melalui masa uji coba, atau berdasarkan termin (tahapan)
tertentu.
Demikian pula halnya dengan Jasa, yang penggunaannya oleh Dana Pensiun
bersifat bertahap.
Penyelenggaraan pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa harus dilakukan oleh Tim
yang telah dibentuk sejak awal, yang telah merumuskan tatacara Pengadaan Barang dan
Jasa.
Apabila dianggap perlu, Pengurus dapat mengubah atau memperluas keanggotaan Tim,
sesuai dengan banyaknya tugas dan kegiatan yang harus dilakukan.
Terlepas dari tatacara dan sistim Pengadaan yang dilakukan, dalam pelaksanaanya Tim
pelaksana harus dapat memastikan, bahwa para penawar atau calon penjual/rekanan
dan penyedia jasa adalah benar-benar pihak atau Badan Hukum yang sah, dan memiliki
kapasitas untuk itu.
Persyaratan untuk itu dengan jelas harus dicantumkan didalam dokumen pengumuman
penjualan, dan semua dokumen penawaran yang diterima memenuhi syarat tersebut.
Dana Pensiun hanya melakukan Pengadaan Barang dan Jasa dengan sistim penawaran
yang diajukan secara tertutup, namun dalam hal melalui lelang, pembukaan dokumen
penawaran tertutup tersebut harus dilaksanakan secara terbuka dan transparan.
Penetapan pemenang lelang atau penawar (calon penjual/rekanan) harus dilakukan
dengan wajar, obyektif, dan dengan sepenuhnya memperhatikan ketentuan perundang-
undangan atau peraturan lainnya yang berlaku.
Penetapan pemenang lelang dan calon pembeli harus dibuat secara tertulis, dengan
disaksikan oleh paling sedikit 2 (dua) orang Saksi diluar Dana Pensiun.

X. PENETAPAN SPESIFIKASI, JUMLAH, DAN KUALITAS

Penetapan spesifikasi, jumlah, dan kualitas dalam Pengadaan Barang dan Jasa harus
mengacu kepada patokan yang ditetapkan dalam persetujuan yang telah diberikan oleh
Pendiri.
Dalam hal terjadi perubahan dan perkembangan, harus segera dilaporkan oleh Pengurus
untuk dimintakan persetujuan perubahan patokan spesifikasi, jumlah dan kualitas dari
Pendiri
Spesifikasi dan fitur dari Barang dan Jasa yang akan dilaksanakan pengadaannya harus
benar-benar sesuai dengan keperluan penggunaannya oleh Dana Pensiun.
Dalam hal harus diadakan penyesuaian atau customization, harus diperhitungkan secara
cermat biaya dan beban serta pengorbanan lainnya yang harus ditanggung Dana Pensiun.
Dengan demikian efektifitas dan efisiensi penggunaan Barang dan Jasa menjadi acuan dasar
dari penetapan spesifikasi dan fitur dari Barang dan Jasa.
Selanjutnya, jumlah, kualitas/mutu Barang dan Jasa juga harus diperhitungkan secara
wajar, tidak berlebihan, dan diungkapkan secara transparan, dan sesuai dengan keperluan
dan kemampuan serta kepentingan Dana Pensiun.
Kewenangan untuk menetapkan spesifikasi, fitur, jumlah, dan kualitas barang dan jasa
berada pada Pengurus Dana Pensiun, yang harus dilaksanakan dengan rekomendasi dan
pertimbangan dari jajaran Dana Pensiun yang berkaitan.
Dalam hal diperlukan, Pengurus dapat meminta bantuan dari Pihak Ketiga atau Mitra
Kerja dalam penetapan spesifikasi, fitur, dan kualitax Barang dan Jasa yang akan
dilaksanakan pengadaannya.

XI. PENETAPAN HARGA PENGADAAN BARANG DAN JASA

Penetapan harga Pengadaan Barang dan Jasa harus mengacu kepada patokan harga
yang ditetapkan dalam persetujuan yang telah diberikan oleh Pendiri.
Dalam hal terjadi perubahan dan perkembangan, harus segera dilaporkan oleh Pengurus
untuk dimintakan persetujuan perubahan patokan harga dari Pendiri
Memperhatikan pengertian pokok tentang Kekayaan Dana Pensiun sebagai penyediaan
dana untuk pembayaran Manfaat Pensiun, semua bagian kekayaan yang dimiliki oleh
Dana Pensiun harus dapat memberikan nilai dan manfaat yang setinggi mungkin untuk
pencapaian Tujuan penyelenggaraan Program Pensiun.
Sehubungan dengan itu, penetapan harga dalam pelaksanaan Pengadaan Barang dan
Jasa bagi keperluan Dana Pensiun, harus dilakukan dengan pertimbangan efisiensi dan
efektifitas yang mendalam, berdasarkan kajian atas semua aspek dan informasi yang
ada.
 Wewenang penetapan harga Pengadaan Barang dan Jasa :
o Penetapan harga Pengadaan Barang dan Jasa menjadi wewenang Pengurus.
o Penetapan harga Pengadaan Barang dan Jasa dilakukan melalui Rapat Pengurus,
berdasarkan usul dan rekomendasi dari Manajer Bagian yang bersangkutan, dan
memperhatikan pertimbangan dari Direktur Bidang yang berkaitan.
o Dalam hal diperlukan, Pengurus dapat menunjuk dan menggunakan jasa Pihak
Ketiga untuk menetapkan harga dalam Pengadaan Barang dan Jasa.
o Sesuai dengan ketetapan Pendiri, penetapan harga dalam Pengadaan Barang dan
Jasa diatas jumlah sebesar Rp. 500.000.000 (Limaratus juta Rupiah) harus
mendapatkan persetujuan dari Pendiri, atas usul Pengurus.
 Dasar-dasar Penetapan harga dalam Pengadaan Barang dan Jasa
Selanjutnya, penetapan harga dalam Pengadaan Barang dan Jasa juga harus
didasarkan kepada pertimbangan dan perhitungan dari keberadaan barang dan jasa
tersebut sebagai komponen Kekayaan Dana Pensiun yang diperlukan untuk
menunjang dan melaksanakan kegiatan Tata Kelola.
Dengan demikian, penetapan harga tersebut harus selalu memperhatikan tingkat
kegunaan dan efektifitas penggunaan barang dan jasa dan nilai dari
keuntungan/kemudahan yang akan diperoleh, yang berpengaruh pada kelancaran
penyelenggaraan Tata Kelola dan Pendapatan atau Biaya Operasionil.
 Lebih lanjut, penetapan harga Pengadaan Barang dan Jasa didasarkan pada :
o Tingkat kepentingan dan keperluan Dana Pensiun atas Barang dan Jasa
o Nilai (Harga) Perolehan Barang dan Jasa (termasuk biaya pengadaan)
o Nilai (Harga) Pasar Wajar
o Besarnya biaya dan beban operasional yang akan menjadi tanggungan Dana
Pensiun untuk mempergunakan Barang dan Jasa yang bersangkutan
o Besarnya biaya pemeliharaan yang harus dikeluarkan.
o Nilai (harga) dan biaya sekarang untuk pengadaan barang dan jasa sejenis
o Nilai (harga) dan biaya sekarang untuk pengadaan barang pengganti
 Pertimbangan lainnya :
Penetapan harga harus mempertimbangkan berbagai aspek lainnya, antara lain :
o Tingkat kemampuan pasar dan minat calon penjual/rekanan/penyedia
jasa.
o Tersedianya barang sejenis atau barang pengganti di pasar.
o Ada tidaknya keharusan untuk melakukan penyesuaian spesifikasi
barang dan jasa dengan kepentingan Dana Pensiun (customization).

XII. PAJAK DAN PUNGUTAN LAINNYA

Pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa harus dilakukan dengan selalu memperhatikan
keharusan untuk penyelesaian kewajiban perpajakan dan berbagai pungutan lainnya,
sesuai dengan ketetapan dan ketentuan perundang-undangan, yang berlaku pada
pemilikan dan penggunaan Barang dan Jasa yang bersangkutan, disamping pajak dan
pungutan lainnya yang harus dibayar karena transaksi Pengadaan Barang dan Jasa itu
sendiri.
Pada satu sisi, pemenuhan kewajiban perpajakan yang melekat pada Barang dan Jasa
yang akan dibeli/dilaksanakan pengadaannya dan yang harus dipenuhi oleh
penjual/rekanan/penyedia jasa, harus dapat diyakini oleh Dana Pensiun.
Pelaksanaan transaksi Pengadaan Barang dan Jasa akan mengalami kesulitan atau tidak
dapat dilaksanakan, sebelum semua kewajiban pajak diselesaikan.
Kewajiban pajak yang melekat pada Aktiva Tetap antara lain berupa :
 Pajak Bumi dan Bangunan (PBB) atas Tanah, Bangunan, Tanah dan Bangunan
 Pajak Kendaraan Bermotor
 Pajak Pertambahan Nilai (Ppn) yang mungkin masih terhutang
  Pungutan Bea Masuk dan pungutan lainnya untuk barang Impor.
Dan pada sisi yang lain, pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa itu sendiri juga tidak
terlepas dari berbagai kewajiban pemenuhan berbagai pajak.
Kewajiban pajak yang timbul pada saat pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa
adalah
 Pajak Pertambahan Nilai (PPN) atas transaksi
 Pajak Penghasilan (PPh) yang harus dipungut dan dibayar untuk pembayaran
komisi, fee, atau pembayaran lainnya karena penggunaan jasa pihak ketiga.
Disamping itu, untuk transaksi Pengadaan Barang yang berupa tanah, terdapat
pungutan lainnya yang mungkin harus diperhatikan pemenuhannya, yang berupa Bea
Perolehan Hak atas Tanah.
Demikian pula halnya dengan Kewajiban Pembayaran Lainnya yang mungkin ada dan
melekat pada Barang atau Jasa Aktiva yang bersangkutan, misalnya berupa Biaya
Registrasi, Premi Asuransi, dan lainnya.
Untuk menghindari timbulnya kesulitan dan tambahan beban, semua aspek perpajakan
dan kewajiban pembayaran pungutan lainnya harus terlebih dulu benar-benar dipahami
untuk diselesaikan dan dipenuhi dengan baik.
Dokumen pembayaran dan bukti pelunasan kewajiban pajak merupakan salah satu
dokumen yang harus lengkap dan menyertai pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa.

XIII. BIAYA PENGADAAN BARANG DAN JASA

Disamping pajak dan pungutan lainnya yang harus dikeluarkan dan dibayar sesuai
dengan tarip yang telah ditetapkan secara umum berdasarkan peraturan perundang-
undangan, juga terdapat biaya dan pengeluaran yang harus dibayar pada setiap
pelaksanaan transaksi Pengadaan Barang dan Jasa.
Beban yang berupa pembayaran berbagai biaya pelaksanaan transaksi tersebut harus
dengan jelas dan pasti diperjanjikan antara kedua belah pihak dalam transaksi.
Bagi Dana Pensiun, prinsip umum yang harus dipegang teguh adalah bahwa setiap
biaya yang harus dibayar akan berarti pengurangan atas kekayaan Dana Pensiun, dan
oleh karena itu aspek efisiensi dan penghematan harus selalu diperhatikan.
Berbagai biaya dan pengeluaran tersebut antara lain berupa :
 Komisi untuk Agen
 Biaya penggunaan jasa pihak ketiga (Konsultan, Notaris/PPAT, dsb)
 Biaya registrasi/administrasi untuk Instansi tertentu (Pemerintah Daerah dsb)
  Biaya pengiriman barang
 Dan sebagainya
Semua pembayaran biaya sedapat mungkin sudah diketahui/diperkirakan dan
diantisipasi sejak awal, sehingga dapat diperhitungkan dalam penetapan harga dalam
Pengadaan Barang dan Jasa.
Berkaitan dengan pembayaran berbagai biaya tersebut, jajaran Dana Pensiun harus
selalu menghindari adanya pembayaran dan pungutan yang dapat dikategorikan sebagai
tidak sah dan menyimpang, dengan selalu memperhatikan ketentuan-ketentuan yang
ada didalam Pedoman/Kebijakan Kode Etik yang mengatur tentang hal itu.
Dokumen pembayaran dan bukti pelunasan pembayaran semua biaya tersebut
merupakan salah satu dokumen yang harus lengkap dan menyertai pelaksanaan
Pengadaan Barang dan Jasa.

XIV. KETEPATAN WAKTU PENGADAAN BARANG DAN JASA

Ketepatan waktu dalam Pengadaan Barang dan Jasa sangat besar artinya bagi ketepatan
pemilihan kualitas dan harga, disamping efektifitas dan kegunaan dan dari barang dan
jasa itu sendiri.
Disatu sisi, untuk barang dan jasa tertentu, setiap saat dapat terjadi perubahan pada
kualitas dan harga serta tersediannya pilihan. Disisi yang lain, kebutuhan atau urgensi
dari penggunaan barang atau jasa itu oleh Dana Pensiun juga dapat mengalami
perubahan seiring dengan berjalannya waktu.
Oleh karena itu, Pengadaan Barang dan Lasa yang dilakukan terlalu dini atau terlambat
mungkin akan tidak atau kurang tepat atau menjadi kurang efektif, bahkan tidak
tertutup kemungkinan untuk menjadi sia-sia, karena barang atau jasa yang diperoleh
sebenarnya belum sesuai dengan keperluan, atau tidak lagi diperlukan.
Sehubungan dengan itu, setiap Pengadaan Barang dan Jasa harus dilakukan dengan
benar-benar memperhatikan faktor waktu, agar supaya pengadaan barang dan jasa yang
dilaksanakan benar-benar dapat memenuhi kebutuhan Dana Pensiun secara baik, dan
barang atau jasa dapat digunakan sevara efisien dan efektif.
Ketepatan waktu Pengadaan Barang dan Jasa meliputi ketepatan waktu untuk membuat
dan menetapkan keputusan tentang pengadaan barang dan jasa, dan ketepatan waktu
didalam pelaksanaan proses pengadaannya sendiri.
Sehubungan dengan itu, setiap pengadaan barang dan jasa harus dilaksanakan dengan
memperhatikan :
  Tersedianya informasi yang lengkap dan tepat sebagai bahan pertimbangan
pengambilan keputusan tentang Pengadaan Barang dan Jasa, terutama informasi
tentang kesesuaian dan relevansi dari Pengadaan Barang dan Jasa dengan
kebutuhan dan keperluan Dana Pensiun.
 Kesiapan dari pihak-pihak yang terlibat dalam proses pengambilan keputusan
Pengadaan Barang dan Jasa, serta batasan waktu untuk jalannya proses
pengambilan keputusan.
 Tersedianya waktu untuk melakukan persiapan dan pelaksanaan dari keputusan
tentang Pengadaan Barang dan Jasa yang telah ditetapkan.
 Kesiapan dari pihak-pihak yang berkaitan dengan proses pelaksanaan
Pengadaan Barang dan Jasa, serta batasan waktu yang ada bagi penyelesaian proses
tersebut, sesuai dengan kebutuhan Dana Pensiun atas barang dan jasa yang
bersangkutan.
 Ketersediaan sarana atau perangkat lainnya yang diperlukan untuk penerapan
Pengadaan Barang dan Jasa tersebut, misalnya sarana untuk uji coba, dan
sebagainya.
 Kesiapan dari pihak-pihak yang berkaitan dengan pemakaian atau penggunaan
dari barang atau jasa.
Sehubungan dengan pentingnya aspek kwtepatan waktu dalam Pengadaan Barang dan
Jasa tersebut, Dana Pensiun menetapkan kebijakan untuk selalu mengusahakan, agar
setiap pengadaan barang dan jasa diambil dengan tepat waktu, dengan antara lain
menerapkan :
 Secara berkala menyusun dan menetapkan Daftar Prioritas tentang berbagai
barang dan jasa yang diperlukan dan harus dilakukan pengadaannya.
 Menerapkan sistim dan pola perencanaan yang baku untuk setiap pelaksanaan
Pengadaan Barang dan Jasa, yang dilengkapi dengan jadwal pelaksanaan tahap-
tahap proses yang harus dilalui.
 Melakukan monitoring, evaluasi dan kajian secara periodik terhadap
perkembangan proses pengambilan atau penetapan keputusan untuk Pengadaan
Barang dan Jasa, dan terhadap perkembangan proses pelaksanannya.
 Secara khusus membentuk Tim dan menetapkan mekanisme untuk Pengadaan
Barang dan Jasa yang harus dilakukan secara mendadak dan mendesak, yang tidak
dapat direncanakan sebelumnya.
Penerapan dari kebijakan tersebut harus ditunjang oleh kesiapan seluruh jajaran Dana
Pensiun, khususnya dalam hal :
 Melakukan inventarisasi dan daftar prioritas Pengadaan Barang dan Jasa untuk
masing-masing bidang kegiatan di Bagian atau Unit Kerjanya.
 Melakukan monitoring dan identifikasi atas semua informasi yang berkaitan
dengan kebutuhan untuk Pengadaan Barang dan Jasa, baik internal mapun
eksternal.
 Meneruskan semua informasi yang diperoleh kepada Manajemen, yang
dipandang perlu untuk ditindaklanjuti dengan pelaksanaan Pengadaan Barang dan
Jasa.
 Menyiapkan dan melengkapi tersedianya informasi pada masing-masing Bagian
dan Unit Kerja, yang setiap saat diperlukan untuk pelaksaan Pengadaan Barang dan
Jasa.
 Kesediaan dan kesiapan untuk setiap saat secara aktif terlibat didalam proses
Pengadaan Barang dan Jasa, sesuai dengan fungsi dan wewenang, serta kontribusi
yang harus diberikan.

XV. PENUNJUKAN MITRA KERJA/REKANAN

Setiap pelaksanaan pengadaan barang dan jasa pada hakekatnya merupakan sebuah
perikatan antara Dana Pensiun sebagai pihak yang memerlukan barang atau jasa, yang
kemudian terikat dalam perjanjian sebagai pembeli (barang) atau pengguna (jasa),
dengan pihak lain yang menjadi Mitra Kerja, yang menyediakan barang atau jasa, dan
kemudian terikat dalam perjanjian sebagai penjual (barang) atau pemberi/penyedia
(jasa).
Dengan demikian, bagaimanapun besar atau kecilnya, bagaimanapun tingkat urgensi
dan kegunaan barang atau jasa yang dibeli atau dilaksanakan pengadaannya, Dana
Pensiun selalu berurusan dan menjalin perjanjian pengikatan dengan Mitra Kerja, yang
dalam hal ini adalah Penjual, Rekanan, atau Supplier/Pemasok.
Sehubungan dengan itu, fungsi dan kedudukan, serta peranan dari Mitra Kerja dalam
pengadaan barang dan jasa sangat penting dan menentukan bagi Dana Pensiun.
Oleh karena itu, setiap penetapan dan penunjukan Mitra Kerja harus dilakukan dengan
benar dan hubungan antara Dana Pensiun dengan Mitra Kerja dalam pengadaan barang
dan jasa harus diatur dan diselenggarakan sesuai dengan batasan – batasan yang
ditetapkan didalam Pedoman/Kebijakan Penerapan Tata Kelola Dana Pensiun Yang
Baik, dengan acuan dasar :
1. Pemenuhan kepentingan kedua belah pihak (Dana Pensiun dan Mitra Kerja) atas
dasar prinsip saling menguntungkan.
2. Dana Pensiun menjamin tidak terjadinya diskriminasi demi terciptanya perlakuan
yang adil, obyektif, jujur, dan sesuai dengan praktek – praktek hubungan kerja yang
sehat.
Penetapan dan penunjukan Mitra Kerja dalam pengadaan barang dan jasa dilakukan
semata-mata untuk kepentingan kelancaran, kebenaran, keamanan serta keberhasilan
pelaksanaannya.
Kepentingan Dana Pensiun tersebut dilatarbelakangi oleh hal – hal sebagai berikut :
 Pengelolaan Risiko
Penunjukan Mitra Kerja harus memperhitungkan, menilai dan mengukur besarnya
risiko yang mungkin timbul dan yang dihadapi oleh Dana Pensiun pada berbagai
bidang, berkaitan dengan pengadaan barang dan jasa yang akan dilakukan.
Lebih penting dari itu, penunjukan Mitra Kerja juga dimaksudkan untuk
mengurangi dan membatasi kemungkinan terealisirnya potensi risiko yang ada
menjadi kerugian nyata.
 Keahlian
Penetapan dan penunjukan Mitra Kerja haus didasarkan pada kemampuan,
kompetensi dan keahlian pada bidang tertentu dari Mitra Kerja, berkaitan dengan
pengadaan barang dan jasa.
 Profesi, Bidang Usaha
Mitra Kerja merupakan pihak atau badan dan lembaga yang sesuai dengan kapasitas
maupun legalitasnya memperoleh hak dan wewenang untuk menjalankan profesi
atau bidang usaha tertentu, yang memungkinkan dilakukannya penunjukan oleh
Dana Pensiun sebagai Mitra Kerja yang tepat.
 Legitimasi
Beberapa barang dan jasa hanya dapat dibeli atau diperoleh dari Mitra Kerja
tertentu yang secara khusus memperoleh ijin untuk itu dari yang berwajib
(Pemerintah) atau sesuai dengan ketentuan perundang-undangan yang berlaku.
 Efisiensi dan efektifitas
 Penetapan dan penunjukan Mitra Kerja harus dilakukan berdasarkan perhitungan
pencapaian efisiensi dan efektifitas yang optimal.
Sehubungan dengan itu, penunjukan dan penetapan Mitra Kerja harus dilakukan sesuai
dengan tatacara dan prosedur yang baku serta sesuai dengan ketentuan yang diatur
tersendiri didalam Pedoman/Kebijakan Penerapan Tata Kelola Dana Yang Baik serta
semua Pedoman Operasionil yang berkaitan.
Penunjukan dan penetapan Mitra Kerja tersebut juga harus dilakukan berdasarkan
ketentuan dan pedoman yang berlaku secara umum sesuai ketentuan perundang-
undangan.
Disamping itu, penggunaan jasa Pihak Ketiga harus diselenggarakan dengan resmi,
berdasarkan perjanjian, kontrak, atau dokumen perikatan lainnya sebagaimana yang
lazim berlaku.

XVI. PENGGUNAAN JASA PIHAK KETIGA

Disamping Mitra Kerja atau Rekanan, pelaksanaan pengadaan barang dan jasa tertentu
dimungkinkan (atau harus) dilakukan dengan melibatkan atau memerlukan bantuan,
kerjasama, dan penggunaan jasa Pihak Ketiga.
Hubungan antara Dana Pensiun dengan Pihak Ketiga dalam pengadaan barang dan jasa
harus diatur dan diselenggarakan sesuai dengan batasan – batasan yang ditetapkan
didalam Pedoman/Kebijakan Penerapan Tata Kelola Dana Pensiun Yang Baik, antara
lain :
1. Penggunaan jasa tersebut semata-mata didasarkan kepada pemenuhan kepentingan
keduabelah pihak atas dasar prinsip saling menguntungkan.
2. Dana Pensiun menjamin tidak terjadinya diskriminasi demi terciptanya perlakuan
yang adil, obyektif, jujur, dan sesuai dengan praktek – praktek hubungan kerja yang
sehat.
Bagi Dana Pensiun, penggunaan jasa dan kerja sama dengan pihak ketiga dalam
pengadaan barang dan jasa dilakukan semata-mata untuk kepentingan kelancaran,
kebenaran, keamanan serta keberhasilan pelaksanaannya.
Kepentingan Dana Pensiun tersebut dilatarbelakangi oleh hal – hal sebagai berikut :
 Pengelolaan Risiko
Penggunaan jasa Pihak Ketiga diperlukan dalam memperhitungkan, menilai dan
mengukur besarnya risiko yang mungkin timbul dan yang dihadapi oleh Dana
 Pensiun pada berbagai bidang, berkaitan dengan pengadaan barang dan jasa yang
akan dilakukan.
Lebih penting dari itu, penggunaan jasa Pihak Ketiga juga dimaksudkan untuk
mengurangi dan membatasi kemungkinan terealisirnya potensi risiko yang ada
menjadi kerugian nyata.
 Keahlian
Penggunaan jasa Pihak Ketiga juga seringkali diperlukan mengingat Organ Dana
Pensiun sendiri tidak memiliki kemampuan, kompetensi dan keahlian pada bidang
tertentu, berkaitan dengan pengadaan barang dan jasa.
Bidang - bidang dan kegiatan serta fungsi yang ada pada Dana Pensiun tidak
memungkinkan untuk dapat melaksanakan semua tuntutan kegiatan yang harus
dipenuhi dalam rangka pengadaan barang dan jasa.
 Profesi
Pihak Ketiga penyedia/pemberi jasa tertentu memang merupakan pihak atau badan
yang sesuai dengan kapasitas maupun legalitasnya memperoleh hak dan wewenang
untuk menjalankan profesi tertentu, yang tidak dimiliki oleh Dana Pensiun, atau
oleh pihak yang lain.
 Legitimasi
Beberapa jasa dan pelayanan hanya dapat dilakukan oleh Pihak Ketiga yang secara
khusus memperoleh ijin untuk itu dari yang berwajib (Pemerintah).
 Efisiensi dan efektifitas
Penggunaan jasa Pihak Ketiga harus dilakukan berdasarkan perhitungan pencapaian
efisiensi dan efektifitas yang optimal.
Sehubungan dengan itu, penunjukan dan penetapan pihak ketiga harus dilakukan sesuai
dengan tatacara dan prosedur yang baku serta sesuai dengan ketentuan yang diatur
tersendiri didalam Pedoman/Kebijakan Penerapan Tata Kelola Dana Yang Baik serta
semua Pedoman Operasionil yang berkaitan.
Penunjukan tersebut juga harus dilakukan berdasarkan ketentuan dan pedoman yang
berlaku secara umum sesuai ketentuan perundang-undangan.
Disamping itu, penggunaan jasa Pihak Ketiga harus diselenggarakan dengan resmi,
berdasarkan perjanjian, kontrak, atau dokumen pemberian perintah kerja sebagaimana
yang lazim berlaku.
 Pemberi jasa dapat berupa perorangan atau perusahaan yang melakukan pekerjaan atau
memberikan jasa untuk kepentingan Dana Pensiun, baik dengan bekerja sendiri atau
bekerja dengan (bersama) Dana Pensiun.
Pemberi dan penyedia jasa Pihak Ketiga dan pihak – pihak lainnya yang berkaitan
dengan pengadaan barang dan jasa pada dasarnya terdiri dari beberapa kelompok,
antara lain terdiri dari :
1. Regulator dan Instansi Pemerintah
 Badan Pertanahan Nasional
 Pemerintah Daerah (Dinas Terkait)
 Pengadilan Negeri
 Kepolisian.
2. Konsultan, Advisor (Penasehat)
 Perusahaan dan Biro Konsultan
 Penasehat Hukum
 Konsultan Pajak
 Akuntan Publik
3. Pemberi Jasa Lainnya
 Perusahaan Penilai/Appraisal
 Notaris, Pejabat Pembuat Akta (PPAT)
 Kantor (Balai) Lelang
 Biro Iklan
 Agen Pembelian/Penjualan, Makelar, Perantara

XVII. DOKUMENTASI DAN PELAPORAN

Dokumentasi dari pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa merupakan dokumen
penting bagi Dana Pensiun, dan harus dikelola dengan sebaik-baiknya.
Demikian pula dokumen tentang Spesifikasi Teknis, Hak Kepemilikan dan Hak
Pemakaian Barang dan Jasa yang bersangkutan, akan sangat diperlukan bagi
penunjang dan bukti Kepemilikan maupun penggunaannya oleh Dana Pensiun.
Didalam dokumen tentang Barang, juga termasuk dokumen tentang cara penggunaan
(User Manual) dan kemungkinan untuk melakukan upgrading atau peningkatan
kapasitas dan spesifikasi.
Semua dokumen tersebut juga diperlukan sebagai bukti pelaksanaan Pengadaan Barang
dan Jasa, yang harus ada secara lengkap dan benar, sebagai dokumen penunjang
pencatatan (Akuntansi).
1. Dokumentasi Kepemilikan Barang dan Jasa
Semua Barang dan Jasa yang didapat dari proses Pengadaan Barang dan Jasa harus
dilengkapi dengan dokumen yang cukup dan syah tentang Hak dan Bukti
Kepemilikan atau Hak Pemakaiannya, sehingga terhindar dari tuntutan pihak lain.
Bisa berupa bukti pembelian/pengadaan, Dokumen Hak Milik, Dokumen Hak
Penggunaanatau Hak Pemakaian, Jaminan Bebas dari tuntutan pihak lain, dsb.
Keberadaan Aktiva Tetap yang setiap saat dimiliki sebagai bagian dari Kekayaan
Dana Pensiun, harus ditunjang dengan kelengkapan dokumen dan surat-surat bukti
(Hak) Kepemilikan dan dokumen asal usul yang sah menurut ketentuan Perundang-
undangan.
Kurang lengkap dan kurang tertibnya pengelolaan dokumen – dokumen tersebut
dapat menimbulkan masalah dan kesulitan bagi Dana Pensiun, yang akan membawa
konsekuensi kerugian finansial.
Sebelum dilakukan persetujuan atas Pengadaan Barang atau Jasa, penelitian
terhadap kelengkapan dan kebenaran dokumentasi tersebut harus dilakukan.
Dalam hal dipandang perlu, penelitian dan pengecekan terhadap kelengkapan dan
kebenaran dokumen – dokumen tersebut harus dilakukan melalui pihak – pihak
yang berkaitan, misalnya Kantor Badan Pertanahan untuk Aktiva Tetap berupa
tanah, atau Pemerintah Daerah untuk kelengkapan dokumen Ijin Mendirikan
Bangunan, dan sebagainya.
Disamping itu, selama berlangsungnya proses pengadaan, yang mungkin akan
memakan waktu, semua dokumen tersebut sejauh mungkin harus tetap berada
dalam pengawasan Dana Pensiun, untuk menghindari adanya penggantian atau
berkurangnya kelengkapan dan kebenaran dokumen.
Dengan demikian, pada saat proses Pengadan barang dan jasa selesai dilaksanakan,
kelengkapan dokumen tersebut tidak lagi menjadi masalah.
Semua dokumen tersebut harus dikelola dengan tertib dan aman, sesuai dengan
aturan dan ketentuan yang diatur dan ditetapkan tersendiri didalam
Pedoman/Kebijakan Sistim Dokumentasi dan Pedoman Operasionalnya.
2. Dokumentasi Proses Pengadaan Barang dan Jasa
Disamping dikumen tentang Hak Kepemilikan dan Hak Pemakaian atas barang dan
 Jasa yang harus lengkap dan benar dan sesuai dengan ketentuan perundang-
undangan dan peraturan lainnya, semua tahap dan perkembangan dari proses
pengadaan barang dan jasa tersebut juga harus dicatat dan didokumentasikan
dengan baik dan tertib.
Semua dokumen dan surat-surat berkaitan dengan tahap – tahap pelaksanaan
pengadaan barang dan jasa yang harus didokumentasikan sejak awal, sangat penting
artinya, untuk setiap saat dapat diketahui perkembangan dan tahap penyelesaiannya.
Dengan demikian keseluruhan proses dapat berjalan dengan efektif dan dapat
dicegah adanya pemborosan baik dalam bentuk waktu, tenaga, perhatian, maupun
biaya.
Disamping itu, bagaimanapun juga, pengadaan barang dan jasa tersebut merupakan
tindakan yang mengakibatkan beralihnya komposisi kekayaan Dana Pensiun,
sehingga semua tahap dan perkembangan pelaksanaannya harus dapat dinyatakan
dan dipertanggungjawabkan sebaik-baiknya kepada Pendiri mapun Peserta dan
Pihak Terkait lainnya.
Semua dokumen yang ada dan dibuat selama berjalannya proses pengadaan barang
dan jasa sangat diperlukan sebagai dokumen penunjang atas tindakan yang
mengakibatkan adanya perubahan dalam pencatatan dan akuntansi Dana Pensiun.
Semua dokumen tersebut harus dikelola dengan tertib dan aman, sesuai dengan
aturan dan ketentuan yang diatur dan ditetapkan tersendiri didalam Pedoman/
Kebijakan Sistim Kearsipan Dana Pensiun dan Pedoman Operasionilnya.
3. Pelaporan
Semua kegiatan yang dilakukan oleh Dana Pensiun ada sistim pelaporannya, baik
untuk keperluan Internal maupun Eksternal. Apalagi dalam hal pelaksanan tindakan
yang mengakibatkan perubahan komposisi atau berkurangnya jumlah Kekayaan.
Penerapan Sistim Pelaporan tersebut sangat diperlukan, untuk dapat menetapkan
kebijakan dan melakukan tindakan tertentu yang dianggap perlu, berkaitan dengan
adanya perubahan dan perkembangan dari keberadaan Barang dan Jasa.
Pengurus setiap saat harus dapat mengikuti dan mengetahui perkembangan dari
pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa.
Disamping itu, Pengurus bertanggungjawab untuk melaporkan semua pelaksanaan
Pengadaan Barang dan Jasa kepada Pendiri/Dewan Pengawas, baik secara berkala
selama berlangsungnya proses, maupun laporan akhir,
Semua kegiatan pengelolaan dokumen Pengadaan Barang dan Jasa dan pelaporan
pelaksanaannya harus diselenggarakan dengan tertib, sesuai dengan aturan dan
ketentuan yang diatur dan ditetapkan tersendiri didalam Pedoman/Kebijakan Penerapan
Tata Kelola Dana Pensiun, dan Pedoman/Kebijakan Sistim Kearsipan Dana Pensiun.

XVIII. KEWENANGAN DAN TANGGUNGJAWAB

1. Pengurus :
Pengurus setiap saat harus selalu menempatkan kepentingan keberhasilan Pendanaan
sebagai orientasi dasar dan pedoman dari pelaksanaan semua kegiatan Dana Pensiun
secara menyeluruh, termasuk dalam hal efektifitas dan efisiensi dari pengadaan dan
penggunaan Barang dan Jasa yang harus dibiayai dengan sebagian dari Kekayaan
Dana Pensiun
Lebih lanjut, Pengurus berwenang dan bertanggungjawab terhadap penetapan rencana
Pengadaan Barang dan Jasa dan terhadap koordinasi pelaksanaannya.
Pengurus juga pemegang wewenang tertinggi didalam penetapan tatacara Pengadaan
Barang dan Jasa, termasuk penetapan sistim pengadaan yang digunakan dan
penetapan harga serta biaya-biaya yang harus dikeluarkan.
Pengurus juga berwenang dan bertanggungjawab untuk menetapkan keputusan tentang
penggunaan jasa Pihak Ketiga dalam Pengadaan Barang dan Jasa .
Untuk melakukan penetapan harga dalam Pengadaan Barang dan Jasa tertentu,
Pengurus harus memperoleh persetujuan dan/atau ijin dari Pendiri atau Dewan
Pengawas. Untuk maksud tersebut, Pendiri menetapkan batasan – batasan dan
ketentuan-ketentuan yang berkaitan, atas usul Pengurus melalui Dewan Pengawas.
Semua keputusan Pengurus dalam hal Pengadaan Barang dan Jasa harus dibuat melalui
Rapat Pengurus.
Dalam hal diperlukan, Pengurus dapat melimpahkan kewenangan dalam pelaksanaan
Pengadaan Barang dan Jasa kepada seorang Direktur Bidang atau kepada lebih dari
satu Direktur Bidang secara bersama – sama.
2. Direktur Bidang
Tanggung jawab pelaksanaan dan penerapan Pedoman/Kebijakan Pengadaan Barang
dan Jasa pada hakekatnya berada pada semua tingkat pada masing-masing bidang
kegiatan, dengan kordinasi dan pembinaan oleh Direktur Bidang masing-masing.
Dalam kedudukannya sebagai penanggungjawab dan kordinator pelaksanaan
penerapan operasionil Pedoman/Kebijakan Pengadaan Barang dan Jasa, masing-
masing Direktur Bidang wajib :
  Mengawasi dan mengevaluasi pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa pada
masing-masing Bagian yangmenjadi bidangnya, yang pada dasarnya harus selalu
menempatkan faktor keamanan dana dan kekayaan Dana Pensiun, kebenaran.
kelancaran seluruh proses dan efektifitas serta efisiensinya.
 Melakukan review dan evaluasi serta melakukan revisi dan penyesuaian serta
penyempurnaan butir-butir Pedoman/Kebijakan, dan Pedoman Operasional pada
masing-masing Bagian dibidangnya untuk selalu disesuaikan dan diselaraskan
dengan ketentuan – ketentuan dalam Pedoman/Kebijakan Pengadaan Barang dan
Jasa.
 Memberikan masukan kepada Pengurus dan/atau Direktur Bidang yang lain guna
penyempurnaan Pedoman/Kebijakan Pengadaan Barang dan Jasa serta Pedoman
Operasionalnya.
3. Direktur Bidang Umum
Direktur Bidang Umum bertanggungjawab untuk selalu mengawasi, memonitor dan
melakukan evaluasi atas seluruh teknis pelaksanaan kegiatan Pengadaan Barang dan
Jasa.
Direktur Bidang Umum juga bertanggungjawab melakukan perbaikan serta
penyesuaian ketentuan – ketentuan dalam Pedoman/Kebijakan Pengadaan Barang dan
Jasa, berkaitan dengan perubahan dan perkembangan yang selalu terjadi, berdasarkan
persetujuan Pengurus.
Direktur Bidang Umum secara khusus bertanggungjawab terhadap :
 Pemeliharaan dan keamanan dokumentasi Hak Kepemilikan dan Hak Pemakaian
Aktiva Tetap dan dokumentasi proses Pengadaan Barang dan Jasa.
 Pengawasan atas pelaksanaan penggunaan jasa Pihak Ketiga dalam Pengadaan
Barang dan Jasa.
 Kepatuhan terhadap ketentuan perundang-undangan dan peraturan lainnya.
 Penerapan ketentuan-ketentuan dalam Peraturan Dana Pensiun, khususnya
yang berkaitan dengan Pengadaan serta penggunaan Barang dan Jasa.
 Mengawasi dan memeriksa kebenaran, kelancaran dan perkembangan perhitungan
serta pembayaran harga, dan biaya yang timbul dalam Pengadaan Barang dan
Jasa.
 Membina hubungan dan kerjasama dengan Pendiri (Pemberi Kerja)
beserta semua Unit Kerjanya berkaitan dengan Pengadaan Barang dan Jasa.
  Membina hubungan dan kordinasi dengan Regulator dan Instansi lainnya
yang berkaitan dengan Pengadaan Barang dan Jasa
 Melakukan kordinasi dengan para Direktur Bidang lainnya.
 Membina hubungan dan melakukan sosialisasi tentang Pengadaan Barang
dan Jasa dengan para Peserta dan Pensiunan
4. Manajer Bagian Umum/Logistik
 Mengkordinir pelaksanaan semua kegiatan pengelolaan Aktiva Operasionil,
termasuk memelihara kelengkapan, kebenaran dan keamanan dokumen.
 Melakukan analisa dan mengusulkan serta membuat rekomendasi tentang
kelengkapan dan kecukupan Barang dan Jasa untuk keperluan Operasionil,
berdasarkan pertimbangan dan alasan yang obyektif dan pengamanan terhadap
kemungkinan timbulnya risiko..
 Bertanggungjawab terhadap semua pelaksanaan teknis operasional berkaitan
dengan Pengadaan Barang dan Jasa yang telah ditetapkan.
 Membina dan melakukan hubungan baik serta kordinasi dengan Unit Kerja Pendiri
berkaitan dengan masalah pengelolaan Barang dan Jasa.
 Berkordinasi dengan para Manajer Bagian yang lain dan Pimpinan Unit Kerja
Dana Pensiun lainnya, terutama Manajer Bagian Akuntansi.
5. Manajer Bagian Akuntansi
 Bertanggungjawab secara khusus atas kebenaran pencatatan dan akuntansi Barang
dan Jasa.
 Bertanggungjawab terhadap kebenaran pencatatan dan akuntansi semua
penerimaan dan pembayaran yang berkaitan dengan Pengadaan Barang dan Jasa.
 Berkordinasi dengan para Manajer Bagian yang lain dan Pimpinan Unit Kerja
Dana Pensiun lainnya, terutama Manajer Bagian Umum.
6. Manajer Satuan Pengawasan Intern
 Bertanggungjawab melakukan audit internal dengan selalu melakukan review dan
evaluasi terhadap ketentuan-ketentuan penerapan prinsip-prinsip dalam
Pedoman/Kebijakan Pengadaan Barang dan Jasa dan semua Pedoman
Operasionil yang berkaitan.
 Mengevaluasi tingkat kecukupan serta kelengkapan Pedoman/Kebijakan
Pengadaan Barang dan Jasa dan Pedoman Operasionilnya, sesuai dengan
kebutuhan dan tuntutan perubahan serta perkembangan yang terjadi.
 Pengurus dan seluruh jajaran manajemen Dana Pensiun bertanggung jawab
didalam memberikan dukungan kepada jajaran Satuan Pengawasan Intern untuk
menindak-lanjuti hasil pelaksanaan pengawasan, yang berkaitan dengan
pengelolaan Barang dan Jasa, dan Pengadaan Barang dan Jasa .
 Apabila terjadi ketidak-laziman eksternal atau internal yang dinilai/dianggap dapat
berdampak terhadap penetapan Pedoman/Kebijakan Pengadaan Barang dan Jasa
dan Pedoman Operasionilnya, Manajer Satuan Pengawasan Intern bertanggung
jawab untuk menyajikan hal-hal tersebut untuk mendapat perhatian Pengurus,
melalui Direktur Utama.
XIX. PENUTUP
1. Ketentuan dan kaidah – kaidah dalam Pedoman/Kebijakan Pengadaan
Barang dan Jasa yang disusun oleh Pengurus dan dinyatakan berlakunya oleh
Pendiri ini menjadi dasar dan atau pedoman bagi seluruh Insan Dana Pensiun dan
Pekerja dalam Unit Kerja Dana Pensiun dalam bersikap, berpikir dan bertindak
melaksanakan tugas dan pekerjaannya.
2. Pedoman/Kebijakan Pengadaan Barang dan Jasa ini merupakan bagian
tak terpisahkan dari Pedoman/Kebijakan Penerapan Tata Kelola Yang Baik yang
berlakunya ditetapkan oleh Pendiri.
3. Pedoman/Kebijakan Pengadaan Barang dan Jasa ini menetapkan
Prinsip-Prinsip Pedoman/Kebijakan dari kegiatan pelaksanaan Pengadaan Barang
dan Jasa yang diterapkan di Dana Pensiun.
Perincian pelaksanaan dari Pedoman/Kebijakan Pengadaan Barang dan Jasa ini
lebih lanjut dituangkan dalam bentuk Pedoman/Kebijakan berbagai bidang yang
lain dan pedoman dan prosedur operasional yang ditetapkan dalam bentuk Buku
Pedoman Operasional (BPO) masing-masing bidang
4. Sejak berlakunya Pedoman/Kebijakan Pengadaan Barang dan Jasa ini
maka seluruh kebijakan, peraturan atau ketentuan yang bertentangan dengan
prinsip-prinsip dalam Pedoman/Kebijakan Pengadaan Barang dan Jasa ini akan
diadakan penyesuaian.
5. Pedoman/Kebijakan Pengadaan Barang dan Jasa ini berlaku sejak
penetapan berlakunya Pedoman/Kebijakan Penerapan Tata Kelola Yang Baik oleh
Pendiri.
6. Sebelum dinyatakan berlaku, Pedoman/Kebijakan Pengadaan Barang
dan Jasa ini diberitahukan dan disosialisasikan kepada semua jajaran Dana Pensiun.
 Jakarta, …………………………..

DANA PENSIUN
ABCD

PENGURUS

(Direktur Utama) (Direktur) (Direktur)