Komunikasi Perkantoran

diajukan sebagai tugas kelompok mata kuliah Administrasi Perkantoran program studi ilmu
Administrasi Negara

Oleh:

Tb Arya Sultan (072748)

Teguh Prakoso (072749)

Yendi Permana (072755)

Tri Setya Puspasari (072753)

Zaenal Asiqin (072758)

Zahrotul Addawiyah Iskandar (072759)

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS SULTAN AGENG TIRTAYASA

SERANG

2010
 PEMBAHASAN

Komunikasi Perkantoran

A. Komunikasi Umum

Organisasi harus menyadari bahwa salah satu kunci penting tercapainya tujuan
tergantung pada kemampuan pegawai dan manajer untuk berkomunikasi yang penting dengan
stakeholder yang lain. Komunikasi didefinisikan oleh Bovee (2003) sebagai proses mengirim
dan menerima pesan, serta dikatakan efektif jika pesan tersebut dapat dimengerti dan
menstimulasi tindakan atau mendorong orang lain untuk bertindak sesuai dengan pesan
tersebut.

Bentuk paling dasar dari komunikasi adalah komunikasi nonverbal yang merupakan
proses komunikasi tanpa kata, tetapi berupa semua isyarat, gerak tubuh, ekspresi wajah,
hubungan yang renggang dan sikap terhadap waktu yang tersedia ketika berkomunikasi tanpa
kata.

Komunikasi memiliki empat fungsi penting yaitu:

1. Fungsi kontrol

2. Fungsi motivasi

3. Fungsi informasi.

B. Proses Komunikasi

Bentuk yang paling dasar dalam berkomunikasi adalah komunikasi tanpa kata, yaitu
menggunakan isyarat, gerak tubuh, dan ekspresi wajah. proses komunikasi dapat dijabarkan
sebagai berikut:

1. Pengirim memiliki ide dan berkeinginan untuk membaginya kepada orang lain.

2. Pengirim menyandikan ide dengan memutuskan bentuk pesan, panjang, organisasi,

nada serta yang semuanya tergantung pad aide, audien, pembawaan diri dan mood
pengirim
 3. Pengirim mengirimkan pesan dengan memilih jalur komunikasi dan media yang
tergantung pada pesan, lokasi audien, kebutuhan dan kecepatan diterima, dan
formalitas yang dibutuhkan.

4. Penerima mendapatkan pesan.

5. Penerima menguraikan pesan dengan memahami isi pesan yang disampaikan.

6. Penerima memberikan feedback yang memungkinkan pengirim mengeevaluasi

efektivitas dari pesan atau komunikasi yang telah dilakukan

C. Komunikasi yang Efektif

Thomas dan Schmidt pada tahun 1976 melakukan penelitian dimana hasilnya adlaah
bahwa komunikasi yang buruk akan menciptakan konflik antar pribadi. Quible (2001)
mengilustrasikan delapan manfaat komunikasi yang efektif sebagai berikut:

1. Membuat pemecahan masalah menjadi lebih cepat

2. Membuat keputusan yang diambil menjadi lebih kuat.

3. Menghasilkan arus kerja yang lebiih siap dan efektif.

4. Meningkatkan produktivitas.

5. Memunculkan hubungan bisnis yang lebih kuat.

6. Meningkatkan citra professional.

7. Meningkatkan tanggapan stakeholders

8. Menjadikan materi promosi lebih besar

Selain itu, pesan yang efektif memiliki ciri- cirri sebagai berikut:

• Menyediakan informasi yang praktis

• Memberikan fakta dibandingkan kesan

• Menyatakan tanggungjawab secara jelas, dan menjelaskan apa yang kita harapkan
atau apa yang kita lakukan.
D. Komunikasi dalam Organisasi

Komunikasi yang berlaku dalam suatu organisasi sdibagi menjadi dua macam, yaitu:

a. Komunikasi Internal

Komunikasi internal merupakan bentuk pertukaran informasi dan ide dalam

organisasi. pegawai adalah contact point dalam jaringan komunikasi internal dan eksternal.

b. Komunikasi eksternal

Komunikasi eksternal dilakukan untuk membawa informasi masuk atau keluar dari
organisasi untuk mencapai tujuan organisasi. misalnya, melakukan korespondensi,
melaporkan kinerja perusahaan kepada mesyarakat (jika termasuk perusahaan yang terbuka),
atau melakukan kegiatan sosial.

E. Menghindari Hambatan Komunikasi

Menurut (2003), ada empat hambatan komunikasi yang akan mempengaruhi kualitas
komunikasi yang dilakukan, yaitu:

a. Perbedaan Bahasa dan Persepsi

Pimpinanlah yang mempunyai andil besar dalam menyatukan persepsi anak buahnya
untuk memajukan dan meningkatkan kinerja perusahaan.

b. Gangguan Komunikasi

Ada dua gangguan berkomunikasi yang sangat berpengaruh, yaitu:

1. Gangguan Emosional

Pesan akan sulit disampaikan dalam keadaan kecewa, marah, atau takut. untuk itu,
walaupun tidak mungkin menghindari komunikasi dengan orang lain ketika sedang dalam
keadaan emosi, akan lebih baik jika waspada akan kemungkinan besarnya kesalahpahaman
yang akan terjadi akibat keterlibatan emosi tersebut.

2. Gangguan Fisik
 Hambatan komunikasi sering kali bersifat fisik, seperti hubungan yang buruk, akustik
yang jelek, dan tulisan yang dapat dibaca.

3. Overload Informasi

Komunikasi bisnis sering terganggu karena materinya rumit dan kontroversial.

4. Penyaringan Informasi Yang Tidak Tepat

Menyaring adalah membuang atau menyingkat informasi sebelum pesan itu

diteruskan kepada orang lain. namun, jika hal tersebut mempengaruhi komunikasi efektif
yang diharapkan.

Beberapa kiat yang dapat dilakukan untuk meminimalisasi dampak hambatan tersebut
(Quible, 2003)

1. Melakukan pendekatan yang berpusat pada audien

2. Mengembangkan iklim komunikasi yang terbuka

3. Komitmen untuk berkomunikasi secara etis

4. Menggunakan pesan yang singkat dan efektif

F. Teknologi Komunikasi Perkantoran

Zaman sudah semakin canggih, telekomunikasi telah berkembang menjadi berbagai

macam multimedia, multimedia yang umum digunakan adalah computer dan handphone.
aplikasinya berupa penggunaan internet, utmanya untuk layanan email dan world wibe web.

a. Jaringan Komunikasi

Jaringan komunikasi didefinisikan oleh rowe (2002) sebagai hubungan antara dua
tempat berdasarkan topologi kepemilikan dan geografi:

1. Berdasarkan Topologi

Jaringan komputer adalah gabungan/ kumpulan dari beberapa komputer yang saling
berhubungan satu sama lain dan tersusun secara seri, sehingga dapat melakukan pertukaran
data maupun informasi. beberapa macam topologi sebagai berikut:
 a) Konfigurasi bintang

b) Topologi hirearki

c) Topologi jala

d) Topologi bus

e) Topologi hybrid

f) Topologi cincin

2. Berdasarkan Kepemilikan

Berdasarkan kepemilikan, jaringan komunikasi dibagi menjadi tiga bentuk:

a) Jaringan private

b) Jaringan public

c) Jaringan value added network

3. Berdasarkan Geografi

jaringan komunikasi berdasarkan geografi yang saat ini digunakan adalah:

a) Wide area network

Penggunaan WAN biasanya untuk hal- hal sebagai berikut:

• Memusatkan data entry

• Memasukan data

• Memusatkan penyimpanan software

• Electronic communication

b) Metropolitan Area Network (Man)

Metropolitan area network menggunakan jalur serat optic dengan kecepatan tinggi untuk
melayani area geografi yang lebih luaws dibandingkan dengan LAN, tetapi masih lebih kecil
dibandingkan dengan WAN. MAN biaanya hanya ditemukan di area metropolitan yang luas.
MAN mungkin dapat menghubungkan fasilitas kesehatan dari klinik, puskesmas, posyandu
hingga rumah sakit yang terletak dalam suatu area metropolitan yang luas.

c) Local Area Network (LAN)

Local area network digunakan untuk menghubungkan computer dan peralatan lain dalam
radius jarak dibawah 50 meter. ada beberapa keuntungan penggunaan LAN:

• sebagai alat komunikasi

• membagi computer dan peralatan lain

• membagi file computer

• mengurangi biaya software

b. Sistem Telepon

Ada empat jenis telepon yang biasa digunakan perusahaan, yaitu:

• Key System

Sistem ini menggunakan central headset yang memungkinkan operator memilih jalur
yang diinginkan dan mampu melayani 3-50 jalur telepon.

• Private Branch Exchange (Pbx)

Pada system PBX, semua panggilan masuk dan keluar dilakukan melalui switchboard,
namun untuk melakukan panggilan didalam kantor, penggunaan operator tidak diperlukan.

• Private Automatic Branch Exchange

Sistem PABX juga menggunakan switchboard. sistem ini hampir sama dengan yang
digunakan oleh perusahaan telepon dengan skala yang lebih kecil dan hanya digunakan untuk
kepentingan satu perusahaan.
 • Central Exchange (Centrex)

Sistem centrex tidak membutuhkan switchboard untuk melakukan panggilan. semua

pegawai memiliki nomor telepon masing- masing. pegawai juga dapat melakukan panggilan
didalam kantor, biasanya dengan memasukan empat atau lima digit angka dari departemen
atau orang yang akan dihubungi (Sabo, 1990).