You are on page 1of 20

Bahasa Melayu Komunikasi – Penulisan Surat Rasmi

1.0 Pengenalan

Surat merupakan suatu instrumen komunikasi konvensional yang


terbukti masih releven dan digunakan secara meluas di negara kita. Surat
dilihat bukan sahaja sekadar instrumen penyampaian khabar ataupun berita
tetapi juga bertindak sebagai dokumen bertulis yang digunakan dalam
membuat perjanjian, transaksi maklumat dan sebagainya. Surat merupakan
suatu elemen dalam memastikan urusan pentadbiran yang efektif dan efisien.
Oleh itu, surat perlu diurus dan dikelolakan dengan cermat serta mematuhi
prosedur-prosedur yang telah ditetapkan.

Perkembangan pesat teknologi penyampaian maklumat (ICT) seperti


penggunaan e-mel dan short messaging system (sms) telah sedikit sebanyak
menggugat surat sebagai instrumen penyebaran dan penyampaian maklumat
yang utama. Namun begitu, penyampaian maklumat melalui instrumen-
instrumen terkini tersebut boleh diragui iaitu tidak boleh dijadikan bukti yang
sahih terutamanya untuk menyokong persabitan atau pembelaan di
mahkamah.

Urusan surat-menyurat dalam konteks sekolah merupakan suatu


urusan yang formal dan rasmi. Oleh yang demikian, surat yang dihasilkan
merupakan dokumen formal dan rasmi dan perlu mematuhi protokol
penulisan surat rasmi. Ia mempunyai format khusus yang mesti dipatuhi oleh
penulis. Surat rasmi adalah bertujuan untuk berhubung secara formal dengan
pihak tertentu seperti jabatan kerajaan, syarikat swasta dan sebagainya di
mana kegagalan menggunakan cara yang formal ketika berhubung dengan
pihak berkenaan boleh mengakibatkan surat yang ditulis tidak mendapat
perhatian yang sewajarnya.

1
Bahasa Melayu Komunikasi – Penulisan Surat Rasmi

2.0 Format Penulisan Surat Rasmi

Format penulisan surat rasmi adalah berbeza dengan penulisan surat-


surat biasa. Berikut merupakan aturan-aturan 1 yang perlu dipatuhi dalam
menghasilkan surat rasmi yang tepat dan berkualiti.

2.1 Kepala Surat

Kepala surat mengandungi empat perkara penting yang mesti dipatuhi


iaitu identiti atau logo, nama dan alamat pengirim dan nombor-nombor
telefon, mesin faksimili dan e-mel (jika berkaitan), garisan panjang melintang.

2.1.1 Identiti atau Logo

Elemen identiti atau logo merupakan suatu elemen penting yang


digunakan untuk merangsang “perhatian” si penerima. Ia akan meningkatkan
daya keyakinan dan kebolehpercayaan si penerima terhadap kandungan
surat tersebut. Elemen ini diletakkan di bahagian kiri dan atas surat tersebut.

2.1.2 Nama dan Alamat Pengirim

Elemen nama dan alamat pengirim merupakan satu lagi elemen


kemestian dalam surat rasmi. Ini kerana elemen ini akan memudahkan si
penerima untuk mengalamatkan serta membalas surat jawapan kepada
pengirim surat jika perlu. Nama pengirim perlu ditulis dengan huruf besar dan
selari dengan elemen identiti atau logo.

1
Ramlan Abdul Wahab (2004), Panduan Pengurusan Kokurikulum di Sekolah, Banter Sdn. Bhd.,
Kuala Lumpur.

2
Bahasa Melayu Komunikasi – Penulisan Surat Rasmi

2.1.3 Nombor Telefon, Faksimili dan Emel

Elemen yang terakhir dalam kepala surat merupakan nombor telefon,


faksimili dan emel (jika berkaitan) perlu ditulis di bahagian hujung kanan
kepala surat dan ianya perlulah selari dengan barisan terakhir alamat
pengirim.

2.1.4 Garisan Panjang Melintang

Setelah selesai menulis nama dan alamat pengirim serta nombor-


nombor yang boleh dihubungi, satu garisan panjang perlu dilukis secara
melintang bagi menutup kepala surat tersebut. Kedudukan garisan ini adalah
selang satu baris daripada baris akhir alamat pengirim. Garisan panjang
melintang ini adalah penting untuk memisahkan nama dan alamat pengirim
dengan nama dan alamat penerima kandungan surat.

2.2 Nombor Rujukan Dan Tarikh Surat

Bahagian kedua surat mengandungi dua perkara penting yang mesti


dipatuhi iaitu nombor rujukan dan tarikh surat.

2.2.1 Nombor Rujukan

Setiap surat yang dikirim keluar mestilah mempunyai nombor rujukan


fail. Elemen ini pada kebiasaannya ditulis pada bahagian atas sebelah kanan
di muka surat pertama. Surat yang tidak mempunyai nombor rujukan fail tidak
dapat direkodkan dan ini akan menyebabkan surat ini sukar untuk dirujuk
pada masa akan datang. Surat-surat yang tidak mempunyai nombor rujukan
merupakan surat yang ‘kurang dipercayai” dan tidak berwibawa.

3
Bahasa Melayu Komunikasi – Penulisan Surat Rasmi

2.2.2 Tarikh Surat

Tarikh surat juga ditulis di bahagian atas sebelah kanan surat iaitu di
bawah nombor rujukan surat. Kedudukan elemen tarikh dalam surat mestilah
selari dengan baris terakhir alamat pengirim.

2.3 Nama (Identiti) dan Alamat Penerima

Bahagian ketiga surat mengandungi elemen nama atau identiti


penerima dan alamat penerima. Nama dan alamat penerima ditulis selang
sebaris di bawah garisan panjang melintang, di bahagian kiri surat iaitu
sejajar dengan nama dan alamat pengirim. Lazimnya, elemen ini ditulis dalam
empat baris iaitu nama lengkap pengirim di barisan pertama, nombor
kediaman, premis, pejabat dan nama jalan di barisan kedua, kawasan atau
tempat di barisan ketiga dan poskod, nama bandar, negeri di bahagian
terakhir. Nama negeri perlu ditulis dengan huruf besar kesemuanya.

2.3.1 Mengalamatkan surat kepada jabatan, organisasi, agensi, institusi


atau sekolah.

Elemen ini menekankan bahawa surat-menyurat yang hendak dikirim


kepada jabatan, organisasi, agensi, institusi atau sekolah perlulah
dialamatkan individu yang menjawat jawatan tertinggi mengikut gelaran
rasminya. Walau bagaimanapun, sekiranya surat perlu ditujukan kepada
pegawai bawahannya untuk perhatian khas, perkara berikut perlu dilakukan.
Sebagai contoh:

Pengarah
Jabatan Pendidikan Selangor
Jalan Jambu Bol, 4/3E
Seksyen 4
40604 Shah Alam
SELANGOR.
(U.P: Encik Mayyudin Bin Abu Bakar)

4
Bahasa Melayu Komunikasi – Penulisan Surat Rasmi

2.3.2 Mengalamatkan surat kepada orang perseorangan

Elemen ini menekankan kepada aturan bagi mengalamatkan surat


kepada individu atau orang perseorangan. Nama dan alamat penerima
perlulah ditulis dengan jelas. Sekiranya individu mempunyai pingat atau
bintang kebesaran yang membawa gelaran seperti Datuk, Tan Sri, Datuk Seri
dan sebagainya nama individu tersebut perlu ditulis bersama-sama gelaran
pangkatnya dan didahului dengan pangggilan hormat yang bersesuaian
seperti Yang Berhormat, Yang Amat Berbahagia dan sebagainya.

2.4 Melalui dan Salinan Ketua Organisasi

Elemen ini merupakan salah satu elemen penting dalam penyediaan


surat rasmi namun sering diabaikan atau tidak dititikberatkan oleh penulis.
Elemen ini sangat penting bagi penerima yang mempunyai ketua di mana
kandungan surat perlu terlebih dahulu dibaca dan disahkan oleh ketua dalam
sesebuah organisasi tersebut. Sebagai Contoh:

Melalui dan salinan kepada:

Guru Besar
Sekolah Rendah Kebangsaan Sungai Bertih
Kampung Sungai Bertih
41200 Klang
Selangor.

5
Bahasa Melayu Komunikasi – Penulisan Surat Rasmi

2.5 Menghadap Surat

Elemen panggilan hormat atau kataan sapaan hormat merupakan


elemen kelima dalam aturan penyediaan surat rasmi. Surat-surat rasmi perlu
dimulakan dengan panggilan hormat mengikut pangkat, gelaran serta darjah
kebesaran si penerima surat. Di antara contoh-contoh panggilan hormat ialah
Yang Amat Berhormat Dato’ Seri, Yang Berbahagia Datuk/Datin dan
sebagainya. Manakala panggilan hormat bagi surat yang ditujukan kepada
orang awam di jabatan-jaatan atau agensi-agensi kerajaan adalah Tuan atau
Puan. Elemen ini perlu ditulis dalam jarak selang sebaris selepas alamat
penerima dan diikuti dengan tanda ‘koma’. Sebagai contoh:

Yang Berbahagia Datuk,

2.6 Perkara atau Tajuk Surat

Elemen perkara atau tajuk surat ditulis dalam jarak selang sebaris di
bawah panggilan hormat. Perkataan ‘Perkara’ atau ‘Tajuk’ tidak perlu ditulis.
Tajuk surat perlu ditulis dengan huruf yang lebih dominan iaitu dicetak tebal,
ditulis menggunakan huruf besar serta digariskan supaya dapat menarik
perhatian penerima. Sekiranya penulis menggunakan huruf kecil, huruf
pertama bagi tajuk surat itu perlu menggunakan huruf besar dan tajuk surat
tidak diakhiri dengan sebarang tanda seperti ‘koma’ atau ‘noktah’. 2 Tajuk
surat seharusnya membayangkan isi kandungan surat yang hendak
disampaikan. Walau bagaimanapun, sekiranya surat yang dikirimkan
merupakan surat balasan kepada surat yang terdahulu maka tajuk surat
perlulah sama dengan tajuk surat yang hendak dibalas itu.

2
Ramlan Abdul Wahab (2004), Panduan Pengurusan Kokurikulum di Sekolah, Banter Sdn. Bhd.,
Kuala Lumpur.

6
Bahasa Melayu Komunikasi – Penulisan Surat Rasmi

2.7 Pendahuluan Surat

Pendahuluan surat ditulis sebagai pengenalan dan mukadimah kepada


surat yang hendak ditulis. Elemen pendahuluan surat merupakan perenggan
permulaan yang harus dimulakan selang sebaris selepas elemen tajuk surat.
Elemen ini dimulakan dari tepi garisan dan tidak perlu ditulis seperti
memulakan perenggan baru serta tidak perlu dinomborkan.

2.8 Isi atau Kandungan Surat

Elemen isi atau kandungan surat perlu ditulis menggunakan perenggan


baru dan perlu dinomborkan bermula dengan nombor ‘2’, diikuti dengan
nombor ‘3’ dan ‘4’ bagi perenggan seterusnya (jika ada). Setiap pecahan
perenggan penulis perlu menggunakan huruf abjad (a), (b) dan (c).
Kandungan surat perlulah berfokus dan menjelaskan tajuk surat dengan
menggunakan ayat yang ringkas dan tepat. Elakkan penggunaan ayat-ayat
berbunga, berkias serta mempunyai maksud terselindung bagi mengelakkan
tujuan surat didalah erti oleh si penerima.

Elakkan juga penggunaan ayat-ayat kompleks yang sukar difahami


maksudnya serta menggunakan huraian yang terlalu panjang. Jika huraian
atau penjelasan lanjut adalah perlu, nyatakan dalam bentuk lampiran.
Lampiran-lampiran dinyatakan dalam bentuk tanda tiga titik dan tidak
memerlukan nombor.

7
Bahasa Melayu Komunikasi – Penulisan Surat Rasmi

2.9 Ucapan Terima Kasih

Elemen ini merupakan elemen terakhir yang ditulis menggunakan


perenggan dan dinomborkan. Dalam perenggan akhir ini, penulis perlu
memasukkan ungkapan untuk mengakhiri surat iaitu frasa penghargaan,
harapan, rayuan serta memohon kemaafan (jika perlu). Ini adalah bertujuan
bagi menarik perhatian si penerima untuk mempertimbangkan surat yang
dikemukakan. Sebagai contoh:

4. Keehsanan dan jasa bakti Yang Berbahagia Datuk mempertimbangkan


dan meluluskan permohonan ini amatlah dihargai dan disanjung tinggi.

2.10 Penutup Surat

Penutup surat mengandungi ucapan penghargaan atau sanjungan


kepada si penerima. Elemen ini tidak perlu dinomborkan dan tidak
mempunyai perenggan. Ianya dimulakan dari tepi surat sejajar dengan
perenggan pendahuluan. Sebagai contoh:

Sekian, terima kasih.

2.11 Cogan Kata

Elemen cogan kata merupakan ungkapan yang sangat bererti bagi


pihak pengirim atau organisasi si pengirim surat. Cogan kata ini ditulis di
bawah kata penutup surat dengan menggunakan huruf besar secara
keseluruhannya, menggunakan pengikat kata dan ditebalkan hurufnya.
Sebagai contoh:

“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”


“ CINTAILAH BAHASA KITA”

8
Bahasa Melayu Komunikasi – Penulisan Surat Rasmi

2.12 Pengakuan Tanggungjawab

Elemen ini ditulis selang sebaris daripada ungkapan cogan kata, di


bahagian kiri surat. Huruf pertama pada kata pertama pelu ditulis
menggunakan huruf besar dan diakhiri dengan tanda ‘koma’. Kata pengakuan
tanggungjawab ini kebiasannya digunakan oleh pengirim surat untuk
menunjukkan kuasa atau peranannya berkaitan isu atau tajuk surat yang
dikemukakan. Sebagai contoh:

Saya yang menurut perintah,


Saya yang menjalankan tugas,

2.13 Tandatangan, Nama dan Jawatan Pengirim

Setiap surat rasmi mesti mempunyai tandatangan pengirim. Pengirim


perlu menurunkan tanda tangan pada ruang yang disediakan sebagai bukti
kebertanggungjawaban atas kesahihan maklumat dalam surat yang
dikemukakan. Tandatangan pengirim ditulis di sebelah kiri bawah surat
selepas kata pengakuan pengirim.

Ini diikuti dengan nama penuh pengirim yang ditulis di bawah ruang
tanda tangan pengirim. Nama penuh perlu ditulis dalam kurungan,
menggunakan huruf besar serta ditebalkan hurufnya. Sekiranya pengirim
mempunyai gelaran atau pangkat, ianya perlu dinyatakan beserta senarai
pingat anugerah yang diterima (jika berkaitan). Kemudian, diikuti dengan
jawatan pengirim yang perlu ditulis di bahagian bawah nama penuh pengirim.
Sebagai contoh:

Mahmud Abbas
(MAHMUD BIN ABBAS)
Guru Besar
Sekolah Rendah Kebangsaan Sungai Bertih

9
Bahasa Melayu Komunikasi – Penulisan Surat Rasmi

2.14 Salinan Kepada

Elemen ini merujuk kepada senarai nama penuh dan alamt lengkap
individu atau pihak-pihak yang turut ditujukan surat. Senarai ini penting untuk
membantu individu yang menerima surat untuk menghubungi pihak yang turut
ditujukan surat untuk saling bertukar maklumat atau idea mengenai surat
yang dikemukakan. Ia juga sebagai rujukan penerima tertentu yang dapat
dijadikan sebagai bukti pengiriman sekiranya berlaku masalah surat tidak
sampai kepada penerimanya. Salinan surat juga amat penting bagi surat
permohonan atau rayuan yang memerlukan pertimbangan beberapa pihak.
Sebagai contoh:

s.k.: Guru Penasihat Kelab Pencinta Alam

10
Bahasa Melayu Komunikasi – Penulisan Surat Rasmi

3.0 Laras Bahasa Surat Rasmi

Proses menulis surat rasmi merupakan suatu usaha formal yang perlu
menitikberatkan tatacara dan protokol pemulisan surat rasmi yang khusus. Di
samping itu, faktor penggunaan laras bahasa yang betul dan tepat juga
dititikberatkan dalam penulisan surat rasmi bagi memastikan perkataan atau
ayat yang ditulis di dalam surat tersebut mudah difahami, senang dibaca dan
mempamerkan kesopanan si pengirim.

3.1 Penanda Maksud

Penanda maksud merupakan kata-kata atau frasa yang digunakan


bagi menggambarkan maksud tersurat atau tersirat di sebalik sesuatu ayat
yang ditulis tanpa menjejaskan kebahasaan, makna atau pengertian harafiah,
objektif serta kesantunan ayat. 3 Di antara penanda-penanda maksud yang
digunakan dalam penulisan surat rasmi adalah seperti berikut:

3.1.1 Penanda Maksud Rujukan


“Sehubungan dengan...”
“Berkenaan dengan...”
“Merujuk kepada...”

3.1.2 Penanda Maksud Pemakluman


“Sukacita dimaklumkan bahawa...”
“Seperti yang tuan/puan sedia maklum...”

3.1.3 Penanda Maksud Menyertakan


“Dengan ini...”
“Dilampirkan bersama...”
“Dikemukan bersama-sama ini...”

3
Ramlan Abdul Wahab (2004), Panduan Pengurusan Kokurikulum di Sekolah, Banter Sdn. Bhd.,
Kuala Lumpur.

11
Bahasa Melayu Komunikasi – Penulisan Surat Rasmi

3.1.4 Penanda Maksud Perintah

a) Perintah Halus
“Mohonlah apa kiranya...”

b) Perintah Kasar
“Saya telah diarahkan...”
“Tuan/Puan dikehendaki...”

3.1.5 Penanda Maksud Harapan


“Adalah diharapkan...”
“Besarlah harapan kami”

3.1.6 Penanda Maksud Perwakilan


“Saya bagi pihak...”
“Saya selaku wakil kepada...”

3.1.7 Penanda Maksud Pendapat


“Meneyadri bahawa...maka...”
“Memandangkan.....oleh itu...”

3.1.8 Penanda Maksud Sebab-Musabab


“Atas kerjasama...”
“Berkat bantuan...”

3.1.9 Penanda Maksud Tujuan


“Untuk tujuan ini....”

3.1.10 Penanda Maksud Sambungan


“Susulan kepada keputusan yang telah dibuat...”
“Sebagai lanjutan kepda perbincangan terdahulu...”

3.1.11 Penanda Maksud Persetujuan


“Saya tidak mempunyai halangan...”

12
Bahasa Melayu Komunikasi – Penulisan Surat Rasmi

3.1.12 Penanda Maksud Tidak Bersetuju


“Dengan dukacitanya pihak kami keberatan untuk...”
“Cadangan yang dikemukakan.....walau bagaimanapun...”

3.1.13 Penanda Maksud Permintaan


“Saya dengan penuh harapan momohon...”

3.1.14 Penanda Maksud Jemputan


“Kesudian pihak tuan....amatlah saya hargai...”
“Dengan sukacita...tuan/puan dijemput...”

3.1.15 Penanda Maksud Penegasan


“Adalah dengan hormatnya dimaklumkan...”

3.2 Frasa Berhemah

Frasa berhemah merupakan ayat berbahasa yang digunakan dengan


nada yang berhemah dan bersantun. Di antara contoh-contoh frasa
berhemah adalah seperti berikut:

3.2.1 Tujuan meminta


“Saya dengan penuh harapan momohon sudialah apa kiranya...”

3.2.2 Tujuan menjemput


“Dengan sukacita pihak kami mempersilakan tuan/puan hadir...”

3.2.3 Tujuan tersirat


“Dengan ikhlas memohon perhatian dan pertimbangan tuan supaya
sudilah menerima pakai pindaan-pindaan...”

3.2.4 Tujuan meminta bantuan


“Saya bagi pihak Jawatankuasa...berbesar hati dan penuh harapan
memohon sudi apa kiranya pihak tuan/puan menyumbangkan....”

13
Bahasa Melayu Komunikasi – Penulisan Surat Rasmi

3.3 Penggunaan Bahasa

Aspek bahasa dalam penulisan surat rasmi bukan sahaja meliputi


kesantunan bahasa malahan juga menitikberatkan aspek ejaan, tatabahasa
dan tanda baca yang tepat. Berikut merupakan aspek aspek bahasa yang
perlu dititikeratkan dalam penulisan surat rasmi.

3.3.1 Ejaan

Aspek ejaan merupakan perkara pertama yan perlu disemak oleh si


pengirim surat. Ini kerana struktur ejaan yang salah dalam surat rasmi akan
memberikan tanggapan negatif kepada si penerima surat.

3.3.2 Huruf Besar

Penggunaan huruf besar perlu bertepatan dan bersesuaian dengan


ayat seperti untuk penulisan nama khas, nama tempat, nama orang dan
panggilan hormat.

3.3.3 Tanda Bacaan

Aspek penggunaan tanda baaan yang betul termasuklah pengunaan


tanda koma, noktah, tanda seruan dan pengikat kata.

3.3.4 Kata Ganti Nama Diri

Dalam penulisan surat biasa mahupun surat rasmi, kata ganti nama diri
perlu digunakan sama ada bagi merujuk diri sendiri, pihak kedua mahupun
pihak ketiga. Nama sendiri idak digunakan di dalam penulisan surat rasmi
kecuali di bahagian tandatangan dan nama penuh sahaja. Sebagai contoh:

Saya – Kata ganti nama diri pertama


Tuan, Puan – Kata ganti nama diri kedua

14
Bahasa Melayu Komunikasi – Penulisan Surat Rasmi

3.3.5 Kata Sapaan dan Panggilan Hormat

Penggunaan kata sapaan yang sesuai mengikut pangkat dan


kedudukan seseorang adalah penting bagi menunjukkan rasa hormat si
pengirim kepada penerima surat. Sebagai contoh:

Kata Sapaan – Tuan, Encik


Panggilan Hormat – Yang Berbahagia, Yang Berhormat

15
Bahasa Melayu Komunikasi – Penulisan Surat Rasmi

4.0 Surat Rasmi

Berikut dilampirkan sepucuk surat rasmi kepada Pengetua Sekolah


berkenaan mengadakan program yang hendak dijalankan di sekolah. Butiran
surat rasmi yang dicadangkan adalah seperti berikut:

16
Bahasa Melayu Komunikasi – Penulisan Surat Rasmi

KELAB TEKNOLOGI MAKLUMAT


SEKOLAH MENENGAH KEBANGSAAN
CONVENT KLANG
Jalan Tengku Kelana,
41200 Klang, Selangor. 03-3323 6699 / Faks: 03-3323 6688
__________________________________________________________________________
Ruj. Tuan :
Ruj. Kami : Bil.(05)dlm.KTMSMKCK
01/05 Jld. 1
Tarikh : 17 MAC 2008

Pengetua
Sekolah Menengah Kebangsaan Convent Klang
Jalan Tengku Kelana
41200 Klang
Selangor.

melalui:-

Guru Penasihat
Kelab Teknologi Maklumat
Sekolah Menengah Kebangsaan Convent Klang
Selangor.

Tuan,

Permohonan Menggunakan Dewan Sekolah Untuk Bengkel Penggunaan Perisian


“Adobe Illustrator 11” Anjuran dan Kelolaan Kelab Teknologi Maklumat Sekolah
Menengah Kebangsaan Convent Klang

Dengan segala hormatnya dimaklumkan bahawa Kelab Teknologi Maklumat Sekolah


Menengah Kebangsaan Convent Klang (KTMSMKCK) berhasrat untuk menganjur dan
mengelolakan Bengkel Penggunaan Perisian “Adobe Illustrator 11” pada 13 hingga 14 April
2008 akan datang ini mulai jam 8.30 pagi hingga jam 4.00 petang. Seramai 45 orang ahli
KTMSMKCK telah memohon untuk menyertai bengkel ini.

2. Bengkel ini bertujuan untuk mendedahkan para pelajar tentang penggunaan perisian
“Adobe Illustrator 11” di samping membuka peluang kepada para pelajar untuk
mempertingkatkan kemahiran komputer mereka.

17
Bahasa Melayu Komunikasi – Penulisan Surat Rasmi

3. Selain daripada itu, bengkel bertujuan untuk mengasah daya kreativiti para pelajar
khususnya dalam menggunakan perisian grafik di mana kemahiran ini dapat digunakan oleh
para pelajar untuk merekacipta kulit majalah sekolah dan poster-poster sekolah.

4. Sehubungan itu dan dengan penuh harapan, saya bagi pihak KTKSMKCK dan
Jawatankuasa Pengelola memohon pertimbangan dan jasa baik Tuan sudilah apa kiranya
membenarkan kami menggunakan dewan sekolah, kerusi, meja penceramah serta sistem
audiovisual yang terdapat dalam dewan untuk menganjurkan program seperti yang
dinyatakan di atas.

5. Sukacita juga dimaklumkan bahawa Jawatankuasa Pengelola bersedia untuk


mematuhi semua syarat yang ditetapkan bagi penggunaan Dewan Sekolah untuk tujuan
tersebut,

6. Segala jasa baik Tuan dalam mempertimbangkan dan meluluskan permohonan ini
amatlah dihargai.

Sekian, terima kasih.

“BERKHIDMAT UNTUK KECEMERLANGAN KELAB”

Saya yang menjalankan tugas,

Siti Hakimah Muslim


(SITI HAKIMAH BINTI MUSLIM)
Setiausaha Kelab Teknologi Maklumat
Sekolah Menengah Kebangsaan Convent Klang

s.k.
Guru Penasihat KTMSMKCK.

18
Bahasa Melayu Komunikasi – Penulisan Surat Rasmi

5.0 Rumusan

Surat rasmi merupakan suatu instrumen komunikasi yang bersifat


formal dan serius. Penggunaan ayat yang terlalu berbunga-bunga, berkias
dan mempunyai maksud yang kurang difahami mestilah dielakkan. Penulis
surat harus sedar bahawa surat rasmi merupakan alat komunikasi bukan lisan
yang sahih. Ini kerana surat rasmi boleh dijadikan bukti sahih terutamanya
dalam kes-kes pertuduhan di mahkamah.

Selain memastikan bahawa surat rasmi mematuhi format dan aturan-


aturan yang telah ditetapkan pengirim perlu juga memastikan ketepatan laras
bahasa yang digunakan. Aspek penggunaan laras bahasa seperti penanda
maksud, frasa berhemah, ejaan, tanda bacaan, panggilan hormat, dan kata
ganti diri perlu dititikberatkan oleh penulis surat rasmi.

Sekiranya kesemua aturan dan langkah-langakah penulisan surat


rasmi seerti yang tersenarai di atas dipatuhi oleh penulis tersebut maka tidak
akan timbul sebarang masalah pada surat tersebut. Perlu ditekankan juga
aspek pemberian nombor rujukan dalam surat rasmi. Di mana, setiap surat
rasmi yang dikeluarkan perlu dinomborkan mengikut tarikh dan kategori surat
tersebut (yang mana berkaitan) bagi memudahkan proses merekod sama ada
bagi pihak si pengirim mahupun penerima surat.

Secara keseluruhannya, surat rasmi yang ditulis dengan lengkap,


tepat, berdasarkan format yang betul dan menggunakan laras bahasa yang
sesuai merupakan surat rasmi yang berkualiti dan kandungan surat tersebut
adalah sahih dan boleh dipercayai.

19
Bahasa Melayu Komunikasi – Penulisan Surat Rasmi

6.0 Rujukan

Ramlan Abdul Wahab (2004), Panduan Pengurusan Kokurikulum di


Sekolah, Banter Sdn. Bhd., Kuala Lumpur.

Sharifah Abd. Rahman (2006), Teknik Penulisan @ Format Bahasa


Melayu Kertas 2, SNP Panpac (M) Sdn. Bhd., Selangor Darul Ehsan.

Kamsano Padikon, Fauziah Mat, Sh. Mohd Abdullah (1999), Fokus


Jingga Bahasa Malaysia, Penerbitan Pelangi Sdn. Bhd., Selangor Darul
Ehsan.

Aminuddin Rosli, Ng Chan Heng (1992), 220 Contoh Karangan Bahasa


Malaysia, Penerbit Fajar Bakti Sdn. Bhd., Selangor Darul Ehsan.

20

You might also like