Bahasa Melayu Komunikasi – Penulisan Surat Rasmi

1.0

Pengenalan Surat merupakan suatu instrumen komunikasi konvensional yang

terbukti masih releven dan digunakan secara meluas di negara kita. Surat dilihat bukan sahaja sekadar instrumen penyampaian khabar ataupun berita tetapi juga bertindak sebagai dokumen bertulis yang digunakan dalam membuat perjanjian, transaksi maklumat dan sebagainya. Surat merupakan suatu elemen dalam memastikan urusan pentadbiran yang efektif dan efisien. Oleh itu, surat perlu diurus dan dikelolakan dengan cermat serta mematuhi prosedur-prosedur yang telah ditetapkan. Perkembangan pesat teknologi penyampaian maklumat (ICT) seperti penggunaan e-mel dan short messaging system (sms) telah sedikit sebanyak menggugat surat sebagai instrumen penyebaran dan penyampaian maklumat yang utama. Namun begitu, penyampaian maklumat melalui instrumeninstrumen terkini tersebut boleh diragui iaitu tidak boleh dijadikan bukti yang sahih terutamanya untuk menyokong persabitan atau pembelaan di mahkamah. Urusan surat-menyurat dalam konteks sekolah merupakan suatu urusan yang formal dan rasmi. Oleh yang demikian, surat yang dihasilkan merupakan dokumen formal dan rasmi dan perlu mematuhi protokol penulisan surat rasmi. Ia mempunyai format khusus yang mesti dipatuhi oleh penulis. Surat rasmi adalah bertujuan untuk berhubung secara formal dengan pihak tertentu seperti jabatan kerajaan, syarikat swasta dan sebagainya di mana kegagalan menggunakan cara yang formal ketika berhubung dengan pihak berkenaan boleh mengakibatkan surat yang ditulis tidak mendapat perhatian yang sewajarnya.

1

Bahasa Melayu Komunikasi – Penulisan Surat Rasmi

2.0

Format Penulisan Surat Rasmi Format penulisan surat rasmi adalah berbeza dengan penulisan surat-

surat biasa. Berikut merupakan aturan-aturan1 yang perlu dipatuhi dalam menghasilkan surat rasmi yang tepat dan berkualiti. 2.1 Kepala Surat Kepala surat mengandungi empat perkara penting yang mesti dipatuhi iaitu identiti atau logo, nama dan alamat pengirim dan nombor-nombor telefon, mesin faksimili dan e-mel (jika berkaitan), garisan panjang melintang. 2.1.1 Identiti atau Logo Elemen identiti atau logo merupakan suatu elemen penting yang digunakan untuk merangsang “perhatian” si penerima. Ia akan meningkatkan daya keyakinan dan kebolehpercayaan si penerima terhadap kandungan surat tersebut. Elemen ini diletakkan di bahagian kiri dan atas surat tersebut. 2.1.2 Nama dan Alamat Pengirim Elemen nama dan alamat pengirim merupakan satu lagi elemen kemestian dalam surat rasmi. Ini kerana elemen ini akan memudahkan si penerima untuk mengalamatkan serta membalas surat jawapan kepada pengirim surat jika perlu. Nama pengirim perlu ditulis dengan huruf besar dan selari dengan elemen identiti atau logo.

1

Ramlan Abdul Wahab (2004), Panduan Pengurusan Kokurikulum di Sekolah, Banter Sdn. Bhd., Kuala Lumpur.

2

Surat-surat yang tidak mempunyai nombor rujukan merupakan surat yang ‘kurang dipercayai” dan tidak berwibawa. Elemen ini pada kebiasaannya ditulis pada bahagian atas sebelah kanan di muka surat pertama. 2.4 Garisan Panjang Melintang Setelah selesai menulis nama dan alamat pengirim serta nombornombor yang boleh dihubungi. Faksimili dan Emel Elemen yang terakhir dalam kepala surat merupakan nombor telefon.3 Nombor Telefon. faksimili dan emel (jika berkaitan) perlu ditulis di bahagian hujung kanan kepala surat dan ianya perlulah selari dengan barisan terakhir alamat pengirim. satu garisan panjang perlu dilukis secara melintang bagi menutup kepala surat tersebut.Bahasa Melayu Komunikasi – Penulisan Surat Rasmi 2. Surat yang tidak mempunyai nombor rujukan fail tidak dapat direkodkan dan ini akan menyebabkan surat ini sukar untuk dirujuk pada masa akan datang. 2. 2.2. 3 .1. Kedudukan garisan ini adalah selang satu baris daripada baris akhir alamat pengirim.1.2 Nombor Rujukan Dan Tarikh Surat Bahagian kedua surat mengandungi dua perkara penting yang mesti dipatuhi iaitu nombor rujukan dan tarikh surat. Garisan panjang melintang ini adalah penting untuk memisahkan nama dan alamat pengirim dengan nama dan alamat penerima kandungan surat.1 Nombor Rujukan Setiap surat yang dikirim keluar mestilah mempunyai nombor rujukan fail.

(U. nama bandar. Nama negeri perlu ditulis dengan huruf besar kesemuanya. elemen ini ditulis dalam empat baris iaitu nama lengkap pengirim di barisan pertama.3. 2. agensi. Nama dan alamat penerima ditulis selang sebaris di bawah garisan panjang melintang. perkara berikut perlu dilakukan. sekiranya surat perlu ditujukan kepada pegawai bawahannya untuk perhatian khas. Elemen ini menekankan bahawa surat-menyurat yang hendak dikirim kepada jabatan. organisasi. Walau bagaimanapun. nombor kediaman.P: Encik Mayyudin Bin Abu Bakar) 4 . agensi. kawasan atau tempat di barisan ketiga dan poskod.2. 2. Sebagai contoh: Pengarah Jabatan Pendidikan Selangor Jalan Jambu Bol.1 Mengalamatkan surat kepada jabatan. institusi atau sekolah perlulah dialamatkan individu yang menjawat jawatan tertinggi mengikut gelaran rasminya.2 Tarikh Surat Tarikh surat juga ditulis di bahagian atas sebelah kanan surat iaitu di bawah nombor rujukan surat. institusi atau sekolah. Kedudukan elemen tarikh dalam surat mestilah selari dengan baris terakhir alamat pengirim. negeri di bahagian terakhir. di bahagian kiri surat iaitu sejajar dengan nama dan alamat pengirim. 4/3E Seksyen 4 40604 Shah Alam SELANGOR.3 Nama (Identiti) dan Alamat Penerima Bahagian ketiga surat mengandungi elemen nama atau identiti penerima dan alamat penerima. Lazimnya. organisasi. premis. pejabat dan nama jalan di barisan kedua.Bahasa Melayu Komunikasi – Penulisan Surat Rasmi 2.

Sebagai Contoh: Melalui dan salinan kepada: Guru Besar Sekolah Rendah Kebangsaan Sungai Bertih Kampung Sungai Bertih 41200 Klang Selangor. Tan Sri. Datuk Seri dan sebagainya nama individu tersebut perlu ditulis bersama-sama gelaran pangkatnya dan didahului dengan pangggilan hormat yang bersesuaian seperti Yang Berhormat. 2.4 Melalui dan Salinan Ketua Organisasi Elemen ini merupakan salah satu elemen penting dalam penyediaan surat rasmi namun sering diabaikan atau tidak dititikberatkan oleh penulis. Elemen ini sangat penting bagi penerima yang mempunyai ketua di mana kandungan surat perlu terlebih dahulu dibaca dan disahkan oleh ketua dalam sesebuah organisasi tersebut. Yang Amat Berbahagia dan sebagainya.2 Mengalamatkan surat kepada orang perseorangan Elemen ini menekankan kepada aturan bagi mengalamatkan surat kepada individu atau orang perseorangan. Sekiranya individu mempunyai pingat atau bintang kebesaran yang membawa gelaran seperti Datuk. 5 .Bahasa Melayu Komunikasi – Penulisan Surat Rasmi 2.3. Nama dan alamat penerima perlulah ditulis dengan jelas.

Yang Berbahagia Datuk/Datin dan sebagainya.. Tajuk surat perlu ditulis dengan huruf yang lebih dominan iaitu dicetak tebal.5 Menghadap Surat Elemen panggilan hormat atau kataan sapaan hormat merupakan elemen kelima dalam aturan penyediaan surat rasmi. ditulis menggunakan huruf besar serta digariskan supaya dapat menarik perhatian penerima. sekiranya surat yang dikirimkan merupakan surat balasan kepada surat yang terdahulu maka tajuk surat perlulah sama dengan tajuk surat yang hendak dibalas itu.2 Tajuk surat seharusnya membayangkan isi kandungan surat yang hendak disampaikan. Walau bagaimanapun. Sekiranya penulis menggunakan huruf kecil. Banter Sdn. Surat-surat rasmi perlu dimulakan dengan panggilan hormat mengikut pangkat. 2. Di antara contoh-contoh panggilan hormat ialah Yang Amat Berhormat Dato’ Seri. 6 . Perkataan ‘Perkara’ atau ‘Tajuk’ tidak perlu ditulis. huruf pertama bagi tajuk surat itu perlu menggunakan huruf besar dan tajuk surat tidak diakhiri dengan sebarang tanda seperti ‘koma’ atau ‘noktah’. Elemen ini perlu ditulis dalam jarak selang sebaris selepas alamat penerima dan diikuti dengan tanda ‘koma’.Bahasa Melayu Komunikasi – Penulisan Surat Rasmi 2. 2 Ramlan Abdul Wahab (2004).6 Perkara atau Tajuk Surat Elemen perkara atau tajuk surat ditulis dalam jarak selang sebaris di bawah panggilan hormat. Kuala Lumpur. Manakala panggilan hormat bagi surat yang ditujukan kepada orang awam di jabatan-jaatan atau agensi-agensi kerajaan adalah Tuan atau Puan. Panduan Pengurusan Kokurikulum di Sekolah. Bhd. gelaran serta darjah kebesaran si penerima surat. Sebagai contoh: Yang Berbahagia Datuk.

Elemen ini dimulakan dari tepi garisan dan tidak perlu ditulis seperti memulakan perenggan baru serta tidak perlu dinomborkan. 2. Setiap pecahan perenggan penulis perlu menggunakan huruf abjad (a). Elemen pendahuluan surat merupakan perenggan permulaan yang harus dimulakan selang sebaris selepas elemen tajuk surat.7 Pendahuluan Surat Pendahuluan surat ditulis sebagai pengenalan dan mukadimah kepada surat yang hendak ditulis.8 Isi atau Kandungan Surat Elemen isi atau kandungan surat perlu ditulis menggunakan perenggan baru dan perlu dinomborkan bermula dengan nombor ‘2’. Elakkan juga penggunaan ayat-ayat kompleks yang sukar difahami maksudnya serta menggunakan huraian yang terlalu panjang. Elakkan penggunaan ayat-ayat berbunga. Kandungan surat perlulah berfokus dan menjelaskan tajuk surat dengan menggunakan ayat yang ringkas dan tepat. diikuti dengan nombor ‘3’ dan ‘4’ bagi perenggan seterusnya (jika ada). Jika huraian atau penjelasan lanjut adalah perlu.Bahasa Melayu Komunikasi – Penulisan Surat Rasmi 2. berkias serta mempunyai maksud terselindung bagi mengelakkan tujuan surat didalah erti oleh si penerima. (b) dan (c). nyatakan dalam bentuk lampiran. Lampiran-lampiran dinyatakan dalam bentuk tanda tiga titik dan tidak memerlukan nombor. 7 .

Ini adalah bertujuan bagi menarik perhatian si penerima untuk mempertimbangkan surat yang dikemukakan. Ianya dimulakan dari tepi surat sejajar dengan perenggan pendahuluan. Sebagai contoh: Sekian. Elemen ini tidak perlu dinomborkan dan tidak mempunyai perenggan.11 Cogan Kata Elemen cogan kata merupakan ungkapan yang sangat bererti bagi pihak pengirim atau organisasi si pengirim surat. menggunakan pengikat kata dan ditebalkan hurufnya. Dalam perenggan akhir ini.Bahasa Melayu Komunikasi – Penulisan Surat Rasmi 2. terima kasih. 2. 2. Sebagai contoh: 4. Keehsanan dan jasa bakti Yang Berbahagia Datuk mempertimbangkan dan meluluskan permohonan ini amatlah dihargai dan disanjung tinggi. Sebagai contoh: “BERKHIDMAT UNTUK NEGARA” “ CINTAILAH BAHASA KITA” 8 . rayuan serta memohon kemaafan (jika perlu).10 Penutup Surat Penutup surat mengandungi ucapan penghargaan atau sanjungan kepada si penerima. Cogan kata ini ditulis di bawah kata penutup surat dengan menggunakan huruf besar secara keseluruhannya.9 Ucapan Terima Kasih Elemen ini merupakan elemen terakhir yang ditulis menggunakan perenggan dan dinomborkan. harapan. penulis perlu memasukkan ungkapan untuk mengakhiri surat iaitu frasa penghargaan.

Tandatangan pengirim ditulis di sebelah kiri bawah surat selepas kata pengakuan pengirim.12 Pengakuan Tanggungjawab Elemen ini ditulis selang sebaris daripada ungkapan cogan kata. Ini diikuti dengan nama penuh pengirim yang ditulis di bawah ruang tanda tangan pengirim. Kemudian. Nama dan Jawatan Pengirim Setiap surat rasmi mesti mempunyai tandatangan pengirim. Pengirim perlu menurunkan tanda tangan pada ruang yang disediakan sebagai bukti kebertanggungjawaban atas kesahihan maklumat dalam surat yang dikemukakan. Nama penuh perlu ditulis dalam kurungan. Sebagai contoh: Saya yang menurut perintah. Saya yang menjalankan tugas. ianya perlu dinyatakan beserta senarai pingat anugerah yang diterima (jika berkaitan). 2. Sebagai contoh: diikuti dengan jawatan pengirim yang perlu ditulis di bahagian bawah nama penuh pengirim. di bahagian kiri surat.Bahasa Melayu Komunikasi – Penulisan Surat Rasmi 2. Sekiranya pengirim mempunyai gelaran atau pangkat. Kata pengakuan tanggungjawab ini kebiasannya digunakan oleh pengirim surat untuk menunjukkan kuasa atau peranannya berkaitan isu atau tajuk surat yang dikemukakan. Huruf pertama pada kata pertama pelu ditulis menggunakan huruf besar dan diakhiri dengan tanda ‘koma’. menggunakan huruf besar serta ditebalkan hurufnya. Mahmud Abbas (MAHMUD BIN ABBAS) Guru Besar Sekolah Rendah Kebangsaan Sungai Bertih 9 .13 Tandatangan.

14 Salinan Kepada Elemen ini merujuk kepada senarai nama penuh dan alamt lengkap individu atau pihak-pihak yang turut ditujukan surat. Salinan surat juga amat penting bagi surat permohonan atau rayuan yang memerlukan pertimbangan beberapa pihak. Ia juga sebagai rujukan penerima tertentu yang dapat dijadikan sebagai bukti pengiriman sekiranya berlaku masalah surat tidak sampai kepada penerimanya.Bahasa Melayu Komunikasi – Penulisan Surat Rasmi 2.: Guru Penasihat Kelab Pencinta Alam 10 . Senarai ini penting untuk membantu individu yang menerima surat untuk menghubungi pihak yang turut ditujukan surat untuk saling bertukar maklumat atau idea mengenai surat yang dikemukakan. Sebagai contoh: s.k.

.3 Di antara penanda-penanda maksud yang digunakan dalam penulisan surat rasmi adalah seperti berikut: 3.. Banter Sdn....1. makna atau pengertian harafiah. Bhd.Bahasa Melayu Komunikasi – Penulisan Surat Rasmi 3. senang dibaca dan mempamerkan kesopanan si pengirim. faktor penggunaan laras bahasa yang betul dan tepat juga dititikberatkan dalam penulisan surat rasmi bagi memastikan perkataan atau ayat yang ditulis di dalam surat tersebut mudah difahami.1..” “Dilampirkan bersama.” 3. Kuala Lumpur.” “Berkenaan dengan..0 Laras Bahasa Surat Rasmi Proses menulis surat rasmi merupakan suatu usaha formal yang perlu menitikberatkan tatacara dan protokol pemulisan surat rasmi yang khusus.....” “Seperti yang tuan/puan sedia maklum.1 Penanda Maksud Penanda maksud merupakan kata-kata atau frasa yang digunakan bagi menggambarkan maksud tersurat atau tersirat di sebalik sesuatu ayat yang ditulis tanpa menjejaskan kebahasaan....” 3 Ramlan Abdul Wahab (2004)... objektif serta kesantunan ayat.” 3..” “Dikemukan bersama-sama ini. 3.2 Penanda Maksud Pemakluman “Sukacita dimaklumkan bahawa. 11 .1.1 Penanda Maksud Rujukan “Sehubungan dengan.3 Penanda Maksud Menyertakan “Dengan ini. Di samping itu.” “Merujuk kepada. Panduan Pengurusan Kokurikulum di Sekolah.

....” 12 ..10 Penanda Maksud Sambungan “Susulan kepada keputusan yang telah dibuat..4 Penanda Maksud Perintah a) Perintah Halus “Mohonlah apa kiranya..” 3...1...1.1.” 3..” 3......” 3..8 Penanda Maksud Sebab-Musabab “Atas kerjasama..1.1..” “Besarlah harapan kami” 3.....1.1.5 Penanda Maksud Harapan “Adalah diharapkan....” b) Perintah Kasar “Saya telah diarahkan...6 Penanda Maksud Perwakilan “Saya bagi pihak.” 3.7 Penanda Maksud Pendapat “Meneyadri bahawa.9 Penanda Maksud Tujuan “Untuk tujuan ini..Bahasa Melayu Komunikasi – Penulisan Surat Rasmi 3.1.” “Tuan/Puan dikehendaki.” “Saya selaku wakil kepada.” “Berkat bantuan..” 3.” “Sebagai lanjutan kepda perbincangan terdahulu...oleh itu...maka.11 Penanda Maksud Persetujuan “Saya tidak mempunyai halangan.” “Memandangkan.

.12 Penanda Maksud Tidak Bersetuju “Dengan dukacitanya pihak kami keberatan untuk.2.” “Dengan sukacita...3 Tujuan tersirat “Dengan ikhlas memohon perhatian dan pertimbangan tuan supaya sudilah menerima pakai pindaan-pindaan....” 3.2..” 3..14 Penanda Maksud Jemputan “Kesudian pihak tuan......amatlah saya hargai....” 3..15 Penanda Maksud Penegasan “Adalah dengan hormatnya dimaklumkan.berbesar hati dan penuh harapan memohon sudi apa kiranya pihak tuan/puan menyumbangkan....4 Tujuan meminta bantuan “Saya bagi pihak Jawatankuasa..Bahasa Melayu Komunikasi – Penulisan Surat Rasmi 3. Di antara contoh-contoh frasa berhemah adalah seperti berikut: 3.1.1..1 Tujuan meminta “Saya dengan penuh harapan momohon sudialah apa kiranya.” 3..2 Tujuan menjemput “Dengan sukacita pihak kami mempersilakan tuan/puan hadir.....” 3...” “Cadangan yang dikemukakan.2..tuan/puan dijemput.” 3.” 13 ...walau bagaimanapun.2 Frasa Berhemah Frasa berhemah merupakan ayat berbahasa yang digunakan dengan nada yang berhemah dan bersantun.2.1.1.13 Penanda Maksud Permintaan “Saya dengan penuh harapan momohon.” 3.

Sebagai contoh: Saya – Kata ganti nama diri pertama Tuan. tanda seruan dan pengikat kata.1 Ejaan Aspek ejaan merupakan perkara pertama yan perlu disemak oleh si pengirim surat. 3.3. Ini kerana struktur ejaan yang salah dalam surat rasmi akan memberikan tanggapan negatif kepada si penerima surat.3 Tanda Bacaan Aspek penggunaan tanda baaan yang betul termasuklah pengunaan tanda koma.4 Kata Ganti Nama Diri Dalam penulisan surat biasa mahupun surat rasmi.3.Bahasa Melayu Komunikasi – Penulisan Surat Rasmi 3. tatabahasa dan tanda baca yang tepat. Nama sendiri idak digunakan di dalam penulisan surat rasmi kecuali di bahagian tandatangan dan nama penuh sahaja. 3. noktah. kata ganti nama diri perlu digunakan sama ada bagi merujuk diri sendiri. nama orang dan panggilan hormat. 3. Puan – Kata ganti nama diri kedua 14 . pihak kedua mahupun pihak ketiga.2 Huruf Besar Penggunaan huruf besar perlu bertepatan dan bersesuaian dengan ayat seperti untuk penulisan nama khas.3.3.3 Penggunaan Bahasa Aspek bahasa dalam penulisan surat rasmi bukan sahaja meliputi kesantunan bahasa malahan juga menitikberatkan aspek ejaan. nama tempat. Berikut merupakan aspek aspek bahasa yang perlu dititikeratkan dalam penulisan surat rasmi. 3.

Sebagai contoh: Kata Sapaan – Tuan. Yang Berhormat 15 .5 Kata Sapaan dan Panggilan Hormat Penggunaan kata sapaan yang sesuai mengikut pangkat dan kedudukan seseorang adalah penting bagi menunjukkan rasa hormat si pengirim kepada penerima surat.3.Bahasa Melayu Komunikasi – Penulisan Surat Rasmi 3. Encik Panggilan Hormat – Yang Berbahagia.

Butiran surat rasmi yang dicadangkan adalah seperti berikut: 16 .0 Surat Rasmi Berikut dilampirkan sepucuk surat rasmi kepada Pengetua Sekolah berkenaan mengadakan program yang hendak dijalankan di sekolah.Bahasa Melayu Komunikasi – Penulisan Surat Rasmi 4.

melalui:Guru Penasihat Kelab Teknologi Maklumat Sekolah Menengah Kebangsaan Convent Klang Selangor. 1 Tarikh Pengetua Sekolah Menengah Kebangsaan Convent Klang Jalan Tengku Kelana 41200 Klang Selangor. Tuan. Kami : Bil. Seramai 45 orang ahli KTMSMKCK telah memohon untuk menyertai bengkel ini.KTMSMKCK 01/05 Jld.00 petang. Selangor. 03-3323 6699 / Faks: 03-3323 6688 Ruj. Permohonan Menggunakan Dewan Sekolah Untuk Bengkel Penggunaan Perisian “Adobe Illustrator 11” Anjuran dan Kelolaan Kelab Teknologi Maklumat Sekolah Menengah Kebangsaan Convent Klang : 17 MAC 2008 __________________________________________________________________________ Dengan segala hormatnya dimaklumkan bahawa Kelab Teknologi Maklumat Sekolah Menengah Kebangsaan Convent Klang (KTMSMKCK) berhasrat untuk menganjur dan mengelolakan Bengkel Penggunaan Perisian “Adobe Illustrator 11” pada 13 hingga 14 April 2008 akan datang ini mulai jam 8. Bengkel ini bertujuan untuk mendedahkan para pelajar tentang penggunaan perisian “Adobe Illustrator 11” di samping membuka peluang kepada para pelajar untuk mempertingkatkan kemahiran komputer mereka. 2. 17 .Bahasa Melayu Komunikasi – Penulisan Surat Rasmi KELAB TEKNOLOGI MAKLUMAT SEKOLAH MENENGAH KEBANGSAAN CONVENT KLANG Jalan Tengku Kelana. Tuan : Ruj. 41200 Klang.30 pagi hingga jam 4.(05)dlm.

Sehubungan itu dan dengan penuh harapan. Selain daripada itu. saya bagi pihak KTKSMKCK dan Jawatankuasa Pengelola memohon pertimbangan dan jasa baik Tuan sudilah apa kiranya membenarkan kami menggunakan dewan sekolah. Segala jasa baik Tuan dalam mempertimbangkan dan meluluskan permohonan ini amatlah dihargai.k. 5. 6. “BERKHIDMAT UNTUK KECEMERLANGAN KELAB” Saya yang menjalankan tugas. terima kasih. Siti Hakimah Muslim (SITI HAKIMAH BINTI MUSLIM) Setiausaha Kelab Teknologi Maklumat Sekolah Menengah Kebangsaan Convent Klang s.Bahasa Melayu Komunikasi – Penulisan Surat Rasmi 3. 4. kerusi. bengkel bertujuan untuk mengasah daya kreativiti para pelajar khususnya dalam menggunakan perisian grafik di mana kemahiran ini dapat digunakan oleh para pelajar untuk merekacipta kulit majalah sekolah dan poster-poster sekolah. Sekian. meja penceramah serta sistem audiovisual yang terdapat dalam dewan untuk menganjurkan program seperti yang dinyatakan di atas. Sukacita juga dimaklumkan bahawa Jawatankuasa Pengelola bersedia untuk mematuhi semua syarat yang ditetapkan bagi penggunaan Dewan Sekolah untuk tujuan tersebut. Guru Penasihat KTMSMKCK. 18 .

Selain memastikan bahawa surat rasmi mematuhi format dan aturanaturan yang telah ditetapkan pengirim perlu juga memastikan ketepatan laras bahasa yang digunakan.Bahasa Melayu Komunikasi – Penulisan Surat Rasmi 5. Penggunaan ayat yang terlalu berbunga-bunga. Di mana. ejaan. Penulis surat harus sedar bahawa surat rasmi merupakan alat komunikasi bukan lisan yang sahih. berdasarkan format yang betul dan menggunakan laras bahasa yang sesuai merupakan surat rasmi yang berkualiti dan kandungan surat tersebut adalah sahih dan boleh dipercayai. Aspek penggunaan laras bahasa seperti penanda maksud. surat rasmi yang ditulis dengan lengkap.0 Rumusan Surat rasmi merupakan suatu instrumen komunikasi yang bersifat formal dan serius. 19 . Ini kerana surat rasmi boleh dijadikan bukti sahih terutamanya dalam kes-kes pertuduhan di mahkamah. dan kata ganti diri perlu dititikberatkan oleh penulis surat rasmi. Sekiranya kesemua aturan dan langkah-langakah penulisan surat rasmi seerti yang tersenarai di atas dipatuhi oleh penulis tersebut maka tidak akan timbul sebarang masalah pada surat tersebut. frasa berhemah. tepat. tanda bacaan. panggilan hormat. setiap surat rasmi yang dikeluarkan perlu dinomborkan mengikut tarikh dan kategori surat tersebut (yang mana berkaitan) bagi memudahkan proses merekod sama ada bagi pihak si pengirim mahupun penerima surat. Perlu ditekankan juga aspek pemberian nombor rujukan dalam surat rasmi. Secara keseluruhannya. berkias dan mempunyai maksud yang kurang difahami mestilah dielakkan.

. Penerbit Fajar Bakti Sdn.Bahasa Melayu Komunikasi – Penulisan Surat Rasmi 6. Selangor Darul Ehsan. Mohd Abdullah (1999). 220 Contoh Karangan Bahasa Malaysia. Penerbitan Pelangi Sdn. Kamsano Padikon. SNP Panpac (M) Sdn. Aminuddin Rosli. Selangor Darul Ehsan. Bhd. Kuala Lumpur. Banter Sdn. Bhd. Panduan Pengurusan Kokurikulum di Sekolah. Ng Chan Heng (1992). 20 .. Rahman (2006). Sharifah Abd. Selangor Darul Ehsan. Sh. Bhd. Teknik Penulisan @ Format Bahasa Melayu Kertas 2.0 Rujukan Ramlan Abdul Wahab (2004). Fauziah Mat... Fokus Jingga Bahasa Malaysia. Bhd.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful