Bahasa Melayu Komunikasi – Penulisan Surat Rasmi

1.0

Pengenalan Surat merupakan suatu instrumen komunikasi konvensional yang

terbukti masih releven dan digunakan secara meluas di negara kita. Surat dilihat bukan sahaja sekadar instrumen penyampaian khabar ataupun berita tetapi juga bertindak sebagai dokumen bertulis yang digunakan dalam membuat perjanjian, transaksi maklumat dan sebagainya. Surat merupakan suatu elemen dalam memastikan urusan pentadbiran yang efektif dan efisien. Oleh itu, surat perlu diurus dan dikelolakan dengan cermat serta mematuhi prosedur-prosedur yang telah ditetapkan. Perkembangan pesat teknologi penyampaian maklumat (ICT) seperti penggunaan e-mel dan short messaging system (sms) telah sedikit sebanyak menggugat surat sebagai instrumen penyebaran dan penyampaian maklumat yang utama. Namun begitu, penyampaian maklumat melalui instrumeninstrumen terkini tersebut boleh diragui iaitu tidak boleh dijadikan bukti yang sahih terutamanya untuk menyokong persabitan atau pembelaan di mahkamah. Urusan surat-menyurat dalam konteks sekolah merupakan suatu urusan yang formal dan rasmi. Oleh yang demikian, surat yang dihasilkan merupakan dokumen formal dan rasmi dan perlu mematuhi protokol penulisan surat rasmi. Ia mempunyai format khusus yang mesti dipatuhi oleh penulis. Surat rasmi adalah bertujuan untuk berhubung secara formal dengan pihak tertentu seperti jabatan kerajaan, syarikat swasta dan sebagainya di mana kegagalan menggunakan cara yang formal ketika berhubung dengan pihak berkenaan boleh mengakibatkan surat yang ditulis tidak mendapat perhatian yang sewajarnya.

1

Bahasa Melayu Komunikasi – Penulisan Surat Rasmi

2.0

Format Penulisan Surat Rasmi Format penulisan surat rasmi adalah berbeza dengan penulisan surat-

surat biasa. Berikut merupakan aturan-aturan1 yang perlu dipatuhi dalam menghasilkan surat rasmi yang tepat dan berkualiti. 2.1 Kepala Surat Kepala surat mengandungi empat perkara penting yang mesti dipatuhi iaitu identiti atau logo, nama dan alamat pengirim dan nombor-nombor telefon, mesin faksimili dan e-mel (jika berkaitan), garisan panjang melintang. 2.1.1 Identiti atau Logo Elemen identiti atau logo merupakan suatu elemen penting yang digunakan untuk merangsang “perhatian” si penerima. Ia akan meningkatkan daya keyakinan dan kebolehpercayaan si penerima terhadap kandungan surat tersebut. Elemen ini diletakkan di bahagian kiri dan atas surat tersebut. 2.1.2 Nama dan Alamat Pengirim Elemen nama dan alamat pengirim merupakan satu lagi elemen kemestian dalam surat rasmi. Ini kerana elemen ini akan memudahkan si penerima untuk mengalamatkan serta membalas surat jawapan kepada pengirim surat jika perlu. Nama pengirim perlu ditulis dengan huruf besar dan selari dengan elemen identiti atau logo.

1

Ramlan Abdul Wahab (2004), Panduan Pengurusan Kokurikulum di Sekolah, Banter Sdn. Bhd., Kuala Lumpur.

2

1 Nombor Rujukan Setiap surat yang dikirim keluar mestilah mempunyai nombor rujukan fail. 2.1. 2. Surat-surat yang tidak mempunyai nombor rujukan merupakan surat yang ‘kurang dipercayai” dan tidak berwibawa. 3 . Faksimili dan Emel Elemen yang terakhir dalam kepala surat merupakan nombor telefon.4 Garisan Panjang Melintang Setelah selesai menulis nama dan alamat pengirim serta nombornombor yang boleh dihubungi.1. Garisan panjang melintang ini adalah penting untuk memisahkan nama dan alamat pengirim dengan nama dan alamat penerima kandungan surat.3 Nombor Telefon. 2. Kedudukan garisan ini adalah selang satu baris daripada baris akhir alamat pengirim.2. Surat yang tidak mempunyai nombor rujukan fail tidak dapat direkodkan dan ini akan menyebabkan surat ini sukar untuk dirujuk pada masa akan datang.Bahasa Melayu Komunikasi – Penulisan Surat Rasmi 2.2 Nombor Rujukan Dan Tarikh Surat Bahagian kedua surat mengandungi dua perkara penting yang mesti dipatuhi iaitu nombor rujukan dan tarikh surat. Elemen ini pada kebiasaannya ditulis pada bahagian atas sebelah kanan di muka surat pertama. satu garisan panjang perlu dilukis secara melintang bagi menutup kepala surat tersebut. faksimili dan emel (jika berkaitan) perlu ditulis di bahagian hujung kanan kepala surat dan ianya perlulah selari dengan barisan terakhir alamat pengirim.

premis.P: Encik Mayyudin Bin Abu Bakar) 4 . pejabat dan nama jalan di barisan kedua. sekiranya surat perlu ditujukan kepada pegawai bawahannya untuk perhatian khas. di bahagian kiri surat iaitu sejajar dengan nama dan alamat pengirim. nombor kediaman. (U. institusi atau sekolah. agensi. kawasan atau tempat di barisan ketiga dan poskod.3 Nama (Identiti) dan Alamat Penerima Bahagian ketiga surat mengandungi elemen nama atau identiti penerima dan alamat penerima. Nama negeri perlu ditulis dengan huruf besar kesemuanya.3. Nama dan alamat penerima ditulis selang sebaris di bawah garisan panjang melintang. 2.Bahasa Melayu Komunikasi – Penulisan Surat Rasmi 2. organisasi. 4/3E Seksyen 4 40604 Shah Alam SELANGOR.2 Tarikh Surat Tarikh surat juga ditulis di bahagian atas sebelah kanan surat iaitu di bawah nombor rujukan surat. Sebagai contoh: Pengarah Jabatan Pendidikan Selangor Jalan Jambu Bol. agensi. 2. nama bandar. Walau bagaimanapun. Kedudukan elemen tarikh dalam surat mestilah selari dengan baris terakhir alamat pengirim.2. Lazimnya. Elemen ini menekankan bahawa surat-menyurat yang hendak dikirim kepada jabatan.1 Mengalamatkan surat kepada jabatan. perkara berikut perlu dilakukan. negeri di bahagian terakhir. organisasi. elemen ini ditulis dalam empat baris iaitu nama lengkap pengirim di barisan pertama. institusi atau sekolah perlulah dialamatkan individu yang menjawat jawatan tertinggi mengikut gelaran rasminya.

2. 5 . Nama dan alamat penerima perlulah ditulis dengan jelas.Bahasa Melayu Komunikasi – Penulisan Surat Rasmi 2. Yang Amat Berbahagia dan sebagainya.4 Melalui dan Salinan Ketua Organisasi Elemen ini merupakan salah satu elemen penting dalam penyediaan surat rasmi namun sering diabaikan atau tidak dititikberatkan oleh penulis. Elemen ini sangat penting bagi penerima yang mempunyai ketua di mana kandungan surat perlu terlebih dahulu dibaca dan disahkan oleh ketua dalam sesebuah organisasi tersebut. Datuk Seri dan sebagainya nama individu tersebut perlu ditulis bersama-sama gelaran pangkatnya dan didahului dengan pangggilan hormat yang bersesuaian seperti Yang Berhormat.3. Sekiranya individu mempunyai pingat atau bintang kebesaran yang membawa gelaran seperti Datuk.2 Mengalamatkan surat kepada orang perseorangan Elemen ini menekankan kepada aturan bagi mengalamatkan surat kepada individu atau orang perseorangan. Tan Sri. Sebagai Contoh: Melalui dan salinan kepada: Guru Besar Sekolah Rendah Kebangsaan Sungai Bertih Kampung Sungai Bertih 41200 Klang Selangor.

huruf pertama bagi tajuk surat itu perlu menggunakan huruf besar dan tajuk surat tidak diakhiri dengan sebarang tanda seperti ‘koma’ atau ‘noktah’. Kuala Lumpur. Perkataan ‘Perkara’ atau ‘Tajuk’ tidak perlu ditulis.6 Perkara atau Tajuk Surat Elemen perkara atau tajuk surat ditulis dalam jarak selang sebaris di bawah panggilan hormat. Manakala panggilan hormat bagi surat yang ditujukan kepada orang awam di jabatan-jaatan atau agensi-agensi kerajaan adalah Tuan atau Puan. Surat-surat rasmi perlu dimulakan dengan panggilan hormat mengikut pangkat. Banter Sdn. Elemen ini perlu ditulis dalam jarak selang sebaris selepas alamat penerima dan diikuti dengan tanda ‘koma’.5 Menghadap Surat Elemen panggilan hormat atau kataan sapaan hormat merupakan elemen kelima dalam aturan penyediaan surat rasmi. Sebagai contoh: Yang Berbahagia Datuk. Tajuk surat perlu ditulis dengan huruf yang lebih dominan iaitu dicetak tebal. Panduan Pengurusan Kokurikulum di Sekolah.Bahasa Melayu Komunikasi – Penulisan Surat Rasmi 2.2 Tajuk surat seharusnya membayangkan isi kandungan surat yang hendak disampaikan. Bhd.. Sekiranya penulis menggunakan huruf kecil. 2. Yang Berbahagia Datuk/Datin dan sebagainya. ditulis menggunakan huruf besar serta digariskan supaya dapat menarik perhatian penerima. 6 . sekiranya surat yang dikirimkan merupakan surat balasan kepada surat yang terdahulu maka tajuk surat perlulah sama dengan tajuk surat yang hendak dibalas itu. Di antara contoh-contoh panggilan hormat ialah Yang Amat Berhormat Dato’ Seri. gelaran serta darjah kebesaran si penerima surat. Walau bagaimanapun. 2 Ramlan Abdul Wahab (2004).

Elakkan juga penggunaan ayat-ayat kompleks yang sukar difahami maksudnya serta menggunakan huraian yang terlalu panjang. Elemen ini dimulakan dari tepi garisan dan tidak perlu ditulis seperti memulakan perenggan baru serta tidak perlu dinomborkan. 2. Setiap pecahan perenggan penulis perlu menggunakan huruf abjad (a). diikuti dengan nombor ‘3’ dan ‘4’ bagi perenggan seterusnya (jika ada). (b) dan (c). Kandungan surat perlulah berfokus dan menjelaskan tajuk surat dengan menggunakan ayat yang ringkas dan tepat. Elemen pendahuluan surat merupakan perenggan permulaan yang harus dimulakan selang sebaris selepas elemen tajuk surat. Jika huraian atau penjelasan lanjut adalah perlu. berkias serta mempunyai maksud terselindung bagi mengelakkan tujuan surat didalah erti oleh si penerima. nyatakan dalam bentuk lampiran.8 Isi atau Kandungan Surat Elemen isi atau kandungan surat perlu ditulis menggunakan perenggan baru dan perlu dinomborkan bermula dengan nombor ‘2’.Bahasa Melayu Komunikasi – Penulisan Surat Rasmi 2. Lampiran-lampiran dinyatakan dalam bentuk tanda tiga titik dan tidak memerlukan nombor. 7 .7 Pendahuluan Surat Pendahuluan surat ditulis sebagai pengenalan dan mukadimah kepada surat yang hendak ditulis. Elakkan penggunaan ayat-ayat berbunga.

rayuan serta memohon kemaafan (jika perlu). Keehsanan dan jasa bakti Yang Berbahagia Datuk mempertimbangkan dan meluluskan permohonan ini amatlah dihargai dan disanjung tinggi.9 Ucapan Terima Kasih Elemen ini merupakan elemen terakhir yang ditulis menggunakan perenggan dan dinomborkan. 2.Bahasa Melayu Komunikasi – Penulisan Surat Rasmi 2. terima kasih. Ianya dimulakan dari tepi surat sejajar dengan perenggan pendahuluan. Sebagai contoh: 4. 2. Ini adalah bertujuan bagi menarik perhatian si penerima untuk mempertimbangkan surat yang dikemukakan. Cogan kata ini ditulis di bawah kata penutup surat dengan menggunakan huruf besar secara keseluruhannya. Dalam perenggan akhir ini. menggunakan pengikat kata dan ditebalkan hurufnya. Sebagai contoh: “BERKHIDMAT UNTUK NEGARA” “ CINTAILAH BAHASA KITA” 8 . penulis perlu memasukkan ungkapan untuk mengakhiri surat iaitu frasa penghargaan.10 Penutup Surat Penutup surat mengandungi ucapan penghargaan atau sanjungan kepada si penerima. harapan. Sebagai contoh: Sekian.11 Cogan Kata Elemen cogan kata merupakan ungkapan yang sangat bererti bagi pihak pengirim atau organisasi si pengirim surat. Elemen ini tidak perlu dinomborkan dan tidak mempunyai perenggan.

Tandatangan pengirim ditulis di sebelah kiri bawah surat selepas kata pengakuan pengirim. Sebagai contoh: Saya yang menurut perintah. Ini diikuti dengan nama penuh pengirim yang ditulis di bawah ruang tanda tangan pengirim. Kata pengakuan tanggungjawab ini kebiasannya digunakan oleh pengirim surat untuk menunjukkan kuasa atau peranannya berkaitan isu atau tajuk surat yang dikemukakan.Bahasa Melayu Komunikasi – Penulisan Surat Rasmi 2. Huruf pertama pada kata pertama pelu ditulis menggunakan huruf besar dan diakhiri dengan tanda ‘koma’.13 Tandatangan.12 Pengakuan Tanggungjawab Elemen ini ditulis selang sebaris daripada ungkapan cogan kata. Saya yang menjalankan tugas. Nama dan Jawatan Pengirim Setiap surat rasmi mesti mempunyai tandatangan pengirim. di bahagian kiri surat. Mahmud Abbas (MAHMUD BIN ABBAS) Guru Besar Sekolah Rendah Kebangsaan Sungai Bertih 9 . Pengirim perlu menurunkan tanda tangan pada ruang yang disediakan sebagai bukti kebertanggungjawaban atas kesahihan maklumat dalam surat yang dikemukakan. Kemudian. menggunakan huruf besar serta ditebalkan hurufnya. ianya perlu dinyatakan beserta senarai pingat anugerah yang diterima (jika berkaitan). Sebagai contoh: diikuti dengan jawatan pengirim yang perlu ditulis di bahagian bawah nama penuh pengirim. 2. Sekiranya pengirim mempunyai gelaran atau pangkat. Nama penuh perlu ditulis dalam kurungan.

14 Salinan Kepada Elemen ini merujuk kepada senarai nama penuh dan alamt lengkap individu atau pihak-pihak yang turut ditujukan surat.k.: Guru Penasihat Kelab Pencinta Alam 10 . Senarai ini penting untuk membantu individu yang menerima surat untuk menghubungi pihak yang turut ditujukan surat untuk saling bertukar maklumat atau idea mengenai surat yang dikemukakan.Bahasa Melayu Komunikasi – Penulisan Surat Rasmi 2. Ia juga sebagai rujukan penerima tertentu yang dapat dijadikan sebagai bukti pengiriman sekiranya berlaku masalah surat tidak sampai kepada penerimanya. Sebagai contoh: s. Salinan surat juga amat penting bagi surat permohonan atau rayuan yang memerlukan pertimbangan beberapa pihak.

1..” “Dikemukan bersama-sama ini. Kuala Lumpur..2 Penanda Maksud Pemakluman “Sukacita dimaklumkan bahawa.” 3... Banter Sdn...1 Penanda Maksud Penanda maksud merupakan kata-kata atau frasa yang digunakan bagi menggambarkan maksud tersurat atau tersirat di sebalik sesuatu ayat yang ditulis tanpa menjejaskan kebahasaan..” 3 Ramlan Abdul Wahab (2004).Bahasa Melayu Komunikasi – Penulisan Surat Rasmi 3.” “Seperti yang tuan/puan sedia maklum.1.” “Dilampirkan bersama.3 Di antara penanda-penanda maksud yang digunakan dalam penulisan surat rasmi adalah seperti berikut: 3.. faktor penggunaan laras bahasa yang betul dan tepat juga dititikberatkan dalam penulisan surat rasmi bagi memastikan perkataan atau ayat yang ditulis di dalam surat tersebut mudah difahami.. makna atau pengertian harafiah..1 Penanda Maksud Rujukan “Sehubungan dengan. senang dibaca dan mempamerkan kesopanan si pengirim. Bhd.1.0 Laras Bahasa Surat Rasmi Proses menulis surat rasmi merupakan suatu usaha formal yang perlu menitikberatkan tatacara dan protokol pemulisan surat rasmi yang khusus.. Panduan Pengurusan Kokurikulum di Sekolah..” 3.” “Merujuk kepada...3 Penanda Maksud Menyertakan “Dengan ini.. Di samping itu..” “Berkenaan dengan. 11 . 3.. objektif serta kesantunan ayat.

10 Penanda Maksud Sambungan “Susulan kepada keputusan yang telah dibuat..” 12 ...” “Besarlah harapan kami” 3.9 Penanda Maksud Tujuan “Untuk tujuan ini...1.” 3..1....” 3....” “Tuan/Puan dikehendaki.” 3......4 Penanda Maksud Perintah a) Perintah Halus “Mohonlah apa kiranya.5 Penanda Maksud Harapan “Adalah diharapkan.1.......1.6 Penanda Maksud Perwakilan “Saya bagi pihak.” “Sebagai lanjutan kepda perbincangan terdahulu.Bahasa Melayu Komunikasi – Penulisan Surat Rasmi 3.8 Penanda Maksud Sebab-Musabab “Atas kerjasama..” b) Perintah Kasar “Saya telah diarahkan..11 Penanda Maksud Persetujuan “Saya tidak mempunyai halangan..” 3..” 3..” “Memandangkan...maka..” 3.7 Penanda Maksud Pendapat “Meneyadri bahawa.1.oleh itu.1.....” “Berkat bantuan.1.1.” “Saya selaku wakil kepada.

” “Dengan sukacita.2 Tujuan menjemput “Dengan sukacita pihak kami mempersilakan tuan/puan hadir..” 13 .” 3.walau bagaimanapun.3 Tujuan tersirat “Dengan ikhlas memohon perhatian dan pertimbangan tuan supaya sudilah menerima pakai pindaan-pindaan.Bahasa Melayu Komunikasi – Penulisan Surat Rasmi 3.1.1..” 3..1..2..12 Penanda Maksud Tidak Bersetuju “Dengan dukacitanya pihak kami keberatan untuk. Di antara contoh-contoh frasa berhemah adalah seperti berikut: 3...1.....2...berbesar hati dan penuh harapan memohon sudi apa kiranya pihak tuan/puan menyumbangkan....14 Penanda Maksud Jemputan “Kesudian pihak tuan.....2.2 Frasa Berhemah Frasa berhemah merupakan ayat berbahasa yang digunakan dengan nada yang berhemah dan bersantun....13 Penanda Maksud Permintaan “Saya dengan penuh harapan momohon.” 3.2..” “Cadangan yang dikemukakan.....amatlah saya hargai.” 3.1 Tujuan meminta “Saya dengan penuh harapan momohon sudialah apa kiranya..tuan/puan dijemput.15 Penanda Maksud Penegasan “Adalah dengan hormatnya dimaklumkan.” 3.” 3....4 Tujuan meminta bantuan “Saya bagi pihak Jawatankuasa.” 3.

1 Ejaan Aspek ejaan merupakan perkara pertama yan perlu disemak oleh si pengirim surat.4 Kata Ganti Nama Diri Dalam penulisan surat biasa mahupun surat rasmi. 3.3. kata ganti nama diri perlu digunakan sama ada bagi merujuk diri sendiri. pihak kedua mahupun pihak ketiga.3. Berikut merupakan aspek aspek bahasa yang perlu dititikeratkan dalam penulisan surat rasmi. 3. noktah. nama tempat.2 Huruf Besar Penggunaan huruf besar perlu bertepatan dan bersesuaian dengan ayat seperti untuk penulisan nama khas.3 Tanda Bacaan Aspek penggunaan tanda baaan yang betul termasuklah pengunaan tanda koma. Sebagai contoh: Saya – Kata ganti nama diri pertama Tuan. Ini kerana struktur ejaan yang salah dalam surat rasmi akan memberikan tanggapan negatif kepada si penerima surat. 3.3.3.3 Penggunaan Bahasa Aspek bahasa dalam penulisan surat rasmi bukan sahaja meliputi kesantunan bahasa malahan juga menitikberatkan aspek ejaan. tatabahasa dan tanda baca yang tepat.Bahasa Melayu Komunikasi – Penulisan Surat Rasmi 3. Nama sendiri idak digunakan di dalam penulisan surat rasmi kecuali di bahagian tandatangan dan nama penuh sahaja. 3. tanda seruan dan pengikat kata. nama orang dan panggilan hormat. Puan – Kata ganti nama diri kedua 14 .

Sebagai contoh: Kata Sapaan – Tuan.Bahasa Melayu Komunikasi – Penulisan Surat Rasmi 3. Yang Berhormat 15 . Encik Panggilan Hormat – Yang Berbahagia.3.5 Kata Sapaan dan Panggilan Hormat Penggunaan kata sapaan yang sesuai mengikut pangkat dan kedudukan seseorang adalah penting bagi menunjukkan rasa hormat si pengirim kepada penerima surat.

Bahasa Melayu Komunikasi – Penulisan Surat Rasmi 4. Butiran surat rasmi yang dicadangkan adalah seperti berikut: 16 .0 Surat Rasmi Berikut dilampirkan sepucuk surat rasmi kepada Pengetua Sekolah berkenaan mengadakan program yang hendak dijalankan di sekolah.

Seramai 45 orang ahli KTMSMKCK telah memohon untuk menyertai bengkel ini.30 pagi hingga jam 4.Bahasa Melayu Komunikasi – Penulisan Surat Rasmi KELAB TEKNOLOGI MAKLUMAT SEKOLAH MENENGAH KEBANGSAAN CONVENT KLANG Jalan Tengku Kelana. melalui:Guru Penasihat Kelab Teknologi Maklumat Sekolah Menengah Kebangsaan Convent Klang Selangor. 2. Bengkel ini bertujuan untuk mendedahkan para pelajar tentang penggunaan perisian “Adobe Illustrator 11” di samping membuka peluang kepada para pelajar untuk mempertingkatkan kemahiran komputer mereka.KTMSMKCK 01/05 Jld. Permohonan Menggunakan Dewan Sekolah Untuk Bengkel Penggunaan Perisian “Adobe Illustrator 11” Anjuran dan Kelolaan Kelab Teknologi Maklumat Sekolah Menengah Kebangsaan Convent Klang : 17 MAC 2008 __________________________________________________________________________ Dengan segala hormatnya dimaklumkan bahawa Kelab Teknologi Maklumat Sekolah Menengah Kebangsaan Convent Klang (KTMSMKCK) berhasrat untuk menganjur dan mengelolakan Bengkel Penggunaan Perisian “Adobe Illustrator 11” pada 13 hingga 14 April 2008 akan datang ini mulai jam 8.00 petang. 17 . 1 Tarikh Pengetua Sekolah Menengah Kebangsaan Convent Klang Jalan Tengku Kelana 41200 Klang Selangor.(05)dlm. Tuan : Ruj. Kami : Bil. Selangor. Tuan. 03-3323 6699 / Faks: 03-3323 6688 Ruj. 41200 Klang.

Sehubungan itu dan dengan penuh harapan. bengkel bertujuan untuk mengasah daya kreativiti para pelajar khususnya dalam menggunakan perisian grafik di mana kemahiran ini dapat digunakan oleh para pelajar untuk merekacipta kulit majalah sekolah dan poster-poster sekolah. Segala jasa baik Tuan dalam mempertimbangkan dan meluluskan permohonan ini amatlah dihargai. Selain daripada itu.k. 5. 6. Guru Penasihat KTMSMKCK.Bahasa Melayu Komunikasi – Penulisan Surat Rasmi 3. 4. terima kasih. 18 . Siti Hakimah Muslim (SITI HAKIMAH BINTI MUSLIM) Setiausaha Kelab Teknologi Maklumat Sekolah Menengah Kebangsaan Convent Klang s. meja penceramah serta sistem audiovisual yang terdapat dalam dewan untuk menganjurkan program seperti yang dinyatakan di atas. “BERKHIDMAT UNTUK KECEMERLANGAN KELAB” Saya yang menjalankan tugas. Sekian. saya bagi pihak KTKSMKCK dan Jawatankuasa Pengelola memohon pertimbangan dan jasa baik Tuan sudilah apa kiranya membenarkan kami menggunakan dewan sekolah. kerusi. Sukacita juga dimaklumkan bahawa Jawatankuasa Pengelola bersedia untuk mematuhi semua syarat yang ditetapkan bagi penggunaan Dewan Sekolah untuk tujuan tersebut.

berdasarkan format yang betul dan menggunakan laras bahasa yang sesuai merupakan surat rasmi yang berkualiti dan kandungan surat tersebut adalah sahih dan boleh dipercayai. Ini kerana surat rasmi boleh dijadikan bukti sahih terutamanya dalam kes-kes pertuduhan di mahkamah. dan kata ganti diri perlu dititikberatkan oleh penulis surat rasmi. 19 . berkias dan mempunyai maksud yang kurang difahami mestilah dielakkan.Bahasa Melayu Komunikasi – Penulisan Surat Rasmi 5. tepat. tanda bacaan. surat rasmi yang ditulis dengan lengkap. Aspek penggunaan laras bahasa seperti penanda maksud. frasa berhemah. Penulis surat harus sedar bahawa surat rasmi merupakan alat komunikasi bukan lisan yang sahih. setiap surat rasmi yang dikeluarkan perlu dinomborkan mengikut tarikh dan kategori surat tersebut (yang mana berkaitan) bagi memudahkan proses merekod sama ada bagi pihak si pengirim mahupun penerima surat. Sekiranya kesemua aturan dan langkah-langakah penulisan surat rasmi seerti yang tersenarai di atas dipatuhi oleh penulis tersebut maka tidak akan timbul sebarang masalah pada surat tersebut. Perlu ditekankan juga aspek pemberian nombor rujukan dalam surat rasmi. Di mana. Secara keseluruhannya. Selain memastikan bahawa surat rasmi mematuhi format dan aturanaturan yang telah ditetapkan pengirim perlu juga memastikan ketepatan laras bahasa yang digunakan. panggilan hormat. ejaan.0 Rumusan Surat rasmi merupakan suatu instrumen komunikasi yang bersifat formal dan serius. Penggunaan ayat yang terlalu berbunga-bunga.

220 Contoh Karangan Bahasa Malaysia. Bhd. Aminuddin Rosli. Teknik Penulisan @ Format Bahasa Melayu Kertas 2.. SNP Panpac (M) Sdn. Kamsano Padikon. Fokus Jingga Bahasa Malaysia. Penerbitan Pelangi Sdn.Bahasa Melayu Komunikasi – Penulisan Surat Rasmi 6. Sh. Fauziah Mat..0 Rujukan Ramlan Abdul Wahab (2004). Selangor Darul Ehsan. 20 . Bhd.. Banter Sdn. Bhd. Panduan Pengurusan Kokurikulum di Sekolah. Mohd Abdullah (1999). Kuala Lumpur. Bhd. Ng Chan Heng (1992). Sharifah Abd. Penerbit Fajar Bakti Sdn.. Selangor Darul Ehsan. Rahman (2006). Selangor Darul Ehsan.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful