LATIHAN KEPEMIMPINAN II

ADMINISTRASI ORGANISASI HERMAN FAKULTAS FARMASI UNMUL

ADMINISTRASI
y Berasal dari bahasa Yunani µad¶-minis¶-¶trare¶ yang

mempunyai arti pengabdian, pelayanan atau service y Administrasi dalam arti sempit yaitu tata usaha atau office work yang meliputi kegiatan catat mencatat, tulis-menulis, mengetik, korespondensi, kearsipan dan sebagainya. y Administrasi dalam arti luas keseluruhan proses kerjasama antara dua orang atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.

Administrasi umumnya dinisbahkan dengan tata usaha yang berarti segala bentuk pekerjaan dalam kantor meliputi tulis menulis. mengetik. kearsipan dan sebagainya . korespodensi (surat-menyurat).

PERSURATAN SURAT Sarana komunikasi tertulis atau alat untuk mengadakan hubungan dengan orang lain yang menggunakan kertas dan tulisan sebagai medianya. SURAT Alat komunikasi tertulis untuk mengadakan hubungan dengan pihak lain .

AKTIVITAS ADMINISTRASI y Klasifikasi Data y Pencatatan Data y Penerimaan Data y Pengiriman Data y Penggandaan Data y Pengetikan Data y Penyimpanan Data y Pengelolaan Data .

UNSUR ADMINISTRASI Sekelompok Orang Adanya Tujuan Unsur Administrasi Kerjasama Kegiatan yang runut dalam rangkaian proses Pembagian Tugas .

JENIS SURAT y Menurut isi dan asalnya y Menurut maksud dan tujuannya y Menurut wujudnya y Menurut sasarannya y Menurut jaminan keamanan isinya y Menurut urgensinya y Menurut cara penyampaiannya .

Surat resmi atau Dinas Menurut Isi dan asal surat Surat Pribadi Surat Niaga .

2. 10. 4. 7.SURAT MENURUT MAKSUD & TUJUAN 1. 6. 9. 8. Surat Lamaran Kerja Surat Keputusan Surat Perintah Surat Permohonan Surat Peringatan Surat Panggilan Surat Penawaran Surat Perjanjian Surat Pesanan Surat Laporan Surat Pengantar . 5. 11. 3.

SURAT MENURUT WUJUDNYA y Kartu Pos y Surat Bersampul y Telegram y Teleks y Faksimile .

SURAT MENURUT SASARAN ySURAT BIASA ySURAT PENGUMUMAN ySURAT EDARAN .

SURAT MENURUT JAMINAN & KEAMANAN ISI y SURAT BIASA y SURAT KONFIDENSIL (TERBATAS) y SURAT RAHASIA y SURAT SANGAT RAHASIA .

SURAT MENURUT URGENSINYA ySURAT BIASA ySURAT PENTING ySURAT SANGAT RAHASIA .

SURAT MENURUT CARA PENYAMPAIAN ySURAT BIASA ySURAT KILAT ySURAT KILAT KHUSUS .

BENTUK-BENTUK TUBUH SURAT y Full block style (bentuk lurus penuh) y Block style (bentuk lurus) y Semi block style (bentuk setengah lurus) y Simple style (bentuk sederhana) y Square block style (bentuk persegi) y Special Block paragraph ( bentuk alenia tergantung) y Lindiented style (bentuk lekuk) y Official style (bentuk resmi dinas pemerintah) .

BAGIAN SURAT y Kepala Surat y Nomor surat y Tanggal/bulan/tahun y Lampiran y Hal/perihal y Alamat y Salam pembuka y Isi surat y Salam penutup y Nama Lembaga y Nama TTD y Tembusan y Inisial .

SISTEM PENGARSIPAN ORGANISASI Arsip adalah kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara bersama sedemikian rupa dan tanpa pengulangan yang tidak perlu. Kumpulan file/tabel/arsip yang saling berhubungan juga dapat disimpan dalam media elektronik . untuk memenuhi berbagai kebutuhan.

MANFAAT ARSIP  Sebagai bahan pemgambilan keputusan  Sebagai bahan membuat perencanaan  Sebagai bahan penyusun program  Sebagai bahan acuan melaksanakan kegiatan  Sebagai bahan evaluasi/laporan  Bahan penulisan sejarah .

NILAI GUNA ARSIP  Nilai guna administrasi  Nilai guna hukum  Nilai guna keuangan  Nilai guna kebijaksanaan  Nilai guna sejarah  Nilai guna pelaksana kegiatan .

PROSES PENYIMPANAN ARSIP  Memisah-misahkan arsip  Meneliti arsip  Memasukkan arsip  Mengklasifikasikan arsip  Mengindeks arsip  Menyusun arsip  Memfile arsip .

PROSEDUR KEGIATAN PENATAAN ARSIP  Penyortiran  Retensi  Klasifikasi  Inventarisasi  Indeks  Label/etiket  Penyimpanan .

SISTEM KEARSIPAN YANG BAIK  Mudah dilaksanakan  Mudah dimengerti  Murah/ekonomi  Tidak memakan tempat  Mudah dicapai  Cocok bagi organisasi  Mempernudah pengawasan .

SERTA DENGAN SADAR MEMPERBAIKI SISTEM TERSEBUT BAGI PENCAPAIAN TUJUAN & SASARAN YANG POSITIF .PENYEMPURNAAN ADMINISTRASI SUATU USAHA UNTUK MENERAPKAN IDE BARU DALAM SISTEM ADMINISTRASI.

struktur dan cara organisasi.Berdasarkan definisi diatas dapat dipahami bahwa ada 2 faktor sebagai hubungan sebagai hubungan sebab akibat dalam penyempurnaan administrasi. Faktor akibat yaitu efektivitas organisasi . Faktor penyebab yaitu perubahan tujuan. sikap.

Berhasilnya penyempurnaan administrasi tergantung dari berapa banyak jumlah orang yang berpartisipasi secara langsung atau tidak langsung dalam proses perubahan yang dilaksanakan .

STRATEGI PENYEMPURNAAN ADMINISTRASI 1. Kepemimpinan dan anggota mendukung 3. Tidak ada strategi penyempurnaan Kepemimpinan dan anggota tidak ada yang mendukung . Kepemimpinan dan anggota mendukung 2. Strategi penyempurnaan menyeluruh. Strategi penyempurnaan sepotong-sepotong (incremental).

Perubahan Struktural Perubahan struktural dan fungsi anggota dalam suatu organisasi mengoptimalkan kebutuhan 2. efektivitas dan efisiensi. . Perubahan Kinerja Menekankan terhadap kerja sama. membedakan antara hasil dengan upaya yang dilakukan dalam penyempurnaan administrasi.FILOSOFI PENYEMPURNAAN ADMINISTRASI 1.

Perubahan harus merupakan perbaikan dari keadaan sebelumnya 2.FILOSOFI PENYEMPURNAAN ADMINISTRASI 1. Perbaikan diperoleh dengan upaya yang disengaja dan bukan terjadi secara kebetulan atau tanpa usaha 3. Perbaikan yang terjadi bersifat jangka panjang dan tidak sementara .

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful