Menangani Penggandaan Dokumen

Dalam setiap kantor/organisasi selalu ada dokumen, khususnya dokumen dalam bentuk arsip/suratsurat. Dokumen merupakan sumber informasi yang sangat penting untuk setiap kantor/organisasi, karena di dalamnya berisi informasi yang sangat penting, sekaligus dokumen juga sebagai bukti yang sangat otentik yang menunjukkan suatu permasalahan. Kehilangan dokumen bagi suatu kantor akan berpengaruh besar terhadap kelangsungan suatu organisasi. Dokumen-dokumen baik yang diterima maupun yang dibuat oleh suatu organisasi terkadang harus diperbanyak untuk kecepatan penyampaian informasi kepada seluruh pihak baik bagi intern kantor maupun kepentingan pihak luar. Oleh karena itu penting bagi kita semua untuk mengetahui, memahami sekaligus dapat melakukan kegiatan penggandaan dokumen dengan sebaik-baiknya, agar hasilnya bisa dinikmati oleh seluruh pihak yang berkepentingan terutama untuk kepentingan suatu organisasi. Untuk menangani penggandaan dokumen diperlukan beberapa pengetahuan tentang arti penggandaan, jenis-jenis dokumen, macam-macam mesin pengganda, pemilihan mesin pengganda sesuai dengan kebutuhan, menyiapkan bahan-bahan penggandaan, cara penghitungan biaya penggandaan, cara menggunakan mesin pengganda dan lain sebagainya A. Arti Dokumen Dokumen adalah sesuatu yang tertulis dan tercetak yang dapat dipergunakan sebagai bukti atau keterangan, termasuk benda-benda yang mempunyai nilai sejarah. Pengertian dokumen dari beberapa sumber : 1. Menurut Kamus Kepegawaian a. Semua catatan tertulis, baik tercetak maupun tidak tercetak b. Segala benda yang mempunyai keterangan-keterangan dipilih untuk dikumpulkan, disusun, disediakan atau disebarkan 2. Menurut Kamus Bahasa Inggris Webster, Dokumen adalah : a. Dokumen dapat membuktikan dengan keterangan, melengkapi keterangan dengan faktafakta b. Dokumen melengkapi keabsahan keterangan, pernyataan, lampiran-lampiran seperti untuk melengkapi sebuah buku atau tesis 3. Menurut Ensiklopedi Umum : Dokumen berarti surat, akte, piagam, surat resmi, dan bahan rekamantertulis atau tercetak yang dapat memberi keterangan 4. Menurut Ensiklopedi Administrasi : Dokumen adalah warkat asli yang digunakan sebagai alat pembuktian atau sebagai alat untuk mendukung keterangan Dokumentasi adalah : Kegiatan/proses pengumpulan dan pengelolaan penyebarluasan kepada pemakai informasi dokumen secara sistematis serta

Oleh: Barmawi Umar, S. Pd. | umar1112@gmail.com Staf Pengajar SMK Negeri 1 Godean

   

Dokumen yang berasal dari kontrak dagang d. Dokumen sekunder c. Dokumen inaktif e. Dokumen primer b. Dokumen sejarah d.Menangani Penggandaan Dokumen B. Dokumen yang bersumber dari aktivitas lembaga persurat kabaran e. Dilihat dari segi pemakainya: a. Dokumen aktif c. Nilai yuridis c. Jenis-jenis Dokumen 1. Nilai historis 3.com Staf Pengajar SMK Negeri 1 Godean     . Dok. Dokumen korporal c. Dokumen yang bersumber dari perseorangan 4. 3. Penggandaan menurut Kamus Besar Bahasa indonesia berati proses. Dokumen niaga c. Dokumen literal b. 2. Dokumen dilihat dari segi kegunaanya a. b. Dokumen yang bersumber dari segi pemerintah b. Dokumen tertier 6. S. Suatau perbuatan menggandakan atau memperbanyak dokumen sesuai dengan kebutuhan dengan menggunakan alat penggandaan sehingga diperoleh hasil yang sama dengan dokumen aslinya. C. Dokumen statis 5. Dok. Nilai perdangan d. cara. Penggandaan juga bisa diartikan sebagai usaha memperbanyak atau melipatkan beberapa kali dokumen. Pd. Dokumen dinamis. Arti Penggandaan Dokumen 1. Ditinjau dari ruang lingkup atau bentuk a. Ditinjau dari segi penelitian a. Dokumen dilihat dari segi fungsinya a. Nilai penerangan b. Dokumen pribadi b. Dilihat dari sumbernya a. | umar1112@gmail. Dokumen pemerintah 2. Dokumen yang bersumber dari swasta c. Dokumen semi aktif d. Dokumen privat Oleh: Barmawi Umar. perbuatan menggandakan.

7. 4. atau kaset. Pd. Memberikan pelayanan memperbanyak dokumen untuk bagian-bagian lainnya 3. Misalnya memperbanyak gambar peraga. 2. Macam-macam Mesin Pengganda Selain mesin ketik yang biasa dipakai untuk mengganda pada jumlah tertentu dengan kertas karbon. 9.Menangani Penggandaan Dokumen Dengan mengetaui jenis-jenis dokumen tersebut maka diharapkan kita dapat menentukan dengan tepat cara dan mesin penggandaan yang akan digunakan. Memilih Mesin Pengganda Dokumen Untuk memilih mesin pengganda yang tepat harus mempertimbangkan beberapa faktor yang dapat dijadikan sebagai bahan pertimbangan antara lain: Oleh: Barmawi Umar. Memberikan layanan memperbesar atau memperkecil tulisan dari suatau dokumen sesuai dengan keinginan pimpinan. Beberapa bentuk gandaan yang lazim dilakukan antara lain: 1. vcd. 13. 8. 2.com Staf Pengajar SMK Negeri 1 Godean     . Memperbanyak dokumen yang berisi gambar atau lukisan. 12. Memperbanyak hasil rekaman. Fungsi Penggandaan Bagian penggandaan di suatau kantor memegang peranan dan fungsi antara lain: 1. 3. Stencil mechine Process liquid (direct process) Proses gelatin ( indirect proces) Multygraph Photocopy Contact White print Dry electric process Offset Noncarbon Printer Scanner Risograph  F. S. 3. Memberikan pelayanan sesegera mungkin secara optimal E. Bertanggungjawab atas pekerjaan yang telah dipercayakan pimpinan kepadanya 5. beberapa alat reproduksi yang biasa digunakan adalah: 1. | umar1112@gmail. 10. memperbanyak materi rapat. 4. Misalnya memperbanyak cd. Memperbanyak dokumen naskah sebagi bahan suatau pekerjaan. Memberikan pelayanan memperbanyak dokumen 2. 5. Penggandaan selain dilakukan terhadap dokumen tertulis dapat juga dapat dilakukan terhadap dokumen tidak tertulis. memperbanyak laporan. 6. Misalnya memperbanyak undangan. memperbanyak bukti traksaksi dll. 11. D.

Duplicator Offset Litho. Pd. Stensil sit yang diproses dengan mesin Scanner mula – mula diproses dengan kertas biasa lalu diedit dengan foto. | umar1112@gmail. Duplikator Typeset. Mesin ini dapat digunakan untuk menggandakan dokumen dengan hasil rekaman naskah yang mirip mendekati aslinya tetapi tulisannya bewarna hitam. 4. sehingga waktu yang tersedia juga mempengaruhi dalam menentukan mesin pengganda yang akan dipilih. 4. gambar atau foto. 5. Dan jika menggandakan dalam jumlah kecil dengan mesin pengganda yang berkapsitas besar maka akan menimbulkan pemboroson dalam biaya operasionalnnya.com Staf Pengajar SMK Negeri 1 Godean     . 6. tabel atau grafik dengan bantuan mesin scanner yang bekerja secara elektronik. Dengan perkembangan teknologi pemilihan ketas sebagai bahan gandaan mungkin dapat dimanipulasi namun dengan menjodohkan secara tepat tentunya akan diperoleh hasil gandaan yang lebih baik pula. 2. Alat atau mesin tersebut adalah sebagai berikut : 1. gambar. Waktu yang tersedia untuk menggandakan. Penggandaan dokumen dengan duplikator stensil. Mesin ini cocok untuk menggandakan dokumen berjumlah 10 keatas. Jika menginginkan kualitas gandaan yang makin baik maka diperlukan juga mesin pengganda yang berteknologi tinggi. Jumlah dokumen yang akan digandakan. Mesin ini mampu menghasilkan 100 gandaan keatas. Tingkat kualitas hasil gandaan yang diinginkan. Mesin Scanner. tulisan tangan. Menghasilkan cetakan berkualitas. banyak sedikitnya dokumen yang digandakan perlu dijadikan pertimbangan karena akan sangat berpengaruh terhadap biaya yang dikeluarkan. Mesin cetak kecil yang menggunakan jenis letterpies. Penggandaan dokumen dengan menggunakan duplicator hektografik dengan alcohol. 5. 3. Mesin Fotocopy. Setiap mesin pengganda memiliki kecepatan gandaan yang berbeda. Alat pencetak (Printer). Mesin ini menghasilkan lembaran dalam jumlah banyak dengan menggunakan alat bantu kertas master yang disebut dengan stensil atau sit stensil. Hal ini karena ada jenis-jenis mesin yang hanya cocok untuk menggandakan dokumen berisi tulisan (bukan berupa gambar) dan ada juga mesin pengganda yang mampu menghasilkan hasil gandaan yang baik untuk kedua macan dokumen tersebut. Bahan atau kertas yang dipilih untuk menggandakan. Ada beberapa alat yang digunakan dalam penggandaan dokumen atau surat. Mesin ini dapat memproduksi ketikan. S. Setiap mesin pengganda memiliki pasangan kertas sendiri-sendiri baik itu ukuran maupun jenis kertasnya. Misal juka menginginkan hasil gandaan berwarna dengan tingkat ketajaman warna yang tinggi maka tidak mungkin dipilih mesin stensil tapi lebih tepat menggunakan risograph atau mesin foto copy berwarna. Alat ini harus dihubungkan dengan komputer untuk pengetikan dan hasilnya digandakan melalui printer. Jika pekerjaan penggandaan banyak dan waktu terbatas maka akan sangat tepat jika menggunakan mesin pengganda yang berteknologi modern dan memiliki kecepatan yang tinggi untuk meningkatkan efisiensi.Menangani Penggandaan Dokumen 1. Oleh: Barmawi Umar. 7. Jika menggandakan dokumen dalam jumlah banyak dengan mesin yang kapasitas gandaan per menitnanya rendah maka akan menimbulkan pemborosan waktu dan tenaga. Jenis isi dokumen apakah berupa naskah/angka ataukah berupa huruf. 2. 3.

000. printer. Kualitas hasil gandaan Secara garis besar untuk menghitung biaya penggandaan dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut. Surat permohonan penggandaan 2. mesin ketik.Menangani Penggandaan Dokumen 8. Formulir-formulir yang Dibutuhkan dalam Proses Penggandaan Formulir yang dibutuhkan dalam proses penggandaan biasanya terkait dengan pemilihan mesin dan kualitas hasil gandaan yang diinginkan. Satu kali penggandaan harga/ongkos yang dikeluarkan Rp. tinta printer Mesin Offset Master (plat). tinta mesin offset dll I. tinta risograph Scanner Seperangkat computer (PC/Laptop). | umar1112@gmail. tinta stensil. Jumlah gandaan yang diinginkan 3. Bahan-bahan yang Dibutuhkan dalam Penggandaan Dokumen Setelah mengetahui jenis dokumen yang akan digandakan.100. Apabila diidentifikasi bahan yang dibutuhkan dalam proses penggandaan selain kertas antara lain sebagai berikut. Misalnya akan menggandakan surat yang akan didistribusikan untuk seluruh karyawan (60 orang). LCD atau Citra Elektronis. G.00 = Rp. mesin yang akan dipakai pada proses penggandaan. Formulir-formulir tersebut diantaranya adalah: 1. printer dot matrik Risograph Master risograph. x H. S. Pd.00. untuk selanjutnya ditentukan bahan-bahan yang dibutuhkan dalam penggandaan dokumen. 6.00 J. Surat permohonan pengambilan bahan kebutuhan penggandaan Oleh: Barmawi Umar. mesin yang digunakan untuk menggandakan adalah mesin foto copy. mesin ini menggunakan lasser yang dikendalikan oleh pengelola kata.100. Kertas yang digunakan sebagai media penggandaan 4.com Staf Pengajar SMK Negeri 1 Godean     . tinta printer Printer Seperangkat computer (PC/Laptop). printer. Maka dapat dihitung Jumlah dokumen yang digandakan x harga/ongkos 1 kali penggandaan 60 x Rp. Jenis Mesin Bahan yang dibutuhkan Mesin Foto Copy Toner Stensil Kertas master (sensil sit). Cara Menghitung Biaya Penggandaan Untuk menghitung biaya yang dibutuhkan dalam proses penggandaan perlu diperhatikan hal-hal berikut: 1. Alat ini untuk menjalin dokumen secara elektronis informasi yang disimpan . Jenis dokumen yang akan digandakan 2.

Menangani Penggandaan Dokumen FORMULIR PERMOHONAN PENGGANDAAN DOKUMEN Yang bertandatangan dibawah ini : Nama : NIP : Bagian/Unit : Mohon kepada bagian/unit penggandaan untuk menggandakan dokumen dengan perincian sebagai berikut: Jenis Dokumen : Jumlah : Jumlah gandaan yang diinginkan: Kualitas yang diinginkan : Standar/Baik/Sangat Baik Untuk dipergunakan sebagai  : Yogyakarta....) Oleh: Barmawi Umar........ Pd.. ........... | umar1112@gmail.. ( . 200 ................ ) FORMULIR PERMOHONAN PENGAMBILAN BAHAN KEBUTUHAN PENGGANDAAN DOKUMEN Yang bertandatangan dibawah ini : Nama : NIP : Bagian/Unit : Penggandaan Mohon kepada bagian/unit penyimpanan barang agar dapat menyediakan bahan/barang yang akan kami ambil untuk kebutuhan penggandaan dokumen dengan perincian sebagai berikut:   No.......... 200 ..........................................) Yogyakarta...com Staf Pengajar SMK Negeri 1 Godean     . S...................... Pemohon......................... . (....                          Jenis Kebutuhan Barang          Jumlah  Penyedia Barang (..... Pemohon.....

Berbagai macam merk mesin fotokopi. Sistem Reduction adalah sistem fotokopi yang dapat memperkecil hasil fotokopi dari aslinya 3.Menangani Penggandaan Dokumen K. Pd. type dan model. Biaya foto kopi dengan memperhitungkan depresiasi dan perawatan alat (atau biaya sewa) dan pemakaian kertas serta bahan lain yang diperlukan. 1. Mesin fotokopi merupakan mesin cetak yang mempunyai kemampuan yang sangat menakjubkan. Mesin fotokopi merupakan suatu alat penggandaan secara praktis. dan bahkan mungkin lebih bagus dari aslinya. Ada beberapa proses di mana dokumen asli dapat dengan cepat direproduksi secara fotografis. U-BIX. yaitu sistem fotokopi yang dapat menyortir dan mengelompokkan dokumen Bagian-bagian Mesin Fotokopi Seperti halnya mesin-mesin kantor lainnya. Untuk penggunaan mesin yang lain akan banyak dibahas dalam kompetensi Mengelola Peralatan Kantor. dan sistem Document Feeder. TOSHIBA dan lain-lain. XEROX. Sistem Automatic Document Feeder. MINOLTA. Sistem Zoom atau Enlargement adalah sistem Fotokopi yang dapat memperbesar hasil copy dari aslinya 2. Kemudian film negatif di cetak dan hasil cetakan itu merupakan salinan yang sama seperti aslinya. Di bawah ini kita pergunakan mesin fotokopi merk MINOLTA type EP 300-RE dengan bagianbagian mesinnya adalah sebagai berikut: 1. digandakan menjadi sejumlah yang diinginkan dalam waktu yang relatif singkat. Menggunakan Mesin Pengganda Pada bagian ini akan dibahas apa dan bagaimana menggunakan mesin foto copy. foto kopi sudah lengkap dan akurat. Fotokopi adalah : Suatu proses penyalinan warkat dengan sistem pemotretan. atau kertas khusus. | umar1112@gmail. tanpa merusak bahan aslinya. Baki Penadah. Salinannya atau kopinya dapat di buat pada kertas biasa. Mesin biasanya dilengkapi dengan meter yang mencatat jumlah salinan yang dibuat. untuk menampung hasil fotokopi Oleh: Barmawi Umar. Warkat yang disalin di buat film negatif terlebih dahulu dengan cara pemotretan.SHARP. pada transparansi. Sistem Fullsize adalah sistem fotokopi yang sesuai/sama dengan aslinya 4. Baki Kertas. sesuai dengan kebutuhan. dapat dilakukan dengan mudah. karena dalam mesin fotokopi ini terdapat sistem Zoom. sistem Full size. mesin fotokopi terdapat berbagai macam merk. biaya dapat dibagi secara adil ke departemen atau pekerjaan. sistem Reduction. atau master duplikasi. antara lain: merk SLEX. Walaupun ada keterbatasan proses tertentu yang diuraikan di bawah ini. S. bervariasi sesuai dengan prosesnya. Di beberapa kantor pemakaian mesin foto kopi di awasi ketat oleh seorang pegawai dan izin harus diminta darinya sebelum pembuatan salinan.com Staf Pengajar SMK Negeri 1 Godean     . Mesin Fotokopi (The Copy Machine) : Adalah alat yang digunakan dalam proses penyalinan dengan sistem fotokopi. Dengan merekam catatan meter setelah setiap pemakaian. untuk menaruh kertas fotokopi 2. karena siap setiap saat bila diperlukan. RICOH.

untuk menjalankan mesin apabila sudah siap beroperasi Tombol Enlargement. Jika hasil fotokopi kurang baik. 10. Tones Out. 8. Tinta kurang atau habis c. mungkin disebabkan oleh hal-hal berikut : a. karena bila terlalu banyak dan terus menerus mesin akan panas dan membawa dampak terhadap hasil. Kemungkinan flaiyernya kotor d. bila di tarik ke bawah Tabung Oli. tombol untuk memulai pengkopian Interapt Key. yaitu akan kehitam-hitaman. Bila kita hendak mengcopy sebanyak 98. mulailah pengkopian dengan menekan tombol Start. menjepit kertas. Kalau sudah siap. diperkecil atau ukuran biasa (100 %) 7. 14. tombol ini akan menyala c. Kaca untuk meletakkan dokumen kemungkinan kotor atau slide penutupnya kotor b. 9. 4.com Staf Pengajar SMK Negeri 1 Godean     . 13. tombol ini akan menyala Tombol Open. 6. tombol untuk menghentikan pengkopian Copy Start Key. Hidupkan mesin dengan cara menekan tombol ON 2. Tekan tombol untuk pengatur jumlah salinan yang diperlukan. 8. maka tombol ini akan menyala b. Paper Out. apakah akan diperbesar. Exess Useste Tones. berfungsi untuk membersihkan Input Key (number Indicator) Input Key Strip. 18. tombol untuk memasukkan number atau jumlah yang akan di kopi. untuk membuat salinan biasa Tombol Angka. bila di tarik ke atas b. Pd. Aturlah posisi pengkopian. untuk mengetahui kertas habis. 5. 12. 21. untuk membuka mesin. kita tinggal menekan angka 9 dan 8. untuk mengetahui kerusakan mesin. Copy Stop Key. Periksalah kepekatan tinta 6. 9. untuk menghidupkan dan mematikan mesin Tombol START. apabila di dalam mesin terdapat kerusakan yang perlu di perbaiki Tabung tinta. Tunggu sejenak sampai mesin panas dan memberi tanda boleh mulai pekerjaan 3. 20. untuk menaruh tinta Kunci Kerta. 19. Pasang kertas secukupnya pada baki kertas 4. 10. lampu (tombol) yang menunjukkan kesiapan dari photo copy untuk dioperasikan. Bila kita mengkopi dalam jumlah yang banyak. untuk menempatkan olie mesin Tombol Exposure Control Lever: yaitu untuk mengatur ketajaman tinta (hitam. untuk menentukan jumlah salinan Tombol Isyarat : a. Kemungkinan mesin macet karena kertas menggulung di dalamnya Oleh: Barmawi Umar.Menangani Penggandaan Dokumen 3. perhatikan selalu hasil kopi. tombol untuk menghentikan fotokopi yang sifatnya sementara (interupsi) Ready Indicator. untuk memperkecil salinan Tombol Fullsize. putih) Copy Number Indicator: yaitu indicator (tombol) yang menunjukkan jumlah pengcopyan Clear Key. 7. untuk mengetahui tinta habis. Tombol ini terdiri dari 0 – 9. Cara mengoperasikan Mesin Fotokopi: 1. 17. 16. Tombol ON dan OFF. untuk memperbesar salinan Tombol Reduction. menetralkan kertas. S. | umar1112@gmail. 15. berfungsi untuk a. Persiapkan dokumen yang akan dikopi 5. 11. Karena itu simpanlah mesin copy pada tempat yang sejuk atau berAC.

Dapat dimanfaatkan untuk memperbesar dan memperkecil naskah 4..... Pd... Dapat memperbanyak bahan sampai jumlah yang tak terbatas dalam waktu yang singkat 2... Jenis/Nama Dokumen Didistribusikan kepada Nama Jabatan/Bag... Menyimpan Dokumen Sebelum dokumen disimpan. sehingga menghemat 5........... Dapat disewa atau dibeli L. dokumen harus dimasukkan kedalam daftar dokumen (master list)..) M.. Sama kehitaman tulisannya dengan bahan aslinya b.. Mendistribusikan Dokumen Untuk pendistribusian dokumen harus dibuat daftar penerima dokumen........ 200 ...com Staf Pengajar SMK Negeri 1 Godean     . Petugas .../Unit. Lebih terang/agak putih tulisannya dibandingkan dengan bahan aslinya 3.Menangani Penggandaan Dokumen Keuntungan Penggunaan Mesin Fotokopi 1.. (.. Hasil Fotokopi yang diinginkan dapat di atur dalam 3 tahap : a.. Contoh Form Daftar Penerima Dokumen DAFTAR PENERIMA DOKUMEN No. Daftar distribusi dokumen harus disimpan dan dipelihara sebagai rekaman.. .......... Lebih gelap/hitam tulisannya dibandingkan dengan bahan aslinya c.. Penerima dokumen harus menandatangani daftar distribusi dokumen atas penerimaan dokumen. Oleh: Barmawi Umar..... Dapat memperbanyak naskah pada dua muka halaman.. | umar1112@gmail. S. Setelah dokumen dimasukkan ke dalam master list selanjutnya dokumen disimpan dalam tempat penyimpanan dokumen... Tanda Tangan Yogyakarta.

| umar1112@gmail.com Staf Pengajar SMK Negeri 1 Godean     .Menangani Penggandaan Dokumen Contoh Form Master List Dokumen MASTER LIST DOKUMEN No. S. Pd. Dokumen Nama/Judul Dokumen Jenis Dokumen Lokasi Penyimpanan Keterangan Oleh: Barmawi Umar. No.