Menangani Penggandaan Dokumen

Dalam setiap kantor/organisasi selalu ada dokumen, khususnya dokumen dalam bentuk arsip/suratsurat. Dokumen merupakan sumber informasi yang sangat penting untuk setiap kantor/organisasi, karena di dalamnya berisi informasi yang sangat penting, sekaligus dokumen juga sebagai bukti yang sangat otentik yang menunjukkan suatu permasalahan. Kehilangan dokumen bagi suatu kantor akan berpengaruh besar terhadap kelangsungan suatu organisasi. Dokumen-dokumen baik yang diterima maupun yang dibuat oleh suatu organisasi terkadang harus diperbanyak untuk kecepatan penyampaian informasi kepada seluruh pihak baik bagi intern kantor maupun kepentingan pihak luar. Oleh karena itu penting bagi kita semua untuk mengetahui, memahami sekaligus dapat melakukan kegiatan penggandaan dokumen dengan sebaik-baiknya, agar hasilnya bisa dinikmati oleh seluruh pihak yang berkepentingan terutama untuk kepentingan suatu organisasi. Untuk menangani penggandaan dokumen diperlukan beberapa pengetahuan tentang arti penggandaan, jenis-jenis dokumen, macam-macam mesin pengganda, pemilihan mesin pengganda sesuai dengan kebutuhan, menyiapkan bahan-bahan penggandaan, cara penghitungan biaya penggandaan, cara menggunakan mesin pengganda dan lain sebagainya A. Arti Dokumen Dokumen adalah sesuatu yang tertulis dan tercetak yang dapat dipergunakan sebagai bukti atau keterangan, termasuk benda-benda yang mempunyai nilai sejarah. Pengertian dokumen dari beberapa sumber : 1. Menurut Kamus Kepegawaian a. Semua catatan tertulis, baik tercetak maupun tidak tercetak b. Segala benda yang mempunyai keterangan-keterangan dipilih untuk dikumpulkan, disusun, disediakan atau disebarkan 2. Menurut Kamus Bahasa Inggris Webster, Dokumen adalah : a. Dokumen dapat membuktikan dengan keterangan, melengkapi keterangan dengan faktafakta b. Dokumen melengkapi keabsahan keterangan, pernyataan, lampiran-lampiran seperti untuk melengkapi sebuah buku atau tesis 3. Menurut Ensiklopedi Umum : Dokumen berarti surat, akte, piagam, surat resmi, dan bahan rekamantertulis atau tercetak yang dapat memberi keterangan 4. Menurut Ensiklopedi Administrasi : Dokumen adalah warkat asli yang digunakan sebagai alat pembuktian atau sebagai alat untuk mendukung keterangan Dokumentasi adalah : Kegiatan/proses pengumpulan dan pengelolaan penyebarluasan kepada pemakai informasi dokumen secara sistematis serta

Oleh: Barmawi Umar, S. Pd. | umar1112@gmail.com Staf Pengajar SMK Negeri 1 Godean

   

2.com Staf Pengajar SMK Negeri 1 Godean     . Penggandaan juga bisa diartikan sebagai usaha memperbanyak atau melipatkan beberapa kali dokumen. Dokumen niaga c. Dokumen privat Oleh: Barmawi Umar. Nilai penerangan b. Nilai historis 3. Dokumen dilihat dari segi kegunaanya a. Dokumen yang berasal dari kontrak dagang d. Pd. Dilihat dari sumbernya a. Dokumen yang bersumber dari segi pemerintah b. Arti Penggandaan Dokumen 1. Dokumen sekunder c. Dokumen semi aktif d. Dokumen literal b. Dokumen inaktif e. Dilihat dari segi pemakainya: a. Dokumen pemerintah 2. Dokumen yang bersumber dari perseorangan 4. cara. Dok. Nilai perdangan d. Dokumen tertier 6. S. Dokumen primer b. Dokumen sejarah d. Dokumen dilihat dari segi fungsinya a. 3. Suatau perbuatan menggandakan atau memperbanyak dokumen sesuai dengan kebutuhan dengan menggunakan alat penggandaan sehingga diperoleh hasil yang sama dengan dokumen aslinya. Dokumen statis 5. Nilai yuridis c.Menangani Penggandaan Dokumen B. Dokumen dinamis. | umar1112@gmail. Dokumen pribadi b. Ditinjau dari ruang lingkup atau bentuk a. perbuatan menggandakan. b. Dokumen aktif c. C. Penggandaan menurut Kamus Besar Bahasa indonesia berati proses. Dokumen yang bersumber dari swasta c. Ditinjau dari segi penelitian a. Jenis-jenis Dokumen 1. Dokumen korporal c. Dok. Dokumen yang bersumber dari aktivitas lembaga persurat kabaran e.

memperbanyak bukti traksaksi dll. Memberikan pelayanan memperbanyak dokumen 2. Memberikan layanan memperbesar atau memperkecil tulisan dari suatau dokumen sesuai dengan keinginan pimpinan. 11. Misalnya memperbanyak gambar peraga. Memilih Mesin Pengganda Dokumen Untuk memilih mesin pengganda yang tepat harus mempertimbangkan beberapa faktor yang dapat dijadikan sebagai bahan pertimbangan antara lain: Oleh: Barmawi Umar. 8. 13. | umar1112@gmail.Menangani Penggandaan Dokumen Dengan mengetaui jenis-jenis dokumen tersebut maka diharapkan kita dapat menentukan dengan tepat cara dan mesin penggandaan yang akan digunakan. 2. 7. 5. Misalnya memperbanyak cd. 12. memperbanyak laporan. 2. 4. atau kaset. Memberikan pelayanan memperbanyak dokumen untuk bagian-bagian lainnya 3. D.com Staf Pengajar SMK Negeri 1 Godean     . Memperbanyak dokumen yang berisi gambar atau lukisan. Memperbanyak dokumen naskah sebagi bahan suatau pekerjaan. 9. Memberikan pelayanan sesegera mungkin secara optimal E. Bertanggungjawab atas pekerjaan yang telah dipercayakan pimpinan kepadanya 5. Misalnya memperbanyak undangan. 10. Pd. 3. S. memperbanyak materi rapat. Memperbanyak hasil rekaman. Penggandaan selain dilakukan terhadap dokumen tertulis dapat juga dapat dilakukan terhadap dokumen tidak tertulis. Stencil mechine Process liquid (direct process) Proses gelatin ( indirect proces) Multygraph Photocopy Contact White print Dry electric process Offset Noncarbon Printer Scanner Risograph  F. Macam-macam Mesin Pengganda Selain mesin ketik yang biasa dipakai untuk mengganda pada jumlah tertentu dengan kertas karbon. 4. vcd. beberapa alat reproduksi yang biasa digunakan adalah: 1. Beberapa bentuk gandaan yang lazim dilakukan antara lain: 1. 3. Fungsi Penggandaan Bagian penggandaan di suatau kantor memegang peranan dan fungsi antara lain: 1. 6.

Waktu yang tersedia untuk menggandakan. Alat ini harus dihubungkan dengan komputer untuk pengetikan dan hasilnya digandakan melalui printer. gambar. Setiap mesin pengganda memiliki pasangan kertas sendiri-sendiri baik itu ukuran maupun jenis kertasnya. Hal ini karena ada jenis-jenis mesin yang hanya cocok untuk menggandakan dokumen berisi tulisan (bukan berupa gambar) dan ada juga mesin pengganda yang mampu menghasilkan hasil gandaan yang baik untuk kedua macan dokumen tersebut. Ada beberapa alat yang digunakan dalam penggandaan dokumen atau surat. Mesin ini mampu menghasilkan 100 gandaan keatas. Mesin ini dapat digunakan untuk menggandakan dokumen dengan hasil rekaman naskah yang mirip mendekati aslinya tetapi tulisannya bewarna hitam. Penggandaan dokumen dengan menggunakan duplicator hektografik dengan alcohol. tabel atau grafik dengan bantuan mesin scanner yang bekerja secara elektronik. 4.com Staf Pengajar SMK Negeri 1 Godean     . Duplicator Offset Litho. Penggandaan dokumen dengan duplikator stensil. Dengan perkembangan teknologi pemilihan ketas sebagai bahan gandaan mungkin dapat dimanipulasi namun dengan menjodohkan secara tepat tentunya akan diperoleh hasil gandaan yang lebih baik pula. Mesin ini menghasilkan lembaran dalam jumlah banyak dengan menggunakan alat bantu kertas master yang disebut dengan stensil atau sit stensil. 6. Jika pekerjaan penggandaan banyak dan waktu terbatas maka akan sangat tepat jika menggunakan mesin pengganda yang berteknologi modern dan memiliki kecepatan yang tinggi untuk meningkatkan efisiensi. | umar1112@gmail. 3. Alat atau mesin tersebut adalah sebagai berikut : 1. 3. Mesin Scanner. Jika menggandakan dokumen dalam jumlah banyak dengan mesin yang kapasitas gandaan per menitnanya rendah maka akan menimbulkan pemborosan waktu dan tenaga. Setiap mesin pengganda memiliki kecepatan gandaan yang berbeda. Tingkat kualitas hasil gandaan yang diinginkan. 5. 2. Stensil sit yang diproses dengan mesin Scanner mula – mula diproses dengan kertas biasa lalu diedit dengan foto. gambar atau foto. Mesin Fotocopy. Jumlah dokumen yang akan digandakan.Menangani Penggandaan Dokumen 1. Oleh: Barmawi Umar. Mesin ini cocok untuk menggandakan dokumen berjumlah 10 keatas. Jenis isi dokumen apakah berupa naskah/angka ataukah berupa huruf. 4. Alat pencetak (Printer). S. Misal juka menginginkan hasil gandaan berwarna dengan tingkat ketajaman warna yang tinggi maka tidak mungkin dipilih mesin stensil tapi lebih tepat menggunakan risograph atau mesin foto copy berwarna. Dan jika menggandakan dalam jumlah kecil dengan mesin pengganda yang berkapsitas besar maka akan menimbulkan pemboroson dalam biaya operasionalnnya. Mesin cetak kecil yang menggunakan jenis letterpies. Pd. 2. Duplikator Typeset. sehingga waktu yang tersedia juga mempengaruhi dalam menentukan mesin pengganda yang akan dipilih. tulisan tangan. Bahan atau kertas yang dipilih untuk menggandakan. Mesin ini dapat memproduksi ketikan. Menghasilkan cetakan berkualitas. banyak sedikitnya dokumen yang digandakan perlu dijadikan pertimbangan karena akan sangat berpengaruh terhadap biaya yang dikeluarkan. 5. 7. Jika menginginkan kualitas gandaan yang makin baik maka diperlukan juga mesin pengganda yang berteknologi tinggi.

mesin ini menggunakan lasser yang dikendalikan oleh pengelola kata. Surat permohonan pengambilan bahan kebutuhan penggandaan Oleh: Barmawi Umar. Kualitas hasil gandaan Secara garis besar untuk menghitung biaya penggandaan dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut.Menangani Penggandaan Dokumen 8. printer. Jenis Mesin Bahan yang dibutuhkan Mesin Foto Copy Toner Stensil Kertas master (sensil sit). LCD atau Citra Elektronis. Alat ini untuk menjalin dokumen secara elektronis informasi yang disimpan .com Staf Pengajar SMK Negeri 1 Godean     . printer. mesin yang digunakan untuk menggandakan adalah mesin foto copy.100. tinta stensil. G. Jenis dokumen yang akan digandakan 2. Satu kali penggandaan harga/ongkos yang dikeluarkan Rp.00.000. Misalnya akan menggandakan surat yang akan didistribusikan untuk seluruh karyawan (60 orang). Bahan-bahan yang Dibutuhkan dalam Penggandaan Dokumen Setelah mengetahui jenis dokumen yang akan digandakan. 6.00 J. printer dot matrik Risograph Master risograph. tinta mesin offset dll I. Cara Menghitung Biaya Penggandaan Untuk menghitung biaya yang dibutuhkan dalam proses penggandaan perlu diperhatikan hal-hal berikut: 1. Pd. | umar1112@gmail. tinta printer Mesin Offset Master (plat). Jumlah gandaan yang diinginkan 3. Kertas yang digunakan sebagai media penggandaan 4. tinta printer Printer Seperangkat computer (PC/Laptop).00 = Rp. Formulir-formulir yang Dibutuhkan dalam Proses Penggandaan Formulir yang dibutuhkan dalam proses penggandaan biasanya terkait dengan pemilihan mesin dan kualitas hasil gandaan yang diinginkan. S. Formulir-formulir tersebut diantaranya adalah: 1.100. mesin ketik. Apabila diidentifikasi bahan yang dibutuhkan dalam proses penggandaan selain kertas antara lain sebagai berikut. untuk selanjutnya ditentukan bahan-bahan yang dibutuhkan dalam penggandaan dokumen. tinta risograph Scanner Seperangkat computer (PC/Laptop). Surat permohonan penggandaan 2. Maka dapat dihitung Jumlah dokumen yang digandakan x harga/ongkos 1 kali penggandaan 60 x Rp. mesin yang akan dipakai pada proses penggandaan. x H.

. (... 200 .................................. ...... Pemohon. Pd............) Yogyakarta..............Menangani Penggandaan Dokumen FORMULIR PERMOHONAN PENGGANDAAN DOKUMEN Yang bertandatangan dibawah ini : Nama : NIP : Bagian/Unit : Mohon kepada bagian/unit penggandaan untuk menggandakan dokumen dengan perincian sebagai berikut: Jenis Dokumen : Jumlah : Jumlah gandaan yang diinginkan: Kualitas yang diinginkan : Standar/Baik/Sangat Baik Untuk dipergunakan sebagai  : Yogyakarta........... ) FORMULIR PERMOHONAN PENGAMBILAN BAHAN KEBUTUHAN PENGGANDAAN DOKUMEN Yang bertandatangan dibawah ini : Nama : NIP : Bagian/Unit : Penggandaan Mohon kepada bagian/unit penyimpanan barang agar dapat menyediakan bahan/barang yang akan kami ambil untuk kebutuhan penggandaan dokumen dengan perincian sebagai berikut:   No................ ( .......                          Jenis Kebutuhan Barang          Jumlah  Penyedia Barang (... . S........) Oleh: Barmawi Umar.................. 200 ... | umar1112@gmail.................com Staf Pengajar SMK Negeri 1 Godean     ...... Pemohon.

Mesin fotokopi merupakan mesin cetak yang mempunyai kemampuan yang sangat menakjubkan. Berbagai macam merk mesin fotokopi. TOSHIBA dan lain-lain. | umar1112@gmail. Kemudian film negatif di cetak dan hasil cetakan itu merupakan salinan yang sama seperti aslinya. Sistem Fullsize adalah sistem fotokopi yang sesuai/sama dengan aslinya 4. dapat dilakukan dengan mudah. Dengan merekam catatan meter setelah setiap pemakaian. XEROX. RICOH. Warkat yang disalin di buat film negatif terlebih dahulu dengan cara pemotretan. MINOLTA. yaitu sistem fotokopi yang dapat menyortir dan mengelompokkan dokumen Bagian-bagian Mesin Fotokopi Seperti halnya mesin-mesin kantor lainnya. Mesin Fotokopi (The Copy Machine) : Adalah alat yang digunakan dalam proses penyalinan dengan sistem fotokopi. 1. Pd. Mesin fotokopi merupakan suatu alat penggandaan secara praktis. Untuk penggunaan mesin yang lain akan banyak dibahas dalam kompetensi Mengelola Peralatan Kantor. Di bawah ini kita pergunakan mesin fotokopi merk MINOLTA type EP 300-RE dengan bagianbagian mesinnya adalah sebagai berikut: 1. biaya dapat dibagi secara adil ke departemen atau pekerjaan.Menangani Penggandaan Dokumen K. untuk menampung hasil fotokopi Oleh: Barmawi Umar. Baki Penadah. Walaupun ada keterbatasan proses tertentu yang diuraikan di bawah ini. foto kopi sudah lengkap dan akurat. Mesin biasanya dilengkapi dengan meter yang mencatat jumlah salinan yang dibuat. digandakan menjadi sejumlah yang diinginkan dalam waktu yang relatif singkat. Di beberapa kantor pemakaian mesin foto kopi di awasi ketat oleh seorang pegawai dan izin harus diminta darinya sebelum pembuatan salinan.SHARP. Menggunakan Mesin Pengganda Pada bagian ini akan dibahas apa dan bagaimana menggunakan mesin foto copy. atau master duplikasi. sesuai dengan kebutuhan. type dan model. Sistem Reduction adalah sistem fotokopi yang dapat memperkecil hasil fotokopi dari aslinya 3. untuk menaruh kertas fotokopi 2. dan bahkan mungkin lebih bagus dari aslinya. Sistem Automatic Document Feeder. bervariasi sesuai dengan prosesnya. dan sistem Document Feeder. sistem Full size. S. mesin fotokopi terdapat berbagai macam merk. U-BIX. karena siap setiap saat bila diperlukan. atau kertas khusus. Fotokopi adalah : Suatu proses penyalinan warkat dengan sistem pemotretan. tanpa merusak bahan aslinya. Baki Kertas. Sistem Zoom atau Enlargement adalah sistem Fotokopi yang dapat memperbesar hasil copy dari aslinya 2. Ada beberapa proses di mana dokumen asli dapat dengan cepat direproduksi secara fotografis. antara lain: merk SLEX. pada transparansi. sistem Reduction. Biaya foto kopi dengan memperhitungkan depresiasi dan perawatan alat (atau biaya sewa) dan pemakaian kertas serta bahan lain yang diperlukan.com Staf Pengajar SMK Negeri 1 Godean     . Salinannya atau kopinya dapat di buat pada kertas biasa. karena dalam mesin fotokopi ini terdapat sistem Zoom.

18. untuk memperbesar salinan Tombol Reduction. 17. Hidupkan mesin dengan cara menekan tombol ON 2. menetralkan kertas. untuk mengetahui kerusakan mesin. Tombol ini terdiri dari 0 – 9. tombol ini akan menyala Tombol Open. 12. berfungsi untuk membersihkan Input Key (number Indicator) Input Key Strip. Pd. apabila di dalam mesin terdapat kerusakan yang perlu di perbaiki Tabung tinta. 8. 4. Tinta kurang atau habis c. tombol untuk menghentikan pengkopian Copy Start Key. untuk menentukan jumlah salinan Tombol Isyarat : a. putih) Copy Number Indicator: yaitu indicator (tombol) yang menunjukkan jumlah pengcopyan Clear Key. 16. Persiapkan dokumen yang akan dikopi 5. 15. Karena itu simpanlah mesin copy pada tempat yang sejuk atau berAC. 6. Copy Stop Key. Kemungkinan mesin macet karena kertas menggulung di dalamnya Oleh: Barmawi Umar. lampu (tombol) yang menunjukkan kesiapan dari photo copy untuk dioperasikan. tombol ini akan menyala c. tombol untuk memasukkan number atau jumlah yang akan di kopi. karena bila terlalu banyak dan terus menerus mesin akan panas dan membawa dampak terhadap hasil. 10. Kalau sudah siap. berfungsi untuk a. 13. Pasang kertas secukupnya pada baki kertas 4. mungkin disebabkan oleh hal-hal berikut : a. Kemungkinan flaiyernya kotor d. Bila kita mengkopi dalam jumlah yang banyak. maka tombol ini akan menyala b. untuk mengetahui tinta habis. Exess Useste Tones. Tekan tombol untuk pengatur jumlah salinan yang diperlukan. 5. 9. Paper Out. apakah akan diperbesar. Aturlah posisi pengkopian.com Staf Pengajar SMK Negeri 1 Godean     . bila di tarik ke atas b. untuk menghidupkan dan mematikan mesin Tombol START. untuk menjalankan mesin apabila sudah siap beroperasi Tombol Enlargement. untuk menempatkan olie mesin Tombol Exposure Control Lever: yaitu untuk mengatur ketajaman tinta (hitam. 7. 20. perhatikan selalu hasil kopi. 19. mulailah pengkopian dengan menekan tombol Start. Bila kita hendak mengcopy sebanyak 98. Cara mengoperasikan Mesin Fotokopi: 1. Jika hasil fotokopi kurang baik. Tunggu sejenak sampai mesin panas dan memberi tanda boleh mulai pekerjaan 3. 10. 21. bila di tarik ke bawah Tabung Oli. | umar1112@gmail. yaitu akan kehitam-hitaman. 8. Tombol ON dan OFF. 11. untuk menaruh tinta Kunci Kerta. Kaca untuk meletakkan dokumen kemungkinan kotor atau slide penutupnya kotor b. untuk mengetahui kertas habis. S. tombol untuk menghentikan fotokopi yang sifatnya sementara (interupsi) Ready Indicator. diperkecil atau ukuran biasa (100 %) 7. kita tinggal menekan angka 9 dan 8. menjepit kertas. untuk membuka mesin. tombol untuk memulai pengkopian Interapt Key. untuk membuat salinan biasa Tombol Angka. 14. 9. Tones Out. untuk memperkecil salinan Tombol Fullsize.Menangani Penggandaan Dokumen 3. Periksalah kepekatan tinta 6.

Menangani Penggandaan Dokumen Keuntungan Penggunaan Mesin Fotokopi 1..com Staf Pengajar SMK Negeri 1 Godean     . Penerima dokumen harus menandatangani daftar distribusi dokumen atas penerimaan dokumen.... Daftar distribusi dokumen harus disimpan dan dipelihara sebagai rekaman... Setelah dokumen dimasukkan ke dalam master list selanjutnya dokumen disimpan dalam tempat penyimpanan dokumen... Dapat memperbanyak naskah pada dua muka halaman.. sehingga menghemat 5.... dokumen harus dimasukkan kedalam daftar dokumen (master list).. Sama kehitaman tulisannya dengan bahan aslinya b... Petugas . Menyimpan Dokumen Sebelum dokumen disimpan./Unit....... Dapat disewa atau dibeli L. Contoh Form Daftar Penerima Dokumen DAFTAR PENERIMA DOKUMEN No. Dapat dimanfaatkan untuk memperbesar dan memperkecil naskah 4. Pd. Dapat memperbanyak bahan sampai jumlah yang tak terbatas dalam waktu yang singkat 2.... Jenis/Nama Dokumen Didistribusikan kepada Nama Jabatan/Bag. Hasil Fotokopi yang diinginkan dapat di atur dalam 3 tahap : a. Mendistribusikan Dokumen Untuk pendistribusian dokumen harus dibuat daftar penerima dokumen... Oleh: Barmawi Umar. | umar1112@gmail....) M..... ...... Lebih gelap/hitam tulisannya dibandingkan dengan bahan aslinya c... Lebih terang/agak putih tulisannya dibandingkan dengan bahan aslinya 3... (. Tanda Tangan Yogyakarta....... S.. 200 .......

Dokumen Nama/Judul Dokumen Jenis Dokumen Lokasi Penyimpanan Keterangan Oleh: Barmawi Umar. Pd. | umar1112@gmail. No. S.com Staf Pengajar SMK Negeri 1 Godean     .Menangani Penggandaan Dokumen Contoh Form Master List Dokumen MASTER LIST DOKUMEN No.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful