Menangani Penggandaan Dokumen

Dalam setiap kantor/organisasi selalu ada dokumen, khususnya dokumen dalam bentuk arsip/suratsurat. Dokumen merupakan sumber informasi yang sangat penting untuk setiap kantor/organisasi, karena di dalamnya berisi informasi yang sangat penting, sekaligus dokumen juga sebagai bukti yang sangat otentik yang menunjukkan suatu permasalahan. Kehilangan dokumen bagi suatu kantor akan berpengaruh besar terhadap kelangsungan suatu organisasi. Dokumen-dokumen baik yang diterima maupun yang dibuat oleh suatu organisasi terkadang harus diperbanyak untuk kecepatan penyampaian informasi kepada seluruh pihak baik bagi intern kantor maupun kepentingan pihak luar. Oleh karena itu penting bagi kita semua untuk mengetahui, memahami sekaligus dapat melakukan kegiatan penggandaan dokumen dengan sebaik-baiknya, agar hasilnya bisa dinikmati oleh seluruh pihak yang berkepentingan terutama untuk kepentingan suatu organisasi. Untuk menangani penggandaan dokumen diperlukan beberapa pengetahuan tentang arti penggandaan, jenis-jenis dokumen, macam-macam mesin pengganda, pemilihan mesin pengganda sesuai dengan kebutuhan, menyiapkan bahan-bahan penggandaan, cara penghitungan biaya penggandaan, cara menggunakan mesin pengganda dan lain sebagainya A. Arti Dokumen Dokumen adalah sesuatu yang tertulis dan tercetak yang dapat dipergunakan sebagai bukti atau keterangan, termasuk benda-benda yang mempunyai nilai sejarah. Pengertian dokumen dari beberapa sumber : 1. Menurut Kamus Kepegawaian a. Semua catatan tertulis, baik tercetak maupun tidak tercetak b. Segala benda yang mempunyai keterangan-keterangan dipilih untuk dikumpulkan, disusun, disediakan atau disebarkan 2. Menurut Kamus Bahasa Inggris Webster, Dokumen adalah : a. Dokumen dapat membuktikan dengan keterangan, melengkapi keterangan dengan faktafakta b. Dokumen melengkapi keabsahan keterangan, pernyataan, lampiran-lampiran seperti untuk melengkapi sebuah buku atau tesis 3. Menurut Ensiklopedi Umum : Dokumen berarti surat, akte, piagam, surat resmi, dan bahan rekamantertulis atau tercetak yang dapat memberi keterangan 4. Menurut Ensiklopedi Administrasi : Dokumen adalah warkat asli yang digunakan sebagai alat pembuktian atau sebagai alat untuk mendukung keterangan Dokumentasi adalah : Kegiatan/proses pengumpulan dan pengelolaan penyebarluasan kepada pemakai informasi dokumen secara sistematis serta

Oleh: Barmawi Umar, S. Pd. | umar1112@gmail.com Staf Pengajar SMK Negeri 1 Godean

   

Suatau perbuatan menggandakan atau memperbanyak dokumen sesuai dengan kebutuhan dengan menggunakan alat penggandaan sehingga diperoleh hasil yang sama dengan dokumen aslinya. Nilai penerangan b. | umar1112@gmail. Dokumen aktif c. Jenis-jenis Dokumen 1. Dokumen yang bersumber dari aktivitas lembaga persurat kabaran e. Dokumen yang bersumber dari perseorangan 4. Dokumen dilihat dari segi kegunaanya a. b. Ditinjau dari ruang lingkup atau bentuk a. Dokumen tertier 6. Dokumen niaga c. Dokumen yang berasal dari kontrak dagang d. Arti Penggandaan Dokumen 1. Dokumen inaktif e. Nilai perdangan d. Dok. Dilihat dari sumbernya a. Dilihat dari segi pemakainya: a. Nilai yuridis c. Dokumen korporal c. Dokumen literal b. 3. Dok.Menangani Penggandaan Dokumen B. Dokumen pribadi b. Nilai historis 3. Pd. Dokumen dilihat dari segi fungsinya a. Dokumen pemerintah 2. Penggandaan menurut Kamus Besar Bahasa indonesia berati proses. Dokumen statis 5.com Staf Pengajar SMK Negeri 1 Godean     . 2. Dokumen yang bersumber dari swasta c. C. Dokumen primer b. cara. Ditinjau dari segi penelitian a. Dokumen sekunder c. Dokumen yang bersumber dari segi pemerintah b. Dokumen privat Oleh: Barmawi Umar. Dokumen sejarah d. Penggandaan juga bisa diartikan sebagai usaha memperbanyak atau melipatkan beberapa kali dokumen. Dokumen semi aktif d. Dokumen dinamis. perbuatan menggandakan. S.

3. Macam-macam Mesin Pengganda Selain mesin ketik yang biasa dipakai untuk mengganda pada jumlah tertentu dengan kertas karbon. Misalnya memperbanyak cd. Stencil mechine Process liquid (direct process) Proses gelatin ( indirect proces) Multygraph Photocopy Contact White print Dry electric process Offset Noncarbon Printer Scanner Risograph  F. Memilih Mesin Pengganda Dokumen Untuk memilih mesin pengganda yang tepat harus mempertimbangkan beberapa faktor yang dapat dijadikan sebagai bahan pertimbangan antara lain: Oleh: Barmawi Umar. Misalnya memperbanyak gambar peraga. | umar1112@gmail. 4. Memberikan pelayanan memperbanyak dokumen 2. beberapa alat reproduksi yang biasa digunakan adalah: 1. 6. 8. 2. Memberikan pelayanan sesegera mungkin secara optimal E. S. 2. memperbanyak laporan. Memberikan layanan memperbesar atau memperkecil tulisan dari suatau dokumen sesuai dengan keinginan pimpinan. 12. memperbanyak bukti traksaksi dll. Memperbanyak dokumen yang berisi gambar atau lukisan. 5. Fungsi Penggandaan Bagian penggandaan di suatau kantor memegang peranan dan fungsi antara lain: 1. Bertanggungjawab atas pekerjaan yang telah dipercayakan pimpinan kepadanya 5. 10. 7. Pd. 11. Memberikan pelayanan memperbanyak dokumen untuk bagian-bagian lainnya 3. Memperbanyak hasil rekaman. 4. Beberapa bentuk gandaan yang lazim dilakukan antara lain: 1.Menangani Penggandaan Dokumen Dengan mengetaui jenis-jenis dokumen tersebut maka diharapkan kita dapat menentukan dengan tepat cara dan mesin penggandaan yang akan digunakan. Penggandaan selain dilakukan terhadap dokumen tertulis dapat juga dapat dilakukan terhadap dokumen tidak tertulis. 3. 9. atau kaset. Memperbanyak dokumen naskah sebagi bahan suatau pekerjaan.com Staf Pengajar SMK Negeri 1 Godean     . vcd. D. memperbanyak materi rapat. 13. Misalnya memperbanyak undangan.

Mesin ini menghasilkan lembaran dalam jumlah banyak dengan menggunakan alat bantu kertas master yang disebut dengan stensil atau sit stensil. 2. Mesin ini cocok untuk menggandakan dokumen berjumlah 10 keatas. tabel atau grafik dengan bantuan mesin scanner yang bekerja secara elektronik. Mesin Scanner. Waktu yang tersedia untuk menggandakan. Mesin ini dapat digunakan untuk menggandakan dokumen dengan hasil rekaman naskah yang mirip mendekati aslinya tetapi tulisannya bewarna hitam. 3. Penggandaan dokumen dengan menggunakan duplicator hektografik dengan alcohol. Menghasilkan cetakan berkualitas. Alat pencetak (Printer). Dengan perkembangan teknologi pemilihan ketas sebagai bahan gandaan mungkin dapat dimanipulasi namun dengan menjodohkan secara tepat tentunya akan diperoleh hasil gandaan yang lebih baik pula. sehingga waktu yang tersedia juga mempengaruhi dalam menentukan mesin pengganda yang akan dipilih. Mesin ini mampu menghasilkan 100 gandaan keatas. tulisan tangan. Mesin Fotocopy.com Staf Pengajar SMK Negeri 1 Godean     . Alat ini harus dihubungkan dengan komputer untuk pengetikan dan hasilnya digandakan melalui printer. Jenis isi dokumen apakah berupa naskah/angka ataukah berupa huruf. Ada beberapa alat yang digunakan dalam penggandaan dokumen atau surat. 5. 5. Duplikator Typeset. 3. Penggandaan dokumen dengan duplikator stensil. 4. Tingkat kualitas hasil gandaan yang diinginkan. Alat atau mesin tersebut adalah sebagai berikut : 1. 6. banyak sedikitnya dokumen yang digandakan perlu dijadikan pertimbangan karena akan sangat berpengaruh terhadap biaya yang dikeluarkan. S. Jumlah dokumen yang akan digandakan. Dan jika menggandakan dalam jumlah kecil dengan mesin pengganda yang berkapsitas besar maka akan menimbulkan pemboroson dalam biaya operasionalnnya. | umar1112@gmail.Menangani Penggandaan Dokumen 1. Jika pekerjaan penggandaan banyak dan waktu terbatas maka akan sangat tepat jika menggunakan mesin pengganda yang berteknologi modern dan memiliki kecepatan yang tinggi untuk meningkatkan efisiensi. gambar. 2. Mesin ini dapat memproduksi ketikan. Hal ini karena ada jenis-jenis mesin yang hanya cocok untuk menggandakan dokumen berisi tulisan (bukan berupa gambar) dan ada juga mesin pengganda yang mampu menghasilkan hasil gandaan yang baik untuk kedua macan dokumen tersebut. Duplicator Offset Litho. Oleh: Barmawi Umar. Jika menginginkan kualitas gandaan yang makin baik maka diperlukan juga mesin pengganda yang berteknologi tinggi. Setiap mesin pengganda memiliki pasangan kertas sendiri-sendiri baik itu ukuran maupun jenis kertasnya. Pd. Jika menggandakan dokumen dalam jumlah banyak dengan mesin yang kapasitas gandaan per menitnanya rendah maka akan menimbulkan pemborosan waktu dan tenaga. gambar atau foto. Misal juka menginginkan hasil gandaan berwarna dengan tingkat ketajaman warna yang tinggi maka tidak mungkin dipilih mesin stensil tapi lebih tepat menggunakan risograph atau mesin foto copy berwarna. Setiap mesin pengganda memiliki kecepatan gandaan yang berbeda. Mesin cetak kecil yang menggunakan jenis letterpies. Stensil sit yang diproses dengan mesin Scanner mula – mula diproses dengan kertas biasa lalu diedit dengan foto. 4. Bahan atau kertas yang dipilih untuk menggandakan. 7.

Cara Menghitung Biaya Penggandaan Untuk menghitung biaya yang dibutuhkan dalam proses penggandaan perlu diperhatikan hal-hal berikut: 1.00.Menangani Penggandaan Dokumen 8. Jenis Mesin Bahan yang dibutuhkan Mesin Foto Copy Toner Stensil Kertas master (sensil sit). tinta printer Printer Seperangkat computer (PC/Laptop). Pd. Jumlah gandaan yang diinginkan 3. LCD atau Citra Elektronis.00 J. S. Formulir-formulir tersebut diantaranya adalah: 1. | umar1112@gmail. tinta stensil. Surat permohonan penggandaan 2. printer.00 = Rp. x H. Alat ini untuk menjalin dokumen secara elektronis informasi yang disimpan . tinta printer Mesin Offset Master (plat).000. 6. Jenis dokumen yang akan digandakan 2. mesin yang akan dipakai pada proses penggandaan. printer dot matrik Risograph Master risograph.100. printer. G. tinta mesin offset dll I. Apabila diidentifikasi bahan yang dibutuhkan dalam proses penggandaan selain kertas antara lain sebagai berikut. Formulir-formulir yang Dibutuhkan dalam Proses Penggandaan Formulir yang dibutuhkan dalam proses penggandaan biasanya terkait dengan pemilihan mesin dan kualitas hasil gandaan yang diinginkan.com Staf Pengajar SMK Negeri 1 Godean     . mesin ketik. Kertas yang digunakan sebagai media penggandaan 4. mesin yang digunakan untuk menggandakan adalah mesin foto copy. Misalnya akan menggandakan surat yang akan didistribusikan untuk seluruh karyawan (60 orang). Kualitas hasil gandaan Secara garis besar untuk menghitung biaya penggandaan dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut.100. mesin ini menggunakan lasser yang dikendalikan oleh pengelola kata. Bahan-bahan yang Dibutuhkan dalam Penggandaan Dokumen Setelah mengetahui jenis dokumen yang akan digandakan. Maka dapat dihitung Jumlah dokumen yang digandakan x harga/ongkos 1 kali penggandaan 60 x Rp. Satu kali penggandaan harga/ongkos yang dikeluarkan Rp. untuk selanjutnya ditentukan bahan-bahan yang dibutuhkan dalam penggandaan dokumen. tinta risograph Scanner Seperangkat computer (PC/Laptop). Surat permohonan pengambilan bahan kebutuhan penggandaan Oleh: Barmawi Umar.

..                          Jenis Kebutuhan Barang          Jumlah  Penyedia Barang (.... 200 .... Pemohon.........Menangani Penggandaan Dokumen FORMULIR PERMOHONAN PENGGANDAAN DOKUMEN Yang bertandatangan dibawah ini : Nama : NIP : Bagian/Unit : Mohon kepada bagian/unit penggandaan untuk menggandakan dokumen dengan perincian sebagai berikut: Jenis Dokumen : Jumlah : Jumlah gandaan yang diinginkan: Kualitas yang diinginkan : Standar/Baik/Sangat Baik Untuk dipergunakan sebagai  : Yogyakarta........ 200 ..... S....... (.) Yogyakarta................................ ........................................... Pd..... .. | umar1112@gmail...........com Staf Pengajar SMK Negeri 1 Godean     ..) Oleh: Barmawi Umar.......... ( . ) FORMULIR PERMOHONAN PENGAMBILAN BAHAN KEBUTUHAN PENGGANDAAN DOKUMEN Yang bertandatangan dibawah ini : Nama : NIP : Bagian/Unit : Penggandaan Mohon kepada bagian/unit penyimpanan barang agar dapat menyediakan bahan/barang yang akan kami ambil untuk kebutuhan penggandaan dokumen dengan perincian sebagai berikut:   No........ Pemohon........

untuk menaruh kertas fotokopi 2. Di beberapa kantor pemakaian mesin foto kopi di awasi ketat oleh seorang pegawai dan izin harus diminta darinya sebelum pembuatan salinan. Berbagai macam merk mesin fotokopi. Salinannya atau kopinya dapat di buat pada kertas biasa. Mesin biasanya dilengkapi dengan meter yang mencatat jumlah salinan yang dibuat. TOSHIBA dan lain-lain. bervariasi sesuai dengan prosesnya. dapat dilakukan dengan mudah. Fotokopi adalah : Suatu proses penyalinan warkat dengan sistem pemotretan. karena dalam mesin fotokopi ini terdapat sistem Zoom. Sistem Zoom atau Enlargement adalah sistem Fotokopi yang dapat memperbesar hasil copy dari aslinya 2. sesuai dengan kebutuhan. Untuk penggunaan mesin yang lain akan banyak dibahas dalam kompetensi Mengelola Peralatan Kantor. karena siap setiap saat bila diperlukan. atau master duplikasi. antara lain: merk SLEX. Walaupun ada keterbatasan proses tertentu yang diuraikan di bawah ini. Mesin fotokopi merupakan suatu alat penggandaan secara praktis. dan bahkan mungkin lebih bagus dari aslinya. Mesin fotokopi merupakan mesin cetak yang mempunyai kemampuan yang sangat menakjubkan. atau kertas khusus. Dengan merekam catatan meter setelah setiap pemakaian. mesin fotokopi terdapat berbagai macam merk. Di bawah ini kita pergunakan mesin fotokopi merk MINOLTA type EP 300-RE dengan bagianbagian mesinnya adalah sebagai berikut: 1. Sistem Reduction adalah sistem fotokopi yang dapat memperkecil hasil fotokopi dari aslinya 3. XEROX. Kemudian film negatif di cetak dan hasil cetakan itu merupakan salinan yang sama seperti aslinya. pada transparansi. foto kopi sudah lengkap dan akurat. untuk menampung hasil fotokopi Oleh: Barmawi Umar. RICOH. digandakan menjadi sejumlah yang diinginkan dalam waktu yang relatif singkat. U-BIX. Ada beberapa proses di mana dokumen asli dapat dengan cepat direproduksi secara fotografis.Menangani Penggandaan Dokumen K. Sistem Automatic Document Feeder. Menggunakan Mesin Pengganda Pada bagian ini akan dibahas apa dan bagaimana menggunakan mesin foto copy. Warkat yang disalin di buat film negatif terlebih dahulu dengan cara pemotretan. | umar1112@gmail. 1. Biaya foto kopi dengan memperhitungkan depresiasi dan perawatan alat (atau biaya sewa) dan pemakaian kertas serta bahan lain yang diperlukan. Mesin Fotokopi (The Copy Machine) : Adalah alat yang digunakan dalam proses penyalinan dengan sistem fotokopi. sistem Full size. dan sistem Document Feeder.com Staf Pengajar SMK Negeri 1 Godean     . yaitu sistem fotokopi yang dapat menyortir dan mengelompokkan dokumen Bagian-bagian Mesin Fotokopi Seperti halnya mesin-mesin kantor lainnya. Baki Kertas.SHARP. tanpa merusak bahan aslinya. S. type dan model. sistem Reduction. Baki Penadah. biaya dapat dibagi secara adil ke departemen atau pekerjaan. MINOLTA. Sistem Fullsize adalah sistem fotokopi yang sesuai/sama dengan aslinya 4. Pd.

Tombol ini terdiri dari 0 – 9. 9. Pd. tombol ini akan menyala Tombol Open. putih) Copy Number Indicator: yaitu indicator (tombol) yang menunjukkan jumlah pengcopyan Clear Key. Copy Stop Key. 8.com Staf Pengajar SMK Negeri 1 Godean     . Tones Out. berfungsi untuk membersihkan Input Key (number Indicator) Input Key Strip. untuk menaruh tinta Kunci Kerta. menjepit kertas. 12. Bila kita mengkopi dalam jumlah yang banyak.Menangani Penggandaan Dokumen 3. 19. karena bila terlalu banyak dan terus menerus mesin akan panas dan membawa dampak terhadap hasil. Aturlah posisi pengkopian. Tunggu sejenak sampai mesin panas dan memberi tanda boleh mulai pekerjaan 3. diperkecil atau ukuran biasa (100 %) 7. yaitu akan kehitam-hitaman. 21. untuk menentukan jumlah salinan Tombol Isyarat : a. 17. untuk menjalankan mesin apabila sudah siap beroperasi Tombol Enlargement. kita tinggal menekan angka 9 dan 8. berfungsi untuk a. 10. 18. 11. tombol untuk menghentikan fotokopi yang sifatnya sementara (interupsi) Ready Indicator. Karena itu simpanlah mesin copy pada tempat yang sejuk atau berAC. bila di tarik ke bawah Tabung Oli. maka tombol ini akan menyala b. 13. mungkin disebabkan oleh hal-hal berikut : a. tombol untuk memasukkan number atau jumlah yang akan di kopi. tombol untuk memulai pengkopian Interapt Key. 5. 8. 9. lampu (tombol) yang menunjukkan kesiapan dari photo copy untuk dioperasikan. Jika hasil fotokopi kurang baik. tombol ini akan menyala c. menetralkan kertas. untuk membuat salinan biasa Tombol Angka. 15. apabila di dalam mesin terdapat kerusakan yang perlu di perbaiki Tabung tinta. untuk menghidupkan dan mematikan mesin Tombol START. Paper Out. Tombol ON dan OFF. Hidupkan mesin dengan cara menekan tombol ON 2. perhatikan selalu hasil kopi. tombol untuk menghentikan pengkopian Copy Start Key. untuk memperbesar salinan Tombol Reduction. untuk membuka mesin. untuk menempatkan olie mesin Tombol Exposure Control Lever: yaitu untuk mengatur ketajaman tinta (hitam. Kaca untuk meletakkan dokumen kemungkinan kotor atau slide penutupnya kotor b. 6. Tekan tombol untuk pengatur jumlah salinan yang diperlukan. S. Tinta kurang atau habis c. untuk mengetahui kertas habis. Kemungkinan flaiyernya kotor d. Kalau sudah siap. 4. 10. Pasang kertas secukupnya pada baki kertas 4. 14. mulailah pengkopian dengan menekan tombol Start. 7. apakah akan diperbesar. Exess Useste Tones. 20. Kemungkinan mesin macet karena kertas menggulung di dalamnya Oleh: Barmawi Umar. Bila kita hendak mengcopy sebanyak 98. bila di tarik ke atas b. Persiapkan dokumen yang akan dikopi 5. | umar1112@gmail. untuk mengetahui kerusakan mesin. 16. Periksalah kepekatan tinta 6. Cara mengoperasikan Mesin Fotokopi: 1. untuk memperkecil salinan Tombol Fullsize. untuk mengetahui tinta habis.

.. Daftar distribusi dokumen harus disimpan dan dipelihara sebagai rekaman.... 200 ..Menangani Penggandaan Dokumen Keuntungan Penggunaan Mesin Fotokopi 1.. (... S. Dapat memperbanyak naskah pada dua muka halaman.. . Lebih gelap/hitam tulisannya dibandingkan dengan bahan aslinya c.... Pd.. Dapat disewa atau dibeli L...... Menyimpan Dokumen Sebelum dokumen disimpan.. Penerima dokumen harus menandatangani daftar distribusi dokumen atas penerimaan dokumen..... Petugas .. Contoh Form Daftar Penerima Dokumen DAFTAR PENERIMA DOKUMEN No. Oleh: Barmawi Umar..../Unit.. Mendistribusikan Dokumen Untuk pendistribusian dokumen harus dibuat daftar penerima dokumen.. Dapat memperbanyak bahan sampai jumlah yang tak terbatas dalam waktu yang singkat 2.. Setelah dokumen dimasukkan ke dalam master list selanjutnya dokumen disimpan dalam tempat penyimpanan dokumen. Sama kehitaman tulisannya dengan bahan aslinya b...com Staf Pengajar SMK Negeri 1 Godean     .. dokumen harus dimasukkan kedalam daftar dokumen (master list).....) M.. Tanda Tangan Yogyakarta.... Jenis/Nama Dokumen Didistribusikan kepada Nama Jabatan/Bag... | umar1112@gmail.. sehingga menghemat 5... Lebih terang/agak putih tulisannya dibandingkan dengan bahan aslinya 3. Hasil Fotokopi yang diinginkan dapat di atur dalam 3 tahap : a.... Dapat dimanfaatkan untuk memperbesar dan memperkecil naskah 4......

Dokumen Nama/Judul Dokumen Jenis Dokumen Lokasi Penyimpanan Keterangan Oleh: Barmawi Umar. Pd.com Staf Pengajar SMK Negeri 1 Godean     .Menangani Penggandaan Dokumen Contoh Form Master List Dokumen MASTER LIST DOKUMEN No. S. No. | umar1112@gmail.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful