Menangani Penggandaan Dokumen

Dalam setiap kantor/organisasi selalu ada dokumen, khususnya dokumen dalam bentuk arsip/suratsurat. Dokumen merupakan sumber informasi yang sangat penting untuk setiap kantor/organisasi, karena di dalamnya berisi informasi yang sangat penting, sekaligus dokumen juga sebagai bukti yang sangat otentik yang menunjukkan suatu permasalahan. Kehilangan dokumen bagi suatu kantor akan berpengaruh besar terhadap kelangsungan suatu organisasi. Dokumen-dokumen baik yang diterima maupun yang dibuat oleh suatu organisasi terkadang harus diperbanyak untuk kecepatan penyampaian informasi kepada seluruh pihak baik bagi intern kantor maupun kepentingan pihak luar. Oleh karena itu penting bagi kita semua untuk mengetahui, memahami sekaligus dapat melakukan kegiatan penggandaan dokumen dengan sebaik-baiknya, agar hasilnya bisa dinikmati oleh seluruh pihak yang berkepentingan terutama untuk kepentingan suatu organisasi. Untuk menangani penggandaan dokumen diperlukan beberapa pengetahuan tentang arti penggandaan, jenis-jenis dokumen, macam-macam mesin pengganda, pemilihan mesin pengganda sesuai dengan kebutuhan, menyiapkan bahan-bahan penggandaan, cara penghitungan biaya penggandaan, cara menggunakan mesin pengganda dan lain sebagainya A. Arti Dokumen Dokumen adalah sesuatu yang tertulis dan tercetak yang dapat dipergunakan sebagai bukti atau keterangan, termasuk benda-benda yang mempunyai nilai sejarah. Pengertian dokumen dari beberapa sumber : 1. Menurut Kamus Kepegawaian a. Semua catatan tertulis, baik tercetak maupun tidak tercetak b. Segala benda yang mempunyai keterangan-keterangan dipilih untuk dikumpulkan, disusun, disediakan atau disebarkan 2. Menurut Kamus Bahasa Inggris Webster, Dokumen adalah : a. Dokumen dapat membuktikan dengan keterangan, melengkapi keterangan dengan faktafakta b. Dokumen melengkapi keabsahan keterangan, pernyataan, lampiran-lampiran seperti untuk melengkapi sebuah buku atau tesis 3. Menurut Ensiklopedi Umum : Dokumen berarti surat, akte, piagam, surat resmi, dan bahan rekamantertulis atau tercetak yang dapat memberi keterangan 4. Menurut Ensiklopedi Administrasi : Dokumen adalah warkat asli yang digunakan sebagai alat pembuktian atau sebagai alat untuk mendukung keterangan Dokumentasi adalah : Kegiatan/proses pengumpulan dan pengelolaan penyebarluasan kepada pemakai informasi dokumen secara sistematis serta

Oleh: Barmawi Umar, S. Pd. | umar1112@gmail.com Staf Pengajar SMK Negeri 1 Godean

   

2. Dokumen yang berasal dari kontrak dagang d. 3. Dokumen tertier 6. Dok. Dokumen primer b. Dilihat dari sumbernya a. Penggandaan menurut Kamus Besar Bahasa indonesia berati proses. Dokumen yang bersumber dari aktivitas lembaga persurat kabaran e.Menangani Penggandaan Dokumen B. Dilihat dari segi pemakainya: a. Dokumen sekunder c. Dokumen privat Oleh: Barmawi Umar. C. Dokumen dilihat dari segi kegunaanya a. Dokumen inaktif e. Dokumen semi aktif d. Dok. Jenis-jenis Dokumen 1. perbuatan menggandakan. Nilai penerangan b. Dokumen yang bersumber dari swasta c. Ditinjau dari ruang lingkup atau bentuk a. Nilai historis 3. Ditinjau dari segi penelitian a. Dokumen yang bersumber dari segi pemerintah b. Nilai yuridis c. Dokumen literal b. Nilai perdangan d. Dokumen aktif c. Dokumen pemerintah 2. Dokumen statis 5. S. | umar1112@gmail. Dokumen sejarah d. Penggandaan juga bisa diartikan sebagai usaha memperbanyak atau melipatkan beberapa kali dokumen. Pd. Dokumen dilihat dari segi fungsinya a. cara. Dokumen dinamis. Dokumen yang bersumber dari perseorangan 4. b. Dokumen pribadi b. Dokumen korporal c. Arti Penggandaan Dokumen 1.com Staf Pengajar SMK Negeri 1 Godean     . Dokumen niaga c. Suatau perbuatan menggandakan atau memperbanyak dokumen sesuai dengan kebutuhan dengan menggunakan alat penggandaan sehingga diperoleh hasil yang sama dengan dokumen aslinya.

memperbanyak laporan. Misalnya memperbanyak gambar peraga. 11. vcd. S. Memberikan pelayanan memperbanyak dokumen untuk bagian-bagian lainnya 3. Stencil mechine Process liquid (direct process) Proses gelatin ( indirect proces) Multygraph Photocopy Contact White print Dry electric process Offset Noncarbon Printer Scanner Risograph  F. 13. atau kaset. 3. D. 6. 5. Memberikan pelayanan memperbanyak dokumen 2. Macam-macam Mesin Pengganda Selain mesin ketik yang biasa dipakai untuk mengganda pada jumlah tertentu dengan kertas karbon. Bertanggungjawab atas pekerjaan yang telah dipercayakan pimpinan kepadanya 5. Memperbanyak dokumen naskah sebagi bahan suatau pekerjaan. Pd. Memperbanyak dokumen yang berisi gambar atau lukisan. 12. Misalnya memperbanyak undangan. memperbanyak materi rapat. 8. 9. Penggandaan selain dilakukan terhadap dokumen tertulis dapat juga dapat dilakukan terhadap dokumen tidak tertulis. 10. 2. beberapa alat reproduksi yang biasa digunakan adalah: 1. 4. Memberikan layanan memperbesar atau memperkecil tulisan dari suatau dokumen sesuai dengan keinginan pimpinan. | umar1112@gmail.com Staf Pengajar SMK Negeri 1 Godean     . 4. Memilih Mesin Pengganda Dokumen Untuk memilih mesin pengganda yang tepat harus mempertimbangkan beberapa faktor yang dapat dijadikan sebagai bahan pertimbangan antara lain: Oleh: Barmawi Umar. Beberapa bentuk gandaan yang lazim dilakukan antara lain: 1. 2.Menangani Penggandaan Dokumen Dengan mengetaui jenis-jenis dokumen tersebut maka diharapkan kita dapat menentukan dengan tepat cara dan mesin penggandaan yang akan digunakan. Memperbanyak hasil rekaman. memperbanyak bukti traksaksi dll. Memberikan pelayanan sesegera mungkin secara optimal E. Fungsi Penggandaan Bagian penggandaan di suatau kantor memegang peranan dan fungsi antara lain: 1. Misalnya memperbanyak cd. 3. 7.

Mesin ini cocok untuk menggandakan dokumen berjumlah 10 keatas. Setiap mesin pengganda memiliki pasangan kertas sendiri-sendiri baik itu ukuran maupun jenis kertasnya. 4. Jenis isi dokumen apakah berupa naskah/angka ataukah berupa huruf. Ada beberapa alat yang digunakan dalam penggandaan dokumen atau surat. Setiap mesin pengganda memiliki kecepatan gandaan yang berbeda. gambar. Mesin Scanner. Misal juka menginginkan hasil gandaan berwarna dengan tingkat ketajaman warna yang tinggi maka tidak mungkin dipilih mesin stensil tapi lebih tepat menggunakan risograph atau mesin foto copy berwarna. Mesin cetak kecil yang menggunakan jenis letterpies. banyak sedikitnya dokumen yang digandakan perlu dijadikan pertimbangan karena akan sangat berpengaruh terhadap biaya yang dikeluarkan. | umar1112@gmail.Menangani Penggandaan Dokumen 1. Dan jika menggandakan dalam jumlah kecil dengan mesin pengganda yang berkapsitas besar maka akan menimbulkan pemboroson dalam biaya operasionalnnya. Dengan perkembangan teknologi pemilihan ketas sebagai bahan gandaan mungkin dapat dimanipulasi namun dengan menjodohkan secara tepat tentunya akan diperoleh hasil gandaan yang lebih baik pula. 5.com Staf Pengajar SMK Negeri 1 Godean     . 5. Bahan atau kertas yang dipilih untuk menggandakan. Alat ini harus dihubungkan dengan komputer untuk pengetikan dan hasilnya digandakan melalui printer. sehingga waktu yang tersedia juga mempengaruhi dalam menentukan mesin pengganda yang akan dipilih. tulisan tangan. Jika menginginkan kualitas gandaan yang makin baik maka diperlukan juga mesin pengganda yang berteknologi tinggi. Pd. Mesin ini menghasilkan lembaran dalam jumlah banyak dengan menggunakan alat bantu kertas master yang disebut dengan stensil atau sit stensil. Duplikator Typeset. 2. Hal ini karena ada jenis-jenis mesin yang hanya cocok untuk menggandakan dokumen berisi tulisan (bukan berupa gambar) dan ada juga mesin pengganda yang mampu menghasilkan hasil gandaan yang baik untuk kedua macan dokumen tersebut. 4. Oleh: Barmawi Umar. gambar atau foto. Jumlah dokumen yang akan digandakan. 3. Mesin ini dapat digunakan untuk menggandakan dokumen dengan hasil rekaman naskah yang mirip mendekati aslinya tetapi tulisannya bewarna hitam. Stensil sit yang diproses dengan mesin Scanner mula – mula diproses dengan kertas biasa lalu diedit dengan foto. Waktu yang tersedia untuk menggandakan. 6. Mesin ini mampu menghasilkan 100 gandaan keatas. Alat atau mesin tersebut adalah sebagai berikut : 1. 3. Jika pekerjaan penggandaan banyak dan waktu terbatas maka akan sangat tepat jika menggunakan mesin pengganda yang berteknologi modern dan memiliki kecepatan yang tinggi untuk meningkatkan efisiensi. Penggandaan dokumen dengan menggunakan duplicator hektografik dengan alcohol. Penggandaan dokumen dengan duplikator stensil. Menghasilkan cetakan berkualitas. 2. Jika menggandakan dokumen dalam jumlah banyak dengan mesin yang kapasitas gandaan per menitnanya rendah maka akan menimbulkan pemborosan waktu dan tenaga. S. Duplicator Offset Litho. Tingkat kualitas hasil gandaan yang diinginkan. Mesin Fotocopy. Alat pencetak (Printer). tabel atau grafik dengan bantuan mesin scanner yang bekerja secara elektronik. Mesin ini dapat memproduksi ketikan. 7.

00. mesin yang akan dipakai pada proses penggandaan. S. Bahan-bahan yang Dibutuhkan dalam Penggandaan Dokumen Setelah mengetahui jenis dokumen yang akan digandakan. LCD atau Citra Elektronis. Apabila diidentifikasi bahan yang dibutuhkan dalam proses penggandaan selain kertas antara lain sebagai berikut. x H. mesin ini menggunakan lasser yang dikendalikan oleh pengelola kata. printer. tinta printer Printer Seperangkat computer (PC/Laptop). Jenis Mesin Bahan yang dibutuhkan Mesin Foto Copy Toner Stensil Kertas master (sensil sit).100. Alat ini untuk menjalin dokumen secara elektronis informasi yang disimpan . tinta printer Mesin Offset Master (plat). mesin yang digunakan untuk menggandakan adalah mesin foto copy. Surat permohonan penggandaan 2. Formulir-formulir tersebut diantaranya adalah: 1.000. Satu kali penggandaan harga/ongkos yang dikeluarkan Rp. untuk selanjutnya ditentukan bahan-bahan yang dibutuhkan dalam penggandaan dokumen. Cara Menghitung Biaya Penggandaan Untuk menghitung biaya yang dibutuhkan dalam proses penggandaan perlu diperhatikan hal-hal berikut: 1. Jenis dokumen yang akan digandakan 2. printer dot matrik Risograph Master risograph. tinta stensil.00 J. Kualitas hasil gandaan Secara garis besar untuk menghitung biaya penggandaan dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut. Surat permohonan pengambilan bahan kebutuhan penggandaan Oleh: Barmawi Umar.00 = Rp. 6. Pd.100. Maka dapat dihitung Jumlah dokumen yang digandakan x harga/ongkos 1 kali penggandaan 60 x Rp. Kertas yang digunakan sebagai media penggandaan 4. | umar1112@gmail. tinta mesin offset dll I. tinta risograph Scanner Seperangkat computer (PC/Laptop). Misalnya akan menggandakan surat yang akan didistribusikan untuk seluruh karyawan (60 orang). Jumlah gandaan yang diinginkan 3. G.Menangani Penggandaan Dokumen 8. Formulir-formulir yang Dibutuhkan dalam Proses Penggandaan Formulir yang dibutuhkan dalam proses penggandaan biasanya terkait dengan pemilihan mesin dan kualitas hasil gandaan yang diinginkan.com Staf Pengajar SMK Negeri 1 Godean     . mesin ketik. printer.

......) Yogyakarta.. ( ........ Pd......) Oleh: Barmawi Umar..com Staf Pengajar SMK Negeri 1 Godean     ................... (..................... ... 200 .. Pemohon. ) FORMULIR PERMOHONAN PENGAMBILAN BAHAN KEBUTUHAN PENGGANDAAN DOKUMEN Yang bertandatangan dibawah ini : Nama : NIP : Bagian/Unit : Penggandaan Mohon kepada bagian/unit penyimpanan barang agar dapat menyediakan bahan/barang yang akan kami ambil untuk kebutuhan penggandaan dokumen dengan perincian sebagai berikut:   No............ | umar1112@gmail... Pemohon..Menangani Penggandaan Dokumen FORMULIR PERMOHONAN PENGGANDAAN DOKUMEN Yang bertandatangan dibawah ini : Nama : NIP : Bagian/Unit : Mohon kepada bagian/unit penggandaan untuk menggandakan dokumen dengan perincian sebagai berikut: Jenis Dokumen : Jumlah : Jumlah gandaan yang diinginkan: Kualitas yang diinginkan : Standar/Baik/Sangat Baik Untuk dipergunakan sebagai  : Yogyakarta... 200 ......... S............. .                          Jenis Kebutuhan Barang          Jumlah  Penyedia Barang (.................................................

sistem Reduction. sistem Full size. yaitu sistem fotokopi yang dapat menyortir dan mengelompokkan dokumen Bagian-bagian Mesin Fotokopi Seperti halnya mesin-mesin kantor lainnya. biaya dapat dibagi secara adil ke departemen atau pekerjaan. S. | umar1112@gmail. Di beberapa kantor pemakaian mesin foto kopi di awasi ketat oleh seorang pegawai dan izin harus diminta darinya sebelum pembuatan salinan. sesuai dengan kebutuhan. atau master duplikasi. tanpa merusak bahan aslinya. dapat dilakukan dengan mudah. Mesin Fotokopi (The Copy Machine) : Adalah alat yang digunakan dalam proses penyalinan dengan sistem fotokopi. MINOLTA. Mesin fotokopi merupakan mesin cetak yang mempunyai kemampuan yang sangat menakjubkan. Berbagai macam merk mesin fotokopi. TOSHIBA dan lain-lain. Fotokopi adalah : Suatu proses penyalinan warkat dengan sistem pemotretan. RICOH. Sistem Zoom atau Enlargement adalah sistem Fotokopi yang dapat memperbesar hasil copy dari aslinya 2. Untuk penggunaan mesin yang lain akan banyak dibahas dalam kompetensi Mengelola Peralatan Kantor. Baki Kertas. Dengan merekam catatan meter setelah setiap pemakaian. Ada beberapa proses di mana dokumen asli dapat dengan cepat direproduksi secara fotografis. U-BIX. Mesin biasanya dilengkapi dengan meter yang mencatat jumlah salinan yang dibuat. Warkat yang disalin di buat film negatif terlebih dahulu dengan cara pemotretan. atau kertas khusus. untuk menampung hasil fotokopi Oleh: Barmawi Umar. Mesin fotokopi merupakan suatu alat penggandaan secara praktis. Menggunakan Mesin Pengganda Pada bagian ini akan dibahas apa dan bagaimana menggunakan mesin foto copy.SHARP. Kemudian film negatif di cetak dan hasil cetakan itu merupakan salinan yang sama seperti aslinya. Salinannya atau kopinya dapat di buat pada kertas biasa. dan sistem Document Feeder. pada transparansi. mesin fotokopi terdapat berbagai macam merk. foto kopi sudah lengkap dan akurat. antara lain: merk SLEX. digandakan menjadi sejumlah yang diinginkan dalam waktu yang relatif singkat. karena siap setiap saat bila diperlukan. bervariasi sesuai dengan prosesnya. Baki Penadah. Sistem Reduction adalah sistem fotokopi yang dapat memperkecil hasil fotokopi dari aslinya 3. untuk menaruh kertas fotokopi 2. XEROX. dan bahkan mungkin lebih bagus dari aslinya.com Staf Pengajar SMK Negeri 1 Godean     . type dan model. Sistem Fullsize adalah sistem fotokopi yang sesuai/sama dengan aslinya 4. Sistem Automatic Document Feeder. Walaupun ada keterbatasan proses tertentu yang diuraikan di bawah ini. karena dalam mesin fotokopi ini terdapat sistem Zoom. 1. Pd. Biaya foto kopi dengan memperhitungkan depresiasi dan perawatan alat (atau biaya sewa) dan pemakaian kertas serta bahan lain yang diperlukan. Di bawah ini kita pergunakan mesin fotokopi merk MINOLTA type EP 300-RE dengan bagianbagian mesinnya adalah sebagai berikut: 1.Menangani Penggandaan Dokumen K.

Persiapkan dokumen yang akan dikopi 5. 21. 7. Paper Out. bila di tarik ke atas b. tombol untuk memulai pengkopian Interapt Key. Jika hasil fotokopi kurang baik. Bila kita hendak mengcopy sebanyak 98. apabila di dalam mesin terdapat kerusakan yang perlu di perbaiki Tabung tinta. berfungsi untuk a. Cara mengoperasikan Mesin Fotokopi: 1. untuk mengetahui kertas habis. S. untuk membuat salinan biasa Tombol Angka. Copy Stop Key. untuk mengetahui kerusakan mesin.com Staf Pengajar SMK Negeri 1 Godean     . mungkin disebabkan oleh hal-hal berikut : a. menjepit kertas. Tombol ON dan OFF. Exess Useste Tones. Tunggu sejenak sampai mesin panas dan memberi tanda boleh mulai pekerjaan 3. Tinta kurang atau habis c. Bila kita mengkopi dalam jumlah yang banyak. lampu (tombol) yang menunjukkan kesiapan dari photo copy untuk dioperasikan. kita tinggal menekan angka 9 dan 8. tombol ini akan menyala c. Pd. untuk menempatkan olie mesin Tombol Exposure Control Lever: yaitu untuk mengatur ketajaman tinta (hitam. apakah akan diperbesar. karena bila terlalu banyak dan terus menerus mesin akan panas dan membawa dampak terhadap hasil. untuk memperkecil salinan Tombol Fullsize. mulailah pengkopian dengan menekan tombol Start. 18. Kemungkinan mesin macet karena kertas menggulung di dalamnya Oleh: Barmawi Umar. Pasang kertas secukupnya pada baki kertas 4. 9. Kaca untuk meletakkan dokumen kemungkinan kotor atau slide penutupnya kotor b. menetralkan kertas.Menangani Penggandaan Dokumen 3. Aturlah posisi pengkopian. Hidupkan mesin dengan cara menekan tombol ON 2. 10. 20. 10. Tekan tombol untuk pengatur jumlah salinan yang diperlukan. untuk menentukan jumlah salinan Tombol Isyarat : a. Tones Out. Kemungkinan flaiyernya kotor d. 8. Periksalah kepekatan tinta 6. untuk memperbesar salinan Tombol Reduction. 15. yaitu akan kehitam-hitaman. untuk menjalankan mesin apabila sudah siap beroperasi Tombol Enlargement. berfungsi untuk membersihkan Input Key (number Indicator) Input Key Strip. tombol ini akan menyala Tombol Open. tombol untuk menghentikan fotokopi yang sifatnya sementara (interupsi) Ready Indicator. 16. tombol untuk menghentikan pengkopian Copy Start Key. 11. 6. 19. 5. untuk menaruh tinta Kunci Kerta. bila di tarik ke bawah Tabung Oli. | umar1112@gmail. Karena itu simpanlah mesin copy pada tempat yang sejuk atau berAC. 13. 8. 14. Kalau sudah siap. perhatikan selalu hasil kopi. tombol untuk memasukkan number atau jumlah yang akan di kopi. putih) Copy Number Indicator: yaitu indicator (tombol) yang menunjukkan jumlah pengcopyan Clear Key. 4. 12. diperkecil atau ukuran biasa (100 %) 7. 9. untuk membuka mesin. maka tombol ini akan menyala b. untuk menghidupkan dan mematikan mesin Tombol START. 17. untuk mengetahui tinta habis. Tombol ini terdiri dari 0 – 9.

dokumen harus dimasukkan kedalam daftar dokumen (master list)... Petugas . | umar1112@gmail. 200 ... Mendistribusikan Dokumen Untuk pendistribusian dokumen harus dibuat daftar penerima dokumen....... (. Hasil Fotokopi yang diinginkan dapat di atur dalam 3 tahap : a... Dapat memperbanyak bahan sampai jumlah yang tak terbatas dalam waktu yang singkat 2. Sama kehitaman tulisannya dengan bahan aslinya b..... Dapat memperbanyak naskah pada dua muka halaman... Menyimpan Dokumen Sebelum dokumen disimpan... Oleh: Barmawi Umar.... Lebih terang/agak putih tulisannya dibandingkan dengan bahan aslinya 3... Tanda Tangan Yogyakarta..com Staf Pengajar SMK Negeri 1 Godean     .. Lebih gelap/hitam tulisannya dibandingkan dengan bahan aslinya c..... Setelah dokumen dimasukkan ke dalam master list selanjutnya dokumen disimpan dalam tempat penyimpanan dokumen... S. sehingga menghemat 5.. Penerima dokumen harus menandatangani daftar distribusi dokumen atas penerimaan dokumen./Unit..) M....... Jenis/Nama Dokumen Didistribusikan kepada Nama Jabatan/Bag.....Menangani Penggandaan Dokumen Keuntungan Penggunaan Mesin Fotokopi 1.. ..... Dapat disewa atau dibeli L... Pd.. Dapat dimanfaatkan untuk memperbesar dan memperkecil naskah 4... Daftar distribusi dokumen harus disimpan dan dipelihara sebagai rekaman. Contoh Form Daftar Penerima Dokumen DAFTAR PENERIMA DOKUMEN No.

No. S.Menangani Penggandaan Dokumen Contoh Form Master List Dokumen MASTER LIST DOKUMEN No. Dokumen Nama/Judul Dokumen Jenis Dokumen Lokasi Penyimpanan Keterangan Oleh: Barmawi Umar. | umar1112@gmail. Pd.com Staf Pengajar SMK Negeri 1 Godean     .

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful