Menangani Penggandaan Dokumen

Dalam setiap kantor/organisasi selalu ada dokumen, khususnya dokumen dalam bentuk arsip/suratsurat. Dokumen merupakan sumber informasi yang sangat penting untuk setiap kantor/organisasi, karena di dalamnya berisi informasi yang sangat penting, sekaligus dokumen juga sebagai bukti yang sangat otentik yang menunjukkan suatu permasalahan. Kehilangan dokumen bagi suatu kantor akan berpengaruh besar terhadap kelangsungan suatu organisasi. Dokumen-dokumen baik yang diterima maupun yang dibuat oleh suatu organisasi terkadang harus diperbanyak untuk kecepatan penyampaian informasi kepada seluruh pihak baik bagi intern kantor maupun kepentingan pihak luar. Oleh karena itu penting bagi kita semua untuk mengetahui, memahami sekaligus dapat melakukan kegiatan penggandaan dokumen dengan sebaik-baiknya, agar hasilnya bisa dinikmati oleh seluruh pihak yang berkepentingan terutama untuk kepentingan suatu organisasi. Untuk menangani penggandaan dokumen diperlukan beberapa pengetahuan tentang arti penggandaan, jenis-jenis dokumen, macam-macam mesin pengganda, pemilihan mesin pengganda sesuai dengan kebutuhan, menyiapkan bahan-bahan penggandaan, cara penghitungan biaya penggandaan, cara menggunakan mesin pengganda dan lain sebagainya A. Arti Dokumen Dokumen adalah sesuatu yang tertulis dan tercetak yang dapat dipergunakan sebagai bukti atau keterangan, termasuk benda-benda yang mempunyai nilai sejarah. Pengertian dokumen dari beberapa sumber : 1. Menurut Kamus Kepegawaian a. Semua catatan tertulis, baik tercetak maupun tidak tercetak b. Segala benda yang mempunyai keterangan-keterangan dipilih untuk dikumpulkan, disusun, disediakan atau disebarkan 2. Menurut Kamus Bahasa Inggris Webster, Dokumen adalah : a. Dokumen dapat membuktikan dengan keterangan, melengkapi keterangan dengan faktafakta b. Dokumen melengkapi keabsahan keterangan, pernyataan, lampiran-lampiran seperti untuk melengkapi sebuah buku atau tesis 3. Menurut Ensiklopedi Umum : Dokumen berarti surat, akte, piagam, surat resmi, dan bahan rekamantertulis atau tercetak yang dapat memberi keterangan 4. Menurut Ensiklopedi Administrasi : Dokumen adalah warkat asli yang digunakan sebagai alat pembuktian atau sebagai alat untuk mendukung keterangan Dokumentasi adalah : Kegiatan/proses pengumpulan dan pengelolaan penyebarluasan kepada pemakai informasi dokumen secara sistematis serta

Oleh: Barmawi Umar, S. Pd. | umar1112@gmail.com Staf Pengajar SMK Negeri 1 Godean

   

Dokumen aktif c. Dokumen semi aktif d. Dokumen statis 5. Dokumen sejarah d. Nilai penerangan b. 2. Dokumen yang bersumber dari segi pemerintah b.com Staf Pengajar SMK Negeri 1 Godean     . Dokumen privat Oleh: Barmawi Umar.Menangani Penggandaan Dokumen B. Dokumen niaga c. Dokumen yang bersumber dari swasta c. Dokumen dilihat dari segi kegunaanya a. Nilai historis 3. Penggandaan juga bisa diartikan sebagai usaha memperbanyak atau melipatkan beberapa kali dokumen. Jenis-jenis Dokumen 1. Dokumen literal b. Pd. Dokumen pribadi b. Dokumen tertier 6. Dokumen sekunder c. Nilai perdangan d. Nilai yuridis c. Dokumen primer b. Dokumen yang berasal dari kontrak dagang d. Dilihat dari segi pemakainya: a. Dokumen inaktif e. 3. Dok. Dokumen dilihat dari segi fungsinya a. Dilihat dari sumbernya a. Dokumen korporal c. | umar1112@gmail. Dokumen pemerintah 2. Dokumen yang bersumber dari aktivitas lembaga persurat kabaran e. perbuatan menggandakan. Dokumen dinamis. S. Suatau perbuatan menggandakan atau memperbanyak dokumen sesuai dengan kebutuhan dengan menggunakan alat penggandaan sehingga diperoleh hasil yang sama dengan dokumen aslinya. Dok. Ditinjau dari segi penelitian a. Penggandaan menurut Kamus Besar Bahasa indonesia berati proses. b. C. Arti Penggandaan Dokumen 1. cara. Ditinjau dari ruang lingkup atau bentuk a. Dokumen yang bersumber dari perseorangan 4.

Misalnya memperbanyak gambar peraga. 4. Penggandaan selain dilakukan terhadap dokumen tertulis dapat juga dapat dilakukan terhadap dokumen tidak tertulis. memperbanyak materi rapat. Memberikan pelayanan sesegera mungkin secara optimal E. 7. 3. 5. Memberikan layanan memperbesar atau memperkecil tulisan dari suatau dokumen sesuai dengan keinginan pimpinan. 2. Beberapa bentuk gandaan yang lazim dilakukan antara lain: 1. 10. beberapa alat reproduksi yang biasa digunakan adalah: 1. Memilih Mesin Pengganda Dokumen Untuk memilih mesin pengganda yang tepat harus mempertimbangkan beberapa faktor yang dapat dijadikan sebagai bahan pertimbangan antara lain: Oleh: Barmawi Umar. Memperbanyak hasil rekaman. memperbanyak bukti traksaksi dll. vcd. 13. Stencil mechine Process liquid (direct process) Proses gelatin ( indirect proces) Multygraph Photocopy Contact White print Dry electric process Offset Noncarbon Printer Scanner Risograph  F. Macam-macam Mesin Pengganda Selain mesin ketik yang biasa dipakai untuk mengganda pada jumlah tertentu dengan kertas karbon. 9. Memperbanyak dokumen naskah sebagi bahan suatau pekerjaan. S. 8. Bertanggungjawab atas pekerjaan yang telah dipercayakan pimpinan kepadanya 5. Pd. Memberikan pelayanan memperbanyak dokumen untuk bagian-bagian lainnya 3. memperbanyak laporan. | umar1112@gmail. atau kaset. 2.Menangani Penggandaan Dokumen Dengan mengetaui jenis-jenis dokumen tersebut maka diharapkan kita dapat menentukan dengan tepat cara dan mesin penggandaan yang akan digunakan. Fungsi Penggandaan Bagian penggandaan di suatau kantor memegang peranan dan fungsi antara lain: 1. Misalnya memperbanyak cd.com Staf Pengajar SMK Negeri 1 Godean     . 11. Memperbanyak dokumen yang berisi gambar atau lukisan. 12. D. Misalnya memperbanyak undangan. 4. Memberikan pelayanan memperbanyak dokumen 2. 3. 6.

Setiap mesin pengganda memiliki kecepatan gandaan yang berbeda. 7. Ada beberapa alat yang digunakan dalam penggandaan dokumen atau surat. Oleh: Barmawi Umar. Pd. Jika menginginkan kualitas gandaan yang makin baik maka diperlukan juga mesin pengganda yang berteknologi tinggi.com Staf Pengajar SMK Negeri 1 Godean     . Misal juka menginginkan hasil gandaan berwarna dengan tingkat ketajaman warna yang tinggi maka tidak mungkin dipilih mesin stensil tapi lebih tepat menggunakan risograph atau mesin foto copy berwarna. Alat atau mesin tersebut adalah sebagai berikut : 1. Mesin cetak kecil yang menggunakan jenis letterpies. Setiap mesin pengganda memiliki pasangan kertas sendiri-sendiri baik itu ukuran maupun jenis kertasnya. 5. tabel atau grafik dengan bantuan mesin scanner yang bekerja secara elektronik. 6. S. Penggandaan dokumen dengan menggunakan duplicator hektografik dengan alcohol. Mesin ini cocok untuk menggandakan dokumen berjumlah 10 keatas. Duplikator Typeset. Penggandaan dokumen dengan duplikator stensil. Duplicator Offset Litho. Dengan perkembangan teknologi pemilihan ketas sebagai bahan gandaan mungkin dapat dimanipulasi namun dengan menjodohkan secara tepat tentunya akan diperoleh hasil gandaan yang lebih baik pula. 3. Waktu yang tersedia untuk menggandakan. Mesin Scanner. 2. 3. 4. Jika pekerjaan penggandaan banyak dan waktu terbatas maka akan sangat tepat jika menggunakan mesin pengganda yang berteknologi modern dan memiliki kecepatan yang tinggi untuk meningkatkan efisiensi. Stensil sit yang diproses dengan mesin Scanner mula – mula diproses dengan kertas biasa lalu diedit dengan foto. Jenis isi dokumen apakah berupa naskah/angka ataukah berupa huruf. banyak sedikitnya dokumen yang digandakan perlu dijadikan pertimbangan karena akan sangat berpengaruh terhadap biaya yang dikeluarkan. tulisan tangan. Dan jika menggandakan dalam jumlah kecil dengan mesin pengganda yang berkapsitas besar maka akan menimbulkan pemboroson dalam biaya operasionalnnya. Tingkat kualitas hasil gandaan yang diinginkan. Hal ini karena ada jenis-jenis mesin yang hanya cocok untuk menggandakan dokumen berisi tulisan (bukan berupa gambar) dan ada juga mesin pengganda yang mampu menghasilkan hasil gandaan yang baik untuk kedua macan dokumen tersebut. Mesin Fotocopy. Menghasilkan cetakan berkualitas. Alat ini harus dihubungkan dengan komputer untuk pengetikan dan hasilnya digandakan melalui printer. Mesin ini mampu menghasilkan 100 gandaan keatas. 5. Mesin ini menghasilkan lembaran dalam jumlah banyak dengan menggunakan alat bantu kertas master yang disebut dengan stensil atau sit stensil. Jumlah dokumen yang akan digandakan. gambar. sehingga waktu yang tersedia juga mempengaruhi dalam menentukan mesin pengganda yang akan dipilih. Mesin ini dapat memproduksi ketikan.Menangani Penggandaan Dokumen 1. | umar1112@gmail. Bahan atau kertas yang dipilih untuk menggandakan. Mesin ini dapat digunakan untuk menggandakan dokumen dengan hasil rekaman naskah yang mirip mendekati aslinya tetapi tulisannya bewarna hitam. Jika menggandakan dokumen dalam jumlah banyak dengan mesin yang kapasitas gandaan per menitnanya rendah maka akan menimbulkan pemborosan waktu dan tenaga. 4. Alat pencetak (Printer). 2. gambar atau foto.

00. mesin yang akan dipakai pada proses penggandaan.100. Misalnya akan menggandakan surat yang akan didistribusikan untuk seluruh karyawan (60 orang). mesin ketik. | umar1112@gmail. Formulir-formulir yang Dibutuhkan dalam Proses Penggandaan Formulir yang dibutuhkan dalam proses penggandaan biasanya terkait dengan pemilihan mesin dan kualitas hasil gandaan yang diinginkan. Kertas yang digunakan sebagai media penggandaan 4.00 J. printer. Formulir-formulir tersebut diantaranya adalah: 1. Jenis Mesin Bahan yang dibutuhkan Mesin Foto Copy Toner Stensil Kertas master (sensil sit). Cara Menghitung Biaya Penggandaan Untuk menghitung biaya yang dibutuhkan dalam proses penggandaan perlu diperhatikan hal-hal berikut: 1. Surat permohonan penggandaan 2. S. printer dot matrik Risograph Master risograph. tinta risograph Scanner Seperangkat computer (PC/Laptop).000. tinta stensil. Pd. mesin ini menggunakan lasser yang dikendalikan oleh pengelola kata. tinta mesin offset dll I. Jumlah gandaan yang diinginkan 3. Alat ini untuk menjalin dokumen secara elektronis informasi yang disimpan . Satu kali penggandaan harga/ongkos yang dikeluarkan Rp. G. tinta printer Printer Seperangkat computer (PC/Laptop). Surat permohonan pengambilan bahan kebutuhan penggandaan Oleh: Barmawi Umar. 6. printer.00 = Rp. Apabila diidentifikasi bahan yang dibutuhkan dalam proses penggandaan selain kertas antara lain sebagai berikut. untuk selanjutnya ditentukan bahan-bahan yang dibutuhkan dalam penggandaan dokumen.Menangani Penggandaan Dokumen 8. LCD atau Citra Elektronis. mesin yang digunakan untuk menggandakan adalah mesin foto copy.com Staf Pengajar SMK Negeri 1 Godean     . tinta printer Mesin Offset Master (plat). Kualitas hasil gandaan Secara garis besar untuk menghitung biaya penggandaan dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut. Jenis dokumen yang akan digandakan 2. x H.100. Bahan-bahan yang Dibutuhkan dalam Penggandaan Dokumen Setelah mengetahui jenis dokumen yang akan digandakan. Maka dapat dihitung Jumlah dokumen yang digandakan x harga/ongkos 1 kali penggandaan 60 x Rp.

...... | umar1112@gmail..................... .com Staf Pengajar SMK Negeri 1 Godean     .....................) Oleh: Barmawi Umar........Menangani Penggandaan Dokumen FORMULIR PERMOHONAN PENGGANDAAN DOKUMEN Yang bertandatangan dibawah ini : Nama : NIP : Bagian/Unit : Mohon kepada bagian/unit penggandaan untuk menggandakan dokumen dengan perincian sebagai berikut: Jenis Dokumen : Jumlah : Jumlah gandaan yang diinginkan: Kualitas yang diinginkan : Standar/Baik/Sangat Baik Untuk dipergunakan sebagai  : Yogyakarta........ .................. Pd.. 200 ... Pemohon. ( ...................... Pemohon..                          Jenis Kebutuhan Barang          Jumlah  Penyedia Barang (.) Yogyakarta....... ) FORMULIR PERMOHONAN PENGAMBILAN BAHAN KEBUTUHAN PENGGANDAAN DOKUMEN Yang bertandatangan dibawah ini : Nama : NIP : Bagian/Unit : Penggandaan Mohon kepada bagian/unit penyimpanan barang agar dapat menyediakan bahan/barang yang akan kami ambil untuk kebutuhan penggandaan dokumen dengan perincian sebagai berikut:   No....... S..................... 200 ....... (......

Ada beberapa proses di mana dokumen asli dapat dengan cepat direproduksi secara fotografis. S. XEROX. mesin fotokopi terdapat berbagai macam merk. Sistem Automatic Document Feeder. Untuk penggunaan mesin yang lain akan banyak dibahas dalam kompetensi Mengelola Peralatan Kantor. Baki Kertas. untuk menampung hasil fotokopi Oleh: Barmawi Umar. type dan model. Sistem Zoom atau Enlargement adalah sistem Fotokopi yang dapat memperbesar hasil copy dari aslinya 2. Mesin fotokopi merupakan suatu alat penggandaan secara praktis. U-BIX. Mesin fotokopi merupakan mesin cetak yang mempunyai kemampuan yang sangat menakjubkan. karena siap setiap saat bila diperlukan. Warkat yang disalin di buat film negatif terlebih dahulu dengan cara pemotretan. Walaupun ada keterbatasan proses tertentu yang diuraikan di bawah ini. biaya dapat dibagi secara adil ke departemen atau pekerjaan.com Staf Pengajar SMK Negeri 1 Godean     . digandakan menjadi sejumlah yang diinginkan dalam waktu yang relatif singkat. foto kopi sudah lengkap dan akurat. Baki Penadah. bervariasi sesuai dengan prosesnya. Kemudian film negatif di cetak dan hasil cetakan itu merupakan salinan yang sama seperti aslinya. Mesin biasanya dilengkapi dengan meter yang mencatat jumlah salinan yang dibuat. dapat dilakukan dengan mudah. | umar1112@gmail. Sistem Fullsize adalah sistem fotokopi yang sesuai/sama dengan aslinya 4. sesuai dengan kebutuhan. Pd. dan bahkan mungkin lebih bagus dari aslinya. Sistem Reduction adalah sistem fotokopi yang dapat memperkecil hasil fotokopi dari aslinya 3. tanpa merusak bahan aslinya.SHARP. RICOH. Di beberapa kantor pemakaian mesin foto kopi di awasi ketat oleh seorang pegawai dan izin harus diminta darinya sebelum pembuatan salinan. Fotokopi adalah : Suatu proses penyalinan warkat dengan sistem pemotretan. MINOLTA. atau master duplikasi. Mesin Fotokopi (The Copy Machine) : Adalah alat yang digunakan dalam proses penyalinan dengan sistem fotokopi. Berbagai macam merk mesin fotokopi. yaitu sistem fotokopi yang dapat menyortir dan mengelompokkan dokumen Bagian-bagian Mesin Fotokopi Seperti halnya mesin-mesin kantor lainnya. Di bawah ini kita pergunakan mesin fotokopi merk MINOLTA type EP 300-RE dengan bagianbagian mesinnya adalah sebagai berikut: 1. sistem Full size. TOSHIBA dan lain-lain. 1. pada transparansi. untuk menaruh kertas fotokopi 2. dan sistem Document Feeder. atau kertas khusus. antara lain: merk SLEX. Biaya foto kopi dengan memperhitungkan depresiasi dan perawatan alat (atau biaya sewa) dan pemakaian kertas serta bahan lain yang diperlukan. Dengan merekam catatan meter setelah setiap pemakaian. Menggunakan Mesin Pengganda Pada bagian ini akan dibahas apa dan bagaimana menggunakan mesin foto copy.Menangani Penggandaan Dokumen K. sistem Reduction. karena dalam mesin fotokopi ini terdapat sistem Zoom. Salinannya atau kopinya dapat di buat pada kertas biasa.

Paper Out. Bila kita hendak mengcopy sebanyak 98. Pd. perhatikan selalu hasil kopi. Bila kita mengkopi dalam jumlah yang banyak. 6. 13. untuk mengetahui kerusakan mesin. mulailah pengkopian dengan menekan tombol Start. Exess Useste Tones. Kaca untuk meletakkan dokumen kemungkinan kotor atau slide penutupnya kotor b.com Staf Pengajar SMK Negeri 1 Godean     . untuk mengetahui tinta habis. untuk menjalankan mesin apabila sudah siap beroperasi Tombol Enlargement. Tombol ON dan OFF. untuk memperbesar salinan Tombol Reduction. putih) Copy Number Indicator: yaitu indicator (tombol) yang menunjukkan jumlah pengcopyan Clear Key. untuk membuat salinan biasa Tombol Angka. 5. Kemungkinan flaiyernya kotor d. | umar1112@gmail. diperkecil atau ukuran biasa (100 %) 7. berfungsi untuk a. untuk menghidupkan dan mematikan mesin Tombol START. kita tinggal menekan angka 9 dan 8. 8. 9. 11. menjepit kertas. Hidupkan mesin dengan cara menekan tombol ON 2. S. tombol ini akan menyala c. 16. 7. 15. 14. 8. Aturlah posisi pengkopian. bila di tarik ke bawah Tabung Oli. 12. 21. Tekan tombol untuk pengatur jumlah salinan yang diperlukan. Tinta kurang atau habis c. untuk menentukan jumlah salinan Tombol Isyarat : a. berfungsi untuk membersihkan Input Key (number Indicator) Input Key Strip. tombol untuk menghentikan fotokopi yang sifatnya sementara (interupsi) Ready Indicator. Karena itu simpanlah mesin copy pada tempat yang sejuk atau berAC. Jika hasil fotokopi kurang baik. Kemungkinan mesin macet karena kertas menggulung di dalamnya Oleh: Barmawi Umar. Kalau sudah siap. Persiapkan dokumen yang akan dikopi 5. 17. lampu (tombol) yang menunjukkan kesiapan dari photo copy untuk dioperasikan. bila di tarik ke atas b. Tones Out. 10. 20. 4. 18. untuk menempatkan olie mesin Tombol Exposure Control Lever: yaitu untuk mengatur ketajaman tinta (hitam. mungkin disebabkan oleh hal-hal berikut : a. 10. untuk membuka mesin. tombol untuk memulai pengkopian Interapt Key. Tombol ini terdiri dari 0 – 9. maka tombol ini akan menyala b. Cara mengoperasikan Mesin Fotokopi: 1. untuk menaruh tinta Kunci Kerta. tombol untuk menghentikan pengkopian Copy Start Key. untuk memperkecil salinan Tombol Fullsize. Tunggu sejenak sampai mesin panas dan memberi tanda boleh mulai pekerjaan 3. Copy Stop Key. untuk mengetahui kertas habis. karena bila terlalu banyak dan terus menerus mesin akan panas dan membawa dampak terhadap hasil. 19. Pasang kertas secukupnya pada baki kertas 4. apabila di dalam mesin terdapat kerusakan yang perlu di perbaiki Tabung tinta. yaitu akan kehitam-hitaman. 9. apakah akan diperbesar. Periksalah kepekatan tinta 6. tombol untuk memasukkan number atau jumlah yang akan di kopi. tombol ini akan menyala Tombol Open. menetralkan kertas.Menangani Penggandaan Dokumen 3.

. Dapat disewa atau dibeli L. Mendistribusikan Dokumen Untuk pendistribusian dokumen harus dibuat daftar penerima dokumen. Petugas ... Dapat dimanfaatkan untuk memperbesar dan memperkecil naskah 4... Jenis/Nama Dokumen Didistribusikan kepada Nama Jabatan/Bag.... Pd....... Tanda Tangan Yogyakarta./Unit. Oleh: Barmawi Umar...... Contoh Form Daftar Penerima Dokumen DAFTAR PENERIMA DOKUMEN No. Setelah dokumen dimasukkan ke dalam master list selanjutnya dokumen disimpan dalam tempat penyimpanan dokumen. Daftar distribusi dokumen harus disimpan dan dipelihara sebagai rekaman.. Dapat memperbanyak bahan sampai jumlah yang tak terbatas dalam waktu yang singkat 2....) M. Menyimpan Dokumen Sebelum dokumen disimpan. Hasil Fotokopi yang diinginkan dapat di atur dalam 3 tahap : a.... Sama kehitaman tulisannya dengan bahan aslinya b...... Lebih gelap/hitam tulisannya dibandingkan dengan bahan aslinya c. Penerima dokumen harus menandatangani daftar distribusi dokumen atas penerimaan dokumen.. sehingga menghemat 5...com Staf Pengajar SMK Negeri 1 Godean     .. . | umar1112@gmail. Lebih terang/agak putih tulisannya dibandingkan dengan bahan aslinya 3.. 200 ...... S.Menangani Penggandaan Dokumen Keuntungan Penggunaan Mesin Fotokopi 1..... dokumen harus dimasukkan kedalam daftar dokumen (master list). (. Dapat memperbanyak naskah pada dua muka halaman...........

S. Pd. Dokumen Nama/Judul Dokumen Jenis Dokumen Lokasi Penyimpanan Keterangan Oleh: Barmawi Umar.com Staf Pengajar SMK Negeri 1 Godean     . | umar1112@gmail.Menangani Penggandaan Dokumen Contoh Form Master List Dokumen MASTER LIST DOKUMEN No. No.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful