P. 1
Menangani+Penggandaan+Dokumen

Menangani+Penggandaan+Dokumen

|Views: 2,687|Likes:

More info:

Published by: Frinaldi Pando Wicaksono on Mar 22, 2011
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

02/05/2013

pdf

text

original

Menangani Penggandaan Dokumen

Dalam setiap kantor/organisasi selalu ada dokumen, khususnya dokumen dalam bentuk arsip/suratsurat. Dokumen merupakan sumber informasi yang sangat penting untuk setiap kantor/organisasi, karena di dalamnya berisi informasi yang sangat penting, sekaligus dokumen juga sebagai bukti yang sangat otentik yang menunjukkan suatu permasalahan. Kehilangan dokumen bagi suatu kantor akan berpengaruh besar terhadap kelangsungan suatu organisasi. Dokumen-dokumen baik yang diterima maupun yang dibuat oleh suatu organisasi terkadang harus diperbanyak untuk kecepatan penyampaian informasi kepada seluruh pihak baik bagi intern kantor maupun kepentingan pihak luar. Oleh karena itu penting bagi kita semua untuk mengetahui, memahami sekaligus dapat melakukan kegiatan penggandaan dokumen dengan sebaik-baiknya, agar hasilnya bisa dinikmati oleh seluruh pihak yang berkepentingan terutama untuk kepentingan suatu organisasi. Untuk menangani penggandaan dokumen diperlukan beberapa pengetahuan tentang arti penggandaan, jenis-jenis dokumen, macam-macam mesin pengganda, pemilihan mesin pengganda sesuai dengan kebutuhan, menyiapkan bahan-bahan penggandaan, cara penghitungan biaya penggandaan, cara menggunakan mesin pengganda dan lain sebagainya A. Arti Dokumen Dokumen adalah sesuatu yang tertulis dan tercetak yang dapat dipergunakan sebagai bukti atau keterangan, termasuk benda-benda yang mempunyai nilai sejarah. Pengertian dokumen dari beberapa sumber : 1. Menurut Kamus Kepegawaian a. Semua catatan tertulis, baik tercetak maupun tidak tercetak b. Segala benda yang mempunyai keterangan-keterangan dipilih untuk dikumpulkan, disusun, disediakan atau disebarkan 2. Menurut Kamus Bahasa Inggris Webster, Dokumen adalah : a. Dokumen dapat membuktikan dengan keterangan, melengkapi keterangan dengan faktafakta b. Dokumen melengkapi keabsahan keterangan, pernyataan, lampiran-lampiran seperti untuk melengkapi sebuah buku atau tesis 3. Menurut Ensiklopedi Umum : Dokumen berarti surat, akte, piagam, surat resmi, dan bahan rekamantertulis atau tercetak yang dapat memberi keterangan 4. Menurut Ensiklopedi Administrasi : Dokumen adalah warkat asli yang digunakan sebagai alat pembuktian atau sebagai alat untuk mendukung keterangan Dokumentasi adalah : Kegiatan/proses pengumpulan dan pengelolaan penyebarluasan kepada pemakai informasi dokumen secara sistematis serta

Oleh: Barmawi Umar, S. Pd. | umar1112@gmail.com Staf Pengajar SMK Negeri 1 Godean

   

Pd. Dokumen tertier 6. Arti Penggandaan Dokumen 1. Dokumen sekunder c. Dokumen yang bersumber dari aktivitas lembaga persurat kabaran e. Ditinjau dari segi penelitian a. Dokumen aktif c.Menangani Penggandaan Dokumen B. Dokumen inaktif e. Dokumen primer b. Dokumen yang bersumber dari swasta c. Dokumen niaga c. Dilihat dari sumbernya a. Dokumen sejarah d. Dokumen privat Oleh: Barmawi Umar. Nilai penerangan b. perbuatan menggandakan. C. 2. Dok. b. Nilai yuridis c. Dokumen literal b. Dokumen statis 5. 3. Nilai perdangan d. Dokumen semi aktif d. Dokumen korporal c. Dokumen yang bersumber dari segi pemerintah b.com Staf Pengajar SMK Negeri 1 Godean     . Dokumen yang bersumber dari perseorangan 4. Dok. Dokumen pemerintah 2. Dokumen dinamis. Penggandaan juga bisa diartikan sebagai usaha memperbanyak atau melipatkan beberapa kali dokumen. S. Dokumen dilihat dari segi fungsinya a. Suatau perbuatan menggandakan atau memperbanyak dokumen sesuai dengan kebutuhan dengan menggunakan alat penggandaan sehingga diperoleh hasil yang sama dengan dokumen aslinya. | umar1112@gmail. Penggandaan menurut Kamus Besar Bahasa indonesia berati proses. Dokumen yang berasal dari kontrak dagang d. Jenis-jenis Dokumen 1. Ditinjau dari ruang lingkup atau bentuk a. Dilihat dari segi pemakainya: a. Nilai historis 3. Dokumen dilihat dari segi kegunaanya a. Dokumen pribadi b. cara.

2. 4. 9. 5. D. Memilih Mesin Pengganda Dokumen Untuk memilih mesin pengganda yang tepat harus mempertimbangkan beberapa faktor yang dapat dijadikan sebagai bahan pertimbangan antara lain: Oleh: Barmawi Umar. memperbanyak laporan.com Staf Pengajar SMK Negeri 1 Godean     .Menangani Penggandaan Dokumen Dengan mengetaui jenis-jenis dokumen tersebut maka diharapkan kita dapat menentukan dengan tepat cara dan mesin penggandaan yang akan digunakan. Memberikan layanan memperbesar atau memperkecil tulisan dari suatau dokumen sesuai dengan keinginan pimpinan. Beberapa bentuk gandaan yang lazim dilakukan antara lain: 1. 8. Misalnya memperbanyak undangan. memperbanyak materi rapat. 12. 4. Pd. Misalnya memperbanyak gambar peraga. S. atau kaset. Memperbanyak dokumen yang berisi gambar atau lukisan. 7. Memberikan pelayanan sesegera mungkin secara optimal E. vcd. 6. Stencil mechine Process liquid (direct process) Proses gelatin ( indirect proces) Multygraph Photocopy Contact White print Dry electric process Offset Noncarbon Printer Scanner Risograph  F. Misalnya memperbanyak cd. 3. 2. Memperbanyak hasil rekaman. Memperbanyak dokumen naskah sebagi bahan suatau pekerjaan. 10. Memberikan pelayanan memperbanyak dokumen 2. 11. 13. 3. Fungsi Penggandaan Bagian penggandaan di suatau kantor memegang peranan dan fungsi antara lain: 1. Penggandaan selain dilakukan terhadap dokumen tertulis dapat juga dapat dilakukan terhadap dokumen tidak tertulis. Bertanggungjawab atas pekerjaan yang telah dipercayakan pimpinan kepadanya 5. memperbanyak bukti traksaksi dll. | umar1112@gmail. Memberikan pelayanan memperbanyak dokumen untuk bagian-bagian lainnya 3. beberapa alat reproduksi yang biasa digunakan adalah: 1. Macam-macam Mesin Pengganda Selain mesin ketik yang biasa dipakai untuk mengganda pada jumlah tertentu dengan kertas karbon.

S. 4. Mesin ini dapat memproduksi ketikan. 4. Duplikator Typeset. 6. Setiap mesin pengganda memiliki pasangan kertas sendiri-sendiri baik itu ukuran maupun jenis kertasnya. Mesin Fotocopy. gambar atau foto. 3. Duplicator Offset Litho. Misal juka menginginkan hasil gandaan berwarna dengan tingkat ketajaman warna yang tinggi maka tidak mungkin dipilih mesin stensil tapi lebih tepat menggunakan risograph atau mesin foto copy berwarna. Mesin ini dapat digunakan untuk menggandakan dokumen dengan hasil rekaman naskah yang mirip mendekati aslinya tetapi tulisannya bewarna hitam. Dengan perkembangan teknologi pemilihan ketas sebagai bahan gandaan mungkin dapat dimanipulasi namun dengan menjodohkan secara tepat tentunya akan diperoleh hasil gandaan yang lebih baik pula. Mesin ini menghasilkan lembaran dalam jumlah banyak dengan menggunakan alat bantu kertas master yang disebut dengan stensil atau sit stensil. gambar. Oleh: Barmawi Umar. banyak sedikitnya dokumen yang digandakan perlu dijadikan pertimbangan karena akan sangat berpengaruh terhadap biaya yang dikeluarkan. | umar1112@gmail. Waktu yang tersedia untuk menggandakan. 2. Mesin Scanner. sehingga waktu yang tersedia juga mempengaruhi dalam menentukan mesin pengganda yang akan dipilih. Alat atau mesin tersebut adalah sebagai berikut : 1. Alat pencetak (Printer). Mesin ini mampu menghasilkan 100 gandaan keatas. Mesin ini cocok untuk menggandakan dokumen berjumlah 10 keatas. 3. 5. 2. tulisan tangan. Jika pekerjaan penggandaan banyak dan waktu terbatas maka akan sangat tepat jika menggunakan mesin pengganda yang berteknologi modern dan memiliki kecepatan yang tinggi untuk meningkatkan efisiensi. tabel atau grafik dengan bantuan mesin scanner yang bekerja secara elektronik. Setiap mesin pengganda memiliki kecepatan gandaan yang berbeda. Jika menggandakan dokumen dalam jumlah banyak dengan mesin yang kapasitas gandaan per menitnanya rendah maka akan menimbulkan pemborosan waktu dan tenaga. 5. Stensil sit yang diproses dengan mesin Scanner mula – mula diproses dengan kertas biasa lalu diedit dengan foto. Jika menginginkan kualitas gandaan yang makin baik maka diperlukan juga mesin pengganda yang berteknologi tinggi. 7. Jumlah dokumen yang akan digandakan. Pd. Bahan atau kertas yang dipilih untuk menggandakan. Penggandaan dokumen dengan menggunakan duplicator hektografik dengan alcohol. Menghasilkan cetakan berkualitas.com Staf Pengajar SMK Negeri 1 Godean     . Mesin cetak kecil yang menggunakan jenis letterpies. Hal ini karena ada jenis-jenis mesin yang hanya cocok untuk menggandakan dokumen berisi tulisan (bukan berupa gambar) dan ada juga mesin pengganda yang mampu menghasilkan hasil gandaan yang baik untuk kedua macan dokumen tersebut. Ada beberapa alat yang digunakan dalam penggandaan dokumen atau surat. Penggandaan dokumen dengan duplikator stensil. Jenis isi dokumen apakah berupa naskah/angka ataukah berupa huruf. Dan jika menggandakan dalam jumlah kecil dengan mesin pengganda yang berkapsitas besar maka akan menimbulkan pemboroson dalam biaya operasionalnnya.Menangani Penggandaan Dokumen 1. Alat ini harus dihubungkan dengan komputer untuk pengetikan dan hasilnya digandakan melalui printer. Tingkat kualitas hasil gandaan yang diinginkan.

printer dot matrik Risograph Master risograph. x H. Cara Menghitung Biaya Penggandaan Untuk menghitung biaya yang dibutuhkan dalam proses penggandaan perlu diperhatikan hal-hal berikut: 1. S.100. G. mesin yang digunakan untuk menggandakan adalah mesin foto copy. mesin ketik.000.Menangani Penggandaan Dokumen 8. mesin ini menggunakan lasser yang dikendalikan oleh pengelola kata. LCD atau Citra Elektronis. printer. Formulir-formulir yang Dibutuhkan dalam Proses Penggandaan Formulir yang dibutuhkan dalam proses penggandaan biasanya terkait dengan pemilihan mesin dan kualitas hasil gandaan yang diinginkan.00 = Rp. Jumlah gandaan yang diinginkan 3. tinta printer Printer Seperangkat computer (PC/Laptop). Kertas yang digunakan sebagai media penggandaan 4.com Staf Pengajar SMK Negeri 1 Godean     . Jenis Mesin Bahan yang dibutuhkan Mesin Foto Copy Toner Stensil Kertas master (sensil sit). Maka dapat dihitung Jumlah dokumen yang digandakan x harga/ongkos 1 kali penggandaan 60 x Rp. Kualitas hasil gandaan Secara garis besar untuk menghitung biaya penggandaan dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut. Apabila diidentifikasi bahan yang dibutuhkan dalam proses penggandaan selain kertas antara lain sebagai berikut. Formulir-formulir tersebut diantaranya adalah: 1. Surat permohonan penggandaan 2. | umar1112@gmail.100. printer. Pd. Jenis dokumen yang akan digandakan 2. Surat permohonan pengambilan bahan kebutuhan penggandaan Oleh: Barmawi Umar. tinta risograph Scanner Seperangkat computer (PC/Laptop). Alat ini untuk menjalin dokumen secara elektronis informasi yang disimpan . untuk selanjutnya ditentukan bahan-bahan yang dibutuhkan dalam penggandaan dokumen. Misalnya akan menggandakan surat yang akan didistribusikan untuk seluruh karyawan (60 orang). tinta stensil.00 J. tinta printer Mesin Offset Master (plat). 6.00. Satu kali penggandaan harga/ongkos yang dikeluarkan Rp. Bahan-bahan yang Dibutuhkan dalam Penggandaan Dokumen Setelah mengetahui jenis dokumen yang akan digandakan. tinta mesin offset dll I. mesin yang akan dipakai pada proses penggandaan.

...........) Yogyakarta.......... ( .......... ) FORMULIR PERMOHONAN PENGAMBILAN BAHAN KEBUTUHAN PENGGANDAAN DOKUMEN Yang bertandatangan dibawah ini : Nama : NIP : Bagian/Unit : Penggandaan Mohon kepada bagian/unit penyimpanan barang agar dapat menyediakan bahan/barang yang akan kami ambil untuk kebutuhan penggandaan dokumen dengan perincian sebagai berikut:   No........... | umar1112@gmail................... (.......... ...........) Oleh: Barmawi Umar..... .. Pemohon....... Pemohon............com Staf Pengajar SMK Negeri 1 Godean     .....Menangani Penggandaan Dokumen FORMULIR PERMOHONAN PENGGANDAAN DOKUMEN Yang bertandatangan dibawah ini : Nama : NIP : Bagian/Unit : Mohon kepada bagian/unit penggandaan untuk menggandakan dokumen dengan perincian sebagai berikut: Jenis Dokumen : Jumlah : Jumlah gandaan yang diinginkan: Kualitas yang diinginkan : Standar/Baik/Sangat Baik Untuk dipergunakan sebagai  : Yogyakarta.... 200 ..........                          Jenis Kebutuhan Barang          Jumlah  Penyedia Barang (............. Pd........ 200 ....... S.......

Warkat yang disalin di buat film negatif terlebih dahulu dengan cara pemotretan. Sistem Zoom atau Enlargement adalah sistem Fotokopi yang dapat memperbesar hasil copy dari aslinya 2. Biaya foto kopi dengan memperhitungkan depresiasi dan perawatan alat (atau biaya sewa) dan pemakaian kertas serta bahan lain yang diperlukan. Baki Kertas. RICOH. Fotokopi adalah : Suatu proses penyalinan warkat dengan sistem pemotretan. Mesin fotokopi merupakan mesin cetak yang mempunyai kemampuan yang sangat menakjubkan. atau master duplikasi. digandakan menjadi sejumlah yang diinginkan dalam waktu yang relatif singkat. type dan model. Sistem Automatic Document Feeder. dan sistem Document Feeder. 1. Di beberapa kantor pemakaian mesin foto kopi di awasi ketat oleh seorang pegawai dan izin harus diminta darinya sebelum pembuatan salinan. karena dalam mesin fotokopi ini terdapat sistem Zoom. Berbagai macam merk mesin fotokopi. Ada beberapa proses di mana dokumen asli dapat dengan cepat direproduksi secara fotografis. MINOLTA. dan bahkan mungkin lebih bagus dari aslinya. sistem Reduction. mesin fotokopi terdapat berbagai macam merk. dapat dilakukan dengan mudah. foto kopi sudah lengkap dan akurat. S. Sistem Reduction adalah sistem fotokopi yang dapat memperkecil hasil fotokopi dari aslinya 3. U-BIX. Walaupun ada keterbatasan proses tertentu yang diuraikan di bawah ini. biaya dapat dibagi secara adil ke departemen atau pekerjaan. untuk menampung hasil fotokopi Oleh: Barmawi Umar. sesuai dengan kebutuhan. tanpa merusak bahan aslinya. | umar1112@gmail. Salinannya atau kopinya dapat di buat pada kertas biasa. bervariasi sesuai dengan prosesnya. TOSHIBA dan lain-lain. atau kertas khusus. karena siap setiap saat bila diperlukan. sistem Full size.com Staf Pengajar SMK Negeri 1 Godean     . untuk menaruh kertas fotokopi 2. XEROX.Menangani Penggandaan Dokumen K. Mesin fotokopi merupakan suatu alat penggandaan secara praktis. Di bawah ini kita pergunakan mesin fotokopi merk MINOLTA type EP 300-RE dengan bagianbagian mesinnya adalah sebagai berikut: 1. Menggunakan Mesin Pengganda Pada bagian ini akan dibahas apa dan bagaimana menggunakan mesin foto copy. antara lain: merk SLEX. Mesin biasanya dilengkapi dengan meter yang mencatat jumlah salinan yang dibuat. pada transparansi. Kemudian film negatif di cetak dan hasil cetakan itu merupakan salinan yang sama seperti aslinya. Mesin Fotokopi (The Copy Machine) : Adalah alat yang digunakan dalam proses penyalinan dengan sistem fotokopi. Pd. Untuk penggunaan mesin yang lain akan banyak dibahas dalam kompetensi Mengelola Peralatan Kantor. Baki Penadah.SHARP. Dengan merekam catatan meter setelah setiap pemakaian. yaitu sistem fotokopi yang dapat menyortir dan mengelompokkan dokumen Bagian-bagian Mesin Fotokopi Seperti halnya mesin-mesin kantor lainnya. Sistem Fullsize adalah sistem fotokopi yang sesuai/sama dengan aslinya 4.

11. Bila kita mengkopi dalam jumlah yang banyak. untuk menjalankan mesin apabila sudah siap beroperasi Tombol Enlargement. berfungsi untuk a. apakah akan diperbesar. 20. Tekan tombol untuk pengatur jumlah salinan yang diperlukan. Pd. lampu (tombol) yang menunjukkan kesiapan dari photo copy untuk dioperasikan. apabila di dalam mesin terdapat kerusakan yang perlu di perbaiki Tabung tinta. | umar1112@gmail. perhatikan selalu hasil kopi. untuk menempatkan olie mesin Tombol Exposure Control Lever: yaitu untuk mengatur ketajaman tinta (hitam. Kaca untuk meletakkan dokumen kemungkinan kotor atau slide penutupnya kotor b. tombol untuk memasukkan number atau jumlah yang akan di kopi. Tones Out. Kemungkinan mesin macet karena kertas menggulung di dalamnya Oleh: Barmawi Umar. S. 7. yaitu akan kehitam-hitaman. bila di tarik ke bawah Tabung Oli. Kalau sudah siap. untuk mengetahui tinta habis. mungkin disebabkan oleh hal-hal berikut : a. Paper Out. 19. Hidupkan mesin dengan cara menekan tombol ON 2. Bila kita hendak mengcopy sebanyak 98. untuk membuat salinan biasa Tombol Angka. 21. mulailah pengkopian dengan menekan tombol Start. menjepit kertas. 8. untuk menentukan jumlah salinan Tombol Isyarat : a. Tinta kurang atau habis c. untuk membuka mesin. 4. untuk mengetahui kerusakan mesin. untuk menaruh tinta Kunci Kerta. untuk menghidupkan dan mematikan mesin Tombol START. 12. 5. Tunggu sejenak sampai mesin panas dan memberi tanda boleh mulai pekerjaan 3. Cara mengoperasikan Mesin Fotokopi: 1. karena bila terlalu banyak dan terus menerus mesin akan panas dan membawa dampak terhadap hasil. Exess Useste Tones. Aturlah posisi pengkopian. putih) Copy Number Indicator: yaitu indicator (tombol) yang menunjukkan jumlah pengcopyan Clear Key. Tombol ON dan OFF. 17. 10. maka tombol ini akan menyala b. 13. untuk memperbesar salinan Tombol Reduction. 9. 8. 14. diperkecil atau ukuran biasa (100 %) 7. Periksalah kepekatan tinta 6. Jika hasil fotokopi kurang baik.com Staf Pengajar SMK Negeri 1 Godean     . tombol ini akan menyala c. kita tinggal menekan angka 9 dan 8. tombol untuk menghentikan fotokopi yang sifatnya sementara (interupsi) Ready Indicator. berfungsi untuk membersihkan Input Key (number Indicator) Input Key Strip. 6. Tombol ini terdiri dari 0 – 9. Copy Stop Key. bila di tarik ke atas b. untuk memperkecil salinan Tombol Fullsize. 10. tombol untuk menghentikan pengkopian Copy Start Key. menetralkan kertas. 18.Menangani Penggandaan Dokumen 3. 15. tombol untuk memulai pengkopian Interapt Key. 16. 9. Pasang kertas secukupnya pada baki kertas 4. tombol ini akan menyala Tombol Open. Kemungkinan flaiyernya kotor d. Karena itu simpanlah mesin copy pada tempat yang sejuk atau berAC. Persiapkan dokumen yang akan dikopi 5. untuk mengetahui kertas habis.

Dapat memperbanyak naskah pada dua muka halaman. Pd.) M. Contoh Form Daftar Penerima Dokumen DAFTAR PENERIMA DOKUMEN No... S. Penerima dokumen harus menandatangani daftar distribusi dokumen atas penerimaan dokumen. Menyimpan Dokumen Sebelum dokumen disimpan......... Setelah dokumen dimasukkan ke dalam master list selanjutnya dokumen disimpan dalam tempat penyimpanan dokumen. Jenis/Nama Dokumen Didistribusikan kepada Nama Jabatan/Bag.. 200 .. (.... Dapat dimanfaatkan untuk memperbesar dan memperkecil naskah 4. sehingga menghemat 5..com Staf Pengajar SMK Negeri 1 Godean     ............ Lebih gelap/hitam tulisannya dibandingkan dengan bahan aslinya c...... Tanda Tangan Yogyakarta...... Hasil Fotokopi yang diinginkan dapat di atur dalam 3 tahap : a. dokumen harus dimasukkan kedalam daftar dokumen (master list)......./Unit. Mendistribusikan Dokumen Untuk pendistribusian dokumen harus dibuat daftar penerima dokumen.. | umar1112@gmail.Menangani Penggandaan Dokumen Keuntungan Penggunaan Mesin Fotokopi 1. Lebih terang/agak putih tulisannya dibandingkan dengan bahan aslinya 3. Sama kehitaman tulisannya dengan bahan aslinya b. Oleh: Barmawi Umar.... Dapat memperbanyak bahan sampai jumlah yang tak terbatas dalam waktu yang singkat 2.. Petugas .. Daftar distribusi dokumen harus disimpan dan dipelihara sebagai rekaman.. Dapat disewa atau dibeli L. ......

Pd.com Staf Pengajar SMK Negeri 1 Godean     . No. | umar1112@gmail.Menangani Penggandaan Dokumen Contoh Form Master List Dokumen MASTER LIST DOKUMEN No. Dokumen Nama/Judul Dokumen Jenis Dokumen Lokasi Penyimpanan Keterangan Oleh: Barmawi Umar. S.

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->