Professional Documents
Culture Documents
Dalam setiap kantor/organisasi selalu ada dokumen, khususnya dokumen dalam bentuk arsip/surat-
surat. Dokumen merupakan sumber informasi yang sangat penting untuk setiap kantor/organisasi,
karena di dalamnya berisi informasi yang sangat penting, sekaligus dokumen juga sebagai bukti yang
sangat otentik yang menunjukkan suatu permasalahan. Kehilangan dokumen bagi suatu kantor akan
berpengaruh besar terhadap kelangsungan suatu organisasi.
Dokumen-dokumen baik yang diterima maupun yang dibuat oleh suatu organisasi terkadang harus
diperbanyak untuk kecepatan penyampaian informasi kepada seluruh pihak baik bagi intern kantor
maupun kepentingan pihak luar.
Oleh karena itu penting bagi kita semua untuk mengetahui, memahami sekaligus dapat melakukan
kegiatan penggandaan dokumen dengan sebaik-baiknya, agar hasilnya bisa dinikmati oleh seluruh
pihak yang berkepentingan terutama untuk kepentingan suatu organisasi.
A. Arti Dokumen
Dokumen adalah sesuatu yang tertulis dan tercetak yang dapat dipergunakan sebagai bukti atau
keterangan, termasuk benda-benda yang mempunyai nilai sejarah.
Dokumentasi adalah :
Kegiatan/proses pengumpulan dan pengelolaan dokumen secara sistematis serta
penyebarluasan kepada pemakai informasi
C. Jenis-jenis Dokumen
1. Dilihat dari segi pemakainya:
a. Dokumen pribadi
b. Dokumen niaga
c. Dokumen sejarah
d. Dokumen pemerintah
2. Dokumen dilihat dari segi kegunaanya
a. Nilai penerangan
b. Nilai yuridis
c. Nilai perdangan
d. Nilai historis
3. Dilihat dari sumbernya
a. Dokumen yang bersumber dari segi pemerintah
b. Dokumen yang bersumber dari swasta
c. Dokumen yang berasal dari kontrak dagang
d. Dokumen yang bersumber dari aktivitas lembaga persurat kabaran
e. Dokumen yang bersumber dari perseorangan
4. Dokumen dilihat dari segi fungsinya
a. Dokumen dinamis,
b. Dokumen aktif
c. Dokumen semi aktif
d. Dokumen inaktif
e. Dokumen statis
5. Dok. Ditinjau dari segi penelitian
a. Dokumen primer
b. Dokumen sekunder
c. Dokumen tertier
6. Dok. Ditinjau dari ruang lingkup atau bentuk
a. Dokumen literal
b. Dokumen korporal
c. Dokumen privat
Dengan mengetaui jenis-jenis dokumen tersebut maka diharapkan kita dapat menentukan dengan
tepat cara dan mesin penggandaan yang akan digunakan.
Penggandaan selain dilakukan terhadap dokumen tertulis dapat juga dapat dilakukan terhadap
dokumen tidak tertulis. Beberapa bentuk gandaan yang lazim dilakukan antara lain:
1. Memperbanyak dokumen naskah sebagi bahan suatau pekerjaan. Misalnya memperbanyak
undangan, memperbanyak materi rapat, memperbanyak laporan, memperbanyak bukti
traksaksi dll.
2. Memperbanyak dokumen yang berisi gambar atau lukisan. Misalnya memperbanyak gambar
peraga,
3. Memperbanyak hasil rekaman. Misalnya memperbanyak cd, vcd, atau kaset.
D. Fungsi Penggandaan
Bagian penggandaan di suatau kantor memegang peranan dan fungsi antara lain:
1. Memberikan pelayanan memperbanyak dokumen
2. Memberikan pelayanan memperbanyak dokumen untuk bagian-bagian lainnya
3. Memberikan layanan memperbesar atau memperkecil tulisan dari suatau dokumen sesuai
dengan keinginan pimpinan.
4. Bertanggungjawab atas pekerjaan yang telah dipercayakan pimpinan kepadanya
5. Memberikan pelayanan sesegera mungkin secara optimal
1. Stencil mechine
2. Process liquid (direct process)
3. Proses gelatin ( indirect proces)
4. Multygraph
5. Photocopy
6. Contact
7. White print
8. Dry electric process
9. Offset
10. Noncarbon
11. Printer
12. Scanner
13. Risograph
1. Jumlah dokumen yang akan digandakan, banyak sedikitnya dokumen yang digandakan
perlu dijadikan pertimbangan karena akan sangat berpengaruh terhadap biaya yang
dikeluarkan. Jika menggandakan dokumen dalam jumlah banyak dengan mesin yang
kapasitas gandaan per menitnanya rendah maka akan menimbulkan pemborosan waktu
dan tenaga. Dan jika menggandakan dalam jumlah kecil dengan mesin pengganda yang
berkapsitas besar maka akan menimbulkan pemboroson dalam biaya operasionalnnya.
2. Jenis isi dokumen apakah berupa naskah/angka ataukah berupa huruf. Hal ini karena ada
jenis-jenis mesin yang hanya cocok untuk menggandakan dokumen berisi tulisan (bukan
berupa gambar) dan ada juga mesin pengganda yang mampu menghasilkan hasil
gandaan yang baik untuk kedua macan dokumen tersebut.
3. Tingkat kualitas hasil gandaan yang diinginkan. Jika menginginkan kualitas gandaan yang
makin baik maka diperlukan juga mesin pengganda yang berteknologi tinggi. Misal juka
menginginkan hasil gandaan berwarna dengan tingkat ketajaman warna yang tinggi maka
tidak mungkin dipilih mesin stensil tapi lebih tepat menggunakan risograph atau mesin foto
copy berwarna.
4. Bahan atau kertas yang dipilih untuk menggandakan. Setiap mesin pengganda memiliki
pasangan kertas sendiri-sendiri baik itu ukuran maupun jenis kertasnya. Dengan
perkembangan teknologi pemilihan ketas sebagai bahan gandaan mungkin dapat
dimanipulasi namun dengan menjodohkan secara tepat tentunya akan diperoleh hasil
gandaan yang lebih baik pula.
5. Waktu yang tersedia untuk menggandakan. Setiap mesin pengganda memiliki kecepatan
gandaan yang berbeda, sehingga waktu yang tersedia juga mempengaruhi dalam
menentukan mesin pengganda yang akan dipilih. Jika pekerjaan penggandaan banyak
dan waktu terbatas maka akan sangat tepat jika menggunakan mesin pengganda yang
berteknologi modern dan memiliki kecepatan yang tinggi untuk meningkatkan efisiensi.
Ada beberapa alat yang digunakan dalam penggandaan dokumen atau surat. Alat atau mesin
tersebut adalah sebagai berikut :
1. Penggandaan dokumen dengan menggunakan duplicator hektografik dengan alcohol. Mesin ini
cocok untuk menggandakan dokumen berjumlah 10 keatas.
2. Penggandaan dokumen dengan duplikator stensil. Mesin ini menghasilkan lembaran dalam
jumlah banyak dengan menggunakan alat bantu kertas master yang disebut dengan stensil
atau sit stensil. Mesin ini mampu menghasilkan 100 gandaan keatas.
3. Duplicator Offset Litho. Mesin ini dapat memproduksi ketikan, tulisan tangan, gambar atau foto.
4. Duplikator Typeset. Mesin cetak kecil yang menggunakan jenis letterpies. Menghasilkan
cetakan berkualitas.
5. Mesin Scanner. Stensil sit yang diproses dengan mesin Scanner mula – mula diproses dengan
kertas biasa lalu diedit dengan foto, gambar, tabel atau grafik dengan bantuan mesin scanner
yang bekerja secara elektronik.
6. Mesin Fotocopy. Mesin ini dapat digunakan untuk menggandakan dokumen dengan hasil
rekaman naskah yang mirip mendekati aslinya tetapi tulisannya bewarna hitam.
7. Alat pencetak (Printer). Alat ini harus dihubungkan dengan komputer untuk pengetikan dan
hasilnya digandakan melalui printer.
8. LCD atau Citra Elektronis. Alat ini untuk menjalin dokumen secara elektronis informasi yang
disimpan . mesin ini menggunakan lasser yang dikendalikan oleh pengelola kata.
G. x
H. Bahan-bahan yang Dibutuhkan dalam Penggandaan Dokumen
Setelah mengetahui jenis dokumen yang akan digandakan, mesin yang akan dipakai pada proses
penggandaan, untuk selanjutnya ditentukan bahan-bahan yang dibutuhkan dalam penggandaan
dokumen. Apabila diidentifikasi bahan yang dibutuhkan dalam proses penggandaan selain kertas
antara lain sebagai berikut.
Jenis Mesin Bahan yang dibutuhkan
Mesin Foto Copy Toner
Stensil Kertas master (sensil sit), tinta stensil, mesin ketik, printer dot
matrik
Risograph Master risograph, tinta risograph
Scanner Seperangkat computer (PC/Laptop), printer, tinta printer
Printer Seperangkat computer (PC/Laptop), printer, tinta printer
Mesin Offset Master (plat), tinta mesin offset
dll
( .............................. )
FORMULIR PERMOHONAN
PENGAMBILAN BAHAN KEBUTUHAN PENGGANDAAN DOKUMEN
(............................) (............................)
Ada beberapa proses di mana dokumen asli dapat dengan cepat direproduksi secara fotografis.
Salinannya atau kopinya dapat di buat pada kertas biasa, atau kertas khusus, pada transparansi,
atau master duplikasi. Walaupun ada keterbatasan proses tertentu yang diuraikan di bawah ini,
foto kopi sudah lengkap dan akurat, dan bahkan mungkin lebih bagus dari aslinya.
Biaya foto kopi dengan memperhitungkan depresiasi dan perawatan alat (atau biaya sewa) dan
pemakaian kertas serta bahan lain yang diperlukan, bervariasi sesuai dengan prosesnya.
Di beberapa kantor pemakaian mesin foto kopi di awasi ketat oleh seorang pegawai dan izin harus
diminta darinya sebelum pembuatan salinan. Mesin biasanya dilengkapi dengan meter yang
mencatat jumlah salinan yang dibuat. Dengan merekam catatan meter setelah setiap pemakaian,
biaya dapat dibagi secara adil ke departemen atau pekerjaan.
Mesin fotokopi merupakan mesin cetak yang mempunyai kemampuan yang sangat menakjubkan,
karena dalam mesin fotokopi ini terdapat sistem Zoom, sistem Reduction, sistem Full size, dan
sistem Document Feeder.
1. Sistem Zoom atau Enlargement adalah sistem Fotokopi yang dapat memperbesar hasil
copy dari aslinya
2. Sistem Reduction adalah sistem fotokopi yang dapat memperkecil hasil fotokopi dari aslinya
3. Sistem Fullsize adalah sistem fotokopi yang sesuai/sama dengan aslinya
4. Sistem Automatic Document Feeder, yaitu sistem fotokopi yang dapat menyortir dan
mengelompokkan dokumen
Di bawah ini kita pergunakan mesin fotokopi merk MINOLTA type EP 300-RE dengan bagian-
bagian mesinnya adalah sebagai berikut:
1. Baki Kertas; untuk menaruh kertas fotokopi
2. Baki Penadah; untuk menampung hasil fotokopi
Oleh: Barmawi Umar, S. Pd. | umar1112@gmail.com
Staf Pengajar SMK Negeri 1 Godean
Menangani Penggandaan Dokumen
L. Mendistribusikan Dokumen
Untuk pendistribusian dokumen harus dibuat daftar penerima dokumen. Penerima dokumen harus
menandatangani daftar distribusi dokumen atas penerimaan dokumen. Daftar distribusi dokumen
harus disimpan dan dipelihara sebagai rekaman.
Didistribusikan kepada
No. Jenis/Nama Dokumen Tanda Tangan
Nama Jabatan/Bag./Unit.
Petugas ,
(............................)
M. Menyimpan Dokumen
Sebelum dokumen disimpan, dokumen harus dimasukkan kedalam daftar dokumen (master list).
Setelah dokumen dimasukkan ke dalam master list selanjutnya dokumen disimpan dalam tempat
penyimpanan dokumen.
Jenis Lokasi
No. No. Dokumen Nama/Judul Dokumen Keterangan
Dokumen Penyimpanan