Microsoft Office Access 2007

1. Pengertian Microsoft Access 2007

Microsoft Access 2007 yang untuk selanjutnya disingkat Access 2007 adalah
suatu program aplikasi basis data komputer relasional yang digunakan untuk
merancang, membuat dan mengolah berbagai jenis data dengan kapasitas yang
besar.
Database adalah kumpulan tabel-tabel yang saling berelasi. Antar tabel yang satu
dengan yang lain saling berelasi, sehingga sering disebut basis data relasional.
Relasi antar tabel dihubungkan oleh suatu key, yaitu primary key dan foreign key.
Access 2007 mempunyai tampilan user interface (UI) baru yang mengganti
menu, toolbars, dan sebagian besar task panes yang ada di Microsoft Access
versi sebelumnya dengan mekanisasi tunggal yang lebih simpel dan efisien. User
interface (UI) baru ini dirancang untuk membantu Anda bekerja lebih produktif
serta mudah dalam menggunakan seluruh fasilitas dan fungsi yang ada.

2. Mengenal Elemen Dasar pada Access 2007

A. Office Button
Berisi Backstage yang bersi beberapa pilihan perintah untuk mengelola
database. Fasilitas ini hampir sama pada seluruh program Microsoft Office
2007.

Pada gambar di atas, terdapat beberapa Task Pane seperti ini:

a) New : Untuk membuat sebuah database baru.
b) Open : Untuk membuka database yang pernah Anda buat sebelumya.
c) Save : Untuk menyimpan secara langsung database anda.
d) Save As : Untuk menyimpan database Anda menjadi berbagai format
database lainnya/versi Microsoft Access sebelumnya (2000, 2003 dan
2007)atau bisa juga dalam bentuk PDF/XPS jika Anda telah mempunyai
add-ins nya .
e) Print : Fasilitas untuk mencetak database yang telah dibuat. Terdapat tiga
f) pilihan yakni Print (mencetak dengan sebelumnya menentukan properti-
properti printer dan halaman yang akan dicetak), Quick Print (mencetak
database secara langsung tanpa melakukan perubahan property-properti
pada printer) dan Print Preview (untuk mengatur sebelum database
dicetak).
g) Manage : Ini merupakan fasilitas untuk mengatur database yang telah
kita
 h) buat. Terdapat tiga pilihan : Compact and Repair Database (untuk
melakukan maintenance atau juga merepair ), Back Up Database (fasilitas
untuk membackup database untuk mencegah terjadinya kehilangan
data), Database Properties (dari fasilitas ini akan memunculkan kotak
dialog yang dimana anda dapat menentukan properties pada database
yang sedang anda buat).
i) Email : Fasilitas ini memudahkan anda dalam mengirimkan database
melalui email.
j) Publish : Fasilitas ini digunakan setelah database yang dibuat telah selesai
atau final. Terdapat dua pilihan didalamnya Document Management
Server, (tempat menaruh document/database di server sehingga dapat
dengan mudah untuk diakses maupun dibagi ke user lainnya), Package
and Sign (ini digunakan untuk memberikan digital signature pada package
database yang telah Anda buat).
k) Close Database : Untuk keluar dari database.

B. Ribbon
Element ini merupakan interface baru yang ditawarkan dalam Microsoft
Office 2007. Element ini semakin mempermudah user dalam
mengolah/mengedit data. Pada Access 2007 terdapat empat tab yakni Home,
Create, External Data dan Database Tools.
Pada tab Home terdiri dari tujuh group :
a) Views: Group ini memudahkan pengguna dalam melihat/mengedit
Database-nya. Terdapat beberapa pilihan yang berbeda-beda tergantung
dengan objek Database yang dipilih atau yang sedang dikerjakan.
b) Clipboard : Berisi perintah-perintah dasar seperti Cut, Copy, Paste dan
Format
c) Font : Berisi pengaturan-pengaturan jenis huruf, ukuran, warna, perataan
dan sebagainya.
d) Rich Text : Berisi kumpulan untuk memperkaya format teks, seperti
pengaturan paragraph, Indentasi, Bullet and Numbering.
e) Record : Berisi perintah-perintah untuk pengolahan record.
f) Sort & Filter : Group ini sering digunakan karena berisi perintah untuk
melakukan penyaringan atau juga mengurutkan data berdasarkan kriteria
tertentu.
g) Find : Untuk berisi perintah untuk mencari dan juga dapat mengganti
data yang Anda cari dengan data yang lain.

Pada tab Create terdiri dari empat group :

a) Tables : Untuk membuat tabel data atau juga menentukan tipe tabel yang
akan kita buat.
b) Forms : Form merupakan Input bagi user ketika ingin memasukan data
baru. Di tab ini terdapat berbagai pilihan pengaturan form.
c) Reports : Atau laporan, penyajian akhir dalam bentuk laporan data-data.
Anda dapat membuat dan mengatur seperti apa report yang akan Anda
gunakan.
d) Other : Di group ini terdapat dua pilihan utama untuk pembuatan Query
dan Macro. Keduanya akan kita bahas tersendiri pada bab berikutnya.

Pada tab External Data juga terdiri dari empat group :

a) Import : Fasilitas ini dapat Anda gunakan ketika ingin memasukan
document lain dalam database anda.
b) Export : Kebailikan dari import, Anda dapat mengexport database yang
telah Anda buat ke program aplikasi lain.
 c) Collect Data : Berhubungan dengan pengiriman database melalui E-mail.
d) SharePoint List : Dalam group ini kita dapat melakukan sinkronisasi
database dengan SharePoint.

Pada tab Database Tools terdiri dari lima group :

a) Macro : Berisi rangkain perintah berupa aksi yang dapat dilaksanakan
secara otomatis. Di group ini kita dapat menggunakan Visual Basic dalam
pembuatan perintahnya.
b) Show/Hide : Berisi pembuatan Relationships (hubungan antar tabel) dan
juga perintah lainnya.
c) Analyze : Anda juga dapat menganalisa performa dari database yang
Anda buat pada group ini dan juga menganalisa keefektifan penggunaan
tabel.
d) Move Data : Database yang telah Anda buat dapat digunakan (move)
menjadi SQL Server atau Database Access. Tentunya dalam mengubah
database Anda menjadi SQL Server dibutuhkan Program SQL Server pada
komputer kita.
e) Database Tools : Salah satu fitur advance yang ada pada Access 2007
seperti kita dapat memberikan melakukan enkripsi database dengan
menggunakan password dan juga fitur-fitur advance lainnya.

3. Komponen Utama (Object)

A. Table
Table adalah objek utama dalam database yang digunakan untuk
menyimpan sekumpulan data sejenis dalam sebuah objek. Table terdiri atas :
 - Field Name : atribut dari sebuah table yang menempati bagian kolom.
- Record : Isi dari field atau atribut yang saling berhubungan yang
menempati bagian baris.
B. Query ( SQL / Structured Query Language )
Query adalah bahasa untuk melakukan manipulasi terhadap database.
Digunakan untuk menampilkan, mengubah, dan menganalisa sekumpulan
data. Query dibedakan menjadi 2, yaitu :
 DDL ( Data Definition Language ) digunakan untuk membuat atau
mendefinisikan obyek-obyek database seperti membuat tabel, relasi
antar tabel dan sebagainya.
 DML ( Data Manipulation Language ) digunakan untuk manipulasi
database, seperti : menambah, mengubah atau menghapus data serta
mengambil informasi yang diperlukan dari database.
C. Form
Form digunakan untuk mengontrol proses masukan data (input),
menampilkan data (output), memeriksa dan memperbaharui data.
D. Report
Form digunakan untuk menampilkan data yang sudah dirangkum dan
mencetak data secara efektif.

4. Membuka Microsoft Access & Membuat Database (New Project)

Langkah-langkah untuk membuka Microsoft Access dan membuat database :
a) Click Start → All Program → Microsoft Office → Microsoft Access 2007
b) Kemudian akan tampil jendela Microsoft Access seperti gambar di bawah
ini,
c) Lalu click Blank Database untuk membuat database.
d) Membuat database Buku.accdb kemudian click tombol create.
5. Membuat Table
Langkah-langkah untuk membuat tabel :
a) Click tab Create pada jendela.
b) Click Table Design pada ribbon Tables.
c) Masukkan nama field beserta tipe datanya, kemudian simpan tabel
(Ctrl+S).
d) Kemudian click ribbon View pada tab Home, lalu pilih Datasheet View
untuk masukkan data ke dalam tabel.

6. Table Relationship
Table Relationship adalah relasi atau hubungan antara beberapa tabel.
Relasi antar tabel dihubungkan oleh primary key dan foreign key. Untuk
membuat relationship maka masing-masing tabel harus memiliki primary key dan
foreign key untuk dapat menghubungkan antara tabel induk dengan tabel anak.
Sehingga diperlukan teknik normalisasi terlebih dahulu sebelum membuat
relationship antar tabel. Normalisasi merupakan proses pengelompokkan data
elemen menjadi tabel yang menunjukkan entitas dan relasinya.
Ada beberapa macam relationship:
Primary Key
Tabel memiliki primary key, yaitu suatu atribut yang tidak hanya
mengidentifikasi secara unik suatu kejadian tetapi juga mewakili setiap
kejadian dari suatu entitas.
Contoh Kasus :
NIM dalam tabel Mahasiswa merupakan nilai unik yang tidak mungkin
bersifat ganda. Karena setiap mahasiswa memiliki NIM yang berbeda antara
mahasiswa yang satu dengan mahasiswa yang lain.
 Foreign Key
Foreign key adalah atribut yang melengkapi relationship dan menunjukkan
hubungan antara tabel induk dengan tabel anak. Foreign key ditempatkan
pada tabel anak.
Contoh Kasus :
UKDW memiliki banyak fakultas yaitu Teknik, Biologi, Ekonomi, Teologi.
Dimana satu fakultas dapat dimiliki oleh banyak mahasiswa (One to Many).
Relationship antar tabel dapat digambarkan sbb :

Pada Gambar diatas terdapat relationship antara tabel Mahasiswa dan

Fakultas. Masing-masing tabel memiliki primary key. NIM merupakan
primary key pada tabel. Mahasiswa sedangkan ID_Fakultas merupakan
primary key pada tabel Fakultas dan foreign key pada tabel Mahasiswa.

Langkah-langkah untuk membuat Database Relationship (dalam hal ini, akan

dibuat table relationship untuk tabel buku dan tabel penerbit) :
a) Click tab Database Tools pada jendela
b) Click Relationship pada ribbon Show/Hide
c) Kemudian akan muncul tab Relationship pada object tab dan kotak dialog
Show Table, kemudian pilih tab Tables

d) Click tabel Buku dan Penerbit lalu click button Add, kemudian hubungkan
ID_Penerbit pada tabel Penerbit dengan ID_Penerbit pada tabel Buku.
e) Kemudian akan muncul kotak dialog Edit Relationship. Click checkbox
Enforce Referential Integrity, lalu click button Create.

f) Setelah Click button create, muncul relasi tabel seperti gambar dibawah ini.
7.

Membuat Form
Form adalah komponen utama yang terintegrasi secara khusus dan berfungsi
sebagai menginputkan data, mengedit dan menampilkan data, mengontrol
application flow, dan mencetak informasi.
Langkah-langkah untuk membuat form :
a) Click tab Create pada jendela
b) Click More Form pada ribbon Forms, kemudian pilih Form Wizard. Sehingga
akan muncul kotak dialog Form Wizard.

c) Memilih tabel yang atribut-atributnya akan digunakan.

d) Click > atau >> untuk memilih atribut-atribut yang akan ditampilkan dalam
form.
e) Memilih bentuk layout form kemudian click next.

f) Memilih style form kemudian click next.

g) Kemudian simpan form dengan nama Buku, lalu click finish. Lalu akan
tampilan Form View sbb :

1
h) Untuk

mengatur tampilan form dapat dilakukan pada tampilan Design View. Click
tab Home, kemudian pada ribbons Views click Design View.

2
Gambar diatas menunjukkan tampilan Design View yang digunakan untuk
mengubah susunan form sesuai dengan keinginan user. Pada Design View
user dapat menambahkan tools (misal : tombol navigasi, textbox, check box,
list box).
Langkah-langkah untuk membuat tombol navigasi form buku seperti gambar di
bawah ini:

Langkah –
langkah untuk
membuat tombol
navigasi :
a) Membuka form yang akan di edit, kemudian pilih Design View.
b) Pilih Button pada ribbon Controls
c) Kemudian akan muncul kotak dialog Command Button Wizard

d) Memilih categories dan action sesuai kebutuhan user, kemudian click next.