You are on page 1of 14

Kandungan utama MANUAL PENGURUSAN & PROSEDUR KERJA JPP-PKB :-

1. Sistem Fail
2. Pengurusan JPP-PKB ( Fail Induk )
3. Pengurusan Biro
4. Surat-Menyurat
5. Pengurusan Mesyuarat
6. Perancangan, Pengurusan & Perlaksanaan Aktiviti
7. Pengurusan Kewangan

Contoh beberapa kupasan kandungan MPK JPP-PKB :

1. Kod Fail yang di gunakan

JPP/PKB/S1 06/......

Cth : JPP/PKB/S2 06/02/14

* Maksud singkatan

JPP –Jawatankuasa Perwakilan Pelajar

PKB –Politeknik Kota Bharu

S2 –Sesi Kedua ( Julai)

06 –Tahun Semasa

02 –Kod Fail yg digunakan (Fail Exco)

14 –Kod Exco ( Tugas –tugas khas)


2. Jenis-jenis fail

a. Fail Pengurusan JPP-PKB ( Fail Induk )


b. Fail Biro
c. Fail Kertas Kerja
d. Fail Surat-Menyurat
e. Fail Laporan Aktiviti
f. Fail Kewangan
g. Fail Minit Mesyuarat

3. Kandungan Fail Pengurusan JPP-PKB ( Fail Induk ) :

a. Senarai Kandungan Fail Pengurusan JPP-PKB


b. Akta Tubuh JPP –Sek. 7 Bahagian III, Akta 174
c. Takrif JPP-PKB
d. Bab C –Pengurusan Jawatankuasa Perwakilan Pelajar
e. Panduan Pengurusan Jawatankuasa Perwakilan Pelajar, Politeknik Kota Bharu
f. Akta 174, Akta Institusi-Institusi Pelajaran ( Tatatertib ) 1976
g. Carta Organisasi JPP ( Sesi 200_ )
h. Takwim Induk
i. Laporan Tahunan
j. Analisa Penilaian Fungsi JPP-PKB ( Sesi 200_ )
k. Borang Semakan
l. Borang Serah Tugas
4. Kulit Fail
5. Surat-Menyurat, Memo

Rujukan Kami:PKB.06/02/004 Jld. 2 (27)


Tarikh: 25 Januari 2006

Ketua Unit.
Unit Pembangunan Dan Penyelengaraan,
Politeknik Kota Bharu,
Km24, Pangkal Kalong,
16450 Ketereh.
Kelantan.

Tuan,

Aduan Kerosakan Jalan Di Sekitar Tempat Letak Motosikal Pelajar

Adalah saya dengan segala hormatnya merujuk kepada perkara di atas.

2. Pihak jawatakuasa perwakilan pelajar telah menerima aduan daripada pelajar


yang inginkan kawasan letak motosikal pelajar diturap. Memandangkan jalan pasir yang
sedia ada adalah berlubang dan banyak debu yang berterbangan yang boleh
membahayakan kesihatan pelajar.

3. Sehubungan dengan itu, pihak kami amat berbesar hati kiranya pihak tuan dapat
mengambil indakan sewajarnya untuk mengatasi masalah ini.

4. Semoga permohonan kami ini mendapat perhatian yang sewajarnya dari pihak
tuan dan diucapkan ribuan terima kasih.

Sekian, terima kasih.

“BERKHIDMAT UNTUK PELAJAR”

CONTOH
Saya yang menjalankan tugas,

- T/T -
___________________________
( MOHD RAZIN B. ABD WAHAB)
Yang di-Pertua,
Jawatankuasa Perwakilan Pelajar.
Politeknik Kota Bharu.
MEMO PERHUBUNGAN
JAWATANKUASA PERWAKILAN PELAJAR
TARIKH 25/01/2006
DARIPADA
YANG DI-PERTUA RUJUKAN JPP/PKB/S2 06/06(25)

KEPADA EXCO-EXCO JAWATANKUASA PERWAKILAN PELAJAR,


POLITEKNIK KOTA BHARU
( rujuk LAMPIRAN )

SALINAN
Fail, PHHP, PKP

BENGKEL MANUAL PENGURUSAN & PROSEDUR KERJA


PERKARA
JAWATANKUASA PERWAKILAN PELAJAR

Adalah saya merujuk perkara di atas.

2. Adalah dimaklumkan bahawa satu ’ BENGKEL MANUAL PENGURUSAN &


PROSEDUR KERJA JAWATANKUASA PERWAKILAN PELAJAR’yang melibatkan
Exco Jawatankuasa Perwakilan Pelajar ( sebagaimana Lampiran ) akan diadakan
sebagaimana berikut :-

CONTOH
Tarikh : 28hb. Januari 2006 - 30hb. Januari 2006
Masa : 3.00 petang ( Selasa ) – 2.00 petang ( Khamis )
Tempat : PUTRA, Peringat.

3. Bagi tujuan tersebut, saudara/ ri adalah diwajibkan menghadiri bengkel berkenaan.


Sila bawa keperluan peribadi selengkapnya bagi mengikuti bengkel ini. Segala
kerjasama daripada pihak saudara / ri diucapkan ribuan terima kasih.

- T/T -
…………………………
( MOHD RAZIN BIN ABDUL WAHAB )
Yang Di-Pertua
Jawatankuasa Perwakilan Pelajar
Politeknik Kota Bharu
6. Pengurusan Kewangan
PROSES KERJA : PENGURUSAN KEWANGAN AKTIVITI

Mula

Pengarah Program Deraf Bajet

Pengarah Program & Mengadakan perbincangan bagi


Bendahari mendapatkan bajet yang bersesuaian

Pengarah Program &


Bendahari Perbincangan dan sokongan budget

Setiausaha Mendaftar dan merekod dalam Buku


Daftar Kertas Kerja ( sila rujuk
PENGURUSAN AKTIVITI )

Setiausaha / YDP /
PKP / PHHP(KD) Menghantar kertas kerja untuk
mendapatkan kelulusan

Tidak
Pengarah
Ya Kelulusan ?

Bendahari /
PHHP (KD ) Membuka fail kewangan program /
mengisi Borang Pengeluaran Wang /
tunai cek
Bendahari /
Pengarah Program Akuan Penerimaan Wang / penyerahan
wang
Pengarah Program
Perbelanjaan dan rekod ( resit dll )

Pengarah Program /
Bendahari Menghantar rekod belanja dan laporan
kewangan program

Bendahari
Penyediaan Laporan Kewangan JPP
setiap 3 bulan
Bendahari /
Menghantar Laporan Kewangan JPP

Tamat
7. Pengurusan Aktiviti

PROSES KERJA : PENGURUSAN AKTIVITI

Mula

Mengedar Soal Selidik Keperluan /


Exco Lat. & Pbgn. Kehendak Aktiviti Pelajar

Exco Lat. & Pbgn. Analisa dan Laporan Penyelidikan Am

Exco Lat. & Pbgn./


Setiausaha / YDP / Menghantar laporan dan maklumbalas
PKP / PHHP(KD) /
Pengarah

MT / PKP / Penasihat / Merumus kehendak / keperluan dan


PHHP(KD) maklumbalas

PKP / MT / Biro Pengagihan aktiviti mengikut bidang tugas


biro dan perlantikan Pengarah Program
Setiausaha
Penyediaan Takwim Semester
Pengarah Program
Deraf kertas kerja konsep

Pengarah Program /
PKP Perbentangan dan perbincangan

Pengarah Program / Komen dan cadangan


PKP

Pengarah Program SENARAI SEMAK AKTIVITI JPP

Pengarah Program Penyediaan kertas kerja

Bersambung
Sambungan

Pengarah Program / Perbincangan dan sokongan budget


Bendahari

Pengarah Program / Mendaftar dan merekod dalam Buku


Setiausaha Daftar Kertas Kerja

Setiausaha / YDP /
PKP / PHHP(KD) / Urusan pengesahan, semakan, sokongan
Pengarah dan kelulusan kertas kerja

Tidak
Kelulusan ?

Ya

Pengarah Program / Perlantikan Jawatankuasa Kerja


PKP / PHHP(KD) /
Pengarah

Pengarah Program / Mesyuarat Koordinasi


Jawatankuasa Kerja (Jawatankuasa Kerja)

Pengarah Program / Penyediaan keperluan perlaksanaan aktiviti,


Jawatankuasa Kerja surat-menyurat dsb.

Pengarah Program / PELAPORAN KEPADA PKP 2 HARI


PKP SEBELUM AKTIVITI

Pengarah Program / Perlaksanaan aktiviti


Jawatankuasa Kerja

Pengarah Program / Mesyuarat Post-Mortem


Jawatankuasa Kerja

Pengarah Program / YDP Laporan Bertulis Aktiviti


PKP / PHHP (KD)

Tamat
8. Senarai Semak Aktiviti

SENARAI SEMAK PROGRAM / AKTIVITI ANJURAN


JAWATANKUASA PERWAKILAN PELAJAR, POLITEKNIK KOTA
BHARU.
PROGRAM :

TARIKH :
TEMPAT :
MASA :

BIL. PERKARA TINDAKAN STATUS


v
PERANCANGAN
1. Kertas Kerja
2. Kelulusan Pengarah
3. Pindaaan & kelulusan semula
( jika perlu )
4. Surat Perlantikan Jawatankuasa Kerja &
Bidang Tugas ( JKK )-Induk, Kecil
MESYUARAT KOORDINASI (JKK)
5. Mesyuarat ( kali pertama )
Tarikh : ..… … … … … … … .
Masa : … … … … … … … …
Tempat: … … … … … … … …
Tempahan Bilik Mesyuarat
Memo Panggilan Mesyuarat
Persegaran ( jika perlu )
Minit Mesyuarat
Mesyuarat ( kali ke-2 )
Tarikh : ..… … … … … … … .
Masa : … … … … … … … …
Tempat: … … … … … … … …
Tempahan Bilik Mesyuarat
Memo Panggilan Mesyuarat
Persegaran ( jika perlu )
Minit Mesyuarat
Mesyuarat ( kali ke-3 )
Tarikh : ..… … … … … … … .
Masa : … … … … … … … …
Tempat: … … … … … … … …
Tempahan Bilik Mesyuarat
Memo Panggilan Mesyuarat
Persegaran ( jika perlu )
Minit Mesyuarat
BIL. PERKARA TINDAKAN STATUS
BAHAGIAN URUSETIA
6. Aturcara Program / Majlis
7. Aturcara Perasmian
8. Gimik Perasmian / Penutup
9. Aturcara Penutup
10. Lantikan Pengacara Majlis ( L )
11. Lantikan Pengacara Majlis ( P )
12. Skrip Pengacara Majlis
13. Lantikan Pembaca Doa
14. Skrip Pembaca Doa
15. Buku Pelawat ( jika perlu )
16. Rosette
17. Dulang
18. Troli
19. Alas Dulang
20. Air Mineral
21. Gelas
22. Alas Meja
23. Bunga Hiasan Meja ( jika perlu )
24. Teks Ucapan Wakil Penganjur
25. Teks Ucapan Wakil PKB
26. Teks Ucapan Perasmi
27. Buku Program
28. Draf Backdrop, Bena
29. Housekeeping
BAHAGIAN JEMPUTAN & PROTOKOL
30. Surat Jemputan
31. Draf Kad Jemputan
32. Kad Jemputan
33. Senarai Jemputan
34. Senarai Kehadiran Jemputan
35. Jadual Penerbangan Jemputan
36. Jadual Penginapan Jemputan
37. Tempat Duduk Jemputan, VIP, VVIP
38. Housekeeping
BAHAGIAN SERANTA
39. Jemputan Wartawan
40. Bahan Keperluan Wartawan ( maklumat
program, aturcara, teks ucapan,
cenderamata dll )
41. Bilik Press Conference
42. Risalah ( phamplet )
43. Hebahan
44. Pasang Backdrop, Bena
45. Tempahan Dewan, Tempat
46. PA System
47. Bunga Hiasan ( pentas, meja VVIP )
48. Susun atur kerusi / kelengkapan
49. Tag Nama / Jawatan Pada Kerusi
50. Jurugambar / Juruvideo
51. Kamera Video
52. Walkie-Talkie
53. Hela
54. Kipas
55. Air-cond
56. Extension Wire
57. Housekeeping
BAHAGIAN BUKU CENDERAMATA
58. Draf Buku Cenderamata / Program
59. Susunatur Kandungan Buku
60. Kata-Kata Aluan Pengarah, Pengarah
Program, YDP dll
61. Cetakan Buku
62. Agihan Kepada Jemputan, VIP, VVIP
63. Housekeeping
BAHAGIAN CENDERAMATA
64. Memilih Cenderamata
65. Sebutharga Cenderamata
66. Menempah Cenderamata
67. Mengagihkan Buku Cenderamata,
Cenderamata Kepada Jemputan Sebaik
Sahaja Duduk
68. Mengagihkan Buku Cenderamata,
Cenderamata Kepada VIP, VVIP
Sebaik Sahaja Duduk
69. Door Gift ( jika perlu )
70. Housekeeping
BAHAGIAN JAMUAN & PERSEGARAN
71. Menyediakan Menu Jamuan
72. Mendapatkan Sebutharga Menu
73. Surat Lantikan Catering
74. Menempah, Menyedia & Melengkapkan
Bilik Makan
75. Menyediakan refreshment untuk VIP,
VVIP ( jika perlu )
76. Melayani Keperluan VIP, VVIP Semasa
Makan
77. Menyediakan Jamuan Untuk Petugas
78. Menyediakan Jamuan Untuk Peserta
79. Menyelesaikan Bayaran Jamuan
80. Housekeeping
BAHAGIAN KENDERAAN
81. Menempah Kenderaan
82. Menyediakan Pengangkutan Untuk
VVIP
83. Menyediakan Pengangkutan Untuk
Peserta, Petugas
84. Menyusun Jadual Penggunaan
Kenderaan
85. BAHAGIAN PENGINAPAN
86. Tempahan Penginapan VIP, VVIP
87. Tempahan Penginapan Petugas
88. Tempahan Penginapan Peserta
89. Tempahan Penginapan Pegawai
Pengiring
90. Tempahan Penginapan Pemandu
( jika perlu )
91. Menyelesaikan Bayaran Penginapan
BAHAGIAN MULTIMEDIA / VIDEO
92. Menyediakan Bahan Tayangan
93. Menempah Peralatan Multimedia
94. Melaksanakan Tugas Rakaman dll
95. Housekeeping
BAHAGIAN KESELAMATAN
96. Meminta Bantuan Pengawal
Keselamatan ( jika perlu )
97. Kawalan Keselamatan Sepanjang Majlis
98. Kawalan Lalulintas
99. Jaket Keselamatan
100. Tanda Arah Ke Tempat Majlis
101. Housekeeping
FLOOR MANAGEMENT TEAM
102. Perlantikan JK F.M.T
Runner
Bertindak sebagai ketua yang menyelaras kesemua aktiviti semasa majlis berlangsung, agar
majlis berjalan dengan lancar sebagaimana yang dirancangkan dan memastikan wujud
kesimbungan antara peristiwa ke peristiwa sepanjang majlis berkenaan.
103. Mendapatkan salinan aturcara, senarai
jemputan dll berkaitan perlaksanaan
majlis / program
104. Mengadakan perbincangan dengan
F.M.T
105. Berhubung daripada semasa ke semasa
dengan F.M.T
AJK Sambutan
106. Melantik Ketua
107. Menyediakan Meja Pendaftaran
108. Mendapatkan Senarai Jemputan
BIL. PERKARA TINDAKAN STATUS
AJK Sambutan ( samb. )
109. Mendaftarkan Peserta
110. Mendaftarkan Jemputan
111. Menyemat Rosette VIP, VVIP
112. Sesi Tandatangan Buku Pelawat
( jika perlu )
113. Memaklumkan Pengesahan Kehadiran
Jemputan Kepada Runner Untuk
Tindakan Pengacara Majlis
114. Mengiringi VIP, VVIP Sebelum
Diambil Tugas Oleh AJK Pentas
115. Mengiringi Jemputan & Pelawa Duduk
Di Kerusi Yang Ditetapkan
116. Mengiringi VIP, VVIP Setelah Turun
daripada Pentas Ke Tempat Makan
117. Mengiringi Jemputan Setelah Turun
daripada Pentas Ke Tempat Makan
118. Mengiringi Jemputan, VIP, VVIP
Sesudah Makan Ke Kereta
AJK Dewan
119. Melantik Ketua
120. Berada Di Check Point Yang
Ditetapkan
121. Mengawal Suasana Dewan / Tempat
122. Keluar / Masuk Hadirin, Jemputan
AJK Pentas
123. Melantik Ketua
124. Ketua Pentas Sentiasa Berhubung
Dengan Runner dll
125. Ketua Pentas Sebagai Penyelaras
Kesemua Aktiviti Di Atas Pentas
126. Berada Di Check Point Yang
Ditetapkan
127. Menerima VIP, VVIP & Mengiringi Ke
Tempat Duduk
128. Memenuhi Keperluan VIP, VVIP
Sepanjang Majlis Berlangsung
129. Mengiringi VIP, VVIP Turun Daripada
Pentas Setelah Majlis Selesai
PENGURUSAN AKHIR
130. Soal Selidik
131. Rumusan Soal Selidik
132. Mesyuarat Post-Mortem
133. Laporan Majlis / Program

PENGESAHAN SEMAKAN
( sila buat pengesahan semakan 2 HARI sebelum aktiviti dilaksanakan )

Adalah
saya........................................................................................................................................
........
no. pendaftaran...........................................................selaku Pengarah Program di atas
merangkap Exco
( jawatan ) ............................................................................. dengan ini mengaku bahawa
segala persiapan dan keperluan bagi perlaksanaan aktiviti di atas telah selesai dan sudah
bersedia untuk menjalankannya sebagaimana yang dirancang dan diputuskan sebelum ini.

Disediakan oleh,

..................................................
( )
Pengarah Program
Tarikh :

Disahkan oleh,

..................................................
EN. ROSIHAN BIN AB AZIZ
Pengawai Kegiatan Pelajar
Unit Hal-Hal Pelajar, PKB.
Tarikh :

Disediakan Oleh :
Pegawai Kegiatan Pelajar, Unit Hal-Hal Pelajar, PKB

You might also like