Analisa Kinerja Sistem

Analisa Kinerja Sistem, By Arief Jananto, S.Kom 1

Pendahuluan

„ Kinerja (performance) menjadi isu dunia

saat ini.
„ Hal tersebut terjadi sebagai konsekuensi
tuntutan masyarakat terhadap kebutuhan
akan pelayanan prima atau pelayanan yang
bermutu tinggi.
„ Mutu tidak terpisahkan dari standar, karena
kinerja diukur berdasarkan standar.

Analisa Kinerja Sistem, By Arief Jananto, S.Kom 2

1
Pengertian Kinerja

„ Kata kinerja (performance) dalam konteks tugas,

sama dengan prestasi kerja. Para pakar banyak
memberikan definisi tentang kinerja secara umum,
dan dibawah ini disajikan beberapa diantaranya:
– Catatan tentang hasil-
hasil-hasil yang diperoleh dari fungsi-
fungsi-
fungsi pekerjaan atau kegiatan tertentu selama kurun
waktu tertentu (Bernardin dan Russel, 1993).
– Keberhasilan seseorang dalam melaksanakan suatu
pekerjaan (As'ad, 1991)
– Pekerjaan yang merupakan gabungan dari karakteristik
pribadi dan pengorganisasian seseorang (Kurb, 1986)
– Apa yang dapat dikerjakan sesuai dengan tugas dan
fungsinya (Gilbert, 1977)
Analisa Kinerja Sistem, By Arief Jananto, S.Kom 3

Pengertian Kinerja
Pengertian kinerja menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia
(1997, hal 503) adalah merupakan kata banda (n) yang
artinya:
1. Sesuatu yang dicapai,
2.Prestasi yang diperlihatkan,
3. Kemampuan kerja (tt peralatan),

Sedangkan penilaian kinerja menurut Mulyadi (1997, hal 419)

adalah penentuan secara periodik efektifitas operasional suatu
organisasi, bagian organisasi dan karyawannya berdasarkan
sasaran, standar dan kriteria yang ditetapkan sebelumnya.
Karena organisasi pada dasarnya dijalankan oleh manusia
maka penilaian kinerja sesungguhnya merupakan penilaian
atas prilaku manusia dalam melaksanakan peran yang mereka
mainkan dalam organisasi.

Analisa Kinerja Sistem, By Arief Jananto, S.Kom 4

2
Tujuan

„ Meningkatkan prestasi kerja staf, baik secara

individu maupun dalam kelompok setinggi
tingginya. Peningkatan prestasi kerja perorangan
pada gilirannya akan mendorong kinerja staf.
„ Merangsang minat dalam pengembangan pribadi
dengan meningkatkan hasil kerja melalui prestasi
pribadi.
„ Memberikan kesempatan kepada staf untuk
menyampaikan perasaannya tentang pekerjaan,
sehingga terbuka jalur komunikasi dua arah antara
pimpinan dan staf.

Analisa Kinerja Sistem, By Arief Jananto, S.Kom 5

Sedangkan tujuan penilaian kinerja (Mulyadi,

1997) adalah:
" Untuk memotivasi karyawan dalam
mencapai sasaran organisasi dan dalam
mematuhi standar prilaku yang telah
ditetapkan sebelumnya agar membuahkan
tindakan dan hasil yang diinginkan. Standar
prilaku dapat berupa kebijakan manajemen
atau rencana formal yang dituangkan dalam
anggaran."
Analisa Kinerja Sistem, By Arief Jananto, S.Kom 6

3
Manfaat Penilaian Kinerja

Untuk itu penilaian kinerja dimanfaatkan oleh

manajemen untuk hal-hal-hal sebagai berikut :
1. Mengelola operasi organisasi secara efektif dan efisian
melalui pemitivasian karyawan secara maksimum.
2. Membantu pengambilan keputusan yang bersangkutan
dengan karyawan seperti promosi, transfer dan
pemberhentian.
3. Mengidentifikasi kebutuhan pelatihan dan pengembangan
karyawan dan untuk menyediakan kriteria seleksi dan
evaluasi program pelatihan karyawan.
4. Menyediakan umpan balik bagi karyawan mengenai
bagaimana atasan mereka menilai kinerja mereka.
5. Menyediakan suatu dasar bagi distribusi penghargaan.
Analisa Kinerja Sistem, By Arief Jananto, S.Kom 7

Salah satu diantara teori motivasi yang dikembangkan

oleh para peneliti untuk memprediksi motivasi dan
kinerja adalah expectary theory dimana menurut
teori ini perilaku seseorang dipengaruhi oleh
probabilitas yang dilekatkan terhadap hubungan
individu sebagai berikut :
a. Usaha yang diperlukan untuk mencapai tujuan
b. Kinerja dan penghargaan
c. Penghargaan yang mernuaskan tujuan pribadi

Analisa Kinerja Sistem, By Arief Jananto, S.Kom 8

4
Menurut Gibson (1987) ada 3 faktor
yang berpengaruh terhadap kinerja
seseorang antara lain :

„ Faktor individu: kemampuan, ketrampilan,

latar belakang keluarga, pengalaman tingkat
sosial dan demografi seseorang.
„ Faktor psikologis: persepsi, peran, sikap,
kepribadian, motivasi dan kepuasan kerja
„ Faktor organisasi : struktur organisasi,
desain pekerjaan, kepemimpinan, sistem
penghargaan (reward system)

Analisa Kinerja Sistem, By Arief Jananto, S.Kom 9

Tahap Penilaian Kinerja

Tahap penilaian kinerja dilaksanakan dalam

dua tahap utama yaitu:
1. Tahap persiapan
2. Tahap penilaian

Tahap persiapan terdiri dari tahap rinci yaitu:

1. Penentuan daerah pertanggungjawaban dan
manajer yang bertanggungjawab
2. Penentuan kriteria yang dipakai untuk
mengukur kinerja
3. Pengukuran kinerja sesungguhnya
Analisa Kinerja Sistem, By Arief Jananto, S.Kom 10

5
Tahap Penilaian Kinerja

„ Tahap penilaian terdiri dari tiga tahap rinci :

1.Pembandingan kinerja sesungguhnya dengan
sasaran yang telah ditetapkan sebelumnya
2.Penentuan penyebab timbulnya penyimpangan
kinerja sesungguhnya dari yang ditetapkan
dalam standar
3.Penegakan prilaku yang diinginkan dan tindakan
yang digunakan untuk mencegah perilaku yang
tidak diinginkan.

Analisa Kinerja Sistem, By Arief Jananto, S.Kom 11

Pengukuran Kinerja
sesungguhnya
Perilaku yang tidak seharusnya muncul
dalam pengukuran kinerja adalah :
1. Perataan (smothing)
2. Pencondongan (biasing)
3. Permainan (gaming)
4. Penonjolan dan pelanggaran aturan
(focusing and illegal act)

Analisa Kinerja Sistem, By Arief Jananto, S.Kom 12

6
Pembandingan kinerja sesungguhnya
dengan sasaran yang telah ditetapkan
sebelumnya
Laporan kinerja harus memenuhi syarat-
syarat-syarat sebagai berikut:
1. Laporan kinerja untul (manajer tingkat bawah harus berisi informasi
informasi
yang rinci dan laporan kinerja untuk manajer tingkat diatasnya harus
harus
berisi informasi yang lebih ringkas. Semakin tinggi jenjang manajer,
manajer,
semakin ringkas isi laporan kinerjanya
2. Laporan kinerja berisi unsur terkendali dan unsur tidak terkendali
terkendali
yang disajikan secara terpisah, sehingga manajer yang bertanggung
bertanggung
jawabatas kinerja dapat dimintai pertanggungjawaban atas unsur-unsur-
unsur yang dikendalikan olehnya
3. Laporan kinerja harus mencakup penyimpangan baik yang
menguntungkan ataupun yang merugikan
4. Laporan kinerja sebaiknya diterbitkan paling sedikit sebulan sekali
5. Laporan kinerja harus disesuaikan dengan kebutuhan dan
pengalaman pemakai
6. Penyajian laporan kinerja sebaiknya memperhatikan kemampuan
penerima dalam memahami laporan tersebut.

Analisa Kinerja Sistem, By Arief Jananto, S.Kom 13

Penetuan penyebab timbulnya penyimpangan

kinerja sesungguhnya dari yang ditetapkan
dalam standar

„ Penyimpangan kinerja dapat berupa penyimpangan yang merugikan

maupun yang menguntungkan dimana semua memerlukan
perhatian, analisis, dan penafsiran dan manajemen.
„ Penyimpangan yang merugikan memberi tanda bahaya dan
memerlukan penyelidikan lebih lanjut untuk menemukan penyebab
yang tepat.
„ Penyimpangan yang menguntungkan juga memerlukan perhatian
yang sama dari manajemen karena mengandung informasi yang
banyak manfaatnya.
„ Masalah yang kemungkinan timbul dalam menentukan penyebab
penyimpangan adalah manajer dan bawahannya tidak bekerja sama
dalam penyelidikan. Seringkali pencarian penyebab terjadinya
penyimpangan dianggap sebagai upaya untuk mencari siapa yang
salah. Untuk rnenghindari situasi seperti ini para manajer harus
diyakinkan bahwa proses evaluasi adalah mencari penyebab yang
ditujukan untuk memecahkan masalah masa yang akan datang dan
bukan mencari siapa yang salah atas hasil yang tidak
menguntungkan dimasa yang lalu.
Analisa Kinerja Sistem, By Arief Jananto, S.Kom 14

7
Penegakkan perilaku yang diinginkan dan
tindakan yang digunakan untuk mendegah
perilaku yang tidak diinginkan

„ Tahap akhir penilaian kinerja adalah tindakan koreksi untuk

menegakkan perilaku tertentu didalam pencapaian sasaran
yang telah ditetapkan. Sasaran yang dicapai dengan
menggunakan perilaku tidak seperti yang diinginkan bukan
merupakan tujuan penilaian kinerja. Perilaku merupakan
tindakan orang untuk memproduksi hasil.
„ Hasil merupakan petunjuk efektifitas kinerja. Organisasi harus
melakukan evaluasi atas keduanya, perilaku dan hasil yang
dicapai dari perilaku tersebut.
„ Hasil dimasa yang akan datang dapat dipengaruhi oleh
penegakkan perilaku yang diinginkan melalui sistem
penghargaan yang didasarkan atas kinerja.

Analisa Kinerja Sistem, By Arief Jananto, S.Kom 15

UKURAN KINERJA

Terdapat tiga macam ukuran yang dapat

digunakan untuk mengukur kinerja
secara kuantitatif yaitu :
1. Ukuran kriteria tunggal (Single criterium).
2. Ukuran kriteria beragam (Multiple criterium)
3. Ukuran kriteria gabungan (Composite criterium)

Analisa Kinerja Sistem, By Arief Jananto, S.Kom 16

8
Ad.1. Ukuran kriteria tunggal ( Single criterium)

„ Yaitu ukuran kinerja yang hanya menggunakan satu ukuran

untuk menilai kinerja manajernya. Jika kriteria tunggal
digunakan untuk mengukur kinerjanya, orang akan cenderung
memusatkan usahanya kepada kriteria tersebut sebagai akibat
diabaikannya kriteria yang lain yang kemungkinan sama
pentingnya dalam menentukan sukse atau tidaknya
perusahaan atau bagiannya.
„ Sebagai contoh manajer produksi diukur kinerjanya dari
tercapainya target kuantitas produk yang dihasilkan dalam
jangka waktu tertentu kemungkinan akan mengabaikan
pertimbangan penting lainnya mengenai mutu, biaya,
pemeliharaan equipment dan sumber daya manusia.

Analisa Kinerja Sistem, By Arief Jananto, S.Kom 17

Ad.2. Ukuran kriteria beragam (Multiple criterium)

criterium)

„ Yaitu ukuran kinerja yang menggunakan berbagai macam

ukuran dalam menilai kinerja manajernya. Kriteria ini
merupakan cara untuk mengatasi kelemahan kriteria tunggal
dalam pengukuran kinerja. Berbagai aspek kinerja manajer
dicari ukuran kriterianya sehingga seorang manajer diukur
kinerjanya dengan berbagai kriteria. Tujuan penggunaan
kriteria ini adalah agar manajer yang diukur kinerjanya
mengerahkan usahanya kepada berbagai kinerja.
„ Contohnya manajer divisi suatu perusahaan diukur kinerjanya
dengan berbagai kriteria antara lain profitabilitas, pangsa
pasar, produktifitas, pengembangan karyawan, tanggung
jawab masyarakat, keseimbangan antara sasaran jangka
pendek dan sasaran jangka panjang.

Analisa Kinerja Sistem, By Arief Jananto, S.Kom 18

9
Ad.3. Ukuran kriteria gabungan (Composite criterium)

„ Yaitu ukuran kinerja yang menggunakan berbagai macam

ukuran memperhitungkan bobot masing-
masing-masing ukuran dan
menghitung rata-
rata-ratanya sebagai ukuran menyeluruh kinerja
manajernya. Karena disadari bahwa beberapa tujuan lebih
panting bagi perusahaan secara keseluruhan dibandingkan
dengan tujuan yang lain, beberapa perusahaan memberikan
bobot angka tertentu kepada beragan kriteria kinerja untuk
mendapatkan ukuran tunggal kinerja manajer, setelah
memperhitungkan bobot beragam kriteria kinerja masing-
masing-
masing.
„ Contohnya diumpamakan seorang manajer divisi diukur
kinerjanya dari dua unsur yaitu profitabilitas dan pangsa
pasar.

Analisa Kinerja Sistem, By Arief Jananto, S.Kom 19

„ Contohnya diumpamakan seorang manajer divisi diukur kinerjanya

dari dua unsur yaitu profitabilitas dan pangsa pasar.
pasar.
„ Bobot kinerja profitabilitas ditetapkan sebesar 4 dan untuk pangsa
pasar ditetapkan 6. Misalkan ukuran kinerja profitabilitas dan pangsa
pasar menggunakan nilai yang berkisar 0 s/d 10. Manajer divisi A
yang memperoleh nilai 8 untuk profitabilitas dan 6 untuk pangsa
pasar,
pasar, akan memperoleh ukuran kriteria gabungan sebesar 20 dan
akan dihitung serta digambarkan sebagai berikut :

Analisa Kinerja Sistem, By Arief Jananto, S.Kom 20

10
Pengertian Indikator

Ada beberapa pengertian yang disampaikan oleh para

pakar antara lain:
„ Indikator adalah pengukuran tidak langsung suatu
peristiwa atau kondisi. Contoh: berat badan bayi
dan umurnya adalah indikator status nutrisi dari
bayi tersebut ( Wilson & Sapanuchart, 1993).
„ Indikator adalah variabel yang mengindikasikan
atau menunjukkan satu kecenderungan situasi,
yang dapat dipergunakan untuk mengukur
perubahan (Green, 1992).
„ Indikator adalah variable untuk mengukur suatu
perubahan baik langsung maupun tidak langsung
(WHO, 1981)
Analisa Kinerja Sistem, By Arief Jananto, S.Kom 21

Indikator Memiliki Karakteristik

sebagai berikut :
– Sahih (Valid) artinya indikator benar-
benar-benar dapat dipakai
untuk mengukur aspek-
aspek-aspek yang akan dinilai.
– Dapat dipercaya (Reliable): mampu menunjukkan hasil
yang sama pada saat yang berulang kali, untuk waktu
sekarang maupun yang akan datang.
– Peka (Sensitive): cukup peka untuk mengukur sehingga
jumlahnya tidak perlu banyak.
– Spesifik (Specific) memberikan gambaran prubahan
ukuran yang jelas dan tidak tumpang tindih.
tindih.
– Relevan:
Relevan: sesuai dengan aspek kegiatan yang akan diukur
dan kritikal contoh:
contoh: pada unit bedah indikator yang dibuat
berhubungan dengan pre-pre-operasi dan post-
post-operasi.
operasi.

Analisa Kinerja Sistem, By Arief Jananto, S.Kom 22

11
Klasifikasi Indikator
Sistem klasifikasi indicator didasarkan atas kerangka kerja yang logis
dimana kontinuum masukan (input) pada akhirnya mengarah pada
luaran (outcomes).
„ Indikator input merujuk pada sumber-
sumber-sumber yang diperlukan untuk
melaksanakan aktivitas al: personel,
personel, alat/fasilitas,
alat/fasilitas, informasi,
informasi, dana,
dana,
peraturan/kebijakan.
peraturan/kebijakan.
„ Indikator proses adalah memonitor tugas atau kegiatan yang
dilaksanakan.
dilaksanakan.
„ Indikator output : mengukur hasil meliputi cakupan,
cakupan, termasuk
pengetahuan,
pengetahuan, sikap,
sikap, dan perubahan perilaku yang dihasilkan oleh
dilakukan. Indikator ini juga disebut indicator effect.
tindakan yang dilakukan.
„ Indikator outcome : dipergunakan untuk menilai perubahan atau
dampak (impact) suatu program, perkembangan jangka panjang
termasuk perubahan status kesehatan masyarakat/penduduk.
masyarakat/penduduk.

Analisa Kinerja Sistem, By Arief Jananto, S.Kom 23

Pengertian Evaluasi
Kinerja
„ Pengertian Kinerja (Performance)
– How Well The System Operates
„ Pengertian Evaluasi
– Suatu proses untuk menyediakan informasi
tentang sejauh mana suatu kegiatan tertentu
telah dicapai,
dicapai, bagaimana perbedaan pencapaian
itu dengan suatu standar tertentu untuk
mengetahui apakah ada selisih diantara
keduannya,
keduannya, serta bagaimana manfaat yang telah
dikerjakan itu bila dibandingkan dengan
harapan-
harapan-harapan yang ingin diperoleh.
diperoleh.
Analisa Kinerja Sistem, By Arief Jananto, S.Kom 24

12
A = Faktor yang akan dievaluasi
AB=Apa
AB=Apa yang diharapkan dari faktor A
BD= Rentetan mengenai harapan-
harapan-harapan atas faktor A, jika ada
AC= Fakta-
Fakta-fakta mengenai A
CE= Proses analisis data AC sehingga menghasilkan nilai E
DE= Adalah gap, yaitu besar perbedaan antara harapan (D) dan kenyataan (E)
F=Suatu
F=Suatu Tolok ukur untuk menilai gap
G=Hasil
G=Hasil evaluasi menggunakan tolok ukur F, bahwa faktor A memang
bermasalah
H=Hasil
H=Hasil evaluasi menggunakan tolok ukur F, bahwa faktor A tidan bermasalah
GI=Tindak
GI=Tindak lanjut hasil evaluasi

Contoh
„ Perusahaan ingin mengevaluasi penjualan(A).
penjualan(A). Menurut
rencana laba tahun 2001 sebesar 1 juta(AB).
juta(AB). Pada akhir
desember 2001 terkumpul data pengeluaran dan
pemasukkan(A).
pemasukkan(A). Lalu dilakukan perhitungan yang akhirnya
dapat laba,
laba, misalnya sebesar Rp.Rp. 900.000(E). Selanjutnya
dibandingkan selisih laba seharusnya dan laba kenyataan
(antara D dan E) – inilah gap. Bandingkan nilai gap dengan
tolok ukur tertentu (F) berupa kebijakan perusahaan(misalnya
: jika nilai gapnya kurang dari 5% maka penyimpangan
dianggap wajar).
wajar). Setelah dihitung,
dihitung, gapnya hanya 10% , maka
hasil evaluasi dari sisi laba bersih adalah bermasalah(H)
bermasalah(H)

Analisa Kinerja Sistem, By Arief Jananto, S.Kom 26

13
Analisa Kinerja Sistem, By Arief Jananto, S.Kom 27

14