Analisa Kinerja Sistem

Analisa Kinerja Sistem, By Arief Jananto, S.Kom

1

Pendahuluan
Kinerja (performance) menjadi isu dunia saat ini. Hal tersebut terjadi sebagai konsekuensi tuntutan masyarakat terhadap kebutuhan akan pelayanan prima atau pelayanan yang bermutu tinggi. Mutu tidak terpisahkan dari standar, karena kinerja diukur berdasarkan standar.
Analisa Kinerja Sistem, By Arief Jananto, S.Kom 2

1

1991) – Pekerjaan yang merupakan gabungan dari karakteristik pribadi dan pengorganisasian seseorang (Kurb. Karena organisasi pada dasarnya dijalankan oleh manusia maka penilaian kinerja sesungguhnya merupakan penilaian atas prilaku manusia dalam melaksanakan peran yang mereka mainkan dalam organisasi. hal 419) adalah penentuan secara periodik efektifitas operasional suatu organisasi. By Arief Jananto. Kemampuan kerja (tt peralatan). By Arief Jananto. standar dan kriteria yang ditetapkan sebelumnya. – Keberhasilan seseorang dalam melaksanakan suatu pekerjaan (As'ad. hal 503) adalah merupakan kata banda (n) yang artinya: 1. Analisa Kinerja Sistem. 1977) Analisa Kinerja Sistem. Para pakar banyak memberikan definisi tentang kinerja secara umum. 1993). S. dan dibawah ini disajikan beberapa diantaranya: – Catatan tentang hasil-hasil yang diperoleh dari fungsihasilfungsifungsi pekerjaan atau kegiatan tertentu selama kurun waktu tertentu (Bernardin dan Russel.Prestasi yang diperlihatkan. S.Pengertian Kinerja Kata kinerja (performance) dalam konteks tugas. 3. bagian organisasi dan karyawannya berdasarkan sasaran. Sedangkan penilaian kinerja menurut Mulyadi (1997. sama dengan prestasi kerja.Kom 4 2 .Kom 3 Pengertian Kinerja Pengertian kinerja menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (1997. 1986) – Apa yang dapat dikerjakan sesuai dengan tugas dan fungsinya (Gilbert. 2. Sesuatu yang dicapai.

S. Peningkatan prestasi kerja perorangan pada gilirannya akan mendorong kinerja staf. By Arief Jananto. Standar prilaku dapat berupa kebijakan manajemen atau rencana formal yang dituangkan dalam anggaran. Merangsang minat dalam pengembangan pribadi dengan meningkatkan hasil kerja melalui prestasi pribadi. Analisa Kinerja Sistem." Analisa Kinerja Sistem. Memberikan kesempatan kepada staf untuk menyampaikan perasaannya tentang pekerjaan. S.Kom 6 3 . baik secara individu maupun dalam kelompok setinggi tingginya. sehingga terbuka jalur komunikasi dua arah antara pimpinan dan staf.Tujuan Meningkatkan prestasi kerja staf. By Arief Jananto.Kom 5 Sedangkan tujuan penilaian kinerja (Mulyadi. 1997) adalah: " Untuk memotivasi karyawan dalam mencapai sasaran organisasi dan dalam mematuhi standar prilaku yang telah ditetapkan sebelumnya agar membuahkan tindakan dan hasil yang diinginkan.

Usaha yang diperlukan untuk mencapai tujuan b. 3. 2. Menyediakan suatu dasar bagi distribusi penghargaan. Menyediakan umpan balik bagi karyawan mengenai bagaimana atasan mereka menilai kinerja mereka. 4. Penghargaan yang mernuaskan tujuan pribadi Analisa Kinerja Sistem.Manfaat Penilaian Kinerja Untuk itu penilaian kinerja dimanfaatkan oleh manajemen untuk hal-hal sebagai berikut : hal1.Kom 7 Salah satu diantara teori motivasi yang dikembangkan oleh para peneliti untuk memprediksi motivasi dan kinerja adalah expectary theory dimana menurut teori ini perilaku seseorang dipengaruhi oleh probabilitas yang dilekatkan terhadap hubungan individu sebagai berikut : a. By Arief Jananto. 5. Kinerja dan penghargaan c.Kom 8 4 . transfer dan pemberhentian. Mengelola operasi organisasi secara efektif dan efisian melalui pemitivasian karyawan secara maksimum. Analisa Kinerja Sistem. Mengidentifikasi kebutuhan pelatihan dan pengembangan karyawan dan untuk menyediakan kriteria seleksi dan evaluasi program pelatihan karyawan. By Arief Jananto. S. Membantu pengambilan keputusan yang bersangkutan dengan karyawan seperti promosi. S.

Penentuan kriteria yang dipakai untuk mengukur kinerja 3. ketrampilan. Tahap penilaian Tahap persiapan terdiri dari tahap rinci yaitu: 1. pengalaman tingkat sosial dan demografi seseorang. desain pekerjaan. latar belakang keluarga.Kom 10 5 .Menurut Gibson (1987) ada 3 faktor yang berpengaruh terhadap kinerja seseorang antara lain : Faktor individu: kemampuan.Kom 9 Tahap Penilaian Kinerja Tahap penilaian kinerja dilaksanakan dalam dua tahap utama yaitu: 1. sikap. sistem penghargaan (reward system) Analisa Kinerja Sistem. By Arief Jananto. motivasi dan kepuasan kerja Faktor organisasi : struktur organisasi. kepribadian. kepemimpinan. S. Faktor psikologis: persepsi. S. Pengukuran kinerja sesungguhnya Analisa Kinerja Sistem. Tahap persiapan 2. peran. Penentuan daerah pertanggungjawaban dan manajer yang bertanggungjawab 2. By Arief Jananto.

Permainan (gaming) 4.Penentuan penyebab timbulnya penyimpangan kinerja sesungguhnya dari yang ditetapkan dalam standar 3. Penonjolan dan pelanggaran aturan (focusing and illegal act) Analisa Kinerja Sistem.Tahap Penilaian Kinerja Tahap penilaian terdiri dari tiga tahap rinci : 1. Analisa Kinerja Sistem. By Arief Jananto.Kom 11 Pengukuran Kinerja sesungguhnya Perilaku yang tidak seharusnya muncul dalam pengukuran kinerja adalah : 1. S. By Arief Jananto.Pembandingan kinerja sesungguhnya dengan sasaran yang telah ditetapkan sebelumnya 2. Pencondongan (biasing) 3. S.Kom 12 6 . Perataan (smothing) 2.Penegakan prilaku yang diinginkan dan tindakan yang digunakan untuk mencegah perilaku yang tidak diinginkan.

Kom 14 7 .Pembandingan kinerja sesungguhnya dengan sasaran yang telah ditetapkan sebelumnya Laporan kinerja harus memenuhi syarat-syarat sebagai berikut: syarat1. Penyimpangan yang merugikan memberi tanda bahaya dan memerlukan penyelidikan lebih lanjut untuk menemukan penyebab yang tepat. By Arief Jananto. Seringkali pencarian penyebab terjadinya penyimpangan dianggap sebagai upaya untuk mencari siapa yang salah. dan penafsiran dan manajemen. Laporan kinerja untul (manajer tingkat bawah harus berisi informasi informasi yang rinci dan laporan kinerja untuk manajer tingkat diatasnya harus harus berisi informasi yang lebih ringkas. By Arief Jananto. Laporan kinerja harus disesuaikan dengan kebutuhan dan pengalaman pemakai 6.Kom 13 Penetuan penyebab timbulnya penyimpangan kinerja sesungguhnya dari yang ditetapkan dalam standar Penyimpangan kinerja dapat berupa penyimpangan yang merugikan maupun yang menguntungkan dimana semua memerlukan perhatian. Laporan kinerja sebaiknya diterbitkan paling sedikit sebulan sekali 5. Penyimpangan yang menguntungkan juga memerlukan perhatian yang sama dari manajemen karena mengandung informasi yang banyak manfaatnya. manajer. S. Analisa Kinerja Sistem. Semakin tinggi jenjang manajer. semakin ringkas isi laporan kinerjanya 2. Untuk rnenghindari situasi seperti ini para manajer harus diyakinkan bahwa proses evaluasi adalah mencari penyebab yang ditujukan untuk memecahkan masalah masa yang akan datang dan bukan mencari siapa yang salah atas hasil yang tidak menguntungkan dimasa yang lalu. Masalah yang kemungkinan timbul dalam menentukan penyebab penyimpangan adalah manajer dan bawahannya tidak bekerja sama dalam penyelidikan. sehingga manajer yang bertanggung bertanggung jawabatas kinerja dapat dimintai pertanggungjawaban atas unsurunsurunsur yang dikendalikan olehnya 3. Penyajian laporan kinerja sebaiknya memperhatikan kemampuan penerima dalam memahami laporan tersebut. Laporan kinerja berisi unsur terkendali dan unsur tidak terkendali terkendali yang disajikan secara terpisah. analisis. Analisa Kinerja Sistem. Laporan kinerja harus mencakup penyimpangan baik yang menguntungkan ataupun yang merugikan 4. S.

Hasil dimasa yang akan datang dapat dipengaruhi oleh penegakkan perilaku yang diinginkan melalui sistem penghargaan yang didasarkan atas kinerja. By Arief Jananto. Ukuran kriteria gabungan (Composite criterium) Analisa Kinerja Sistem.Penegakkan perilaku yang diinginkan dan tindakan yang digunakan untuk mendegah perilaku yang tidak diinginkan Tahap akhir penilaian kinerja adalah tindakan koreksi untuk menegakkan perilaku tertentu didalam pencapaian sasaran yang telah ditetapkan. Ukuran kriteria beragam (Multiple criterium) 3. Sasaran yang dicapai dengan menggunakan perilaku tidak seperti yang diinginkan bukan merupakan tujuan penilaian kinerja.Kom 15 UKURAN KINERJA Terdapat tiga macam ukuran yang dapat digunakan untuk mengukur kinerja secara kuantitatif yaitu : 1. Perilaku merupakan tindakan orang untuk memproduksi hasil. perilaku dan hasil yang dicapai dari perilaku tersebut. S. Hasil merupakan petunjuk efektifitas kinerja. By Arief Jananto. S. 2. Organisasi harus melakukan evaluasi atas keduanya. Analisa Kinerja Sistem.Kom 16 8 . Ukuran kriteria tunggal (Single criterium).

biaya. Sebagai contoh manajer produksi diukur kinerjanya dari tercapainya target kuantitas produk yang dihasilkan dalam jangka waktu tertentu kemungkinan akan mengabaikan pertimbangan penting lainnya mengenai mutu. Analisa Kinerja Sistem. Contohnya manajer divisi suatu perusahaan diukur kinerjanya dengan berbagai kriteria antara lain profitabilitas. By Arief Jananto. Analisa Kinerja Sistem. pangsa pasar.Ad. keseimbangan antara sasaran jangka pendek dan sasaran jangka panjang.2. S. orang akan cenderung memusatkan usahanya kepada kriteria tersebut sebagai akibat diabaikannya kriteria yang lain yang kemungkinan sama pentingnya dalam menentukan sukse atau tidaknya perusahaan atau bagiannya.1. Ukuran kriteria tunggal ( Single criterium) Yaitu ukuran kinerja yang hanya menggunakan satu ukuran untuk menilai kinerja manajernya. pemeliharaan equipment dan sumber daya manusia. produktifitas. Jika kriteria tunggal digunakan untuk mengukur kinerjanya.Kom 17 Ad.Kom 18 9 . Kriteria ini merupakan cara untuk mengatasi kelemahan kriteria tunggal dalam pengukuran kinerja. Berbagai aspek kinerja manajer dicari ukuran kriterianya sehingga seorang manajer diukur kinerjanya dengan berbagai kriteria. tanggung jawab masyarakat. By Arief Jananto. Tujuan penggunaan kriteria ini adalah agar manajer yang diukur kinerjanya mengerahkan usahanya kepada berbagai kinerja. S. pengembangan karyawan. Ukuran kriteria beragam (Multiple criterium) criterium) Yaitu ukuran kinerja yang menggunakan berbagai macam ukuran dalam menilai kinerja manajernya.

beberapa perusahaan memberikan bobot angka tertentu kepada beragan kriteria kinerja untuk mendapatkan ukuran tunggal kinerja manajer. S.Kom 20 10 .Kom 19 Contohnya diumpamakan seorang manajer divisi diukur kinerjanya dari dua unsur yaitu profitabilitas dan pangsa pasar.3. By Arief Jananto. akan memperoleh ukuran kriteria gabungan sebesar 20 dan pasar. By Arief Jananto. Misalkan ukuran kinerja profitabilitas dan pangsa pasar menggunakan nilai yang berkisar 0 s/d 10. setelah memperhitungkan bobot beragam kriteria kinerja masingmasingmasing. S. Karena disadari bahwa beberapa tujuan lebih panting bagi perusahaan secara keseluruhan dibandingkan dengan tujuan yang lain. Manajer divisi A yang memperoleh nilai 8 untuk profitabilitas dan 6 untuk pangsa pasar. Analisa Kinerja Sistem. Bobot kinerja profitabilitas ditetapkan sebesar 4 dan untuk pangsa pasar ditetapkan 6. Contohnya diumpamakan seorang manajer divisi diukur kinerjanya dari dua unsur yaitu profitabilitas dan pangsa pasar. akan dihitung serta digambarkan sebagai berikut : Analisa Kinerja Sistem.Ad. pasar. Ukuran kriteria gabungan (Composite criterium) Yaitu ukuran kinerja yang menggunakan berbagai macam ukuran memperhitungkan bobot masing-masing ukuran dan masingmenghitung rata-ratanya sebagai ukuran menyeluruh kinerja ratamanajernya.

1992). S. Analisa Kinerja Sistem. tindih. Indikator adalah variable untuk mengukur suatu perubahan baik langsung maupun tidak langsung (WHO. S. 1993). yang dapat dipergunakan untuk mengukur perubahan (Green. prepost.Pengertian Indikator Ada beberapa pengertian yang disampaikan oleh para pakar antara lain: Indikator adalah pengukuran tidak langsung suatu peristiwa atau kondisi. aspek– Dapat dipercaya (Reliable): mampu menunjukkan hasil yang sama pada saat yang berulang kali. Contoh: berat badan bayi dan umurnya adalah indikator status nutrisi dari bayi tersebut ( Wilson & Sapanuchart. By Arief Jananto.Kom 21 Indikator Memiliki Karakteristik sebagai berikut : – Sahih (Valid) artinya indikator benar-benar dapat dipakai benaruntuk mengukur aspek-aspek yang akan dinilai. – Peka (Sensitive): cukup peka untuk mengukur sehingga jumlahnya tidak perlu banyak.Kom 22 11 . Indikator adalah variabel yang mengindikasikan atau menunjukkan satu kecenderungan situasi. – Spesifik (Specific) memberikan gambaran prubahan ukuran yang jelas dan tidak tumpang tindih. untuk waktu sekarang maupun yang akan datang. 1981) Analisa Kinerja Sistem. By Arief Jananto. – Relevan: sesuai dengan aspek kegiatan yang akan diukur Relevan: dan kritikal contoh: pada unit bedah indikator yang dibuat contoh: berhubungan dengan pre-operasi dan post-operasi.operasi.

Analisa Kinerja Sistem. termasuk cakupan. bagaimana perbedaan pencapaian dicapai. personel.Kom 24 12 . Indikator input merujuk pada sumber-sumber yang diperlukan untuk sumbermelaksanakan aktivitas al: personel. dana. Indikator proses adalah memonitor tugas atau kegiatan yang dilaksanakan. S. dilakukan. informasi. peraturan/kebijakan. peraturan/kebijakan. itu dengan suatu standar tertentu untuk mengetahui apakah ada selisih diantara keduannya. alat/fasilitas. dilaksanakan. harapandiperoleh. dikerjakan itu bila dibandingkan dengan harapan-harapan yang ingin diperoleh. serta bagaimana manfaat yang telah keduannya. Indikator output : mengukur hasil meliputi cakupan. tindakan yang dilakukan. Analisa Kinerja Sistem. S. Indikator ini juga disebut indicator effect. pengetahuan.Kom 23 Pengertian Evaluasi Kinerja Pengertian Kinerja (Performance) – How Well The System Operates Pengertian Evaluasi – Suatu proses untuk menyediakan informasi tentang sejauh mana suatu kegiatan tertentu telah dicapai. dan perubahan perilaku yang dihasilkan oleh pengetahuan.Klasifikasi Indikator Sistem klasifikasi indicator didasarkan atas kerangka kerja yang logis dimana kontinuum masukan (input) pada akhirnya mengarah pada luaran (outcomes). By Arief Jananto. dana. masyarakat/penduduk. sikap. perkembangan jangka panjang termasuk perubahan status kesehatan masyarakat/penduduk. alat/fasilitas. sikap. Indikator outcome : dipergunakan untuk menilai perubahan atau dampak (impact) suatu program. informasi. By Arief Jananto.

maka wajar). dapat laba. rencana laba tahun 2001 sebesar 1 juta(AB). bahwa faktor A tidan bermasalah H=Hasil GI=Tindak lanjut hasil evaluasi GI=Tindak Contoh Perusahaan ingin mengevaluasi penjualan(A). Bandingkan nilai gap dengan tolok ukur tertentu (F) berupa kebijakan perusahaan(misalnya : jika nilai gapnya kurang dari 5% maka penyimpangan dianggap wajar). bahwa faktor A memang G=Hasil bermasalah H=Hasil evaluasi menggunakan tolok ukur F. Selanjutnya laba.Kom 26 13 . dibandingkan selisih laba seharusnya dan laba kenyataan (antara D dan E) – inilah gap. Menurut penjualan(A). jika ada harapanAC= Fakta-fakta mengenai A FaktaCE= Proses analisis data AC sehingga menghasilkan nilai E DE= Adalah gap. misalnya sebesar Rp. S.A = Faktor yang akan dievaluasi AB=Apa yang diharapkan dari faktor A AB=Apa BD= Rentetan mengenai harapan-harapan atas faktor A. dihitung. Pada akhir juta(AB). By Arief Jananto. Setelah dihitung. yaitu besar perbedaan antara harapan (D) dan kenyataan (E) F=Suatu Tolok ukur untuk menilai gap F=Suatu G=Hasil evaluasi menggunakan tolok ukur F.000(E). desember 2001 terkumpul data pengeluaran dan pemasukkan(A). Lalu dilakukan perhitungan yang akhirnya pemasukkan(A). gapnya hanya 10% . Rp. 900. hasil evaluasi dari sisi laba bersih adalah bermasalah(H) bermasalah(H) Analisa Kinerja Sistem.

By Arief Jananto. S.Kom 27 14 .Analisa Kinerja Sistem.