Etika Bermesyuarat Pengertian mesyuarat Mesyuarat adalah perbincangan formal di antara tiga individu atau lebih untuk mencapai

objektif bersama melalui proses komunikasi. Mesyuarat berbeza mengikut keahlian , organisasi dan objektifnya.

Mesyuarat menurut islam ««Oleh itu, maafkanlah mereka (mengenai kesalahan yang mereka lakukan terhadapmu ) dan pohonlah ampun bagi mereka dan juga bermesyuaratlah dengan mereka dalam urusan ( peperangan dan soal - soal duniawi ) itu. Tafsiran Al-imran: 159 Islam menjadikan syura sebagai peraturan untuk meneliti dan memeriksa pendapat orang lain serta menyatukan pendapat – pendapat tersebut agar memperolehi petunjuk. Bermesyuarat membawa erti berjihad kepada kebenaran dan menjunjung tinggi hukum-hukum Allah. Jenis-jenis mesyuarat - Mesyuarat Agong Tahunan - Mesyuarat Pagi - Mesyuarat Luar Biasa - Mesyuarat Jawatankuasa - Taklimat Carta aliran pengurusan mesyuarat

Tindakan pra-mesyuarat • • • • • • • • • Menentukan tarikh. masa. tempat dan agendabersama pengerusi Membincangkan tujuan / objektif Membuat tempahanbilik mesyuarat Menentukan kertas-kertas kerja kementerian/jabatan/unit (< 15 hari) Menghantar surat jemputan ( 10 hari ) Menyediakan kemudahanbilik Menentukan kehadiran ( 1 jam ) Perbincangan pra-mesyuarat (2 hari) Makluman mengenai etika mesyuarat kepada ahli Tindakan semasa mesyuarat • • • • Memulakan mesyuarat Mengawal perbincangan Berikan penjelasan jika perlu Mencatat minit mesyuarat / kehadiran /atau tindakan Merumus mesyuarat Tindakan selepas mesyuarat • • • • • • • Menyediakan draf minit ( 3 hari ) Meluluskan dan mengedarkan minit ( 1 minggu ) Susunan nama kehadiran ahli Pelaksanaan keputusan mesyuarat / pengesanan maklumbalas Laporan maklumbalas oleh urusetia Menentukan format maklumbalas dari kementerian / jabatan / unit Mesyuarat post mortem .

.• Membentuk dan menyusun agenda Perkara-perkara utama dalam agenda: • • • • • • • perutusan pengerusi pengesahan minit mesyuarat yang lalu perkara-perkaraberbangkit senarai perkara-perkara baru yang hendak dibincangkan pembentangan kertas-kertas kerja jika ada hal-hal lain penutup mesyuarat Susun atur tempat mesyuarat Sesuai untuk perbincangan dan kompromi bagi perbincangan peserta tidak ramai.

pastikan slaid power point. 13. Dengar dengan teliti setiap maklumat yang telah disampaikan dan soalan yang telah ditanyakan. Jangan bertanyakan soalan yang panjang. 12. 4. 6. 14. 8. bertanya. Berpakaian secara profesional untuk menghadiri mesyuarat. 2. Sekiranya ingin bertanyakan soalan. Ini akan mengganggu tumpuan ahli yang lain serta tumpuan pengacara. Pecahkan kepada beberapa bahagian dan bertanya satu perkara pada satu-satu masa. 30 etika penting di dalam mesyuarat 1.Sesuai untuk perbincangan dan kompromi bagi bilangan peserta yang ramai. lampiran telah disediakan. Sekiranya terlupa untuk mematikan telefon bimbit. 16. Di dalam perbincangan. 11. kecuali sekiranya perlu dan mendapat kebenaran pulang awal. Sentiasa tenang walaupun keadaan menjadi tenang. 5. Jangan mengharapkan orang lain untuk hadir sebagai ganti didalam mesyuarat. Sentiasa bertenang dan menumpukan perhatian. Apabila dipanggil menghadiri mesyuarat. Jangan lakuakan perkara yang boleh mengganggu perhatian orang lain atau membaca bahan bacaan yang tidak berkaitan mesyuarat. Jangan sampaikan maklumat yang telah dibincangkan kepada pihak lain yang tidak berkaitan. Jangan mengganggu pengacara kecuali sekiranya dipinta untuk memberikan pendapat secara terbuka dalam mesyuarat. 7. Setiap perkara yang dibincangkan harus dianggap sulit. elakkan dari terlewat. Datang tepat pada masanya atau hadir awal. benarkan orang yang lebih kanan untuk memberi cadangan dahulu. 17. bercakap dengan tepat dan padat serta patikan ianya relevan. 9. Elakkan bertanyakan soalan yang sama berulang kali. setidak-tidaknya datang tepat pada waktu mesyuarat bermula. Jangan mengganggu ahli lain yang sedang membentangkan maklumat. Tetapkan had masa mesyuarat dan akhiri tepat pada masanya. Hadir keseluruhan mesyuarat. Sekiranya tidak boleh hadir awal. terima dangan rela. 10. 15. jangan jawab panggilan ketika bermesyarat. pastikan untuk memberi maklum balas. 18. angkat tangan dan tunggu sehingga dipinta meluahkan pertanyaan. bahawa pulang awal akan mengganggu penumpuan ahli yang lain dan tidak menghormati pengacara. Pastiakan alat elektronik seperti telefon bimbit di dalam mode senyap. Sekiranya perlu membuat pembentangan. . Bersedia dengan pen dan kertas. Jangan berbual dengan ahli lain keti bermesyuarat. Sekiranya terlewat. masuk dengan senyap tanpa melakukan perkara yang boleh menarik perhatian orang lain. Lampiran hendaklah diserahkan kepada pihak yang terlibat sekurang-kurangnya 3 hari sebelum mesyuarat. sekiranya kedudukan tempat duduk telah ditetapkan. 19. 3. Sekiranya tidak pasti. Tanamkan di dalam fikiran.

jangan bermain mesej. sampaikan segala maklumat yang telah dibincangkan. 26.90 % sepanjang masa. Bersopan santun dan hormati orang lain. menghantar email. penyelesaian yang telah dicapai dan isu yang masih perlu dibincangkan. Berikan reaksi yang positif terhadap permintaan pengerusi mesyuarat. Jangan menghina atau menggunakan slanga.20. 21. Berikan sepenuh perhatian terhadap mesyuarat. memotong kuku. Tetapkan agenda sebelum mesyuarat dan disampaikan kepada ahli lain sbelum mesyuarat. Ini bukanlah tempat yang sesuai. Pastikan “eye contact” 80 . ingatkan peserta lain untuk mengikut agenda yang ditetapkan dan cadangkan perkara lain dibawa ke mesyuarat seterusnya. 28. Sekiranya mesyuarat terkeluar dari agenda. 27. bersolek. 23. 30. 22. Sekiranya ada ahli yang tidak hadir. Tunjukkan pengetahuan dan kefahaman anda. pastikan anda mengutarakan cadangan untuk menyelesaikan masalah ini. Apabila mesyuarat telah berakhir. menyikat rambut dan lalin-lain. Jangtan lupa untuk berterima kasih dan meminta maklum balas kepada ahli yang hadir. . Ikut agenda mesyuarat yang telah dirancangkan. simpulkan segala aktiviti yang perlu dilakukan. 24. Sekiranya tujuan mesyuarat untuk membincangkan masalah. Berterima kasih kepada pengerusi yang mengatur mesyuarat sebagai tanda hormat. 25. 29. Tampilkan diri anda secara profesional.