Etika Bermesyuarat

Pengertian mesyuarat

Mesyuarat adalah perbincangan formal di antara tiga individu atau lebih untuk mencapai
objektif bersama melalui proses komunikasi. Mesyuarat berbeza mengikut keahlian ,
organisasi dan objektifnya.

Mesyuarat menurut islam

««Oleh itu, maafkanlah mereka (mengenai kesalahan yang mereka lakukan terhadapmu )
dan pohonlah ampun bagi mereka dan juga bermesyuaratlah dengan mereka dalam
urusan ( peperangan dan soal - soal duniawi ) itu. Tafsiran Al-imran: 159

Islam menjadikan syura sebagai peraturan untuk meneliti dan memeriksa pendapat orang
lain serta menyatukan pendapat – pendapat tersebut agar memperolehi petunjuk.

Bermesyuarat membawa erti berjihad kepada kebenaran dan menjunjung

tinggi hukum-hukum Allah.

Jenis-jenis mesyuarat

- Mesyuarat Agong Tahunan

- Mesyuarat Pagi
- Mesyuarat Luar Biasa
- Mesyuarat Jawatankuasa
- Taklimat

Carta aliran pengurusan mesyuarat

Tindakan pra-mesyuarat

 Menentukan tarikh, masa, tempat dan agendabersama pengerusi

 Membincangkan tujuan / objektif
 Membuat tempahanbilik mesyuarat
 Menentukan kertas-kertas kerja kementerian/jabatan/unit (< 15 hari)
 Menghantar surat jemputan ( 10 hari )
 Menyediakan kemudahanbilik
 Menentukan kehadiran ( 1 jam )
 Perbincangan pra-mesyuarat (2 hari)
 Makluman mengenai etika mesyuarat kepada ahli

Tindakan semasa mesyuarat

 Memulakan mesyuarat
 Mengawal perbincangan
 Berikan penjelasan jika perlu
Mencatat minit mesyuarat / kehadiran /atau tindakan
 Merumus mesyuarat

Tindakan selepas mesyuarat

 Menyediakan draf minit ( 3 hari )
 Meluluskan dan mengedarkan minit ( 1 minggu )
 Susunan nama kehadiran ahli
 Pelaksanaan keputusan mesyuarat / pengesanan maklumbalas
 Laporan maklumbalas oleh urusetia
 Menentukan format maklumbalas dari kementerian / jabatan / unit
 Mesyuarat post mortem
  Membentuk dan menyusun agenda

Perkara-perkara utama dalam agenda:

 perutusan pengerusi
 pengesahan minit mesyuarat yang lalu
 perkara-perkaraberbangkit
 senarai perkara-perkara baru yang hendak dibincangkan
 pembentangan kertas-kertas kerja jika ada
 hal-hal lain
 penutup mesyuarat

Susun atur tempat mesyuarat

Sesuai untuk perbincangan dan kompromi bagi perbincangan peserta tidak ramai.
Sesuai untuk perbincangan dan kompromi bagi bilangan peserta yang ramai.

30 etika penting di dalam mesyuarat

1. Datang tepat pada masanya atau hadir awal. Sekiranya tidak boleh hadir awal,
elakkan dari terlewat, setidak-tidaknya datang tepat pada waktu mesyuarat
bermula. Sekiranya terlewat, masuk dengan senyap tanpa melakukan perkara
yang boleh menarik perhatian orang lain.
2. Apabila dipanggil menghadiri mesyuarat, pastikan untuk memberi maklum balas.
3. Jangan mengharapkan orang lain untuk hadir sebagai ganti didalam mesyuarat.
4. Bersedia dengan pen dan kertas.
5. Sekiranya perlu membuat pembentangan, pastikan slaid power point, lampiran
telah disediakan. Lampiran hendaklah diserahkan kepada pihak yang terlibat
sekurang-kurangnya 3 hari sebelum mesyuarat.
6. Jangan mengganggu pengacara kecuali sekiranya dipinta untuk memberikan
pendapat secara terbuka dalam mesyuarat. Jangan mengganggu ahli lain yang
sedang membentangkan maklumat.
7. Jangan berbual dengan ahli lain keti bermesyuarat. Ini akan mengganggu tumpuan
ahli yang lain serta tumpuan pengacara.
8. Pastiakan alat elektronik seperti telefon bimbit di dalam mode senyap. Sekiranya
terlupa untuk mematikan telefon bimbit, jangan jawab panggilan ketika
bermesyarat.
9. Sekiranya ingin bertanyakan soalan, angkat tangan dan tunggu sehingga dipinta
meluahkan pertanyaan.
10. Jangan bertanyakan soalan yang panjang. Pecahkan kepada beberapa bahagian
dan bertanya satu perkara pada satu-satu masa.
11. Dengar dengan teliti setiap maklumat yang telah disampaikan dan soalan yang
telah ditanyakan. Elakkan bertanyakan soalan yang sama berulang kali.
12. Sentiasa bertenang dan menumpukan perhatian. Jangan lakuakan perkara yang
boleh mengganggu perhatian orang lain atau membaca bahan bacaan yang tidak
berkaitan mesyuarat. Sentiasa tenang walaupun keadaan menjadi tenang.
13. Hadir keseluruhan mesyuarat, kecuali sekiranya perlu dan mendapat kebenaran
pulang awal. Tanamkan di dalam fikiran, bahawa pulang awal akan mengganggu
penumpuan ahli yang lain dan tidak menghormati pengacara.
14. Berpakaian secara profesional untuk menghadiri mesyuarat.
15. sekiranya kedudukan tempat duduk telah ditetapkan, terima dangan rela.
Sekiranya tidak pasti, bertanya.
16. Di dalam perbincangan, benarkan orang yang lebih kanan untuk memberi
cadangan dahulu.
17. bercakap dengan tepat dan padat serta patikan ianya relevan.
18. Jangan sampaikan maklumat yang telah dibincangkan kepada pihak lain yang
tidak berkaitan. Setiap perkara yang dibincangkan harus dianggap sulit.
19. Tetapkan had masa mesyuarat dan akhiri tepat pada masanya.
20. Ikut agenda mesyuarat yang telah dirancangkan. Tetapkan agenda sebelum
mesyuarat dan disampaikan kepada ahli lain sbelum mesyuarat.
21. Tampilkan diri anda secara profesional. Tunjukkan pengetahuan dan kefahaman
anda.
22. Berterima kasih kepada pengerusi yang mengatur mesyuarat sebagai tanda
hormat.
23. Sekiranya mesyuarat terkeluar dari agenda, ingatkan peserta lain untuk mengikut
agenda yang ditetapkan dan cadangkan perkara lain dibawa ke mesyuarat
seterusnya.
24. Berikan reaksi yang positif terhadap permintaan pengerusi mesyuarat.
25. Sekiranya tujuan mesyuarat untuk membincangkan masalah, pastikan anda
mengutarakan cadangan untuk menyelesaikan masalah ini.
26. Sekiranya ada ahli yang tidak hadir, sampaikan segala maklumat yang telah
dibincangkan.
27. Bersopan santun dan hormati orang lain. Jangan menghina atau menggunakan
slanga.
28. Berikan sepenuh perhatian terhadap mesyuarat, jangan bermain mesej,
menghantar email, bersolek, memotong kuku, menyikat rambut dan lalin-lain. Ini
bukanlah tempat yang sesuai.
29. Pastikan “eye contact” 80 - 90 % sepanjang masa.
30. Apabila mesyuarat telah berakhir, simpulkan segala aktiviti yang perlu dilakukan,
penyelesaian yang telah dicapai dan isu yang masih perlu dibincangkan. Jangtan
lupa untuk berterima kasih dan meminta maklum balas kepada ahli yang hadir.