Etika Bermesyuarat Pengertian mesyuarat Mesyuarat adalah perbincangan formal di antara tiga individu atau lebih untuk mencapai

objektif bersama melalui proses komunikasi. Mesyuarat berbeza mengikut keahlian , organisasi dan objektifnya.

Mesyuarat menurut islam ««Oleh itu, maafkanlah mereka (mengenai kesalahan yang mereka lakukan terhadapmu ) dan pohonlah ampun bagi mereka dan juga bermesyuaratlah dengan mereka dalam urusan ( peperangan dan soal - soal duniawi ) itu. Tafsiran Al-imran: 159 Islam menjadikan syura sebagai peraturan untuk meneliti dan memeriksa pendapat orang lain serta menyatukan pendapat – pendapat tersebut agar memperolehi petunjuk. Bermesyuarat membawa erti berjihad kepada kebenaran dan menjunjung tinggi hukum-hukum Allah. Jenis-jenis mesyuarat - Mesyuarat Agong Tahunan - Mesyuarat Pagi - Mesyuarat Luar Biasa - Mesyuarat Jawatankuasa - Taklimat Carta aliran pengurusan mesyuarat

tempat dan agendabersama pengerusi Membincangkan tujuan / objektif Membuat tempahanbilik mesyuarat Menentukan kertas-kertas kerja kementerian/jabatan/unit (< 15 hari) Menghantar surat jemputan ( 10 hari ) Menyediakan kemudahanbilik Menentukan kehadiran ( 1 jam ) Perbincangan pra-mesyuarat (2 hari) Makluman mengenai etika mesyuarat kepada ahli Tindakan semasa mesyuarat • • • • Memulakan mesyuarat Mengawal perbincangan Berikan penjelasan jika perlu Mencatat minit mesyuarat / kehadiran /atau tindakan Merumus mesyuarat Tindakan selepas mesyuarat • • • • • • • Menyediakan draf minit ( 3 hari ) Meluluskan dan mengedarkan minit ( 1 minggu ) Susunan nama kehadiran ahli Pelaksanaan keputusan mesyuarat / pengesanan maklumbalas Laporan maklumbalas oleh urusetia Menentukan format maklumbalas dari kementerian / jabatan / unit Mesyuarat post mortem . masa.Tindakan pra-mesyuarat • • • • • • • • • Menentukan tarikh.

.• Membentuk dan menyusun agenda Perkara-perkara utama dalam agenda: • • • • • • • perutusan pengerusi pengesahan minit mesyuarat yang lalu perkara-perkaraberbangkit senarai perkara-perkara baru yang hendak dibincangkan pembentangan kertas-kertas kerja jika ada hal-hal lain penutup mesyuarat Susun atur tempat mesyuarat Sesuai untuk perbincangan dan kompromi bagi perbincangan peserta tidak ramai.

7. Setiap perkara yang dibincangkan harus dianggap sulit. Sekiranya tidak boleh hadir awal. Apabila dipanggil menghadiri mesyuarat. Sentiasa bertenang dan menumpukan perhatian. Sekiranya perlu membuat pembentangan. Bersedia dengan pen dan kertas. kecuali sekiranya perlu dan mendapat kebenaran pulang awal. Jangan mengganggu ahli lain yang sedang membentangkan maklumat. Jangan sampaikan maklumat yang telah dibincangkan kepada pihak lain yang tidak berkaitan. elakkan dari terlewat. 13. jangan jawab panggilan ketika bermesyarat. Pastiakan alat elektronik seperti telefon bimbit di dalam mode senyap. 18.Sesuai untuk perbincangan dan kompromi bagi bilangan peserta yang ramai. Tetapkan had masa mesyuarat dan akhiri tepat pada masanya. 5. Ini akan mengganggu tumpuan ahli yang lain serta tumpuan pengacara. 3. bercakap dengan tepat dan padat serta patikan ianya relevan. 16. Datang tepat pada masanya atau hadir awal. 8. 9. Jangan mengganggu pengacara kecuali sekiranya dipinta untuk memberikan pendapat secara terbuka dalam mesyuarat. 17. bahawa pulang awal akan mengganggu penumpuan ahli yang lain dan tidak menghormati pengacara. 4. Hadir keseluruhan mesyuarat. Jangan mengharapkan orang lain untuk hadir sebagai ganti didalam mesyuarat. . Tanamkan di dalam fikiran. Sekiranya terlewat. 14. Sekiranya tidak pasti. Sekiranya ingin bertanyakan soalan. setidak-tidaknya datang tepat pada waktu mesyuarat bermula. Jangan bertanyakan soalan yang panjang. pastikan untuk memberi maklum balas. 15. benarkan orang yang lebih kanan untuk memberi cadangan dahulu. 12. terima dangan rela. 2. 30 etika penting di dalam mesyuarat 1. Sentiasa tenang walaupun keadaan menjadi tenang. 11. 6. Sekiranya terlupa untuk mematikan telefon bimbit. Pecahkan kepada beberapa bahagian dan bertanya satu perkara pada satu-satu masa. sekiranya kedudukan tempat duduk telah ditetapkan. 10. Lampiran hendaklah diserahkan kepada pihak yang terlibat sekurang-kurangnya 3 hari sebelum mesyuarat. Berpakaian secara profesional untuk menghadiri mesyuarat. Di dalam perbincangan. lampiran telah disediakan. Jangan lakuakan perkara yang boleh mengganggu perhatian orang lain atau membaca bahan bacaan yang tidak berkaitan mesyuarat. 19. Elakkan bertanyakan soalan yang sama berulang kali. angkat tangan dan tunggu sehingga dipinta meluahkan pertanyaan. bertanya. Dengar dengan teliti setiap maklumat yang telah disampaikan dan soalan yang telah ditanyakan. Jangan berbual dengan ahli lain keti bermesyuarat. masuk dengan senyap tanpa melakukan perkara yang boleh menarik perhatian orang lain. pastikan slaid power point.

22. sampaikan segala maklumat yang telah dibincangkan.90 % sepanjang masa. simpulkan segala aktiviti yang perlu dilakukan. 29. Ini bukanlah tempat yang sesuai. 26. Ikut agenda mesyuarat yang telah dirancangkan. Jangan menghina atau menggunakan slanga. 28. Tunjukkan pengetahuan dan kefahaman anda. Berikan sepenuh perhatian terhadap mesyuarat. Jangtan lupa untuk berterima kasih dan meminta maklum balas kepada ahli yang hadir. Sekiranya ada ahli yang tidak hadir. Tetapkan agenda sebelum mesyuarat dan disampaikan kepada ahli lain sbelum mesyuarat. pastikan anda mengutarakan cadangan untuk menyelesaikan masalah ini. 21. . 25. Pastikan “eye contact” 80 . memotong kuku. bersolek. Sekiranya tujuan mesyuarat untuk membincangkan masalah. Apabila mesyuarat telah berakhir. ingatkan peserta lain untuk mengikut agenda yang ditetapkan dan cadangkan perkara lain dibawa ke mesyuarat seterusnya. 23. Berterima kasih kepada pengerusi yang mengatur mesyuarat sebagai tanda hormat. jangan bermain mesej. Tampilkan diri anda secara profesional.20. menghantar email. Bersopan santun dan hormati orang lain. menyikat rambut dan lalin-lain. 24. Sekiranya mesyuarat terkeluar dari agenda. 27. penyelesaian yang telah dicapai dan isu yang masih perlu dibincangkan. 30. Berikan reaksi yang positif terhadap permintaan pengerusi mesyuarat.