Etika Bermesyuarat Pengertian mesyuarat Mesyuarat adalah perbincangan formal di antara tiga individu atau lebih untuk mencapai

objektif bersama melalui proses komunikasi. Mesyuarat berbeza mengikut keahlian , organisasi dan objektifnya.

Mesyuarat menurut islam ««Oleh itu, maafkanlah mereka (mengenai kesalahan yang mereka lakukan terhadapmu ) dan pohonlah ampun bagi mereka dan juga bermesyuaratlah dengan mereka dalam urusan ( peperangan dan soal - soal duniawi ) itu. Tafsiran Al-imran: 159 Islam menjadikan syura sebagai peraturan untuk meneliti dan memeriksa pendapat orang lain serta menyatukan pendapat – pendapat tersebut agar memperolehi petunjuk. Bermesyuarat membawa erti berjihad kepada kebenaran dan menjunjung tinggi hukum-hukum Allah. Jenis-jenis mesyuarat - Mesyuarat Agong Tahunan - Mesyuarat Pagi - Mesyuarat Luar Biasa - Mesyuarat Jawatankuasa - Taklimat Carta aliran pengurusan mesyuarat

Tindakan pra-mesyuarat • • • • • • • • • Menentukan tarikh. masa. tempat dan agendabersama pengerusi Membincangkan tujuan / objektif Membuat tempahanbilik mesyuarat Menentukan kertas-kertas kerja kementerian/jabatan/unit (< 15 hari) Menghantar surat jemputan ( 10 hari ) Menyediakan kemudahanbilik Menentukan kehadiran ( 1 jam ) Perbincangan pra-mesyuarat (2 hari) Makluman mengenai etika mesyuarat kepada ahli Tindakan semasa mesyuarat • • • • Memulakan mesyuarat Mengawal perbincangan Berikan penjelasan jika perlu Mencatat minit mesyuarat / kehadiran /atau tindakan Merumus mesyuarat Tindakan selepas mesyuarat • • • • • • • Menyediakan draf minit ( 3 hari ) Meluluskan dan mengedarkan minit ( 1 minggu ) Susunan nama kehadiran ahli Pelaksanaan keputusan mesyuarat / pengesanan maklumbalas Laporan maklumbalas oleh urusetia Menentukan format maklumbalas dari kementerian / jabatan / unit Mesyuarat post mortem .

.• Membentuk dan menyusun agenda Perkara-perkara utama dalam agenda: • • • • • • • perutusan pengerusi pengesahan minit mesyuarat yang lalu perkara-perkaraberbangkit senarai perkara-perkara baru yang hendak dibincangkan pembentangan kertas-kertas kerja jika ada hal-hal lain penutup mesyuarat Susun atur tempat mesyuarat Sesuai untuk perbincangan dan kompromi bagi perbincangan peserta tidak ramai.

Datang tepat pada masanya atau hadir awal. Ini akan mengganggu tumpuan ahli yang lain serta tumpuan pengacara. 2. sekiranya kedudukan tempat duduk telah ditetapkan. setidak-tidaknya datang tepat pada waktu mesyuarat bermula. benarkan orang yang lebih kanan untuk memberi cadangan dahulu. Elakkan bertanyakan soalan yang sama berulang kali. bahawa pulang awal akan mengganggu penumpuan ahli yang lain dan tidak menghormati pengacara. Lampiran hendaklah diserahkan kepada pihak yang terlibat sekurang-kurangnya 3 hari sebelum mesyuarat. lampiran telah disediakan. Tetapkan had masa mesyuarat dan akhiri tepat pada masanya. elakkan dari terlewat. 30 etika penting di dalam mesyuarat 1. 18. Setiap perkara yang dibincangkan harus dianggap sulit. Sekiranya tidak pasti. Di dalam perbincangan. Sekiranya ingin bertanyakan soalan. 12. Apabila dipanggil menghadiri mesyuarat. Jangan mengharapkan orang lain untuk hadir sebagai ganti didalam mesyuarat. 16. Berpakaian secara profesional untuk menghadiri mesyuarat. angkat tangan dan tunggu sehingga dipinta meluahkan pertanyaan. Hadir keseluruhan mesyuarat. terima dangan rela. masuk dengan senyap tanpa melakukan perkara yang boleh menarik perhatian orang lain. Tanamkan di dalam fikiran. Pastiakan alat elektronik seperti telefon bimbit di dalam mode senyap. 11. 10. Pecahkan kepada beberapa bahagian dan bertanya satu perkara pada satu-satu masa. bertanya. Jangan berbual dengan ahli lain keti bermesyuarat. Sekiranya tidak boleh hadir awal. Jangan mengganggu ahli lain yang sedang membentangkan maklumat. 19. Bersedia dengan pen dan kertas.Sesuai untuk perbincangan dan kompromi bagi bilangan peserta yang ramai. 17. jangan jawab panggilan ketika bermesyarat. bercakap dengan tepat dan padat serta patikan ianya relevan. 4. Dengar dengan teliti setiap maklumat yang telah disampaikan dan soalan yang telah ditanyakan. Jangan sampaikan maklumat yang telah dibincangkan kepada pihak lain yang tidak berkaitan. . 5. 7. 15. Jangan bertanyakan soalan yang panjang. pastikan untuk memberi maklum balas. pastikan slaid power point. Sekiranya terlewat. 8. 6. Jangan lakuakan perkara yang boleh mengganggu perhatian orang lain atau membaca bahan bacaan yang tidak berkaitan mesyuarat. 13. kecuali sekiranya perlu dan mendapat kebenaran pulang awal. Sekiranya perlu membuat pembentangan. Jangan mengganggu pengacara kecuali sekiranya dipinta untuk memberikan pendapat secara terbuka dalam mesyuarat. Sentiasa tenang walaupun keadaan menjadi tenang. 9. 14. Sentiasa bertenang dan menumpukan perhatian. 3. Sekiranya terlupa untuk mematikan telefon bimbit.

Tampilkan diri anda secara profesional. Jangan menghina atau menggunakan slanga. pastikan anda mengutarakan cadangan untuk menyelesaikan masalah ini. Bersopan santun dan hormati orang lain. 21. 30. 29. sampaikan segala maklumat yang telah dibincangkan. 27. Pastikan “eye contact” 80 . Apabila mesyuarat telah berakhir. Ikut agenda mesyuarat yang telah dirancangkan. Tetapkan agenda sebelum mesyuarat dan disampaikan kepada ahli lain sbelum mesyuarat. menghantar email. 22. jangan bermain mesej. 26. Jangtan lupa untuk berterima kasih dan meminta maklum balas kepada ahli yang hadir. ingatkan peserta lain untuk mengikut agenda yang ditetapkan dan cadangkan perkara lain dibawa ke mesyuarat seterusnya. simpulkan segala aktiviti yang perlu dilakukan. 24. bersolek. Ini bukanlah tempat yang sesuai. Sekiranya tujuan mesyuarat untuk membincangkan masalah. penyelesaian yang telah dicapai dan isu yang masih perlu dibincangkan. Berterima kasih kepada pengerusi yang mengatur mesyuarat sebagai tanda hormat. . 25. Sekiranya ada ahli yang tidak hadir.20. memotong kuku. menyikat rambut dan lalin-lain.90 % sepanjang masa. Tunjukkan pengetahuan dan kefahaman anda. Sekiranya mesyuarat terkeluar dari agenda. 23. Berikan sepenuh perhatian terhadap mesyuarat. Berikan reaksi yang positif terhadap permintaan pengerusi mesyuarat. 28.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful