Etika Bermesyuarat Pengertian mesyuarat Mesyuarat adalah perbincangan formal di antara tiga individu atau lebih untuk mencapai

objektif bersama melalui proses komunikasi. Mesyuarat berbeza mengikut keahlian , organisasi dan objektifnya.

Mesyuarat menurut islam ««Oleh itu, maafkanlah mereka (mengenai kesalahan yang mereka lakukan terhadapmu ) dan pohonlah ampun bagi mereka dan juga bermesyuaratlah dengan mereka dalam urusan ( peperangan dan soal - soal duniawi ) itu. Tafsiran Al-imran: 159 Islam menjadikan syura sebagai peraturan untuk meneliti dan memeriksa pendapat orang lain serta menyatukan pendapat – pendapat tersebut agar memperolehi petunjuk. Bermesyuarat membawa erti berjihad kepada kebenaran dan menjunjung tinggi hukum-hukum Allah. Jenis-jenis mesyuarat - Mesyuarat Agong Tahunan - Mesyuarat Pagi - Mesyuarat Luar Biasa - Mesyuarat Jawatankuasa - Taklimat Carta aliran pengurusan mesyuarat

tempat dan agendabersama pengerusi Membincangkan tujuan / objektif Membuat tempahanbilik mesyuarat Menentukan kertas-kertas kerja kementerian/jabatan/unit (< 15 hari) Menghantar surat jemputan ( 10 hari ) Menyediakan kemudahanbilik Menentukan kehadiran ( 1 jam ) Perbincangan pra-mesyuarat (2 hari) Makluman mengenai etika mesyuarat kepada ahli Tindakan semasa mesyuarat • • • • Memulakan mesyuarat Mengawal perbincangan Berikan penjelasan jika perlu Mencatat minit mesyuarat / kehadiran /atau tindakan Merumus mesyuarat Tindakan selepas mesyuarat • • • • • • • Menyediakan draf minit ( 3 hari ) Meluluskan dan mengedarkan minit ( 1 minggu ) Susunan nama kehadiran ahli Pelaksanaan keputusan mesyuarat / pengesanan maklumbalas Laporan maklumbalas oleh urusetia Menentukan format maklumbalas dari kementerian / jabatan / unit Mesyuarat post mortem .Tindakan pra-mesyuarat • • • • • • • • • Menentukan tarikh. masa.

.• Membentuk dan menyusun agenda Perkara-perkara utama dalam agenda: • • • • • • • perutusan pengerusi pengesahan minit mesyuarat yang lalu perkara-perkaraberbangkit senarai perkara-perkara baru yang hendak dibincangkan pembentangan kertas-kertas kerja jika ada hal-hal lain penutup mesyuarat Susun atur tempat mesyuarat Sesuai untuk perbincangan dan kompromi bagi perbincangan peserta tidak ramai.

3. Datang tepat pada masanya atau hadir awal. Jangan mengharapkan orang lain untuk hadir sebagai ganti didalam mesyuarat. Tetapkan had masa mesyuarat dan akhiri tepat pada masanya. Elakkan bertanyakan soalan yang sama berulang kali. Jangan bertanyakan soalan yang panjang.Sesuai untuk perbincangan dan kompromi bagi bilangan peserta yang ramai. 11. 14. 18. Apabila dipanggil menghadiri mesyuarat. terima dangan rela. Di dalam perbincangan. sekiranya kedudukan tempat duduk telah ditetapkan. 19. Jangan berbual dengan ahli lain keti bermesyuarat. 7. Berpakaian secara profesional untuk menghadiri mesyuarat. . Pastiakan alat elektronik seperti telefon bimbit di dalam mode senyap. 10. Sekiranya tidak pasti. 15. bercakap dengan tepat dan padat serta patikan ianya relevan. lampiran telah disediakan. Sekiranya perlu membuat pembentangan. elakkan dari terlewat. Sekiranya terlewat. 8. 13. 4. 16. Jangan lakuakan perkara yang boleh mengganggu perhatian orang lain atau membaca bahan bacaan yang tidak berkaitan mesyuarat. pastikan untuk memberi maklum balas. Lampiran hendaklah diserahkan kepada pihak yang terlibat sekurang-kurangnya 3 hari sebelum mesyuarat. bahawa pulang awal akan mengganggu penumpuan ahli yang lain dan tidak menghormati pengacara. Pecahkan kepada beberapa bahagian dan bertanya satu perkara pada satu-satu masa. jangan jawab panggilan ketika bermesyarat. 17. Jangan sampaikan maklumat yang telah dibincangkan kepada pihak lain yang tidak berkaitan. kecuali sekiranya perlu dan mendapat kebenaran pulang awal. angkat tangan dan tunggu sehingga dipinta meluahkan pertanyaan. Sentiasa tenang walaupun keadaan menjadi tenang. Jangan mengganggu ahli lain yang sedang membentangkan maklumat. Jangan mengganggu pengacara kecuali sekiranya dipinta untuk memberikan pendapat secara terbuka dalam mesyuarat. 5. masuk dengan senyap tanpa melakukan perkara yang boleh menarik perhatian orang lain. 6. 9. 2. Dengar dengan teliti setiap maklumat yang telah disampaikan dan soalan yang telah ditanyakan. Setiap perkara yang dibincangkan harus dianggap sulit. setidak-tidaknya datang tepat pada waktu mesyuarat bermula. Sekiranya terlupa untuk mematikan telefon bimbit. pastikan slaid power point. Sentiasa bertenang dan menumpukan perhatian. benarkan orang yang lebih kanan untuk memberi cadangan dahulu. 12. Hadir keseluruhan mesyuarat. bertanya. Sekiranya tidak boleh hadir awal. Ini akan mengganggu tumpuan ahli yang lain serta tumpuan pengacara. 30 etika penting di dalam mesyuarat 1. Bersedia dengan pen dan kertas. Sekiranya ingin bertanyakan soalan. Tanamkan di dalam fikiran.

20. pastikan anda mengutarakan cadangan untuk menyelesaikan masalah ini. . sampaikan segala maklumat yang telah dibincangkan. Sekiranya mesyuarat terkeluar dari agenda. Pastikan “eye contact” 80 . menyikat rambut dan lalin-lain. bersolek.90 % sepanjang masa. 21. Jangtan lupa untuk berterima kasih dan meminta maklum balas kepada ahli yang hadir. 23. 24. Apabila mesyuarat telah berakhir. Tetapkan agenda sebelum mesyuarat dan disampaikan kepada ahli lain sbelum mesyuarat. Ini bukanlah tempat yang sesuai. Bersopan santun dan hormati orang lain. 29. 26. 27. Ikut agenda mesyuarat yang telah dirancangkan. Jangan menghina atau menggunakan slanga. Berterima kasih kepada pengerusi yang mengatur mesyuarat sebagai tanda hormat. Berikan reaksi yang positif terhadap permintaan pengerusi mesyuarat. 25. penyelesaian yang telah dicapai dan isu yang masih perlu dibincangkan. 30. Sekiranya ada ahli yang tidak hadir. 28. Tampilkan diri anda secara profesional. 22. memotong kuku. simpulkan segala aktiviti yang perlu dilakukan. ingatkan peserta lain untuk mengikut agenda yang ditetapkan dan cadangkan perkara lain dibawa ke mesyuarat seterusnya. Sekiranya tujuan mesyuarat untuk membincangkan masalah. Tunjukkan pengetahuan dan kefahaman anda. menghantar email. jangan bermain mesej. Berikan sepenuh perhatian terhadap mesyuarat.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful