Etika Bermesyuarat Pengertian mesyuarat Mesyuarat adalah perbincangan formal di antara tiga individu atau lebih untuk mencapai

objektif bersama melalui proses komunikasi. Mesyuarat berbeza mengikut keahlian , organisasi dan objektifnya.

Mesyuarat menurut islam ««Oleh itu, maafkanlah mereka (mengenai kesalahan yang mereka lakukan terhadapmu ) dan pohonlah ampun bagi mereka dan juga bermesyuaratlah dengan mereka dalam urusan ( peperangan dan soal - soal duniawi ) itu. Tafsiran Al-imran: 159 Islam menjadikan syura sebagai peraturan untuk meneliti dan memeriksa pendapat orang lain serta menyatukan pendapat – pendapat tersebut agar memperolehi petunjuk. Bermesyuarat membawa erti berjihad kepada kebenaran dan menjunjung tinggi hukum-hukum Allah. Jenis-jenis mesyuarat - Mesyuarat Agong Tahunan - Mesyuarat Pagi - Mesyuarat Luar Biasa - Mesyuarat Jawatankuasa - Taklimat Carta aliran pengurusan mesyuarat

tempat dan agendabersama pengerusi Membincangkan tujuan / objektif Membuat tempahanbilik mesyuarat Menentukan kertas-kertas kerja kementerian/jabatan/unit (< 15 hari) Menghantar surat jemputan ( 10 hari ) Menyediakan kemudahanbilik Menentukan kehadiran ( 1 jam ) Perbincangan pra-mesyuarat (2 hari) Makluman mengenai etika mesyuarat kepada ahli Tindakan semasa mesyuarat • • • • Memulakan mesyuarat Mengawal perbincangan Berikan penjelasan jika perlu Mencatat minit mesyuarat / kehadiran /atau tindakan Merumus mesyuarat Tindakan selepas mesyuarat • • • • • • • Menyediakan draf minit ( 3 hari ) Meluluskan dan mengedarkan minit ( 1 minggu ) Susunan nama kehadiran ahli Pelaksanaan keputusan mesyuarat / pengesanan maklumbalas Laporan maklumbalas oleh urusetia Menentukan format maklumbalas dari kementerian / jabatan / unit Mesyuarat post mortem .Tindakan pra-mesyuarat • • • • • • • • • Menentukan tarikh. masa.

.• Membentuk dan menyusun agenda Perkara-perkara utama dalam agenda: • • • • • • • perutusan pengerusi pengesahan minit mesyuarat yang lalu perkara-perkaraberbangkit senarai perkara-perkara baru yang hendak dibincangkan pembentangan kertas-kertas kerja jika ada hal-hal lain penutup mesyuarat Susun atur tempat mesyuarat Sesuai untuk perbincangan dan kompromi bagi perbincangan peserta tidak ramai.

10. 13. Pastiakan alat elektronik seperti telefon bimbit di dalam mode senyap. Sentiasa tenang walaupun keadaan menjadi tenang. lampiran telah disediakan. Ini akan mengganggu tumpuan ahli yang lain serta tumpuan pengacara. elakkan dari terlewat. Jangan berbual dengan ahli lain keti bermesyuarat. Jangan mengganggu ahli lain yang sedang membentangkan maklumat. 4. Sekiranya ingin bertanyakan soalan. 12. 11. Jangan mengharapkan orang lain untuk hadir sebagai ganti didalam mesyuarat. masuk dengan senyap tanpa melakukan perkara yang boleh menarik perhatian orang lain. 6. Setiap perkara yang dibincangkan harus dianggap sulit. 15. bahawa pulang awal akan mengganggu penumpuan ahli yang lain dan tidak menghormati pengacara. terima dangan rela. 14. Jangan mengganggu pengacara kecuali sekiranya dipinta untuk memberikan pendapat secara terbuka dalam mesyuarat. 3.Sesuai untuk perbincangan dan kompromi bagi bilangan peserta yang ramai. 9. Hadir keseluruhan mesyuarat. sekiranya kedudukan tempat duduk telah ditetapkan. Sekiranya tidak pasti. 2. Bersedia dengan pen dan kertas. benarkan orang yang lebih kanan untuk memberi cadangan dahulu. bercakap dengan tepat dan padat serta patikan ianya relevan. Tetapkan had masa mesyuarat dan akhiri tepat pada masanya. Sentiasa bertenang dan menumpukan perhatian. 30 etika penting di dalam mesyuarat 1. setidak-tidaknya datang tepat pada waktu mesyuarat bermula. 16. Sekiranya tidak boleh hadir awal. 8. Lampiran hendaklah diserahkan kepada pihak yang terlibat sekurang-kurangnya 3 hari sebelum mesyuarat. Sekiranya perlu membuat pembentangan. Sekiranya terlewat. 5. Di dalam perbincangan. Tanamkan di dalam fikiran. Jangan bertanyakan soalan yang panjang. jangan jawab panggilan ketika bermesyarat. Datang tepat pada masanya atau hadir awal. Jangan sampaikan maklumat yang telah dibincangkan kepada pihak lain yang tidak berkaitan. 18. . Jangan lakuakan perkara yang boleh mengganggu perhatian orang lain atau membaca bahan bacaan yang tidak berkaitan mesyuarat. Elakkan bertanyakan soalan yang sama berulang kali. Berpakaian secara profesional untuk menghadiri mesyuarat. bertanya. 7. Pecahkan kepada beberapa bahagian dan bertanya satu perkara pada satu-satu masa. angkat tangan dan tunggu sehingga dipinta meluahkan pertanyaan. 19. kecuali sekiranya perlu dan mendapat kebenaran pulang awal. 17. pastikan slaid power point. pastikan untuk memberi maklum balas. Apabila dipanggil menghadiri mesyuarat. Sekiranya terlupa untuk mematikan telefon bimbit. Dengar dengan teliti setiap maklumat yang telah disampaikan dan soalan yang telah ditanyakan.

jangan bermain mesej.90 % sepanjang masa. bersolek. Jangan menghina atau menggunakan slanga. penyelesaian yang telah dicapai dan isu yang masih perlu dibincangkan. Sekiranya tujuan mesyuarat untuk membincangkan masalah. ingatkan peserta lain untuk mengikut agenda yang ditetapkan dan cadangkan perkara lain dibawa ke mesyuarat seterusnya. Jangtan lupa untuk berterima kasih dan meminta maklum balas kepada ahli yang hadir. memotong kuku. Ikut agenda mesyuarat yang telah dirancangkan. pastikan anda mengutarakan cadangan untuk menyelesaikan masalah ini. 29. Apabila mesyuarat telah berakhir. Berikan reaksi yang positif terhadap permintaan pengerusi mesyuarat. Bersopan santun dan hormati orang lain. 26. 27.20. . 25. 22. 23. Sekiranya mesyuarat terkeluar dari agenda. menyikat rambut dan lalin-lain. Tunjukkan pengetahuan dan kefahaman anda. simpulkan segala aktiviti yang perlu dilakukan. Ini bukanlah tempat yang sesuai. sampaikan segala maklumat yang telah dibincangkan. 30. Pastikan “eye contact” 80 . Berterima kasih kepada pengerusi yang mengatur mesyuarat sebagai tanda hormat. 21. 28. Tetapkan agenda sebelum mesyuarat dan disampaikan kepada ahli lain sbelum mesyuarat. menghantar email. 24. Tampilkan diri anda secara profesional. Sekiranya ada ahli yang tidak hadir. Berikan sepenuh perhatian terhadap mesyuarat.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful