APSI (Analisis Perancangan Sistem Informasi)

Sistem merupakan kumpulan elemen yang saling berhubungan satu sama lain yang membentuk satu kesatuan
dalam usaha mencapai suatu tujuan. Di dalam perusahaan, yang dimaksud elemen dari sistem adalah
departemen-departemen internal, seperti persediaan barang mentah, produksi, persediaan barang jadi, promosi,
penjualan, keuangan, personalia; serta pihak eksternal seperti supplier dan konsumen yang saling terkait satu
sama lain dan membentuk satu kesatuan usaha.

1. SIM adalah pengembagan dan penggunaan sistem-sistem informasi yang efektif dalam organisasi-
organisasi (Kroenke, David, 1989)
2. SIM didefinisikan sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi
beberapa pemakai yang mempunyai kebutuhan yang serupa. Informasi menjelaskan perusahaan atau
salah satu sistem utamanya mengenai apa yang telah terjadi di masa lalu, apa yang sedang terjadi
sekarang dan apa yang mungkin terjadi di masa depan. Informasi tersebut tersedia dalam bentuk
laporan periodik, laporan khusus dan output dari simulasi matematika. Informasi digunakan oleh
pengelola maupun staf lainnya pada saat mereka membuat keputusan untuk memecahkan masalah (Mc.
Leod, 1995)
3. SIM merupakan metode formal yang menyediakan informasi yag akurat dan tepat waktu kepada
manajemen untuk mempermudah proses pengambilan keputusan dan membuat organisasi dapat
melakukan fungsi perencanaan , operasi secara efektif dan pengendalian (Stoner, 1996)

Pengertian ERD
- ERD (Entity Relationship Diagram) adalah gambaran mengenai berelasinya antarentitas.
- Sistem adalah kumpulan elemen yang setiap elemen memiliki fungsi masing-masing dan secara
bersama-sama mencapai tujuan dari sistem tersebut.
- ‘Kebersama-sama’-an dari sistem di atas dilambangkan dengan saling berelasinya antara satu entitas
dengan entitas lainnya
- Entitas (entity/ entity set), memiliki banyak istilah di dalam ilmu komputer, seperti tabel (table),
berkas (data file), penyimpan data (data store), dan sebagainya
Komponen-komponen ERD
1. Entitas dan Atribut
- Entitas adalah tempat penyimpan data, maka entitas yang digambarkan dalam ERD ini merupakan
data store yang ada di DFD dan akan menjadi file data di komputer
- Entitas adalah suatu objek dan memiliki nama. Secara sederhana dapat dikatakan bahwa jika objek ini
tidak ada di suatu enterprise (lingkungan tertentu), maka enterprise tersebut tidak dapat berjalan
normal.
- Contoh, entitas ‘MAHASISWA’ harus ada di lingkungan perguruan tinggi, begitu juga dengan entitas
‘DOSEN’, ‘MT_KULIAH’, dan sebagainya
- Di dalam entitas ‘MAHASISWA’ berisi elemen-elemen data (biodata mahasiswa) yang terdiri atas
NPM, NAMA, KELAS, ALAMAT, dan sebagainya. NPM, NAMA, KELAS, dan ALAMAT disebut
dengan atribut (field)
- Gambar memperlihatkan bahwa atribut-atribut NPM, NAMA, ALAMAT, dan TGL_LAHIR harus
ada di dalam biodata seorang mahasiswa.
- Atribut-atribut TINGGI_BADAN, dan WARNA_RAMBUT adalah atribut-atribut yang boleh tidak
ada di dalam biodata mahasiswa (karena tidak penting).
- Sedangkan atribut NAMA_DOSEN adalah atribut yang tidak boleh ada di entitas mahasiswa
- Pada akhirnya, entitas ini akan menjadi file data (yang bersifat master file) di dalam komputer. Master
file adalah file utama (yang harus ada, dan sifatnya jarang berubah)
2. Relasi
- Relasi adalah penghubung antara satu entitas (master file) dengan entitas lain di dalam sebuah sistem
komputer. Pada akhirnya, relasi akan menjadi file transaksi (transaction file) di komputer
- Secara kalimat logis, contoh relasi yang terjadi di sebuah perpustakaan adalah : “Anggota meminjam
buku,” atau “Anggota mengembalikan buku.” Dalam hal ini, Anggota dan Buku adalah entitas,
meminjam dan mengembalikan adalah transaksi (relasi antara anggota dan buku).
Pengertian DFD
Data flow Diagram (DFD) adalah diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan
arus dari sistem. DFD sering digunakan untuk menggambarkan sustu sistem yang telah ada atau sistem
baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data
tersebut mengalir (misalnya lewat telpon, surat, dan sebagainya) atau lingkungan fisik dimana data
tersebut akan disimpan (misalnya file kartu, harddisk, tape, diskette, dan lain sebagianya).
Simbol-sombol yang digunakan di DFD mewakili maksud tertentu, yaitu:
1. External entity (kesatuan Luar) atau boundary (batas sistem)
Setiap sistem pasti memiliki batas sistem (boundary) yang memisahkan suatu sistem dengan
lingkungan luarnya. Kesatuan luar (external entity) merupakan kesatuan di lingkungan luar sistem yang
dapat berupa orang, organisasi atau sistem lainya yang berada di lingkungan luarnya yang memberikan
input atau menerima output dari sistem.

2. Data flow (arus data)

Arus data di DFD diberi simbol panah. Arus data ini mengalir diantara proses, simpanan, dan kesatuan
luar.

3. Process (proses)
Suatu proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer dari hasil
suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses.
atau
4. Data store (simpanan data)
Simpanan data (data store) merupakan simpanan dari data yang dapat berupa suatu file atau database di
komputer, suatu arsip atau catatan manual dan lain sebagainya.

Fungsi Manajemen : Perencanaan, Pengorganisasian, Pengarahan, Pengendalian

1. Fungsi Perencanaan / Planning
Fungsi perencanaan adalah suatu kegiatan membuat tujuan perusahaan dan diikuti dengan membuat
berbagai rencana untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan tersebut.
2. Fungsi Pengorganisasian / Organizing
Fungsi perngorganisasian adalah suatu kegiatan pengaturan pada sumber daya manusia dan
sumberdaya fisik lain yang dimiliki perusahaan untuk menjalankan rencana yang telah ditetapkan serta
menggapai tujuan perusahaan.
3. Fungsi Pengarahan / Directing / Leading
Fungsi pengarahan adalah suatu fungsi kepemimpinan manajer untuk meningkatkan efektifitas dan
efisiensi kerja secara maksimal serta menciptakan lingkungan kerja yang sehat, dinamis, dan lain
sebagainya.
4. Fungsi Pengendalian / Controling
Fungsi pengendalian adalah suatu aktivitas menilai kinerja berdasarkan standar yang telah dibuat untuk
kemudian dibuat perubahan atau perbaikan jika diperlukan.
A. Pengertian Manajemen (Definition of Management)
Kata Manajemen berasal dari bahasa Prancis kuno ménagement, yang memiliki arti seni
melaksanakan dan mengatur. Manajemen belum memiliki definisi yang mapan dan diterima secara
universal. Kata manajemen mungkin berasal dari bahasa Italia (1561) maneggiare yang berarti
“mengendalikan,” terutamanya “mengendalikan kuda” yang berasal dari bahasa latin manus yang berati
“tangan”. Kata ini mendapat pengaruh dari bahasa Perancis manège yang berarti “kepemilikan kuda”
(yang berasal dari Bahasa Inggris yang berarti seni mengendalikan kuda), dimana istilah Inggris ini
juga berasal dari bahasa Italia.[1] Bahasa Prancis lalu mengadopsi kata ini dari bahasa Inggris menjadi
ménagement, yang memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur.
Mary Parker Follet, misalnya, mendefinisikan manajemen sebagai seni menyelesaikan pekerjaan
melalui orang lain. Definisi ini berarti bahwa seorang manajer bertugas mengatur dan mengarahkan
orang lain untuk mencapai tujuan organisasi.
Ricky W. Griffin mendefinisikan manajemen sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian,
pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran (goals) secara efektif dan
efesien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan, sementara efisien berarti
bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal.Istilah
manajemen, terjemahannya dalam bahasa Indonesia hingga saat ini belum ada keseragaman.
Pendapat lain menjelaskan :
Manajemen : “keahlian untuk menggerakan orang untuk melakukan suatu pekerjaan” (the art of
getting thing done through people) (Lawrence A. Appley, American Management Association)
Manajemen : “seni dan ilmu perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengkoordinasian dan
pengontrolan dari pada “human and natural resources” untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan
terlebih dahulu”.(oey Liang Gie, Guru besar manajemen UI)
Manajemen sebagai “proses yang khas yang terdiri dari tindakan-tindakan : perencanaan,
pengorganisasian, menggerkan dan pengawasan yang dialkukan untuk menentukan serta mencapai
sasaran-sasaran yang telah ditetapkan melalui pemanfaatan sumber daya manusia serta sumber-
sumber lain”. (George R. Terry, Ph.D)
Selanjutnya, bila kita mempelajari literatur manajemen, maka akan ditemukan bahwa istilah
manajemen mengandung tiga pengertian yaitu :
1. Manajemen sebagai suatu proses,
2. Manajemen sebagai kolektivitas orang-orang yang melakukan aktivitas manajemen,
3. Manajemen sebagai suatu seni (Art) dan sebagai suatu ilmu pengetahuan (Science)
Menurut pengertian yang pertama, yakni manajemen sebagai suatu proses, berbeda-beda definisi yang
diberikan oleh para ahli. Untuk memperlihatkan tata warna definisi manajemen menurut pengertian
yang pertama itu, dikemukakan tiga buah definisi.
Dalam Encylopedia of the Social Sience dikatakan bahwa manajemen adalah suatu proses dengan
mana pelaksanaan suatu tujuan tertentu diselenggarakan dan diawasi.
Selanjutnya, manajemen adalah fungsi untuk mencapai sesuatu melalui kegiatan orang lain dan
mengawasi usaha-usaha individu untuk mencapai tujuan yang sama.
Menurut pengertian yang kedua, manajemen adalah kolektivitas orang-orang yang melakukan
aktivitas manajemen. Jadi dengan kata lain, segenap orang-orang yang melakukan aktivitas manajemen
dalam suatu badan tertentu disebut manajemen.
Menurut pengertian yang ketiga, manajemen adalah seni (Art) atau suatu ilmu pnegetahuan. Mengenai
inipun sesungguhnya belum ada keseragaman pendapat, segolongan mengatakan bahwa manajemen
adalah seni dan segolongan yang lain mengatakan bahwa manajemen adalah ilmu. Sesungguhnya
kedua pendapat itu sama mengandung kebenarannya.
Menurut G.R. Terry manajemen adalah suatu proses atau kerangka kerja, yang melibatkan bimbingan
atau pengarahan suatu kelompok orang-orang kearah tujuan-tujuan organisasional atau maksud-
maksud yang nyata.
Manajemen juga adalah suatu ilmu pengetahuan maupun seni. Seni adalah suatu pengetahuan
bagaimana mencapai hasil yang diinginkan atau dalm kata lain seni adalah kecakapan yang diperoleh
dari pengalaman, pengamatan dan pelajaran serta kemampuan untuk menggunakan pengetahuan
manajemen.
Menurut Mary Parker Follet manajemen adalah suatu seni untuk melaksanakan suatu pekerjaan
melalui orang lain. Definisi dari mary ini mengandung perhatian pada kenyataan bahwa para manajer
mencapai suatu tujuan organisasi dengan cara mengatur orang-orang lain untuk melaksanakan apa
saja yang pelu dalam pekerjaan itu, bukan dengan cara melaksanakan pekerjaan itu oleh dirinya
sendiri.
Itulah manajemen, tetapi menurut Stoner bukan hanya itu saja. Masih banyak lagi sehingga tak ada satu
definisi saja yang dapat diterima secara universal. Menurut James A.F.Stoner, manajemen adalah
suatu proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian upaya anggota
organisasi dan menggunakan semua sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan.
Dari gambar di atas menunjukkan bahwa manajemen adalah Suatu keadaan terdiri dari proses yang
ditunjukkan oleh garis (line) mengarah kepada proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan,
dan pengendalian, yang mana keempat proses tersebut saling mempunyai fungsi masing-masing untuk
mencapai suatu tujuan organisasi.
B. Filsafat Manajemen
Berbagai teori manajemen berdasar pada filsafat dibawah ini antara lain : filasafat idealisme (suatu
keadaan yang amat sempurna yang menjadi pola dari segala sesuatu yang kita dapati didunia ini),
filsafat ini diterapkan dalam manajemen marxis dan codetermination yang popular di Negara sosialis,
jerman dan skandinavia.
filsafat realisme (dunia ini dan segala sesuatu yang terdapat didalamnya adalah kenyataan yang tidak
dapat dibantah), filsafat ini beriringan dengan revolusi industri inggeris yang disusun Frederick W.
taylor.
Filsafat neo-thomisme ( kenyataan itu rasio, keadaan, dan Tuhan sedangkan kebenaran adalah intuisi,
segala sesuatu yang masuk akal dan yang diwahyukan Tuhan) banyak dipraktikan oleh manajemen
katholik yang merujuk pada bible
filsafat pragmatisme (pengalaman dan segala sesuatu yang dapat dialami oleh manusia, keberanaran
dapat dilihat dari pendapat umum) yang banyak merujuk pada manajemen yang berlaku umum mellaui
opini public.
filsafat eksistensialisme (kenyataan adalah eksistensi atau keadaan yang menyerupai itu, kebenaran
adalah pendapat yang sejalan dengan pandangan pribadi seseorang), peran manusia menjadi perhatian
utama.
Karakteristik Manajemen:
Organized Activities: Management is a process of organized activities. Organized Kegiatan:
Manajemen adalah suatu proses kegiatan yang diselenggarakan. Groups of people cannot be involved
in the performance of activities without organized activities. Kelompok orang tidak dapat terlibat dalam
pelaksanaan kegiatan tanpa kegiatan yang diselenggarakan. Management comes into existence where a
group of people are involved in achieving a common objective. Manajemen datang ke dalam
keberadaan di mana sekelompok orang yang terlibat dalam mencapai tujuan yang sama. The organized
activities may take a variety of forms ranging from a tightly structured organization to a loosely-knit
organization. Kegiatan yang diselenggarakan dapat mengambil berbagai bentuk mulai dari sebuah
organisasi erat terstruktur untuk sebuah organisasi longgar-merajut.
Existence of Objectives: The existence of objectives is a basic criterion of every human organization.
Adanya Tujuan: Keberadaan tujuan adalah kriteria dasar dari setiap organisasi manusia. The
organizational objectives are the desired state of affairs which an organization attempts to realize.
Tujuan organisasi adalah keadaan yang diinginkan urusan yang sebuah organisasi berusaha untuk
mewujudkan. This realization of objectives is sought through the coordinated efforts of the people
constituting an organization. Ini realisasi tujuan tersebut dicari melalui usaha terkoordinasi dari orang-
orang yang merupakan organisasi.
Decision-making: Management process involves decision making at all levels. Pengambilan
keputusan: Manajemen melibatkan proses pengambilan keputusan di semua tingkat. Decision-making
describes the process by which a course of action is selected as the way to deal with a specific problem.
Pengambilan keputusan menggambarkan proses dimana suatu tindakan dipilih sebagai cara untuk
menangani masalah spesifik. If there is only one alternative, the question of decision making does not
arise. Jika hanya ada satu alternatif, pertanyaan tentang pengambilan keputusan tidak muncul. The
quality of alternatives which a manger selects determines the organization's performance, and the
future of the organization. Kualitas alternatif yang palungan memilih menentukan kinerja organisasi,
dan masa depan organisasi.
Relationship among resources: The essence of management is integration of various organizational
resources. Hubungan antara sumber daya: Inti dari manajemen adalah integrasi dari berbagai
sumber daya organisasi. Resources include money, machine, materials, and people. Sumber daya
termasuk uang, mesin, bahan, dan orang-orang. Management is concerned with the proper utilization of
human resources which, in turn, utilize other resources. Manajemen berkaitan dengan pemanfaatan
sumber daya manusia yang tepat yang, pada gilirannya, memanfaatkan sumber daya lain.
Working with and through people: Management involves working with people and getting
organizational objectives achieved through them. Bekerja dengan dan melalui orang: Manajemen
melibatkan bekerja dengan orang dan tujuan organisasi mendapatkan dicapai melalui mereka. Working
through people is interpreted in terms of assigning activities to subordinates. Bekerja melalui orang
ditafsirkan dalam hal menentukan kegiatan untuk bawahan.