PEDOMAN DASAR ADMINISTRASI ORGANISASI KEMAHASISWAAN JURUSAN ELEKTRO FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS HASANUDDIN (PDAOKJE FT-UH

)

PEDOMAN DASAR ADMINISTRASI ORGANISASI KEMAHASISWAAN JURUSAN ELEKTRO FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS HASANUDDIN (PDAOKJE FT-UH) BAB I PENDAHULUAN

I.1 Latar Belakang OKJE FT-UH adalah Organisasi Kemahasiswaan di lingkungan Jurusan Elektro yang bertujuan sebagai wahana dan sarana pengembangan diri mahasiswa kearah peningkatan ketakwaan kepada Tuhan Yang Maha Esa, perluasan wawasan, pencapaian profesionalisme, peningkatan kecendikiawanan, integritas kepribadian, dan pengabdian masyarakat, sebagaimana termaktub dalam PDOKJE FT-UH. Pencapaian tujuan OKJE FT-UH dapat dilakukan apabila kerjasama semua unsur yang ada dalam organisasi ini berjalan dengan baik dan lancar. Oleh karena itu perlu dilakukan pengendalian proses kerjasama semua unsur organisasi agar supaya pencapaian tujuan berlangsung secara efektif dan efisien. Salah satu pengendalian yang dimaksud adalah secara keseluruhan tanpa menitikberatkan pada salah satu unsur tertentu. Pengendalian proses kerja sama disusun dalam pedoman administrasi yang merupakan bagian dari organisasi secara umum. Mengingat adanya kebutuhan dan tuntutan perkembangan organisasi yang semakin meningkat, terutama karena kesadaran akan perlunya organisasi yang rapi dan teratur dalam mencapai cita-cita perjuangan, maka perlu dilakukan pembuatan pedoman administrasi OKJE FT-UH. PDAOKJE FT-UH ini berlaku selama 3 tahun (2009-2011). I.2 Tujuan Pedoman dasar administrasi OKJE FT-UH bertujuan sebagai acuan dasar dalam pengelolaan administrasi OKJE FT-UH dalam rangka menuju tertib organisasi, sehingga akan tercipta koordinasi, integrasi dan sinkronisasi terhadap pengelolaan dan pelayanan administrasi organisasi. I.3 Ruang Lingkup Ruang lingkup yang menjadi sasaran pedoman dasar administrasi ini mencakup : 1. Administrasi Kesekretariatan 2. Administrasi Persuratan 3. Administrasi Keuangan 4. Proposal dan laporan pertanggung jawaban

BAB II PENGERTIAN ADMINISTRASI Banyak pengertian administrasi yang diberikan oleh para ahli administrasi, namun secara umum administrasi adalah kegiatan atau rangkaian kegiatan sebagai pengendalian usaha kerjasama sekelompok manusia untuk mencapai tujuan bersama yang telah ditetapkan. Dalam perkembangannya, banyak ahli yang menyebut bahwa administrasi kini menjadi suatu disiplin ilmu dan ada juga yang mengatakan bahwa administrasi itu adalah seni. Administrasi disebut sebagai disiplin ilmu yang berdiri sendiri karena memenuhi syarat yang diminta suatu disiplin ilmu sebagai ilmu pengetahuan yang mandiri yaitu : 1. Administrasi memiliki objek materia yaitu manusia, artinya manusia merupakan pokok masalah yang dibahas. 2. Administrasi memiliki objek forma, artinya administrasi merupakan suatu penyelenggaraan. Baik penyelenggaraan yang bermula dari perencanaan sampai pada evaluasi. 3. Administrasi diterima secara universal di seluruh dunia 4. Administrasi dapat dipelajari dan diajarkan. 5. Administrasi mempunyai sistematika yang khas, administrasi suatu kelompok atau organisasi tidaklah sama dan administrasi dapat berubah sesuai ruang dan waktu. Administrasi juga disebut sebagai seni karena dalam administrasi juga dikenal berbagai cipta, rasa, dan karsa seorang administrator (pelaksana administrasi). Hal tersebut mempengaruhi anggota organisasinya, cara kerja, membuat perubahan administrasi secara baik, benar, dan indah penyelenggaraannya, rekayasa keadaan, yang mengikat tanpa paksaan. Administrasi memiliki seni merencanakan, seni membiayai, seni mengatur, seni mengurus, seni menyelenggarakan berbagai kegiatan baik rutin maupun insidentil. Secara umum seni administrasi merupakan kemampuan dan kemahiran seseorang untuk mewujudkan berbagai strategi pemecahan masalah, bagaimana mengidentifikasi, bagaimana solusinya, memikirkan pembiayaanya, pengkoordinasian dan evaluasi.

2) Melaksanakan administrasi organisasi. mudah dijangkau dengan keadaan lingkungan yang kondusif. rak buku. papan tulis dan lain-lain. 3.2 KESEKRETARIATAN III. lemari. Pengertian Sekretariat Sekretariat merupakan tempat kegiatan secara teratur yang pada hakekatnya sebagai sentral (pusat) pengendalian organisasi. OKJE FT-UH memiliki sekretariat eksekutif yang secara khusus bertugas melaksanakan pelayanan administratif dalam keseharian. Fungsi Sekretariat yaitu sebagai tempat: 1) Menangani dan melayani fungsi sekretariat. Pengelolaan alat Sekretariat a.2. perencanaan. komunikasi. Ruangan yang memadai b. penghubung dengan anggota masyarakat. kursi. stempel. kebersihan dan kerapian sekretariat. 3) Mengagendakan dan melaksanakan persidangan/rapat rutin 4) Mengorganisasikan tugas-tugas rutin dan insidentil 5) Mengorganisasikan pelaksanaan keputusan dan program 6) Melaksanakan pendataan organisasi dan pelayanan informasi/komunikasi organisasi 7) Mengkoordinasi anggoa. komputer. . Pengaturan Sekretariat Agar sekretariat Organisasi Kemahasiswaan Jurusan Elektro Fakultas Teknik Universitas Hasanuddin dapat berfungsi secara optimal.1 Sekretariat 1. 3) Sumber daya manusia Salah satu faktor penting dalam pengelolaan sekretariat adalah tenaga pengelola. papan nama. Alat-alat Sekretariat Dalam pelaksanaan kegiatan sekretariat diperlukan alat-alat antara lain . informasi organisasi. Kelengkapan peralatan sekretariat. 2) Bangunan/ruangan Bangunan sekretariat OKJE FT-UH hendaknya diusahakan dapat menampung seluruh kegiatan administrasi dan kegiatan-kegiatan lainnya.1 PENGERTIAN Administrasi Kesekretariatan adalah kegiatan atau rangkaian kegiatan organisasi yang meliputi pengelolaan sekretariat. 1) Letak sekretariat Fungsi-fungsi Sekretariat dapat dijalankan apabila Sekretariat OKJE FTUH terletak pada tempat yang strategis. Kesehatan. kebijakan. pengadaan dan pencatatan barang-barang milik organisasi serta keuangan. meja. III. c. persuratan.BAB III ADMINISTRASI KESEKRETARIATAN III. b. Untuk menjamin kelayakan bangunan/ruangan sekretariat hendaknya diperhatikan hal-hal sebagai berikut : a. 2. kegiatan administrasi. maka perlu dibuat pengaturan tentang sekretariat yang meliputi letak. bangunan dan sumber daya manusianya.

III. yaitu kekayaan organisasi yang dalam jangka relatif lama tidak mengalami perubahan. ORGANISASI : …………..2.. III. MENGETAHUI.DAN MEMBERIKAN JAMINAN BERUPA…….2. kertas dan lain-lain. Pengelolaan Inventaris a.. Peminjaman inventaris dilayani dengan mengisi slip peminjaman dan buku khusus peminjaman inventaris e.. Format slip peminjaman : LOGO OKJE SLIP PEMINJAMAN SAYA YANG BERTANDA TANGAN DI BAWAH INI NAMA : ………….3 Buku-Buku Organisasi . Barang Nama peminjam Alamat peminjam Nomor Inventaris Tanggal Peminja man Tangga Tanda Pengemba Jaminan Tangan lian ket f. KOMPARTEMEN KESEKREARIAAN OKJE FT-UH PERIODE 20. Inventaris permanen. c. b. b. MEMINJAM INVENTARIS OKJE FT-UH BERUPA………………DALAM KEADAAN………………. papan tulis dan lain-lain. Pengelolaan inventaris UKM milik HME FT-UH diaur tersendiri oleh UKM tersebut. Untuk mengontrol inventaris perlu dibuat daftar inventaris dalam sebuah buku khusus (buku inventaris).DAN BERTANGGUNG JAWAB ATAS INVENTARIS HME FT-UH YANG TERSEBUT DI ATAS.. Inventaris OKJE FT-UH yang berada dalam lingkup pengelolaan harus dipertanggung jawabkan kepada ketua umum HME FT-UH. Pengelolaan inventaris harus dilakukan dengan baik oleh anggota yang diserahi tugas khusus sesuai dengan pembagian tugas. seperti gedung./20… ) ( nama / jabatan ) PEMINJAM ( NB : PENGEMBALIAN INVENTARIS YANG DIPINJAM MENYERTAKAN SLIP PEMINJAMAN Format peminjaman Inventaris : Nama No.SAMPAI PADA (HARI/TANGGAL)…………….2 Inventaris Organisasi 1. Inventaris dalam bentuk apapun digunakan untuk kepentingan OKJE FT-UH. lemari. yaitu kekayaan organisasi yang dalam waktu singkat mengalami perubahan seperti amplop. Pengertian Inventaris Organisasi adalah sesuatu yang menjadi milik organisasi berupa harta kekayaan organisasi yang terdiri dari dua macam yaitu : a.DARI (HARI/TANGGAL)……………. 2. Inventaris tidak permanen. d.

6. biasanya menjelaskan tempat pelaksanaan dan hal-hal lain yang dianggap perlu. Hal-hal penting yang terdapat dalam notulensi akan dituangkan dalam sebuah risalah rapat dengan format sebagai berikut : LOGO OKJE RISALAH RAPAT HIMPUNAN MAHASISWA ELEKTRO FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS HASANUDDIN PERIODE 20…/20… : : : Hari/Tanggal Waktu Agenda Rapat Notulen Kesimpulan Rapat : : Hal lain yang dianggap perlu : Mengetahui Pimpinan Rapat . Tanda tangan pengirim surat untuk surat masuk dan tanda tangan penerima surat untuk surat keluar. Buku Agenda Surat Buku agenda surat adalah buku yang digunakan untuk mencatat surat-surat masuk dan surat-surat keluar.1. 2. Perihal atau maksud isi surat. 1 Nomor Surat 2 Tanggal masuk 3 Dari 4 Perihal 5 Tanda Tangan 6 Ket 7 Format untuk surat keluar : No. Buku ini digunakan untuk mencatat hal-hal yang dirasa penting/perlu oleh pimpinan sidang atau orang lain yang ditugaskan untuk itu. Untuk menuliskan tanggal dikirmnya surat keluar/diterimanya surat masuk 4. Dari mana surat itu berasal untuk surat masuk/tujuan surat keluar tersebut. Untuk menuliskan nomor urut surat keluar/masuk 2. Format untuk surat masuk : No. 5. ditulis singkat dan jelas. Untuk menuliskan Nomor persuratan yang diterima/yang dikirimkan 3. Keterangan. 1 Nomor Surat 2 Tanggal Keluar 3 Tujuan 4 Perihal 5 Tanda Tangan 6 Ket 7 Keterangan kolom 1. 7. Buku Sidang/Notulensi Buku sidang/notulensi adalah buku yang dipergunakan oleh Pimpinan Sidang ketika sidang berlangsung.

Tanda tangan peserta rapat 5..... Format tanda terima surat : TANDA TERIMA SURAT LOGO OKJE TELAH TERIMA SURAT DARI. Tujuan/alamat surat keluar 5. PENGIRIM PENERIMA ( NAMA ) ( NAMA ) . Tanda tangan/paraf penerima surat 7.TANGGAL…………YANG DITUJUKAN KEPADA ORGANISASI/ INSTANSI……………………. Format kolomnya : No. Hal-hal lain yang dianggap perlu. Buku ini sekaligus merupakan bukti bahwa surat sudah dikirim atau sudah diterima oleh yang bersangkutan. Tanggal dilakukan pengiriman surat 4.. Nomor urut kehadiran peserta rapat 2. PADA HARI………....DENGAN NOMOR…. Nomor surat sesuai dengan kaidah persuratan OKJE FT-UH 3. 1 Nomor Surat 2 Tanggal Keluar 3 Tujuan 4 Perihal 5 Ket 7 Keterangan kolom : 1. Hal-hal lain yang dianggap perlu 4. Buku Presensi Rapat Buku presensi rapat adalah buku yang memuat daftar hadir peserta rapat yang diadakan oleh pengurus HME FT-UH atau pengurus DMME FT-UH dalam setiap rapatnya. Nama lengkap peserta rapat 3. Perihal/maksud surat keluar itu 6.3... Jabatan struktural dalam kepengurusan atau angkatan di OKJE FT-UH. 1 Nama 2 Jabatan/Angkatan 3 Tanda Tangan 4 Keterangan 5 Keterangan Kolom: 1. 4..... Nomor urut surat 2. Buku Ekspedisi Buku ekspedisi adalah buku yang digunakan untuk mencatat pengiriman surat. Format kolomnya : No.

Pelaksana kegiatan (kompartemen / kel. b. Keterangan kondisi barang 6. Buku Catatan Kegiatan Buku catatan kegiatan adalah buku yang digunakan untuk mencatat kegiatan-kegiatan yang telah dilaksanakan. Buku Inventaris Buku inventaris adalah buku yang memuat semua data mengenai inventaris organisasi yang sifatnya permanen Format buku inventaris : No. Pengertian Dokumen adalah semua tanda bukti yang sah dari peristiwa atau kejadian yang terjadi dalam suatu organisasi. Tanggal.2. Nama kegiatan yang dilaksanakan 4. Gambar barang 7. Jumlah barang persatuan 6.4 Dokumen Organisasi 1. Bahan/ merek dari pada barang 5. 1 Tanggal 2 Nama Kegiatan 3 Pelaksana 4 Tempat 5 Ket 6 Keterangan kolom : 1. 2. Nomor urut 2. Nama barang 4. Arsip . Buku Induk Buku induk adalah buku yang memuat semua data yang diperlukan oleh organisasi yang senantiasa diperbaharui setiap periode kepengurusan. Nama Tempat/Gedung/Lokasi 6. Gambar/foto. Mencatat hal penting.5. 7. Kode barang 3. bulan dan tahun pelaksanaan 3. Buku induk memuat data seperti: • Data pribadi pengurus HME FT-UH • Data jumlah anggota • Data potensi anggota • Lain-lain yang dianggap perlu. 1 Kode barang 2 Nama Barang 3 Bahan/Merk 4 Jumlah Barang 5 Barang 6 Keterangan 7 Keterangan kolom: 1. Format kolomnya : No. III. Bentuk-bentuk dokumen a. No urut barang 2. Khusus) 5.

Surat b. Pertimbangan ekonomis. Penjilidan b. III. 2. Dokumen selain digunakan untuk kepentingan tertentu dan penyusunan sejarah organisasi juga dipakai menyusun laporan rutin organisasi serta tanda bukti yang sah. Pengertian Arsip adalah dokumen yang menyangkut kepentingan organisasi yang disimpan secara sistematis karena memiliki nilai manfaat yang sewaktu-waktu akan digunakan. Sistem Subyek (Subject Filling). baik yang berkaitan dengan keterangan. 2. Laporan pertanggungjawaban c. Arsip berbeda dengan dokumen. Nilai administratif. buku. 3. b. Bentuk. Usia arsip. • Peminjaman arsip seperti dijelaskan pada poin peminjaman inventaris.bentuk arsip a. a. b. suatu sistem penyusunan arsip berdasarkan urutan tanggal dari datangnya surat atau arsip. Pengelolaan • Sistem Pengarsipan a. Sistem tanggal (Cronological Filling). c. Pendayagunaan arsip dinamis baik sebagai berkas kerja maupun sebagai referensi. Surat kabar. makalah dll. sedangkan arsip selalu atau lebih sering dipakai dalam suatu periode kepengurusan. yaitu nilai yang berkaitan dengan kegunaan arsip untuk kegiatan administratif sehari-hari 2. . ruangan maupun peralatan. Buku-buku laporan. c. majalah.5 Arsip 1. suatu sistem penyusunan arsip berdasarkan permasalahan yang sering dihadapi. penyusutan arsip berguna untuk : 1. Tujuan penyusutan Arsip Tujuan penyusutan arsip adalah mengendalikan arus arsip yang tercipta serta mengatur penyelamatan arsip. Tata cara penyusutan arsip Penyusutan arsip dilakukan dengan peritmbangan : 1. b. Sistem nomor (Nomerical Filling). yaitu nilai yang mempunyai daya pembuktian di bidang keuangan 3. Pemusnahan arsip c. Nilai kegunaan. Penyerahan arsip kepada arsip nasional/arsip daerah.c. Dokumentasi organisasi adalah segala sesuatu yang menyangkut kegiatan pencarian. 3. dll. suatu sistem penyusunan arsip berdasarkan susunan nomor urut arsip. dimana dokumen digunakan dalam satu periode kepengurusan tetapi tetap disimpan sebagai bukti yang sah dari suatu peristiwa atau kejadian yang sewaktu-waktu dapat digunakan. penyusutan arsip dilakukan dengan cara : a. Nilai penelitian dan sejarah. pengumpulan dan penyimpanan dokumen-dokumen organisasi. Pengelolaan Dokumen Pada dasarnya pengelolaan dokumen sama dengan pengelolaan inventaris. yaitu nilai sebagai data ilmiah dan historis yang kemudian hari akan sangat bernilai 4. • Penyusutan Arsip a. Dilihat dari kepentingan.2.

Surat Tanda Bukti.BAB IV ADMNISTRASI PERSURATAN IV. Alat pengingat 4.3. Warkat Pos. Fungsi Surat Adapun fungsi surat adalah sebagai berikut : 1. surat perjanjian. Memo dan Nota. E-Mail dan Faximille yaitu surat yang dapat dikirim melalui jaringan telekomunikasi. Surat sangat rahasia (vital). yaitu surat yang terdiri dari kertas surat beserta sampulnya.1 Penggolongan Surat 1) Surat Menurut Isi dan Maksudnya a) Surat biasa b) Surat keputusan c) Surat ketetapan d) Surat rekomendasi e) Surat mandat f) Surat penugasan g) Surat keterangan h) Surat pernyataan 2) a) b) c) d) e) f) Surat Menurut Wujud Kartu Pos.3 IV. maka dalam pelaksanaan kinerja dan roda organisasi. Telegram. Administrasi persuratan adalah segala sesuatu yang menyangkut pengelolaan persuratan dalam suatu organisasi. Duta atau wakil organisasi 7. yaitu surat khusus yang umumnya berbentuk formulir yang dipakai umtuk tanda bukti suatu kegiatan antara dua belah pihak atau membuktikan keabsahan suatu hal. Pedoman untuk bertindak 5. Dokumentasi historis suatu kegiatan Jenis dan Bentuk Surat OKJE FT-UH adalah organisai formal. IV. Surat Bersampul. yaitu surat yang wujudnya berupa gabungan sampul dan kertas surat yang apabila dilipat akan berbentuk amplop dan tidak boleh diisi apapun kedalam amplopnya. dan hasil-hasil penelitian. yaitu surat yang dipakai untuk keperluan intern suatu organisasi. yaitu surat yang bernilai sejarah ilmiah atau memiliki nilai sangat penting seperti SK. Alat komunikasi tertulis. yaitu surat berbentuk kartu dengan ukuran 10 cm x 15 cm.1 Pengertian Surat adalah informasi tertulis yang dapat dipergunakan sebagai alat komunikasi tulis yang dibuat dengan persyaratan tertentu yang khusus berlaku dalam surat-menyurat.2 IV. Teleks. 3) a) . Tanda bukti tertulis 3. 2. Keterangan 6. Surat Menurut Keamanan Isinya. persuratan merupakan hal mutlak yang harus dilaksanakan sebagai legalitas formal atau bukti keabsahan suatu kebijakan yang dilaksanakan oleh organisasi.

yaitu surat yang memerlukan penyelesaian dengan segera. a) Surat Menurut Urgensi Penyelesaiannya a) Surat biasa. d) Surat tidak penting. yaitu surat yang dapat membantu kelancaran organisasi dan sulit dicari tempat lain seperti peraturan-peraturan organisasi. tetapi tidak se-urgent surat kilat.b) Surat rahasia (penting). yaitu surat yang diberlakukan secara biasa/tidak diistimewakan. . c) Surat biasa. c) Surat kilat. Kata biasa ini mengandung pengertian ‘tidak perlu cepat-cepat dikirim’ atau ‘tidak harus segera dibalas’. yaitu surat yang memiliki kegunaan bersifat sementara dan hanya sewaktu-waktu dibutuhkan. yaitu surat yang ditujukan kepada satu atau beberapa orang/organisasi. yaitu surat yang memerlukan penyelesaian sangat segera dan harus didahulukan penanganannya daripada surat-surat yang lain. yaitu surat yang sudah habis masa kegunaannya seperti undangan dsb. b) Surat edaran dan surat pengumuman. 4) Surat Menurut Banyaknya Sasaran yang Dituju Surat biasa. yaitu surat yang ditujukan kepada orang atau organisasi yang banyak (khalayak ramai). 5) Adapun jenis-jenis dan penjelasan surat yang digunakan di lingkup OKJE FTUH yaitu : Surat Biasa Format Bentuk Surat Biasa: a. b) Surat segera/ekspres.

...... badan. c) Penunjukan................ b...... (TGL-BULAN-TAHUN) ________________ ________________ ________________ ________________ .......... : ....... pengesahan......... : .. dan pemberhentian anggota organisasi pada suatu posisi struktural dan sebagainya. tim kerja dan lain-lainnya................... d) Penetapan hal-hal yang bersifat umum dan prinsipal dalam rangka kebijakan organisasi......... perubahan statute atau pembubaran suatu organisasi..................................... b) Mengesahkan petunjuk pelaksanaan suatu peraturan. Wb __________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ Wassalamualaikum Wr........ .......... ....... Contoh Bentuk Surat Keputusan: .. DiTempat Assalamualaikum Wr.......... pengaturan..........................Wb Makassar... pengangkatan..... Kepada Yth. panitia............. Surat Keputusan ini memuat : a) Pembentukan.............. ........ ........... Surat Keputusan (SK) Surat Keputusan yang dikeluarkan oleh pejabat tinggi lembaga dalam lingkup OKJE FT-UH yang mengatur dan mengikat internal lembaga tersebut..KOP SURAT Nomor Lampiran Perihal : .......

.....* ___________________ ___________________ ___________________ ___________________ KOP SURAT Nama terang SURAT KETETAPAN Nama terang* jabatan NOMOR : ………………………………… jabatan TENTANG Tembusan : …………………………………………………………….... ………….. . setelah : MENIMBANG MENGINGAT MEMPERHATIKAN MENETAPKAN : ……………………………………………………………………… : ……………………………………………………………………… : ……………………………………………………………………… : MEMUTUSKAN PERTAMA KEDUA KETIGA : ……………………………………………………………………… : ……………………………………………………………………… : ……………………………………………………………………… Ditetapkan di : ………………………… Pada Tanggal : ………………………… Pukul : ... Pengurus...... …………............... 3..... …………………....... …………. Surat Ketetapan Surat Ketetapan dikeluarkan oleh pejabat tinggi lembaga dalam lingkup ___________________ OKJE FT-UH kecuali HME FT-UH yang mengatur dan mengikat eksternal ___________________ lembaga tersebut. …………..... 4.... *hanya digunakan di MME dan Tiga kolom Tanda tangan juga ……………………* ……………….... setelah : Allah SWT............... Pengurus Himpunan Mahasiswa Elektro Fakultas Teknik Universitas Hasanuddin...* c.............. Dengan rahmat…………..KOP SURAT SURAT KEPUTUSAN NOMOR : ………………………………… TENTANG ……………………………………………………………............................ 3. …………... 4......... Tembusan : 1........ 2. MENIMBANG : ……………………………………………………………………… MENGINGAT : ……………………………………………………………………… *hanya berlaku di MME MEMPERHATIKAN dan Tiga kolom tanda tangan di MME dipakai : ……………………………………………………………………… MEMUTUSAKAN : MENETAPAKAN PERTAMA : ……………………………………………………………………… KEDUA : ……………………………………………………………………… KETIGA : ……………………………………………………………………… Ditetapkan di : ………………………… Pada Tanggal : ………………………… Pukul : .... ………….......... 1................... ___________________ ___________________ Contoh surat ketetapan ……………………. …………........ Dengan rahmat Allah SWT... 2......

menguatkan. baik. membenarkan dsb bahwa pihak yang disebut dapat dipercaya.d. Contoh Bentuk Surat Rekomendasi: . dsb. Surat Rekomendasi (SR) Surat Rekomendasi adalah surat yang menyatakan.

... Nama terang jabatan Tembusan: 1. memberikan mandat kepada Saudara : Nama : ……………………………........... Nama terang jabatan Surat Mandat (SM) Surat Mandat adalah surat pelimpahan wewenang / penyerahan wewenang kepada pihak tertentu yang dikeluarkan oleh ketua HME FT-UH atau Ketua DMME FT-UH.. sampai ………………...... Tempt. tgl-bln-thn PENGURUS ______________________ FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS HASANUDDIN PERIODE..KOP SURAT SURAT REKOMENDASI Nomor : ……………………………… Assalamualaikum Wr. Sehubungan dengan sesuatu dan lain hal yang sangat penting dari ……………………………….. ……………………. ………………………… . Nama terang Ketua Tembusan: 1. Sebagai Pejabat Sementara ………………………………... …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………… Wassalamualaikum Wr.. Jabatan : …………………………….. ………………………… 4. Wb. Kop surat SURAT MANDAT Nomor : ……………………………….... Tempat........... 2. terhitung mulai tanggal ……………... Demikian surat mandat ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya. Wb..... maka saya selaku Ketua.. Contoh Bentuk Surat Mandat: e....Periode .... …………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………../../..... ……………………...... tgl-bln-thn PENGURUS HIMPUNAN MAHASISWA ELEKTRO FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS HASANUDDIN PERIODE ..... ………………………… 2.... ………………………… 3......

tgl-bln-thn PENGURUS HIMPUNAN MAHASISWA ELEKTRO FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS HASANUDDIN PERIODE ... …………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………. Wb........ Nama terang Ketua Umum h./.... tgl-bln-thn. maka saya selaku... Demikian surat penugasan ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya. Untuk bertugas sementara waktu sebagai ……………………… terhitung mulai tanggal ……………..... sampai ………………. Surat Pernyataan (SP) . Surat keterangan hanya dikeluarkan oleh Ketua Umum HME FT-UH. memberikan tugas kepada Saudara/i : Nama : ……………………………. Sehubungan dengan sesuatu dan lain hal yang sangat penting dari ………………………………...../. …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………… Wassalamualaikum Wr...... Nama terang Ketua Tembusan: 1....Periode . Surat penugasan hanya dikeluarkan oleh pengurus inti HME FT-UH.. Ketua DMME FT-UH 2. Tempat....Wb.... Ketua Umum HME FT-UH g....... Tempat........... Surat Tugas surat tugas adalah surat yang menerangkan bahwa orang yang diberi tugas itu diperintahkan atau diberi tugas untuk menjalankan sesuatu..... Jabatan : …………………………….f..... PENGURUS ______________________ FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS HASANUDDIN PERIODE.. Contoh Bentuk Surat Keterangan: Kop surat SURAT KETERANGAN Nomor : ……………………………… Assalamu Alaikum Wr....... Surat Keterangan (SKET) Surat Keterangan adalah surat yang menerangkan atau menjelaskan tentang keadaan seseorang atau sesuatu... KOP SURAT SURAT TUGAS Nomor : ………………………………....

Wb.TAHUN YANG MEMBUAT PERNYATAAN Nama terang 2. Sebuah lembaga yang mapan memiliki kop surat yang paten. TEMPAT... Pada kop surat ditulis hal-hal yang berhubungan dengan identitas organisasi seperti nama organisasi. Surat pernyataan individu adalah surat pernyataan yang dikeluarkan dan ditandatangani langsung oleh orang anggota OKJE FT-UH Contoh Bentuk Surat Keterangan: KOP SURAT SURAT PERNYATAAN Assalamu Alaikum Wr. TANGGAL –BULAN.Wb. nomor telepon/faksimili.. Wb.... …………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………... dan .. Surat Pernyataan organisasi adalah surat dikeluarkan secara kelembagaan OKJE FT-UH (HME FT-UH dan DMME FT-UH) yang ditandatangani oleh Ketua Umum HME FT-UH atauKetua DMME FT-UH..... …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………… Wassalamualaikaum Wr.. TEMPAT..Wb. email.1. Contoh Bentuk Surat Keterangan: KOP SURAT SURAT PERNYATAAN Assalamu Alaikum Wr...TAHUN _________________ _________________ _________________ _________________ Nama terang jabatan Berikut penjelasan tentang bagian-bagian surat yang digambarkan pada format surat diatas 1). TANGGAL –BULAN.. Kop Surat Kop surat merupakan ciri khas dari sistem administrasi persuratan sebuah lembaga.. …………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………… Wassalamualaikum Wr. alamat....

okje-ftuh. b) Untuk perihal. c) Untuk penunjukkan sumber dalam kegiatan suratmenyurat dengan cara menunjuk nomor surat yang dibalas atau ditindaklanjuti. Kop surat ini berlaku untuk semua jenis surat. di sebelah kanan logo.org 2) Kepala Surat Keputusan.logo organisasi. Format nomor surat: NOMOR : NOMOR URUT/KODE SURAT/KODE KEPANITIAAN/KODE LEMBAGA/BULAN/TAHUN 1.2 Fakultas Teknik Univesitas Hasanuddin 90245 okjeftuh@yahoogroups. Nomor urut Nomor urut ini menunjukkan jumlah surat yang telah dikeluarkan (untuk setiap jenis surat) yang terdiri atas 3 (tiga) digit. jenis huruf times new roman dan dicetak tebal. logo kepanitiaan diletakkan di sudut kanan atas. Nomor Kotak Pos. Tugas. Adapun penempatan tulisan dapat dilihat sebagai berikut.  Nama Lembaga/Institusi. Ditulis tebal bergaris bawah dengan huruf kapital semua. HIMPUNAN MAHASISWA ELEKTRO FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS HASANUDDIN Sekertariat : Gedung POMD Lt. dan waktu yang sama menggunakan nomor surat yang sama.  Alamat Sekretariat. terutama dalam penyimpanan dan penemuannya kembali. Pernyataan. dan Rekomendasi. Ketetapan. Keterangan. jenis huruf times new roman  Nama lembaga dan alamat sekretariat diletakkan rata tengah dengan spasi 1  Untuk kegiatan yang dikeluarkan oleh HME FT-UH. Contoh: SURAT KEPUTUSAN 3) Nomor Surat Nomor surat sangat perlu dicantumkan karena kegunaanya sebagai berikut: a) Untuk memudahkan pengaturan surat. Kode surat ini menunjukkan jenis surat. Adapun susunan atau tata letak kop surat yang digunakan di OKJE FT-UH yaitu :  Logo OKJE FT-UH ditempatkan di sudut kiri atas. Dengan besar huruf 14.com/www. Berikut kode-kode yang digunakan yaitu : • Kode “A” berarti surat keluar intern OKJE FT-UH • Kode “B” berarti surat keluar ekstern OKJE FT-UH • Kode “SK” berarti Surat Keputusan dalam lingkup HME FT-UH • Kode “TUS” berarti Surat Keputusan dalam lingkup DMME FT-UH dan MME FT-UH • Kode “TAP” berarti Surat Ketetapan • Kode “SR” berarti Surat Rekomendasi • Kode “SM” berarti Surat Mandat • Kode “SKET” berarti Surat Keterangan . Nomor Telepon/Faksimili (kalau ada). website dan Email ditempatkan di bawah tulisan Nama Lembaga/Institusi dengan besar huruf 9. kepentingan. Mandat. 2.

6) Tempat/ Daerah dan tanggal dikeluarkannya surat. kwitansi. Kode lembaga Kode induk lembaga yaitu OKJE FT-UH (Organisasi Kemhasiwaan Jurusan Elektro Fakultas Teknik Universitas Hasanuddin). 2007. Kode tahun Masehi. Contoh Lampiran Lampiran : 1 Lembar Lampiran : 1 Berkas 5) Perihal Surat Perihal/Hal berfungsi untuk memberi petunjuk kepada pembaca surat tentang pokok dan maksud dibuatnya suatu surat. atau dokumen lainnya. 2006. daftar peminjaman/permohonan barang. Untuk surat berbentuk lurus (full block style). Nama bulan tidak boleh diganti angka. Kode kepanitiaan Ditambahkan setelah kode surat jika terdapat kegiatan yang bersifat kepanitiaan. tidak boleh disingkat atau divariasikan. Contoh nomor surat: Nomor : 001/SK/HME FT-UH/VI/2008 Contoh nomor surat kepanitiaan: Nomor : 001/SK/PPDA/HME FT-UH/VI/2008 4) Lampiran Surat Lampiran surat merupakan kelengkapan sebuah surat. dst. Contoh: “HME FT-UH” dan “DMME FT-UH” 5. Sedangkan untuk surat bentuk setengah lurus (semi block style) penulisan tanggal ditempatkan di sebelah . bulan. Kode “ST” berarti Surat Tugas.• • Kode “SP” berarti Surat Pernyataan. penulisan tanggal di tempatkan setelah kop sebelum nomor surat. Surat yang mempunyai lampiran mengemban dua fungsi yaitu menyampaikan maksud tertentu dan sebagai pengantar untuk lampirannya. Kode tahun meunjukkan waktu (tahun) surat tersebut dikeluarkan yang dtulis utuh sesuai tahunnya (misal . karena hal tersebut tidak berlaku untuk surat resmi. faktur. Kode bulan Kode bulan menunjukkan waktu (bulan) surat tersebut dikeluarkan yang ditulis dengan angka Romawi. dan tahun pada surat resmi harus lengkap. Penulisan tanggal. 4. • contoh : Perihal : Permohonan Kesediaan Membawakan Materi • Perihal (tentang) keputusan dan ketetapan dibuat dengan huruf kapital semuanya dan ditebalkan contoh : TENTANG SUSUSAN PANITIA PELAKSANA PROGRAM PENGEMBANGAN DIRI PAKET A KE XVIII Pada surat biasa tulisan perihal digarisbawahi dan ditebalkan. Perihal menggunakan bahasa yang ringkas dan jelas. sesuatu yang dilampirkan seperti brosur. harus disebutkan dalam surat.). Oleh sebab itu. 6. 3. Penulisan secara lengkap ini diperlukan untuk menghindari kekeliruan atau hal lain yang merugikan.

Nama orang atau instansi yang ditujukan surat tersebut ditulis tebal (bold). kemudian jabatan ditulis di bawah nama penanggung jawab dengan huruf biasa yang tebal (bold). Tandatangan. sedikit menyentuh di atas tanda tangan sekretaris (bila hanya ada tanda tangan ketua dan sekretaris) dan tidak dibubuhkan di bagian tandatangan ketua. sebelum nama organisasi/unit organisasi yang mengeluarkan surat karena jenis surat yang digunakan di OKJE FT .kanan sebelum atau sejajar nomor surat atau sebelah kanan setelah salam penutup. sedikit menyentuh di atas tandatangan masing-masing (hanya masing-masimg organisasi/unit organisasi saja yang bertandatangan. maka ketua sebelah kiri dan sekretaris di sebelah kanannya Nama penanggung jawab ditulis dengan huruf Kapital tebal (bold) bergaris bawah. Pembubuhan stempel organisasi : • Posisi stempel dibubuhkan di sebelah kiri tanda tangan. sebelum nama organisasi/unit organisasi yang mengeluarkan surat. Di lingkungan OKJE FT-UH. Penulisannya dengan huruf biasa tebal (bold) Contoh : Pengurus Himpunan Mahasiswa Elektro Fakultas Teknik Universitas Hasanuddin Periode 2008/2009 9) Nama. 7) Alamat Tujuan Surat Alamat tujuan merupakan kepada siapa surat tersebut hendak ditujukan. tanpa tandatangan sekretaris). • Bila surat tersebut ditandatangani oleh lebih dari satu jabatan struktural dan organisasi yang berbeda. maka stempel dibubuhkan di sebelah kiri. penempatan tanggal yang digunakan yaitu sebelah kanan setelah salam penutup. Jabatan Penanggung Jawab dan Stempel Posisi jabatan organisasi penanda tangan surat. Jika hanya staf ketua dan sekretaris yang bertandatangan. Contoh : Kepada Yang Terhormat Ketua Jurusan Elektro Fakultas Teknik Universitas Hasanuddin DiMakassar 8) Nama Organisasi yang Mengeluarkan Surat Nama organisasi atau unit organisasi yang mengeluarkan surat di tempatkan di bagian tengah kertas. semakin ke kiri semakin tinggi jabatan strukturalnya. Contoh 1 : Pengurus Himpunan Mahasiswa Elektro Fakultas Teknik Universitas Hasanuddin Periode 2008/2009 STEMPEL ORGANISASI RAMA PERDANA Sekretaris Umum LOMPO RAMOS E. Ketua Umum .UH yaitu bentuk setengah lurus (semi block style). kemudian tandatangan dibubuhkan tepat di bagian atas nama yang bersangkutan.

130 936 995 10) Tembusan Sebuah surat akan mempunyai tembusan bila salinan surat dikirimkan kepada pihak ketiga yang ada sangkut-paut atau keterkaitannya dengan surat yang dikeluarkan. ZAHIR ZAINUDDIN. • Konsideran Konsideran biasanya terdiri dari : . Ketua Umum Panitia Pelaksana PPD-I HME FT-UH 2008 STEMPEL KAPANITIAAN SYAMSUL BAHRI THASIM Ketua Mengetahui. 2. IR. Ketua Jurusan Elektro FT-UH Ketua DMME FT-UH Arsip 11) Bagian bagian surat keputusan dan ketetapan. Contoh : Tembusan : 1. lurus ke atas dengan nomor surat. maka penulisannya berderet kebawah dan diberi nomor urut. • Urutan tembusan dimulai dari jabatan tertinggi. Ketua Jurusan Elektro Fakultas Teknik Universitas Hasanuddin STEMPEL INSTITUSI DR. MT NIP. 3.Contoh 2: Pengurus Himpunan Mahasiswa Elektro Fakultas Teknik Universitas Hasanuddin Periode 2008/2009 STEMPEL STEMPEL ORGANISASI LOMPO RAMOS E. • Tembusan yang objeknya hanya satu. Kadang-kadang ada pejabat atau pihak tertentu yang harus mengetahui terbitnya surat karena surat tersebut menyangkut bidang tugasnya sehingga kepadanya perlu diberikan tembusan. maka penulisannya sebaris atau sejajar dengan notasinya Contoh : Tembusan : Ketua DMME FT-UH • Tembusan yang objeknya lebih dari satu. Adapun cara penulisan tembusan sebagai berikut : • Penulisannya ditempatkan di sebelah kiri bawah kertas surat pada margin kiri.

Wb’ . dimana terlebih dahulu ditulis dengan kalimat “Pada tanggal :……………”  Tanda tangan (ketua dan sekretaris.  • Diktum Diktum diawali dengan kata “Memutuskan” atau “Menetapakan”. dan tempat. selanjutnya menguraikan diktum tersebut. maka pada halaman terakhir dari lampiran tersebut harus ditandatangani pula oleh pejabat yang mengeluarkan keputusan.Wb • Alinea Pembuka Alinea pembuka berisi tentang pendahuluan berupa ucapan syukur kepada Tuhan YME. atau ii.Kata “Menimbang” yang diikuti uraian kalimat mengenai pertimbangan / tujuan / kepentingan / alasan hingga perlu dikeluarkan surat keputusan/ketetapan. • Kaki Surat Keputusan yang terdiri dari :  Tempat dimana surat keputusan tersebut dikeluarkan dengan menyebut terlebih dahulu kalimat “Disahkan di :………. hanya Ketua Umum HME FT-UH atau Ketua DMME FT-UH saja yang bertanda tangan. Assalamu Alaikum Wr. • Salam Penutup Salam penutup berupa ucapan: ‘Wassalamualaikum Wr. Biasanya dicantumkan hari/waktu. disebutkan “Lampiran surat keputusan “Nomor :……………” kemudian di bawahnya disebutkan pula mengenai “Perihal atau tentang……………. 12) Bagian – bagian surat biasa. • Alinea Penutup Alinea penutup berisi tentang harapan dari maksud surat dan ucapan terima kasih.”  Tanggal. tanggal. karena pada waktu itu sekretaris umum atau sekretaris belum “resmi” memangku jabatannya)  Nama terang penanda tangan dan jabatannya. di sudut kiri atas kertas. sekiranya diperlukan masih dapat ditambah dengan kata “Memperhatikan” yang diikuti oleh uraian mengenai ketentuanketentuan atau dicantumkan jenis tulisan dinas atau pendapat pejabat atau kejadian tentang yang perlu diperhatikan dalam pembuatan keputusan/ketetapan.  Selanjutnya. Apabila diktum tersebut memuat uraian yang perlu dilampirkan. • Jika terdapat lampiran maka pada lembar lampiran. • Salam Pembuka Salam pembuka ditulis miring dan umumnya menggunakan kata : i. bulan dan tahun. Dengan Hormat. kecuali SK atau TUS atau TAP bernomor kode “istimewa” seperti SK Susunan Pengurus HME FTUH atau TAP Susunan Pengurus DMME FT-UH. • Isi Surat Isi surat merupakan penjelasan maksud surat secara mendetail.  Kata “Mengingat” yang diikuti dasar oleh dasar peraturan yang ada hubungannya dengan pembuatan keputusan/ketetapan sehingga pengeluaran keputusan dapat dipertanggungjawabkan dan mempunyai landasan hukum yang kuat.

Kop Surat Pada umumnya digunakan bentuk surat sebagai berikut : Lampiran Bentuk Lurus Perihal Nomor : : : Makassar. 90) c. Bentuk surat merupakan pola sebuah surat yang telah ditentukan oleh tata letak (lay out) bagian-bagian surat.5 cm x 33 cm. Jenis tulisan (font) yang digunakan yaitu Times New Roman ukuran 12. b. atau P. Surat Rekomendasi. Penempatan bagian-bagian surat pada posisi tertentu akan membentuk model (style) yang tertentu pula. Kertas yang digunakan yang yaitu kertas putih F4 70 gsm dengan ukuran 21. Surat Tugas. (Post Scriptum) • Khusus untuk undangan. ……………………. font yang digunakan ukuran 16. Adapun ketentuan-ketentuan umum yang berhubungan dengan persuratan dan bagian-bagiannya sebagai berikut : a. Surat Mandat. 4 Februari 2006 Kepada Yth. 14) Bentuk Surat Pada umumnya bentuk surat yang dugunakan oleh OKJE FT-UH yaitu bentuk setengah lurus atau semi block style. Di tempat Dengan hormat. (Nota Bene). Tambahan ini dapat ditulis dengan notasi : • N. Surat Keterangan. (Please Confirm) atau RSVPM (Respondez Si’I Vouz Plait).13) Tambahan Catatan Tambahan atau catatan khusus perlu dicantumkan untuk menambahkan hal tertentu yang mungkin terlupakan atau untuk mempertegas sesuatu. Amplop berkop yang digunakan yaitu DL Envelope (No. pada bagian akhir surat lazim dituliskan P..Wb. Maksudnya harap memberi kabar kepada pengirim surat atau melalui telepon (Contact Number) yang tertera setelah notasi tersebut. dan Surat Pernyataan. (alinea pembuka) (alinea transisi) (alinea penutup) ……………… Wassalamu alaikaum Wr. kecuali untuk judul surat pada surat sistem judul. (nama organisasi/unit organisasi) Ttd Nama Jabatan .S.B. kecuali untuk beberapa bentuk persuratan seperti Surat Keputusan.C.

Surat Masuk 1) Surat masuk diterima bagian sekretaris/kesekretariatan. 13) Tanda terima surat dimasukkan dalam buku ekspedisi b. (alinea pembuka) (alinea transisi) (alinea penutup) Wassalamu alaikaumW r. 11 September 2006 (nama organisasi/unit organisasi) Ttd NAMA Jabatan IV.3.Wb.2 Pengelolaan Surat a. 2) Masuk pada staff sekretaris 3) Penelitian /pembacaan surat 4) Pemberian disposisi (catatan singkat tentang tindak lanjut surat) . ……………………. 12) Pengisan tanda terima surat oleh pihak yang menerima surat. Makassar. Surat Keluar 1) Pembuatan konsep 2) Pengetikan 3) Pemeriksaan/penelitian 4) Penandatanganan 5) Pembubuhan cap/stempel organisasi 6) Penulisan dalam agenda 7) Penyimpanan arsip 8) Pelipatan surat 9) Pemasukan dalam amplop (terlebih dahulu diberi alamat) 10) Pembelian prangko (jika lewat pos) 11) Pengiriman surat dengan cara diantarkan sendiri. lewat pos. dengan kurir/utusan.Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style) Kop Surat Nomor Lampiran Perihal : : : Kepada Yth. DiMakassar Dengan hormat..

5) Pemberian cap agenda dan cap surat 6) Diajukan dan dibicarakan dalam rapat (terutama surat-surat penting yang tidak mungkin diambil kebijaksanaan langsung oleh sekretaris) 7) Pembubuhan disposisi berdasarkan keputusan rapat 8) Pemrosesan surat 9) Pengarsipan surat. .

1 Pengertian Administrasi keuangan adalah administrasi yang berhubungan dengan perolehan. b. b) Untuk keperluan pengelolaan dana dapat diadakan kas kecil yang dipegang oleh tim dana. b) Permintaan untuk pengeluaran dana di luar APBOKJE FTUH diajukan kepada Ketua Umum HME FT-UH dan Bendahara . Pengelolaan umum keuangan OKJE FT-UH dilakukan oleh Bendahara Umum HME FT-UH. Prinsip-prinsip yang berlaku dalam hal pengelolaan keuangan meliputi : a. 3) Penyimpanan a) Yang bertanggung jawab atas penyimpanan dana adalah Bendahara Umum HME FT-UH. halal. 2. 1) Pengumpulan Dana Pegumpulan dana dilakukan untuk menjamin kelancaran operasional OKJE FT-UH.2 Wewenang Pengelolaan Keuangan 1. Pelaksanaan Yang dimaksud dengan pelaksanaan adalah pelaksaan pengaturan keuangan. c) Usaha-usaha lain oleh tim dana yang etis. 2) Penyimpanan dan pengeluaran dana yang dikumpulkan oleh tim dana harus terlebih dahulu disetujui oleh Ketua Umum HME FT-UH dan Bendahara Umum HME FT-UH. dan tidak mengikat. 4) Prosedur Pengeluaran Dana a) Permintaan untuk pengeluaran dana yang telah dialokasikan di APBOKJE FT-UH diajukan oleh kuasa pengguna anggaran kepada Bendahara Umum HME FT-UH. V. Organisasi Agar lebih memudahkan kontrol pengelolaan keuangan maka pengorganisasiannya sebagai berikut : 1) Tugas mencari dan mengumpulkan dana dari sumber-sumber yang telah ditentukan diserahkan kepada tim dana di bawah kordinasi Bendahara Umum HME FT-UH. penggunaan dana dan laporan akhir penggunaan dana. Perencanaan Perencanaan keuangan dijabarkan dalam bentuk anggaran pendapatan dan anggaran pengeluaran organisasi untuk satu jangka waktu tertentu yang menggambarkan sumber danpenggunaan.BAB V ADMINISTRASI KEUANGAN V. 3) Tugas untuk mencatat keluar masuknya dana serta penyusunan laporannya diserahkan kepada Bendahara Umum HME FT-UH. b) Pengeluaran dana harus disetujui oleh Ketua Umum dan Bendahara Umum HME FT-UH. yang bertujuan agar pendayagunaan dana dapat dilakukan secara efektif dan efisien. c. 2) Pengeluaran Dana a) Penggunaan dana tiap kompartemen diatur dalam Anggaran Pendapatan dan Belanja Organisasi yang telah ditetapkan sebelumnya. b) Dana kemahasiswaan. Pengumpulan ini meliputi : a) Mengumpulkan dana dari iuran anggota OKJE FT-UH setiap pengurusan KRS. pengalokasian.

No : Kode Anggaran : Tahun Anggaran : Sudah Terima dari : Terbilang: Uraian Penggunaan Dana : Kuasa Pengguna Anggaran: Tanggal Pengeluaran Kas : Jumlah Uang : Lunas dibayar : Tanggal : .... dan biaya yang diperlukan guna pelaksaaan dinamika kelembagaan.. kemudian tanda bukti pengeluaran tersebut diserahkan sebagai arsip Bendahara Umum HME FT-UH... b.. Teknis pengelolaan keuangan meliputi : a) Pengendalian penggunaan dana sesuai dengan APBOKJE FT-UH serta kebijakan keuangan HME FT-UH b) Penyelenggaraan pembukuan secara tertib.. teratur dan tepat waktu.. pendapatan./. Pengajuan dan Pengesahan RAPBOKJE FT-UH a.. V.... Pengertian Rancangan Anggaran Pendapatan dan Belanja Organisasi Kemahasiswaan Jurusan Elektro Fakultas Teknik Universitas Hasanuddin adalah perkiraan...3 Rancangan Anggaran Pendapatan dan Belanja Organisasi 1. Bendahara Umum 3.. Termasuk didalamnya pembuatan dan penyimpanan bukti-bukti yang diperlukan untuk dipertanggungjawabkan... b. Masing-masing Koordinator Kompartemen HME FT-UH menyusun rancangan anggaran kompartemen. Rancangan Anggaran Pendapatan dan Belanja Organisasi Kemahasiswaan Jurusan Elektro Fakultas Teknik Uniersitas Hasanuddin dibuat dengan memperhatikan kondisi eksternal dan internal.......Umum HME FT-UH oleh kompartemen yang memerlukan dana. serta OKJE FT-UH sebagai organisasi nirlaba. Koordinator Kompartemen HME FT-UH menyerahkan rancangan anggaran kompartemen kepada Bendahara Umum HME FT-UH selambatlambatnya 2 minggu sebelum rapat kerja HME FT-UH.... Format bukti pengeluaran : BUKTI PENGELUARAN KAS Himpunan Mahasiswa Elektro (HME. 2.. c) Kuasa pengguna anggaran menandatangani bukti pengeluaran kas....FT UH) Priode ... ...... a... Ketua Umum HME FT-UH dan Bendahara Umum HME FT-UH menilai permohonan tersebut untuk disetujui dan dimasukkan ke dalam biaya tak terduga atau ditolak.

. b. RAPBOKJE FT-UH diajukan ke DMME FT-UH untuk di sahkan menjadi APBOKJE FT-UH. Bendahara Umum HME FT-UH berkoordinasi dengan Ketua Umum HME FT-UH untuk menyusun RAPBOKJE FT-UH... 3.. Tindakan yang tercantum di bawah ini harus dengan persetujuan tertulis dari Ketua Umum HME FT-UH dan disahkan oleh DMME FT-UH.Pelaksanaan Anggaran belanja berdasarkan prinsip : 1) Nominal yang dimuat dalam anggaran belanja merupakan batas maksimal untuk masing-masing pembelanjaan (pengeluaran)... 2) Mengeluarkan pembiayaan untuk tujuan lain dari yang telah ditetapkan dalam anggaran belanja HME FT-UH.......4 Ketentuan Pelaksanaan 1. b... d.. 2) Jumlah pendapatan diusahakan secara maksimal sesuai dengan ketentuan yang berlaku... Pelaksanaan Anggaran Pendapatan berdasarkan prinsip : 1) Nominal yang dimuat dalam anggaran pendapatan merupakan batas/target minimal untuk masing-masing pendapatan.... d. Penerimaan uang dan/atau barang selain Bendahara Umum HME FT-UH harus diserahkan kepada Bendahara Umum HME FT-UH selambat-lambatnya dalam waktu 3 hari setelah penerimaan....Penerimaan uang dilakukan dengan cara sebagai berikut : 1....) Bendahara Umum HME FT-UH V.. 1) Mengadakan iuran dan atau tambahan iuran yang belum tercantum dalam anggaran pendapatan (APBOKJE FT-UH)...c. 3) Terkendali sesuai dengan ketentuan yang berlaku c.. 2. Bukti penerimaan uang dan/atau barang dibuat dua rangkap dan masing-masing diserahkan kepada : a) Pemberi / pembayar ... (.. Seluruh pengurus HME FT-UH wajib mengatur pelaksanaan anggaran sedemikian rupa sehingga realisasi APBOKJE FT-UH dapat terkendali dan tercapai secara optimal.. Penerimaan uang dan/atau barang dilakukan oleh Bendahara Umum HME FT-UH..... Format laporan realisasi APBOKJE FT-UH No. Pelaksanaan APBOKJE FT-UH Ketentuan Umum a. Setiap penerimaan uang dan/atau barang dibuatkan bukti ditandatangani oleh penerima... Pendapatan a. Daftar Anggaran Kode Anggaran Kuasa Jumlah Pengunggunaan Anggaran Anggaran Realisasi Anggaran Mengetahi.. c. e..... 2) Penggunaan dana secara efektif dan efisien dengan hasil optimal.. 3) Terkendali sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

4. a./.. dan subsidi dana pengkaderan HME FT-UH b....…. Format penerimaan uang/barang BUKTI PENERIMAAN UANG / BARANG TELAH TERIMA UANG SEJUMLAH/ BARANG BERUPA .. Pendapatan berdasarkan keuntungan usaha HME FT-UH. Pembukuan dan Pelaporan a. belanja khusus...yang selanjutnya didokumentasikan sebagai laporan.TANGGAL……………………………. PADA HARI………. b.. dan belanja tak terduga. HME FT-UH. pengeluaran ke MME FT-UH..………………….. Belanja tidak langsung Belanja tak langsung mencakup pengeluaran berdasarkan kebijakan organisasi yang meliputi pengeluaran ke DMME FT-UH. Macam-macam belanja/pengeluaran.. subsidi dana kemahasiswaan. job description dan belanja kompartemen HME FT-UH. b. b) Laporan tahunan dipertanggungjawabkan dalam MME FTUH 2) Format laporan keuangan dimaksud terdiri dari : a) Laporan anggaran.. Format laporan arus kas: LAPORAN KEUANGAN KOMPARTEMEN. Penanggung jawab pembukuan kegiatan adalah Bendahara Umum HME FTUH dan pelaksanaannya dilakukan sesuai dengan job description yang ada. DARI………………………………….. PENERIMA PEMBERI / PEMBAYAR b) Penerima ( NAMA ) ( NAMA ) 2. Untuk kelengkapan administrasi keuangannya dibutuhkan : 1) Buku Kas Harian 2) Buku kas masuk dan kas keluar. Macam-macam Pendapatan a. realisasi anggaran dan laporan arus kas tiap kompartemen.. subsidi UKM. Pelaporan keuangan dilakukan oleh Bendahara Umun HME FT-UH pada setiap rapat dengan ketentuan sebagai berikut : 1) Jenis laporan dan pertanggungjawabannya : a) Laporan triwulan dipertanggungjawabkan dalam sidang DMME FT-UH. Pendapatan berdasarkan sumbangan atau bantuan yang meliputi sumber dari pemerintah. 3) Buku nota. No. 3. ……………………………………. PEMASUKAN PENGELUARAN Tanggal Jumlah Tanggal Jumlah ”jenis kegiatan ato jobdes” URAIAN SISA KET. Belanja langsung Belanja langsung mencakup pengeluaran berdasarkan rutinitas lembaga yang meliputi belanja program kerja. c. instansi/badan swasta.. bon kuitansi dan buku-buku bantu lainnya. Pendapatan berdasarkan ketentuan organisasi yang meliputi iuran anggota. dan alumni. .

Pengawasan Keuangan Pengawasan keuangan organisasi meliputi : a. Pengawasan intern keuangan secara rutin dilakukan oleh DMME FT-UH. adalah pengawasan yang berjalan atau dilakukan bersamaan dengan tahap-tahap proses penerimaan dan pengeluaran yang dimulai dari : 1) Permohonan untuk pengeluaran 2) Jumlah yang telah dianggarkan b. Pengawasan intern keuangan organisasi dan pemeriksaan laporan keuangan tiap kompartemen secara rutin dilakukan oleh Bendahara Umum HME FT-UH.b) Bukti keuangan (pengeluaran kas dan nota-nota bukti transaksi) 5. d. . c. Pengawasan yang bersifat preventif. Pemeriksaan keuangan tahunan dan akhir periode dilakukan oleh MME FT-UH.

D. Metode Pelaksanaan 1. Waktu Pelaksanaan F. B. Laporan Pertanggung Jawaban Kegiatan LPJ (Laporan Pertanggungjawaban) Kegiatan merupakan laporan panitia pelaksana kegiatan mengenai perkembangan dan hasil suatu kegiatan untuk selanjutnya dievaluasi dan dijadikan bahan referensi untuk kegiatan berikutnya Adapun sistematika penulisan LPJ Kegiatan adalah sebagai berikut: Sampul Kata Pengantar Daftar Isi Sistematika Laporan Pertanggungjawaban BAB I. PENDAHULUAN BAB II. Latar belakang Tujuan Nama dan tema kegiatan Waktu dan tempat kegiaatan Sasaran kegiatan Susunan panitia Anggaran kegiatan Penutup Untuk proposal sponsorsip kegiatan. selain hal-hal diatas juga ditambahkan perjanjian kerjasama Sponsorsip yang memuat media pubikasi. Hasil BAB III. H.PENUTUP Lampiran  Proposal Kegiatan  SK Kepanitiaan . C. 2 Pengertian LPJ Laporan pertanggung jawaban adalah laporan yang memut segala bentuk aktivitas dan evaluasi yang terjadi pada kurung waktu tertentu sebagai pertanggungjawaban yang dapat digunakan sebagai referensi untuk periode kepengurusan selanjutnya. Persiapan Kegiatan 2. G. E. Sasaran D. Adapun sistematika proposal sebagai berikut: Sampul A.BAB VI PROPOSAL DAN LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN VI. LAPORAN PELAKSANAAN A. F. VI. Tujuan C. 1 Pengertian Proposal Kegiatan Proposal kegiatan merupaan gambaran rencaba kegiatan yang akan dilaksanakan oleh pelaksanan kegiatan. VI. LAPORAN KEUANGAN BAB IV. Maksud B. Evaluasi Kegiatan E. 3 LPJ Dalam Lingkup OKJE FT-UH a.

   b. LPJ Triwulan Adapun Sistematika Laporan Pertanggungjawaban Triwulan adalah sebagai berikut: Sampul Kata Pengantar Daftar Isi BAB I. Evaluasi Kegiatan E. Persiapan Kegiatan 2. PENDAHULUAN I. Persuratan Dokumentasi (Softcopy & Hardcopy) Nota-nota Laporan Administrasi dan Keuangan UKM HME FT-UH Adapun sistematika penulisan Laporan Administrasi dan Keuangan UKM HME FT-UH adalah sebagai berikut: Sampul Kata Pengantar Daftar Isi Sistematika Laporan Pertanggungjawaban BAB I PENDAHULUAN BAB II LAPORAN KONDISI INTERNAL UKM BAB III LAPORAN UMUM KEGIATAN PELAKSANAAN UKM A. Laporan Inventaris BAB V. Maksud Tujuan Sasaran .4 Sistematika Laporan Pertanggungjawaban BAB II. b. c.1 Mukaddimah I. Hasil BAB IV LAPORAN ADMINISTRASI i. Laporan Pertanggung Jawaban Ketua Umum HME FT-UH 1.2 Dasar Pemikiran I. Sasaran D. Tujuan C. Daftar Persuratan ii. LAPORAN PELAKSANAAN II. Laporan Keuangan iii.1 Gambaran Umum Pelaksanaan Program Kerja II. Metode Pelaksanaan 1. PENUTUP c. Maksud B.1 Program Kerja a.2.3Tujuan I.2 Laporan Pelaksanaan Program Kerja II. Waktu Pelaksanaan F.

1Pendapatan Organisasi III.2 Sumber Lain III. f. i. LAPORAN ANGGARAN III.1..1 Kesimpulan IV. Anggaran Biaya Penanggung Jawab Saran dan Rekomendasi II.2.. LPJ Umum . Metode Pelaksanaan Waktu Pelaksanaan Hasil Hasil secara Personal Anggota HME FTUH ii.2 Saran Lampiran  Nota dan Bukti Keuangan HME FT-UH Periode . h.3. PENUTUP IV.3 Rekapitulasi Anggaran BAB IV.d..2 Kebijakan Ekstern BAB III..3 Kebijakan Organisasi II.1 Sumber Pokok III. i. e..1.1 Kebijakan Intern II.. Persuratan Daftar Inventaris Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan Notulensi dan Absensi Rapat Diagram Pie Jobdes dan Program Kerja Kompartemen Diagram Pie HME FT-UH Periode ……… APBOKJE FT-UH Laporan Realisasi Anggaran Buku Kas Harian Buku Induk           2..2 Pengeluaran Organisasi III.1 Belanja Langsung III.2 Belanja Tidak Langsung III.3. Hasil terhadap Institusi g..2.

2. berdasarkan GBHOKJE FT-UH Jangka Pendek III.1 Kondisi Internal II. Hasil terhadap Institusi g.Adapun Sistematika Laporan Pertanggungjawaban Umum Ketua Umum HME FT-UH adalah sebagai berikut: Sampul Kata Pengantar Daftar Isi BAB I.3 Deskripsi Kerja III. Hasil i.4 Kebijakan Organisasi III.1 Non Program Kerja III. Anggaran Biaya h. Metode Pelaksanaan e. Maksud b.2 Kondisi Eksternal BABIII..1 Mukaddimah I.1 Pelaksanaan Program Kerja HME FT-UH Periode.3. PENDAHULUAN I. Sasaran d.3..2 Program Kerja a.2 Dasar Pemikiran I. KONDISI OBJEKTIF KELEMBAGAAN II.2. LAPORAN PELAKSANAAN III.. Hasil secara Personal Anggota HME FT-UH ii.2 Memorandum III.3..3 Tujuan I. Penanggung Jawab i..3 Laporan Pelaksanaan Program Kerja III.4 Sistematika Laporan Pertanggungjawaban BAB II. Waktu Pelaksanaan f.1 Pelaksanaan Tugas dan Wewenang Ketua Umum HME FTUH III. Tujuan c.2 Gambaran Umum Pelaksanaan Program Kerja III.4.1 Kebijakan Intern . Saran dan Rekomendasi III.

.1.III.2 Saran Lampiran  Nota dan Bukti Keuangan HME FT-UH Periode ...2 Belanja Tidak Langsung IV.4 Sistematika Laporan BAB II..2.PENDAHULUAN I..1 Latar Belakang I..3 Dasar Penyusunan I.1 Pendapatan Organisasi IV.2 Kebijakan Ekstern BAB IV. LAPORAN ANGGARAN IV.4.3 Rekapitulasi Anggaran BAB V.1 Sumber Pokok IV. PENUTUP V.1.. Persuratan Daftar Inventaris Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan Notulensi dan Absensi Rapat Laporan Administrasi UKM APBOKJE FT-UH Laporan Realisasi Anggaran Buku Kas Harian Buku Induk          d.1 Kesimpulan V.1 Belanja Langsung IV.. KONDISI OBJEKTIF KELEMBAGAAN OKJE FT-UH .2 Tujuan I. Laporan Administrasi dan Keuangan DMME FT-UH Adapun sistematika penulisan Laporan Administrasi dan Keuangan DMME FT-UH :] Sampul Kata Pengantar Daftar Isi BAB I..2 Sumber Lain IV.2.2 Pengeluaran Organisasi IV.

II. LAPORAN UMUM II. LAPORAN ADMINISTRASI III. PENUTUP Lampiran  Persuratan  LPJ Triwulan Ketua Umum  Nota Pengeluaran  Absensi Sidang  Notulensi Sidang .1 Kondisi Internal II.2 Kondisi Eksternal BABIII.2 Laporan Keuangan III.1 Persuratan III.2 Pengawasa Mekanisme Organisasi dan Program Kerja BAB IV.1 Pelaksanaan Tugas dan Wewenang DMME FT-UH II.3 Inventarisasi BAB V.

Pedomand Dasar Administrasi ini disusun sebagai usaha sadar demi terciptanya iklim kehidupan kampus yang dinamis dan harmonis.BAB VII PENUTUP Pedoman Dasar Administrasi ini disusun dan dirumuskan semaksimal mungkin demi terciptanya tertib administrasi dalam lingkup OKJE FT-UH. Pedoman Dasar Administrasi ini merupakan acuan dalam pengelolaan administrasi organisasi dalam lingkup OKJE FT-UH semoga senantiasa di Ridhai dan di Rahmati Allah SWT. sesuai aspirasi mahasiswa elektro. .