P. 1
Pedoman Dasar Administrasi

Pedoman Dasar Administrasi

|Views: 2,102|Likes:
Published by udhyasmartboy

More info:

Published by: udhyasmartboy on Mar 30, 2011
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as DOC, PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

03/15/2015

pdf

text

original

PEDOMAN DASAR ADMINISTRASI ORGANISASI KEMAHASISWAAN JURUSAN ELEKTRO FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS HASANUDDIN (PDAOKJE FT-UH

)

PEDOMAN DASAR ADMINISTRASI ORGANISASI KEMAHASISWAAN JURUSAN ELEKTRO FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS HASANUDDIN (PDAOKJE FT-UH) BAB I PENDAHULUAN

I.1 Latar Belakang OKJE FT-UH adalah Organisasi Kemahasiswaan di lingkungan Jurusan Elektro yang bertujuan sebagai wahana dan sarana pengembangan diri mahasiswa kearah peningkatan ketakwaan kepada Tuhan Yang Maha Esa, perluasan wawasan, pencapaian profesionalisme, peningkatan kecendikiawanan, integritas kepribadian, dan pengabdian masyarakat, sebagaimana termaktub dalam PDOKJE FT-UH. Pencapaian tujuan OKJE FT-UH dapat dilakukan apabila kerjasama semua unsur yang ada dalam organisasi ini berjalan dengan baik dan lancar. Oleh karena itu perlu dilakukan pengendalian proses kerjasama semua unsur organisasi agar supaya pencapaian tujuan berlangsung secara efektif dan efisien. Salah satu pengendalian yang dimaksud adalah secara keseluruhan tanpa menitikberatkan pada salah satu unsur tertentu. Pengendalian proses kerja sama disusun dalam pedoman administrasi yang merupakan bagian dari organisasi secara umum. Mengingat adanya kebutuhan dan tuntutan perkembangan organisasi yang semakin meningkat, terutama karena kesadaran akan perlunya organisasi yang rapi dan teratur dalam mencapai cita-cita perjuangan, maka perlu dilakukan pembuatan pedoman administrasi OKJE FT-UH. PDAOKJE FT-UH ini berlaku selama 3 tahun (2009-2011). I.2 Tujuan Pedoman dasar administrasi OKJE FT-UH bertujuan sebagai acuan dasar dalam pengelolaan administrasi OKJE FT-UH dalam rangka menuju tertib organisasi, sehingga akan tercipta koordinasi, integrasi dan sinkronisasi terhadap pengelolaan dan pelayanan administrasi organisasi. I.3 Ruang Lingkup Ruang lingkup yang menjadi sasaran pedoman dasar administrasi ini mencakup : 1. Administrasi Kesekretariatan 2. Administrasi Persuratan 3. Administrasi Keuangan 4. Proposal dan laporan pertanggung jawaban

BAB II PENGERTIAN ADMINISTRASI Banyak pengertian administrasi yang diberikan oleh para ahli administrasi, namun secara umum administrasi adalah kegiatan atau rangkaian kegiatan sebagai pengendalian usaha kerjasama sekelompok manusia untuk mencapai tujuan bersama yang telah ditetapkan. Dalam perkembangannya, banyak ahli yang menyebut bahwa administrasi kini menjadi suatu disiplin ilmu dan ada juga yang mengatakan bahwa administrasi itu adalah seni. Administrasi disebut sebagai disiplin ilmu yang berdiri sendiri karena memenuhi syarat yang diminta suatu disiplin ilmu sebagai ilmu pengetahuan yang mandiri yaitu : 1. Administrasi memiliki objek materia yaitu manusia, artinya manusia merupakan pokok masalah yang dibahas. 2. Administrasi memiliki objek forma, artinya administrasi merupakan suatu penyelenggaraan. Baik penyelenggaraan yang bermula dari perencanaan sampai pada evaluasi. 3. Administrasi diterima secara universal di seluruh dunia 4. Administrasi dapat dipelajari dan diajarkan. 5. Administrasi mempunyai sistematika yang khas, administrasi suatu kelompok atau organisasi tidaklah sama dan administrasi dapat berubah sesuai ruang dan waktu. Administrasi juga disebut sebagai seni karena dalam administrasi juga dikenal berbagai cipta, rasa, dan karsa seorang administrator (pelaksana administrasi). Hal tersebut mempengaruhi anggota organisasinya, cara kerja, membuat perubahan administrasi secara baik, benar, dan indah penyelenggaraannya, rekayasa keadaan, yang mengikat tanpa paksaan. Administrasi memiliki seni merencanakan, seni membiayai, seni mengatur, seni mengurus, seni menyelenggarakan berbagai kegiatan baik rutin maupun insidentil. Secara umum seni administrasi merupakan kemampuan dan kemahiran seseorang untuk mewujudkan berbagai strategi pemecahan masalah, bagaimana mengidentifikasi, bagaimana solusinya, memikirkan pembiayaanya, pengkoordinasian dan evaluasi.

bangunan dan sumber daya manusianya. Kesehatan. Alat-alat Sekretariat Dalam pelaksanaan kegiatan sekretariat diperlukan alat-alat antara lain . Ruangan yang memadai b.1 PENGERTIAN Administrasi Kesekretariatan adalah kegiatan atau rangkaian kegiatan organisasi yang meliputi pengelolaan sekretariat. kebersihan dan kerapian sekretariat. Untuk menjamin kelayakan bangunan/ruangan sekretariat hendaknya diperhatikan hal-hal sebagai berikut : a. c. Pengertian Sekretariat Sekretariat merupakan tempat kegiatan secara teratur yang pada hakekatnya sebagai sentral (pusat) pengendalian organisasi. OKJE FT-UH memiliki sekretariat eksekutif yang secara khusus bertugas melaksanakan pelayanan administratif dalam keseharian.BAB III ADMINISTRASI KESEKRETARIATAN III. mudah dijangkau dengan keadaan lingkungan yang kondusif. lemari. komunikasi. kebijakan. maka perlu dibuat pengaturan tentang sekretariat yang meliputi letak. perencanaan. meja. kegiatan administrasi. pengadaan dan pencatatan barang-barang milik organisasi serta keuangan. Fungsi Sekretariat yaitu sebagai tempat: 1) Menangani dan melayani fungsi sekretariat. b. 2. papan tulis dan lain-lain.2 KESEKRETARIATAN III. stempel.2. komputer. . 3. 3) Sumber daya manusia Salah satu faktor penting dalam pengelolaan sekretariat adalah tenaga pengelola. 1) Letak sekretariat Fungsi-fungsi Sekretariat dapat dijalankan apabila Sekretariat OKJE FTUH terletak pada tempat yang strategis. Pengelolaan alat Sekretariat a. rak buku. informasi organisasi.1 Sekretariat 1. Pengaturan Sekretariat Agar sekretariat Organisasi Kemahasiswaan Jurusan Elektro Fakultas Teknik Universitas Hasanuddin dapat berfungsi secara optimal. papan nama. 2) Melaksanakan administrasi organisasi. Kelengkapan peralatan sekretariat. 3) Mengagendakan dan melaksanakan persidangan/rapat rutin 4) Mengorganisasikan tugas-tugas rutin dan insidentil 5) Mengorganisasikan pelaksanaan keputusan dan program 6) Melaksanakan pendataan organisasi dan pelayanan informasi/komunikasi organisasi 7) Mengkoordinasi anggoa. penghubung dengan anggota masyarakat. kursi. 2) Bangunan/ruangan Bangunan sekretariat OKJE FT-UH hendaknya diusahakan dapat menampung seluruh kegiatan administrasi dan kegiatan-kegiatan lainnya. III. persuratan.

2. d. b. Inventaris permanen. Format slip peminjaman : LOGO OKJE SLIP PEMINJAMAN SAYA YANG BERTANDA TANGAN DI BAWAH INI NAMA : …………. Pengelolaan inventaris harus dilakukan dengan baik oleh anggota yang diserahi tugas khusus sesuai dengan pembagian tugas.. papan tulis dan lain-lain. ORGANISASI : ………….. lemari. Pengelolaan inventaris UKM milik HME FT-UH diaur tersendiri oleh UKM tersebut.DARI (HARI/TANGGAL)…………….DAN BERTANGGUNG JAWAB ATAS INVENTARIS HME FT-UH YANG TERSEBUT DI ATAS. Inventaris OKJE FT-UH yang berada dalam lingkup pengelolaan harus dipertanggung jawabkan kepada ketua umum HME FT-UH.. Inventaris tidak permanen. MENGETAHUI./20… ) ( nama / jabatan ) PEMINJAM ( NB : PENGEMBALIAN INVENTARIS YANG DIPINJAM MENYERTAKAN SLIP PEMINJAMAN Format peminjaman Inventaris : Nama No. seperti gedung.2. Peminjaman inventaris dilayani dengan mengisi slip peminjaman dan buku khusus peminjaman inventaris e.. yaitu kekayaan organisasi yang dalam jangka relatif lama tidak mengalami perubahan. c.III. III. KOMPARTEMEN KESEKREARIAAN OKJE FT-UH PERIODE 20.2 Inventaris Organisasi 1. b. yaitu kekayaan organisasi yang dalam waktu singkat mengalami perubahan seperti amplop. Barang Nama peminjam Alamat peminjam Nomor Inventaris Tanggal Peminja man Tangga Tanda Pengemba Jaminan Tangan lian ket f. Inventaris dalam bentuk apapun digunakan untuk kepentingan OKJE FT-UH.SAMPAI PADA (HARI/TANGGAL)…………….3 Buku-Buku Organisasi . Untuk mengontrol inventaris perlu dibuat daftar inventaris dalam sebuah buku khusus (buku inventaris)..DAN MEMBERIKAN JAMINAN BERUPA……. Pengertian Inventaris Organisasi adalah sesuatu yang menjadi milik organisasi berupa harta kekayaan organisasi yang terdiri dari dua macam yaitu : a. kertas dan lain-lain. Pengelolaan Inventaris a. 2. MEMINJAM INVENTARIS OKJE FT-UH BERUPA………………DALAM KEADAAN……………….

ditulis singkat dan jelas.1. Tanda tangan pengirim surat untuk surat masuk dan tanda tangan penerima surat untuk surat keluar. Buku Sidang/Notulensi Buku sidang/notulensi adalah buku yang dipergunakan oleh Pimpinan Sidang ketika sidang berlangsung. 1 Nomor Surat 2 Tanggal Keluar 3 Tujuan 4 Perihal 5 Tanda Tangan 6 Ket 7 Keterangan kolom 1. 6. Buku ini digunakan untuk mencatat hal-hal yang dirasa penting/perlu oleh pimpinan sidang atau orang lain yang ditugaskan untuk itu. Buku Agenda Surat Buku agenda surat adalah buku yang digunakan untuk mencatat surat-surat masuk dan surat-surat keluar. Perihal atau maksud isi surat. Hal-hal penting yang terdapat dalam notulensi akan dituangkan dalam sebuah risalah rapat dengan format sebagai berikut : LOGO OKJE RISALAH RAPAT HIMPUNAN MAHASISWA ELEKTRO FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS HASANUDDIN PERIODE 20…/20… : : : Hari/Tanggal Waktu Agenda Rapat Notulen Kesimpulan Rapat : : Hal lain yang dianggap perlu : Mengetahui Pimpinan Rapat . Keterangan. 1 Nomor Surat 2 Tanggal masuk 3 Dari 4 Perihal 5 Tanda Tangan 6 Ket 7 Format untuk surat keluar : No. 5. biasanya menjelaskan tempat pelaksanaan dan hal-hal lain yang dianggap perlu. Untuk menuliskan nomor urut surat keluar/masuk 2. Untuk menuliskan Nomor persuratan yang diterima/yang dikirimkan 3. 2. Untuk menuliskan tanggal dikirmnya surat keluar/diterimanya surat masuk 4. Format untuk surat masuk : No. Dari mana surat itu berasal untuk surat masuk/tujuan surat keluar tersebut. 7.

. Hal-hal lain yang dianggap perlu 4. Buku Presensi Rapat Buku presensi rapat adalah buku yang memuat daftar hadir peserta rapat yang diadakan oleh pengurus HME FT-UH atau pengurus DMME FT-UH dalam setiap rapatnya... 4. Nomor surat sesuai dengan kaidah persuratan OKJE FT-UH 3. Format kolomnya : No. Nomor urut surat 2. Tanda tangan peserta rapat 5.... Nama lengkap peserta rapat 3... PENGIRIM PENERIMA ( NAMA ) ( NAMA ) . Jabatan struktural dalam kepengurusan atau angkatan di OKJE FT-UH.. Format kolomnya : No. Hal-hal lain yang dianggap perlu. Tujuan/alamat surat keluar 5.. Tanggal dilakukan pengiriman surat 4.. Buku ini sekaligus merupakan bukti bahwa surat sudah dikirim atau sudah diterima oleh yang bersangkutan. Buku Ekspedisi Buku ekspedisi adalah buku yang digunakan untuk mencatat pengiriman surat. Tanda tangan/paraf penerima surat 7.3.TANGGAL…………YANG DITUJUKAN KEPADA ORGANISASI/ INSTANSI……………………. PADA HARI………. Perihal/maksud surat keluar itu 6. Format tanda terima surat : TANDA TERIMA SURAT LOGO OKJE TELAH TERIMA SURAT DARI.DENGAN NOMOR…. Nomor urut kehadiran peserta rapat 2. 1 Nama 2 Jabatan/Angkatan 3 Tanda Tangan 4 Keterangan 5 Keterangan Kolom: 1. 1 Nomor Surat 2 Tanggal Keluar 3 Tujuan 4 Perihal 5 Ket 7 Keterangan kolom : 1....

Pelaksana kegiatan (kompartemen / kel. Buku Inventaris Buku inventaris adalah buku yang memuat semua data mengenai inventaris organisasi yang sifatnya permanen Format buku inventaris : No. 7. Buku Induk Buku induk adalah buku yang memuat semua data yang diperlukan oleh organisasi yang senantiasa diperbaharui setiap periode kepengurusan. Khusus) 5. Kode barang 3. Nomor urut 2. Format kolomnya : No.5. No urut barang 2. Nama barang 4. Buku induk memuat data seperti: • Data pribadi pengurus HME FT-UH • Data jumlah anggota • Data potensi anggota • Lain-lain yang dianggap perlu. Tanggal. Jumlah barang persatuan 6. Bahan/ merek dari pada barang 5.2. Keterangan kondisi barang 6. Buku Catatan Kegiatan Buku catatan kegiatan adalah buku yang digunakan untuk mencatat kegiatan-kegiatan yang telah dilaksanakan. Nama Tempat/Gedung/Lokasi 6. 2. b. Bentuk-bentuk dokumen a. 1 Tanggal 2 Nama Kegiatan 3 Pelaksana 4 Tempat 5 Ket 6 Keterangan kolom : 1. Mencatat hal penting. 1 Kode barang 2 Nama Barang 3 Bahan/Merk 4 Jumlah Barang 5 Barang 6 Keterangan 7 Keterangan kolom: 1. Gambar barang 7. Nama kegiatan yang dilaksanakan 4. III.4 Dokumen Organisasi 1. Arsip . Pengertian Dokumen adalah semua tanda bukti yang sah dari peristiwa atau kejadian yang terjadi dalam suatu organisasi. bulan dan tahun pelaksanaan 3. Gambar/foto.

Dilihat dari kepentingan. b. pengumpulan dan penyimpanan dokumen-dokumen organisasi. yaitu nilai sebagai data ilmiah dan historis yang kemudian hari akan sangat bernilai 4. suatu sistem penyusunan arsip berdasarkan urutan tanggal dari datangnya surat atau arsip.5 Arsip 1. 2. b. Sistem Subyek (Subject Filling). penyusutan arsip berguna untuk : 1. • Penyusutan Arsip a. buku. ruangan maupun peralatan. 3. Nilai kegunaan. baik yang berkaitan dengan keterangan. Pemusnahan arsip c. yaitu nilai yang berkaitan dengan kegunaan arsip untuk kegiatan administratif sehari-hari 2. Bentuk.c. Sistem tanggal (Cronological Filling). c. suatu sistem penyusunan arsip berdasarkan permasalahan yang sering dihadapi. b. makalah dll. Pertimbangan ekonomis. Pendayagunaan arsip dinamis baik sebagai berkas kerja maupun sebagai referensi. Usia arsip.2. Nilai administratif. Pengelolaan • Sistem Pengarsipan a. Penyerahan arsip kepada arsip nasional/arsip daerah. majalah. suatu sistem penyusunan arsip berdasarkan susunan nomor urut arsip. Dokumen selain digunakan untuk kepentingan tertentu dan penyusunan sejarah organisasi juga dipakai menyusun laporan rutin organisasi serta tanda bukti yang sah. Surat b. penyusutan arsip dilakukan dengan cara : a. Sistem nomor (Nomerical Filling). Nilai penelitian dan sejarah. sedangkan arsip selalu atau lebih sering dipakai dalam suatu periode kepengurusan. yaitu nilai yang mempunyai daya pembuktian di bidang keuangan 3. Pengertian Arsip adalah dokumen yang menyangkut kepentingan organisasi yang disimpan secara sistematis karena memiliki nilai manfaat yang sewaktu-waktu akan digunakan. c. Tata cara penyusutan arsip Penyusutan arsip dilakukan dengan peritmbangan : 1. Laporan pertanggungjawaban c. . 2. dll.bentuk arsip a. • Peminjaman arsip seperti dijelaskan pada poin peminjaman inventaris. Dokumentasi organisasi adalah segala sesuatu yang menyangkut kegiatan pencarian. dimana dokumen digunakan dalam satu periode kepengurusan tetapi tetap disimpan sebagai bukti yang sah dari suatu peristiwa atau kejadian yang sewaktu-waktu dapat digunakan. Arsip berbeda dengan dokumen. Penjilidan b. Surat kabar. a. 3. Tujuan penyusutan Arsip Tujuan penyusutan arsip adalah mengendalikan arus arsip yang tercipta serta mengatur penyelamatan arsip. III. Buku-buku laporan. Pengelolaan Dokumen Pada dasarnya pengelolaan dokumen sama dengan pengelolaan inventaris.

Alat pengingat 4. dan hasil-hasil penelitian. Telegram. Warkat Pos.3 IV. Dokumentasi historis suatu kegiatan Jenis dan Bentuk Surat OKJE FT-UH adalah organisai formal. Administrasi persuratan adalah segala sesuatu yang menyangkut pengelolaan persuratan dalam suatu organisasi. surat perjanjian.2 IV. Duta atau wakil organisasi 7.BAB IV ADMNISTRASI PERSURATAN IV. yaitu surat khusus yang umumnya berbentuk formulir yang dipakai umtuk tanda bukti suatu kegiatan antara dua belah pihak atau membuktikan keabsahan suatu hal. Keterangan 6. yaitu surat yang wujudnya berupa gabungan sampul dan kertas surat yang apabila dilipat akan berbentuk amplop dan tidak boleh diisi apapun kedalam amplopnya. E-Mail dan Faximille yaitu surat yang dapat dikirim melalui jaringan telekomunikasi.1 Penggolongan Surat 1) Surat Menurut Isi dan Maksudnya a) Surat biasa b) Surat keputusan c) Surat ketetapan d) Surat rekomendasi e) Surat mandat f) Surat penugasan g) Surat keterangan h) Surat pernyataan 2) a) b) c) d) e) f) Surat Menurut Wujud Kartu Pos. Teleks. IV. yaitu surat yang terdiri dari kertas surat beserta sampulnya. Surat Tanda Bukti.1 Pengertian Surat adalah informasi tertulis yang dapat dipergunakan sebagai alat komunikasi tulis yang dibuat dengan persyaratan tertentu yang khusus berlaku dalam surat-menyurat. 3) a) . yaitu surat yang bernilai sejarah ilmiah atau memiliki nilai sangat penting seperti SK. Surat Menurut Keamanan Isinya. Pedoman untuk bertindak 5. maka dalam pelaksanaan kinerja dan roda organisasi. Tanda bukti tertulis 3. Memo dan Nota. Alat komunikasi tertulis.3. Surat sangat rahasia (vital). Fungsi Surat Adapun fungsi surat adalah sebagai berikut : 1. yaitu surat berbentuk kartu dengan ukuran 10 cm x 15 cm. 2. persuratan merupakan hal mutlak yang harus dilaksanakan sebagai legalitas formal atau bukti keabsahan suatu kebijakan yang dilaksanakan oleh organisasi. Surat Bersampul. yaitu surat yang dipakai untuk keperluan intern suatu organisasi.

4) Surat Menurut Banyaknya Sasaran yang Dituju Surat biasa. c) Surat biasa. yaitu surat yang diberlakukan secara biasa/tidak diistimewakan. a) Surat Menurut Urgensi Penyelesaiannya a) Surat biasa. . yaitu surat yang memerlukan penyelesaian dengan segera. b) Surat edaran dan surat pengumuman. c) Surat kilat. tetapi tidak se-urgent surat kilat. yaitu surat yang ditujukan kepada satu atau beberapa orang/organisasi. yaitu surat yang sudah habis masa kegunaannya seperti undangan dsb. yaitu surat yang dapat membantu kelancaran organisasi dan sulit dicari tempat lain seperti peraturan-peraturan organisasi. yaitu surat yang memerlukan penyelesaian sangat segera dan harus didahulukan penanganannya daripada surat-surat yang lain.b) Surat rahasia (penting). d) Surat tidak penting. yaitu surat yang ditujukan kepada orang atau organisasi yang banyak (khalayak ramai). 5) Adapun jenis-jenis dan penjelasan surat yang digunakan di lingkup OKJE FTUH yaitu : Surat Biasa Format Bentuk Surat Biasa: a. Kata biasa ini mengandung pengertian ‘tidak perlu cepat-cepat dikirim’ atau ‘tidak harus segera dibalas’. b) Surat segera/ekspres. yaitu surat yang memiliki kegunaan bersifat sementara dan hanya sewaktu-waktu dibutuhkan.

....... pengaturan.. dan pemberhentian anggota organisasi pada suatu posisi struktural dan sebagainya...... d) Penetapan hal-hal yang bersifat umum dan prinsipal dalam rangka kebijakan organisasi....... Kepada Yth...................... ...... Surat Keputusan ini memuat : a) Pembentukan... .............. tim kerja dan lain-lainnya.................... Wb __________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ Wassalamualaikum Wr...... pengesahan........... panitia........................... pengangkatan. b) Mengesahkan petunjuk pelaksanaan suatu peraturan........... (TGL-BULAN-TAHUN) ________________ ________________ ________________ ________________ ............ ... Contoh Bentuk Surat Keputusan: ..... : .Wb Makassar... : .......... .......... Surat Keputusan (SK) Surat Keputusan yang dikeluarkan oleh pejabat tinggi lembaga dalam lingkup OKJE FT-UH yang mengatur dan mengikat internal lembaga tersebut. b.KOP SURAT Nomor Lampiran Perihal : ............. badan...... perubahan statute atau pembubaran suatu organisasi....................... DiTempat Assalamualaikum Wr.......... c) Penunjukan..........

......... …………........... *hanya digunakan di MME dan Tiga kolom Tanda tangan juga ……………………* ………………................. …………...... setelah : Allah SWT...... Dengan rahmat Allah SWT................... 2... ………………….. 3......... setelah : MENIMBANG MENGINGAT MEMPERHATIKAN MENETAPKAN : ……………………………………………………………………… : ……………………………………………………………………… : ……………………………………………………………………… : MEMUTUSKAN PERTAMA KEDUA KETIGA : ……………………………………………………………………… : ……………………………………………………………………… : ……………………………………………………………………… Ditetapkan di : ………………………… Pada Tanggal : ………………………… Pukul : .... 2.. ___________________ ___________________ Contoh surat ketetapan ……………………... Pengurus Himpunan Mahasiswa Elektro Fakultas Teknik Universitas Hasanuddin.* c.... …………..* ___________________ ___________________ ___________________ ___________________ KOP SURAT Nama terang SURAT KETETAPAN Nama terang* jabatan NOMOR : ………………………………… jabatan TENTANG Tembusan : ……………………………………………………………......KOP SURAT SURAT KEPUTUSAN NOMOR : ………………………………… TENTANG …………………………………………………………….... Surat Ketetapan Surat Ketetapan dikeluarkan oleh pejabat tinggi lembaga dalam lingkup ___________________ OKJE FT-UH kecuali HME FT-UH yang mengatur dan mengikat eksternal ___________________ lembaga tersebut.... 3.. …………... Pengurus.. . Tembusan : 1. …………...... MENIMBANG : ……………………………………………………………………… MENGINGAT : ……………………………………………………………………… *hanya berlaku di MME MEMPERHATIKAN dan Tiga kolom tanda tangan di MME dipakai : ……………………………………………………………………… MEMUTUSAKAN : MENETAPAKAN PERTAMA : ……………………………………………………………………… KEDUA : ……………………………………………………………………… KETIGA : ……………………………………………………………………… Ditetapkan di : ………………………… Pada Tanggal : ………………………… Pukul : ............... 4..... …………............. 1.. 4........ Dengan rahmat…………........... ………….................

membenarkan dsb bahwa pihak yang disebut dapat dipercaya. menguatkan. Surat Rekomendasi (SR) Surat Rekomendasi adalah surat yang menyatakan. baik. Contoh Bentuk Surat Rekomendasi: .d. dsb.

.... …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………… Wassalamualaikum Wr... Nama terang jabatan Tembusan: 1..... terhitung mulai tanggal ……………....Periode . Tempt.. 2.. Sehubungan dengan sesuatu dan lain hal yang sangat penting dari ……………………………….. ……………………... sampai ……………….... …………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………. tgl-bln-thn PENGURUS ______________________ FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS HASANUDDIN PERIODE./.. ………………………… . Wb...... Kop surat SURAT MANDAT Nomor : ………………………………........./.... ……………………....... ………………………… 4.... Tempat.. Wb............ tgl-bln-thn PENGURUS HIMPUNAN MAHASISWA ELEKTRO FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS HASANUDDIN PERIODE ........ ………………………… 3. Nama terang jabatan Surat Mandat (SM) Surat Mandat adalah surat pelimpahan wewenang / penyerahan wewenang kepada pihak tertentu yang dikeluarkan oleh ketua HME FT-UH atau Ketua DMME FT-UH. Demikian surat mandat ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya..KOP SURAT SURAT REKOMENDASI Nomor : ……………………………… Assalamualaikum Wr.. Sebagai Pejabat Sementara ……………………………….... Nama terang Ketua Tembusan: 1... maka saya selaku Ketua. Contoh Bentuk Surat Mandat: e. Jabatan : …………………………….. ………………………… 2. memberikan mandat kepada Saudara : Nama : …………………………….

.. Jabatan : ……………………………............ Demikian surat penugasan ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.......... Contoh Bentuk Surat Keterangan: Kop surat SURAT KETERANGAN Nomor : ……………………………… Assalamu Alaikum Wr. Tempat.f. Sehubungan dengan sesuatu dan lain hal yang sangat penting dari ………………………………... Untuk bertugas sementara waktu sebagai ……………………… terhitung mulai tanggal …………….. Surat Pernyataan (SP) ... …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………… Wassalamualaikum Wr. Nama terang Ketua Tembusan: 1. Wb... Tempat.. Surat keterangan hanya dikeluarkan oleh Ketua Umum HME FT-UH........ tgl-bln-thn PENGURUS HIMPUNAN MAHASISWA ELEKTRO FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS HASANUDDIN PERIODE .../.. Ketua DMME FT-UH 2.... PENGURUS ______________________ FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS HASANUDDIN PERIODE....../. Surat Tugas surat tugas adalah surat yang menerangkan bahwa orang yang diberi tugas itu diperintahkan atau diberi tugas untuk menjalankan sesuatu. sampai ………………. Surat penugasan hanya dikeluarkan oleh pengurus inti HME FT-UH..Periode . Nama terang Ketua Umum h. memberikan tugas kepada Saudara/i : Nama : ……………………………..Wb...... KOP SURAT SURAT TUGAS Nomor : ………………………………...... Ketua Umum HME FT-UH g. tgl-bln-thn........ maka saya selaku.. …………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………...... Surat Keterangan (SKET) Surat Keterangan adalah surat yang menerangkan atau menjelaskan tentang keadaan seseorang atau sesuatu.

. nomor telepon/faksimili. …………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………....1.Wb. TANGGAL –BULAN..... TEMPAT... email.. Wb. Surat pernyataan individu adalah surat pernyataan yang dikeluarkan dan ditandatangani langsung oleh orang anggota OKJE FT-UH Contoh Bentuk Surat Keterangan: KOP SURAT SURAT PERNYATAAN Assalamu Alaikum Wr. TANGGAL –BULAN. Pada kop surat ditulis hal-hal yang berhubungan dengan identitas organisasi seperti nama organisasi..Wb... …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………… Wassalamualaikum Wr.TAHUN YANG MEMBUAT PERNYATAAN Nama terang 2. …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………… Wassalamualaikaum Wr.. TEMPAT.TAHUN _________________ _________________ _________________ _________________ Nama terang jabatan Berikut penjelasan tentang bagian-bagian surat yang digambarkan pada format surat diatas 1). Contoh Bentuk Surat Keterangan: KOP SURAT SURAT PERNYATAAN Assalamu Alaikum Wr... Sebuah lembaga yang mapan memiliki kop surat yang paten...Wb.. Surat Pernyataan organisasi adalah surat dikeluarkan secara kelembagaan OKJE FT-UH (HME FT-UH dan DMME FT-UH) yang ditandatangani oleh Ketua Umum HME FT-UH atauKetua DMME FT-UH.. alamat. dan . …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………….. Kop Surat Kop surat merupakan ciri khas dari sistem administrasi persuratan sebuah lembaga.

Nomor Kotak Pos. Mandat. Kode surat ini menunjukkan jenis surat.  Nama Lembaga/Institusi. logo kepanitiaan diletakkan di sudut kanan atas.com/www. HIMPUNAN MAHASISWA ELEKTRO FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS HASANUDDIN Sekertariat : Gedung POMD Lt. Keterangan. Nomor Telepon/Faksimili (kalau ada). Tugas. website dan Email ditempatkan di bawah tulisan Nama Lembaga/Institusi dengan besar huruf 9. jenis huruf times new roman dan dicetak tebal. Berikut kode-kode yang digunakan yaitu : • Kode “A” berarti surat keluar intern OKJE FT-UH • Kode “B” berarti surat keluar ekstern OKJE FT-UH • Kode “SK” berarti Surat Keputusan dalam lingkup HME FT-UH • Kode “TUS” berarti Surat Keputusan dalam lingkup DMME FT-UH dan MME FT-UH • Kode “TAP” berarti Surat Ketetapan • Kode “SR” berarti Surat Rekomendasi • Kode “SM” berarti Surat Mandat • Kode “SKET” berarti Surat Keterangan . b) Untuk perihal. kepentingan. Nomor urut Nomor urut ini menunjukkan jumlah surat yang telah dikeluarkan (untuk setiap jenis surat) yang terdiri atas 3 (tiga) digit. Dengan besar huruf 14.okje-ftuh. di sebelah kanan logo. Kop surat ini berlaku untuk semua jenis surat. terutama dalam penyimpanan dan penemuannya kembali.  Alamat Sekretariat. Format nomor surat: NOMOR : NOMOR URUT/KODE SURAT/KODE KEPANITIAAN/KODE LEMBAGA/BULAN/TAHUN 1. c) Untuk penunjukkan sumber dalam kegiatan suratmenyurat dengan cara menunjuk nomor surat yang dibalas atau ditindaklanjuti. Adapun penempatan tulisan dapat dilihat sebagai berikut. dan Rekomendasi. 2. dan waktu yang sama menggunakan nomor surat yang sama.2 Fakultas Teknik Univesitas Hasanuddin 90245 okjeftuh@yahoogroups.logo organisasi. jenis huruf times new roman  Nama lembaga dan alamat sekretariat diletakkan rata tengah dengan spasi 1  Untuk kegiatan yang dikeluarkan oleh HME FT-UH. Pernyataan.org 2) Kepala Surat Keputusan. Ditulis tebal bergaris bawah dengan huruf kapital semua. Ketetapan. Adapun susunan atau tata letak kop surat yang digunakan di OKJE FT-UH yaitu :  Logo OKJE FT-UH ditempatkan di sudut kiri atas. Contoh: SURAT KEPUTUSAN 3) Nomor Surat Nomor surat sangat perlu dicantumkan karena kegunaanya sebagai berikut: a) Untuk memudahkan pengaturan surat.

6. daftar peminjaman/permohonan barang. atau dokumen lainnya. Kode “ST” berarti Surat Tugas. Kode kepanitiaan Ditambahkan setelah kode surat jika terdapat kegiatan yang bersifat kepanitiaan. harus disebutkan dalam surat. • contoh : Perihal : Permohonan Kesediaan Membawakan Materi • Perihal (tentang) keputusan dan ketetapan dibuat dengan huruf kapital semuanya dan ditebalkan contoh : TENTANG SUSUSAN PANITIA PELAKSANA PROGRAM PENGEMBANGAN DIRI PAKET A KE XVIII Pada surat biasa tulisan perihal digarisbawahi dan ditebalkan. 2007. Oleh sebab itu. Untuk surat berbentuk lurus (full block style). 2006. Nama bulan tidak boleh diganti angka. Contoh: “HME FT-UH” dan “DMME FT-UH” 5. Kode bulan Kode bulan menunjukkan waktu (bulan) surat tersebut dikeluarkan yang ditulis dengan angka Romawi. Perihal menggunakan bahasa yang ringkas dan jelas. 4. penulisan tanggal di tempatkan setelah kop sebelum nomor surat. Penulisan tanggal. Surat yang mempunyai lampiran mengemban dua fungsi yaitu menyampaikan maksud tertentu dan sebagai pengantar untuk lampirannya. faktur. Contoh Lampiran Lampiran : 1 Lembar Lampiran : 1 Berkas 5) Perihal Surat Perihal/Hal berfungsi untuk memberi petunjuk kepada pembaca surat tentang pokok dan maksud dibuatnya suatu surat. Contoh nomor surat: Nomor : 001/SK/HME FT-UH/VI/2008 Contoh nomor surat kepanitiaan: Nomor : 001/SK/PPDA/HME FT-UH/VI/2008 4) Lampiran Surat Lampiran surat merupakan kelengkapan sebuah surat. sesuatu yang dilampirkan seperti brosur. Penulisan secara lengkap ini diperlukan untuk menghindari kekeliruan atau hal lain yang merugikan. 3.• • Kode “SP” berarti Surat Pernyataan. 6) Tempat/ Daerah dan tanggal dikeluarkannya surat. Kode lembaga Kode induk lembaga yaitu OKJE FT-UH (Organisasi Kemhasiwaan Jurusan Elektro Fakultas Teknik Universitas Hasanuddin). bulan. Kode tahun meunjukkan waktu (tahun) surat tersebut dikeluarkan yang dtulis utuh sesuai tahunnya (misal . kwitansi.). dst. karena hal tersebut tidak berlaku untuk surat resmi. dan tahun pada surat resmi harus lengkap. Sedangkan untuk surat bentuk setengah lurus (semi block style) penulisan tanggal ditempatkan di sebelah . Kode tahun Masehi. tidak boleh disingkat atau divariasikan.

sedikit menyentuh di atas tandatangan masing-masing (hanya masing-masimg organisasi/unit organisasi saja yang bertandatangan. maka stempel dibubuhkan di sebelah kiri. tanpa tandatangan sekretaris). maka ketua sebelah kiri dan sekretaris di sebelah kanannya Nama penanggung jawab ditulis dengan huruf Kapital tebal (bold) bergaris bawah. kemudian tandatangan dibubuhkan tepat di bagian atas nama yang bersangkutan. Contoh : Kepada Yang Terhormat Ketua Jurusan Elektro Fakultas Teknik Universitas Hasanuddin DiMakassar 8) Nama Organisasi yang Mengeluarkan Surat Nama organisasi atau unit organisasi yang mengeluarkan surat di tempatkan di bagian tengah kertas. penempatan tanggal yang digunakan yaitu sebelah kanan setelah salam penutup.UH yaitu bentuk setengah lurus (semi block style). kemudian jabatan ditulis di bawah nama penanggung jawab dengan huruf biasa yang tebal (bold). Jika hanya staf ketua dan sekretaris yang bertandatangan. Tandatangan. Di lingkungan OKJE FT-UH. sebelum nama organisasi/unit organisasi yang mengeluarkan surat. 7) Alamat Tujuan Surat Alamat tujuan merupakan kepada siapa surat tersebut hendak ditujukan. Contoh 1 : Pengurus Himpunan Mahasiswa Elektro Fakultas Teknik Universitas Hasanuddin Periode 2008/2009 STEMPEL ORGANISASI RAMA PERDANA Sekretaris Umum LOMPO RAMOS E. Jabatan Penanggung Jawab dan Stempel Posisi jabatan organisasi penanda tangan surat. Nama orang atau instansi yang ditujukan surat tersebut ditulis tebal (bold). sebelum nama organisasi/unit organisasi yang mengeluarkan surat karena jenis surat yang digunakan di OKJE FT . semakin ke kiri semakin tinggi jabatan strukturalnya. Penulisannya dengan huruf biasa tebal (bold) Contoh : Pengurus Himpunan Mahasiswa Elektro Fakultas Teknik Universitas Hasanuddin Periode 2008/2009 9) Nama. • Bila surat tersebut ditandatangani oleh lebih dari satu jabatan struktural dan organisasi yang berbeda.kanan sebelum atau sejajar nomor surat atau sebelah kanan setelah salam penutup. Pembubuhan stempel organisasi : • Posisi stempel dibubuhkan di sebelah kiri tanda tangan. sedikit menyentuh di atas tanda tangan sekretaris (bila hanya ada tanda tangan ketua dan sekretaris) dan tidak dibubuhkan di bagian tandatangan ketua. Ketua Umum .

Contoh : Tembusan : 1. Ketua Umum Panitia Pelaksana PPD-I HME FT-UH 2008 STEMPEL KAPANITIAAN SYAMSUL BAHRI THASIM Ketua Mengetahui. IR. ZAHIR ZAINUDDIN. • Konsideran Konsideran biasanya terdiri dari : . • Urutan tembusan dimulai dari jabatan tertinggi. Ketua Jurusan Elektro Fakultas Teknik Universitas Hasanuddin STEMPEL INSTITUSI DR. Ketua Jurusan Elektro FT-UH Ketua DMME FT-UH Arsip 11) Bagian bagian surat keputusan dan ketetapan. • Tembusan yang objeknya hanya satu. 3. maka penulisannya sebaris atau sejajar dengan notasinya Contoh : Tembusan : Ketua DMME FT-UH • Tembusan yang objeknya lebih dari satu. 130 936 995 10) Tembusan Sebuah surat akan mempunyai tembusan bila salinan surat dikirimkan kepada pihak ketiga yang ada sangkut-paut atau keterkaitannya dengan surat yang dikeluarkan. lurus ke atas dengan nomor surat. maka penulisannya berderet kebawah dan diberi nomor urut. 2. Kadang-kadang ada pejabat atau pihak tertentu yang harus mengetahui terbitnya surat karena surat tersebut menyangkut bidang tugasnya sehingga kepadanya perlu diberikan tembusan. MT NIP.Contoh 2: Pengurus Himpunan Mahasiswa Elektro Fakultas Teknik Universitas Hasanuddin Periode 2008/2009 STEMPEL STEMPEL ORGANISASI LOMPO RAMOS E. Adapun cara penulisan tembusan sebagai berikut : • Penulisannya ditempatkan di sebelah kiri bawah kertas surat pada margin kiri.

Wb • Alinea Pembuka Alinea pembuka berisi tentang pendahuluan berupa ucapan syukur kepada Tuhan YME. bulan dan tahun.Wb’ . 12) Bagian – bagian surat biasa. • Isi Surat Isi surat merupakan penjelasan maksud surat secara mendetail. Dengan Hormat. tanggal. Apabila diktum tersebut memuat uraian yang perlu dilampirkan. Biasanya dicantumkan hari/waktu.  • Diktum Diktum diawali dengan kata “Memutuskan” atau “Menetapakan”. • Kaki Surat Keputusan yang terdiri dari :  Tempat dimana surat keputusan tersebut dikeluarkan dengan menyebut terlebih dahulu kalimat “Disahkan di :………. sekiranya diperlukan masih dapat ditambah dengan kata “Memperhatikan” yang diikuti oleh uraian mengenai ketentuanketentuan atau dicantumkan jenis tulisan dinas atau pendapat pejabat atau kejadian tentang yang perlu diperhatikan dalam pembuatan keputusan/ketetapan. di sudut kiri atas kertas. kecuali SK atau TUS atau TAP bernomor kode “istimewa” seperti SK Susunan Pengurus HME FTUH atau TAP Susunan Pengurus DMME FT-UH. dan tempat. Assalamu Alaikum Wr. karena pada waktu itu sekretaris umum atau sekretaris belum “resmi” memangku jabatannya)  Nama terang penanda tangan dan jabatannya.  Kata “Mengingat” yang diikuti dasar oleh dasar peraturan yang ada hubungannya dengan pembuatan keputusan/ketetapan sehingga pengeluaran keputusan dapat dipertanggungjawabkan dan mempunyai landasan hukum yang kuat. hanya Ketua Umum HME FT-UH atau Ketua DMME FT-UH saja yang bertanda tangan. atau ii. • Jika terdapat lampiran maka pada lembar lampiran. • Salam Pembuka Salam pembuka ditulis miring dan umumnya menggunakan kata : i. • Salam Penutup Salam penutup berupa ucapan: ‘Wassalamualaikum Wr. maka pada halaman terakhir dari lampiran tersebut harus ditandatangani pula oleh pejabat yang mengeluarkan keputusan. dimana terlebih dahulu ditulis dengan kalimat “Pada tanggal :……………”  Tanda tangan (ketua dan sekretaris. selanjutnya menguraikan diktum tersebut. disebutkan “Lampiran surat keputusan “Nomor :……………” kemudian di bawahnya disebutkan pula mengenai “Perihal atau tentang…………….  Selanjutnya.Kata “Menimbang” yang diikuti uraian kalimat mengenai pertimbangan / tujuan / kepentingan / alasan hingga perlu dikeluarkan surat keputusan/ketetapan.”  Tanggal. • Alinea Penutup Alinea penutup berisi tentang harapan dari maksud surat dan ucapan terima kasih.

Kertas yang digunakan yang yaitu kertas putih F4 70 gsm dengan ukuran 21. Surat Keterangan.B. Bentuk surat merupakan pola sebuah surat yang telah ditentukan oleh tata letak (lay out) bagian-bagian surat. (Nota Bene). Di tempat Dengan hormat. kecuali untuk beberapa bentuk persuratan seperti Surat Keputusan.13) Tambahan Catatan Tambahan atau catatan khusus perlu dicantumkan untuk menambahkan hal tertentu yang mungkin terlupakan atau untuk mempertegas sesuatu. Jenis tulisan (font) yang digunakan yaitu Times New Roman ukuran 12. ……………………. 14) Bentuk Surat Pada umumnya bentuk surat yang dugunakan oleh OKJE FT-UH yaitu bentuk setengah lurus atau semi block style.S. b. 90) c. dan Surat Pernyataan. (Please Confirm) atau RSVPM (Respondez Si’I Vouz Plait)..C. Amplop berkop yang digunakan yaitu DL Envelope (No. font yang digunakan ukuran 16. Adapun ketentuan-ketentuan umum yang berhubungan dengan persuratan dan bagian-bagiannya sebagai berikut : a. Maksudnya harap memberi kabar kepada pengirim surat atau melalui telepon (Contact Number) yang tertera setelah notasi tersebut. (alinea pembuka) (alinea transisi) (alinea penutup) ……………… Wassalamu alaikaum Wr. Surat Mandat. Kop Surat Pada umumnya digunakan bentuk surat sebagai berikut : Lampiran Bentuk Lurus Perihal Nomor : : : Makassar. atau P. Surat Tugas. Penempatan bagian-bagian surat pada posisi tertentu akan membentuk model (style) yang tertentu pula.5 cm x 33 cm. (Post Scriptum) • Khusus untuk undangan. Tambahan ini dapat ditulis dengan notasi : • N. Surat Rekomendasi.Wb. 4 Februari 2006 Kepada Yth. pada bagian akhir surat lazim dituliskan P. (nama organisasi/unit organisasi) Ttd Nama Jabatan . kecuali untuk judul surat pada surat sistem judul.

2 Pengelolaan Surat a. 2) Masuk pada staff sekretaris 3) Penelitian /pembacaan surat 4) Pemberian disposisi (catatan singkat tentang tindak lanjut surat) . dengan kurir/utusan. DiMakassar Dengan hormat. Makassar. 12) Pengisan tanda terima surat oleh pihak yang menerima surat. 11 September 2006 (nama organisasi/unit organisasi) Ttd NAMA Jabatan IV.3. ……………………. (alinea pembuka) (alinea transisi) (alinea penutup) Wassalamu alaikaumW r. 13) Tanda terima surat dimasukkan dalam buku ekspedisi b..Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style) Kop Surat Nomor Lampiran Perihal : : : Kepada Yth. Surat Masuk 1) Surat masuk diterima bagian sekretaris/kesekretariatan. Surat Keluar 1) Pembuatan konsep 2) Pengetikan 3) Pemeriksaan/penelitian 4) Penandatanganan 5) Pembubuhan cap/stempel organisasi 6) Penulisan dalam agenda 7) Penyimpanan arsip 8) Pelipatan surat 9) Pemasukan dalam amplop (terlebih dahulu diberi alamat) 10) Pembelian prangko (jika lewat pos) 11) Pengiriman surat dengan cara diantarkan sendiri.Wb. lewat pos.

.5) Pemberian cap agenda dan cap surat 6) Diajukan dan dibicarakan dalam rapat (terutama surat-surat penting yang tidak mungkin diambil kebijaksanaan langsung oleh sekretaris) 7) Pembubuhan disposisi berdasarkan keputusan rapat 8) Pemrosesan surat 9) Pengarsipan surat.

1) Pengumpulan Dana Pegumpulan dana dilakukan untuk menjamin kelancaran operasional OKJE FT-UH. b) Untuk keperluan pengelolaan dana dapat diadakan kas kecil yang dipegang oleh tim dana. Perencanaan Perencanaan keuangan dijabarkan dalam bentuk anggaran pendapatan dan anggaran pengeluaran organisasi untuk satu jangka waktu tertentu yang menggambarkan sumber danpenggunaan. b. pengalokasian. 4) Prosedur Pengeluaran Dana a) Permintaan untuk pengeluaran dana yang telah dialokasikan di APBOKJE FT-UH diajukan oleh kuasa pengguna anggaran kepada Bendahara Umum HME FT-UH. yang bertujuan agar pendayagunaan dana dapat dilakukan secara efektif dan efisien. V.1 Pengertian Administrasi keuangan adalah administrasi yang berhubungan dengan perolehan. dan tidak mengikat. b) Pengeluaran dana harus disetujui oleh Ketua Umum dan Bendahara Umum HME FT-UH. c) Usaha-usaha lain oleh tim dana yang etis. 3) Penyimpanan a) Yang bertanggung jawab atas penyimpanan dana adalah Bendahara Umum HME FT-UH. 2) Pengeluaran Dana a) Penggunaan dana tiap kompartemen diatur dalam Anggaran Pendapatan dan Belanja Organisasi yang telah ditetapkan sebelumnya. b) Dana kemahasiswaan. c. Pengelolaan umum keuangan OKJE FT-UH dilakukan oleh Bendahara Umum HME FT-UH. b) Permintaan untuk pengeluaran dana di luar APBOKJE FTUH diajukan kepada Ketua Umum HME FT-UH dan Bendahara . 2. Prinsip-prinsip yang berlaku dalam hal pengelolaan keuangan meliputi : a. 3) Tugas untuk mencatat keluar masuknya dana serta penyusunan laporannya diserahkan kepada Bendahara Umum HME FT-UH. Pelaksanaan Yang dimaksud dengan pelaksanaan adalah pelaksaan pengaturan keuangan. penggunaan dana dan laporan akhir penggunaan dana. 2) Penyimpanan dan pengeluaran dana yang dikumpulkan oleh tim dana harus terlebih dahulu disetujui oleh Ketua Umum HME FT-UH dan Bendahara Umum HME FT-UH. Pengumpulan ini meliputi : a) Mengumpulkan dana dari iuran anggota OKJE FT-UH setiap pengurusan KRS. Organisasi Agar lebih memudahkan kontrol pengelolaan keuangan maka pengorganisasiannya sebagai berikut : 1) Tugas mencari dan mengumpulkan dana dari sumber-sumber yang telah ditentukan diserahkan kepada tim dana di bawah kordinasi Bendahara Umum HME FT-UH.2 Wewenang Pengelolaan Keuangan 1.BAB V ADMINISTRASI KEUANGAN V. halal.

.. Masing-masing Koordinator Kompartemen HME FT-UH menyusun rancangan anggaran kompartemen.. Rancangan Anggaran Pendapatan dan Belanja Organisasi Kemahasiswaan Jurusan Elektro Fakultas Teknik Uniersitas Hasanuddin dibuat dengan memperhatikan kondisi eksternal dan internal......... dan biaya yang diperlukan guna pelaksaaan dinamika kelembagaan.... a. Koordinator Kompartemen HME FT-UH menyerahkan rancangan anggaran kompartemen kepada Bendahara Umum HME FT-UH selambatlambatnya 2 minggu sebelum rapat kerja HME FT-UH. Termasuk didalamnya pembuatan dan penyimpanan bukti-bukti yang diperlukan untuk dipertanggungjawabkan....... No : Kode Anggaran : Tahun Anggaran : Sudah Terima dari : Terbilang: Uraian Penggunaan Dana : Kuasa Pengguna Anggaran: Tanggal Pengeluaran Kas : Jumlah Uang : Lunas dibayar : Tanggal : .. V.... Bendahara Umum 3... Format bukti pengeluaran : BUKTI PENGELUARAN KAS Himpunan Mahasiswa Elektro (HME.FT UH) Priode . pendapatan. b..Umum HME FT-UH oleh kompartemen yang memerlukan dana.. teratur dan tepat waktu. serta OKJE FT-UH sebagai organisasi nirlaba. Pengertian Rancangan Anggaran Pendapatan dan Belanja Organisasi Kemahasiswaan Jurusan Elektro Fakultas Teknik Universitas Hasanuddin adalah perkiraan.. c) Kuasa pengguna anggaran menandatangani bukti pengeluaran kas. kemudian tanda bukti pengeluaran tersebut diserahkan sebagai arsip Bendahara Umum HME FT-UH...... Teknis pengelolaan keuangan meliputi : a) Pengendalian penggunaan dana sesuai dengan APBOKJE FT-UH serta kebijakan keuangan HME FT-UH b) Penyelenggaraan pembukuan secara tertib. Pengajuan dan Pengesahan RAPBOKJE FT-UH a.... Ketua Umum HME FT-UH dan Bendahara Umum HME FT-UH menilai permohonan tersebut untuk disetujui dan dimasukkan ke dalam biaya tak terduga atau ditolak. b...3 Rancangan Anggaran Pendapatan dan Belanja Organisasi 1.. 2./..

.. Daftar Anggaran Kode Anggaran Kuasa Jumlah Pengunggunaan Anggaran Anggaran Realisasi Anggaran Mengetahi...... 3) Terkendali sesuai dengan ketentuan yang berlaku c... Bukti penerimaan uang dan/atau barang dibuat dua rangkap dan masing-masing diserahkan kepada : a) Pemberi / pembayar .. b. 2) Jumlah pendapatan diusahakan secara maksimal sesuai dengan ketentuan yang berlaku... 3) Terkendali sesuai dengan ketentuan yang berlaku... d.) Bendahara Umum HME FT-UH V...... Seluruh pengurus HME FT-UH wajib mengatur pelaksanaan anggaran sedemikian rupa sehingga realisasi APBOKJE FT-UH dapat terkendali dan tercapai secara optimal. Format laporan realisasi APBOKJE FT-UH No.Pelaksanaan Anggaran belanja berdasarkan prinsip : 1) Nominal yang dimuat dalam anggaran belanja merupakan batas maksimal untuk masing-masing pembelanjaan (pengeluaran). e. Bendahara Umum HME FT-UH berkoordinasi dengan Ketua Umum HME FT-UH untuk menyusun RAPBOKJE FT-UH. Pelaksanaan APBOKJE FT-UH Ketentuan Umum a. 2) Mengeluarkan pembiayaan untuk tujuan lain dari yang telah ditetapkan dalam anggaran belanja HME FT-UH... Pelaksanaan Anggaran Pendapatan berdasarkan prinsip : 1) Nominal yang dimuat dalam anggaran pendapatan merupakan batas/target minimal untuk masing-masing pendapatan... Tindakan yang tercantum di bawah ini harus dengan persetujuan tertulis dari Ketua Umum HME FT-UH dan disahkan oleh DMME FT-UH..... 3. (... 2) Penggunaan dana secara efektif dan efisien dengan hasil optimal. 2.. Setiap penerimaan uang dan/atau barang dibuatkan bukti ditandatangani oleh penerima.. Penerimaan uang dan/atau barang selain Bendahara Umum HME FT-UH harus diserahkan kepada Bendahara Umum HME FT-UH selambat-lambatnya dalam waktu 3 hari setelah penerimaan. d.. Penerimaan uang dan/atau barang dilakukan oleh Bendahara Umum HME FT-UH.......4 Ketentuan Pelaksanaan 1..c.... RAPBOKJE FT-UH diajukan ke DMME FT-UH untuk di sahkan menjadi APBOKJE FT-UH. Pendapatan a.... b.Penerimaan uang dilakukan dengan cara sebagai berikut : 1. c. 1) Mengadakan iuran dan atau tambahan iuran yang belum tercantum dalam anggaran pendapatan (APBOKJE FT-UH)..

Belanja langsung Belanja langsung mencakup pengeluaran berdasarkan rutinitas lembaga yang meliputi belanja program kerja. Pendapatan berdasarkan keuntungan usaha HME FT-UH. No.. Macam-macam Pendapatan a.. realisasi anggaran dan laporan arus kas tiap kompartemen.. PADA HARI………. Untuk kelengkapan administrasi keuangannya dibutuhkan : 1) Buku Kas Harian 2) Buku kas masuk dan kas keluar... c. dan belanja tak terduga. dan subsidi dana pengkaderan HME FT-UH b. Macam-macam belanja/pengeluaran. DARI…………………………………. Pendapatan berdasarkan sumbangan atau bantuan yang meliputi sumber dari pemerintah. Belanja tidak langsung Belanja tak langsung mencakup pengeluaran berdasarkan kebijakan organisasi yang meliputi pengeluaran ke DMME FT-UH. HME FT-UH./.. PENERIMA PEMBERI / PEMBAYAR b) Penerima ( NAMA ) ( NAMA ) 2. pengeluaran ke MME FT-UH. subsidi UKM.. b. 4.TANGGAL……………………………. PEMASUKAN PENGELUARAN Tanggal Jumlah Tanggal Jumlah ”jenis kegiatan ato jobdes” URAIAN SISA KET.yang selanjutnya didokumentasikan sebagai laporan. belanja khusus.….. subsidi dana kemahasiswaan... Format laporan arus kas: LAPORAN KEUANGAN KOMPARTEMEN. instansi/badan swasta.. 3. Pembukuan dan Pelaporan a. . job description dan belanja kompartemen HME FT-UH. dan alumni. Pelaporan keuangan dilakukan oleh Bendahara Umun HME FT-UH pada setiap rapat dengan ketentuan sebagai berikut : 1) Jenis laporan dan pertanggungjawabannya : a) Laporan triwulan dipertanggungjawabkan dalam sidang DMME FT-UH.. b. Pendapatan berdasarkan ketentuan organisasi yang meliputi iuran anggota. ……………………………………. b) Laporan tahunan dipertanggungjawabkan dalam MME FTUH 2) Format laporan keuangan dimaksud terdiri dari : a) Laporan anggaran. Penanggung jawab pembukuan kegiatan adalah Bendahara Umum HME FTUH dan pelaksanaannya dilakukan sesuai dengan job description yang ada..…………………. Format penerimaan uang/barang BUKTI PENERIMAAN UANG / BARANG TELAH TERIMA UANG SEJUMLAH/ BARANG BERUPA . 3) Buku nota. bon kuitansi dan buku-buku bantu lainnya... a.

Pengawasan yang bersifat preventif. Pemeriksaan keuangan tahunan dan akhir periode dilakukan oleh MME FT-UH. d. Pengawasan Keuangan Pengawasan keuangan organisasi meliputi : a. c.b) Bukti keuangan (pengeluaran kas dan nota-nota bukti transaksi) 5. Pengawasan intern keuangan organisasi dan pemeriksaan laporan keuangan tiap kompartemen secara rutin dilakukan oleh Bendahara Umum HME FT-UH. . Pengawasan intern keuangan secara rutin dilakukan oleh DMME FT-UH. adalah pengawasan yang berjalan atau dilakukan bersamaan dengan tahap-tahap proses penerimaan dan pengeluaran yang dimulai dari : 1) Permohonan untuk pengeluaran 2) Jumlah yang telah dianggarkan b.

Waktu Pelaksanaan F. selain hal-hal diatas juga ditambahkan perjanjian kerjasama Sponsorsip yang memuat media pubikasi. Laporan Pertanggung Jawaban Kegiatan LPJ (Laporan Pertanggungjawaban) Kegiatan merupakan laporan panitia pelaksana kegiatan mengenai perkembangan dan hasil suatu kegiatan untuk selanjutnya dievaluasi dan dijadikan bahan referensi untuk kegiatan berikutnya Adapun sistematika penulisan LPJ Kegiatan adalah sebagai berikut: Sampul Kata Pengantar Daftar Isi Sistematika Laporan Pertanggungjawaban BAB I. F. E. PENDAHULUAN BAB II. Tujuan C. 2 Pengertian LPJ Laporan pertanggung jawaban adalah laporan yang memut segala bentuk aktivitas dan evaluasi yang terjadi pada kurung waktu tertentu sebagai pertanggungjawaban yang dapat digunakan sebagai referensi untuk periode kepengurusan selanjutnya. LAPORAN PELAKSANAAN A. Hasil BAB III.BAB VI PROPOSAL DAN LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN VI. Metode Pelaksanaan 1. Persiapan Kegiatan 2. Latar belakang Tujuan Nama dan tema kegiatan Waktu dan tempat kegiaatan Sasaran kegiatan Susunan panitia Anggaran kegiatan Penutup Untuk proposal sponsorsip kegiatan. B. Maksud B. 1 Pengertian Proposal Kegiatan Proposal kegiatan merupaan gambaran rencaba kegiatan yang akan dilaksanakan oleh pelaksanan kegiatan. H. Sasaran D. VI. 3 LPJ Dalam Lingkup OKJE FT-UH a. LAPORAN KEUANGAN BAB IV. C. VI. D. Evaluasi Kegiatan E. Adapun sistematika proposal sebagai berikut: Sampul A.PENUTUP Lampiran  Proposal Kegiatan  SK Kepanitiaan . G.

b.1 Mukaddimah I. Laporan Keuangan iii. Metode Pelaksanaan 1. Persuratan Dokumentasi (Softcopy & Hardcopy) Nota-nota Laporan Administrasi dan Keuangan UKM HME FT-UH Adapun sistematika penulisan Laporan Administrasi dan Keuangan UKM HME FT-UH adalah sebagai berikut: Sampul Kata Pengantar Daftar Isi Sistematika Laporan Pertanggungjawaban BAB I PENDAHULUAN BAB II LAPORAN KONDISI INTERNAL UKM BAB III LAPORAN UMUM KEGIATAN PELAKSANAAN UKM A. PENUTUP c.2 Dasar Pemikiran I.2.3Tujuan I. LPJ Triwulan Adapun Sistematika Laporan Pertanggungjawaban Triwulan adalah sebagai berikut: Sampul Kata Pengantar Daftar Isi BAB I. c. Waktu Pelaksanaan F. Sasaran D.   b. LAPORAN PELAKSANAAN II. Daftar Persuratan ii. PENDAHULUAN I.1 Program Kerja a. Maksud B. Laporan Inventaris BAB V. Laporan Pertanggung Jawaban Ketua Umum HME FT-UH 1. Hasil BAB IV LAPORAN ADMINISTRASI i. Evaluasi Kegiatan E. Maksud Tujuan Sasaran .2 Laporan Pelaksanaan Program Kerja II. Persiapan Kegiatan 2.4 Sistematika Laporan Pertanggungjawaban BAB II. Tujuan C.1 Gambaran Umum Pelaksanaan Program Kerja II.

2 Belanja Tidak Langsung III.d..1 Sumber Pokok III.1. h. LPJ Umum . i. Metode Pelaksanaan Waktu Pelaksanaan Hasil Hasil secara Personal Anggota HME FTUH ii.2 Saran Lampiran  Nota dan Bukti Keuangan HME FT-UH Periode .3 Kebijakan Organisasi II.. e. PENUTUP IV. Persuratan Daftar Inventaris Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan Notulensi dan Absensi Rapat Diagram Pie Jobdes dan Program Kerja Kompartemen Diagram Pie HME FT-UH Periode ……… APBOKJE FT-UH Laporan Realisasi Anggaran Buku Kas Harian Buku Induk           2.. Hasil terhadap Institusi g.1 Kesimpulan IV. f.2 Pengeluaran Organisasi III. i.. LAPORAN ANGGARAN III..1Pendapatan Organisasi III.2.1 Belanja Langsung III.1..3. Anggaran Biaya Penanggung Jawab Saran dan Rekomendasi II.2 Sumber Lain III.3.2 Kebijakan Ekstern BAB III.1 Kebijakan Intern II.2.3 Rekapitulasi Anggaran BAB IV...

2 Kondisi Eksternal BABIII.2 Memorandum III.1 Pelaksanaan Tugas dan Wewenang Ketua Umum HME FTUH III.3.1 Kebijakan Intern .. Hasil secara Personal Anggota HME FT-UH ii. Saran dan Rekomendasi III.2 Program Kerja a. Maksud b.1 Pelaksanaan Program Kerja HME FT-UH Periode.2 Gambaran Umum Pelaksanaan Program Kerja III. Hasil i.. Hasil terhadap Institusi g. PENDAHULUAN I.2.4 Sistematika Laporan Pertanggungjawaban BAB II. Penanggung Jawab i.2.3 Laporan Pelaksanaan Program Kerja III.3 Tujuan I.4 Kebijakan Organisasi III.3 Deskripsi Kerja III. Tujuan c.1 Non Program Kerja III. Metode Pelaksanaan e. Sasaran d..Adapun Sistematika Laporan Pertanggungjawaban Umum Ketua Umum HME FT-UH adalah sebagai berikut: Sampul Kata Pengantar Daftar Isi BAB I.1 Mukaddimah I. berdasarkan GBHOKJE FT-UH Jangka Pendek III.2 Dasar Pemikiran I.4. LAPORAN PELAKSANAAN III.3. Anggaran Biaya h. Waktu Pelaksanaan f. KONDISI OBJEKTIF KELEMBAGAAN II...3.1 Kondisi Internal II.

2 Saran Lampiran  Nota dan Bukti Keuangan HME FT-UH Periode .1 Pendapatan Organisasi IV.2.. KONDISI OBJEKTIF KELEMBAGAAN OKJE FT-UH .2 Tujuan I.4. PENUTUP V.4 Sistematika Laporan BAB II..2 Pengeluaran Organisasi IV.2.3 Rekapitulasi Anggaran BAB V.1 Belanja Langsung IV.1.III...PENDAHULUAN I. Persuratan Daftar Inventaris Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan Notulensi dan Absensi Rapat Laporan Administrasi UKM APBOKJE FT-UH Laporan Realisasi Anggaran Buku Kas Harian Buku Induk          d..3 Dasar Penyusunan I.. Laporan Administrasi dan Keuangan DMME FT-UH Adapun sistematika penulisan Laporan Administrasi dan Keuangan DMME FT-UH :] Sampul Kata Pengantar Daftar Isi BAB I. LAPORAN ANGGARAN IV..1..2 Belanja Tidak Langsung IV.1 Latar Belakang I.2 Sumber Lain IV.1 Sumber Pokok IV.1 Kesimpulan V.2 Kebijakan Ekstern BAB IV..

II. LAPORAN UMUM II.2 Pengawasa Mekanisme Organisasi dan Program Kerja BAB IV.1 Persuratan III. LAPORAN ADMINISTRASI III. PENUTUP Lampiran  Persuratan  LPJ Triwulan Ketua Umum  Nota Pengeluaran  Absensi Sidang  Notulensi Sidang .1 Pelaksanaan Tugas dan Wewenang DMME FT-UH II.3 Inventarisasi BAB V.1 Kondisi Internal II.2 Laporan Keuangan III.2 Kondisi Eksternal BABIII.

BAB VII PENUTUP Pedoman Dasar Administrasi ini disusun dan dirumuskan semaksimal mungkin demi terciptanya tertib administrasi dalam lingkup OKJE FT-UH. Pedomand Dasar Administrasi ini disusun sebagai usaha sadar demi terciptanya iklim kehidupan kampus yang dinamis dan harmonis. sesuai aspirasi mahasiswa elektro. Pedoman Dasar Administrasi ini merupakan acuan dalam pengelolaan administrasi organisasi dalam lingkup OKJE FT-UH semoga senantiasa di Ridhai dan di Rahmati Allah SWT. .

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->