PEDOMAN DASAR ADMINISTRASI ORGANISASI KEMAHASISWAAN JURUSAN ELEKTRO FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS HASANUDDIN (PDAOKJE FT-UH

)

PEDOMAN DASAR ADMINISTRASI ORGANISASI KEMAHASISWAAN JURUSAN ELEKTRO FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS HASANUDDIN (PDAOKJE FT-UH) BAB I PENDAHULUAN

I.1 Latar Belakang OKJE FT-UH adalah Organisasi Kemahasiswaan di lingkungan Jurusan Elektro yang bertujuan sebagai wahana dan sarana pengembangan diri mahasiswa kearah peningkatan ketakwaan kepada Tuhan Yang Maha Esa, perluasan wawasan, pencapaian profesionalisme, peningkatan kecendikiawanan, integritas kepribadian, dan pengabdian masyarakat, sebagaimana termaktub dalam PDOKJE FT-UH. Pencapaian tujuan OKJE FT-UH dapat dilakukan apabila kerjasama semua unsur yang ada dalam organisasi ini berjalan dengan baik dan lancar. Oleh karena itu perlu dilakukan pengendalian proses kerjasama semua unsur organisasi agar supaya pencapaian tujuan berlangsung secara efektif dan efisien. Salah satu pengendalian yang dimaksud adalah secara keseluruhan tanpa menitikberatkan pada salah satu unsur tertentu. Pengendalian proses kerja sama disusun dalam pedoman administrasi yang merupakan bagian dari organisasi secara umum. Mengingat adanya kebutuhan dan tuntutan perkembangan organisasi yang semakin meningkat, terutama karena kesadaran akan perlunya organisasi yang rapi dan teratur dalam mencapai cita-cita perjuangan, maka perlu dilakukan pembuatan pedoman administrasi OKJE FT-UH. PDAOKJE FT-UH ini berlaku selama 3 tahun (2009-2011). I.2 Tujuan Pedoman dasar administrasi OKJE FT-UH bertujuan sebagai acuan dasar dalam pengelolaan administrasi OKJE FT-UH dalam rangka menuju tertib organisasi, sehingga akan tercipta koordinasi, integrasi dan sinkronisasi terhadap pengelolaan dan pelayanan administrasi organisasi. I.3 Ruang Lingkup Ruang lingkup yang menjadi sasaran pedoman dasar administrasi ini mencakup : 1. Administrasi Kesekretariatan 2. Administrasi Persuratan 3. Administrasi Keuangan 4. Proposal dan laporan pertanggung jawaban

BAB II PENGERTIAN ADMINISTRASI Banyak pengertian administrasi yang diberikan oleh para ahli administrasi, namun secara umum administrasi adalah kegiatan atau rangkaian kegiatan sebagai pengendalian usaha kerjasama sekelompok manusia untuk mencapai tujuan bersama yang telah ditetapkan. Dalam perkembangannya, banyak ahli yang menyebut bahwa administrasi kini menjadi suatu disiplin ilmu dan ada juga yang mengatakan bahwa administrasi itu adalah seni. Administrasi disebut sebagai disiplin ilmu yang berdiri sendiri karena memenuhi syarat yang diminta suatu disiplin ilmu sebagai ilmu pengetahuan yang mandiri yaitu : 1. Administrasi memiliki objek materia yaitu manusia, artinya manusia merupakan pokok masalah yang dibahas. 2. Administrasi memiliki objek forma, artinya administrasi merupakan suatu penyelenggaraan. Baik penyelenggaraan yang bermula dari perencanaan sampai pada evaluasi. 3. Administrasi diterima secara universal di seluruh dunia 4. Administrasi dapat dipelajari dan diajarkan. 5. Administrasi mempunyai sistematika yang khas, administrasi suatu kelompok atau organisasi tidaklah sama dan administrasi dapat berubah sesuai ruang dan waktu. Administrasi juga disebut sebagai seni karena dalam administrasi juga dikenal berbagai cipta, rasa, dan karsa seorang administrator (pelaksana administrasi). Hal tersebut mempengaruhi anggota organisasinya, cara kerja, membuat perubahan administrasi secara baik, benar, dan indah penyelenggaraannya, rekayasa keadaan, yang mengikat tanpa paksaan. Administrasi memiliki seni merencanakan, seni membiayai, seni mengatur, seni mengurus, seni menyelenggarakan berbagai kegiatan baik rutin maupun insidentil. Secara umum seni administrasi merupakan kemampuan dan kemahiran seseorang untuk mewujudkan berbagai strategi pemecahan masalah, bagaimana mengidentifikasi, bagaimana solusinya, memikirkan pembiayaanya, pengkoordinasian dan evaluasi.

penghubung dengan anggota masyarakat. Pengelolaan alat Sekretariat a. III. stempel. perencanaan. 2) Bangunan/ruangan Bangunan sekretariat OKJE FT-UH hendaknya diusahakan dapat menampung seluruh kegiatan administrasi dan kegiatan-kegiatan lainnya. papan nama. bangunan dan sumber daya manusianya. 2) Melaksanakan administrasi organisasi. Untuk menjamin kelayakan bangunan/ruangan sekretariat hendaknya diperhatikan hal-hal sebagai berikut : a. 2. persuratan. Kesehatan. meja.2. informasi organisasi.1 PENGERTIAN Administrasi Kesekretariatan adalah kegiatan atau rangkaian kegiatan organisasi yang meliputi pengelolaan sekretariat. mudah dijangkau dengan keadaan lingkungan yang kondusif. c. Kelengkapan peralatan sekretariat.1 Sekretariat 1. Ruangan yang memadai b. Pengertian Sekretariat Sekretariat merupakan tempat kegiatan secara teratur yang pada hakekatnya sebagai sentral (pusat) pengendalian organisasi.2 KESEKRETARIATAN III. 1) Letak sekretariat Fungsi-fungsi Sekretariat dapat dijalankan apabila Sekretariat OKJE FTUH terletak pada tempat yang strategis. Pengaturan Sekretariat Agar sekretariat Organisasi Kemahasiswaan Jurusan Elektro Fakultas Teknik Universitas Hasanuddin dapat berfungsi secara optimal. kegiatan administrasi. kebijakan. papan tulis dan lain-lain. rak buku. 3) Mengagendakan dan melaksanakan persidangan/rapat rutin 4) Mengorganisasikan tugas-tugas rutin dan insidentil 5) Mengorganisasikan pelaksanaan keputusan dan program 6) Melaksanakan pendataan organisasi dan pelayanan informasi/komunikasi organisasi 7) Mengkoordinasi anggoa. 3. Alat-alat Sekretariat Dalam pelaksanaan kegiatan sekretariat diperlukan alat-alat antara lain .BAB III ADMINISTRASI KESEKRETARIATAN III. b. maka perlu dibuat pengaturan tentang sekretariat yang meliputi letak. 3) Sumber daya manusia Salah satu faktor penting dalam pengelolaan sekretariat adalah tenaga pengelola. Fungsi Sekretariat yaitu sebagai tempat: 1) Menangani dan melayani fungsi sekretariat. komputer. komunikasi. pengadaan dan pencatatan barang-barang milik organisasi serta keuangan. kursi. . lemari. kebersihan dan kerapian sekretariat. OKJE FT-UH memiliki sekretariat eksekutif yang secara khusus bertugas melaksanakan pelayanan administratif dalam keseharian.

lemari. yaitu kekayaan organisasi yang dalam jangka relatif lama tidak mengalami perubahan. Inventaris tidak permanen.SAMPAI PADA (HARI/TANGGAL)……………. Barang Nama peminjam Alamat peminjam Nomor Inventaris Tanggal Peminja man Tangga Tanda Pengemba Jaminan Tangan lian ket f. b. Pengelolaan inventaris UKM milik HME FT-UH diaur tersendiri oleh UKM tersebut. KOMPARTEMEN KESEKREARIAAN OKJE FT-UH PERIODE 20. b. III.2. Pengelolaan Inventaris a.DAN BERTANGGUNG JAWAB ATAS INVENTARIS HME FT-UH YANG TERSEBUT DI ATAS.DAN MEMBERIKAN JAMINAN BERUPA……. Inventaris OKJE FT-UH yang berada dalam lingkup pengelolaan harus dipertanggung jawabkan kepada ketua umum HME FT-UH..DARI (HARI/TANGGAL)……………. Pengelolaan inventaris harus dilakukan dengan baik oleh anggota yang diserahi tugas khusus sesuai dengan pembagian tugas. papan tulis dan lain-lain. 2.. Format slip peminjaman : LOGO OKJE SLIP PEMINJAMAN SAYA YANG BERTANDA TANGAN DI BAWAH INI NAMA : …………. Inventaris dalam bentuk apapun digunakan untuk kepentingan OKJE FT-UH.III. ORGANISASI : ………….2. Pengertian Inventaris Organisasi adalah sesuatu yang menjadi milik organisasi berupa harta kekayaan organisasi yang terdiri dari dua macam yaitu : a..2 Inventaris Organisasi 1. c. d. Peminjaman inventaris dilayani dengan mengisi slip peminjaman dan buku khusus peminjaman inventaris e. Inventaris permanen.. Untuk mengontrol inventaris perlu dibuat daftar inventaris dalam sebuah buku khusus (buku inventaris). MEMINJAM INVENTARIS OKJE FT-UH BERUPA………………DALAM KEADAAN………………. yaitu kekayaan organisasi yang dalam waktu singkat mengalami perubahan seperti amplop. MENGETAHUI./20… ) ( nama / jabatan ) PEMINJAM ( NB : PENGEMBALIAN INVENTARIS YANG DIPINJAM MENYERTAKAN SLIP PEMINJAMAN Format peminjaman Inventaris : Nama No. kertas dan lain-lain.3 Buku-Buku Organisasi .. seperti gedung.

Buku Agenda Surat Buku agenda surat adalah buku yang digunakan untuk mencatat surat-surat masuk dan surat-surat keluar. ditulis singkat dan jelas. 7. Untuk menuliskan Nomor persuratan yang diterima/yang dikirimkan 3. Format untuk surat masuk : No. Hal-hal penting yang terdapat dalam notulensi akan dituangkan dalam sebuah risalah rapat dengan format sebagai berikut : LOGO OKJE RISALAH RAPAT HIMPUNAN MAHASISWA ELEKTRO FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS HASANUDDIN PERIODE 20…/20… : : : Hari/Tanggal Waktu Agenda Rapat Notulen Kesimpulan Rapat : : Hal lain yang dianggap perlu : Mengetahui Pimpinan Rapat . 6. biasanya menjelaskan tempat pelaksanaan dan hal-hal lain yang dianggap perlu. Untuk menuliskan nomor urut surat keluar/masuk 2. 1 Nomor Surat 2 Tanggal masuk 3 Dari 4 Perihal 5 Tanda Tangan 6 Ket 7 Format untuk surat keluar : No.1. Perihal atau maksud isi surat. Untuk menuliskan tanggal dikirmnya surat keluar/diterimanya surat masuk 4. Dari mana surat itu berasal untuk surat masuk/tujuan surat keluar tersebut. 5. 1 Nomor Surat 2 Tanggal Keluar 3 Tujuan 4 Perihal 5 Tanda Tangan 6 Ket 7 Keterangan kolom 1. Keterangan. 2. Buku Sidang/Notulensi Buku sidang/notulensi adalah buku yang dipergunakan oleh Pimpinan Sidang ketika sidang berlangsung. Tanda tangan pengirim surat untuk surat masuk dan tanda tangan penerima surat untuk surat keluar. Buku ini digunakan untuk mencatat hal-hal yang dirasa penting/perlu oleh pimpinan sidang atau orang lain yang ditugaskan untuk itu.

.DENGAN NOMOR…. Format kolomnya : No. Hal-hal lain yang dianggap perlu.. Nomor urut surat 2.. Nama lengkap peserta rapat 3. PENGIRIM PENERIMA ( NAMA ) ( NAMA ) .TANGGAL…………YANG DITUJUKAN KEPADA ORGANISASI/ INSTANSI……………………. Buku Ekspedisi Buku ekspedisi adalah buku yang digunakan untuk mencatat pengiriman surat... Buku ini sekaligus merupakan bukti bahwa surat sudah dikirim atau sudah diterima oleh yang bersangkutan. Hal-hal lain yang dianggap perlu 4.. Tanggal dilakukan pengiriman surat 4. PADA HARI……….. Format tanda terima surat : TANDA TERIMA SURAT LOGO OKJE TELAH TERIMA SURAT DARI.. Perihal/maksud surat keluar itu 6. Format kolomnya : No.. Nomor surat sesuai dengan kaidah persuratan OKJE FT-UH 3.. Jabatan struktural dalam kepengurusan atau angkatan di OKJE FT-UH. Tujuan/alamat surat keluar 5. 1 Nama 2 Jabatan/Angkatan 3 Tanda Tangan 4 Keterangan 5 Keterangan Kolom: 1.. Tanda tangan/paraf penerima surat 7.. Nomor urut kehadiran peserta rapat 2. 1 Nomor Surat 2 Tanggal Keluar 3 Tujuan 4 Perihal 5 Ket 7 Keterangan kolom : 1. Buku Presensi Rapat Buku presensi rapat adalah buku yang memuat daftar hadir peserta rapat yang diadakan oleh pengurus HME FT-UH atau pengurus DMME FT-UH dalam setiap rapatnya. Tanda tangan peserta rapat 5.. 4.3..

Mencatat hal penting. Kode barang 3. Bahan/ merek dari pada barang 5. Pelaksana kegiatan (kompartemen / kel. Tanggal.5. b. Bentuk-bentuk dokumen a. Buku Catatan Kegiatan Buku catatan kegiatan adalah buku yang digunakan untuk mencatat kegiatan-kegiatan yang telah dilaksanakan. No urut barang 2. Khusus) 5. Nama kegiatan yang dilaksanakan 4. Arsip . Jumlah barang persatuan 6. Buku induk memuat data seperti: • Data pribadi pengurus HME FT-UH • Data jumlah anggota • Data potensi anggota • Lain-lain yang dianggap perlu. bulan dan tahun pelaksanaan 3. Keterangan kondisi barang 6. Gambar/foto.2. Pengertian Dokumen adalah semua tanda bukti yang sah dari peristiwa atau kejadian yang terjadi dalam suatu organisasi. 1 Tanggal 2 Nama Kegiatan 3 Pelaksana 4 Tempat 5 Ket 6 Keterangan kolom : 1. Nama barang 4. Nomor urut 2. Buku Induk Buku induk adalah buku yang memuat semua data yang diperlukan oleh organisasi yang senantiasa diperbaharui setiap periode kepengurusan. 7.4 Dokumen Organisasi 1. Format kolomnya : No. Gambar barang 7. Nama Tempat/Gedung/Lokasi 6. Buku Inventaris Buku inventaris adalah buku yang memuat semua data mengenai inventaris organisasi yang sifatnya permanen Format buku inventaris : No. 2. III. 1 Kode barang 2 Nama Barang 3 Bahan/Merk 4 Jumlah Barang 5 Barang 6 Keterangan 7 Keterangan kolom: 1.

Dilihat dari kepentingan. b. Pendayagunaan arsip dinamis baik sebagai berkas kerja maupun sebagai referensi. penyusutan arsip berguna untuk : 1. Tujuan penyusutan Arsip Tujuan penyusutan arsip adalah mengendalikan arus arsip yang tercipta serta mengatur penyelamatan arsip. makalah dll. Tata cara penyusutan arsip Penyusutan arsip dilakukan dengan peritmbangan : 1. majalah. . 2. Sistem tanggal (Cronological Filling). Penjilidan b.5 Arsip 1. Dokumentasi organisasi adalah segala sesuatu yang menyangkut kegiatan pencarian. Laporan pertanggungjawaban c. yaitu nilai yang berkaitan dengan kegunaan arsip untuk kegiatan administratif sehari-hari 2. Surat kabar. Nilai kegunaan. c. 2. Nilai penelitian dan sejarah. 3. sedangkan arsip selalu atau lebih sering dipakai dalam suatu periode kepengurusan. a. Buku-buku laporan. 3. • Penyusutan Arsip a. Pertimbangan ekonomis. ruangan maupun peralatan. c. baik yang berkaitan dengan keterangan. Surat b.2. dimana dokumen digunakan dalam satu periode kepengurusan tetapi tetap disimpan sebagai bukti yang sah dari suatu peristiwa atau kejadian yang sewaktu-waktu dapat digunakan. Pengertian Arsip adalah dokumen yang menyangkut kepentingan organisasi yang disimpan secara sistematis karena memiliki nilai manfaat yang sewaktu-waktu akan digunakan. dll. penyusutan arsip dilakukan dengan cara : a. suatu sistem penyusunan arsip berdasarkan susunan nomor urut arsip. yaitu nilai yang mempunyai daya pembuktian di bidang keuangan 3. Pemusnahan arsip c. pengumpulan dan penyimpanan dokumen-dokumen organisasi. Nilai administratif. Usia arsip.c. yaitu nilai sebagai data ilmiah dan historis yang kemudian hari akan sangat bernilai 4. suatu sistem penyusunan arsip berdasarkan urutan tanggal dari datangnya surat atau arsip. Sistem Subyek (Subject Filling). Pengelolaan Dokumen Pada dasarnya pengelolaan dokumen sama dengan pengelolaan inventaris.bentuk arsip a. b. Arsip berbeda dengan dokumen. • Peminjaman arsip seperti dijelaskan pada poin peminjaman inventaris. Bentuk. III. Dokumen selain digunakan untuk kepentingan tertentu dan penyusunan sejarah organisasi juga dipakai menyusun laporan rutin organisasi serta tanda bukti yang sah. Pengelolaan • Sistem Pengarsipan a. buku. suatu sistem penyusunan arsip berdasarkan permasalahan yang sering dihadapi. Penyerahan arsip kepada arsip nasional/arsip daerah. b. Sistem nomor (Nomerical Filling).

Teleks.BAB IV ADMNISTRASI PERSURATAN IV. IV. yaitu surat berbentuk kartu dengan ukuran 10 cm x 15 cm. Dokumentasi historis suatu kegiatan Jenis dan Bentuk Surat OKJE FT-UH adalah organisai formal. yaitu surat yang wujudnya berupa gabungan sampul dan kertas surat yang apabila dilipat akan berbentuk amplop dan tidak boleh diisi apapun kedalam amplopnya. yaitu surat yang dipakai untuk keperluan intern suatu organisasi. maka dalam pelaksanaan kinerja dan roda organisasi.3. Tanda bukti tertulis 3.3 IV. Surat Bersampul. Alat komunikasi tertulis. 3) a) . surat perjanjian. Duta atau wakil organisasi 7. Keterangan 6. Pedoman untuk bertindak 5. Warkat Pos. Fungsi Surat Adapun fungsi surat adalah sebagai berikut : 1. Surat Menurut Keamanan Isinya.1 Penggolongan Surat 1) Surat Menurut Isi dan Maksudnya a) Surat biasa b) Surat keputusan c) Surat ketetapan d) Surat rekomendasi e) Surat mandat f) Surat penugasan g) Surat keterangan h) Surat pernyataan 2) a) b) c) d) e) f) Surat Menurut Wujud Kartu Pos. Surat Tanda Bukti.1 Pengertian Surat adalah informasi tertulis yang dapat dipergunakan sebagai alat komunikasi tulis yang dibuat dengan persyaratan tertentu yang khusus berlaku dalam surat-menyurat. Memo dan Nota. Administrasi persuratan adalah segala sesuatu yang menyangkut pengelolaan persuratan dalam suatu organisasi. dan hasil-hasil penelitian.2 IV. Alat pengingat 4. yaitu surat yang terdiri dari kertas surat beserta sampulnya. yaitu surat khusus yang umumnya berbentuk formulir yang dipakai umtuk tanda bukti suatu kegiatan antara dua belah pihak atau membuktikan keabsahan suatu hal. Surat sangat rahasia (vital). yaitu surat yang bernilai sejarah ilmiah atau memiliki nilai sangat penting seperti SK. E-Mail dan Faximille yaitu surat yang dapat dikirim melalui jaringan telekomunikasi. 2. Telegram. persuratan merupakan hal mutlak yang harus dilaksanakan sebagai legalitas formal atau bukti keabsahan suatu kebijakan yang dilaksanakan oleh organisasi.

yaitu surat yang ditujukan kepada satu atau beberapa orang/organisasi. yaitu surat yang memiliki kegunaan bersifat sementara dan hanya sewaktu-waktu dibutuhkan. 5) Adapun jenis-jenis dan penjelasan surat yang digunakan di lingkup OKJE FTUH yaitu : Surat Biasa Format Bentuk Surat Biasa: a. Kata biasa ini mengandung pengertian ‘tidak perlu cepat-cepat dikirim’ atau ‘tidak harus segera dibalas’. b) Surat segera/ekspres. d) Surat tidak penting. 4) Surat Menurut Banyaknya Sasaran yang Dituju Surat biasa. c) Surat kilat. . tetapi tidak se-urgent surat kilat. yaitu surat yang memerlukan penyelesaian sangat segera dan harus didahulukan penanganannya daripada surat-surat yang lain. a) Surat Menurut Urgensi Penyelesaiannya a) Surat biasa. yaitu surat yang memerlukan penyelesaian dengan segera.b) Surat rahasia (penting). yaitu surat yang diberlakukan secara biasa/tidak diistimewakan. c) Surat biasa. yaitu surat yang sudah habis masa kegunaannya seperti undangan dsb. b) Surat edaran dan surat pengumuman. yaitu surat yang ditujukan kepada orang atau organisasi yang banyak (khalayak ramai). yaitu surat yang dapat membantu kelancaran organisasi dan sulit dicari tempat lain seperti peraturan-peraturan organisasi.

..... Surat Keputusan (SK) Surat Keputusan yang dikeluarkan oleh pejabat tinggi lembaga dalam lingkup OKJE FT-UH yang mengatur dan mengikat internal lembaga tersebut........ ............ pengaturan.... panitia.. tim kerja dan lain-lainnya................ dan pemberhentian anggota organisasi pada suatu posisi struktural dan sebagainya. c) Penunjukan.......... Surat Keputusan ini memuat : a) Pembentukan..................... .. b..... d) Penetapan hal-hal yang bersifat umum dan prinsipal dalam rangka kebijakan organisasi.... b) Mengesahkan petunjuk pelaksanaan suatu peraturan......... : ... perubahan statute atau pembubaran suatu organisasi... : ...KOP SURAT Nomor Lampiran Perihal : ........... badan. pengangkatan............................................. Contoh Bentuk Surat Keputusan: . Kepada Yth........ Wb __________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ Wassalamualaikum Wr... DiTempat Assalamualaikum Wr...... pengesahan...... ............................................Wb Makassar......... ..... (TGL-BULAN-TAHUN) ________________ ________________ ________________ ________________ ....

..... Pengurus Himpunan Mahasiswa Elektro Fakultas Teknik Universitas Hasanuddin........... 1.. 2.... Dengan rahmat Allah SWT..............................* c............. setelah : MENIMBANG MENGINGAT MEMPERHATIKAN MENETAPKAN : ……………………………………………………………………… : ……………………………………………………………………… : ……………………………………………………………………… : MEMUTUSKAN PERTAMA KEDUA KETIGA : ……………………………………………………………………… : ……………………………………………………………………… : ……………………………………………………………………… Ditetapkan di : ………………………… Pada Tanggal : ………………………… Pukul : . ………….... ...... 3. *hanya digunakan di MME dan Tiga kolom Tanda tangan juga ……………………* ………………........... Dengan rahmat…………...... Tembusan : 1..... ___________________ ___________________ Contoh surat ketetapan ……………………. ………….KOP SURAT SURAT KEPUTUSAN NOMOR : ………………………………… TENTANG ……………………………………………………………. MENIMBANG : ……………………………………………………………………… MENGINGAT : ……………………………………………………………………… *hanya berlaku di MME MEMPERHATIKAN dan Tiga kolom tanda tangan di MME dipakai : ……………………………………………………………………… MEMUTUSAKAN : MENETAPAKAN PERTAMA : ……………………………………………………………………… KEDUA : ……………………………………………………………………… KETIGA : ……………………………………………………………………… Ditetapkan di : ………………………… Pada Tanggal : ………………………… Pukul : .. …………..... Pengurus......* ___________________ ___________________ ___________________ ___________________ KOP SURAT Nama terang SURAT KETETAPAN Nama terang* jabatan NOMOR : ………………………………… jabatan TENTANG Tembusan : …………………………………………………………….. 4....... ………….............. …………....................... 4.......... ………………….... …………....... 3.. setelah : Allah SWT. Surat Ketetapan Surat Ketetapan dikeluarkan oleh pejabat tinggi lembaga dalam lingkup ___________________ OKJE FT-UH kecuali HME FT-UH yang mengatur dan mengikat eksternal ___________________ lembaga tersebut....... 2... …………...

Surat Rekomendasi (SR) Surat Rekomendasi adalah surat yang menyatakan. Contoh Bentuk Surat Rekomendasi: .d. dsb. menguatkan. baik. membenarkan dsb bahwa pihak yang disebut dapat dipercaya.

. Tempat.. maka saya selaku Ketua........ Kop surat SURAT MANDAT Nomor : ………………………………. tgl-bln-thn PENGURUS HIMPUNAN MAHASISWA ELEKTRO FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS HASANUDDIN PERIODE .... Sebagai Pejabat Sementara ……………………………….. …………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………..Periode . Nama terang Ketua Tembusan: 1.. Jabatan : ……………………………..... Nama terang jabatan Tembusan: 1.......... Nama terang jabatan Surat Mandat (SM) Surat Mandat adalah surat pelimpahan wewenang / penyerahan wewenang kepada pihak tertentu yang dikeluarkan oleh ketua HME FT-UH atau Ketua DMME FT-UH. ………………………… 4.... terhitung mulai tanggal …………….. …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………… Wassalamualaikum Wr.. Demikian surat mandat ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya. Tempt..KOP SURAT SURAT REKOMENDASI Nomor : ……………………………… Assalamualaikum Wr...... ………………………… .... Sehubungan dengan sesuatu dan lain hal yang sangat penting dari ………………………………......../... memberikan mandat kepada Saudara : Nama : ……………………………. tgl-bln-thn PENGURUS ______________________ FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS HASANUDDIN PERIODE...... Wb.. 2.. ………………………… 3.. Wb.... Contoh Bentuk Surat Mandat: e... sampai ……………….. ……………………..... ………………………… 2.../... ……………………..

…………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………... Untuk bertugas sementara waktu sebagai ……………………… terhitung mulai tanggal ……………. Surat keterangan hanya dikeluarkan oleh Ketua Umum HME FT-UH. memberikan tugas kepada Saudara/i : Nama : …………………………….f. PENGURUS ______________________ FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS HASANUDDIN PERIODE. Surat Keterangan (SKET) Surat Keterangan adalah surat yang menerangkan atau menjelaskan tentang keadaan seseorang atau sesuatu............. Sehubungan dengan sesuatu dan lain hal yang sangat penting dari ………………………………...... Nama terang Ketua Umum h.. Tempat...... …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………… Wassalamualaikum Wr.. Ketua Umum HME FT-UH g...... Demikian surat penugasan ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya........... Jabatan : …………………………….... tgl-bln-thn PENGURUS HIMPUNAN MAHASISWA ELEKTRO FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS HASANUDDIN PERIODE . maka saya selaku... Contoh Bentuk Surat Keterangan: Kop surat SURAT KETERANGAN Nomor : ……………………………… Assalamu Alaikum Wr......./...Periode .......... Nama terang Ketua Tembusan: 1. Surat Pernyataan (SP) ... tgl-bln-thn.Wb. KOP SURAT SURAT TUGAS Nomor : ………………………………....... Ketua DMME FT-UH 2.. Wb../. Tempat. Surat Tugas surat tugas adalah surat yang menerangkan bahwa orang yang diberi tugas itu diperintahkan atau diberi tugas untuk menjalankan sesuatu. Surat penugasan hanya dikeluarkan oleh pengurus inti HME FT-UH. sampai ……………….

Surat Pernyataan organisasi adalah surat dikeluarkan secara kelembagaan OKJE FT-UH (HME FT-UH dan DMME FT-UH) yang ditandatangani oleh Ketua Umum HME FT-UH atauKetua DMME FT-UH. Surat pernyataan individu adalah surat pernyataan yang dikeluarkan dan ditandatangani langsung oleh orang anggota OKJE FT-UH Contoh Bentuk Surat Keterangan: KOP SURAT SURAT PERNYATAAN Assalamu Alaikum Wr. dan .....TAHUN YANG MEMBUAT PERNYATAAN Nama terang 2... TEMPAT... …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………… Wassalamualaikum Wr.. Kop Surat Kop surat merupakan ciri khas dari sistem administrasi persuratan sebuah lembaga.. alamat.Wb.. nomor telepon/faksimili. Pada kop surat ditulis hal-hal yang berhubungan dengan identitas organisasi seperti nama organisasi. TEMPAT. email. Contoh Bentuk Surat Keterangan: KOP SURAT SURAT PERNYATAAN Assalamu Alaikum Wr.1.TAHUN _________________ _________________ _________________ _________________ Nama terang jabatan Berikut penjelasan tentang bagian-bagian surat yang digambarkan pada format surat diatas 1)... …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………….Wb. TANGGAL –BULAN... Sebuah lembaga yang mapan memiliki kop surat yang paten.. …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………….. TANGGAL –BULAN.Wb.. …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………… Wassalamualaikaum Wr... Wb...

HIMPUNAN MAHASISWA ELEKTRO FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS HASANUDDIN Sekertariat : Gedung POMD Lt.  Nama Lembaga/Institusi. terutama dalam penyimpanan dan penemuannya kembali. b) Untuk perihal. Kode surat ini menunjukkan jenis surat. dan waktu yang sama menggunakan nomor surat yang sama. Tugas. c) Untuk penunjukkan sumber dalam kegiatan suratmenyurat dengan cara menunjuk nomor surat yang dibalas atau ditindaklanjuti. dan Rekomendasi. Adapun susunan atau tata letak kop surat yang digunakan di OKJE FT-UH yaitu :  Logo OKJE FT-UH ditempatkan di sudut kiri atas. Contoh: SURAT KEPUTUSAN 3) Nomor Surat Nomor surat sangat perlu dicantumkan karena kegunaanya sebagai berikut: a) Untuk memudahkan pengaturan surat.okje-ftuh. 2.  Alamat Sekretariat. Kop surat ini berlaku untuk semua jenis surat. logo kepanitiaan diletakkan di sudut kanan atas. di sebelah kanan logo. Ketetapan. Berikut kode-kode yang digunakan yaitu : • Kode “A” berarti surat keluar intern OKJE FT-UH • Kode “B” berarti surat keluar ekstern OKJE FT-UH • Kode “SK” berarti Surat Keputusan dalam lingkup HME FT-UH • Kode “TUS” berarti Surat Keputusan dalam lingkup DMME FT-UH dan MME FT-UH • Kode “TAP” berarti Surat Ketetapan • Kode “SR” berarti Surat Rekomendasi • Kode “SM” berarti Surat Mandat • Kode “SKET” berarti Surat Keterangan . Nomor Kotak Pos. Dengan besar huruf 14. Pernyataan. Mandat. Keterangan. jenis huruf times new roman dan dicetak tebal. website dan Email ditempatkan di bawah tulisan Nama Lembaga/Institusi dengan besar huruf 9. Ditulis tebal bergaris bawah dengan huruf kapital semua. kepentingan. jenis huruf times new roman  Nama lembaga dan alamat sekretariat diletakkan rata tengah dengan spasi 1  Untuk kegiatan yang dikeluarkan oleh HME FT-UH. Nomor urut Nomor urut ini menunjukkan jumlah surat yang telah dikeluarkan (untuk setiap jenis surat) yang terdiri atas 3 (tiga) digit. Format nomor surat: NOMOR : NOMOR URUT/KODE SURAT/KODE KEPANITIAAN/KODE LEMBAGA/BULAN/TAHUN 1.org 2) Kepala Surat Keputusan.com/www.logo organisasi. Adapun penempatan tulisan dapat dilihat sebagai berikut.2 Fakultas Teknik Univesitas Hasanuddin 90245 okjeftuh@yahoogroups. Nomor Telepon/Faksimili (kalau ada).

Surat yang mempunyai lampiran mengemban dua fungsi yaitu menyampaikan maksud tertentu dan sebagai pengantar untuk lampirannya. Kode kepanitiaan Ditambahkan setelah kode surat jika terdapat kegiatan yang bersifat kepanitiaan. Contoh Lampiran Lampiran : 1 Lembar Lampiran : 1 Berkas 5) Perihal Surat Perihal/Hal berfungsi untuk memberi petunjuk kepada pembaca surat tentang pokok dan maksud dibuatnya suatu surat. sesuatu yang dilampirkan seperti brosur. Contoh: “HME FT-UH” dan “DMME FT-UH” 5. Kode tahun meunjukkan waktu (tahun) surat tersebut dikeluarkan yang dtulis utuh sesuai tahunnya (misal . daftar peminjaman/permohonan barang. Perihal menggunakan bahasa yang ringkas dan jelas. 2006. faktur.• • Kode “SP” berarti Surat Pernyataan. Kode lembaga Kode induk lembaga yaitu OKJE FT-UH (Organisasi Kemhasiwaan Jurusan Elektro Fakultas Teknik Universitas Hasanuddin). Kode tahun Masehi. Sedangkan untuk surat bentuk setengah lurus (semi block style) penulisan tanggal ditempatkan di sebelah . Oleh sebab itu. tidak boleh disingkat atau divariasikan. 2007. Untuk surat berbentuk lurus (full block style). penulisan tanggal di tempatkan setelah kop sebelum nomor surat. kwitansi. Nama bulan tidak boleh diganti angka. 3. 6. Penulisan secara lengkap ini diperlukan untuk menghindari kekeliruan atau hal lain yang merugikan. harus disebutkan dalam surat. dst. dan tahun pada surat resmi harus lengkap. • contoh : Perihal : Permohonan Kesediaan Membawakan Materi • Perihal (tentang) keputusan dan ketetapan dibuat dengan huruf kapital semuanya dan ditebalkan contoh : TENTANG SUSUSAN PANITIA PELAKSANA PROGRAM PENGEMBANGAN DIRI PAKET A KE XVIII Pada surat biasa tulisan perihal digarisbawahi dan ditebalkan. karena hal tersebut tidak berlaku untuk surat resmi.). Kode “ST” berarti Surat Tugas. Penulisan tanggal. Contoh nomor surat: Nomor : 001/SK/HME FT-UH/VI/2008 Contoh nomor surat kepanitiaan: Nomor : 001/SK/PPDA/HME FT-UH/VI/2008 4) Lampiran Surat Lampiran surat merupakan kelengkapan sebuah surat. 6) Tempat/ Daerah dan tanggal dikeluarkannya surat. atau dokumen lainnya. bulan. Kode bulan Kode bulan menunjukkan waktu (bulan) surat tersebut dikeluarkan yang ditulis dengan angka Romawi. 4.

Tandatangan. Contoh : Kepada Yang Terhormat Ketua Jurusan Elektro Fakultas Teknik Universitas Hasanuddin DiMakassar 8) Nama Organisasi yang Mengeluarkan Surat Nama organisasi atau unit organisasi yang mengeluarkan surat di tempatkan di bagian tengah kertas. Jabatan Penanggung Jawab dan Stempel Posisi jabatan organisasi penanda tangan surat. • Bila surat tersebut ditandatangani oleh lebih dari satu jabatan struktural dan organisasi yang berbeda. Jika hanya staf ketua dan sekretaris yang bertandatangan. Di lingkungan OKJE FT-UH.kanan sebelum atau sejajar nomor surat atau sebelah kanan setelah salam penutup. sebelum nama organisasi/unit organisasi yang mengeluarkan surat karena jenis surat yang digunakan di OKJE FT . semakin ke kiri semakin tinggi jabatan strukturalnya. kemudian tandatangan dibubuhkan tepat di bagian atas nama yang bersangkutan. sebelum nama organisasi/unit organisasi yang mengeluarkan surat. sedikit menyentuh di atas tandatangan masing-masing (hanya masing-masimg organisasi/unit organisasi saja yang bertandatangan. maka stempel dibubuhkan di sebelah kiri. maka ketua sebelah kiri dan sekretaris di sebelah kanannya Nama penanggung jawab ditulis dengan huruf Kapital tebal (bold) bergaris bawah. Nama orang atau instansi yang ditujukan surat tersebut ditulis tebal (bold). 7) Alamat Tujuan Surat Alamat tujuan merupakan kepada siapa surat tersebut hendak ditujukan. sedikit menyentuh di atas tanda tangan sekretaris (bila hanya ada tanda tangan ketua dan sekretaris) dan tidak dibubuhkan di bagian tandatangan ketua. kemudian jabatan ditulis di bawah nama penanggung jawab dengan huruf biasa yang tebal (bold).UH yaitu bentuk setengah lurus (semi block style). penempatan tanggal yang digunakan yaitu sebelah kanan setelah salam penutup. Penulisannya dengan huruf biasa tebal (bold) Contoh : Pengurus Himpunan Mahasiswa Elektro Fakultas Teknik Universitas Hasanuddin Periode 2008/2009 9) Nama. Ketua Umum . tanpa tandatangan sekretaris). Contoh 1 : Pengurus Himpunan Mahasiswa Elektro Fakultas Teknik Universitas Hasanuddin Periode 2008/2009 STEMPEL ORGANISASI RAMA PERDANA Sekretaris Umum LOMPO RAMOS E. Pembubuhan stempel organisasi : • Posisi stempel dibubuhkan di sebelah kiri tanda tangan.

lurus ke atas dengan nomor surat. Ketua Umum Panitia Pelaksana PPD-I HME FT-UH 2008 STEMPEL KAPANITIAAN SYAMSUL BAHRI THASIM Ketua Mengetahui. • Urutan tembusan dimulai dari jabatan tertinggi. MT NIP. IR. • Konsideran Konsideran biasanya terdiri dari : . 130 936 995 10) Tembusan Sebuah surat akan mempunyai tembusan bila salinan surat dikirimkan kepada pihak ketiga yang ada sangkut-paut atau keterkaitannya dengan surat yang dikeluarkan. Contoh : Tembusan : 1. ZAHIR ZAINUDDIN. • Tembusan yang objeknya hanya satu. Ketua Jurusan Elektro Fakultas Teknik Universitas Hasanuddin STEMPEL INSTITUSI DR. Adapun cara penulisan tembusan sebagai berikut : • Penulisannya ditempatkan di sebelah kiri bawah kertas surat pada margin kiri. maka penulisannya berderet kebawah dan diberi nomor urut. Kadang-kadang ada pejabat atau pihak tertentu yang harus mengetahui terbitnya surat karena surat tersebut menyangkut bidang tugasnya sehingga kepadanya perlu diberikan tembusan. maka penulisannya sebaris atau sejajar dengan notasinya Contoh : Tembusan : Ketua DMME FT-UH • Tembusan yang objeknya lebih dari satu.Contoh 2: Pengurus Himpunan Mahasiswa Elektro Fakultas Teknik Universitas Hasanuddin Periode 2008/2009 STEMPEL STEMPEL ORGANISASI LOMPO RAMOS E. 2. 3. Ketua Jurusan Elektro FT-UH Ketua DMME FT-UH Arsip 11) Bagian bagian surat keputusan dan ketetapan.

karena pada waktu itu sekretaris umum atau sekretaris belum “resmi” memangku jabatannya)  Nama terang penanda tangan dan jabatannya. Dengan Hormat. kecuali SK atau TUS atau TAP bernomor kode “istimewa” seperti SK Susunan Pengurus HME FTUH atau TAP Susunan Pengurus DMME FT-UH.  Selanjutnya. Assalamu Alaikum Wr. maka pada halaman terakhir dari lampiran tersebut harus ditandatangani pula oleh pejabat yang mengeluarkan keputusan. • Jika terdapat lampiran maka pada lembar lampiran. sekiranya diperlukan masih dapat ditambah dengan kata “Memperhatikan” yang diikuti oleh uraian mengenai ketentuanketentuan atau dicantumkan jenis tulisan dinas atau pendapat pejabat atau kejadian tentang yang perlu diperhatikan dalam pembuatan keputusan/ketetapan. 12) Bagian – bagian surat biasa. • Salam Penutup Salam penutup berupa ucapan: ‘Wassalamualaikum Wr.Wb • Alinea Pembuka Alinea pembuka berisi tentang pendahuluan berupa ucapan syukur kepada Tuhan YME. bulan dan tahun.  • Diktum Diktum diawali dengan kata “Memutuskan” atau “Menetapakan”.Wb’ . Apabila diktum tersebut memuat uraian yang perlu dilampirkan.Kata “Menimbang” yang diikuti uraian kalimat mengenai pertimbangan / tujuan / kepentingan / alasan hingga perlu dikeluarkan surat keputusan/ketetapan. • Isi Surat Isi surat merupakan penjelasan maksud surat secara mendetail. hanya Ketua Umum HME FT-UH atau Ketua DMME FT-UH saja yang bertanda tangan. • Kaki Surat Keputusan yang terdiri dari :  Tempat dimana surat keputusan tersebut dikeluarkan dengan menyebut terlebih dahulu kalimat “Disahkan di :………. atau ii. disebutkan “Lampiran surat keputusan “Nomor :……………” kemudian di bawahnya disebutkan pula mengenai “Perihal atau tentang……………. tanggal. • Alinea Penutup Alinea penutup berisi tentang harapan dari maksud surat dan ucapan terima kasih. selanjutnya menguraikan diktum tersebut. dan tempat. di sudut kiri atas kertas. Biasanya dicantumkan hari/waktu. dimana terlebih dahulu ditulis dengan kalimat “Pada tanggal :……………”  Tanda tangan (ketua dan sekretaris. • Salam Pembuka Salam pembuka ditulis miring dan umumnya menggunakan kata : i.  Kata “Mengingat” yang diikuti dasar oleh dasar peraturan yang ada hubungannya dengan pembuatan keputusan/ketetapan sehingga pengeluaran keputusan dapat dipertanggungjawabkan dan mempunyai landasan hukum yang kuat.”  Tanggal.

atau P. 14) Bentuk Surat Pada umumnya bentuk surat yang dugunakan oleh OKJE FT-UH yaitu bentuk setengah lurus atau semi block style. Di tempat Dengan hormat. (alinea pembuka) (alinea transisi) (alinea penutup) ……………… Wassalamu alaikaum Wr. (Post Scriptum) • Khusus untuk undangan. 4 Februari 2006 Kepada Yth. Penempatan bagian-bagian surat pada posisi tertentu akan membentuk model (style) yang tertentu pula.13) Tambahan Catatan Tambahan atau catatan khusus perlu dicantumkan untuk menambahkan hal tertentu yang mungkin terlupakan atau untuk mempertegas sesuatu. …………………….S. pada bagian akhir surat lazim dituliskan P..B. font yang digunakan ukuran 16. kecuali untuk beberapa bentuk persuratan seperti Surat Keputusan. Bentuk surat merupakan pola sebuah surat yang telah ditentukan oleh tata letak (lay out) bagian-bagian surat. Amplop berkop yang digunakan yaitu DL Envelope (No.Wb. (Please Confirm) atau RSVPM (Respondez Si’I Vouz Plait). Surat Rekomendasi. 90) c. Surat Keterangan. Maksudnya harap memberi kabar kepada pengirim surat atau melalui telepon (Contact Number) yang tertera setelah notasi tersebut.5 cm x 33 cm. Kop Surat Pada umumnya digunakan bentuk surat sebagai berikut : Lampiran Bentuk Lurus Perihal Nomor : : : Makassar. (Nota Bene). Kertas yang digunakan yang yaitu kertas putih F4 70 gsm dengan ukuran 21. Tambahan ini dapat ditulis dengan notasi : • N. Surat Mandat. Surat Tugas. dan Surat Pernyataan. kecuali untuk judul surat pada surat sistem judul. Jenis tulisan (font) yang digunakan yaitu Times New Roman ukuran 12.C. (nama organisasi/unit organisasi) Ttd Nama Jabatan . b. Adapun ketentuan-ketentuan umum yang berhubungan dengan persuratan dan bagian-bagiannya sebagai berikut : a.

2 Pengelolaan Surat a. lewat pos. 11 September 2006 (nama organisasi/unit organisasi) Ttd NAMA Jabatan IV..3. 2) Masuk pada staff sekretaris 3) Penelitian /pembacaan surat 4) Pemberian disposisi (catatan singkat tentang tindak lanjut surat) . Surat Masuk 1) Surat masuk diterima bagian sekretaris/kesekretariatan.Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style) Kop Surat Nomor Lampiran Perihal : : : Kepada Yth. ……………………. Makassar.Wb. dengan kurir/utusan. Surat Keluar 1) Pembuatan konsep 2) Pengetikan 3) Pemeriksaan/penelitian 4) Penandatanganan 5) Pembubuhan cap/stempel organisasi 6) Penulisan dalam agenda 7) Penyimpanan arsip 8) Pelipatan surat 9) Pemasukan dalam amplop (terlebih dahulu diberi alamat) 10) Pembelian prangko (jika lewat pos) 11) Pengiriman surat dengan cara diantarkan sendiri. 12) Pengisan tanda terima surat oleh pihak yang menerima surat. DiMakassar Dengan hormat. (alinea pembuka) (alinea transisi) (alinea penutup) Wassalamu alaikaumW r. 13) Tanda terima surat dimasukkan dalam buku ekspedisi b.

5) Pemberian cap agenda dan cap surat 6) Diajukan dan dibicarakan dalam rapat (terutama surat-surat penting yang tidak mungkin diambil kebijaksanaan langsung oleh sekretaris) 7) Pembubuhan disposisi berdasarkan keputusan rapat 8) Pemrosesan surat 9) Pengarsipan surat. .

pengalokasian. 1) Pengumpulan Dana Pegumpulan dana dilakukan untuk menjamin kelancaran operasional OKJE FT-UH. b. 3) Tugas untuk mencatat keluar masuknya dana serta penyusunan laporannya diserahkan kepada Bendahara Umum HME FT-UH. c) Usaha-usaha lain oleh tim dana yang etis. dan tidak mengikat. b) Permintaan untuk pengeluaran dana di luar APBOKJE FTUH diajukan kepada Ketua Umum HME FT-UH dan Bendahara .2 Wewenang Pengelolaan Keuangan 1. Pelaksanaan Yang dimaksud dengan pelaksanaan adalah pelaksaan pengaturan keuangan. 3) Penyimpanan a) Yang bertanggung jawab atas penyimpanan dana adalah Bendahara Umum HME FT-UH. 2) Penyimpanan dan pengeluaran dana yang dikumpulkan oleh tim dana harus terlebih dahulu disetujui oleh Ketua Umum HME FT-UH dan Bendahara Umum HME FT-UH. Prinsip-prinsip yang berlaku dalam hal pengelolaan keuangan meliputi : a. Pengumpulan ini meliputi : a) Mengumpulkan dana dari iuran anggota OKJE FT-UH setiap pengurusan KRS.BAB V ADMINISTRASI KEUANGAN V. 2. V. Perencanaan Perencanaan keuangan dijabarkan dalam bentuk anggaran pendapatan dan anggaran pengeluaran organisasi untuk satu jangka waktu tertentu yang menggambarkan sumber danpenggunaan.1 Pengertian Administrasi keuangan adalah administrasi yang berhubungan dengan perolehan. Organisasi Agar lebih memudahkan kontrol pengelolaan keuangan maka pengorganisasiannya sebagai berikut : 1) Tugas mencari dan mengumpulkan dana dari sumber-sumber yang telah ditentukan diserahkan kepada tim dana di bawah kordinasi Bendahara Umum HME FT-UH. b) Untuk keperluan pengelolaan dana dapat diadakan kas kecil yang dipegang oleh tim dana. 4) Prosedur Pengeluaran Dana a) Permintaan untuk pengeluaran dana yang telah dialokasikan di APBOKJE FT-UH diajukan oleh kuasa pengguna anggaran kepada Bendahara Umum HME FT-UH. yang bertujuan agar pendayagunaan dana dapat dilakukan secara efektif dan efisien. 2) Pengeluaran Dana a) Penggunaan dana tiap kompartemen diatur dalam Anggaran Pendapatan dan Belanja Organisasi yang telah ditetapkan sebelumnya. penggunaan dana dan laporan akhir penggunaan dana. b) Dana kemahasiswaan. c. b) Pengeluaran dana harus disetujui oleh Ketua Umum dan Bendahara Umum HME FT-UH. halal. Pengelolaan umum keuangan OKJE FT-UH dilakukan oleh Bendahara Umum HME FT-UH.

....... Rancangan Anggaran Pendapatan dan Belanja Organisasi Kemahasiswaan Jurusan Elektro Fakultas Teknik Uniersitas Hasanuddin dibuat dengan memperhatikan kondisi eksternal dan internal. pendapatan.. No : Kode Anggaran : Tahun Anggaran : Sudah Terima dari : Terbilang: Uraian Penggunaan Dana : Kuasa Pengguna Anggaran: Tanggal Pengeluaran Kas : Jumlah Uang : Lunas dibayar : Tanggal : ..../. Bendahara Umum 3.. Masing-masing Koordinator Kompartemen HME FT-UH menyusun rancangan anggaran kompartemen...... b..3 Rancangan Anggaran Pendapatan dan Belanja Organisasi 1. .. Koordinator Kompartemen HME FT-UH menyerahkan rancangan anggaran kompartemen kepada Bendahara Umum HME FT-UH selambatlambatnya 2 minggu sebelum rapat kerja HME FT-UH. Ketua Umum HME FT-UH dan Bendahara Umum HME FT-UH menilai permohonan tersebut untuk disetujui dan dimasukkan ke dalam biaya tak terduga atau ditolak.. serta OKJE FT-UH sebagai organisasi nirlaba.. dan biaya yang diperlukan guna pelaksaaan dinamika kelembagaan.. b.. Teknis pengelolaan keuangan meliputi : a) Pengendalian penggunaan dana sesuai dengan APBOKJE FT-UH serta kebijakan keuangan HME FT-UH b) Penyelenggaraan pembukuan secara tertib.. Pengajuan dan Pengesahan RAPBOKJE FT-UH a. c) Kuasa pengguna anggaran menandatangani bukti pengeluaran kas.FT UH) Priode .... V. 2..... kemudian tanda bukti pengeluaran tersebut diserahkan sebagai arsip Bendahara Umum HME FT-UH.. Pengertian Rancangan Anggaran Pendapatan dan Belanja Organisasi Kemahasiswaan Jurusan Elektro Fakultas Teknik Universitas Hasanuddin adalah perkiraan. a.......Umum HME FT-UH oleh kompartemen yang memerlukan dana.. Termasuk didalamnya pembuatan dan penyimpanan bukti-bukti yang diperlukan untuk dipertanggungjawabkan.. Format bukti pengeluaran : BUKTI PENGELUARAN KAS Himpunan Mahasiswa Elektro (HME. teratur dan tepat waktu.

d.. Penerimaan uang dan/atau barang selain Bendahara Umum HME FT-UH harus diserahkan kepada Bendahara Umum HME FT-UH selambat-lambatnya dalam waktu 3 hari setelah penerimaan. 1) Mengadakan iuran dan atau tambahan iuran yang belum tercantum dalam anggaran pendapatan (APBOKJE FT-UH)... Bukti penerimaan uang dan/atau barang dibuat dua rangkap dan masing-masing diserahkan kepada : a) Pemberi / pembayar .... 3. 2) Jumlah pendapatan diusahakan secara maksimal sesuai dengan ketentuan yang berlaku. 2.... b.......... Pelaksanaan Anggaran Pendapatan berdasarkan prinsip : 1) Nominal yang dimuat dalam anggaran pendapatan merupakan batas/target minimal untuk masing-masing pendapatan. Pelaksanaan APBOKJE FT-UH Ketentuan Umum a. Format laporan realisasi APBOKJE FT-UH No. 3) Terkendali sesuai dengan ketentuan yang berlaku c... Bendahara Umum HME FT-UH berkoordinasi dengan Ketua Umum HME FT-UH untuk menyusun RAPBOKJE FT-UH. Pendapatan a.. e.) Bendahara Umum HME FT-UH V..Penerimaan uang dilakukan dengan cara sebagai berikut : 1....Pelaksanaan Anggaran belanja berdasarkan prinsip : 1) Nominal yang dimuat dalam anggaran belanja merupakan batas maksimal untuk masing-masing pembelanjaan (pengeluaran). 2) Penggunaan dana secara efektif dan efisien dengan hasil optimal...... Tindakan yang tercantum di bawah ini harus dengan persetujuan tertulis dari Ketua Umum HME FT-UH dan disahkan oleh DMME FT-UH... d. Seluruh pengurus HME FT-UH wajib mengatur pelaksanaan anggaran sedemikian rupa sehingga realisasi APBOKJE FT-UH dapat terkendali dan tercapai secara optimal.. 3) Terkendali sesuai dengan ketentuan yang berlaku.... RAPBOKJE FT-UH diajukan ke DMME FT-UH untuk di sahkan menjadi APBOKJE FT-UH. Daftar Anggaran Kode Anggaran Kuasa Jumlah Pengunggunaan Anggaran Anggaran Realisasi Anggaran Mengetahi. c. b. Penerimaan uang dan/atau barang dilakukan oleh Bendahara Umum HME FT-UH..c... 2) Mengeluarkan pembiayaan untuk tujuan lain dari yang telah ditetapkan dalam anggaran belanja HME FT-UH..... Setiap penerimaan uang dan/atau barang dibuatkan bukti ditandatangani oleh penerima.. (..4 Ketentuan Pelaksanaan 1..

…. HME FT-UH. Belanja tidak langsung Belanja tak langsung mencakup pengeluaran berdasarkan kebijakan organisasi yang meliputi pengeluaran ke DMME FT-UH. Format laporan arus kas: LAPORAN KEUANGAN KOMPARTEMEN. Macam-macam belanja/pengeluaran.yang selanjutnya didokumentasikan sebagai laporan. subsidi dana kemahasiswaan. 3. subsidi UKM. Pembukuan dan Pelaporan a.. . Pendapatan berdasarkan sumbangan atau bantuan yang meliputi sumber dari pemerintah.. dan alumni.. belanja khusus. Penanggung jawab pembukuan kegiatan adalah Bendahara Umum HME FTUH dan pelaksanaannya dilakukan sesuai dengan job description yang ada. PENERIMA PEMBERI / PEMBAYAR b) Penerima ( NAMA ) ( NAMA ) 2. 4. b) Laporan tahunan dipertanggungjawabkan dalam MME FTUH 2) Format laporan keuangan dimaksud terdiri dari : a) Laporan anggaran... Pelaporan keuangan dilakukan oleh Bendahara Umun HME FT-UH pada setiap rapat dengan ketentuan sebagai berikut : 1) Jenis laporan dan pertanggungjawabannya : a) Laporan triwulan dipertanggungjawabkan dalam sidang DMME FT-UH. b... instansi/badan swasta. a. c.. 3) Buku nota. Format penerimaan uang/barang BUKTI PENERIMAAN UANG / BARANG TELAH TERIMA UANG SEJUMLAH/ BARANG BERUPA .TANGGAL……………………………. No. PADA HARI………... Belanja langsung Belanja langsung mencakup pengeluaran berdasarkan rutinitas lembaga yang meliputi belanja program kerja. job description dan belanja kompartemen HME FT-UH. bon kuitansi dan buku-buku bantu lainnya. pengeluaran ke MME FT-UH. Pendapatan berdasarkan ketentuan organisasi yang meliputi iuran anggota. PEMASUKAN PENGELUARAN Tanggal Jumlah Tanggal Jumlah ”jenis kegiatan ato jobdes” URAIAN SISA KET./.………………….. DARI…………………………………. ……………………………………. dan belanja tak terduga. b... realisasi anggaran dan laporan arus kas tiap kompartemen. Macam-macam Pendapatan a. dan subsidi dana pengkaderan HME FT-UH b. Pendapatan berdasarkan keuntungan usaha HME FT-UH.. Untuk kelengkapan administrasi keuangannya dibutuhkan : 1) Buku Kas Harian 2) Buku kas masuk dan kas keluar..

Pemeriksaan keuangan tahunan dan akhir periode dilakukan oleh MME FT-UH. c. Pengawasan intern keuangan organisasi dan pemeriksaan laporan keuangan tiap kompartemen secara rutin dilakukan oleh Bendahara Umum HME FT-UH. adalah pengawasan yang berjalan atau dilakukan bersamaan dengan tahap-tahap proses penerimaan dan pengeluaran yang dimulai dari : 1) Permohonan untuk pengeluaran 2) Jumlah yang telah dianggarkan b.b) Bukti keuangan (pengeluaran kas dan nota-nota bukti transaksi) 5. . d. Pengawasan intern keuangan secara rutin dilakukan oleh DMME FT-UH. Pengawasan Keuangan Pengawasan keuangan organisasi meliputi : a. Pengawasan yang bersifat preventif.

Maksud B. D. Hasil BAB III.PENUTUP Lampiran  Proposal Kegiatan  SK Kepanitiaan . Persiapan Kegiatan 2. E. C. H. 2 Pengertian LPJ Laporan pertanggung jawaban adalah laporan yang memut segala bentuk aktivitas dan evaluasi yang terjadi pada kurung waktu tertentu sebagai pertanggungjawaban yang dapat digunakan sebagai referensi untuk periode kepengurusan selanjutnya. VI. Metode Pelaksanaan 1. F. 1 Pengertian Proposal Kegiatan Proposal kegiatan merupaan gambaran rencaba kegiatan yang akan dilaksanakan oleh pelaksanan kegiatan. selain hal-hal diatas juga ditambahkan perjanjian kerjasama Sponsorsip yang memuat media pubikasi. G. Latar belakang Tujuan Nama dan tema kegiatan Waktu dan tempat kegiaatan Sasaran kegiatan Susunan panitia Anggaran kegiatan Penutup Untuk proposal sponsorsip kegiatan.BAB VI PROPOSAL DAN LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN VI. Adapun sistematika proposal sebagai berikut: Sampul A. Waktu Pelaksanaan F. LAPORAN PELAKSANAAN A. VI. LAPORAN KEUANGAN BAB IV. Evaluasi Kegiatan E. 3 LPJ Dalam Lingkup OKJE FT-UH a. B. PENDAHULUAN BAB II. Laporan Pertanggung Jawaban Kegiatan LPJ (Laporan Pertanggungjawaban) Kegiatan merupakan laporan panitia pelaksana kegiatan mengenai perkembangan dan hasil suatu kegiatan untuk selanjutnya dievaluasi dan dijadikan bahan referensi untuk kegiatan berikutnya Adapun sistematika penulisan LPJ Kegiatan adalah sebagai berikut: Sampul Kata Pengantar Daftar Isi Sistematika Laporan Pertanggungjawaban BAB I. Sasaran D. Tujuan C.

3Tujuan I. Maksud B.1 Mukaddimah I. Persiapan Kegiatan 2. LAPORAN PELAKSANAAN II.4 Sistematika Laporan Pertanggungjawaban BAB II. Persuratan Dokumentasi (Softcopy & Hardcopy) Nota-nota Laporan Administrasi dan Keuangan UKM HME FT-UH Adapun sistematika penulisan Laporan Administrasi dan Keuangan UKM HME FT-UH adalah sebagai berikut: Sampul Kata Pengantar Daftar Isi Sistematika Laporan Pertanggungjawaban BAB I PENDAHULUAN BAB II LAPORAN KONDISI INTERNAL UKM BAB III LAPORAN UMUM KEGIATAN PELAKSANAAN UKM A.1 Gambaran Umum Pelaksanaan Program Kerja II. PENDAHULUAN I. PENUTUP c.2 Laporan Pelaksanaan Program Kerja II. Laporan Inventaris BAB V. Hasil BAB IV LAPORAN ADMINISTRASI i.2 Dasar Pemikiran I. Sasaran D. Waktu Pelaksanaan F. Metode Pelaksanaan 1. c. Evaluasi Kegiatan E.   b. Daftar Persuratan ii. b. Laporan Keuangan iii. Maksud Tujuan Sasaran . Laporan Pertanggung Jawaban Ketua Umum HME FT-UH 1.2.1 Program Kerja a. Tujuan C. LPJ Triwulan Adapun Sistematika Laporan Pertanggungjawaban Triwulan adalah sebagai berikut: Sampul Kata Pengantar Daftar Isi BAB I.

1Pendapatan Organisasi III.2.. h.1 Kebijakan Intern II.d.1.2.2 Pengeluaran Organisasi III. Hasil terhadap Institusi g.1 Sumber Pokok III. e. Metode Pelaksanaan Waktu Pelaksanaan Hasil Hasil secara Personal Anggota HME FTUH ii. i.2 Sumber Lain III.1.2 Saran Lampiran  Nota dan Bukti Keuangan HME FT-UH Periode .1 Kesimpulan IV.2 Kebijakan Ekstern BAB III...3.3. PENUTUP IV. Persuratan Daftar Inventaris Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan Notulensi dan Absensi Rapat Diagram Pie Jobdes dan Program Kerja Kompartemen Diagram Pie HME FT-UH Periode ……… APBOKJE FT-UH Laporan Realisasi Anggaran Buku Kas Harian Buku Induk           2.. LAPORAN ANGGARAN III.3 Kebijakan Organisasi II..1 Belanja Langsung III. Anggaran Biaya Penanggung Jawab Saran dan Rekomendasi II. f..2 Belanja Tidak Langsung III.3 Rekapitulasi Anggaran BAB IV.. i. LPJ Umum ..

2 Gambaran Umum Pelaksanaan Program Kerja III. Saran dan Rekomendasi III.1 Non Program Kerja III.3.4 Kebijakan Organisasi III. PENDAHULUAN I.. Hasil terhadap Institusi g.2 Memorandum III.2 Dasar Pemikiran I..2 Kondisi Eksternal BABIII.3 Tujuan I.2.3.3 Deskripsi Kerja III.2. Waktu Pelaksanaan f. Maksud b.1 Kondisi Internal II. berdasarkan GBHOKJE FT-UH Jangka Pendek III. KONDISI OBJEKTIF KELEMBAGAAN II. LAPORAN PELAKSANAAN III.. Metode Pelaksanaan e.3 Laporan Pelaksanaan Program Kerja III. Hasil secara Personal Anggota HME FT-UH ii. Penanggung Jawab i. Hasil i..1 Kebijakan Intern .. Sasaran d.4. Tujuan c.Adapun Sistematika Laporan Pertanggungjawaban Umum Ketua Umum HME FT-UH adalah sebagai berikut: Sampul Kata Pengantar Daftar Isi BAB I.2 Program Kerja a.4 Sistematika Laporan Pertanggungjawaban BAB II.1 Pelaksanaan Program Kerja HME FT-UH Periode.1 Pelaksanaan Tugas dan Wewenang Ketua Umum HME FTUH III.1 Mukaddimah I.3. Anggaran Biaya h.

4 Sistematika Laporan BAB II.2.4.1 Kesimpulan V..2...1...1.3 Dasar Penyusunan I.PENDAHULUAN I.1 Latar Belakang I.2 Belanja Tidak Langsung IV..2 Saran Lampiran  Nota dan Bukti Keuangan HME FT-UH Periode . LAPORAN ANGGARAN IV. KONDISI OBJEKTIF KELEMBAGAAN OKJE FT-UH . Laporan Administrasi dan Keuangan DMME FT-UH Adapun sistematika penulisan Laporan Administrasi dan Keuangan DMME FT-UH :] Sampul Kata Pengantar Daftar Isi BAB I.2 Kebijakan Ekstern BAB IV. PENUTUP V.2 Sumber Lain IV.1 Pendapatan Organisasi IV.2 Pengeluaran Organisasi IV.1 Belanja Langsung IV. Persuratan Daftar Inventaris Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan Notulensi dan Absensi Rapat Laporan Administrasi UKM APBOKJE FT-UH Laporan Realisasi Anggaran Buku Kas Harian Buku Induk          d.1 Sumber Pokok IV..3 Rekapitulasi Anggaran BAB V.2 Tujuan I.III...

PENUTUP Lampiran  Persuratan  LPJ Triwulan Ketua Umum  Nota Pengeluaran  Absensi Sidang  Notulensi Sidang .1 Persuratan III.2 Pengawasa Mekanisme Organisasi dan Program Kerja BAB IV.3 Inventarisasi BAB V. LAPORAN UMUM II.2 Laporan Keuangan III.2 Kondisi Eksternal BABIII.1 Kondisi Internal II.II.1 Pelaksanaan Tugas dan Wewenang DMME FT-UH II. LAPORAN ADMINISTRASI III.

Pedomand Dasar Administrasi ini disusun sebagai usaha sadar demi terciptanya iklim kehidupan kampus yang dinamis dan harmonis. Pedoman Dasar Administrasi ini merupakan acuan dalam pengelolaan administrasi organisasi dalam lingkup OKJE FT-UH semoga senantiasa di Ridhai dan di Rahmati Allah SWT. sesuai aspirasi mahasiswa elektro. .BAB VII PENUTUP Pedoman Dasar Administrasi ini disusun dan dirumuskan semaksimal mungkin demi terciptanya tertib administrasi dalam lingkup OKJE FT-UH.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful