PEDOMAN DASAR ADMINISTRASI ORGANISASI KEMAHASISWAAN JURUSAN ELEKTRO FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS HASANUDDIN (PDAOKJE FT-UH

)

PEDOMAN DASAR ADMINISTRASI ORGANISASI KEMAHASISWAAN JURUSAN ELEKTRO FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS HASANUDDIN (PDAOKJE FT-UH) BAB I PENDAHULUAN

I.1 Latar Belakang OKJE FT-UH adalah Organisasi Kemahasiswaan di lingkungan Jurusan Elektro yang bertujuan sebagai wahana dan sarana pengembangan diri mahasiswa kearah peningkatan ketakwaan kepada Tuhan Yang Maha Esa, perluasan wawasan, pencapaian profesionalisme, peningkatan kecendikiawanan, integritas kepribadian, dan pengabdian masyarakat, sebagaimana termaktub dalam PDOKJE FT-UH. Pencapaian tujuan OKJE FT-UH dapat dilakukan apabila kerjasama semua unsur yang ada dalam organisasi ini berjalan dengan baik dan lancar. Oleh karena itu perlu dilakukan pengendalian proses kerjasama semua unsur organisasi agar supaya pencapaian tujuan berlangsung secara efektif dan efisien. Salah satu pengendalian yang dimaksud adalah secara keseluruhan tanpa menitikberatkan pada salah satu unsur tertentu. Pengendalian proses kerja sama disusun dalam pedoman administrasi yang merupakan bagian dari organisasi secara umum. Mengingat adanya kebutuhan dan tuntutan perkembangan organisasi yang semakin meningkat, terutama karena kesadaran akan perlunya organisasi yang rapi dan teratur dalam mencapai cita-cita perjuangan, maka perlu dilakukan pembuatan pedoman administrasi OKJE FT-UH. PDAOKJE FT-UH ini berlaku selama 3 tahun (2009-2011). I.2 Tujuan Pedoman dasar administrasi OKJE FT-UH bertujuan sebagai acuan dasar dalam pengelolaan administrasi OKJE FT-UH dalam rangka menuju tertib organisasi, sehingga akan tercipta koordinasi, integrasi dan sinkronisasi terhadap pengelolaan dan pelayanan administrasi organisasi. I.3 Ruang Lingkup Ruang lingkup yang menjadi sasaran pedoman dasar administrasi ini mencakup : 1. Administrasi Kesekretariatan 2. Administrasi Persuratan 3. Administrasi Keuangan 4. Proposal dan laporan pertanggung jawaban

BAB II PENGERTIAN ADMINISTRASI Banyak pengertian administrasi yang diberikan oleh para ahli administrasi, namun secara umum administrasi adalah kegiatan atau rangkaian kegiatan sebagai pengendalian usaha kerjasama sekelompok manusia untuk mencapai tujuan bersama yang telah ditetapkan. Dalam perkembangannya, banyak ahli yang menyebut bahwa administrasi kini menjadi suatu disiplin ilmu dan ada juga yang mengatakan bahwa administrasi itu adalah seni. Administrasi disebut sebagai disiplin ilmu yang berdiri sendiri karena memenuhi syarat yang diminta suatu disiplin ilmu sebagai ilmu pengetahuan yang mandiri yaitu : 1. Administrasi memiliki objek materia yaitu manusia, artinya manusia merupakan pokok masalah yang dibahas. 2. Administrasi memiliki objek forma, artinya administrasi merupakan suatu penyelenggaraan. Baik penyelenggaraan yang bermula dari perencanaan sampai pada evaluasi. 3. Administrasi diterima secara universal di seluruh dunia 4. Administrasi dapat dipelajari dan diajarkan. 5. Administrasi mempunyai sistematika yang khas, administrasi suatu kelompok atau organisasi tidaklah sama dan administrasi dapat berubah sesuai ruang dan waktu. Administrasi juga disebut sebagai seni karena dalam administrasi juga dikenal berbagai cipta, rasa, dan karsa seorang administrator (pelaksana administrasi). Hal tersebut mempengaruhi anggota organisasinya, cara kerja, membuat perubahan administrasi secara baik, benar, dan indah penyelenggaraannya, rekayasa keadaan, yang mengikat tanpa paksaan. Administrasi memiliki seni merencanakan, seni membiayai, seni mengatur, seni mengurus, seni menyelenggarakan berbagai kegiatan baik rutin maupun insidentil. Secara umum seni administrasi merupakan kemampuan dan kemahiran seseorang untuk mewujudkan berbagai strategi pemecahan masalah, bagaimana mengidentifikasi, bagaimana solusinya, memikirkan pembiayaanya, pengkoordinasian dan evaluasi.

penghubung dengan anggota masyarakat. komputer. kegiatan administrasi. OKJE FT-UH memiliki sekretariat eksekutif yang secara khusus bertugas melaksanakan pelayanan administratif dalam keseharian. Alat-alat Sekretariat Dalam pelaksanaan kegiatan sekretariat diperlukan alat-alat antara lain . 2. 2) Bangunan/ruangan Bangunan sekretariat OKJE FT-UH hendaknya diusahakan dapat menampung seluruh kegiatan administrasi dan kegiatan-kegiatan lainnya.1 Sekretariat 1. 1) Letak sekretariat Fungsi-fungsi Sekretariat dapat dijalankan apabila Sekretariat OKJE FTUH terletak pada tempat yang strategis. III. Fungsi Sekretariat yaitu sebagai tempat: 1) Menangani dan melayani fungsi sekretariat. 3) Mengagendakan dan melaksanakan persidangan/rapat rutin 4) Mengorganisasikan tugas-tugas rutin dan insidentil 5) Mengorganisasikan pelaksanaan keputusan dan program 6) Melaksanakan pendataan organisasi dan pelayanan informasi/komunikasi organisasi 7) Mengkoordinasi anggoa. rak buku. Pengertian Sekretariat Sekretariat merupakan tempat kegiatan secara teratur yang pada hakekatnya sebagai sentral (pusat) pengendalian organisasi. b. . meja. pengadaan dan pencatatan barang-barang milik organisasi serta keuangan. papan tulis dan lain-lain. 2) Melaksanakan administrasi organisasi. 3) Sumber daya manusia Salah satu faktor penting dalam pengelolaan sekretariat adalah tenaga pengelola. kebijakan. perencanaan. lemari. Pengelolaan alat Sekretariat a. Kesehatan. Untuk menjamin kelayakan bangunan/ruangan sekretariat hendaknya diperhatikan hal-hal sebagai berikut : a. Ruangan yang memadai b.2 KESEKRETARIATAN III. komunikasi. persuratan.1 PENGERTIAN Administrasi Kesekretariatan adalah kegiatan atau rangkaian kegiatan organisasi yang meliputi pengelolaan sekretariat. stempel. papan nama.2. maka perlu dibuat pengaturan tentang sekretariat yang meliputi letak. Pengaturan Sekretariat Agar sekretariat Organisasi Kemahasiswaan Jurusan Elektro Fakultas Teknik Universitas Hasanuddin dapat berfungsi secara optimal. c. informasi organisasi. 3. Kelengkapan peralatan sekretariat. kebersihan dan kerapian sekretariat. bangunan dan sumber daya manusianya. kursi. mudah dijangkau dengan keadaan lingkungan yang kondusif.BAB III ADMINISTRASI KESEKRETARIATAN III.

2. kertas dan lain-lain. Pengertian Inventaris Organisasi adalah sesuatu yang menjadi milik organisasi berupa harta kekayaan organisasi yang terdiri dari dua macam yaitu : a. Format slip peminjaman : LOGO OKJE SLIP PEMINJAMAN SAYA YANG BERTANDA TANGAN DI BAWAH INI NAMA : …………. Untuk mengontrol inventaris perlu dibuat daftar inventaris dalam sebuah buku khusus (buku inventaris).2. KOMPARTEMEN KESEKREARIAAN OKJE FT-UH PERIODE 20. ORGANISASI : ………….2 Inventaris Organisasi 1.. d../20… ) ( nama / jabatan ) PEMINJAM ( NB : PENGEMBALIAN INVENTARIS YANG DIPINJAM MENYERTAKAN SLIP PEMINJAMAN Format peminjaman Inventaris : Nama No. Inventaris dalam bentuk apapun digunakan untuk kepentingan OKJE FT-UH.DARI (HARI/TANGGAL)……………. Pengelolaan Inventaris a.III.3 Buku-Buku Organisasi .SAMPAI PADA (HARI/TANGGAL)……………. Inventaris permanen.. papan tulis dan lain-lain.. b.. Inventaris tidak permanen. III. Barang Nama peminjam Alamat peminjam Nomor Inventaris Tanggal Peminja man Tangga Tanda Pengemba Jaminan Tangan lian ket f. Pengelolaan inventaris harus dilakukan dengan baik oleh anggota yang diserahi tugas khusus sesuai dengan pembagian tugas. yaitu kekayaan organisasi yang dalam waktu singkat mengalami perubahan seperti amplop. 2. Inventaris OKJE FT-UH yang berada dalam lingkup pengelolaan harus dipertanggung jawabkan kepada ketua umum HME FT-UH. c. Peminjaman inventaris dilayani dengan mengisi slip peminjaman dan buku khusus peminjaman inventaris e. MENGETAHUI.DAN BERTANGGUNG JAWAB ATAS INVENTARIS HME FT-UH YANG TERSEBUT DI ATAS. Pengelolaan inventaris UKM milik HME FT-UH diaur tersendiri oleh UKM tersebut. lemari. b. MEMINJAM INVENTARIS OKJE FT-UH BERUPA………………DALAM KEADAAN………………. seperti gedung.DAN MEMBERIKAN JAMINAN BERUPA……. yaitu kekayaan organisasi yang dalam jangka relatif lama tidak mengalami perubahan.

Hal-hal penting yang terdapat dalam notulensi akan dituangkan dalam sebuah risalah rapat dengan format sebagai berikut : LOGO OKJE RISALAH RAPAT HIMPUNAN MAHASISWA ELEKTRO FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS HASANUDDIN PERIODE 20…/20… : : : Hari/Tanggal Waktu Agenda Rapat Notulen Kesimpulan Rapat : : Hal lain yang dianggap perlu : Mengetahui Pimpinan Rapat . Buku ini digunakan untuk mencatat hal-hal yang dirasa penting/perlu oleh pimpinan sidang atau orang lain yang ditugaskan untuk itu. biasanya menjelaskan tempat pelaksanaan dan hal-hal lain yang dianggap perlu. 6. ditulis singkat dan jelas. Keterangan. Perihal atau maksud isi surat. Untuk menuliskan tanggal dikirmnya surat keluar/diterimanya surat masuk 4. Untuk menuliskan Nomor persuratan yang diterima/yang dikirimkan 3. 2. 1 Nomor Surat 2 Tanggal Keluar 3 Tujuan 4 Perihal 5 Tanda Tangan 6 Ket 7 Keterangan kolom 1. 1 Nomor Surat 2 Tanggal masuk 3 Dari 4 Perihal 5 Tanda Tangan 6 Ket 7 Format untuk surat keluar : No. Buku Sidang/Notulensi Buku sidang/notulensi adalah buku yang dipergunakan oleh Pimpinan Sidang ketika sidang berlangsung. Format untuk surat masuk : No. 5. Dari mana surat itu berasal untuk surat masuk/tujuan surat keluar tersebut. Buku Agenda Surat Buku agenda surat adalah buku yang digunakan untuk mencatat surat-surat masuk dan surat-surat keluar. Untuk menuliskan nomor urut surat keluar/masuk 2. Tanda tangan pengirim surat untuk surat masuk dan tanda tangan penerima surat untuk surat keluar. 7.1.

Tanggal dilakukan pengiriman surat 4... Hal-hal lain yang dianggap perlu 4. Nomor urut kehadiran peserta rapat 2. 1 Nomor Surat 2 Tanggal Keluar 3 Tujuan 4 Perihal 5 Ket 7 Keterangan kolom : 1.. Tanda tangan peserta rapat 5. 1 Nama 2 Jabatan/Angkatan 3 Tanda Tangan 4 Keterangan 5 Keterangan Kolom: 1. Buku ini sekaligus merupakan bukti bahwa surat sudah dikirim atau sudah diterima oleh yang bersangkutan. Format tanda terima surat : TANDA TERIMA SURAT LOGO OKJE TELAH TERIMA SURAT DARI.... Nomor surat sesuai dengan kaidah persuratan OKJE FT-UH 3. Tanda tangan/paraf penerima surat 7. Format kolomnya : No. Format kolomnya : No.TANGGAL…………YANG DITUJUKAN KEPADA ORGANISASI/ INSTANSI……………………. PENGIRIM PENERIMA ( NAMA ) ( NAMA ) . Tujuan/alamat surat keluar 5. PADA HARI………. Nomor urut surat 2. Perihal/maksud surat keluar itu 6...... 4. Buku Ekspedisi Buku ekspedisi adalah buku yang digunakan untuk mencatat pengiriman surat. Nama lengkap peserta rapat 3.DENGAN NOMOR….... Jabatan struktural dalam kepengurusan atau angkatan di OKJE FT-UH. Hal-hal lain yang dianggap perlu. Buku Presensi Rapat Buku presensi rapat adalah buku yang memuat daftar hadir peserta rapat yang diadakan oleh pengurus HME FT-UH atau pengurus DMME FT-UH dalam setiap rapatnya.3.

Nama barang 4. Kode barang 3. Mencatat hal penting. 7. bulan dan tahun pelaksanaan 3. Buku Catatan Kegiatan Buku catatan kegiatan adalah buku yang digunakan untuk mencatat kegiatan-kegiatan yang telah dilaksanakan. b. 2. 1 Tanggal 2 Nama Kegiatan 3 Pelaksana 4 Tempat 5 Ket 6 Keterangan kolom : 1. Jumlah barang persatuan 6.5. III. Pelaksana kegiatan (kompartemen / kel. No urut barang 2. 1 Kode barang 2 Nama Barang 3 Bahan/Merk 4 Jumlah Barang 5 Barang 6 Keterangan 7 Keterangan kolom: 1. Gambar barang 7. Gambar/foto. Keterangan kondisi barang 6. Nomor urut 2. Buku Induk Buku induk adalah buku yang memuat semua data yang diperlukan oleh organisasi yang senantiasa diperbaharui setiap periode kepengurusan. Nama kegiatan yang dilaksanakan 4. Tanggal. Bahan/ merek dari pada barang 5. Nama Tempat/Gedung/Lokasi 6. Format kolomnya : No. Pengertian Dokumen adalah semua tanda bukti yang sah dari peristiwa atau kejadian yang terjadi dalam suatu organisasi.2. Buku induk memuat data seperti: • Data pribadi pengurus HME FT-UH • Data jumlah anggota • Data potensi anggota • Lain-lain yang dianggap perlu.4 Dokumen Organisasi 1. Buku Inventaris Buku inventaris adalah buku yang memuat semua data mengenai inventaris organisasi yang sifatnya permanen Format buku inventaris : No. Bentuk-bentuk dokumen a. Khusus) 5. Arsip .

a.2. III.c. b. b. dimana dokumen digunakan dalam satu periode kepengurusan tetapi tetap disimpan sebagai bukti yang sah dari suatu peristiwa atau kejadian yang sewaktu-waktu dapat digunakan. ruangan maupun peralatan. Buku-buku laporan. dll. majalah. Pengelolaan Dokumen Pada dasarnya pengelolaan dokumen sama dengan pengelolaan inventaris. suatu sistem penyusunan arsip berdasarkan urutan tanggal dari datangnya surat atau arsip. Dokumentasi organisasi adalah segala sesuatu yang menyangkut kegiatan pencarian. Pendayagunaan arsip dinamis baik sebagai berkas kerja maupun sebagai referensi. • Peminjaman arsip seperti dijelaskan pada poin peminjaman inventaris.bentuk arsip a.5 Arsip 1. Tata cara penyusutan arsip Penyusutan arsip dilakukan dengan peritmbangan : 1. Laporan pertanggungjawaban c. Surat b. pengumpulan dan penyimpanan dokumen-dokumen organisasi. yaitu nilai sebagai data ilmiah dan historis yang kemudian hari akan sangat bernilai 4. Nilai administratif. makalah dll. Pemusnahan arsip c. • Penyusutan Arsip a. Pertimbangan ekonomis. c. Tujuan penyusutan Arsip Tujuan penyusutan arsip adalah mengendalikan arus arsip yang tercipta serta mengatur penyelamatan arsip. penyusutan arsip dilakukan dengan cara : a. baik yang berkaitan dengan keterangan. Pengelolaan • Sistem Pengarsipan a. suatu sistem penyusunan arsip berdasarkan permasalahan yang sering dihadapi. yaitu nilai yang mempunyai daya pembuktian di bidang keuangan 3. 3. . Penyerahan arsip kepada arsip nasional/arsip daerah. Penjilidan b. 2. Dilihat dari kepentingan. Dokumen selain digunakan untuk kepentingan tertentu dan penyusunan sejarah organisasi juga dipakai menyusun laporan rutin organisasi serta tanda bukti yang sah. 2. c. Usia arsip. Arsip berbeda dengan dokumen. Bentuk. penyusutan arsip berguna untuk : 1. Nilai kegunaan. suatu sistem penyusunan arsip berdasarkan susunan nomor urut arsip. Surat kabar. Sistem Subyek (Subject Filling). yaitu nilai yang berkaitan dengan kegunaan arsip untuk kegiatan administratif sehari-hari 2. buku. Pengertian Arsip adalah dokumen yang menyangkut kepentingan organisasi yang disimpan secara sistematis karena memiliki nilai manfaat yang sewaktu-waktu akan digunakan. Nilai penelitian dan sejarah. 3. sedangkan arsip selalu atau lebih sering dipakai dalam suatu periode kepengurusan. b. Sistem nomor (Nomerical Filling). Sistem tanggal (Cronological Filling).

yaitu surat berbentuk kartu dengan ukuran 10 cm x 15 cm. E-Mail dan Faximille yaitu surat yang dapat dikirim melalui jaringan telekomunikasi. yaitu surat yang bernilai sejarah ilmiah atau memiliki nilai sangat penting seperti SK. Telegram.3. Alat pengingat 4. Duta atau wakil organisasi 7. Administrasi persuratan adalah segala sesuatu yang menyangkut pengelolaan persuratan dalam suatu organisasi. maka dalam pelaksanaan kinerja dan roda organisasi. Tanda bukti tertulis 3.1 Pengertian Surat adalah informasi tertulis yang dapat dipergunakan sebagai alat komunikasi tulis yang dibuat dengan persyaratan tertentu yang khusus berlaku dalam surat-menyurat. Surat Menurut Keamanan Isinya. Warkat Pos. persuratan merupakan hal mutlak yang harus dilaksanakan sebagai legalitas formal atau bukti keabsahan suatu kebijakan yang dilaksanakan oleh organisasi. Surat Bersampul. surat perjanjian. Memo dan Nota. 3) a) .BAB IV ADMNISTRASI PERSURATAN IV. yaitu surat yang wujudnya berupa gabungan sampul dan kertas surat yang apabila dilipat akan berbentuk amplop dan tidak boleh diisi apapun kedalam amplopnya. Surat sangat rahasia (vital). Teleks. yaitu surat yang terdiri dari kertas surat beserta sampulnya. Surat Tanda Bukti. Pedoman untuk bertindak 5. Dokumentasi historis suatu kegiatan Jenis dan Bentuk Surat OKJE FT-UH adalah organisai formal. 2. yaitu surat yang dipakai untuk keperluan intern suatu organisasi.3 IV. yaitu surat khusus yang umumnya berbentuk formulir yang dipakai umtuk tanda bukti suatu kegiatan antara dua belah pihak atau membuktikan keabsahan suatu hal. Alat komunikasi tertulis. IV.1 Penggolongan Surat 1) Surat Menurut Isi dan Maksudnya a) Surat biasa b) Surat keputusan c) Surat ketetapan d) Surat rekomendasi e) Surat mandat f) Surat penugasan g) Surat keterangan h) Surat pernyataan 2) a) b) c) d) e) f) Surat Menurut Wujud Kartu Pos. dan hasil-hasil penelitian.2 IV. Keterangan 6. Fungsi Surat Adapun fungsi surat adalah sebagai berikut : 1.

5) Adapun jenis-jenis dan penjelasan surat yang digunakan di lingkup OKJE FTUH yaitu : Surat Biasa Format Bentuk Surat Biasa: a. c) Surat biasa. yaitu surat yang memiliki kegunaan bersifat sementara dan hanya sewaktu-waktu dibutuhkan. yaitu surat yang memerlukan penyelesaian sangat segera dan harus didahulukan penanganannya daripada surat-surat yang lain. yaitu surat yang ditujukan kepada orang atau organisasi yang banyak (khalayak ramai). a) Surat Menurut Urgensi Penyelesaiannya a) Surat biasa. tetapi tidak se-urgent surat kilat. Kata biasa ini mengandung pengertian ‘tidak perlu cepat-cepat dikirim’ atau ‘tidak harus segera dibalas’. c) Surat kilat. . yaitu surat yang ditujukan kepada satu atau beberapa orang/organisasi.b) Surat rahasia (penting). yaitu surat yang diberlakukan secara biasa/tidak diistimewakan. yaitu surat yang memerlukan penyelesaian dengan segera. yaitu surat yang sudah habis masa kegunaannya seperti undangan dsb. b) Surat segera/ekspres. yaitu surat yang dapat membantu kelancaran organisasi dan sulit dicari tempat lain seperti peraturan-peraturan organisasi. b) Surat edaran dan surat pengumuman. d) Surat tidak penting. 4) Surat Menurut Banyaknya Sasaran yang Dituju Surat biasa.

.......... DiTempat Assalamualaikum Wr.. tim kerja dan lain-lainnya.............................. . c) Penunjukan... ........... (TGL-BULAN-TAHUN) ________________ ________________ ________________ ________________ ... ..... : ................ . d) Penetapan hal-hal yang bersifat umum dan prinsipal dalam rangka kebijakan organisasi... Wb __________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ Wassalamualaikum Wr....... Contoh Bentuk Surat Keputusan: ... pengesahan.............. Surat Keputusan (SK) Surat Keputusan yang dikeluarkan oleh pejabat tinggi lembaga dalam lingkup OKJE FT-UH yang mengatur dan mengikat internal lembaga tersebut................ b...KOP SURAT Nomor Lampiran Perihal : ... Surat Keputusan ini memuat : a) Pembentukan.Wb Makassar....... dan pemberhentian anggota organisasi pada suatu posisi struktural dan sebagainya......... b) Mengesahkan petunjuk pelaksanaan suatu peraturan...................... pengangkatan.... badan............ : .......................... panitia.. Kepada Yth.... pengaturan..................... perubahan statute atau pembubaran suatu organisasi............

......... Dengan rahmat………….... …………………... 2.. 2. MENIMBANG : ……………………………………………………………………… MENGINGAT : ……………………………………………………………………… *hanya berlaku di MME MEMPERHATIKAN dan Tiga kolom tanda tangan di MME dipakai : ……………………………………………………………………… MEMUTUSAKAN : MENETAPAKAN PERTAMA : ……………………………………………………………………… KEDUA : ……………………………………………………………………… KETIGA : ……………………………………………………………………… Ditetapkan di : ………………………… Pada Tanggal : ………………………… Pukul : .. Surat Ketetapan Surat Ketetapan dikeluarkan oleh pejabat tinggi lembaga dalam lingkup ___________________ OKJE FT-UH kecuali HME FT-UH yang mengatur dan mengikat eksternal ___________________ lembaga tersebut... …………......................... …………..................... ................... ___________________ ___________________ Contoh surat ketetapan ……………………................. setelah : Allah SWT.... ………….... *hanya digunakan di MME dan Tiga kolom Tanda tangan juga ……………………* ………………. …………... …………..... 4...........KOP SURAT SURAT KEPUTUSAN NOMOR : ………………………………… TENTANG ……………………………………………………………...... Tembusan : 1... Pengurus Himpunan Mahasiswa Elektro Fakultas Teknik Universitas Hasanuddin...... 3. ………….......................... Pengurus. Dengan rahmat Allah SWT.. 3. 4. …………....... setelah : MENIMBANG MENGINGAT MEMPERHATIKAN MENETAPKAN : ……………………………………………………………………… : ……………………………………………………………………… : ……………………………………………………………………… : MEMUTUSKAN PERTAMA KEDUA KETIGA : ……………………………………………………………………… : ……………………………………………………………………… : ……………………………………………………………………… Ditetapkan di : ………………………… Pada Tanggal : ………………………… Pukul : .....* c..* ___________________ ___________________ ___________________ ___________________ KOP SURAT Nama terang SURAT KETETAPAN Nama terang* jabatan NOMOR : ………………………………… jabatan TENTANG Tembusan : …………………………………………………………….. 1.

dsb. Contoh Bentuk Surat Rekomendasi: . baik. menguatkan.d. membenarkan dsb bahwa pihak yang disebut dapat dipercaya. Surat Rekomendasi (SR) Surat Rekomendasi adalah surat yang menyatakan.

... Nama terang jabatan Tembusan: 1.. Jabatan : ……………………………... Sehubungan dengan sesuatu dan lain hal yang sangat penting dari ………………………………... …………………….. memberikan mandat kepada Saudara : Nama : ……………………………. Sebagai Pejabat Sementara ………………………………...... maka saya selaku Ketua.... Wb... tgl-bln-thn PENGURUS HIMPUNAN MAHASISWA ELEKTRO FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS HASANUDDIN PERIODE .. ………………………… 4.Periode ... ……………………./... sampai ……………….. …………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………...... 2. Contoh Bentuk Surat Mandat: e....... Nama terang jabatan Surat Mandat (SM) Surat Mandat adalah surat pelimpahan wewenang / penyerahan wewenang kepada pihak tertentu yang dikeluarkan oleh ketua HME FT-UH atau Ketua DMME FT-UH... Kop surat SURAT MANDAT Nomor : ………………………………........./... tgl-bln-thn PENGURUS ______________________ FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS HASANUDDIN PERIODE.KOP SURAT SURAT REKOMENDASI Nomor : ……………………………… Assalamualaikum Wr.. Wb....... Tempat..... ………………………… 3..... terhitung mulai tanggal …………….. ………………………… 2..... ………………………… . Nama terang Ketua Tembusan: 1. …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………… Wassalamualaikum Wr... Tempt. Demikian surat mandat ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.....

. Surat Keterangan (SKET) Surat Keterangan adalah surat yang menerangkan atau menjelaskan tentang keadaan seseorang atau sesuatu..... tgl-bln-thn.... Wb....f.....Periode ..... Demikian surat penugasan ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.... Nama terang Ketua Umum h../.... Surat Pernyataan (SP) .. Ketua Umum HME FT-UH g..... …………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………...... Untuk bertugas sementara waktu sebagai ……………………… terhitung mulai tanggal ……………... Surat Tugas surat tugas adalah surat yang menerangkan bahwa orang yang diberi tugas itu diperintahkan atau diberi tugas untuk menjalankan sesuatu. …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………… Wassalamualaikum Wr... memberikan tugas kepada Saudara/i : Nama : …………………………….. maka saya selaku....... Surat penugasan hanya dikeluarkan oleh pengurus inti HME FT-UH.. PENGURUS ______________________ FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS HASANUDDIN PERIODE............ Nama terang Ketua Tembusan: 1. Tempat... Surat keterangan hanya dikeluarkan oleh Ketua Umum HME FT-UH. KOP SURAT SURAT TUGAS Nomor : ……………………………….... Contoh Bentuk Surat Keterangan: Kop surat SURAT KETERANGAN Nomor : ……………………………… Assalamu Alaikum Wr.Wb. Tempat. Sehubungan dengan sesuatu dan lain hal yang sangat penting dari ……………………………….... tgl-bln-thn PENGURUS HIMPUNAN MAHASISWA ELEKTRO FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS HASANUDDIN PERIODE . sampai ………………. Ketua DMME FT-UH 2. Jabatan : ……………………………....../..

…………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………... Contoh Bentuk Surat Keterangan: KOP SURAT SURAT PERNYATAAN Assalamu Alaikum Wr. Surat pernyataan individu adalah surat pernyataan yang dikeluarkan dan ditandatangani langsung oleh orang anggota OKJE FT-UH Contoh Bentuk Surat Keterangan: KOP SURAT SURAT PERNYATAAN Assalamu Alaikum Wr... …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………… Wassalamualaikaum Wr. email. Surat Pernyataan organisasi adalah surat dikeluarkan secara kelembagaan OKJE FT-UH (HME FT-UH dan DMME FT-UH) yang ditandatangani oleh Ketua Umum HME FT-UH atauKetua DMME FT-UH. TEMPAT. Wb. TANGGAL –BULAN... alamat... Sebuah lembaga yang mapan memiliki kop surat yang paten.... Pada kop surat ditulis hal-hal yang berhubungan dengan identitas organisasi seperti nama organisasi... nomor telepon/faksimili...Wb. Kop Surat Kop surat merupakan ciri khas dari sistem administrasi persuratan sebuah lembaga.. TEMPAT...TAHUN YANG MEMBUAT PERNYATAAN Nama terang 2.Wb.. …………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………… Wassalamualaikum Wr.1. TANGGAL –BULAN. dan ...Wb..TAHUN _________________ _________________ _________________ _________________ Nama terang jabatan Berikut penjelasan tentang bagian-bagian surat yang digambarkan pada format surat diatas 1).

 Nama Lembaga/Institusi. Ditulis tebal bergaris bawah dengan huruf kapital semua.2 Fakultas Teknik Univesitas Hasanuddin 90245 okjeftuh@yahoogroups. Adapun susunan atau tata letak kop surat yang digunakan di OKJE FT-UH yaitu :  Logo OKJE FT-UH ditempatkan di sudut kiri atas. b) Untuk perihal. Contoh: SURAT KEPUTUSAN 3) Nomor Surat Nomor surat sangat perlu dicantumkan karena kegunaanya sebagai berikut: a) Untuk memudahkan pengaturan surat.org 2) Kepala Surat Keputusan. Dengan besar huruf 14. 2. Kop surat ini berlaku untuk semua jenis surat. dan Rekomendasi.okje-ftuh. Nomor Telepon/Faksimili (kalau ada). Nomor urut Nomor urut ini menunjukkan jumlah surat yang telah dikeluarkan (untuk setiap jenis surat) yang terdiri atas 3 (tiga) digit. Ketetapan.com/www. di sebelah kanan logo. dan waktu yang sama menggunakan nomor surat yang sama. website dan Email ditempatkan di bawah tulisan Nama Lembaga/Institusi dengan besar huruf 9. jenis huruf times new roman  Nama lembaga dan alamat sekretariat diletakkan rata tengah dengan spasi 1  Untuk kegiatan yang dikeluarkan oleh HME FT-UH. terutama dalam penyimpanan dan penemuannya kembali. Kode surat ini menunjukkan jenis surat. HIMPUNAN MAHASISWA ELEKTRO FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS HASANUDDIN Sekertariat : Gedung POMD Lt. Keterangan. Nomor Kotak Pos. Tugas. Format nomor surat: NOMOR : NOMOR URUT/KODE SURAT/KODE KEPANITIAAN/KODE LEMBAGA/BULAN/TAHUN 1. kepentingan. logo kepanitiaan diletakkan di sudut kanan atas. c) Untuk penunjukkan sumber dalam kegiatan suratmenyurat dengan cara menunjuk nomor surat yang dibalas atau ditindaklanjuti. jenis huruf times new roman dan dicetak tebal.logo organisasi. Berikut kode-kode yang digunakan yaitu : • Kode “A” berarti surat keluar intern OKJE FT-UH • Kode “B” berarti surat keluar ekstern OKJE FT-UH • Kode “SK” berarti Surat Keputusan dalam lingkup HME FT-UH • Kode “TUS” berarti Surat Keputusan dalam lingkup DMME FT-UH dan MME FT-UH • Kode “TAP” berarti Surat Ketetapan • Kode “SR” berarti Surat Rekomendasi • Kode “SM” berarti Surat Mandat • Kode “SKET” berarti Surat Keterangan . Pernyataan. Adapun penempatan tulisan dapat dilihat sebagai berikut.  Alamat Sekretariat. Mandat.

Kode bulan Kode bulan menunjukkan waktu (bulan) surat tersebut dikeluarkan yang ditulis dengan angka Romawi. Sedangkan untuk surat bentuk setengah lurus (semi block style) penulisan tanggal ditempatkan di sebelah . Kode tahun Masehi.• • Kode “SP” berarti Surat Pernyataan. 6) Tempat/ Daerah dan tanggal dikeluarkannya surat. Penulisan secara lengkap ini diperlukan untuk menghindari kekeliruan atau hal lain yang merugikan. 2007. Kode kepanitiaan Ditambahkan setelah kode surat jika terdapat kegiatan yang bersifat kepanitiaan. dan tahun pada surat resmi harus lengkap. Kode lembaga Kode induk lembaga yaitu OKJE FT-UH (Organisasi Kemhasiwaan Jurusan Elektro Fakultas Teknik Universitas Hasanuddin). Surat yang mempunyai lampiran mengemban dua fungsi yaitu menyampaikan maksud tertentu dan sebagai pengantar untuk lampirannya. tidak boleh disingkat atau divariasikan. harus disebutkan dalam surat. faktur. Nama bulan tidak boleh diganti angka. Kode tahun meunjukkan waktu (tahun) surat tersebut dikeluarkan yang dtulis utuh sesuai tahunnya (misal . bulan.). sesuatu yang dilampirkan seperti brosur. Kode “ST” berarti Surat Tugas. 3. Contoh Lampiran Lampiran : 1 Lembar Lampiran : 1 Berkas 5) Perihal Surat Perihal/Hal berfungsi untuk memberi petunjuk kepada pembaca surat tentang pokok dan maksud dibuatnya suatu surat. daftar peminjaman/permohonan barang. Contoh: “HME FT-UH” dan “DMME FT-UH” 5. Oleh sebab itu. dst. Untuk surat berbentuk lurus (full block style). atau dokumen lainnya. 4. 2006. Contoh nomor surat: Nomor : 001/SK/HME FT-UH/VI/2008 Contoh nomor surat kepanitiaan: Nomor : 001/SK/PPDA/HME FT-UH/VI/2008 4) Lampiran Surat Lampiran surat merupakan kelengkapan sebuah surat. karena hal tersebut tidak berlaku untuk surat resmi. kwitansi. Penulisan tanggal. penulisan tanggal di tempatkan setelah kop sebelum nomor surat. • contoh : Perihal : Permohonan Kesediaan Membawakan Materi • Perihal (tentang) keputusan dan ketetapan dibuat dengan huruf kapital semuanya dan ditebalkan contoh : TENTANG SUSUSAN PANITIA PELAKSANA PROGRAM PENGEMBANGAN DIRI PAKET A KE XVIII Pada surat biasa tulisan perihal digarisbawahi dan ditebalkan. 6. Perihal menggunakan bahasa yang ringkas dan jelas.

sebelum nama organisasi/unit organisasi yang mengeluarkan surat karena jenis surat yang digunakan di OKJE FT . Jika hanya staf ketua dan sekretaris yang bertandatangan. kemudian tandatangan dibubuhkan tepat di bagian atas nama yang bersangkutan. 7) Alamat Tujuan Surat Alamat tujuan merupakan kepada siapa surat tersebut hendak ditujukan. penempatan tanggal yang digunakan yaitu sebelah kanan setelah salam penutup. maka stempel dibubuhkan di sebelah kiri. Penulisannya dengan huruf biasa tebal (bold) Contoh : Pengurus Himpunan Mahasiswa Elektro Fakultas Teknik Universitas Hasanuddin Periode 2008/2009 9) Nama. Di lingkungan OKJE FT-UH. semakin ke kiri semakin tinggi jabatan strukturalnya. Contoh : Kepada Yang Terhormat Ketua Jurusan Elektro Fakultas Teknik Universitas Hasanuddin DiMakassar 8) Nama Organisasi yang Mengeluarkan Surat Nama organisasi atau unit organisasi yang mengeluarkan surat di tempatkan di bagian tengah kertas. sebelum nama organisasi/unit organisasi yang mengeluarkan surat.kanan sebelum atau sejajar nomor surat atau sebelah kanan setelah salam penutup. Ketua Umum . Contoh 1 : Pengurus Himpunan Mahasiswa Elektro Fakultas Teknik Universitas Hasanuddin Periode 2008/2009 STEMPEL ORGANISASI RAMA PERDANA Sekretaris Umum LOMPO RAMOS E. tanpa tandatangan sekretaris). kemudian jabatan ditulis di bawah nama penanggung jawab dengan huruf biasa yang tebal (bold). sedikit menyentuh di atas tanda tangan sekretaris (bila hanya ada tanda tangan ketua dan sekretaris) dan tidak dibubuhkan di bagian tandatangan ketua. maka ketua sebelah kiri dan sekretaris di sebelah kanannya Nama penanggung jawab ditulis dengan huruf Kapital tebal (bold) bergaris bawah.UH yaitu bentuk setengah lurus (semi block style). Tandatangan. Jabatan Penanggung Jawab dan Stempel Posisi jabatan organisasi penanda tangan surat. sedikit menyentuh di atas tandatangan masing-masing (hanya masing-masimg organisasi/unit organisasi saja yang bertandatangan. • Bila surat tersebut ditandatangani oleh lebih dari satu jabatan struktural dan organisasi yang berbeda. Pembubuhan stempel organisasi : • Posisi stempel dibubuhkan di sebelah kiri tanda tangan. Nama orang atau instansi yang ditujukan surat tersebut ditulis tebal (bold).

lurus ke atas dengan nomor surat. 2. Adapun cara penulisan tembusan sebagai berikut : • Penulisannya ditempatkan di sebelah kiri bawah kertas surat pada margin kiri. ZAHIR ZAINUDDIN. 130 936 995 10) Tembusan Sebuah surat akan mempunyai tembusan bila salinan surat dikirimkan kepada pihak ketiga yang ada sangkut-paut atau keterkaitannya dengan surat yang dikeluarkan. 3. Ketua Jurusan Elektro FT-UH Ketua DMME FT-UH Arsip 11) Bagian bagian surat keputusan dan ketetapan. • Tembusan yang objeknya hanya satu. • Urutan tembusan dimulai dari jabatan tertinggi. Ketua Jurusan Elektro Fakultas Teknik Universitas Hasanuddin STEMPEL INSTITUSI DR.Contoh 2: Pengurus Himpunan Mahasiswa Elektro Fakultas Teknik Universitas Hasanuddin Periode 2008/2009 STEMPEL STEMPEL ORGANISASI LOMPO RAMOS E. • Konsideran Konsideran biasanya terdiri dari : . Kadang-kadang ada pejabat atau pihak tertentu yang harus mengetahui terbitnya surat karena surat tersebut menyangkut bidang tugasnya sehingga kepadanya perlu diberikan tembusan. IR. maka penulisannya sebaris atau sejajar dengan notasinya Contoh : Tembusan : Ketua DMME FT-UH • Tembusan yang objeknya lebih dari satu. MT NIP. maka penulisannya berderet kebawah dan diberi nomor urut. Contoh : Tembusan : 1. Ketua Umum Panitia Pelaksana PPD-I HME FT-UH 2008 STEMPEL KAPANITIAAN SYAMSUL BAHRI THASIM Ketua Mengetahui.

dan tempat.  Kata “Mengingat” yang diikuti dasar oleh dasar peraturan yang ada hubungannya dengan pembuatan keputusan/ketetapan sehingga pengeluaran keputusan dapat dipertanggungjawabkan dan mempunyai landasan hukum yang kuat. • Alinea Penutup Alinea penutup berisi tentang harapan dari maksud surat dan ucapan terima kasih. sekiranya diperlukan masih dapat ditambah dengan kata “Memperhatikan” yang diikuti oleh uraian mengenai ketentuanketentuan atau dicantumkan jenis tulisan dinas atau pendapat pejabat atau kejadian tentang yang perlu diperhatikan dalam pembuatan keputusan/ketetapan. di sudut kiri atas kertas.Kata “Menimbang” yang diikuti uraian kalimat mengenai pertimbangan / tujuan / kepentingan / alasan hingga perlu dikeluarkan surat keputusan/ketetapan. • Kaki Surat Keputusan yang terdiri dari :  Tempat dimana surat keputusan tersebut dikeluarkan dengan menyebut terlebih dahulu kalimat “Disahkan di :……….Wb • Alinea Pembuka Alinea pembuka berisi tentang pendahuluan berupa ucapan syukur kepada Tuhan YME.  Selanjutnya. • Salam Penutup Salam penutup berupa ucapan: ‘Wassalamualaikum Wr. disebutkan “Lampiran surat keputusan “Nomor :……………” kemudian di bawahnya disebutkan pula mengenai “Perihal atau tentang……………. • Salam Pembuka Salam pembuka ditulis miring dan umumnya menggunakan kata : i. Apabila diktum tersebut memuat uraian yang perlu dilampirkan. karena pada waktu itu sekretaris umum atau sekretaris belum “resmi” memangku jabatannya)  Nama terang penanda tangan dan jabatannya. tanggal. selanjutnya menguraikan diktum tersebut. 12) Bagian – bagian surat biasa. dimana terlebih dahulu ditulis dengan kalimat “Pada tanggal :……………”  Tanda tangan (ketua dan sekretaris.Wb’ . Assalamu Alaikum Wr. atau ii. hanya Ketua Umum HME FT-UH atau Ketua DMME FT-UH saja yang bertanda tangan. Dengan Hormat. maka pada halaman terakhir dari lampiran tersebut harus ditandatangani pula oleh pejabat yang mengeluarkan keputusan. • Isi Surat Isi surat merupakan penjelasan maksud surat secara mendetail. kecuali SK atau TUS atau TAP bernomor kode “istimewa” seperti SK Susunan Pengurus HME FTUH atau TAP Susunan Pengurus DMME FT-UH. • Jika terdapat lampiran maka pada lembar lampiran.  • Diktum Diktum diawali dengan kata “Memutuskan” atau “Menetapakan”.”  Tanggal. bulan dan tahun. Biasanya dicantumkan hari/waktu.

dan Surat Pernyataan. 14) Bentuk Surat Pada umumnya bentuk surat yang dugunakan oleh OKJE FT-UH yaitu bentuk setengah lurus atau semi block style. (Please Confirm) atau RSVPM (Respondez Si’I Vouz Plait). Tambahan ini dapat ditulis dengan notasi : • N. Surat Tugas. Jenis tulisan (font) yang digunakan yaitu Times New Roman ukuran 12. Kertas yang digunakan yang yaitu kertas putih F4 70 gsm dengan ukuran 21. kecuali untuk beberapa bentuk persuratan seperti Surat Keputusan. (nama organisasi/unit organisasi) Ttd Nama Jabatan . pada bagian akhir surat lazim dituliskan P. Adapun ketentuan-ketentuan umum yang berhubungan dengan persuratan dan bagian-bagiannya sebagai berikut : a. Kop Surat Pada umumnya digunakan bentuk surat sebagai berikut : Lampiran Bentuk Lurus Perihal Nomor : : : Makassar. font yang digunakan ukuran 16. 90) c. 4 Februari 2006 Kepada Yth. Di tempat Dengan hormat. kecuali untuk judul surat pada surat sistem judul. Surat Keterangan. Surat Rekomendasi. b. Penempatan bagian-bagian surat pada posisi tertentu akan membentuk model (style) yang tertentu pula. (Post Scriptum) • Khusus untuk undangan. Amplop berkop yang digunakan yaitu DL Envelope (No. Maksudnya harap memberi kabar kepada pengirim surat atau melalui telepon (Contact Number) yang tertera setelah notasi tersebut. (Nota Bene).Wb.5 cm x 33 cm.C. (alinea pembuka) (alinea transisi) (alinea penutup) ……………… Wassalamu alaikaum Wr. Bentuk surat merupakan pola sebuah surat yang telah ditentukan oleh tata letak (lay out) bagian-bagian surat.S. atau P. …………………….13) Tambahan Catatan Tambahan atau catatan khusus perlu dicantumkan untuk menambahkan hal tertentu yang mungkin terlupakan atau untuk mempertegas sesuatu.. Surat Mandat.B.

. Surat Keluar 1) Pembuatan konsep 2) Pengetikan 3) Pemeriksaan/penelitian 4) Penandatanganan 5) Pembubuhan cap/stempel organisasi 6) Penulisan dalam agenda 7) Penyimpanan arsip 8) Pelipatan surat 9) Pemasukan dalam amplop (terlebih dahulu diberi alamat) 10) Pembelian prangko (jika lewat pos) 11) Pengiriman surat dengan cara diantarkan sendiri. (alinea pembuka) (alinea transisi) (alinea penutup) Wassalamu alaikaumW r. 2) Masuk pada staff sekretaris 3) Penelitian /pembacaan surat 4) Pemberian disposisi (catatan singkat tentang tindak lanjut surat) . 13) Tanda terima surat dimasukkan dalam buku ekspedisi b. 12) Pengisan tanda terima surat oleh pihak yang menerima surat. ……………………. Surat Masuk 1) Surat masuk diterima bagian sekretaris/kesekretariatan. dengan kurir/utusan. lewat pos. 11 September 2006 (nama organisasi/unit organisasi) Ttd NAMA Jabatan IV. Makassar.3.Wb.Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style) Kop Surat Nomor Lampiran Perihal : : : Kepada Yth.2 Pengelolaan Surat a. DiMakassar Dengan hormat.

.5) Pemberian cap agenda dan cap surat 6) Diajukan dan dibicarakan dalam rapat (terutama surat-surat penting yang tidak mungkin diambil kebijaksanaan langsung oleh sekretaris) 7) Pembubuhan disposisi berdasarkan keputusan rapat 8) Pemrosesan surat 9) Pengarsipan surat.

2) Penyimpanan dan pengeluaran dana yang dikumpulkan oleh tim dana harus terlebih dahulu disetujui oleh Ketua Umum HME FT-UH dan Bendahara Umum HME FT-UH. penggunaan dana dan laporan akhir penggunaan dana. b) Pengeluaran dana harus disetujui oleh Ketua Umum dan Bendahara Umum HME FT-UH. c. b) Dana kemahasiswaan. Organisasi Agar lebih memudahkan kontrol pengelolaan keuangan maka pengorganisasiannya sebagai berikut : 1) Tugas mencari dan mengumpulkan dana dari sumber-sumber yang telah ditentukan diserahkan kepada tim dana di bawah kordinasi Bendahara Umum HME FT-UH. 3) Tugas untuk mencatat keluar masuknya dana serta penyusunan laporannya diserahkan kepada Bendahara Umum HME FT-UH. V.BAB V ADMINISTRASI KEUANGAN V. c) Usaha-usaha lain oleh tim dana yang etis. 4) Prosedur Pengeluaran Dana a) Permintaan untuk pengeluaran dana yang telah dialokasikan di APBOKJE FT-UH diajukan oleh kuasa pengguna anggaran kepada Bendahara Umum HME FT-UH. b) Permintaan untuk pengeluaran dana di luar APBOKJE FTUH diajukan kepada Ketua Umum HME FT-UH dan Bendahara . halal. pengalokasian. b) Untuk keperluan pengelolaan dana dapat diadakan kas kecil yang dipegang oleh tim dana. yang bertujuan agar pendayagunaan dana dapat dilakukan secara efektif dan efisien. b. Pelaksanaan Yang dimaksud dengan pelaksanaan adalah pelaksaan pengaturan keuangan. Prinsip-prinsip yang berlaku dalam hal pengelolaan keuangan meliputi : a. 2. 2) Pengeluaran Dana a) Penggunaan dana tiap kompartemen diatur dalam Anggaran Pendapatan dan Belanja Organisasi yang telah ditetapkan sebelumnya. 3) Penyimpanan a) Yang bertanggung jawab atas penyimpanan dana adalah Bendahara Umum HME FT-UH.2 Wewenang Pengelolaan Keuangan 1. 1) Pengumpulan Dana Pegumpulan dana dilakukan untuk menjamin kelancaran operasional OKJE FT-UH. Pengelolaan umum keuangan OKJE FT-UH dilakukan oleh Bendahara Umum HME FT-UH. Pengumpulan ini meliputi : a) Mengumpulkan dana dari iuran anggota OKJE FT-UH setiap pengurusan KRS.1 Pengertian Administrasi keuangan adalah administrasi yang berhubungan dengan perolehan. Perencanaan Perencanaan keuangan dijabarkan dalam bentuk anggaran pendapatan dan anggaran pengeluaran organisasi untuk satu jangka waktu tertentu yang menggambarkan sumber danpenggunaan. dan tidak mengikat.

c) Kuasa pengguna anggaran menandatangani bukti pengeluaran kas.. Masing-masing Koordinator Kompartemen HME FT-UH menyusun rancangan anggaran kompartemen. b. b.... teratur dan tepat waktu..... kemudian tanda bukti pengeluaran tersebut diserahkan sebagai arsip Bendahara Umum HME FT-UH.... serta OKJE FT-UH sebagai organisasi nirlaba.. Koordinator Kompartemen HME FT-UH menyerahkan rancangan anggaran kompartemen kepada Bendahara Umum HME FT-UH selambatlambatnya 2 minggu sebelum rapat kerja HME FT-UH.. Ketua Umum HME FT-UH dan Bendahara Umum HME FT-UH menilai permohonan tersebut untuk disetujui dan dimasukkan ke dalam biaya tak terduga atau ditolak... . pendapatan...../... V... Termasuk didalamnya pembuatan dan penyimpanan bukti-bukti yang diperlukan untuk dipertanggungjawabkan..Umum HME FT-UH oleh kompartemen yang memerlukan dana.. 2. dan biaya yang diperlukan guna pelaksaaan dinamika kelembagaan... Teknis pengelolaan keuangan meliputi : a) Pengendalian penggunaan dana sesuai dengan APBOKJE FT-UH serta kebijakan keuangan HME FT-UH b) Penyelenggaraan pembukuan secara tertib...FT UH) Priode . Rancangan Anggaran Pendapatan dan Belanja Organisasi Kemahasiswaan Jurusan Elektro Fakultas Teknik Uniersitas Hasanuddin dibuat dengan memperhatikan kondisi eksternal dan internal.... Format bukti pengeluaran : BUKTI PENGELUARAN KAS Himpunan Mahasiswa Elektro (HME.... Bendahara Umum 3.... a. No : Kode Anggaran : Tahun Anggaran : Sudah Terima dari : Terbilang: Uraian Penggunaan Dana : Kuasa Pengguna Anggaran: Tanggal Pengeluaran Kas : Jumlah Uang : Lunas dibayar : Tanggal : . Pengajuan dan Pengesahan RAPBOKJE FT-UH a.. Pengertian Rancangan Anggaran Pendapatan dan Belanja Organisasi Kemahasiswaan Jurusan Elektro Fakultas Teknik Universitas Hasanuddin adalah perkiraan.3 Rancangan Anggaran Pendapatan dan Belanja Organisasi 1..

.. c.Pelaksanaan Anggaran belanja berdasarkan prinsip : 1) Nominal yang dimuat dalam anggaran belanja merupakan batas maksimal untuk masing-masing pembelanjaan (pengeluaran).. Penerimaan uang dan/atau barang dilakukan oleh Bendahara Umum HME FT-UH.4 Ketentuan Pelaksanaan 1.. 2.... 2) Jumlah pendapatan diusahakan secara maksimal sesuai dengan ketentuan yang berlaku. d.. (...... RAPBOKJE FT-UH diajukan ke DMME FT-UH untuk di sahkan menjadi APBOKJE FT-UH. 2) Penggunaan dana secara efektif dan efisien dengan hasil optimal.) Bendahara Umum HME FT-UH V. Format laporan realisasi APBOKJE FT-UH No... d. 2) Mengeluarkan pembiayaan untuk tujuan lain dari yang telah ditetapkan dalam anggaran belanja HME FT-UH.. Setiap penerimaan uang dan/atau barang dibuatkan bukti ditandatangani oleh penerima. Seluruh pengurus HME FT-UH wajib mengatur pelaksanaan anggaran sedemikian rupa sehingga realisasi APBOKJE FT-UH dapat terkendali dan tercapai secara optimal.. Daftar Anggaran Kode Anggaran Kuasa Jumlah Pengunggunaan Anggaran Anggaran Realisasi Anggaran Mengetahi. Bendahara Umum HME FT-UH berkoordinasi dengan Ketua Umum HME FT-UH untuk menyusun RAPBOKJE FT-UH..... 3) Terkendali sesuai dengan ketentuan yang berlaku c..Penerimaan uang dilakukan dengan cara sebagai berikut : 1.......... Penerimaan uang dan/atau barang selain Bendahara Umum HME FT-UH harus diserahkan kepada Bendahara Umum HME FT-UH selambat-lambatnya dalam waktu 3 hari setelah penerimaan.. e.. b. 1) Mengadakan iuran dan atau tambahan iuran yang belum tercantum dalam anggaran pendapatan (APBOKJE FT-UH). Pelaksanaan Anggaran Pendapatan berdasarkan prinsip : 1) Nominal yang dimuat dalam anggaran pendapatan merupakan batas/target minimal untuk masing-masing pendapatan.. 3) Terkendali sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Pendapatan a...c. Bukti penerimaan uang dan/atau barang dibuat dua rangkap dan masing-masing diserahkan kepada : a) Pemberi / pembayar ........ b.. 3. Tindakan yang tercantum di bawah ini harus dengan persetujuan tertulis dari Ketua Umum HME FT-UH dan disahkan oleh DMME FT-UH. Pelaksanaan APBOKJE FT-UH Ketentuan Umum a...

./. Macam-macam Pendapatan a. pengeluaran ke MME FT-UH. b. Macam-macam belanja/pengeluaran. Pembukuan dan Pelaporan a. dan belanja tak terduga. Belanja tidak langsung Belanja tak langsung mencakup pengeluaran berdasarkan kebijakan organisasi yang meliputi pengeluaran ke DMME FT-UH.. 4. bon kuitansi dan buku-buku bantu lainnya. job description dan belanja kompartemen HME FT-UH. belanja khusus..TANGGAL…………………………….. DARI…………………………………... Pelaporan keuangan dilakukan oleh Bendahara Umun HME FT-UH pada setiap rapat dengan ketentuan sebagai berikut : 1) Jenis laporan dan pertanggungjawabannya : a) Laporan triwulan dipertanggungjawabkan dalam sidang DMME FT-UH... PADA HARI……….. HME FT-UH. dan alumni. c. Pendapatan berdasarkan ketentuan organisasi yang meliputi iuran anggota... subsidi dana kemahasiswaan.. b) Laporan tahunan dipertanggungjawabkan dalam MME FTUH 2) Format laporan keuangan dimaksud terdiri dari : a) Laporan anggaran. ……………………………………. realisasi anggaran dan laporan arus kas tiap kompartemen...…. dan subsidi dana pengkaderan HME FT-UH b. Format laporan arus kas: LAPORAN KEUANGAN KOMPARTEMEN.…………………. PENERIMA PEMBERI / PEMBAYAR b) Penerima ( NAMA ) ( NAMA ) 2. Belanja langsung Belanja langsung mencakup pengeluaran berdasarkan rutinitas lembaga yang meliputi belanja program kerja.yang selanjutnya didokumentasikan sebagai laporan. 3) Buku nota. Format penerimaan uang/barang BUKTI PENERIMAAN UANG / BARANG TELAH TERIMA UANG SEJUMLAH/ BARANG BERUPA .. Penanggung jawab pembukuan kegiatan adalah Bendahara Umum HME FTUH dan pelaksanaannya dilakukan sesuai dengan job description yang ada. b. Untuk kelengkapan administrasi keuangannya dibutuhkan : 1) Buku Kas Harian 2) Buku kas masuk dan kas keluar. Pendapatan berdasarkan keuntungan usaha HME FT-UH. 3. PEMASUKAN PENGELUARAN Tanggal Jumlah Tanggal Jumlah ”jenis kegiatan ato jobdes” URAIAN SISA KET. . No. subsidi UKM. instansi/badan swasta. a. Pendapatan berdasarkan sumbangan atau bantuan yang meliputi sumber dari pemerintah.

Pengawasan intern keuangan organisasi dan pemeriksaan laporan keuangan tiap kompartemen secara rutin dilakukan oleh Bendahara Umum HME FT-UH. c. Pemeriksaan keuangan tahunan dan akhir periode dilakukan oleh MME FT-UH. .b) Bukti keuangan (pengeluaran kas dan nota-nota bukti transaksi) 5. Pengawasan intern keuangan secara rutin dilakukan oleh DMME FT-UH. d. Pengawasan yang bersifat preventif. Pengawasan Keuangan Pengawasan keuangan organisasi meliputi : a. adalah pengawasan yang berjalan atau dilakukan bersamaan dengan tahap-tahap proses penerimaan dan pengeluaran yang dimulai dari : 1) Permohonan untuk pengeluaran 2) Jumlah yang telah dianggarkan b.

Sasaran D. VI.BAB VI PROPOSAL DAN LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN VI. selain hal-hal diatas juga ditambahkan perjanjian kerjasama Sponsorsip yang memuat media pubikasi. PENDAHULUAN BAB II. VI.PENUTUP Lampiran  Proposal Kegiatan  SK Kepanitiaan . B. Persiapan Kegiatan 2. Waktu Pelaksanaan F. G. H. Latar belakang Tujuan Nama dan tema kegiatan Waktu dan tempat kegiaatan Sasaran kegiatan Susunan panitia Anggaran kegiatan Penutup Untuk proposal sponsorsip kegiatan. 1 Pengertian Proposal Kegiatan Proposal kegiatan merupaan gambaran rencaba kegiatan yang akan dilaksanakan oleh pelaksanan kegiatan. Adapun sistematika proposal sebagai berikut: Sampul A. Hasil BAB III. LAPORAN KEUANGAN BAB IV. 3 LPJ Dalam Lingkup OKJE FT-UH a. LAPORAN PELAKSANAAN A. Evaluasi Kegiatan E. Laporan Pertanggung Jawaban Kegiatan LPJ (Laporan Pertanggungjawaban) Kegiatan merupakan laporan panitia pelaksana kegiatan mengenai perkembangan dan hasil suatu kegiatan untuk selanjutnya dievaluasi dan dijadikan bahan referensi untuk kegiatan berikutnya Adapun sistematika penulisan LPJ Kegiatan adalah sebagai berikut: Sampul Kata Pengantar Daftar Isi Sistematika Laporan Pertanggungjawaban BAB I. E. Maksud B. C. F. Metode Pelaksanaan 1. Tujuan C. 2 Pengertian LPJ Laporan pertanggung jawaban adalah laporan yang memut segala bentuk aktivitas dan evaluasi yang terjadi pada kurung waktu tertentu sebagai pertanggungjawaban yang dapat digunakan sebagai referensi untuk periode kepengurusan selanjutnya. D.

Persuratan Dokumentasi (Softcopy & Hardcopy) Nota-nota Laporan Administrasi dan Keuangan UKM HME FT-UH Adapun sistematika penulisan Laporan Administrasi dan Keuangan UKM HME FT-UH adalah sebagai berikut: Sampul Kata Pengantar Daftar Isi Sistematika Laporan Pertanggungjawaban BAB I PENDAHULUAN BAB II LAPORAN KONDISI INTERNAL UKM BAB III LAPORAN UMUM KEGIATAN PELAKSANAAN UKM A. b. c. LPJ Triwulan Adapun Sistematika Laporan Pertanggungjawaban Triwulan adalah sebagai berikut: Sampul Kata Pengantar Daftar Isi BAB I. PENDAHULUAN I. Sasaran D. Evaluasi Kegiatan E. Tujuan C.4 Sistematika Laporan Pertanggungjawaban BAB II. Laporan Inventaris BAB V.1 Gambaran Umum Pelaksanaan Program Kerja II. Maksud Tujuan Sasaran .3Tujuan I. Laporan Keuangan iii. PENUTUP c.1 Mukaddimah I. Persiapan Kegiatan 2. Maksud B.2 Dasar Pemikiran I. Hasil BAB IV LAPORAN ADMINISTRASI i. LAPORAN PELAKSANAAN II. Daftar Persuratan ii. Waktu Pelaksanaan F.1 Program Kerja a.2 Laporan Pelaksanaan Program Kerja II. Metode Pelaksanaan 1.2. Laporan Pertanggung Jawaban Ketua Umum HME FT-UH 1.   b.

d. Metode Pelaksanaan Waktu Pelaksanaan Hasil Hasil secara Personal Anggota HME FTUH ii.1 Kebijakan Intern II. f... LPJ Umum ..3 Rekapitulasi Anggaran BAB IV.3.2 Sumber Lain III.2 Belanja Tidak Langsung III. i..1.3.2.1.2 Saran Lampiran  Nota dan Bukti Keuangan HME FT-UH Periode .1 Belanja Langsung III.. h.1 Sumber Pokok III. LAPORAN ANGGARAN III..1 Kesimpulan IV.2 Pengeluaran Organisasi III.2. e. Hasil terhadap Institusi g.3 Kebijakan Organisasi II. i.. Anggaran Biaya Penanggung Jawab Saran dan Rekomendasi II.1Pendapatan Organisasi III..2 Kebijakan Ekstern BAB III. Persuratan Daftar Inventaris Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan Notulensi dan Absensi Rapat Diagram Pie Jobdes dan Program Kerja Kompartemen Diagram Pie HME FT-UH Periode ……… APBOKJE FT-UH Laporan Realisasi Anggaran Buku Kas Harian Buku Induk           2. PENUTUP IV.

2 Program Kerja a. Waktu Pelaksanaan f.. Hasil terhadap Institusi g.. Saran dan Rekomendasi III. PENDAHULUAN I.4 Sistematika Laporan Pertanggungjawaban BAB II. Anggaran Biaya h. LAPORAN PELAKSANAAN III.3. berdasarkan GBHOKJE FT-UH Jangka Pendek III.3. Hasil secara Personal Anggota HME FT-UH ii.. Penanggung Jawab i.1 Pelaksanaan Tugas dan Wewenang Ketua Umum HME FTUH III.1 Non Program Kerja III.. Hasil i.2.4 Kebijakan Organisasi III.2 Memorandum III. Sasaran d.4.1 Mukaddimah I.2 Kondisi Eksternal BABIII. Tujuan c.3 Tujuan I. Metode Pelaksanaan e.3 Laporan Pelaksanaan Program Kerja III..Adapun Sistematika Laporan Pertanggungjawaban Umum Ketua Umum HME FT-UH adalah sebagai berikut: Sampul Kata Pengantar Daftar Isi BAB I.2 Dasar Pemikiran I. Maksud b.3.2 Gambaran Umum Pelaksanaan Program Kerja III.1 Kebijakan Intern .3 Deskripsi Kerja III.1 Kondisi Internal II. KONDISI OBJEKTIF KELEMBAGAAN II.1 Pelaksanaan Program Kerja HME FT-UH Periode.2.

. Persuratan Daftar Inventaris Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan Notulensi dan Absensi Rapat Laporan Administrasi UKM APBOKJE FT-UH Laporan Realisasi Anggaran Buku Kas Harian Buku Induk          d.1 Pendapatan Organisasi IV...2.2 Kebijakan Ekstern BAB IV. Laporan Administrasi dan Keuangan DMME FT-UH Adapun sistematika penulisan Laporan Administrasi dan Keuangan DMME FT-UH :] Sampul Kata Pengantar Daftar Isi BAB I.III.1 Belanja Langsung IV.4 Sistematika Laporan BAB II.2 Pengeluaran Organisasi IV.. KONDISI OBJEKTIF KELEMBAGAAN OKJE FT-UH .2.2 Tujuan I.4.2 Sumber Lain IV..2 Saran Lampiran  Nota dan Bukti Keuangan HME FT-UH Periode .3 Dasar Penyusunan I.1 Latar Belakang I.1.PENDAHULUAN I. LAPORAN ANGGARAN IV..2 Belanja Tidak Langsung IV. PENUTUP V.1..3 Rekapitulasi Anggaran BAB V.1 Kesimpulan V...1 Sumber Pokok IV.

2 Pengawasa Mekanisme Organisasi dan Program Kerja BAB IV.1 Kondisi Internal II.1 Pelaksanaan Tugas dan Wewenang DMME FT-UH II. LAPORAN ADMINISTRASI III. PENUTUP Lampiran  Persuratan  LPJ Triwulan Ketua Umum  Nota Pengeluaran  Absensi Sidang  Notulensi Sidang .2 Laporan Keuangan III.1 Persuratan III.II. LAPORAN UMUM II.2 Kondisi Eksternal BABIII.3 Inventarisasi BAB V.

sesuai aspirasi mahasiswa elektro. Pedomand Dasar Administrasi ini disusun sebagai usaha sadar demi terciptanya iklim kehidupan kampus yang dinamis dan harmonis. . Pedoman Dasar Administrasi ini merupakan acuan dalam pengelolaan administrasi organisasi dalam lingkup OKJE FT-UH semoga senantiasa di Ridhai dan di Rahmati Allah SWT.BAB VII PENUTUP Pedoman Dasar Administrasi ini disusun dan dirumuskan semaksimal mungkin demi terciptanya tertib administrasi dalam lingkup OKJE FT-UH.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful