PEDOMAN DASAR ADMINISTRASI

ORGANISASI KEMAHASISWAAN
JURUSAN ELEKTRO FAKULTAS
TEKNIK UNIVERSITAS HASANUDDIN
(PDAOKJE FT-UH)
 PEDOMAN DASAR ADMINISTRASI
ORGANISASI KEMAHASISWAAN JURUSAN ELEKTRO
FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS HASANUDDIN
(PDAOKJE FT-UH)

BAB I
PENDAHULUAN

I.1 Latar Belakang

OKJE FT-UH adalah Organisasi Kemahasiswaan di lingkungan Jurusan
Elektro yang bertujuan sebagai wahana dan sarana pengembangan diri mahasiswa
kearah peningkatan ketakwaan kepada Tuhan Yang Maha Esa, perluasan wawasan,
pencapaian profesionalisme, peningkatan kecendikiawanan, integritas kepribadian, dan
pengabdian masyarakat, sebagaimana termaktub dalam PDOKJE FT-UH.
Pencapaian tujuan OKJE FT-UH dapat dilakukan apabila kerjasama semua
unsur yang ada dalam organisasi ini berjalan dengan baik dan lancar. Oleh karena itu
perlu dilakukan pengendalian proses kerjasama semua unsur organisasi agar supaya
pencapaian tujuan berlangsung secara efektif dan efisien. Salah satu pengendalian
yang dimaksud adalah secara keseluruhan tanpa menitikberatkan pada salah satu unsur
tertentu. Pengendalian proses kerja sama disusun dalam pedoman administrasi yang
merupakan bagian dari organisasi secara umum.
Mengingat adanya kebutuhan dan tuntutan perkembangan organisasi yang
semakin meningkat, terutama karena kesadaran akan perlunya organisasi yang rapi
dan teratur dalam mencapai cita-cita perjuangan, maka perlu dilakukan pembuatan
pedoman administrasi OKJE FT-UH. PDAOKJE FT-UH ini berlaku selama 3 tahun
(2009-2011).

I.2 Tujuan
Pedoman dasar administrasi OKJE FT-UH bertujuan sebagai acuan dasar
dalam pengelolaan administrasi OKJE FT-UH dalam rangka menuju tertib organisasi,
sehingga akan tercipta koordinasi, integrasi dan sinkronisasi terhadap pengelolaan dan
pelayanan administrasi organisasi.

I.3 Ruang Lingkup

Ruang lingkup yang menjadi sasaran pedoman dasar administrasi ini mencakup :
1. Administrasi Kesekretariatan
2. Administrasi Persuratan
3. Administrasi Keuangan
4. Proposal dan laporan pertanggung jawaban
 BAB II
PENGERTIAN ADMINISTRASI

Banyak pengertian administrasi yang diberikan oleh para ahli administrasi, namun
secara umum administrasi adalah kegiatan atau rangkaian kegiatan sebagai pengendalian
usaha kerjasama sekelompok manusia untuk mencapai tujuan bersama yang telah
ditetapkan.

Dalam perkembangannya, banyak ahli yang menyebut bahwa administrasi kini

menjadi suatu disiplin ilmu dan ada juga yang mengatakan bahwa administrasi itu adalah
seni.
Administrasi disebut sebagai disiplin ilmu yang berdiri sendiri karena memenuhi
syarat yang diminta suatu disiplin ilmu sebagai ilmu pengetahuan yang mandiri yaitu :
1. Administrasi memiliki objek materia yaitu manusia, artinya manusia merupakan
pokok masalah yang dibahas.
2. Administrasi memiliki objek forma, artinya administrasi merupakan suatu
penyelenggaraan. Baik penyelenggaraan yang bermula dari perencanaan sampai pada
evaluasi.
3. Administrasi diterima secara universal di seluruh dunia
4. Administrasi dapat dipelajari dan diajarkan.
5. Administrasi mempunyai sistematika yang khas, administrasi suatu kelompok
atau organisasi tidaklah sama dan administrasi dapat berubah sesuai ruang dan waktu.
Administrasi juga disebut sebagai seni karena dalam administrasi juga dikenal
berbagai cipta, rasa, dan karsa seorang administrator (pelaksana administrasi). Hal tersebut
mempengaruhi anggota organisasinya, cara kerja, membuat perubahan administrasi secara
baik, benar, dan indah penyelenggaraannya, rekayasa keadaan, yang mengikat tanpa
paksaan. Administrasi memiliki seni merencanakan, seni membiayai, seni mengatur, seni
mengurus, seni menyelenggarakan berbagai kegiatan baik rutin maupun insidentil.
Secara umum seni administrasi merupakan kemampuan dan kemahiran seseorang
untuk mewujudkan berbagai strategi pemecahan masalah, bagaimana mengidentifikasi,
bagaimana solusinya, memikirkan pembiayaanya, pengkoordinasian dan evaluasi.
 BAB III
ADMINISTRASI KESEKRETARIATAN

III.1 PENGERTIAN
Administrasi Kesekretariatan adalah kegiatan atau rangkaian kegiatan
organisasi yang meliputi pengelolaan sekretariat, persuratan, pengadaan dan
pencatatan barang-barang milik organisasi serta keuangan.
III.2 KESEKRETARIATAN
III.2.1 Sekretariat
1. Pengertian Sekretariat
Sekretariat merupakan tempat kegiatan secara teratur yang pada
hakekatnya sebagai sentral (pusat) pengendalian organisasi, komunikasi,
informasi organisasi, kegiatan administrasi, perencanaan, kebijakan,
penghubung dengan anggota masyarakat.
2. Alat-alat Sekretariat
Dalam pelaksanaan kegiatan sekretariat diperlukan alat-alat antara lain ;
komputer, stempel, papan nama, lemari, rak buku, meja, kursi, papan tulis dan
lain-lain.

3. Pengelolaan alat Sekretariat

a. Fungsi Sekretariat yaitu sebagai tempat:
1) Menangani dan melayani fungsi sekretariat.
2) Melaksanakan administrasi organisasi.
3) Mengagendakan dan melaksanakan persidangan/rapat rutin
4) Mengorganisasikan tugas-tugas rutin dan insidentil
5) Mengorganisasikan pelaksanaan keputusan dan program
6) Melaksanakan pendataan organisasi dan pelayanan
informasi/komunikasi organisasi
7) Mengkoordinasi anggoa.

b. Pengaturan Sekretariat
Agar sekretariat Organisasi Kemahasiswaan Jurusan Elektro Fakultas
Teknik Universitas Hasanuddin dapat berfungsi secara optimal, maka perlu
dibuat pengaturan tentang sekretariat yang meliputi letak, bangunan dan
sumber daya manusianya.
1) Letak sekretariat
Fungsi-fungsi Sekretariat dapat dijalankan apabila Sekretariat OKJE FT-
UH terletak pada tempat yang strategis, mudah dijangkau dengan
keadaan lingkungan yang kondusif.
2) Bangunan/ruangan
Bangunan sekretariat OKJE FT-UH hendaknya diusahakan dapat
menampung seluruh kegiatan administrasi dan kegiatan-kegiatan
lainnya. Untuk menjamin kelayakan bangunan/ruangan sekretariat
hendaknya diperhatikan hal-hal sebagai berikut :
a. Ruangan yang memadai
b. Kelengkapan peralatan sekretariat.
c. Kesehatan, kebersihan dan kerapian sekretariat.
3) Sumber daya manusia
Salah satu faktor penting dalam pengelolaan sekretariat adalah tenaga
pengelola. OKJE FT-UH memiliki sekretariat eksekutif yang secara
khusus bertugas melaksanakan pelayanan administratif dalam
keseharian.
 III.2.2 Inventaris Organisasi
1. Pengertian
Inventaris Organisasi adalah sesuatu yang menjadi milik organisasi berupa
harta kekayaan organisasi yang terdiri dari dua macam yaitu :
a. Inventaris permanen, yaitu kekayaan organisasi yang dalam jangka
relatif lama tidak mengalami perubahan, seperti gedung, lemari, papan tulis
dan lain-lain.
b. Inventaris tidak permanen, yaitu kekayaan organisasi yang dalam waktu
singkat mengalami perubahan seperti amplop, kertas dan lain-lain.

2. Pengelolaan Inventaris
a. Inventaris dalam bentuk apapun digunakan untuk kepentingan
OKJE FT-UH.
b. Untuk mengontrol inventaris perlu dibuat daftar inventaris dalam
sebuah buku khusus (buku inventaris).
c. Pengelolaan inventaris harus dilakukan dengan baik oleh anggota yang
diserahi tugas khusus sesuai dengan pembagian tugas.
d. Peminjaman inventaris dilayani dengan mengisi slip peminjaman dan
buku khusus peminjaman inventaris
e. Inventaris OKJE FT-UH yang berada dalam lingkup pengelolaan harus
dipertanggung jawabkan kepada ketua umum HME FT-UH.
Format slip peminjaman :

LOGO SLIP PEMINJAMAN

OKJE

SAYA YANG BERTANDA TANGAN DI BAWAH INI

NAMA : ………….
ORGANISASI : ………….
MEMINJAM INVENTARIS OKJE FT-UH BERUPA………………DALAM
KEADAAN……………….DARI (HARI/TANGGAL)……………..SAMPAI PADA
(HARI/TANGGAL)…………….DAN MEMBERIKAN JAMINAN BERUPA……..DAN
BERTANGGUNG JAWAB ATAS INVENTARIS HME FT-UH YANG TERSEBUT DI ATAS.

MENGETAHUI,
KOMPARTEMEN KESEKREARIAAN OKJE FT-UH
PEMINJAM PERIODE 20..../20…

( ) ( nama / jabatan )

NB : PENGEMBALIAN INVENTARIS YANG DIPINJAM MENYERTAKAN SLIP

PEMINJAMAN

Format peminjaman Inventaris :

Tanggal
Tangga
Nama Nama Alamat Nomor Peminja Tanda
No. Pengemba Jaminan ket
Barang peminjam peminjam Inventaris man Tangan
lian

f. Pengelolaan inventaris UKM milik HME FT-UH diaur tersendiri oleh UKM
tersebut.

III.2.3 Buku-Buku Organisasi

1. Buku Agenda Surat
Buku agenda surat adalah buku yang digunakan untuk mencatat surat-surat
masuk dan surat-surat keluar.
Format untuk surat masuk :

Nomor Tanggal Tanda

No. Dari Perihal Ket
Surat masuk Tangan
1 2 3 4 5 6 7

Format untuk surat keluar :

Nomor Tanggal Tanda

No. Tujuan Perihal Ket
Surat Keluar Tangan
1 2 3 4 5 6 7

Keterangan kolom
1. Untuk menuliskan nomor urut surat keluar/masuk
2. Untuk menuliskan Nomor persuratan yang diterima/yang dikirimkan
3. Untuk menuliskan tanggal dikirmnya surat keluar/diterimanya surat
masuk
4. Dari mana surat itu berasal untuk surat masuk/tujuan surat keluar
tersebut.
5. Perihal atau maksud isi surat, ditulis singkat dan jelas.
6. Tanda tangan pengirim surat untuk surat masuk dan tanda tangan
penerima surat untuk surat keluar.
7. Keterangan, biasanya menjelaskan tempat pelaksanaan dan hal-hal
lain yang dianggap perlu.

2. Buku Sidang/Notulensi
Buku sidang/notulensi adalah buku yang dipergunakan oleh Pimpinan
Sidang ketika sidang berlangsung. Buku ini digunakan untuk mencatat hal-hal
yang dirasa penting/perlu oleh pimpinan sidang atau orang lain yang ditugaskan
untuk itu.
Hal-hal penting yang terdapat dalam notulensi akan dituangkan dalam
sebuah risalah rapat dengan format sebagai berikut :

RISALAH RAPAT
LOGO
HIMPUNAN MAHASISWA ELEKTRO
OKJE
FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS HASANUDDIN
PERIODE 20…/20…

Hari/Tanggal :
Waktu :
Agenda Rapat :

Notulen :
Kesimpulan Rapat :

Hal lain yang dianggap perlu :

Mengetahui

Pimpinan Rapat
 3. Buku Presensi Rapat
Buku presensi rapat adalah buku yang memuat daftar hadir peserta rapat
yang diadakan oleh pengurus HME FT-UH atau pengurus DMME FT-UH
dalam setiap rapatnya.
Format kolomnya :

No. Nama Jabatan/Angkatan Tanda Tangan Keterangan

1 2 3 4 5

Keterangan Kolom:
1. Nomor urut kehadiran peserta rapat
2. Nama lengkap peserta rapat
3. Jabatan struktural dalam kepengurusan atau angkatan di OKJE FT-UH.
4. Tanda tangan peserta rapat
5. Hal-hal lain yang dianggap perlu

4. Buku Ekspedisi

Buku ekspedisi adalah buku yang digunakan untuk mencatat pengiriman

surat. Buku ini sekaligus merupakan bukti bahwa surat sudah dikirim atau
sudah diterima oleh yang bersangkutan.
Format kolomnya :

Nomor Tanggal
No. Tujuan Perihal Ket
Surat Keluar
1 2 3 4 5 7

Keterangan kolom :
1. Nomor urut surat
2. Nomor surat sesuai dengan kaidah persuratan OKJE FT-UH
3. Tanggal dilakukan pengiriman surat
4. Tujuan/alamat surat keluar
5. Perihal/maksud surat keluar itu
6. Tanda tangan/paraf penerima surat
7. Hal-hal lain yang dianggap perlu.
Format tanda terima surat :

TANDA TERIMA SURAT

LOGO
OKJE

TELAH TERIMA SURAT DARI.............DENGAN NOMOR…..

PADA HARI………..TANGGAL…………YANG DITUJUKAN KEPADA ORGANISASI/
INSTANSI…………………….

PENGIRIM PENERIMA

( NAMA ) ( NAMA )
 5. Buku Inventaris
Buku inventaris adalah buku yang memuat semua data mengenai inventaris
organisasi yang sifatnya permanen
Format buku inventaris :

Kode
No. Nama Barang Bahan/Merk Jumlah Barang Barang Keterangan
barang
1 2 3 4 5 6 7

Keterangan kolom:
1. No urut barang
2. Kode barang
3. Nama barang
4. Bahan/ merek dari pada barang
5. Jumlah barang persatuan
6. Gambar barang
7. Keterangan kondisi barang
6. Buku Induk
Buku induk adalah buku yang memuat semua data yang diperlukan oleh
organisasi yang senantiasa diperbaharui setiap periode kepengurusan. Buku
induk memuat data seperti:
• Data pribadi pengurus HME FT-UH
• Data jumlah anggota
• Data potensi anggota
• Lain-lain yang dianggap perlu.

7. Buku Catatan Kegiatan

Buku catatan kegiatan adalah buku yang digunakan untuk mencatat
kegiatan-kegiatan yang telah dilaksanakan.
Format kolomnya :

Nama
No. Tanggal Pelaksana Tempat Ket
Kegiatan

1 2 3 4 5 6

Keterangan kolom :
1. Nomor urut
2. Tanggal, bulan dan tahun pelaksanaan
3. Nama kegiatan yang dilaksanakan
4. Pelaksana kegiatan (kompartemen / kel. Khusus)
5. Nama Tempat/Gedung/Lokasi
6. Mencatat hal penting.

III.2.4 Dokumen Organisasi

1. Pengertian
Dokumen adalah semua tanda bukti yang sah dari peristiwa atau kejadian
yang terjadi dalam suatu organisasi.

2. Bentuk-bentuk dokumen
a. Gambar/foto.
b. Arsip
 c. Surat kabar, buku, majalah, dll.

3. Pengelolaan Dokumen
a. Pada dasarnya pengelolaan dokumen sama dengan pengelolaan inventaris.
b. Dokumen selain digunakan untuk kepentingan tertentu dan penyusunan
sejarah organisasi juga dipakai menyusun laporan rutin organisasi serta
tanda bukti yang sah.
c. Dokumentasi organisasi adalah segala sesuatu yang menyangkut kegiatan
pencarian, pengumpulan dan penyimpanan dokumen-dokumen organisasi.

III.2.5 Arsip
1. Pengertian
Arsip adalah dokumen yang menyangkut kepentingan organisasi yang
disimpan secara sistematis karena memiliki nilai manfaat yang sewaktu-waktu
akan digunakan. Arsip berbeda dengan dokumen, dimana dokumen digunakan
dalam satu periode kepengurusan tetapi tetap disimpan sebagai bukti yang sah
dari suatu peristiwa atau kejadian yang sewaktu-waktu dapat digunakan,
sedangkan arsip selalu atau lebih sering dipakai dalam suatu periode
kepengurusan.
2. Bentuk- bentuk arsip
a. Surat
b. Laporan pertanggungjawaban
c. Buku-buku laporan, makalah dll.
3. Pengelolaan
• Sistem Pengarsipan
a. Sistem Subyek (Subject Filling); suatu sistem penyusunan arsip
berdasarkan permasalahan yang sering dihadapi.
b. Sistem tanggal (Cronological Filling); suatu sistem penyusunan arsip berdasarkan urutan
tanggal dari datangnya surat atau arsip.
c. Sistem nomor (Nomerical Filling); suatu sistem penyusunan arsip berdasarkan susunan
nomor urut arsip.
• Penyusutan Arsip
a. Tujuan penyusutan Arsip
Tujuan penyusutan arsip adalah mengendalikan arus arsip yang
tercipta serta mengatur penyelamatan arsip. Dilihat dari kepentingan,
penyusutan arsip berguna untuk :
1. Pendayagunaan arsip dinamis baik sebagai berkas kerja
maupun sebagai referensi.
2. Pertimbangan ekonomis, baik yang berkaitan dengan
keterangan, ruangan maupun peralatan.
b. Tata cara penyusutan arsip
Penyusutan arsip dilakukan dengan peritmbangan :
1. Nilai administratif, yaitu nilai yang berkaitan dengan
kegunaan arsip untuk kegiatan administratif sehari-hari
2. Nilai kegunaan, yaitu nilai yang mempunyai daya
pembuktian di bidang keuangan
3. Nilai penelitian dan sejarah, yaitu nilai sebagai data ilmiah
dan historis yang kemudian hari akan sangat bernilai
4. Usia arsip, penyusutan arsip dilakukan dengan cara :
a. Penjilidan
b. Pemusnahan arsip
c. Penyerahan arsip kepada arsip nasional/arsip daerah.
• Peminjaman arsip seperti dijelaskan pada poin peminjaman
inventaris.
 BAB IV
ADMNISTRASI PERSURATAN

IV.1 Pengertian
Surat adalah informasi tertulis yang dapat dipergunakan sebagai alat
komunikasi tulis yang dibuat dengan persyaratan tertentu yang khusus berlaku
dalam surat-menyurat. Administrasi persuratan adalah segala sesuatu yang
menyangkut pengelolaan persuratan dalam suatu organisasi.

IV.2 Fungsi Surat

Adapun fungsi surat adalah sebagai berikut :
1. Alat komunikasi tertulis.
2. Tanda bukti tertulis
3. Alat pengingat
4. Pedoman untuk bertindak
5. Keterangan
6. Duta atau wakil organisasi
7. Dokumentasi historis suatu kegiatan

IV.3 Jenis dan Bentuk Surat

OKJE FT-UH adalah organisai formal, maka dalam pelaksanaan kinerja dan
roda organisasi, persuratan merupakan hal mutlak yang harus dilaksanakan sebagai
legalitas formal atau bukti keabsahan suatu kebijakan yang dilaksanakan oleh
organisasi.

IV.3.1 Penggolongan Surat

1) Surat Menurut Isi dan Maksudnya
a) Surat biasa
b) Surat keputusan
c) Surat ketetapan
d) Surat rekomendasi
e) Surat mandat
f) Surat penugasan
g) Surat keterangan
h) Surat pernyataan

2) Surat Menurut Wujud

a) Kartu Pos, yaitu surat berbentuk kartu dengan ukuran 10 cm x 15 cm.
b) Warkat Pos, yaitu surat yang wujudnya berupa gabungan sampul dan kertas
surat yang apabila dilipat akan berbentuk amplop dan tidak boleh diisi
apapun kedalam amplopnya.
c) Telegram, Teleks, E-Mail dan Faximille yaitu surat yang dapat dikirim
melalui jaringan telekomunikasi.
d) Surat Bersampul, yaitu surat yang terdiri dari kertas surat beserta
sampulnya.
e) Memo dan Nota, yaitu surat yang dipakai untuk keperluan intern suatu
organisasi.
f) Surat Tanda Bukti, yaitu surat khusus yang umumnya berbentuk formulir
yang dipakai umtuk tanda bukti suatu kegiatan antara dua belah pihak atau
membuktikan keabsahan suatu hal.

3) Surat Menurut Keamanan Isinya.

a) Surat sangat rahasia (vital), yaitu surat yang bernilai
sejarah ilmiah atau memiliki nilai sangat penting seperti SK, surat
perjanjian, dan hasil-hasil penelitian.
 b) Surat rahasia (penting), yaitu surat yang dapat
membantu kelancaran organisasi dan sulit dicari tempat lain seperti
peraturan-peraturan organisasi.
c) Surat biasa, yaitu surat yang memiliki kegunaan
bersifat sementara dan hanya sewaktu-waktu dibutuhkan.
d) Surat tidak penting, yaitu surat yang sudah habis masa
kegunaannya seperti undangan dsb.

4) Surat Menurut Banyaknya Sasaran yang Dituju

a) Surat biasa, yaitu surat yang ditujukan kepada satu atau
beberapa orang/organisasi.
b) Surat edaran dan surat pengumuman, yaitu surat yang
ditujukan kepada orang atau organisasi yang banyak (khalayak ramai).

5) Surat Menurut Urgensi Penyelesaiannya

a) Surat biasa, yaitu surat yang diberlakukan secara
biasa/tidak diistimewakan. Kata biasa ini mengandung pengertian ‘tidak
perlu cepat-cepat dikirim’ atau ‘tidak harus segera dibalas’.
b) Surat segera/ekspres, yaitu surat yang memerlukan
penyelesaian dengan segera, tetapi tidak se-urgent surat kilat.
c) Surat kilat, yaitu surat yang memerlukan penyelesaian
sangat segera dan harus didahulukan penanganannya daripada surat-surat
yang lain.

Adapun jenis-jenis dan penjelasan surat yang digunakan di lingkup OKJE FT-
UH yaitu :

a. Surat Biasa
Format Bentuk Surat Biasa:
 KOP SURAT

Nomor : ..............................
Lampiran : ..............................
Perihal : ..............................

Kepada Yth.
..............................

Di-
Tempat
Assalamualaikum Wr. Wb

__________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________

Wassalamualaikum Wr.Wb

Makassar, (TGL-BULAN-TAHUN)
________________
________________
________________
________________

................................... ..............................
...................... .........................

b. Surat Keputusan (SK)

Surat Keputusan yang dikeluarkan oleh pejabat tinggi lembaga dalam
lingkup OKJE FT-UH yang mengatur dan mengikat internal lembaga tersebut.
Surat Keputusan ini memuat :
a) Pembentukan, pengaturan, pengesahan, perubahan statute atau pembubaran
suatu organisasi, badan, panitia, tim kerja dan lain-lainnya.
b) Mengesahkan petunjuk pelaksanaan suatu peraturan.
c) Penunjukan, pengangkatan, dan pemberhentian anggota organisasi pada
suatu posisi struktural dan sebagainya.
d) Penetapan hal-hal yang bersifat umum dan prinsipal dalam rangka kebijakan
organisasi.

Contoh Bentuk Surat Keputusan:

 KOP SURAT

SURAT KEPUTUSAN
NOMOR : …………………………………

TENTANG
……………………………………………………………..

Dengan rahmat Allah SWT. Pengurus Himpunan Mahasiswa Elektro Fakultas Teknik Universitas Hasanuddin,
setelah :

MENIMBANG : ………………………………………………………………………
MENGINGAT : ………………………………………………………………………
MEMPERHATIKAN : ………………………………………………………………………

MENETAPKAN :

MEMUTUSKAN

PERTAMA : ………………………………………………………………………
KEDUA : ………………………………………………………………………
KETIGA : ………………………………………………………………………
Ditetapkan di : …………………………
Pada Tanggal : …………………………
Pukul : ........................................*

___________________
___________________
___________________
___________________

KOP SURAT

Nama terang SURAT KETETAPAN Nama terang*

jabatan NOMOR : ………………………………… jabatan

TENTANG
Tembusan : ……………………………………………………………..
1. …………..
2. …………..
Dengan rahmat Allah SWT. Pengurus.............................................................................., setelah :
3. …………..
MENIMBANG4. ………….. : ………………………………………………………………………
MENGINGAT : ………………………………………………………………………
*hanya berlaku di MME dan Tiga kolom: tanda
MEMPERHATIKAN tangan di MME dipakai
………………………………………………………………………

MEMUTUSAKAN :

MENETAPAKAN

PERTAMA : ………………………………………………………………………
KEDUA : ………………………………………………………………………
KETIGA : ………………………………………………………………………
Ditetapkan di : …………………………
Pada Tanggal : …………………………
Pukul : .......................................*
c. Surat Ketetapan
Surat Ketetapan dikeluarkan oleh pejabat tinggi lembaga dalam lingkup
___________________
OKJE FT-UH kecuali HME FT-UH yang mengatur dan mengikat eksternal
___________________
lembaga tersebut. ___________________
Contoh surat ketetapan ___________________

…………………….. ……………………*
………………….. ………………..

Tembusan :
1. …………..
2. …………..
3. …………..
4. …………..

*hanya digunakan di MME dan Tiga kolom Tanda tangan juga

d. Surat Rekomendasi (SR)
Surat Rekomendasi adalah surat yang menyatakan, menguatkan,
membenarkan dsb bahwa pihak yang disebut dapat dipercaya, baik, dsb.
Contoh Bentuk Surat Rekomendasi:
 KOP SURAT

SURAT REKOMENDASI
Nomor : ………………………………

Assalamualaikum Wr. Wb.

……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………............
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………
Wassalamualaikum Wr. Wb.
Tempat, tgl-bln-thn
PENGURUS
HIMPUNAN MAHASISWA ELEKTRO
FAKULTAS TEKNIK
UNIVERSITAS HASANUDDIN
PERIODE ...../......

Nama terang Nama terang

jabatan jabatan
Tembusan:
1. ……………………..
2. ……………………..

e. Surat Mandat (SM)

Surat Mandat adalah surat pelimpahan wewenang / penyerahan wewenang
kepada pihak tertentu yang dikeluarkan oleh ketua HME FT-UH atau Ketua
DMME FT-UH.
Contoh Bentuk Surat Mandat:
Kop surat

SURAT MANDAT
Nomor : ……………………………….

Sehubungan dengan sesuatu dan lain hal yang sangat penting dari
……………………………….. maka saya selaku Ketua...................Periode ........... memberikan mandat
kepada Saudara :
Nama : ……………………………..
Jabatan : ……………………………..
Sebagai Pejabat Sementara ……………………………….. terhitung mulai tanggal
…………….. sampai ………………..
Demikian surat mandat ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.

Tempt, tgl-bln-thn
PENGURUS
______________________
FAKULTAS TEKNIK
UNIVERSITAS HASANUDDIN
PERIODE....../..............

Nama terang
Ketua
Tembusan:
1. …………………………
2. …………………………
3. …………………………
4. …………………………
f. Surat Tugas
surat tugas adalah surat yang menerangkan bahwa orang yang diberi tugas
itu diperintahkan atau diberi tugas untuk menjalankan sesuatu. Surat penugasan
hanya dikeluarkan oleh pengurus inti HME FT-UH.
KOP SURAT
SURAT TUGAS
Nomor : ……………………………….

Sehubungan dengan sesuatu dan lain hal yang sangat penting dari
……………………………….. maka saya selaku...................Periode ........... memberikan tugas
kepada Saudara/i :
Nama : ……………………………..
Jabatan : ……………………………..
Untuk bertugas sementara waktu sebagai ……………………… terhitung mulai tanggal
…………….. sampai ………………..
Demikian surat penugasan ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.

Tempat, tgl-bln-thn.
PENGURUS
______________________
FAKULTAS TEKNIK
UNIVERSITAS HASANUDDIN
PERIODE....../..............

Nama terang
Ketua
Tembusan:
1. Ketua DMME FT-UH
2. Ketua Umum HME FT-UH

g. Surat Keterangan (SKET)

Surat Keterangan adalah surat yang menerangkan atau menjelaskan tentang
keadaan seseorang atau sesuatu. Surat keterangan hanya dikeluarkan oleh Ketua
Umum HME FT-UH.
Contoh Bentuk Surat Keterangan:
Kop surat

SURAT KETERANGAN
Nomor : ………………………………

Assalamu Alaikum Wr.Wb.

……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………............
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………
Wassalamualaikum Wr. Wb.
Tempat, tgl-bln-thn
PENGURUS
HIMPUNAN MAHASISWA ELEKTRO
FAKULTAS TEKNIK
UNIVERSITAS HASANUDDIN
PERIODE ....../.......

Nama terang
Ketua Umum

h. Surat Pernyataan (SP)

 1. Surat pernyataan individu adalah surat pernyataan yang dikeluarkan dan
ditandatangani langsung oleh orang anggota OKJE FT-UH
Contoh Bentuk Surat Keterangan:
KOP SURAT

SURAT PERNYATAAN
Assalamu Alaikum Wr.Wb.
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………............
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………
Wassalamualaikum Wr. Wb.
TEMPAT, TANGGAL –BULAN- TAHUN
YANG MEMBUAT PERNYATAAN

Nama terang

2. Surat Pernyataan organisasi adalah surat dikeluarkan secara kelembagaan

OKJE FT-UH (HME FT-UH dan DMME FT-UH) yang ditandatangani oleh
Ketua Umum HME FT-UH atauKetua DMME FT-UH.
Contoh Bentuk Surat Keterangan:

KOP SURAT

SURAT PERNYATAAN
Assalamu Alaikum Wr.Wb.
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………............
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………
Wassalamualaikaum Wr.Wb.
TEMPAT, TANGGAL –BULAN- TAHUN
_________________
_________________
_________________
_________________

Nama terang
jabatan

Berikut penjelasan tentang bagian-bagian surat yang digambarkan pada

format surat diatas

1). Kop Surat

Kop surat merupakan ciri khas dari sistem administrasi persuratan sebuah
lembaga. Sebuah lembaga yang mapan memiliki kop surat yang paten.
Pada kop surat ditulis hal-hal yang berhubungan dengan identitas
organisasi seperti nama organisasi, alamat, nomor telepon/faksimili, email, dan
 logo organisasi. Kop surat ini berlaku untuk semua jenis surat. Adapun susunan
atau tata letak kop surat yang digunakan di OKJE FT-UH yaitu :
 Logo OKJE FT-UH ditempatkan di sudut kiri atas.
 Nama Lembaga/Institusi, di sebelah kanan logo. Dengan
besar huruf 14, jenis huruf times new roman dan dicetak tebal.
 Alamat Sekretariat, Nomor Telepon/Faksimili (kalau ada),
Nomor Kotak Pos, website dan Email ditempatkan di bawah tulisan Nama
Lembaga/Institusi dengan besar huruf 9, jenis huruf times new roman
 Nama lembaga dan alamat sekretariat diletakkan rata
tengah dengan spasi 1
 Untuk kegiatan yang dikeluarkan oleh HME FT-UH, logo
kepanitiaan diletakkan di sudut kanan atas.
Adapun penempatan tulisan dapat dilihat sebagai berikut.

HIMPUNAN MAHASISWA ELEKTRO

FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS HASANUDDIN
Sekertariat : Gedung POMD Lt.2 Fakultas Teknik Univesitas Hasanuddin 90245
okjeftuh@yahoogroups.com/www.okje-ftuh.org

2) Kepala Surat Keputusan, Ketetapan, Mandat, Pernyataan, Keterangan,

Tugas, dan Rekomendasi.
Ditulis tebal bergaris bawah dengan huruf kapital semua. Contoh:

SURAT KEPUTUSAN

3) Nomor Surat
Nomor surat sangat perlu dicantumkan karena kegunaanya sebagai berikut:
a) Untuk memudahkan pengaturan surat, terutama
dalam penyimpanan dan penemuannya kembali.
b) Untuk perihal, kepentingan, dan waktu yang sama
menggunakan nomor surat yang sama.
c) Untuk penunjukkan sumber dalam kegiatan surat-
menyurat dengan cara menunjuk nomor surat yang dibalas atau
ditindaklanjuti.
Format nomor surat:
NOMOR : NOMOR URUT/KODE SURAT/KODE KEPANITIAAN/KODE
LEMBAGA/BULAN/TAHUN

1. Nomor urut
Nomor urut ini menunjukkan jumlah surat yang telah dikeluarkan
(untuk setiap jenis surat) yang terdiri atas 3 (tiga) digit.
2. Kode surat ini menunjukkan jenis surat. Berikut kode-kode
yang digunakan yaitu :
• Kode “A” berarti surat keluar intern
OKJE FT-UH
• Kode “B” berarti surat keluar
ekstern OKJE FT-UH
• Kode “SK” berarti Surat Keputusan
dalam lingkup HME FT-UH
• Kode “TUS” berarti Surat
Keputusan dalam lingkup DMME FT-UH dan MME FT-UH
• Kode “TAP” berarti Surat Ketetapan
• Kode “SR” berarti Surat
Rekomendasi
• Kode “SM” berarti Surat Mandat
• Kode “SKET” berarti Surat
Keterangan
 • Kode “SP” berarti Surat Pernyataan.
• Kode “ST” berarti Surat Tugas.
3. Kode kepanitiaan
Ditambahkan setelah kode surat jika terdapat kegiatan yang bersifat
kepanitiaan.
4. Kode lembaga
Kode induk lembaga yaitu OKJE FT-UH (Organisasi Kemhasiwaan
Jurusan Elektro Fakultas Teknik Universitas Hasanuddin). Contoh:
“HME FT-UH” dan “DMME FT-UH”
5. Kode bulan
Kode bulan menunjukkan waktu (bulan) surat tersebut dikeluarkan
yang ditulis dengan angka Romawi.
6. Kode tahun Masehi.
Kode tahun meunjukkan waktu (tahun) surat tersebut dikeluarkan yang
dtulis utuh sesuai tahunnya (misal ; 2006, 2007, dst,).
Contoh nomor surat:
Nomor : 001/SK/HME FT-UH/VI/2008

Contoh nomor surat kepanitiaan:

Nomor : 001/SK/PPDA/HME FT-UH/VI/2008

4) Lampiran Surat
Lampiran surat merupakan kelengkapan sebuah surat. Surat yang
mempunyai lampiran mengemban dua fungsi yaitu menyampaikan maksud
tertentu dan sebagai pengantar untuk lampirannya. Oleh sebab itu, sesuatu yang
dilampirkan seperti brosur, kwitansi, faktur, daftar peminjaman/permohonan
barang, atau dokumen lainnya, harus disebutkan dalam surat.
Contoh Lampiran
Lampiran : 1 Lembar
Lampiran : 1 Berkas

5) Perihal Surat
Perihal/Hal berfungsi untuk memberi petunjuk kepada pembaca surat
tentang pokok dan maksud dibuatnya suatu surat.
Perihal menggunakan bahasa yang ringkas dan jelas.
• Pada surat biasa
tulisan perihal digarisbawahi dan ditebalkan.
contoh :
Perihal : Permohonan Kesediaan Membawakan Materi

• Perihal (tentang) keputusan dan ketetapan

dibuat dengan huruf kapital semuanya dan ditebalkan
contoh :
TENTANG
SUSUSAN PANITIA PELAKSANA
PROGRAM PENGEMBANGAN DIRI PAKET A KE XVIII

6) Tempat/ Daerah dan tanggal dikeluarkannya surat.

Penulisan tanggal, bulan, dan tahun pada surat resmi harus lengkap, tidak
boleh disingkat atau divariasikan. Nama bulan tidak boleh diganti angka, karena
hal tersebut tidak berlaku untuk surat resmi. Penulisan secara lengkap ini
diperlukan untuk menghindari kekeliruan atau hal lain yang merugikan.
Untuk surat berbentuk lurus (full block style), penulisan tanggal di
tempatkan setelah kop sebelum nomor surat. Sedangkan untuk surat bentuk
setengah lurus (semi block style) penulisan tanggal ditempatkan di sebelah
 kanan sebelum atau sejajar nomor surat atau sebelah kanan setelah salam
penutup, sebelum nama organisasi/unit organisasi yang mengeluarkan surat.
Di lingkungan OKJE FT-UH, penempatan tanggal yang digunakan yaitu
sebelah kanan setelah salam penutup, sebelum nama organisasi/unit organisasi
yang mengeluarkan surat karena jenis surat yang digunakan di OKJE FT - UH
yaitu bentuk setengah lurus (semi block style).

7) Alamat Tujuan Surat

Alamat tujuan merupakan kepada siapa surat tersebut hendak ditujukan.
Nama orang atau instansi yang ditujukan surat tersebut ditulis tebal (bold).
Contoh :
Kepada Yang Terhormat
Ketua Jurusan Elektro Fakultas Teknik
Universitas Hasanuddin
Di-
Makassar

8) Nama Organisasi yang Mengeluarkan Surat

Nama organisasi atau unit organisasi yang mengeluarkan surat di
tempatkan di bagian tengah kertas. Penulisannya dengan huruf biasa tebal
(bold)
Contoh :

Pengurus
Himpunan Mahasiswa Elektro
Fakultas Teknik Universitas Hasanuddin
Periode 2008/2009

9) Nama, Tandatangan, Jabatan Penanggung Jawab dan Stempel

Posisi jabatan organisasi penanda tangan surat, semakin ke kiri semakin
tinggi jabatan strukturalnya. Jika hanya staf ketua dan sekretaris yang
bertandatangan, maka ketua sebelah kiri dan sekretaris di sebelah kanannya
Nama penanggung jawab ditulis dengan huruf Kapital tebal (bold) bergaris
bawah, kemudian jabatan ditulis di bawah nama penanggung jawab dengan
huruf biasa yang tebal (bold), kemudian tandatangan dibubuhkan tepat di
bagian atas nama yang bersangkutan.
Pembubuhan stempel organisasi :
• Posisi stempel dibubuhkan di
sebelah kiri tanda tangan, sedikit menyentuh di atas tanda tangan sekretaris
(bila hanya ada tanda tangan ketua dan sekretaris) dan tidak dibubuhkan di
bagian tandatangan ketua.
• Bila surat tersebut ditandatangani
oleh lebih dari satu jabatan struktural dan organisasi yang berbeda, maka
stempel dibubuhkan di sebelah kiri, sedikit menyentuh di atas tandatangan
masing-masing (hanya masing-masimg organisasi/unit organisasi saja yang
bertandatangan, tanpa tandatangan sekretaris).
Contoh 1 :
Pengurus
Himpunan Mahasiswa Elektro
Fakultas Teknik Universitas Hasanuddin
Periode 2008/2009

STEMPEL
ORGANISASI
LOMPO RAMOS E. RAMA PERDANA
Ketua Umum Sekretaris Umum
 Contoh 2:

Pengurus
Himpunan Mahasiswa Elektro Panitia Pelaksana
Fakultas Teknik Universitas PPD-I HME FT-UH
Hasanuddin 2008
Periode 2008/2009

STEMPEL
STEMPEL STEMPEL
ORGANISASI KAPANITIAAN
LOMPO RAMOS E. SYAMSUL BAHRI THASIM
Ketua Umum Ketua

Mengetahui,
Ketua Jurusan Elektro
Fakultas Teknik Universitas Hasanuddin

STEMPEL
INSTITUSI
DR. IR. ZAHIR ZAINUDDIN, MT
NIP. 130 936 995

10) Tembusan
Sebuah surat akan mempunyai tembusan bila salinan surat dikirimkan
kepada pihak ketiga yang ada sangkut-paut atau keterkaitannya dengan surat
yang dikeluarkan. Kadang-kadang ada pejabat atau pihak tertentu yang harus
mengetahui terbitnya surat karena surat tersebut menyangkut bidang tugasnya
sehingga kepadanya perlu diberikan tembusan.
Adapun cara penulisan tembusan sebagai berikut :
• Penulisannya ditempatkan di sebelah kiri bawah kertas surat pada
margin kiri, lurus ke atas dengan nomor surat.
• Urutan tembusan dimulai dari jabatan tertinggi.
• Tembusan yang objeknya hanya satu, maka penulisannya sebaris atau sejajar
dengan notasinya
Contoh :
Tembusan : Ketua DMME FT-UH
• Tembusan yang objeknya lebih dari satu, maka penulisannya berderet
kebawah dan diberi nomor urut.
Contoh :
Tembusan :
1. Ketua Jurusan Elektro FT-UH
2. Ketua DMME FT-UH
3. Arsip

11) Bagian bagian surat keputusan dan ketetapan.

• Konsideran
Konsideran biasanya terdiri dari :
  Kata “Menimbang” yang diikuti uraian kalimat mengenai
pertimbangan / tujuan / kepentingan / alasan hingga perlu dikeluarkan
surat keputusan/ketetapan.
 Kata “Mengingat” yang diikuti dasar oleh dasar peraturan yang ada
hubungannya dengan pembuatan keputusan/ketetapan sehingga
pengeluaran keputusan dapat dipertanggungjawabkan dan mempunyai
landasan hukum yang kuat.
 Selanjutnya, sekiranya diperlukan masih dapat ditambah dengan
kata “Memperhatikan” yang diikuti oleh uraian mengenai ketentuan-
ketentuan atau dicantumkan jenis tulisan dinas atau pendapat pejabat
atau kejadian tentang yang perlu diperhatikan dalam pembuatan
keputusan/ketetapan.

• Diktum
Diktum diawali dengan kata “Memutuskan” atau “Menetapakan”,
selanjutnya menguraikan diktum tersebut. Apabila diktum tersebut memuat
uraian yang perlu dilampirkan, maka pada halaman terakhir dari lampiran
tersebut harus ditandatangani pula oleh pejabat yang mengeluarkan
keputusan.

• Kaki Surat Keputusan yang

terdiri dari :
 Tempat dimana surat keputusan tersebut dikeluarkan dengan
menyebut terlebih dahulu kalimat “Disahkan di :……….”
 Tanggal, bulan dan tahun, dimana terlebih dahulu ditulis dengan
kalimat “Pada tanggal :……………”
 Tanda tangan (ketua dan sekretaris, kecuali SK atau TUS atau TAP
bernomor kode “istimewa” seperti SK Susunan Pengurus HME FT-
UH atau TAP Susunan Pengurus DMME FT-UH, hanya Ketua Umum
HME FT-UH atau Ketua DMME FT-UH saja yang bertanda tangan,
karena pada waktu itu sekretaris umum atau sekretaris belum “resmi”
memangku jabatannya)
 Nama terang penanda tangan dan jabatannya.

• Jika terdapat lampiran maka pada

lembar lampiran, di sudut kiri atas kertas, disebutkan “Lampiran surat
keputusan “Nomor :……………” kemudian di bawahnya disebutkan pula
mengenai “Perihal atau tentang…………….

12) Bagian – bagian surat biasa.

• Salam Pembuka
Salam pembuka ditulis miring dan umumnya menggunakan kata :
i. Dengan Hormat, atau
ii. Assalamu Alaikum Wr.Wb
• Alinea Pembuka
Alinea pembuka berisi tentang pendahuluan berupa ucapan syukur kepada
Tuhan YME.
• Isi Surat
Isi surat merupakan penjelasan maksud surat secara mendetail. Biasanya
dicantumkan hari/waktu, tanggal, dan tempat.
• Alinea Penutup
Alinea penutup berisi tentang harapan dari maksud surat dan ucapan terima
kasih.
• Salam Penutup
Salam penutup berupa ucapan:
‘Wassalamualaikum Wr.Wb’
13) Tambahan Catatan
Tambahan atau catatan khusus perlu dicantumkan untuk menambahkan hal
tertentu yang mungkin terlupakan atau untuk mempertegas sesuatu. Tambahan
ini dapat ditulis dengan notasi :
• N.B. (Nota Bene), atau P.S. (Post
Scriptum)
• Khusus untuk undangan, pada
bagian akhir surat lazim dituliskan P.C. (Please Confirm) atau RSVPM
(Respondez Si’I Vouz Plait). Maksudnya harap memberi kabar kepada
pengirim surat atau melalui telepon (Contact Number) yang tertera setelah
notasi tersebut.

Adapun ketentuan-ketentuan umum yang berhubungan dengan persuratan

dan bagian-bagiannya sebagai berikut :
a. Kertas yang digunakan yang yaitu kertas putih F4 70 gsm dengan ukuran
21,5 cm x 33 cm.
b. Amplop berkop yang digunakan yaitu DL Envelope (No. 90)
c. Jenis tulisan (font) yang digunakan yaitu Times New Roman ukuran 12,
kecuali untuk judul surat pada surat sistem judul, font yang digunakan
ukuran 16.

14) Bentuk Surat

Pada umumnya bentuk surat yang dugunakan oleh OKJE FT-UH yaitu
bentuk setengah lurus atau semi block style, kecuali untuk beberapa bentuk
persuratan seperti Surat Keputusan, Surat Mandat, Surat Rekomendasi, Surat
Keterangan, Surat Tugas, dan Surat Pernyataan.
Bentuk surat merupakan pola sebuah surat yang telah ditentukan oleh tata
letak (lay out) bagian-bagian surat. Penempatan bagian-bagian surat pada posisi
tertentu akan membentuk model (style) yang tertentu pula.
Kop Surat
Pada umumnya digunakan bentuk surat sebagai berikut :
Nomor : Makassar, 4 Februari 2006
Bentuk Lurus
Lampiran :
Perihal :

Kepada Yth.
……………………..
Di tempat

Dengan hormat,

(alinea pembuka)

(alinea transisi)

(alinea penutup)

………………

Wassalamu alaikaum Wr.Wb.

(nama organisasi/unit organisasi)

Ttd

Nama
Jabatan
 Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style)

Kop Surat

Nomor :
Lampiran :
Perihal :

Kepada Yth.
……………………..
Di-
Makassar

Dengan hormat,

(alinea pembuka)

(alinea transisi)

(alinea penutup)

Wassalamu alaikaumW r.Wb.

Makassar, 11 September 2006

(nama organisasi/unit organisasi)

Ttd

NAMA
Jabatan

IV.3.2 Pengelolaan Surat

a. Surat Keluar
1) Pembuatan konsep
2) Pengetikan
3) Pemeriksaan/penelitian
4) Penandatanganan
5) Pembubuhan cap/stempel organisasi
6) Penulisan dalam agenda
7) Penyimpanan arsip
8) Pelipatan surat
9) Pemasukan dalam amplop (terlebih dahulu diberi alamat)
10) Pembelian prangko (jika lewat pos)
11) Pengiriman surat dengan cara diantarkan sendiri, dengan kurir/utusan,
lewat pos.
12) Pengisan tanda terima surat oleh pihak yang menerima surat.
13) Tanda terima surat dimasukkan dalam buku ekspedisi

b. Surat Masuk
1) Surat masuk diterima bagian sekretaris/kesekretariatan.
2) Masuk pada staff sekretaris
3) Penelitian /pembacaan surat
4) Pemberian disposisi (catatan singkat tentang tindak lanjut surat)
5) Pemberian cap agenda dan cap surat
6) Diajukan dan dibicarakan dalam rapat (terutama surat-surat penting
yang tidak mungkin diambil kebijaksanaan langsung oleh sekretaris)
7) Pembubuhan disposisi berdasarkan keputusan rapat
8) Pemrosesan surat
9) Pengarsipan surat.
 BAB V
ADMINISTRASI KEUANGAN

V.1 Pengertian
Administrasi keuangan adalah administrasi yang berhubungan dengan perolehan,
pengalokasian, penggunaan dana dan laporan akhir penggunaan dana.

V.2 Wewenang Pengelolaan Keuangan

1. Pengelolaan umum keuangan OKJE FT-UH dilakukan oleh Bendahara
Umum HME FT-UH, yang bertujuan agar pendayagunaan dana dapat dilakukan
secara efektif dan efisien.
2. Prinsip-prinsip yang berlaku dalam hal pengelolaan keuangan meliputi :
a. Perencanaan
Perencanaan keuangan dijabarkan dalam bentuk anggaran pendapatan dan
anggaran pengeluaran organisasi untuk satu jangka waktu tertentu yang
menggambarkan sumber danpenggunaan.

b. Organisasi
Agar lebih memudahkan kontrol pengelolaan keuangan maka
pengorganisasiannya sebagai berikut :
1) Tugas mencari dan mengumpulkan dana dari sumber-sumber
yang telah ditentukan diserahkan kepada tim dana di bawah kordinasi
Bendahara Umum HME FT-UH.
2) Penyimpanan dan pengeluaran dana yang dikumpulkan oleh tim
dana harus terlebih dahulu disetujui oleh Ketua Umum HME FT-UH dan
Bendahara Umum HME FT-UH.
3) Tugas untuk mencatat keluar masuknya dana serta penyusunan
laporannya diserahkan kepada Bendahara Umum HME FT-UH.

c. Pelaksanaan
Yang dimaksud dengan pelaksanaan adalah pelaksaan pengaturan keuangan.
1) Pengumpulan Dana
Pegumpulan dana dilakukan untuk menjamin kelancaran operasional
OKJE FT-UH. Pengumpulan ini meliputi :
a) Mengumpulkan dana dari iuran anggota OKJE FT-UH setiap
pengurusan KRS.
b) Dana kemahasiswaan.
c) Usaha-usaha lain oleh tim dana yang etis, halal, dan tidak
mengikat.
2) Pengeluaran Dana
a) Penggunaan dana tiap kompartemen diatur dalam Anggaran
Pendapatan dan Belanja Organisasi yang telah ditetapkan sebelumnya.
b) Pengeluaran dana harus disetujui oleh Ketua Umum dan Bendahara
Umum HME FT-UH.
3) Penyimpanan
a) Yang bertanggung jawab atas penyimpanan dana adalah Bendahara
Umum HME FT-UH.
b) Untuk keperluan pengelolaan dana dapat diadakan kas kecil yang
dipegang oleh tim dana.

4) Prosedur Pengeluaran Dana

a) Permintaan untuk pengeluaran dana yang telah dialokasikan di
APBOKJE FT-UH diajukan oleh kuasa pengguna anggaran kepada
Bendahara Umum HME FT-UH.
b) Permintaan untuk pengeluaran dana di luar APBOKJE FT-
UH diajukan kepada Ketua Umum HME FT-UH dan Bendahara
 Umum HME FT-UH oleh kompartemen yang memerlukan dana.
Ketua Umum HME FT-UH dan Bendahara Umum HME FT-UH
menilai permohonan tersebut untuk disetujui dan dimasukkan ke
dalam biaya tak terduga atau ditolak.
c) Kuasa pengguna anggaran menandatangani bukti pengeluaran kas,
kemudian tanda bukti pengeluaran tersebut diserahkan sebagai arsip
Bendahara Umum HME FT-UH.

Format bukti pengeluaran :

BUKTI PENGELUARAN KAS
Himpunan Mahasiswa Elektro (HME- FT UH)
Priode ....../......
No :
Kode Anggaran : Tanggal Pengeluaran Kas :
Tahun Anggaran :
Sudah Terima dari : Jumlah Uang :

Terbilang:

Uraian Penggunaan Dana :

Kuasa Pengguna
Lunas dibayar : Anggaran:
Tanggal :

..............................
Bendahara Umum

3. Teknis pengelolaan keuangan meliputi :

a) Pengendalian penggunaan dana sesuai dengan APBOKJE FT-UH
serta kebijakan keuangan HME FT-UH
b) Penyelenggaraan pembukuan secara tertib, teratur dan tepat waktu.
Termasuk didalamnya pembuatan dan penyimpanan bukti-bukti yang
diperlukan untuk dipertanggungjawabkan.

V.3 Rancangan Anggaran Pendapatan dan Belanja Organisasi

1. Pengertian
a. Rancangan Anggaran Pendapatan dan Belanja
Organisasi Kemahasiswaan Jurusan Elektro Fakultas Teknik Universitas
Hasanuddin adalah perkiraan, pendapatan, dan biaya yang diperlukan guna
pelaksaaan dinamika kelembagaan..
b. Rancangan Anggaran Pendapatan dan Belanja
Organisasi Kemahasiswaan Jurusan Elektro Fakultas Teknik Uniersitas
Hasanuddin dibuat dengan memperhatikan kondisi eksternal dan internal,
serta OKJE FT-UH sebagai organisasi nirlaba.

2. Pengajuan dan Pengesahan RAPBOKJE FT-UH

a. Masing-masing Koordinator Kompartemen HME FT-UH menyusun
rancangan anggaran kompartemen.
b. Koordinator Kompartemen HME FT-UH menyerahkan rancangan
anggaran kompartemen kepada Bendahara Umum HME FT-UH selambat-
lambatnya 2 minggu sebelum rapat kerja HME FT-UH.
 c. Bendahara Umum HME FT-UH berkoordinasi dengan Ketua Umum
HME FT-UH untuk menyusun RAPBOKJE FT-UH.
d. RAPBOKJE FT-UH diajukan ke DMME FT-UH untuk di sahkan
menjadi APBOKJE FT-UH.

3. Pelaksanaan APBOKJE FT-UH

Ketentuan Umum
a. Seluruh pengurus HME FT-UH wajib mengatur pelaksanaan anggaran
sedemikian rupa sehingga realisasi APBOKJE FT-UH dapat terkendali dan
tercapai secara optimal.
b. Pelaksanaan Anggaran Pendapatan berdasarkan prinsip :
1) Nominal yang dimuat dalam anggaran pendapatan merupakan
batas/target minimal untuk masing-masing pendapatan.
2) Jumlah pendapatan diusahakan secara maksimal sesuai dengan
ketentuan yang berlaku.
3) Terkendali sesuai dengan ketentuan yang berlaku
c.Pelaksanaan Anggaran belanja berdasarkan prinsip :
1) Nominal yang dimuat dalam anggaran belanja merupakan batas
maksimal untuk masing-masing pembelanjaan (pengeluaran).
2) Penggunaan dana secara efektif dan efisien dengan hasil optimal.
3) Terkendali sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

d. Tindakan yang tercantum di bawah ini harus dengan persetujuan tertulis

dari Ketua Umum HME FT-UH dan disahkan oleh DMME FT-UH.
1) Mengadakan iuran dan atau tambahan iuran yang belum tercantum
dalam anggaran pendapatan (APBOKJE FT-UH).
2) Mengeluarkan pembiayaan untuk tujuan lain dari yang telah
ditetapkan dalam anggaran belanja HME FT-UH.
e. Format laporan realisasi APBOKJE FT-UH

No. Daftar Kode Kuasa Jumlah Realisasi

Anggaran Anggaran Pengunggunaan Anggaran Anggaran
Anggaran

Mengetahi,

(...............................................)
Bendahara Umum HME FT-UH

V.4 Ketentuan Pelaksanaan

1. Pendapatan
a. Penerimaan uang dan/atau barang dilakukan oleh Bendahara Umum HME
FT-UH.
b. Penerimaan uang dan/atau barang selain Bendahara Umum HME FT-UH
harus diserahkan kepada Bendahara Umum HME FT-UH selambat-lambatnya
dalam waktu 3 hari setelah penerimaan.
c.Penerimaan uang dilakukan dengan cara sebagai berikut :
1. Setiap penerimaan uang dan/atau barang dibuatkan bukti
ditandatangani oleh penerima.
2. Bukti penerimaan uang dan/atau barang dibuat dua rangkap dan
masing-masing diserahkan kepada :
a) Pemberi / pembayar
 b) Penerimayang selanjutnya didokumentasikan sebagai laporan.
Format penerimaan uang/barang

BUKTI PENERIMAAN UANG / BARANG

TELAH TERIMA UANG SEJUMLAH/ BARANG BERUPA .

…………………………………….. DARI………………………………….
PADA HARI……….…………………..TANGGAL……………………………..…..

PENERIMA PEMBERI / PEMBAYAR

( NAMA ) ( NAMA )

2. Macam-macam Pendapatan
a. Pendapatan berdasarkan ketentuan organisasi yang meliputi iuran anggota,
subsidi dana kemahasiswaan, dan subsidi dana pengkaderan HME FT-UH
b. Pendapatan berdasarkan sumbangan atau bantuan yang meliputi sumber dari
pemerintah, instansi/badan swasta, dan alumni.
c. Pendapatan berdasarkan keuntungan usaha HME FT-UH.

3. Macam-macam belanja/pengeluaran.
a. Belanja langsung
Belanja langsung mencakup pengeluaran berdasarkan rutinitas lembaga
yang meliputi belanja program kerja, job description dan belanja kompartemen
HME FT-UH.
b. Belanja tidak langsung
Belanja tak langsung mencakup pengeluaran berdasarkan kebijakan
organisasi yang meliputi pengeluaran ke DMME FT-UH, pengeluaran ke MME
FT-UH, subsidi UKM, belanja khusus, dan belanja tak terduga.

4. Pembukuan dan Pelaporan

a. Penanggung jawab pembukuan kegiatan adalah Bendahara Umum HME FT-
UH dan pelaksanaannya dilakukan sesuai dengan job description yang ada.
Untuk kelengkapan administrasi keuangannya dibutuhkan :
1) Buku Kas Harian
2) Buku kas masuk dan kas keluar.
3) Buku nota, bon kuitansi dan buku-buku bantu lainnya.
b. Pelaporan keuangan dilakukan oleh Bendahara Umun HME FT-UH pada setiap
rapat dengan ketentuan sebagai berikut :
1) Jenis laporan dan pertanggungjawabannya :
a) Laporan triwulan dipertanggungjawabkan dalam sidang
DMME FT-UH.
b) Laporan tahunan dipertanggungjawabkan dalam MME FT-
UH
2) Format laporan keuangan dimaksud terdiri dari :
a) Laporan anggaran, realisasi anggaran dan laporan arus kas
tiap kompartemen.
Format laporan arus kas:
LAPORAN KEUANGAN KOMPARTEMEN..... HME FT-UH..../.....

No. PEMASUKAN PENGELUARAN

URAIAN SISA KET.
Tanggal Jumlah Tanggal Jumlah
”jenis kegiatan ato jobdes”
 b) Bukti keuangan (pengeluaran kas dan nota-nota bukti
transaksi)

5. Pengawasan Keuangan
Pengawasan keuangan organisasi meliputi :
a. Pengawasan yang bersifat preventif, adalah pengawasan yang berjalan atau
dilakukan bersamaan dengan tahap-tahap proses penerimaan dan pengeluaran
yang dimulai dari :
1) Permohonan untuk pengeluaran
2) Jumlah yang telah dianggarkan
b. Pengawasan intern keuangan organisasi dan pemeriksaan laporan keuangan tiap
kompartemen secara rutin dilakukan oleh Bendahara Umum HME FT-UH.
c. Pengawasan intern keuangan secara rutin dilakukan oleh DMME FT-UH.
d. Pemeriksaan keuangan tahunan dan akhir periode dilakukan oleh MME FT-UH.
 BAB VI
PROPOSAL DAN
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN

VI. 1 Pengertian Proposal Kegiatan

Proposal kegiatan merupaan gambaran rencaba kegiatan yang akan
dilaksanakan oleh pelaksanan kegiatan.
Adapun sistematika proposal sebagai berikut:

Sampul
A. Latar belakang
B. Tujuan
C. Nama dan tema kegiatan
D. Waktu dan tempat kegiaatan
E. Sasaran kegiatan
F. Susunan panitia
G. Anggaran kegiatan
H. Penutup

Untuk proposal sponsorsip kegiatan, selain hal-hal diatas juga ditambahkan

perjanjian kerjasama Sponsorsip yang memuat media pubikasi.

VI. 2 Pengertian LPJ

Laporan pertanggung jawaban adalah laporan yang memut segala bentuk
aktivitas dan evaluasi yang terjadi pada kurung waktu tertentu sebagai
pertanggungjawaban yang dapat digunakan sebagai referensi untuk periode
kepengurusan selanjutnya.

VI. 3 LPJ Dalam Lingkup OKJE FT-UH

a. Laporan Pertanggung Jawaban Kegiatan
LPJ (Laporan Pertanggungjawaban) Kegiatan merupakan laporan panitia
pelaksana kegiatan mengenai perkembangan dan hasil suatu kegiatan untuk
selanjutnya dievaluasi dan dijadikan bahan referensi untuk kegiatan berikutnya
Adapun sistematika penulisan LPJ Kegiatan adalah sebagai berikut:

Sampul
Kata Pengantar
Daftar Isi
Sistematika Laporan Pertanggungjawaban
BAB I. PENDAHULUAN
BAB II. LAPORAN PELAKSANAAN
A. Maksud
B. Tujuan
C. Sasaran
D. Metode Pelaksanaan
1. Persiapan Kegiatan
2. Evaluasi Kegiatan
E. Waktu Pelaksanaan
F. Hasil
BAB III. LAPORAN KEUANGAN
BAB IV.PENUTUP
Lampiran
 Proposal Kegiatan
 SK Kepanitiaan
  Persuratan
 Dokumentasi (Softcopy & Hardcopy)
 Nota-nota

b.Laporan Administrasi dan Keuangan UKM HME FT-UH

Adapun sistematika penulisan Laporan Administrasi dan Keuangan UKM
HME FT-UH adalah sebagai berikut:

Sampul
Kata Pengantar
Daftar Isi
Sistematika Laporan Pertanggungjawaban
BAB I PENDAHULUAN
BAB II LAPORAN KONDISI INTERNAL UKM
BAB III LAPORAN UMUM KEGIATAN PELAKSANAAN UKM
A. Maksud
B. Tujuan
C. Sasaran
D. Metode Pelaksanaan
1. Persiapan Kegiatan
2. Evaluasi Kegiatan
E. Waktu Pelaksanaan
F. Hasil
BAB IV LAPORAN ADMINISTRASI
i. Daftar Persuratan
ii. Laporan Keuangan
iii. Laporan Inventaris
BAB V. PENUTUP

c. Laporan Pertanggung Jawaban Ketua Umum HME FT-UH

1. LPJ Triwulan
Adapun Sistematika Laporan Pertanggungjawaban Triwulan adalah
sebagai berikut:

Sampul
Kata Pengantar
Daftar Isi
BAB I. PENDAHULUAN
I.1 Mukaddimah
I.2 Dasar Pemikiran
I.3Tujuan
I.4 Sistematika Laporan Pertanggungjawaban
BAB II. LAPORAN PELAKSANAAN
II.1 Gambaran Umum Pelaksanaan Program Kerja
II.2 Laporan Pelaksanaan Program Kerja
II.2.1 Program Kerja
a. Maksud
b. Tujuan
c. Sasaran
 d. Metode Pelaksanaan
e. Waktu Pelaksanaan
f. Hasil
i. Hasil secara Personal Anggota HME FT-
UH
ii. Hasil terhadap Institusi
g. Anggaran Biaya
h. Penanggung Jawab
i. Saran dan Rekomendasi
II.3 Kebijakan Organisasi
II.3.1 Kebijakan Intern
II.3.2 Kebijakan Ekstern

BAB III. LAPORAN ANGGARAN

III.1Pendapatan Organisasi
III.1.1 Sumber Pokok
III.1.2 Sumber Lain
III.2 Pengeluaran Organisasi
III.2.1 Belanja Langsung
III.2.2 Belanja Tidak Langsung
III.3 Rekapitulasi Anggaran
BAB IV. PENUTUP
IV.1 Kesimpulan
IV.2 Saran
Lampiran
 Nota dan Bukti Keuangan HME FT-UH Periode .........
 Persuratan
 Daftar Inventaris
 Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan
 Notulensi dan Absensi Rapat
 Diagram Pie Jobdes dan Program Kerja Kompartemen
 Diagram Pie HME FT-UH Periode ………
 APBOKJE FT-UH
 Laporan Realisasi Anggaran
 Buku Kas Harian
 Buku Induk

2. LPJ Umum
 Adapun Sistematika Laporan Pertanggungjawaban Umum Ketua
Umum HME FT-UH adalah sebagai berikut:

Sampul
Kata Pengantar
Daftar Isi
BAB I. PENDAHULUAN
I.1 Mukaddimah
I.2 Dasar Pemikiran
I.3 Tujuan
I.4 Sistematika Laporan Pertanggungjawaban
BAB II. KONDISI OBJEKTIF KELEMBAGAAN
II.1 Kondisi Internal
II.2 Kondisi Eksternal
BABIII. LAPORAN PELAKSANAAN
III.1 Pelaksanaan Tugas dan Wewenang Ketua Umum HME FT-
UH
III.2 Gambaran Umum Pelaksanaan Program Kerja
III.2.1 Pelaksanaan Program Kerja HME FT-UH
Periode...... berdasarkan GBHOKJE FT-UH Jangka
Pendek
III.2.2 Memorandum
III.3 Laporan Pelaksanaan Program Kerja
III.3.1 Non Program Kerja
III.3.2 Program Kerja
a. Maksud
b. Tujuan
c. Sasaran
d. Metode Pelaksanaan
e. Waktu Pelaksanaan
f. Hasil
i. Hasil secara Personal Anggota HME FT-UH
ii. Hasil terhadap Institusi
g. Anggaran Biaya
h. Penanggung Jawab
i. Saran dan Rekomendasi
III.3.3 Deskripsi Kerja
III.4 Kebijakan Organisasi
III.4.1 Kebijakan Intern
 III.4.2 Kebijakan Ekstern

BAB IV. LAPORAN ANGGARAN

IV.1 Pendapatan Organisasi
IV.1.1 Sumber Pokok
IV.1.2 Sumber Lain
IV.2 Pengeluaran Organisasi
IV.2.1 Belanja Langsung
IV.2.2 Belanja Tidak Langsung
IV.3 Rekapitulasi Anggaran
BAB V. PENUTUP
V.1 Kesimpulan
V.2 Saran
Lampiran
 Nota dan Bukti Keuangan HME FT-UH Periode ..........
 Persuratan
 Daftar Inventaris
 Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan
 Notulensi dan Absensi Rapat
 Laporan Administrasi UKM
 APBOKJE FT-UH
 Laporan Realisasi Anggaran
 Buku Kas Harian
 Buku Induk

d.Laporan Administrasi dan Keuangan DMME FT-UH

Adapun sistematika penulisan Laporan Administrasi dan Keuangan
DMME FT-UH :]

Sampul
Kata Pengantar
Daftar Isi
BAB I.PENDAHULUAN
I.1 Latar Belakang
I.2 Tujuan
I.3 Dasar Penyusunan
I.4 Sistematika Laporan
BAB II. KONDISI OBJEKTIF KELEMBAGAAN OKJE FT-UH
 II.1 Kondisi Internal
II.2 Kondisi Eksternal
BABIII. LAPORAN UMUM
II.1 Pelaksanaan Tugas dan Wewenang DMME FT-UH
II.2 Pengawasa Mekanisme Organisasi dan Program Kerja
BAB IV. LAPORAN ADMINISTRASI
III.1 Persuratan
III.2 Laporan Keuangan
III.3 Inventarisasi
BAB V. PENUTUP
Lampiran
 Persuratan
 LPJ Triwulan Ketua Umum
 Nota Pengeluaran
 Absensi Sidang
 Notulensi Sidang
 BAB VII

PENUTUP

Pedoman Dasar Administrasi ini disusun dan dirumuskan semaksimal mungkin

demi terciptanya tertib administrasi dalam lingkup OKJE FT-UH, sesuai aspirasi
mahasiswa elektro.

Pedomand Dasar Administrasi ini disusun sebagai usaha sadar demi terciptanya
iklim kehidupan kampus yang dinamis dan harmonis.

Pedoman Dasar Administrasi ini merupakan acuan dalam pengelolaan administrasi

organisasi dalam lingkup OKJE FT-UH semoga senantiasa di Ridhai dan di Rahmati Allah
SWT.