PEDOMAN DASAR ADMINISTRASI ORGANISASI KEMAHASISWAAN JURUSAN ELEKTRO FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS HASANUDDIN (PDAOKJE FT-UH

)

PEDOMAN DASAR ADMINISTRASI ORGANISASI KEMAHASISWAAN JURUSAN ELEKTRO FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS HASANUDDIN (PDAOKJE FT-UH) BAB I PENDAHULUAN

I.1 Latar Belakang OKJE FT-UH adalah Organisasi Kemahasiswaan di lingkungan Jurusan Elektro yang bertujuan sebagai wahana dan sarana pengembangan diri mahasiswa kearah peningkatan ketakwaan kepada Tuhan Yang Maha Esa, perluasan wawasan, pencapaian profesionalisme, peningkatan kecendikiawanan, integritas kepribadian, dan pengabdian masyarakat, sebagaimana termaktub dalam PDOKJE FT-UH. Pencapaian tujuan OKJE FT-UH dapat dilakukan apabila kerjasama semua unsur yang ada dalam organisasi ini berjalan dengan baik dan lancar. Oleh karena itu perlu dilakukan pengendalian proses kerjasama semua unsur organisasi agar supaya pencapaian tujuan berlangsung secara efektif dan efisien. Salah satu pengendalian yang dimaksud adalah secara keseluruhan tanpa menitikberatkan pada salah satu unsur tertentu. Pengendalian proses kerja sama disusun dalam pedoman administrasi yang merupakan bagian dari organisasi secara umum. Mengingat adanya kebutuhan dan tuntutan perkembangan organisasi yang semakin meningkat, terutama karena kesadaran akan perlunya organisasi yang rapi dan teratur dalam mencapai cita-cita perjuangan, maka perlu dilakukan pembuatan pedoman administrasi OKJE FT-UH. PDAOKJE FT-UH ini berlaku selama 3 tahun (2009-2011). I.2 Tujuan Pedoman dasar administrasi OKJE FT-UH bertujuan sebagai acuan dasar dalam pengelolaan administrasi OKJE FT-UH dalam rangka menuju tertib organisasi, sehingga akan tercipta koordinasi, integrasi dan sinkronisasi terhadap pengelolaan dan pelayanan administrasi organisasi. I.3 Ruang Lingkup Ruang lingkup yang menjadi sasaran pedoman dasar administrasi ini mencakup : 1. Administrasi Kesekretariatan 2. Administrasi Persuratan 3. Administrasi Keuangan 4. Proposal dan laporan pertanggung jawaban

BAB II PENGERTIAN ADMINISTRASI Banyak pengertian administrasi yang diberikan oleh para ahli administrasi, namun secara umum administrasi adalah kegiatan atau rangkaian kegiatan sebagai pengendalian usaha kerjasama sekelompok manusia untuk mencapai tujuan bersama yang telah ditetapkan. Dalam perkembangannya, banyak ahli yang menyebut bahwa administrasi kini menjadi suatu disiplin ilmu dan ada juga yang mengatakan bahwa administrasi itu adalah seni. Administrasi disebut sebagai disiplin ilmu yang berdiri sendiri karena memenuhi syarat yang diminta suatu disiplin ilmu sebagai ilmu pengetahuan yang mandiri yaitu : 1. Administrasi memiliki objek materia yaitu manusia, artinya manusia merupakan pokok masalah yang dibahas. 2. Administrasi memiliki objek forma, artinya administrasi merupakan suatu penyelenggaraan. Baik penyelenggaraan yang bermula dari perencanaan sampai pada evaluasi. 3. Administrasi diterima secara universal di seluruh dunia 4. Administrasi dapat dipelajari dan diajarkan. 5. Administrasi mempunyai sistematika yang khas, administrasi suatu kelompok atau organisasi tidaklah sama dan administrasi dapat berubah sesuai ruang dan waktu. Administrasi juga disebut sebagai seni karena dalam administrasi juga dikenal berbagai cipta, rasa, dan karsa seorang administrator (pelaksana administrasi). Hal tersebut mempengaruhi anggota organisasinya, cara kerja, membuat perubahan administrasi secara baik, benar, dan indah penyelenggaraannya, rekayasa keadaan, yang mengikat tanpa paksaan. Administrasi memiliki seni merencanakan, seni membiayai, seni mengatur, seni mengurus, seni menyelenggarakan berbagai kegiatan baik rutin maupun insidentil. Secara umum seni administrasi merupakan kemampuan dan kemahiran seseorang untuk mewujudkan berbagai strategi pemecahan masalah, bagaimana mengidentifikasi, bagaimana solusinya, memikirkan pembiayaanya, pengkoordinasian dan evaluasi.

BAB III ADMINISTRASI KESEKRETARIATAN III. perencanaan. pengadaan dan pencatatan barang-barang milik organisasi serta keuangan. 2. 3) Sumber daya manusia Salah satu faktor penting dalam pengelolaan sekretariat adalah tenaga pengelola. stempel. kursi. penghubung dengan anggota masyarakat. b. rak buku. Pengelolaan alat Sekretariat a. 3) Mengagendakan dan melaksanakan persidangan/rapat rutin 4) Mengorganisasikan tugas-tugas rutin dan insidentil 5) Mengorganisasikan pelaksanaan keputusan dan program 6) Melaksanakan pendataan organisasi dan pelayanan informasi/komunikasi organisasi 7) Mengkoordinasi anggoa. 2) Melaksanakan administrasi organisasi. lemari.2 KESEKRETARIATAN III. 1) Letak sekretariat Fungsi-fungsi Sekretariat dapat dijalankan apabila Sekretariat OKJE FTUH terletak pada tempat yang strategis. papan nama.2. III.1 PENGERTIAN Administrasi Kesekretariatan adalah kegiatan atau rangkaian kegiatan organisasi yang meliputi pengelolaan sekretariat. Kesehatan. c. Pengaturan Sekretariat Agar sekretariat Organisasi Kemahasiswaan Jurusan Elektro Fakultas Teknik Universitas Hasanuddin dapat berfungsi secara optimal. Kelengkapan peralatan sekretariat. Pengertian Sekretariat Sekretariat merupakan tempat kegiatan secara teratur yang pada hakekatnya sebagai sentral (pusat) pengendalian organisasi. komunikasi. Ruangan yang memadai b. komputer. informasi organisasi. maka perlu dibuat pengaturan tentang sekretariat yang meliputi letak. kebijakan. Fungsi Sekretariat yaitu sebagai tempat: 1) Menangani dan melayani fungsi sekretariat. meja. 3. kebersihan dan kerapian sekretariat. persuratan. Alat-alat Sekretariat Dalam pelaksanaan kegiatan sekretariat diperlukan alat-alat antara lain .1 Sekretariat 1. 2) Bangunan/ruangan Bangunan sekretariat OKJE FT-UH hendaknya diusahakan dapat menampung seluruh kegiatan administrasi dan kegiatan-kegiatan lainnya. OKJE FT-UH memiliki sekretariat eksekutif yang secara khusus bertugas melaksanakan pelayanan administratif dalam keseharian. bangunan dan sumber daya manusianya. papan tulis dan lain-lain. mudah dijangkau dengan keadaan lingkungan yang kondusif. . Untuk menjamin kelayakan bangunan/ruangan sekretariat hendaknya diperhatikan hal-hal sebagai berikut : a. kegiatan administrasi.

.DARI (HARI/TANGGAL)……………. Pengertian Inventaris Organisasi adalah sesuatu yang menjadi milik organisasi berupa harta kekayaan organisasi yang terdiri dari dua macam yaitu : a.3 Buku-Buku Organisasi .. Format slip peminjaman : LOGO OKJE SLIP PEMINJAMAN SAYA YANG BERTANDA TANGAN DI BAWAH INI NAMA : ………….. kertas dan lain-lain.III. MEMINJAM INVENTARIS OKJE FT-UH BERUPA………………DALAM KEADAAN………………./20… ) ( nama / jabatan ) PEMINJAM ( NB : PENGEMBALIAN INVENTARIS YANG DIPINJAM MENYERTAKAN SLIP PEMINJAMAN Format peminjaman Inventaris : Nama No.. MENGETAHUI. Pengelolaan inventaris UKM milik HME FT-UH diaur tersendiri oleh UKM tersebut. ORGANISASI : ………….2. papan tulis dan lain-lain. Inventaris permanen. Inventaris tidak permanen.2. Peminjaman inventaris dilayani dengan mengisi slip peminjaman dan buku khusus peminjaman inventaris e. 2.SAMPAI PADA (HARI/TANGGAL)……………. c. Inventaris OKJE FT-UH yang berada dalam lingkup pengelolaan harus dipertanggung jawabkan kepada ketua umum HME FT-UH. Pengelolaan Inventaris a. d.2 Inventaris Organisasi 1. Inventaris dalam bentuk apapun digunakan untuk kepentingan OKJE FT-UH. yaitu kekayaan organisasi yang dalam waktu singkat mengalami perubahan seperti amplop. KOMPARTEMEN KESEKREARIAAN OKJE FT-UH PERIODE 20. III. b. Pengelolaan inventaris harus dilakukan dengan baik oleh anggota yang diserahi tugas khusus sesuai dengan pembagian tugas. lemari. yaitu kekayaan organisasi yang dalam jangka relatif lama tidak mengalami perubahan. b. Barang Nama peminjam Alamat peminjam Nomor Inventaris Tanggal Peminja man Tangga Tanda Pengemba Jaminan Tangan lian ket f..DAN MEMBERIKAN JAMINAN BERUPA……. seperti gedung. Untuk mengontrol inventaris perlu dibuat daftar inventaris dalam sebuah buku khusus (buku inventaris).DAN BERTANGGUNG JAWAB ATAS INVENTARIS HME FT-UH YANG TERSEBUT DI ATAS.

Buku ini digunakan untuk mencatat hal-hal yang dirasa penting/perlu oleh pimpinan sidang atau orang lain yang ditugaskan untuk itu. 1 Nomor Surat 2 Tanggal Keluar 3 Tujuan 4 Perihal 5 Tanda Tangan 6 Ket 7 Keterangan kolom 1. Perihal atau maksud isi surat. Buku Sidang/Notulensi Buku sidang/notulensi adalah buku yang dipergunakan oleh Pimpinan Sidang ketika sidang berlangsung.1. Keterangan. 1 Nomor Surat 2 Tanggal masuk 3 Dari 4 Perihal 5 Tanda Tangan 6 Ket 7 Format untuk surat keluar : No. Hal-hal penting yang terdapat dalam notulensi akan dituangkan dalam sebuah risalah rapat dengan format sebagai berikut : LOGO OKJE RISALAH RAPAT HIMPUNAN MAHASISWA ELEKTRO FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS HASANUDDIN PERIODE 20…/20… : : : Hari/Tanggal Waktu Agenda Rapat Notulen Kesimpulan Rapat : : Hal lain yang dianggap perlu : Mengetahui Pimpinan Rapat . Dari mana surat itu berasal untuk surat masuk/tujuan surat keluar tersebut. 2. Tanda tangan pengirim surat untuk surat masuk dan tanda tangan penerima surat untuk surat keluar. biasanya menjelaskan tempat pelaksanaan dan hal-hal lain yang dianggap perlu. ditulis singkat dan jelas. 7. Untuk menuliskan tanggal dikirmnya surat keluar/diterimanya surat masuk 4. Buku Agenda Surat Buku agenda surat adalah buku yang digunakan untuk mencatat surat-surat masuk dan surat-surat keluar. Untuk menuliskan Nomor persuratan yang diterima/yang dikirimkan 3. Format untuk surat masuk : No. Untuk menuliskan nomor urut surat keluar/masuk 2. 5. 6.

Hal-hal lain yang dianggap perlu.. 4. Jabatan struktural dalam kepengurusan atau angkatan di OKJE FT-UH.. 1 Nama 2 Jabatan/Angkatan 3 Tanda Tangan 4 Keterangan 5 Keterangan Kolom: 1. Format tanda terima surat : TANDA TERIMA SURAT LOGO OKJE TELAH TERIMA SURAT DARI.. Format kolomnya : No. Buku ini sekaligus merupakan bukti bahwa surat sudah dikirim atau sudah diterima oleh yang bersangkutan. Nomor urut surat 2. Tanggal dilakukan pengiriman surat 4.. Nomor surat sesuai dengan kaidah persuratan OKJE FT-UH 3.. PENGIRIM PENERIMA ( NAMA ) ( NAMA ) .DENGAN NOMOR…....3. Tanda tangan/paraf penerima surat 7. 1 Nomor Surat 2 Tanggal Keluar 3 Tujuan 4 Perihal 5 Ket 7 Keterangan kolom : 1. Buku Ekspedisi Buku ekspedisi adalah buku yang digunakan untuk mencatat pengiriman surat. Tujuan/alamat surat keluar 5.. Buku Presensi Rapat Buku presensi rapat adalah buku yang memuat daftar hadir peserta rapat yang diadakan oleh pengurus HME FT-UH atau pengurus DMME FT-UH dalam setiap rapatnya. Tanda tangan peserta rapat 5.. Hal-hal lain yang dianggap perlu 4.. Format kolomnya : No. Nama lengkap peserta rapat 3.TANGGAL…………YANG DITUJUKAN KEPADA ORGANISASI/ INSTANSI……………………. Perihal/maksud surat keluar itu 6... Nomor urut kehadiran peserta rapat 2.. PADA HARI……….

Format kolomnya : No. Arsip .4 Dokumen Organisasi 1. Tanggal. 7. 2. Mencatat hal penting. Buku Induk Buku induk adalah buku yang memuat semua data yang diperlukan oleh organisasi yang senantiasa diperbaharui setiap periode kepengurusan. Khusus) 5. Keterangan kondisi barang 6. Buku Inventaris Buku inventaris adalah buku yang memuat semua data mengenai inventaris organisasi yang sifatnya permanen Format buku inventaris : No. Nama kegiatan yang dilaksanakan 4. Nama barang 4. Kode barang 3. 1 Tanggal 2 Nama Kegiatan 3 Pelaksana 4 Tempat 5 Ket 6 Keterangan kolom : 1. No urut barang 2. Gambar barang 7. Pelaksana kegiatan (kompartemen / kel. Nama Tempat/Gedung/Lokasi 6. Jumlah barang persatuan 6. Bentuk-bentuk dokumen a. Buku induk memuat data seperti: • Data pribadi pengurus HME FT-UH • Data jumlah anggota • Data potensi anggota • Lain-lain yang dianggap perlu.2. Bahan/ merek dari pada barang 5. Buku Catatan Kegiatan Buku catatan kegiatan adalah buku yang digunakan untuk mencatat kegiatan-kegiatan yang telah dilaksanakan.5. bulan dan tahun pelaksanaan 3. 1 Kode barang 2 Nama Barang 3 Bahan/Merk 4 Jumlah Barang 5 Barang 6 Keterangan 7 Keterangan kolom: 1. Pengertian Dokumen adalah semua tanda bukti yang sah dari peristiwa atau kejadian yang terjadi dalam suatu organisasi. Nomor urut 2. III. b. Gambar/foto.

Nilai administratif. Pengelolaan • Sistem Pengarsipan a. Dilihat dari kepentingan. Bentuk. c. suatu sistem penyusunan arsip berdasarkan permasalahan yang sering dihadapi. dll. buku. yaitu nilai sebagai data ilmiah dan historis yang kemudian hari akan sangat bernilai 4. Sistem Subyek (Subject Filling). 2. c. Pendayagunaan arsip dinamis baik sebagai berkas kerja maupun sebagai referensi. 3. dimana dokumen digunakan dalam satu periode kepengurusan tetapi tetap disimpan sebagai bukti yang sah dari suatu peristiwa atau kejadian yang sewaktu-waktu dapat digunakan. Dokumen selain digunakan untuk kepentingan tertentu dan penyusunan sejarah organisasi juga dipakai menyusun laporan rutin organisasi serta tanda bukti yang sah. sedangkan arsip selalu atau lebih sering dipakai dalam suatu periode kepengurusan. baik yang berkaitan dengan keterangan. penyusutan arsip dilakukan dengan cara : a. • Peminjaman arsip seperti dijelaskan pada poin peminjaman inventaris. majalah. pengumpulan dan penyimpanan dokumen-dokumen organisasi. Sistem tanggal (Cronological Filling). yaitu nilai yang berkaitan dengan kegunaan arsip untuk kegiatan administratif sehari-hari 2. yaitu nilai yang mempunyai daya pembuktian di bidang keuangan 3. Laporan pertanggungjawaban c. Buku-buku laporan. b. Pengertian Arsip adalah dokumen yang menyangkut kepentingan organisasi yang disimpan secara sistematis karena memiliki nilai manfaat yang sewaktu-waktu akan digunakan. Arsip berbeda dengan dokumen. a. Pertimbangan ekonomis. Surat kabar.c. III. 3. Tata cara penyusutan arsip Penyusutan arsip dilakukan dengan peritmbangan : 1.2. Pengelolaan Dokumen Pada dasarnya pengelolaan dokumen sama dengan pengelolaan inventaris. Penyerahan arsip kepada arsip nasional/arsip daerah. Penjilidan b. ruangan maupun peralatan. b. . makalah dll. Dokumentasi organisasi adalah segala sesuatu yang menyangkut kegiatan pencarian. • Penyusutan Arsip a.bentuk arsip a. Tujuan penyusutan Arsip Tujuan penyusutan arsip adalah mengendalikan arus arsip yang tercipta serta mengatur penyelamatan arsip. 2. Pemusnahan arsip c. Nilai penelitian dan sejarah. b. Surat b. penyusutan arsip berguna untuk : 1. suatu sistem penyusunan arsip berdasarkan urutan tanggal dari datangnya surat atau arsip.5 Arsip 1. Nilai kegunaan. Sistem nomor (Nomerical Filling). Usia arsip. suatu sistem penyusunan arsip berdasarkan susunan nomor urut arsip.

yaitu surat yang bernilai sejarah ilmiah atau memiliki nilai sangat penting seperti SK. Dokumentasi historis suatu kegiatan Jenis dan Bentuk Surat OKJE FT-UH adalah organisai formal. 2. IV. Tanda bukti tertulis 3. yaitu surat yang wujudnya berupa gabungan sampul dan kertas surat yang apabila dilipat akan berbentuk amplop dan tidak boleh diisi apapun kedalam amplopnya. Surat Tanda Bukti.1 Penggolongan Surat 1) Surat Menurut Isi dan Maksudnya a) Surat biasa b) Surat keputusan c) Surat ketetapan d) Surat rekomendasi e) Surat mandat f) Surat penugasan g) Surat keterangan h) Surat pernyataan 2) a) b) c) d) e) f) Surat Menurut Wujud Kartu Pos. surat perjanjian. Alat komunikasi tertulis. yaitu surat berbentuk kartu dengan ukuran 10 cm x 15 cm.1 Pengertian Surat adalah informasi tertulis yang dapat dipergunakan sebagai alat komunikasi tulis yang dibuat dengan persyaratan tertentu yang khusus berlaku dalam surat-menyurat. dan hasil-hasil penelitian.3 IV. maka dalam pelaksanaan kinerja dan roda organisasi. Surat Menurut Keamanan Isinya.2 IV. Alat pengingat 4. Pedoman untuk bertindak 5. 3) a) . Teleks. Memo dan Nota. yaitu surat khusus yang umumnya berbentuk formulir yang dipakai umtuk tanda bukti suatu kegiatan antara dua belah pihak atau membuktikan keabsahan suatu hal. E-Mail dan Faximille yaitu surat yang dapat dikirim melalui jaringan telekomunikasi.3. yaitu surat yang terdiri dari kertas surat beserta sampulnya.BAB IV ADMNISTRASI PERSURATAN IV. Warkat Pos. Fungsi Surat Adapun fungsi surat adalah sebagai berikut : 1. persuratan merupakan hal mutlak yang harus dilaksanakan sebagai legalitas formal atau bukti keabsahan suatu kebijakan yang dilaksanakan oleh organisasi. Surat sangat rahasia (vital). Surat Bersampul. Telegram. Duta atau wakil organisasi 7. yaitu surat yang dipakai untuk keperluan intern suatu organisasi. Administrasi persuratan adalah segala sesuatu yang menyangkut pengelolaan persuratan dalam suatu organisasi. Keterangan 6.

b) Surat rahasia (penting). yaitu surat yang ditujukan kepada satu atau beberapa orang/organisasi. yaitu surat yang diberlakukan secara biasa/tidak diistimewakan. d) Surat tidak penting. 5) Adapun jenis-jenis dan penjelasan surat yang digunakan di lingkup OKJE FTUH yaitu : Surat Biasa Format Bentuk Surat Biasa: a. yaitu surat yang ditujukan kepada orang atau organisasi yang banyak (khalayak ramai). yaitu surat yang memiliki kegunaan bersifat sementara dan hanya sewaktu-waktu dibutuhkan. c) Surat biasa. yaitu surat yang dapat membantu kelancaran organisasi dan sulit dicari tempat lain seperti peraturan-peraturan organisasi. c) Surat kilat. . yaitu surat yang sudah habis masa kegunaannya seperti undangan dsb. yaitu surat yang memerlukan penyelesaian dengan segera. b) Surat segera/ekspres. tetapi tidak se-urgent surat kilat. 4) Surat Menurut Banyaknya Sasaran yang Dituju Surat biasa. Kata biasa ini mengandung pengertian ‘tidak perlu cepat-cepat dikirim’ atau ‘tidak harus segera dibalas’. a) Surat Menurut Urgensi Penyelesaiannya a) Surat biasa. b) Surat edaran dan surat pengumuman. yaitu surat yang memerlukan penyelesaian sangat segera dan harus didahulukan penanganannya daripada surat-surat yang lain.

..... ... b) Mengesahkan petunjuk pelaksanaan suatu peraturan. panitia............. tim kerja dan lain-lainnya.........Wb Makassar........... (TGL-BULAN-TAHUN) ________________ ________________ ________________ ________________ ....... ................................ pengangkatan................ pengesahan.... .......... : .................KOP SURAT Nomor Lampiran Perihal : .. dan pemberhentian anggota organisasi pada suatu posisi struktural dan sebagainya................................. Surat Keputusan (SK) Surat Keputusan yang dikeluarkan oleh pejabat tinggi lembaga dalam lingkup OKJE FT-UH yang mengatur dan mengikat internal lembaga tersebut...... Surat Keputusan ini memuat : a) Pembentukan......... perubahan statute atau pembubaran suatu organisasi.... b.. d) Penetapan hal-hal yang bersifat umum dan prinsipal dalam rangka kebijakan organisasi................ badan......... Kepada Yth... Contoh Bentuk Surat Keputusan: ..... DiTempat Assalamualaikum Wr. pengaturan.. ........... Wb __________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ Wassalamualaikum Wr.... : ..... c) Penunjukan...........

.............. 4............ 3.. 3. *hanya digunakan di MME dan Tiga kolom Tanda tangan juga ……………………* ………………... ___________________ ___________________ Contoh surat ketetapan …………………….... Pengurus Himpunan Mahasiswa Elektro Fakultas Teknik Universitas Hasanuddin.. setelah : Allah SWT........ Tembusan : 1. 1...... Surat Ketetapan Surat Ketetapan dikeluarkan oleh pejabat tinggi lembaga dalam lingkup ___________________ OKJE FT-UH kecuali HME FT-UH yang mengatur dan mengikat eksternal ___________________ lembaga tersebut........* c............. Pengurus........KOP SURAT SURAT KEPUTUSAN NOMOR : ………………………………… TENTANG ……………………………………………………………. MENIMBANG : ……………………………………………………………………… MENGINGAT : ……………………………………………………………………… *hanya berlaku di MME MEMPERHATIKAN dan Tiga kolom tanda tangan di MME dipakai : ……………………………………………………………………… MEMUTUSAKAN : MENETAPAKAN PERTAMA : ……………………………………………………………………… KEDUA : ……………………………………………………………………… KETIGA : ……………………………………………………………………… Ditetapkan di : ………………………… Pada Tanggal : ………………………… Pukul : ....... …………. 2. ………….......... ......... 4.. setelah : MENIMBANG MENGINGAT MEMPERHATIKAN MENETAPKAN : ……………………………………………………………………… : ……………………………………………………………………… : ……………………………………………………………………… : MEMUTUSKAN PERTAMA KEDUA KETIGA : ……………………………………………………………………… : ……………………………………………………………………… : ……………………………………………………………………… Ditetapkan di : ………………………… Pada Tanggal : ………………………… Pukul : ......... …………………............ 2.. …………............... …………............ …………................ ………….......... Dengan rahmat Allah SWT...* ___________________ ___________________ ___________________ ___________________ KOP SURAT Nama terang SURAT KETETAPAN Nama terang* jabatan NOMOR : ………………………………… jabatan TENTANG Tembusan : …………………………………………………………….. ………….. Dengan rahmat…………..

baik. Contoh Bentuk Surat Rekomendasi: . Surat Rekomendasi (SR) Surat Rekomendasi adalah surat yang menyatakan. dsb.d. membenarkan dsb bahwa pihak yang disebut dapat dipercaya. menguatkan.

………………………… 4. ……………………. Tempt......Periode .. Wb..../. sampai ………………... Kop surat SURAT MANDAT Nomor : ……………………………….KOP SURAT SURAT REKOMENDASI Nomor : ……………………………… Assalamualaikum Wr. maka saya selaku Ketua... tgl-bln-thn PENGURUS ______________________ FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS HASANUDDIN PERIODE...... Nama terang Ketua Tembusan: 1.. ………………………… 3.... 2. …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………… Wassalamualaikum Wr...... Contoh Bentuk Surat Mandat: e... Jabatan : …………………………….. ………………………… ... Nama terang jabatan Tembusan: 1... ……………………. terhitung mulai tanggal ……………. Wb..... Nama terang jabatan Surat Mandat (SM) Surat Mandat adalah surat pelimpahan wewenang / penyerahan wewenang kepada pihak tertentu yang dikeluarkan oleh ketua HME FT-UH atau Ketua DMME FT-UH.../.... memberikan mandat kepada Saudara : Nama : ……………………………....... Demikian surat mandat ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya......... Sebagai Pejabat Sementara ………………………………....... Sehubungan dengan sesuatu dan lain hal yang sangat penting dari ………………………………... …………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………... tgl-bln-thn PENGURUS HIMPUNAN MAHASISWA ELEKTRO FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS HASANUDDIN PERIODE .... ………………………… 2..... Tempat.

.. Jabatan : ……………………………... Contoh Bentuk Surat Keterangan: Kop surat SURAT KETERANGAN Nomor : ……………………………… Assalamu Alaikum Wr.... tgl-bln-thn PENGURUS HIMPUNAN MAHASISWA ELEKTRO FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS HASANUDDIN PERIODE ..... memberikan tugas kepada Saudara/i : Nama : …………………………….............. sampai ………………... Surat penugasan hanya dikeluarkan oleh pengurus inti HME FT-UH... PENGURUS ______________________ FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS HASANUDDIN PERIODE.. Ketua Umum HME FT-UH g......Wb. Wb..... Nama terang Ketua Umum h.. KOP SURAT SURAT TUGAS Nomor : ………………………………. Surat Keterangan (SKET) Surat Keterangan adalah surat yang menerangkan atau menjelaskan tentang keadaan seseorang atau sesuatu... Sehubungan dengan sesuatu dan lain hal yang sangat penting dari ………………………………. …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………… Wassalamualaikum Wr. Surat keterangan hanya dikeluarkan oleh Ketua Umum HME FT-UH....... Surat Pernyataan (SP) .... Tempat./.. Ketua DMME FT-UH 2.......Periode . Tempat. Nama terang Ketua Tembusan: 1.. …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………….. tgl-bln-thn../..... Demikian surat penugasan ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.. maka saya selaku.. Surat Tugas surat tugas adalah surat yang menerangkan bahwa orang yang diberi tugas itu diperintahkan atau diberi tugas untuk menjalankan sesuatu... Untuk bertugas sementara waktu sebagai ……………………… terhitung mulai tanggal …………….f......

TANGGAL –BULAN.....Wb. …………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………...TAHUN YANG MEMBUAT PERNYATAAN Nama terang 2.1.Wb. alamat.. Surat Pernyataan organisasi adalah surat dikeluarkan secara kelembagaan OKJE FT-UH (HME FT-UH dan DMME FT-UH) yang ditandatangani oleh Ketua Umum HME FT-UH atauKetua DMME FT-UH.. email. TANGGAL –BULAN. nomor telepon/faksimili.... Contoh Bentuk Surat Keterangan: KOP SURAT SURAT PERNYATAAN Assalamu Alaikum Wr... …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………… Wassalamualaikaum Wr. …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………… Wassalamualaikum Wr.TAHUN _________________ _________________ _________________ _________________ Nama terang jabatan Berikut penjelasan tentang bagian-bagian surat yang digambarkan pada format surat diatas 1)..... dan .....Wb. Wb. Pada kop surat ditulis hal-hal yang berhubungan dengan identitas organisasi seperti nama organisasi. TEMPAT. Sebuah lembaga yang mapan memiliki kop surat yang paten. …………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………. Kop Surat Kop surat merupakan ciri khas dari sistem administrasi persuratan sebuah lembaga. TEMPAT. Surat pernyataan individu adalah surat pernyataan yang dikeluarkan dan ditandatangani langsung oleh orang anggota OKJE FT-UH Contoh Bentuk Surat Keterangan: KOP SURAT SURAT PERNYATAAN Assalamu Alaikum Wr..

Dengan besar huruf 14. Kop surat ini berlaku untuk semua jenis surat. Contoh: SURAT KEPUTUSAN 3) Nomor Surat Nomor surat sangat perlu dicantumkan karena kegunaanya sebagai berikut: a) Untuk memudahkan pengaturan surat. b) Untuk perihal. kepentingan. Ditulis tebal bergaris bawah dengan huruf kapital semua.org 2) Kepala Surat Keputusan. HIMPUNAN MAHASISWA ELEKTRO FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS HASANUDDIN Sekertariat : Gedung POMD Lt. c) Untuk penunjukkan sumber dalam kegiatan suratmenyurat dengan cara menunjuk nomor surat yang dibalas atau ditindaklanjuti. jenis huruf times new roman  Nama lembaga dan alamat sekretariat diletakkan rata tengah dengan spasi 1  Untuk kegiatan yang dikeluarkan oleh HME FT-UH.2 Fakultas Teknik Univesitas Hasanuddin 90245 okjeftuh@yahoogroups. Nomor Kotak Pos. dan Rekomendasi. Ketetapan. jenis huruf times new roman dan dicetak tebal. dan waktu yang sama menggunakan nomor surat yang sama.logo organisasi. Keterangan.com/www. Format nomor surat: NOMOR : NOMOR URUT/KODE SURAT/KODE KEPANITIAAN/KODE LEMBAGA/BULAN/TAHUN 1. Nomor Telepon/Faksimili (kalau ada). Tugas.  Alamat Sekretariat. Kode surat ini menunjukkan jenis surat. Adapun penempatan tulisan dapat dilihat sebagai berikut. terutama dalam penyimpanan dan penemuannya kembali. website dan Email ditempatkan di bawah tulisan Nama Lembaga/Institusi dengan besar huruf 9. Mandat. di sebelah kanan logo. logo kepanitiaan diletakkan di sudut kanan atas. Pernyataan.okje-ftuh. 2. Berikut kode-kode yang digunakan yaitu : • Kode “A” berarti surat keluar intern OKJE FT-UH • Kode “B” berarti surat keluar ekstern OKJE FT-UH • Kode “SK” berarti Surat Keputusan dalam lingkup HME FT-UH • Kode “TUS” berarti Surat Keputusan dalam lingkup DMME FT-UH dan MME FT-UH • Kode “TAP” berarti Surat Ketetapan • Kode “SR” berarti Surat Rekomendasi • Kode “SM” berarti Surat Mandat • Kode “SKET” berarti Surat Keterangan . Nomor urut Nomor urut ini menunjukkan jumlah surat yang telah dikeluarkan (untuk setiap jenis surat) yang terdiri atas 3 (tiga) digit. Adapun susunan atau tata letak kop surat yang digunakan di OKJE FT-UH yaitu :  Logo OKJE FT-UH ditempatkan di sudut kiri atas.  Nama Lembaga/Institusi.

karena hal tersebut tidak berlaku untuk surat resmi. kwitansi. 2007. Nama bulan tidak boleh diganti angka.• • Kode “SP” berarti Surat Pernyataan. faktur. sesuatu yang dilampirkan seperti brosur. 6. dan tahun pada surat resmi harus lengkap. bulan. • contoh : Perihal : Permohonan Kesediaan Membawakan Materi • Perihal (tentang) keputusan dan ketetapan dibuat dengan huruf kapital semuanya dan ditebalkan contoh : TENTANG SUSUSAN PANITIA PELAKSANA PROGRAM PENGEMBANGAN DIRI PAKET A KE XVIII Pada surat biasa tulisan perihal digarisbawahi dan ditebalkan. Kode tahun Masehi. atau dokumen lainnya. Contoh nomor surat: Nomor : 001/SK/HME FT-UH/VI/2008 Contoh nomor surat kepanitiaan: Nomor : 001/SK/PPDA/HME FT-UH/VI/2008 4) Lampiran Surat Lampiran surat merupakan kelengkapan sebuah surat. Kode lembaga Kode induk lembaga yaitu OKJE FT-UH (Organisasi Kemhasiwaan Jurusan Elektro Fakultas Teknik Universitas Hasanuddin). tidak boleh disingkat atau divariasikan. Kode kepanitiaan Ditambahkan setelah kode surat jika terdapat kegiatan yang bersifat kepanitiaan. penulisan tanggal di tempatkan setelah kop sebelum nomor surat. Contoh Lampiran Lampiran : 1 Lembar Lampiran : 1 Berkas 5) Perihal Surat Perihal/Hal berfungsi untuk memberi petunjuk kepada pembaca surat tentang pokok dan maksud dibuatnya suatu surat. Perihal menggunakan bahasa yang ringkas dan jelas. dst. Kode bulan Kode bulan menunjukkan waktu (bulan) surat tersebut dikeluarkan yang ditulis dengan angka Romawi. 6) Tempat/ Daerah dan tanggal dikeluarkannya surat. daftar peminjaman/permohonan barang. harus disebutkan dalam surat.). Contoh: “HME FT-UH” dan “DMME FT-UH” 5. Kode “ST” berarti Surat Tugas. Untuk surat berbentuk lurus (full block style). 2006. 3. Surat yang mempunyai lampiran mengemban dua fungsi yaitu menyampaikan maksud tertentu dan sebagai pengantar untuk lampirannya. Sedangkan untuk surat bentuk setengah lurus (semi block style) penulisan tanggal ditempatkan di sebelah . Kode tahun meunjukkan waktu (tahun) surat tersebut dikeluarkan yang dtulis utuh sesuai tahunnya (misal . Oleh sebab itu. Penulisan secara lengkap ini diperlukan untuk menghindari kekeliruan atau hal lain yang merugikan. 4. Penulisan tanggal.

sedikit menyentuh di atas tandatangan masing-masing (hanya masing-masimg organisasi/unit organisasi saja yang bertandatangan. tanpa tandatangan sekretaris). 7) Alamat Tujuan Surat Alamat tujuan merupakan kepada siapa surat tersebut hendak ditujukan. Pembubuhan stempel organisasi : • Posisi stempel dibubuhkan di sebelah kiri tanda tangan. • Bila surat tersebut ditandatangani oleh lebih dari satu jabatan struktural dan organisasi yang berbeda. Di lingkungan OKJE FT-UH. Tandatangan. Contoh 1 : Pengurus Himpunan Mahasiswa Elektro Fakultas Teknik Universitas Hasanuddin Periode 2008/2009 STEMPEL ORGANISASI RAMA PERDANA Sekretaris Umum LOMPO RAMOS E. Penulisannya dengan huruf biasa tebal (bold) Contoh : Pengurus Himpunan Mahasiswa Elektro Fakultas Teknik Universitas Hasanuddin Periode 2008/2009 9) Nama. Nama orang atau instansi yang ditujukan surat tersebut ditulis tebal (bold). Jabatan Penanggung Jawab dan Stempel Posisi jabatan organisasi penanda tangan surat. kemudian tandatangan dibubuhkan tepat di bagian atas nama yang bersangkutan. maka stempel dibubuhkan di sebelah kiri.UH yaitu bentuk setengah lurus (semi block style). sebelum nama organisasi/unit organisasi yang mengeluarkan surat karena jenis surat yang digunakan di OKJE FT .kanan sebelum atau sejajar nomor surat atau sebelah kanan setelah salam penutup. penempatan tanggal yang digunakan yaitu sebelah kanan setelah salam penutup. Ketua Umum . Contoh : Kepada Yang Terhormat Ketua Jurusan Elektro Fakultas Teknik Universitas Hasanuddin DiMakassar 8) Nama Organisasi yang Mengeluarkan Surat Nama organisasi atau unit organisasi yang mengeluarkan surat di tempatkan di bagian tengah kertas. Jika hanya staf ketua dan sekretaris yang bertandatangan. kemudian jabatan ditulis di bawah nama penanggung jawab dengan huruf biasa yang tebal (bold). semakin ke kiri semakin tinggi jabatan strukturalnya. maka ketua sebelah kiri dan sekretaris di sebelah kanannya Nama penanggung jawab ditulis dengan huruf Kapital tebal (bold) bergaris bawah. sebelum nama organisasi/unit organisasi yang mengeluarkan surat. sedikit menyentuh di atas tanda tangan sekretaris (bila hanya ada tanda tangan ketua dan sekretaris) dan tidak dibubuhkan di bagian tandatangan ketua.

maka penulisannya sebaris atau sejajar dengan notasinya Contoh : Tembusan : Ketua DMME FT-UH • Tembusan yang objeknya lebih dari satu. • Konsideran Konsideran biasanya terdiri dari : . ZAHIR ZAINUDDIN. 3. maka penulisannya berderet kebawah dan diberi nomor urut. 2. Contoh : Tembusan : 1.Contoh 2: Pengurus Himpunan Mahasiswa Elektro Fakultas Teknik Universitas Hasanuddin Periode 2008/2009 STEMPEL STEMPEL ORGANISASI LOMPO RAMOS E. Adapun cara penulisan tembusan sebagai berikut : • Penulisannya ditempatkan di sebelah kiri bawah kertas surat pada margin kiri. MT NIP. Ketua Jurusan Elektro FT-UH Ketua DMME FT-UH Arsip 11) Bagian bagian surat keputusan dan ketetapan. • Tembusan yang objeknya hanya satu. Ketua Umum Panitia Pelaksana PPD-I HME FT-UH 2008 STEMPEL KAPANITIAAN SYAMSUL BAHRI THASIM Ketua Mengetahui. • Urutan tembusan dimulai dari jabatan tertinggi. Ketua Jurusan Elektro Fakultas Teknik Universitas Hasanuddin STEMPEL INSTITUSI DR. 130 936 995 10) Tembusan Sebuah surat akan mempunyai tembusan bila salinan surat dikirimkan kepada pihak ketiga yang ada sangkut-paut atau keterkaitannya dengan surat yang dikeluarkan. Kadang-kadang ada pejabat atau pihak tertentu yang harus mengetahui terbitnya surat karena surat tersebut menyangkut bidang tugasnya sehingga kepadanya perlu diberikan tembusan. IR. lurus ke atas dengan nomor surat.

bulan dan tahun. Dengan Hormat. dimana terlebih dahulu ditulis dengan kalimat “Pada tanggal :……………”  Tanda tangan (ketua dan sekretaris. • Salam Penutup Salam penutup berupa ucapan: ‘Wassalamualaikum Wr. kecuali SK atau TUS atau TAP bernomor kode “istimewa” seperti SK Susunan Pengurus HME FTUH atau TAP Susunan Pengurus DMME FT-UH. di sudut kiri atas kertas.Wb’ . maka pada halaman terakhir dari lampiran tersebut harus ditandatangani pula oleh pejabat yang mengeluarkan keputusan. Apabila diktum tersebut memuat uraian yang perlu dilampirkan. tanggal.  Kata “Mengingat” yang diikuti dasar oleh dasar peraturan yang ada hubungannya dengan pembuatan keputusan/ketetapan sehingga pengeluaran keputusan dapat dipertanggungjawabkan dan mempunyai landasan hukum yang kuat. sekiranya diperlukan masih dapat ditambah dengan kata “Memperhatikan” yang diikuti oleh uraian mengenai ketentuanketentuan atau dicantumkan jenis tulisan dinas atau pendapat pejabat atau kejadian tentang yang perlu diperhatikan dalam pembuatan keputusan/ketetapan. Assalamu Alaikum Wr.Kata “Menimbang” yang diikuti uraian kalimat mengenai pertimbangan / tujuan / kepentingan / alasan hingga perlu dikeluarkan surat keputusan/ketetapan. • Kaki Surat Keputusan yang terdiri dari :  Tempat dimana surat keputusan tersebut dikeluarkan dengan menyebut terlebih dahulu kalimat “Disahkan di :……….  Selanjutnya. selanjutnya menguraikan diktum tersebut. atau ii. Biasanya dicantumkan hari/waktu.  • Diktum Diktum diawali dengan kata “Memutuskan” atau “Menetapakan”.”  Tanggal. • Isi Surat Isi surat merupakan penjelasan maksud surat secara mendetail. • Jika terdapat lampiran maka pada lembar lampiran. • Salam Pembuka Salam pembuka ditulis miring dan umumnya menggunakan kata : i. • Alinea Penutup Alinea penutup berisi tentang harapan dari maksud surat dan ucapan terima kasih. disebutkan “Lampiran surat keputusan “Nomor :……………” kemudian di bawahnya disebutkan pula mengenai “Perihal atau tentang……………. hanya Ketua Umum HME FT-UH atau Ketua DMME FT-UH saja yang bertanda tangan. karena pada waktu itu sekretaris umum atau sekretaris belum “resmi” memangku jabatannya)  Nama terang penanda tangan dan jabatannya.Wb • Alinea Pembuka Alinea pembuka berisi tentang pendahuluan berupa ucapan syukur kepada Tuhan YME. dan tempat. 12) Bagian – bagian surat biasa.

kecuali untuk beberapa bentuk persuratan seperti Surat Keputusan. Bentuk surat merupakan pola sebuah surat yang telah ditentukan oleh tata letak (lay out) bagian-bagian surat.S. (alinea pembuka) (alinea transisi) (alinea penutup) ……………… Wassalamu alaikaum Wr. Maksudnya harap memberi kabar kepada pengirim surat atau melalui telepon (Contact Number) yang tertera setelah notasi tersebut. dan Surat Pernyataan.C. Surat Rekomendasi. Surat Tugas. 4 Februari 2006 Kepada Yth. (Post Scriptum) • Khusus untuk undangan.Wb. b. Penempatan bagian-bagian surat pada posisi tertentu akan membentuk model (style) yang tertentu pula. Surat Mandat.13) Tambahan Catatan Tambahan atau catatan khusus perlu dicantumkan untuk menambahkan hal tertentu yang mungkin terlupakan atau untuk mempertegas sesuatu. ……………………. Amplop berkop yang digunakan yaitu DL Envelope (No. kecuali untuk judul surat pada surat sistem judul. (Please Confirm) atau RSVPM (Respondez Si’I Vouz Plait). 90) c. atau P. Surat Keterangan. Kop Surat Pada umumnya digunakan bentuk surat sebagai berikut : Lampiran Bentuk Lurus Perihal Nomor : : : Makassar. Di tempat Dengan hormat. (nama organisasi/unit organisasi) Ttd Nama Jabatan . Tambahan ini dapat ditulis dengan notasi : • N. Jenis tulisan (font) yang digunakan yaitu Times New Roman ukuran 12. Kertas yang digunakan yang yaitu kertas putih F4 70 gsm dengan ukuran 21. Adapun ketentuan-ketentuan umum yang berhubungan dengan persuratan dan bagian-bagiannya sebagai berikut : a.5 cm x 33 cm. pada bagian akhir surat lazim dituliskan P. (Nota Bene). font yang digunakan ukuran 16. 14) Bentuk Surat Pada umumnya bentuk surat yang dugunakan oleh OKJE FT-UH yaitu bentuk setengah lurus atau semi block style.B..

3. DiMakassar Dengan hormat. dengan kurir/utusan.2 Pengelolaan Surat a.. (alinea pembuka) (alinea transisi) (alinea penutup) Wassalamu alaikaumW r. 12) Pengisan tanda terima surat oleh pihak yang menerima surat.Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style) Kop Surat Nomor Lampiran Perihal : : : Kepada Yth. 13) Tanda terima surat dimasukkan dalam buku ekspedisi b. lewat pos. …………………….Wb. 2) Masuk pada staff sekretaris 3) Penelitian /pembacaan surat 4) Pemberian disposisi (catatan singkat tentang tindak lanjut surat) . Makassar. Surat Keluar 1) Pembuatan konsep 2) Pengetikan 3) Pemeriksaan/penelitian 4) Penandatanganan 5) Pembubuhan cap/stempel organisasi 6) Penulisan dalam agenda 7) Penyimpanan arsip 8) Pelipatan surat 9) Pemasukan dalam amplop (terlebih dahulu diberi alamat) 10) Pembelian prangko (jika lewat pos) 11) Pengiriman surat dengan cara diantarkan sendiri. 11 September 2006 (nama organisasi/unit organisasi) Ttd NAMA Jabatan IV. Surat Masuk 1) Surat masuk diterima bagian sekretaris/kesekretariatan.

.5) Pemberian cap agenda dan cap surat 6) Diajukan dan dibicarakan dalam rapat (terutama surat-surat penting yang tidak mungkin diambil kebijaksanaan langsung oleh sekretaris) 7) Pembubuhan disposisi berdasarkan keputusan rapat 8) Pemrosesan surat 9) Pengarsipan surat.

penggunaan dana dan laporan akhir penggunaan dana. Perencanaan Perencanaan keuangan dijabarkan dalam bentuk anggaran pendapatan dan anggaran pengeluaran organisasi untuk satu jangka waktu tertentu yang menggambarkan sumber danpenggunaan. b) Dana kemahasiswaan. b) Permintaan untuk pengeluaran dana di luar APBOKJE FTUH diajukan kepada Ketua Umum HME FT-UH dan Bendahara . Pengelolaan umum keuangan OKJE FT-UH dilakukan oleh Bendahara Umum HME FT-UH. Pelaksanaan Yang dimaksud dengan pelaksanaan adalah pelaksaan pengaturan keuangan. 3) Penyimpanan a) Yang bertanggung jawab atas penyimpanan dana adalah Bendahara Umum HME FT-UH. dan tidak mengikat. c. b) Pengeluaran dana harus disetujui oleh Ketua Umum dan Bendahara Umum HME FT-UH. Pengumpulan ini meliputi : a) Mengumpulkan dana dari iuran anggota OKJE FT-UH setiap pengurusan KRS. c) Usaha-usaha lain oleh tim dana yang etis.1 Pengertian Administrasi keuangan adalah administrasi yang berhubungan dengan perolehan. 1) Pengumpulan Dana Pegumpulan dana dilakukan untuk menjamin kelancaran operasional OKJE FT-UH. 2.BAB V ADMINISTRASI KEUANGAN V. 4) Prosedur Pengeluaran Dana a) Permintaan untuk pengeluaran dana yang telah dialokasikan di APBOKJE FT-UH diajukan oleh kuasa pengguna anggaran kepada Bendahara Umum HME FT-UH. Prinsip-prinsip yang berlaku dalam hal pengelolaan keuangan meliputi : a. V.2 Wewenang Pengelolaan Keuangan 1. Organisasi Agar lebih memudahkan kontrol pengelolaan keuangan maka pengorganisasiannya sebagai berikut : 1) Tugas mencari dan mengumpulkan dana dari sumber-sumber yang telah ditentukan diserahkan kepada tim dana di bawah kordinasi Bendahara Umum HME FT-UH. halal. 2) Pengeluaran Dana a) Penggunaan dana tiap kompartemen diatur dalam Anggaran Pendapatan dan Belanja Organisasi yang telah ditetapkan sebelumnya. b. b) Untuk keperluan pengelolaan dana dapat diadakan kas kecil yang dipegang oleh tim dana. pengalokasian. 2) Penyimpanan dan pengeluaran dana yang dikumpulkan oleh tim dana harus terlebih dahulu disetujui oleh Ketua Umum HME FT-UH dan Bendahara Umum HME FT-UH. 3) Tugas untuk mencatat keluar masuknya dana serta penyusunan laporannya diserahkan kepada Bendahara Umum HME FT-UH. yang bertujuan agar pendayagunaan dana dapat dilakukan secara efektif dan efisien.

Bendahara Umum 3.. Pengertian Rancangan Anggaran Pendapatan dan Belanja Organisasi Kemahasiswaan Jurusan Elektro Fakultas Teknik Universitas Hasanuddin adalah perkiraan...... b....... Rancangan Anggaran Pendapatan dan Belanja Organisasi Kemahasiswaan Jurusan Elektro Fakultas Teknik Uniersitas Hasanuddin dibuat dengan memperhatikan kondisi eksternal dan internal.. b.... pendapatan.Umum HME FT-UH oleh kompartemen yang memerlukan dana...3 Rancangan Anggaran Pendapatan dan Belanja Organisasi 1. Masing-masing Koordinator Kompartemen HME FT-UH menyusun rancangan anggaran kompartemen.. Koordinator Kompartemen HME FT-UH menyerahkan rancangan anggaran kompartemen kepada Bendahara Umum HME FT-UH selambatlambatnya 2 minggu sebelum rapat kerja HME FT-UH. Teknis pengelolaan keuangan meliputi : a) Pengendalian penggunaan dana sesuai dengan APBOKJE FT-UH serta kebijakan keuangan HME FT-UH b) Penyelenggaraan pembukuan secara tertib...... Pengajuan dan Pengesahan RAPBOKJE FT-UH a. teratur dan tepat waktu... a. 2. V.... dan biaya yang diperlukan guna pelaksaaan dinamika kelembagaan.. No : Kode Anggaran : Tahun Anggaran : Sudah Terima dari : Terbilang: Uraian Penggunaan Dana : Kuasa Pengguna Anggaran: Tanggal Pengeluaran Kas : Jumlah Uang : Lunas dibayar : Tanggal : .. Termasuk didalamnya pembuatan dan penyimpanan bukti-bukti yang diperlukan untuk dipertanggungjawabkan... serta OKJE FT-UH sebagai organisasi nirlaba.../. Format bukti pengeluaran : BUKTI PENGELUARAN KAS Himpunan Mahasiswa Elektro (HME.. kemudian tanda bukti pengeluaran tersebut diserahkan sebagai arsip Bendahara Umum HME FT-UH. ...FT UH) Priode .. Ketua Umum HME FT-UH dan Bendahara Umum HME FT-UH menilai permohonan tersebut untuk disetujui dan dimasukkan ke dalam biaya tak terduga atau ditolak. c) Kuasa pengguna anggaran menandatangani bukti pengeluaran kas..

. c. RAPBOKJE FT-UH diajukan ke DMME FT-UH untuk di sahkan menjadi APBOKJE FT-UH... Seluruh pengurus HME FT-UH wajib mengatur pelaksanaan anggaran sedemikian rupa sehingga realisasi APBOKJE FT-UH dapat terkendali dan tercapai secara optimal.... 2. Pendapatan a...c.. b.. Bukti penerimaan uang dan/atau barang dibuat dua rangkap dan masing-masing diserahkan kepada : a) Pemberi / pembayar .... 2) Penggunaan dana secara efektif dan efisien dengan hasil optimal.. b..Pelaksanaan Anggaran belanja berdasarkan prinsip : 1) Nominal yang dimuat dalam anggaran belanja merupakan batas maksimal untuk masing-masing pembelanjaan (pengeluaran).. (.... 3) Terkendali sesuai dengan ketentuan yang berlaku c. Setiap penerimaan uang dan/atau barang dibuatkan bukti ditandatangani oleh penerima. d..... d.. 3.... 2) Jumlah pendapatan diusahakan secara maksimal sesuai dengan ketentuan yang berlaku....... Daftar Anggaran Kode Anggaran Kuasa Jumlah Pengunggunaan Anggaran Anggaran Realisasi Anggaran Mengetahi...) Bendahara Umum HME FT-UH V. 2) Mengeluarkan pembiayaan untuk tujuan lain dari yang telah ditetapkan dalam anggaran belanja HME FT-UH. Penerimaan uang dan/atau barang selain Bendahara Umum HME FT-UH harus diserahkan kepada Bendahara Umum HME FT-UH selambat-lambatnya dalam waktu 3 hari setelah penerimaan... Penerimaan uang dan/atau barang dilakukan oleh Bendahara Umum HME FT-UH... Pelaksanaan APBOKJE FT-UH Ketentuan Umum a.. 1) Mengadakan iuran dan atau tambahan iuran yang belum tercantum dalam anggaran pendapatan (APBOKJE FT-UH).. Tindakan yang tercantum di bawah ini harus dengan persetujuan tertulis dari Ketua Umum HME FT-UH dan disahkan oleh DMME FT-UH. Format laporan realisasi APBOKJE FT-UH No. 3) Terkendali sesuai dengan ketentuan yang berlaku... Bendahara Umum HME FT-UH berkoordinasi dengan Ketua Umum HME FT-UH untuk menyusun RAPBOKJE FT-UH.4 Ketentuan Pelaksanaan 1..Penerimaan uang dilakukan dengan cara sebagai berikut : 1... e. Pelaksanaan Anggaran Pendapatan berdasarkan prinsip : 1) Nominal yang dimuat dalam anggaran pendapatan merupakan batas/target minimal untuk masing-masing pendapatan.

Format penerimaan uang/barang BUKTI PENERIMAAN UANG / BARANG TELAH TERIMA UANG SEJUMLAH/ BARANG BERUPA . Macam-macam belanja/pengeluaran. PEMASUKAN PENGELUARAN Tanggal Jumlah Tanggal Jumlah ”jenis kegiatan ato jobdes” URAIAN SISA KET... Belanja langsung Belanja langsung mencakup pengeluaran berdasarkan rutinitas lembaga yang meliputi belanja program kerja. b.yang selanjutnya didokumentasikan sebagai laporan. b. Format laporan arus kas: LAPORAN KEUANGAN KOMPARTEMEN. bon kuitansi dan buku-buku bantu lainnya. Pendapatan berdasarkan keuntungan usaha HME FT-UH. b) Laporan tahunan dipertanggungjawabkan dalam MME FTUH 2) Format laporan keuangan dimaksud terdiri dari : a) Laporan anggaran.. dan belanja tak terduga. PENERIMA PEMBERI / PEMBAYAR b) Penerima ( NAMA ) ( NAMA ) 2. PADA HARI………. Untuk kelengkapan administrasi keuangannya dibutuhkan : 1) Buku Kas Harian 2) Buku kas masuk dan kas keluar. Pendapatan berdasarkan sumbangan atau bantuan yang meliputi sumber dari pemerintah.. pengeluaran ke MME FT-UH..... realisasi anggaran dan laporan arus kas tiap kompartemen.. c.. 4.TANGGAL……………………………. a. dan alumni. DARI………………………………….. Belanja tidak langsung Belanja tak langsung mencakup pengeluaran berdasarkan kebijakan organisasi yang meliputi pengeluaran ke DMME FT-UH.…. …………………………………….…………………. Pelaporan keuangan dilakukan oleh Bendahara Umun HME FT-UH pada setiap rapat dengan ketentuan sebagai berikut : 1) Jenis laporan dan pertanggungjawabannya : a) Laporan triwulan dipertanggungjawabkan dalam sidang DMME FT-UH. instansi/badan swasta. HME FT-UH. Penanggung jawab pembukuan kegiatan adalah Bendahara Umum HME FTUH dan pelaksanaannya dilakukan sesuai dengan job description yang ada... subsidi dana kemahasiswaan. . No. subsidi UKM. 3) Buku nota. Pembukuan dan Pelaporan a./. belanja khusus. 3. Macam-macam Pendapatan a. Pendapatan berdasarkan ketentuan organisasi yang meliputi iuran anggota.. dan subsidi dana pengkaderan HME FT-UH b.. job description dan belanja kompartemen HME FT-UH.

Pengawasan intern keuangan organisasi dan pemeriksaan laporan keuangan tiap kompartemen secara rutin dilakukan oleh Bendahara Umum HME FT-UH.b) Bukti keuangan (pengeluaran kas dan nota-nota bukti transaksi) 5. Pengawasan intern keuangan secara rutin dilakukan oleh DMME FT-UH. Pemeriksaan keuangan tahunan dan akhir periode dilakukan oleh MME FT-UH. . adalah pengawasan yang berjalan atau dilakukan bersamaan dengan tahap-tahap proses penerimaan dan pengeluaran yang dimulai dari : 1) Permohonan untuk pengeluaran 2) Jumlah yang telah dianggarkan b. Pengawasan yang bersifat preventif. Pengawasan Keuangan Pengawasan keuangan organisasi meliputi : a. c. d.

Tujuan C. LAPORAN PELAKSANAAN A. VI. 3 LPJ Dalam Lingkup OKJE FT-UH a. G. selain hal-hal diatas juga ditambahkan perjanjian kerjasama Sponsorsip yang memuat media pubikasi. F. Waktu Pelaksanaan F. Adapun sistematika proposal sebagai berikut: Sampul A. Latar belakang Tujuan Nama dan tema kegiatan Waktu dan tempat kegiaatan Sasaran kegiatan Susunan panitia Anggaran kegiatan Penutup Untuk proposal sponsorsip kegiatan. Laporan Pertanggung Jawaban Kegiatan LPJ (Laporan Pertanggungjawaban) Kegiatan merupakan laporan panitia pelaksana kegiatan mengenai perkembangan dan hasil suatu kegiatan untuk selanjutnya dievaluasi dan dijadikan bahan referensi untuk kegiatan berikutnya Adapun sistematika penulisan LPJ Kegiatan adalah sebagai berikut: Sampul Kata Pengantar Daftar Isi Sistematika Laporan Pertanggungjawaban BAB I. VI. 2 Pengertian LPJ Laporan pertanggung jawaban adalah laporan yang memut segala bentuk aktivitas dan evaluasi yang terjadi pada kurung waktu tertentu sebagai pertanggungjawaban yang dapat digunakan sebagai referensi untuk periode kepengurusan selanjutnya. PENDAHULUAN BAB II. H. Persiapan Kegiatan 2. 1 Pengertian Proposal Kegiatan Proposal kegiatan merupaan gambaran rencaba kegiatan yang akan dilaksanakan oleh pelaksanan kegiatan. Metode Pelaksanaan 1. Sasaran D. E. Hasil BAB III.BAB VI PROPOSAL DAN LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN VI. Evaluasi Kegiatan E. B. LAPORAN KEUANGAN BAB IV. D. Maksud B.PENUTUP Lampiran  Proposal Kegiatan  SK Kepanitiaan . C.

Metode Pelaksanaan 1. Waktu Pelaksanaan F. Tujuan C. Laporan Inventaris BAB V.2. b.1 Gambaran Umum Pelaksanaan Program Kerja II. Sasaran D. PENDAHULUAN I.1 Program Kerja a. c.2 Dasar Pemikiran I. Laporan Pertanggung Jawaban Ketua Umum HME FT-UH 1.2 Laporan Pelaksanaan Program Kerja II. PENUTUP c. Evaluasi Kegiatan E. Daftar Persuratan ii.4 Sistematika Laporan Pertanggungjawaban BAB II. Maksud B.   b.1 Mukaddimah I. Maksud Tujuan Sasaran . Persuratan Dokumentasi (Softcopy & Hardcopy) Nota-nota Laporan Administrasi dan Keuangan UKM HME FT-UH Adapun sistematika penulisan Laporan Administrasi dan Keuangan UKM HME FT-UH adalah sebagai berikut: Sampul Kata Pengantar Daftar Isi Sistematika Laporan Pertanggungjawaban BAB I PENDAHULUAN BAB II LAPORAN KONDISI INTERNAL UKM BAB III LAPORAN UMUM KEGIATAN PELAKSANAAN UKM A. LPJ Triwulan Adapun Sistematika Laporan Pertanggungjawaban Triwulan adalah sebagai berikut: Sampul Kata Pengantar Daftar Isi BAB I. Persiapan Kegiatan 2. Hasil BAB IV LAPORAN ADMINISTRASI i. Laporan Keuangan iii. LAPORAN PELAKSANAAN II.3Tujuan I.

Persuratan Daftar Inventaris Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan Notulensi dan Absensi Rapat Diagram Pie Jobdes dan Program Kerja Kompartemen Diagram Pie HME FT-UH Periode ……… APBOKJE FT-UH Laporan Realisasi Anggaran Buku Kas Harian Buku Induk           2.. h. i.3 Kebijakan Organisasi II.d...1. Hasil terhadap Institusi g.1.2 Belanja Tidak Langsung III.3.2.1 Kesimpulan IV.2 Pengeluaran Organisasi III. Metode Pelaksanaan Waktu Pelaksanaan Hasil Hasil secara Personal Anggota HME FTUH ii.3..2 Saran Lampiran  Nota dan Bukti Keuangan HME FT-UH Periode ..1 Kebijakan Intern II.. i. Anggaran Biaya Penanggung Jawab Saran dan Rekomendasi II. e. LAPORAN ANGGARAN III.2 Kebijakan Ekstern BAB III.2.1 Sumber Pokok III.1 Belanja Langsung III.2 Sumber Lain III. PENUTUP IV. f..1Pendapatan Organisasi III. LPJ Umum .3 Rekapitulasi Anggaran BAB IV..

1 Non Program Kerja III. Waktu Pelaksanaan f. Hasil secara Personal Anggota HME FT-UH ii.. Sasaran d. KONDISI OBJEKTIF KELEMBAGAAN II.4 Sistematika Laporan Pertanggungjawaban BAB II. Hasil terhadap Institusi g.1 Pelaksanaan Tugas dan Wewenang Ketua Umum HME FTUH III.3 Laporan Pelaksanaan Program Kerja III..1 Mukaddimah I. LAPORAN PELAKSANAAN III. Saran dan Rekomendasi III.3. Anggaran Biaya h.2 Gambaran Umum Pelaksanaan Program Kerja III.1 Kebijakan Intern .2.1 Pelaksanaan Program Kerja HME FT-UH Periode.4... Maksud b.2 Program Kerja a. Penanggung Jawab i. Hasil i.3 Tujuan I.2 Kondisi Eksternal BABIII. Metode Pelaksanaan e. Tujuan c.3.Adapun Sistematika Laporan Pertanggungjawaban Umum Ketua Umum HME FT-UH adalah sebagai berikut: Sampul Kata Pengantar Daftar Isi BAB I.2 Dasar Pemikiran I. PENDAHULUAN I. berdasarkan GBHOKJE FT-UH Jangka Pendek III.1 Kondisi Internal II..3 Deskripsi Kerja III.4 Kebijakan Organisasi III.2.3.2 Memorandum III.

.2.III.2 Kebijakan Ekstern BAB IV.. KONDISI OBJEKTIF KELEMBAGAAN OKJE FT-UH . PENUTUP V.1... Laporan Administrasi dan Keuangan DMME FT-UH Adapun sistematika penulisan Laporan Administrasi dan Keuangan DMME FT-UH :] Sampul Kata Pengantar Daftar Isi BAB I...PENDAHULUAN I.2.2 Sumber Lain IV.2 Belanja Tidak Langsung IV..4.. LAPORAN ANGGARAN IV..4 Sistematika Laporan BAB II.3 Dasar Penyusunan I.1 Kesimpulan V.1.3 Rekapitulasi Anggaran BAB V.2 Saran Lampiran  Nota dan Bukti Keuangan HME FT-UH Periode .1 Belanja Langsung IV.1 Latar Belakang I.1 Pendapatan Organisasi IV.2 Pengeluaran Organisasi IV. Persuratan Daftar Inventaris Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan Notulensi dan Absensi Rapat Laporan Administrasi UKM APBOKJE FT-UH Laporan Realisasi Anggaran Buku Kas Harian Buku Induk          d.2 Tujuan I.1 Sumber Pokok IV.

PENUTUP Lampiran  Persuratan  LPJ Triwulan Ketua Umum  Nota Pengeluaran  Absensi Sidang  Notulensi Sidang .2 Pengawasa Mekanisme Organisasi dan Program Kerja BAB IV.II.1 Kondisi Internal II. LAPORAN UMUM II. LAPORAN ADMINISTRASI III.2 Laporan Keuangan III.1 Persuratan III.3 Inventarisasi BAB V.2 Kondisi Eksternal BABIII.1 Pelaksanaan Tugas dan Wewenang DMME FT-UH II.

Pedoman Dasar Administrasi ini merupakan acuan dalam pengelolaan administrasi organisasi dalam lingkup OKJE FT-UH semoga senantiasa di Ridhai dan di Rahmati Allah SWT. Pedomand Dasar Administrasi ini disusun sebagai usaha sadar demi terciptanya iklim kehidupan kampus yang dinamis dan harmonis.BAB VII PENUTUP Pedoman Dasar Administrasi ini disusun dan dirumuskan semaksimal mungkin demi terciptanya tertib administrasi dalam lingkup OKJE FT-UH. . sesuai aspirasi mahasiswa elektro.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful