PEDOMAN DASAR ADMINISTRASI ORGANISASI KEMAHASISWAAN JURUSAN ELEKTRO FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS HASANUDDIN (PDAOKJE FT-UH

)

PEDOMAN DASAR ADMINISTRASI ORGANISASI KEMAHASISWAAN JURUSAN ELEKTRO FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS HASANUDDIN (PDAOKJE FT-UH) BAB I PENDAHULUAN

I.1 Latar Belakang OKJE FT-UH adalah Organisasi Kemahasiswaan di lingkungan Jurusan Elektro yang bertujuan sebagai wahana dan sarana pengembangan diri mahasiswa kearah peningkatan ketakwaan kepada Tuhan Yang Maha Esa, perluasan wawasan, pencapaian profesionalisme, peningkatan kecendikiawanan, integritas kepribadian, dan pengabdian masyarakat, sebagaimana termaktub dalam PDOKJE FT-UH. Pencapaian tujuan OKJE FT-UH dapat dilakukan apabila kerjasama semua unsur yang ada dalam organisasi ini berjalan dengan baik dan lancar. Oleh karena itu perlu dilakukan pengendalian proses kerjasama semua unsur organisasi agar supaya pencapaian tujuan berlangsung secara efektif dan efisien. Salah satu pengendalian yang dimaksud adalah secara keseluruhan tanpa menitikberatkan pada salah satu unsur tertentu. Pengendalian proses kerja sama disusun dalam pedoman administrasi yang merupakan bagian dari organisasi secara umum. Mengingat adanya kebutuhan dan tuntutan perkembangan organisasi yang semakin meningkat, terutama karena kesadaran akan perlunya organisasi yang rapi dan teratur dalam mencapai cita-cita perjuangan, maka perlu dilakukan pembuatan pedoman administrasi OKJE FT-UH. PDAOKJE FT-UH ini berlaku selama 3 tahun (2009-2011). I.2 Tujuan Pedoman dasar administrasi OKJE FT-UH bertujuan sebagai acuan dasar dalam pengelolaan administrasi OKJE FT-UH dalam rangka menuju tertib organisasi, sehingga akan tercipta koordinasi, integrasi dan sinkronisasi terhadap pengelolaan dan pelayanan administrasi organisasi. I.3 Ruang Lingkup Ruang lingkup yang menjadi sasaran pedoman dasar administrasi ini mencakup : 1. Administrasi Kesekretariatan 2. Administrasi Persuratan 3. Administrasi Keuangan 4. Proposal dan laporan pertanggung jawaban

BAB II PENGERTIAN ADMINISTRASI Banyak pengertian administrasi yang diberikan oleh para ahli administrasi, namun secara umum administrasi adalah kegiatan atau rangkaian kegiatan sebagai pengendalian usaha kerjasama sekelompok manusia untuk mencapai tujuan bersama yang telah ditetapkan. Dalam perkembangannya, banyak ahli yang menyebut bahwa administrasi kini menjadi suatu disiplin ilmu dan ada juga yang mengatakan bahwa administrasi itu adalah seni. Administrasi disebut sebagai disiplin ilmu yang berdiri sendiri karena memenuhi syarat yang diminta suatu disiplin ilmu sebagai ilmu pengetahuan yang mandiri yaitu : 1. Administrasi memiliki objek materia yaitu manusia, artinya manusia merupakan pokok masalah yang dibahas. 2. Administrasi memiliki objek forma, artinya administrasi merupakan suatu penyelenggaraan. Baik penyelenggaraan yang bermula dari perencanaan sampai pada evaluasi. 3. Administrasi diterima secara universal di seluruh dunia 4. Administrasi dapat dipelajari dan diajarkan. 5. Administrasi mempunyai sistematika yang khas, administrasi suatu kelompok atau organisasi tidaklah sama dan administrasi dapat berubah sesuai ruang dan waktu. Administrasi juga disebut sebagai seni karena dalam administrasi juga dikenal berbagai cipta, rasa, dan karsa seorang administrator (pelaksana administrasi). Hal tersebut mempengaruhi anggota organisasinya, cara kerja, membuat perubahan administrasi secara baik, benar, dan indah penyelenggaraannya, rekayasa keadaan, yang mengikat tanpa paksaan. Administrasi memiliki seni merencanakan, seni membiayai, seni mengatur, seni mengurus, seni menyelenggarakan berbagai kegiatan baik rutin maupun insidentil. Secara umum seni administrasi merupakan kemampuan dan kemahiran seseorang untuk mewujudkan berbagai strategi pemecahan masalah, bagaimana mengidentifikasi, bagaimana solusinya, memikirkan pembiayaanya, pengkoordinasian dan evaluasi.

maka perlu dibuat pengaturan tentang sekretariat yang meliputi letak. informasi organisasi. rak buku. papan tulis dan lain-lain. Kelengkapan peralatan sekretariat. penghubung dengan anggota masyarakat. lemari. . kursi. Pengelolaan alat Sekretariat a. 3) Sumber daya manusia Salah satu faktor penting dalam pengelolaan sekretariat adalah tenaga pengelola. komunikasi. papan nama.2 KESEKRETARIATAN III.1 Sekretariat 1. 2) Bangunan/ruangan Bangunan sekretariat OKJE FT-UH hendaknya diusahakan dapat menampung seluruh kegiatan administrasi dan kegiatan-kegiatan lainnya. Fungsi Sekretariat yaitu sebagai tempat: 1) Menangani dan melayani fungsi sekretariat. kegiatan administrasi. 1) Letak sekretariat Fungsi-fungsi Sekretariat dapat dijalankan apabila Sekretariat OKJE FTUH terletak pada tempat yang strategis.1 PENGERTIAN Administrasi Kesekretariatan adalah kegiatan atau rangkaian kegiatan organisasi yang meliputi pengelolaan sekretariat. Kesehatan. stempel. 2) Melaksanakan administrasi organisasi. Ruangan yang memadai b.BAB III ADMINISTRASI KESEKRETARIATAN III. 3. III. b. Alat-alat Sekretariat Dalam pelaksanaan kegiatan sekretariat diperlukan alat-alat antara lain . bangunan dan sumber daya manusianya. meja. pengadaan dan pencatatan barang-barang milik organisasi serta keuangan. komputer. 2. Pengertian Sekretariat Sekretariat merupakan tempat kegiatan secara teratur yang pada hakekatnya sebagai sentral (pusat) pengendalian organisasi. persuratan. 3) Mengagendakan dan melaksanakan persidangan/rapat rutin 4) Mengorganisasikan tugas-tugas rutin dan insidentil 5) Mengorganisasikan pelaksanaan keputusan dan program 6) Melaksanakan pendataan organisasi dan pelayanan informasi/komunikasi organisasi 7) Mengkoordinasi anggoa. kebersihan dan kerapian sekretariat. mudah dijangkau dengan keadaan lingkungan yang kondusif. Pengaturan Sekretariat Agar sekretariat Organisasi Kemahasiswaan Jurusan Elektro Fakultas Teknik Universitas Hasanuddin dapat berfungsi secara optimal. perencanaan. Untuk menjamin kelayakan bangunan/ruangan sekretariat hendaknya diperhatikan hal-hal sebagai berikut : a.2. kebijakan. OKJE FT-UH memiliki sekretariat eksekutif yang secara khusus bertugas melaksanakan pelayanan administratif dalam keseharian. c.

SAMPAI PADA (HARI/TANGGAL)……………. Format slip peminjaman : LOGO OKJE SLIP PEMINJAMAN SAYA YANG BERTANDA TANGAN DI BAWAH INI NAMA : ………….2 Inventaris Organisasi 1.DAN MEMBERIKAN JAMINAN BERUPA……. MEMINJAM INVENTARIS OKJE FT-UH BERUPA………………DALAM KEADAAN………………. KOMPARTEMEN KESEKREARIAAN OKJE FT-UH PERIODE 20.III. Peminjaman inventaris dilayani dengan mengisi slip peminjaman dan buku khusus peminjaman inventaris e. Untuk mengontrol inventaris perlu dibuat daftar inventaris dalam sebuah buku khusus (buku inventaris).. b. ORGANISASI : …………. Inventaris permanen. Barang Nama peminjam Alamat peminjam Nomor Inventaris Tanggal Peminja man Tangga Tanda Pengemba Jaminan Tangan lian ket f. lemari. c. Inventaris tidak permanen. Inventaris OKJE FT-UH yang berada dalam lingkup pengelolaan harus dipertanggung jawabkan kepada ketua umum HME FT-UH.DARI (HARI/TANGGAL)……………. Pengertian Inventaris Organisasi adalah sesuatu yang menjadi milik organisasi berupa harta kekayaan organisasi yang terdiri dari dua macam yaitu : a. yaitu kekayaan organisasi yang dalam waktu singkat mengalami perubahan seperti amplop.2. papan tulis dan lain-lain. 2... Pengelolaan Inventaris a.2.DAN BERTANGGUNG JAWAB ATAS INVENTARIS HME FT-UH YANG TERSEBUT DI ATAS. b.. Inventaris dalam bentuk apapun digunakan untuk kepentingan OKJE FT-UH./20… ) ( nama / jabatan ) PEMINJAM ( NB : PENGEMBALIAN INVENTARIS YANG DIPINJAM MENYERTAKAN SLIP PEMINJAMAN Format peminjaman Inventaris : Nama No. Pengelolaan inventaris UKM milik HME FT-UH diaur tersendiri oleh UKM tersebut. yaitu kekayaan organisasi yang dalam jangka relatif lama tidak mengalami perubahan. Pengelolaan inventaris harus dilakukan dengan baik oleh anggota yang diserahi tugas khusus sesuai dengan pembagian tugas. MENGETAHUI. seperti gedung. d. kertas dan lain-lain.. III.3 Buku-Buku Organisasi .

6. Buku Sidang/Notulensi Buku sidang/notulensi adalah buku yang dipergunakan oleh Pimpinan Sidang ketika sidang berlangsung. Format untuk surat masuk : No. Buku Agenda Surat Buku agenda surat adalah buku yang digunakan untuk mencatat surat-surat masuk dan surat-surat keluar. Tanda tangan pengirim surat untuk surat masuk dan tanda tangan penerima surat untuk surat keluar. Perihal atau maksud isi surat. Buku ini digunakan untuk mencatat hal-hal yang dirasa penting/perlu oleh pimpinan sidang atau orang lain yang ditugaskan untuk itu. Hal-hal penting yang terdapat dalam notulensi akan dituangkan dalam sebuah risalah rapat dengan format sebagai berikut : LOGO OKJE RISALAH RAPAT HIMPUNAN MAHASISWA ELEKTRO FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS HASANUDDIN PERIODE 20…/20… : : : Hari/Tanggal Waktu Agenda Rapat Notulen Kesimpulan Rapat : : Hal lain yang dianggap perlu : Mengetahui Pimpinan Rapat . Untuk menuliskan tanggal dikirmnya surat keluar/diterimanya surat masuk 4. biasanya menjelaskan tempat pelaksanaan dan hal-hal lain yang dianggap perlu. Untuk menuliskan Nomor persuratan yang diterima/yang dikirimkan 3. 1 Nomor Surat 2 Tanggal masuk 3 Dari 4 Perihal 5 Tanda Tangan 6 Ket 7 Format untuk surat keluar : No. Untuk menuliskan nomor urut surat keluar/masuk 2. Keterangan. ditulis singkat dan jelas. Dari mana surat itu berasal untuk surat masuk/tujuan surat keluar tersebut. 5. 1 Nomor Surat 2 Tanggal Keluar 3 Tujuan 4 Perihal 5 Tanda Tangan 6 Ket 7 Keterangan kolom 1.1. 7. 2.

. Tanda tangan/paraf penerima surat 7. Nomor urut surat 2..TANGGAL…………YANG DITUJUKAN KEPADA ORGANISASI/ INSTANSI…………………….DENGAN NOMOR…. Buku Presensi Rapat Buku presensi rapat adalah buku yang memuat daftar hadir peserta rapat yang diadakan oleh pengurus HME FT-UH atau pengurus DMME FT-UH dalam setiap rapatnya.3.. Hal-hal lain yang dianggap perlu 4.. Buku ini sekaligus merupakan bukti bahwa surat sudah dikirim atau sudah diterima oleh yang bersangkutan. 4. Format kolomnya : No. Tanda tangan peserta rapat 5. PADA HARI………. Nomor surat sesuai dengan kaidah persuratan OKJE FT-UH 3. 1 Nama 2 Jabatan/Angkatan 3 Tanda Tangan 4 Keterangan 5 Keterangan Kolom: 1. Hal-hal lain yang dianggap perlu... Nomor urut kehadiran peserta rapat 2... PENGIRIM PENERIMA ( NAMA ) ( NAMA ) .. Jabatan struktural dalam kepengurusan atau angkatan di OKJE FT-UH. Perihal/maksud surat keluar itu 6. Buku Ekspedisi Buku ekspedisi adalah buku yang digunakan untuk mencatat pengiriman surat. Nama lengkap peserta rapat 3.. Tanggal dilakukan pengiriman surat 4. 1 Nomor Surat 2 Tanggal Keluar 3 Tujuan 4 Perihal 5 Ket 7 Keterangan kolom : 1... Tujuan/alamat surat keluar 5. Format kolomnya : No.. Format tanda terima surat : TANDA TERIMA SURAT LOGO OKJE TELAH TERIMA SURAT DARI..

4 Dokumen Organisasi 1. No urut barang 2.5. Buku Catatan Kegiatan Buku catatan kegiatan adalah buku yang digunakan untuk mencatat kegiatan-kegiatan yang telah dilaksanakan. Gambar/foto. Pengertian Dokumen adalah semua tanda bukti yang sah dari peristiwa atau kejadian yang terjadi dalam suatu organisasi. Khusus) 5. Kode barang 3.2. Buku Inventaris Buku inventaris adalah buku yang memuat semua data mengenai inventaris organisasi yang sifatnya permanen Format buku inventaris : No. Jumlah barang persatuan 6. Tanggal. Pelaksana kegiatan (kompartemen / kel. b. Buku induk memuat data seperti: • Data pribadi pengurus HME FT-UH • Data jumlah anggota • Data potensi anggota • Lain-lain yang dianggap perlu. Nomor urut 2. Keterangan kondisi barang 6. Nama Tempat/Gedung/Lokasi 6. Bahan/ merek dari pada barang 5. Nama barang 4. 1 Kode barang 2 Nama Barang 3 Bahan/Merk 4 Jumlah Barang 5 Barang 6 Keterangan 7 Keterangan kolom: 1. Mencatat hal penting. Buku Induk Buku induk adalah buku yang memuat semua data yang diperlukan oleh organisasi yang senantiasa diperbaharui setiap periode kepengurusan. Format kolomnya : No. bulan dan tahun pelaksanaan 3. III. 2. 1 Tanggal 2 Nama Kegiatan 3 Pelaksana 4 Tempat 5 Ket 6 Keterangan kolom : 1. Arsip . Nama kegiatan yang dilaksanakan 4. Gambar barang 7. Bentuk-bentuk dokumen a. 7.

Surat b. Tata cara penyusutan arsip Penyusutan arsip dilakukan dengan peritmbangan : 1. Pengelolaan • Sistem Pengarsipan a. dimana dokumen digunakan dalam satu periode kepengurusan tetapi tetap disimpan sebagai bukti yang sah dari suatu peristiwa atau kejadian yang sewaktu-waktu dapat digunakan. baik yang berkaitan dengan keterangan.5 Arsip 1. Penjilidan b. Dokumentasi organisasi adalah segala sesuatu yang menyangkut kegiatan pencarian. Pengertian Arsip adalah dokumen yang menyangkut kepentingan organisasi yang disimpan secara sistematis karena memiliki nilai manfaat yang sewaktu-waktu akan digunakan. ruangan maupun peralatan. Pendayagunaan arsip dinamis baik sebagai berkas kerja maupun sebagai referensi.bentuk arsip a. a.2. Surat kabar. yaitu nilai sebagai data ilmiah dan historis yang kemudian hari akan sangat bernilai 4. penyusutan arsip dilakukan dengan cara : a. Sistem Subyek (Subject Filling). Nilai kegunaan. Laporan pertanggungjawaban c. Bentuk. Pemusnahan arsip c. penyusutan arsip berguna untuk : 1. Pengelolaan Dokumen Pada dasarnya pengelolaan dokumen sama dengan pengelolaan inventaris. Dokumen selain digunakan untuk kepentingan tertentu dan penyusunan sejarah organisasi juga dipakai menyusun laporan rutin organisasi serta tanda bukti yang sah. 3. suatu sistem penyusunan arsip berdasarkan permasalahan yang sering dihadapi. Buku-buku laporan. III. yaitu nilai yang berkaitan dengan kegunaan arsip untuk kegiatan administratif sehari-hari 2. b. dll. 2. c. b. Nilai penelitian dan sejarah. • Peminjaman arsip seperti dijelaskan pada poin peminjaman inventaris. suatu sistem penyusunan arsip berdasarkan urutan tanggal dari datangnya surat atau arsip. suatu sistem penyusunan arsip berdasarkan susunan nomor urut arsip. Nilai administratif. makalah dll. sedangkan arsip selalu atau lebih sering dipakai dalam suatu periode kepengurusan. Pertimbangan ekonomis. 2. buku. Usia arsip. c. pengumpulan dan penyimpanan dokumen-dokumen organisasi. yaitu nilai yang mempunyai daya pembuktian di bidang keuangan 3. Penyerahan arsip kepada arsip nasional/arsip daerah.c. . 3. • Penyusutan Arsip a. Sistem nomor (Nomerical Filling). Dilihat dari kepentingan. majalah. b. Arsip berbeda dengan dokumen. Sistem tanggal (Cronological Filling). Tujuan penyusutan Arsip Tujuan penyusutan arsip adalah mengendalikan arus arsip yang tercipta serta mengatur penyelamatan arsip.

3 IV. persuratan merupakan hal mutlak yang harus dilaksanakan sebagai legalitas formal atau bukti keabsahan suatu kebijakan yang dilaksanakan oleh organisasi. Telegram. Dokumentasi historis suatu kegiatan Jenis dan Bentuk Surat OKJE FT-UH adalah organisai formal.BAB IV ADMNISTRASI PERSURATAN IV. Alat pengingat 4. Administrasi persuratan adalah segala sesuatu yang menyangkut pengelolaan persuratan dalam suatu organisasi. yaitu surat berbentuk kartu dengan ukuran 10 cm x 15 cm. dan hasil-hasil penelitian. maka dalam pelaksanaan kinerja dan roda organisasi.1 Pengertian Surat adalah informasi tertulis yang dapat dipergunakan sebagai alat komunikasi tulis yang dibuat dengan persyaratan tertentu yang khusus berlaku dalam surat-menyurat. Surat Tanda Bukti. E-Mail dan Faximille yaitu surat yang dapat dikirim melalui jaringan telekomunikasi. yaitu surat yang dipakai untuk keperluan intern suatu organisasi. Pedoman untuk bertindak 5. surat perjanjian. Keterangan 6. Surat Menurut Keamanan Isinya.3.1 Penggolongan Surat 1) Surat Menurut Isi dan Maksudnya a) Surat biasa b) Surat keputusan c) Surat ketetapan d) Surat rekomendasi e) Surat mandat f) Surat penugasan g) Surat keterangan h) Surat pernyataan 2) a) b) c) d) e) f) Surat Menurut Wujud Kartu Pos. yaitu surat yang wujudnya berupa gabungan sampul dan kertas surat yang apabila dilipat akan berbentuk amplop dan tidak boleh diisi apapun kedalam amplopnya. Tanda bukti tertulis 3. Duta atau wakil organisasi 7. yaitu surat yang bernilai sejarah ilmiah atau memiliki nilai sangat penting seperti SK. IV. 2. 3) a) . yaitu surat yang terdiri dari kertas surat beserta sampulnya. Teleks. Memo dan Nota. Warkat Pos.2 IV. Fungsi Surat Adapun fungsi surat adalah sebagai berikut : 1. Surat sangat rahasia (vital). Alat komunikasi tertulis. yaitu surat khusus yang umumnya berbentuk formulir yang dipakai umtuk tanda bukti suatu kegiatan antara dua belah pihak atau membuktikan keabsahan suatu hal. Surat Bersampul.

yaitu surat yang memerlukan penyelesaian sangat segera dan harus didahulukan penanganannya daripada surat-surat yang lain. yaitu surat yang ditujukan kepada orang atau organisasi yang banyak (khalayak ramai). b) Surat edaran dan surat pengumuman. d) Surat tidak penting. Kata biasa ini mengandung pengertian ‘tidak perlu cepat-cepat dikirim’ atau ‘tidak harus segera dibalas’. yaitu surat yang ditujukan kepada satu atau beberapa orang/organisasi.b) Surat rahasia (penting). b) Surat segera/ekspres. 4) Surat Menurut Banyaknya Sasaran yang Dituju Surat biasa. c) Surat biasa. yaitu surat yang memiliki kegunaan bersifat sementara dan hanya sewaktu-waktu dibutuhkan. c) Surat kilat. 5) Adapun jenis-jenis dan penjelasan surat yang digunakan di lingkup OKJE FTUH yaitu : Surat Biasa Format Bentuk Surat Biasa: a. yaitu surat yang diberlakukan secara biasa/tidak diistimewakan. yaitu surat yang memerlukan penyelesaian dengan segera. a) Surat Menurut Urgensi Penyelesaiannya a) Surat biasa. yaitu surat yang dapat membantu kelancaran organisasi dan sulit dicari tempat lain seperti peraturan-peraturan organisasi. . yaitu surat yang sudah habis masa kegunaannya seperti undangan dsb. tetapi tidak se-urgent surat kilat.

Surat Keputusan (SK) Surat Keputusan yang dikeluarkan oleh pejabat tinggi lembaga dalam lingkup OKJE FT-UH yang mengatur dan mengikat internal lembaga tersebut....... .... perubahan statute atau pembubaran suatu organisasi...................... dan pemberhentian anggota organisasi pada suatu posisi struktural dan sebagainya....... pengangkatan... Contoh Bentuk Surat Keputusan: .. ............ ... tim kerja dan lain-lainnya... : ............................. (TGL-BULAN-TAHUN) ________________ ________________ ________________ ________________ ..... c) Penunjukan...... badan. panitia... : ....... Wb __________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ Wassalamualaikum Wr............. b) Mengesahkan petunjuk pelaksanaan suatu peraturan.......................Wb Makassar.KOP SURAT Nomor Lampiran Perihal : ...................... Kepada Yth..... pengaturan............. d) Penetapan hal-hal yang bersifat umum dan prinsipal dalam rangka kebijakan organisasi......... b............... Surat Keputusan ini memuat : a) Pembentukan.......... DiTempat Assalamualaikum Wr............... . pengesahan..........

.... 3...... Surat Ketetapan Surat Ketetapan dikeluarkan oleh pejabat tinggi lembaga dalam lingkup ___________________ OKJE FT-UH kecuali HME FT-UH yang mengatur dan mengikat eksternal ___________________ lembaga tersebut........... 4.... setelah : Allah SWT.... 4.. 2.. ………….... …………………...... 2... ………….............................. Tembusan : 1.. MENIMBANG : ……………………………………………………………………… MENGINGAT : ……………………………………………………………………… *hanya berlaku di MME MEMPERHATIKAN dan Tiga kolom tanda tangan di MME dipakai : ……………………………………………………………………… MEMUTUSAKAN : MENETAPAKAN PERTAMA : ……………………………………………………………………… KEDUA : ……………………………………………………………………… KETIGA : ……………………………………………………………………… Ditetapkan di : ………………………… Pada Tanggal : ………………………… Pukul : ..... ___________________ ___________________ Contoh surat ketetapan ……………………........ ………….. …………........... Pengurus Himpunan Mahasiswa Elektro Fakultas Teknik Universitas Hasanuddin..... Pengurus......... Dengan rahmat Allah SWT....................... ………….... 3.* ___________________ ___________________ ___________________ ___________________ KOP SURAT Nama terang SURAT KETETAPAN Nama terang* jabatan NOMOR : ………………………………… jabatan TENTANG Tembusan : ……………………………………………………………... 1. Dengan rahmat…………... *hanya digunakan di MME dan Tiga kolom Tanda tangan juga ……………………* ………………..........KOP SURAT SURAT KEPUTUSAN NOMOR : ………………………………… TENTANG ……………………………………………………………......... .............* c... …………........ …………. setelah : MENIMBANG MENGINGAT MEMPERHATIKAN MENETAPKAN : ……………………………………………………………………… : ……………………………………………………………………… : ……………………………………………………………………… : MEMUTUSKAN PERTAMA KEDUA KETIGA : ……………………………………………………………………… : ……………………………………………………………………… : ……………………………………………………………………… Ditetapkan di : ………………………… Pada Tanggal : ………………………… Pukul : .

d. baik. Contoh Bentuk Surat Rekomendasi: . Surat Rekomendasi (SR) Surat Rekomendasi adalah surat yang menyatakan. dsb. menguatkan. membenarkan dsb bahwa pihak yang disebut dapat dipercaya.

2. Demikian surat mandat ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.. terhitung mulai tanggal …………….. Sehubungan dengan sesuatu dan lain hal yang sangat penting dari ………………………………..... Wb.......... maka saya selaku Ketua.......... Kop surat SURAT MANDAT Nomor : ………………………………. Tempat.. ……………………... Contoh Bentuk Surat Mandat: e.. …………………….... Sebagai Pejabat Sementara ………………………………. Jabatan : ……………………………. ………………………… 4. ………………………… 2.. Nama terang Ketua Tembusan: 1... tgl-bln-thn PENGURUS ______________________ FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS HASANUDDIN PERIODE.KOP SURAT SURAT REKOMENDASI Nomor : ……………………………… Assalamualaikum Wr.... sampai ………………..../...... Nama terang jabatan Tembusan: 1........ ………………………… 3...../... tgl-bln-thn PENGURUS HIMPUNAN MAHASISWA ELEKTRO FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS HASANUDDIN PERIODE ...... memberikan mandat kepada Saudara : Nama : ……………………………. Nama terang jabatan Surat Mandat (SM) Surat Mandat adalah surat pelimpahan wewenang / penyerahan wewenang kepada pihak tertentu yang dikeluarkan oleh ketua HME FT-UH atau Ketua DMME FT-UH. …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………… Wassalamualaikum Wr.. Tempt...Periode .. Wb... …………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………... ………………………… ....

f... Ketua DMME FT-UH 2. Contoh Bentuk Surat Keterangan: Kop surat SURAT KETERANGAN Nomor : ……………………………… Assalamu Alaikum Wr. …………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………. maka saya selaku....Wb... Tempat...../..../. Ketua Umum HME FT-UH g.. Untuk bertugas sementara waktu sebagai ……………………… terhitung mulai tanggal …………….............. tgl-bln-thn PENGURUS HIMPUNAN MAHASISWA ELEKTRO FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS HASANUDDIN PERIODE ..... KOP SURAT SURAT TUGAS Nomor : ………………………………. Sehubungan dengan sesuatu dan lain hal yang sangat penting dari ……………………………….. Surat Keterangan (SKET) Surat Keterangan adalah surat yang menerangkan atau menjelaskan tentang keadaan seseorang atau sesuatu. Nama terang Ketua Tembusan: 1............. memberikan tugas kepada Saudara/i : Nama : …………………………….Periode ....... tgl-bln-thn........ Surat Tugas surat tugas adalah surat yang menerangkan bahwa orang yang diberi tugas itu diperintahkan atau diberi tugas untuk menjalankan sesuatu. Demikian surat penugasan ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.. Jabatan : ……………………………... Wb... Surat Pernyataan (SP) . PENGURUS ______________________ FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS HASANUDDIN PERIODE..... sampai ………………..... Nama terang Ketua Umum h. Tempat.. Surat keterangan hanya dikeluarkan oleh Ketua Umum HME FT-UH. …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………… Wassalamualaikum Wr. Surat penugasan hanya dikeluarkan oleh pengurus inti HME FT-UH..

…………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………… Wassalamualaikum Wr. Pada kop surat ditulis hal-hal yang berhubungan dengan identitas organisasi seperti nama organisasi..Wb.. …………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………. Wb.1....... TEMPAT.Wb. TANGGAL –BULAN. alamat..TAHUN YANG MEMBUAT PERNYATAAN Nama terang 2..Wb. TANGGAL –BULAN. TEMPAT..TAHUN _________________ _________________ _________________ _________________ Nama terang jabatan Berikut penjelasan tentang bagian-bagian surat yang digambarkan pada format surat diatas 1). …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………… Wassalamualaikaum Wr. nomor telepon/faksimili. Surat pernyataan individu adalah surat pernyataan yang dikeluarkan dan ditandatangani langsung oleh orang anggota OKJE FT-UH Contoh Bentuk Surat Keterangan: KOP SURAT SURAT PERNYATAAN Assalamu Alaikum Wr. …………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………. Sebuah lembaga yang mapan memiliki kop surat yang paten... email.. dan . Contoh Bentuk Surat Keterangan: KOP SURAT SURAT PERNYATAAN Assalamu Alaikum Wr.. Surat Pernyataan organisasi adalah surat dikeluarkan secara kelembagaan OKJE FT-UH (HME FT-UH dan DMME FT-UH) yang ditandatangani oleh Ketua Umum HME FT-UH atauKetua DMME FT-UH. Kop Surat Kop surat merupakan ciri khas dari sistem administrasi persuratan sebuah lembaga........

Nomor urut Nomor urut ini menunjukkan jumlah surat yang telah dikeluarkan (untuk setiap jenis surat) yang terdiri atas 3 (tiga) digit. HIMPUNAN MAHASISWA ELEKTRO FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS HASANUDDIN Sekertariat : Gedung POMD Lt.com/www.  Alamat Sekretariat. Format nomor surat: NOMOR : NOMOR URUT/KODE SURAT/KODE KEPANITIAAN/KODE LEMBAGA/BULAN/TAHUN 1. Tugas. dan Rekomendasi. terutama dalam penyimpanan dan penemuannya kembali. dan waktu yang sama menggunakan nomor surat yang sama. Keterangan. kepentingan. Nomor Kotak Pos. Adapun penempatan tulisan dapat dilihat sebagai berikut. jenis huruf times new roman dan dicetak tebal. Contoh: SURAT KEPUTUSAN 3) Nomor Surat Nomor surat sangat perlu dicantumkan karena kegunaanya sebagai berikut: a) Untuk memudahkan pengaturan surat. jenis huruf times new roman  Nama lembaga dan alamat sekretariat diletakkan rata tengah dengan spasi 1  Untuk kegiatan yang dikeluarkan oleh HME FT-UH. Mandat. logo kepanitiaan diletakkan di sudut kanan atas.logo organisasi. Dengan besar huruf 14.org 2) Kepala Surat Keputusan. Ketetapan. Adapun susunan atau tata letak kop surat yang digunakan di OKJE FT-UH yaitu :  Logo OKJE FT-UH ditempatkan di sudut kiri atas. Ditulis tebal bergaris bawah dengan huruf kapital semua. Nomor Telepon/Faksimili (kalau ada).  Nama Lembaga/Institusi. c) Untuk penunjukkan sumber dalam kegiatan suratmenyurat dengan cara menunjuk nomor surat yang dibalas atau ditindaklanjuti. website dan Email ditempatkan di bawah tulisan Nama Lembaga/Institusi dengan besar huruf 9. Kop surat ini berlaku untuk semua jenis surat. Berikut kode-kode yang digunakan yaitu : • Kode “A” berarti surat keluar intern OKJE FT-UH • Kode “B” berarti surat keluar ekstern OKJE FT-UH • Kode “SK” berarti Surat Keputusan dalam lingkup HME FT-UH • Kode “TUS” berarti Surat Keputusan dalam lingkup DMME FT-UH dan MME FT-UH • Kode “TAP” berarti Surat Ketetapan • Kode “SR” berarti Surat Rekomendasi • Kode “SM” berarti Surat Mandat • Kode “SKET” berarti Surat Keterangan .2 Fakultas Teknik Univesitas Hasanuddin 90245 okjeftuh@yahoogroups. Kode surat ini menunjukkan jenis surat. b) Untuk perihal.okje-ftuh. Pernyataan. 2. di sebelah kanan logo.

Oleh sebab itu. dan tahun pada surat resmi harus lengkap. tidak boleh disingkat atau divariasikan. penulisan tanggal di tempatkan setelah kop sebelum nomor surat. 4. Kode bulan Kode bulan menunjukkan waktu (bulan) surat tersebut dikeluarkan yang ditulis dengan angka Romawi. 2007. Contoh: “HME FT-UH” dan “DMME FT-UH” 5. Kode kepanitiaan Ditambahkan setelah kode surat jika terdapat kegiatan yang bersifat kepanitiaan. Untuk surat berbentuk lurus (full block style). Kode lembaga Kode induk lembaga yaitu OKJE FT-UH (Organisasi Kemhasiwaan Jurusan Elektro Fakultas Teknik Universitas Hasanuddin). Contoh nomor surat: Nomor : 001/SK/HME FT-UH/VI/2008 Contoh nomor surat kepanitiaan: Nomor : 001/SK/PPDA/HME FT-UH/VI/2008 4) Lampiran Surat Lampiran surat merupakan kelengkapan sebuah surat. Kode tahun Masehi. Surat yang mempunyai lampiran mengemban dua fungsi yaitu menyampaikan maksud tertentu dan sebagai pengantar untuk lampirannya. daftar peminjaman/permohonan barang.). Kode “ST” berarti Surat Tugas. Perihal menggunakan bahasa yang ringkas dan jelas. Nama bulan tidak boleh diganti angka. 6. 6) Tempat/ Daerah dan tanggal dikeluarkannya surat. kwitansi. Kode tahun meunjukkan waktu (tahun) surat tersebut dikeluarkan yang dtulis utuh sesuai tahunnya (misal . 2006.• • Kode “SP” berarti Surat Pernyataan. dst. • contoh : Perihal : Permohonan Kesediaan Membawakan Materi • Perihal (tentang) keputusan dan ketetapan dibuat dengan huruf kapital semuanya dan ditebalkan contoh : TENTANG SUSUSAN PANITIA PELAKSANA PROGRAM PENGEMBANGAN DIRI PAKET A KE XVIII Pada surat biasa tulisan perihal digarisbawahi dan ditebalkan. Penulisan tanggal. faktur. 3. karena hal tersebut tidak berlaku untuk surat resmi. sesuatu yang dilampirkan seperti brosur. Contoh Lampiran Lampiran : 1 Lembar Lampiran : 1 Berkas 5) Perihal Surat Perihal/Hal berfungsi untuk memberi petunjuk kepada pembaca surat tentang pokok dan maksud dibuatnya suatu surat. harus disebutkan dalam surat. Sedangkan untuk surat bentuk setengah lurus (semi block style) penulisan tanggal ditempatkan di sebelah . bulan. Penulisan secara lengkap ini diperlukan untuk menghindari kekeliruan atau hal lain yang merugikan. atau dokumen lainnya.

sedikit menyentuh di atas tandatangan masing-masing (hanya masing-masimg organisasi/unit organisasi saja yang bertandatangan. Nama orang atau instansi yang ditujukan surat tersebut ditulis tebal (bold). Jabatan Penanggung Jawab dan Stempel Posisi jabatan organisasi penanda tangan surat. Ketua Umum . sedikit menyentuh di atas tanda tangan sekretaris (bila hanya ada tanda tangan ketua dan sekretaris) dan tidak dibubuhkan di bagian tandatangan ketua. Pembubuhan stempel organisasi : • Posisi stempel dibubuhkan di sebelah kiri tanda tangan. Di lingkungan OKJE FT-UH. kemudian tandatangan dibubuhkan tepat di bagian atas nama yang bersangkutan. Penulisannya dengan huruf biasa tebal (bold) Contoh : Pengurus Himpunan Mahasiswa Elektro Fakultas Teknik Universitas Hasanuddin Periode 2008/2009 9) Nama. semakin ke kiri semakin tinggi jabatan strukturalnya. kemudian jabatan ditulis di bawah nama penanggung jawab dengan huruf biasa yang tebal (bold). sebelum nama organisasi/unit organisasi yang mengeluarkan surat karena jenis surat yang digunakan di OKJE FT . 7) Alamat Tujuan Surat Alamat tujuan merupakan kepada siapa surat tersebut hendak ditujukan. Contoh : Kepada Yang Terhormat Ketua Jurusan Elektro Fakultas Teknik Universitas Hasanuddin DiMakassar 8) Nama Organisasi yang Mengeluarkan Surat Nama organisasi atau unit organisasi yang mengeluarkan surat di tempatkan di bagian tengah kertas. sebelum nama organisasi/unit organisasi yang mengeluarkan surat. Tandatangan.UH yaitu bentuk setengah lurus (semi block style). • Bila surat tersebut ditandatangani oleh lebih dari satu jabatan struktural dan organisasi yang berbeda. tanpa tandatangan sekretaris). maka ketua sebelah kiri dan sekretaris di sebelah kanannya Nama penanggung jawab ditulis dengan huruf Kapital tebal (bold) bergaris bawah.kanan sebelum atau sejajar nomor surat atau sebelah kanan setelah salam penutup. Jika hanya staf ketua dan sekretaris yang bertandatangan. penempatan tanggal yang digunakan yaitu sebelah kanan setelah salam penutup. maka stempel dibubuhkan di sebelah kiri. Contoh 1 : Pengurus Himpunan Mahasiswa Elektro Fakultas Teknik Universitas Hasanuddin Periode 2008/2009 STEMPEL ORGANISASI RAMA PERDANA Sekretaris Umum LOMPO RAMOS E.

MT NIP. IR. lurus ke atas dengan nomor surat. • Konsideran Konsideran biasanya terdiri dari : . Ketua Jurusan Elektro FT-UH Ketua DMME FT-UH Arsip 11) Bagian bagian surat keputusan dan ketetapan. 2. Contoh : Tembusan : 1. Ketua Umum Panitia Pelaksana PPD-I HME FT-UH 2008 STEMPEL KAPANITIAAN SYAMSUL BAHRI THASIM Ketua Mengetahui. maka penulisannya berderet kebawah dan diberi nomor urut.Contoh 2: Pengurus Himpunan Mahasiswa Elektro Fakultas Teknik Universitas Hasanuddin Periode 2008/2009 STEMPEL STEMPEL ORGANISASI LOMPO RAMOS E. Adapun cara penulisan tembusan sebagai berikut : • Penulisannya ditempatkan di sebelah kiri bawah kertas surat pada margin kiri. • Tembusan yang objeknya hanya satu. • Urutan tembusan dimulai dari jabatan tertinggi. 130 936 995 10) Tembusan Sebuah surat akan mempunyai tembusan bila salinan surat dikirimkan kepada pihak ketiga yang ada sangkut-paut atau keterkaitannya dengan surat yang dikeluarkan. Kadang-kadang ada pejabat atau pihak tertentu yang harus mengetahui terbitnya surat karena surat tersebut menyangkut bidang tugasnya sehingga kepadanya perlu diberikan tembusan. ZAHIR ZAINUDDIN. 3. Ketua Jurusan Elektro Fakultas Teknik Universitas Hasanuddin STEMPEL INSTITUSI DR. maka penulisannya sebaris atau sejajar dengan notasinya Contoh : Tembusan : Ketua DMME FT-UH • Tembusan yang objeknya lebih dari satu.

• Jika terdapat lampiran maka pada lembar lampiran. • Isi Surat Isi surat merupakan penjelasan maksud surat secara mendetail. Apabila diktum tersebut memuat uraian yang perlu dilampirkan. bulan dan tahun. • Salam Penutup Salam penutup berupa ucapan: ‘Wassalamualaikum Wr.  Selanjutnya. hanya Ketua Umum HME FT-UH atau Ketua DMME FT-UH saja yang bertanda tangan. sekiranya diperlukan masih dapat ditambah dengan kata “Memperhatikan” yang diikuti oleh uraian mengenai ketentuanketentuan atau dicantumkan jenis tulisan dinas atau pendapat pejabat atau kejadian tentang yang perlu diperhatikan dalam pembuatan keputusan/ketetapan. kecuali SK atau TUS atau TAP bernomor kode “istimewa” seperti SK Susunan Pengurus HME FTUH atau TAP Susunan Pengurus DMME FT-UH. karena pada waktu itu sekretaris umum atau sekretaris belum “resmi” memangku jabatannya)  Nama terang penanda tangan dan jabatannya.Wb • Alinea Pembuka Alinea pembuka berisi tentang pendahuluan berupa ucapan syukur kepada Tuhan YME. dimana terlebih dahulu ditulis dengan kalimat “Pada tanggal :……………”  Tanda tangan (ketua dan sekretaris. • Alinea Penutup Alinea penutup berisi tentang harapan dari maksud surat dan ucapan terima kasih. di sudut kiri atas kertas. • Salam Pembuka Salam pembuka ditulis miring dan umumnya menggunakan kata : i. atau ii.  Kata “Mengingat” yang diikuti dasar oleh dasar peraturan yang ada hubungannya dengan pembuatan keputusan/ketetapan sehingga pengeluaran keputusan dapat dipertanggungjawabkan dan mempunyai landasan hukum yang kuat. Biasanya dicantumkan hari/waktu.Kata “Menimbang” yang diikuti uraian kalimat mengenai pertimbangan / tujuan / kepentingan / alasan hingga perlu dikeluarkan surat keputusan/ketetapan. Assalamu Alaikum Wr. maka pada halaman terakhir dari lampiran tersebut harus ditandatangani pula oleh pejabat yang mengeluarkan keputusan.Wb’ .”  Tanggal. Dengan Hormat.  • Diktum Diktum diawali dengan kata “Memutuskan” atau “Menetapakan”. dan tempat. • Kaki Surat Keputusan yang terdiri dari :  Tempat dimana surat keputusan tersebut dikeluarkan dengan menyebut terlebih dahulu kalimat “Disahkan di :………. selanjutnya menguraikan diktum tersebut. disebutkan “Lampiran surat keputusan “Nomor :……………” kemudian di bawahnya disebutkan pula mengenai “Perihal atau tentang……………. tanggal. 12) Bagian – bagian surat biasa.

(nama organisasi/unit organisasi) Ttd Nama Jabatan . Kop Surat Pada umumnya digunakan bentuk surat sebagai berikut : Lampiran Bentuk Lurus Perihal Nomor : : : Makassar. Surat Rekomendasi. (alinea pembuka) (alinea transisi) (alinea penutup) ……………… Wassalamu alaikaum Wr. 90) c. atau P. dan Surat Pernyataan. kecuali untuk beberapa bentuk persuratan seperti Surat Keputusan. b. (Post Scriptum) • Khusus untuk undangan. ……………………. 4 Februari 2006 Kepada Yth.C.5 cm x 33 cm. Maksudnya harap memberi kabar kepada pengirim surat atau melalui telepon (Contact Number) yang tertera setelah notasi tersebut. Di tempat Dengan hormat. Kertas yang digunakan yang yaitu kertas putih F4 70 gsm dengan ukuran 21.S. Penempatan bagian-bagian surat pada posisi tertentu akan membentuk model (style) yang tertentu pula. 14) Bentuk Surat Pada umumnya bentuk surat yang dugunakan oleh OKJE FT-UH yaitu bentuk setengah lurus atau semi block style. Amplop berkop yang digunakan yaitu DL Envelope (No. Surat Keterangan.. Bentuk surat merupakan pola sebuah surat yang telah ditentukan oleh tata letak (lay out) bagian-bagian surat. Surat Tugas.B. kecuali untuk judul surat pada surat sistem judul. Surat Mandat.Wb. Tambahan ini dapat ditulis dengan notasi : • N.13) Tambahan Catatan Tambahan atau catatan khusus perlu dicantumkan untuk menambahkan hal tertentu yang mungkin terlupakan atau untuk mempertegas sesuatu. pada bagian akhir surat lazim dituliskan P. Adapun ketentuan-ketentuan umum yang berhubungan dengan persuratan dan bagian-bagiannya sebagai berikut : a. font yang digunakan ukuran 16. (Please Confirm) atau RSVPM (Respondez Si’I Vouz Plait). (Nota Bene). Jenis tulisan (font) yang digunakan yaitu Times New Roman ukuran 12.

Makassar. Surat Keluar 1) Pembuatan konsep 2) Pengetikan 3) Pemeriksaan/penelitian 4) Penandatanganan 5) Pembubuhan cap/stempel organisasi 6) Penulisan dalam agenda 7) Penyimpanan arsip 8) Pelipatan surat 9) Pemasukan dalam amplop (terlebih dahulu diberi alamat) 10) Pembelian prangko (jika lewat pos) 11) Pengiriman surat dengan cara diantarkan sendiri..2 Pengelolaan Surat a.Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style) Kop Surat Nomor Lampiran Perihal : : : Kepada Yth. DiMakassar Dengan hormat. dengan kurir/utusan. 11 September 2006 (nama organisasi/unit organisasi) Ttd NAMA Jabatan IV. 2) Masuk pada staff sekretaris 3) Penelitian /pembacaan surat 4) Pemberian disposisi (catatan singkat tentang tindak lanjut surat) . (alinea pembuka) (alinea transisi) (alinea penutup) Wassalamu alaikaumW r. 12) Pengisan tanda terima surat oleh pihak yang menerima surat. Surat Masuk 1) Surat masuk diterima bagian sekretaris/kesekretariatan. lewat pos.3.Wb. 13) Tanda terima surat dimasukkan dalam buku ekspedisi b. …………………….

5) Pemberian cap agenda dan cap surat 6) Diajukan dan dibicarakan dalam rapat (terutama surat-surat penting yang tidak mungkin diambil kebijaksanaan langsung oleh sekretaris) 7) Pembubuhan disposisi berdasarkan keputusan rapat 8) Pemrosesan surat 9) Pengarsipan surat. .

Perencanaan Perencanaan keuangan dijabarkan dalam bentuk anggaran pendapatan dan anggaran pengeluaran organisasi untuk satu jangka waktu tertentu yang menggambarkan sumber danpenggunaan. c. Pelaksanaan Yang dimaksud dengan pelaksanaan adalah pelaksaan pengaturan keuangan.BAB V ADMINISTRASI KEUANGAN V. 2. b) Permintaan untuk pengeluaran dana di luar APBOKJE FTUH diajukan kepada Ketua Umum HME FT-UH dan Bendahara . dan tidak mengikat. 1) Pengumpulan Dana Pegumpulan dana dilakukan untuk menjamin kelancaran operasional OKJE FT-UH. Organisasi Agar lebih memudahkan kontrol pengelolaan keuangan maka pengorganisasiannya sebagai berikut : 1) Tugas mencari dan mengumpulkan dana dari sumber-sumber yang telah ditentukan diserahkan kepada tim dana di bawah kordinasi Bendahara Umum HME FT-UH. pengalokasian. 2) Pengeluaran Dana a) Penggunaan dana tiap kompartemen diatur dalam Anggaran Pendapatan dan Belanja Organisasi yang telah ditetapkan sebelumnya. 3) Tugas untuk mencatat keluar masuknya dana serta penyusunan laporannya diserahkan kepada Bendahara Umum HME FT-UH. 3) Penyimpanan a) Yang bertanggung jawab atas penyimpanan dana adalah Bendahara Umum HME FT-UH. Pengelolaan umum keuangan OKJE FT-UH dilakukan oleh Bendahara Umum HME FT-UH. b. yang bertujuan agar pendayagunaan dana dapat dilakukan secara efektif dan efisien. halal.1 Pengertian Administrasi keuangan adalah administrasi yang berhubungan dengan perolehan. c) Usaha-usaha lain oleh tim dana yang etis. b) Dana kemahasiswaan. 2) Penyimpanan dan pengeluaran dana yang dikumpulkan oleh tim dana harus terlebih dahulu disetujui oleh Ketua Umum HME FT-UH dan Bendahara Umum HME FT-UH. b) Pengeluaran dana harus disetujui oleh Ketua Umum dan Bendahara Umum HME FT-UH. V. b) Untuk keperluan pengelolaan dana dapat diadakan kas kecil yang dipegang oleh tim dana. penggunaan dana dan laporan akhir penggunaan dana. 4) Prosedur Pengeluaran Dana a) Permintaan untuk pengeluaran dana yang telah dialokasikan di APBOKJE FT-UH diajukan oleh kuasa pengguna anggaran kepada Bendahara Umum HME FT-UH. Prinsip-prinsip yang berlaku dalam hal pengelolaan keuangan meliputi : a.2 Wewenang Pengelolaan Keuangan 1. Pengumpulan ini meliputi : a) Mengumpulkan dana dari iuran anggota OKJE FT-UH setiap pengurusan KRS.

c) Kuasa pengguna anggaran menandatangani bukti pengeluaran kas... Koordinator Kompartemen HME FT-UH menyerahkan rancangan anggaran kompartemen kepada Bendahara Umum HME FT-UH selambatlambatnya 2 minggu sebelum rapat kerja HME FT-UH.... teratur dan tepat waktu...3 Rancangan Anggaran Pendapatan dan Belanja Organisasi 1.Umum HME FT-UH oleh kompartemen yang memerlukan dana. b. a..... Bendahara Umum 3... Ketua Umum HME FT-UH dan Bendahara Umum HME FT-UH menilai permohonan tersebut untuk disetujui dan dimasukkan ke dalam biaya tak terduga atau ditolak... Pengajuan dan Pengesahan RAPBOKJE FT-UH a. Format bukti pengeluaran : BUKTI PENGELUARAN KAS Himpunan Mahasiswa Elektro (HME.. 2. V.. Masing-masing Koordinator Kompartemen HME FT-UH menyusun rancangan anggaran kompartemen..FT UH) Priode ... Pengertian Rancangan Anggaran Pendapatan dan Belanja Organisasi Kemahasiswaan Jurusan Elektro Fakultas Teknik Universitas Hasanuddin adalah perkiraan.. Teknis pengelolaan keuangan meliputi : a) Pengendalian penggunaan dana sesuai dengan APBOKJE FT-UH serta kebijakan keuangan HME FT-UH b) Penyelenggaraan pembukuan secara tertib......... ...... Termasuk didalamnya pembuatan dan penyimpanan bukti-bukti yang diperlukan untuk dipertanggungjawabkan. b.. Rancangan Anggaran Pendapatan dan Belanja Organisasi Kemahasiswaan Jurusan Elektro Fakultas Teknik Uniersitas Hasanuddin dibuat dengan memperhatikan kondisi eksternal dan internal... No : Kode Anggaran : Tahun Anggaran : Sudah Terima dari : Terbilang: Uraian Penggunaan Dana : Kuasa Pengguna Anggaran: Tanggal Pengeluaran Kas : Jumlah Uang : Lunas dibayar : Tanggal : . dan biaya yang diperlukan guna pelaksaaan dinamika kelembagaan./.... kemudian tanda bukti pengeluaran tersebut diserahkan sebagai arsip Bendahara Umum HME FT-UH. serta OKJE FT-UH sebagai organisasi nirlaba. pendapatan.

.. d. Bendahara Umum HME FT-UH berkoordinasi dengan Ketua Umum HME FT-UH untuk menyusun RAPBOKJE FT-UH. b..... 2) Mengeluarkan pembiayaan untuk tujuan lain dari yang telah ditetapkan dalam anggaran belanja HME FT-UH.. c. Setiap penerimaan uang dan/atau barang dibuatkan bukti ditandatangani oleh penerima. b. 3) Terkendali sesuai dengan ketentuan yang berlaku..... e... Seluruh pengurus HME FT-UH wajib mengatur pelaksanaan anggaran sedemikian rupa sehingga realisasi APBOKJE FT-UH dapat terkendali dan tercapai secara optimal. (..... Bukti penerimaan uang dan/atau barang dibuat dua rangkap dan masing-masing diserahkan kepada : a) Pemberi / pembayar ... Format laporan realisasi APBOKJE FT-UH No....Pelaksanaan Anggaran belanja berdasarkan prinsip : 1) Nominal yang dimuat dalam anggaran belanja merupakan batas maksimal untuk masing-masing pembelanjaan (pengeluaran).. 2) Jumlah pendapatan diusahakan secara maksimal sesuai dengan ketentuan yang berlaku.Penerimaan uang dilakukan dengan cara sebagai berikut : 1.c..... Pelaksanaan APBOKJE FT-UH Ketentuan Umum a.. 1) Mengadakan iuran dan atau tambahan iuran yang belum tercantum dalam anggaran pendapatan (APBOKJE FT-UH).4 Ketentuan Pelaksanaan 1. RAPBOKJE FT-UH diajukan ke DMME FT-UH untuk di sahkan menjadi APBOKJE FT-UH.. d......... 3..) Bendahara Umum HME FT-UH V... Tindakan yang tercantum di bawah ini harus dengan persetujuan tertulis dari Ketua Umum HME FT-UH dan disahkan oleh DMME FT-UH... 2) Penggunaan dana secara efektif dan efisien dengan hasil optimal. 3) Terkendali sesuai dengan ketentuan yang berlaku c... Pelaksanaan Anggaran Pendapatan berdasarkan prinsip : 1) Nominal yang dimuat dalam anggaran pendapatan merupakan batas/target minimal untuk masing-masing pendapatan. Penerimaan uang dan/atau barang dilakukan oleh Bendahara Umum HME FT-UH.. Penerimaan uang dan/atau barang selain Bendahara Umum HME FT-UH harus diserahkan kepada Bendahara Umum HME FT-UH selambat-lambatnya dalam waktu 3 hari setelah penerimaan.. Daftar Anggaran Kode Anggaran Kuasa Jumlah Pengunggunaan Anggaran Anggaran Realisasi Anggaran Mengetahi. Pendapatan a. 2.

dan belanja tak terduga. PENERIMA PEMBERI / PEMBAYAR b) Penerima ( NAMA ) ( NAMA ) 2..TANGGAL……………………………. a... HME FT-UH. . b. Pendapatan berdasarkan sumbangan atau bantuan yang meliputi sumber dari pemerintah. Pendapatan berdasarkan keuntungan usaha HME FT-UH. 3) Buku nota. 3.. No. Format penerimaan uang/barang BUKTI PENERIMAAN UANG / BARANG TELAH TERIMA UANG SEJUMLAH/ BARANG BERUPA . Pelaporan keuangan dilakukan oleh Bendahara Umun HME FT-UH pada setiap rapat dengan ketentuan sebagai berikut : 1) Jenis laporan dan pertanggungjawabannya : a) Laporan triwulan dipertanggungjawabkan dalam sidang DMME FT-UH. c.. instansi/badan swasta. PADA HARI………. PEMASUKAN PENGELUARAN Tanggal Jumlah Tanggal Jumlah ”jenis kegiatan ato jobdes” URAIAN SISA KET...yang selanjutnya didokumentasikan sebagai laporan. Penanggung jawab pembukuan kegiatan adalah Bendahara Umum HME FTUH dan pelaksanaannya dilakukan sesuai dengan job description yang ada. Macam-macam belanja/pengeluaran. Pembukuan dan Pelaporan a.…………………. job description dan belanja kompartemen HME FT-UH. Pendapatan berdasarkan ketentuan organisasi yang meliputi iuran anggota. b) Laporan tahunan dipertanggungjawabkan dalam MME FTUH 2) Format laporan keuangan dimaksud terdiri dari : a) Laporan anggaran.….. dan subsidi dana pengkaderan HME FT-UH b. realisasi anggaran dan laporan arus kas tiap kompartemen. bon kuitansi dan buku-buku bantu lainnya. pengeluaran ke MME FT-UH.../.. …………………………………….. belanja khusus.. b. Belanja langsung Belanja langsung mencakup pengeluaran berdasarkan rutinitas lembaga yang meliputi belanja program kerja. DARI…………………………………. subsidi dana kemahasiswaan. Belanja tidak langsung Belanja tak langsung mencakup pengeluaran berdasarkan kebijakan organisasi yang meliputi pengeluaran ke DMME FT-UH.. Format laporan arus kas: LAPORAN KEUANGAN KOMPARTEMEN. subsidi UKM. Macam-macam Pendapatan a. Untuk kelengkapan administrasi keuangannya dibutuhkan : 1) Buku Kas Harian 2) Buku kas masuk dan kas keluar. 4. dan alumni..

Pengawasan yang bersifat preventif. c. Pengawasan intern keuangan organisasi dan pemeriksaan laporan keuangan tiap kompartemen secara rutin dilakukan oleh Bendahara Umum HME FT-UH. . Pemeriksaan keuangan tahunan dan akhir periode dilakukan oleh MME FT-UH. Pengawasan intern keuangan secara rutin dilakukan oleh DMME FT-UH. d. adalah pengawasan yang berjalan atau dilakukan bersamaan dengan tahap-tahap proses penerimaan dan pengeluaran yang dimulai dari : 1) Permohonan untuk pengeluaran 2) Jumlah yang telah dianggarkan b. Pengawasan Keuangan Pengawasan keuangan organisasi meliputi : a.b) Bukti keuangan (pengeluaran kas dan nota-nota bukti transaksi) 5.

B. D. C. F. G. VI. Tujuan C. E. Latar belakang Tujuan Nama dan tema kegiatan Waktu dan tempat kegiaatan Sasaran kegiatan Susunan panitia Anggaran kegiatan Penutup Untuk proposal sponsorsip kegiatan. Evaluasi Kegiatan E. LAPORAN PELAKSANAAN A. selain hal-hal diatas juga ditambahkan perjanjian kerjasama Sponsorsip yang memuat media pubikasi. 1 Pengertian Proposal Kegiatan Proposal kegiatan merupaan gambaran rencaba kegiatan yang akan dilaksanakan oleh pelaksanan kegiatan. VI. Metode Pelaksanaan 1. Waktu Pelaksanaan F. Persiapan Kegiatan 2. Laporan Pertanggung Jawaban Kegiatan LPJ (Laporan Pertanggungjawaban) Kegiatan merupakan laporan panitia pelaksana kegiatan mengenai perkembangan dan hasil suatu kegiatan untuk selanjutnya dievaluasi dan dijadikan bahan referensi untuk kegiatan berikutnya Adapun sistematika penulisan LPJ Kegiatan adalah sebagai berikut: Sampul Kata Pengantar Daftar Isi Sistematika Laporan Pertanggungjawaban BAB I. H. Maksud B. Sasaran D.PENUTUP Lampiran  Proposal Kegiatan  SK Kepanitiaan . LAPORAN KEUANGAN BAB IV. Adapun sistematika proposal sebagai berikut: Sampul A. Hasil BAB III. 2 Pengertian LPJ Laporan pertanggung jawaban adalah laporan yang memut segala bentuk aktivitas dan evaluasi yang terjadi pada kurung waktu tertentu sebagai pertanggungjawaban yang dapat digunakan sebagai referensi untuk periode kepengurusan selanjutnya. PENDAHULUAN BAB II. 3 LPJ Dalam Lingkup OKJE FT-UH a.BAB VI PROPOSAL DAN LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN VI.

PENUTUP c. Waktu Pelaksanaan F.1 Mukaddimah I.2 Dasar Pemikiran I. Laporan Inventaris BAB V. Laporan Keuangan iii.2 Laporan Pelaksanaan Program Kerja II.   b. Maksud Tujuan Sasaran .1 Gambaran Umum Pelaksanaan Program Kerja II. LAPORAN PELAKSANAAN II. Hasil BAB IV LAPORAN ADMINISTRASI i. Persiapan Kegiatan 2. Laporan Pertanggung Jawaban Ketua Umum HME FT-UH 1. Daftar Persuratan ii. b. Sasaran D. Persuratan Dokumentasi (Softcopy & Hardcopy) Nota-nota Laporan Administrasi dan Keuangan UKM HME FT-UH Adapun sistematika penulisan Laporan Administrasi dan Keuangan UKM HME FT-UH adalah sebagai berikut: Sampul Kata Pengantar Daftar Isi Sistematika Laporan Pertanggungjawaban BAB I PENDAHULUAN BAB II LAPORAN KONDISI INTERNAL UKM BAB III LAPORAN UMUM KEGIATAN PELAKSANAAN UKM A. LPJ Triwulan Adapun Sistematika Laporan Pertanggungjawaban Triwulan adalah sebagai berikut: Sampul Kata Pengantar Daftar Isi BAB I. Evaluasi Kegiatan E. c.4 Sistematika Laporan Pertanggungjawaban BAB II.3Tujuan I. Metode Pelaksanaan 1. Maksud B. Tujuan C. PENDAHULUAN I.2.1 Program Kerja a.

2 Saran Lampiran  Nota dan Bukti Keuangan HME FT-UH Periode ..1Pendapatan Organisasi III.3. e. Persuratan Daftar Inventaris Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan Notulensi dan Absensi Rapat Diagram Pie Jobdes dan Program Kerja Kompartemen Diagram Pie HME FT-UH Periode ……… APBOKJE FT-UH Laporan Realisasi Anggaran Buku Kas Harian Buku Induk           2.2.2 Pengeluaran Organisasi III.. PENUTUP IV. i...2 Kebijakan Ekstern BAB III.3 Rekapitulasi Anggaran BAB IV.1 Sumber Pokok III.2.1 Kebijakan Intern II. f. Hasil terhadap Institusi g.1 Belanja Langsung III.1.1 Kesimpulan IV. LPJ Umum . i..d.1.2 Sumber Lain III... Metode Pelaksanaan Waktu Pelaksanaan Hasil Hasil secara Personal Anggota HME FTUH ii. h..2 Belanja Tidak Langsung III. LAPORAN ANGGARAN III. Anggaran Biaya Penanggung Jawab Saran dan Rekomendasi II.3.3 Kebijakan Organisasi II.

KONDISI OBJEKTIF KELEMBAGAAN II. Hasil i.2 Kondisi Eksternal BABIII.3.2.1 Mukaddimah I... PENDAHULUAN I.3.2 Gambaran Umum Pelaksanaan Program Kerja III. Sasaran d.2. Waktu Pelaksanaan f.4 Sistematika Laporan Pertanggungjawaban BAB II.1 Pelaksanaan Program Kerja HME FT-UH Periode.4. Maksud b.2 Dasar Pemikiran I.1 Kondisi Internal II.1 Pelaksanaan Tugas dan Wewenang Ketua Umum HME FTUH III.. Penanggung Jawab i. Anggaran Biaya h.4 Kebijakan Organisasi III.2 Memorandum III. Tujuan c. Hasil terhadap Institusi g.1 Non Program Kerja III. berdasarkan GBHOKJE FT-UH Jangka Pendek III.3 Deskripsi Kerja III.Adapun Sistematika Laporan Pertanggungjawaban Umum Ketua Umum HME FT-UH adalah sebagai berikut: Sampul Kata Pengantar Daftar Isi BAB I.2 Program Kerja a. Hasil secara Personal Anggota HME FT-UH ii. Saran dan Rekomendasi III...1 Kebijakan Intern .3.3 Tujuan I. Metode Pelaksanaan e. LAPORAN PELAKSANAAN III.3 Laporan Pelaksanaan Program Kerja III.

KONDISI OBJEKTIF KELEMBAGAAN OKJE FT-UH .1 Kesimpulan V....3 Rekapitulasi Anggaran BAB V.1.III.2.2 Kebijakan Ekstern BAB IV.2 Tujuan I.2..2 Pengeluaran Organisasi IV.4..1 Pendapatan Organisasi IV.1 Sumber Pokok IV.. LAPORAN ANGGARAN IV.1 Latar Belakang I.4 Sistematika Laporan BAB II. PENUTUP V.1 Belanja Langsung IV.2 Sumber Lain IV...2 Saran Lampiran  Nota dan Bukti Keuangan HME FT-UH Periode .2 Belanja Tidak Langsung IV.. Persuratan Daftar Inventaris Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan Notulensi dan Absensi Rapat Laporan Administrasi UKM APBOKJE FT-UH Laporan Realisasi Anggaran Buku Kas Harian Buku Induk          d.PENDAHULUAN I.1. Laporan Administrasi dan Keuangan DMME FT-UH Adapun sistematika penulisan Laporan Administrasi dan Keuangan DMME FT-UH :] Sampul Kata Pengantar Daftar Isi BAB I.3 Dasar Penyusunan I.

2 Kondisi Eksternal BABIII.2 Pengawasa Mekanisme Organisasi dan Program Kerja BAB IV.1 Kondisi Internal II.3 Inventarisasi BAB V.1 Pelaksanaan Tugas dan Wewenang DMME FT-UH II. PENUTUP Lampiran  Persuratan  LPJ Triwulan Ketua Umum  Nota Pengeluaran  Absensi Sidang  Notulensi Sidang . LAPORAN ADMINISTRASI III.1 Persuratan III.2 Laporan Keuangan III.II. LAPORAN UMUM II.

BAB VII PENUTUP Pedoman Dasar Administrasi ini disusun dan dirumuskan semaksimal mungkin demi terciptanya tertib administrasi dalam lingkup OKJE FT-UH. sesuai aspirasi mahasiswa elektro. . Pedomand Dasar Administrasi ini disusun sebagai usaha sadar demi terciptanya iklim kehidupan kampus yang dinamis dan harmonis. Pedoman Dasar Administrasi ini merupakan acuan dalam pengelolaan administrasi organisasi dalam lingkup OKJE FT-UH semoga senantiasa di Ridhai dan di Rahmati Allah SWT.