PEDOMAN DASAR ADMINISTRASI ORGANISASI KEMAHASISWAAN JURUSAN ELEKTRO FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS HASANUDDIN (PDAOKJE FT-UH

)

PEDOMAN DASAR ADMINISTRASI ORGANISASI KEMAHASISWAAN JURUSAN ELEKTRO FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS HASANUDDIN (PDAOKJE FT-UH) BAB I PENDAHULUAN

I.1 Latar Belakang OKJE FT-UH adalah Organisasi Kemahasiswaan di lingkungan Jurusan Elektro yang bertujuan sebagai wahana dan sarana pengembangan diri mahasiswa kearah peningkatan ketakwaan kepada Tuhan Yang Maha Esa, perluasan wawasan, pencapaian profesionalisme, peningkatan kecendikiawanan, integritas kepribadian, dan pengabdian masyarakat, sebagaimana termaktub dalam PDOKJE FT-UH. Pencapaian tujuan OKJE FT-UH dapat dilakukan apabila kerjasama semua unsur yang ada dalam organisasi ini berjalan dengan baik dan lancar. Oleh karena itu perlu dilakukan pengendalian proses kerjasama semua unsur organisasi agar supaya pencapaian tujuan berlangsung secara efektif dan efisien. Salah satu pengendalian yang dimaksud adalah secara keseluruhan tanpa menitikberatkan pada salah satu unsur tertentu. Pengendalian proses kerja sama disusun dalam pedoman administrasi yang merupakan bagian dari organisasi secara umum. Mengingat adanya kebutuhan dan tuntutan perkembangan organisasi yang semakin meningkat, terutama karena kesadaran akan perlunya organisasi yang rapi dan teratur dalam mencapai cita-cita perjuangan, maka perlu dilakukan pembuatan pedoman administrasi OKJE FT-UH. PDAOKJE FT-UH ini berlaku selama 3 tahun (2009-2011). I.2 Tujuan Pedoman dasar administrasi OKJE FT-UH bertujuan sebagai acuan dasar dalam pengelolaan administrasi OKJE FT-UH dalam rangka menuju tertib organisasi, sehingga akan tercipta koordinasi, integrasi dan sinkronisasi terhadap pengelolaan dan pelayanan administrasi organisasi. I.3 Ruang Lingkup Ruang lingkup yang menjadi sasaran pedoman dasar administrasi ini mencakup : 1. Administrasi Kesekretariatan 2. Administrasi Persuratan 3. Administrasi Keuangan 4. Proposal dan laporan pertanggung jawaban

BAB II PENGERTIAN ADMINISTRASI Banyak pengertian administrasi yang diberikan oleh para ahli administrasi, namun secara umum administrasi adalah kegiatan atau rangkaian kegiatan sebagai pengendalian usaha kerjasama sekelompok manusia untuk mencapai tujuan bersama yang telah ditetapkan. Dalam perkembangannya, banyak ahli yang menyebut bahwa administrasi kini menjadi suatu disiplin ilmu dan ada juga yang mengatakan bahwa administrasi itu adalah seni. Administrasi disebut sebagai disiplin ilmu yang berdiri sendiri karena memenuhi syarat yang diminta suatu disiplin ilmu sebagai ilmu pengetahuan yang mandiri yaitu : 1. Administrasi memiliki objek materia yaitu manusia, artinya manusia merupakan pokok masalah yang dibahas. 2. Administrasi memiliki objek forma, artinya administrasi merupakan suatu penyelenggaraan. Baik penyelenggaraan yang bermula dari perencanaan sampai pada evaluasi. 3. Administrasi diterima secara universal di seluruh dunia 4. Administrasi dapat dipelajari dan diajarkan. 5. Administrasi mempunyai sistematika yang khas, administrasi suatu kelompok atau organisasi tidaklah sama dan administrasi dapat berubah sesuai ruang dan waktu. Administrasi juga disebut sebagai seni karena dalam administrasi juga dikenal berbagai cipta, rasa, dan karsa seorang administrator (pelaksana administrasi). Hal tersebut mempengaruhi anggota organisasinya, cara kerja, membuat perubahan administrasi secara baik, benar, dan indah penyelenggaraannya, rekayasa keadaan, yang mengikat tanpa paksaan. Administrasi memiliki seni merencanakan, seni membiayai, seni mengatur, seni mengurus, seni menyelenggarakan berbagai kegiatan baik rutin maupun insidentil. Secara umum seni administrasi merupakan kemampuan dan kemahiran seseorang untuk mewujudkan berbagai strategi pemecahan masalah, bagaimana mengidentifikasi, bagaimana solusinya, memikirkan pembiayaanya, pengkoordinasian dan evaluasi.

komunikasi. rak buku. mudah dijangkau dengan keadaan lingkungan yang kondusif. papan nama. 3) Sumber daya manusia Salah satu faktor penting dalam pengelolaan sekretariat adalah tenaga pengelola. 3. c. kursi. perencanaan.1 Sekretariat 1. 3) Mengagendakan dan melaksanakan persidangan/rapat rutin 4) Mengorganisasikan tugas-tugas rutin dan insidentil 5) Mengorganisasikan pelaksanaan keputusan dan program 6) Melaksanakan pendataan organisasi dan pelayanan informasi/komunikasi organisasi 7) Mengkoordinasi anggoa.1 PENGERTIAN Administrasi Kesekretariatan adalah kegiatan atau rangkaian kegiatan organisasi yang meliputi pengelolaan sekretariat. Alat-alat Sekretariat Dalam pelaksanaan kegiatan sekretariat diperlukan alat-alat antara lain . komputer. penghubung dengan anggota masyarakat. Pengertian Sekretariat Sekretariat merupakan tempat kegiatan secara teratur yang pada hakekatnya sebagai sentral (pusat) pengendalian organisasi. bangunan dan sumber daya manusianya. informasi organisasi. persuratan. OKJE FT-UH memiliki sekretariat eksekutif yang secara khusus bertugas melaksanakan pelayanan administratif dalam keseharian. 2. b. Pengaturan Sekretariat Agar sekretariat Organisasi Kemahasiswaan Jurusan Elektro Fakultas Teknik Universitas Hasanuddin dapat berfungsi secara optimal. 2) Melaksanakan administrasi organisasi. Untuk menjamin kelayakan bangunan/ruangan sekretariat hendaknya diperhatikan hal-hal sebagai berikut : a. papan tulis dan lain-lain. .BAB III ADMINISTRASI KESEKRETARIATAN III. kegiatan administrasi. maka perlu dibuat pengaturan tentang sekretariat yang meliputi letak.2. lemari. kebijakan. stempel. 1) Letak sekretariat Fungsi-fungsi Sekretariat dapat dijalankan apabila Sekretariat OKJE FTUH terletak pada tempat yang strategis. pengadaan dan pencatatan barang-barang milik organisasi serta keuangan. Ruangan yang memadai b. kebersihan dan kerapian sekretariat. Pengelolaan alat Sekretariat a. Kelengkapan peralatan sekretariat. 2) Bangunan/ruangan Bangunan sekretariat OKJE FT-UH hendaknya diusahakan dapat menampung seluruh kegiatan administrasi dan kegiatan-kegiatan lainnya.2 KESEKRETARIATAN III. meja. III. Kesehatan. Fungsi Sekretariat yaitu sebagai tempat: 1) Menangani dan melayani fungsi sekretariat.

yaitu kekayaan organisasi yang dalam waktu singkat mengalami perubahan seperti amplop. Pengelolaan inventaris harus dilakukan dengan baik oleh anggota yang diserahi tugas khusus sesuai dengan pembagian tugas. b. MENGETAHUI. Pengelolaan inventaris UKM milik HME FT-UH diaur tersendiri oleh UKM tersebut. Inventaris permanen.3 Buku-Buku Organisasi . KOMPARTEMEN KESEKREARIAAN OKJE FT-UH PERIODE 20.2. kertas dan lain-lain.../20… ) ( nama / jabatan ) PEMINJAM ( NB : PENGEMBALIAN INVENTARIS YANG DIPINJAM MENYERTAKAN SLIP PEMINJAMAN Format peminjaman Inventaris : Nama No. c. MEMINJAM INVENTARIS OKJE FT-UH BERUPA………………DALAM KEADAAN………………. yaitu kekayaan organisasi yang dalam jangka relatif lama tidak mengalami perubahan.2.DAN BERTANGGUNG JAWAB ATAS INVENTARIS HME FT-UH YANG TERSEBUT DI ATAS.III.2 Inventaris Organisasi 1. ORGANISASI : …………. seperti gedung. Inventaris OKJE FT-UH yang berada dalam lingkup pengelolaan harus dipertanggung jawabkan kepada ketua umum HME FT-UH. d.. Pengertian Inventaris Organisasi adalah sesuatu yang menjadi milik organisasi berupa harta kekayaan organisasi yang terdiri dari dua macam yaitu : a. b. III.. papan tulis dan lain-lain. 2.DAN MEMBERIKAN JAMINAN BERUPA…….SAMPAI PADA (HARI/TANGGAL)……………. Untuk mengontrol inventaris perlu dibuat daftar inventaris dalam sebuah buku khusus (buku inventaris). Inventaris tidak permanen. Format slip peminjaman : LOGO OKJE SLIP PEMINJAMAN SAYA YANG BERTANDA TANGAN DI BAWAH INI NAMA : …………. Inventaris dalam bentuk apapun digunakan untuk kepentingan OKJE FT-UH.DARI (HARI/TANGGAL)……………. Barang Nama peminjam Alamat peminjam Nomor Inventaris Tanggal Peminja man Tangga Tanda Pengemba Jaminan Tangan lian ket f. Pengelolaan Inventaris a. lemari. Peminjaman inventaris dilayani dengan mengisi slip peminjaman dan buku khusus peminjaman inventaris e..

Buku ini digunakan untuk mencatat hal-hal yang dirasa penting/perlu oleh pimpinan sidang atau orang lain yang ditugaskan untuk itu. 1 Nomor Surat 2 Tanggal Keluar 3 Tujuan 4 Perihal 5 Tanda Tangan 6 Ket 7 Keterangan kolom 1.1. biasanya menjelaskan tempat pelaksanaan dan hal-hal lain yang dianggap perlu. Format untuk surat masuk : No. 5. Buku Agenda Surat Buku agenda surat adalah buku yang digunakan untuk mencatat surat-surat masuk dan surat-surat keluar. Untuk menuliskan tanggal dikirmnya surat keluar/diterimanya surat masuk 4. Untuk menuliskan Nomor persuratan yang diterima/yang dikirimkan 3. 7. 1 Nomor Surat 2 Tanggal masuk 3 Dari 4 Perihal 5 Tanda Tangan 6 Ket 7 Format untuk surat keluar : No. Hal-hal penting yang terdapat dalam notulensi akan dituangkan dalam sebuah risalah rapat dengan format sebagai berikut : LOGO OKJE RISALAH RAPAT HIMPUNAN MAHASISWA ELEKTRO FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS HASANUDDIN PERIODE 20…/20… : : : Hari/Tanggal Waktu Agenda Rapat Notulen Kesimpulan Rapat : : Hal lain yang dianggap perlu : Mengetahui Pimpinan Rapat . Dari mana surat itu berasal untuk surat masuk/tujuan surat keluar tersebut. ditulis singkat dan jelas. Keterangan. 6. Untuk menuliskan nomor urut surat keluar/masuk 2. Tanda tangan pengirim surat untuk surat masuk dan tanda tangan penerima surat untuk surat keluar. 2. Buku Sidang/Notulensi Buku sidang/notulensi adalah buku yang dipergunakan oleh Pimpinan Sidang ketika sidang berlangsung. Perihal atau maksud isi surat.

Buku ini sekaligus merupakan bukti bahwa surat sudah dikirim atau sudah diterima oleh yang bersangkutan. Nomor urut surat 2... Format kolomnya : No.DENGAN NOMOR….. Format tanda terima surat : TANDA TERIMA SURAT LOGO OKJE TELAH TERIMA SURAT DARI.TANGGAL…………YANG DITUJUKAN KEPADA ORGANISASI/ INSTANSI…………………….. Tanggal dilakukan pengiriman surat 4. Buku Ekspedisi Buku ekspedisi adalah buku yang digunakan untuk mencatat pengiriman surat. Perihal/maksud surat keluar itu 6. 1 Nama 2 Jabatan/Angkatan 3 Tanda Tangan 4 Keterangan 5 Keterangan Kolom: 1. Jabatan struktural dalam kepengurusan atau angkatan di OKJE FT-UH..... PENGIRIM PENERIMA ( NAMA ) ( NAMA ) . Tanda tangan peserta rapat 5. Buku Presensi Rapat Buku presensi rapat adalah buku yang memuat daftar hadir peserta rapat yang diadakan oleh pengurus HME FT-UH atau pengurus DMME FT-UH dalam setiap rapatnya. Nama lengkap peserta rapat 3.. Nomor urut kehadiran peserta rapat 2. Hal-hal lain yang dianggap perlu 4... Tujuan/alamat surat keluar 5. Tanda tangan/paraf penerima surat 7.. 4.. Hal-hal lain yang dianggap perlu. Nomor surat sesuai dengan kaidah persuratan OKJE FT-UH 3. Format kolomnya : No.. 1 Nomor Surat 2 Tanggal Keluar 3 Tujuan 4 Perihal 5 Ket 7 Keterangan kolom : 1. PADA HARI……….3.

Pelaksana kegiatan (kompartemen / kel. Gambar/foto. Arsip . Buku induk memuat data seperti: • Data pribadi pengurus HME FT-UH • Data jumlah anggota • Data potensi anggota • Lain-lain yang dianggap perlu. Nama kegiatan yang dilaksanakan 4.4 Dokumen Organisasi 1. Jumlah barang persatuan 6. III. Khusus) 5. No urut barang 2. Keterangan kondisi barang 6. 1 Kode barang 2 Nama Barang 3 Bahan/Merk 4 Jumlah Barang 5 Barang 6 Keterangan 7 Keterangan kolom: 1. Nama Tempat/Gedung/Lokasi 6. Nomor urut 2.5. 1 Tanggal 2 Nama Kegiatan 3 Pelaksana 4 Tempat 5 Ket 6 Keterangan kolom : 1. Tanggal. Format kolomnya : No. Buku Catatan Kegiatan Buku catatan kegiatan adalah buku yang digunakan untuk mencatat kegiatan-kegiatan yang telah dilaksanakan. Pengertian Dokumen adalah semua tanda bukti yang sah dari peristiwa atau kejadian yang terjadi dalam suatu organisasi. 7. b. Buku Inventaris Buku inventaris adalah buku yang memuat semua data mengenai inventaris organisasi yang sifatnya permanen Format buku inventaris : No. Gambar barang 7. bulan dan tahun pelaksanaan 3. Bentuk-bentuk dokumen a. 2. Kode barang 3. Nama barang 4. Mencatat hal penting. Buku Induk Buku induk adalah buku yang memuat semua data yang diperlukan oleh organisasi yang senantiasa diperbaharui setiap periode kepengurusan.2. Bahan/ merek dari pada barang 5.

yaitu nilai yang mempunyai daya pembuktian di bidang keuangan 3. Tata cara penyusutan arsip Penyusutan arsip dilakukan dengan peritmbangan : 1. Sistem tanggal (Cronological Filling). Penyerahan arsip kepada arsip nasional/arsip daerah. Nilai penelitian dan sejarah. Surat b.5 Arsip 1. • Peminjaman arsip seperti dijelaskan pada poin peminjaman inventaris. 3. dimana dokumen digunakan dalam satu periode kepengurusan tetapi tetap disimpan sebagai bukti yang sah dari suatu peristiwa atau kejadian yang sewaktu-waktu dapat digunakan. Arsip berbeda dengan dokumen. yaitu nilai yang berkaitan dengan kegunaan arsip untuk kegiatan administratif sehari-hari 2. b.2. Buku-buku laporan. Nilai administratif. baik yang berkaitan dengan keterangan. c. Dokumentasi organisasi adalah segala sesuatu yang menyangkut kegiatan pencarian. . makalah dll. Pendayagunaan arsip dinamis baik sebagai berkas kerja maupun sebagai referensi. ruangan maupun peralatan. Surat kabar. Pertimbangan ekonomis. pengumpulan dan penyimpanan dokumen-dokumen organisasi. suatu sistem penyusunan arsip berdasarkan susunan nomor urut arsip. sedangkan arsip selalu atau lebih sering dipakai dalam suatu periode kepengurusan. Pemusnahan arsip c. 2. majalah. b. Pengelolaan Dokumen Pada dasarnya pengelolaan dokumen sama dengan pengelolaan inventaris. a. Sistem Subyek (Subject Filling). Bentuk. penyusutan arsip dilakukan dengan cara : a. Dilihat dari kepentingan.bentuk arsip a. Laporan pertanggungjawaban c. 2. Penjilidan b. dll. • Penyusutan Arsip a. Pengelolaan • Sistem Pengarsipan a. Usia arsip. Sistem nomor (Nomerical Filling). Nilai kegunaan. suatu sistem penyusunan arsip berdasarkan urutan tanggal dari datangnya surat atau arsip. suatu sistem penyusunan arsip berdasarkan permasalahan yang sering dihadapi. yaitu nilai sebagai data ilmiah dan historis yang kemudian hari akan sangat bernilai 4. Tujuan penyusutan Arsip Tujuan penyusutan arsip adalah mengendalikan arus arsip yang tercipta serta mengatur penyelamatan arsip. Pengertian Arsip adalah dokumen yang menyangkut kepentingan organisasi yang disimpan secara sistematis karena memiliki nilai manfaat yang sewaktu-waktu akan digunakan.c. c. III. 3. buku. b. penyusutan arsip berguna untuk : 1. Dokumen selain digunakan untuk kepentingan tertentu dan penyusunan sejarah organisasi juga dipakai menyusun laporan rutin organisasi serta tanda bukti yang sah.

Surat sangat rahasia (vital). E-Mail dan Faximille yaitu surat yang dapat dikirim melalui jaringan telekomunikasi. Keterangan 6. Surat Menurut Keamanan Isinya.3. yaitu surat yang terdiri dari kertas surat beserta sampulnya. Surat Tanda Bukti.BAB IV ADMNISTRASI PERSURATAN IV. Pedoman untuk bertindak 5. Telegram.3 IV. Dokumentasi historis suatu kegiatan Jenis dan Bentuk Surat OKJE FT-UH adalah organisai formal. Fungsi Surat Adapun fungsi surat adalah sebagai berikut : 1. Duta atau wakil organisasi 7. Tanda bukti tertulis 3. Administrasi persuratan adalah segala sesuatu yang menyangkut pengelolaan persuratan dalam suatu organisasi. maka dalam pelaksanaan kinerja dan roda organisasi. yaitu surat yang bernilai sejarah ilmiah atau memiliki nilai sangat penting seperti SK. 3) a) .1 Penggolongan Surat 1) Surat Menurut Isi dan Maksudnya a) Surat biasa b) Surat keputusan c) Surat ketetapan d) Surat rekomendasi e) Surat mandat f) Surat penugasan g) Surat keterangan h) Surat pernyataan 2) a) b) c) d) e) f) Surat Menurut Wujud Kartu Pos. yaitu surat yang wujudnya berupa gabungan sampul dan kertas surat yang apabila dilipat akan berbentuk amplop dan tidak boleh diisi apapun kedalam amplopnya. IV. Teleks. yaitu surat berbentuk kartu dengan ukuran 10 cm x 15 cm. persuratan merupakan hal mutlak yang harus dilaksanakan sebagai legalitas formal atau bukti keabsahan suatu kebijakan yang dilaksanakan oleh organisasi. 2.2 IV. dan hasil-hasil penelitian. Alat komunikasi tertulis.1 Pengertian Surat adalah informasi tertulis yang dapat dipergunakan sebagai alat komunikasi tulis yang dibuat dengan persyaratan tertentu yang khusus berlaku dalam surat-menyurat. Surat Bersampul. surat perjanjian. yaitu surat khusus yang umumnya berbentuk formulir yang dipakai umtuk tanda bukti suatu kegiatan antara dua belah pihak atau membuktikan keabsahan suatu hal. Memo dan Nota. yaitu surat yang dipakai untuk keperluan intern suatu organisasi. Alat pengingat 4. Warkat Pos.

yaitu surat yang ditujukan kepada orang atau organisasi yang banyak (khalayak ramai). yaitu surat yang diberlakukan secara biasa/tidak diistimewakan. a) Surat Menurut Urgensi Penyelesaiannya a) Surat biasa. . yaitu surat yang memiliki kegunaan bersifat sementara dan hanya sewaktu-waktu dibutuhkan. yaitu surat yang memerlukan penyelesaian dengan segera. Kata biasa ini mengandung pengertian ‘tidak perlu cepat-cepat dikirim’ atau ‘tidak harus segera dibalas’. yaitu surat yang dapat membantu kelancaran organisasi dan sulit dicari tempat lain seperti peraturan-peraturan organisasi. c) Surat kilat. c) Surat biasa. b) Surat edaran dan surat pengumuman. 4) Surat Menurut Banyaknya Sasaran yang Dituju Surat biasa. 5) Adapun jenis-jenis dan penjelasan surat yang digunakan di lingkup OKJE FTUH yaitu : Surat Biasa Format Bentuk Surat Biasa: a. yaitu surat yang ditujukan kepada satu atau beberapa orang/organisasi. b) Surat segera/ekspres. yaitu surat yang memerlukan penyelesaian sangat segera dan harus didahulukan penanganannya daripada surat-surat yang lain. tetapi tidak se-urgent surat kilat. yaitu surat yang sudah habis masa kegunaannya seperti undangan dsb. d) Surat tidak penting.b) Surat rahasia (penting).

pengaturan.......... . pengesahan................... d) Penetapan hal-hal yang bersifat umum dan prinsipal dalam rangka kebijakan organisasi....... badan.Wb Makassar.... dan pemberhentian anggota organisasi pada suatu posisi struktural dan sebagainya.. Contoh Bentuk Surat Keputusan: ....................... : ............ ............ Wb __________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ Wassalamualaikum Wr..... Surat Keputusan (SK) Surat Keputusan yang dikeluarkan oleh pejabat tinggi lembaga dalam lingkup OKJE FT-UH yang mengatur dan mengikat internal lembaga tersebut...... (TGL-BULAN-TAHUN) ________________ ________________ ________________ ________________ ............ Surat Keputusan ini memuat : a) Pembentukan....... Kepada Yth.............. ......................... b) Mengesahkan petunjuk pelaksanaan suatu peraturan..... c) Penunjukan......... perubahan statute atau pembubaran suatu organisasi.......... tim kerja dan lain-lainnya. panitia..... b......KOP SURAT Nomor Lampiran Perihal : .......... pengangkatan...... .................. DiTempat Assalamualaikum Wr................ : .....

............. .......... MENIMBANG : ……………………………………………………………………… MENGINGAT : ……………………………………………………………………… *hanya berlaku di MME MEMPERHATIKAN dan Tiga kolom tanda tangan di MME dipakai : ……………………………………………………………………… MEMUTUSAKAN : MENETAPAKAN PERTAMA : ……………………………………………………………………… KEDUA : ……………………………………………………………………… KETIGA : ……………………………………………………………………… Ditetapkan di : ………………………… Pada Tanggal : ………………………… Pukul : ............ …………...... Dengan rahmat…………... …………............ …………. Surat Ketetapan Surat Ketetapan dikeluarkan oleh pejabat tinggi lembaga dalam lingkup ___________________ OKJE FT-UH kecuali HME FT-UH yang mengatur dan mengikat eksternal ___________________ lembaga tersebut. …………........* ___________________ ___________________ ___________________ ___________________ KOP SURAT Nama terang SURAT KETETAPAN Nama terang* jabatan NOMOR : ………………………………… jabatan TENTANG Tembusan : ……………………………………………………………...........................KOP SURAT SURAT KEPUTUSAN NOMOR : ………………………………… TENTANG ……………………………………………………………. 2.. 1.. Tembusan : 1..... 3.. *hanya digunakan di MME dan Tiga kolom Tanda tangan juga ……………………* ………………. Dengan rahmat Allah SWT. setelah : Allah SWT.* c....... 4........ ………………….... ___________________ ___________________ Contoh surat ketetapan ……………………... Pengurus.................... 4........ Pengurus Himpunan Mahasiswa Elektro Fakultas Teknik Universitas Hasanuddin........ 2. …………...... setelah : MENIMBANG MENGINGAT MEMPERHATIKAN MENETAPKAN : ……………………………………………………………………… : ……………………………………………………………………… : ……………………………………………………………………… : MEMUTUSKAN PERTAMA KEDUA KETIGA : ……………………………………………………………………… : ……………………………………………………………………… : ……………………………………………………………………… Ditetapkan di : ………………………… Pada Tanggal : ………………………… Pukul : .......... 3. ………….. …………............

membenarkan dsb bahwa pihak yang disebut dapat dipercaya.d. baik. dsb. menguatkan. Surat Rekomendasi (SR) Surat Rekomendasi adalah surat yang menyatakan. Contoh Bentuk Surat Rekomendasi: .

.. tgl-bln-thn PENGURUS HIMPUNAN MAHASISWA ELEKTRO FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS HASANUDDIN PERIODE . …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………… Wassalamualaikum Wr. Wb. Jabatan : ……………………………. Wb.... ………………………… 3...... Nama terang jabatan Surat Mandat (SM) Surat Mandat adalah surat pelimpahan wewenang / penyerahan wewenang kepada pihak tertentu yang dikeluarkan oleh ketua HME FT-UH atau Ketua DMME FT-UH. Nama terang jabatan Tembusan: 1. 2./........ ……………………..Periode . maka saya selaku Ketua..... ………………………… . tgl-bln-thn PENGURUS ______________________ FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS HASANUDDIN PERIODE. Kop surat SURAT MANDAT Nomor : ………………………………..... Demikian surat mandat ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya../.... sampai ……………….... Tempat. …………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………........ memberikan mandat kepada Saudara : Nama : ……………………………............... Tempt.. ………………………… 2.. Contoh Bentuk Surat Mandat: e......... Sebagai Pejabat Sementara ………………………………..... Nama terang Ketua Tembusan: 1... …………………….. ………………………… 4.KOP SURAT SURAT REKOMENDASI Nomor : ……………………………… Assalamualaikum Wr... terhitung mulai tanggal ……………. Sehubungan dengan sesuatu dan lain hal yang sangat penting dari ………………………………..

Nama terang Ketua Umum h. Untuk bertugas sementara waktu sebagai ……………………… terhitung mulai tanggal ……………............ Demikian surat penugasan ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya./..... …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………… Wassalamualaikum Wr.f....... Nama terang Ketua Tembusan: 1... maka saya selaku.. Surat Pernyataan (SP) . Surat Keterangan (SKET) Surat Keterangan adalah surat yang menerangkan atau menjelaskan tentang keadaan seseorang atau sesuatu..... Wb...Wb. Jabatan : ……………………………. Surat Tugas surat tugas adalah surat yang menerangkan bahwa orang yang diberi tugas itu diperintahkan atau diberi tugas untuk menjalankan sesuatu.. sampai ………………. Ketua Umum HME FT-UH g. Tempat. Tempat.. Sehubungan dengan sesuatu dan lain hal yang sangat penting dari ………………………………...../..... Surat keterangan hanya dikeluarkan oleh Ketua Umum HME FT-UH.. PENGURUS ______________________ FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS HASANUDDIN PERIODE... tgl-bln-thn PENGURUS HIMPUNAN MAHASISWA ELEKTRO FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS HASANUDDIN PERIODE ............ tgl-bln-thn...Periode ... …………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………............ memberikan tugas kepada Saudara/i : Nama : ……………………………..... Surat penugasan hanya dikeluarkan oleh pengurus inti HME FT-UH. KOP SURAT SURAT TUGAS Nomor : ………………………………. Contoh Bentuk Surat Keterangan: Kop surat SURAT KETERANGAN Nomor : ……………………………… Assalamu Alaikum Wr. Ketua DMME FT-UH 2.

. TANGGAL –BULAN. …………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………. Surat pernyataan individu adalah surat pernyataan yang dikeluarkan dan ditandatangani langsung oleh orang anggota OKJE FT-UH Contoh Bentuk Surat Keterangan: KOP SURAT SURAT PERNYATAAN Assalamu Alaikum Wr. …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………….Wb.. …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………… Wassalamualaikum Wr...... Pada kop surat ditulis hal-hal yang berhubungan dengan identitas organisasi seperti nama organisasi. dan ... alamat..TAHUN YANG MEMBUAT PERNYATAAN Nama terang 2..Wb. Sebuah lembaga yang mapan memiliki kop surat yang paten..TAHUN _________________ _________________ _________________ _________________ Nama terang jabatan Berikut penjelasan tentang bagian-bagian surat yang digambarkan pada format surat diatas 1).Wb...1. Surat Pernyataan organisasi adalah surat dikeluarkan secara kelembagaan OKJE FT-UH (HME FT-UH dan DMME FT-UH) yang ditandatangani oleh Ketua Umum HME FT-UH atauKetua DMME FT-UH... Contoh Bentuk Surat Keterangan: KOP SURAT SURAT PERNYATAAN Assalamu Alaikum Wr. …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………… Wassalamualaikaum Wr.. email.. TEMPAT. Wb.. Kop Surat Kop surat merupakan ciri khas dari sistem administrasi persuratan sebuah lembaga. TEMPAT.. TANGGAL –BULAN.. nomor telepon/faksimili..

di sebelah kanan logo. Nomor Telepon/Faksimili (kalau ada). dan Rekomendasi.com/www. dan waktu yang sama menggunakan nomor surat yang sama. Nomor Kotak Pos. Tugas. b) Untuk perihal. website dan Email ditempatkan di bawah tulisan Nama Lembaga/Institusi dengan besar huruf 9. Berikut kode-kode yang digunakan yaitu : • Kode “A” berarti surat keluar intern OKJE FT-UH • Kode “B” berarti surat keluar ekstern OKJE FT-UH • Kode “SK” berarti Surat Keputusan dalam lingkup HME FT-UH • Kode “TUS” berarti Surat Keputusan dalam lingkup DMME FT-UH dan MME FT-UH • Kode “TAP” berarti Surat Ketetapan • Kode “SR” berarti Surat Rekomendasi • Kode “SM” berarti Surat Mandat • Kode “SKET” berarti Surat Keterangan . Keterangan. Ditulis tebal bergaris bawah dengan huruf kapital semua. Contoh: SURAT KEPUTUSAN 3) Nomor Surat Nomor surat sangat perlu dicantumkan karena kegunaanya sebagai berikut: a) Untuk memudahkan pengaturan surat. jenis huruf times new roman dan dicetak tebal. Adapun penempatan tulisan dapat dilihat sebagai berikut. kepentingan.okje-ftuh.  Alamat Sekretariat.  Nama Lembaga/Institusi. Dengan besar huruf 14. logo kepanitiaan diletakkan di sudut kanan atas.org 2) Kepala Surat Keputusan. terutama dalam penyimpanan dan penemuannya kembali. Ketetapan. HIMPUNAN MAHASISWA ELEKTRO FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS HASANUDDIN Sekertariat : Gedung POMD Lt. 2. Pernyataan. Kop surat ini berlaku untuk semua jenis surat.2 Fakultas Teknik Univesitas Hasanuddin 90245 okjeftuh@yahoogroups. Nomor urut Nomor urut ini menunjukkan jumlah surat yang telah dikeluarkan (untuk setiap jenis surat) yang terdiri atas 3 (tiga) digit. c) Untuk penunjukkan sumber dalam kegiatan suratmenyurat dengan cara menunjuk nomor surat yang dibalas atau ditindaklanjuti. Adapun susunan atau tata letak kop surat yang digunakan di OKJE FT-UH yaitu :  Logo OKJE FT-UH ditempatkan di sudut kiri atas. Kode surat ini menunjukkan jenis surat. Mandat.logo organisasi. jenis huruf times new roman  Nama lembaga dan alamat sekretariat diletakkan rata tengah dengan spasi 1  Untuk kegiatan yang dikeluarkan oleh HME FT-UH. Format nomor surat: NOMOR : NOMOR URUT/KODE SURAT/KODE KEPANITIAAN/KODE LEMBAGA/BULAN/TAHUN 1.

). Kode tahun Masehi. Surat yang mempunyai lampiran mengemban dua fungsi yaitu menyampaikan maksud tertentu dan sebagai pengantar untuk lampirannya. dst. dan tahun pada surat resmi harus lengkap. 6. Contoh nomor surat: Nomor : 001/SK/HME FT-UH/VI/2008 Contoh nomor surat kepanitiaan: Nomor : 001/SK/PPDA/HME FT-UH/VI/2008 4) Lampiran Surat Lampiran surat merupakan kelengkapan sebuah surat. Perihal menggunakan bahasa yang ringkas dan jelas. Nama bulan tidak boleh diganti angka. • contoh : Perihal : Permohonan Kesediaan Membawakan Materi • Perihal (tentang) keputusan dan ketetapan dibuat dengan huruf kapital semuanya dan ditebalkan contoh : TENTANG SUSUSAN PANITIA PELAKSANA PROGRAM PENGEMBANGAN DIRI PAKET A KE XVIII Pada surat biasa tulisan perihal digarisbawahi dan ditebalkan. atau dokumen lainnya. Sedangkan untuk surat bentuk setengah lurus (semi block style) penulisan tanggal ditempatkan di sebelah . Penulisan tanggal. karena hal tersebut tidak berlaku untuk surat resmi. Penulisan secara lengkap ini diperlukan untuk menghindari kekeliruan atau hal lain yang merugikan. tidak boleh disingkat atau divariasikan. Kode kepanitiaan Ditambahkan setelah kode surat jika terdapat kegiatan yang bersifat kepanitiaan. Kode bulan Kode bulan menunjukkan waktu (bulan) surat tersebut dikeluarkan yang ditulis dengan angka Romawi. Contoh Lampiran Lampiran : 1 Lembar Lampiran : 1 Berkas 5) Perihal Surat Perihal/Hal berfungsi untuk memberi petunjuk kepada pembaca surat tentang pokok dan maksud dibuatnya suatu surat. Untuk surat berbentuk lurus (full block style). 2007. 6) Tempat/ Daerah dan tanggal dikeluarkannya surat. harus disebutkan dalam surat. Kode tahun meunjukkan waktu (tahun) surat tersebut dikeluarkan yang dtulis utuh sesuai tahunnya (misal . 4. Contoh: “HME FT-UH” dan “DMME FT-UH” 5. bulan. Kode “ST” berarti Surat Tugas. Oleh sebab itu. penulisan tanggal di tempatkan setelah kop sebelum nomor surat. faktur. sesuatu yang dilampirkan seperti brosur. daftar peminjaman/permohonan barang. kwitansi. 3. 2006. Kode lembaga Kode induk lembaga yaitu OKJE FT-UH (Organisasi Kemhasiwaan Jurusan Elektro Fakultas Teknik Universitas Hasanuddin).• • Kode “SP” berarti Surat Pernyataan.

Penulisannya dengan huruf biasa tebal (bold) Contoh : Pengurus Himpunan Mahasiswa Elektro Fakultas Teknik Universitas Hasanuddin Periode 2008/2009 9) Nama. Jabatan Penanggung Jawab dan Stempel Posisi jabatan organisasi penanda tangan surat. kemudian tandatangan dibubuhkan tepat di bagian atas nama yang bersangkutan. sebelum nama organisasi/unit organisasi yang mengeluarkan surat. 7) Alamat Tujuan Surat Alamat tujuan merupakan kepada siapa surat tersebut hendak ditujukan. sedikit menyentuh di atas tanda tangan sekretaris (bila hanya ada tanda tangan ketua dan sekretaris) dan tidak dibubuhkan di bagian tandatangan ketua. Jika hanya staf ketua dan sekretaris yang bertandatangan. Ketua Umum .kanan sebelum atau sejajar nomor surat atau sebelah kanan setelah salam penutup.UH yaitu bentuk setengah lurus (semi block style). Contoh : Kepada Yang Terhormat Ketua Jurusan Elektro Fakultas Teknik Universitas Hasanuddin DiMakassar 8) Nama Organisasi yang Mengeluarkan Surat Nama organisasi atau unit organisasi yang mengeluarkan surat di tempatkan di bagian tengah kertas. Tandatangan. sedikit menyentuh di atas tandatangan masing-masing (hanya masing-masimg organisasi/unit organisasi saja yang bertandatangan. Di lingkungan OKJE FT-UH. maka ketua sebelah kiri dan sekretaris di sebelah kanannya Nama penanggung jawab ditulis dengan huruf Kapital tebal (bold) bergaris bawah. tanpa tandatangan sekretaris). sebelum nama organisasi/unit organisasi yang mengeluarkan surat karena jenis surat yang digunakan di OKJE FT . Contoh 1 : Pengurus Himpunan Mahasiswa Elektro Fakultas Teknik Universitas Hasanuddin Periode 2008/2009 STEMPEL ORGANISASI RAMA PERDANA Sekretaris Umum LOMPO RAMOS E. kemudian jabatan ditulis di bawah nama penanggung jawab dengan huruf biasa yang tebal (bold). maka stempel dibubuhkan di sebelah kiri. Pembubuhan stempel organisasi : • Posisi stempel dibubuhkan di sebelah kiri tanda tangan. penempatan tanggal yang digunakan yaitu sebelah kanan setelah salam penutup. Nama orang atau instansi yang ditujukan surat tersebut ditulis tebal (bold). semakin ke kiri semakin tinggi jabatan strukturalnya. • Bila surat tersebut ditandatangani oleh lebih dari satu jabatan struktural dan organisasi yang berbeda.

130 936 995 10) Tembusan Sebuah surat akan mempunyai tembusan bila salinan surat dikirimkan kepada pihak ketiga yang ada sangkut-paut atau keterkaitannya dengan surat yang dikeluarkan. 3. maka penulisannya sebaris atau sejajar dengan notasinya Contoh : Tembusan : Ketua DMME FT-UH • Tembusan yang objeknya lebih dari satu. • Urutan tembusan dimulai dari jabatan tertinggi.Contoh 2: Pengurus Himpunan Mahasiswa Elektro Fakultas Teknik Universitas Hasanuddin Periode 2008/2009 STEMPEL STEMPEL ORGANISASI LOMPO RAMOS E. MT NIP. maka penulisannya berderet kebawah dan diberi nomor urut. Ketua Jurusan Elektro Fakultas Teknik Universitas Hasanuddin STEMPEL INSTITUSI DR. • Tembusan yang objeknya hanya satu. Adapun cara penulisan tembusan sebagai berikut : • Penulisannya ditempatkan di sebelah kiri bawah kertas surat pada margin kiri. 2. Kadang-kadang ada pejabat atau pihak tertentu yang harus mengetahui terbitnya surat karena surat tersebut menyangkut bidang tugasnya sehingga kepadanya perlu diberikan tembusan. Ketua Umum Panitia Pelaksana PPD-I HME FT-UH 2008 STEMPEL KAPANITIAAN SYAMSUL BAHRI THASIM Ketua Mengetahui. ZAHIR ZAINUDDIN. lurus ke atas dengan nomor surat. Contoh : Tembusan : 1. Ketua Jurusan Elektro FT-UH Ketua DMME FT-UH Arsip 11) Bagian bagian surat keputusan dan ketetapan. • Konsideran Konsideran biasanya terdiri dari : . IR.

dan tempat. • Isi Surat Isi surat merupakan penjelasan maksud surat secara mendetail. atau ii. 12) Bagian – bagian surat biasa.  Kata “Mengingat” yang diikuti dasar oleh dasar peraturan yang ada hubungannya dengan pembuatan keputusan/ketetapan sehingga pengeluaran keputusan dapat dipertanggungjawabkan dan mempunyai landasan hukum yang kuat. tanggal.Wb • Alinea Pembuka Alinea pembuka berisi tentang pendahuluan berupa ucapan syukur kepada Tuhan YME. selanjutnya menguraikan diktum tersebut.Wb’ . maka pada halaman terakhir dari lampiran tersebut harus ditandatangani pula oleh pejabat yang mengeluarkan keputusan.  • Diktum Diktum diawali dengan kata “Memutuskan” atau “Menetapakan”. bulan dan tahun. Biasanya dicantumkan hari/waktu.  Selanjutnya.”  Tanggal. • Kaki Surat Keputusan yang terdiri dari :  Tempat dimana surat keputusan tersebut dikeluarkan dengan menyebut terlebih dahulu kalimat “Disahkan di :………. Dengan Hormat. Apabila diktum tersebut memuat uraian yang perlu dilampirkan. sekiranya diperlukan masih dapat ditambah dengan kata “Memperhatikan” yang diikuti oleh uraian mengenai ketentuanketentuan atau dicantumkan jenis tulisan dinas atau pendapat pejabat atau kejadian tentang yang perlu diperhatikan dalam pembuatan keputusan/ketetapan. • Salam Pembuka Salam pembuka ditulis miring dan umumnya menggunakan kata : i. dimana terlebih dahulu ditulis dengan kalimat “Pada tanggal :……………”  Tanda tangan (ketua dan sekretaris. • Alinea Penutup Alinea penutup berisi tentang harapan dari maksud surat dan ucapan terima kasih. • Jika terdapat lampiran maka pada lembar lampiran. di sudut kiri atas kertas.Kata “Menimbang” yang diikuti uraian kalimat mengenai pertimbangan / tujuan / kepentingan / alasan hingga perlu dikeluarkan surat keputusan/ketetapan. karena pada waktu itu sekretaris umum atau sekretaris belum “resmi” memangku jabatannya)  Nama terang penanda tangan dan jabatannya. Assalamu Alaikum Wr. hanya Ketua Umum HME FT-UH atau Ketua DMME FT-UH saja yang bertanda tangan. • Salam Penutup Salam penutup berupa ucapan: ‘Wassalamualaikum Wr. kecuali SK atau TUS atau TAP bernomor kode “istimewa” seperti SK Susunan Pengurus HME FTUH atau TAP Susunan Pengurus DMME FT-UH. disebutkan “Lampiran surat keputusan “Nomor :……………” kemudian di bawahnya disebutkan pula mengenai “Perihal atau tentang…………….

Surat Keterangan. Surat Rekomendasi. 90) c. Di tempat Dengan hormat. 4 Februari 2006 Kepada Yth. (alinea pembuka) (alinea transisi) (alinea penutup) ……………… Wassalamu alaikaum Wr. Kertas yang digunakan yang yaitu kertas putih F4 70 gsm dengan ukuran 21. dan Surat Pernyataan. kecuali untuk beberapa bentuk persuratan seperti Surat Keputusan. Jenis tulisan (font) yang digunakan yaitu Times New Roman ukuran 12.5 cm x 33 cm. atau P. Bentuk surat merupakan pola sebuah surat yang telah ditentukan oleh tata letak (lay out) bagian-bagian surat. …………………….C. Adapun ketentuan-ketentuan umum yang berhubungan dengan persuratan dan bagian-bagiannya sebagai berikut : a.S.. font yang digunakan ukuran 16. Surat Mandat. Amplop berkop yang digunakan yaitu DL Envelope (No. 14) Bentuk Surat Pada umumnya bentuk surat yang dugunakan oleh OKJE FT-UH yaitu bentuk setengah lurus atau semi block style. (Post Scriptum) • Khusus untuk undangan. b. (Nota Bene). Surat Tugas. pada bagian akhir surat lazim dituliskan P. Kop Surat Pada umumnya digunakan bentuk surat sebagai berikut : Lampiran Bentuk Lurus Perihal Nomor : : : Makassar. Maksudnya harap memberi kabar kepada pengirim surat atau melalui telepon (Contact Number) yang tertera setelah notasi tersebut. (Please Confirm) atau RSVPM (Respondez Si’I Vouz Plait). Penempatan bagian-bagian surat pada posisi tertentu akan membentuk model (style) yang tertentu pula. kecuali untuk judul surat pada surat sistem judul.Wb.13) Tambahan Catatan Tambahan atau catatan khusus perlu dicantumkan untuk menambahkan hal tertentu yang mungkin terlupakan atau untuk mempertegas sesuatu. (nama organisasi/unit organisasi) Ttd Nama Jabatan . Tambahan ini dapat ditulis dengan notasi : • N.B.

dengan kurir/utusan. Makassar. 11 September 2006 (nama organisasi/unit organisasi) Ttd NAMA Jabatan IV.2 Pengelolaan Surat a. lewat pos. 12) Pengisan tanda terima surat oleh pihak yang menerima surat. 2) Masuk pada staff sekretaris 3) Penelitian /pembacaan surat 4) Pemberian disposisi (catatan singkat tentang tindak lanjut surat) ..3. DiMakassar Dengan hormat. Surat Masuk 1) Surat masuk diterima bagian sekretaris/kesekretariatan. ……………………. Surat Keluar 1) Pembuatan konsep 2) Pengetikan 3) Pemeriksaan/penelitian 4) Penandatanganan 5) Pembubuhan cap/stempel organisasi 6) Penulisan dalam agenda 7) Penyimpanan arsip 8) Pelipatan surat 9) Pemasukan dalam amplop (terlebih dahulu diberi alamat) 10) Pembelian prangko (jika lewat pos) 11) Pengiriman surat dengan cara diantarkan sendiri.Wb. 13) Tanda terima surat dimasukkan dalam buku ekspedisi b.Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style) Kop Surat Nomor Lampiran Perihal : : : Kepada Yth. (alinea pembuka) (alinea transisi) (alinea penutup) Wassalamu alaikaumW r.

5) Pemberian cap agenda dan cap surat 6) Diajukan dan dibicarakan dalam rapat (terutama surat-surat penting yang tidak mungkin diambil kebijaksanaan langsung oleh sekretaris) 7) Pembubuhan disposisi berdasarkan keputusan rapat 8) Pemrosesan surat 9) Pengarsipan surat. .

b) Dana kemahasiswaan. Organisasi Agar lebih memudahkan kontrol pengelolaan keuangan maka pengorganisasiannya sebagai berikut : 1) Tugas mencari dan mengumpulkan dana dari sumber-sumber yang telah ditentukan diserahkan kepada tim dana di bawah kordinasi Bendahara Umum HME FT-UH. yang bertujuan agar pendayagunaan dana dapat dilakukan secara efektif dan efisien. Perencanaan Perencanaan keuangan dijabarkan dalam bentuk anggaran pendapatan dan anggaran pengeluaran organisasi untuk satu jangka waktu tertentu yang menggambarkan sumber danpenggunaan. Pengelolaan umum keuangan OKJE FT-UH dilakukan oleh Bendahara Umum HME FT-UH.2 Wewenang Pengelolaan Keuangan 1. pengalokasian. 3) Penyimpanan a) Yang bertanggung jawab atas penyimpanan dana adalah Bendahara Umum HME FT-UH. penggunaan dana dan laporan akhir penggunaan dana. V. dan tidak mengikat. Prinsip-prinsip yang berlaku dalam hal pengelolaan keuangan meliputi : a. halal. b) Untuk keperluan pengelolaan dana dapat diadakan kas kecil yang dipegang oleh tim dana. 3) Tugas untuk mencatat keluar masuknya dana serta penyusunan laporannya diserahkan kepada Bendahara Umum HME FT-UH. c) Usaha-usaha lain oleh tim dana yang etis. Pengumpulan ini meliputi : a) Mengumpulkan dana dari iuran anggota OKJE FT-UH setiap pengurusan KRS. b.BAB V ADMINISTRASI KEUANGAN V. 4) Prosedur Pengeluaran Dana a) Permintaan untuk pengeluaran dana yang telah dialokasikan di APBOKJE FT-UH diajukan oleh kuasa pengguna anggaran kepada Bendahara Umum HME FT-UH. b) Pengeluaran dana harus disetujui oleh Ketua Umum dan Bendahara Umum HME FT-UH.1 Pengertian Administrasi keuangan adalah administrasi yang berhubungan dengan perolehan. 2) Penyimpanan dan pengeluaran dana yang dikumpulkan oleh tim dana harus terlebih dahulu disetujui oleh Ketua Umum HME FT-UH dan Bendahara Umum HME FT-UH. Pelaksanaan Yang dimaksud dengan pelaksanaan adalah pelaksaan pengaturan keuangan. 2) Pengeluaran Dana a) Penggunaan dana tiap kompartemen diatur dalam Anggaran Pendapatan dan Belanja Organisasi yang telah ditetapkan sebelumnya. c. 2. b) Permintaan untuk pengeluaran dana di luar APBOKJE FTUH diajukan kepada Ketua Umum HME FT-UH dan Bendahara . 1) Pengumpulan Dana Pegumpulan dana dilakukan untuk menjamin kelancaran operasional OKJE FT-UH.

. Termasuk didalamnya pembuatan dan penyimpanan bukti-bukti yang diperlukan untuk dipertanggungjawabkan..Umum HME FT-UH oleh kompartemen yang memerlukan dana. dan biaya yang diperlukan guna pelaksaaan dinamika kelembagaan.... No : Kode Anggaran : Tahun Anggaran : Sudah Terima dari : Terbilang: Uraian Penggunaan Dana : Kuasa Pengguna Anggaran: Tanggal Pengeluaran Kas : Jumlah Uang : Lunas dibayar : Tanggal : .. pendapatan... 2. c) Kuasa pengguna anggaran menandatangani bukti pengeluaran kas. Teknis pengelolaan keuangan meliputi : a) Pengendalian penggunaan dana sesuai dengan APBOKJE FT-UH serta kebijakan keuangan HME FT-UH b) Penyelenggaraan pembukuan secara tertib. teratur dan tepat waktu. Masing-masing Koordinator Kompartemen HME FT-UH menyusun rancangan anggaran kompartemen.. a. Ketua Umum HME FT-UH dan Bendahara Umum HME FT-UH menilai permohonan tersebut untuk disetujui dan dimasukkan ke dalam biaya tak terduga atau ditolak.... kemudian tanda bukti pengeluaran tersebut diserahkan sebagai arsip Bendahara Umum HME FT-UH. b.3 Rancangan Anggaran Pendapatan dan Belanja Organisasi 1.. Format bukti pengeluaran : BUKTI PENGELUARAN KAS Himpunan Mahasiswa Elektro (HME......... Bendahara Umum 3. Koordinator Kompartemen HME FT-UH menyerahkan rancangan anggaran kompartemen kepada Bendahara Umum HME FT-UH selambatlambatnya 2 minggu sebelum rapat kerja HME FT-UH. Rancangan Anggaran Pendapatan dan Belanja Organisasi Kemahasiswaan Jurusan Elektro Fakultas Teknik Uniersitas Hasanuddin dibuat dengan memperhatikan kondisi eksternal dan internal...FT UH) Priode .... serta OKJE FT-UH sebagai organisasi nirlaba./. Pengajuan dan Pengesahan RAPBOKJE FT-UH a...... V. Pengertian Rancangan Anggaran Pendapatan dan Belanja Organisasi Kemahasiswaan Jurusan Elektro Fakultas Teknik Universitas Hasanuddin adalah perkiraan...... . b.....

.Pelaksanaan Anggaran belanja berdasarkan prinsip : 1) Nominal yang dimuat dalam anggaran belanja merupakan batas maksimal untuk masing-masing pembelanjaan (pengeluaran).... b. Penerimaan uang dan/atau barang dilakukan oleh Bendahara Umum HME FT-UH. c.... d.. e.... Setiap penerimaan uang dan/atau barang dibuatkan bukti ditandatangani oleh penerima..) Bendahara Umum HME FT-UH V. d.... Format laporan realisasi APBOKJE FT-UH No. 2) Mengeluarkan pembiayaan untuk tujuan lain dari yang telah ditetapkan dalam anggaran belanja HME FT-UH....4 Ketentuan Pelaksanaan 1. Penerimaan uang dan/atau barang selain Bendahara Umum HME FT-UH harus diserahkan kepada Bendahara Umum HME FT-UH selambat-lambatnya dalam waktu 3 hari setelah penerimaan.. 3) Terkendali sesuai dengan ketentuan yang berlaku c... Bukti penerimaan uang dan/atau barang dibuat dua rangkap dan masing-masing diserahkan kepada : a) Pemberi / pembayar . 1) Mengadakan iuran dan atau tambahan iuran yang belum tercantum dalam anggaran pendapatan (APBOKJE FT-UH). Tindakan yang tercantum di bawah ini harus dengan persetujuan tertulis dari Ketua Umum HME FT-UH dan disahkan oleh DMME FT-UH... Daftar Anggaran Kode Anggaran Kuasa Jumlah Pengunggunaan Anggaran Anggaran Realisasi Anggaran Mengetahi. Bendahara Umum HME FT-UH berkoordinasi dengan Ketua Umum HME FT-UH untuk menyusun RAPBOKJE FT-UH.. Seluruh pengurus HME FT-UH wajib mengatur pelaksanaan anggaran sedemikian rupa sehingga realisasi APBOKJE FT-UH dapat terkendali dan tercapai secara optimal.. 2.. 3.. (... Pelaksanaan APBOKJE FT-UH Ketentuan Umum a.. 2) Penggunaan dana secara efektif dan efisien dengan hasil optimal.c.. Pelaksanaan Anggaran Pendapatan berdasarkan prinsip : 1) Nominal yang dimuat dalam anggaran pendapatan merupakan batas/target minimal untuk masing-masing pendapatan. b.. 3) Terkendali sesuai dengan ketentuan yang berlaku... RAPBOKJE FT-UH diajukan ke DMME FT-UH untuk di sahkan menjadi APBOKJE FT-UH............ 2) Jumlah pendapatan diusahakan secara maksimal sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Pendapatan a..Penerimaan uang dilakukan dengan cara sebagai berikut : 1.

subsidi dana kemahasiswaan.…………………. …………………………………….. dan alumni. Penanggung jawab pembukuan kegiatan adalah Bendahara Umum HME FTUH dan pelaksanaannya dilakukan sesuai dengan job description yang ada. Belanja tidak langsung Belanja tak langsung mencakup pengeluaran berdasarkan kebijakan organisasi yang meliputi pengeluaran ke DMME FT-UH./. job description dan belanja kompartemen HME FT-UH. Format penerimaan uang/barang BUKTI PENERIMAAN UANG / BARANG TELAH TERIMA UANG SEJUMLAH/ BARANG BERUPA . bon kuitansi dan buku-buku bantu lainnya. PENERIMA PEMBERI / PEMBAYAR b) Penerima ( NAMA ) ( NAMA ) 2. 4.. PADA HARI………. dan belanja tak terduga. pengeluaran ke MME FT-UH.. a. Macam-macam Pendapatan a.. Pelaporan keuangan dilakukan oleh Bendahara Umun HME FT-UH pada setiap rapat dengan ketentuan sebagai berikut : 1) Jenis laporan dan pertanggungjawabannya : a) Laporan triwulan dipertanggungjawabkan dalam sidang DMME FT-UH.. realisasi anggaran dan laporan arus kas tiap kompartemen. b) Laporan tahunan dipertanggungjawabkan dalam MME FTUH 2) Format laporan keuangan dimaksud terdiri dari : a) Laporan anggaran.. . Format laporan arus kas: LAPORAN KEUANGAN KOMPARTEMEN.…. instansi/badan swasta. No. Pendapatan berdasarkan keuntungan usaha HME FT-UH. Untuk kelengkapan administrasi keuangannya dibutuhkan : 1) Buku Kas Harian 2) Buku kas masuk dan kas keluar. b.. 3. dan subsidi dana pengkaderan HME FT-UH b. PEMASUKAN PENGELUARAN Tanggal Jumlah Tanggal Jumlah ”jenis kegiatan ato jobdes” URAIAN SISA KET. Belanja langsung Belanja langsung mencakup pengeluaran berdasarkan rutinitas lembaga yang meliputi belanja program kerja.. Pendapatan berdasarkan ketentuan organisasi yang meliputi iuran anggota.. c...TANGGAL……………………………. b.. Pendapatan berdasarkan sumbangan atau bantuan yang meliputi sumber dari pemerintah. belanja khusus. 3) Buku nota. HME FT-UH. DARI…………………………………...yang selanjutnya didokumentasikan sebagai laporan. subsidi UKM. Macam-macam belanja/pengeluaran.. Pembukuan dan Pelaporan a.

d. Pengawasan intern keuangan organisasi dan pemeriksaan laporan keuangan tiap kompartemen secara rutin dilakukan oleh Bendahara Umum HME FT-UH. adalah pengawasan yang berjalan atau dilakukan bersamaan dengan tahap-tahap proses penerimaan dan pengeluaran yang dimulai dari : 1) Permohonan untuk pengeluaran 2) Jumlah yang telah dianggarkan b. Pengawasan Keuangan Pengawasan keuangan organisasi meliputi : a.b) Bukti keuangan (pengeluaran kas dan nota-nota bukti transaksi) 5. Pemeriksaan keuangan tahunan dan akhir periode dilakukan oleh MME FT-UH. Pengawasan yang bersifat preventif. c. Pengawasan intern keuangan secara rutin dilakukan oleh DMME FT-UH. .

selain hal-hal diatas juga ditambahkan perjanjian kerjasama Sponsorsip yang memuat media pubikasi.PENUTUP Lampiran  Proposal Kegiatan  SK Kepanitiaan . Hasil BAB III. VI. C. 1 Pengertian Proposal Kegiatan Proposal kegiatan merupaan gambaran rencaba kegiatan yang akan dilaksanakan oleh pelaksanan kegiatan. 2 Pengertian LPJ Laporan pertanggung jawaban adalah laporan yang memut segala bentuk aktivitas dan evaluasi yang terjadi pada kurung waktu tertentu sebagai pertanggungjawaban yang dapat digunakan sebagai referensi untuk periode kepengurusan selanjutnya. H. Persiapan Kegiatan 2. Adapun sistematika proposal sebagai berikut: Sampul A. VI. B. Tujuan C. Sasaran D. Maksud B. 3 LPJ Dalam Lingkup OKJE FT-UH a. LAPORAN PELAKSANAAN A. Evaluasi Kegiatan E. Waktu Pelaksanaan F. G. D. F. Latar belakang Tujuan Nama dan tema kegiatan Waktu dan tempat kegiaatan Sasaran kegiatan Susunan panitia Anggaran kegiatan Penutup Untuk proposal sponsorsip kegiatan. Metode Pelaksanaan 1. PENDAHULUAN BAB II. LAPORAN KEUANGAN BAB IV. Laporan Pertanggung Jawaban Kegiatan LPJ (Laporan Pertanggungjawaban) Kegiatan merupakan laporan panitia pelaksana kegiatan mengenai perkembangan dan hasil suatu kegiatan untuk selanjutnya dievaluasi dan dijadikan bahan referensi untuk kegiatan berikutnya Adapun sistematika penulisan LPJ Kegiatan adalah sebagai berikut: Sampul Kata Pengantar Daftar Isi Sistematika Laporan Pertanggungjawaban BAB I. E.BAB VI PROPOSAL DAN LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN VI.

Laporan Pertanggung Jawaban Ketua Umum HME FT-UH 1. Laporan Keuangan iii.4 Sistematika Laporan Pertanggungjawaban BAB II.3Tujuan I. Hasil BAB IV LAPORAN ADMINISTRASI i. Sasaran D. LPJ Triwulan Adapun Sistematika Laporan Pertanggungjawaban Triwulan adalah sebagai berikut: Sampul Kata Pengantar Daftar Isi BAB I.   b. Laporan Inventaris BAB V.1 Program Kerja a. Persiapan Kegiatan 2. c. Waktu Pelaksanaan F. Evaluasi Kegiatan E. PENDAHULUAN I. Daftar Persuratan ii.2 Dasar Pemikiran I. Tujuan C. Maksud B.1 Gambaran Umum Pelaksanaan Program Kerja II.1 Mukaddimah I. b. Metode Pelaksanaan 1.2. Maksud Tujuan Sasaran . Persuratan Dokumentasi (Softcopy & Hardcopy) Nota-nota Laporan Administrasi dan Keuangan UKM HME FT-UH Adapun sistematika penulisan Laporan Administrasi dan Keuangan UKM HME FT-UH adalah sebagai berikut: Sampul Kata Pengantar Daftar Isi Sistematika Laporan Pertanggungjawaban BAB I PENDAHULUAN BAB II LAPORAN KONDISI INTERNAL UKM BAB III LAPORAN UMUM KEGIATAN PELAKSANAAN UKM A. PENUTUP c. LAPORAN PELAKSANAAN II.2 Laporan Pelaksanaan Program Kerja II.

2.1 Belanja Langsung III..3 Rekapitulasi Anggaran BAB IV.. LPJ Umum ..2 Kebijakan Ekstern BAB III..2. h. PENUTUP IV.1 Sumber Pokok III.1.3. i. Hasil terhadap Institusi g. i..2 Saran Lampiran  Nota dan Bukti Keuangan HME FT-UH Periode .1Pendapatan Organisasi III.. LAPORAN ANGGARAN III..1 Kesimpulan IV.2 Pengeluaran Organisasi III. Metode Pelaksanaan Waktu Pelaksanaan Hasil Hasil secara Personal Anggota HME FTUH ii.. e.1. Anggaran Biaya Penanggung Jawab Saran dan Rekomendasi II.2 Belanja Tidak Langsung III.3 Kebijakan Organisasi II.3.2 Sumber Lain III.1 Kebijakan Intern II. f. Persuratan Daftar Inventaris Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan Notulensi dan Absensi Rapat Diagram Pie Jobdes dan Program Kerja Kompartemen Diagram Pie HME FT-UH Periode ……… APBOKJE FT-UH Laporan Realisasi Anggaran Buku Kas Harian Buku Induk           2.d.

Hasil i.1 Pelaksanaan Program Kerja HME FT-UH Periode.2 Dasar Pemikiran I...3 Laporan Pelaksanaan Program Kerja III.3 Tujuan I.2 Kondisi Eksternal BABIII.2. Tujuan c.3 Deskripsi Kerja III.4 Sistematika Laporan Pertanggungjawaban BAB II.. Hasil secara Personal Anggota HME FT-UH ii. LAPORAN PELAKSANAAN III. Hasil terhadap Institusi g. Metode Pelaksanaan e.3.1 Pelaksanaan Tugas dan Wewenang Ketua Umum HME FTUH III. Saran dan Rekomendasi III. KONDISI OBJEKTIF KELEMBAGAAN II. berdasarkan GBHOKJE FT-UH Jangka Pendek III.1 Kondisi Internal II.2 Gambaran Umum Pelaksanaan Program Kerja III. Waktu Pelaksanaan f.3.1 Kebijakan Intern ..3.4 Kebijakan Organisasi III.2 Program Kerja a. Sasaran d.2. PENDAHULUAN I.1 Non Program Kerja III.2 Memorandum III. Maksud b.. Anggaran Biaya h. Penanggung Jawab i.Adapun Sistematika Laporan Pertanggungjawaban Umum Ketua Umum HME FT-UH adalah sebagai berikut: Sampul Kata Pengantar Daftar Isi BAB I.1 Mukaddimah I.4.

PENUTUP V.2.2 Tujuan I.1 Kesimpulan V.1 Latar Belakang I....2 Pengeluaran Organisasi IV.1 Pendapatan Organisasi IV.1 Belanja Langsung IV.2 Belanja Tidak Langsung IV.3 Rekapitulasi Anggaran BAB V...1.2 Sumber Lain IV.1 Sumber Pokok IV.. Laporan Administrasi dan Keuangan DMME FT-UH Adapun sistematika penulisan Laporan Administrasi dan Keuangan DMME FT-UH :] Sampul Kata Pengantar Daftar Isi BAB I.III..2 Kebijakan Ekstern BAB IV. KONDISI OBJEKTIF KELEMBAGAAN OKJE FT-UH .3 Dasar Penyusunan I..2 Saran Lampiran  Nota dan Bukti Keuangan HME FT-UH Periode .4..2.1. LAPORAN ANGGARAN IV.PENDAHULUAN I.4 Sistematika Laporan BAB II. Persuratan Daftar Inventaris Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan Notulensi dan Absensi Rapat Laporan Administrasi UKM APBOKJE FT-UH Laporan Realisasi Anggaran Buku Kas Harian Buku Induk          d.

3 Inventarisasi BAB V.2 Pengawasa Mekanisme Organisasi dan Program Kerja BAB IV.2 Laporan Keuangan III. LAPORAN ADMINISTRASI III.II.1 Persuratan III.1 Pelaksanaan Tugas dan Wewenang DMME FT-UH II.2 Kondisi Eksternal BABIII. LAPORAN UMUM II. PENUTUP Lampiran  Persuratan  LPJ Triwulan Ketua Umum  Nota Pengeluaran  Absensi Sidang  Notulensi Sidang .1 Kondisi Internal II.

. sesuai aspirasi mahasiswa elektro. Pedomand Dasar Administrasi ini disusun sebagai usaha sadar demi terciptanya iklim kehidupan kampus yang dinamis dan harmonis.BAB VII PENUTUP Pedoman Dasar Administrasi ini disusun dan dirumuskan semaksimal mungkin demi terciptanya tertib administrasi dalam lingkup OKJE FT-UH. Pedoman Dasar Administrasi ini merupakan acuan dalam pengelolaan administrasi organisasi dalam lingkup OKJE FT-UH semoga senantiasa di Ridhai dan di Rahmati Allah SWT.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful