SEJARAH SINGKAT 5 S
pekerjaan. Intinya adalah membagi segala
Disusun oleh adi christmastyo.u
Dirangkum dari milis internal, ditulis ulang dari
buku Sikap Kerja 5S, Takashi Osada, PPM,
2004
Pastinya sudah banyak yang tahu atau pernah
dengar dengan istilah ini. Dalam dunia
manajemen, 5S lahir pertama kali di Jepang.
Dari segi perkembangan manajemen, konsep
5S ini menjadi cikal bakal tumbuhnya konsep
Total Quality Management (TQM), Kaizen,
Just-in-time, ISO, dan seterusnya.
Apakah Gerakan 5S itu? 5S adalah seiri
(Ringkas),seiton(Rapi),seiso(Resik),seiketsu(Ra
wat), dan shitsuke (Rajin). Gerakan 5S
merupakan kebulatan tekad untuk mengadakan
pemilahan, penataan, pembersihan, memelihara
kondisi yang mantap, dan memelihara
kebiasaan yang diperlukan untuk melaksanakan
pekerjaan dengan baik.
5S tidak sulit untuk dipahami, tapi 5S sangat
sulit untuk dilaksanakan dengan benar. 5S
memerlukan kegigihan, kebulatan tekad, dan
memerlukan usaha yang terus menerus. 5S
mungkin tidak akan memberikan hasil yang
dramatis. Namun 5S membuat pekerjaan lebih
mudah. 5S akan mengurangi pemborosan
waktu kerja kita. 5S akan membuat kita bangga
atas pekerjaan kita. 5S akan meningkatkan
produktifitas kerja dan mutu yang lebih baik,
sedikit demi sidikit, namun terus menerus.
Seiri = Ringkas
Umumnya istilah seiri berarti seleksi atau
mengatur segala sesuatu, memilah sesuai
dengan aturan atau prinsip tertentu. Seiri
membedakan antara yang diperlukan dengan
yang tidak diperlukan. Ambil keputusan tegas
untuk menerapkan manajemen stratifikasi
untuk membuang yang tidak diperlukan itu.
WQA-SEA
Ada banyak teori tentang cara memilah
sesuatu sesuai urutan kepentingannya.
Kemudian siapkan manajemen berdasarkan
kelompok prioritas. Buang barang yang kurang
diperlukan, sehingga kita dapat berkonsentrasi
terhadap barang yang benar-benar penting dan
memerlukan perhatian Kita.
Di tempat kerja kita memiliki setumpuk kertas.
Kita seringkali berdalih bahwa suatu hari kelak
kita akan memburuhkan kertas-kertas itu. Kita
menyimpan barang dengan anggapan akan
berguna SEANDAINYA diperlukan.
Sebenarnya apa yang harus kita lakukan adalah
memutuskan dengan tegas bahwa kita harus
membedakan antara yang diperlukan dengan
yang tidak. Kita harus menerapkan manajemen
stratifikasi.
Seiton = Rapi
Seiton berarti menyususun barang di tempat
yang tepat atau dalam tata letak yang benar,
sehingga dapat dipergunakan dalam keadaan
mendadak. Ini merupakan cara untuk
mempersingkat atau menghilangkan waktu
untuk melakukan proses pencarian.
Yang diutamakan disini adalah manajemen
fungsional dan penghapusan proses pencarian.
Jika segala sesuatu disimpan di tempatnya demi
mutu dan keamanan, berarti kita memiliki
tempat kerja yang rapi.
Pertama: Barang yang tidak kita pergunakan:
buang
Kedua : Barang yang tidak kita gunakan, tapi
ingin disimpan seandainya diperlukan
Ketiga : Barang yang kita gunakan hanya
sewaktu-waktu saja
Keempat: Barang yang kadang-kadang
digunakan
Kelima : Barang yang sering kita gunakan.
Penyimpanan harus didasarkan pada seberapa
banyak yang kita tangani, dan seberapa cepat
kita menemukannya saat diperlukan.
Page 1
Kita bukan saja harus berpikir tentang efisiensi, tertentu. Penyebab kotoran dicari dan
tapi juga harus bicara tentang mutu: jangan diperbaiki.
sampai berkarat, rusak, penyok, berubah
bentuk, dan sebagainya. Faktor keamanan juga
harus diperhatikan. Seiketsu = Rawat
Sasaran akhir proses pembenahan adalah untuk Pemantapan bisa berarti memelihara keadaan
memperoleh sebanyak mungkin apa yang anda bersih, yang dalam konteks 5S, mencakup
dinginkan, dimana, dan kapan anda pertimbangan seperti warna, bentuk, pakaian,
menginginkannya. dan sebagainya yang memberikan suasana
bersih. Lebih jauh lagi, Seiketsu harus dianggap
sebagai pengulangan proses seleksi (Seiri),
Seiso = Resik susun (Seiton), dan sapu (Seiso), serta sebagai
kesadaran dan aktivitas tetap untuk memastikan
Arti dari sapu maksudnya membersihkan dan
bahwa siklus 5S dipelihara. Ini berarti
membersihan lebih dari sekedar membuat
melaksanakan aktivitas 5S dengan teratur,
barang bersih. Hal ini lebih merupakan falsafah
dan komitmen untuk bertanggung jawab atas sehingga keadaan yang tidak normal tampak.
segala aspek barang yang Anda pergunakan, Bagaimana anda dapat memastikan bahwa
dan untuk memastikan semua barang selalu ketidaknormalan bisa terlihat? Kita semua
berada dalam kondisi prima. Jangan berpikir harus melatih keterampilan untuk menciptakan
bahwa pembersihan pekerjaan yang dan memelihara kontrol visual. Dalam
melelahkan. Sebaliknya, Anda harus pekerjaan kita sehari-hari, kita mempergunakan
memandangnya sebagai suatu bentuk pikiran untuk mengingat sesuatu dan kelima
pemeriksaan dan pencegahan. pancaindera untuk melaksanakan pekerjaan
terbaik kita. Yang penting disini adalah
Dengan meningkatnya kecanggihan produk
mengubah indera yang statis ini menjadi
industri modern, debu, kotoran, bahan asing,
kesadaran yang dinamis dan membuatnya hidup
bunyi suara mesin yang keras dan masalah lain
untuk kita.
kemungkinan besar dapat mengakibatkan
barang cacat, macet, bahkan kecelakaan kerja. Untuk memudahkan pekerjaan sehari-hari, kita
Pembersihan adalah jawabannya. Pembersihan memerlukan alat bantu visual dalam kontrol
harus dipandang sebagai cara untuk visual. Sebenarnya kita sudah melakukannya.
menghilangkan penyebab masalah satu demi Misalnya sistem penamaan folder/binder untuk
satu. file data, penyusunan buku di rak, dll. Prinsip-
prinsip alat bantu visual adalah:
Pada umumnya ada tiga langkah pembersihan
yang benar: 1. Mudah dilihat dari jarak jauh
1. Tingkat Makro 2. Pasang peragaan pada barang yang
Membersihkan segala sesuatu dan mencari cara bersangkutan
untuk menangani penyebab keseluruhan yang
berkaitan dengan keseluruhan gambaran global 3. Usahakan supaya setiap orang dapat
pekerjaan. mengatakan apa yang benar dan apa yang
salah
2. Tingkat Individual
Menangani satu tempat kerja tertentu atau satu 4. Usahakan supaya setiap orang dapat
mesih tertentu. menggunakannya dengan mudah kapan saja
5. Usahakan supaya setiap orang dapat
melakukannya dan mudah membuat koreksi
3. Tingkat Mikro yang diperlukan
Membersihkan suku cadang alat bantu kerja

WQA-SEA Page 2
6. Usahakan supaya dengan melaksanakannya
membuat tempat kerja lebih terang dan lebih
teratur
Jika kita melakukan hal diatas, Anda akan
menemukan bahwa pekerjaan akan jauh lebih
lancar dan hasilnya lebih baik.
Shitsuke = Rajin
Setelah Seiketsu (sikap) yang berarti
melaksanakan aktivitas 5S dengan teratur,
maka Shitsuke (sikap) adalah komitmen
masing-masing individu untuk mematuhi
peraturan. Tim yang baik bermain dengan
menaati peraturan. Di tempat kerja,
ketentaraan, maupun di lapangan olahraga,
aktivitas tim merupakan aktivitas kooperatif.
Setiap orang harus bekerja sama, berpikir
bersama, dan bertindak bersama untuk
membentuk tim yang kuat. Makin banyak
pekerjaan, semakin penting kerja sama
diperlukan. Hal ini disebabkan karena
kesalahan terkecil sekalipun dapat berakibat
fatal. Sistem, Prosedur, dan Peraturan harus
ketat dan dipatuhi oleh seluruh anggota tim.
Setiap orang harus berhati-hati untuk
melakukan pekerjaan masing-masing dengan
benar.
Tidak terlalu sulit untuk memiliki kebiasaan
untuk melaksanakan apa yang diharapkan dari
Anda. Hasil akhirnya adalah setiap orang
bekerja sama memperkuat tim dan memperkuat
perusahaan.Caranya adalah dengan
menciptakan tempat kerja yang disiplin,
melalui:
1. Biasakan (sistematisasi) perilaku jika Anda
yang menginginkan hasil yang terbaik
2. Perbaiki komunikasi dan pelatihan untuk
memperoleh mutu yang terjamin.
WQA-SEA
3. Atur supaya orang mengambil bagian, setiap
orang melakukan sesuatu, kemudian
mengimplementasikannya.
4. Atur segala sesuatu sehingga setiap orang
merasa bertanggung jawab atas apa yang
mereka kerjakan.
Jika anda mentaati prosedur sederhana ini, ada
kemungkinan untuk dapat mengelola dan
memelihara sistem yang paling canggih
sekalipun dan membuatnya berjalan lancar.
5S di Lingkungan kerja
Kantor memerlukan 5S untuk menghilangkan
ketidak-efisienan, mencegah kesalahan, dan
membuat pekerjaan lebih lancar. Masih inget
kan, bahwa konsep 5S ini lahir dari manajemen
Pabrik? Kantor pada dasarnya sama dengan
Pabrik. Keduanya mengambil bahan baku dan
membuat produk. Perbedaannya hanyalah
pabrik menangani barang, sedangkan kantor
menangani informasi.
Hal yang mempersulit pekerjaan kantor adalah
terdapat lebih banyak perbedaan individual,
yang seolah-olah lebih sulit untuk dilakukan
pemantapan, dan sering memberi kesan sulit
dimengerti oleh orang luar. Selain itu, ada
kebebasan yang luas bagi individu untuk
bertindak, sehingga orang lain sukar
menggantikan atau membantu.
Pokok-pokok penting dalam aktivitas 5S di
lingkungan kerja adalah:
1. Mengurangi jumlah buku besar, formulir,
alat tulis, dan sebagainya agar tidak nampak
berserakan.
2. Mengeluarkan semua pekerjaan administrasi,
arsip, alat tulis dan sebagainya, dan mencari
Page 3
cara yang lebih baik untuk menyimpan itu
semua. Orang harus dapat mengambil barang
yang diperlukan dalam waktu 30 detik.
3. Lakukan kampanye satu terbaik untuk
menyuruh orang menulis catatan tidak lebih
dari 1 halaman, menyimpan barang di satu
tempat, satu formulir untuk barang, dan satu-
satu lainnya.
4. Ubahlah pekerjaan yang dilakukan secara
individu menjadi pekerjaan berdasarkan
kelompok.
5. Buat tabel kontrol untuk menunjukkan apa
rencana, bagaimana seharusnya dilakukan, dan
berapa besar kemajuan diperoleh. Lakukan
pemantapan dengan membuat manual yang
rinci tentang bagaimana harus melakukan setiap
langkah.
/opt/scribd/conversion/tmp/scratch6131/54775595.doc
WQA-SEA
6. Mempelajari dan memperbaiki alat
perkantoran. Pekerjaan administrasi harus
diciptakan sesuai dengan pekerjaan, bukan
sebaliknya. Cara terbaik untuk
menyempurnakan formulir adalah dengan
mengurangi jumlah/jenis formulir.
7. Usahakan untuk memperoleh kantor yang
bersih dan rapi. Kantor yang bersih dan rapi
berarti tidak ada kotoran atau sampah di plafon,
lantai, tembok, meja, lemari arsip, atau dimana
saja. Pastikan bahwa segala sesuatu berada
dalam keadaan rapi dan teratur.
Dengan demikian setiap orang akan mengetahui
dimana suatu barang/infomasi disimpan.
Informasi lebih mudah diperoleh. Kantor yang
rapi memberikan dorongan kepada seseorang
untuk menyederhanakan segala sesuatu dan
sesegera mungkin menyelesaikan setiap tugas
yang muncul. Dan tidak menyimpannya di atas
tumpukan surat untuk dilihat nanti.
Page 4