SEJARAH SINGKAT 5 S

Disusun oleh adi christmastyo.u Dirangkum dari milis internal, ditulis ulang dari buku Sikap Kerja 5S, Takashi Osada, PPM, 2004 Pastinya sudah banyak yang tahu atau pernah dengar dengan istilah ini. Dalam dunia manajemen, 5S lahir pertama kali di Jepang. Dari segi perkembangan manajemen, konsep 5S ini menjadi cikal bakal tumbuhnya konsep Total Quality Management (TQM), Kaizen, Just-in-time, ISO, dan seterusnya. Apakah Gerakan 5S itu? 5S adalah seiri (Ringkas),seiton(Rapi),seiso(Resik),seiketsu(Ra wat), dan shitsuke (Rajin). Gerakan 5S merupakan kebulatan tekad untuk mengadakan pemilahan, penataan, pembersihan, memelihara kondisi yang mantap, dan memelihara kebiasaan yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan dengan baik. 5S tidak sulit untuk dipahami, tapi 5S sangat sulit untuk dilaksanakan dengan benar. 5S memerlukan kegigihan, kebulatan tekad, dan memerlukan usaha yang terus menerus. 5S mungkin tidak akan memberikan hasil yang dramatis. Namun 5S membuat pekerjaan lebih mudah. 5S akan mengurangi pemborosan waktu kerja kita. 5S akan membuat kita bangga atas pekerjaan kita. 5S akan meningkatkan produktifitas kerja dan mutu yang lebih baik, sedikit demi sidikit, namun terus menerus.

Ada banyak teori tentang cara memilah pekerjaan. Intinya adalah membagi segala sesuatu sesuai urutan kepentingannya. Kemudian siapkan manajemen berdasarkan kelompok prioritas. Buang barang yang kurang diperlukan, sehingga kita dapat berkonsentrasi terhadap barang yang benar-benar penting dan memerlukan perhatian Kita. Di tempat kerja kita memiliki setumpuk kertas. Kita seringkali berdalih bahwa suatu hari kelak kita akan memburuhkan kertas-kertas itu. Kita menyimpan barang dengan anggapan akan berguna SEANDAINYA diperlukan. Sebenarnya apa yang harus kita lakukan adalah memutuskan dengan tegas bahwa kita harus membedakan antara yang diperlukan dengan yang tidak. Kita harus menerapkan manajemen stratifikasi.

Seiton = Rapi
Seiton berarti menyususun barang di tempat yang tepat atau dalam tata letak yang benar, sehingga dapat dipergunakan dalam keadaan mendadak. Ini merupakan cara untuk mempersingkat atau menghilangkan waktu untuk melakukan proses pencarian. Yang diutamakan disini adalah manajemen fungsional dan penghapusan proses pencarian. Jika segala sesuatu disimpan di tempatnya demi mutu dan keamanan, berarti kita memiliki tempat kerja yang rapi. Pertama: Barang yang tidak kita pergunakan: buang Kedua : Barang yang tidak kita gunakan, tapi ingin disimpan seandainya diperlukan Ketiga : Barang yang kita gunakan hanya sewaktu-waktu saja Keempat: Barang yang kadang-kadang digunakan Kelima : Barang yang sering kita gunakan. Penyimpanan harus didasarkan pada seberapa banyak yang kita tangani, dan seberapa cepat kita menemukannya saat diperlukan. Page 1

Seiri = Ringkas
Umumnya istilah seiri berarti seleksi atau mengatur segala sesuatu, memilah sesuai dengan aturan atau prinsip tertentu. Seiri membedakan antara yang diperlukan dengan yang tidak diperlukan. Ambil keputusan tegas untuk menerapkan manajemen stratifikasi untuk membuang yang tidak diperlukan itu. WQA-SEA

Sebenarnya kita sudah melakukannya. tapi juga harus bicara tentang mutu: jangan sampai berkarat. Misalnya sistem penamaan folder/binder untuk file data. dll. bahkan kecelakaan kerja. Pembersihan harus dipandang sebagai cara untuk menghilangkan penyebab masalah satu demi satu. tertentu. Bagaimana anda dapat memastikan bahwa ketidaknormalan bisa terlihat? Kita semua harus melatih keterampilan untuk menciptakan dan memelihara kontrol visual. macet. kita memerlukan alat bantu visual dalam kontrol visual. Hal ini lebih merupakan falsafah dan komitmen untuk bertanggung jawab atas segala aspek barang yang Anda pergunakan. Prinsipprinsip alat bantu visual adalah: 1. dan sapu (Seiso). 3. sehingga keadaan yang tidak normal tampak. Seiketsu harus dianggap sebagai pengulangan proses seleksi (Seiri). Lebih jauh lagi. serta sebagai kesadaran dan aktivitas tetap untuk memastikan bahwa siklus 5S dipelihara. dan sebagainya yang memberikan suasana bersih. Pasang peragaan bersangkutan pada barang yang Seiso = Resik Arti dari sapu maksudnya membersihkan dan membersihan lebih dari sekedar membuat barang bersih. rusak. kita mempergunakan pikiran untuk mengingat sesuatu dan kelima pancaindera untuk melaksanakan pekerjaan terbaik kita. pakaian. bunyi suara mesin yang keras dan masalah lain kemungkinan besar dapat mengakibatkan barang cacat. Yang penting disini adalah mengubah indera yang statis ini menjadi kesadaran yang dinamis dan membuatnya hidup untuk kita. bahan asing. dan untuk memastikan semua barang selalu berada dalam kondisi prima. dan kapan anda menginginkannya. Usahakan supaya setiap orang dapat mengatakan apa yang benar dan apa yang salah 4. dimana. Mudah dilihat dari jarak jauh 2. yang dalam konteks 5S. Tingkat Mikro Membersihkan suku cadang alat bantu kerja WQA-SEA 3. Tingkat Individual Menangani satu tempat kerja tertentu atau satu mesih tertentu. Usahakan supaya setiap orang dapat menggunakannya dengan mudah kapan saja 5. mencakup pertimbangan seperti warna. bentuk. Faktor keamanan juga harus diperhatikan. Sebaliknya. penyusunan buku di rak. Dalam pekerjaan kita sehari-hari. kotoran dicari dan Seiketsu = Rawat Pemantapan bisa berarti memelihara keadaan bersih. penyok. 2. Untuk memudahkan pekerjaan sehari-hari.Kita bukan saja harus berpikir tentang efisiensi. Jangan berpikir bahwa pembersihan pekerjaan yang melelahkan. Sasaran akhir proses pembenahan adalah untuk memperoleh sebanyak mungkin apa yang anda dinginkan. Tingkat Makro Membersihkan segala sesuatu dan mencari cara untuk menangani penyebab keseluruhan yang berkaitan dengan keseluruhan gambaran global pekerjaan. Pembersihan adalah jawabannya. Anda harus memandangnya sebagai suatu bentuk pemeriksaan dan pencegahan. Ini berarti melaksanakan aktivitas 5S dengan teratur. kotoran. susun (Seiton). Pada umumnya ada tiga langkah pembersihan yang benar: 1. debu. Usahakan supaya setiap orang dapat melakukannya dan mudah membuat koreksi yang diperlukan Page 2 . dan sebagainya. berubah bentuk. Dengan meningkatnya kecanggihan produk industri modern. Penyebab diperbaiki.

Keduanya mengambil bahan baku dan membuat produk. Tidak terlalu sulit untuk memiliki kebiasaan untuk melaksanakan apa yang diharapkan dari Anda. dan mencari Page 3 WQA-SEA . bahwa konsep 5S ini lahir dari manajemen Pabrik? Kantor pada dasarnya sama dengan Pabrik. 3. Usahakan supaya dengan melaksanakannya membuat tempat kerja lebih terang dan lebih teratur Jika kita melakukan hal diatas.Caranya adalah dengan menciptakan tempat kerja yang disiplin. Shitsuke = Rajin Setelah Seiketsu (sikap) yang berarti melaksanakan aktivitas 5S dengan teratur. Selain itu. alat tulis dan sebagainya. Masih inget kan. Jika anda mentaati prosedur sederhana ini. maupun di lapangan olahraga. Makin banyak pekerjaan. dan Peraturan harus ketat dan dipatuhi oleh seluruh anggota tim. aktivitas tim merupakan aktivitas kooperatif. Prosedur. Hal yang mempersulit pekerjaan kantor adalah terdapat lebih banyak perbedaan individual. sehingga orang lain sukar menggantikan atau membantu. dan membuat pekerjaan lebih lancar. Di tempat kerja. arsip. melalui: 5S di Lingkungan kerja Kantor memerlukan 5S untuk menghilangkan ketidak-efisienan. ketentaraan. alat tulis. ada kemungkinan untuk dapat mengelola dan memelihara sistem yang paling canggih sekalipun dan membuatnya berjalan lancar. berpikir bersama. dan bertindak bersama untuk membentuk tim yang kuat. Mengeluarkan semua pekerjaan administrasi. dan sering memberi kesan sulit dimengerti oleh orang luar. Perbedaannya hanyalah pabrik menangani barang. yang seolah-olah lebih sulit untuk dilakukan pemantapan. Hal ini disebabkan karena kesalahan terkecil sekalipun dapat berakibat fatal. maka Shitsuke (sikap) adalah komitmen masing-masing individu untuk mematuhi peraturan. Sistem. Atur segala sesuatu sehingga setiap orang merasa bertanggung jawab atas apa yang mereka kerjakan. Mengurangi jumlah buku besar. Biasakan (sistematisasi) perilaku jika Anda yang menginginkan hasil yang terbaik 2. Atur supaya orang mengambil bagian. Anda akan menemukan bahwa pekerjaan akan jauh lebih lancar dan hasilnya lebih baik. kemudian mengimplementasikannya. sedangkan kantor menangani informasi. 4. Setiap orang harus bekerja sama. Setiap orang harus berhati-hati untuk melakukan pekerjaan masing-masing dengan benar.6. 1. Pokok-pokok penting dalam aktivitas 5S di lingkungan kerja adalah: 1. Tim yang baik bermain dengan menaati peraturan. 2. semakin penting kerja sama diperlukan. dan sebagainya agar tidak nampak berserakan. ada kebebasan yang luas bagi individu untuk bertindak. Hasil akhirnya adalah setiap orang bekerja sama memperkuat tim dan memperkuat perusahaan. formulir. Perbaiki komunikasi dan pelatihan untuk memperoleh mutu yang terjamin. mencegah kesalahan. setiap orang melakukan sesuatu.

4. atau dimana saja. 7.doc WQA-SEA Page 4 . lemari arsip. Pekerjaan administrasi harus diciptakan sesuai dengan pekerjaan. Usahakan untuk memperoleh kantor yang bersih dan rapi. 6. tembok. Informasi lebih mudah diperoleh. satu formulir untuk barang. dan satusatu lainnya.cara yang lebih baik untuk menyimpan itu semua. Lakukan kampanye satu terbaik untuk menyuruh orang menulis catatan tidak lebih dari 1 halaman. Orang harus dapat mengambil barang yang diperlukan dalam waktu 30 detik. Pastikan bahwa segala sesuatu berada dalam keadaan rapi dan teratur. Buat tabel kontrol untuk menunjukkan apa rencana. meja. Dan tidak menyimpannya di atas tumpukan surat untuk dilihat nanti. bagaimana seharusnya dilakukan. lantai. bukan sebaliknya. Ubahlah pekerjaan yang dilakukan secara individu menjadi pekerjaan berdasarkan kelompok. Kantor yang rapi memberikan dorongan kepada seseorang untuk menyederhanakan segala sesuatu dan sesegera mungkin menyelesaikan setiap tugas yang muncul. menyimpan barang di satu tempat. Lakukan pemantapan dengan membuat manual yang rinci tentang bagaimana harus melakukan setiap langkah. 3. /opt/scribd/conversion/tmp/scratch6131/54775595. Kantor yang bersih dan rapi berarti tidak ada kotoran atau sampah di plafon. dan berapa besar kemajuan diperoleh. 5. Cara terbaik untuk menyempurnakan formulir adalah dengan mengurangi jumlah/jenis formulir. Dengan demikian setiap orang akan mengetahui dimana suatu barang/infomasi disimpan. Mempelajari dan memperbaiki alat perkantoran.