P. 1
Manajemen Kantor

Manajemen Kantor

|Views: 1,089|Likes:
Published by mirave21
Pengetahuan dasar mengenai apa dan bagaimana manajemen Kantor
Pengetahuan dasar mengenai apa dan bagaimana manajemen Kantor

More info:

Categories:Types, School Work
Published by: mirave21 on Apr 01, 2011
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

01/15/2013

pdf

text

original

MANAJEMEN KANTOR

A. Pengertian Manajemen Kantor Sebelum membahasa manajemen kantor ada baiknya mengetahui pengertian kantor. J.C. Denyer (1973) mengartikan kantor ”the office”. It is any room where clerical work is normally carried on, whatever name it may be given (Tempat dimana biasanya pekerjaan kantor dilakukan dengan nama apapun juga diberikan kepada tempat itu). Sedangkan Atmosudirdjo menyebutkan Kantor adalah unit organisasi yang terdiri atas tempat, staf personil dan operasi ketatausahaan, guna membantu pimpinan. Dari pendapat tersebut maka Kantor dapat diartikan secara etimologis maupun secara praktis. Secara etimoligis kantor berasal dari Belanda: “kantoor”, yang maknanya: ruang tempat bekerja, tempat kedudukan pimpinan, jawatan instansi dan sebagainya. Dalam bahasa Inggeris “office” memiliki makna yaitu: tempat memberikan pelayanan (service), posisi, atau ruang tempat kerja. Sedangkan secara praktis kantor merupakan tempat orang-orang melakukan kegiatan/aktivitas yang berhubungan dengan pelayanan berbagai keterangan pada yang membutuhkannya. Akan tetapi dengan perkembangan yang pesat pada bidang teknologi dewasa ini, kantorpun berkembang, ia bukan sekedar tempat, melainkan sebagai sarana kegiatan penyediaan informasi, guna menunjang kemudahan pelaksanaan tugas disegala bidang. Jadi kantor saat ini merupakan pusat pelayanan dan pusat informasi dari kegiatan perusahaan dan organisasi. Sedangkan manajemen kantor didefinisikan dari penggabungan manajemen dan kantor. Ada berbagai definisi atau batasan yang diberikan oleh para ahli tentang manajemen kantor, beberapa diantaranya: 1. Office management is the directing and controlling of an office in order to achieve its specified purpose in the most economical way “Manajemen perkantoran adalah pengarahan dan pengawasan sebuah kantor untuk mencapai tujuannya yang khusus dengan cara yang sehemat-hematnya” (J.C. Denyer, 1973) 2. Office management can thus be defined as the organization of an office to achieve a specified purpose and to make the best use of the personal by uing the most appropriate machines and equipment, the best possible methods, and by providing the most suitable envoronment “Manajemen kantor dapat dirumuskan sebagai pengorganisasian suatu kantor untuk mencapai suatu tujuan tertentu dan untuk memanfaatkan pegawai dengan sebaik-baiknya dengan menggunakan mesin-mesin dan perlengkapan yang paling cocok, metode-metode yang paling baik dan dengan memberikan lingkungan yang sesuai (J.C. Denyer, 1973) 3. Office management can be defined as the planning, controlling, organizing of fice work and actuating those performing it so as to achieve the determined objectives “Manajemen kantor dapat dirumuskan sebagai perencanaan pengawasan, pengorganisasian pekerjaan kantor serta menggerakkan mereka yang melaksanakan pekerjaan kantor tersebut untuk mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu” (GR Terry, 1974).

4. The term office management will be used in such a broad sense in this book; it will be considered to encompass the management of office work wherever and by whom ever performed. “Istilah manajemen perkantoran akan dipergunakan dalam arti luas demikian dalam buku ini; manajemen perkantoran akan dianggap meliputi manajemen daripada pekerjaan kantor dimanapun dan oleh siapapun dilakukan.” (Littlefield dan Peterson, ) 5. Office management is concerned with the direction and supervision of office work(Manajemen Perkantoran berkenaan dengan pengarahan dan pengawasan pekerjaan perkantoran) (Edwin Robinson. 1953). 6. For our purposes, we may define Office Administration as the function which involves the management and direction of all phases of the business operation which impinge upon data processing, communications and organizations memory. (WH Evans dalam Office Administration (1963) 7. Office management is the function of administering the communication and record services of an organization. (Arthur Grager, yang dikutip Harry L Wylie dalam Office Management Hand Book (1958) 8. Office management as a function, is that branch of the art and science of management which is concerned with the efficient performance of office work, whenever and wherever that work is to be done. (William Leffingwell & Edwin Robinson dalam Textbook of Office Management (1956) 9. Office management is the over all direction of clerical activities as distinguished from such activities as transportation, manufacturing, warehousing and sales.( William Spregel & Ernest Davies dalam Principles of Business Organization and Operation (1960) 10. Manajemen kantor adalah seni membimbing personel kantor dalam menggunakan sarana yang sesuai dengan lingkungan demi mencapai tujuannya yang sudah ditentukan (Mills, 1990). Inti yang dapat diperoleh adalah bahwa manajemen perkantoran merupakan penerapan fungsi-fungsi manajemen pada kantor, yakni perencanaan, pengorganisasin, penggerakan dan pengawasan kantor agar tujuan kantor tersebut dapat tercapai, dimana tujuan kantor adalah pemberian pelayanan informasi pada pihak-pihak yang memerlukan, yaitu: pimpinan, para karyawan, konsumen dan masyarakat. Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa Manajemen Kantor adalah kegiatan yang dilakukan untuk mengelola, merencanakan, dan mengontrol setiap aktivitas kantor, dimana hasil akhir kegiatan kantor ini berujud pelayanan informasi pada berbagai pihak. Sedangkan beberapa bentuk kegiatan/pekerjaan kantor antara lain: kegiatan catat mencatat, komunikasi, pengumpulan dan penyimpanan informasi(arsip), pelayanan tamu, pelayanan rapat dan lain sebagainya. B. Fungsi Manajemen Kantor John H.MacDonald dalam Office Management (1974) menjelaskan fungsi manajemen kantor berkaitan dengan 6 hal, yaitu :

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Kepegawaian perkantoran (office personnel) Metode perkantoran (office methods) Perlengkapan perkantoran (office equipment) Faktor-faktor fisik dalam kantor (office physical factors) Biaya perkantoran (office posts) Haluan perkantoran (Office policies)

C. Proses Manajemen Kantor 1. Perencanaan kantor, Meliputi segala aktivitas peramalan mengenai hal ihwal yang harus dilakanakan dana cara-cara pelaksanaannya dalam bidang tata usaha kantor. Maksud perencanaan kantor adalah mencapai efesien yang tertinggi dalam pelaksanaan tata usaha tersebut. Perencanaan kantor dapat meliputi perencanaan prosedur, perbekelalan dan atata ruang kantor. 2. Pengorganisasian kantor, Pengorganisasian kantor adalah : suatu proses penyusunan kerja sama antara elemen-elemen kantor untuk mencapai tujuan tertentu. Pengorganisasin kantor adalah suatu sistim kerja sama yang meliputi pola pembagian kerja, susunan hubungan kerja, lalu lintas wewenang dan tanggung jawab antara para petugas dan struktur hubungan tersebut. 3. Pengoordinasian kantor, Merupakan suatu kegiatan untuk menjamin partisipasi sejumlah kegiatan kantor. kerja sama dan

4. Pengawasan kantor (Pengendalian ), Merupakan salah satu fungsi dari rangkaian proses manaj.kantor yang meliputi seluruh kegiatan pimpinan organisasi kantor yang meneliti, menyesuaikan dan mengoreksi kegiatan ketatausahaan agar pelaksanaan tepat seperti rencana. D. Aspek Manajemen Kantor 1. Tujuan, yang dapat dirumuskan untuk menilai dan menetapkan keberhasilan mengarahkan dan mengkoordinasian elmen-elemen manajemen 2. Organisasi, meliputi kegiatan pembentukan staf dan alokasi tugas untuk staf tersebut 3. Metode adalah urutan pelaksanaan bagaimana dana di mana pelaksanaan manajemen dilangsungkan. 4. Personalia, meliputi perekrutan staf, tempat, latihan, dan penghentian karyawan. 5. Lingkungan, meliputi bangunan kantor, perabot dan kondisi jasmani di dalam kantor 6. Mesin dan perlengkapan, mencakup segenap benda mati yang digunakan dalam kantor untuk membantu pelaksanaan kerja E. Bidang Kerja Manajemen Kantor Charles O Libbey, mengungkapkan 9 bidang kerja manajemen kantor : 1. Office Space (ruang perkantoran), berkaitan dengan : perkiraan kebutuhan ruang, penjatahan ruang, tata ruang perkantoran, pemanasan dan peredaran udara, pendinginan udara, pantulan suara, lukisan, fasilitas kebersihan, ruang

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

pertemuan, faktor keselamatan, memindahkan kantor, perubahan-perubahan dan pemeliharaan. Communications (komunikasi), menyangkut pengiriman surat, pelayanan pesuruh, telepon, susunan kabel, pendikten, system telepon, telegraf dan facsimile, pengumuman, penerimaan tamu, dll. Office Personnel (kepegawaian kantor), termasuk di dalamnya masalah pemilihan, orientasi, training, pengujian, kenaikan pangkat, pergantian, system saran, pengerahan pegawai, keterlambatan, pelanggaran, wawancara, semangat kerja, disiplin, pensiun, penilaian, pengaduan, dll. Furniture and Equipments (perabotan dan perlengkapan), meliputi meja kerja, kursi kerja, meja pajangan, perlengkapan arsip, peti besi, perabotan fungsional, pemeliharaan dan perbaikan, lemari perbekalan dan penempatan rak, perabotan perpustakaan dan evaluasi perlengkapan baru. Appliances and Machines (Peralatan dan mesin), yaitu mesin tik, mesin tambah, mesin hitung, mesin dikte, computer, aneka perlengkapan perkantoran, aneka perlengkapan kebersihan, aneka perlengkapan penggandaan, pemeliharaan dan perbaikan, evaluasi peralatan dan mesin-mesin baru. Supplies and Stationery ( perbekalan dan keperluan tulis), misalnya alat-alat tulis, kertas surat, formulir, alat-alat kebersihan, perbekalan penggandaan dan evaluasi perbekalan baru. Methods (Metode), meliputi pengolahan bahan keterangan (data processing), Penyelidikan perkantoran (office surveys), pengukuran hasil kerja tulis (measuring of clerical output), prosedur pembaganan (charting procedures), analisis statistic, dan sebagainya. Records (warkat), yaitu : pengoordinasian formulir, perancangan formulir, pelayanan surat menyurat, pola surat, peninjauan surat-menyurat, ruang pusat pengetikan, penyelidikan, penyingkiran warkat, pembuatan micro film, jadual penyimpanan, dan sebagainya. Executive Controls (kontrol pejabat pimpinan), yaitu perencanaan organisasi, pemusatan atau pemencaran pelayanan, perencanaan anggaran, penaksiran, konferensi, analisis tugas pekerjaan, pembakuan gaji, dan sebagainya.

F. Peranan Manajer Kantor Menyiapkan informasi agar manajemen puncak dapat membuat keputusan. Informasi tersebut harus : 1. Ringkas (concise) 2. Cermat (accurate) 3. Dalam bentuk yang tepat (in the correct form) 4. Tepat waktu (right time) 5. Biaya rendah (low cost)

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->