PENDELEGASIAN DAN

PEMBERDAYAAN, PENGAWASAN
Tutorial Management Pertemuan ke-5
03-04-2011

Universitas Terbuka Korea

PENDELEGASIAN
Apa itu pendelegasian?
Memercayakan tugas kepada orang lain namun tanggung
jawab masih di tangan pendelegasi. Heller (2004)

Pemberian wewenang oleh atasan yang lebih atas kepada

atasan yang lebih rendah untuk melaksanakan suatu
pekerjaan dengan otoritas secara eksplisit dari atasan
pemberi wewenang pada waktu wewenang tersebut akan
dilaksanankan. Mulyadi & Setiawan (2001)
Manfaat Pendelegasian
Kemampuan membebaskan diri demi tugas-tugas
lainnya
Pemanfaatan keterampilan khusus karyawan
Pemberian pelatihan dan pengalaman
Terampil memecahkan masalah
Awal tepat mempersiapkan pengganti sementara
dsb… (Modul 5 hal 5.5-5.9)
Cara Efektif Pendelagasian Tugas
Delegasikan Pekerjaan yang disukai
Delegasikan tugas secara bertanggung jawab
Jangan selalu mendelegasikan tugas kepada karyawan
yang paling mampu
Percayalah kepada karyawan
Tekankan pada sasaran bukan prosedur.
Alasan Atasan Tidak Melakukan
Pendelegasian (1)
Sisi Atasan:
• Belum ada waktu untuk melatih
• Kebijakan perusahaan harus dikerjaan atasan
• Kebiasaan menyelesaikan pekerjaan tanpa bantuan orang
lain
• Meragukan Kemampuan Karyawan
• Kekhawatiran jika pekerjaan didelegasikan maka sama
tidak punya pekerjaan
• dsb…. (modul 5 hal 5.11-5.14
Alasan Atasan Tidak Melakukan
Pendelegasian (2)

Sisi Karyawan:
Karyawan takun memikul tanggung jawab
memutuskan sesuatu
Karyawan takut di kritik jika membuat kesalahan
Ketidaktersedian waktu
Kurangnya motivasi
Kurang percaya diri
Langkah-Langkah Sebelum dilakukan
pendelegasian
Menentukan terlebih dahulu tugas/masalah yang akan
didelegasikan
Menentukan karyawan yang akan menerima delegasi
Mempersiapkan & memberi motivasi kepada
karyawan yang menerima delegasi
Membuat persetujauan dan mendelegasikan
Memantau pekerjaan yang didelegasikan
Kapan Atasan harus mendelegasikan
sebagian pekerjaannya?
• Ketika waktunya banyak digunakan untuk
menyelesaikan masalah jangka panjang
• Tidak cukup waktu kepada bagian-bagian penting dari
pekerjaan
• Waktunya banyak digunakan untuk hal-hal mendesak
dan sering kali muncul
• Menghadapi krisis, panik dalam memenuhi target
• Persolaan sepele menghabatnya untuk memecahkan
masalah besar
Proses Pelaksanaan Delegasi
1. Identifikasi semua pekerjaan dan mengukur durasi
setiap pekerjaa tersebut
2. Mengidentifikasi kemampuan karyawan
3. Pembinaan dan pelatihan
4. Monitoring dan evaluasi
Peranan Pendelegasiaan (1)
1. Pendukung Karier Atasan
 Kesuksesan dalam pendelegasian akan membantu
seorang middle manajer untuk naik ke posisi
selanjutnya. Sukses karena mampu memberikan
kesempatan dan kesuksesan pada karyawan dan
sebaliknya.

 5 Peranan karyawan (Menerapkan strategi;

memimpin dirinya sendiri dan kelompoknya; sumber
informasi; memberi umpan balik; mitra kerja atasan)
Peranan Pendelegasiaan (2)
2. Sebagai metode Pelatihan yang Efektif
 Pendelegasian adalah ujian yang terbaik yang mampu
mengukur tingkat kemampuan seseorang.
- Pelatihan yang unik
- memperluas keterampilan karyawan
- Kekuatan pendorong partisipasi
- Pencetus tumbuhnya inisiatif
- meningkatan kepuasan kerja
- Mengidentifikan berbagai kebutuhan pelatihan
- Sebagai Reward
Profil Karakteristik Pendelegasi (1)
Otoriter
Wewenang karyawan dibatasi hanya pada
pengambilan keputusan dan penugasan yang rutin.
Biasanya cenderung sewenang-wenang dan keras
pendiriannya; menutupi kelemahan dirinya dengan
tidak memberikan wewenang kepada karyawan

Tipe Penguji
 Biasanya menggunakan kalimat tanya untuk
menjalankan pendelegasian dan pengembangan
karyawannya.
Profil Karakteristik Pendelegasi (2)
Bebas
 Memberikan kebebasan yang besar kepada karyawan
untuk melaksanakan tugas yang didelegasikannya,
biasanya disertai wewenang dan tanggung jawab
penuh. Kelebihannya karyawan cepat dalam
menyelesaikan masalah dalam pekerjaan,
kelemahannya Karyawan sulit menerima umpan balik
untuk perbaikan kinerja
Pedoman Efektif Melakukan
Pendelegasian
Menjelaskan delegasi tugas secara jelas dan lengkap
Berikan batasan tanggung jawab dan wewenang
karyawan
Monitoring pekerjaan yang dilakukan karyawan
dst… (modul 5 hal 5.24-5.25)
Pemberdayaan
Definisi
memaksimalkan pemberian wewenan kepada karyawan
untuk merencanakan, mengendalikan, dan membuat
keputursan tentang pekerjaan yang menjadi tanggung
jawabnya tanpa hrus secara eksplisit dari manajer di
atasnya. (Hansen dan Mowen, 1997)
Dasar-dasar Pemberdayaan Karyawan
 Prinsip Susidarity: tidak diperbolehkannya
badan/unit yang lebih tinggi mengambil tanggung
jawab badan/unit yang lebih rendah

 Karyawan pada hakikatnya baik. Suatu keyakinan

bahwa setiap orang pada dasarnya baik walaupun
kadang melakukan kesalahan.

 Trust-based relationship. Menekankan aspek

kepercayaan manajemen kepada karyawan
Manfaat Pemberdayaan terhadap
Karyawan
Karyawan yang “berdaya” memiliki nilai tambah:
Memiliki tingkat kebebasan dalam pengambilan keputusan

Memiliki Kompetensi berdasarkan berbagai keterampilan

yang dibekali untuk melaksanakan tugas

Memperoleh perlakuan sebagai mitra kerja pimpinan dan

manajemen
Kiat mewujudkan Pemberdayaan
Kompetensi karyawan akan menghasilkan produk dan
jasa berkualitas di dalam lingkungan kerya yang
berkualitas.

Bagaimana menciptakan lingkungan kerja yang

kondusif?
Kiat mewujudkan Pemberdayaan (2)
Timbal balik kepercayaan antara manajemen dan
karyawan

Terdapat komitment karyawan terhadap visi, core

belief, dan core value suatu perusahaan

Kesediaan manajemen puncak untuk memberikan

wewenang kepada karyawan untuk mengambil
keputusan atas pekerjaan yang menjadi tanggung
jawab karyawan tsb.
Kiat mewujudkan Pemberdayaan (3)
Kesediaan manajemen puncak memberikan wewenang
kepada karyawan untuk akses ke pusat informasi

Sistem penghargaan harus berbasisi kinerja (performance-

based reward)
Dampak Positif Pemberdayaan terhadap
Struktur organisasi
Organisasi lebih datar
Arus informasi bergerak dari arah vertikal ke arah
horizontal
Tingkat kecepatan pemgambiln keputusan
Meminimalisasi distorsi Informasi
Meningkatnya komitment karyawan untuk melakukan
perbaikan kinerja
dsb.. (modul 5 hal 5.33-5.34)
Proses Pemberdayaan
Menetapkan kompetensi dan kesiapan mental
karyawan untuk sama-sama maju dan berkembang

Mengidentifikasi kompetensi bawahan

Jika ada kompetensi yang belum dikuasai karyawan,

manajer perlu mengidentifikasi kelemahannya,
memberikan pelatihan

Pastikan motivasi karyawan tetap terjaga

Peningkatan pemberdayaan
Faktor untuk meningkatkan pemberdayaan:
- Penghormatan

- Mengakui keberadaan karyawan

- Penghargaan
Pedoman untuk Melakukan
Pemberdayaan
Para Karyawan hendaknya diberi tahu cara untuk
mencapai kinerja yang terbaik
Dengarkanlah mereka
Ubah tindakan mereka, bukan orangnya
Tunjukan keteladanan kepada Karyawan
Perlakukan setiap orang berbeda
dsb.. (Modul 5 hal 4.39-5.41)
PENGAWASAN
Definisi
Suatu upaya yang dilakukan oleh para manajer untuk
menjaga agar kegiatan-kegiatan yang dikaukan oleh
karyawan sesuai dengna rencana yang telah ditetapkan
oleh oraganisais. Handoko (1996)

Proses pemantauan aktivitas organisasi untuk memastikan

apakah aktivitas tersebut suda sesuai dengna yang
direncanakan dan sebagai proses mengkoreksi setiap
penyimpangan. Robbins & Coulter (2005)
PENGAWASAN
Suatu tindakan manajemen dalam memonitor aktifitas
karyawan untuk menjamin bahwa
organisasi/perusahaan dapat mencapai tujuan dan
membuat koreksi/perbaikan yang diperlukan. Daft
(2006)
Usaha sistematis untuk menetapkan standar kinerja tertentu
dengan tujuan merencanakan, mendesain sistem umpan balik
informasi untuk membandingkan kinerja yang sesungguhnya
dengan standar yang ditentukan, mengidentifikasi & mengukur
penyimpangan, melakukan perbaikan untuk memastikan
sumber daya perusahaan digunakan secara efektif dan effisien
untuk menapai tujuan organisasi. Mockler

Key Point:
- Adanya standar kinerja
- Perbandingan hasil yang diperoleh dengan rencana
- Menentukan terjadi penyimpangan/ tidak
- Melakukan perbaikan
Manfaat Pengawasan
Mempelancar tercapainya sasaran secara efisien, dan
karyawan dapat diarahkan untuk dimotivasi

Mengapa Pengawasan penting?

Perubahan
Kompleksitas
Kebutuhan manajer untuk mendelegasikan wewenang
Kesalahan
Jenis dan Tipe Pengawasan (1)
1. Pengawasan Pendahuluan (Feedforward control)
 di design untuk mendeteksi penyimpangan dari
standard tertentu dan memungkinkan perbaikan
dilakukan sebelum seluruh tahapan kegiatan tertentu
diselesaikan

 Cukup Agresif; memerlukan informasi yang akurat &

tepat waktu mengenai perubahan dalam lingkungan.
Jenis dan Tipe Pengawasan (2)
2. Pengawasan Concurrent (Yes/No)
 dimana suatu kegiatan akan terus dilanjutkan atau tidak
apabila ada persetujuan atau ada kondisi tertentu yang
harus dipenuhi

3. Pengawasan Umpan Balik

 mengevaluasi hasil-hasil yang telah terjadi setelah
suatu kegiatan selesai dilakukan
 memerlukan standar yang telah ditetapkan berkaitan
dengan kualitas dan kuantitas
Jenis dan Tipe Pengawasan (3)
4. Pengawasan Multiple
 Manajer melakukan pengawasan terhadap semua titik
strategi pengawasan.

 dirancang untuk mengantisipasi masalah2 yang muncul

pada pengawasan pendahuluan, pengawasan concurrent,
dan pengawasan umpan balik.
 Proses Pengawasan
Menetapkan standard prestasi &
Metode pengukuran prestasi

Mengukur Prestasi

Melakukan perbaikan-
TIDAK perbaikan atau
Apakah prestasi sesuai
mengevaluasi kembali
dengan standar
standard prestasi dan
pengukurannya
YA

Tidak ada Perubahan

Sumber: Hanafi, Mamduh (2003). Manajemen

Fokus Pengawasan
FOKUS DESKRIPSI CONTOH
PENGAWASAN
1. Kuantitas (Quantity) Jumlah produk yang Memproduksi lima belas
dihasilkan unit dalam satu hari kerja

2. Kualitas (Quality) Jumlah produk yang Menghasilkan 99.5%

dapat diterima oleh produk yang memenuhi
konsumen atau lolos uji standard
kualitas
3. Ketepatan waktu Kecepatan atau ketepatan Semua sales
(Timeliness) dalam memberikan representatives (tenaga
layanan atau jasa penjualan) menyerahkan
laporan penjualan tepat
waktu
4. Anggaran (Budget) Jumlah deviasi atau Menggunakan anggaran
penyimpangan anggaran tidak melebihi jumlah
yang ditetapkan
 Faktor yang mempengaruhi efektivitas
pengawasan
Faktor Kondisi Rekomendasi Pengawasan
Kecil Informal, Pribadi, Manajer keliling untuk mengawasi
Lingkungan
Organisasi Besar Formal, impersonal, sistem pengendalian berdasarkan
laporan dan peraturan
Posis dan Tinggi Banyak Kriteria
Tingkat Rendah Sedikit Kriteria
Tingkat Tinggi Peningkatan jumlah dan luas Kendali
Desentralisasi Rendah Pengurangan jumlah kendali
Terbuka dan Informal, pengendalian mandiri
Budaya mendukung
Organisasi
Mengancam Pengendalian formal yang dipaksakan
Pentingnya Tinggi Pengendalian dengan kerjasama yang luas
suatu kegiatan Rendah Pengendalian yang longgar dan informal
Standar
Definisi
Unit pengukuran yang dapat dijadikan sebagai titik acuan
untuk menilai hasil yang dicapai.

1. Standar yang bersifat nyata(tangible standard)

cth. Kualitas kerja, kualitas produk, ukuran, dll
2. Standar yang bersifat tidak nyata(intangible
standard)
cth. Sikap, Moral, Etika
Merancang Sistem Pengawasan
1. Prestasi bidang kunci (key performance area)
 aspek-aspek penting yang harus berfungsi efektif agar
unit kerja/keseluruhan organisasi dapat mencapai sukses
seperti yang diharapkan.

2. Mengidentifikasi Titik-titik pengawasan Strategik

 manajemen harus memperhatikan titik-titik penting
dalam suatu operasi tertentu.
Jenis dan Metode Pengawasan
Metode Pengawasan Non-Kuantitatif
Bersifat “menyeluruh terhadap semua aspek penting
dalam organisasi, dan sebagian besar berkaitan
dengna kegiatan mengawasi aktivitas dan kinerja
karyawan

- Melakukan obervasi, mengadakan inspeksi secara

langsung dan rutin, mengkaji laporan, baik secara
Lisan/tertulis, melakukan brainstorming dengan
bahawan secara berkala, melakukan evaluasi
Metode Pengawasan Non-Kuantitaif
1. Managemen by Objective (MBO)
 Penetapan tujuan secara bersama2 antara manajer
dan bawaan, perumusan secara jelas tanggung jawab
utama setiap individu dalam bentuk sasaran-sasaran
yang harus dicapai, dan pengunaan ukuran-ukuran
tersebut sebagai pedoman pengoperasian unit kerja
ataupun individu-individu.

 Mengevaluasi pencapaian tujuan yang telah

ditetapkan
Metode Pengawasan Non-Kuantitaif
2. Managemen by Exception (MBE)
 fokus pada bidang pengawasan yang paling kritis
dan strategis, dan menyerahkan urusan-urusan rutin
dan tidak strategis pada karyawan atau manajer yang
lebih rendah

3. Managemen Information System (MIS)

 sistem perancangan dalam pengadaan, pemrosesan,
penyimpanan, dan penyebaran informasi untuk
mendukung keputusan manajemen yang efektif
Metode Pengawasan Non-Kuantitaif
Audit Kualitas (Audit Mutu)
Audit: Kegiatan mengumpulkan berbagai informasi faktual
dan relevan melalui interaksi secara sistematis, objektif,
dan terdokumentasi pada asas manfaat

Kualitas: Kesesuaian terhadap persyaratan

Audit Kualitas/Mutu
Contoh Audit Kualitas/Mutu;
Manajemen Kualitas secara Total (TQM)
Productivity, Quality, Cost, Delivery, Safty, dan Morale

10 Prinsip untuk menerapkan manajemen mutu yang berhasil

(modul 6 hal 6.24-6.25)
Metode Pengawasan Kuantitaif
Metode in memerlukan data-data khusu dan menggunakan
metode kuantitatif untuk mengolah data tersebut sehingga
dapat digunakan sebagai alat bantu pengawasan

Anggaran, Audit Keuangan, Analisa Break Even, Analisa

Rasio
Metode Pengawasan Kuantitaif
Anggaran:
Informasi atau laporan kuantitaif resmi tentang sumber
daya yang disahkan untuk melakukan kegiatan yang telah
direncanakan selama jangka waktu tertentu

Audit Keuangan:
- Eksternal: Auditor independent dari luar organisasi
 verifikasi bahwa dalam menyusun laporan keuangan
sudah mengikuti prinsip2 akuntansi
- Internal: anggota organisasi itu sendiri
 menjamin aset perusahanan telah dikelola dengan baik
Metode Pengawasan Kuantitaif
Analisa Break-Even:
 Menggambarkan kondisi di mana perusahaan dalam
keadaan tidak rugi dan juga tidak laba (Impas)
Memberikan pengukuran yang objektif untuk
mengevaluasi kinerja organisasi

Analisa Rasio Keuangan

 Rasio likuiditas, Leverage, Akitivitas, dan
Profitabilitas
Metode Pengawasan Kuantitaif
Balance Scorecard
 Selain mempertimbangkan kinerja keruangan, BSC
juga memasukan kinerja2 non-keuangan.
No DIMENSI UKURAN KINERJA
1 KEUANGAN -Tingkatan Pengembalian Investasi (ROI);
Revenue Mix (Bauran Pendapatan); Asset Turnover
(pemanfaatan Aktiva); dll
2 Pelanggan - Pangsa Pasar; Tingkat perolehan Pelanggan Baru;
Tingkat Kepuasan Pelanggan; dll
3 Proses Bisnis Intern - Inovasi; Efektivitas dan efisiensi operasi; Layanan
Purna Jual; dll
4 Pembelajaran dan - Kompetensi SDM; Kualitas Lingkungan Kerja;
Pertumbuhan Motivasi; pemberdayaan pegawai; dll

Modul 6 Hal 6.28

Karakteristik Pengawasan yang Efektif
1. Akurat
2. Tepat waktu
3. Ekonomis
4. Fleksibel
5. Objektif dan bisa dipahami
6. Kriteria yang masuk akal
7. Penempatan yang Strategis
8. Disesuaikan dengna rencana dan struktur organisasi
9. Disesuaikan dengan Manajer
10. Tindakan perbaikan