PERENCANAAN MANAJEMEN

Oleh :
Adithia Purapratama
Nadhratul Aslamiyah
Iis Malasari
Apakah perencanaan itu ?
• Perencanaan adalah proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat
strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkan rencana aktivitas
kerja organisasi. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua
fungsi manajemen karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain
pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan tak akan dapat berjalan..
Rencana meliputi sumber-sumber yang dibutuhkan, tugas yang
diselesaikan, tindakan yang diambil dan jadwal yang diikuti. Para manajer
mungkin membuat rencana untuk stabilitas (plan for stability), rencana
untuk mampu beradaptasi (plan for adaptibility) atau para manajer
mungkin juga membuat rencana untuk situasi yang berbeda (plan for
contingency)

• Pada dasarnya yang dimaksud dengan perencanaan yaitu memberi jawaban

atas pertanyaan-pertanyaan apa (what), siapa (who) , kapan (when),
dimana (where), mengapa (why) dan bagaimana (how) jadi perencanaan
yaitu fungsi seorang manajer yang berhubungan dengan pemilihan dari
sekumpulan kegiatan-kegiatan dan pemutusan tujuan-tujuan,
kebijaksanaan-kebijaksanaan serta program-program yang dilakukan.
Bagaimana manajer merencana?
• Perencanaan sering disebut fungsi manajemen
primer karena menjadi dasar bagi semua fungsi
lain yang dilakukan para manajer. Tanpa
perencanaan, para manajer tidak akan
mengetahui apa yang diorganisasi, dipimpin
atau dikendalikan. Perencanaan terdiri dari dua
elemen penting, yaitu sasaran (goals) dan
rencana itu sendiri (plan).
SASARAN (Goals)
• Sasaran adalah hal yang ingin dicapai oleh individu, grup, atau seluruh
organisasi. Sasaran sering pula disebut tujuan. Sasaran memandu manajemen
membuat keputusan dan membuat kriteria untuk mengukur suatu pekerjaan.
Sasaran menjadi arah bagi semua keputusan manajemen dan membentuk
kriteria yang digunakan untuk mengukur hasil pencapaian kerja.

• Jenis sasaran Secara sekilas, mungkin tampak bahwa organisasi mempunyai

tujuan tunggal: bagi perusahaan bisnis, adalah memperoleh laba; atau bagi
organisasi nirlaba, adalah memenuhi kebutuhan sejumlah kelompok yang
dilayani. Dalam prakteknya, semua organisasi mempunyai beragam tujuan.
Perusahaan bisnis juga ingin meningkatkan pangsa pasar dan membuat
karyawan selalu bersemangat terhadap organisasi. Cara lain untuk
menggambarkan sasaran adalah berdasarkan apakah sasaran itu nyata atau
ditetapkan. Sasaran yang ditetapkan adalah pernyataan resmi mengenai apa
yang diyakini oleh berbagai pemercaya sebagai sasarannya.
Bagaimana cara manajer menetapkan
sasaran ?
• Mengkaji misi organisasi yang menjadi tujuan organisasi.
• Mengevaluasi sumber daya yang tersedia.
• Tentukan sasaran secara individu atau dengan masukan
orang lain.
• Tulislah sasaran dan komunikasikan sasaran itu kepada
semua yang perlu mengetahuinya.
• Kajilah hasil untuk melihat apakah sasaran telah tercapai.
• Setelah sasaran ditetapkan, tulislah dan komunikasikan
manajer telah siap menyusun rencana untuk memenuhi
sasaran itu.
Apakah Karateristik yang dimiliki Sasaran
yang Terancang dengan Baik?
• Sasaran yang terancang dengan baik harusla tertulis berdasarkan istilah hasil
bukannya tindakan. Hasil akhir yang diinginkan merupakan unsur yang
terpenting dari sasaran manapun, oleh karena itu sasaran harus ditulis supaya
mampu mencerminkan hal itu. Berikutnya, sasaran haruslah dapat diukur dan
dihitung. Sejalan dengan perincian ukuran pencapaian yang dapat dihitung,
sasaran yang terancang dengan baik juga harus jelas kerangka waktunya.
Walaupun sasaran yang tidak terbatasi kerangk waktunya mungkin lebih disukai
karena fleksibilitasnya, pada kenyataannya, sasaran tanpa kerangka waktu
membuat organisasi kurang fleksibel. Selanjutnya, sasaran yang terancang
dengan baik haruslah menantang sekaligus dapat dicapai. Berikutnya, sasaran
yang terancang dengan baik harus ditulis dan akhirnya, sasaran yang terancang
dengan baik dikomunikasikan kepada semua anggota organisasi yang perlu
mengetahui sasaran itu. Mengapa demikian? Karena menyadarkan orang-
orang tentang sasaran menjamin bahwa mereka semua ada di “halaman yang
sama” dan bekerja dengan cara yang mampu menjamin pencapaian sasaran
organisasi.
RENCANA (Plan)
• Rencana atau plan adalah dokumen yang digunakan
sebagai skema untuk mencapai tujuan.

• Jenis – Jenis Perencanaan

Cara yang paling popular dalam menggambarkan
rencana–rencana organisasi adalah menurut luasnya
(strategis lawan operasional), kerangka waktu
(jangka pendek lawan jangka panjang), kekhususan
(pengarah lawan perinci), dan frekuensi penggunaan
(sekali pakai lawan terus-menerus).
• Menurut Luasnya
Rencana strategis adalah rencana yang berlaku bagi
organisasi secara keseluruhan, menjadi sasaran umum
organisasi tersebut dan berusaha menempatkan organisasi
tersebut kedalam lingkungannya. Rencana yang merinci detail
cara mencapai sasaran menyeluruh disebut rencana
operasional.

• Apakah perbedaan rencana stretegis dengan rencana

operasional?
Rencana strategis cenderung mencakup kerangka waktu yang
lebih panjang. Rencana strategis juga mencakup perumusan
sasaran sedangkan rencana operasional mendefinisikan
berbagai cara untuk mencapai sasaran itu, rencana
operasional cenderung mencakup periode waktu yang pendek
( bulan, mingguan dan harian).
• Menurut Kerangka Waktu
Perbedaan dalam tahun rencana jangka pendek dan rencana jangka panjang telah
banyak memendek. Dahulu rencana jangka panjang itu berarti diatas tujuh tahun.
Rencana jangka panjang adalah rencana dengan kerangka waktu diatas tiga tahun
sedangkan rencana jangka pendek merupakan rencana yang mencakup satu tahun atau
kurang.

• Menurut Kekhususan
Berdasarkan intuisi, tampaknya rencana pemerinci lebih disukai daripada rencana
pengarah, atau yang memberi pedoman secara longgar. Rencana pemerinci (specific
plan) mempunyai sasarn yang didefinisikan dengan jelas dan tidak memberi ruang
untuk penafsiran. Rencana itu memiliki tujuan yang dinyatakan secara rinci. Tidak ada
ambigu dan tudak ada masalah kesalahpahaman. Apabila ketidakpastiannya tinggi dan
manajemen harus fleksibel supaya dapat menanggapi perubahan yang tidak terduga,
rencana pengarah lebih disukai. Rencana pengarah (derictional plan) adalah rencana
yang fleksibel yang menjadi pedoman umum. Rencana-rencana itu memberikan focus
tetapi tidak mengunci para manajer kedalam sasaran atau rangkaian tindakan tertentu. 

• Menurut Frekuensi Penggunaan

Sejumlah rencana organisasi yang disusun para manajer merupakan rencana yang
bersinambung sementara rencana lain hanya digunakan sekali saja. Rencana sekali
pakai adalah rencana yang digunakan satu kali saja yang secara khusus dirancang untuk
memenuhi kebutuhan situasi yang unik. Sebaliknya, rencana terus-menerus adalah
rencana yang berkesinambungan yang menjadi pedoman bagi kegiatan-kegiatan yang
dilakukan secara berulang-ulang. Rencana terus menerus mencakup kebijakan,
peraturan dan prosedur.
Bagaimana Cara Proses Pembuatan
Rencana ?
• Menetapkan tugas dan tujuan
Antara tugas dan tujuan tidak dapat dipisahkan, suatu rencana tidak dapat difrmulir tanpa ditetapkan
terlebih dahulu apa yang menjadi tugas dan tujuannya. Tugas diartikan sebagai apa yang harus dilakukan,
sedang tujuan yaitu suatu atau nilai yang akan diperoleh.
 
• Observasi dan analisa
Menentukan factor-faktor apa yang dapat mempermudah dalam pencapaian tujuan (Observasi) bila sudah
diketahui dan terkumpul, maka dilakukan analisa terhadapnya untuk ditentukan mana yang digunakan.

• Mengadakan kemungkinan-kemungkinan
 
• Faktor yang tersedia memberikan perencanaan membuat beberapa kemungkinan dalam
pencapaian tujuan.
Dimana kemungkinan yang telah diperoleh dapat diurut atas dasar tertentu, misalnya lamanya penyelesian,
besarnya biaya yang dibutuhkan efisiensi dan efektivitas dan lain sebagainya.

• Membuat sintesa
Sintesa yaitu alternatif yang akan dipilih dari kemungkinan-kemungkinan yang ada dengan cara
mengawinkan sitesa dari kemungkinan-kemungkinan tersebut. Kemungkinan-kemungkinan yang ada
mempunyai kelemahan-kelemahan
Bagaimana faktor kontingensi mampu
mempengaruhi perencanaan?
Proses penyusunan rencana dipengaruhi oleh tiga faktor kontingensi dan oleh
pendekatan perencanaan yang dikuti. Tiga faktor kontingensi mempengaruhi
perencanaan : tingkatan dalam organisasi, derajat ketidakpastian lingkungan
dan lamanya komitmen Untuk sebagian besar, perencanaan operasional
mendominasi kegiatan perencanaan manajer tingkatan rendah. Pada
tingkatan organisasi yang tinggi, perencanaan berorientasi pada strategi.
Faktor kontingensi kedua yang mempengaruhi perencanaan adalah
ketidakpastian lingkungan. Ketika ketidakpastian linkungan tinggi, rencana
haruslah rinci, tapi fleksibel. Para manajer harus bersiap mengerjakan
kembali dan mengubah rencana ketika rencana tiu diimplementasikan. Faktor
kontingensu terakhir yang mempengaruhi perencanaan juga berkaitan dengan
kerangka waktu rencana tersebut. Konsep komitmen itu berarti bahwa
rencana harus cukup jauh membentang supaya dapat mencapai komitmen
yang dibuat ketika rencana itu disusun. Perencanaan untuk jangka waktu yang
terlampau panjang atau terlampau oendek akan tidak efisien atau tidak
efektif.
Masalah Kontemporer Tentang
Perencanaan
• Kritik terhadap Perencanaan
Perencanaan formal menjadi amat popular dalam tahun 1960-an dan
bagi sebagian besar, perencanaan formal masi popular sampai
sekarang. Perencanaan formal membuat masuk akal bagi organisasi
(dan individu) untuk menentukan sejumlah arah tertentu.

• Perencanaan yang efektif dalam lingkungan yang dinamis

Kita telah membahas lingkungan yang tidak pasti sebagai salah satu
factor kontingensi utama yang mempengaruhi jenis rencana yang
dibuat para manajer. Karena lingkungan yang dinamis lebih
merupakan norma daripada perkecualian bagi para manajer. Dalam
lingkungan yan tidak pasti, para manajer ingin membuat rencana yang
khusus dan fleksibel. Walaupun itu tampaknya kontradiksi, tetapi
tidak. Agar berguna, rencana memerlukan beberapa kekhususan,
tetapi rencana jangan menjadi terpaku. Para manajer harus menyadari
 Apakah keuntungan perencanan ?
• Fokus dan fleksiblitas
Fokus adalah mengetahui apa yang terbaik , mengetahui apa yang dibutuhkan
dan bagaimana melayani pelanggan.
Fleksibilitas adalah beroperasi dan punya pandangan kedepan
perencanaan membantu manajer karena.

• Perencanaan berorientasi pada hasil (menciptakan pengertian arah

orientasi kinerja)

• Perencanaan orientasi pada prioritas (memastikan hal yang paling

penting dan mendapatkan perhatian utama).

• Perencanaan orientasi pada keuntungan (membantu sumber-sumber

untuk mendayagunakan kekuatan terbaik).

• Perencanaan orientasi pada perubahan (membantu mengantisipasi

masalah dan kesempatan sehingga dapat dicapai kesesuaian yang terbaik).