PERENCANAAN MANAJEMEN

Oleh : Adithia Purapratama Nadhratul Aslamiyah Iis Malasari

Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain pengorganisasian. Para manajer mungkin membuat rencana untuk stabilitas (plan for stability). dan pengontrolan tak akan dapat berjalan. membuat strategi untuk mencapai tujuan itu. kebijaksanaan-kebijaksanaan serta program-program yang dilakukan.Apakah perencanaan itu ? ‡ Perencanaan adalah proses mendefinisikan tujuan organisasi. pengarahan. mengapa (why) dan bagaimana (how) jadi perencanaan yaitu fungsi seorang manajer yang berhubungan dengan pemilihan dari sekumpulan kegiatan-kegiatan dan pemutusan tujuan-tujuan. kapan (when). . siapa (who) . Rencana meliputi sumber-sumber yang dibutuhkan. dan mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi. dimana (where). tindakan yang diambil dan jadwal yang diikuti. rencana untuk mampu beradaptasi (plan for adaptibility) atau para manajer mungkin juga membuat rencana untuk situasi yang berbeda (plan for contingency) ‡ Pada dasarnya yang dimaksud dengan perencanaan yaitu memberi jawaban atas pertanyaan-pertanyaan apa (what).. tugas yang diselesaikan.

.

Bagaimana manajer merencana? ‡ Perencanaan sering disebut fungsi manajemen primer karena menjadi dasar bagi semua fungsi lain yang dilakukan para manajer. . yaitu sasaran (goals) dan rencana itu sendiri (plan). para manajer tidak akan mengetahui apa yang diorganisasi. dipimpin atau dikendalikan. Tanpa perencanaan. Perencanaan terdiri dari dua elemen penting.

Sasaran menjadi arah bagi semua keputusan manajemen dan membentuk kriteria yang digunakan untuk mengukur hasil pencapaian kerja. adalah memenuhi kebutuhan sejumlah kelompok yang dilayani. Perusahaan bisnis juga ingin meningkatkan pangsa pasar dan membuat karyawan selalu bersemangat terhadap organisasi. . adalah memperoleh laba. Cara lain untuk menggambarkan sasaran adalah berdasarkan apakah sasaran itu nyata atau ditetapkan. Sasaran sering pula disebut tujuan. ‡ Jenis sasaran Secara sekilas. grup. semua organisasi mempunyai beragam tujuan. Sasaran yang ditetapkan adalah pernyataan resmi mengenai apa yang diyakini oleh berbagai pemercaya sebagai sasarannya. mungkin tampak bahwa organisasi mempunyai tujuan tunggal: bagi perusahaan bisnis. atau seluruh organisasi. atau bagi organisasi nirlaba.SASARAN (Goals) ‡ Sasaran adalah hal yang ingin dicapai oleh individu. Dalam prakteknya. Sasaran memandu manajemen membuat keputusan dan membuat kriteria untuk mengukur suatu pekerjaan.

‡ Tulislah sasaran dan komunikasikan sasaran itu kepada semua yang perlu mengetahuinya. tulislah dan komunikasikan manajer telah siap menyusun rencana untuk memenuhi sasaran itu. ‡ Mengevaluasi sumber daya yang tersedia. ‡ Tentukan sasaran secara individu atau dengan masukan orang lain. ‡ Setelah sasaran ditetapkan.Bagaimana cara manajer menetapkan sasaran ? ‡ Mengkaji misi organisasi yang menjadi tujuan organisasi. . ‡ Kajilah hasil untuk melihat apakah sasaran telah tercapai.

sasaran tanpa kerangka waktu membuat organisasi kurang fleksibel. sasaran yang terancang dengan baik harus ditulis dan akhirnya. Hasil akhir yang diinginkan merupakan unsur yang terpenting dari sasaran manapun. sasaran yang terancang dengan baik juga harus jelas kerangka waktunya. . pada kenyataannya. Berikutnya.Apakah Karateristik yang dimiliki Sasaran yang Terancang dengan Baik? ‡ Sasaran yang terancang dengan baik harusla tertulis berdasarkan istilah hasil bukannya tindakan. sasaran yang terancang dengan baik dikomunikasikan kepada semua anggota organisasi yang perlu mengetahui sasaran itu. sasaran yang terancang dengan baik haruslah menantang sekaligus dapat dicapai. Sejalan dengan perincian ukuran pencapaian yang dapat dihitung. Berikutnya. Mengapa demikian? Karena menyadarkan orang-orang tentang sasaran menjamin bahwa mereka semua ada di ³halaman yang sama´ dan bekerja dengan cara yang mampu menjamin pencapaian sasaran organisasi. Walaupun sasaran yang tidak terbatasi kerangk waktunya mungkin lebih disukai karena fleksibilitasnya. Selanjutnya. oleh karena itu sasaran harus ditulis supaya mampu mencerminkan hal itu. sasaran haruslah dapat diukur dan dihitung.

dan frekuensi penggunaan (sekali pakai lawan terus-menerus). kerangka waktu (jangka pendek lawan jangka panjang). kekhususan (pengarah lawan perinci). .RENCANA (Plan) ‡ Rencana atau plan adalah dokumen yang digunakan sebagai skema untuk mencapai tujuan. ‡ Jenis ± Jenis Perencanaan Cara yang paling popular dalam menggambarkan rencana±rencana organisasi adalah menurut luasnya (strategis lawan operasional).

. rencana operasional cenderung mencakup periode waktu yang pendek ( bulan. ‡ Apakah perbedaan rencana stretegis dengan rencana operasional? Rencana strategis cenderung mencakup kerangka waktu yang lebih panjang. menjadi sasaran umum organisasi tersebut dan berusaha menempatkan organisasi tersebut kedalam lingkungannya. Rencana yang merinci detail cara mencapai sasaran menyeluruh disebut rencana operasional. mingguan dan harian). Rencana strategis juga mencakup perumusan sasaran sedangkan rencana operasional mendefinisikan berbagai cara untuk mencapai sasaran itu.‡ Menurut Luasnya Rencana strategis adalah rencana yang berlaku bagi organisasi secara keseluruhan.

Dahulu rencana jangka panjang itu berarti diatas tujuh tahun. Rencana itu memiliki tujuan yang dinyatakan secara rinci. Rencana jangka panjang adalah rencana dengan kerangka waktu diatas tiga tahun sedangkan rencana jangka pendek merupakan rencana yang mencakup satu tahun atau kurang. Apabila ketidakpastiannya tinggi dan manajemen harus fleksibel supaya dapat menanggapi perubahan yang tidak terduga. atau yang memberi pedoman secara longgar. Rencana pengarah (derictional plan) adalah rencana yang fleksibel yang menjadi pedoman umum. rencana terus-menerus adalah rencana yang berkesinambungan yang menjadi pedoman bagi kegiatan-kegiatan yang dilakukan secara berulang-ulang. Rencana terus menerus mencakup kebijakan. ‡ Menurut Frekuensi Penggunaan Sejumlah rencana organisasi yang disusun para manajer merupakan rencana yang bersinambung sementara rencana lain hanya digunakan sekali saja.‡ Menurut Kerangka Waktu Perbedaan dalam tahun rencana jangka pendek dan rencana jangka panjang telah banyak memendek. . rencana pengarah lebih disukai. tampaknya rencana pemerinci lebih disukai daripada rencana pengarah. Rencana sekali pakai adalah rencana yang digunakan satu kali saja yang secara khusus dirancang untuk memenuhi kebutuhan situasi yang unik. Rencana pemerinci (specific plan) mempunyai sasarn yang didefinisikan dengan jelas dan tidak memberi ruang untuk penafsiran. Rencana-rencana itu memberikan focus tetapi tidak mengunci para manajer kedalam sasaran atau rangkaian tindakan tertentu. ‡ Menurut Kekhususan Berdasarkan intuisi. peraturan dan prosedur. Tidak ada ambigu dan tudak ada masalah kesalahpahaman. Sebaliknya.

Bagaimana Cara Proses Pembuatan Rencana ? ‡ Menetapkan tugas dan tujuan Antara tugas dan tujuan tidak dapat dipisahkan. maka dilakukan analisa terhadapnya untuk ditentukan mana yang digunakan. Dimana kemungkinan yang telah diperoleh dapat diurut atas dasar tertentu. Membuat sintesa Sintesa yaitu alternatif yang akan dipilih dari kemungkinan-kemungkinan yang ada dengan cara mengawinkan sitesa dari kemungkinan-kemungkinan tersebut. Kemungkinan-kemungkinan yang ada mempunyai kelemahan-kelemahan ‡ ‡ ‡ ‡ . suatu rencana tidak dapat difrmulir tanpa ditetapkan terlebih dahulu apa yang menjadi tugas dan tujuannya. Observasi dan analisa Menentukan factor-faktor apa yang dapat mempermudah dalam pencapaian tujuan (Observasi) bila sudah diketahui dan terkumpul. besarnya biaya yang dibutuhkan efisiensi dan efektivitas dan lain sebagainya. Mengadakan kemungkinan-kemungkinan Faktor yang tersedia memberikan perencanaan membuat beberapa kemungkinan dalam pencapaian tujuan. Tugas diartikan sebagai apa yang harus dilakukan. misalnya lamanya penyelesian. sedang tujuan yaitu suatu atau nilai yang akan diperoleh.

Pada tingkatan organisasi yang tinggi. tapi fleksibel. perencanaan berorientasi pada strategi. Para manajer harus bersiap mengerjakan kembali dan mengubah rencana ketika rencana tiu diimplementasikan. perencanaan operasional mendominasi kegiatan perencanaan manajer tingkatan rendah. Konsep komitmen itu berarti bahwa rencana harus cukup jauh membentang supaya dapat mencapai komitmen yang dibuat ketika rencana itu disusun.Bagaimana faktor kontingensi mampu mempengaruhi perencanaan? Proses penyusunan rencana dipengaruhi oleh tiga faktor kontingensi dan oleh pendekatan perencanaan yang dikuti. rencana haruslah rinci. Ketika ketidakpastian linkungan tinggi. . Faktor kontingensu terakhir yang mempengaruhi perencanaan juga berkaitan dengan kerangka waktu rencana tersebut. derajat ketidakpastian lingkungan dan lamanya komitmen Untuk sebagian besar. Faktor kontingensi kedua yang mempengaruhi perencanaan adalah ketidakpastian lingkungan. Tiga faktor kontingensi mempengaruhi perencanaan : tingkatan dalam organisasi. Perencanaan untuk jangka waktu yang terlampau panjang atau terlampau oendek akan tidak efisien atau tidak efektif.

‡ Perencanaan yang efektif dalam lingkungan yang dinamis Kita telah membahas lingkungan yang tidak pasti sebagai salah satu factor kontingensi utama yang mempengaruhi jenis rencana yang dibuat para manajer. Karena lingkungan yang dinamis lebih merupakan norma daripada perkecualian bagi para manajer. rencana memerlukan beberapa kekhususan. Agar berguna. para manajer ingin membuat rencana yang khusus dan fleksibel. .Masalah Kontemporer Tentang Perencanaan ‡ Kritik terhadap Perencanaan Perencanaan formal menjadi amat popular dalam tahun 1960-an dan bagi sebagian besar. Walaupun itu tampaknya kontradiksi. Dalam lingkungan yan tidak pasti. Perencanaan formal membuat masuk akal bagi organisasi (dan individu) untuk menentukan sejumlah arah tertentu. perencanaan formal masi popular sampai sekarang. tetapi rencana jangan menjadi terpaku. Para manajer harus menyadari bahwa perencanaan merupakan proses yang berkelanjutan. tetapi tidak.

mengetahui apa yang dibutuhkan dan bagaimana melayani pelanggan. ‡ Perencanaan orientasi pada perubahan (membantu mengantisipasi masalah dan kesempatan sehingga dapat dicapai kesesuaian yang terbaik).Apakah keuntungan perencanan ? ‡ Fokus dan fleksiblitas Fokus adalah mengetahui apa yang terbaik . Fleksibilitas adalah beroperasi dan punya pandangan kedepan perencanaan membantu manajer karena. ‡ Perencanaan orientasi pada keuntungan (membantu sumbersumber untuk mendayagunakan kekuatan terbaik). ‡ Perencanaan berorientasi pada hasil (menciptakan pengertian arah orientasi kinerja) ‡ Perencanaan orientasi pada prioritas (memastikan hal yang paling penting dan mendapatkan perhatian utama). .