Professional Documents
Culture Documents
IMPLEMENTASI SISTEM
PENJAMINAN MUTU AKADEMIK INTERNAL:
1
Laporan Kegiatan
Kata Pengantar
i
DAFTAR ISI
Kata Pengantar......................................................................................................................i
DAFTAR ISI.......................................................................................................................ii
BAB I
PENDAHULUAN...............................................................................................................1
A.Latar Belakang.............................................................................................................1
BAB II
RANCANGAN PELAKSANAAN LOKAKARYA...........................................................3
A.Mekanisme dan Rancangan Kegiatan..........................................................................3
B.Hasil Pelaksanaan (Output)..........................................................................................4
C.Dampak........................................................................................................................4
D.Sumber Daya................................................................................................................5
E.Peserta Pelatihan...........................................................................................................5
F.Indikator........................................................................................................................6
G.Jadwal Pelaksanaan.....................................................................................................6
H.Sumber Daya .............................................................................................................8
I.Rincian Anggaran Biaya................................................................................................9
J.Pelaksana Lokakarya...................................................................................................10
BAB III
SIMPULAN DAN SARAN...............................................................................................12
ii
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Kebijakan dasar pengembangan perguruan tinggi sebagaimana tertuang dalam
HELTS 2003-2010 mempersyaratkan perlunya unit penjaminan mutu dalam
penyelenggaraan pendidikan di Perguruan Tinggi. Unit penjaminan mutu sebuah
perguruan tinggi bertugas untuk merencanakan, mengimplementasikan, dan
mengevaluasi mutu. Tugas ini menunjukkan bahwa tugas penjaminan mutu dapat
menjamin mutu (quality assurance). Berkaitan dengan tugas inilah strategi yang
ditempuh Unimed dalam upaya peningkatan mutu lulusan dan citra dan reputasi Unimed
adalah membentuk unit penjaminan mutu agar dapat menjaminan mutu lulusan yang
relevan dengan kebutuhan pasar kerja. Tuntutan ini berimplikasi terhadap kebijakan yang
dilakukan Unimed untuk menerapkan sistem penjaminan mutu akademik internal yang
dikelola melalui sebuah unit penjaminan mutu.
Agar sistem penjaminan mutu di Unimed berhasil sesuai dengan fungsinya sesuai
dengan yang dikemukakan di atas, maka dipandang perlu untuk menyusun dokumen baik
di tingkat universitas dan fakultas atau pun program.studi. oleh sebab itu dibutuhkan
pelatihan untuk melatih dosen tentang pengenalan sistem penjaminan mutu perguruan
tinggi (SMPT) dan juga pentingnya kelengkapan dokumen sebagai dasar pengembangan
mutu mulai dari universitas sampai dengan program studi. Kelengkapan dokumen
universitas (dokumen kebijakan akademik, standar peraturan, peraturan akademik, dan
manual mutu) menjadi pedoman dalam penyusunan dokumen di tingkat fakultas.
Seterusnya dokumen fakultas menjadi acuan dalam menyusun dokumen program studi.
Pemberdayaan unit penjaminan mutu Unimed didukung oleh kelengkapan
dokumen yang baik yang dapat dipedomani dalam menyelenggarakan program
pendidikan di setiap unit atau lembaga perguruan tinggi. Untuk mencapai tujuan seperti
yang ditargetkan, Unimed telah melakukan tindakan antisipatif dengan melatih lima
orang dosen dari lima program studi untuk menyusun dokumen, misalnya spesifikasi
program studi, peta kurikulum, dan instruksi kerja, sedangkan di tingkat fakultas gugus
1
mutu fakultas menyusun dokumen yang sesuai dengan tugas Universitas. Semua
dokumen ini akan dijadikan sebagai dasar pengembangan mutu berkelanjutan dalam
sistem penjaminan mutu.
Kegiatan akademik fakultas, jurusan, dan program studi dapat berjalan dengan
baik apabila universitas telah menetapkan kebijakan akademik dalam dokumen kebijakan
akademik. Kebijakan akademik inilah menjadi dasar pengembangan akademik yang
relevan baik di tingkat fakultas atau pun di tingkat jurusan/program studi. Dokumen
kebijakan akademik memiliki peran yang sama dengan dokumen lainnya dalam mengatur
jalannya pelaksanaan perkuliahan. Adapun dokumen yang telah disusun di tingkat
universitas/fakultas adalah kebijakan mutu akademik, peraturan akademik, standar
akademik, manual mutu akademik, dan manual prosedur, dan instruksi kerja. Dokumen
ini dapat mengatur mekanisme perencanaan, pelaksanaan, dan pengendalian mutu.
Sedangkan di tingkat program studi dokumen yang akan dilengkapi adalah spesifikasi
program studi, standar kompetensi lulusan, peta kurikulum, manual prosedur, instruksi
kerja, pengembangan pembelajaran (silabus dan satuan acara perkuliahan) dan dokumen
pendukung lainnya.
B. Tujuan Kegiatan
Berdasarkan latar belakang tersebut di atas, maka tujuan kegiatan dapat
dirumuskan sebagai berikut:
1) menjelaskan pentingnya sistem penjaminan mutu di perguruan tinggi,
2) menjelaskan pentingnya kelengkapan dokumen mutu dalam penyelenggaraan
pendidikan,
3) menyusun semua dokumen yang dibutuhkan semua program studi di tiga fakultas
(MIPA,Teknik, dan FBS), dokumen fakultas, dan dokumen universitas.
2
BAB II
RANCANGAN PELAKSANAAN LOKAKARYA
3
(9) Di masa dua hari berikut setelah masa penyusunan dokumen, peserta
menyerahkan hasil kerja setiap kelompok kepada nara sumber untuk
dijustifikasi oleh nara sumber. Berdasarkan hasil justifikasi ini nara sumber
kembali memberi penguatan dan bimbingan penyusunan secara langsung.
Pendampingan dilakukan selama tiga hari. Semua naskah dokumen mutu
selama tiga hari telah rampung. Melihat struktur dan sistem penulisan
dokumen serta redaksi belum baik dan rapi panitia masih memberi waktu
empat hari masa perbaikan. Di hari kelima semua naskan dokumen dapat
diserahkan kepada Pembantu Rektor I sebagai laporan kegiatan pelatihan.
C. Dampak
Pelaksanaan lokakarya ini berdampak langsung dan tidak terhadap pelaksanaan
perkuliahan bermutu. Peningkatan mutu proses perkuliahan sangat dipengaruhi oleh
ketersediaan sejumlah dokumen sesuai dengan program jaminan mutu. Dampak
4
langsung penyusunan dokumen ini adalah tersedianya sejumlah dokumen di tiga jenjang
tersebut. Dengan penetapan standar kompetensi lulusan setiap program studi, maka
jurusan dan program studi dapat menyelenggarakan proses perkuliahan yang fokus sesuai
dengan standar kompetensi yang telah ditetapkan. Pelaksanaannya diatur dengan
tersedianya peraturan akademik di Universitas atau pun di fakultas. Proses pencapaian
standar kebijakan yang telah ditetapkan didukung oleh ketersediaan dokumen manual
mutu, manual prosedur, dan instruksi kerja di semua program studi.
Ketersediaan semua dokumen di tingkat universitas, fakultas dan program studi
mendorong semua unit untuk melakukan peningkatan mutu berkelanjutan. Perencanaan
mutu PT yang didasarkan pada kebijakan, baik di tingkat universitas atau pun fakultas
dan digunakan sebagai patokan dalam peningkatan mutu sesuai dengan konsep Planning,
Doing, Checking dan Acting (PDCA). Ketersediaan dokumen juga sangat bergunan
untuk memenuhi persyaratan dalam BAN dan juga sistem penjaminan mutu.
Dampak tidak langsung kegiatan lokakarya ini adalah semua peserta lokakarya
menanamkan tanggung jawab dalam peningkatan mutu sesuai dengan sistem penjaminan
mutu Universitas. Hal itu dapat tergambar dalam benak dosen dari prodi atau pun dari
fakultas adanya upaya meningkatkan semua program study. Melalui sistem penjaminan
mutu peningkatan mutu pembelajaran dapat dilakukan.
D. Sumber Daya
Lokakarya ini menghadirkan sejumlah peserta dari program studi, fakultas, dan
universitas. Panitia juga menghadirkan nara sumber dari KJM UGM yang bertuga
memberi penjelasan tentang sistem penjaminan mutu, peningkatan mutu berkelanjutan,
pentingnya dokumen dalam menunjang proses pembelajaran yang bermutu.
E. Peserta Pelatihan
Peserta pelatihan dengan model pendampingan ini adalah semua jurusan dan
program studi dari ketiga fakultas, yaitu Fakultas Teknik , MIPA, dan FBS. Disamping
peserta dari jurusan dan program studi dan gugus fakultas, panitia juga mengikutsertakan
gugus fakultas dan universitas yakni dari tim kantor Jaminan Mutu Unimed. Peserta dari
setiap prodi sebanyak tiga orang, ditambah dengan dua orang utusan dari gugus setiap
5
fakultas dan 8 orang dari tim universitas atau kantor jaminan mutu universitas. Dengan
demikian jumlah keseluruhan peserta sebanyak 76 orang (Daftar hadir terlampir).
F. Indikator
Keberhasilan penyusunan dokumen mutu yang dilakukan oleh semua peserta dari
21 program studi, tiga gugus fakultas, dan tim universitas ditunjukkan dengan
tersedianya dokumen lengkap dan relevan sesuai dengan kebutuhan program studi sampai
dengan universitas. Terdapat empat jenis dokumen yang telah disusun di tingkat program
studi, tujuh dokumen di tingkat universitas dan fakultas. Namun, pada kegiatan
sebelumnya setiap tingkatan hanya satu dokumen yang telah disusun. Baseline dokumen
yang telah ada dan sasaran yang akan dicapai kemudian setelah pelatihan usai seperti
dipapar berikut ini.
G. Jadwal Pelaksanaan
Kegiatan penyusunan dokumen mutu ini diselenggarakan pada
tanggal 5 s/d 7 November 2007. Sebelum pelaksanaan kegiatan panitia telah bekerja
untuk persiapan selama kurang lebih satu bulan (bulan Oktober). Setelah usai pelatihan
kegiatan rapat persiapan penyusunan laporan kegiatan. Di hari pertama sesi pertama dan
kedua nara sumber telah menjelaskan fungsi sistem penjaminan mutu dan fungsi
dokumen dalam penyelenggaraan sistem penjaminan mutu di perguruan tinggi.
Pelaksanaan kegiatan lokakarya ini ditunjukkan dalam jadwal berikut.
JADWAL LOKAKARYA
6
N0 Waktu/Hari Topik Nara Sumber Moderator
Senin
1 08.00 – 08.15 Daftar Ulang Panitia
2 08.15 – 08.45 Pembukaan Panitia -
3 08.45 – 09.30 SMPT Drs. Soeprato, M.Si Dr.Ridwan A. Sani,
M.Si
4 09.30 – 10.30 SMPT Drs.Soeprapto, M.Si Drs. Eidi
Sihombing, M.Si
5 10.30 – 11.00 Rehat Panitia Panitia
6 11.00 – 11.45 Peranan Dokumen Drs. Soeprapto, M.Si Dr. Indra Maipita,
dalam SMPT M.Pd
7 11.45 – 12.30 -ibid Ibid Ibid
6 12.30 – 14.00 Ishoma Panitia Panitia
8 14.00 – 15.30 Menulis Dokumen Drs. Soeprapto, M.Si -
Kebijakan Akademik
(Fak/Uni.)/standar
kompetensi (Prodi)
9 15.30 – 17.00 Presentasi Ibid
7
Jadwal Lokakarya hari kedua
N0 Waktu/Hari Topik Nara Sumber Moderator
Selasa
1 08.00 – 08.45 Penyusunan Standar Panitia
akademik/Peraturan
Akademik
(Fak./Univ./Peta
kurikulum (Prodi)
2 08.45 – 09.30 Ibid Panitia -
3 09.30 – 10.45 Presentasi Drs. Soeprato, M.Si -
4 10.45 – 11.00 Rehat Panitia Panitia
5 11.00 – 11.45 Penyusunan Peraturan Drs.Soeprapto, M.Si -
Akademik (Fak/Univ/
Spesifikasi Mata
kuliah (Prodi)
6 11.30 – 12.00 Lanjutan Ibid -
7 12.00 – 13.30 Ishoma Panitia -
8 13.30 – 13.30 Peraturan Akademik Drs. Soeprapto, M.Si Dr. Zainuddin, M.Si
PT
9 13.30 – 15.00 Presentasi Drs. Soeprapto, M.Si Panitia
10 15.00 – 15.30 Rehat Panitia Panitia
11 15.15 – 17.00 Penyusunan Manual Drs. Soeprapto, M.Si -
Mutu
H. Sumber Daya
Sumber daya yang dimanfaatkan dalam kegiatan ini adalah satu orang anggota
tim dari kantor Jaminan Mutu UGM. Sumber daya lainnya adalah dosen dan juga ketua
8
jurusan dan ketua program studi, gugus fakultas, serta tim dari kantor Jaminan Mutu
Unimed.
9
16. Honor Penyusunan laporan (8 org) 8 org 250.000 2.000.000
17. Penggandaan laporan (5 exp) 5 exp 25.000 125.000
D. Manajemen Pengelolaan
18. Honor kepanitian 1 kg 8.168.500
Jumlah 90.000.000
J. Pelaksana Lokakarya
Kepanitiaan yang disusun untuk menyelenggarakan kegiatan ini adalah sebagai
berikut:
Teknis Jumadi
J. Sianturi (Sopir)
10
11
BAB III
SIMPULAN DAN SARAN
Pekembangan sains dan teknologi memacu percepatan peningkatan mutu
pendidikan di semua program studi. Peningkatan mutu di semua program studi tersebut
sangat ditentukan oleh penerapan sistem penjaminan mutu di universitas. Universsitas
negeri Medan dalam perjalanan akademiknya telah banyak berbuat dalam peningkatan
mutu lulusan yang disertai dengan berbagai dokumen kebijakan atau dokumen pertauran
dan instruksi kerja. Namun, semua dokumen yang dijadikan sebagai dasar pengembangan
tersebut belum terdokumentasikan seperti yang diatur dalam sistem penjaminan mutu.
Dokumen tersebut masih berbentuk Surat Keputusan atau lain sebagainya. Secara praktis,
dokumen demikian tidak dapat diterapkna dalam meningkatkan mutu akademik.
Dokumen yang bermanfaat tersebut adalah dokumen yang telah dikembangkan dan dapat
diterapkan sesuai dengan kebutuhan setiap unit. Oleh sebab itu dibutuhkan
pendokumentasian dokumen yang baik dan relevan. Upaya dokumentasi ini dilakukan
dengan menyelenggarakan lokakarya penyusunan dokumen. Dokumen yang
dimaksudkan adalah dokumen kebijakan akademik, standar akdemik, peraturan
akademik, manual mutu, manual prosedur, instruksi kerja sesuai dengan kebutuhan
masing-masing program studi termasuk unit kerja lainnya.
Dokumentasi semua jenis dokumen ini menunjukkan Unimeda telah selangkah
maju dalam sistem penjaminan mutu akademik. Di samping itu Unimed juga telah
memiliki dokumen sebagai dasar pengembengan mutu akademik sesuai dengan kebijakan
yang telah ditetapkan senat universitas. Semua dokumen ini sebaiknya telah
disosialisasikan ke seluruh stakeholders sebagai dasar pertanggung jawaban kepada
semua stakeholders. Sosialisasi ini dapat dilakukan melalui ’Website Unimed’. Dengan
tersosialisasnya dokumentersebut melalui Website Unimed, unimed telah menunjukkan
tanggung jawabnya yang dalam merencanakan mutu, melaksanakan mutu, mengevaluasi
atau memonitor mutu, mengaudit mutu, serta melakukan perbaikan mutu berkelanjutan.
12