1 PENGERTIAN DASAR

Tidak dapat disangkal bahwa tercapainya tujuan organisasi tidak bisa dipisahkan dari
keberadaan dan peran perbekalan, baik untuk menyelenggarakan kegiatan pokok maupun
kegiatan administrasi. Karena begitu pentingnya keberadaan dan peran perbekalan dalam
upaya pencapaian tujuan organisasi tersebut maka sering dinyatakan bahwa tujuan
organisasi merupakan fungsi manusia dan perbekalan. Kemudian, hal ini digambarkan
dalam suatu persamaan matematis T = f (M. L). Model ini pada dasarnya hendak
menekankan bahwa betapa penting keberadaan dan peran perbekalan dalam upaya
pencapaian tujuan organisasi. Keberadaan perbekalan yang memadai sangat menentukan
kelancaran pelaksanaan kegiatan pokok maupun kegiatan administrasi di dalam setiap
organisasi.

A. Pengertian dan Ruang Lingkup Kegiatan

Pengertian
Untuk memberikan batasan pengertian manajemen perbekalan, kita dapat
mendasarkan pada kegiatan-kegiatan nyata yang dilakukan, baik ber kaitan dengan
kegiatan manajerial/administratif mau pun kegiatan operasional, objek yang
dipelajari/dikaji dan sekali gus objek yang dikelola, dan tujuan yang hendak dicapai
dalam ke giatan pengelolaan perbekalan itu sendiri.
Secara empiris dalam menyelenggarakan pengelolaan perbekalan, kegiatan
manajerial/administratif yang krusial dan strategik dilaku kan meliputi kegiatan
perencanaan, pengorganisasian, dan peng awasan. Sementara kegiatan-kegiatan
operasionalnya meliputi kegiatan pengadaan, pencatatan, pendistribusian,
penyimpanan, pemeliharaan, dan penghapusan. Adapun objek yang dipelajari/dikaji
dan sekaligus objek yang dikelola dalam manajemen perbekalan adalah perbekalan itu
sendiri, yakni segala sesuatu/benda yang ber wujud dan dapat diperlakukan secara
fisik (tangible), baik yang digunakan untuk menyelenggarakan kegiatan pokok maupun
ke giatan penunjang (administrasi). Istilah perbekalan juga biasa disebut dengan
beberapa istilah seperti logistik, barang, material, per alatan, perlengkapan, dan sarana

Bab 1. Pengertian Dasar 1

 prasarana. Oleh sebab itu, mana jemen perbekalan pun lazim disebut dengan
beberapa istilah seperti manajemen logistik, administrasi perbekalan, administrasi
logistik, manajemen barang, administrasi barang, manajemen material, ataupun
adminis trasi material. Sementara tujuan yang hendak dicapai dalam setiap kegiatan
pengelolaan perbekalan adalah mampu mendukung efek tivitas dan efisiensi dalam
setiap upaya pencapaian tujuan organisasi.
Berdasarkan kegiatan-kegiatan yang dilakukan, objek kegiatan, ataupun tujuan
pengelolaan perbekalan tersebut, dapat dinyatakan bahwa manajemen perbekalan
merupakan serangkaian kegiatan perencanaan, pengorganisasian, dan pengawasan
terhadap kegiatan pengadaan, pencatatan, pendistribusian, penyimpanan,
pemelihara an, dan penghapusan perbekalan guna mendukung efektivitas dan
efi siensi dalam upaya pencapaian tujuan organisasi. Kemudian, batasan pengertian
dan ruang lingkup kegiatan manajemen logislk tersebut dapat dirinci sebagai berikut:

1. Kegiatan manajerial : perencanaan, pengorganisasian, dan pengawasan

2. Kegiatan operasional : pengadaan, pencatatan (inventari sasi), penggudangan,
pendistribusi an, pemeliharaan, dan penghapusan
3. Objek : perbekalan, logistik, barang, mate rial, peralatan,
perlengkapan, sarana prasarana (segala sesuatu/benda
yang berwujud dan dapat diperlaku kan secara
fisik/tangible, baik yang dipergunakan untuk kegiatan
pokok maupun kegiatan penunjang/ad ministrasi
4. Tujuan : mendukung efektivitas dan efisiensi dalam setiap upaya
pencapaian tujuan organisasi

Lebih lanjut, beberapa kegiatan dalam manajemen perbekalan dapat dideskripsikan

sebagai berikut.
1. Perencanaan
Perencanaan merupakan kegiatan pemikiran, penelitian, per hitungan dan
perumusan tindakan-tindakan yang akan dilakukan yang akan datang, baik
berkaitan dengan kegiatan-kegiatan operasional dalam pengelolaan perbekalan,
penggunaan perbekalan, peng organisasian, maupun pengendalian perbekalan.

Bab 1. Pengertian Dasar 2

 2. Pengorganisasian
Pengorganisasian merupakan kegiatan merancang dan me rumuskn struktur formal
dalam upaya pengelolaan perbekalan dengan melakukan kegiatan
mengelompokkan, mengatur, dan membagi aktivitas/tugas sekaligus wewenang
kepada setiap unit kerja/anggota organisasi.
3. Pengawasan
Pengawasan merupakan setiap upaya untuk menjaga pelaksana an setiap
tindakan dan kegiatan dalam pengelolaan perbekalan sesuai dengan rencana yang
telah ditetapkan, baik berkaitan dengan pe makaian/penggunaan perbekalan,
proses maupun hasil/keluaran/out put pengelolaan perbekalan.
4. Pengadaan
Pengadaan perbekalan merupakan serangkaian kegiatan untuk menyediakan
perbekalan sesuai dengan kebutuhan, baik berkaitan dengan jenis dan spesifikasi,
jumlah, waktu maupun tempat dengan harga dan sumber yang dapat
dipertanggungjawabkan.
5. Pencatatan/Inventarisasi
Inventarisasi merupakan kegiatan untuk menyediakan data atas semua perbekalan
yang dimiliki/dikuasai/diurus organisasi, baik sebagai hasil usaha pembuatan
sendiri, pembelian, hadiah, maupun hibah.
6. Penyimpanan atau Penggudangan
Penyimpanan merupakan kegiatan pengurusan perbekalan, baik yang bersifat
administratif maupun operasional berkaitan dengan perumusan maupun
pelaksanaan tata kerja, tata ruang, tata usaha, maupun pengaturan barang di
tempat penyimpanan/gudang.
7. Pendistribusian
Pendistribusian merupakan kegiatan pengelolaan perbekalan ber kaitan dengan
pembagian dan penyampaian perbekalan kepada satuan/ unit organisasi yang
membutuhkan sesuai dengan sistem kerja yang telah ditetapkan.
8. Pemeliharaan
Pemeliharaan merupakan kegiatan pengelolaan perbekalan ber kaitan dengan
upaya mempertahankan kondisi teknis, daya guna, dan daya hasil perbekalan
serta menjamin jangka waktu pemakaian barang mencapai batas waktu yang
optimal.

Bab 1. Pengertian Dasar 3

 9. Penghapusan
Penghapusan perbekalan merupakan kegiatan pembebasan perbekalan dari
pertanggungjawaban yang berlaku, baik secara fisik mau pun administratif karena
perbekalan tersebut dinilai sudah tidak ber daya guna maupun tidak bernilai guna
lagi.

Selanjutnya, fungsi-fungsi manajemen perbekalan tersebut, baik fungsi manajerial

maupun fungsi-fungsi operasional beserta hubungannya dapat diformulasikan dalam
suatu gambar 1.1 berikut ini.

6 1

M
5 2

4 3

1. Pengadaan
2. Pencatatan M : Manajemen
3. Penyimpanan Perencanaan
4. Pendistribusian Pengorganisasian
5. Pemeliharaan Pengawasan
6. Penghapusan

Gambar 1.1 Fungsi-Fungsi Manajemen Perbekalan

B. Maksud dan Tujuan

Secara umum, kegiatan pengelolaan perbekalan dimaksudkan untuk
mendukung efektivitas dan efisiensi organisasi dalam upaya pencapaian tujuan
organisasi. Sementara secara khusus, maksud dan tujuan pengelolaan perbekalan
senantiasa melekat pada setiap kegiatan pengelolaan perbekalan itu sendiri.
Sehubungan dengan hal itu, manajemen perbekalan dimaksudkan untuk:
1. mampu menyediakan perbekalan sesuai dengan kebutuhan, baik berkaitan
dengan jenis dan spesifikasinya, jumlah, waktu, mau pun tempat dibutuhkan, dalam

Bab 1. Pengertian Dasar 4

 keadaan dapat dipakai, dari sumber yang dapat dipertanggungjawabkan, dengan
harga yang layak, serta dengan memberikan pelayanan yang baik.
2. mampu menyediakan informasi berkaitan dengan keberadaan perbekalan yang
dapat digunakan sebagai sarana untuk melakukan pengawasan dan pengendalian
perbekalan serta dapat digunakan sebagai instrumen pengambilan keputusan
berkaitan dengan tindakan-tindakan manajemen perbekalan, seperti pengadaan
perbekalan, dislribusi, dan penghapusan perbekalan.
3. mampu menyediakan perbekalan yang siap pakai (ready for use) ke unit-unit kerja
maupun personel sehingga menjamin ke langsungan aktivitas maupun tugas setiap
unit kerja maupun personel dalam suatu organisasi melalui penyelenggaraan
pe ngelolaan gudang dan distribusi secara optimal,
4. mampu menjaga dan mempertahankan kondisi teknis, daya guna dan daya hasil
perbekalan, baik secara preventif maupun re presif secara optimal guna
mendukung optimalisasi fungsional maupun umur barang;
5. mampu melakukan pengakhiran fungsi perbekalan dengan pertimbangan-
pertimbangan dan argumentasi-argumentasi yang dapat dipertanggungjawabkan
guna mendukung kelancar an pelaksanaan aktivitas maupun tugas, serta
mencegah tindakan pemborosan;
6. mampu mencegah dan mengambil tindakan antisipatif ter hadap berbagai
penyimpangan dalam setiap kegiatan penge lolaan maupun penggunaan
perbekalan sehingga selain dapat menekan pengeluaran biaya, baik berkaitan
finansial, tenaga, waktu, material, maupun pikiran, juga mendukung kelancaran
pelaksanaan aktivitas dan tugas dalam organisasi.
7. mampu menyediakan pedoman kerja bagi setiap unit kerja mau pun personel
sehingga setiap unit kerja maupun personel dapat menjalankan aktivitas maupun
tugasnya secara optimal.
8. mampu membangun budaya penggunaan Perbekalan secara ber tanggung jawab
oleh para pegawai di lingkungan organisasi sehingga dapat dicegah dan
dihindarkan tindakan penyimpangan maupun pemborosan.

Maksud dan tujuan dalam manajemen perbekalan tersebut harus senantiasa

menjadi pedoman setiap kegiatan pengelolaan perbekalan. Disamping itu, maksud dan

Bab 1. Pengertian Dasar 5

 tujuan tersebut sekaligus dapat dijadi kan alat ukur untuk menilai keberhasilan
pengelolaan perbekalan.

C. Masalah-Masalah Umum dalam Manajemen Perbekalan

Masalah-masalah umum yang sering terjadi dalam pengelola perbekalan
antara lain sebagai berikut.
1. Salah Rencana dan Penentuan Kebutuhan
Salah rencana dan penentuan kebutuhan merupakan ke keliruan dalam
menetapkan kebutuhan perbekalan yang kurang/ tidak memandang kebutuhan ke
depan, kurang memperhatikan linkungan, dan kurang cermat dalam
rnenganalisisnya. Kesalahan rencana ini bisa berkaitan dengan jenis dan
spesifikasi perbekalan, metode/car-a pengadaan Perbekalan, jumlah Perbekalan,
waktu pengadaan perbekalan, tempat/asal pengadaan Perbekalan, maupun
kesalahan dalam harga perbekalan.
2. Salah Pengadaan
Salah pengadaan merupakan kekeliruan dalam proses pe menuhan kebutuhan
perbekalan, baik berkaitan dengan jenis dan spesifikasi, cara/metode pengadaan,
jumlah, harga, waktu, sumber perbekalan, maupun ketidaksesuaian dengan
prosedur dan aturan yang telah ditetapkan.
3. Salah Tempat
Salah tempat merupakan kekeliruan dalam peletakan perbekalan sehingga bisa
mengganggu kelancaran aktivitas suatu unit kerja dan atau organisasi secara
keseluruhan.
4. Salah Pakai
Salah pakai merupakan kekeliruan dalam penggunaan barang karena tanpa
disertai rasa tanggung jawab, baik secara teknis fungsi onal maupun hak
pemakaian barang.
5. Lalai Catat
Lalai catat merupakan kealpaan dalam pencatatan perbekalan, baik menyangkut
kegiatan dan waktu pencatatan itu sendiri, mau pun menyangkut kebenaran data,
baik berkaitan dengan jenis dan spesifikasi perbekalan, jumlah, harga, sumber,
tempat penempatan/ pemakaian, kondisi, maupun data pencatatan yang lainnya.

Bab 1. Pengertian Dasar 6

 6. Lalai Rawat
Lalai rawat merupakan ketidakteraturan dan kesalahan dalam perawatan
perbekalan sehingga secara teknis dapat menimbulkan ke rusakan perbekalan
yang dapat berdampak pada menurunnya tingkat kuantitas maupun kualitas output,
tidak tercapainya secara optimal batas umur pemakaian barang, dan secara
ekonomis dapat me nimbulkan pemborosan bagi organisasi.
7. Lalai Simpan
Lalai simpan merupakan kealpaan dalam penyimpanan perbekalan yang berupa
tidak ditempatkannya pada tempat yang semestinya sehingga memungkinkan
menimbulkan kerusakan dan penurunan kualitas perbekalan, baik terhadap
barang itu sendiri maupun barang yang lain, bahkan juga dapat menimbulkan
hilangnya perbekalan.
8. Lalai Kontrol
Lalai kontrol merupakan kealpaan dalam pengawasan, baik berkaitan dengan
kegiatan-kegiatan yang diawasi atau objek pengawasan, waktu pengawasan,
maupun metode pengawasan.

Dengan dapat diidentifikasi beberapa kesalahan umum dalam pengelolaan

perbekalan tersebut, diharapkan setiap organisasi mampu melakukan tindakan
antisipatif terhadap beberapa kesalahan umum tersebut sehingga organisasi dapat
mereduksi, bahkan dapat menghindari kesalahan-kesalahan umum tersebut.

D. Asas-Asas dalam Manajemen Perbekalan

Untuk menanggulangi berbagai kesalahan dalam pengelolaan perbekalan
maka ada beberapa asas yang harus diperhatikan bagi pe ngelola perbekalan sebagai
acuan untuk melakukan pengololaan perbekalan. Beberapa azas tersebut meliputi:

1. Asas Keahlian
Maksud asas keahlian, yaitu orang yang menangani dan melakukan pengelolaan
perbekalan harus benar-benar memiliki kom petensi dan teknis operatif yang
memadai dalam pengelolaan perbekalan.

Bab 1. Pengertian Dasar 7

 2. Asas Kreativitas
Maksud dari asas kreativitas, yaitu orang yang menangani dan melakukan
pengelolaan perbekalan harus senantiasa mampu mem berikan alternatif tindakan
dan solusi permasalahan berkaitan dengan kegiatan manajerial maupun kegiatan
operasional dalam upaya pengelolaan perbekalan guna mendukung efektivitas dan
efisiensi pencapaian tujuan organisasi.
3. Asas Ketelitian
Maksud dari asas ketelitian, yaitu orang yang menangani dan melakukan
pengelolaan perbekalan harus orang yang teliti, baik ber kaitan dengan kegiatan
perencanaan dan penentuan kebutuhan perbekalan, pengadaan, pencatatan,
penyimpanan, pendistribusian, pe rawatan, maupun penyingkiran perbekalan
sehingga dapat memberi kan data/informasi yang tepat dan benar. Di samping
itu, harus memiliki kepekaan terhadap adanya informasi yang salah mau pun
hal-hal tidak semestinya sehingga dengan cepat dapat diambil tindakan tertentu.
4. Asas Ketertiban dan Kedisiplinan
Maksud dari asas ketertiban, yaitu orang yang menangani dan melakukan
pengelolaan perbekalan harus mampu mengelola tugas tugas utamanya
maupun mengelola waktu, baik berkaitan dengan kegiatan perencanaan dan
penentuan kebutuhan perbekalan, peng adaan, pencatatan, penyimpanan,
pendistribusian, perawatan, mau pun penyingkiran perbekalan sehingga tidak
sampai terjadi pe nundaan pekerjaan maupun terhambatnya pelaksanaan
kegiatan operasional suatu organisasi,
5. Asas Kualitas Pelayanan
Maksud dari asas kualitas pelayanan, yaitu orang yang me nangani dan
melakukan pengelolaan perbekalan hendaknya tidak hanya mempertimbangkan
pencapaian tujuan dalam setiap kegiatan ad ministrasi perbekalan dan efisiensi
secara finansial, tetapi juga harus mempertimbangkan kepuasan beberapa
pihak yang berkepentingan (stakeholder) dan dilayani, baik terhadap pengguna
(user) maupun pemasok (supplier).
6. Asas Kesempurnaan Watak
Maksud dari asas kesempurnaan watak, yaitu orang yang me nangani dan
melakukan pengelolaan perbekalan harus memiliki sifat -sifat sikap mental dan

Bab 1. Pengertian Dasar 8

 moralitas yang baik, terutama sikap rasa memiliki, jujur, dan penuh tanggung
jawab.
7. Asas Efektivitas
Maksud dari asas efektivitas, yakni segala aktivitas yang dilaku kan dalam
Manajemen Perbekalan mulai dari perencanaan perbekalan, pengadaan,
pencatatan, pendistribusian, pemeliharaan dan penghapusaan perbekalan maupun
dalam penggunaan perbekalan harus senan tiasa diorientasikan untuk mendukung
pencapaian tujuan organisasi.
8. Asas Efisiensi
Maksud dari asas efisiensi, yaitu dalam setiap kegiatan pe ngelolaan perbekalan
harus selalu memperhatikan dan menerap kan pertimbangan seminimum mungkin
biaya yang dikeluarkan baik berkaitan dengan finansial, material, waktu, tenaga,
mau pun pikiran.

Dari beberapa asas yang harus diperhatikan dan dilaksana kan dalam
pengelolaan perbekalan tersebut dapat dicermati bahwa azas-azas tersebut berkaitan
erat dengan personel sebagai pelaku (subjek) pengelola perbekalan dan sistem kerja
yang dibangun dalam suatu organisasi. Dengan demikian, asas-asas pengelolaan
perbekalan itu bisa terwujud dengan baik apabila didukung secara sarna oleh
profesionalitas sumber daya manusia se bagai pengelola perbekalan dan sistem kerja
pengelolaan perbekalan yang tepat di dalam suatu organisasi.

Bab 1. Pengertian Dasar 9