Professional Documents
Culture Documents
Salah satu sumber penyebab terjadinya pemborosan dalam suatu organisasi adalah
tidak dilaksanakannya inventarisasi barang/perbekalan secara teliti, tertib, dan benar.
Dengan tidak ada nya ketelitian dan ketertiban dalam inventarisasi perbekalan maka
keberadaan dan penggunaan perbekalan yang telah diadakan maupun telah disalurkan
kepada unit-unit kerja tidak dapat dikontrol secara optimal sehingga tidak terjaminnya
keamanan dan keselamatan perbekalan. Ketidaktelitian dan ketidaktertiban dalam
inventarisasi perbekalan juga bisa menimbulkan proses kerja yang tidak efektif dan efisien
pada setiap unit kerja dalam suatu organisasi. Dampak ke semuanya tentu bisa
menimbulkan inefisiensi organisasi secara keseluruhan.
Dengan demikian, kegiatan inventarisasi perbekalan merupakan kegiatan yang tidak
boleh diabaikan dalam Manajemen Perbekalan, bahkan harus mendapat perhatian secara
proporsional dan diimplementasikan secara optimal.
Contoh lain, di suatu institusi yang bergerak di bidang jasa, khususnya lembaga
pendidikan, penggolongan atas barang yang dimilikinya dapat dilakukan menjadi
perabot kantor, mesin-mesin kantor, alat alat laboratorium, alat peraga, mesin-mesin
dan alat alat, alat-alat pengangkutan, dan alat-alat rumah tangga. Sementara itu,
penggolongan barang di suatu rumah sakit dapat dilakukan men jadi barang
perawatan, barang pemeliharaan suku cadang dan listrik, barang alat rumah tangga,
barang alat tulis dan kantor, barang bahan cuci, barang BBM, barang makanan, dan
barang tenun.
Untuk mempermudah dalam pengenalan, pencatatan barang, dan pengendalian
barang, tiap-tiap jenis barang harus memiliki nomor kode barang. Nomor kode barang
diperoleh dari proses pengklasifikasian dan penomoran klasifikasi barang tersebut.
Kegiatan tersebut dimulai dari penggolongan barang berdasar kan jenisnya yang
kemudian diberi Nomor Jenis Barang. Setelah itu, masing-masing jenis barang, dibagi
atas kelompok-kelompok barang yang tercakup di dalamnya. Kemudian, masing-
masing kelompok barang tersebut harus pula diberi nomor (Nomor Ke lompok Barang).
Berikut ini contoh penomoran barang menurut jenis (nomor jenis) dan kelompok
barang (nomor kelompok) yang diambil dari penomoran barang di rumah sakit.
Nomor
Nomor Jenis
Jenis Barang Kelompok Kelompok Barang
Barang
Barang
01 Barang Perawatan 01 Kain
02 Sprei
03 Selimut
04 Sarung Bantal/Guling
05 Kain Lap
... ...
02 Alat Rumah Tangga 01 Alat makan
02 Alat minum
03 Alat dapur
04 Alat olah raga
05 Alat kerja
... ...
03 Alat Tulis dan Kantor 01 Bukti Pendaftaran
02 Kuitansi
03 Nota Pelayanan
04 Buku/Formulir
... ...
04 Perabot Kantor 01 Meja
02 Kursi
03 Lemari
04 Lemari Arsip
... ...
05 Barang Bahan Cuci 01 Bahan Cair
02 Bahan Bubuk
03 Bahan Batangan
04 Kain Alas
... ...
06 Barang Pemeliharaan, Suku 01 Kuas
Cadang, dan Listrik 02 Kertas Gosok
03 Pipa
04 Keni
... ...
... ... ... ...
Berdasarkan tabel 3.1. dapat dituliskan nomor kode masing -masing barang, dan
sebagai contoh untuk sprei nomor kode barang nya adalah 01.02 dan selimut nomor
kode barangnya adalah 01.03, dan seterusnya. Untuk contoh tersebut, nomor 01
menunjuk nomor jenis barang, sedangkan 02 dan 03 menunjuk pada nomor kelompok
barang.
Khusus untuk barang-barang tahan lama, untuk mempermudah dalam
pemantauan dan pengawasan/pengendalian perbekalan penting diberi Nomor
Inventaris Barang. Sehubungan dengan hal itu, pedoman pokok dalam pemberian
nomor inventaris barang harus sampai pada penomoran barang yang bersifat spesifik,
maksudnya penomoran barang tersebut harus sampai menunjuk pada satu buah
Yang dimaksud teknik inventarisasi barang dengan kartu barang adalah cara
pencatatan barang (perbekalan) dengan menggunakan kartu barang. Sementara itu,
kartu barang adalah suatu lembaran atau formulir yang berisi informasi suatu barang
dan secara fisik dibuat dari kertas yang relatif tebal. Kartu barang sendiri dapat
dibedakan atas kartu barang untuk barang habis pakai dan kartu barang untuk barang
tahan lama. Teknik inventarisasi barang pun berbeda antara teknik inventarisasi untuk
barang habis pakai dengan barang tahan lama. Informasi-informasi perbekalan yang
berada di dalamnya pun berbeda antara kartu barang untuk barang habis pakai
maupun barang tahan lama.
Teknik inventarisasi perbekalan dengan kartu barang ini tidak se batas untuk
bagian penggudangan ataupun bagian distribusi perbekalan, tetapi penting dilakukan
oleh setiap unit kerja dalam organisasi untuk melakukan pengawasan dan
pengendalian perbekalan, baik ber kaitan dengan keberadaan, perubahan dan mutasi
barang (masuk keluarnya perbekalan) dan sisa perbekalan yang ada, serta untuk
me ngetahui kondisi barang (baik, rusak ringan, rusak berat), maupun informasi yang
lain (seperti sumber barang, cara pengadaan barang, waktu pengadaan, harga, waktu
pengecekan barang dan hasilnya, biaya operasional suatu peralatan yang telah
dikeluarkan, dan cara penyingkiran barang).
KARTU BARANG
KARTU PERSEDIAAN BARANG
Nomor Kode
Asal/Tujuan Barang Jumlah Barang Sisa
Tanggal Bukti
Barang
Masuk Keluar Asal Tujuan Masuk Keluar
2 Juli 2008 - - Sisa awal periode - - 1
3 Juli 2008 1 - Toko - 10 - 11
Pembantu
5 Juli 2008 - 1 - Panitia Ulang - 5 6
Tahun KSA
XV
11 Juli 2008 - 2 - Sekretariat - 5 1
12 Juli 2008 2 - Toko - 5 - 6
Gramedia
- dan seterusnya -
Apabila kedua contoh formulir di atas kita bandingkan, per bedaannya hanya
terletak pada nomor kode bukti, khususnya untuk nomor kode bukti keluar. Apabila
dalam suatu unit kerja yang me lakukan penggudangan dan melakukan penyaluran
barang, maka bagian ini harus menuliskan nomor kode bukti pengeluaran barang
sesuai dengan urutan nomor bukti (bukti pengeluaran barang bisa berupa Bon
Pengeluaran Barang atau Surat Penyerahan Barang atau Bon Gudang).
Sementara bagi unit pemakai, pada waktu me ngeluarkan barang guna memenuhi
kebutuhan operasionalnya tidak perlu membuat bukti pengeluaran barang, tetapi
cukup men catat tanggal pengeluaran, jumlah pengeluaran dan keterangan
penggunaan barang yang dikeluarkan tersebut, sehingga kolom nomor kode bukti
(keluar) tidak perlu diisi. Kebijakan tersebut di lakukan untuk menghindari
pemborosan waktu maupun kelancaran pelaksanaan suatu unit kerja.
2. Teknik Inventarisa
Inve si untuk Barang Tahan Lama
ntarisas
RS KHARISMA MEDIKA
Jalan Gadjah Mada 18-20
Yogyakarta
KARTU BARANG
Nama Barang: Printer Merk: Canon Tipe: IP1700 No. SPB: 25/VI/2007
Harga Pembelian : Rp. 750.000,00
Tempat Pembelian : Sun Tech Computer, Jalan Mangkubumi 28 Yogyakarta
Tempat Pemakaian : Sekretariat Tanggal Penerimaan: 30 Juni 2007
Pengecekan/Servis Penyingkiran
Tahun Keterangan Biaya Cara Keterangan
2007 - - Dijual
2008 - - Ditukar
2009 Rusak/tua
2010 Hilang
2011 Lain-lain
1012
2013 Kabag. Sekretariat
2014
2015
2016
2017 Dian Kintani, SIP, M.M.
Daftar Inventaris Ruangan adalah daftar yang diper gunakan untuk mencatat
barang-barang inventaris yang berada dalam suatu dan setiap ruangan. Contoh Daftar
Inventaris Ruangan dapat dilihat pada contoh formulir 3.7.