DASAR DAN TEKNIK PENGAWASAN (CONTROLLING)

MAKALAH

DISUSUN DALAM RANGKA MEMENUHI TUGAS MATA KULIAH

DASAR-DASAR MENEJEMEN

DOSEN PENGAMPU :

Oleh : Drs. Maskur Masduqi, MM

DI SUSUN OLEH :

SUTIMAN

UNIVERSITAS NADHATUL ULAMA ( UNU ) SURAKARTA

CILACAP
A. PENDAHULUAN

Ilmu manajemen sebetulnya sama usianya dengan kehidupan manusia, mengapa

demikian karena pada dasarnya manusia dalam kehidupan sehari-harinya tidak bisa

terlepas dari prinsip-prinsip manajemen, baik langsung maupun tidak langsung. Baik di

sadarai ataupun tidak disadari. Ilmu manajemen ilmiah timbul pada sekitar awal abad ke

20 di benua Eropa barat dan Amerika. Dimana di negara-negara tersebut sedang dilanda

revolusi yang dikenal dengan nama revolusi industri. Yaitu perubahan-berubahan dalam

pengelolaan produksi yang efektif dan efisien. Hal ini dikarenakan masyarakat sudah

semakin maju dan kebutuhan manusia sudah semakin banyak dan beragama sejenisnya.

Sekarang timbul suatu pertanyaan “siapa sajakah yang sebenarnya memakai manajemen “

apakah hanya digunakan di perusahaan saja atau apakah di pemerintahan saja. Manajemen

diperlukan dalam segala bidang. Bentuk dan organisasi serta tipe kegiatan. Dimana orang-

orang saling bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan.

B. PEMBAHASAN

Pengertian menejemen digolongkan menjadi 3 Pengertian

1. Manajemen sebagai suatu proses

 Menurut Encylopedia of the social science, yaitu suatu proses dimana pelaksanaan

suatu tujuan tertentu dilaksanakan dan diawasi

 Menurut Haiman, manajemen yaitu fungsi untuk mencapai suatu tujuan melalui

kegiatan orang lain, mengawasi usaha-usaha yang dilakukan individu untuk

mencapai tujuan

 Menurut Georgy R. Terry, yaitu cara pencapaian tujuan yang telah ditentukan

terlebih dahulu dengan melalui kegiatan orang lain.

2. Manajemen sebagai suatu kolektivitas manusia

Manajemen sebagai kolektivitas yaitu merupakan suatu kumpulan dari orang-

orang yang bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan bersama. Kolektivitas atau

kumpulan orang-orang inilah yang disebut dengan manajemen, sedang orang yang

bertanggung jawab terhadap terlaksananya suatu tujuan atau berjalannya aktivitas

manajemen disebut Manajer

3. Manajemen sebagai ilmu ( science ) dan sebagai seni

Manajemen sebagai suatu ilmu dan seni, melihat bagaimana aktivitas

manajemen dihubungkan dengan prinsip-prinsip dari manajemen.

Pengertian manajemen sebagai suatu ilmu dan seni dari :

 Chaster I Bernard dalam bukunya yang berjudul The function of the

executive,bahwa manajemen yaitu seni dan ilmu.

 Marry Parker Follett menyatakan bahwa manajemen sebagai seni dalam

menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain

Masih banyak lagi sehingga tak ada satu definisi saja yang dapat diterima secara

universal Menurut James A.F.Stoner, manajemen adalah suatu proses perencanaan,

pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian upaya anggota organisasi dan

menggunakan semua sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan yang telah

ditetapkan

Dari definisi di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa manajemen yaitu

koordinasi semua sumber daya melalui proses perencanaan, pengorganisasian,

penetapan tenaga kerja, pengarahan dan pengawasan untuk mencapai tujuan yang telah

ditetapkan terlebih dahulu.

 Manajemen merupakan suatu ilmu dan seni, mengapa disebut demikian, sebab

antara keduanya tidak bisa dipisahkan. Manajemen sebagai suatu ilmu pengetahuan,

karena telah dipelajari sejak lama, dan telah diorganisasikan menjadi suatu teori. Hal ini

dikarenakan didalamnya menjelaskan tentang gejala-gejala manajemen, gejala-gejala

ini lalu diteliti dengan menggunakan metode ilmiah yang dirumuskan dalam bentuk.

prinsip-prinsip yang diujudkan dalam bentuk suatu teori.

Sedang manajemen sebagai suatu seni, disini memandang bahwa di dalam

mencapai suatu tujuan diperlukan kkerja sama dengan orang lain, nah bagaimana cara

memerintahkan pada orang lain agar mau bekerja sama. Pada hakekatnya kegiatan

manusia pada umumnya adalah managing ( mengatur ) untuk mengatur disini

diperlukan suatu seni, bagaimana orang lain memerlukan pekerjaan untuk mencapai

tujuan bersama.

Manajemen Sebagai Suatu Profesi, dalam jaman modern ini semua jenis

kegiatan selalu harus dimanajemeni, dalam arti aturan yang jelas, dan sekarang boleh

dikata bahwa bidang manajemen sudah merupakan suatu profesi bagi ahlinya.

Mengapa demikian karena dalam kegiatan apapun pekerjaan harus dikerjakan secara

efisien dan efektif, sehingga diperoleh masukan atau input yang besar.

Edgar H Schein dalam bukunya yang berjudul organization socialization and the

profession of Managemen menguraikan karakteristik atau criteria-kriteria sesuatu bisa

dijadikan suatu profesi yaitu:

1. Para profesional membuat keputusan atas dasar prinsip-prinsip umum yang berlaku

dalam situasi dan lingkungan, hal ini banyak ditunjang dengan banyaknya

pendidikan-pendidikan yang tujuannya mendidik siswanya menjadi seorang

 professional. Misalnya Akademi Pendidikan Profesi Manajemen, kursus-kursus dan

program-program latihan dan lain sebagainya.

2. Para profesioal memperoleh status dengan cara mencapai suatu standar prestasi

kerja tertentu, ini tidak didasarkan pada keturunan, favoritas, suku bangsa, agama

dam kriteria-kriteria lainnya.

3. Para professional harus ditentukan oleh suatu kode etik yang kuat.

Manajemen digunakan dalam segala bentuk kegiatan baik kegiatan profesi

maupun non profesi, baik organisasi pemerintah maupun swasta, maka manajer dapat

diklasifikasi dalam dua cara yaitu tingkatan dalam organisasi dan lingkup kegiatan yang

dilakukan.Bila dilihat dari tingkatan dalam organisasi, manajemen dibagi menjadi tiga

golongan yang berbeda yaitu :

1. Manajemen Lini : atau manajemen tingkat pertama yaitu tingkatan yang paling

rendah dalam suatu organisasi, dimana seorang yang bertanggung jawab atas

pekerjaan orang lain, misalnya mandor atau pengawas produksi dalam suatu pabrik

pengawas teknik suatu bagian riset dan lain sebagainya.

2. Manajemen menengah ( Midle Manager ) yaitu mencakup lebih dari satu tingkatan

didalam organisasi.

3. Manajemen Puncak ( Top Manajer ) terdiri atas kelompok yang relatif kecil, yang

bertanggung jawab atas manajemen keseluruhan dari organisasi.

Manajer fungsional bertanggung jawab pada satu kegiatan organisasi, seperti

produksi pemasaran, keuangan dan lain sebagainya, manajer umum membawahi

unit yang lebih rumit misalnya sebuah perusahaan cabang atau bagian operasional

yang independen yang bertanggung jawab atas semua kegiatan unit.

Ada dua fungsi utama atau keahlian ( skill ) yaitu keahlian teknik ( Teknical Skill )

dan keahlian manajerial ( Managerial Skill ). Keahlian teknik yaitu keahlian

 tentang bagaimana cara mengerjakan dan menghasilkan sesuatu yang terdiri atas

pengarah dengan motivasi, supervisi dan komunikasi. Keahlian manajerial yaitu

keahlian yang berkenan tentang hal penetapan tujuan perencanaan,

pengorganisasian, penyusunan personalia dan pengawasan.

Fungsi Manajemen

Fungsi manajemen menurut beberapa penulis antara lain :

1. Ernest Dale : Planning, Organizing, Staffing, Directing, Innovating, Representing

dan Controlling.

2. Oey Liang Lee : Planning, Organizing, Directing, Coordinating, Controlling.

3. James Stoner : Planning, Organizing, Leading, Controlling.

4. Henry Fayol : Planning, Organizing, Commanding, Coordinating, Controlling.

5. Lindal F. Urwich : Forescating, Planning, Organizing, Commanding, Cordinating,

Controlling.

6. Dr. SP. Siagian MPA : Planning, Organizing, Motivating, Controlling.

7. Prayudi Atmosudirjo : Planning, Organizing, Directing/ Actuating, Controlling.

8. DR. Winardi SE : Planning, Organizing, Coordinating, Actuating, Leading,

Communicating, Controlling.

9. The Liang Gie : Planning, Decision Making, Directing, Coordinating, Controlling,

Improving.

10. William Spriegel : Planning, organizing, Controlling

11. William H. Newman : Planning, Organizing, Assem-bling, Resources, Directing,

Controlling.

12. Koontz dan O’Donnel : Organizing, Staffing, Directing, Planning, Controlling.

 13. Luther Gullich : Planning, Organizing, Staffing, Directing, Coordinating, Repor-

ting, Budgeting.

14. John Robert B., Ph.D : Planning, Organizing, Command -ing, and Controlling.

15. Prajudi Atmosudirdjo : Planning, Organizing, Directing, atau Actuating and

Controlling

16. Louis A. Allen : Leading, Planning, Organizing, Controlling.

Perkembangan Teori Manajemen

Perkembangan teori manajemen sampai pada saat ini telah berkembang dengan pesat. Tapi

sampai detik ini pula belum ada suatu teori yang bersifat umum ataupun berupa kumpulan-

kumpulan hukum bagi manajemen yang dapat diterapkan dalam berbagai situasi dan kondisi.

Para manajemen banyak mengalami dan menjumpai pandangan-pandangan tentang

manajemen, yang berbeda adalah dalam penerapannya.

Tiga aliran pemikiran manajemen, yaitu :

1. Aliran klasik yang terbagi dalam manajemen ilmiah dan teori organisasi klasik.

► Teori Manajemen Klasik

 Robert Owen (1771 1858)

Dimulai pada awal tahun 1800-an sebagai Mnajer Pabrik Pemintalan Kapas di

New Lanark, Skotlandia. Robert Owen mencurahkan perhatiannya pada

penggunaan faktor produksi mesin dan faktor produksi tenaga kerja. Dari hasil

pengamatannya disimpulkan bahwa, bilamana terhadap mesin diadakan suatu

perawatan yang baik akan memberikan keuntungan kepada perusahaan, demikian

pula halnya pada tenaga kerja, apabila tenaga kerja dipelihara dan dirawat (dalam

arti adanya perhatian baik kompensasi, kesehatan, tunjangan dan lain sebagainya)

oleh pimpinan perusahaan akan memberikan keuntungan kepada perusahaan.

 Selanjutnya dikatakan bahwa kuantitas dan kualitas hasil pekerjaan dipengaruhi

oleh situasi ekstern dan intern dari pekerjaan. Atas hasil penelitiannya Robert

Owen dikenal sebagai Bapak Manajemen Personalia.

 Charles Babbage (1792 1871)

Charles Babbage adalah seorang Profesor Matematika dari Inggris yang menaruh

perhatian dan minat pada bidang manajemen. Dia dipercaya bahwa aplikasi

prinsip-prinsip ilmiah pada proses kerja akan menaikkan produktivitas dari tenaga

kerja menurunkan biaya, karena pekerjaan-pekerjaan dilakukan secara efektif dan

efisien. Dia menganjurkan agar para manajer bertukar pengalaman dan dalam

penerapan prinsip-prinsip manajemen. Pembagian kerja (devision of labour),

mempunyai beberapa keunggulan, yaitu :

1. Waktu yang diperlukan untuk belajar dari pengalaman-pengalaman yang baru.

2. Banyaknya waktu yang terbuang bila seseorang berpindah dari satu pekerjaan

ke pekerjaan lain akan menghambat kemajuan dan ketrampilan pekerja, untuk

itu diperlukan spesialisasi dalam pekerjaannya.

3. Kecakapan dan keahlian seseorang bertambah karena seorang pekerja bekerja

terus menerus dalam tugasnya.

4. Adanya perhatian pada pekerjaannya sehingga dapat meresapi alat-alatnya

karena perhatiannya pada itu-itu saja.

Kontribusi lain dari Charles Babbage yaitu mengembangkan kerja sama yang

saling menguntungkan antara para pekerja dengan pemilik perusahaan, juga

membuat skema perencanaan pembagian keuntungan.

► Teori Manajeman Ilmiah

Tokoh-tokoh dari teori manajemen ilmiah antara lain Frederick Winslow Taylor,

Frank dan Lilian Gilbreth, Henry L. Gantt dan Harrington Emerson.

a. Frederick Winslow Taylor

Pertama kali manajemen ilmiah atau manajemen yang menggunakan ilmu

pengetahuan dibahas, pada sekitar tahun 1900an.Taylor adalah manajer dan

penasihat perusahaan dan merupakan salah seorang tokoh terbesar

manajemen.Taylor dikenal sebagai bapak manajemen ilmiah (scientifick

management).Hasil penelitian dan analisanya ditetapkan beberapa prinsip

yang menggantikan prinsip lama yaitu sistem coba-coba atau yang lebih

dikenal dengan nama sistem trial and error.

Hakekat pertama daripada manajemen ilmiah yaitu A great mental

revolution, karena hal ini menyangkut manajer dan karyawan. Hakekat yang

ke dua yaitu penerapan ilmu pengetahuan untuk menghilangkan sistem coba-

coba dalam setiap unsur pekerjaan.

Taylor mengemukakan empat prinsip Scientific Management, yaitu :

1. menghilangkan sistem coba-coba dan menerapkan metode-metode

ilmu pengetahuan disetiap unsur-unsur kegiatan.

2. memilih pekerjaan terbaik untuk setiap tugas tertentu, selanjutnya

memberikan latihan dan pendidikan kepada pekerja.

3. setiap petugas harus menerapkan hasil-hasil ilmu pengetahuan di

dalam menjalankan tugasnya.

4. harus dijalin kerja sama yang baik antara pimpinan dengan pekerja.

Hal yang menarik dari pendapat Taylor salah satunya adalah

mengenai posisi manajer. Dimana manajer adalah pelayan bagi

 bahwahannya yang bertentangan dengan pendapat sebelumnya yang

mengatakan bahwa bawahan adalah pelayan manajer. Oleh Taylor ini

dinamakan studi gerak dan waktu (Time and a motion study).

b. Henry Laurance Gantt (1861 1919)

Henry merupakan asisten dari Taylor, dia berdiri sendiri sebagai seorang

konsultan, dimana titik perhatiannya pada unsur manusia dalam menaikkan

produktivitas kerjanya. Adapun gagasan yang dicetuskannya yaitu :

1. kerja sama yang saling menguntungkan antara manajer dan tenaga

kerja untuk mencapai tujuan bersama.

2. mengadakan seleksi ilmiah terhadap tenaga kerja.

3. pembayar upah pegawai dengan menggunakan sistem bonus.

4. penggunaan instruksi kerja yang terperinci.

►Teori Organisasi Klasik

Tokoh-tokoh teori organisasi klasik antara lain yaitu Henry Fayol, James D.

Mooney, Mary Parker Follett dan Chaster I.Bernard.

1. Henry Fayol (1841-1925)

Fayol adalah seorang industrialis Perancis. Fayol mengatakan bahwa teori dan

teknik administrasi merupakan dasar pengelolaan organisasi yang kompleks,

ini diungkapkan dalam bukunya yang berjudul Administration Industrielle et

General atau Gneral and Industrial Management yang ditulis pada tahun 1908

oleh Constance Storrs.

Fayol membagi manajemen menjadi lima unsur yaitu perencanaan,

pengorganisasian, pemberian perintah, pengkoordinasian dan pengawasan,

fungsi ini dikenal sebagai fungsionalisme.

 Fayol selanjutnya membagi enam kegiatan manajemen, yaitu

1. Teknik Produksi dan Manufakturing Produk,

2. Komersial,

3. Keuangan,

4. Keamanan,

5.Akuntansi dan

6. Manajerial.

Henry Fayol mengemukakan 14 prinsip manajemen, yaitu :

1. Devision of Work

Adanya spesialisasi dalam pekerjaan

2. Uathority and Responsibility

Wewenang yaitu hak untuk memberi perintah dan kekuasaan untuk

meminta dipatuhi.

3. Dicipline

Melakukan apa yang sudah menjadi persetujuan bersama.

4. Unity of Command

Setiap bawahan hanya menerima instruksi dari seorang atasan saja untuk

menghilangkan kebingungan dan saling lempar tanggung jawab.

5. Unity of Direction

One head and one plan or a group or activities having the same objective.

Seluruh kegiatan dalam organisasi yang mempunyai tujuan sama harus

diarahkan oleh seorang manajer.

6. Subordination of Individual Interest to Generale Interest

Kepentingan seseorang tidak boleh di atas kepentingan bersama atau

organisasi.
 7. Renumeration

Gaji bagi pegawai merupakan harga servis atau layanan yang diberikan,

kompensasi.

8. Centralization

Standarisasi dan desentralisasi merupakan pembagian kekuasaan.

9. Sealar Chain (garis wewenang)

Jalan yang harus diikuti oleh semua komunikasi yang bermula dari dan

kembali ke kuasaan terakhir.

10. Order

Disini berlaku setiap tempat untuk setiap orang dan setiap orang pada

tempatnya berdasarkan pada kemampuan.

11. Equity

Persamaan perlakuan dalam organisasi.

12. Stability of Tonure of Personel

Seorang pegawai memerlukan penyesuaian untuk mengerjakan pekerjaan

barunya agar dapat berhasil dengan baik.

13. Initiative

Bawahan diberi kekuasaan dan kebebasan di dalam mengeluarkan

pendapatnya, menjalankan dan menyelesaikan rencananya.

14. Esprit the Corps

Persatuan adalah keleluasaan, pelaksanaan operasi organisasi perlu

memiliki kebanggaan, keharmonisan dan kesetiaan dari para anggotanya

yang tercermin dalam semangat korps.

2. Mary Parker Follett (1868 1933)

 Follett menjembatani antara teori klasik dan hubungan manusiawi, dimana

pemikiran Follett pada teori kalsik tapi memperkenalkan unsur-unsur

hubungan manusiawi. Dia menerapkan psikologi dalam perusahaan, industri

dan pemerintahan. Konflik yang terjadi dalam perusahaan dapat dibuat

konstruktif dengan menggunakan proses integrasi.

2. Aliran Hubungan Manusiawi (Neo Klasik)

Aliran timbul karena pendekatan klasik tidak sepenuhnya menghasilkan efieiensi dalam

produksi dan keselarasan kerja. Para pakar mencoba melengkapi organisasi klasik dengan

pandangan sosiologi dan psikologi. Tokoh-tokoh aliran hubungan manusiawi antara lain

Hugo Munsterberg dan Elton Mayo.

1. Hugo Munsterberg (1862 1916)

Hugo merupakan pencetus psikologi industri sehingga dikenal sebagai bapak

psikologi industri. Bukunya yaitu Psikology and Industrial Efficiensy, menguraikan

bahwa untuk mencapai tujuan produktivitas harus melakukan tiga cara pertama

penemuan best possible person, kedua penciptaan best possible work dan ketiga

penggunaan best possible effect.

2. Elton Mayo

Terkenal dengan percobaan-percobaan Howthorne, dimana hubungan manusiawi

menggambarkan manajer bertemu atau berinteraksi dengan bawahan. Bila moral dan

efisiensi kerja memburuk, maka hubungan manusiawi dalam organisasi juga akan

buruk.
Aliran Hubungan Modern (Ilmu Pengetahuan)

Dalam pengembangannya dibagi menjadi dua, pertama aliran hubungan manusiawi

(perilaku organisasi), dan kedua berdasar pada manajemen ilmiah atau manajemen

operasi.

Perilaku Organisasi :

a. Douglas McGregor

b. Frederick Herzberg

c. Chris Argiris

d. Edgar Schein

e. Abraham Maslow

f. Robert Blak dan Jane Mounton

g. Rensistlikert

h. Fred Feidler

Prinsip Dasar Perilaku Organisasi :

1. Manajemen tidak dapat dipandang sebagai proses teknik secara ketat (peranan,

prosedur dan prinsip).

2. Manajemen harus sistematis, pendekatannya harus dengan pertimbangan

konservatif.

3. Organisasi sebagai suatu keseluruhan dan pendekatan manajer individual untuk

pengawasan harus sesuai dengan situasi.

4. Pendekatan motivasional yang menghasilkan komitmen pekerja terhadap tujuan

organisasi sangat dibutuhkan.

Aliran Kuantitatie

Perkembagannya dimulai dengan digunakannya kelompok-kelompok riset operasi

dalam memecahkan permasalahan dalam industri. Teknik riset operasi sangat penting

sekali dengan semakin berkembangnya teknologi saat ini dalam pembuatan dan

pengambilan keputusan. Penggunaan riset operasi dalam manajemen ini selanjutnya

dikenal sebagai aliran manajemen science.

Langkah-langkah pendekatan manajemen science yaitu :

1. perumusan masalah dengan jelas dan terperinci

2. penyusunan model matematika dalam pengambilan keputusan

3. penyelesaian model

4. pengujian model atas hasil penggunaan model

5. penetapan pengawasan atas hasil

6. pelaksanaan hasil dalam kegiatan implementasi

Pendekatan Sistem

Pendekatan ini memandang organisasi sebagai satu kesatuan yang saling

berinteraksi yang tak terpisahkan.Organisasi merupakan bagian dari

lingkungan eksternal dalam pengertian luas. Sebagai suatu pendekatan

system manajemen meliputi sistem umum dan sistem khusus serta analisis

tertutup maupun terbuka.

Pendekatan sistem umum meliputi konsep-konsep organisasi formal dan

teknis, filosofis dan sosiopsikologis. Analis system manajemen spesifik

meliputi struktur organisasi, desain pekerjaan, akuntansi, sistem informasi

dan mekanisme perencanaan serta pengawasan.

 Pendekatan Kontingensi Pendekatan kontingensi digunakan untuk

menjembatani celah antara teori dan praktek senyatanya. Biasanya antara

teori dengan praktek, maka harus memperhatikan lingkungan sekitarnya.

Kondisi lingkungan akan memerlukan aplikasi konsep dan teknik

manajemen yang berbeda

C. KESIMPULAN

Manajemen yaitu koordinasi semua sumber daya melalui proses perencanaan,

pengorganisasian, penetapan tenaga kerja, pengarahan dan pengawasan untuk mencapai

tujuan yang telah ditetapkan terlebih dahulu. Dan pelaku menejemen adalah semua orang baik

pemerintah ataupun swasta.

Adapun Funsi dari mempelajari menejemen adalah

 Standar Pengawasan

 Mengetahui kapan pelaksanaan dan kapan selesainya suatu kegiatan

 Mengetahua apa yang terlibat ( Kualifikasi dan Kuantitas )

 Mendapatkan kegiatan yang sistematis termasuk biaya dan kualitas pekerjaan

 Mengarahkan pada pencapaian tujuan

Manajemen diperlukan agar tujuan organisasi dapat dicapai secara efektif dan efisien.

Agar manajemen yang dilakukan mengarah kepada kegiatan bisnis secara efektif dan efisien,

maka manajemen perlu dijelaskan berdasarkan fungsi fungsinya/dikenal sebagai fungsi-fungsi

manajemen (fungsi perencanaan, pengorganisasian pengimplementasian, serta pengendalian

dan pengawasan).