AP 58 Pembayaran Yang Memerlukan Kebenaran Khas

Kebenaran akauntan Negara atau akauntan negeri/ Bendahari Negeri diperlukan bagi

membayar/ menyelaras baucer yang dikemukakan dalam tahun kewangan yang baru

berkenaan dengan pertanggungan-pertanggungan yang kena dibayar pada atau

sebelum hujung tahun kewangan yang lama bagi perbelanjaan mengurus sahaja.

Permohonan bagi kebenaran mestilah disampaikan kepada Akauntan Negara bersama

dengan baucer dan huraian penuh mengenai sebab-sebab berlaku kelewatan dan

menunjukkan dengan jelas siapa yang bertanggungjawab.

AP60 Borang Resit

Resit rasmi mestilah dikeluarkan sebagai akuan terima wang yang dibayar kepada

seseorang pegawai awam. Resit mestilah dikeluarkan pada masa urusan dibuat dan jika

seseorang pembayar hadir sendiri resit itu mestilah diserahkan kepadanya. Apabila

wang diterima melalui pos atau penghantar, resit baginya mestilah dihantar pada hari itu

juga. Resit tidak akan dikeluarkan bagi pembayaran yang dibuat oleh pegawai awam

dengan cara potongan pada baucer melainkan jika sistem perakaunan yang digunakan

mengkehendakinya.
AP 62 Meminda sesuatu resit adalah dilarang

Meminda sesuatu resit adalah dilarang. Jika kerana apa-apa sebab sesuatu resit itu

rosak dan tidak boleh dikeluarkan ia mestilah jangan dimusnahkan tetapi mestilah

dibatalkan dan disimpan. Resit batal tersebut berserta salinannya hendaklah

dikemukakan untuk diauditkan.

AP 66 (a) Menyimpan dan mengeluarkan resit yang belum guna

(a) Tiap-tiap pemungut hendaklah menyimpan semua stok resit, lesen dan lain-lain,

yang belum diguna dalam stok, dikunci dengan selamat di bawah kawalannya

sendiri atau di bawah kawalan seorang pegawai kanan yang tidak menyediakan

resit atau membuat pungutan. Pegawai yang bertanggungjawab hendaklah

mengeluarkan hanya stok yang sebenarnya dikehendaki bagi kegunaan serta

merta setelah

“Diperiksa oleh saya pada hari ini dan didapati mengandungi …. borang resit

berpendua/ berpeniga yang bernombor dengan betul.”

Tandatangan pemungut ………………………….

Nama Penuh Pemungut ………………………….

AP 67 Daftar Borang Hasil
 Suatu daftar barang hasil mengikut bentuk yang ditetapkan, menunjukkan semua stok

resit dan lesen yang diterima dan dikeluarkan, jika berkaitan, mestilah disenggara oleh

tiap-tiap pemungut. Tiap-tiap satu catatan keluaran mestilah ditandatangani oleh

pegawai yang kepadanya keluaran itu dibuat atau mengenai keluaran kepada pegawai

cawangan mestilah disokong dengan suatu baucer keluaran yang ditanda terima.
AP 69 Kebenaran bertulis untuk menerima wang

Dalam sesuatu pejabat di mana ada seorang pemungut, tiada seorang pegawai boleh

menerima wang kecuali diberi kebenaran khusus secara bertulis oleh pemungut untuk

berbuat demikian. Pemungut hendaklah menyelenggara suatu rekod mengenai

kebenaran yang diberi sedemikian.

AP 70 (a) Dua pegawai dikehendaki bagi mengeluarkan resit

(a) Resit mestilah ditandatangani dengan berkarbon oleh pegawai yang menerima

wang itu tetapi mestilah ditulis oleh seorang pegawai lain.

AP 78 (a) Bila pungutan mesti dibayar ke Perbendaharaan atau akauntan Negeri atau Bendahari

& (b) negeri

(a) Semua pemungut yang menerima wang awam dikehendaki membayar kepada

Perbendaharaan pada hari itu juga semua pungutan yang ada dalam tangan

atau di bandar yang terdapat perkhidmatan bank, kepada kredit akaun bank

Perbendaharaan atau Perbendaharan Kecil:

(i) Pungutan wang kertas dan duit syiling melebihi RM 500.00

(ii) Jumlah pungutan melebihi RM 2 000.

(b) Pungutan, tanpa mengambil kira jumlahnya, yang belum lagi dibayar kepada

Perbendaharaan, Perbendaharaan Kecil atau bank yang berkenaan menurut

perenggan (a) hendaklah dibayar masuk pada hari kerja yang akhir dalam

tempoh akaun bulanan atau dalam apa-apa tempoh akaun yang lebih singkat

sebagaimana yang ditetapkan oleh Akauntan Negara atau akauntan Negeri/

Bendahari Negeri.
AP 85 Wang Awam tidak boleh digunakan

Selepas diterima dan sebelum dibayar-masuk ke dalam bank atau Perbendaharaan

atau Perbendaharaan Kecil, wang awam tidak boleh digunakan bagi apa-apa maksud

jua pun dan tiada seorang pegawai boleh mendahulukan, meminjamkan atau

menukarkan apa-apa wang yang ia bertanggungjawab kepada Kerajaan.

AP 97 (a) Pembayaran dengan Cek Berpalang
 (a) Tertakluk kepada perenggan (b) dan (c), semua bayaran kecuali yang dibuat

daripada wang runcit dan bayaran bagi gaji dan elaun dan rekupan panjar wang

runcit, hendaklah dibuat dengan menggunakan cek yang dipalang “akaun

penerima sahaja” atas nama orang yang berhak menerima dan dihantar terus

kepadanya oleh Perbendaharaan atau Perbendaharaan Kecil atau Akauntan

atau pemegang panjar.

Pembayaran daripada wang runcit

(d) Dengan seberapa yang boleh semua pembayaran bil yang tidak melebihi RM

100 hendaklah dibuat daripada panjar wang runcit jabatan yang melakukan

perbelanjaan itu. Arahan ini tidak menghalang bil yang lebih besar jumlahnya

dibayar daripada wang runcit jika praktik dan berfaedah.

AP 99 Baucer hendaklah disokong dengan butiran penuh

Semua baucer hendaklah disokong dengan butir-butir penuh mengenai tiap-tiap

perkhidmatan, bekalan atau kerja seperti tarikh, nombor, kuantiti, kiraan jauhnya dan

kadar, untuk membolehkan ianya disemak tanpa merujuk kepada apa-apa dokumen

selain daripada yang dikembarkan padanya.

Namanya seseorang pegawai Kerajaan tidak boleh ditunjukkan sebagai penerima

bayaran.
AP 103 (a) Bil hendaklah dibayar dengan segera

Ketua Jabatan atau Ketua Pejabat hendaklah meminta supaya semua bil disampaikan

tidak lewat daripada bulan yang berikutan dengan bulan barang-barang dibeli atau

perkhidmatan dilaksanakan. Mereka hendaklah memastikan bahawa bil itu dibayar

dengan segera tidak lewat dari sebulan dari tarikh ianya disampaikan. Jika bayaran

tidak boleh dibuat dalam tempoh itu, pembekal atau kontraktor mestilah diberitahu

sebab-sebab kelewatan dan tarikh bila bayaran mungkin dilakukan.

AP 150 Pemusnahan buku akaun dan rekod kewangan

Semua buku dan rekod kewangan dan perakaunan termasuk rekod di dalam bentuk

mikro grafik atau media elektronik hendaklah disimpan dengan cermat sekurang-

kurangnya selam tempoh yang ditetapkan di dalam Lampiran “M” selepas pengauditan

akaun tahun berkenaan oleh Ketua Audit Negara.

AP 107 Perbelanjaan Tidak Diakui

Setiap bayaran dalam mestilah disokong dengan satu baucer yang sepatutnya. Sesuatu
 perbelanjaan hendaklah dianggap sebagai perbelanjaan tidak diakui jika tidak ada

keterangan bahawa ia telah dilakukan, dibenarkan, dan diselesaikan dengan sepatutnya

kecuali jika bayaran dibuat di bawah Sistem Bayaran Pukal.

AP 147 Pindaan atau pemadaman dalam Buku Tunai tidak dibenarkan

Pemindaan atau pemadaman angka tidak boleh dibuat dalam apa-apa hal pun dalam

buku tunai, baucer atau dokumen akaun yang lain. Pembayaran hendaklah ditolak

sekiranya terdapat pemindaan dan pemadaman di dokumen tersebut. Sekiranya apa-

apa pembetulan diperlukan kecuali bagi baucer bayaran, angka asal hendaklah digaris

dengan satu garisan sahaja untuk menunjukkan dengan terang apakah angka yang

dicatatkan pada asalnya, dan angka yang betul ditulis di atas angka asal, pembetulan

ditandatangani ringkas oleh Ketua Jabatan atau wakilnya yang diberi kuasa.

Kaedah yang sama hendaklah diikuti mengenai pembetulan dalam semua buku akaun,

daftar sewa dan kadar, dan geran tanah. Mengenai resit, Arahan Perbendaharaan 62

hendaklah diikuti.
AP 176(b) Pesanan Tempatan

Sekiranya nilai perolehan tidak melebihi RM 20 000 di mana satu kontrak formal tidak

sesuai dibuat adalah memadai bagi jabatan menggunakan borang untuk pesanan

tempatan sahaja. Pesanan ini disediakan dalam tiga (3) salinan pada masa barang-

barang dipesan…… Pesanan mestilah ditandatangani hanya oleh Pegawai yang diberi

kuasa untuk berbuat demikian oleh Pegawai Pengawal.