P. 1
berkomunikasi_dehgan_pesawat_telepon

berkomunikasi_dehgan_pesawat_telepon

|Views: 1,450|Likes:

More info:

Published by: Fitri Makarti Pomosda on Apr 09, 2011
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

11/13/2012

pdf

text

original

Kode Modul: BM.20.C.

2

BERKOMUNIKASI DENGAN PESAWAT PESAWAT TELEPON

Penyusun Drs. Teguh Budi Karyanto , M.M. Editor

Eddy Roesdiono Soeryanto
Penyunting Bahasa Mayang Sari

Kristansi P.W.

DIREKTORAT PENDIDIKAN MENENGAH KEJURUAN DIREKTORAT JENDERAL PENDIDIKAN DASAR DAN MENENGAH DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL 2004

Kode Modul: BM.20.C.2

BERKOMUNIKASI DENGAN PESAWAT PESAWAT TELEPON

DIREKTORAT PENDIDIKAN MENENGAH KEJURUAN DIREKTORAT JENDERAL PENDIDIKAN DASAR DAN MENENGAH DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL 2004

C. berkat dukungan dan bantuan dari berbagai pihak. dan pikirannya untuk menyelesaikan penyusunan modul ini. kesesuaian dan fleksibilitas. Kami mengharapkan saran dan kritik dari para pakar di bidang psikologi.20. yakni tahap penyiapan materi modul. dalam kesempatan ini patutlah bila kami sampaikan rasa terima kasih dan penghargaan kepada berbagai pihak. karena kemajuan perubahan di dunia industri begitu cepat terjadi. Namun. baik modul manual. serta divalidasi dan diujicobakan empirik secara terbatas. Sumber dan bahan ajar pokok Kurikulum SMK Edisi 2004 adalah modul. pengorbanan waktu. penyunting bahasa. Validasi dilakukan dengan teknik telaah ahli (expert-judgment). Kami harapkan agar pemakai modul ini berpegang pada asas keterlaksanaan.2: Penanganan Telepon KATA PENGANTAR Puji syukur kami panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa atas karunia dan hidayah-Nya. dan pakar akademik. sebagai konsekuensi logis Kurikulum SMK Edisi 2004 yang menggunakan pendekatan kompetensi (CBT: competency based training). diseting dengan bantuan komputer. tenaga ahli desain grafis) atas dedikasi. Pekerjaan ini dapat diselesaikan. Kami berharap. Modul yang disusun ini menggunakan pendekatan pembelajaran berdasarkan kompetensi. kami dapat menyusun bahan ajar modul manual Bidang Keahlian Bisnis dan Manajemen. penyusunan naskah.Kode Modul: BM. Modul ini diharapkan dapat digunakan sebagai sumber belajar pokok oleh peserta diklat untuk mencapai kompetensi kerja standar yang diharapkan dunia kerja dan industri. modul ini dapat menjadi bahan dan sumber belajar yang berbobot untuk membekali peserta diklat sesuai dengan kom petensi kerja yang diharapkan. maupun modul interaktif dengan mengacu pada standar kompetensi nasional (SKN) atau standardisasi pada dunia kerja dan industri. dengan Bidang Bisnis dan Manajemen_PK Sekretaris/Administrasi Bisnis . praktisi dunia usaha dan industri. tenaga. editor. Oleh karena itu. Modul ini disusun dalam beberapa tahapan. terutama tim penyusun modul (penulis. modul ini menerima masukan untuk bahan perbaikan agar relevan dengan kondisi lapangan. Sementara uji coba empirik dilakukan pada beberapa peserta diklat SMK. Program Keahlian Sekretaris/Administrasi Bisnis. tenaga komputerisasi modul.

Maret 2004 a. Demikian. semoga modul ini dapat bermanfaat bagi kita semua. ataupun praktisi yang sedang mengembangkan bahan ajar modul SMK.n. Jakarta. Ir.E.4: Mengelola Dokumen Dengan Sistem Tanggal mengacu pada perkembangan iptek dalam dunia usaha dan industri.25. Gatot Hari Priowirjanto NIP 130675814 Bidang Bisnis dan Manajemen_PK Sekretaris/administrasi Bisnis ii ..Kode Modul: SEK. khususnya peserta diklat SMK Bidang Keahlian Bisnis dan Manajemen. Dr. serta dukungan dunia usaha dan industri dalam rangka membekali kompetensi yang terstandar pada peserta diklat. potensi SMK. Direktur Jendera l Pendidikan Dasar dan Menengah Direktur Pendidikan Menengah Kejuruan.

....... c...................... 29 f...................... a........................................ PENDAHULUAN A.............E................................................................................................................... 27 d............ Tes Formatif 2.. Kunci Jawaban 1......... Cek Kemampuan............................................................................ Kegiatan Belajar 1: Mengope rasikan Pesawat Telepon ................................................. 1 2 3 5 6 7 i ii iii iv vi viii PEMELAJARAN A.............. Kompetensi ............. e. E.............. Tugas 2 ......... 9 9 9 17 17 19 19 21 8 Kegiatan Belajar 2: Etika Penanganan Telepon ........................................................ Rangkuman 1 ................................. Tujuan Akhir..................................................... PERISTILAHAN GLOSARIUM........................ 28 e.. Kegiatan Belajar 3: Menerima Telepon .......................... Kegiatan Belajar 1............................................ Lembar Kerja 2 ..................................... g.............................................................................................................................................................................. D............... DAFTAR ISI .... 32 Bidang Bisnis dan Manajemen_PK Sekretaris/administrasi Bisnis iii ......................... PETA KEDUDUKAN MODUL ... 32 a......... 22 b............. Rangkuman 2 .............................. Tujuan Kegiatan Pembelajaran 3 ................................................................................... II..................... Tujuan Kegiatan Pembelajaran 2 ................................................................................................ Kunci Jawaban 2 ............................................................. C............................... Tes Formatif 1...................................... Lembar Kerja 1 ....Kode Modul: SEK............... Uraian Materi 2 ...... B................. KATA PENGANTAR ................................................................................................................................................................ Petunjuk Penggunaan Modul ............................. Prasyarat .......... Rencana Belajar Siswa.............. b............. 22 a..................... Tujuan Kegiatan Pembelajaran 1 .......... HALAMAN FRANCIS .......4: Mengelola Dokumen Dengan Sistem Tanggal DAFTAR ISI HALAMAN SAMPUL ....................... B.............................................. Uraian Materi 1 ....... I............................................................ d................................................................................................................ F... Deskripsi ............................ 2......................................................................... f.......................................................................... 29 g.................................................................... Tugas 1.................................................................................................................................... 31 3..25.............................................................................................................................................................. 22 c....................

. Tes Tertulis ......................... d................................................... Tes Praktik..................................................... KUNCI JAWABAN A....... c................................ IV.. f........ EVALUASI A................................................................................................................ 47 47 53 53 54 55 57 58 61 62 62 63 64 DAFTAR PUSTAKA........ Lembar Kerja 3 ........................................... Kunci Jawaban 3 ............................... Rangkuman 3 ............................. PENUTUP.................................. g....25.................................... c.............................................. Uraian Materi 3 .................. Rangkuman 4 ...................4: Mengelola Dokumen Dengan Sistem Tanggal b............................ 32 42 42 43 44 46 4..........................................................Kode Modul: SEK....................................................................................................................................................... Kunci Jawaban 4 ........................... Tes Formatif 4......................................... Bidang Bisnis dan Manajemen_PK Sekretaris/administrasi Bisnis iv ................... Kegiatan Belajar 4: Menelepon ...................... B........................................................... e...........................................E....................................... Lembar Kerja 4 ............................... Tugas 3 ........................................... f..... B................... Tujuan Kegiatan Pembelajaran 4 ...... d................. Tugas 4 .............................. Lembar Penilaian Tes Praktik .................................................................................................................................... III................... e.................................................................... b......... Uraian Materi 4 .. Tes Formatif 3. g............................................................................................. Tes Tertulis .............................................................................................. 47 a....................................

25.3 SEK.4 SEK.G.3 SEK.25.25.G.25.3 SEK.D.E.6 SEK.25.25.2 BM.25.20.4 BM.E.10 SEK.A.G.1 SEK.20.4 SEK.G.25.1 BM.25.2 BM.A.A.4 BM.1 BM.20.E.G.Kode Modul: SEK.5 BM.2 SEK.B.25.F.B.25.B.20.8 SEK.20.E.20.E.G.5 Bidang Bisnis dan Manajemen_PK Sekretaris/administrasi Bisnis v .F.2 BM.A.F.A.B.25.6 BM.D.G.5 BM.25 .25.9 SEK.D.20.20.2 SEK.E.1 SEK.25.C.7 SEK.8 SEK.25.25.3 SEK.25.4: Mengelola Dokumen Dengan Sistem Tanggal PETA KEDUDUKAN MODUL BIDANG BISNIS MANAJEMEN PROGRAM KEAHLIAN SEKRETARIS (ADMINISTRASI PERKANTORAN/BISNI S) BM.25.G.E.D.1 BM.3 SEK.20.1 SEK.F.25.20.20.4 SEK.6 SEK.3 BM.G.5 SEK.25.25.2 SEK.3 BM.2 SEK.C.20.1 SEK.25.B.C.25.20.20.25.20.6 BM..B.25.E.25.4 SEK.A.E.7 SEK.G.

20.25.20.A.B.8 Pengertian pengetahuan kearsipan Menerapkan teknik menyimpan dan menemukan kembali surat dan dokume n Merencanakan pengarsipan surat dan dokumen kantor Mengelola dokumen dengan sistem tanggal Mengelola dokumen dengan sistem nomor Mengelola dokumen dengan sistem abjad Mengelola dokumen dengan sistem wilayah Mengelola dokumen dengan sistem perihal (pokok masalah) 12 48 48 48 48 48 48 48 Bidang Bisnis dan Manajemen_PK Sekretaris/administrasi Bisnis vi .1 SEK.25.E.2 BM. BAHAN PRESENTASI.25.E.D.Kode Modul: SEK.E.20.4: Mengelola Dokumen Dengan Sistem Tanggal DAFTAR JUDUL MODUL*Lihat modul target pasar* Bidang Keahlian : BISNIS DAN MANAJEMEN Program Keahlian: SEKRETARIS (ADMINISTRASI PERKANTORAN/BISNIS) No Kode Modul Nama MENGETIK NASKAH SECARA MANUAL.E.2 BM.5 SEK.B.25..20.D.A.D. daftar.1 SEK.4 SEK.20.E.20.1 BM.1 BM.20.3 BM.Point untuk menyusun bahan presentasi Menerapkan program internet untuk e.6 Mengoperasikan progam WS untuk menyusun naskah Mengoperasikan progran MS.3 Melaksanakan komunikasi.E.B.25.A.B.E. leadership.4 Pengertian surat menyurat & etika dalam bersurat Mengerjakan surat pribadi Mengerjakan surat niaga Mengerjakan surat dinas MENGARSIP SURAT DAN DOKUMEN KANTOR 12 24 120 120 276 20 21 22 23 24 25 26 27 SEK.C.1 BM.A. EMAIL.Word untuk menyusun naskah Mengoperasikan program Excel untuk perhitungan.20. 7 8 9 10 11 12 BM. elektrik dan elektronik Mengetik berbagai bentuk surat Mengetik berbagai macam surat Mengetik berbagai macam pekerjaan kecil dan dokumen Mengetik berbagai macam daftar dan tabel berkolom Mengetik berbagai macam naskah 24 48 36 36 48 48 240 MENGOPERASIKAN KOMPUTER UNTUK MENYUSUN NASKAH.2 BM.3 SEK.C.B.7 SEK.25.E.20. motivasi dan proaktif Mengoperasikan telepon untuk berkomunikasi Mengoperasikan mesin faksimile MENGERJAKAN SURAT MENYURAT 120 32 32 184 16 17 18 19 SEK. PERHITUNGAN SEDERHANA.20.25.3 SEK.B.5 BM. ELEKTRIK DAN ELEKTRONIK Durasi 1 2 3 4 5 6 BM.4 BM.4 BM. kolom dan tabel Mengoperasikan program Power.20.C.D.2 SEK.25.25.25.25.6 SEK.20.A.25.2 SEK.20.E.5 BM. CHATTING.3 BM.6 Mengenalkan jenis dan bagian mesin tik manual.20.25.A. DAFTAR TABEL.20.mail Menerapkan program internet untuk Chatting MENGOPERASIKAN ALAT-ALAT KOMUNIKASI KANTOR 96 96 96 96 48 48 480 13 14 15 BM.

3 SEK.G.3 SEK.25..7 SEK.25.8 SEK.G.25.2 SEK.25.25.F.1 SEK.Kode Modul: SEK.10 Melakukan komunikasi beretika Melakukan pen ampilan diri beretika Mengembangkan kepribadian diri sekretaris Mengelola kas kecil Mengelola administrasi kantor Menangani dikte Mengatur jadwal kegiatan pimpinan Menyusun laporan tugas sekretaris Melakukan kegiatan kehumasaan Melakukan tatacara protokoler 48 48 120 32 48 48 48 96 96 96 680 Bidang Bisnis dan Manajemen_PK Sekretaris/administrasi Bisnis vii .25.9 SEK.F.25.6 SEK.G.25.25.G.25.25.G.1 SEK.E.25.4: Mengelola Dokumen Dengan Sistem Tanggal 348 MENGERJAKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN 29 30 31 32 SEK.4 Mengerjakan tata usaha kepegawaian Mengerjakan tata usaha perlengkapan Mengerjakan tata usaha keuangan Mengerjakan tata ruang kantor MENGERJAKAN TUGAS-TUGAS SEKRETARIS 48 96 120 120 384 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 SEK.2 SEK.25.25.G.25.4 SEK.G.F.G.F.G.5 SEK.G.

Kode Modul: SEK. Hubungan langsung jarak jauh antara satu dengan negara lain negara Bidang Bisnis dan Manajemen_PK Sekretaris/administrasi Bisnis viii .25.E..4: Mengelola Dokumen Dengan Sistem Tanggal PERISTILAHAN/GLOSARIUM Intercommunication PMBX PABX Switch Board Loudspeaking Telephone Telephone Answering Telephone Lokal Interlokal Hubungan internasional (overseas call) Hubungan dalam organisasi Private Manual Branch Exchange Private Automatic Branch Exchange Papan sambungan Pelantang suara telepon Mesin penjawab telepon Hubungan langsung jarak jauh dalam satu kota Hubungan langsung jarak jauh antar kota dalam satu wilayah negara.

Penanganan telepon merupakan salah satu kemampuan atau sub kompetensi yang harus dikuasai oleh seorang sekretaris dan merupakan bagian integral dari penguasaan sub-sub kompetensi seorang sekretaris. Modul ini juga dilengkapi dengan tugas berupa latihan-latihan dan evaluasi formatif untuk bahan perbaikan belajar. Pengirim dan penerima pesan dalam hal ini dapat bertindak selaku pribadi/perseorangan. etiket penanganan telepon. menelepon. komunikasi ini dipermudah dan diperlancar melalui pesawat telepon. serta evaluasi akhir. pesan. atau maksud yang lain dari pengirim pesan (komunikator) kepada penerima pesan (komunikan). gagasan. Berkat kemajuan teknologi. menerima telepon. Bidang Bisnis dan Manajemen_PK Sekretaris/administrasi Bisnis .Kode Modul: BM.2: Penanganan Telepon BAB I PENDAHULUAN A. ide. DESKRIPSI Komunikasi adalah proses penyampaian informasi yang berupa berita. Hasil akhir yang diharapkan dalam pemelajaran modul ini adalah Anda dapat mengoperasikan telepon dan berkomunikasi melalui telepon sesuai etiketnya.C. kesan. dapat pula mewakili lembaga. dan hambatan-hambatan dalam penanganan telepon.20. Modul ini membahas pengoperasian pesawat telepon.

khususnya yang membahas tentang penggunaan bahasa yang komunikatif.2: Penanganan Telepon B. Dengan kata lain. akan lebih baik jika didukung penguasaan bahasa asing (bahasa Inggris. PRASYARAT Modul ini merupakan lanjutan pelatihan keterampilan komunikasi dan pengoperasian alat-alat kantor.20. Sebelum mempelajari modul ini. Bidang Bisnis dan Manajemen_PK Sekretaris/administrasi Bisnis 2 .C.Kode Modul: BM. Anda harus memiliki kemampuan awal atau penguasaan tentang keterampilan berkomunikasi secara umum dan telah dapat menggunakan bahasa yang komunikatif dan penggunaan ejaan yang benar. penggunaan ejaan yang benar. atau bahasa lainnya). bahasa Mandarin. Modul-modul yang harus Anda kuasai dengan tuntas tersebut adalah : Modul Bahasa Indonesia. Anda telah mempelajari modulmodul tertentu dengan tuntas seperti terlihat pada peta kedudukan modul dengan menunjukkan alat bukti yang autentik.

kemudian cocokkan dengan kunci jawaban.20. Lakukan kegiatan ini sampai Anda tuntas menguasai hasil belajar yang diharapkan. prasyarat.2: Penanganan Telepon C. d) Bacalah dengan cermat peta kedudukan modul. PETUNJUK PENGGUNAAN MODUL Bacalah petunjuk penggunaan modul ini. Tujuan tersebut memuat kinerja yang diharapkan. tanyakanlah pada guru/instruktur sampai Anda paham. Lalu. f) Bila Anda mendapatkan kesulitan dalam proses memahami materi maka diskusikan dengan teman-teman Anda atau konsultasikan dengan guru/ instruktur. Lakukan ini pada awal dan akhir pemelajaran untuk mengetahui penguasaan Anda terhadap kompetensi sebagai pencapaian hasil belajar Anda. c) Diskusikan dengan sesama peserta diklat apa yang telah Anda cermati untuk mendapatkan pemahaman yang baik tentang tujuan belajar dan kompetensi yang ingin dicapai . serta pengertian dari istilah-istilah sulit dan penting dalam modul. kriteria keberhasilan. dan kondisi yang diberikan dalam rangka membentuk kompetensi kerja yang akan dicapai melalui modul ini. lalu jawablah pertanyaan tes. b) Bacalah dengan cermat dan pahami dengan baik daftar pertanyaan pada “cek kemampuan” sebagai pengukur kompetensi yang harus Anda kuasai dalam modul ini. g) Setelah Anda menuntaskan semua kegiatan belajar dalam modul ini. Bidang Bisnis dan Manajemen_PK Sekretaris/administrasi Bisnis 3 . Bila masih ragu. pelajarilah modul selanjutnya sesuai dengan yang tertuang pada peta kedudukan modul Program Keahlian Sekretaris/Administrasi Bisnis.Kode Modul: BM. e) Bacalah dengan cermat materi setiap kegiatan belajar. kerjakan tugasnya. pahamilah isinya agar memudahkan Anda dan guru/instruktur dalam proses pemelajaran. rencanakan kegiatan belajar.C. Langkah-langkah yang harus Anda (peserta diklat) tempuh a) Bacalah dengan cermat rumusan tujuan akhir dari kegiatan belajar ini.

bila belum menguasai benar materi pada kegiatan belajar sebelumnya.2: Penanganan Telepon h) Anda tidak dibenarkan melanjutkan kegiatan belajar berikutnya.Kode Modul: BM.20. i) Setelah semua modul untuk mencapai satu kompetensi tuntas dipelajari.C. Bidang Bisnis dan Manajemen_PK Sekretaris/administrasi Bisnis 4 . ajukan uji kompetensi dan sertifikasi.

2: Penanganan Telepon D. Bidang Bisnis dan Manajemen_PK Sekretaris/administrasi Bisnis 5 . TUJUAN AKHIR Spesifikasi kinerja yang diharapkan setelah Anda menyelesaikan modul ini adalah dapat berkomunikasi melalui telepon secara benar dan santun.C. Kinerja tersebut mencakup: q q q q q q Memahami fungsi telepon sebagai alat komunikasi Menerapkan etiket bertelepon Menjawab telepon masuk Melakukan kontak telepon Mencatat pesan pada formulir telepon Membuat format pesan telepon.20.Kode Modul: BM.

• Menguasai prosedur pengoperasian pesawat telepon sesuai buku manual. • Pemahaman fungsi tombol pada pesawat telepon untuk mendapatkan performansi optimal. • Prosedur pengoperasian pesawat telepon sesuai buku manual. • Pengenalan dan pemahaman jenis-jenis pesawat telepon.2. • Terampil menggunakan telepon untuk berkomuni kasi secara efektif sesuai dengan etika berkomunikasi secara profesional.20. • Menguasai fungsi penyetelan pesawat telepon untuk mendapatkan performansi maksimal. • Prosedur pengoperasian pesawat telepon sesuai buku manual.2: Penanganan Telepon E. Penggunaan pesawat telepon untuk menunjang komunikasi bisnis. • Terampil menggunakan telepon untuk berkomuni kasi secara efektif sesuai dengan etika berkomuni kasi secara profesional.C. KOMPETENSI Kompetensi : Mengoperasikan Alat-alat Komunikasi Kantor Sub-Kompetensi : Berkomunikasi Melalui Telepon Alokasi Waktu : 32 jam KOMPETENSI SUB KOMPETENSI -- KRITERIA UNJUK KERJA LINGKUP BELAJAR MATERI POKOK PEMBELAJARAN SIKAP • • • • • • Beretiket Hangat Sopan Rendah hati Hangat Bersikap menyenangkan PENGETAHUAN KETERAMPILAN C. Bidang Bisnis dan Manajemen_PK Sekretaris/administrasi Bisnis . Mengoperasikan pesawat telepon untuk berkomunikasi secara efektif sesuai dengan etika berkomunikasi secara profesional.Kode Modul: BM. • Pemahaman fungsi penyetelan pesawat telepon untuk mendapatkan performansi optimal.

Kode Modul: BM.20.C.2: Penanganan Telepon

F.

CEK KEMAMPUAN

Sebelum Anda mempelajari modul ini, jawablah semua pertanyaan di bawah ini dengan singkat dan tepat. Selanjutnya, pelajarilah materi-materi yang belum Anda kuasai kompetensinya. 1. 2. Apakah fungsi pesawat telepon bagi seorang sekretaris? Misalnya, Anda akan menelpon ke luar. apa yang Anda lakukan jika menggunakan telepon cara PABX dan PMBX? 3. Apa yang dimaksudkan dengan papan sambungan (switchboard) dan apa fungsinya? serta apa pula yang dimaksudkan dengan pelantang suara telepon (loudspeaking telephone) dan apa fungsinya? 4. Ada berapa macam telepon, jika diklasifikasi berdasarkan (a)

penempatannya, (b) cara kerjanya, (c) cara sambungannya. Uraikan secara singkat jawaban Anda? 5. Menurut Anda bagaimana etiket bertelepon dengan benar dan santun, agar si penelpon merasa dihargai dan diperlakukan dengan baik? 6. 7. Hal-hal apa saja yang tidak boleh dilakukan dalam melakukan komunikasi melalui pesawat telepon? Apa yang harus Anda lakukan, jika mendapatkan telepon dari rekanan yang ingin berbicara dengan pimpinan, sementara pimpinan mengatakan tidak mau diganggu? 8. Bagaimana membuat format berita telepon yang efektif? Tuliskan pula contoh salam pembuka ketika Anda menerima telepon dan tuliskan kalimat yang bijaksana apabila orang yang ditelepon tidak di tempat! 9. Susunlah langkah-langkah menelpon dengan benar! 10. Bagaimana jawaban Anda selaku sekretaris jika ada telepon yang menanyakan keterlambatan barang berupa 20 unit komputer merek Toshiba dan 10 unit printer merek Epson Stylus 2100 yang telah dipesan satu bulan yang lalu dan penelepon minta agar pesanan tersebut dikirim paling lambat dua hari dari hari ini, apabila terjadi keterlambatan lagi, pesanan akan dibatalkan?

Bidang Bisnis dan Manajemen_PK Sekretaris/administrasi Bisnis

Kode Modul: BM.20.C.2: Penanganan Telepon

BAB II PEMELAJARAN
A. RENCANA BELAJAR PESERTA DIKLAT
Kompetensi Subkompetensi Alokasi Waktu : Menerapkan pengarsipan surat dan dokumen : Menyimpan dan menemukan kembali arsip dengan sistem tanggal : 32 jam

Jenis Kegiatan

Tanggal

Waktu

Tempat Belajar

Alasan Perubahan

Tanda Tangan Guru

Bidang Bisnis dan Manajemen_PK Sekretaris/administrasi Bisnis

8

Kode Modul: BM.20.C.2: Penanganan Telepon

B. KEGIATAN BELAJAR
1. Kegiatan Pembelajaran: Mengoperasikan Pesawat Telepon A. Tujuan Pembelajaran Setelah menyelesaikan kegiatan belajar ini, Anda diharapkan: (1) (2) (3) dapat mengetahui arti hubungan telepon; dapat mengetahui macam -macam telepon dan hubungan telepon; dapat mengoperasikan pesawat telepon dengan cara yang benar dan santun, baik menerima telepon maupun melakukan kontak telepon; (4) B. dapat mencatat pesan melalui formulir telepon.

Uraian Materi Komunikasi dalam suatu organisasi, baik yang bersifat intern maupun

ekstern dapat dilakukan dengan berbagai macam cara. Salah satu cara berkomunikasi adalah dengan menggunakan telepon. Bagi seorang sekretaris, telepon merupakan piranti pokok guna mendukung efektivitas dan efisiensi kerjanya. Dengan telepon, informasi dapat disampaikan dan diterima dengan cepat, sehingga organisasi atau perus ahaan dengan cepat menindaklanjuti atau melakukan tindakan antisipasif. Hampir semua kegiatan bisnis pada masa kini memerlukan komunikasi melalui media telepon, seperti memperkenalkan perusahaan, memperkenalkan produk, memperkenalkan diri, memasarkan produk, meningkatkan relasi dengan pelanggan, mencari informasi, dan sebagainya. Pemakaian telepon yang efektif akan membantu keberhasilan dalam menjalin relasi bisnis. Namun perlu diingat bahwa pembicaraan melalui telepon bukan komunikasi tatap muka sehingga lawan bicara tidak dapat melihat cara nonverbal seperti mimik, ekspresi wajah, gerakan bagian tubuh dan sebagainya. Untuk itu, orang yang berkomunikasi melalui telepon harus berusaha untuk berbicara dengan suara yang jelas, tenang , santun dan menyenangkan.

Bidang Bisnis dan Manajemen_PK Sekretaris/administrasi Bisnis

9

manusia masih mengalami kesulitan untuk berkomunikasi secara langsung dalam jarak yang jauh.!! Kringggg. Pesawat telepon merupakan simbol suatu prestasi sebuah peradaban manusia. Sebagai alat komunikasi. Melalui pesawat telepon di samping mendengar.C.2: Penanganan Telepon 1. Angkatlah Segera Perhatikan Gambar 1. apalagi berhari-hari. tentu orang juga berbicara. Kringgg. Karena itu jika telepon berdering. pesawat telepon mempermudah saling komunikasi antarindividu pada tempat yang berlainan dan berjauhan. karena dengan telepon baik komunikator (penyampai pesan) maupun komunikan (penerima pesan) dapat menyampaikan berita atau informasi pada saat yang sama.Kode Modul: BM. Hubungan dengan telepon termasuk bentuk komunikasi tidak langsung antara komunikator dan komunikan tetapi diperantarai dengan satu rangkaian elektronik yang disebut pesawat telepon. dapat diketahui bahwa ada seseorang yang sedang menunggu sambutan atau jawaban kita. telepon dipakai untuk menyampaikan dan menerima informasi dengan cepat. Sebagai sarana komunikasi. Tindakan apa yang harus Anda lakukan apabila terdengar bunyi dering telepon? Dering merupakan tAnda bahwa ada panggilan dari jarak jauh. Pengertian Hubungan Telepon Kata telepon berasal dari kata tele dan phone yang berati 'jauh' dan 'bunyi' .!! Kriinnggg…!!! Gambar 1 Dering Telepon 2-3 Kali.20. sehingga tentu saja kita harus segera mengangkat telepon itu dan tidak membiarkan deringan itu terlalu lama. tidak perlu menunggu berjam -jam. karena beberapa saat yang lalu.. Bidang Bisnis dan Manajemen_PK Sekretaris/administrasi Bisnis 10 .

Di kantor.20. melakukan hubungan telepon merupakan bagian biasa dari kehidupan manusia. nomor telepon pusat atau hotline Unesa adalah 031- Bidang Bisnis dan Manajemen_PK Sekretaris/administrasi Bisnis 11 . Melalui telepon setiap orang dapat menjalin komunikasi dengan lebih efektif. Jenis Pesawat Telepon Dari segi kapasitas atau kemampuan peralatan yang digunakan pada pesawat telepon. 2) Pesawat Telepon Telepon merupakan alat untuk menyampaikan informasi secara lisan dari satu pihak ke pihak lain dari jarak jauh. Hubungan di dalam intercom sering disebut juga dengan istilah interphone atau intertelephone. Salah satu jenis pesawat telepon adalah pesawat tunggal. bahkan telepon telah menjadi sebuah kebutuhan. yaitu 1) Intercom Dalam bahasa Inggris disebut intercomunication yang artinya komunikasi di dalam. Dalam kegiatan bisnis. 2. organisasi.Kode Modul: BM. Pesawat ini bisa digunakan di lingkungan keluarga. baik dalam lingkungan kantor maupun luar kantor. intercom merupakan alat komunikasi yang dipergunakan untuk menyampaikan warta atau keterangan dalam lingkungan organisasi sendiri at au dari satu bagian ke bagian lain dalam satu instansi. telepon merupakan sarana penting dalam menunjang kelancaran aktivitas bisnisnya.C. maupun instansi tertentu. ada beberapa jenis pesawat telepon. Misalnya. Macam-Macam Pesawat dan Hubungan Telepon a. Pesawat tunggal yang digunakan di lingkungan instansi biasanya dilengkapi dengan pesawat ekstensi (cabang-cabang). Dewasa ini. Orang bisa membuat janji secara pasti melalui telepon sebelum mereka melakukan pertemuan langsung yang penting.2: Penanganan Telepon Hubungan telepon adalah cara mengadakan hubungan langsung jarak jauh untuk menyampaikan dan menerima pembicaraan melalui alat elektronik dari satu pihak kepada pihak lain.

umumnya menggunakan ekstensi (lihat contoh penggunaan ekstensi pada butir 2 di atas). Jurusan Teknik Sipil: Eks. Penelepon harus menekan nomor yang telah ditentukan. 503. Bidang Bisnis dan Manajemen_PK Sekretaris/administrasi Bisnis 12 .C.20. 502. Jurusan Listrik-Elektronika: Eks. 500. Untuk menelepon. penelepon baru dapat berhubungan langsung dengan nomor telepon luar yang dikehendaki . 501. Pesawat Telepon Tunggal 3) PMBX (Private Manual Branch Excharge) Jenis pesawat ini tidak memungkinkan kita dapat berhubungan langsung tanpa melalui operator. dan Jurusan PKK: Eks. Setelah tersambung.Kode Modul: BM. Gambar 2. penelpon harus terlebih dahulu melalui operator. Teknik Mesin: Eks.2: Penanganan Telepon 8280009 adapun nomor pesawat eksistensinya sebagai berikut Fakultas Teknik: Eks. 504.

penelepon telepon dikehendaki. Gambar 4 Contoh Telepon Tanpa Melalui Operator 5) Switchboard (papan sambungan) Switchboard yaitu alat komunikasi yang terdiri dari papan panel yang lebar.20. yang di dalamnya terdapat saklar-saklar dan instrumen lain Bidang Bisnis dan Manajemen_PK Sekretaris/administrasi Bisnis 13 . Operator dapat pula dihubungi bila diperlukan dengan cara memutar nomor (kode) yang telah ditentukan.C.Kode Modul: BM.2: Penanganan Telepon Gambar 3 Contoh Telepon Melalui Operator 4) PABX (Private Automatic Branch Excharge) Pesawat ini memungkinkan kita dapat berhubungan langsung tanpa melalui operator. Setelah itu. Penelpon dapat berhubungan langsung baru memutar nomor dengan yang cara memutar nomor khusus untuk memperoleh saluran keluar.

dalam satu kota. jika dari Pontianak ingin mengadakan telepon ke Surabaya. antarkota atau antar propinsi. yaitu hubungan telepon antara dua orang secara langsung dengan jarak jauh. Saat ini Swithboard masih digunakan untuk keperluan intern kantor yaitu untuk menambah sambungan telepon agar komunikasi setiap bagian dengan bagian lain tetap berjalan dengan lancar. b. Misalnya. ditinjau dari segi jarah jangkauannya dikelompokkan menjadi tiga 1) Hubungan antar bagian (intern). yaitu kode wilayah Surabaya. yaitu hubungan yang dilakukan komunikator dengan komunikan dalam satu lingkup daerah tertentu.C. Jenis Hubungan Telepon Hubungan telepon. 2) Hubungan lokal (setempat). yaitu hubungan langsung antara bagian satu dengan yang lain dalam satu kantor. Pada hubungan ini tidak perlu menggunakan atau memutar kode area tempat yang dituju. baru diikuti nomor telepon yang dituju. Setelah itu. namun dapat tetap dalam satu negara.20. Untuk melakukan hubungan ini terlebih dulu penelpon harus memutar nomor kode wilayah tempat yang dituju. maka harus menekan atau memutar lebih dulu nomor 031. 3) Hubungan interlokal. Keuntungan yang diperoleh dengan menggunakan alat ini adalah kita dapat (a) (b) (c) meningkatkan kemampuan kerja. 6) Loudspeaking telephone (pelantang suara telepone) Alat ini digunakan untuk memperbesar atau memper keras volume suara telepon. menerima telepon tanpa harus meninggalkan pekerjaan yang ada.Kode Modul: BM.2: Penanganan Telepon yang berfungsi untuk menyampaikan informasi dari tempat satu ke tempat lain. meningkatkan efisiensi waktu. 7) Telephone answering machine (mesin penjawab telepon) Alat ini dapat merekam/menjawab setiap pesan (berita) yang masuk. Bidang Bisnis dan Manajemen_PK Sekretaris/administrasi Bisnis 14 .

Hampir-hampir tidak ada orang yang tidak memiliki dan tidak menggunakan hp-ini. 4) Telepon mobil atau telepon genggam (handphone). 2) 3) Telepon dinding ( wallphone). Selain dapat digunakan seperti hubungan telepon yang lazim (lokal. Untuk melakukan hubungan di atas. ada empat macam telepon yang biasa digunakan pada suatu organisasi 1) Telepon meja (tablephone). kapal atau pesawat . yaitu telepon yang diletakkan dan ditempatkan pada dinding. dan internasional).20. sekretaris harus memperhatikan perbedaan waktu antar negara. yaitu hubungan telepon langsung berjarak jauh dari seseorang atau organisasi di suatu negara dengan orang lain atau organisasi negara yang lain. baru kemudian nomor telepon yang dituju. Dalam melakukan hubungan internasional. Setelah itu.C. yakni telepon yang bisa dibawa kemana-mana oleh pemiliknya. Sekarang di Indonesia telah menerapkan sistem SLJJ (sambungan langsung jarak jauh) untuk hubungan interlokal dan sistem SLI (sambungan langsung internasional) untuk hubungan internasional. Permintaan hubungan telepon internasional dapat dilakukan dengan menekan atau memutar terlebih dahulu nomor 001 atau 008. yakni telepon yang diletakkan pada mobil. Akhir-akhir ini telepon genggam mengalami kemajuan yang pesat. c. Peletakan Pesawat Telepon Ditinjau dari peletakannya. kode wilayah. Telepon mobil. kapal. Bidang Bisnis dan Manajemen_PK Sekretaris/administrasi Bisnis 15 .Kode Modul: BM. penelepon bergantung pada jenis pesawat telepon.2: Penanganan Telepon 4) Hubungan internasional (overseas call). interlokal. menekan atau memutar kode negara. agar tidak menyalahi etiket bertelepon. atau pesawat. yaitu telepon yang diletakkan dan ditempatkan di atas meja. HP ini memiliki fasilitas dapat digunakan SMS (sort message services).

Cara Kerja Telepon Ditinjau dari cara kerjanya. Bidang Bisnis dan Manajemen_PK Sekretaris/administrasi Bisnis 16 . penelpon langsung bicara. C. yaitu (1) hubungan intern.20. Ada empat macam hubungan telepon. operator sentral akan meminta hubungan dengan orang yang dikehendaki dan menunggu sampai orang yang dituju siap untuk bicara.2: Penanganan Telepon d. (3) hubungan interlokal. dan (4) hubungan internasional. Berikan nama dan nomor telepon orang yang ingin dihubungi dan sebutkan juga nomor telepon pesawat sendiri. telepon dapat dikelompokkan dalam dua jenis seperti berikut. Rangkuman 1 1.Kode Modul: BM. Layanan telepon jenis SMS ini banyak digemari karena biayanya yang murah dan cepat. 1) Hubungan Melalui Operator Bila melalui operator. meskipun mereka berada di tempat yang berlainan dan berjauhan. Melalui pesawat telepon orang dapat saling berkomunikasi dengan cepat dan mudah. Kalau sudah berhasil menghubungi nomor yang diinginkan. Di samping itu pesan tertulis tersebut bisa langsung mengingatkan pesan tanpa harus dituliskan lagi pada buku catatan sekretaris. penelepon mem utar/menekan nomor operator sentral untuk minta hubungan perorangan.C. Dengan memutar kode atau nomor sambungan langsung jarak jauh. 2. (2) hubungan lokal. Hubungan telepon adalah cara mengadakan hubungan langsung jarak jauh melalui alat elektronik dari satu pihak kepada pihak lain. komunikasi melalui sms ini bisa dilakukan secara tertulis atau melalui suara (voice). 3) Hubungan Langsung dengan SMS Hubungan langsung jarak jauh ini dapat dilakukan sampai melintas i batas negara hanya dengan menggunakan layanan pesan pendek (SMS). 2) Hubungan Langsung Yang dimaksud hubungan langsung jarak jauh adalah penelepon/ menelpon sendiri tanpa operator.

Anda diminta melakukannya dengan sungguh-sungguh.Kode Modul: BM.C. (3) telepon mobil-pesawat-kapal. misalnya PT Telkom. PABX (Private Automatic Branch Excharge). Tanyakan kepada penjaga toko tersebut tentang berbagai pesawat telepon. (2) telepon dinding. Bila di sekolah Anda ada pesawat telepon yang khusus untuk praktik maka gunakanlah itu.20. Tanyakanlah kepada petugas yang kepada guru/instruktur Bidang Bisnis dan Manajemen_PK Sekretaris/administrasi Bisnis 17 . PMBX (Private Manual Br anch Excharge). Ada tiga macam cara kerja melakukan telepon. telephone answering machine (mesin penjawab telepon) 4. 5. switchboard (papan sambungan). Ditinjau dari peletakannya. switchboard (papan sambungan). 3. Ada beberapa jenis pesawat telepon. telephone answering machine PABX dan PMBX. loudspeaking telephone (pelantang suara telepone). di antaranya intercom. Pada toko yang Anda kunjungi. Catat semua penjelasan petugas toko bila ada yang belum Anda pahami. Laporkan hasilnya secara tertulis Pembina untuk mata diklat ini. PABX ( Private Automatic Branch Excharge). Tugas 1 Dalam menjalankan tugas ini. serta (3) hubungan dengan menggunakan SMS (Sistem Makluman Singkat). Cobalah Anda datang ke toko elekt ronik yang menjual berbagai pesawat telepon yang terdekat di kota Anda. Tanyakanlah prosedur penggunaan pesawat telepon untuk menerima maupun mengadakan sambungan telepon. pesawat telepon. terdapat empat jenis telepon . yaitu interkom. dan (4) telepon genggam (handphone atau mobile phone). Catatlah keterangan yang Anda peroleh dari mereka. Anda harus mencari kantor pemerintah atau swasta. D. yakni (1) telepon meja. 1. (2) hubungan langsung. selain mengamati berbagai pesawat telepon. PMBX (Private Manual Branch Excharge). Jika tidak ada. Anda bisa tanyakan pula kepada petugas toko tentang fungsi dan cara kerja masing-masing pesawat telepon tersebut. loudspeaking telephone (pelantang suara telepone).2: Penanganan Telepon 3. yaitu (1) hubungan melalui operator. 2. pesawat telepon.

uraikan secara singkat jawaban Anda? 7. 5. apakah yang harus Anda lakukan jika hendak menelpon ke luar? Bagaimana pula seandainya tempat itu menggunakan sistem PMBX? 6. p injamlah telepon di kantor sekolah Anda. 2. Anda sedang berada di tempat yang menggunakan telepon dengan sistem PABX.2: Penanganan Telepon bersangkutan tentang cara penggunaan telepon dengan sistem PABX. Tanyakan apa yang harus Anda lakukan jika hendak menelpon ke luar? Bagaimana pula seandainya jika di tempat itu menggunakan sistem PMBX? 4. telepon dapat diklasifikasikan menjadi berapa. Tes Formatif 1 1. ada guru atau teman yang memiliki HP. sebutkan dan uraikan dengan singkat cara kerjanya? Bidang Bisnis dan Manajemen_PK Sekretaris/administrasi Bisnis 18 . baik untuk menelpon. Apakah fungs i pesawat telepon? Apakah yang dimaksud PABX dan PMBX? Kapan hal tersebut digunakan? Apa yang dimaksudkan dengan papan sambungan (switchboard) dan apa fungsinya? 4. Simulasikan secara berpasangan dan bergantian peran dengan teman-teman Anda.20. a) Sampaikan informasi penting tentang penundaan rencana rapat . Bila di sekolah Anda. 5. Ditinjau dari cara kerjanya. E. telepon diklasifikasi menjadi berapa macam atau jenis telepon. b) Sampaikan pesan bahwa Anda telah menelepon seseorang yang kebetulan tidak ada di tempat. Ditinjau dari peletakannya. 3. menerima telepon. tanyakanlah cara menggunakan HP tersebut. Apa yang dimaksudkan dengan pelantang suara telepon (loudspeaking telephone) dan apa fungsinya? Misalnya. mengirim-menerima SMS. Bila di sekolah ada pesawat telepon untuk praktik. dan mengoperasikannya untuk keperluan internet (bila memungkinkan).Kode Modul: BM.C.

Melalui pesawat telepon. 3. Ditinjau dari peletakannya. orang dapat saling berkomunikasi dengan cepat dan mudah. tombol nomor yang akan kita tuju. 6. 8. telepon diklasifikasi menjadi tiga.Kode Modul: BM. yang harus kita lakukan pertama kali saat menelepon ke luar adalah memutar/tekan nomor khusus.20. (b) telepon dinding (wallphone). 7. atau pesawat.2: Penanganan Telepon F. yang di dalamnya terdapat saklar-saklar dan instrumen yang berfungsi untuk menyampaikan informasi dari satu tempat ke tempat lainnya. (2) berhubungan telepon secara langsung dengan nomor yang kita tuju . 4. dan (3) berhubungan melalui layanan pesan singkat SMS dengan HP (telepon genggam). PABX (Private Automatic Branch Excharge) adalah suatu jenis telepon yang memiliki saluran langsung tanpa harus melewati operator. (c) Bidang Bisnis dan Manajemen_PK Sekretaris/administrasi Bisnis 19 . yakni (a) telepon meja (tablephone). Bila menggunakan telepon dengan sistem PABX. Ditinjau dari cara kerjanya. Kunci Jawaban Formatif 1 1. kapal. Fungsi telepon adalah untuk berkomunikasi antara pengirim dan penerima pesan dari dalam dan luar. Yang dimaksud PMBX (Private Manual Branch Excharge) adalah suatu jenis telepon yang tidak memungkinkan kita dapat berhubungan langsung tanpa melalui operator. Papan sambungan (switchboard) adalah alat komunikasi yang terdiri atas papan panel yang lebar. 5. telepon mobil. telepon diklasifikasikan menjadi tiga. 2. yakni (1) berhubungan telepon melalui operator. baru kita tekan . 9. Pelantang suara telepon (loudspeaking telephone) adalah alat yang digunakan untuk memperbesar atau memperkeras volume suara telepon. yang berfungsi untuk memperbesar suara sehingga penerima telepon tidak harus meninggalkan pekerjaan yang ada.C. meskipun mereka berada di tempat yang berlainan dan berjauhan. misalnya nomor 9 setelah terdengar nada sela.

Kegiatan Pembelajaran 2: Etika Penanganan Telepon A. Uraian Materi 2 Etiket Bertelepon Banyak orang menyamakan begitu saja kata etika dan etiket padahal keduanya memiliki pengertian berbeda. dalam percakapan. Etika adalah cabang filsafat yang membahas tingkah laku manusia berdasarkan kaidah baik-buruk. benar-salah. Sedangkan etiket (bahasa Perancis Etiquette) adalah tata krama. melayani atau menerima tamu. Kalau etika membahas apa yang benar. Mengoperasikan pesawat telepon. tepat-tidak.” Etiket diterapkan. atau tata pergaulan. makanminum. pesawat telepon/pesawat komunikasi. 3. (2) berkomunikasi dengan telepon. jujur. Bidang Bisnis dan Manajemen_PK Sekretaris/administrasi Bisnis 20 . Mengidentifikasi jenis pesawat telepon. berkunjung.2: Penanganan Telepon G.Kode Modul: BM. salah.20. B. Memilih jenis hubungan telepon sesuai kebutuhan dalam berkomunikasi 4. sopan santun. Tujuan Kegiatan Pembelajaran 2 Setelah memahami modul dua tentang etika penanganan telepon ini. Anda diharapkan dapat (1) m emahami tata-cara bertelepon dengan menggunakan etiket yang baik dalam penggunaan telepon. bertamu. bertelepon. sementara itu etiket membahas apa yang sopan dan pantas. (3) m enggunakan tata-cara bertelepon secara beretiket yang santun. Lembar Kerja 1 Disediakan seperangkat alat tulis dan. Langkah Kerja 1. peserta diklat dapat mengoperasikan fungsi telepon sebagai alat komunikasi dengan benar. Menuliskan fungsi telepon sebagai alat komunikasi 2. adil dan lain-lain. 2.C. dan seterusnya.

Sebaliknya.kali beranggapan bahwa orang yang menelepon ini tidak melihat siapa yang menerima telepon. Dengan suara yang merdu didengar. Hal terpenting adalah suara yang jelas. Bagi penerima telepon sendiri. jika sikap baik dalam melakukan pelayanan telepon dapat Anda berikan maka gambaran yang baik terhadap perusahaan akan terbentuk pula. tetapi jalan pikiran penerima telepon dapat dirasakan melalui pembicaraan yang dilakukannya ketika dia menjawab telepon. tegas. maka dapat menghancurkan citra perusahaan sebelumnya. penerima telepon harus selalu bersikap ramah dan memberikan kesan bahwa ia benar-benar ingin membantu. Walaupun orang tidak bisa melihat perilaku penerima telepon.Kode Modul: BM. kita memang tidak berhadapan dengan orang yang kita ajak berkomunikasi. Penampilan yang menarik tidak akan tampak dalam hubungan bertelepon. Satu kali saja pelayanan telepon tidak memuaskan. Sering kali orang yang menelepon menarik kesimpulan tentang citra pimpinan dan perusahaan berdasarkan reaksi yang mereka peroleh pada waktu menelepon. memakai busana yang up to date. penampilan tetap tidak boleh diabaikan. tidak jarang orang menjadi lebih betah dan senang berkomunikasi dengan kita. Walaupun begitu. Dengan hanya mendengar suara.2: Penanganan Telepon Bagaimana etiket bertelepon? Ketika kita menggunakan pesawat telepon. orang luar sering menyimpulkan pribadi penerima telepon dan citra perusahaan. Untuk itu. dan bersahabat. hubungan baik yang dibina dengan orang yang belum pernah ditemui akan sangat besar manfaatnya. lalu penerima telepon dapat semaunya dan berbicara kurang sopan.20. Suara penerima telepon (sekretaris atau resepsionis) mencerminkan citra organisasi/perusahaan. juga tidak perlu menampakkan wajah yang ramah dan penuh senyum seperti layaknya menerima tamu.C. Tidak salah. Dengan demikian. jika ada kesan pertama orang luar terhadap perusahaan atau kantor dapat timbul dari cara pembicaraan di telepon. hangat. namun terkesan ramah. Akan tetapi. Bidang Bisnis dan Manajemen_PK Sekretaris/administrasi Bisnis 21 . dan bagaimana cara menyatakannya di telepon. karena tugas sekretaris bukan hanya menerima atau menel epon. kepribadian seseorang jelas tercermin melalui bagaimana mereka menyampaikan sesuatu yang harus dikatakan. kita tidak perlu tampil dengan cantik dan menarik. Jangan sekali. apa yang dikatakan. Layanilah orang yang bertelepon dengan senang hati dan santun.

Siapa pun yang sebelum nada sela yang menelepon adalah penting dan patut dilayani dengan sebaik-baiknya.Kode Modul: BM. akan tetapi etiket dalam bertelepon tidak boleh diabaikan. 1. Tunjukkanlah ketulusan dan kemauan untuk mendengarkan apa yang dikatakan oleh orang yang berbicara di telepon. sering tergoda dengan “hobi ngerumpi. tetapi langsung menyebutkan nama organisasi atau perusahaan tempat kita bekerja. 3. Gambar 5. Jangan menggunakan pesawat telepon di tempat kerja untuk kepentingan pribadi atau terlalu lama berbicara dengan si penelpon. Memang kita tidak berhadapan langsung dengan orang yang kita ajak bicara. Bersikaplah wajar dan ramah dalam pembicaraan telepon. Sekretaris yang pada umumnya wanita.” Dalam hal ini. maksimal tiga kali berdering. Bersikaplah bijaksana dalam menanggapi penelepon. Adapun hal -hal yang penting dan harus kita perhatikan dan kita laksanakan sehubungan dengan etiket bertelepon adalah sebagai berikut. tanpa harus memotongnya pembicaraan penelepon memberikan kesempatan kita untuk menjawabnya. Jangan memulai pembicaraan hanya dengan ucapan kata halo. Jangan membiarkan telepon berdering terlalu lama.2: Penanganan Telepon Sikap wajar dan ramah dalam menelepon mungkin lebih penting daripada sikap dalam kontak langsung (bertemu muka). segeralah angkat dan jawab dengan sopan.C.20. Memulai Percakapan 4. 2. kita harus mampu menempatkan diri kita sebagai Bidang Bisnis dan Manajemen_PK Sekretaris/administrasi Bisnis 22 .

di samping pokok pembicaraan. 9.20. tetapi sebaiknya kita dapat menahan diri untuk tidak mengucapkan kata-kata kasar. kemudian kita bertanya. kita dapat menggunakan hubungan telepon dengan bijaksana. Bila kita berbicara terlalu cepat. bahkan sampai menyinggung perasaan penelpon. bila kita berbicara terlalu lambat. 5. bisa diulang?” Sungguh hal yang tidak sopan bila kita mengungkapkan hal demikian. Sebut nama dan jabatan orang yang akan dituju. 6. bicaralah dengan sikap yang menyenangkan. 7. Jangan mengucapkan kata-kata yang menyinggung perasaan . Jangan sampai sesudah menghubungi nomor tertentu. Perhatikan volume suara. apabila memang ada kepentingan pribadi yang begitu mendesak untuk dibicarakan. Artinya. Berbicaralah dengan tempo yang tepat. konsentrasikan pikiran kita pada percakapan tersebut. seorang sekretaris harus tetap ramah dan sopan di dalam percakapan lewat telepon. “apa. Sebaliknya. Bagaimanapun juga. dan kecepatan yang normal. bicara seperlunya tanpa menggangu tugas kita. tidak terlalu cepat atau terlalu lambat. Jangan pula berbicara dengan suara terlalu keras . Berusahalah untuk menanggapi maksud pembicara dengan cepat dan memberi kesan bahwa orang yang kita ajak bicara diperhatikan seperti layaknya kita berhadapan langsung dengannya. Sebaliknya.Kode Modul: BM. orang akan cepat bosan karena harus menunggu terlalu lama untuk memahami maksud pembicaraan kita. 8. lancar. Oleh karena itu. Berusahalah mendengarkan mitra bicara kita.2: Penanganan Telepon petugas kantor. ucapkan dengan kata yang jelas. Jangan melamun atau bersikap tidak tertuju pada pembicaraan sehingga kadang-kadang kita meminta penelepon untuk mengulangi pembicaraan dengan ungkapan. Hindari percakapan melalui telepon apabila tidak begitu perlu. Mungkin kita mendapat perlakuan yang kurang enak dari percakapan melalui telepon.C. Namun. orang yang berkomunikasi dengan kita sering tidak memahami isi pembicaraan kita. Saya harus berbicara dengan siapa ya? Bidang Bisnis dan Manajemen_PK Sekretaris/administrasi Bisnis 23 .

Berbicara dengan orang lain selagi berbicara di telepon 3.20. 15. Jangan lupa mengucapkan terima kasih (thank you) dan kembali (you are welcome). Bicaralah seperlunya sesuai dengan maksud pembic araan dan jangan bicara di telepon sambil makan atau berdecak. terutama kepada orang yang belum akrab/asing 2. Ada baiknya kita tanyakan apakah saat ini memang waktu yang tepat untuk berbicara. sehingga kita terpaksa mengganggu di sela-sela kesibukannya. Hal-hal yang harus dihindari sekretaris dalam berkomunikasi melalui telepon 1. Jangan menganggap bahwa panggilan telepon merupakan gangguan terhadap pekerja.Kode Modul: BM.C. 13. 14. 11. Memakai bahasa informal. serta mengucapkan salam Selamat pagi atau Selamat siang ketika mengakiri pembicaraan. Catat hal-hal penting yang akan disampaikan.2: Penanganan Telepon 10. Bersegeralah minta maaf jika membuat kesalahan-kesalahan pada waktu bertelepon. Barangkali saat ini orang yang kita tuju sedang sibuk. Gambar 6 Cepat Tanggapi Jika Ada Dering Telepon 12. Letakkan gagang telepon dengan perlahan. Berbicara sambil makan sesuatu atau mengunyah permen Bidang Bisnis dan Manajemen_PK Sekretaris/administrasi Bisnis 24 . Akhiri pembicaraan dengan tepat.

hanya bunyi musik yang diperdengarkan 8. Ketika bertelepon di kantor. tata pergaulan dalam bertelepon (menerima-melakukan kontak telepon). seperti nomor telepon yang dituju. Etiket bertelepon adalah tata krama. segera lah angkat. Berikan respon secara cepat dan lugas. Nada dan intonasi yang terkesan malas atau tak ramah. Etiket bertelepon yang baik adalah berbicara dengan jelas. Berbicara terl alu banyak basa-basi 5. Dengarkan mitra bicara dan berkonsentrasi dengan pihak penel epon (tidak melamun). serta pokok pembicaraan. Penelpon dibiarkan menunggu terlalu lama. tetapi sebutkan nama dan perusahaan Anda. • • • • • • Jangan gunakan telepon untuk hal-hal di luar urusan kantor. tegas. dan bersahabat. tegas dan lancar. Siapkan perlengkapan seperlunya ketika akan melepon. Berbicara dengan nada kasar atau membentak 6. kecuali hanya sesekali dan seperlunya. tanpa penjelasan. Panggilan telepon disambungkan ke alamat yang salah berkali-kali 9. hangat. serta hangat dan bersahabat.20. Berbicara dengan nada memerintah 7. 3. 2. Rangkuman 2 1.2: Penanganan Telepon 4. dengan volume suara cukup jelas. terkesan ramah. Berkatalah dengan sopan dan hangat. Berbicara seperlunya. nama dan jabatan yang dituju. jangan membuka pembicaraan menerima telepon dengan sebutan hallo. sopan santun.C. Bidang Bisnis dan Manajemen_PK Sekretaris/administrasi Bisnis 25 .Kode Modul: BM. hindari kata-kata yang bisa menyinggung perasaan penelepon. buku catatan dan pensil. Hal-hal penting etiket bertelepon adalah sebagai berikut • • Jangan biarkan telepon berdering 2-3 kali. C.

Tes Formatif 2 1.2: Penanganan Telepon • • • Tanyakan apakah penerima telepon punya waktu untuk berbicara. misalnya cara menanggapi panggilan telepon. minta nomor penel epon. (b) m emberi kesan yang positip pada si penerima telepon. 2. agar si penelpon merasa Bidang Bisnis dan Manajemen_PK Sekretaris/administrasi Bisnis 26 . dan bersahabat. 3. minta maaf jika ada kesalahan. 2. F. Anda secara berkelompok 3-4 orang diminta mendatangi kantor-kantor pemerintah atau swasta dengan tujuan untuk menggali informasi tentang etiket dalam bertelepon.20. dan sejenisnya. Kunci Jawaban 2 1. Etiket bertelepon yang baik adalah (a) berbicara dengan jelas.Kode Modul: BM. Simpulkan pemerintah. etiket bertelepon yang santun. volume suara dalam berdialog (buat 4 kalimat dialog dengan teman terdekat Anda). D. Buatlah laporan nya secara tertulis .C. Jangan telepon sambil makan. tegas. terkesan ramah. Tuliskan hal-hal yang tidak boleh dilakukan dalam melakukan komunikasi melalui pesawat telepon. serta letakkan telepon secara perlahan. (c) jangan menunjukkan nada kesal apabila ada hal -hal yang kurang menyenangkan. Catat pesan. 3. (d) siapkan informasi yang perlu disampaikan. dan akhiri pembicaraan dengan ucapan terima kasih. Tuliskan dihargai? Simulasikanlah hal. etiket yang diterapkan oleh kantor-kantor swasta dan E. Tugas 2 1. Diskusikan hasil informasi yang telah Anda peroleh dengan kelompokkelompok lain.hal yang perlu dilaksanakan pada waktu menerima telepon. hangat.

: Selamat pagi ibu Septiani.Kode Modul: BM. Bicara di telepon sambil makan atau berdecak. c. Hal-hal yang tidak boleh dilakukan dalam melakukan komunikasi melalui pesawat telepon sebagai berikut a. ini dari PT HG PRATAMA. Suara terlalu keras . adakah yang dapat saya bantu. Penerima Telepon : Oh ya. b. b. Anggapan bahwa panggilan telepon merupakan gangguan terhadap penerima. Membuat contoh dialog 4 kalimat: Penelpon Penerima Telepon Penelepon : Menekan nomor 3713328 : Selamat pagi . ingin menanyakan tentang pelaksanaan tukar guling fasum yang ada di perumahan Babatan Pilang Surabaya. seakan-akan berbicara berhadapan muka. maksimal 2-3 kali berdering. latihlah atau biasakan diri tersenyum waktu menelepon. sehingga akan memberi kesan ramah dan ingin membantu. karena itu dilayani dengan sebaik-baiknya.2: Penanganan Telepon 2. Bapak Rudiansyah. apakah Bapak belum menerima undangan dari kami yang telah dikirim minggu lalu? 3.hal yang perlu dilaksanakan pada waktu menerima sebagai berikut a.C.20. Bersikaplah melayani dalam menanggapi penelpon karena siapa pun yang menelepon adalah penting bagi organisasi atau perusahaan. telepon adalah Jangan mem biarkan telepon berdering terlalu lama. Hal. c. Bidang Bisnis dan Manajemen_PK Sekretaris/administrasi Bisnis 27 . Bersikaplah wajar dan ramah dalam bicara. PT Mekar Abadi. Septiani bicara.

hanya bunyi musik yang diperdengarkan.2: Penanganan Telepon d. Menanggapi penelepon secara wajar dan melayani. Lembar Kerja 2 1. 2. e. G. Berbicara dengan ramah. f. k. Sediakan seperangkat alat tulis dan pesawat komunikasi. g. j. Berbicara dengan nada memerintah.20. Mengidentifikasi hal-hal yang penting untuk diperhatikan dan dilaksanakan pada waktu bertelepon. Berbicara sambil makan sesuatu atau mengunyah permen. Berbicara dengan orang lain selagi berbicara di telepon. nada bicara. i. b. bersahabat dan wajar dalam berkomunikasi dengan telepon. Peserta diklat diharapkan dapat telepon/pesawat menerapkan etika bertelepon dengan santun dan dengan benar dari sisi sikap. c. Berbicara terlalu banyak basa-basi.Kode Modul: BM. tegas. f. terutama kepada orang yang belum akrab atau belum tahu siapa orang yang berbicara di telepon. d. h. tanpa penjelasan. Langkah Kerja a. Bidang Bisnis dan Manajemen_PK Sekretaris/administrasi Bisnis 28 . bahasa. suara. Memakai bahasa informal. Menerapkan etika berkomunikasi dengan pesawat telepon. Mengatur volume telepon atau berbicara dengan suara yang santun. g. Biarkan penelepon menunggu terlalu lama. Menerima panggilan telepon dengan senang hati. hangat.C. e. l. Panggilan telepon ditransfer ke alamat yang salah. Berbicara dengan nada kasar atau membentak. Nada dan intonasi terkesan malas atau tak ramah. Membatasi pembicaraan yang penting sesuai dengan pokokpokok pembicaraan.

angkat gagang telepon dengan tangan kiri. dering telepon yang terus -menerus pasti akan mengganggu konsentrasi pimpinan. Karena letak ruang sekretaris berdekatan dengan ruang pimpinan.2: Penanganan Telepon 3. 1. Langkah-langkah dalam berhubungan telepon dapat dibagi menjadi dua.Kode Modul: BM.20. Anda diharapkan dapat: 1) memahami etiket/cara bertelepon yang santun. Tujuan Kegiatan Pembelajaran 3 Setelah mempelajari materi modul tentang menerima telepon. jangan sampai dering telepon berbunyi lebih dari tiga kali. 2) bertelepon dengan cara yang benar dan santun. Langkah-langkah dan Teknik Menerima Telepon a. Teknik Mengangkat Telepon • Setiap kali telepon berdering. sementara itu tangan kanan siap dengan alat tulis. harus segera diangkat. Uraian Materi 3 Dengan tetap berpegang pada etiket dalam hubungan telepon. yakni (1) langkah-langkah dalam menerima telepon dan (2) langkah-langkah dalam menelpon. Bidang Bisnis dan Manajemen_PK Sekretaris/administrasi Bisnis 29 . B. • Saat menerima telepon. sebab akan mengganggu suasana kerja. kini akan diuraikan prinsip-prinsip etiket yang harus dilakukan seorang sekretaris yang akan bertelepon. Kegiatan Pembelajaran 3: Menerima Telepon A.C.

C. Menyiapkan Buku Catatan Siapkan buku catatan dan alat tulis untuk mencatat hal-hal yang penting. kita dapat saya mengajukan dengan pertanyaan. kita tidak cukup menyapanya dengan bapak.2: Penanganan Telepon Gambar 7 Teknik Mengangkat Telepon yang Baik b.Kode Modul: BM. tangan kiri memegang gagang telepon.” Walaupun percakapan dilakukan melalui telepon. atau saudara. misalnya Bapak Djoko. Tetapi jangan sampai kita bertanya seperti anak kecil. Memberi Salam Kepada Penelepon Berilah salam sesuai dengan waktu kepada penelepon. tetapi tambahkan identitas diri penelepon.20. sebutkan identitas perusahaan tempat kita bekerja (nama kantor atau nomor telepon dan nama penerima telepon). “Ini siapa sih. atau “Maaf. misalnya. misalnya “Maaf dapatkah mengetahui dengan siapa saya berbicara?. Bila penelepon lebih dulu mengucapkan salam dan kemudian menyebutkan identitas dirinya. tangan kanan mencatat pesan yang disampaikan. c. Sekretaris harus dapat bekerja secara efektif dan efisien dengan menggunakan kedua tangannya. tutur kata harus diperhatikan agar tidak menyinggung perasaan penelpon. Bidang Bisnis dan Manajemen_PK Sekretaris/administrasi Bisnis 30 . Kemudian.” bolehkah saya mengetahui mengetahui nama Bapak/Ibu/Saudara?. ibu. Jika penelepon tidak menunjukkan identitas dirinya.

Bidang Bisnis dan Manajemen_PK Sekretaris/administrasi Bisnis 31 .20. Misalnya.Kode Modul: BM. apakah Bapak/Ibu ingin meninggalkan pesan yang dapat saya sampaikan kepada beliau?” Percakapan serupa dapat juga dilakukan. Anda tidak perlu mengatakan pimpinan sedang bercakap-cakap dengan Bapak Soeryanto dari Unesa. misalnya dengan mengatakan. sekretaris tidak perlu memberikan jawaban yang mendetail.2: Penanganan Telepon d.C. Anda dapat juga mengajukan pertanyaan. agar penelpon tidak terlalu lama menunggu. Sebutkan nama Anda/jabatan Anda/nama perusahaan. Jika kebetulan pimpinan tidak berada di tempat. PT DANA PERTAMA. Kita dapat segera menginformasikan keberadaan pimpinan. Hal ini biasanya terpaksa dilakukan apabila pimpinan sedang mengadakan rapat . Jika ternyata pimpinan sedang tidak mau diganggu. “Maaf. apakah berkenan dihubungkan dengan wakil pimpinan. apabila pimpinan sedang dinas keluar. Membuka Pembicaraan Jika penelpon ingin berbicara dengan pimpinan dan pimpinan kita ada di tempat kerja. PT DANA PERTAMA. dengan bijaksana kita dapat mengatakan bahwa pimpinan sedang tidak berada di tempat kerja atau dengan alasan yang lain. di sini. katakan kepadanya untuk menunggu sebentar karena kita harus menstranfer hubungan tersebut ke telepon pimpinan. katakan bahwa pimpinan sedang on line atau sedang melakukan pembicaraan dengan telepon lain. penerima telepon dapat menjawab sebagai berikut. Hindari pembicaraan hanya dengan sapaan kata halo saja.” “Selamat sore. Pada saat menjawab penelepon.” “Selamat siang. di sini PT DANA PERTAMA. dengan Fina di sini” Apabila telepon itu datang dari dalam instansi sendiri. Contoh: • • • “Selamat pagi. Sekretaris diharapkan dapat menjawab secara diplomatis setiap pembicaraan. Bapak pimpinan sedang mengadakan rapat. tetapi cukup menginformasikan hal-hal yang inti saja. jika pimpinan sedang menelpon seseorang.

Sebagai contoh: Yang ingin dihubungi Ardi.C. dengan Septiani di sini” “Pesawat 213. Sebaiknya penerima telepon mempunyai urutan alfabet untuk memudahkan dalam mengeja nama maupun kata-kata yang kurang jelas. Yang ingin dihubungi Halimah. atau “siapa sih ini?” atau “Anda siapa?” atau “Siapa yang bicara?” e. penerima telepon dapat bertanya: • • “Bolehkah saya mengetahui siapa yang sedang bicara?” “Bolehkah saya mengetahui dengan siapa saya bicara?” Hindari pertanyaan seperti berikut. “Siapa ini?”. Segera Penelepon dengan Nama/Nomor yang Bidang Bisnis dan Manajemen_PK Sekretaris/administrasi Bisnis 32 .Kode Modul: BM.20.2: Penanganan Telepon • • • “Selamat siang. selamat siang” “Administrasi Perkantoran.” Jika penelepon tidak menyebutkan identitasnya. Septiani di sini. Hubungkan Dikehendaki Yakinkan siapa orang yang akan dihubungi/dicari karena penelepon akan sangat kecewa bila yang dihubungi tidak sesuai dengan yang dikehendaki. Contoh: Kode abjad untuk memperjelas atau menegaskan ucapan dapat dilihat di bawah ini. bukan Fatimah. bukan Andi.

Pak/Bu. Apabila penelepon bersedia menunggu sebelum disambungkan kepada yang dituju.20.C.” 2. Menciptakan Kesan yang Baik 1.2: Penanganan Telepon Huruf A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z Kata yang Digunakan Untuk Diucapkan Alpha Beta Charlie Delta Echo Faxtrot Golf Hotel India Juliet Kilo Lima Mike November Oscar Pap Quebeck Romeo Sierra Tango Uniform Victor Whiskey X-Ray Yankee Zero Alfred Benyamin Charles David Edward Frederick George Harry Isaac Jack King London Mary Nellie Olver Peter Queen Robert Simon Tommy Uncle Virginia William X-Ray Yellow Zebra atau atau atau atau f.Kode Modul: BM. “Dapatkah Bapak/Ibu menunggu sebentar?” “Ya. apakah dapat menunggu?” Hindari ucapan: “Tunggu yah” atau “Bentar yah. ucapan: “Terima kasih atas kesabaran Bidang Bisnis dan Manajemen_PK Sekretaris/administrasi Bisnis 33 . jawablah dengan lembut atau sopan. Jika • • • • penelepon ingin berbicara langsung dengan atasan perusahaan.

hati-hati. tetapi tetap sopan. Kadang-kadang penerima telepon harus menjawab telepon dengan kondisi atau keadaan yang bukan sebenarnya tentang kegiatan dan keadaan pimpinan. Oleh karena itu. Jika orang yang dicari atau diajak bicara oleh si penelepon sedang keluar. Sekarang Bapak/Ibu dapat berbicara dengan Bapak/Ibu ……….Kode Modul: BM. dan menyenangkan. Sebagai contoh: Keadaan Sebenarnya Pimpinan sedang mengadakan rapat dengan para relasi Jawaban yang Bijaksana Bapak Pimpinan sedang tidak di tempat sekarang. Contoh ucapan yang baik: − “Bapak/Ibu …. penerima telepon harus dapat menjawab dengan bijaksana. sedang keluar. 4. sedang keluar.” 3. sedang keluar.20. apakah Anda akan meninggalkan pesan?” b) Berusaha untuk mendapatkan keterangan selengkapnya tentang identitas penelepon. Hal ini karena kondisi mengharuskan.2: Penanganan Telepon menunggu Bapak/Ibu.C. tetapi beliau akan kembali segera Bapak Pimpinan sedang di Bapak Pimpinan sedang keluar ruang Bapak … dan telepon dapat disambung ke sana Bapak Pimpinan pulang Bapak Pimpinan sedang tidak di ruangan mungkin di bagian lain. Adakah yang bisa saya bantu? Bidang Bisnis dan Manajemen_PK Sekretaris/administrasi Bisnis 34 . dapatkah saya membantu Anda?” − “Bapak/Ibu …. dapatkah Anda menelepon kembali?” − “Bapak/Ibu …. penerima telepon harus: a) Memberikan keterangan kepada penelepon tentang ketidak hadiran orang yang dicari secara singkat.

5. kantor untuk satu atau dua hari ini. di sini 7431265” (identitas penerima telepon). Untuk itu. memberikan keterangan yang jelas dan lengkap. Bapak Pimpinan sedang seminar.Kode Modul: BM. 2. saya tahu” − “Benar”. menghindari kesalahan-kesalahan isi pesan dari si penelepon dengan cara menyebutkan kembali pesan tersebut. Jika penelepon salah sambung. g. 3. dan sebagainya 6. penerima telepon harus selalu menyiapkan formulir atau lembar pesan (block note) dan alat tulis di sekitar tempat telepon. Bapak Pimpinan sedang menelepon.20. Ketika penelepon berbicara. 5. Di sela-sela pembicaraan. Bapak Pimpinan sedang on line telepon lain Bapak Pimpinan sedang mengikuti seminar. mencatat segala sesuatu yang diperlukan. Mencatat Pesan Apabila telepon tidak dapat disambungkan kepada yang dituju. penerima telepon berbicara: “Maaf Anda telah salah sambung. Bidang Bisnis dan Manajemen_PK Sekretaris/administrasi Bisnis 35 . hal ini penting bila penerima telepon atau pimpinan ingin menelepon kembali. menanyakan kepada penelepon nama dan nomor teleponnya.C.2: Penanganan Telepon karena sakit. penerima telepon harus 1. penerima telepon sebaiknya memberikan respon dengan kata-kata: − “Ya” − “Tentu” − “Ya. 4. sampaikan pesan tersebut kepada yang berhak menerima. penerima telepon harus mendengarkan baik-baik dan jangan mengganggu pimpinan.

C.20.2: Penanganan Telepon Catatan Pesan Telepon Tanggal Gambar 8 Formulir atau Book Note untuk Menerima Telepon Bidang Bisnis dan Manajemen_PK Sekretaris/administrasi Bisnis 36 .Kode Modul: BM.

................................C............................................... ............................ ......................... Tanggal Waktu Dari Perusahaan Alamat No........................... ...............Kode Modul: BM................ Yang menerima telepon.2: Penanganan Telepon PT UNIK SEPTHIANI JLN................................. ....................................... .......................................... ........................................................... ....................................................................................................................................... …………….......................... Gambar 9 Formulir Berita Telepon 1 Bidang Bisnis dan Manajemen_PK Sekretaris/administrasi Bisnis 37 ............. ........................................................................ .........................................20....... Jakarta......... ........... WIJAYA NEGARA 17 JAKARTA TIMUR BERITA TELEPON Hari................. Telepon Untuk Pesan : : : : : : : : : : : : ......... ......... ................. .........................

: ………………………… ………….20. penerima telepon sebaiknya mengucapkan “Selamat pagi” atau “siang” atau “sore” dan jangan meletakkan gagang telepon mendahului penelepon. Salam Penutup Jika telah menyelesaikan pembicaraan dengan penelepon. Dengan pesan: ( ) Minta waktu untuk bertemu ( ) Akan datang ( ) Ingin bertemu ( ) Menjawab telepon ( ) Mohon ditelepon kembali ( ) Akan menelepon kembali ( ) Lain-lain …………………………………………………………… …………………………………………………………… …………………………………………………………… …………………………………………………………… …………………………………………………………… …………………………………………………………… Diterima oleh: ………. Pukul: …… Gambar 10 Formulir Berita Telepon 2 h. Tanggal: ………. Telepon : ………………………… …………. Bidang Bisnis dan Manajemen_PK Sekretaris/administrasi Bisnis 38 .. : ………………………… ………….Kode Modul: BM. tunggu sampai gagang telepon diletakkan atau telepon ditutup selama dua atau tiga detik oleh penelepon. : ………………………… …………. : ………………………… ………….2: Penanganan Telepon Untuk Dari Kantor Jabatan No.C.

Tugas 3 1.Kode Modul: BM. Catatlah berita telepon atau pesan yang dikirim melalui telepon dengan jelas. buatlah laporannya. Catatlah tentang hal-hal yang Anda amati tersebut. serta pilihan kata ketika seseorang merespon pembicaraan orang lain.20. Ia seorang sekretaris yang baik. serta nama penerima telepon. Apakah yang harus dilakukan oleh Patria agar keadaan tersebut tidak terlanjur terjadi? 3. nada berbicara dan intonasi berbicara. Bagaimanakah cara menyampaikan pesan kepada pimpinan Anda atau penerima pesan yang lain? Bidang Bisnis dan Manajemen_PK Sekretaris/administrasi Bisnis 39 . Jangan menyampaikan pesan secara lisan. Hal ini tampak dari cara orang berbicara. Rangkuman 3 1. Patria adalah seorang sekretaris di sebuah perusahaan.2: Penanganan Telepon B. tanpa harus merasa terganggu. dan diskusikan hasil pengamatan itu di kelas! 2. Hal ini berdampak pada kemungkinan relasi kerja antara kedua perusahaan itu di masa yang akan datang. 2.C. Pengamatan dapat Anda lakukan terhadap cerita sinetron di TV atau kantor-kantor terdekat di sekitar sekolah Anda. direktur sebuah perusahaan rekanan. Lakukan pengamatan terhadap cara seorang sekretaris atau pekerja kantor merespon telepon yang masuk. Catat pula nama penelpon. 3. Cara menerima telepon menimbulkan kesan atau penilaian penelepon terhadap sikap dan kepribadian penerima telepon dan p impinan serta perusahaan tempat penelpon bekerja. tetapi tidak seperti biasanya. asal dan jam telepon. dia mencatat pesan yang kurang lengkap sehingga pesan yang diterima oleh direkturnya pun menjadi salah. ketika menerima telepon dari Pak Anton. Menerima telepon harus dilakukan dengan senang hati. C.

Apa yang harus Anda lakukan? 2. Situasi penelepon: Penelpon menyampaikan berita pada PT WIJAYA RAYA.12 Matraman Jakarta Timur.2: Penanganan Telepon D. (kalimat dapat dikembangkan oleh penelpon yang penting maksud dan tujuan terpenuhi). Situasi Penerima Telepon: Anda adalah sekretaris pada PT WIJAYA RAYA. Tuliskan kalimat yang bijaksana apabila orang yang ditelepon tidak di tempat! Bidang Bisnis dan Manajemen_PK Sekretaris/administrasi Bisnis 40 . Anda diminta.20.Kode Modul: BM. Tes Formatif 3 1.C. dapat menjawab dan menyelesaikan pertanyaanpertanyaan yang diajukan oleh Direktur PT Hutama Karya tentang keterlambatan pengiriman 20 unit komputer dan 10 unit printer serta sampaikan maaf atas kelalaian dari perusahaan Anda. Jalan kesatrian 8 H. Tuliskan contoh salam pembuka ketika Anda menerima telepon! 4. 3. pada lembar format berita telepon. sehingga merugikan pemesan karena banyak pelanggan yang kecewa. Catat pesanpesan yang disampaikan PT Hutama Karya. bahwa pesanan berupa 20 unit komputer dan 10 unit printer terlambat diterima selama 12 minggu. Kembangkan atau buatlah format berita telepon yang Anda anggap efektif.

1. Rambu-rambu penilaian menangani telepon masuk No Kriteria Mengangkat Telepon pada Dering pertama Dering ke dua Dering ke tiga Lebih dari tiga Mengangkat Telepon dengan tangan: Kiri kanan Kesiapan menerima pesan dengan alat tulis dan format pesan telepon. Bidang Bisnis dan Manajemen_PK Sekretaris/administrasi Bisnis 41 .2: Penanganan Telepon F. 6. 8.C.20. 7. 4. Jumlah Skor Max . 2.Kode Modul: BM. 0 8 10 0 Skor Peroleha n Ket. Kunci Jawaban 3 1. 5 3 10 15 2 3 5 4 3 5 10 3 25 100 3. 5. Mengucapkan salam dan identitas diri Etika Berbicara: § Intonasi § Nada Suara § Kejelasan § Pengucapan konsonan dan vokal § Pengaturan nafas § Ketenangan dalam bicara/tidak terburu-buru Mengakhiri pembicaraan dan memberikan salam penutup Cara meletakkan gagang telepon Kemampuan mengumpulkan hasil pembicaraan/pesan.

.2: Penanganan Telepon 2.. Tanggal: ……….C. : ………………………… ………….. : ………………………… ………….. Menulis kalimat -kalimat bijaksana apabila orang yang ditelepon tidak di tempat Bidang Bisnis dan Manajemen_PK Sekretaris/administrasi Bisnis 42 .20... Dengan pesan: • Minta waktu untuk bertemu • Akan datang • Ingin bertemu • Menjawab telepo • Mohon ditelepon kembali • Akan menelepon kembali • Lain-lain ………………………………………………………………………… ………. : ………………………… …………. dengan Unik di sini.... Telepon : ………………………… …………. ada yang dapat saya bantu. Selamat pagi. ………………………………………………………………………… ………. ………………………………………………………………………… ………... b.. Membuat salam pembuka a. Diterima oleh: ………. 4.Kode Modul: BM. Selamat Siang. di sini PT DANA PERTAMA. : ………………………… …………. ………………………………………………………………………… ………. Membuat format berita telepon Untuk Dari Kantor Jabatan No. Pukul: …… 3.. dengan Septiani di sini. ………………………………………………………………………… ………... ………………………………………………………………………… ……….

2: Penanganan Telepon a. Mengangkat gagang telepon ketika telepon berdering 2. Mencatat pesan pada format penerima telepon 5. Mohon maaf. Bapak pimpinan sedang tidak di tempat sekarang. tetapi beliau akan kembali segera. Bahan q 3. Mengucapkan salam 3. Langkah Kerja 1. q q q q alat tulis (pulpen.Kode Modul: BM. Bidang Bisnis dan Manajemen_PK Sekretaris/administrasi Bisnis 43 . Alat Agar latihan ini dapat berjalan dengan baik. ada yang dapat saya bantu. Lembar Kerja 3 Menerima telepon dan mencatat pesan yang masuk 1. adakah pesan yang akan Bapak/Ibu tinggalkan? G. c.20. berikut ini adalah alat -alat yang dibutuhkan. Bapak Subroto sedang menelepon. Bapak pimpinan sedang keluar ruangan mungkin di bagian lain. Menyalin pembicaraan dan mengucapkan salam penutup 6. Mengambil formulir penerimaan pesan dan mencatat pesan telepon dengan benar.C. kertas) pesawat telepon meja dan kursi (tempat pesawat telepon dan duduk Anda) format penerima pesan Pesan lisan 2. b. Menanyakan Keperluan penelepon dengan ramah dan penuh perhatian 4.

Saat Menelepon Gambar 11 Telepon Model Tekan 1) 2) Angkat gagang telepon. Tujuan Kegiatan Belajar 4 Setelah mempelajari modul tentang menelpon atau menghubungi seseorang melalui telepon ini Anda diharapkan dapat 1) menyebutkan langkah dan teknik menelepon 2) menelepon ke lingkungan intern dengan cara yang benar 3) menelepon keluar secara langsung dengan cara yang benar 4) menelepon keluar melalui operator dengan cara yang benar 5) menelepon keluar tetapi diterima melalui operator.20.2: Penanganan Telepon 4.Kode Modul: BM. Kegiatan Pembelajaran 4 : Menelepon A.C. Sebelum Menelepon 1) Siapkan nomor telepon yang akan dihubungi Jangan mengangkat gagang telepon sebelum Anda benar-benar yakin nomor telepon yang dituju 2) Sediakan buku catatan untuk mencatat hasil percakapan atau menulis pokok-pokok pembicaraan. dengar nada pilih Tekan nomor telepon yang diinginkan atau yang dituju 44 Bidang Bisnis dan Manajemen_PK Sekretaris/administrasi Bisnis . Uraian Materi 4 1. Langkah dan Teknik Menelepon a. B. b.

6) Apabila sudah benar. Bidang Bisnis dan Manajemen_PK Sekretaris/administrasi Bisnis 45 . kode negara. 5) Bila hubungan telah tersambung dan pihak yang dituju telah mengangkat gagang telepon. contoh: (a) telepon Interlokal telepon yang dituju. dapatkah bicara dengan Bapak Joko?” 7) 8) 9) Ucapkanlah penelepon. pastikan bahwa nomor yang dituju benar.Kode Modul: BM. misalnya “Selamat pagi.20. lokal/interlokal/internasional. 1) Angkat gagang telepon. dengan jelas dan singkat maksud dan tujuan Jika Anda menel epon ke suatu instansi yang di dalamnya menggunakan jasa operator atau sistem PMBX atau PABX. sebelum mengutarakan maksud dan tujuan. Misalnya Kode internasional : (001) (61) 2 8180765 : 001 atau 008 Kode negara (misalnya Australia): 61 Kode wilayah (misalnya kode kota Sydney): 2 Nomor telepon yang dituju: 8180765 4) Apabila penelepon mendengar nada pilih. atau nada sibuk. Berikan selalu kesan ramah dan ucapkan salam penutup. lalu nomor telepon yang dituju. Catat semua jawaban yang diterima. sebutkan identitas Anda sebagai penelpon atau kantor penelepon. nomor yang dituju. Misalnya : (031) 3717684 putar/tekan kode wilayah. lalu nomor Kode wilayah Bandung: 031 Nomor yang dituju (b) telepon internasional : 3717684 putar/tekan kode awal internasional.2: Penanganan Telepon 3) Sesuaikan nomor kode wilayah.C. mengulangi kembali dengan menekan nomor yang dituju atau tekan tombol redial. kode wilayah. dengar nada pilih. Kemudian. lakukanlah prosedur sebagai berikut. kami dari PT Cipta Karya. tutup telepon beberapa saat. Untuk lokal langsung.

lalu nomor telepon putar/tekan kode awal internasional. Anda bisa langsung menekan pesawat yang Anda inginkan begitu Anda telah tersambung dengan nomor yang Anda tuju. ulangi untuk menegaskan identitas Anda sebagai penelpon dan kantor Anda. kode wilayah. Kemudian. contoh: Telepon Interlokal yang dituju. pastikan bahwa nomor yang dituju benar. atau nada sedang sibuk.Kode Modul: BM.C. sebutkan identitas Anda sebagai penelepon atau kantor Anda. kode : (001) (61) 2 8180744 : 001 atau 008 negara.2: Penanganan Telepon 2) Putarlah atau nomor telepon yang diinginkan atau yang dituju. Misalnya untuk lokal langsung memutar/menekan nomor yang dituju. Misalnya Kode wilayah Bandung Nomor yang dituju Telepon internasional Misalnya Kode internasional : (022) 5245532 : 022 : 5245532 putar/tekan kode wilayah. Kode negara (misalnya Australia): 61 Kode wilayah (misalnya kode kota Sydney): 2 Nomor telepon yang dituju: 8180744 4) Apabila penelepon mendengar nada pilih. apakah lokal / interlokal / internasional. misalnya “Selamat pagi. dapatkah bicara dengan Bapak Joko di bagian … ?” atau mintalah kepada operator untuk menyambungkan Anda ke pesawat tertentu. kami dari PT Cipta Karya. ulangi kembali.20. 6) Apabila sudah benar. lalu nomor telepon yang dituju. 7) Jika sudah tersambung dengan pesawat yang dimaksud. 5) Bila hubungan telah tersambung dan pihak yang dituju telah mengangka t gagang telepon. tutuplah telepon beberapa saat . 3) Sesuaikan nomor kode wilayah. “Minta tolong disambungkan ke pesawat 403” atau “Bisa disambungkan ke pesawat 403?” Atau jika di instansi Anda menelpon terdapat jasa PABX. sebelum mengutarakan maksud dan tujuan. Bidang Bisnis dan Manajemen_PK Sekretaris/administrasi Bisnis 46 . lalu tekan nomor yang dituju atau tekan tombol redial.

” d. Meletakkan Gagang Telepon Apabila pembicaraan selesai. bisa saya bantu? Apakah bapak ingin berbicara dengan 47 Katakan Bapak keluar/Bapak tidak ada § § Bidang Bisnis dan Manajemen_PK Sekretaris/administrasi Bisnis .20. agar tidak mempunyai kesan marah. tekanlah nomor yang diprogram untuk operator. mintalah operator untuk menyambungkannya. Mengakhiri Pembicaraan Apabila Anda sudah yakin bahwa semua data telah diperoleh.Kode Modul: BM. selamat pagi. misalnya. Pak Imam s edang tidak ada tempat. letakkanlah gagang telepon dengan baik dan perlahan. Jadi. Bagaimana cara Anda dalam menelepon jika di dalam instansi tempat Anda bekerja menggunakan jasa operator? Sebelum telepon tersambung ke nomor yang Anda tuju. Selanjutnya lakukan prosedur yang sama sebagaimana tertulis di atas. 9) Catat semua jawaban yang diterima.2: Penanganan Telepon 8) Ucapkanlah dengan jelas dan singkat maksud dan tujuan penelepon. setelah Anda mendengar nada pilih. mohon diulangi? Bolehkah saya tahu nama Bapak/Ibu? Maaf Pak/Bu saya tadi kurang jelas. mintalah untuk disambungkan ke nomor tertentu. “Terima kasih Ibu Fina. 10) Berikan selalu kesan ramah dan ucapkan salam penutup. berilah salam penutup dan ucapkan terima kasih. c. selamat pagi” atau “Terima kasih atas segala informasi Ibu Fina.C. atau Selamat malam Maaf. nama Bapak/Ibu siapa? Mohon ditunggu Maaf ya. Jangan Katakan Halo! § § § § Apa Ini siapa? Siapa Bapak? Ibu siapa? Tunggu § § § § Selamat pagi Selamat siang Selamat sore.

yaitu (1) faktor alat dan (2) faktor komunikasi. yaitu • suara berisik • suara timbul tenggelam • surat mengecil • saat memutar/menekan tombol telepon. Pak Imam s edang tidak ada di tempat.C.2: Penanganan Telepon yang lain? § § Bapak keluar/Bapak tidak ada § § § § Sedang berbicara di telepon § Apakah Bapak ingin meninggalkan pesan? Bagaimana kalau nanti kami Telepon Bapak kembali? Maaf ya. Faktor Alat Hambatan dari faktor peralatan/alat. Bidang Bisnis dan Manajemen_PK Sekretaris/administrasi Bisnis 48 . tidak terdengan nada kontak • nada sambung tidak terdengar • di tengah-tengah pembicaraan sambungan terputus. Bapak … tidak dapat diganggu (sedang ada tamu). Pak? Sedang sibuk § § Nanti saya sampaikan § Benar? Begitu? § 2.Kode Modul: BM. Maaf. Apakah kami dapat menelepon kembali? atau Apakah Bapak ingin meninggalkan pesan? Nanti saya beritahu Bapak … bahwa Bapak menelepon dan pesan Bapak akan saya sampaikan. mohon ditunggu sebentar. 1. Apakah cukup demikian. bisa saya bantu? Apakah Bapak ingin berbicara dengan yang lain? Apakah Bapak ingin meninggalkan pesan? Bagaimana kalau nanti kami telepon jika Bapak kembali? Maaf Pak … sedang berbicara di telepon lain. Hambatan-Hambatan dalam Menangani Telepon Hambatan terbagi dalam dua hal.20.

Kode Modul: BM. Apakah yang Anda lakukan jika instansi yang Anda tuju menggunakan sistem pesawat PMBX? Pergilah ke kantor TU atau kepala sekolah di sekolah Anda. Rangkuman 4 1. yaitu • berbicara monoton dan tidak jelas pengucapannya • berdecak atau berbicara di telepon sambil makan • meninggalkan telepon sambil bicara kepada orang lain • berbicara terlalu cepat • desah napas terdengar • berbicara sambil bersenda gurau. Tugas 4 1. Bagaimana prosedur yang Anda lakukan ketika Anda akan menel epon rekan kerja Anda di bagian lain di instansi Anda? 3.C. Faktor Pemakai (Komunikan dan Komunikator) Hambatan dari faktor pemakaian. Buatlah daftar kata yang patut Anda ucapkan pada saat Anda mengawali dan mengakhiri pembicaraan melalui telepon! 4. 2. Pastikan nomor telepon yang Anda tuju dan persiapkan catatan sebelum Anda menel epon. D. Perhatikan sistem sambungan telepon yang digunakan di instansi dari nomor telepon yang Anda tuju.2: Penanganan Telepon 2. Amati bagaimana perilaku penelpon saat menelepon ke luar? Catatlah dan diskusikan hasilnya di kelas! Bidang Bisnis dan Manajemen_PK Sekretaris/administrasi Bisnis 49 . 3.20. 5. Apakah yang harus Anda lakukan jika Anda akan menelepon seorang relasi kerja di instansi yang lain? 2. Perhatikan etika menelepon ketika Anda bertelepon. C. Hal ini mempengaruhi prosedur yang harus Anda lalui ketika menelpon. • berbicara sambil kepala bergerak ke kiri dan ke kanan • letak gagang telepon terlalu ke atas/ke bawah.

apabila terjadi keterlambatan lagi. i. Tes Formatif 4 1. b. e. Situasi Penerima Telepon Anda harus dapat menjawab dan menyelesaikan pertanyaan-pertanyaan yang diajukan oleh Direktur PT Hutama Karya tentang keterlambatan pengiriman 20 unit komputer dan 10 unit printer serta sampaikan maaf atas kelalaian dari perusahaan Anda.C. b. Anda sebagai sekretaris junior (sekretaris muda). Anda adalah pimpinan pada PT Hutama Karya yang akan menelepon sekretaris PT Citra Pesona dengan nomor telepon 7341318. f. Penelepon minta dikirim paling lambat dua hari dari hari ini. Praktikkan kegiatan berikut dengan teman Anda di kelas. Kedudukan Anda (dapat bergantian) saat ini. berupa 20 unit komputer merek GTC dan 10 unit printer merek Epson Stylus 200. tidak salah nomor/salah yang dituju Ucapkan salam dan sebutkan identitas diri Ungkapkan dengan jelas dan singkat maksud serta tujuan penelepon Catat semua jawaban yang diterima Akhiri pembicaraan dengan mengucapkan salam dan terima kasih 50 Bidang Bisnis dan Manajemen_PK Sekretaris/administrasi Bisnis .2: Penanganan Telepon E. Manajer Pemasaran Perusahaan tersebut.20. Kunci Jawaban Formatif 4 1. Siapkan nomor yang akan dituju Siapkan alat tulis Angkat gagang telepon dengan nada pilih Putar/tekan nomor telepon yang dituju Pastikan nomor yang dituju benar.Kode Modul: BM. dan Anda membantu Bapak Broto Sukatmaja. g. d. Tuliskan langkah-langkah menelpon dengan benar! 2. h. a. 12 Jakarta Selatan. Situasi Penelepon Misalnya. pada PT Citra Pesona. Jalan Sitimunigar Raya No. Langkah-langkah menelepon dengan benar a. Isi berita adalah menanyakan keterlambatan barang yang telah dipesan satu bulan yang lalu. pesanan akan dibatalkan. c. F.

2. 9. 6. Jumlah 5 5 0 8 10 0 5 3 5 5 Skor Peroleha n Ket. 2.2: Penanganan Telepon j. 8. Mengucapkan salam dan identitas diri Etika Berbicara: § Intonasi § Nada Suara § Kejelasan § Pengucapan konsonan dan vokal § Pengaturan napas § Ketenangan dalam bicara/tidak terburu-buru Mengahiri pembicaraan dan memberikan salam penutup Cara meletakkan gagang telepon Kemampuan mengumpulkan hasil pembicaraan/pesan. Persiapan: § Nomor yang akan dituju § Pesan yang akan di sampaikan Mengangkat Telepon pada Dering pertama Dering ke dua Dering ke tiga Dering lebih dari tiga Mengangkat telepon dengan tangan: kiri kanan Kesiapan menerima pesan dengan alat tulis dan format pesan telepon. Bidang Bisnis dan Manajemen_PK Sekretaris/administrasi Bisnis 51 . Letakkan gagang telepon dengan perlahan.20. 4. Rambu-rambu penilaian penanganan telepon keluar Skor No Kriteria Mak s 1. 2 3 5 4 3 5 10 3 25 100 7. 5. 3.Kode Modul: BM.C.

20. Langkah Kerja Mempersiapkan telepon Melakukan pembicaraan dan menyampaikan informasi lewat telepon dengan sopan dan mendorong si lawan bicara untuk tertarik terhadap isi pembicaraan § Mengakhiri pembicaraan dengan mengungkap pokok-pokok pembicaraan dan harapan tindak lanjut dari pembicaraan yang telah dilakukan. § Meletakkan gagang telepon dengan baik dan benar.C. Lembar Kerja 4 Menyampaikan pesan melalui telepon 1. bahan-bahan yang akan di komunikasikan lewat Bidang Bisnis dan Manajemen_PK Sekretaris/administrasi Bisnis 52 .Kode Modul: BM. Bahan 3.2: Penanganan Telepon G. Alat § § § § § § alat tulis pesawat telepon buku catatan kecil pesan verbal 2.

d.C. kecuali …. b. Berikut ini adalah keuntungan bertelepon dengan dengan pesawat SLJJ. b. c. a. Berilah tanda silang ( X ) pada salah satu jawaban yang paling tepat a. dua kali b. tidak dikenakan biaya minimum 3 menit c. siapa yang bicara? Boleh saya tahu. a.20. maksimal saat dering telepon berbunyi . tidak dapat menjangkau seluruh Indonesia b. Anda dapat menanyakan seperti berikut …. e. Apakah cukup? e. dengan siapa saya bicara? Tolong dikasih tahu dengan siapa saya bicara? d. a. Lembaran Soal I. atau e: 1. c. tidak perlu membayar mahal Bidang Bisnis dan Manajemen_PK Sekretaris/administrasi Bisnis d.2: Penanganan Telepon BAB III EVALUASI A. Apabila pimpinan menyampaikan pesan kepada Anda tentang pekerjaanpekerjaan yang harus dilakukan. tidak perlu menghubungi operator e. Apabila Anda mendengar deringan telepon sebaiknya segera diangkat. a. pada akhir pem bicaraan Anda dapat mengucapkan ….. tiga kali a. Jika penelepon tidak menyebutkan identitasnya. Siapa ini? Siapa yang bicara? Boleh saya tahu. Sudah ya? c. Apakah cukup sekian? 53 . Apakah sudah selesai 4.Kode Modul: BM. satu kali 2.. Benar begitu? b. d. lima kali 3. empat kali e.. tidak perlu menunggu lama d.

di sini PT Wijaya b. c. telepon c. Halo. Pesan bapak akan saya sampaikan. kode wilayah + kode negara + kode wilayah + nomor telepon d. nanti disampaikan. faktor komunikasi dan alat d. a. faktor dana dan pemakaian c. intercom b. akan saya sampaikan e. Pertama kali yang Anda ucapkan pada saat menerima telepon adalah …. Nanti saya sampaikan . Selamat siang. b. Sudah pak. PT Wijaya e.C. Bila penelepon meminta Anda untuk menyampaikan pesan -pesan untuk pimpinan. saya akan sampaikan. dictapon Bidang Bisnis dan Manajemen_PK Sekretaris/administrasi Bisnis 54 . dengan PT Wijaya d. Alat komunikasi yang dipergunakan untuk menyampaikan warta atau keterangan dalam lingkungan organisasi sendiri atau dari satu bagian ke bagian lain dalam satu instansi dinamakan …. kode wilayah dan langsung nomor telepon 6. selamat siang. d. kode awal + kode negara + kode wilayah + nomor telepon b. kode negara + kode awal + kode wilayah + nomor telepon c. Jelas pak. faktor posisi dan alat e. a. 8. faktor manusia dan penggunaan 9. a. Dalam menangani telepon terdapat faktor hambatan antara lain …. Halo.Kode Modul: BM. a. faktor alat dan pemakaian b. a. Anda harus menjawab …. Melakukan hubungan telepon langsung ke luar negeri adalah dengan cara memutar …. Halo. Ya pak. dengan nomor 7431265 c.2: Penanganan Telepon 5. Selamat siang 7.20.

telepon internasional 12. telepon interlokal e. telepon ganda c. teleks e. PAPX d. telepon lokal d. Hubungan telepon antardaerah/wilayah. 11. pesawat telepon tunggal b.20.Kode Modul: BM. PMBX c. intercom e. disebut a. Cara menggunakan hubungan telepon yang dimulai dengan menekan kode wilayah dan kemudian menekan kode nomor telepon yang dituju disebut hubungan: a lokal b interlokal c internasional d tunggal e ganda Bidang Bisnis dan Manajemen_PK Sekretaris/administrasi Bisnis 55 . teleks.C. a. Pesawat telepon yang pengoperasianya melalui operator disebut ….2: Penanganan Telepon d. faksimile 10. telepon tunggal b.

Mengapa pada saat berbicara di telepon.2: Penanganan Telepon II. Sebutkan macam -macam hubungan lewat lewat telepon! 4. Apabila orang yang dicari penelepon sedang makan siang atau tidak ada di tempat karena alasan yang lain. Bagaimana sikap Anda bila harus menjawab telepon dengan kondisi atau keadaan yang bukan sebenarnya? 11. Bila Anda akan menelepon untuk mencari data.20. Mengapa telepon merupakan salah satu sarana alat komunikasi yang penting? 2. Jawablah pertanyaan di bawah dengan singkat dan jelas 1. alasan apa yang perlu Anda katakan agar si penelepon mempunyai kesan yang baik? 8. Anda harus membiasakan diri tersenyum? 6. Jelaskan dan tuliskan langkah-langkah dalam melakukan hubungan telepon internasional. Jelaskan perbedaan antara telepon jenis PMBX dengan jenis PABX? 3.C. Hal. Apakah yang harus dilakukan ketika ada telepon masuk? 5. Apa yang harus Anda lakukan bila pada saat menelepon orang yang Anda tuju sedang tidak ada di tempat? 10.hal apa saja yang perlu dicatat pada lembar pesan? 7. apa yang pertama kali akan Anda ucapkan di telepon? 9.Kode Modul: BM. Bidang Bisnis dan Manajemen_PK Sekretaris/administrasi Bisnis 56 .

saya tahu. c 7. saya tahu. b 11. ya.” e) f) Mencatat pesan pada formulir berita telepon Dalam menutup pembicaraan. Langkah-langkah menerima telepon dengan benar adalah a) b) c) d) angkat gagang telepon beri salam tanyakan maksud dari penelepon dengan ungkapan siap membantu dengarkan baik-baik ketika penelepon berbicara dan beri respons dengan kata-kata “ya. c 9.C. ucapkan salam dan ucapan terima kasih.20.Kode Modul: BM. tentu. b 8. “ya. Bidang Bisnis dan Manajemen_PK Sekretaris/administrasi Bisnis 57 . a 10. b 5. b 2. Kunci Jawaban I. benar” atau “sebaiknya begitu” penerima telepon harus dengarkan baik-baik ketika penelepon berbicara beri respons dengan kata-kata. d 12. b 6. c 4. b a. g) Menyimpan/meletakkan gagang telepon dengan perlahan setelah penelepon terlebih dahulu meletakkan gagang telepon. tentu. benar” atau “sebaiknya begitu. Tes Esai 1. Pilihan Ganda 1.2: Penanganan Telepon B. ya. d 3.

Kode Modul: BM.20. Anda berhak untuk mengikuti tes praktik guna mengukur penguasaan Anda terhadap kompetensi yang telah Anda pelajari. atau apabila Anda telah menyelesaikan seluruh evaluasi dari setiap modul maka hasil yang berupa nilai dari guru/instruktur atau berupa portofolio tersebut dapat dijadikan sebagai bahan verifikasi oleh pihak industri atau asosiasi profesi. Apabila berdasarkan hasil evaluasi Anda dinyatakan memenuhi syarat. Mintalah kepada guru/instruktur untuk melakukan uji kompetensi dengan sistem penilaian yang dilakukan langsung oleh pihak dunia industri atau asosiasi profesi yang berkompeten. Anda berhak mendapatkan sertifikat kompetensi yang dikeluarkan oleh dunia usaha industri atau asosiasi profesi di bidang administrasi bisnis.C.2: Penanganan Telepon BAB IV PENUTUP Setelah menyelesaikan modul ini. Apabila Anda telah menyelesaikan kompetensi tertentu. Bidang Bisnis dan Manajemen_PK Sekretaris/administrasi Bisnis 58 . hasil tersebut dapat dijadikan sebagai penentu pemenuhan stAndar kompetensi tertentu dan apabila memenuhi syarat. Anda berhak untuk melanjutkan ke topik/modul berikutnya. Selanjutnya.

Menjadi Sekretaris Profesional . Etika Komunikasi Kantor . Manajemen Sekretaris. Moorabbin College of TAFE. Ursula . Australia. 1983. Jakarta: Karya Gemini Puteri Utama. Jakarta: Martono. D. dan F. Sumarta. layse. 2000. dan Profesional.J.G. Bidang Bisnis dan Manajemen_PK Sekretaris/administrasi Bisnis 59 . Pedoman Lengkap Kesekretarisan: untuk Sekretaris dan Calon Sekretaris . Jakarta: Balai Pustaka. Teknologi Perkantoran.20. Sekretaris: Kedudukan. 2002. Jakarta: Karya Utama. Rumsari Hadi dan Lukas Dwiantara. 1991.Kode Modul: BM. W. Tedja. Agus M. 1992. 2002. Office Administration Module 4. 1989. Jakarta: Penerbit Ghalia Indonesia. Hendarto. 1998. 1994.C. Ernawati. Anna.2: Penanganan Telepon DAFTAR PUSTAKA Hardjana. Purnama. Saiman. Sekretaris Profesional Yogyakarta: Penerbit Kanisius.X. Yogyakarta: Peneribit Kanisius. Bagaimana Menjadi Gramedia.S. Jakarta: Penerbit PPM. Kamus Umum Bahasa Indonesia. Hertiti. Tulusharyono. Kepribadiannya. M. Yogyakarta: Penerbit Graha Ilmu. Poerwadarminto. 2004. Sekretaris Tata Kerja.

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->