Sistem Pemrosesan Transaksi

1. Sistem Pemrosesan Transaksi (Transaction Processing System disingkat TPS) adalah

sistem yang menjadi pintu utama dalam pengumpulan dan pengolahan data pada suatu
organisasi. Sistem yang ber-interaksi langsung dengan sumber data (misalnya pelanggan)
adalah sistem pengolahan transaksi, dimana data transaksi sehari-hari yang mendukung
operasional organisasi dilakukan. Tugas utama TPS adalah mengumpulkan dan
mempersiapkan data untuk keperluan sistem informasi yang lain dalam organisasi,
misalnya untuk kebutuhan sistem informasi manajemen, atau kebutuhan sistem informasi
eksekutif.

2. Teknik pengolahan data yang biasa diperoleh ada empat macam, yaitu:

* Batch processing : data yang diperoleh dari sumber data biasanya dikumpulkan atau
ditumpuk, lalu diproses pada waktu-waktu tertentu, misalnya data dikumpulkan antara
jam 8:00 sampai dengan jam 12:00, kemudian diproses mulai jam 14:00 sampai dengan
jam 17:00.
* Online processing : data yang diperoleh dari sumber data langsung diproses pada saat
diterima, yang mungkin terjadi adalah antrian data untuk menunggu giliran, misalnya
pemrosesan yang dilakukan pada saat melakukan transaksi online di depan teller bank.
* Real-time processing : pemrosesan data tidak boleh ditunda karena waktu sangat kritis,
penundaan pengolahan dapat mengakibatkan sesuatu yang fatal. Misalnya pengolahan
data hasil pemantauan aktivitas gunung berapi.
* Inline processing : biasa juga disebut sebagai hybrid-processing, yaitu kombinasi antara
batch-processing dan online-processing. Misalnya pengolahan transaksi di supermarket,
dimana transaksi penjualan melalui POS (point of sale) langsung dilakukan (online),
tetapi pengolahan lebih lanjut tentang persediaan barang dilakukan setiap jam 10:00
malam.

3. Komponen-komponen Sistem Pemrosesan Transaksi

A. Dokumen Sumber
Kebanyakan transaksi dicatat pada dokumen sumber, selain menyediakan
catatan-catatan tertulis dokumen sumber berfungsi :

a. Memicu meng-otorisasi operasi fisik

Sebagai contoh surat pesanan penjualan meng-otorisasi pengiriman barang dan
gangguan kepada pelanggan.

b. Memantau arus fisik

Misalnya surat pesanan penjualan digunakan untuk memperlihatkan pergerakan
barang pesanan dari gudang ke tempat pengiriman.

c. Mencerminkan akuntabilitas atas tindakan yang diambil

Misalnya tagihan dari pemasok diparaf untuk memperlihatkan bahwa tagihan
ini sudah diperiksa kebenarannya.

d. Menjaga kemutakhiran dan kelengkapan basis data

Sebagai contoh kopi faktur penjualan digunakan untuk memutakhirkan saldo
dalam catatan sediaan. Catatan pelanggan dan kemudian diarsipkan untuk
kepentingan riwayat penjualan.

e. Menyediakan data yang dibutuhkan untuk keluaran

Misalnya data dalam surat pesanan penjualan digunakan untuk menyiapkan
faktur penjualan dan ikhtiar penjualan.

B. Jurnal dan Register

Jurnal dan register merupakan catatan akunting yang memuat data dalam
urutan kronologis. Jurnal merupakan catatan akunting formal awal dalam sistem
manual. Mengikhtiarkan data transaksi dalam satu keuangan. Register berfungsi
sebagai pengganti jurnal atau catatan kronologis atau buku harian untuk data atau
peristiwa yang tidak bersifat keuangan.
C. Buku Besar dan Arsip
Buku besar (ledger) mengikhtiarkan status perkiraan dalam satuan
keuangan. Nilai transaksi yang muncul dalam jurnal dipindahkan atau diposkan ke
pos perkiraan yang sesuai. Melalui proses posting ini status setiap perkiraan yang
terpengaruh dimutakhirkan dengan menaikkan atau menurunkan saldo perkiraan
sebesar nilai transaksi. Jadi, jika jurnal menekankan pada kegiatan transaksi, buku
besar menekankan pada status perkiraan.

D. Laporan dan Dokumen

Berbagai laporan umumnya dihasilkan dari pemrosesan transaksi. Salah satu
jenis keluaran laporan dikenal sebagai laporan keuangan. Sejumlah besar dokumen
operasional juga dihasilkan oleh sistem pemrosesan transaksi. Beberapa dari
dokumen ini dihasilkan untuk memicu tindakan. Dokumen lain dihasilkan untuk
mencatat tindakan-tindakan yang telah diselesaikan. Dokumen operasional tertentu
yang disiapkan oleh sistem pemrosesan transaksi perusahaan menjadi masukan
dokumen sumber untuk pemrosesan lebih lanjut.

E. Bagian Perkiraan dan Kode Lainnya

Transaksi akunting harus diklasifikasikan dan dikodekan sebelum diposkan
ke dalam buku besar. Bagan perkiraan merupakan daftar berkode dari perkiraan-
perkiraan yang termuat dalam buku besar umum perusahaan. Pada dasarnya, ini
merupakan struktur data keuangan perusahaan. Bagan perkiraan ini bukan saja
memungkinkan pengklasifikasian dan pengkodean data transaksi melainkan juga
menyediakan elemen-elemen data rinci untuk menyusun dan menyajikan informasi
dalam laporan keuangan.

F. Rangkaian Audit
Rangkaian audit adalah seperangkat mata rantai yang dibentuk oleh elemen-
elemen pemrosesan transaksi pokok. Rangkaian audit merupakan alat untuk
melakukan penelusuran dari dokumen-dokumen sumber melalui jurnal dan buku
 besar sampai ke total ikhtisar dalam laporan keuangan atau keluaran keuangan
lainnya, dan sebaliknya. Disamping membantu audit sistem pemrosesan transaksi.
Rangkaian audit memungkinkan :

(1) Koreksi kesalahan yang terdeteksi

(2) Menjawab pertanyaan
(3) Rekonstruksi arsip

G. Tindakan Pengendalian dan Pengamanan

Pemrosesan transaksi yang baik menuntut adanya berbagai tindakan
pengendalian dan pengamanan. Contoh pengendalian yang telah dijelaskan meliputi
bagan perkiraan, perkiraan pengendali, rangkaian audit, dan metode pemrosesan
sekali tulis. Pengendalian seperti itu harus didukung dengan dokumentasi yang
memadai, meliputi : (1) manual prosedur, dan (2) uraian tanggung jawab yang
dibebankan kepada mereka yang terlibat dalam pemrosesan transaksi.

4. Ada empat tugas pokok dari sistem pengolahan transaksi, yaitu:

1. Pengumpulan Data : setiap organisasi yang ber-interaksi langsung dengan

lingkungannya dalam penyediaan jasa dan produk, pasti memerlukan sistem yang
mengumpulkan data transaksi yang bersumber dari lingkungan.

2. Manipulasi Data : data transaksi yang dikumpulkan biasanya diolah lebih dahulu
sebelum disajikan sebagai informasi untuk keperluan bagian-bagian dalam organisasi
atau menjadi bahan masukan sistem informasi yang lebih tinggi. Beberapa tugas
manipulasi data adalah sebagai berikut:

1. Klassifikasi : data dikelompokkan menurut kategori tertentu, misalnya menurut

jenis kelamin, menurut agama, menurut golongan, dsb.

2. Sortir : data diurutkan menurut urutan tertentu agar lebih mudah dalam pencarian
data, misalnya di-sortir menurut abjad nama, atau menurut nomer induk, dsb.
 3. Perhitungan : melakukan operasi aritmetika terhadap elemen data tertentu, misalnya
menjumlahkan penerimaan dan pengeluaran setiap hari, atau menghitung jumlah
hutang pelanggan, dsb.

4. Pengikhtisaran : melakukan peringkasan data (summary) seperti sintesa data

menjadi total, sub-total, rata-rata, dsb.

3. Penyimpanan data : data transaksi harus di-simpan dan dipelihara sehingga selalu siap
memenuhi kebutuhan para pengguna.

4. Penyiapan dokumen : beberapa dokumen laporan harus disiapkan untuk memenuhi

keperluan unit-unit kerja dalam organisasi

5. Tujuan Pemrosesan Transaksi

Yaitu : pertukaran ekonomi dengan pihak-pihak eksternal (berupa : pembelian persediaan

dan penjualan barang dan jasa) dan internal (berupa : penyusutan aktiva tetap dan aplikasi
tenaga kerja)

6. Contoh Penggunaan

Salah satu pemrosesan transaksi dengan sistem online adalah SMS-Banking yang tidak
lain merupakan bentuk perwujudan pertama kali dari Mobile Banking (m-banking)
dengan didasari prinsip Internet Banking, yakni merupakan salah satu bentuk electronic
channel yang memungkinkan nasabah mengakses bank serta melakukan transaksi
perbankan dalam hitungan menit kapanpun waktunya dan dimanapun tempatnya dengan
mengunakan perangkat telepon seluler yang dimiliki seperti halnya melakukan transaksi
di anjungan tunai mandiri (ATM)
 DAFTAR PUSTAKA

W. Wilkinson, Joseph. Sistem Akunting dan Informasi, Jilid Satu, Edisi Ketiga. Bina
Rupa Aksara.