Tugas Akhir "Pengadaan Dan Penyimpanan BMK Di Hotel Kartika Chandra"

PENGADAAN DAN PENYIMPANAN TEPUNG-TEPUNGAN DI
HOTEL KARTIKA CHANDRA
YUDHI ADRIANTO
PROGRAM KEAHLIAN MANAJEMEN INDUSTRI JASA MAKANAN DAN GIZI

DIREKTORAT PROGRAM DIPLOMA
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
2010
PENGADAAN DAN PENYIMPANAN TEPUNG-TEPUNGAN DI
HOTEL KARTIKA CHANDRA
YUDHI ADRIANTO
Tugas Akhir
sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar A. Md
pada Program Keahlian Manajemen Industri Jasa Makanan dan Gizi
PROGRAM KEAHLIAN MANAJEMEN INDUSTRI JASA MAKANAN DAN GIZI

DIREKTORAT PROGRAM DIPLOMA
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
2010
i
RINGKASAN
YUDHI ADRIANTO. 2010. Pengadaan dan Penyimpanan Tepung-Tepungan di

Hotel Kartika Chandra di bawah bimbingan ROSYDA DIANAH.
Tujuan dari penulisan tugas akhir ini adalah mengkaji kegiatan pengadaan
dan penyimpanan tepung-tepungan di Hotel Kartika Chandra. Adapun tujuan
khusus dari penulisan tugas akhir ini adalah mempelajari keadaan umum Hotel;
mempelajari jenis-jenis tepung; mengkaji perencanaan kebutuhan tepung-
tepungan; mengkaji pemesanan dan pembelian tepung-tepungan; mempelajari
penerimaan tepung-tepungan; mengkaji penyimpanan tepung-tepungan; serta
mengkaji pengeluaran tepung-tepungan di Hotel Kartika Chandra.
Pengamatan dilakukan di Hotel Kartika Chandra mulai tanggal 7 Oktober
2009 hingga 7 Januari 2010. Data diambil dengan cara pengamatan langsung dan
wawancara dengan nara sumber yaitu bagian purchasing, receiving, dan groceries
storeroom (gudang bahan makanan kering). Data yang diambil meliputi data
sekunder dan primer. Data-data yang diperoleh akan diolah dan dianalisa dengan
membandingkan dan mengkolerasikan data tersebut dengan studi pustaka yang
ada. Hasil dari pengolahan data tersebut disajikan secara deskriptif.
Hotel Kartika Chandra merupakan hotel berbintang empat yang terletak di
Jalan Gatot Subroto Kav. 18-20, Jakarta Selatan 12060 Indonesia. Lokasi Hotel
Kartika Chandra sangat stratgis, tereletak di pusat bisnis dan niaga semanggi dan
akses jalan tol semanggi. Hotel Kartika Chandra ditetapkan sebagai hotel
berbintang empat oleh Dirjen Pariwisata Pemerintahan Republik Indonesia pada
bulan April 1974, tetapi karena renovasi gedung belum selesai sehingga ditunda
sementara kemudian ditetapkan kembali pada bulan Februari 1989 dan terakhir
pada bulan September 1996. Motto Hotel Kartika Chandra "The Friendly Hotel
That Cares", yang artinya hotel yang peduli dan memberi perhatian penuh
terhadap segala kebutuhan, keperluan tamu akan pelayanan, produk dan sarana
yang berstandar internasional.
Pada awal perencanaan kebutuhan tepung-tepungan, Hotel Kartika
Chandra membuat perencanaan berdasarkan kebutuhan dari hotel dan menu
makanan yang akan dijual di hotel ini. Perencanaan kebutuhan bahan makanan ini
dilakukan oleh bagian office kitchen berdasarkan buletin fungquition, rata – rata
jumlah tamu yang menginap (occupancy) dan siklus menu yang ada.
Permintaan pemesanan tepung-tepungan dilakukan bersamaan dengan
bahan makanan kering melalui storeroom, dengan mengajukan requisition,
kemudian mengajukan purchase requisition ke bagian purchasing untuk
memproses pembelian barangnya melalui purchase order. Berdasarkan PO
tersebut, supllier akan mengirimkan barangnya ke hotel melalui receiving section
atau cost control dengan melampirkan invoice (faktur barang).
Penerimaan tepung-tepungan yang dipesan di Hotel Kartika Chandra
dipusatkan pada satu tempat yaitu receiving area. Proses penerimaan tepung-
tepungan dilakukan oleh bagian penerimaan (receiving), security dan bagian cost
controll. Penerimaan tepung-tepungan dilakukan setelah pemesanan setiap
minggu bersamaan dengan bahan makanan kering pada pukul 08-00-14.00 WIB.
Pencatatan dan pelaporan kegiatan penerimaan barang di Hotel Kartika Chandra
ii
dilakukan oleh bagian receiving dengan membuat receiving report. Sebelum

melakukan penerimaan barang, receivng harus mempersiapkan formulir purchase
order, memorandum invoice, dan receiving report, yang kemudian diserahkan
kepada chief bookeper untuk membuat arsip laporan. Receiving area merupakan
koridor/lorong yang terletak di depan kantor cost control dan general store
dengan luas 4 x 3 m2. Area ini dimanfaatkan untuk memudahkan staf bagian
penerimaan bahan makanan dalam melakukan kordinasi dengan staf bagian
gudang maupun staf bagian dapur (kitchen) serta memudahkan suplier dalam
pengiriman barang pesanan hotel.
Tepung yang telah diterima oleh bagian receiving akan diserahkan ke
bagian store yang selanjutnya disimpan pada tempatnya masing-masing oleh chief
store atau groceries storekeeper. Tepung yang telah diterima oleh bagian
penerimaan akan langsung disimpan pada dua tempat gudang groceries storeroom
yaitu groceries storeroom 2 atau gudang utama penyimpanan tepung kiloan
dengan luas 2.5x4.5 M dan groceries storeroom 3 yaitu ruang penyimpanan
tepung segitiga, cakra dan bawang bombay dengan luas 1.5x2 M. Setiap jenis dan
satuan tepung yang masuk di gudang groceries dicatat dalam bincard atau
stockcard. Bincard atau stockcard berfungsi untuk mempermudah penyimpanan,
pencatatan dan persediaan semua jenis bahan makanan termasuk tepung.
Tepung yang dikeluarkan dari gudang harus menggunakan Groceries
storeroom requisition. Jumlah dan jenis bahan makanan yang tertera pada
formulir tersebut harus mendapat persetujuan dan tanda tangan sebelumnya dari
Ececutive Chef atau Ececutive Sous Chef. Bahan makanan kemudian disortir
sesuai dengan permintaan pada storeroom requisition dan ditaruh di trolley dan
disimpan dalam gudang main kitchen.
Pada ruang penyimpanan groceries storeroom 3, khususnya tepung
sebaiknya tidak disatukan dengan bawang bombay, atau ada ruangan tersendiri
untuk penyimpanan tepung, hal ini dikarenakan apabila disimpan bersamaan
dengan bawang bombay memungkinkan terjadinya bau ketengikan atau bau
bawang pada tepung karena tingkat kadar air tepung yang sangat rendah dapat
menyerap uap air lingkungan, sehingga dapat merubah warna dan tepung serta
menggumpalkannya.
iii
Judul : Pengadaan dan Penyimpanan Tepung-Tepungan di Hotel

Kartika Chandra
Nama Mahasiswa : YUDHI ADRIANTO
NIM : J3F107060
Program Keahlian : MANAJEMEN INDUSTRI JASA MAKANAN & GIZI
Menyetujui,
Dosen Pembimbing I Dosen Pembimbing
II
Rosyda Dianah, SKM Rahdian Adimas N, S.Pd
Mengetahui,
Direktur Program Diploma Koordinator Program Keahlian
Prof. Dr. Ir. M. Zairin, M. Sc dr. Vera Uripi, S. ked

NIP 19590218 198601 1 001 NIP 19511207 198803 2 001
Tanggal Disetujui:
iv
RIWAYAT HIDUP
Penulis lahir pada tanggal 21 Maret 1990 di Bogor, anak ke dua

dari dua bersaudara pasangan Bapak Juhartono dan Ibu Yoyoh.
Penulis lulus sekolah dasar di SD Negeri 2 Cibinong, setelah itu
penulis melanjutkan sekolah menengah pertama di SMP Negeri 2
Cibinong dan menyelesaikan sekolah menengah atas di SMA Negeri 2 Cibinong
jurusan Ilmu Pengetahuan Alam pada tahun 2007.
Penulis diterima di Institut Pertanian Bogor pada bulan Mei 2007 melalui
jalur Undangan Seleksi Masuk IPB (USMI). Penulis melakukan Praktek Usaha
Jasa Boga di Hotel Kartika Chandra sejak tanggal 7 Oktober 2009 sampai tanggal
7 Januari 2010. Penulis Praktek Kerja Lapang di RSUP Persahabatan sejak
tanggal 4 Januari 2010 sampai tanggal 24 April 2010.
v
KATA PENGANTAR
Alhamdullilahi Rabil Alamin, puji syukur penulis panjatkan kehadirat

Allah SWT, atas segala rahmat dan karunia-Nya penulis dapat menyelsaikan
Tugas Akhir dengan baik. Tugas Akhir “Pengadaan dan Penyimpanan Tepung-
tepungan di Hotel Kartika Chandra” dibuat sebagai salah satu persyaratan untuk
mencapai gelar Ahli Madya Program Keahlian Manajemen Industri Jasa Makanan
dan Gizi. Tidak lupa penulis ucapkan terima kasih kepada:
1. Ibu Rosyda Dianah SKM, selaku dosen pembimbing
2. Ibu Dra Woro Wiryar Tutik selaku dosen penguji
3. Bapak Rahdian Adimas N beserta staf Hotel Kartika Chandra
4. Ibu dr.Vera Uripi S.Ked selaku koordinator program keahlian
5. Ayah dan ibu yang telah membantu baik material maupun moral
6. semua teman-teman dan semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu per
satu yang telah banyak membantu penulis dalam menyelesaikan tugas akhir
ini.
Dalam Tugas Akhir ini, penulis menyadari adanya kekurangan baik materi
maupun penulisannya. Oleh karena itu segala kritik dan saran yang sifatnya
membangun sangat diharapkan untuk laporan tugas akhir ini. Semoga laporan ini
dapat bermanfaat bagi pembaca.
Bogor, 27 April 2010
Penulis
vi
DAFTAR ISI
Hal
DAFTAR TABEL..................................................................................... viii

DAFTAR GAMBAR................................................................................. ix
DAFTAR LAMPIRAN............................................................................. x
I. PENDAHULUAN............................................................................... 1
1.1 Latar Belakang .............................................................................. 1
1.2 Tujuan ........................................................................................... 2
1.2.1 Tujuan Umum.............................................................. 2
1.2.1 Tujuan Khusus.................................................................... 2
II. TINJAUAN PUSTAKA...................................................................... 3
2.1 Hotel.............................................................................................. 3
2.1.1 Definisi Hotel........................................................................ 3
2.1.2 Jenis-Jenis Hotel................................................................... 3
2.2 Perencanaan Kebutuhan Bahan Makanan..................................... 4
2.3 Pemesanan dan Pembelian Bahan................................................. 4
2.4 Penerimaan Bahan......................................................................... 6
2.5 Penyimpanan/storage dan Pengeluaran......................................... 7
2.6 Bahan Makanan Kering................................................................. 7
2.6.1 Definisi Bahan Makanan Kering.......................................... 7
2.6.2 Jenis-Jenis Bahan Makanan Kering...................................... 8
2.6.3 Penyimpanan Bahan Makanan Kering................................. 8
2.7 Tepung Terigu............................................................................... 9
2.7.1 Pengertian Tepung dan Kandungan Gizi Tepung................. 10
2.7.2 Ciri-Ciri Tepung................................................................... 11
2.7.3 Penyimpanan Tepung........................................................... 12
III. KERANGKA PIKIR........................................................................... 13
IV. METODA PENGAMATAN............................................................... 15
4.1 Waktu dan Tempat......................................................................... 15
4.2 Jenis dan Cara Pengambilan Data.................................................. 15
4.3 Pengolahan dan Analisis Data....................................................... 15
vii
4.4 Batasan Istilah................................................................................ 16

V. HASIL DAN PEMBAHASAN............................................................ 18
5.1 Keadaan Umum............................................................................. 18
5.1.1 Lokasi................................................................................... 18
5.1.2 Struktur Organisasi............................................................... 19
5.2 Jenis-Jenis Tepung......................................................................... 20
5.3 Perencanaan Tepung-Tepungan..................................................... 21
5.3.1 Waktu dan Tenaga................................................................ 21
5.3.2 Proses Perencanaan............................................................... 21
5.4 Pemesanan dan Pembelian Tepung-Tepungan.............................. 23
5.4.1 Waktu dan Tenaga................................................................ 23
5.4.2 Proses Pemesanan dan Pembelian Tepung-Tepungan.......... 23
5.5 Penerimaan Tepung-Tepungan...................................................... 26
5.5.1 Waktu dan Tenaga................................................................ 26
5.5.2 Proses Penerimaan................................................................ 26
5.5.3 Jenis dan Satuan Tepung-Tepungan..................................... 28
5.5.4 Fasilitas Fisik dan Peralatan Penerimaan............................. 28
5.6 Penyimpanan Tepung-Tepungan................................................... 29
5.6.1 Waktu dan Tenaga................................................................ 29
5.6.2 Proses Penyimpanan............................................................. 30
5.6.3 Jenis dan Satuan Penyimpanan............................................. 31
5.6.4 Fasilitas Fisik dan Peralatan Penyimpanan........................... 31
5.6.4.1 Groceries Storeroom 2............................................. 32
5.6.4.2 Groceries Storeroom 3............................................. 32
5.7 Pengeluaran Tepung...................................................................... 33
5.7.1 Waktu dan Tenaga................................................................ 33
5.7.2 Proses Pengeluaran Tepung.................................................. 33
V. KESIMPULAN DAN SARAN............................................................ 35
6.1 Kesimpulan.................................................................................... 35
6.2 Saran.............................................................................................. 36
DATAR PUSTAKA.................................................................................. 37
LAMPIRAN .......................................................................................... 38
viii
DAFTAR TABEL
Tabel Hal
1. Jenis Bahan Makanan Kering................................................................ 8
2. Jenis dan Cara Pengambilan Data......................................................... 15
3. Jenis dan Jumlah Tenaga Kerja Pengadaan........................................... 20
4. Jenis Tepung dan Hidangan.................................................................. 20
5. Batas Persediaan (Parstock) & Rata-rata Pemakaian Tepung
di Hotel Kartika Chandra...................................................................... 22
6. Daftar Nama Rekanan Pengadaan Tepung-Tepungan.......................... 24
7. Jenis Satuan dan Spesifikasi Tepung-Tepungan di Hotel
Kartika Chandra.................................................................................... 28
8. Jenis dan Satuan Tepung-Tepungan di Hotel Kartika Chandra............ 28
9. Jenis dan Satuan Penyimpanan Tepung............................................... 31
ix
DAFTAR GAMBAR
Gambar Hal
1. Gandum dan tepung............................................................................... 10
2. Jenis tepung........................................................................................... 11
3. Kerangka piker pengadaan dan penyimpanan tepung........................... 14

4. Denah lokasi Hotel Kartika Chandra..................................................... 18
5. Struktur organisasi pengadaan barang................................................... 19
6. Alur perencanaan tepung-tepungan di Hotel Kartika Chandra............. 23
7. Alur pemesanan dan pembelian di Hotel Kartika Chandra................... 25
8. Alur penerimaan tepung-tepungan........................................................ 27
9. Denah Receiving Area di Hotel Kartika Chandra................................. 29
10. Koridor Ruang penerimaan bahan makanan di Hotel
Kartika Chandra.................................................................................... 29
11. Alur penyimpanan tepung-tepungan..................................................... 30
12. Gudang Groceries Utama di Hotel Kartika Chandra............................ 32
13. Gudang Groceries 3 di Hotel Kartika Chandra..................................... 33
14. Alur Pengeluaran tepung di Hotel Kartika Chandra............................. 34
x
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran Hal
1. Formulir Purchase Requisition............................................................. 38
2. Formulir Purchase Order...................................................................... 39
3. Receiving Report................................................................................... 40
4. Formulir Groceries Storeroom Requisition........................................... 41
5. Formulir Stockcard................................................................................ 42
1
I. PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang

Persaingan bisnis di bidang jasa perhotelan semakin ketat. Persaingan
ketat ini menyebabkan masing-masing hotel berusaha memberikan pelayanan dan
fasilitas yang semaksimal mungkin. Untuk bertahan dalam persaingan tersebut,
maka pelaku bisnis perhotelan dituntut untuk meningkatkan kualitas pelayanan di
hotelnya. Salah satu pelayanan yang diberikan adalah pelayanan makanan di
restoran hotel (Bartono 2005).
Makanan adalah suatu hidangan hasil pengolahan bahan makanan. Untuk
mendapatkan hasil pengolahan yang baik dan sesuai dengan tujuan, perlu
dilakukan pengadaan dan penyimpanan bahan makanan yang tepat. Pengadaan
bahan makanan dalam sebuah hotel sangat berbeda dengan rumah sakit. Hal ini
menyangkut jumlah dan kualitas barang yang dipakai, serta penggunaanya yang
terkadang masih asing.
Bahan makanan terbagi menjadi dua kelompok, yaitu bahan makanan
basah dan bahan makanan kering. Pada umumnya bahan makanan kering
memiliki daya simpan yang cukup lama dan awet. Banyak hidangan yang
menggunakan bahan makanan kering, baik sebagai campuran, bahan dasar,
sampai dengan pelengkap dalam proses pengolahan dan penyajian makanan.
Salah satu bahan makanan kering yang sering digunakan adalah beras, tepung,
mie telor, soun dan bihun.
Tepung-tepungan merupakan salah satu bahan makanan kering yang
banyak dikonsumsi dan banyak digunakan baik di industri rumah tangga maupun
industri pabrik. Pengadaan tepung tepungan di sebuah usaha jasa boga seperti
restoran dan hotel sangatlah penting, karena banyak makanan atau hidangan yang
disajikan menggunakan tepung-tepungan. Penyimpanan tepung-tepungan
sangatlah berpengaruh terhadap kualitas hidangan yang akan dijual dan disajikan
kepada konsumen, hal ini dikarenakan tepung-tepungan sangat rentan
menggumpal apabila salah dalam penyimpanannya.
Pengadaan tepung-tepungan berawal dari perencanaan bahan, pemesanan
bahan, pembelian bahan, penerimaan dan penyimpanan. Perencanaan tepung
2
dimulai dengan membuat daftar pembelian sesuai dengan bahan makanan dan
kebutuhan. Dalam daftar belanja dituliskan nama bahan, jumlah bahan makanan,
prakiraan harga dan spesifikasi bahan tersebut. Dengan daftar belanja yang telah
disusun, perbelanjaan mudah dilakukan dan kecil kemungkinan terjadinya
masalah. Setelah mendapatkan semua yang dibutuhkan, dilakukan pengecekan
kembali. Kemudian dilakukan penyimpanan bila tidak langsung dimasak. Oleh
karena itu proses pengadaan tepung-tepungan sangatlah berpengaruh dalam proses
produksi makanan di hotel khususnya hidangan pastry.
1.2 Tujuan
1.2.1 Tujuan Umum
Tujuan umum penulisan tugas akhir ini adalah mengkaji kegiatan
pengadaan dan penyimpanan tepung-tepungan di Hotel Kartika Chandra.
1.2.2 Tujuan Khusus
Tujuan khusus dari penulisan tugas akhir ini diantaranya:
1. Mempelajari keadaan umum Hotel.
2. Mempelajari jenis-jenis tepung di Hotel Kartika Chandra.
3. Mengkaji perencanaan kebutuhan tepung-tepungan di Hotel Kartika
Chandra.
4. Mengkaji pemesanan dan pembelian tepung-tepungan di Hotel Kartika
Chandra.
5. Mengkaji penerimaan tepung-tepungan yang ditetapkan Hotel Kartika
Chandra.
6. Mengkaji penyimpanan tepung-tepungan di Hotel Kartika Chandra
7. Mengkaji pengeluaran tepung-tepungan di Hotel Kartika Chandra
3
II. TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Hotel
2.1.1 Definisi Hotel
Hotel adalah suatu bentuk bangunan, lambang, perusahaan atau badan
usaha akomodasi yang menyediakan pelayanan jasa penginapan, penyedia
makanan dan minuman serta fasilitas jasa lainnya dimana semua pelayanan itu
diperuntukkan bagi masyarakat umum, baik mereka yang bermalam di hotel
tersebut ataupun mereka yang hanya menggunakan fasilitas tertentu yang dimiliki
hotel itu (Soekresno 2000).
2.1.2 Klasifikasi Usaha Hotel
Departemen Pariwisata, Pos dan Telekomunikasi melalui Direktorat
Jendral Pariwisata mengeluarkan suatu peraturan usaha dan penggolongan hotel
(SK. No. KM 37/PW.304/MPPT-86) untuk dapat memberikan informasi kepada
tamu yang akan menginap di hotel tentang standar fasilitas yang dimiliki oleh
masing-masing jenis dan tipe hotel. Penggolongan hotel tersebut ditandai dengan
bintang, yang disusun Sri hotel berbintang 1 sampai dengan yang tertinggi yaitu
berbintang 5 (Agus 2008).
Secara garis besar kriteria yang digunakan untuk penggolongan hotel
tersebut didasarkan pada unsure-unsur persyaratan diantaranya adalah phisik,
operational/management, dan pelayanan. Phisik menentukan besar kecilnya hotel,
banyak sedikitnya jumlah kamar tamu, kualitas hotel, lokasi hotel, fasilitas,
perlengkapan, lingkungan bangunan serta tata letak ruang dan ukuran ruang (Agus
2008).
Besar kecilnya hotel terdiri dari hotel kecil, hotel sedang, hotel menengah
dan hotel besar. Hotel kecil adalah hotel dengan jumlah kamar 25 kamar atau
kurang. Hotel sedang adalah hotel yang memiliki lebih dari 25 kamar dan kurang
dari 100 kamar. Hotel menengah adalah hotel dengan jumlah kamar lebih dari 100
kamar dan kurang dari 300 kamar. Dan hotel besar adalah hotel yang memiliki
lebih dari 300 kamar (Agus 2008).
Fasilitas hotel yang tersedia untuk tamu seperti ruang penerima tamu,
dapur, toilet, dan telepon umum. Perlengkapan yang tersedia diberikan baik bagi
4
karyawan, tamu, ataupun untuk keperluan pelaksanaan kerja karyawan. Kualitas

bangunan yang dimaksud adalah kualitas bahan-bahan bangunan yang
dipergunakan, seperti kualitas lantai, dinding, termasuk juga tingkat kekedapan
terhadap api, kekedapan terhadap suara yang datang dari luar dan dalam hotel
(Agus 2008).
Operational atau managemen terdiri dari struktur organisasi dan tenaga
kerja. Struktur organisasi dengan uraian tugas dan manual kerja yang secara
tertulis bagi masing-masing jabatan yang tercantum dalam organisasi. Tenaga
kerja merupakan spesialisasi dan tingkat pendidikan karyawan yang disesuaikan
dengan persyaratan peraturan penggolongan hotel (Agus 2008).
Pelayanan meliputi keramahtamahan, sopan dan mengenakan pakaian
seragam hotel; pelayanan yang diberikan dengan mengacu pada kebutuhan-
kebutuhan dan keinginan-keinginan tamu; dan untuk hotel berbintang 4 dan 5
pelayanan diberikan dan dibuka selama 24 jam (Agus 2008).
Segala persyaratan yang harus dipenuhi oleh sebuah hotel termuat dalam
buku Peraturan Usaha dan Penggolongan Hotel (SK No. KM 37/PW.304/MPPT-
86), setebal 125 halaman. Pemerintah akan memeriksa penginapan yang diajukan
oleh pemiliknya untuk memperoleh pengakuan sebagai hotel dan selanjutnya
memberikan surat pengakuan dan menetapkan golongan hotel tersebut jika segala
persyaratan telah terpenuhi (Agus 2008).
SK Direktorat Jendral Pariwisata juga mengatur jenis penginapan dengan
fasilitas di bawah hotel berbintang, yang disebut hotel melati. Disamping hotel
berbintang dan hotel melati, terdapat jenis penginapan lain dengan nama wisma,
homestay, losmen dan sebagainya (Agus 2008).
2.2 Perencanaan Kebutuhan Bahan Makanan
Sebelum bahan makanan dibeli, terlebih dahulu dilakukan perencanaan
kebutuhan bahan makanan. Perencanaan kebutuhan bahan makanan merupakan
kegiatan menentukan jumlah dan jenis barang yang akan diadakan dalam rangka
menjalankan produksi makanan di hotel atau instansi untuk dalam jangka waktu
tertentu (Bartono 2005).
Perencanaan kebutuhan bahan makanan bertujuan untuk mengetahui
jumlah tenaga kerja, biaya produksi, peralatan pengolahan, dan penyajian
5
makanan. Perencanaan kebutuhan bahan makanan ditentukan beberapa faktor

antara lain, jenis makanan yang akan dijual pada hari itu di setiap outlet, perkiraan
jumlah tamu berdasarkan occupancy rate, standar spesifikasi bahan makanan dan
harganya, standar resep dan formulir pemesanan bahan makanan (Sihite 2000).
2.3 Pemesanan dan Pembelian Bahan
Pembelian bahan makanan ialah suatu proses dalam pengadaan bahan
makanan melalui prosedur dan ketentuan yang berlaku, dalam upaya memenuhi
kebutuhan makanan untuk penyelengaraan makanan bagi orang banyak.
Pengadaan bahan makanan yang diperlukan dalam penyelenggaraan makanan
institusi dapat dilakukan melalui dua cara, yaitu pengadaan bahan makanan dapat
dilakukan dengan cara membeli sendiri dan pengadaan bahan makanan melalui
pemasok bahan makanan (Moehyi 1992).
Sistim pembelian terbagi menjadi dua, yakni sistim pembelian tender
(dengan perjanjian) dan sistim pembelian non tender (tanpa perjanjian). Sistem
pembelian tender berupa pengadaan kontrak pembelian dengan vendor atau
rekanan (supplier). Kontrak pembelian tersebut mengatur tentang kewajiban dan
tanggung jawab rekanan. Syarat yang harus dimiliki oleh supplier adalah supplier
harus mampu memberikan barang yang diminta sesuai dengan spesifikasi yang
diminta dan mampu bekerja secara profesional. Setelah terjadi kesepakatan, maka
terjadi proses pembelian (Bartono 2005).
Tugas utama departemen pembelian adalah merencanakan pembelian
barang komoditi yang diperlukan dengan kualitas dan kuantitas yang terjamin
berdasarkan spesifikasi yang ditetapkan serta harga yang wajar dan kompetitif
dengan pengiriman yang tepat waktu menurut prosedur yang berlaku. Ada 3
hal utama dalam prosedur pembelian, yaitu pembelian barang yang bermutu,
seperangkat alat spesifikasi pembelian yang standar dan metoda dan prosedur
pembelian yang efektif (Damiri 2005).
Spesifikasi pembelian yang standar adalah uraian singkat mengenai
kualitas, ukuran, dan berat atau faktor-faktor yang diinginkan untuk jenis-jenis
tertentu. Spesifikasi ini dibuat oleh manajemen berdasar studi yang lengkap
mengenai kebutuhan menu, kebijaksanaan harga dan penjualannya. Spesifikasi ini
berguna dalam beberapa hal yaitu dapat menolong manajemen menentukan yang
6
tepat untuk setiap komoditi, dapat menghilangkan kesalah pahaman antara

pembeli dengan pemasok, spesifikasi beredarnya satu komoditi kepada beberapa
pemasok dapat memungkinkan penawaran yang kompetitif, dapat menghilangkan
perlunya uraian terperinci setiap kali komoditi dipesan dan memberikan fasilitas
pengecekan barang ketika diterima (Damiri 2005).
Pemasok dalam sistem tender yang ingin bekerjasama dengan perusahaan
dalam bidang pengadaan barang komoditi mengajukan penawaran lebih dahulu
kepada perusahaan. Surat penawaran ini disebut quotation, yang didalamnya
tercantum dengan jelas nama perusahaan dan barang komoditi yang bisa
ditawarkan. Dalam quotation secara lengkap disebutkan nama-nama barang
komoditi, spesifikasi, harga-harga, cara pengiriman, alamat lengkap domisili
pemasok, penanggungjawabnya, serta persyaratan-persyaratan yang bisa
disanggupi. Kriteria pemasok yang baik adalah Bonafide (mempunyai izin usaha
yang resmi, kantor dan lain sebagainya), service lancar, tepat waktu
(transportation), komunikasi lancar, harga kompetitif, dan mempunyai NPWP
(Damiri 2005).
2.4 Penerimaan Bahan
Dalam suatu organisasi perusahaan (Hotel), seksi ini biasanya dibawah
organisasi Accounting sama halnya dengan bagian gudang. Pemegang jabatanya
biasanya setara dengan supervisor, mengingat tanggung jawabnya terhadap
perusahaan cukup besar dan penting. Seksi ini disebut receiving (penerimaan
barang). Tugas dan tanggung jawab utamanya adalah menerima barang-barang
komoditas untuk operasional perusahaan yang masuk melalui bagian penerimaan
sesuai dengan pesanan, meliputi harga, kualitas dan kuantitas. Barang-barang
yang secara resmi diterima oleh penerimaan barang kemudian dilaporkan dalam
laporan penerimaan (receiciving report) (Damiri 2005).
Untuk penerimaan barang-barang komoditas yang kriterianya kurang
diketahui dan untuk tidak terjadi kesalahan, maka petugas dapat meminta bantuan
kepada bagian pemesan yang diberi wewenang serta tanggung jawab untuk
kedatangan barang-barang tersebut. Ada 4 hal utama di bawah ini yang harus
diketahui oleh seorang Bagian Penerimaan Barang yaitu kuantitas barang yang
diterima harus sama dengan yang tertera pada daftar slip penyerahan (faktur,
7
invoice) serta sama dengan yang tercantum dengan order pembelian, kualitas
barang yang diterima haruslah sesuai dengan yang ada dalam spesifikasi
pembelian yang standar, harga dalam slip penyerahan (fakur, invoice) haruslah
sama dengan yang tercantum dalam order pembelian (request) yang ditetapkan
oleh Departemen Pembelian, pemasok dalam faktur penyerahan haruslah sama
dengan yang tercantum dalam order yang diterima dari Departemen Pembelian.
Sebelum petugas penerimaan memulai tugasnya, maka manajemen
haruslah terlebih dahulu menyiapkan sarana dan prasarana kelengkapan tugas
penerimaan tersebut, seperti tempat yang baik lokasinya, timbangan dengan
ukuran yang cukup dan alat-alat administrasi untuk kelancaran tugasnya. Adapun
prosedur penerimaan barang-barang komoditas tersebut antara lain yaitu
menerima salinan order (purchase request) dari departemen pembelian sebelum
barang datang (dikirim), barang-barang komoditas yang disampaikan oleh
pemasok atau dari luar haruslah disertai faktur (invoice) dan dihitung ulang oleh
bagian penerimaan sesuai dengan satuannya, ditimbang ulang untuk menetapkan
jumlah yang benar sesuai dengan permintaan dalam order pembelian (Damiri
2005).
2.5 Penyimpanan/Storage dan Pengeluaran
Manajemen pergudangan atau penyimpanan (store) adalah salah satu mata
rantai pokok dalam keseluruhan gerak perusahaan, karena juga mencangkup
perencanaan produksi, pemasaran, keuangan dan secara tidak langsung seluruh
aspek perusahaan. Suatu gudang haruslah mempunyai design bangunan yang baik,
lokasi yang strategis, mempunyai pengamanan yang cukup, ruangan penyimpanan
yang cukup dan rak-rak penyimpanan. Setiap gudang dipimpin oleh seorang
Kepala Gudang (Store Keeper) yang klasifikasi jabatanya adalah Supervisor
mengingat tanggung jawabnya yang besar dan penting (Damiri 2005).
Tujuan dari penyimpanan barang-barang ini adalah agar persediaan
barang-barang kebutuhan operasional perusahaan dapat tersedia dengan cukup
dengan resiko kerusakan atau kehilangan yang paling kecil, sehingga potensi
operasional perusahaan dapat berjalan dengan lancar karena tersedianya barang-
barang kebutuhan dengan cukup dan bermutu. Pengeluaran barang adalah
kegiatan pengeluaran barang-barang dalam gudang penyimpanan yang dipakai
8
langsung untuk oprasional perusahaan dalam menjalankan usaha produksinya.

(Damiri 2005).
2.6 Bahan Makanan Kering
2.6.1 Definisi Bahan Makanan Kering
Bahan makanan kering (Barang Groceries) yaitu bahan kelontong seperti
beras, gula, minyak, bumbu kering, kopi, sphagetti dan tidak harus disimpan
dengan suhu dingin, cukup dengan hawa (suhu) sejuk. Berdasarkan tingkat
kesiapannya untuk diolah, bahan dikategorikan menjadi tiga tingkatan, yaitu
bahan mentah yang masih harus disiangi dan diolah, barang setengah jadi dan siap
masak, barang jadi yang tinggal disajikan (Bartono 2005)
2.6.2 Jenis-Jenis Bahan Makanan Kering
Jenis bahan makanan kering diantaranya adalah tepung-tepungan, mie,
beras, bumbu kering, aneka pasta dan beberapa penyedap rasa. Adapun jenis
bahan makanan kering dapat dilihat pada Tabel 1.
Tabel 1. Jenis Bahan Makanan Kering
No Golongan Nama Bahan
1 Serealia, umbi-umbian Beras, bihun, biskuit, jagung giling, macaroni, maizena, mie
dan hasil olahanya kering, tepung beras, tepung terigu, tepung sagu.
2 Kacang-kacangan, biji- Kacang arab, kacang bogor, kacang merah, kacang kedelai,
bijian dan hasil olahanya kacang tanah, keju kacang tanah, kemiri, ketumbar, kluwak,
pala, tepung hunkwe, tepung kedelai.
3 Daging & hasil olahanya Corned beef, daging asap, kerupuk kulit, sosis, telur.
4 Ikan, kerang, udang dan Ikan asin, ikan teri, udang kering, ebi.
hasil olahanya
5 Buah-buahan Chery kaleng, sukade, leci kaleng dan rambutan kaleng
6 Susu dan hasil olahanya Keju, tepung susu
7 Lemak & hasil olahanya Minyak goreng, salad oil, minyak kelapa, margarine
8 Serba-serbi Agar-agar bubuk, coklat bubuk, cuka, kecap, merica, pala
halus, daun salam, gula kelapa, gula aren, jahe, aneka kecap
dan aneka saus, teh bubuk, terasi.
Sumber : Daftar Komposisi Bahan Makanan
Bahan makanan kering yang dipakai untuk produksi makanan adalah yang
memiliki kriteria tertentu, seperti berkualitas baik dan segar, higienis dan bersih,
harga dan timbangan yang jelas, cara penyimpanan yang tepat, jumlahnya dalam
persediaan, selalu ada dan stok tidak pernah kosong dan mudah dibedakan dengan
barang lain (Bartono 2005).
2.6.3 Penyimpanan Bahan Makanan Kering
Penyimpanan bahan makanan dengan prosedur yang benar akan membuat
bahan lebih awet dan dapat bertahan dari kerusakan. Sebaliknya, penyimpanan
9
bahan makanan dengan cara yang salah akan dapat membuat bahan cepat rusak
dan busuk. Yang dimaksud dengan penyimpanan yang benar antara lain, jenis dan
alat penyimpanan yang tepat, suhu yang seharusnya diterapkan, cara menyusun
dan menempatkan barang, alat atau wadah barang, kebersihan alat penyimpanan,
penutupan atau pembungkusan bahan dan penataan barang yang akan disimpan
(Bartono 2005).
Penyimpanan bahan makanan kering dapat dilakukan dengan beberapa
cara penyimpanan, yaitu suhu yang cukup sejuk, udara kering dengan ventilasi
yang baik, ruangan bersih, kering, lantai dan dinding tidak lembab, rak-rak
berjarak minimal 15 cm dari dinding lantai dan 60cm dari langit-langit, rak mudah
dibersihkan dan dipindahkan, penempanan dan pengambilan barang diatur dengan
sistem FIFO (firs in first out) artinya makanan yang masuk terlebih dahulu harus
dikeluarkan lebih dulu (Bartono 2005).
2.7 Tepung Terigu
Tepung merupakan salah satu dari dua bahan pembentuk susunan yang
dipergunakan dalam produk-produk bakery. Tepung yang dipergunakan adalah
tepung terigu dengan kuantitas yang bervariasi. Tepung yang dipergunakan untuk
bread (roti) merupakan bahan yang sangat penting, disamping bahan baku lain,
karena perananya sebagai pembentuk gluten, apabila tepung tersebut dicampur
dengan zat cair atau air sewaktu adonan diaduk (Suhardjito 2006).
Gluten memiliki peranan penting dalam roti, karena akan membentuk
susunan atau kerangka dari roti yang akan dibuat. Tepung terigu yang
dipergunakan di pabrik roti pada umumnya diperoleh dari gandum yang telah
digiling. Gandum digolongkan berdasar kekerasan dan warna butirannya,
sementara kualitas gandum ditentukan oleh jenis dan daerah di mana gandum itu
tumbuh atau ditanam, serta iklim pada waktu tumbuhan itu hidup (Suhardjito
2006).
Pada umumnya gandum dapat dikelompokkan menjadi dua golongan,
yaitu gandum keras (hard wheat flour) dan gandum lunak (soft wheat flour).
Gandum yang termasuk gandum keras adalah hard spring (gandum musim panas)
dan hard winter (gandum musim dingin). Gandum tipe ini sangat cocok untuk
digunakan sebagai bahan pembuat roti. Disamping itu ada yang disebut juga
10
gandum durum, yang dikelompokan menjadi dua bagian yaitu, Amber durum yang
pada umumnya digunakan untuk bahan pembuat makaroni, spaghetti, mie,
gandum ini berwarna kuning dan Red durum yang berwarna merah yang biasanya
digunakan untuk pakan ternak (Suhardjito 2006).
Gandum keras jenis hard winter dan hard spring memiliki sifat mudah
digiling, menghasilkan tepung dengan kualitas yang baik, dan mengandung
protein yang tinggi. Apabila jenis gandum ini digunakan untuk membuat roti
maka akan mempunyai sifat adonan yang kuat, adonan kenyal dan memiliki daya
kembang yang baik. Contoh gadum dan tepung dapat dilihat pada Gambar 1.
Gambar 1. Gandum dan tepung

2.7.1 Jenis dan Kandungan Protein Tepung
Terdapat beberapa jenis tepung yang dipergunakan untuk membuat produk
bakery pada saat ini, diantaranya adalah wholemeals dan whitemeals, strong flour,
medium flour, soft flour, special cake flour dan high protein flour. Wholemeals
diperoleh dari 90-100% gandum. Strong flour diperoleh dari gandum yang kaya
akan protein dan berkualitas baik. Gandum untuk tepung ini tumbuh di daereah
yang tanahnya banyak mengandung nitrogen, banyak curah hujan dan cukup sinar
matahari pada saat tumbuhan gandum itu masak dan dipanen, daerah tersebut
seperti Kanada, USA, Uni Soviet dan sebagian negara Eropa. Tepung yang
berasal dari gandum jenis ini sesuai untuk bahan pembuat roti (Suhardjito 2006).
Medium flour merupakan tepung yang diperoleh dari hasil penggilingan
gandum yang berasal dari Argentina dan Australia. Untuk mendapatkan Medium
strong flour dapat dengan cara mencampur strong flour dengan soft flour. Soft
flour didapatkan dari hasil penggilingan gandum yang berasal dari daerah Eropa,
gandum ini mengandung sedikit gluten sehingga sangat cocok digunakan untuk
membuat biskuit (Suhardjito 2006).
11
Special cake flour dikenal juga dengan nama high ratio flour karena
sangat sesuai untuk membuat cake dengan presentase gula, telur, dan susu yang
sangat tinggi. Cake yang dibuat dari jenis tepung ini tidak lekas membusuk.
Tepung untuk cake ini dihasilkan dari gandum yang bermutu tinggi dan
mempunyai daya serap yang tinggi terhadap zat cair (Suhardjito 2006).
High protein flour didapatkan dengan teknik penggilingan baru dimana
kandungan kualitas maupun kuantitas protein tepung dapat dikontrol.
Penyimpanan tepung ini harus benar-benar bagus. Ventilasi harus baik dan
terlindung dari kutu. Suhu ruangan berkisar antara 20ᴼC-24ᴼC dan kelembaban
udara ± 60%. Ruangan harus mudah dibersihkan dan tembok harus dicat untuk
mencegah tumbuhnya jamur (Suhardjito 2006). Gambar tepung berdasar jenisnya
dapat dilihat pada Gambar 2.
Keterangan :
1. Protein rendah
2. Protein sedang
3. Protein tinggi
Gambar 2. Jenis tepung
2.7.2 Ciri-Ciri Tepung
Untuk menghasilkan produk yang bermutu tinggi dibutuhkan tepung yang
bermutu tinggi. Tepung ini dapat dikenali dengan melihat warna, kekuatan,
kemudahan dalam menyesuaikan diri, daya serap dan keseragaman. Tepung yang
baik memiliki warna sedikit agak krem. Apabila tidak krem maka remah roti yang
dihasilkan akan berwarna putih. Proses bleaching selama penggilingan gandum
digunakan untuk mengontrol tingkat warna tepung yang dihasilkan. Dalam hal
pembuatan roti warna dapat dikontrol dengan mengubah formula atau resepnya,
mengolah adonan dengan mesin, dan dengan menambahkan bahan yang dapat
mempengaruhi warna tepung (Suhardjito 2006).
Masyarakat sering menyebut adanya tepung kuat (strong flour) dan tepung
lemah (soft flour). Istilah ini didasarkan atas kemampuan tepung menghasilkan
roti yang padat besar, yang mengembang dengan baik. Untuk mendapatkan roti
yang bermutu, tepung kuat memerlukan masa peragian yang lebih lama dari
12
tepung lemah. Tepung harus mampu menahan proses peragian dan menghasilkan
roti yang memuaskan di atas waktu yang pada umumnya diperlukan untuk
mencapai tingkat kematangan yang tepat (Suhardjito 2006).
High absorption (daya serap tinggi) pada tepung berkaitan dengan
kemampuan tepung untuk menyerap dan menahan sejumlah air sampai batas
maksimal tanpa pencampuran (mixing) tambahan guna mengembangkan adonan.
Bila adonan tidak mendapat cukup waktu, karena terbatasnya kapasitas
pencampuran oleh sebab-sebab lain, maka volume roti yang dihasilkan akan
berkurang, remahnya kering, rasa dan daya simpannya berkurang (Suhardjito
2006).
2.7.3 Penyimpanan Tepung
Penyimpanan tepung yang baik merupakan cara hemat untuk mengatasi
masa-masa sulit, menjaga agar warnanya terus berkembang sampai matang.
Dengan tepung yang cukup umur maka pengusaha akan memperoleh absorpsi
yang lebih baik dan mixing yang lebih seragam. Penyimpanan tepung yang tepat
merupakan masalah pokok bagi para pengusaha roti (Sughardjito, 2006).
Tepung yang disimpan dapat bertahan lama apabila dilakukan
penyimpanan dengan baik, ada beberapa cara yang perlu diperhatikan, yaitu
karung tepung yang ditumpuk di atas lantai harus dialasi papan atau penyangga,
gudang harus mempunyai ventilasi yang baik yang memungkinkan pertukaran
udara segar di sekitar timbunan tepung, tepung harus terhindar dari sinar matahari
langsung, udara tidak bolah terlalu kering dan terlalu lembab, dan suhu yang baik
berkisar antara 19ᴼC-24ᴼC, tepung harus disimpan terpisah dari bahan-bahan yang
mengeluarkan bau, seperti bensin, minyak tanah, rempah-rempah, bawang, dan
berbagai bumbu yang berbau tajam, karena tepung mudah menyerap bau-bauan
tersebut, sewaktu hendak menyimpan tepung, yakinlah bahwa tepung sudah
terbebas dari serangga (Suhardjito 2006).
Bila persyaratan tersebut diatas terpenuhi, tepung yang telah mengalami
pemutihan akan dapat disimpan dalam gudang selama 5 bulan. Sedangkan tepung
yang tidak melalui pemutihan akan dapat bertahan lebih lama, yakni sampai 8
bulan (Suhardjito 2006).
13
III. KERANGKA PIKIR
Pengadaan tepung-tepungan dimulai dari pemesanan, pembelian,

penerimaan, penyimpanan dan pengeluaran. Adapun kegiatan yang diamati adalah
pengadaan tepung-tepungan di Hotel Kartika Chandra. Pengadaan berawal dari
perencanaan akan kebutuhan tepung yang akan digunakan di Hotel Kartika
Chandra. Perencanaan terbagi atas dua jenis bahan, yaitu bahan makanan basah
dan bahan makanan kering.
Bahan makanan kering yang diamati adalah tepung-tepungan. Contoh
beberapa bahan makanan kering yang dipesan dan direncanakan di Hotel Kartika
Chandra antara lain beras, gula pasir, bumbu penyedap, bumbu botol seperti aneka
kecap, aneka saus dan aneka pewarna, sayuran kaleng seperti jamur kaleng,
asparagus, jagung kaleng, olive, serta beberapa olahan daging yang dikalengkan
seperti daging corned beef, sardens dan tuna meat.
Tepung-tepungan yang telah direncanakan kemudian dipesan dan dibeli.
Pembelian di Hotel Kartika Chandra dilakukan dengan sistem tender. Pembelian
dan pemesanan tepung-tepungan dilakukan oleh tiga CV, yaitu CV Eka Laut, CV
Aulia dan CV Cahaya Abadi. Setelah dilakukan pemesanan dan pembelian
kemudian tepung dikirim ke Hotel Kartika Chandra.
Proses penerimaan tepung terpusat di area penerimaan. Fasilitas fisik dan
penerimaan tepung yang sesuai dapat menunjang proses penerimaan sebelum
dilakukan penyimpanan. Setelah barang diterima petugas penerimaan akan
mencatat dalam receiving report. Penyimpanan tepung-tepungan dilakukan di
gudang penyimpanan bahan kering dan dicatat dalam stockcard. Gudang kering di
Hotel Kartika Chandra terdiri dari gudang kering utama atau disebut dengan
groceries storeroom dan storeroom main kitchen. Fasilitas dan peralatan yang
diamati terdapat pada gudang-gudang penyimpanan bahan kering khususnya
tepung. Pengeluaran tepung-tepungan memerlukan proses lanjut setelah
penyimpanan. Setiap bahan yang keluar harus dilakukan pencatatan kedalam kartu
persediaan. Konsep pemikiran dapat dilihat pada Gambar 3.
14
PERENCANAAN
BAHAN MAKANAN BAHAN MAKANAN

KERING BASAH
Beras Pasta Tepung-tepungan

(macaroni)
PEMESANAN DAN PEMBELIAN
PENERIMAAN
PENYIMPANAN Pencatatan
Groceries Main Kitchens

Storerooom Storerooom
PENGELUARAN
Keterangan :
\ diamati
\ tidak diamati
Gambar 3. Kerangka pikir pengadaan dan penyimpanan tepung-tepungan.

15
IV. METODA PENGAMATAN
4.1 Waktu dan Tempat

Proses pengambilan data dilakukan di Hotel Kartika Chandra Jakarta dari
tanggal 7 Oktober 2009 hingga 7 Januari 2010 yang berlokasi di Jl. Jend. Gatot
Soebroto Kav 18-20, Jakarta Selatan.
4.2 Jenis dan Cara Pangambilan Data
Data yang diperoleh dibedakan menjadi data primer dan data sekunder.
Data primer adalah data yang diperoleh melalui pengamatan atau observasi dan
wawancara. Sedangkan data sekunder adalah data yang didapat dari pencatatan
arsip-arsip. Pengambilan data dilakukan dengan cara pengamatan dan wawancara
dengan bagian groceries, receiving dan purchasing. Jenis data dan teknik
pengambilan data yang dambil dapat dilihat pada Tabel 1.
Tabel 2. Jenis dan Cara Pengambilan Data
Data Jenis Data Teknik Pengambilan Data
Keadaan Umum Arsip atau data yang terdapat di Hotel mengenai
Hotel gambaran umum Hotel dan Kitchen
Sekunder menganalisa data perencanaan, merencanakan
Perencanaan
penggunaan bahan makanan dan lembar pemesanan
Bahan
ke groceries.
Wawancara dengan petugas purchasing, pengamatan
Primer
langsung, mencatat dan menganalisa bahan makanan
Pemesanan yang akan dipesan dan dibeli.
dan pembelian Pencatatan arsip purchasing, formulir purchase order
Sekunder dan menganalisa pemesanan, pembelian dan proses
tender
Wawancara dengan petugas penerimaan, pengamatan
Primer langsung dengan tim penerimaan di lapangan,
Penerimaan menimbang,
Bahan pencatatan dan menganalisa bahan datang, serta
sekunder mencatat spesifikasi barang, formulir purchase order
dan formulir receiving report
Wawancara petugas penyimpanan bahan makanan
Penyimpanan Primer serta pengamatan langsung dengan petugas gudang,
bahan menyimpan bahan makanan yang masuk,
Sekunder Pencatatan formulir stockcard, dan receiving report
Wawancara groceries storekeeper, menghitung
Pengeluaran Primer parstock persediaan barang, serta cara pengisian
Bahan groceries storeroom requisition
Sekunder Pencatatan formulir groceries storeroom requisition
16
4.3 Pengolahan dan Analisa Data

Pengolahan data diakukan dengan cara deskriptif sesuai dengan data-data
yang didapatkan di Hotel Kartika Chandra di Jakarta, membandingkan dan
mengkolerasikan dengan studi pustaka yang ada.
4.4 Batasa Ilmiah
Accounting adalah bagian atau department yang bertugas mengukur,
menjabarkan, atau memberian kepastian mengenai informasi keuangan
yang akan membantu manajer, investor, otoritas pajak dan pembuat
keputusan lain untuk membuat alokasi sumber daya keuangan di dalam
perusahaan, organisasi, dan lembaga pemerintah (Bartono 2005)
Beverage storeroom adalah ruangan penyimpanan khusus yang digunakan untuk
berbagai jenis minuman (Bartono 2005).
Bulletin fungquition adalah banyaknya acara yang akan dilakukan atau
diselenggarakan setiap bulan di hotel.
Department head adalah kepala atau pemimpin yang bertanggung jawab pada
departement yang dipimpinnya.
FIFO (first in first out) adalah system penyimpanan dimana barang yang lebih
dahulu disimpan digunakan terlebih dahulu (Bartono 2005).
General storeroom adalah ruangan penyimpanan khusus alat-alat keperluan hotel,
seperti alat tulis kantor, peralatan kamar hotel, dan alat-alat kebersihan.
Groceries storeroom adalah ruang penyimpanan bahan makanan kering (Bartono
2005).
Invoice adalah bukti penerimaan atau faktur pembelian yang digunakan supplier
untuk mengirim barang.
Maximum stock adalah jumlah stok maksimum yang dapat disimpan gudang
penyimpanan.
Occupancy rate adalah tingkat hunian yang ditentukan dari jumlah kamar yang
terjual setiap hari di hotel (Bartono 2005).
Perishable storeroom adalah ruang penyimpanan bahan makanan basah (Bartono
2005).
17
Purchasing adalah bagian pengadaan yang berkerjasama dengan vendor untuk

membeli bahan makanan sesuai dengan kriteria dapur atau spesifikasi
(Bartono 2005).
Receiving section adalah pihak yang menerima barang dari vendor dan
menentukan barang diterima atau tidak (Bartono 2005).
Requisition adalah lembar yang dibuat dapur untuk mengambil barang dari
gudang, yang juga menyebutkan jenis barang, kuantitas dan ditandatangani
oleh user atau chef. (Bartono 2005).
Standard purchase specification adalah spesifikasi yang dibuat oleh purchasing
terhadap bahan-bahan yang diperlukan oleh dapur, bar, dan restoran
(Bartono 2005).
Store keeper adalah petugas gudang penyimpanan yang bertugas mencatat,
mengklasifikasikan, mengelompokkan, mengidentifikasikan, memeriksa,
dan melayani permintaan barang oleh dapur (Bartono 2005).
Supplier adalah orang atau pedagang grosir dipasar yang berhubungan dengan
vendor (Bartono 2005).
User adalah istilah untuk bagian dapur yang akan memakai barang untuk diolah
menjadi makanan, dan merupakan pihak yang menentukan standar
pembelian secara kualitas dan kuantitas (Bartono 2005).
Vendor adalah pihak yang menjadi media antara pedagang grosir dipasar dengan
pihak purchasing di hotel (Bartono 2005).
18
V. HASIL DAN PEMBAHASAN
5.1 Keadaan Umum Hotel

Yayasan Kartika Jaya mendirikan PT. Hotel dan Theater Kartika Chandra
berdasarkan akte notaris nomor 7 pada notaris Raden Moeljatmo di Surakarta per
tanggal 31 Desember 1969, dan tercatat pada lembaran berita Negara Republik
Indonesia nomor 22/1970. PT. Hotel dan Theater Kartika Chandra didirikan untuk
mengelola gedung pertemuan milik Yayasan Kartika Jaya secara komersial dan
sehat serta merencanakan pengembangannya menjadi sebuah hotel dengan
theater.
Hotel Kartika Chandra ditetapkan sebagai hotel berbintang empat oleh
Dirjen Pariwisata Pemerintahan Republik Indonesia pada bulan April 1974, tetapi
karena renovasi gedung belum selesai sehingga ditunda sementara kemudian
ditetapkan kembali pada bulan Februari 1989 dan terakhir pada bulan September
1996. Motto Hotel Kartika Chandra "The Friendly Hotel That Cares", yang
artinya hotel yang peduli dan memberi perhatian penuh terhadap segala
kebutuhan, keperluan tamu akan pelayanan, produk dan sarana yang berstandar
internasional. Pelayanan yang cepat, tepat, ramah dan sopan dengan menggunakan
produk yang bermutu dan disajikan dengan kesungguhan serta keahlian para
karyawannya.
5.1.1 Lokasi
Kartika Chandra sangat strategis, tereletak di pusat bisnis dan niaga semanggi dan
akeses jalan tol semanggi. Denah Lokasi Hotel Kartika Chandra dapat dilihat pada
Gambar 1.
19
Gambar 4. Denah Lokasi Hotel Kartika Chandra

5.1.2 Struktur Organisasi
Organisasi adalah sekelompok orang yang bekerjasama untuk mencapai
tujuan bersama. Jabatan tertinggi di Hotel Kartika Chandra dipimpin oleh seorang
General Manager dan wakilnya Executive Asistant Manager yang membawahi
beberapa Executive pada masing-masing departemen. Hotel Kartika Chandra
memiliki beberapa departemen yaitu Human Resources Development Department
(HRD), Front Office Department (FO), Security Department (Sec), Loundry
Department, Housekeeping Department (HK), Accounting Department (Ac),
Purchasing Department (Pc) dan Food and Beverage Department (F&B).
Food and Beverage Departement membawahi Executive Chef yang
bertanggung jawab atas dapur. Executive Chef membawahi Sous Chef yang
bertugas membantu dan menggantikan tugas Executive Chef apabila tidak hadir. F
& B Departement dalam pengadaan barang berhubungan dengan Bagian
Accounting. Bagian Accounting atau Accounting Manager membawahi Chief
Store (purchase dept) dan Cost Control. Chief Store membawahi dua supervisor
yaitu General Store dan F & B Store. Cost Control membawahi F & B Cost dan
Receiving. Struktur organisasi bagian pengadaan barang di Hotel Kartika Chandra
General Manager
Exec Asst Manager
F&B Departement Accounting Dept Purchasing Dept
Executive chef & Cost controll Chief Store

Sous Chef
F&B Cost
Receiving
Gambar 5. Sturktur organisasi pengadaan barang
Pengadaan barang dilakukan melalui perencanaan yang dibuat oleh Chief
Store (purchasing). Setelah barang dipesan dan dibeli dilakukan penerimaan
barang oleh bagian Receiving, Cost Control dan F&B Cost. Receiving adalah
orang yang bertugas untuk menerima dan memeriksa barang yang dipesan. Cost
20
Control adalah bagian pengendalian biaya yang akan melakukan pengecekan

harga bahan yang akan dibeli. F&B Cost adalah bagian yang bertugas dalam
pengendalian biaya untuk F&B Departement. Chief Store & Purchasing
Departement bertugas menandatangani seluruh kegiatan penyimpanan, persediaan
dan perencanaan bahan yang akan dibeli ke pihak Vendor.
Pada Accounting manager, Purchasing departement dan F&B
Departement dilakukan pembagian kerja (shift), yaitu bekerja mulai pukul 08.00-
15.00 WIB setiap hari kerja (senin-jumat). Untuk bagian Receiving bekerja setiap
hari senin sampai dengan sabtu dengan jumlah tenaga 1 orang. Jenis dan jumlah
tenaga kerja pengadaan dapat dilihat pada Tabel 3.
Tabel 3. Jenis dan Jumlah Tenaga Kerja Pengadaan
Jumlah
No Bagian Jabatan (orang
)
Cost Control 1
1. Perencanaan, Pemesanan dan Pembelian
F&B Cost 1
2. Penerimaan Receiving 1
Chief Store 1
General Store 1
3. Penyimpanan
F&B Store (User) 1
Vendor 1
4. Pengeluaran Bahan Storekeeper 1
TOTAL 8
Sumber : Hotel Kartika Chandra 2010
5.2 Jenis-Jenis Tepung

Jenis tepung-tepungan yang diterima dan disimpan di Hotel Kartika
Chandra antara lain adalah tepung terigu cakra, terigu segitiga biru, tepung
hunkwe, tepung panir, tepung beras, tepung sagu, tepung maizena dan tepung
ketan. Tepung-tepungan dipesan melalui tiga rekanan tender, yaitu CV Eka Laut,
CV Aulia dan CV Cahaya Abadi. Jenis tepung-tepungan dan hidangannya dapat
dilihat pada Tabel 4.
Tabel 4. Jenis Tepung dan Hidangan

No Jenis Tepung Hidangan
1 Tepung terigu Aneka produk pastry seperti roti tawar, danish, donat,
(tepung cakra dan tepung roll bread, cake, tarcis
segitiga) Ayam goreng kc, telur dadar rawis, gurame goreng
2 Tepung maizena Corn soup, chicken soup, cream soup
3 Tepung panir Udang goreng, chicken wings
4 Tepung sagu dan ketan Campuran blond rough untuk saus demiglace
21
5 Tepung beras Hidangan kue kecil, seperti kue ku

Sumber : Groceries Hotel Kartika Chandra 2010
5.3 Perencanaan Tepung-Tepungan

Perencanaan tepung-tepungan merupakan tahap awal dalam pengadaan
tepung-tepungan, yang kemudian akan dilakukan proses pemesanan dan
pembelian kepada pihak vendor. Perencanaan tepung-tepungan sangat penting
untuk kegiatan produksi restoran di hotel, khususnya dalam produksi hidangan
pastry.
5.3.1 Waktu dan Tenaga
Hotel Kartika Chandra membuat perencanaan tepung-tepungan
berdasarkan kebutuhan dari hotel dan menu makanan di hotel ini. Perencanaan
kebutuhan bahan makanan dilakukan oleh bagian office kitchen dan groceries
storekeeper.
Perencanaan tepung-tepungan dilakukan satu bulan sekali disesuaikan
dengan kebutuhan dan persediaan yang ada di ruang penyimpanan. Tugas seorang
groceries storekeeper adalah merencanakan kebutuhan bahan makanan kering
termasuk tepung-tepungan yang dilakukan secara berkala yaitu setiap minggu.
Perencanaan pada setiap minggunya kemudian diakumulasi untuk pemesanan
setiap bulannya kepada vendor. Perencanaan dilakukan setiap minggu dengan
melihat buletin fungquition yang akan diselenggarakan di hotel setiap minggunya.
Bagian office kitcen (executive chef & sous chef) bertugas mengawasi persediaan,
merencanakan dan menyetujui perencanaan yang dibuat oleh groceries
storekeeper.
5.3.2 Proses Perencanaan
Pada awal perencanaan kebutuhan tepung-tepungan, Hotel Kartika
Chandra membuat perencanaan berdasarkan kebutuhan dari hotel dan menu
makanan yang akan dijual di hotel ini. Perencanaan kebutuhan bahan makanan ini
dilakukan oleh bagian office kitchen(executive chef & sous chef) berdasarkan
buletin fungquition, rata-rata jumlah tamu yang menginap (occupancy) dan siklus
menu yang ada.
Pihak office kithcen (executive chef & sous chef) kemudian menyerahkan
perencanaan kepada bagian groceries (gudang kering). Pihak gudang selanjutnya
22
menyerahkan perencanaan tersebut ke bagian pembelian (purchasing).

Perencanaan kebutuhan tepung-tepungan dilakukan secara berkala yaitu mingguan
dengan cara menjumlah kebutuhan dan persediaan yang ada di ruang
penyimpanan.
Batas persediaan atau parstock di ruang penyimpanan tepung Hotel
Kartika Candra berbeda-beda untuk setiap jenis tepung. Persediaan dibuat setiap
hari dengan menjumlah barang sisa yang masih tersimpan di gudang. Jumlah
parstock tidak boleh kurang dari batas maupun habis. Data persediaan atau
parstock dapat dilihat pada kartu stock setiap jenis dan satuan tepung-tepungan.
Setelah mendekati atau mencapai batas persediaan (parstock) maka bagian
groceries akan merencanakan dan membuat pemesanan pembelian ke bagian
purchasing. Rata-rata pemakaian untuk setiap jenis tepung berbeda-beda. Batas
persediaan dan rata-rata pemakaian tepung-tepungan dapat dilihat pada Tabel 5.
Tabel 5. Batas Persediaan (parstock) dan Rata-rata Pemakaian Tepung-tepungan di
Hotel Kartika Chandra
No Jenis Tepung Satuan Parstock Rata-Rata Pemakaian
1 Cakra Kembar Karung (25 kg) 3 karung (75 kg) 1 karung (25 kg)/hari
2 Segitiga Biru Karung (25 kg) 3 karung (75 kg) 1 karung (25 kg)/hari
3 Tepung Sagu pax (1 kg) 15 pax/kg 5 pax/hari
4 Tepung Beras pax (1 kg) 15 pax/kg 5 pax/hari
5 Tepung Ketan pax (1 kg) 15 pax/kg 5 pax/hari
6 Tepung Hunkwe pax (1 kg) 15 pax/kg 5 pax/hari
7 Tepung Maizena pax (250 g) 15 pax/250 gram 3 pax/hari
Sumber : Groceries Storeroom Hotel Kartika Chandra 2010
Bagian Groceries membuat perencanaan berdasarkan stok atau persediaan

bahan makanan kering yang masih tersimpan di Storeroom dengan menggunakan
parstock. Parstock merupakan batas bahan tersimpan digudang, dengan melihat
batas persediaan di gudang pihak storeroom akan dapat diketahui barang yang
akan direncanakan untuk dilakukan proses pembelian. Apabila bahan makanan
kering yang sudah di keluarkan tersisa sedikit di gudang, maka bahan makanan
kering akan direncanakan jenis dan jumlahnya dan hasil perencanaan perbulan
diserahkan ke bagian Purchasing dengan menggunakan Formulir Purchase
Requisition (PR). Purchase Requisition (PR) dapat dilihat pada Lampiran 1.
23
Setelah diberikan ke bagian purchasing, maka akan dilakukan pemesanan

dan pembelian kepada vendor. Pembelian mengunakan purchase order ke
vendor.Berikut alur perencanaan tepung-tepungan dapat dilihat pada Gambar 6.
Office Kitchen(chief)
Berdasarkan:
Groceries Storekeeper Event/Function

Occupancy Rate
Check persediaan Menu
Ada Tidak ada (stok habis)/

(mencapai parstock)
Disalurkan
Stok sedikit Purchasing
Gambar 6. Alur perencanaan tepung-tepungan di Hotel Kartika Chandra.

5.4 Pemesanan dan Pembelian Tepung-Tepungan
Pemesanan tepung-tepungan di Hotel Kartika Chandra dilakukan 1 bulan
sekali dengan memperhatikan persediaan di groceries storeroom. Pemesanan
dilakukan oleh bagian groceries dan office kitchen(executive chef & sous chef)
yang bertugas memeriksa persediaan gudang ke bagian purchasing. Kemudian
petugas bagian purchasing bertugas memilih rekanan tender yang sesuai dengan
harga, spesifikasi dan kontrak. Bahan makanan tepung-tepungan dibeli secara
berkala yaitu satu bulan sekali tergantung jumlah ketersediaan. Waktu pemesanan
kepada suplier biasanya dilakukan pada siang hari setelah bagian storekeeper
merekap semua jumlah kebutuhan bahan dan menghitung bahan yang tersedia di
gudang penyimpanan.
5.4.2 Proses Pemesanan dan Pembelian Tepung-Tepungan
Pada dasarnya permintaan pemesanan tepung-tepungan dilakukan
bersamaan dengan bahan makanan kering melalui storeroom, dengan mengajukan
requisition. Setelah membuat dan mengajukan requisition ke bagian Chief Store,
kemudian Chief Store akan membuat purchase requisition dan mengajukan ke
24
bagian purchasing untuk memproses pembelian barangnya. Formulir purchase

requisition dapat dilihat pada Lampiran 1.
Pihak purchasing akan mengeluarkan purchase order (PO) setelah
purchase requisition diberikan ke bagian purchasing, kemudian PO diberikan
kepada vendor atau supllier. Berdasarkan PO tersebut, supllier akan mengirimkan
barangnya ke hotel melalui receiving section atau cost controll dengan
melampirkan invoice (faktur barang). Formulir purchase order dapat dilihat pada
Lampiran 2.
Purchasing atau bagian pengadaan, bekerja sama dengan atau menunjuk
vendor untuk membeli bahan sesuai dengan spesifikasi tepung-tepungan dari
pihak dapur melalui tender. Untuk pengadaan ini, vendor menawarkan barang-
barang dengan harganya dan dilakukan transaksi pembelian. Bahan akan dikirim
ke hotel secara periodik sesuai dengan kesepakatan.
Vendor merupakan pihak yang menjadi media antara pedagang grosir di
pasar dengan pihak purchasing di hotel. Vendor ini lebih dari satu dan dibagi-bagi
untuk tiap jenis bahan. Jadi, ada vendor khusus untuk sayur, daging, susu, telur,
beras dan sebagainya. vendor dipilih berdasarkan kriteria yang dibuat hotel dan
diseleksi melalui tender. Pembelian tepung-tepungan dilakukan oleh tiga vendor,
yaitu CV Eka Laut, CV Aulia dan CV Cahaya Abadi. Berikut daftar vendor atau
rekanan yang mengirim tepung-tepungan dapat dilihat pada Tabel 6.
Tabel 6. Daftar Nama Rekanan Pengadaan Tepung-Tepungan
No Nama Rekanan Jenis Tepung Satuan Ukuran
1 CV. Eka Laut Tapung Segitiga Biru Karung 25 Kg
Tepung Hunkwe, Pax 1 Kg
Tepung Ketan, Pax 1 Kg
2 CV. Aulia Tepung Beras, Pax 1 Kg
Tepung Sagu, Pax 1 Kg
Tepung Maizena (tapioca), Pax 250 gram
3 CV. Cahaya Abadi Tepung Cakra Kembar Karung 25 Kg
Sumber : Groceries Storeroom Hotel Kartika Chandra 2010
User adalah istilah untuk bagian dapur yang akan memakai barang untuk
diolah menjadi makanan dan merupakan pihak yang menentukan standar
pembelian secara kuantitas dan kualitas. Dapur berhak mengambil barang sesuai
kebutuhanya setiap hari dan mempertanggungjawabkan semua pengambilan
tersebut kepada bagian cost controll. Pemesanan bahan makanan di kitchen
menggunakan storeroom requisition. Requisition adalah formulir untuk
25
permintaan/pengambilan barang dari storeroom yang harus di tandatangani oleh

Departement Head atau Kepala Departement dan petugas yang diberi wewenang
untuk itu. Alur pemesanan dan pembelian bahan makanan di Hotel Kartika
Chandra dapat dilihat pada Gambar 7.
Chief/user
Membuat Groceries Requisition
Store room
Membuat Purchasing Requisition
Purchasing
Membuat Purchasing Order
Vendor (supplier)
Gambar 7. Alur pemesanan dan pembelian di Hotel Kartika Chandra
Barang yang dibutuhkan apabila tidak ada dalam persediaan maka

storekeeper akan membuat Purchase Requisition atau formulir permintaan
pembelian barang yang kemudian diajukan kepada General Manajer dan Chief
Accountant untuk disetujui. Purchase Requisition dibuat bagian Store berdasar
data bahan di gudang dan kondisi gudang atau kemampuan gudang secara teknis.
Purchase order dibuat oleh purchasing diberikan kepada vendor untuk
membeli barang-barang sesuai standard purchase spesification (SPS). Vendor
membeli barang dan mengirim ke hotel berdasarkan PO (purchase order) tersebut
dan menyerahkannya ke bagian receiving. Lembar purchase order terdiri dari
kuantitas barang, jenis barang, harga dan total harga yang ditandatangani oleh
purchasing manager, general manager dan accounting office manager. Contoh
formulir purchase order dapat dilihat pada Lampiran 2.
Acuan untuk pengadaan barang dapat secara sederhana antara lain, jika
jumlah barang di gudang sudah mendekati minimum stok/parstock (persediaan
minimun) maka purchase roquisition sudah harus disiapkan, Jika volume bisnis
meningkat, occupancy tinggi dan banyak event dalam jumlah besar maka stok
akan didekatkan pada maximum stock (persediaan maksimal) sehingga hotel tidak
ragu-ragu mendatangkan banyak barang. Apabila dalam kondisi demikian stok
masih kurang, dapat dilakukan direct purchase oleh purchasing dan user
26
(memorandum), dan jika dalam gudang terdapat stok yang macet atau slow
moving items maka store harus punya inisiatif melapor kepada crew atau user agar
membuat hidangan baru dengan bahan makanan yang tertimbun tersebut.
Sehingga tidak terjadi penumpukan di gudang penyimpanan.
5.5 Penerimaan Tepung-Tepungan
Receiving adalah pihak yang menerima barang dari Vendor dan
menentukan diterima atau tidaknya barang tersebut. Hal ini didasarkan kriteria
tertentu sesuai dengan spesifikasi barang yang diterima. Bagian ini hanya berhak
menerima, bukan membeli barangnya. Hak Receiving adalah memeriksa kualitas
dan kuantitas barang, yang kemudian menyatakan diterima atau ditolak, untuk
bahan penting dan mahal seperti daging import biasanya pihak Receiving
mengundang Chief untuk ikut melihat barang dan mengambil keputusan.
Penerimaan tepung-tepungan di Hotel Kartika Chandra dilakukan setelah
proses pemesanan dan biasanya suplier akan mengirim bahan makanan kering dan
tepung sesuai kontrak, penerimaan dilakukan setiap satu minggu sekali. Proses
penerimaan bahan makanan dilakukan oleh bagian penerimaan (receiving) dan
bagian cost control. Petugas penerimaan juga menunujuk seorang dari bagian
kitchen untuk membantu pengecekan kualitas bahan makanan sesuai dengan
spesifikasi mutu bahan makanan tepung-tepungan.
Waktu penerimaan bahan makanan kering tergantung dari kesepakatan
dengan suplier, biasanya kesepakatan untuk pengiriman tepung-tepungan di
lakukan dalam waktu satu minggu pada pukul 08.00-14.00 WIB. Jumlah dan jenis
barang yang dipesan petugas dapat diketahui melalui daftar barang diterima
(purchase order) yang diberikan vendor kepada pihak receiving.
5.5.2 Proses Penerimaan
Tepung-tepungan yang telah diterima dan diperiksa kemudian disalurkan
ke bagian store dan kitchen. Bahan makanan kering termasuk tepung-tepungan
harus diperiksa terlebih dahulu oleh chief store sebelum disimpan kemudian
tepung-tepungan disimpan di groceries storeroom. Sedangkan bahan makanan
yang dipesan dan dibeli secara mendadak (dengan memorandum) langsung
disalurkan ke kitchen sehingga tidak melalui bagian store. Setelah barang
27
diterima, pihak receiving akan membuat daftar penerimaan barang yang

dikelompokan sesuai dengan kelompok requisition atau dapat disebut juga
receiving report.
Receiving Report adalah lembar yang dikeluarkan bagian receiving, yang
berisi jenis-jenis barang yang diterima dengan harganya. Contoh receiving report
dapat dilihat pada Lampiran 3. Harus ada kesesuaian antara invoice dan receiving
report. Lembar receiving report ini diperlukan bagi vendor dan accounting
(bagian pembayaran) sebagai realisasi pembayaran atas barang yang didatangkan
dan diterima.
Penerimaan tepung-tepungan yang dilakukan dengan cara pembelian
langsung dicatat dalam memorandum invoice. Kedua laporan harian ini kemudian
diserahkan kepada kepala bagian store dan bagian kitchen untuk ditandatangani
sebagai bukti penerimaan bahan makanan. Kemudian laporan tersebut diserahkan
kepada chief bookeper (setingkat di bawah accounting manager) yang akan
mencatatnya ke dalam laporan bulanan yang dilaporkan kepada accounting
manager setiap bulan. Alur penerimaan tepung-tepungan dapat dilihat pada
Gambar 8.
Receiving
Pengecekan
Diterima Ditolak
Disimpan di Groceries Dikembalikan dan

storeroom langsung diganti
Groceries Storeroom 2:
Tepung beras,ketan, sagu
Groceries Storeroom 3 :
Terigu segitiga & cakra
Receiving Report
Gambar 8. Alur penerimaan tepung-tepungan.

Tepung-tepungan yang diterima adalah tepung-tepung yang sudah
melewati tahap pemeriksaan kualitas dan kuantitas bahan sesuai dengan
28
spesifikasi, apabila tidak sesuai spesifikasi maka tepung yang ditolak akan di
kembalikan dan harus diganti pada saat itu juga. Spesifikasi tepung-tepungan di
Hotel Kartika Chandra dapat dilihat pada Tabel 7.
Tabel 7. Jenis Satuan dan Spesifikasi Tepung-Tepungan di Hotel Kartika Chandra
No Jenis Tepung Spesifikasi
1 Tepung Hunkwe, Tepung Kemasan tidak rusak, tidak ada kotoran
Ketan, fisik di kemasan dan tidak expired dengan
Tepung Beras, Tepung Sagu, batas expired 1 tahun
Tepung Maizena (tapioca)
2 Tepung Cakra, Karung tidak bocor, tidak tengik, tidak ada
Tepung Segitiga Biru kotoran fisik & tidak berkutu, tidak expired
dengan batas expired 1 tahun, warna sak
tidak hitam dan kotor
Sumber: Bagian Penyimpanan Hotel Kartika Chandra, 2010
5.5.3 Jenis dan Satuan Tepung-Tepungan

Tepung-tepungan yang diterima di Hotel Kartika Chandra memiliki satuan
berat yang berbeda sesuai dengan jenisnya. Satuan bahan makanan ini digunakan
untuk mempermudah perhitungan jumlah bahan makanan pada saat penyimpanan,
penggunaan, dan keperluan. Jenis dan satuan bahan makanan kering di Hotel
Kartika Chandra dapat dilihat pada Tabel 8.
Tabel 8. Jenis dan Satuan Tepung-Tepungan di Hotel Kartika Chandra
No Jenis Satuan Jenis Tepung
1 Pax (per Kg) Tepung Hunkwe, Tepung Ketan, Tepung Beras,
Tepung Sagu, Tepung Maizena (tapioca)
2 Karung (per 25 kg) Tepung Cakra, Segitiga Biru
Tepung-tepungan di Hotel Kartika Chandra pada umumnya merupakan
bahan yang siap olah dan siap digunakan. Tepung-tepungan dengan berbagai jenis
ukuran, bentuk dan satuan dapat memudahkan dalam proses penggunaan
pengolahan dan penyimpanan.
5.5.4 Fasilitas Fisik dan Peralatan Penerimaan
Fasilitas fisik dapat berupa bangunan, ruangan dan peralatan yang
termasuk di dalamnya. Penerimaan bahan makanan di Hotel Kartika Chandra
terpusat di area Receiving. Denah lokasi penerimaan tepung-tepungan dapat
dilihat pada Gambar 9.
29
Gambar 9. Denah Receiving Area di Hotel Kartika Chandra

Receiving area merupakan koridor/lorong yang terletak di depan kantor
cost control dan general store dengan luas 4 x 3 m2 . Area ini dimanfaatkan untuk
memudahkan staf bagian penerimaan bahan makanan dalam melakukan kordinasi
dengan staf bagian gudang maupun staf bagian dapur (kitchen) serta memudahkan
suplier dalam pengiriman barang pesanan hotel.
Hotel Kartika Chandra memiliki fasilitas yang cukup memadai dalam
penerimaan bahan makanan. Peralatan di ruang penerimaan bahan makanan terdiri
dari tiga kereta dorong (trolley), dua timbangan besar dan satu timbangan ukuran
dengan kapasitas 1000 kg serta satu buah meja. Penerimaan tepung-tepungan
menggunakan timbangan 100 kilogram dan penyimpanan dibantu dengan satu
buah trolley. Koridor ruang penerimaan bahan makanan di Hotel Kartika Chandra
Gambar 10. Koridor ruang penerimaan bahan makanan di Hotel Kartika Chandra
5.6 Penyimpanan Tepung-Tepungan

5.6.1 Waktu dan Tenaga Penyimpanan Tepung-Tepungan
Penyimpanan tepung-tepungan di Hotel Kartika Chandra dilakukan setelah
proses penerimaan. Proses penyimpanan bahan makanan kering dilakukan oleh
bagian penerimaan (receiving). Petugas penyimpanan terdiri dari satu orang
bagian kitchen untuk membantu pengecekan bahan serta tata letak bahan yang
akan disimpan, satu orang bagian cost control dan satu orang petugas penerimaan
30
yang dibantu vendor. Tepung-tepungan datang kemudian diterima dan disimpan

sekitar pukul 08.00-14.00 WIB
5.6.2 Proses Penyimpanan Tepung-Tepungan
yaitu groceries storeroom 2 dan groceries storeroom 3 atau gudang utama. Setiap
jenis dan satuan tepung yang masuk di gudang groceries dicatat dalam bincard
atau stockcard. Bincard atau stockcard berfungsi untuk mempermudah
penyimpanan, pencatatan dan persediaan semua jenis bahan makanan termasuk
tepung. Cara penyimpanan tepung di groceries storeroom dilakukan dengan
menggunakan wadah box yang diletakan terpisah satu dengan yang lainnya
berdasarkan jenis tepung. Alur penyimpanan tepung dapat dilihat pada Gambar
11.
Receiving
Penyimpanan pada gudang kering
Groceries Storeroom 3 Groceries Storeroom 2
Tepung cakra Tepung Hunkwe,

Dan segitiga biru (karung) Tepung Ketan,
Tepung Beras,
Tepung Sagu,
Tepung Maizena (tapioca)
Dilakukan pencatatan pada bincard

dan buku stok barang
Gambar 11. Alur penyimpanan tepung-tepungan
Sistem penyimpanan tepung-tepungan di Hotel Kartika Chandra adalah
dengan sistem FIFO (First In First Out) yaitu tepung yang terlebih dahulu masuk
akan dikeluarkan terlebih dahulu. Sistem FIFO (First In First Out) bertujuan
31
untuk mencegah resiko kerusakan, perubahan cita rasa, warna, resiko expired dan
penampilan bahan makanan akibat terlalu lama disimpan.
5.6.3 Jenis Tepung dan Satuan Penyimpanan
Setelah tepung diterima kemudian disimpan berdasarkan jenis, satuan dan
tempat penyimpanannya. Hal ini memudahkan pencatatan, pengeluaran serta
persediaan di dalam gudang penyimpanan. Berikut jenis dan satuan penyimpanan
tepung-tepungan di Hotel Kartika Chandra dapat dilihat pada Tabel 9.
Tabel 9. Jenis dan Satuan Penyimpanan Tepung
No Gudang Penyimpanan Jenis Tepung Satuan
1 Groceries Storeroom 2 Tepung Hunkwe, Kg
Tepung Ketan, Kg
Tepung Beras, Kg
Tepung Sagu, Kg
Tepung Maizena Pax/250 gram
2 Groceries Storeroom 3 Tepung Terigu Cakra Karung
Terigu Segitiga Biru Karung
Penyimpanan tepung di gudang groceries storeroom 2 merupakan tepung
yang dalam kemasan dengan rata-rata memiliki berat satuan 1 kilogram seperti
tepung hunkwe, tepung ketan, tepung beras, dan tepung sagu. Penyimpanan
tepung di gudang groceries storeroom 3 digabungkan dengan beras dan bawang
bombay, jenis tepung yang disimpan di gudang 3 adalah tepung terigu cakra dan
tepung terigu segitiga biru.
5.6.4 Fasilitas Fisik dan Peralatan Penyimpanan
Fasilitas fisik merupakan berbagai sarana yang dapat digunakan untuk
menunjang kegiatan maupun proses yang berkelanjutan dalam kelancaran
kegiatan oprasional institusi. Penyimpanan tepung di Hotel Kartika Chandra
dilakukan di dua gudang penyimpanan, yaitu groceries storeroom 2 dan groceries
storeroom 3.
5.6.4.1 Groceries Storeroom 2
Groceries Storeroom 2 adalah ruang penyimpanan bahan makanan kering
utama yang digunakan untuk menyimpan bahan makanan kebutuhan sehari-hari
termasuk tepung. Ruangan ini memiliki sekat ditengah sehingga terlihat menjadi 2
ruangan. Luas ruangan ini adalah 2.5 m x 4.5 m. Ruangan gudang kering dan
tepung dengan ukuran 2.5 x 4.5 m dapat dilihat pada Gambar 12.
32
Gambar 12. Gudang Groceries utama di Hotel Kartika Chandra

Ruangan yang berlantai ubin ini memiliki pencahayaan dan sirkulasi udara
yang baik sehingga ketika masuk kedalam ruangan ini tidak terasa pengap ataupun
mencium bau. Suhu ruangan ini di atur dengan suhu 20ᴼ celcius dengan
menggunakan air conditioner (ac). Tepung yang disimpan di ruangan ini
diletakkan di dalam box ukuran 50x50 cm diatas rak-rak yang terbuat dari kayu.
Jarak antara rak dengan lantai adalah 40 cm dengan lantai terbuat dari keramik.
Ruangan ini dilengkapi penanda suhu atau termometer.
5.6.4.2 Groceries Store Room 3
Ruangan ini memiliki luas 1.5 x 2 M. Ruangan ini merupakan ruang
penyimanan untuk tepung, beras dan bawang bombay. Ruangan ini terletak tepat
di sebelah tangga naik yang dipakai sebagai tempat penyimpanan air mineral
galon. Ruangan ini beralaskan kramik dengan suhu ruang tanpa menggunakan
pengatur udara (air conditioner).
Beras, terigu dan bawang bombay di ruangan ini disimpan dalam kantong
sak (karung). Jarak antara ubin dengan rak adalah 15 cm. Rak penyimpanan tidak
dibentuk bertingkat, melainkan memanjang. Ruangan gudang kering 3 dapat
dilihat pada Gambar 13.
Keterangan:
Tepung
Beras
Bawang bombay
Gambar 13. Gudang Groceries 3 di Hotel Kartika Chandra

5.7. Pengeluaran Tepung
Tepung yang masuk dan keluar di gudang groceries dicatat dalam buku
catatan pengambilan bahan makanan. Pengeluaran tepung dilakukan jika
33
persediaan di dapur sudah habis. Tepung yang dikeluarkan mengunakan formulir

pengeluaran bahan makanan kering.
Pengeluaran tepung dilakukan oleh groceries storeroom biasanya
dilakukan satu minggu sekali. Selain itu tepung dapat dikeluarkan jika persediaan
bahan makanan kering di main kithen storeroom sudah habis. Pengecekan di main
kithen storeroom dilakukan oleh ececutive chef atau ececutive sous chef setiap tiga
hari sekali. Pengeluaran bahan makanan kering dilakukan oleh storekeeper
groceries storeroom setelah menerima permintaan dari main kithen dengan
menggunakan bon pemesanan groceries requisition.
5.7.2 Proses Pengeluaran Tepung
Tepung dikeluarkan dari gudang dengan menggunakan Groceries
storeroom requisition. Contoh formulir Groceries storeroom requisition dapat
dilihat pada Lampiran 4. Jumlah dan jenis bahan makanan yang tertera pada
Ececutive Chef atau Ececutive Sous Chef. Bahan makanan kemudian disortir
sesuai dengan permintaan pada storeroom requisition dan ditaruh di trolley. Alur
pengeluaran bahan makanan kering di Hotel Kartika Chandra dapat dilihat pada
Gambar 13.
User / Staf Membuat Groceries Menyerahkan slip

Kitchen Requisition Kepada Storekeeper
Penyortiran bahan sesuai permintaan

Barang disimpan dalam Pencatatan di stockcard dan buku
storeroom main kitchen pengeluaran barang
Gambar 13. Alur pengeluaran tepung di Hotel Kartika Chandra

Staf bagian kitchen bersama staf bagian groceries akan memeriksa
kembali bahan yang sudah disiapkan baik dari jumlah maupun jenis bahan
makanan. Kemudian storeroom requisition ditandatangani oleh Store Keeper dan
pihak yang menerima bahan makanan. Bahan makanan kering yang telah diterima
oleh staf kitchen disimpan di gudang main kitchen. Bahan makanan tersebut dapat
dipakai langsung oleh chef untuk produksi makanan. Setelah bahan makanan
34
kering diserahkan kepada staf kitchen, Store Keeper akan mengecek sisa barang
yang masih tersimpan dengan cara mengurangi setiap jumlah barang yang di
keluarkan ke dalam Stock Card untuk setiap jenis bahan. Stock Card dapat dilihat
pada Lampiran 5.
VI. KESIMPULAN DAN SARAN
6.1 Kesimpulan

Kartika Chandra sangat stratgis, tereletak di pusat bisnis dan niaga semanggi dan
akeses jalan tol semanggi.
Jenis tepung yang di Hotel Kartika Chandra antara lain tepung terigu,
tepung maizena, tepung hunkwe, tepung beras, tepung ketan, tepung sagu dan
tepung panir. Tepung yang paling banyak digunakan adalah tepung terigu cakra
dan tepung terigu segitiga biru. Tepung terigu banyak digunakan untuk
kepentingan produksi makanan pada penyelenggaraan makanan di dapur Pastry.
Perencanaan kebutuhan bahan makanan ini dilakukan oleh bagian office
kitchen bagian groceries (gudang kering) berdasarkan buletin fungquition, rata-
rata jumlah tamu yang menginap (occupancy) dan siklus menu yang ada. Pihak
gudang selanjutnya menyerahkan perencanaan menggunakan formulir groceries
requisitiom ke bagian pembelian (purchasing). Perencanaan kebutuhan tepung-
tepungan dilakukan secara berkala yaitu mingguan dengan menggunakan sistem
tender.
Permintaan pemesanan tepung-tepungan dilakukan bersamaan dengan
bahan makanan kering melalui storeroom, dengan mengajukan requisition,
kemudian mengajukan purchase requisition ke bagian purchasing untuk
memproses pembelian barangnya melalui purchase order. Berdasarkan PO
tersebut, supllier akan mengirimkan barangnya ke hotel melalui receiving section
atau cost control dengan melampirkan invoice (faktur barang).
35
Penerimaan tepung-tepungan di Hotel Kartika Chandra dilakukan setiap

satu minggu sekali setelah proses pemesanan. Proses penerimaan bahan makanan
dilakukan oleh bagian penerimaan (receiving) dan bagian cost control. Petugas
penerimaan juga dilakukan satu orang dari bagian kitchen untuk membantu
pengecekan kualitas bahan makanan sesuai dengan spesifikasi mutu tepung-
tepungan. Waktu penerimaan bahan pada pukul 08.00-14.00 WIB.
yaitu groceries storeroom 2 dan groceries storeroom 3 atau gudang utama. Setiap
jenis dan satuan tepung yang masuk di gudang groceries dicatat dalam bincard
atau stockcard. Ruang Groceries Storeroom 2 adalah ruang penyimpanan tepung
beras, ketan, sagu, maizena dan hunkwe. Groceries Storeroom 3 merupakan
tempat penyimpanan beras, terigu dan bawang bombay.
Tepung yang dikeluarkan dari gudang harus menggunakan Groceries
storeroom requisition. Jumlah dan jenis bahan makanan yang tertera pada
Ececutive Chef atau Ececutive Sous Chef, tepung yang dikeluarkan kemudian
disimpan dalam gudang kering main kitchen.
6.2Saran
Pada ruang penyimpanan, khususnya tepung segitiga dan cakra sebaiknya
tidak disatukan dengan bawang bombay, atau ada ruangan tersendiri untuk
penyimpanan tepung ini, karena apabila disimpan bersamaan dengan bawang
bombay memungkinkan terjadinya bau ketengikan atau bau bawang pada tepung
karena tingkat kadar air tepung yang sangat rendah dapat menyerap uap air
lingkungan, sehingga dapat merubah warna dan tepung serta menggumpalkannya.
36
DAFTAR PUSTAKA
Anonim. 2003. http//www. Republika.com./ertikel/kemasan-tepung//html/

(20 April 2010)
Anonim. 2008. http//www. Republika.com./ertikel/gandum-tepung//html/

(20 April 2010)
Damiri, J. 2005. Manajemen Pembelian, Penerimaan, dan Penyimpanan. Jakarta:

Graha Ilmu
Moehyi, S. 1992. Penyelenggaraan Makanan Institusi dan Jasa Boga. Jakarta:

Penerbit Bhratara.
PH, Bartono, Ruffino. 2005. Food Product Management di Hotel dan Restoran.
Yogyakarta: Penerbit Andi
Sihite, R. 2000. Food Product (Dasar-dasar Tata Boga). Surabaya : Penerbit SIC.
Soekresno. 2000. Manajemen Food & Beverage Service Hotel. Jakarta : Gramedia
Pustaka
37
LAMPIRAN
38
Lampiran 1. Formulir Purchase Requisition
PURCHASE REQUISITION
Requisition No :……………………………….. Date:……………………..
Please purchase for delivery…………………………………………………
Quantity Description
Requisitioned by…………………………….. Approved By…………………….

Departement………………………………………………………………………
Purchasing Agent’s of Order
Purchase order no……………… Issued to ..…………………………
Date of order……………………………………………..………………………..
Purchase agent : Your dept:
39
Lampiran 2. Formulir Purchase Order
****** KARTIKA CHANDRA HOTEL ******

VENDOR : MEKAR
PO# : 74004
VM : PASAR SENEN BLOK III
LANTAI II NO. 218
039/REG/TL/PRA/1998
PO DATE :14/03/2008 DELIVERY DATE : 15/03/2008
INSTUCTION :
PR# QTY UOO DESCRIPTION PRICE AMOUNT
TOTAL AMOUNT
CC : -VENDOR
- PURCHASING
- A/P
- RECEIVING
PURCHASING MGR GENERAL MANAGER

40
ACCOUNTING OFFICE MGR
Lampiran 3. Receiving Report
HOTEL KARTIKA CHANDRA PRINTED ON 09:29:33am 29 Dec 2010

RECEIVING REPORT RR No….
PO : Vendor : Received date :
PR Description Qyt UOO U-Price Ttl-Value
Total :
Received By Good Check By Filled By O.K For Payment
Recv. Clerk Cost Controll Acc. Payable Acct. Office Mgr

41
Lampiran 4. Formulir Groceries Storeroom Requisition
HOTEL KARTIKA CHANDRA No Form :……..

GROCERIES STOREROOM
REQUISITION
F&B Departemenent Date :………………..
Cost
Stock No Item Size Qyt Comments
Unit Total
Requested By Approved By Delivered By Received By Approved By
(………….) Departement Head Store Keeper (…………) Cost Controll

42
Lampiran 5. Formulir Stock Card
Stock No……….. Bin No……………..

Description…………………………………………………
Max :……………. Min:…………….Unit :……………….
Date Reverence In Out Balace

Tugas Akhir "Pengadaan Dan Penyimpanan BMK Di Hotel Kartika Chandra"

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Tugas Akhir "Pengadaan Dan Penyimpanan BMK Di Hotel Kartika Chandra"

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

PENGADAAN DAN PENYIMPANAN TEPUNG-TEPUNGAN DI

HOTEL KARTIKA CHANDRA

PROGRAM KEAHLIAN MANAJEMEN INDUSTRI JASA MAKANAN DAN GIZI

PROGRAM KEAHLIAN MANAJEMEN INDUSTRI JASA MAKANAN DAN GIZI

YUDHI ADRIANTO. 2010. Pengadaan dan Penyimpanan Tepung-Tepungan di

dilakukan oleh bagian receiving dengan membuat receiving report. Sebelum

Judul : Pengadaan dan Penyimpanan Tepung-Tepungan di Hotel

Rosyda Dianah, SKM Rahdian Adimas N, S.Pd

Prof. Dr. Ir. M. Zairin, M. Sc dr. Vera Uripi, S. ked

Penulis lahir pada tanggal 21 Maret 1990 di Bogor, anak ke dua

Alhamdullilahi Rabil Alamin, puji syukur penulis panjatkan kehadirat

Bogor, 27 April 2010

DAFTAR TABEL..................................................................................... viii

4.4 Batasan Istilah................................................................................ 16

3. Kerangka piker pengadaan dan penyimpanan tepung........................... 14

1.1 Latar Belakang

II. TINJAUAN PUSTAKA

karyawan, tamu, ataupun untuk keperluan pelaksanaan kerja karyawan. Kualitas

makanan. Perencanaan kebutuhan bahan makanan ditentukan beberapa faktor

tepat untuk setiap komoditi, dapat menghilangkan kesalah pahaman antara

langsung untuk oprasional perusahaan dalam menjalankan usaha produksinya.

Gambar 1. Gandum dan tepung

III. KERANGKA PIKIR

Pengadaan tepung-tepungan dimulai dari pemesanan, pembelian,

BAHAN MAKANAN BAHAN MAKANAN

Beras Pasta Tepung-tepungan

PEMESANAN DAN PEMBELIAN

Groceries Main Kitchens

Gambar 3. Kerangka pikir pengadaan dan penyimpanan tepung-tepungan.

IV. METODA PENGAMATAN

4.1 Waktu dan Tempat

4.3 Pengolahan dan Analisa Data

Purchasing adalah bagian pengadaan yang berkerjasama dengan vendor untuk

V. HASIL DAN PEMBAHASAN

5.1 Keadaan Umum Hotel

Gambar 4. Denah Lokasi Hotel Kartika Chandra

Exec Asst Manager

F&B Departement Accounting Dept Purchasing Dept

Executive chef & Cost controll Chief Store

Control adalah bagian pengendalian biaya yang akan melakukan pengecekan

5.2 Jenis-Jenis Tepung

Tabel 4. Jenis Tepung dan Hidangan

5 Tepung beras Hidangan kue kecil, seperti kue ku

5.3 Perencanaan Tepung-Tepungan

menyerahkan perencanaan tersebut ke bagian pembelian (purchasing).

Bagian Groceries membuat perencanaan berdasarkan stok atau persediaan

Setelah diberikan ke bagian purchasing, maka akan dilakukan pemesanan

Groceries Storekeeper Event/Function

Ada Tidak ada (stok habis)/

Stok sedikit Purchasing

Gambar 6. Alur perencanaan tepung-tepungan di Hotel Kartika Chandra.

bagian purchasing untuk memproses pembelian barangnya. Formulir purchase

permintaan/pengambilan barang dari storeroom yang harus di tandatangani oleh

Membuat Purchasing Requisition

Barang yang dibutuhkan apabila tidak ada dalam persediaan maka

diterima, pihak receiving akan membuat daftar penerimaan barang yang

Disimpan di Groceries Dikembalikan dan

Gambar 8. Alur penerimaan tepung-tepungan.

5.5.3 Jenis dan Satuan Tepung-Tepungan

Gambar 9. Denah Receiving Area di Hotel Kartika Chandra

5.6 Penyimpanan Tepung-Tepungan

yang dibantu vendor. Tepung-tepungan datang kemudian diterima dan disimpan

Penyimpanan pada gudang kering

KARTIKA CHANDRA HOTEL