Implementasi Balanced Scorecard

Sebagai Alat Ukur Kinerja Perguruan

Tinggi : Universitas Indonesia

Nama :Fransisca Berliani Dewi Thanjoyo

Teknik Industri 2008

 UNIVERSITAS INDONESIA

Visi

Menjadi Universitas Riset Kelas Dunia

Misi

 Menyelenggarakan Pendidikan Tinggi berbasis riset untuk pengembangan Ilmu,

Teknologi, Seni dan Budaya.
 Menyelenggarakan Pendidikan Tinggi yang mengupayakan penggunaannya untuk
meningkatkan taraf dan kualitas kehidupan masyarakat Indonesia serta kemanusiaan.

Tujuan

Mempertahankan reputasi UI sebagai universitas terbaik di Indonesia dengan menghasilkan

kualitas lulusan yang mampu bersaing di pasar global dan kualitas riset yang bertaraf
internasional serta menghasilkan produk Research & Design yang dapat mendukung daya
saing Internasional.
 Organisasi nirlaba biasanya didirikan oleh para pendiri dengan suatu
misi tertentu untuk melayani golongan masyarakat tertentu dengan jasa
pelayanan tertentu pula. Pendorong dan motivasi utama adalah pencapaian
kebutuhan pelanggan, sebagai perwujudan misi pendiri, bahkan kalau perlu
rela mengalami defisit dalam segi keuangan. Oleh karena itu, maka ukuran
pertama yang perlu diperhatikan ialah perspektif pelanggan untuk mencapai
misi organisasi. Dengan demikian, ukuran-ukuran dalam perspektif lain yaitu
keuangan, proses internal, dan pembelajaran serta pertumbuhan, bersifat
menunjang terhadap ukuran utama tersebut.

Dalam kasus perguruan tinggi, keadaannya adalah demikian juga.

Umumnya perguruan tinggi didirikan, apakah oleh pemerintah atau swasta,
bukan untuk mencari keuntungan, tetapi untuk melayani masyarakat dan
menyediakan sarana dalam bidang pendidikan tinggi demi mencerdaskan
kehidupan bangsa. Motivasi utama ialah menyediakan pendidikan tinggi bagi
para pelajar lulusan sekolah menengah atas (umum), yang menginginkan
meneruskan pendidikannya pada tingkat yang lebih tinggi.

Perubahan prioritas dalam pencapaian tujuan organisasi tersebut dapat

dilukiskan dalam Gambar 1, dimana perspektif pelanggan diletakkan paling
atas yang langsung menunjang pencapaian misi organisasi. Sedangkan strategi
tetap merupakan pusat pengaturan kegiatan, yang mempengaruhi penentuan ke
empat perspektif.

Gambar 1. Balanced Scorecard untuk Organisasi Nirlaba

Perspektif Pelanggan Universitas Indonesia dalam Balanced Scorecard
PERSPEKTIF PELANGGAN
Faktor Penentu Keberhasilan
Kegunaan bagi pelanggan :
1. Jumlah mahasiswa terdaftar
2. Jumlah keseluruhan mahasiswa
3. Pangsa pasar
Pelayanan kepada mahasiswa, orang tua dan
pengguna lulusan meningkat
Mutu jasa yang ditawarkan :
1. Akreditasi program studi
2. Rata-rata IPK mahasiswa
3. Peringkat Universitas
Kesan dan Reputasi
Tujuan Strategis
1. Menunjukkan minat pelanggan untuk
bidang studi tersebut pada tiap-tiap tahun,
meskipun tentu saja disesuaikan dengan
daya tampung universitas.
2. Menunjukkan peminatan atau anggapan
kegunaan universitas tersebut secara
keseluruhan bagi pelanggan.
3.Jumlah mahasiswa di Universitas
Indonesia menyebar dari seluruh daerah di
Indonesia
Tingkat kepercayaan mahasiswa meningkat, hal ini
dapat dilakukan dengan memberikan pelayanan
yang terbaik untuk mahasiswa, agar
menurun jumlah komplain.
1. Mengetahui apakah suatu program studi
berada pada perignkat baik sekali, baik,
cukup, atau bahkan tidak terakreditasi
2. Menunjukkan mutu rata-rata mahasiswa
yang sedang belakar, yang sekaligus juga
mengukur keberhasila proses belajar-
mengajar
3. Universitas Indonesia merupakan salah
satu universitas terbaik di Indonesia yang
mampu bersain di tingkat internasional
1. Universitas Indonesia sudah mempunyai
kesan dan reputasi sangat baik di mata
masyarakat melalui peningkatan prestasi
baik akademik maupun non akademik di
tingkat nasional dan internasional.
2. Mempertahankan reputasi UI sebagai
universitas terbaik di Indonesia dengan
menghasilkan kualitas lulusan yang
mampu bersaing di pasar global dan
kualitas riset yang bertaraf internasional.
 Hubungan pelanggan : Baik buruknya hubungan antara pelanggan
1. kepuasan mahasiswa dan universitas bukan hanya dalam arti
2. kepuasan alumni fisik, tetapii juga dalam arti batin, adalah
3. kepuasan pengguna lulusan tingkat kepuasan, tingkat pengenalan, dan
tingkat perhatian, baik di antara para
mahasiswa, para alumni, dan para
pengguna lulusan.

Gambar 2. Perspektif Pelanggan : Tolok Ukur Utama

 Pangsa Pasar. Menggambarkan proporsi bisnis yang dijual oleh sebuah unit bisnis di
pasar tertentu (dalam bentuk jumlah pelanggan, uang yang dibelanjakan, atau volume
satuan yang terjual).
 Akuisisi Pelanggan. Mengukur dalam bentuk relatif atau absolut, keberhasilan unit bisnis
menarik atau memenangkan pelanggan atau bisnis baru.
 Kepuasan Pelanggan. Menilai tingkat kepuasan atas kriteria kinerja tertentu di dalam
proporsi nilai.
 Profitabilitas Pelanggan. Mengukur keuntungan bersih yang diperoleh dari pelanggan
atau segmen tertentu setelah menghitung berbagai pengeluaran yang digunakan untuk
memenuhi kebutuhan pelanggan tersebut.
Meliputi beberapa pengukuran utama atas keberhasilan dari rumusan dan pelaksanaan
strategi yang baik. Pengukuran hasil utama meliputi kepuasan pelanggan dan peningkatan
kuantitas konsumen.
a. Customer Satisfaction, Bertujuan untuk mengukur jumlah keluhan dari pelanggan
sehingga adanya tindakan follow up untuk mengatasinya. Semakin sedikit jumlah keluhan
maka dapat dikatakan kepuasan pelanggan terpenuhi.

b. Customer Acquisition, Bertujuan untuk mengetahui seberapa besar tingkat pertumbuhan

pengguna produk / jasa Perguruan Tinggi.

Perspektif Proses Internal Universitas Indonesia dalam Balanced

Scorecard

PERSPEKTIF PROSES INTERNAL

Faktor Penentu Keberhasilan Tujuan Strategis
Ketepatan Waktu Operasi Mengurangi keterlambatan. Untuk
mengurangi keterlambatan operasi atau
proses pengurusan
sesuatu yang berhubungan dengan mahasiswa
maka di Universitas Indonesia telah
diterapkan Sistem Informasi Terpadu
berbasis komputer untuk proses pelayanan
terhadap mahasiswa, misalnya proses
1. Pencetakan Transkrip
2. Keuangan
3. Pengisian IRS
Proses Inovasi : 1.Inovasi ini menunjukkan
1. Pembukaan program studi baru kemampuan universitas untuk
2.Pembukaan program gelar ganda (double menawarkan produk baru bagi
degree) kosumen dan keberhasilannya
memperkuat kehidupan universitas
mengembangkan dirinya.Kejelian
melihat peluang dan kebutuhan pasar
serta memanfaatkan fasilitas dan
kemampuan yang ada untuk
menangkap peluang tersebut
merupakan inti dari proses inovasi
ini.

2.Sampai saat ini Universitas


Semangat Tim Kerja (Team Work)
Karyawan dan Dosen Termotivasi
Proses layanan purna jual :
1. Pencarian pekerjaan
2. Kesempatan rekrutmen
3. Jaringan alumni
Mutu dan Keamanan
Perspektif Proses Pembelajaran dan Pertumbuhan Universitas Indonesia
dalam Balanced Scorecard
Indonesia belum mempunyai kelas
untuk program gelar ganda. Ini bisa
dijadikan sebagai suatu inovasi agar
UI dapat menjadikan dirinya sebagai
universitas terbaik.
1. Pimpinan bertindak sebagai pelatih. Agar
hubungan lebih harmonis antara atasan dan
bawahan atau antara pimpinan dengan
karyawan maka disini pimpinan harus dapat
bertindak sebagai guru atau pelatih yang
dapat memberikan contoh baik kepada
karyawannya.
Meningkatkan kepuasan karyawan dan
dosen.
Ada beberapa cara yang diterapkan di UI
diantaranya adalah:
1.Menghargai hasil kerja karyawan/dosen
2.Meningkatkan penghasilan
3.Jaminan penghasilan lebih baik untuk yang
berprestasi
1. UI bekerja sama dengan beberapa
perusahaan atau cabang industri dalam
proses pencarian kerja untuk lulusan
yang memiliki nilai yang baik
2.Memberikan kesempatan pada
perusahaan tertentu mencari calon
pegawai dari calon lulusan
3. Alumni dapat membantu almamater
dalam berbagai hal
Mutu dan keamanan yang optimal. Semua
proses akademik yang berjalan di UI harus
dilakukan dengan prosedur yang sudah
ditetapkan agar proses dapat berjalan dengan
aman dan target hasil yang optimal sehingga
target/sasaran yang diinginkan dapat tercapai.
 Perspektif ini menunjukkan modal dan kapasitas universitas untuk
menjamin kehidupan dan pengembangan yang akan datang. Modal utama
universitas adalah sumber daya manusia (SDM) dan hal ini merupakan isi
pokok dari perspektif ini. Dalam perspektif ini ada tiga kategori prinsip yang
penting yaitu kapabilitas karyawan, kapabilitas sistem informasi, motivasi,
pemberdayaan, serta penyelarasan. Untuk tujuan pengukuran, ketiga kategori
tersebut dapat diuraikan lagi dengan asumsi sebagai berikut. Hasil karya
karyawan yang mendukung misi universitas didapat dari karyawan yang lama
dan sudah berpengalaman (retensi tinggi) dan dengan produktivitas tinggi.
Produktivitas dan retensi tinggi akan terjadi apabila kepuasan karyawan
tinggi, karena kepuasan yang tinggi akan memberikan motivasi yang tinggi
pula bagi karyawan.

Ketiga faktor ini, yaitu kepuasan karyawan, retensi karyawan, dan

produktivitas karyawan merupakan faktor utama ukuran dalam perspektif ini.
Disamping itu, kepuasan karyawan akan timbul apabila karyawan memang
memiliki kompetensi, didukung oleh infrastruktur di bidang teknologi yang
diperlukan, dan juga oleh suasana dan kondisi kerja. Kondisi kerja di sini
termasuk imbalan jasa, kesempatan pengembangan diri dan sebagainya.

PERSPEKTIF PROSES PEMBELAJARAN & PERTUMBUHAN

Faktor Penentu Keberhasilan Tujuan Strategis
Pengembangan potensi SDM yang Produktivitas kerja SDM lebih tinggi Employee
berkesinambungan Productivity (Produktivitas Karyawan). Rasio ini
menunjukan rata-rata pendapatan perusahaan yang
dihasilkan oleh setiap karyawan. Semakin besar
rasio ini berarti semakin produktif. Karyawan disini
mencakup pegawai administrasi maupun tenaga
pengajar.

Komunikasi dan InformasiYang Harmonis Keterbukaan dan kejujuran dalam bertukar

informasi. Bagaimanapun juga, meski motivasi dan
keahlian pegawai telah mendukung pencapaian
tujuan-tujuan perusahaan, masih diperlukan
informasi-informasi yang terbaik. Dengan
kemampuan sistem informasi yang memadai,
kebutuhan seluruh tingkatan manajemen dan
pegawai atas informasi yang akurat dan tepat waktu

Produktivitas karyawan :
1. Produktivitas secara umum yang terdiri
dari dosen, tenaga administratif, dan tenaga
penunjang akademik
2. Tingkat kehadiran
3. Gugus kendali mutu
Daya saing berdasarkan pengetahuan,
keterampilan, dan kemampuan dosen
Penggunaan teknologi informasi
Iklim kerja :
1. Tingkat suasana kerja
2. Tingkat pelanggaran etik
3. Jaminan hari tua
dapat dipenuhi dengan sebaik-baiknya.
Dengan semakin besarnya produktivitas
yang dilihat dari produktivitas secara
umum, tingkat kehadiran, dan mutu dari
seluruh karyawan yang terlibat, maka
semakin baik universitas tersebut dalam
menjalankan fungsinya.
Kompetensi para pengajar. Saat ini UI
memiliki staff pengajar yang berkompeten di
bidangnya dan tidak diragukan lagi akan mutu
dan kualitasnya sehingga dapat memberikan
yang terbaik untuk para mahasiswa.
Dalam hal teknologi informasi, baik dari
mahasiswa, dosen, tenaga administrasi,
dan tenaga penunjang akademik, semua
sudah matang dalam penggunaan
teknologi informasi ini.
1. Dalam hal peraturan, UI memiliki
peraturan yang terbilang cukup ketat dan
memiliki sanksi yang cukup berat apabila
terjadi pelanggaran etika. Hal ini
dikarenakan tingkat pelanggaran etik yang
tinggi dapat meresahkan karyawan lain
dan mempengaruhi iklim kerja.
2. Adanya jaminan hari tua (pensiun,
pesangon, pengobatan, perencanaan
kepemilikan rumah, dan sebagainya)
merupakan tambahan ketenteraman hati
para karyawan yang tentu saja
mempengaruhi iklim kerja.
 Gambar 3. Kerangka ukuran perspektif pembelajaran dan pertumbuhan

Dari gambar di atas, jelas terlihat bahwa sebetulnya yang dimaksudkan

dengan kekayaan atau modal dalam sumber daya manusia yang penting bukan
jumlah orang, tetapi produktivitas dan kesetiaan (terbukti dari retensi tinggi),
karena didukung oleh kompetensi, teknologi dan iklim yang baik. Itulah
modal intelektual yang sebenarnya.

Perspektif Proses Keuangan Universitas Indonesia dalam Balanced

Scorecard

PERSPEKTIF KEUANGAN
Faktor Penentu Keberhasilan Tujuan Strategis
Hasil keuangan yang baik dan tingkat Bertumbuh / Berkembang( growth )
keuntungan yang semakin meningkat. Meningkatkan keuntungan finansial untuk
Pengukuran kinerja keuangan akan lembaga dengan cara meningkatkan jumlah
menunjukan apakah perencanaan dan mahasiswa.
pelaksanaan strategi memberikan perbaikan Tahapan awal siklus kehidupan UI dimana UI
yang mendasar bagi keuntungan lembaga / memiliki produk atau jasa yang secara
perguruan tinggi. Perbaikan-perbaikan ini signifikan memiliki potensi pertumbuhan
tercermin dalam sasaran-sasaran yang secara terbaik. Setiap tahun UI memiliki
khusus berhubungan dengan keuntungan peningkatan mahasiswa baik dari PMDK,
yang terukur, pertumbuhan usaha, dan nilai UMB, SNMPTN, SIMAK UI, dan KSDI.
pemegang saham. Pengukuran kinerja Penambahan mahasiswa ini menunjukkan
keuangan mempertimbangkan adanya bahwa banyaknya peminat yang ingin
tahapan dari siklus kehidupan bisnis, yaitu : meneruskan pendidikan di UI karena UI
growth (bertumbuh), sustain (bertahan), sudah memiliki reputasi yang sangat baik.
harvest (Menuai).

Bertahan ( Sustain )
Adalah tahapan kedua dimana UI masih
melakukan investasi dan reinvestasi dengan
mengisyaratkan tingkat pengembalian terbaik.
Dalam tahap ini, perusahaan mencoba
mempertahankan pangsa pasar yang ada,
bahkan mengembangan investasi setiap
tahunya, sejalan dengan luasnya pangsa pasar
yang tersedia. Pengembangan tersebut
menjadikan UI sebagai salah satu universitas
yang terbaik di Indonesia yang mempunyai
perkembangan yang cukup tinggi. Investasi
yang dilakukan umumnya diarahkan untuk
menghilangkan bottleneck, mengembangkan
kapasitas, dan meningkatkan perbaikan
operasional secara konsisten. Sasaran
keuangan tahap ini diarahkan pada besarnya
tingkat pengembalian atas investasi yang
dilakukan. Tolok ukur yang kerap digunakan
pada tahap ini, misalnya Return on
Investment (ROI) yang merupakan titik pusat
untuk menganalisis rasio yang dilakukan
secara menyeluruh. Nilai ROI dapat dihitung
sebagai berikut :

ROI = Net Profit Margin x Total Assets

Turnove

Menuai/Memanen/Memetik Hasil (harvest)

Adalah tahapan ketiga di mana UI benar-
benar memanen / menuai hasil investasi di
tahap-tahap sebelumnya. Tidak ada lagi
investasi besar, baik ekspansi maupun
pembangunan kemampuan baru, kecuali
pengeluaran untuk pemeliharaan dan
perbaikan fasilitas. Sasaran utama dalam
tahap ini adalah masalah keuangan, sehingga
diambil sebagai tolak ukur, adalah
memaksimumkan arus kas masuk dan
pengurangan modal kerja. Isu strategis pada
perspektif keuangan yaitu pertumbuhan
pendapatan, penghematan biaya dan
perbaikan produktivitas, dan utilisasi aset.
Strategi yang hendak dicapai pada perspektif
keuangan bertujuan untuk pencapaian
 keuntungan, seperti perolehan pendapatan,
perputaran modal kerja, kecepatan
pertumbuhan keuangan atau peningkatan arus
kas.

UNIVERSITAS INDONESIA STRATEGY MAP

PERSPEKTIF SASARAN
Keuangan              
       
       
       
       
    Mengendalikan biaya Meningkatkan Meningkatkan cakupan  
        pendapatan pelayanan    
Customer              
       
       
       
      Tarif, Kualitas, Ketersediaan produk atau jasa, Fungsionalitas,
      Pelayanan, Kemitraan      
Proses Internal            
       
       
       
       
       
               
Pembelajaran dan            
Pertumbuhan