PERHUBUNGAN AWAM

Individu juga perlukan perhubungan awam

RAMAI yang tidak tahu bahawa perhubungan awam bukanlah hanya untuk
syarikat, pertubuhan ataupun kerajaan sahaja. Perhubungan awam juga
boleh digunakan oleh individu seperti anda dan saya. Tetapi, mengapa pula
seseorang individu itu perlukan perhubungan awam (Public Relations)?

Antara sebab-sebabnya ialah : mereka sedang mencari kerja ataupun

mencari peluang untuk naik pangkat. Cuba untuk memperjuangkan sesuatu
isu atau menegakkan kebenaran. Mungkin hendakkan publisiti. Mahukan
pendengar menghargai (kalaupun tidak menerima) pandangan mereka. Apa
pun sebabnya, mereka mahu suara mereka didengari.

Dalam kebanyakan situasi, individu tidak boleh menggunakan pengiklanan

dalam iklan, anda bercerita tentang diri anda. Dengan perhubungan awam,
pihak media akan bercerita tentang anda dan ini mempunyai lebih kredibiliti.
Ramai yang merasakan mereka bagus dalam melaksanakan perhubungan
awam. Tetapi, sejumlah kecil sahaja yang sebenarnya mampu melakukannya.

Perhubungan awam merupakan satu usaha yang disengajakan, sistematik,

terancang dan berterusan bagi menjalin dan mengekalkan persefahaman antara
sesebuah organisasi dengan pelanggannya.

Perhubungan Awam secara sedar atau tidak dipraktikkan oleh semua

organisasi sama ada dalam organisasi perniagaan atau badan-badan yang
tidak bercorak perniagaan. Perhubungan Awam merangkumi semua bentuk
komunikasi dengan pihak-pihak yang ada kaitan dengan sesebuah organisasi
itu.

Perhubungan Awam

Menurut Cutlip dan rakan-rakan (1985), perhubungan awam adalah sebagai

“satu fungsi pengurusan yang mengenal pasti, mewujud dan mengekalkan
hubungan bersama di antara organisasi dengan berbagai-bagai publiknya
yang akan menentukan kejayaan dan kegagalan organisasi itu”.

Perhubungan awam ialah satu usaha komunikasi yang terancang yang

sentiasa meninjau pendapat publik dan mewujudkan aktiviti komunikasi yang
sesuai untuk menjalinkan kesecocokan hubungan di antara publik dan
organisasi. sesebuah organisasi memerlukan hubungan publik kerana dalam
anlisis terakhir, publiknya yang akan menentukan kewujudannya. Dengan itu,
pengamal perhubungan awam untuk sebuah organisasi perlulah sentiasa
meninjau minat, keperluan, tindakan sikap publik terhadap organisasi dan
menasihati pihak organisasi untuk membuat penyesuaian di tempat yang difikirkan
perlu.

Oleh itu, bolehlah dikatakan perhubungan awam adalah penting untuk

sesebuah organisasi menentukan kewujudannya. Fungsi pengamal
perhubungan awam pula memestikan organisasi itu bersifat dinamik dan
bersedia untuk berubah mengikut situasi persekitarannya. Untuk memastikan
bahawa organisasi mendapat sokongan publiknya, aktiviti perhubungan
awam perlu diwujud secara berterusan. Banyak organisasi menganggap
strategi perhubungan awam sebagai strategi penyelesaian masalah.

DEFINISI

Perhubungan Awam boleh didefinisikan sebagai suatu fungsi pengurusan

yang bersifat berterusan dan dirancang dimana sesebuah organisasi akan
mencari jalan untuk mendapat dan mengekalkan persefahaman, simpati dan
sokongan daripada mana-mana pihak yang berkenaan. Ini dijalankan dengan
cara menilai pendapat awam terhadap organisasi mereka supaya dapat
berhubung dan menyampaikan dasar, polisi dan peraturan-peraturan mereka
serta mencapaikanya melalui perancangan dan penyelesaian yang lebih
lengkap untuk kepentingan bersama.

TUJUAN

Dasar Perhubungan Awam bermatlamat untuk “mempastikan imej baik

Organisasi sentiasa terpelihara dan dipertingkatkan melalui persefahaman,
penerimaan, kepercayaan, keyakinan dan kerjasama yang diperolehi
berkaitan layanan dan perkhidmatan yang berkualiti, cekap dan berkesan
dalam hubungannya dengan orang ramai”.

Tujuan asas perhubungan awam adalah untuk mendapatkan sokongan

masyarakat atau kumpulan-kumpulan tertentu terhadap sesebuah organisasi
atau sesebuah program. Sokongan ini akan timbul sekiranya individu atau
kumpulan yakin terhadap objektif organisasi/program dan faedah yang boleh
didapati, sama ada oleh individu/masyarakat/negara.

Menjadi tugas dan tanggungjawab individu-individu organisasi untuk

memberitahu masyarakat umum tentang aktiviti yang dijalankan oleh
organisasi dan individu bagi membolehkan masyarakat umum membulatkan
pandangan dan sikap mereka terhadap organisasi.

Dengan perkataan lain imej organisasi perlu berada di peringkat yang terbaik dan
tugas individu dalam organisasi adalah untuk menjaga dan mengekalkan imej ini.

OBJEKTIF

Di bawah dasar ini menggariskan lima objektif utama seperti berikut:

a)Identiti Korporat: Untuk memperkenal dan memberi kesedaran
kepada orang ramai akan kewujudan Jabatan dan juga peranan, tugas
dan fungsi-fungsinya.
b)Imej Korporat: Untuk membina, meningkat dan memelihara dengan
baik Imej Korporat Jabatan yang dapat digambarkan sebagai positif,
dinamik, proaktif, kreatif dan kritis.
c)Budaya Korporat: Untuk menjalin dan memelihara hubungan

persefahaman yang erat dan kerjasama yang rapat antara Jabatan

dengan publiknya. Publik merupakan individu, kumpulan-kumpulan
individu atau organisasi yang mempunyai kepentingan terhadap
Jabatan. Publik sasaran ini meliputi publik dalaman dan publik luaran.

d)Komunikasi: Untuk mengadakan saluran komunikasi dua hala yang melibatkan

tiga komponen utama iaitu:
 a. Pengurusan Jabatan,
b. Proses Komunikasi yang berterusan dari masa kesemasa, dan
c. Publik Sasaran
e. Kekitaan: Untuk mengukuh dan memupuk semangat kekitaan dikalangan
anggota Jabatan (publik kakitangan) yang juga merupakan publik dalaman iaitu
individu-individu yang berada dalam ruang lingkup Jabatan. Publik Kakitangan
merangkumi pihak pengurusan Jabatan, pihak pekerja dan kesatuan sekerja.

FUNGSI PERHUBUNGAN AWAM

1. Mengukur, menilai dan menginterpretasikan sikap pelbagai publik yang

berkenaan (Peringkat mengumpul maklumat daripada publik yang
boleh mempengaruhi kedudukan)

2. Membantu pihak pengurusan dalam mendefinisikan objektif untuk kefahaman dan

penerimaan publik terhadap barangan, rancangan, polisi dan tenaga pekerja.

3. Melengkapkan objektif ini dengan kepentingan keperluan dan

matlamat pelbagai publik yang berkenaan (peringkat membuat
perancangan).

4. Membentuk, menilai dan menjalankan kefahaman publik. (Kenyataan

akhbar, sidang akhbar, ikhlan, promosi, pameran, rumah terbuka,
derma atau apa saja kegiatan lain yang boleh mendatangkan imej
yang baik.

PRINSIP PERHUBUNGAN AWAM YANG BAIK DALAM ORGANISASI

1. Memahami alam politik organisasi.
2. Mempelajari dan memahami system komunikasi tisdak formal.
3. Mencari pengalaman untuk meningkatkan kemahiran.
4. Mencari rakan sumber idea dan kerja.
5. Menyesuaikan matlamat diri dengan organisasi.
6. Belajar berkomunikasi denganbaik.
7. Hindarkan berkomplot merancang menentang.
8. Berkawan seramai yang perlu.
9. Peka dengan isu semasa.
10.Hindarkan penggunaan pertalian anda untuk menentang ketua.
11.Maklumkan kepada ketua segala aktiviti yang berkaitan dengannya.
12.Berguna kepada mereka yang berkenaan.
13.Mendengar dengan baik.

SIFAT PERIBADI SEORANG PERHUBUNGAN AWAM

1. Fasih bertutur/berpidato.
2. Menjadi pendengar yang setia.
3. Pemerhati yang se[pi.
4. Cepat mempelajari.
5. Pandai menyesuaikan diri.
6. Mempunyai daya ingatan yang kuat.
7. Boleh memahami hati manusia.
8. Sabar.
9. Berani.
10.Jujur.
11.Amanah.
12.Berdisiplin.
13.Penulis yang baik.
14.Peka kepada perubahan.
15.Boleh menghasilkan idea-idea baru.
16.Tenang dan cekap bertindak pada waktu kecemasan.
17.Berdiplomasi.
18.Cekap menjalankan tugas.
19.Matang pemikiran.
20.Keunggulan peribadi.

Kefahaman terhadap prinsip-prinsip Perhubungan Awam menjadi asas dalam

menjalinkan hubungan yang baik antara satu pihak dengan pihak yang lain.
Perhubungan Awam yang berkesan akan dapat menonjolkan imej sesebuah
organisasi. Layanan baik kepada publik yang memerlukan pertolongan dan
perkhidmatan dengan memberi maklumat yang tepat dan secara terus-
menerus kepada mereka yang berkepentingan akan dapat mengekalkan
suasana harmoni dan silaturahim antara organisasi dengan publiknya.

SKOP PENGETAHUAN PEGAWAI PERHUBUNGAN AWAM

Sebagai seorang Pegawai Perhubungan Awam harus memiliki pengetahuan asas
mengenai:
1. Misi dan Visi Jabatan
2. Peranan dan Fungsi Jabatan
3. Aktiviti-Aktiviti semasa yang sedang dilaksanakan oleh Jabatan.
4. Penjawat-Penjawat Utama
5. Orang-orang Atasan Daerah / Negeri.
6. Pengetahuan teknikal berkaitan Jabatan.

SIKAP PEGAWAI PERHUBUNGAN AWAM

Dalam apa-apa urusan semasa melaksanakan tugas, Pegawai Perhubungan

Awam hendaklah sentiasa mengamalkan sikap :
1. Memberi layanan adil terhadap semua aduan sama ada aduan kakitangan atau
aduan awam.
2. Sentiasa memberikan layanan mesra
3. Sentiasa bersikap berkecuali
4. Tidak beremosi menangani aduan
5. Tidak berdendam
6. Bersikap Pro-aktif
7. Menunjukkan perwatakan dan ketrampilan yang baik dan kemas.

PERKARA-PERKARA DILARANG
Bagi mengelakkan sebarang kekeliruan dan salah tafsiran, Pegawai Perhubungan
Awam dilarang :
1. Menyentuh soal-soal dasar dan polisi
2. membuat kenyataan akhbar kecuali dengan arahan ketua jabatan
3. membuat kenyataan yang bukan fakta.

ETIKA SOSIAL
Untuk memudahkan kita bergaul dan bermesra dengan orang lain, kita perlu
mengetahui serba sedikit etika sosial. Jika pengetahuan tentang etika sosial
terlalu cetek, seserorang itu merasakan dirinya janggal ketika bergaul
dengan orang ramai. Ini akan membuatkan kita tersisih daripada masyarakat,
malah ada yang menjadi wall flower ketika berada dalam sesuatu majlis.
 Tatacara Perkenalan
Terdapat 2 prinsip asas:
1. Body language
2.Jangan jadi wall flower

Cara Memperkenalkan
1. Perkenalkan orang yang kurang penting kepada orang yang lebih penting.
2. Penonjolan diri sendiri adalah paling tidak penting.
3. Perkenalkan lelaki kepada wanita (daripada status dan pangkat yang sama).
4. Perkenalkan orang yang lebih muda kepada orang yang lebih tua.
5. Perkenalkan orang yang lebih rendah pangkat kepada orang yang lebih tinggi
pangkatnya.
6. Dalam urusan perniagaan, pangkat atau kuasa lebih penting.
7. Dari segi sosial, penghormatan diberi keutamaan kepada golongan diraja.

Cara Memperkenalkan (Contoh dialog)

1. Boleh saya memperkenalkan……………………………
2. Saya ingin tuan/puan berkenalan dengan………………….
3. Tuan/puan, inilah……………………………………………
4. Izinkan saya memperkenalkan……………………………..
5. Silakan berkenalan………………………………………..

Cara Menjawab
1. Apkhabar?
2. Bertuah sungguh dapat bertemu tuan/puan
3. Helo!

4. Bersalam – orang lelaki mesti menunggu orang perempuan

menghulurkan tangan (untuk bukan Islam) mengikut suasana di
sesuatu tempat.

Cara yang berkesan semasa berkenalan

1. Tentukan kedua-dua belah pihak sudah bersedia.
2. Pandang kearah mata orang yang diperkenalkan kepada kita.
3. Sebutkan namanya dengan jelas, betul dan tentukan suara dalam keadaan
sederhana.
4. Akui sekiranya terlupa nama orang yang sedang kita bercakap.

Perbualan sosial.
Bagi mewujudkan perbualan social yang harmonis kita perlu:
1. Berminat.
2. Mendengar dengan baik.
3. Memandang mata orang yang berbual dengan anda.
4. Bercakap dengan perlahan, tidak kuat dan ringkas.
5. Minta pendapat pendengar.
6. Berjenaka/memuji dengan ikhlas.
7. Mengawal gerakan tangan.

Elakkan perkara-perkara berikut:

1. Hal-hal peribadi.
2. Agama.
3. Politik.
ETIKA BERPAKAIAN
Pengenalan

Berpakaian sesuai dengan sesuatu majlis dan mengikut keadaan tempat

merupakan amalan kehidupan kita seharian. Sekiranya kita berpakaian tidak
sesuai mengikut majlis, kita akan berasa janggal dan menjadi tumpuan orang
lain. Walau bagaimanapun, ia juga mengikut cita rasa seseorang.

Penyesuaian baju bagi lelaki

Tidak sesuai berbaju lengan pendek jika bertali leher kecuali memakai launge suit.
Sematkan semua butang jika bertali leher (kecuali butang kolar). Biasanya
tali leher/tie akan disesuaikan dengan baju

Baju Tali leher/tie

stripe Plain
plain stripe
cerah gelap
gelap cerah
cerah terang

Penyesuaian seluar
Baju Seluar
cerah Gelap
gelap Cerah
plain Plain
plain Stripe
stripe plein

Tiga jenis seluar

slack - Ready made (beli terus dikedai).
trausers - Tempah di kedai.
pentelone - Seluar berlipat dibawah.

Penyesuaian tali leher/tie

1. Pakai tali leher hanya dengan baju lengan panjang.
2. Bahagian hujung tali leher mestilah kena hujung kepala tali pinggang.
3.Sekiranya menggunakan launge suit,tie pin hendaklah ditengan kocek.
4.Sekiranya tidak menggunakan launge suit,tie pin hendaklah di bahagian bawah
kocek.
5. Tie batik hanya sesuai dengan pakaian berfesyen.

Penyesuaian launge suit

1. Gunakan kain kapas berwarna lembut untuk waktu siang.
2. Gunakan kain kapas berwarna gelap untuk waktu malam dan acara rasmi.
3. Gunakan baju tanpa corak.
4. Gunakan tie pin selari dengan tengah kocek.
5.Seluar tidak bell bottom.

Penyesuaian stoking

1. Gunakan warna yang sesuai dengan seluar.

2. Warna putih jenis kapas hanya sesuai untuk bersukan.
3. Elakkan stoking yang berbelang/bercorak.
Penyesuaian pewangi
1.Gunakanc ologne ataudeodoran yang lembut.
2. Jika abergaul dengan orang ramai sapukan cologne di kedua-dua belah bahu.

Penyesuaian fizikal
1. Rambut bersisir rapi.
2. Misai dan janggut dijaga rapi.

Penyesuaian pakaian wanita

1. Elakkan kain berkilau/berkilat di siang hari.
2. Elakkan menggunakan satu warna sahaja.
3. Tidak lebih daripada empat warna pada satu masa.
4. Pilihan warna kain berasaskan kepasa warna kulit dan bentuk badan.
5. Gunakan stripe yang sesuai:
a.Stripe menegak untuk orang yang gemuk.
b.Stripe melintang untuk orang yang kurus.

6. Jangan terikut-ikut fesyen.

7. Gunakan kain jenis nipis, lembut dan serap.

Penyesuaian alat solek wanita

1. Biasanya menggunakan alat solek yang sederhana.
2.Gunakan bedak yang tidak mempunyai bau yang kuat dan gunakan perfume
diwaktu malam dan eau de toilette untuk waktu siang.
3. Gunakan barang kemas yang sederhana.

Penyesuaian fizikal wanita

1. Rambut hendaklah sentiasa tersisir rapi.
2. Semua bahagian rambut tertutup diikat kemas jika memakai tudung.
3. Jika memakai mini telekung, warna tudung bertentangan dengan warna baju.
4. Gunakan sarung kaki warna kulit.