A.

Pengertian Administrasi

Secara etimologis, administrasi berasal dari bahasa latin yang terdiri dari kata ad

yang berarti intensif dan ministraire yang berarti to serve (melayani). Literatur lain

menjelaskan bahwa administrasi merupakan terjemahan dari bahasa Inggris yaitu

administration yang bentuk infinitifnya adalah to administer. Dalam Oxford Advanced

Learner’s Dictionary of Current English (1974), kata administer diartikan sebagai to

manage (mengelola) atau to direct (menggerakkan) (Ulbert Silalahi 1992: 2-3). Kata

administrasi juga berasal dari bahasa Belanda, yaitu administratie yang meliputi kegiatan

catat mencatat, surat menyurat, pembukaan ringan, ketik mengetik, agenda dan sebagainya

yang bersifat teknis ketatausahaan (clrecical work) (Suwarno Handayaningrat, 1988: 2)

Secara ilmu, menurut Leonard D. White (dalam Introduction to Study of Public

Administration), administrasi adalah suatu proses yang pada umumnya terdapat pada

semua usaha kelompok Negara atau swasta, sipil atau militer, usaha yang besar atau yang

kecil dan sebagainya. Sementara itu The Liang Gie (1980) menyatakan bahwa administrasi

adalah segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan

oleh sekelompok orang dalam kerja sama mencapai tujuan tertentu. William H. Newman

(dalam Administrative Action The Techniques of Organization and Management)

mendefinisikan administrasi sebagai pembimbingan, kepemimpinan dan pengawasan

usaha-usaha suatu kelompok orang-orang ke arah pencapaian tujuan bersama. Sondang P.

Siagian (dalam Filsafat Administrasi) berpendapat bahwa administrasi merupakan

keseluruhan proses kerjasama antara dua orang manusia atau lebih yang didasarkan atas

rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Sementara

itu Dwight Waldo (1971) mendefinisikan administrasi sebagai suatu daya upaya manusia

yang kooperatif yang mempunyai tingkat rasionalitas yang tinggi.

Dengan demikian pengertian administrasi dapat dikelompokkan dalam dua kategori

1

yaitu :

1. Pengertian administrasi dalam arti sempit

Administrasi dalam arti sempit adalah kegiatan penyusunan dan pencatatan data

dan informasi secara sistematis dengan maksud untuk menyediakan keterangan serta

memudahkan memperolehnya kembali secara keseluruhan dan dalam hubungannya satu

sama lain. Administrasi dalam arti sempit inilah yang sebenarnya lebih tepat disebut tata

usaha (clerical work / office work). Seluruh kegiatan ketatausahaan dapat dirangkum dalam

tiga kelompok, yaitu korespondensi, ekspedisi, dan pengarsipan.

2. Pengertian administrasi dalam arti luas

Administrasi dalam arti luas adalah kegiatan kerjasama yang dilakukan sekelompok

orang berdasarkan pembagian kerja sebagaimana ditentukan dalam struktur dengan

mendayagunakan sumber daya-sumber daya untuk mencapai tujuan secara efektif dan

efisien. Jadi administrasi dalam arti luas memiliki unsur-unsur : sekelompok orang,

kerjasama, pembagian tugas secara terstruktur, kegiatan yang runtut dalam proses, tujuan

yang akan dicapai, dan memanfaatkan berbagai sumber.

B. Administrasi Perkantoran

Administrasi perkantoran ditinjau dari sudut ilmu berinduk pada administrasi.

Definisi administrasi perkantoran dalam makalah ini ialah usaha penyelenggaraan

perkantoran guna membantu pucuk pimpinan organisasi dalam pengambilan keputusan dan

pencapaian tujuan organisasi, atau dalam bahasa inggris dikenal dengan istilah office

management.

IIAdministrasi perkantoran meliputi kegiatan pelayanan

keamanan, kebersihan dan keindahan, pelayanan tamu, pelayanan telepon, pelayanan

kepegawaian, pelayanan kesiswaan, pelayanan keuangan, pelayanan umum, pelayanan

surat menyurat dan ekspedisi.

--------------------

A. Pelayanan Keamanan, Kebersihan, dan Keindahan

1. Pelayanan Keamanan

Dalam rangka pelayanan keamanan diberdayakan 2 petugas

satpam yang tugasnya meliputi menata dan mengamankan parkir kendaraan pegawai dan

tamu, mencatat dan melaporkan tamu yang datang dan pulang, serta mengamankan

lingkungan sekolah.

2. Pelayanan Kebersihan dan Keindahan

Pelayanan kebersihan dan keindahan dilakukan oleh 1 orang

petugas kebersihan dan keindahan, dengan melibatkan pula beberapa orang guru pembina

7K dan siswa, serta guru piket.

B. Pelayanan Tamu dan Telepon

Pelayanan tamu dilakukan oleh satu orang petugas penerima

tamu, yang bertugas memandu tamu sesuai dengan maksud dan tujuan si tamu. Sedangkan

pelayanan telepon terbatas pada melayani telepon yang masuk, lalu meneruskan atau

menindak-lanjuti sesuai dengan maksud dan tujuan si penelepon.

C. Pelayanan kepegawaian

Pelayanan kepegawaian meliputi: melengkapi arsip data kepegawaian setiap

individu pegawai pada file yang tersedia, mengisi daftar induk kepegawaian, membuat

laporan bulanan keadaan pegawai, mengurus secara administrasi mengenai usul-usul

kepegawaian seperti usul PAK, usul kenaikan pangkat, usul kenaikan gaji berkala, usul

mutasi tugas atau mutasi jabatan, permintaan cuti/izin, membuat data dan analisis

kepegawaian, dan lain-lain. Pelayanan kepegawaian dilakukan secara manual dan digital

sesuai dengan kebutuhan.

D. Pelayanan kesiswaan

Pelayanan kesiswaan meliputi tugas-tugas: membuat klapper, mengisi daftar induk

siswa, data keadaan siswa setiap bulan, surat menyurat kesiswaan dan administrasi

pembinaan kesiswaan. Semuanya dilakukan secara manual dan digital sesuai dengan

kebutuhan.

E. Pelayanan keuangan

Pelayanan keuangan berupa daftar pembayaran gaji/honor/dana transportasi/dsb,

membuat RAPBS bersama dengan tim khusus, pengadaan ATK/operasional sekolah,

proposal pendanaan/subsidi bekerja sama dengan komite sekolah/instansi terkait, dan lain-

lain. Semua kegiatan dilakukan secara manual dan digital sesuai dengan kebutuhan.

F. Pelayanan umum

Pelayanan umum meliputi: persuratan dan kegiatan administrasi umum, yang tidak

memerlukan penanganan khusus seperti legalisir, penggandan dengan mesin stensil,

dokumentasi kegiatan, konsumsi/akomodasi, penyajian data dan sejenisnya.

G. Pelayanan surat menyurat dan ekspedisi

Surat menyurat dan ekspedisi dilakukan oleh petugas khusus agar terjamin

keakuratan, penyampaian dan efektivitasnya. Selain dari itu untuk memudahkan

pengecekan jika dibutuhkan dan jira terjadi hal-hal yang tak diinginkan sehubungan

dengan surat-menyurat yang ada.

Demikian secara garis besar mengenai pelayanan administrasi perkantoran yang

ada . Rincian tugas dan kegiatan secara detail dan lebih jelas

dituangkan dalam buku panduan pelaksanaan tugas-tugas administrasi perkantoran.

III. Penutup
Administrasi perkantoran merupakan bagian dari administrasi secara umum, karena

itu dalam administrasi perkantoran, khususnya diterapkan sesuai

dengan makna dan tujuan administrasi itu sendiri, sebagaimana teori administrasi yang

telah diuraikan dalam bagian pendahuluan dari makalah singkat ini.

Administrasi yang baik membutuhkan office management yang baik pula, dan

office management yang baik membutuhkan seorang office manager yang baik. Office

manager yang baik harus pula memiliki seorang administrator yang baik, yang mampu

memberdayakan semua potensi yang ada dalam organisasi yang dipimpinnya secara

harmonis dan berkesinambungan.

Disarankan kepada semua sekolah, agar mampu

dan jeli dalam menggali dan memberdayakan setiap potensi yang ada di sekolah supaya

tercapai tujuan bersama berupa pelayanan adminsitrasi yang prima.