STANDAR

OPERASIONAL
PROSEDUR (SOP)

Bagian Tatalaksana
Biro Organisasi
MEKANISME SOP

 Pengertian SOP
 Mengapa perlunya
SOP? TAB FOUR TAB FIVE

 Dokumen SOP
 Format SOP
 Tahapan
penyusunan SOP
 Contoh penyusunan
PENGERTIAN
 Standar Operasional Prosedur
Penetapan tertulis mengenai aktivitas-aktivitas baku
yang harus dilakukan dalam proses penyelenggaraan
administrasi pemerintahan, kapan/waktu, dimana dan
oleh siapa serta bagaimana hasilnya.

Administrasi Pemerintahan
Administrasi Pemerintahan adalah tata laksana dalam
mengambil tindakan hukum dan tindakan materil oleh
instansi pemerintah dan badan hukum lainnya untuk
melaksanakan fungsi pemerintahan berdasarkan
peraturan perundang-undangan.
 Mengapa Perlunya SOP ? 1

• Standardisasi cara yang dilakukan pejabat publik/instansi pemerintah

atau pegawai dalam menyelesaikan pekerjaan yang menjadi tugas
dan tanggungjawabnya
• Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin dilakukan
oleh pejabat publik/instansi pemerintah atau pegawai dalam
menyelesaikan pekerjaan yang menjadi tugas dan tanggungjawabnya
• Meningkatkan efisiensi dan efektivitas
• Memberikan informasi mengenai beban tugas yang dipikul oleh
seorang pegawai dalam melaksanakan tugasnya
• Sebagai instrumen yang dapat melindungi pegawai dari
kemungkinan tuntutan hukum karena tuduhan melakukan
penyimpangan
 3
• SOP menjadi satu dokumen yang harus disusun, dan diimplementasikan dalam rangka
proses reformasi birokrasi
Kinerja
Kinerja Kinerja
Kinerja
Akuntabilitas
Akuntabilitas Organisasi
Organisasi Individual
Individual

Penguatan
Penguatan
Unit
Unit Kerja
Kerja
Pelayanan
Pelayanan Database
Database
Pegawai
Pegawai
Kualitas
Kualitas Penguatan
Penguatan
Pelayanan Unit
Unit Kerja
Kerja
Pelayanan Kepegawaian
Evaluasi
Evaluasi Peta
Peta Kepegawaian
Kinerja
Kinerja Kewenangan
Kewenangan
organisasi
organisasi dan
dan fungsi
fungsi
Diklat
Diklat Pola
Pola Karier
Karier Disiplin
Disiplin
Penilaian
Penilaian
Roadmap
Roadmap Redefinisi
Redefinisi Pengembang
Pengembang
Assessment
Assessment Sistem
Sistem Kinerja
Kinerja
Reformasi Visi, Center Rekruitmen
Reformasi Visi, Misi
Misi an
an e-office/
e-office/ Center Rekruitmen
Birokrasi
Birokrasi dan
dan e-
e- Kode
Kode Etik
Etik
Strategi
Strategi government
government
Standar
Standar Standar
Standar Tunjanga
Tunjanga
Quick Restrukturisasi Standar
Standar
Kompetensi
Kompetensi Kinerja
Kinerja n
n Kinerja
Kinerja
Quick Restrukturisasi SOP
SOP Pelayanan
Wins Pelayanan
Wins
Analisis
Analisis
Jabatan
Jabatan
Analisis
Analisis Analisis
Analisis
Beban
Beban Business
Business
Deregulasi
Deregulasi
Kerja
Kerja Process
Process
Evaluasi
Evaluasi Job
Job Job
Job
Jabatan
Jabatan Grading
Grading Pricing
Pricing

Manajemen
Manajemen Perubahan Manajemen
Manajemen Kinerja Sistem
Sistem Pengendalian
Pengendalian Intern Penguatan
Perubahan Kinerja Intern Penguatan Akuntabilitas
Akuntabilitas
DOKUMEN SOP 1
Peraturan Menteri Dalam Negeri
Nomor : 4 TAHUN 2011
Tentang : STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR DI LINGKUNGAN
KEMENTERIAN DALAM NEGERI
Halaman Judul (Cover)
Dasar Hukum :
1. UU Nomor 28 Tahun 1999 tentang Penyelenggaraan Negara Yang Bersih dari
Korupsi, Kolusi dan Nepotisme ;
2. UU Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah, sebagaimana telah
diubah beberapa kali dengan UU Nomor 12 Tahun 2008 tentang Perubahan
Kedua Atas UU nomor 32 Tahun 2004;
3. UU Nomor 39 tahun 2008 tentang Kementerian Negara;
4. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 41 Tahun 2010 tentang Organisasi dan
Tata Kerja Kementerian Dalam Negeri.
Daftar isi dokumen SOP
Penjelasan singkat penggunaan
Sebagai sebuah dokumen yang menjadi urutan prosedur, maka dokumen SOP
hendaknya memuat penjelasan bagaimana membaca dan menggunakan dokumen
tersebut.
2
FORMAT SOP 1

FLOWCHART/ Melambangkan proses

yang dilakukan oleh
DIAGRAM ALUR pelaksana

Melambangkan proses yang dilakukan

oleh pelaksana dan selanjutnya akan
diproses oleh pelaksana lain yang berada
disebelah kanan pelaksana ini

Melambangkan proses yang dilakukan

oleh pelaksana dan selanjutnya akan
diproses oleh pelaksana lain yang berada
disebelah kiri pelaksana ini

Melambangkan proses yang dilakukan

oleh pelaksana dan selanjutnya akan
diproses oleh pelaksana yang sama

Statement or
caption
Melambangkan proses yang akan
dilakukan kembali oleh pelaksana
 2
FLOWCHART/ Melambangkan pengambilan
keputusan yang harus dilakukan
DIAGRAM ALUR oleh pelaksana, Ya dan Tidak

T Y

Y
 3

FLOWCHART/
DIAGRAM ALUR Melambangkan dimulai atau
diakhirinya sebuah prosedur

Mulai

Selesai
 4

FLOWCHART/ Melambangkan proses yang

DIAGRAM ALUR menghasilkan sebuah dokumen
 5

FLOWCHART/
Melambangkan koneksi dalam satu
DIAGRAM ALUR halaman

T
1

1
 6
FLOWCHART/ Melambangkan koneksi
DIAGRAM ALUR perpindahan halaman

1 Halaman 1

1 Halaman 2
 TAHAPAN PENYUSUNAN SOP 1
1. Persiapan
• Membentuk Tim dan Kelengkapannya.
• Melakukan pembekalan bagi anggota tim tentang tata cara menyusun SOP.
• Menginformasikan kepada seluruh satuan kerja tentang kegiatan penyusunan SOP.

2. Identifikasi Kebutuhan SOP

• Identifikasi Kebutuhan SOP dilakukan dengan mempertimbangkan :
1) kondisi internal organisasi yang meliputi :
a) tingkatan unit kerja;
b) tugas dan fungsi; dan
c) kondisi pegawai.
2) peraturan perundang-undangan

• Langkah-langkah penilaian kebutuhan :

1) menjabarkan/mengurai tugas masing-masing tingkatan unit kerja.
2) Melakukan penilaian kebutuhan SOP (termasuk menilai SOP yang perlu disempurnakan
dan yang perlu disusun)
3) Membuat daftar inventarisasi judul-judul SOP berdasarkan hasil penilaian kebutuhan SOP.
4) Membuat daftar SOP yang akan dikembangkan.
 2
3. Penyusunan
• Penyusunan SOP dilakukan berdasarkan sifat pekerjaannya, prinsip penyusunan, dengan
melibatkan semua individu dan unit kerja terkait secara proporsional mulai dari awal
hingga akhir proses penyusunan.
4. Pelaksanaan
• Perencanaan pelaksanaan
Agar SOP dapat dilaksanakan sesuai ketentuan perlu dilakukan perencanaan pelaksanaan
yang meliputi:
1) Menetapkan jadwal sosialisasi.
2) Menetapkan pejabat yang akan melakukan sosialisasi.
3) Menyiapkan SOP yang akan disosialisasikan.
4) Menyiapkan undangan.
• Sosialisasi
1) Pelaksanaan sosialisasi.
2) Pendistribusian SOP.
3) Penetapan pegawai pelaksana, penanggungjawab dan pemantau sesuai dengan tugas
dan fungsi masing-masing.
• Pelatihan pemahaman
Pelatihan yang dilakukan dalam bentuk formal dan informal agar SOP dapat dipahami dan
dilaksanakan dengan baik.
• Supervisi dilakukan oleh penanggungjawab pelaksanaan SOP secara terus menerus.
 3

5. Monitoring & Evaluasi

• Monitoring
Proses ini diarahkan untuk membandingkan dan memastikan kinerja maksud
dan tujuan yang tercantum dalam SOP yang permasalahan yang mungkin
timbul, dan menentukan cara untuk meningkatkan hasil pelaksanaan. Proses
monitoring ini dapat berupa observasi, supervisor, interview dengan pelaksana,
diskusi kelompok kerja, pengarahan dan pelaksanaan.

• Evaluasi
Merupakan sebuah analisis yang sistematis terhadap serangkaian proses
pelaksanaan dan aktivitas yang telah dibakukan dalam bentuk SOP dari sebuah
organisasi dalam rangka menentukan efetifitas pelaksanaan tugas dan fungsi
organisasi secara keseluruhan.
 4

Catatan :

• SOP disusun berdasarkan pada tugas pokok dan fungsi.

• Satu prosedur harus menghasilkan satu output tertentu. Output ini bisa
menjadi input prosedur lainnya.
• Prosedur harus menyangkut berbagai peran di dalamnya (minimal dua
orang).
• Prosedur harus mengacu kepada peraturan perundang-undangan yang
berlaku.
• Prosedur harus memperhatikan prosedur lain yang juga di-SOP-kan
LANGKAH-LANGKAH MENYUSUN SOP 1

CONTOH
 SOP Sekretariat:
Apa yang dilakukan dalam kaitan dengan penyelenggaran pemerintahan?
Tugas pokok dan fungsi (biasanya prosedur yang akan di-SOP-kan tercermin
pada tingkatan pekerjaan yang dilakukan oleh struktur jabatan eselon III) 
kumpulan tugas eselon III menjadi tugas eselon II.

Contoh:
Bagian Umum, melakukan pelayanan administrasi surat masuk.
 2

 Mengidentifikasi Prosedur Yang Akan Disusun SOP-nya.

Pelayanan Administrasi Surat Masuk
• Administrasi Surat Masuk
1. Surat diterima
2. Pencatatan/pengagendaan surat
3. Pengecekan surat
4. Pemberian disposisi dan pendistribusian surat
5. Pencatatan disposisi pada berkas surat masuk
6. Tindaklanjut disposisi
3
4
 terimakasih
Picture caption