Bagian Tatalaksana Biro Organisasi

MEKANISME SOP 

Pengertian SOP  Mengapa perlunya SOP?  Dokumen SOP  Format SOP  Tahapan penyusunan SOP  Contoh penyusunan

TAB FOUR

TAB FIVE

Administrasi Pemerintahan Administrasi Pemerintahan adalah tata laksana dalam mengambil tindakan hukum dan tindakan materil oleh instansi pemerintah dan badan hukum lainnya untuk melaksanakan fungsi pemerintahan berdasarkan peraturan perundang-undangan. . dimana dan oleh siapa serta bagaimana hasilnya. kapan/waktu. Standar Operasional Prosedur Penetapan tertulis mengenai aktivitas-aktivitas baku yang harus dilakukan dalam proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan.

Mengapa Perlunya SOP ? 1 Standardisasi cara yang dilakukan pejabat publik/instansi pemerintah atau pegawai dalam menyelesaikan pekerjaan yang menjadi tugas dan tanggungjawabnya Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin dilakukan oleh pejabat publik/instansi pemerintah atau pegawai dalam menyelesaikan pekerjaan yang menjadi tugas dan tanggungjawabnya Meningkatkan efisiensi dan efektivitas Memberikan informasi mengenai beban tugas yang dipikul oleh seorang pegawai dalam melaksanakan tugasnya Sebagai instrumen yang dapat melindungi pegawai dari kemungkinan tuntutan hukum karena tuduhan melakukan penyimpangan .

Misi dan Strategi Pengembang an e-office/ egovernment Assessment Center Sistem Rekruitmen Quick Wins Restrukturisasi SOP Standar Pelayanan Standar Kompetensi Standar Kinerja Tunjanga n Kinerja Analisis Beban Kerja Analisis Jabatan Analisis Business Process Deregulasi Evaluasi Jabatan Job Grading Job Pricing Manajemen Perubahan Manajemen Kinerja Sistem Pengendalian Intern Penguatan Akuntabilitas .3 SOP menjadi satu dokumen yang harus disusun. dan diimplementasikan dalam rangka proses reformasi birokrasi Akuntabilitas Kinerja Organisasi Kinerja Individual Penguatan Unit Kerja Pelayanan Database Pegawai Penguatan Unit Kerja Kepegawaian Kualitas Pelayanan Evaluasi Kinerja organisasi Peta Kewenangan dan fungsi Diklat Pola Karier Disiplin Penilaian Kinerja Kode Etik Roadmap Reformasi Birokrasi Redefinisi Visi.

4. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 41 Tahun 2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Dalam Negeri. Daftar isi dokumen SOP Penjelasan singkat penggunaan Sebagai sebuah dokumen yang menjadi urutan prosedur. UU Nomor 39 tahun 2008 tentang Kementerian Negara. sebagaimana telah diubah beberapa kali dengan UU Nomor 12 Tahun 2008 tentang Perubahan Kedua Atas UU nomor 32 Tahun 2004. Kolusi dan Nepotisme .DOKUMEN SOP Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor : 4 TAHUN 2011 Tentang : STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN DALAM NEGERI Halaman Judul (Cover) Dasar Hukum : 1 1. UU Nomor 28 Tahun 1999 tentang Penyelenggaraan Negara Yang Bersih dari Korupsi. . maka dokumen SOP hendaknya memuat penjelasan bagaimana membaca dan menggunakan dokumen tersebut. 2. 3. UU Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah.

2 .

FLOWCHART/ DIAGRAM ALUR Statement or caption .

FLOWCHART/ DIAGRAM ALUR .

FLOWCHART/ DIAGRAM ALUR .

FLOWCHART/ DIAGRAM ALUR .

FLOWCHART/ DIAGRAM ALUR .

FLOWCHART/ DIAGRAM ALUR .

1. Persiapan ‡ Membentuk Tim dan Kelengkapannya. Identifikasi Kebutuhan SOP ‡ Identifikasi Kebutuhan SOP dilakukan dengan mempertimbangkan : 1) kondisi internal organisasi yang meliputi : a) tingkatan unit kerja. . 2. b) tugas dan fungsi. 2) peraturan perundang-undangan ‡ Langkah-langkah penilaian kebutuhan : 1) menjabarkan/mengurai tugas masing-masing tingkatan unit kerja. dan c) kondisi pegawai. 4) Membuat daftar SOP yang akan dikembangkan. ‡ Melakukan pembekalan bagi anggota tim tentang tata cara menyusun SOP. ‡ Menginformasikan kepada seluruh satuan kerja tentang kegiatan penyusunan SOP. 2) Melakukan penilaian kebutuhan SOP (termasuk menilai SOP yang perlu disempurnakan dan yang perlu disusun) 3) Membuat daftar inventarisasi judul-judul SOP berdasarkan hasil penilaian kebutuhan SOP.

4) Menyiapkan undangan. ‡ Supervisi dilakukan oleh penanggungjawab pelaksanaan SOP secara terus menerus. 2) Menetapkan pejabat yang akan melakukan sosialisasi. 4. 3) Penetapan pegawai pelaksana. dengan melibatkan semua individu dan unit kerja terkait secara proporsional mulai dari awal hingga akhir proses penyusunan. . ‡ Pelatihan pemahaman Pelatihan yang dilakukan dalam bentuk formal dan informal agar SOP dapat dipahami dan dilaksanakan dengan baik. ‡ Sosialisasi 1) Pelaksanaan sosialisasi. 2) Pendistribusian SOP. prinsip penyusunan. Pelaksanaan ‡ Perencanaan pelaksanaan Agar SOP dapat dilaksanakan sesuai ketentuan perlu dilakukan perencanaan pelaksanaan yang meliputi: 1) Menetapkan jadwal sosialisasi. penanggungjawab dan pemantau sesuai dengan tugas dan fungsi masing-masing. 3) Menyiapkan SOP yang akan disosialisasikan. Penyusunan ‡ Penyusunan SOP dilakukan berdasarkan sifat pekerjaannya.3.

Proses monitoring ini dapat berupa observasi. pengarahan dan pelaksanaan. Monitoring & Evaluasi ‡ Monitoring Proses ini diarahkan untuk membandingkan dan memastikan kinerja maksud dan tujuan yang tercantum dalam SOP yang permasalahan yang mungkin timbul. supervisor.5. dan menentukan cara untuk meningkatkan hasil pelaksanaan. diskusi kelompok kerja. interview dengan pelaksana. ‡ Evaluasi Merupakan sebuah analisis yang sistematis terhadap serangkaian proses pelaksanaan dan aktivitas yang telah dibakukan dalam bentuk SOP dari sebuah organisasi dalam rangka menentukan efetifitas pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi secara keseluruhan. .

‡ Satu prosedur harus menghasilkan satu output tertentu. ‡ Prosedur harus menyangkut berbagai peran di dalamnya (minimal dua orang). Output ini bisa menjadi input prosedur lainnya. ‡ Prosedur harus mengacu kepada peraturan perundang-undangan yang berlaku. ‡ Prosedur harus memperhatikan prosedur lain yang juga di-SOP-kan .Catatan : ‡ SOP disusun berdasarkan pada tugas pokok dan fungsi.

 SOP Sekretariat: Apa yang dilakukan dalam kaitan dengan penyelenggaran pemerintahan? Tugas pokok dan fungsi (biasanya prosedur yang akan di-SOP-kan tercermin pada tingkatan pekerjaan yang dilakukan oleh struktur jabatan eselon III) kumpulan tugas eselon III menjadi tugas eselon II. . melakukan pelayanan administrasi surat masuk. Contoh: Bagian Umum.

 Mengidentifikasi Prosedur Yang Akan Disusun SOP-nya. 4. 5. 3. Pelayanan Administrasi Surat Masuk ‡ Administrasi Surat Masuk 1. Surat diterima Pencatatan/pengagendaan surat Pengecekan surat Pemberian disposisi dan pendistribusian surat Pencatatan disposisi pada berkas surat masuk Tindaklanjut disposisi . 2. 6.

.

.

Picture caption .