Sistem Informasi Pengertian

1 Pengertian Sistem dan Analis Sistem
MODUL 1
PENGERTIAN SISTEM DAN ANALIS SISTEM
MATERI
1. Definisi Sistem
2. Karakteristik Sistem
3. Klasifikasi Sistem
4. Pengertian Pengembangan Sistem
5. Fungsi Analis Sistem
TUJUAN INSTRUKSI UMUM

Memahami Konsep Sistem Informasi, Karakteristik, Klasifikasi dan Tim
Pengembang Sistem
TUJUAN INSTRUKSI KHUSUS

1. Mahasiswa akan memahami konsep sistem dan pengertian pengembangan
sistem.
2. Mahasiswa mampu menyebutkan karakteristik sistem.
3. Mahasiswa mampu menyebutkan sistem berdasarkan klasifikasi tertentu.
4. Mahasiswa mengetahui siapa saja yang akan terlibat dalam pengembangan
sistem
1. Definisi Sistem
Terdapat dua kelompok pendekatan didalam mendefinisikan sistem, yaitu yang
menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau
elemennya. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur
mendefinisikan sistem sebagai berikut ini :
Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling
berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan
atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu
Menurut Jerry Fitzgerald, Ardra F. Fitzgerald dan Warren D. Stallings, Jr.,

mendefinisikan prosedur sebagai berikut :
Suatu prosedur adalah urut-urutan yang tepat dari tahapan-tahapan instruksi

yang menerangkan Apa (What) yang harus dikerjakan, Siapa (Who) yang
mengerjakannya, Kapan (When) dikerjakan dan Bagaimana (How)

mengerjakannya
Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya

mendefiniskan sistem sebagai berikut ini :
Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk

mencapai suatu tujuan tertentu
Kedua kelompok definisi tersebut adalah benar dan tidak bertentangan, yang
berbeda adalah cara pendekatannya. Pendekatan sistem yang merupakan kumpulan
elemen-elemen atau komponen-komponen atau subsistem-subsistem merupakan
definisi yang lebih luas. Definisi ini lebih banyak diterima, karena kenyataannya
suatu sistem dapat terdiri dari beberapa subsistem atau sistem bagian. Sebagai misal,
sistem akuntansi dapat terdiri dari beberapa subsistem-subsistem, yaitu subsistem
akuntansi penjualan, subsistem akuntansi pembelian, subsistem akuntansi
penggajian, subsistem akuntansi biaya dan lain sebagainya.
Apa itu Subsistem ?

Subsistem sebenarnya hanyalah sistem di dalam suatu sistem, ini berarti bahwa
sistem berada pada lebih dari satu tingkat. Pemisalan lainnya, mobil adalah suatu
sistem yang terdiri dari sistem-sistem bawahan seperti sistem mesin, sistem badan
mobil dan sistem rangka. Masing-masing sistem ini terdiri dari sistem tingkat yang
lebih rendah lagi. Misalnya, sistem mesin adalah kombinasi dari sistem karburator,
sistem generator, sistem bahan bakar dan seterusnya.
Apa itu Supersistem ?
Walaupun istilah supersistem jarang digunakan, sistem seperti ini ada. Jika suatu
sistem adalah bagian dari sistem yang lebih besar, sistem yang lebih besar itu adalah
supersistem. Contohnya, pemerintahan kota adalah suatu sistem, tetapi ia juga
merupakan bagian dari sistem yang lebih besar – pemerintahan propinsi.
Pemerintahan propinsi adalah supersistem dari pemerintahan kota dan juga
merupakan subsistem dari pemerintahan nasional.
Dari definisi dan penjelasan diatas dapatlah diambil kesimpulan, suatu sistem
terdiri dari elemen yang bisa berbentuk individu atau bagian-bagian yang terpisah,
kemudian berinteraksi satu sama lain untuk mencapai tujuan. Mobil terdiri dari
bagian-bagian sistem yang berinteraksi/kerjasama untuk tujuan mobil tersebut
bergerak ke suatu arah. Keluarga, pertama kali terdiri dari 2 individu yang terpisah
yang mana individu itu sendiri merupakan suatu sistem yang terdiri dari subsistem-
subsistem, kemudian bersatu membentuk keluarga untuk mencapai suatu tujuan.

Keluarga itu sendiri merupakan subsistem dari sistem Rukun Tetangga (RT), RT
merupakan subsistem dari Rukun Warga (RW), RW subsistem dari suatu Kelurahan,
Kelurahan subsistem dari suatu Kecamatan, dan demikian seterusnya.
2. Karakteristik Sistem
Karakteristik sistem dapatlah digambarkan sebagai berikut :
lingkungan luar interface
subsistem subsitem
input
pengolah
subsistem subsistem
output
boundary
boundary
Komponen Sistem (Components)

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang
artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem
atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari
sistem. Setiap sistem tidak perduli betapapun kecilnya, selalu mengandung
komponen-komponen atau subsistem-subsistem. Setiap subsistem mempunyai sifat-
sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses
sistem secara keseluruhan. Jadi, dapat dibayangkan jika dalam suatu sistem ada
subsistem yang tidak berjalan/berfungsi sebagaimana mestinya. Tentunya sistem
tersebut tidak akan berjalan mulus atau mungkin juga sistem tersebut rusak sehingga
dengan sendirinya tujuan sistem tersebut tidak tercapai.
Batas Sistem (Boundary)

Batas sistem (boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem
dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini
memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Batas suatu sistem
menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.
Lingkungan Luar Sistem (Environments)

Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang
mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat
menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. Lingkungan luar
yang menguntungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus
tetap dijaga dan dipelihara. Sedang lingkungan luar yang merugikan harus ditahan
dan dikendalikan, kalau tidak maka akan menggangu kelangsungan hidup dari
sistem.
Penghubung (Interface) Sistem

Penghubung sistem merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan
subsistem lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya
mengalir dari satu subsistem ke yang lainnya. Keluaran (output) dari satu subsistem
akan menjadi masukan (input) untuk subsistem lainnya dengan melalui penghubung.
Dengan penghubung satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang
lainnya membentuk satu kesatuan.
Masukan (Input) Sistem

Masukan sistem adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan
dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal
input). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut
dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan
keluaran. Sebagai contoh didalam sistem komputer, program adalah maintenance
input yang digunakan untuk mengoperasikan komputernya dan data adalah signal
input untuk diolah menjadi informasi.
Keluaran (Output) Sistem

Keluaran sistem adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan
menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan
masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supersistem. Misalnya untuk sistem
komputer, panas yang dihasilkan adalah keluaran yang tidak berguna dan merupakan
hasil sisa pembuangan, sedang informasi adalah keluaran yang dibutuhkan.
Pengolah (Process) Sistem

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah
masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa
bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi. Sistem
akuntansi akan mengolah data-data transaksi menjadi laporan-laporan keuangan dan

laporan-laporan lain yang dibutuhkan oleh manajemen.
Sasaran (Objectives) atau Tujuan (Goal)

Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Kalau suatu sistem tidak
mempnyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem
sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan
dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau
tujuannya.
Perbedaan suatu sasaran (objectives) dan suatu tujuan (goal) adalah, goal
biasanya dihubungkan dengan ruang lingkup yang lebih luas dan sasaran dalam
ruang lingkup yang lebih sempit. Bila merupakan suatu sistem utama, seperti
misalnya sistem bisnis perusahaan, maka istilah goal lebih tepat diterapkan. Untuk
sistem akuntansi atau sistem-sistem lainnya yang merupakan bagian atau subsistem
dari sistem bisnis, maka istilah objectives yang lebih tepat. Jadi tergantung dari
ruang lingkup mana memandang sistem tersebut. Seringkali tujuan (goal) dan
sasaran (objectives) digunakan bergantian dan tidak dibedakan.
3. Klasifikasi Sistem
Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya sebagai
berikut ini :
1. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak (abstract system) dan sistem fisik
(physical system)
Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak
tampak secara fisik. Misalnya sistem teologia, yaitu sistem yang berupa
pemikiran-pemikiran hubungan antara manusia dengan Tuhan. Sistem fisik
merupakan sistem yang ada secara fisik. Misalnya sistem komputer, sistem
akuntansi, sistem produksi dan lain sebagainya.
2. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah (natural system) dan sistem

buatan manusia (human made system)
Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat
manusia. Misalnya sistem perputaran bumi. Sistem buatan manusia adalah
sistem yang dirancang oleh manusia. Sistem buatan manusia yang melibatkan
interaksi antara manusia dengan mesin disebut dengan human-machine system
atau ada yang menyebut dengan man-machine system. Sistem informasi
merupakan contoh man-machine system, karena menyangkut penggunaan
komputer yang berinteraksi dengan manusia.
3. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu (deterministic system) dan sistem

tak tentu (probabilistic system)
Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi.
Interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti, sehingga
keluaran dari sistem dapat diramalkan. Sistem komputer adalah contoh dari
sistem tertentu yang tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan program-
program yang dijalankan. Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa
depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.
4. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup (closed system) dan sistem

terbuka (open system)
Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh
dengan lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya
turut campur tangan dari pihak diluarnya. Secara teoritis sistem tertutup ini ada,
tetapi kenyataannya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup, yang ada
hanyalah relatively closed system (secara relatif tertutup, tidak benar-benar
tertutup). Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh
dengan lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan
keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem yang lainnya. Karena sistem
sifatnya terbuka dan terpengaruh oleh lingkungan luarnya, maka suatu sistem
harus mempunyai suatu sistem pengendalian yang baik. Sistem yang baik harus
dirancang sedemikian rupa, sehingga secara relatif tertutup karena sistem
tertutup akan bekerja secara otomatis dan terbuka hanya untuk pengaruh yang
baik saja.
Klasifikasi sistem terbuka dan tertutup dapat digambarkan sebagai berikut :
Input Transformasi Output
Sistem Terbuka
Tujuan
Mekanisme
Pengendalian
Input Transformasi Output
Sistem Tertutup
Suatu sistem yang dihubungkan dengan lingkungannya melalui arus sumber

daya disebut sistem terbuka. Sebuah sistem pemanas atau pendingin ruangan,
contohnya, mendapatkan input-nya dari perusahaan listrik, dan menyediakan
panas/dinginnya bagi ruangan yang ditempatinya.
Dengan menggunakan logika yang sama, suatu sistem yang tidak dihubungkan
dengan lingkungannya adalah sistem tertutup. Sebagai contohnya, sistem
tertutup hanya terdapat pada situasi laboratorium yang dikontrol ketat.
4. Pengertian Pengembangan Sistem

Pengembangan sistem (systems development) dapat berarti menyusun suatu
sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau
memperbaiki sistem yang telah ada. Sistem yang lama perlu diperbaiki atau diganti
disebabkan karena beberapa hal, yaitu sebagai berikut ini :
a. Adanya permasalahan-permasalahan (problems) yang timbul di sistem yang
lama yang dapat berupa :
Ketidakberesan
Ketidakberesan dalam sistem yang lama menyebabkan sistem yang lama
tidak dapat beroperasi sesuai dengan yang diharapkan. Ketidakberesan ini
dapat berupa :
kecurangan-kecurangan disengaja yang menyebabkan tidak amannya
harta kekayaan perusahaan dan kebenaran dari data menjadi kurang
terjamin;
kesalahan-kesalahan yang tidak disengaja yang juga dapat menyebabkan
kebenaran dari data kurang terjamin;
tidak efisiennya operasi;
tidak ditaatinya kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan.
Pertumbuhan organisasi
Pertumbuhan organisasi yang menyebabkan harus disusunnya sistem yang
baru. Pertumbuhan organisasi diantaranya adalah kebutuhan informasi yang
semakin luas, volume pengolahan data semakin meningkat, perubahan
prinsip akuntansi yang baru. Karena adanya perubahan ini, maka
menyebabkan sistem yang lama tidak efektif lagi, sehingga sistem yang lama
sudah tidak dapat memenuhi lagi semua kebutuhan informasi yang
dibutuhkan manajemen.
b. Untuk meraih kesempatan-kesempatan (opportunities)

Teknologi informasi telah berkembang dengan cepatnya. Perangkat keras
komputer, perangkat lunak dan teknologi komunikasi telah begitu cepat
berkembang. Organisasi mulai merasakan bahwa teknologi informasi ini perlu
digunakan untuk meningkatkan penyediaan informasi sehingga dapat

mendukung dalam proses pengambilan keputusan yang akan dilakukan oleh
manajemen. Dalam keadaaan pasar bersaing, kecepatan informasi atau efisiensi
waktu sangat menentukan berhasil atau tidaknya strategi dan rencana-rencana
yang telah disusun untuk meraih kesempatan-kesempatan yang ada. Bila pesaing
dapat memanfaatkan teknologi ini, maka kesempatan-kesempatan akan jatuh ke
tangan pesaing. Kesempatan-kesempatan ini dapat berupa peluang-peluang
pasar, pelayanan yang meningkat kepada langganan dan lain sebagainya.
c. Adanya instruksi-instruksi (directives)

Penyusunan sistem yang baru dapat juga terjadi karena adanya instruksi-instruksi
dari atas pimpinan ataupun dari luar organisasi, seperti misalnya peraturan
pemerintah.
Berikut ini dapat digunakan sebagai indikator adanya permasalahan-

permasalahan dan kesempatan-kesempatan yang dapat diraih, sehingga
menyebabkan sistem yang lama harus diperbaiki, ditingkatkan bahkan diganti
keseluruhannya. Indikator-indikator ini diantaranya adalah sebagai berikut :
- keluhan dari langganan;

- pengiriman barang yang sering tertunda;
- pembayaran gaji yang terlambat;
- laporan yang tidak tepat waktunya;
- isi laporan yang sering salah;
- tanggung jawab yang tidak jelas;
- waktu kerja yang berlebihan;
- ketidakberesan kas;
- produktifitas tenaga kerja yang rendah;
- banyaknya pekerja yang menganggur;
- kegiatan yang tumpang tindih;
- tanggapan yang lambat terhadap langganan;
- kehilangan kesempatan kompetisi pasar;
- kesalahan-kesalahan manual yang tinggi;
- persediaan barang yang terlalu tinggi;
- pemesanan kembali barang yang tidak efisien;
- biaya operasi yang tinggi;
- file-file yang kurang teratur;
- keluhan dari supplier karena tertundanya pembayaran;
- bertumpuknya back-order (tertundanya pengiriman karena kurangnya
persediaan barang);
- investasi yang tidak efisisen;
- peramalan penjualan dan produksi tidak tepat;
- kapasitas produksi yang menganggur (idle capasities);
- pekerjaan manajer yang terlalu teknis;

- dll.
Proses pengembangan sistem dapat digambarkan sebagai berikut :
Sistem yang ada
Permasalahan
Kesempatan
Instruksi
Pengembangan sistem
Memecahkan masalah
Meraih Kesempatan
Memenuhi instruksi
Sistem yang baru
Dengan telah dikembangkannya sistem yang baru, maka diharapkan akan terjadi
peningkatan-peningkatan di sistem yang baru. Peningkatan-peningkatan ini
berhubungan dengan PIECES (merupakan singkatan untuk memudahkan
mengingatnya), yaitu sebagai berikut :
o Performance (kinerja), peningkatan terhadap kinerja (hasil kerja) sistem yang

baru sehingga menjadi lebih efektif. Kinerja dapat diukur dari throughput dan
response time. Throughput adalah jumlah dari pekerjaan yang dapat dilakukan
suatu saat tertentu. Response time adalah rata-rata waktu yang tertunda diantara
dua transaksi atau pekerjaan ditambah dengan waktu response untuk
menanggapi pekerjaan tersebut.
o Information (informasi), peningkatan terhadap kualitas informasi yang disajikan.
o Economy (ekonomis), peningkatan terhadap manfaat-manfaat atau keuntungan-
keuntungan atau penurunan-penurunan biaya yang terjadi.
o Control (pengendalian), peningkatan terhadap pengendalian untuk mendeteksi
dan memperbaiki kesalahan-kesalahan serta kecurangan-kecurangan yang dan
akan terjadi.
o Efficiency (efisiensi), peningkatan terhadap efisiensi operasi. Efisiensi berbeda
dengan ekonomis. Bila ekonomis berhubungan dengan jumlah sumber daya yang
digunakan, efisiensi berhubungan dengan bagaimana sumber daya tersebut
digunakan dengan pemborosan yang paling minimum. Efisiensi dapat diukur

dari outputnya dibagi dengan inputnya.
o Services (pelayanan), peningkatan terhadap pelayanan yang diberikan oleh
sistem.
PRINSIP PENGEMBANGAN SISTEM
1. Sistem yang dikembangkan adalah untuk manajemen

2. Sistem yang dikembangkan adalah investasi modal yang besar
a. Semua alternatif yang ada harus diinvestigasi
b. Investasi yang terbaik harus bernilai
3. Sistem yang dikembangkan memerlukan orang yang terdidik
4. Tahapan kerja dan tugas-tugas yang harus dilakukan dalam proses
pengembangan sistem
5. Proses pengembangan sistem tidak harus urut
6. Jangan takut membatalkan proyek
7. Dokumentasi harus ada untuk pedoman dalam pengembangan sistem
SIKLUS HIDUP PENGEMBANGAN SISTEM
Pengembangan sistem informasi yang berbasis komputer dapat merupakan tugas

kompleks yang membutuhkan banyak sumber daya dan dapat memakan waktu
berbulan-bulan bahkan bertahun-tahun untuk menyelesaikannya. Proses
pengembangan sistem melewati beberapa tahapan dari mulai sistem itu direncanakan
sampai dengan sistem tersebut diterapkan, dioperasikan dan dipelihara. Bila operasi
sistem yang sudah dikembangkan masih timbul kembali permasalahan-permasalahan
yang kritis serta tidak dapat diatasi dalam tahap pemeliharaan sistem, maka perlu
dikembangkan kembali suatu sistem untuk mengatasinya dan proses ini kembali ke
tahap yang pertama, yaitu tahap perencanaan sistem. Siklus ini disebut dengan siklus
hidup suatu sistem (systems life cycle). Daur atau siklus hidup dari pengembangan
sistem merupakan suatu bentuk yang digunakan untuk menggambarkan tahapan
utama dan langkah-langkah di dalam tahapan tersebut dalam proses
pengembangannya.
Dari sekian banyak siklus pengembangan sistem menurut beberapa penulis sejak
tahun 1970-an, diambil salah satu yang akan menjadi acuan kita mengenai
pengembangan sistem ini, yaitu menurut John Burch, Gary Grudnitski, Information
Systems, Theory and Practice (New York: John Wiley & Sons) yang menuliskan
tahapan pengembangan sistem sebagai berikut :
1. Kebijakan dan perencanaan sistem (system policy and planning).

2. Pengembangan sistem (system development)
a. Analisis sistem (system analysis)
b. Desain sistem secara umum (general system design)
c. Penilaian sistem (system evaluation)
d. Desain sistem terinci (detailed system design)
e. Implementasi sistem (system implementation)
3. Manajemen sistem dan operasi (system management and operation)
Kebijakan dan perencanaan sistem awal proyek sistem
Analisis sistem
Desain (perancangan) sistem secara umum
Pengembangan
Desain (perancangan) sistem terinci sistem
Seleksi sistem
Implementasi (penerapan) sistem
Perawatan sistem manajemen sistem
Penjelasan singkatnya :
1. Kebijakan dan perencanaan sistem (system policy and planning).

Sebelum suatu sistem informasi dikembangkan, umumnya terlebih dahulu
dimulai dengan adanya suatu kebijakan dan perencanaan untuk mengembangkan
sistem itu. Tanpa adanya perencanaan sistem yang baik, pengembangan sistem tidak
akan dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Tanpa adanya kebijakan
pengembangan sistem oleh manajemen puncak (top management), maka
pengembangan sistem tidak akan mendapat dukungan dari manajemen puncak ini.
Padahal dukungan dari manajemen puncak sangat penting artinya. Kebijakan sistem
(systems policy) merupakan landasan dan dukungan dari manajemen puncak untuk
membuat perencanaan sistem. Perencanaan sistem (systems planning) merupakan
pedoman untuk melakukan pengembangan sistem.
Kebijakan untuk mengembangkan sistem informasi dilakukan oleh manajemen
puncak karena manajemen menginginkan untuk meraih kesempatan-kesempatan
yang ada yang tidak dapat diraih oleh sistem yang lama atau sistem yang lama
mempunyai banyak kelemahan-kelemahan yang perlu diperbaiki (misalnya untuk
meningkatkan efektifitas manajemen, meningkatkan produktivitas atau
meningkatkan pelayanan yang lebih baik kepada langganan).
Partisipasi dan keterlibatan manajemen puncak masih diharapkan untuk
keberhasilan sistem yang akan dikembangkan. Untuk itu manajemen puncak
dilengkapi dengan suatu tim penasehat yang disebut dengan komite pengarah
(steering commitee) yang umumnya dibentuk dari wakil-wakil pimpinan dari
masing-masing departemen pemakai sistem seperti misalnya manajer-manajer
departemen atau manajer-manajer divisi. Seringkali komite ini diketuai sendiri oleh
direktur utama. Tugas komite ini adalah sebagai berikut :
1. Mengkaji, menyetujui atau membuat rekomendasi yang berhubungan dengan

perencanaan sistem, proyek-proyek sistem serta pengadaan perangkat keras,
perangkat lunak dan fasilitas-fasilitas lainnya.
2. Mengkoordinasi pelaksanaan proyek sistem sesuai dengan rencananya.
3. Memonitor atau mengawasi kemajuan dari proyek sistem.
4. Menilai kinerja dari fungsi-fungsi sistem yang telah dikembangkan.
5. Memberikan saran-saran dan petunjuk-petunjuk terhadap proyek sistem yang
sedang dikembangkan, terutama yang berhubungan dengan pencapaian sasaran
sistem, sasaran perusahaan dan juga terhadap kendala-kendala yang dihadapi.
Setelah manajemen puncak menetapkan kebijakan untuk mengembangkan

sistem informasi, sebelum sistem ini sendiri dikembangkan, maka perlu
direncanakan terlebih dahulu dengan cermat. Perencanaan sistem (systems planning)
ini menyangkut estimasi dari kebutuhan-kebutuhan fisik, tenaga kerja dan dana yang
dibutuhkan untuk mendukung pengembangan sistem ini serta untuk mendukung
operasinya setelah diterapkan. Perencanaan sistem dapat terdiri dari perencanaan
jangka pendek (short-range) dan perencanaan jangka panjang (long-range).
Perencanaan jangka pendek meliputi periode 1 sampai 2 tahun. Perencanaan jangka
panjang melingkupi periode sampai dengan 5 tahun. Karena perkembangan
teknologi komputer yang sangat cepat, maka perencanaan pengembangan sistem
informasi untuk periode yang lebih dari 5 tahun sudah tidak tepat lagi.
Proses perencanaan sistem dikelompokkan menjadi 3 proses utama, yaitu :
1. Merencanakan proyek-proyek sistem yang akan dilakukan oleh staf perencana

sistem
2. Menentukan proyek-proyek sistem yang akan dikembangkan yang dilakukan
oleh komite
3. Mendefinisikan proyek-proyek sistem dikembangkan yang dilakukan oleh analis
sistem.
Adapun tahapan dari proses perencanaan sistem untuk ketiga bagian tersebut tampak
pada gambar berikut ini :
Merencanakan proyek-proyek Mempersiapkan proyek-proyek Mendefinisikan proyek-proyek

sistem sistem yang akan dikembangkan dikembangkan
Mengkaji tujuan, perencanaan

strategi, dan taktik perusahaan
Mengkaji tujuan, perencanaan Mengkaji tujuan, perencanaan
strategi, dan taktik perusahaan strategi, dan taktik perusahaan
Mengkaji tujuan, perencanaan Mengkaji tujuan, perencanaan
strategi, dan taktik perusahaan strategi, dan taktik perusahaan


2. Pengembangan sistem (system development)

a. Analisis sistem (system analysis)
Penelitian atas sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem
yang baru atau diperbarui
b. Desain sistem secara umum (general system design)

Tujuan dari desain sistem secara umum adalah untuk memberikan gambaran
secara umum kepada user tentang sistem yang baru.
c. Penilaian sistem (system evaluation)
Hasil desain sistem secara umum tentunya harus menjadi pertimbangan
pihak manajemen apakah melanjutkan pengembangan sistem yang baru
berdasarkan gambaran desain sistem secara umum atau menolak rancangan
baru tersebut.
d. Desain sistem terinci (detailed system design)
Dengan memahami sistem yang ada dan persyaratan-persyaratan sistem baru,
selanjutnya adalah penentuan proses dan data yang diperlukan oleh sistem
baru. Jika sistem itu berbasis komputer, rancangan harus menyertakan
spesifikasi jenis peralatan yang akan digunakan.
e. Implementasi sistem (system implementation)
Merupakan kegiatan memperoleh dan mengintegrasikan sumber daya fisik
dan konseptual yang menghasilkan suatu sistem yang bekerja.
3. Manajemen sistem dan operasi (system management and operation)

Pemeliharaan sistem (systems maintenance ) dilaksanakan untuk 3 alasan :
1. Memperbaiki kesalahan
Penggunaan sistem mengungkapkan kesalahan (bugs) dalam program atau
kelemahan rancangan yang tidak terdeteksi dalam pengujian sistem.
Kesalahan-kesalahan ini dapat diperbaiki.
2. Menjaga kemutakhiran sistem
Dengan berlalunya waktu, terjadi perubahan-perubahan dalam lingkungan
sistem yang mengharuskan modifikasi dalam rancangan atau perangkat
lunak. Contohnya, pemerintah mengubah rumus perhitungan pajak jaminan
sosial.
3. Meningkatkan sistem
Saat sistem digunakan, akan ditemukan cara-cara membuat peningkatan
sistem. Saran-saran ini diteruskan kepada spesialis informasi yang
memodifikasi sistem sesuai saran tersebut.
Pada titik tertentu, modifikasi sistem akan menajdi sedemikian rupa, sehingga
lebih baik memulai dari awal. Lalu, siklus hidup sistem akan terulang.
Pendekatan Pengembangan Sistem
Terdapat beberapa pendekatan untuk mengembangkan sistem, yaitu sebagai

berikut ini :
1. Pendekatan klasik lawan pendekatan terstruktur (dipandang dari

metodologi yang digunakan)
Metodologi pendekatan klasik mengembangkan sistem dengan mengikuti
tahapan-tahapan di systems life cycle. Pendekatan ini menekankan bahwa
pengembangan sistem akan berhasil bila mengikuti tahapan di systems life cycle.
Akan tetapi sayangnya, didalam praktek, hal ini tidaklah cukup, karena
pendekatan ini tidak memberikan pedoman lebih lanjut tentang bagaimana
melakukan tahapan-tahapan tersebut dengan terinci karena pendekatan ini tidak
dibekali dengan alat-alat dan teknik-teknik yang memadai. Sedangkan
pendekatan terstruktur yang baru muncul sekitar awal tahun 1970-an pada
dasarnya mencoba menyediakan kepada analis sistem tambahan alat-alat dan
teknik-teknik untuk mengembangkan sistem disamping tetap mengikuti ide dari
systems life cycle.
Karena sifat dari sistem informasi sekarang menjadi lebih kompleks, pendekatan
klasik tidak cukup digunakan untuk mengembangkan suatu sistem informasi
yang sukses dan akan menimbulkan beberapa permasalahan. Permasalahan-
permasalahan yang dapat timbul di pendekatan klasik antara lain adalah sebagai
berikut :
a. Pengembangan perangkat lunak akan menjadi sulit

Pendekatan klasik kurang memberikan alat-alat dan teknik-teknik di dalam
mengembangkan sistem dan sebagai akibatnya proses pengembangan
perangkat lunak menjadi tidak terarah dan sulit untuk dikerjakan oleh
pemrogram. Lain halnya dengan pendekatan terstruktur yang memberikan
alat-alat seperti diagram arus data (data flow diagram), kamus data (data
dictionary), tabel keputusan (decision table), diagram IPO dan bagan
terstruktur (structured chart) dan lain sebagainya yang memungkinkan
pengembangan perangkat lunak lebih terarah berdasarkan alat-alat dan
teknik-teknik tersebut.
b. Biaya perawatan atau pemeliharaan sistem akan menjadi lebih mahal

Biaya pengembangan sistem yang termahal adalah terletak di tahap
perawatannya. Mahalnya biaya perawatan di pendekatan klasik ini
disebabkan karena dokumentasi sistem yang dikembangkan kurang lengkap
dan kurang terstruktur. Dokumentasi ini merupakan hasil dari alat-alat dan
teknik-teknik yang digunakan. Karena pendekatan klasik kurang didukung
dengan alat-alat dan teknik-teknik, maka dokumentasi menjadi tidak lengkap
dan walaupun ada tetapi strukturnya kurang jelas, sehingga pada waktu
pemeliharaan sistem menjadi kesulitan.
c. Kemungkinan kesalahan sistem besar

Pendekatan klasik tidak menyediakan kepada analis sistem cara untuk
melakukan pengetesan sistem, sehingga kemungkinan kesalahan-kesalahan
sistem akan menjadi lebih besar. Berbeda dengan pendekatan terstruktur

yang pengembangan sistemnya dilakukan dalam bentuk modul-modul yang
terstruktur. Modul-modul ini akan lebih mudah dites secara terpisah dan
kemudian pengetesan dapat dilakukan pada integrasi semua modul untuk
meyakinkan bahwa interaksi antar modul telah berfungsi semestinya.
Pengetesan sistem sebelum diterapkan merupakan hal yang kritis karena
koreksi kesalahan sistem setelah diterapkan akan mengakibatkan
pengeluaran biaya yang lebih besar. Beberapa penelitian menunjukkan
bahwa sistem yang tidak dites selama tahap pengembangannya merupakan
sumber utama dari kesalahan-kesalahan sistem.
d. Keberhasilan sistem kurang terjamin

Penekanan dari pendekatan klasik adalah kerja dari personil-personil
pengembang sistem, bukan pada pemakai sistem, padahal sekarang sudah
disadari bahwa dukungan dan pemahaman dari pemakai sistem terhadap
sistem yang sedang dikembangkan merupakan hal yang vital untuk
keberhasilan proyek pengembangan sistem pada akhirnya. Salah satu
kontribusi utama pendekatan terstruktur adalah partisipasi dan dukungan dari
pemakai sistem.
Pendekatan klasik mengasumsikan bahwa analis sistem telah mengerti akan
kebutuhan-kebutuhan pemakai sistem dengan jelas dan benar. Pengalaman
telah menunjukkan bahwa di beberapa kasus, kebutuhan-kebutuhan pemakai
sistem tidaklah selalu jelas dan benar menurut analis sistem. Pendekatan
klasik kurang melibatkan pemakai sistem dalam pengembangan sistem, maka
kebutuhan-kebutuhan pemakai sistem menjadi kurang sesuai dengan yang
diinginkan dan sebagai akibatnya sistem yang diterapkan menjadi kurang
berhasil.
e. Masalah dalam penerapan sistem

Karena kurangnya keterlibatan pemakai sistem dalam tahapan
pengembangan sistem, maka pemakai sistem hanya akan mengenal sistem
yang baru pada tahap diterapkan saja. Sebagai akibatnya pemakai sistem
akan menjadi kaget dan tidak terbiasa dengan sistem baru yang tiba-tiba
dikenalkan. Sebagai akibat lebih lanjut, pemakai sistem akan menjadi frustasi
karena tidak dapat mengoperasikan sistem dengan baik.
2. Pendekatan sepotong lawan pendekatan sistem (dipandang dari sasaran

yang akan dicapai)
Pendekatan sepotong (piecemeal approach) merupakan pendekatan

pengembangan sistem yang menekankan pada suatu kegiatan atau aplikasi
tertentu saja. Pada pendekatan ini, kegiatan atau aplikasi yang dipilih,
dikembangkan tanpa memperhatikan posisinya di sistem informasi atau tanpa
memperhatikan sasaran keseluruhan dari organisasi. Pendekatan in hanya

memperhatikan sasaran dari kegiatan atau aplikasi itu saja.
Lain halnya dengan pendekatan sistem (systems approach) yang memperhatikan
sistem informasi sebagai satu kesatuan terintegrasi untuk masing-masing
kegiatan atau aplikasinya. Pendekatan sistem ini juga menekankan pada
pencapaian sasaran keseluruhan dari organisasi, tidak hanya menekankan pada
sasaran dari sistem informasi itu saja.
3. Pendekatan bawah-naik lawan pendekatan atas-turun (dipandang dari cara

menentukan kebutuhan dari sistem)
Pendekatan bawah naik (bottom-up approach) dimulai dari level bawah
organisasi, yaitu level operasional dimana transaksi dilakukan. Pendekatan ini
dimulai dari perumusan kebutuhan-kebutuhan untuk menangani transaksi dan
naik ke level atas dengan merumuskan kebutuhan informasi berdasarkan
transaksi tersebut. Pendekatan ini juga merupakan ciri-ciri dari pendekatan
klasik. Pendekatan bawah-naik bila digunakan pada tahap analisis sistem disebut
juga dengan istilah data analysis, karena yang menjadi tekanan adalah data yang
akan diolah terlebih dahulu, informasi yang akan dihasilkan menyusul mengikuti
datanya.
Pendekatan atas-turun (top-down approach) sebaliknya dimulai dari level atas
organisasi, yaitu level perencanaan strategi. Pendekatan ini dimulai dengan
mendefinisikan sasaran dan kebijaksanaan organisasi. Langkah selanjutnya dari
pendekatan ini adalah dilakukannya analisis kebutuhan informasi. Setelah
kebutuhan informasi ditentukan, maka proses turun ke pemrosesan transaksi,
yaitu penentuan output, input, basis data, prosedur-prosedur operasi dan kontrol.
Pendekatan ini juga merupakan ciri-ciri dari pendekatan terstruktur. Pendekatan
atas-turun bila digunakan pada tahap analisis sistem disebut juga dengan istilah
decision analysis, karena yang menjadi tekanan adalah informasi yang
dibutuhkan untuk pengambilan keputusan oleh manajemen terlebih dahulu,
kemudian data yang perlu diolah didefinisikan menyusul mengikuti informasi
yang dibutuhkan.
4. Pendekatan sistem-menyeluruh lawan pendekatan moduler (dipandang

dari cara mengembangkannya)
Pendekatan sistem-menyeluruh (total-system approach) merupakan pendekatan
yang mengembangkan sistem serentak secara menyeluruh. Pendekatan ini
kurang mengena untuk sistem yang komplek, karena akan menjadi sulit untuk
dikembangkan. Pendekatan ini juga merupakan ciri-ciri dari pendekatan klasik.
Pendekatan moduler (modular approach) berusaha memecah sistem yang rumit
menjadi beberapa bagian atau modul yang sederhana, sehingga sistem akan lebih
mudah dipahami dan dikembangkan. Akibat lebih lanjut adalah sistem akan
dapat dikembangkan tepat pada waktu yang telah direncanakan, mudah dipahami
oleh pemakai sistem dan mudah untuk dipelihara. Pendekatan ini juga
merupakan ciri-ciri dari pendekatan terstruktur.
5. Pendekatan lompatan-jauh lawan pendekatan berkembang (dipandang dari

teknologi yang akan digunakan
Pendekatan lompatan-jauh (great loop approach) menerapkan perubahan
menyeluruh secara serentak menggunakan teknologi canggih. Perubahan ini
banyak mengandung resiko, karena teknologi komputer begitu cepat
berkembang dan untuk tahun-tahun mendatang sudah menjadi usang.
Pendekatan ini juga terlalu mahal, karena memerlukan investasi seketika untuk
semua teknologi yang digunakan dan pendekatan ini juga sulit untuk
dikembangkan, karena terlalu komplek.
Pendekatan berkembang (evolutionary approach) menerapkan teknologi canggih
hanya untuk aplikasi-aplikasi yang memerlukan saja pada saat itu dan akan terus
dikembangkan untuk periode-periode berikutnya mengikuti kebutuhannya sesuai
dengan perkembangan teknologi yang ada. Pendekatan berkembang
menyebabkan investasi tidak terlalu mahal dan dapat mengikuti perkembangan
teknologi yang cepat, sehingga teknologi yang digunakan tidak cepat menjadi
usang.
Metodologi Pengembangan Sistem
Metodologi adalah :
Kesatuan metode-metode, prosedur-prosedur, konsep-konsep pekerjaan, aturan-
aturan dan postulat-postulat yang digunakan oleh suatu ilmu pengetahuan, seni atau
disiplin lainnya
Metode adalah :
Suatu cara/teknik yang sistematik untuk mengerjakan sesuatu. Metodologi
pengembangan sistem yang ada biasanya dibuat atau diusulkan oleh :
- Penulis buku
- Peneliti
- Konsultan
- Systems house
- Pabrik software
Metodologi Pengembangan Sistem diklasifikasikan menjadi 3 golongan

1. Functional Decomposition Methodologies (Metodologi Pemecahan Fungsional)
Metodologi ini menekankan pada pemecahan dari sistem ke dalam subsitem-
subsistem yang lebih kecil, sehingga akan lebih mudah untuk dipahami,
dirancang dan diterapkan. Yang termasuk dalam kelompok metodologi ini

adalah :
- HIPO (Hierarchy plus Input-Process-Output)
- SR (Stepwise Refinement) atau ISR (Iterative Stepwise Refinement)
- Information-Hiding
2. Data Oriented Methodologies (Metodologi Orientasi Data)

Metodologi ini menekankan pada karakteristik dari data yang akan diproses.
Metodologi ini dapat dikelompokkan kembali ke dalam dua kelas, yaitu :
a. Data-flow oriented methodologies

Metodologi ini secara umum didasarkan pada pemecahan dari sistem
kedalam modulo-modul berdasarkan dari tipe elemen data dan tingkah-laku
logika modul tersebut di dalam sistem. Dengan metodologi ini, sistem secara
logika dapat digambarkan secara logika dari arus data dan hubungan antar
fungsinya di dalam modul-modul disistem. Yang termasuk dalam metodologi
ini adalah
- SADT (Structured Analisys and Design Techniques)
- Composite Design
- SSAD (Structured Systems Analysis and Design)
b. Data structure oriented methodologies

Metodologi ini menekankan struktur dari input dan output di sistem. Struktur
ini kemudian akan digunakan sebagai dasar struktur dari sistemnya.
Hubungan fungsi antar modul atau elemen-elemen sistem kemudian
dijelaskan dari struktur sistemnya. Yang termasuk dalam metodologi ini
adalah :
- JSD (Jackson’s systems development)
- W/O (Warnier / Orr)
3. Prescriptive Methodologies
Yang termasuk dalam metodologi ini adalah :
- ISDOS (Information Systems Design and Optimization System)
Kegunaannya adalah mengotomatisasi proses pengembangan sistem
informasi. ISDOS mempunyai 2 komponen :
a. PSL
Merupakan komponen utama dari ISDOS, yaitu suatu bahasa untuk
mencatat kebutuhan pemakai dalam bentuk machine-readable form,
sehingga output yang dihasilkannya dapat dianalisis oleh PSA. PSL
merupakan bahasa untuk menggambarkan sistemnya dan bukan
merupakan bahasa pemrograman prosedural.
b. PSA
Merupakan paket perangkat lunak yang mirip dengan kamus data (data
dictionary) dan digunakan untuk mengecek data yang dimasukkan, yang
disimpan , yang dianalisis dan yang dihasilkan sebagai output laporan
dengan pemanfaatan DBMS dalam penyimpanan datanya. Kegunaan dan
hasil dari PSA adalah :
PSA menganalisis PSL untuk kesalahan-kesalahan sintak dan akan
menghasilkan laporan-laporan dalam bentuk data dictionary, function
dictionary serta analisis dari hubungan-hubungan proses.
Laporan dalam bentuk grafik, seperti laporan yang menggambarkan
hubungan dari proses termasuk apakah suatu proses merupakan
bagian dari porses yang lain atau suatu proses mempunyai komponen
proses-proses lain.
PSA akan melakukan analisis jaringan untuk mengecek kelengkapan
dari semua hubungan data dan proses-proses.
PSA juga akan melakukan analisis dari hubungan ketergantungan
waktu dari data dan analisis dari spesifikasi volume.
- PLEXSYS
Kegunaannya adalah untuk melakukan transformasi suatu statemen bahasa
komputer tingkat tinggi ke suatu executable code untuk suatu konfigurasi
perangkat keras yang diinginkan. PLEXSYS merupakan tambahan untuk
ISDOS. Kalau ISDOS digunakan pada aspek penntuan kebutuhan,
PLEXSYS digunakan pad aspek penghasil kode program secar otomatis.
- PRIDE
Merupakan perangkat lunak terpadu yang baik untuk analisis/disain sistem
terstruktur, manajemen data, manajemen proyek dan pendokumentasian.
- SDM/70
Merupakan suatu perangkat lunak yang berisi kumpulan metode, estimasi,
dokumentasi dan petunjuk administrasi guna membantu pemakai untuk
mengembangkan dan merawat sistem yang efektif
- SPECTRUM
Perangkat lunak ini mempunyai beberapa versi untuk keperluan yang
berbeda, semacam SPECTRUM-1 untuk life cycle konvensional,
SPECTRUM-2 untuk sistem manajemen proyek terstruktur, SPECTRUM-3
untuk on-line interactive estimator.
- SRES (Software Requirement Engineering System) dan SREM (Software

Requirement Engineering Methodology)
- DBO (Design By Objective), PAD (Program Analysis Diagram), HOS

(Higher Order Software), MSR (Meta Stepwise Refinement), PDL (Program
Design Language)
Alat dan Teknik Pengembangan Sistem
Untuk dapat melakukan langkah-langkah sesuai dengan yang diberikan oleh

metodologi pengembangan sistem yang terstruktur, maka dibutuhkan alat dan teknik
untuk melaksanakannya. Alat-alat yang digunakan dalam suatu metodologi
umumnya berupa suatu gambar atau diagram atau grafik. Selain berbentuk gambar,
alat-alat yang digunakan juga ada yang tidak berupa gambar atau grafik
(nongraphical tools), seperti misalnya data dictionary, structured english,
pseudocode serta formulir-formulir untuk mencatat dan menyajikan data.
Alat-alat pengembangan sistem yang berbentuk grafik diantaranya adalah
sebagai berikut ini :
a. HIPO diagram
Hierarchy plus Input-Process-Output, HIPO, adalah alat dokumentasi program
yang berbasis pada fungsi, yaitu tiap-tiap modul di dalam sistem digambarkan
oleh fungsi utamanya.
b. Data flow diagram

Digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru
yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan
fisik dimana data tersebut mengalir (misalnya lewat telpon, surat dan
sebagainya) atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan (misalnya
file kartu, microfile, harddisk, tape, diskette dan lain sebagainya).
c. Structured chart
Digunakan untuk mendefinisikan dan mengilustrasikan organisasi dari sistem
informasi secara berjenjang dalam bentuk modul dan submodul dengan
menunjukkan hubungan elemen data dan elemen kontrol antara hubungan
modulnya, sehingga memberikan penjelasan lengkap dari sistem dipandang dari
elemen data, elemen kontrol, modul dan hubungan antar modulnya.
d. SADT
Structured Analysis and Design Technique, SADT, memandang suatu sistem
terdiri dari dua hal : benda (obyek, dokumen atau data) dan kejadian (kegiatan
yang dilakukan oleh orang, mesin atau perangkat lunak). Menggunakan dua tipe
diagram yaitu, diagram kegiatan (activity diagrams, disebut actigrams) dan
diagram data (data diagrams, disebut datagrams).
e. Jackson’s diagram
Jackson’s Systems Development, JSD, membangun suatu model dari dunia nyata
(real world) yang menyediakan subyek-subyek permasalahan dari sistem.
Disamping alat-alat berbentuk grafik yang digunakan pada suatu metodologi

tertentu, masih terdapat beberapa alat berbentuk grafik yang sifatnya umum, yaitu
dapat digunakan di semua metodologi yang ada. Alat-alat ini berupa suatu bagan
yang dapat diklasifikasikan sebagai berikut :
1. Bagan untuk menggambarkan aktivitas (activity charting)

a. Bagan alir sistem (systems flowchart)
b. Bagan alir program (program flowchart) yang dapat berupa :
bagan alir logika program (program logic flowchart)
bagan alir program komputer terinci (detailed computer program
flowchart)
c. Bagan alir kertas kerja (paperwork flowchart)
d. Bagan alir proses (process flowchart)
e. Gantt chart
2. Bagan untuk menggambarkan tataletak (layout charting)
3. Bagan untuk menggambarkan hubungan personil (personal relationship
charting)
a. Bagan distribusi kerja (working distribution chart)
b. Bagan organisasi (organization chart)
Teknik-teknik dalam pengembangan sistem yang dapat digunakan antara lain

a. Teknik manajemen proyek, yaitu CPM (Critical Path Method) dan PERT
(Program Evaluation and Review Technique)
Teknik ini digunakan untuk penjadwalan waktu pelaksanaan suatu proyek.
b. Teknik menemukan fakta (fact finding techniques)
Yaitu teknik yang dapat digunakan untuk mengumpulkan data dan menemukan
fakta-fakta dalam kegiatan mempelajari sistem yang ada. Teknik-teknik ini
diantaranya adalah :
- wawancara (interview)
wawancara memungkinkan analis sistem sebagai pewawancara (interviewer)
untuk mengumpulkan data secara tatap muka langsung dengan orang yang
diwawancarai (interviewee).
- observasi (observation)
observasi adalah pengamatan langsung suatu kegiatan yang sedang dilakukan
yang mana pada waktu observasi analis sistem dapat ikut juga berpartisispasi
dengan orang-orang yang sedang melakukan suatu kegiatan tersebut.
- daftar pertanyaan (questionaires)
adalah suatu daftar yang berisi dengan pertanyaan-pertanyaan untuk tujuan

khusus yang memungkinkan analis sistem untuk mengumpulkan data dan
pendapat dari responden-responden yang dipilih.
- pengumpulan sampel (sampling)
pengambilan sampel adalah pemilihan sejumlah item tertentu dari seluruh
item yang ada dengan tujuan mempelajari sebagian item tersebut untuk
mewakili seluruh itemnya dengan pertimbangan biaya dan waktu yang
terbatas.
c. Teknik analisis biaya/manfaat (cost-effectiveness analysis atau cost-benefit
analysis)
Teknik ini menilai dari sisi kelayakan ekonomis suatu pengembangan sistem
informasi.
d. Teknik untuk menjalankan rapat
Selama proses pengembangan sistem dilakukan, seringkali rapat-rapat diadakan
baik oleh tim pengembangan sistem sendiri atau rapat antara tim pengembangan
sistem dengan pemakai sistem dan manajer, sehingga kemampuan analis sistem
untuk memimpin atau berpartisipasi di dalam suatu rapat merupakan hal yang
penting terhadap kesuksesan proyek pengembangan sistem.
e. Teknik inspeksi/walkthrough
Inspeksi merupakan kepentingan dari pemakai sistem dan walkthrough
merupakan kepentingan dari analis sistem. Analis sistem melakukan
walkthrough untuk maksud supaya dokumentasi yang akan diserahkan kepada
pemakai sistem secara teknik tidak mengalami kesalahan dan dapat dilakukan
dengan diverifikasi terlebih dahulu oleh analis sistem yang lain. Pemakai sistem
melakukan inspeksi untuk maksud menilai dokumentasi yang diserahkan oleh
analis sistem secara teknik tidak mengandung kesalahan.
Penyebab kegagalan pengembangan sistem :

Kurangnya penyesuaian pengembangan sistem
Kelalaian menetapkan kebutuhan pemakai dan melibatkan pemakai sistem
Kurang sempurnanya evaluasi kualitas analisis biaya
Adanya kerusakan dan kesalahan rancangan
Penggunaan teknologi komputer dan perangkat lunak yang tidak direncanakan
dan pemasangan teknologi tidak sesuai
Pengembangan sistem yang tidak dapat dipelihara
Implementasi yang direncanakan dilaksanakan kurang baik
5. Fungsi Analis Sistem

Analis sistem (systems analyst) adalah orang yang menganalisis sistem
(mempelajari masalah-masalah yang timbul dan menentukan kebutuhan-kebutuhan
pemakai sistem) untuk mengidentifikasikan pemecahan yang beralasan. Sebutan lain

untuk analis sistem ini adalah analis informasi (information analyst), analis bisnis
(business analyst), perancang sistem (systems designer), konsultan sistem (systems
consultant) dan ahli teknik sistem (systems engineer).
Analis sistem berbeda dengan pemrogram. Pemrogram (programmer) adalah

orang yang menulis kode program untuk suatu aplikasi tertentu berdasarkan rancang
bangun yang telah dibuat oleh analis sistem. Akan tetapi ada juga analis sistem yang
melakukan tugas-tugas seperti pemrogram dan sebaliknya ada juga pemrogram yang
melakukan tugas-tugas yang dilakukan oleh analis sistem. Orang yang melakukan
tugas baik sebagai analis sistem maupun pemrogram disebut analis/pemrogram
(analyst/programmer) atau pemrogram/analis (programmer/analyst). Tugas dan
tanggungjawab analis sistem dan pemrogram adalah berbeda dan dapat dilihat pada
tabel berikut :
Pemrogram Analis sistem

1. tanggungjawab pemrogram terbatas 4. Tanggungjawab analis sistem tidak
pada pembuatan program komputer. hanya pada pembuatan program
2. Pengetahuan pemrogram cukup komputer saja, tetapi pada sistem
terbatas pada teknologi komputer, secara keseluruhan.
sistem komputer, utilities dan 5. Pengetahuan analis sistem harus
bahasa-bahasa pemrograman yang luas, tidak hanya pada teknologi
diperlukan. komputer, tetapi juga pada bidang
3. Pekerjaan pemrogram sifatnya teknis aplikasi yang ditanganinya.
dan harus tepat dalam pembuatan 6. Pekerjaaan analis sistem dalam
instruksi-instruksi program. pembuatan program terbatas pada
4. Pekerjaan pemrogram tidak pemecahan masalah secara garis
menyangkut hubungan dengan besar.
banyak orang, terbatas pada sesama 7. Pekerjaan analis sistem melibatkan
pemrogram dan analis sistem yang hubungan banyak orang, tidak
mempersiapkan rancang bangun terbatas pada sesama analis sistem,
(spesifikasi) programnya. pemrogram, tetapi juga pemakai
sistem dan manajer.
Pengetahuan dan Keahlian yang Diperlukan Analis Sistem

Analis sistem harus mempunyai pengetahuan yang luas dan keahlian yang
khusus. Beberapa analis sistem setuju bahwa pengetahuan-pengetahuan dan keahlian
berikut ini sangat diperlukan bagi seorang analis sistem yang baik :
1. Pengetahuan dan keahlian tentang teknik pengolahan data, teknologi

komputer dan pemrograman komputer
a. Keahlian teknis yang harus dimiliki adalah termasuk keahlian dalam
penggunaan alat dan teknik untuk pengembangan perangkat lunak aplikasi
serta keahlian dalam menggunakan komputer.
b. Pengetahuan teknis yang harus dimiliki meliputi pengetahuan tentang
perangkat keras komputer, teknologi komunikasi data, bahasa-bahasa
komputer, sistem operasi, utilities dan paket-paket perangkat lunak lainnya.
2. Pengetahuan tentang bisnis secara umum

Aplikasi bisnis merupakan aplikasi yang sekarang paling banyak diterapkan,
maka analis sistem harus mempunyai pengetahuan tentang ini. Pengetahuan ini
dibutuhkan supaya analis sistem dapat berkomunikasi dengan pemakai sistem.
Pengetahuan tentang bisnis ini meliputi akuntansi keuangan, akuntansi biaya,
akuntansi manajemen, sistem pengendalian manajemen, pemasaran, produksi,
manajemen personalia, keuangan, tingkah laku organisasi, kebijaksanaan perusahaan
dan aspek-aspek bisnis lainnya.
3. Pengetahuan tentang metode kuantitatif

Dalam membangun model-model aplikasi, analis sistem banyak menggunakan
metode-metode kuantitatif, seperti misalnya pemrograman linier (linier
programming), pemrograman dinamik (dynamic programming), regresi (regresion),
network, pohon keputusan (decision tree), trend, simulasi dan lain sebagainya.
4. Keahlian pemecahan masalah

Analis sistem harus mempunyai kemampuan untuk meletakkan permasalahan-
permasalahan komplek yang dihadapi oleh bisnis, memecah-mecah masalah tersebut
ke dalam bagian-bagiannya, menganalisisnya dan kemudian harus dapat
merangkainya kembali menjadi suatu sistem yang dapat mengatasi permasalahan-
permasalahan tersebut.
5. Keahlian komunikasi antar personil

Analis sistem harus mempunyai kemampuan untuk mengadakan komunikasi
baik secara lisan maupun secara tertulis. Keahlian ini diperlukan di dalam
wawancara, presentasi, rapat dan pembuatan laporan-laporan.
6. Keahlian membina hubungan antar personil

Manusia merupakan faktor yang kritis di dalam sistem dan watak manusia satu
dengan yang lainnya berbeda. Analis sistem yang kaku dalam membina hubungan
kerja dengan personil-personil lainnya yang terllibat, akan membuat pekerjaannya
menjadi tidak efektif. Apalagi bila analis sistem tidak dapat membina hubungan
yang baik dengan pemakai sistem, maka akan tidak mendapat dukungan dari
pemakai sistem atau manajemen dan kecenderungan pemakai sistem akan

mempersulitnya.
Tim Pengembangan Sistem

Dalam proyek pengembangan sistem yang kecil dan sederhana, kemungkinan
hanya ada seorang analis sistem yang merangkap sebagai pemrogram
(analis/pemrogram) atau seorang pemrogram yang merangkap sebagai analis sistem
(pemrogram/analis). Akan tetapi untuk proyek pengembangan sistem yang besar
atau komplek, pekerjaan ini biasanya dilakukan oleh sejumlah orang dalam bentuk
tim. Anggota dari tim pengembangan sistem ini tergantung dari besar-kecilnya
ruang-lingkup proyek yang kaan ditangani. Tim ini secara umnum dapat terdiri dari
personil-personil sebagai berikut ini :
1. Manajer analisis sistem

Manajer analisis sistem (manager of systems analysis) ini disebut juga sebagai
koordinator proyek dan mempunyai tugas dan tanggungjawab sebagai berikut ini
a. Sebagai ketua/koordinator tim pengembangan sistem
b. Mengarahkan, mengontrol dan mengatur anggota tim pengembangan sistem
lainnya
c. Membuat jadwal pelakasanaan proyek pengembangan sistem yang akan
dilakukan
d. Bertanggungjawab dalam mendefinisikan masalah, studi kelayakan, disain
sistem dan penerapannya
e. Memberikan rekomendasi-rekomendasi perbaikan sistem
f. Mewakili tim untuk berhubungan dengan pemakai sistem dalam hal
perundingan-perundingan dan pemberian-pemberian nasehat kepada
manajemen dan pemakai sistem
g. Membuat laporan-laporan kemajuan proyek (progress report)
h. Mengkaji ulang dan memeriksa kembali hasil kerja dari tim
2. Ketua analis sistem

Ketua analis sistem (lead systems analyst) biasanya menjabat sebagai wakil dari
manajer analisis sistem. Tugasnya adalah membantu tugas dari manajer analisis
sistem dan mewakilinya bila manajer analisis sistem berhalangan.
3. Analis sistem senior

Analis sistem senior (senior systems analyst) merupakan analis sistem yang
sudah berpengalaman.
4. Analis sistem
Analis sistem (systems analyst) merupakan analis sistem yang cukup
berpengalaman dan dapat bekerja sendiri tanpa bimbingan dari analis sistem
senior.
5. Analis sistem yunior

Analis sistem yunior (junior systems analyst) merupakan analis sistem yang
belum berpengalaman dan masih membutuhkan bimbingan-bimbingan dari
analis sistem yang lebih senior. Analis sistem yunior ini sering juga disebut
dengan analis sistem yang masih dilatih (systems analyst trainee).
6. Pemrogram aplikasi senior

Pemrogram aplikasi senior (senior applications programmer) merupakan
pemrogram komputer yang sudah berpengalaman dengan tugas merancang
spesifikasi dari program aplikasi dan mengkoordinasi kerja dari pemrogram yang
lainnya. Pemrogram aplikasi senior ini kadang-kadang juga disebut dengan
pemrogram/analis.
7. Pemrogram aplikasi
Pemrogram aplikasi (applications programmer) merupakan pemrogram
komputer yang cukup berpengalaman dan dapat melakukan tugasnya tanpa harus
dibimbing secara langsung lagi.
8. Pemrogram aplikasi yunior

Pemrogram aplikasi yunior (junior applications programmer) merupakan
pemrogram komputer yang belum berpengalaman dan masih dibawah bimbingan
langsung dari pemrogram yang lebih senior. Pemrogram aplikasi yunior biasanya
hanya dilibatkan pada pembuatan modul-modul program yang sederhana, seperti
misalnya pembuatan bentuk-bentuk I/O. Pemrogram aplikasi yunior ini sering
juga disebut dengan pemrogram aplikasi yang masih dilatih (applications
programmer trainee).
EVALUASI
1. Jelaskan dan berikan ilustrasi definisi dari sistem, subsistem dan supersistem !
2. Jelaskan dan berikan ilustrasi perbedaan antara tujuan (goal) dengan sasaran
(objectives) !
3. Jelaskan hal-hal apa saja yang menyebabkan suatu sistem lama harus diperbaiki
atau diganti !
4. Sebutkan dan jelaskan beberapa indikator (minimal 5 indikator) bahwa suatu
sistem harus segera diperbaiki atau diganti !
5. Jelaskan harapan-harapan apa saja setelah suatu sistem baru dikembangkan
dalam suatu pengembangan sistem !
6. Jelaskan mengenai pentingnya dukungan dari manajemen puncak (top
management) dalam suatu pengembangan sistem !
7. Sebutkan dan jelaskan alasan suatu pemeliharaan sistem (systems maintenance)
harus dilakukan !
8. Apa perbedaan utama pendekatan pengembangan sistem klasik dengan
pendekatan pengembangan sistem terstruktur ? jelaskan !
9. Apa yang menjadi perbedaan antara seorang analis sistem dengan seorang
programmer ? jelaskan !
10. Untuk menjadi seorang analis sistem yang baik, diperlukan beberapa
pengetahuan dan keahlian tertentu. Kenapa keahlian membina hubungan antar
personil diperlukan ? jelaskan !
DAFTAR PUSTAKA
1. Burch, J.G., System, Analysis, Design, and Implementation, Boyd & Fraser Publishing
Company, 1992.
2. Jogiyanto, Analisis dan Disain Sistem Informasi, ANDI OFFSET Yogyakarta, 1990.
3. John G. Burch, Jr, Felix R. Strater, Gary Grudnistski, Information Systems : Theory and
Practice, Second Edition, John Wiley & Sons, 1979
4. Meilir Page-Jones, The Practical Guide to Structured Systems Design, Second Edition,
Yourdon Press, Prentice Hall, 1988
5. I.T. Hawryszkiewycz, Introduction Systems Analysis and Design, Second Edition, Prentice
Hall, 1991
6. Raymond McLeod, Jr, Management Information System : A Study of Computer-Based
Information Systems, Sixth Edition, Prenctice Hall, 1979
1 Analisis Sistem
MODUL 2
ANALISIS SISTEM
MATERI
1. Pendahuluan
2. Langkah-langkah Analisis Sistem
3. Mengidentifikasi Masalah
4. Memahami Kerja Sistem
5. Analisis Sistem
6. Membuat Laporan Hasil Analisis Sistem

Memahami Konsep, Langkah-langkah, Cara Identifikasi Masalah, Kerja dari Sistem,
Menganalisis Hasil dan Membuat Laporan Hasil Analisis Sistem

1. Mahasiswa memahami konsep analisis sistem.
2. Mahasiswa mampu untuk memahami cara mengidentifikasi masalah, memahami
kerja dari sistem, menganalisis hasil penelitian dan membuat laporan hasil
analisis.
Pendahuluan
Analisis sistem (systems analysis) dapat didefinisikan sebagai berikut :
Penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian

komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi
permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan
yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat
diusulkan perbaikan-perbaikannya
Atau secara lebih mudahnya, analisis sistem adalah penelitian atas sistem yang
telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem yang baru atau diperbarui. Tahap
analisis sistem ini merupakan tahap yang sangat kritis dan sangat penting, karena
kesalahan di dalam tahap ini akan menyebabkan juga kesalahan di tahap selanjutnya.
Tugas utama analis sistem dalam tahap ini adalah menemukan kelemahan-kelemahan
dari sistem yang berjalan sehingga dapat diusulkan perbaikannya.
2 Analisis Sistem
Langkah-langkah Analisis Sistem

Di dalam tahap analisis sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus
dilakukan oleh analis sistem :
1. Identify, yaitu mengidentifikasi masalah
2. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada
3. Analyze, yaitu menganalisis sistem
4. Report, yaitu membuat laporan hasil analisis.
1. Mengidentifikasi Masalah
Mengidentifikasi (mengenal) masalah merupakan langkah pertama yang
dilakukan dalam tahap analisis sistem. Masalah (problem) dapat didefinisikan sebagai
suatu pertanyaan yang diinginkan untuk dipecahkan. Masalah inilah yang
menyebabkan sasaran dari sistem tidak dapat dicapai. Oleh karena itulah pada tahap
analisis sistem, langkah pertama yang harus dilakukan oleh analis sistem adalah
mengidentifikasi terlebih dahulu masalah-masalah yang terjadi. Tugas-tugas yuang
harus dilakukannya adalah sebagai berikut ini :
mengidentifikasi penyebab masalah

mengidentifikasi titik keputusan
mengidentifikasi personil-personil kunci
Mengidentifikasi penyebab masalah

Seringkali organisasi menyadari masalah yang tejadi setelah sesuatu berjalan
dengan tidak benar. Permasalahan tidak akan muncul dengan sendirinya dan mestinya
ada sesuatu penyebab yang menimbulkannya.
Sebagai ilustrasi, kita mempunyai sebuah mobil yang jalannya tersendat-sendat.
Keadaan ini merupakan suatu masalah. Untuk mengatasi masalah ini, maka perlu
diidentifikasi terlebih dahulu apa penyebab yang mengakibatkan mobil tersebut
jalannya tersendat-sendat. Kalau analis sistem tidak dapat mengidentifikasi penyebab
terjadinya masalah, maka proses analisis sistem tidak akan berjalan dengan
semestinya, yaitu tidak akan efisien dan efektif. Kalau kita akan berusaha
memperbaiki kerusakan mobil tersebut, tetapi tidak dapat mengidentifikasi terlebih
dahulu penyebab masalahnya, maka proses perbaikan mobil tersebut tidak akan
berjalan dengan efisien dan efektif. Apakah kita akan membongkar mobil tersebut
dengan melepas semua komponennya untuk menemukan mengapa mobil tersebut
jalannya tersendat-sendat ? tentunya ini merupakan pekerjaan analisis yang tidak
benar. Untuk kasus mobil ini, dapat diidentifikasikan bahwa penyebab masalahnya
3 Analisis Sistem
adalah karena proses pembakaran yang tidak sempurna, sehingga mengakibatkan

jalannya mobil tersendat-sendat. Dengan dapat mengidentifikasi penyebab masalah
ini, maka kita dapat mulai menganalisis dari tempat dilakukannya proses pembakaran
ini, tanpa harus membongkar semua komponen mobil yang tidak menyebabkan
terjadinya masalah.
Tugas mengidentifikasi penyebab masalah dapat dimulai dengan mengkaji ulang
terlebih dahulu subyek-subyek permasalahan yang telah diutarakan oleh manajemen
atas yang telah ditemukan oleh analis sistem di tahap perencanaan sistem. Sebagai
misalnya, masalah yang terjadi adalah “biaya persediaan meningkat dari tahun ke
tahun”. Mengapa biaya persediaan meningkat ? mengapa jalannya mobil tersendat-
sendat ? jawabannya adalah disebabkan oleh pembakaran yang tidak sempurna.
Demikian juga harus dicari jawaban mengapa biaya persediaan meningkat. Dari
subyek masalah ini, maka dapat diidentifikasi penyebab terjadinya masalah biaya
persediaan yang meningkat ini adalah karena :
persediaan di gudang telalu banyak (over stock) dan
pembelian barang tidak ekonomis.
Mengidentifikasi titik keputusan

Setelah penyebab terjadinya masalah dapat diidentifikasi, selanjutnya juga harus
diidentifikasi titik keputusan penyebab masalah tersebut. Pada kasus mobil yang
mempunyai masalah jalannya tersendat-sendat dan telah dapat diidentifikasi
penyebab terjadinya masalah ini adalah pembakaran yang kurang sempurna, maka
selanjutnya perlu diidentifikasi lebih lanjut titik keputusan yang menyebabkan
pembakaran menjadi tidak sempurna. Titik keputusan menunjukkan suatu kondisi
yang menyebabkan sesuatu terjadi. Ahli mesin mobil yang berpengalaman dapat
mengidentifikasikan titik keputusan dari pembakaran yang kurang sempurna adalah
terletak di proses pengapian busi, kerja dari platina dan atau injeksi bensin di
karburator. Dengan demikian ahli mesin mobil yang berpengalaman tidak akan
membongkar semua komponen dari mesin mobil itu, tetapi cukup memeriksa pada
titik-titik keputusan saja. Dengan demikian juga dengan analis sistem bila telah dapat
mengidentifikasi terlebih dahulu titik-titik keputusan penyebab masalah , maka dapat
memulai penelitiannya di titik-titik keputusan tersebut.
Sebagai dasar identifikasi titik-titik keputusan ini, dapat digunakan dokumen
sistem bagan alir formulir (paperwork flowchart atau form flowchart) bila
dokumentasi ini dimiliki oleh perusahaan. Secara analogi, ahli mesin mobil dapat
menggunakan buku manual pedoman mesin mobil bersangkutan untuk
mengidentifikasi titik-titik keputusan penyebab masalah pembakaran yang kurang
sempurna. Contoh bagan alir formulir untuk prosedur penjualan adalah sebagai
berikut :
4 Analisis Sistem
5 Analisis Sistem
Penjelasan dari titik-titik keputusan adalah antara lain sebagai berikut :
1. Penyebab masalah adalah pelayanan yang kurang baik kepada langganan. Titik
keputusan yang mengakibatkan terjadinya sebab masalah ini adalah :
a. “Penanganan order langganan” di bagian order penjualan. Titik keputusan
ini dapat mengakibatkan pelayanan kepada langganan kurang baik bila waktu
penanganan order penjualan lama. Penanganan order penjualan merupakan
proses pertama kali menerima order dari langganan.
b. “Proses pembuatan order penjualan” di bagian order penjualan. Titik
keputusan ini dapat mengakibatkan pelayanan kepada langganan kurang baik
bila proses pembuatan order penjualan juga lama. Proses pembuatan order
penjualan adalah proses membuat dokumen tertulis dari order langganan yang
telah diterima dengan tembusan-tembusannya berupa :
- tembusan untuk membuat faktur
- tembusan untuk catatan akuntasi (journal/register copy)
- tembusan untuk meminta barang dari gudang (stock request copy)
- tembusan untuk membuat slip pengepakan (packing slip) dan laporan
pengiriman (shipping notice)
- tembusan otorisasi kredit (credit copy)
- tembusan pemberitahuan kepada langganan bahwa order telah diterima
(acknowledgement copy atau advice copy)
c. “Proses evaluasi kredit” di bagian kredit. Titik keputusan ini dapat
mengakibatkan pelayanan kepada langganan kurang baik bila proses evaluasi
kredit lama dan berbelit-belit.
d. “Proses pengambilan barang” di bagian gudang. Titik keputusan ini dapat
mengakibatkan pelayanan kepada langganan kurang baik bila proses
pengambilan barang lama.
e. “Proses pembuatan dokumen pengiriman” (packing slip) dan laporan
pengiriman (shipping notice) di bagian pengiriman. Titik keputusan ini dapat
mengakibatkan pelayanan kepada langganan kurang baik bila proses
pembuatan dokumen dan laporan pengiriman lama. Proses pengirimannya
sendiri juga harus cepat sampai barang diterima oleh langganan, tetapi proses
ini tidak termasuk dalam ruang-lingkup sistem pengendalian penjualan dan
pemasaran (masuk dalam sistem distribusi).
f. “Proses membuat faktur” di bagian billing. Titik keputusan ini dapat
mengakibatkan pelayanan kepada langganan kurang baik bila proses membuat
faktur lama.
2. Penyebab masalah adalah barang yang dikirim sering tidak sesuai. Titik
keputusan yang mengakibatkan terjadinya sebab masalah ini adalah :
a. “Kebenaran data di faktur” di bagian billing. Titik keputusan ini dapat
mengakibatkan barang yang dikirim tidak sesuai dengan yang tercantum di
faktur bila faktur salah.
6 Analisis Sistem
b. “Kelengkapan faktur yang didukung dengan laporan pengiriman” di

bagian billing. Titik keputusan ini dapat mengakibatkan barang yang dikirim
tidak sesuai dengan yang dikirim bila bagian billing tidak menerima laporan
pengiriman.
3. Penyebab masalah adalah otorisasi pemberian kredit yang kurang benar. Titik
keputusan yang mengakibatkan terjadinya sebab masalah ini adalah “dukungan
informasi untuk pemberian kredit” di bagian kredit.
4. Penyebab masalah adalah kurang tersedianya laporan yang berkualitas. Titik

keputusan yang mengakibatkan terjadinya sebab masalah ini adalah “proses
pembuatan laporan” di bagian akuntansi. Titik keputusan ini dapat
mengakibatkan laporan tidak tepat waktunya bila proses pembuatan laporan lama,
laporan tidak tepat nilainya bila pengendalian output tidak ada atau lemah.
Mengidentifikasi personil-personil kunci
Setelah titik-titik keputusan penyebab masalah dapat diidentifikasi beserta lokasi

terjadinya, maka selanjutnya yang perlu diidentifikasi adalah personil-personil kunci
baik yang langsung maupun yang tidak langsung dapat menyebabkan terjadinya
masalah tersebut. Identifikasi personil-personil kunci ini dapat dilakukan dengan
mengacu pada bagan alir dokumen yang ada di perusahaan serta dokumen deskripsi
jabatan (job description)
2. Memahami Kerja Sistem

Langkah kedua dari tahap analisis sistem adalah memahami kerja dari sistem
yang ada. Langkah ini dapat dilakukan dengan mempelajari secara terinci bagaimana
sistem yang ada beroperasi. Untuk mempelajari operasi dari sistem ini diperlukan
data yang dapat diperoleh dengan cara melakukan penelitian. Bila di tahap
perencanaan sistem juga pernah dilakukan penelitian untuk memperoleh data,
penelitian ini sifatnya adalah penelitian pendahuluan (preliminary survey). Sedang
pada tahap analisis sistem, penelitian yang dilakukan adalah penelitian terinci
(detailed survey).
Analis sistem perlu mempelajari apa dan bagaimana operasi dari sistem yang ada
sebelum mencoba untuk menganalisis permasalahan-permasalahan, kelemahan-
kelemahan dan kebutuhan-kebutuhan pemakai sistem untuk dapat memberikan
rekomendasi pemecahannya. Sejumlah data perlu dikumpulkan menggunakan teknik
pengumpulan data yang ada, yaitu wawancara, observasi, daftar pertanyaan dan
pengambilan sampel.
7 Analisis Sistem
Langkah kedua dari tahap analisis sistem dapat terdiri dari beberapa tugas yang
perlu dilakukan, yaitu sebagai berikut ini :
o Menentukan jenis penelitian

o Merencanakan jadwal penelitian
- Mengatur jadwal wawancara
- Mengatur jadwal observasi
- Mengatur jadwal pengambilan sampel
o Membuat penugasan penelitian
o Membuat agenda wawancara
o Mengumpulkan hasil penelitian
Menentukan jenis penelitian
Sebelum penelitian dilakukan, sebaiknya ditentukan terlebih dahulu jenis dari

penelitian untuk masing-masing titik keputusan yang akan diteliti. Jenis penelitian
(wawancara, observasi, daftar pertanyaan, pengambilan sampel) tergantung dari jenis
data yang ingin diperoleh. Jenis data yang ingin diperoleh dapat berupa data tentang
operasi sistem, data tentang perlengkapan sistem, pengendalian sistem, atau input dan
output yang digunakan oleh sistem. Penelitian yang menggunakan teknik wawancara
dan observasi tepat digunakan untuk lokasi data yang menyebar dan mahal bila harus
dikunjungi satu persatu. Penelitian yang menggunakan teknik pengambilan sampel
lebih tepat digunakan untuk mengumpulkan input atau output sistem yang
mempunyai jumlah banyak.
Merencanakan jadwal penelitian
Penelitian akan dilakukan di tiap-tiap lokasi titik keputusan yang akan diteliti.
Penelitian juga biasanya akan dilakukan oleh beberapa peneliti dan memakan waktu
yang cukup lama (harian, mingguan bahkan bulanan) supaya penelitian dapat
dilakukan secara efisien dan efektif, maka jadwal dari penelitian harus direncanakan
terlebih dahulu yang meliputi :
- dimana penelitian akan dilakukan;

- apa dan siapa yang akan diteliti;
- siapa yang akan meneliti;
- kapan penelitian dilakukan.
Dari jadwal penelitian yang telah dibuat, berikutnya dapat dikelompokkan ke

dalam jenis penelitiannya masing-masing. Untuk wawancara, selanjutnya jadwal
wawancara dapat diatur yang terdiri dari :
8 Analisis Sistem
- tanggal wawancara akan dilakukan;

- jam wawancara untuk tiap-tiap harinya;
- yang melakukan wawancara;
- yang diwawancarai;
- lokasi letak wawancara akan dilakukan;
- topik dari wawancara yang akan dilakukan.
Sama halnya dengan wawancara yang telah diatur jadwalnya tersendiri, observasi
yang akan dilakukan juga sebaiknya dibuatkan jadwal tersendiri. Demikian juga
dengan jadwal pengambilan sampel sebaiknya juga diatur tersendiri.
Membuat penugasan penelitian
Setelah rencana jadwal penelitian selesai dibuat, maka tugas dari tiap-tiap anggota
tim analis sistem untuk melakukan penelitian telah dapat ditentukan. Koordinator
analis sistem dapat membuat surat penugasan kepada masing-masing anggota tim
analis sistem ini dengan menyertakan lampiran kegiatan penelitaian yang harus
dilakukan. Formulir ini biasanya tidak dilampirkan di laporan hasil analisis, karena
kurang bermanfaat bagi user atau manajemen. Formulir ini akan diberikan kepada
tiap-tiap peneliti yang bersangkutan.
Membuat agenda wawancara
Sebelum suatu wawancara dilaksanakan, akan lebih bijaksana bila waktu dan
materi wawancara ini direncanakan terlebih dahulu. Rencana ini dapat ditulis di
agenda wawancara dan dibawa selama wawancara berlangsung. Pewawancara dapat
melakukan wawancara dengan dasar agenda wawancara ini. Tujuan utama pembuatan
agenda wawancara yang akan digunakan dalam wawancara ini adalah suapaya
wawancara dapat diselesaikan tepat pada waktunya dan tidak ada materi yang
terlewatkan.
Mengumpulkan hasil penelitian
Fakta atau data yang diperoleh dari hasil penelitian harus dikumpulkan sebagai
suatu dokumentasi sistem lama. Dokumentasi dari hasil penelitian ini diperlukan
untuk beberapa hal, yaitu sebagai berikut ini :
a. Membantu kelengkapan (aid to completeness)
Dengan digunakannya formulir-formulir standar untuk mencatat fakta, maka data
yang belum terkumpul akan terlihat.
9 Analisis Sistem
b. Membantu analisis (aid to analysis)

Data yang dicatat dalam bentuk tabel atau bagan memungkinkan sistem akan
lebih mudah dipahami dan dianalisis
c. Membantu komunikasi (aid to communication)
Formulir-formulir standar akan membantu anggota-anggota tim analis untuk
berkomunikasai dengan efektif satu dengan yang lainnya. Selain itu juga dapat
membantu komunikasi antara analis, pemrogram komputer, operator dan pemakai
sistem
d. Membantu pelatihan (aid to training)
Pelatihan akan lebih efektif bila dilampiri dengan bahan-bahan yang diperlukan
secara tertulis.
e. Membantu keamanan (aid to security)
Dokumentasi yang berisi dengan fakta terkumpul dapat diibaratkan sebagai bestek
rancangan gedung yang telah digambar oleh arsitek dan telah dihitung oleh
insinyur teknik sipil. Bila gedung yang akan dibangun tidak sesuai dengan
keinginan pemakai, atau ada perubahan-perubahan yang perlu dilakukan atau
misalnya gedung sudah dibuat mengalami kerusakan-kerusakan, maka dengan
adanya dokumentasi, perbaikan-perbaikan atau modifikasi-modifikasi akan lebih
mudah dilakukan.
Fakta-fakta yang perlu didokumentasikan dari hasil penelitian sistem lama adalah
1. Waktu untuk melakukan suatu kegiatan

Data ini dapat diperoleh dari hasil observasi yang dilakukan pada suatu
kegiatan.
2. Kesalahan-kesalahan melakukan kegiatan di sistem lama
3. Pengambilan sampel
4. Formulir-formulir dan laporan-laporan yang dihasilkan oleh sistem lama.
5. Elemen-elemen data
6. Teknologi yang digunakan di sistem lama
7. Kebutuhan-kebutuhan informasi pemakai sistem/manajemen
3. Analisis Sistem
Langkah ini dilakukan berdasarkan data yang telah diperoleh dari hasil penelitian
yang telah dilakukan. Menganalisis hasil penelitian sering sulit dilakukan oleh analis
sistem yang masih baru. Pengalaman menunjukkkan bahwa banyak analis sistem
yang masih baru mencoba untuk memecahkan masalah tanpa menganalisisnya.
10 Analisis Sistem
MENGANALISIS KELEMAHAN SISTEM
Analis sistem perlu menganalisis masalah yang terjadi untuk dapat menemukan
jawaban apa penyebab sebenarnya dari masalah yang timbul tersebut. Penelitian
dilakukan untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan semacam :
Apa yang dikerjakan ?

Bagaimana mengerjakannya ?
Siapa yang mengerjakannya ?
Dimana dikerjakannya ?
Menganalisis kelemahan sistem sebaiknya dilakukan untuk menjawab pertanyaan :
Mengapa dikerjakan ?
Perlukah dikerjakan ?
Apakah telah dikerjakan dengan baik ?
Tentu saja pertanyaan-pertanyaan yang harus dijawab dalam langkah menganalisis

hasil penelitian ini lebih terinci lagi dibandingkan dengan yang didaftar di atas.
Sebagai tambahan dari pertanyaan-pertanyaan tersebut, suatu kriteria yang tepat

masih diperlukan untuk menilai sistem yang lama. Kriteria yang tepat ini dapat
diperoleh dari sasaran yang diinginkan oleh sistem yang baru supaya efisien dan
efektif. Wilkinson memberikan sasaran yang harus dicapai untuk menentukan kriteria
penilaian sebagai berikut :
Relevance (sesuai kebutuhan)

Capacity (kapasitas dari sistem)
Efficiency (efisiensi dari sistem)
Timeliness (ketepatan waktu menghasilkan informasi)
Accessibility (kemudahan akses)
Flexibility (keluwesan sistem)
Accuracy (ketepatan nilai dari informasi)
Reliability (keandalan sistem)
Security (keamanan dari sistem)
Economy (nilai ekonomis dari sistem)
Simplicity (kemudahan sistem digunakan)
Berdasarkan pertanyaan-pertanyaan dan kriteria-kriteria ini, selanjutnya analis sistem

akan dapat melakukan analisis dari hasil penelitian dengan baik untuk menemukan
kelemahan-kelemahan dan permasalahan-permasalahan dari sistem yang ada.
11 Analisis Sistem
Menganalisis Distribusi Pekerjaan
Distribusi dari pekerjaan menunjukkan beban dari masing-masing personil atau

unit organisasi dalam menangani kegiatan yang sama. Untuk keperluan menganalisis
distribusi dari pekerjaan dapat digunakan pertanyaan-pertanyaan berikut ini :
apakah tugas dan tanggungjawab telah didefinisikan dan diterapkan dengan jelas ?
apakah tugas dan tanggungjhwab telah didistribusikan dengan efektif untuk
masing-masing personil dan unit-unit organisasi ?
dengan mengetahui beban dari masing-masing personil, maka dapat ditentukan

personil mana yang masih dapat diberi tambahan beban dan personil mana yang harus
dikurangi bebannya untuk dialihkan ke personil lain yang masih kurang bebannya.
Menganalisis Pengukuran Pekerjaan
Untuk menganalisis pengukuran pekerjaan ini dapat dilakukan dengan menjawab

pertanyaan-pertanyaan berikut ini :
apakah kebijaksanaan dan prosedur telah dipahami dan diikuti ?

apakah produktifitas karyawan memuaskan ?
apakah unit-unit organisasi telah bekerja sama dan terkoordinasi dengan baik
menjaga arus data dengan lancar ?
apakah masing-masing kegiatan telah mencapai sasarannya ?
apakah terjadi operasi-operasi yang tumpang tindih ?
seberapa perlu hasil dari tiap-tiap operasi ?
apakah tedapat operasi yang menghambat arus data ?
apakah volume puncak dari data dapat ditangani dengan baik ?
apakah terdapat standar kinerja yang baik dan selalu dimutakhirkan ?
Menganalisis Keandalan
Keandalan menunjukkan banyaknya kesalahan-kesalahan yang dilakukan dalam

suatu kegiatan. Semakin andal berarti semakin sedikit kesalahan yang dilakukan.
Untuk menganalisis keandalan ini dapat dilakukan dengan menjawab pertanyaan-
pertanyaan berikut :
Apakah jumlah kesalahan yang terjadi di masing-masing operasi diminimumkan ?

Apakah operasi-operasi telah direncanakan dengan baik dan terkendali ?
12 Analisis Sistem
Menganalisis Dokumen
Untuk menganalisis dokumen yang digunakan di sistem lama dapat dilakukan

dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut :
seberapa perlu dokumen-dokumen yang ada ?

apakah masing-masing dokumen telah dirancang untuk penggunaan yang efektif ?
apakah tembusan-tembusan dari dokumen perlu ?
Menganalisis Laporan
Untuk menganalisis laporan yang sudah dihasilkan oleh sistem lama dapat
dilakukan dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut :
dapatkah laporan-laporan dipersiapkan dengan mudah dari file dan dokumen-

dokumen yang ada ?
apakah terdapat duplikasi di file, catatan-catatan dan laporan-laporan ?
Menganalisis Teknologi
Untuk menganalisis teknologi yang sudah digunakan di sistem lama dapat

dilakukan dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut :
apakah fasilitas dari sistem informasi (dalam bentu personil, peralatan dan
fasilitas lainnya) cukup untuk menangani volume rata-rata data tanpa terjadi
penundaan yang berarti ?
MENGANALISIS KEBUTUHAN INFORMASI PEMAKAI/MANAJEMEN
Walaupun menganalisis kelemahan-kelemahan dan permasalahan-permasalahan

yang terjadi merupakan tugas yang perlu, tetapi tugas ini saja belumlah cukup. Tugas
lain dari analis sistem yang masih diperlukan sehubungan dengan sasaran utama
sistem informasi, yaitu menyediakan informasi yang dibutuhkan bagi para
pemakainya perlu dianalisis.
13 Analisis Sistem
4. Membuat Laporan Hasil Analisis Sistem

Setelah proses analisis sistem ini selesai dilakukan, tugas berikutnya dari analis
sistem dan timnya adalah membuat laporan hasil analisis. Laporan ini diserahkan
kepada steering committe (komite/panitia pengarah pengembangan sistem) yang
nantinya akan diteruskan ke manajemen. Pihak manajemen bersama-sama dengan
panitia pengarah dan pemakai sistem akan mempelajari temuan-temuan dan analisis
yang telah dilakukan oleh analis sistem yang disajikan dalam laporan ini. Tujuan
utama dari penyerahan laporan ini kepada manajemen adalah :
pelaporan bahwa analisis telah selesai dilakukan

meluruskan kesalah-pengertian mengenai apa yang telah ditemukan dan dianalisis
oleh analis sistem tetapi tidak sesuai menurut manajemen
meminta pendapat-pendapat dan saran-saran dari pihak manajemen
meminta persetujuan kepada pihak manajemen untuk melakukan tindakan
selanjutnya (dapat berupa meneruskan ke tahap desain sistem atau menghentikan
proyek bila dipandang tidak layak lagi)
EVALUASI
1. Sebutkan dan jelaskan definisi analisis sistem menurut persepsi anda !
2. Langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh analis sistem di dalam tahap
analisis sistem ?
3. Mengapa identifikasi penyebab masalah merupakan tahap yang paling penting
dalam tahap analisis sistem ? jelaskan dengan ilustrasi ?
4. Mengapa memahami kerja dari sistem yang ada/berjalan diperlukan ? jelaskan !
5. Mengapa penelitian harus direncanakan jadwalnya ? jelaskan !
DAFTAR PUSTAKA
Company, 1992.
Hall, 1991
1 Desain Sistem Secara Umum
MODUL 3
DESAIN SISTEM SECARA UMUM
MATERI
1. Pendahuluan
2. Arti Desain Sistem
3. Tujuan Desain Sistem
4. Personil Yang Terlibat
5. Desain Sistem Secara Umum
5.1 Desain Output
5.2 Desain Input
5.3 Desain Database
5.4 Desain Kontrol
5.5 Desain Teknologi
6. Tekanan-tekanan Desain

Memahami Pengertian, Tujuan dan Tahapan Desain Sistem serta Personil yang
Terlibat dan Tekanan-tekanan Dalam Desain Sistem

1. Mahasiswa memahami konsep desain sistem
2. Mahasiswa mampu untuk memahami tujuan, tahapan desain sistem secara umum
mulai dari output, input, proses, database, kontrol sampai arsitektur komputer
3. Mahasiswa memahami tekanan-tekanan dalam desain sistem
Pendahuluan
Setelah tahap analisis sistem selesai dilakukan, maka analis sistem telah
mendapatkan gambaran dengan jelas apa yang harus dikerjakan. Tiba waktunya
sekarang bagi analis sistem untuk memikirkan bagaimana membentuk sistem
tersebut. Tahap ini disebut dengan desain sistem (systems design). Desain sistem
dapat dibagi dalam dua bagian, yaitu desain sistem secara umum (general systems
design) dan desain sistem terinci (detailed systems design) desain sistem secara
umum disebut juga dengan desain secara makro (macro design). Desain sistem terinci
disebut juga dengan desain sistem secara phisik (physical system design) atau desain
internal (internal design).
Arti Desain Sistem

Dari sekian banyak yang memberikan pengertian mengenai arti desain sistem,
akhirnya desain sistem dapat diartikan sebagai berikut :
1. Tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem
2. Pendefinisian dari kebutuhan-kebutuhan fungsional
3. Persiapan untuk rancang bangun implentasi
4. Menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk
5. Sistem dibentuk dapat berupa penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa
atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang
utuh dan berfungsi
6. Termasuk menyangkut mengkonfigurasi dari komponen-komponen perangkat
lunak dan perangkat keras dari suatu sistem
Tujuan Desain Sistem

Tahap desain sistem mempunyai dua maksud atau tujuan utama, yaitu sebagai
berikut :
1. Untuk memenuhi kebutuhan kepada pemakai sistem

2. Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap
kepada pemrogram komputer dan ahli-ahli teknik lainnya yang terlibat.
Tujuan kedua ini lebih condong pada desain sistem yang terinci, yaitu pembuatan
rancang bangun yang jelas dan lengkap untuk nantinya digunakan untuk pembuatan
progam komputernya.
Untuk mencapai tujuan ini, analis sistem harus dapat mencapai sasaran-sasaran
sebagai berikut :
1. Desain sistem harus berguna, mudah dipahami dan nantinya mudah digunakan.
Ini berarti bahwa data harus mudah ditangkap, metode-metode harus mudah
diterapkan dan informasi harus mudah dihasilkan serta mudah dipahami dan
digunakan.
2. Desain sistem harus dapat mendukung tujuan utama perusahaan sesuai dengan
yang didefinisikan pada tahap perencanaan sistem yang dilanjutkan pada tahap
analisis sistem.
3. Desain sistem harus efisien dan efektif untuk dapat mendukung pengolahan
transaksi, pelaporan manajemen dan mendukung keputusan yang akan dilakukan
oleh manajemen, termasuk tugas-tugas yang lainnya yang tidak dilakukan oleh
komputer.
4. Desain sistem harus dapat mempersiapkan rancang bangun yang terinci untuk
masing-masing komponen dari sistem informasi yang meliputi data dan informasi,
simpanan data, metode-metode, prosedur-prosedur, orang-orang, perangkat keras,
perangkat lunak dan pengendalian intern.
Personil Yang Terlibat

Pekerjaan desain sistem dilakukan oleh analis sistem dan personil-personil teknik
lainnya, seperti misalnya spesialis pengendalian (controls specialists), personil
penjamin kualitas (quality assurance personil), spesialis komunikasi data (data
communications specialists) dan lain sebagainya.
Bagaimana dengan pemakai-pemakai sistem (users) ? apakah pemakai sistem
juga harus terlibat dalam tahap ini ? banyak orang yang setuju bahwa keterlibatan
pemakai sistem sangat penting selama tahap analisis sistem. Akan tetapi bagaimana di
tahap desain sistem ini ? banyak analis sistem yang mendesain sistem informasi tanpa
partisipasi yang berarti dari pemakai sistem. Hasil dari ketidak-terlibatan pemakai
sistem ini akan mengakibatkan kurang puasnya pemakai sistem terhadap cara sistem
bekerja (bahkan sistem tidak dapat memenuhi kebutuhan pemakai). Oleh karena
alasan ini, maka pemakai sistem seharusnya juga terlibat dalam tahap desain sistem.
Pemakai sistem paling tidak dapat mengkaji ulang komponen-komponen sistem
informasi yang didesain, seperti misalnya :
- pemakai sistem seharusnya mengkaji ulang tata letak (layout) dari semua
laporan-laporan dan bentuk-bentuk tampilan di layar terminal.
- Pemakai sistem juga seharusnya menilai arus percakapan dari dialog layar
terminal.
- Pemakai sistem juga seharusnya menilai cara penangkapan data, pengolahan
dari data tersebut dan distribusi informasinya.
Desain Sistem Secara Umum

Tujuan dari desain sistem secara umum adalah untuk memberikan gambaran
secara umum kepada user tentang sistem yang baru. Desain sistem secara umum
merupakan persiapan dari desain terinci. Desain secara umum mengidentifikasikan
komponen-komponen sistem informasi yang akan didesain secara rinci. Desain terinci
dimaksudkan untuk pemrogram komputer dan ahli teknik lainnya yang akan
mengimplementasi sistem. Tahap desain sistem secara umum dilakukan setelah tahap
analisis sistem selesai dilakukan dan hasil analisis disetujui oleh manajemen.
Seperti halnya arsitek yang akan membangun rumah tempat tinggal, setelah
arsitek selesai melakukan analisis, maka arsitek mulai membuat sketsa secara garis
besar kepada calon pemakai rumah. Sketsa ini hanya dimaksudkan kepada calon
pemakai rumah, bukan kepada ahli teknik dan insinyur-insinyur teknik sispil yang
akan membangun rumah ini. Desain terinci yang memuat potongan-potongan gambar
dengan ukuran-ukurannya yang terinci akan dibuat setelah desain secara umum ini
disetujui oleh calon pemakai rumah. Arsitek belum akan menggambar detail
bangunannya dengan ukurannya terinci sebelum bentuk dan susunan rumah itu
sendiri disetujui oleh calon pemakai rumah.
Analisis sistem dapat mendesain model dari sistem informasi yang diusulkan
dalam bentuk physical systems dan logical model. Bagan alir sistem (systems
flowchart) merupakan alat yang tepat digunakan untuk menggambarkan physical
systems. Simbol-simbol bagan allir sistem ini menunjukkan secara tepat arti fisiknya,
seperti simbol terminal, hard disk, laporan-laporan.
Logical model dari sistem informasi lebih menjelaskan kepada user bagaimana
nantinya fungsi-fungsi di sistem informasi secara logika akan bekerja. Logical model
dapat digambar dengan menggunakan diagram arus data (data flow diagram). Arus
dari data di diagram arus data dapat dijelaskan dengan menggunakan kamus data
(data dictionary).
Sketsa dari physical systems dapat menunjukkan kepada user bagaimana nantinya
sistem secara fisik akan diterapkan. Pengolahan data dari sistem informasi berbasis
komputer membutuhkan metode-metode dan prosedur-prosedur. Metode-metode dan
prosedur-prosedur ini merupakan bagian dari model sistem informasi (model
prosedur) yang akan mendefinisikan urut-urutan kegiatan untuk menghasilkan output
dari input yang ada. Metode (method) adalah suatu cara untuk melakukan suatu
kegiatan. Suatu prosedur merupakan rencana tahap demi tahap untuk menerapkan
suatu metode. Bagan alir sistem (systems flowchart) merupakan alat berbentuk grafik
yang dapat digunakan untuk menunjukkan urut-urutan kegiatan dari sistem informasi
berbasis komputer ini. Seringkali gambar bagan alir sistem untuk sistem informasi
juga dapat digabung dengan bagan alir formulir dalam perusahaan untuk
menunjukkan hubungan dan prosedur antara sistem informasi dengn sistem-sistem
lainnya di perusahaan.
Pada tahap desain secara umum, komponen-komponen sistem informasi
dirancang dengan tujuan untuk dikomunikasikan kepada user bukan untuk
pemrogram. Komponen sistem informasi yang didesain adalah :
Desain Output
Output (keluaran) adalah produk dari sistem informasi yang dapat dilihat. Istilah
output ini kadang-kadang membingungkan, karena output dapat terdiri dari macam-
macam jenis. Output dapat berupa hasil di media keras (seperti misalnya kertas,
microfilm) atau hasil di media lunak (berupa tampilan di layar video). Disamping itu
output dapat berupa hasil dari suatu proses yang akan digunakan oleh proses lain dan
tersimpan di suatu media seperti tape, disk atau kartu. Yang akan dimaksud dengan
output pada tahap desain ini adalah output yang berupa tampilan di media keras atau
di layar video.
TIPE OUTPUT
Output dapat diklasifikasikan ke dalam beberapa tipe, yaitu :
1. Output Intern (internal output)
Adalah output yang dimaksudkan untuk mendukung kegiatan manajemen. Output
ini akan tetap tinggal di dalam perusahaan dan akan disimpan sebagai arsip atau
dimusnahkan bila sudah tidak digunakan lagi. Output jenis ini dapat berupa
laporan-laporan terinci, laporan-laporan ringkasan dan laporan-laporan lainnya.
2. Output Ekstern (external output)

Adalah output yang akan didistribusikan kepada pihak luar yang
membutuhkannya. Contoh output ekstern adalah faktur, check, tanda terima
pembayaran dan lain sebagainya. Banyak output ekstern ini dibuat di formulir
yang sudah tercetak sebelumnya (preprinted form) dan sistem informasi hanya
menambahkan bagian-bagian tertentu yang masih harus diisi.
FORMAT OUTPUT
Bentuk atau format dari output dapat berupa keterangan-keterangan (narrative),
tabel atau pabrik. Yang paling banyak dihasilkan adalah output yang berbentuk tabel.
Akan tetapi sekarang dengan kemampuan teknologi komputer yang dapat
menampilkan bentuk grafik, maka output berupa grafik juga mulai banyak dihasilkan,
terutama ooutput untuk keperluan manajemen tingkat menengah ke atas.
LANGKAH-LANGKAH DESAIN OUTPUT SECARA UMUM
Desain output secara umum ini dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai
berikut :
1. Menentukan kebutuhan output dari sistem baru
Output yang akan didesain dapat ditentukan dari diagram arus data, DAD, sistem
baru yang telah dibuat. Output di DAD ditunjukkan oleh arus data dari suatu
proses ke kesatuan luar atau dari suatu proses ke proses lainnya.
2. Menentukan parameter dari output

Setelah output-output yang akan didesain telah dapat ditentukan, maka parameter
dari output selanjutnya juga dapat ditentukan. Parameter ini meliputi tipe dari
output, formatnya, media yang digunakan, alat output yang digunakan, jumlah
tembusannya, distribusinya dan periode output.
Desain Input
Bila berpikir tentang input, biasanya juga akan berpikir tentang alat input (input
device) yang akan digunakan, semacam keyboard, card reader dan lain sebagainya.
Alat input dapat digolongkan ke dalam 2 golongan, yaitu alat input langsung (online
input device). Alat input langsung merupakan alat input yang langsung dihubungkan
dengan CPU, misalnya adalah keyboard, mouse, touch screen dan lain sebagainya.
Alat input tidak langsung adalah alat input yang tidak langsung dihubungkan dengan
CPU, misalnya KTC (key-to-card), KTT (key-to-tape) dan KTD (key-to-disk).
PROSES INPUT
Tergantung dari alat input yang digunakan, proses dari input dapat melibatkan dua
atau tiga tahapan utama, yaitu :
1. Penangkapan data (data capture)
Merupakan proses mencatat kejadian nyata yang terjadi akibat transaksi yang
dilakukan oleh organisasi ke dalam dokumen dasar. Dokumen dasar merupakan
bukti transaksi.
2. Penyiapan data (data preparation)
Yaitu mengubah data yang telah ditangkap ke dalam bentuk yang dapat dibaca
oleh mesin (machine readable form, misalnya kartu plong, pita magnetik atau
disk magnetik)
3. Pemasukan data (data entry)
Merupakan proses membacakan atau memasukkan data ke dalam komputer.
Contoh proses input :

Gambar. Tiga tahapan utama proses input yang menggunakan alat input tidak
langsung
Gambar. Dua tahapan utama proses input yang menggunakan alat input langsung
TIPE INPUT
Input dapat dikelompokkan ke dalam :
1. Input ekstern (external input)
Adalah input yang berasal dari luar organisasi, seperti misalnya faktur pembelian,
kwitansi-kwitansi dari luar organisasi.
2. Input intern (internal input)
Adalah input yang berasal dari dalam organisasi, seperti misalnya faktur
penjualan, order penjualan dan lain sebagainya.
Umumnya dokumen dasar yang akan didesain adalah dokumen dasar untuk data
capture input intern.
LANGKAH-LANGKAH DESAIN INPUT SECARA UMUM
Yang perlu didesain secara rinci untuk input adalah bentuk dari dokumen dasar
yang digunakan untuk menangkap data, kode-kode input yang digunakan dan bentuk
dari tampilan input di alat input. Untuk tahap desain input secara umum, yang perlu
dilakukan oleh analis sistem adalah mengidentifikasi terlebih dahulu input-input yang
akan didesain secara rinci tersebut. Langkah-langkah ini adalah sebagai berikut :
1. Menentukan kebutuhan input dari sistem baru

Input yang akan didesain dapat ditentukan dari DAD sistem baru yang telah
dibuat. Input di DAD ditunjukkan oleh arus data dari suatu kesatuan luar ke suatu
proses dan bentuk tampilan input di alat input yang ditunjukkan oleh suatu proses
memasukkan data.
2. Menentukan parameter dari input
Setelah input-input yang akan didesain telah dapat ditentukan, maka parameter
dari input selanjutnya juga dapat ditentukan. Parameter ini meliputi :
- bentuk dari input, dokumen dasar atau bentuk isian di alat input (dialog
layar terminal)
- sumber input
- jumlah tembusan untuk input berupa dokumen dasar dan distribusinya
- alat input yang digunakan
- volume input
- periode input
Desain Database
Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan
satu dengan yang lainnya, tersimpan di simpanan luar komputer dan digunakan
perangkat lunak tertentu untuk memanipulasinya. Database merupakan salah satu
komponen yang penting di sistem informasi, karena berfungsi sebagai basis penyedia
informasi bagi para pemakainya. Penerapan database dalam sistem informasi disebut
dengan database system. Sistem basis data (database system) ini adalah suatu sistem
informasi yang mengintegrasikan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu
dengan lainnya dan membuatnya tersedia untuk beberapa aplikasi yang bermacam-
macam di dalam suatu organisasi.
Untuk tahap desain database secara umum, yang perlu dilakukan oleh analis
adalah mengidentifikasi terlebih dahulu file-file yang diperlukan oleh sistem
informasi. File-file database yang dibutuhkan oleh sistem dapat dilihat pada desain
model yang digambarkan dalam bentuk diagram arus data. Langkah-langkah desain
database secara umum adalah sebagai berikut :
1. Menentukan kebutuhan file database untuk sistem baru

File yang dibutuhkan dapat ditentukan dari DAD sistem baru yang telah dibuat.
2. Menentukan parameter dari file database
Setelah file-file yang dibutuhkan telah dapat ditentukan, maka parameter dari file
selanjutnya juga dapat ditentukan. Parameter ini meliputi :
- tipe dari file : file induk, file transaksi, file sementara dan lain sebagainya
- media file : hard disk, diskette atau pita magnetik
- organisasi dari file : apakah file tradisional (file urut, ISAM atau file akses
langsung) atau organisasi database (struktur berjenjang jaringan atau
hubungan.
- Field kunci dari file.
Desain Kontrol
Suatu sistem merupakan subyek dari mismanajemen, kesalahan-kesalahan,
kecurangan-kecurangan dan penyelewengan-penyelewengan umum lainnya.
Pengendalian yang diterapkan pada sistem informasi sangat berguna untuk tujuan
mencegah atau menjaga terjadinya hal-hal yang tidak diinginkan (kesalahan-
kesalahan atau kecurangan-kecurangan). Pengendalian intern juga dapat digunakan
untuk melacak kesalahan-kesalahan yang sudah terjadi sehingga dapat dikoreksi.
Dalam pengembangan suatu sistem informasi, analis dan perancang sistem harus
memikirkan pengendalian yang ada atau yang akan diterapkannya. Sistem informasi
sebagai sistem yang terbuka (open system) tidak bisa dijamin sebagai suatu sistem
yang bebas dari kesalahan-kesalahan atau kecurangan-kecurangan. Apabila sistem
tersebut dilengkapi dengan suatu pengendalian yang berguna untuk mencegah atau
menjaga hal-hal yang negatif tersebut, maka sistem akan dapat terus melangsungkan
hidupnya. Suatu sistem harus dapat melindungi dirinya sendiri. Pengendalian yang
baik merupakan cara bagi suatu sistem informasi untuk melindungi dirinya dari hal-
hal yang merugikan. Pengendalian dalam sistem informasi dapat dikategorikan lebih
lanjut ke dalam pengendalian umum (general control) dan pengendalian aplikasi
(application control).
PENGENDALIAN SECARA UMUM
Pengendalian secara umum merupakan pengendalian diluar aplikasi pengolahan

data yang terdiri dari :
1. Pengendalian organisasi
Pengendalian organisasi ini dapat dilakukan dengan cara melakukan pemisahan
tugas (segregatian of duties) dan pemisahan tanggungjawab (segregation of
responsibilities) yang tegas.
2. Pengendalian dokumentasi
Dokumentasi ini penting untuk keperluan-keperluan sebagai berikut :
a. Mempelajari cara mengoperasikan sistem
b. Sebagai bahan training

c. Dasar pengembangan sistem lebih lanjut
d. Dasar bila akan memodifikasi atau memperbaiki sistem di kemudian hari
e. Materi acuan bagi pemeriksa sistem
Dokumentasi yang ada diantaranya dapat berupa :
a. Dokumentasi prosedur
Dapat berisi prosedur-prosedur yang harus dilakukan pada suatu keadaan
tertentu, seperti misalnya prosedur pengetesan program, prosedur penggunaan
file, prosedur pembuatan backup dan restore dan lain sebagainya.
b. Dokumentasi sistem
Menunjukkan bentuk dari sistem pengolahan data yang digambarkan dalam
bagan alir sistem (system flowchart) atau diagram arus data.
c. Dokumentasi program
Menggambarkan logika dari program dalam bentuk bagan alir program
(program flowchart) atau dalam bentuk tabel keputusan (decision table) atau
dalam bentuk structured chart serta cetakan program. Dokumentasi program
sangat dibutuhkan oleh programmer bila akan memodifikasi atau
mengembangkan program.
d. Dokumentasi operasi
Berisi penjelasan-penjelasan cara dan prosedur-prosedur mengoperasikan
program. Dokumentasi ini sangat berguna bagi operator.
e. Dokumentasi data
Berisi definisi-definisi dari item-item data di dalam database yang digunakan
oleh sistem informasi. Dokumentasi data dapat dalam bentuk kamus data.
Dokumentasi data banyak dibutuhkan oleh Database Administrator dan
pemeriksa sistem.
3. Pengendalian perangkat keras

Pengendalian perangkat keras (hardware control) merupakan pengendalian yang
sudah dipasang di dalam komputer itu (built in) oleh pabrik pembuatnya.
Pengendalian ini dimaksudkan untuk mendeteksi kesalahan atau tidak
berfungsinya perangkat keras (hardware mulfunction). Pengendalian perangkat
keras dapat berupa pemeriksaan pariti (parity check), pemeriksaan gaung (echo
check), pemeriksaan baca setelah rekam (read after write check), pemeriksaan
baca ulang (dual read check), pemeriksaan validitas (validity check) dan
pemeriksaan kesalahan lain-lain (miscellaneous errors check).
4. Pengendalian keamanan fisik

Pengendalian terhadap keamanan fisik perlu dilakukan untuk menjaga keamanan
terhadap perangkat keras, perangkat lunak dan manusia di dalam perusahaan. Bila
pengendalian keamanan fisik tidak dilakukan secara mestinya, maka dapat

mengakibatkan :
- menurunnya operasi kegiatan
- membahayakan sistem
- hilangnya atau menurunnya pelayanan kepada langganan
- hilangnya harta kekayaan milik perusahaan
5. Pengendalian keamanan data

Menjaga integritas dan keamanan data merupakan pencegahan terhadap data yang
tersimpan di simpanan luar supaya tidak hilang, rusak dan tidak diakses oleh
orang yang tidak berhak. Beberapa cara pengendalian telah banyak diterapkan
untuk maksud ini, diantaranya :
- dipergunakan data log
- proteksi file
- pembatasan pengaksesan (access restriction)
- data backup dan recovery
6. Pengendalian komunikasi
Jika sistem informasi menggunakan suatu network komunikasi untuk
mentransmisikan data dari satu tempat ke tempat lain, analis sistem harus
memikirkan pengendalian untuk ini. Pengendalian komunikasi dimaksudkan
untuk menangani kesalahan selama proses mentransmisikan data dan untuk
menjaga keamanan dari data selama pengiriman data tersebut. Pengendalian ini
ditujukan untuk menangani kesalahan transmisi dan keamanan data sewaktu
transmisi.
PENGENDALIAN APLIKASI
Pengendalian aplikasi merupakan pengendalian yang diterapkan selama proses

pengolahan data berlangsung. Pengendalian aplikasi (application control) dapat
dikategorikan ke dalam :
1. Pengendalian masukan (input control)

Mempunyai tujuan untuk meyakinkan bahwa data transaksi yang valid telah
lengkap, terkumpul semuanya serta bebas dari kesalahan sebelum dilakukan
proses pengolahannya.
2. Pengendalian pengolahan (processing control)
Tujuan dari pengendalian pengolahan ini adalah untuk mencegah kesalahan-
kesalahan yang terjadi selama proses pengolahan data yang dilakukan setelah data
dimasukkan ke dalam komputer. Kesalahan pengolahan dapat terjadi karena
program aplikasi yang digunakan untuk mengolah data mengandung kesalahan.
3. Pengendalian keluaran (output control)

Keluaran (output) yang merupakan produk dari pengolahan data dapat disajikan
dalam dua bentuk utama, yaitu dalam bentuk hard copy dan dalam bentuk soft
copy. Dalam bentuk hard copy yang paling banyak dilakukan adalah berbentuk
laporan yang dicetak menggunakan alat cetak (printer) dan dalam bentuk soft
copy yang paling umum adalah berbentuk tampilan di layar terminal.
Desain Teknologi
Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan
mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu
pengendalian dari sistem secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari 3 bagian utama,
yaitu perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software) dan teknisi
(humanware atau brainware).
TEKNOLOGI PERANGKAT KERAS

Teknologi perangkat keras komputer dapat terdiri dari :
1. Alat masukan
Alat masukan (input device/input unit/ input equipment) adalah alat yang
digunakan untuk menerima masukan data juga untuk memasukkan program.
2. Alat pemroses
Adalah alat dimana instruksi-instruksi program diproses untuk mengolah data
yang dimasukkan lewat alat input yang hasilnya akan ditampilkan di alat output.
Alat pemroses terdiri dari central processor unit (CPU) dan main memory.
3. Alat output
Output yang dihasilkan dari pengolahan data dapat digolongkan ke dalam :
a. Tulisan, terdiri dari huruf, kata, angka, karakter khusus dan simbol-simbol lain
b. Image, di dalam suatu bentuk grafik atau gambar
c. Suara, dalam bentuk musik atau omongan
d. Bentuk yang dapat dibaca oleh mesin (machine-readable form), dalam bentuk
simbol yang hanya dapat dibaca dan dimengerti komputer.
4. Simpanan luar.
Simpanan luar dapat digolongkan ke dalam direct-access storage device (DSSD)
atau alat simpanan pengaksesan langsung dan sequential-access storage device
(SASD) atau alat simpanan pengaksesan urut.
TEKNOLOGI PERANGKAT LUNAK

Perangkat lunak dapat dikategorikan ke dalam :
a. Perangkat lunak sistem operasi (operating system)
Yaitu program yang ditulis untuk mengendalikan dan mengkoordinasi kegiatan
dari sistem komputer
b. Perangkat lunak bahasa (language sofware)

Yaitu program yang digunakan untuk menterjemahkan instruksi-instruksi yang
ditulis dalam bahasa pemrograman ke dalam bahasa mesin supaya dapat
dimengerti oleh komputer
c. Perangkat lunak aplikasi (application software)
Yaitu program yang ditulis dan diterjemahkan oleh language software untuk
menyelesaikan suatu aplikasi tertentu.
TEKNOLOGI KOMUNIKASI DATA

Network adalah jaringan dari sistem komunikasi data yang melibatkan sebuah
atau lebih sistem komputer yang dihubungkan dengan jalur transmisi dan alat
komunikasi membentuk satu sistem. Dengan network, komputer yang satu dapat
menggunakan data di komputer yang lain, dapat mencetak laporan di printer
komputer yang lain, dapat memberi berita ke komputer yang lain walaupun berlainan
area.
Dalam tahap desain teknologi secara umum, yang perlu dilakukan oleh analis
sistem adalah mengidentifikasi jenis dari teknologi yang dibutuhkan dan jumlahnya
yang diperlukan oleh sistem informasi.
a. Menentukan jenis teknologi untuk sistem baru
Untuk teknologi perangkat keras, analis sitem harus menentukan terlebih dahulu
peralatan apa yang akan digunakan di masing-masing proses dalam sistem
informasi. Untuk perangkat lunak, analis sistem dapat menentukan terlebih dahulu
jenis kebutuhan dari system software dan application software.
b. Menentukan jumlah dari teknologi
Untuk perangkat keras, jumlah dari teknologi dapat ditentukan darai waktu yang
tersedia dan waktu standar masing-masing operasi yang akan menggunakan
teknologi ini. Untuk perangkat lunak, jumlah dari teknologi ini dapat ditentukan
dari jumlah perangkat keras yang dibutuhkan.
Tekanan-tekanan Desain
Tekanan-tekanan desain (design forces) adalah tekanan-tekanan (forces) yang
harus dipertimbangkan dalam mendesain suatu sistem informasi supaya dapat
mengenai sasarannya. Supaya sukses, analis sistem harus mempertimbangkan design
forces yang ada dan bagaimana tekanan-tekanan ini mempengaruhi proyek sistem
informasi. Ambilah contoh desain suatu mobil sebagai analoginya. Semua mobil
terdiri dari blok-blok bangunan yang sama, yaitu sebuah bodi mobil, interiornya,
instrumen-instrumennya, kendali kemudi (kemudi, pedal rem, pedal gas dan lain
sebagainya), roda-roda, gandar-gandar dan suatu mesin yang terbentuk dari suatu unit
tenaga, sumber energi, transmisi-transmisi dan gear-gear. Akan tetapi karena adanya
sejumlah tekanan-tekanan desain, bentuk dan isi dari blok-blok bangunan mobil ini
telah berubah dari waktu ke waktu. Sebagai misalnya, pengendalian polusi, keamanan
yang ditingkatkan dan pemakaian bahan bakar yang harus lebih hemat memaksa
mobil untuk didesain kembali keseluruhannya. Beberapa industri mobil beberapa
tahun yang lalu kurang memperhatikan pada pemenuhan selera pasar dan banyak
yang merancang mobil yang tidak dapat diterima oleh konsumen. Setelah pabrik-
pabrik mobil ini berhenti merancang mobil tersebut dan mulai merancang kembali
dengan memperhatikan design forces, mereka mendapatkan kembali jalur
pemasarannya. Kesadaran akan design forces dan mengikutinya dengan pasti telah
mengembalikan pabrik-pabrik mobil ini kepada operasi yang menguntungkan.
Perancang sistem informasi juga harus memperhatikan sejumlah design forces
yang mempengaruhi kerjanya, yaitu :
Integrasi (integration)
Sistem informasi harus didesain terpadu diantara unit-unit di dalam organisasi.

Suatu sistem informasi yang ada di antara unit-unit organisasi atau departemen-
departemen harus dapat berhubungan dan berkomunikasi dengan baik. Teknologi
komunikasi data dapat diterapkan untuk maksud integrasi ini. Integrasi ini perlu,
karena organisasi harus dipandang sebagai satu kesatuan unit sistem. Sasaran dari
sistem informasi adalah untuk menyediakan informasi multilevel, cross-functional,
tepat waktu, akurat, relevan kepada semua komponen organisasi. Oleh karena itu,
sistem informasi yang terpadu perlu dirancang di dalam organisasi.
Database dan teknologi merupakan blok bangunan sistem informasi kunci untuk
mencapai integrasi ini. Secara ideal, desain dari database harus menyimpan semua
data yang ada dalam suatu simpanan yang tunggal untuk keperluan semua orang atau
departemen yang mempunyai hak untuk mengaksesnya. Dengan kemampuan
teknologi komunikasi yang sekarang ada, maka jumlah data yang besar yang berasal
dari lokasi lokal atau lokasi jarak jauh dapat ditangkap, dimanipulasi dan
ditransmisikan dengan cepat. Semua data ini kemudian dapat disimpan di database
dalam direct access storage device (misalnya hard disk) yang dapat diakses lewat
terminal-terminal baik di lokasi lokal atau lokasi jarak jauh tersebut. Elemen-elemen
data ini secara logika telah terintegrasi dalam suatu database yang umum.
Jalur pemakai/sistem (user/system interface)
Sistem informasi berbasis komputer semakin melibatkan interaksi langsung antara

manusia sebagai pemakai sistem dengan mesin. Elemen yang kritis dari desain sistem
ini adalah jalur pemakai (user interface). Jalur ini terdiri dari layar terminal,
keyboard, alat-alat lainnya, bahasa komputer dan cara-cara lain supaya user dapat
bertukar input dan output dengan mesin.
Terdapat beberapa pilihan untuk mendesain user interface dan pemilihan ini
tergantung pada faktor-faktor semacam pengalaman serta tugas-tugas yang harus
dilaksanakan oleh user. Terdapat beberapa pedoman untuk hal ini, yaitu sistem harus
fleksibel, konsisten dan harus mudah dikontrol oleh user.
Berikut ini merupakan elemen-elemen yang harus dipertimbangkan dalam desain
untuk memenuhi user interface :
1. Query
Secara query, pemakai sistem dapat mengakses data yang diperlukan untuk
mendapatkan informasi walaupun tidak tersedia program aplikasinya.
2. Desain Layar
Suatu desain layar yang baik harus jelas, tidak melompat-lompat dan tidak berisi
dengan informasi yang tidak relevan.
3. Umpan balik
Dalam sistem online, aspek yang penting dalam umpan balik (feed back) adalah
waktu respon (response time), yaitu waktu antara saat user memasukkan data
dengan respon yang diberikan oleh sistem. Masalah umum yang sering terjadi
adalah response time yang lama, sehingga user menjadi jemu dan kehilangan
konsentrasinya. Jika waktu respon melebihi 10 detik, suatu berita seharusnya
ditampilkan secara periodik yang menunjukkan kepada user bahwa sistem sedang
bekerja. Sebagai misalnya suatu sistem sedang melakukan perhitungan yang
cukup lama, katakanlah 50 detik, maka sebaiknya ditampilkan berita “Tunggu
sebentar, sedang memproses sekitar 50 detik”, sehingga user mengetahui bahwa
sistem sedang bekerja dan tidak mengira bahwa sistem macet (hang).
4. Bantuan
Pada waktu user sedang mengoperasikan sistem, seringkali mengalami kesulitan
atau tidak mengetahui apa yang harus dikerjakan berikutnya. Desain sistem yang
baik harus menyediakan cara bagaimana user dapat meminta bantuan kepada
sistem untuk menjelaskan apa yang ingin diketahui oleh user. Context sensitive
help merupakan bantuan yang sering banyak digunakan sekarang, yaitu sistem
akan menampilkan bantuan bila diinginkan oleh user pada posisi-posisi tertentu di
layar.
5. Pengendalian kesalahan
Pengendalian kesalahan (control error) juga merupakan aspek yang penting
dalam user interface. Desain sistem harus mempertimbangkan pengendalian
kesalahan ini yang dapat berupa sebagai berikut :
a. pencegahan kesalahan
sedapat mungkin, sistem harus menyediakan instruksi yang jelas kepada user
tentang apa yang harus dilakukan sehingga user tidak melakukan kesalahan
yang seharusnya tidak perlu terjadi. Misalnya sistem dapat menampilkan
instruksi “Nilai yang sah adalah diantara 1-25” pada waktu user memasukkan
unit barang yang dijual.
b. pendeteksian kesalahan
jika suatu kesalahan terjadi, sistem harus dapat mengidentifikasikan
kesalahannya dengan jelas dan dapat menampilkan berita kesalahan ini,
seperti misalnya “Fatal error, sistem diberhentikan” atau berita “kode
salah!!!”.
c. pembetulan kesalahan
jika suatu data yang dimasukkan salah sebelum data ini diolah, maka sistem
harus dapat memberi kesempatan kepada user untuk dapat mengkoreksinya.
Demikian juga bila data yang salah terlanjur direkamkan ke database, maka
sistem juga harus dapat menyediakan cara untuk membetulkannya.
6. Desain workstation
Banyak penelitian ergonomics (ergo = kerja, nomics = studi tentang, ergonomics
= studi tentang kerja) yang berhubungan dengan menggunakan sistem komputer
yang dihubungkan dengan aspek fisik semacam desain dari mebel, tata letak
kantor, suara dan penerangan. Untuk desain workstation, beberapa hal perlu
dipertimbangkan, yaitu mengenai ukuran, warna dan posisi tampilan di layar
terminal, ukuran-ukuran dari mebel dan tata letak keyboard. Desain workstation
ini akan mempengaruhi kenyamanan dan kelelahan dari kerja user.
Tantangan-tantangan persaingan (competitive forces)
Sekarang ini organisasi telah masuk kedalam era persaingan yang tajam.
Organisasi yang ingin bertahan dan sekaligus berkembang di masa mendatang harus
memikirkan persaingan ini. Informasi merupakan salah satu senjata yang dapat
membantu organisasi untuk bersaing. Desain dari sistem informasi harus
mempertimbangkan lingkungan-lingkungan persaingan (competitive environments)
yang ada. Lingkungan-lingkungan persaingan ini dapat berupa manajemen, aneka
ragam produk dan jasa, dan produktifitas. Sistem informasi harus dapat menyediakan
informasi bagi manajemen untuk melakukan kegiatannnya.
Aneka ragam produk dan jasa (product and service differentiation) dapat berupa
inovasi baru, harga produk atau jasa, kualitas, garansi purna jual dan jasa-jasa
lainnya. Sekarang ini banyak organisasi yang menggunakan sistem informasi untuk
dapat menguasai aneka ragam dan jasa yang dibutuhkan oleh pasar. Organisasi yang
tidak mengambil bagian dari adaptasi persaingan ini akan tertinggal oleh pesaing-
pesaingnya. Sebagai contohnya adalah organisasi bank. Desain sistem informasi

untuk organisasi ini harus memikirkan aneka ragam jasa yang dapat diterapkan,
misalnya apakah perlu dipergunakan ATM sehingga dapat memberikan pelayanan
yang lebih memuaskan kepada para nasabahnya untuk memenangkan persaingan.
Sistem informasi juga harus dapat membantu dalam hal produktivitas organisasi
baik produktivitas bagi manajemennya dan produktivitas bagi para pekerja lainnya.
Dengan sistem informasi, produktivitas manajemen dapat ditingkatkan, misalnya
dengan menyediakan cara penjadwalan yang lebih baik, pengurangan kerja-kerja
teknis dan ketidak-efisienan lainnya. Produktivitas ulang laporan-laporan secara
manual kembali, bagi personil-personil akuntansi dapat lebih produktif dengan
menggunakan komputer dan lain sebagainya.
Kualitas dan kegunaan informasi (information quality and usability)
Sistem informasi harus dapat menghasilkan informasi yang berkualitas, yaitu

tepat pada waktunya (timely), tepat nilainya (accurate) dan relevan (relevance).
Untuk dapat menghasilkan hal ini, maka informasi tersebut haruslah berguna bagi
yang akan memakainya.
Kebutuhan-kebutuhan sistem (systems requirements)
Kebutuhan-kebutuhan sistem (systems requirements) yang harus diperhatikan

dalam mendesain sistem informasi adalah :
a. Keandalan (reliability)
Menunjukkan seberapa besar sistem dapat diandalkan untuk melakukan suatu
proses yang dapat dipercaya dan dibutuhkan.
b. Ketersediaan (availability)
Berarti bahwa sistem mudah diakses oleh user
c. Keluwesan (flexibility)
Menunjukkan bahwa sistem mudah beradaptasi dengan memuaskan sesuai dengan
kebutuhan-kebutuhan user yang berubah.
d. Skedul instalasi (installation schedule)

Terdiri dari periode waktu antara saat organisasi sadar untuk membutuhkan dan
saat sistem informasi ini diterapkan. Selama waktu ini, analis sistem harus dapat
mendesain sistem terbaik dalam batas waktu yang dibutuhkan.
e. Umur diharapkan dan potensi pertumbuhan (life expectancy and growth potential)
Beberapa sistem tidak mempunyai umur yang diperkirakan, karena pada saat
diterapkan sistem ini sudah usang. Seringkali juga sistem telah berhasil di
instalasi dan berjalan dengan baik, tetapi karena sistem tidak mempunyai potensi
untuk bertumbuh, maka sistem juga akan lekas usang. Sistem harus didesain
sesuai dengan yang dikehendaki oleh pemakai sistem, misalnya dikehendaki umur
sistem harus paling sedikit 5 tahun dan mampu bertumbuh bila terjadi perubahan-
perubahan yang cukup signifikan.
f. Kemudahan dipelihara (maintainability)

Setelah sistem diterapkan, maka sistem harus dipelihara (misalnya hal-hal yang
tidak berfungsi harus dikoreksi, permintaan-permintaan khusus harus
dipertemukan dan peningkatan-peningkatan sistem secara umum harus
dilakukan). Kemudahan sistem untuk dirawat tergantung dari desainnya. Untuk
mudah dirawat, desain harus menggunakan nama data dan bahasa pemrograman
yang standar, pemrograman terstruktur dan moduler, konfigurasi sistem yang
standar dan dokumentasi standar yang lengkap.
Kebutuhan-kebutuhan pengolahan data (data processing requirements)
Kebutuhan-kebutuhan pengolahan data (data processing requirements)

berhubungan dengan pekerjaan sistem secara terinci dan dapat terdiri sebagai berikut
ini :
a. Volume
Volume menunjukkan volume data yang terlibat dalam pengolahan data. Volume
menunjukkan jumlah dari data yang harus diproses dalam satu periode waktu
tertentu. Untuk menghitung jumlah dari volume dapat dilakukan lewat banyaknya
transaksi yang terjadi. Pengukuran lain dari volume dapat dilihat dari banyaknya
suatu fungsi pengolahan harus dilakukan, misalnya suatu fungsi harus meng-
update 5 file serentak dengan jumlah record-nya sebanyak 100 record.
b. Hambatan waktu pengolahan

Hambatan waktu pengolahan menunjukkan jumlah dari waktu yang diijinkan atau
yang dapat diterima saat data siap diproses sampai informasi dihasilkan.
c. Permintaan perhitungan
Permintaan perhitungan merupakan model-model matematik yang harus
diterapkan (misalnya pemrograman linier) sehingga informasi dapat dihasilkan
sesuai dengan yang diinginkan oleh user.
Faktor-faktor organisasi (organizational factors)
Terdapat lima buah faktor organisasi yang harus dipertimbangkan dalam desain
sistem, yaitu :
1. Sifat organisasi
Kebutuhan informasi untuk suatu organisasi dengan organisasi yang lainnya
berbeda. Misalnya perusahaan real estate, perusahaan asuransi, atau perusahaan
tansportasi berbeda dengan perusahaan manufaktur dalam bentuk informasi yang
dibutuhkan. Demikian juga dengan perusahaan perdagangan besar dengan
perdagangan eceran juga berbeda kebutuhan informasinya. Oleh karena itu, untuk
mengidentifikasikan dan memahami kebutuhan informasi bagi suatu organisasi
yang tertentu, pertama kali yang perlu dipahami adalah sifat organisasi tersebut.
2. Tipe organisasi
Tipe organisasi dapat dikategorikan sebagai berikut ini :
- organisasi fungsional, yaitu setiap manajer bertanggungjawab untuk area
fungsi tertentu, semacam produksi, pemasaran, personalia atau keuangan.
- Organisasi divisional, yaitu tiap-tiap manajer divisi bertanggungjawab
terhadp semua fungsi dalam divisinya
- Organisasi matrik, yaitu beberapa manajer mempunyai tanggungjawab
bersama terhadap suatu fungsi dan suatu proyek atau program kerja
Untuk masing-masing tipe organisasi ini, satu dengan yang lainnya kebutuhan
informasinya juga berbeda.
3. Ukuran organisasi
Ukuran dari organisasi juga merupakan faktor yang mempengaruhi kebutuhan
informasi. Semakin besar organisasi, semakin banyak informasi yang dibutuhkan.
4. Struktur organisasi
Struktur internal organisasi juga merupakan faktor yang mempengaruhi
kebutuhan informasi. Sebagai misalnya, tanggungjawab terhadap manajemen
persediaan dapat berada pada tanggungjawab departemen produksi di suatu
organisasi atau dapat berada pada tanggungjawab departemen pembelian di
organisasi lainnya. Dari struktur organisasinya, maka dapat ditentukan
departemen mana yang membutuhkan informasi persediaan ini, apakah
departemen produksi atau departemen pembelian. Departemen produksi biasanya
lebih membutuhkan informasi mengenai ketersediaan persediaan, perputaran
persediaan dan kualitasnya, sedang departemen pembelian lebih membutuhkan
informasi mengenai harga persediaan dan informasi tentang pemasok.
Pengendalian mutu sebagai contoh yang lainnya untuk suatu organisasi dapat
berupa tanggungjawab departemen produksi, tetapi untuk organisasi lainnya dapat
berada pada tanggungawab departemen yang terpisah.
5. Gaya manajemen (management style)

Gaya manajemen juga mempunyai pengaruh terhadap bentuk dari sistem
informasi. Gaya manajemen yang otokratik (autocratic) lebih senang dengan
sistem informasi yang terpusat (centralized), sedang gaya manajemen yang
demokratik (democratic), lebih senang pada sistem informasi yang tersebar
(decentralized).
Kebutuhan-kebutuhan biaya-efektivitas (cost-effectiveness requirements)
Jika membeli suatu encyclopedias atau misalnya membeli buku ini, maka yang
dibeli tidak hanya sekadar bukunya saja, tetapi adalah informasi yang terkandung di
dalamnya. Suatu sistem informasi dikembangkan dengan biaya yang tidak sedikit.
Suatu organisasi mengembangkan sistem informasi bukan hanya menginginkan
mendapatkan fisik dari sistem informasi itu saja, tetapi lebih dari itu yaitu informasi
yang dihasilkan darinya. Dengan demikian desain sistem informasi perlu
dipertimbangkan antara biaya untuk memperolehnya dengan manfaat informasi yang
dihasilkan.
Faktor-faktor manusia (human factors)
Analis sistem harus mencoba untuk dapat mendesain sistem yang dapat diterima
oleh semua pemakainya, tidak hanya satu atau dua orang pemakai saj. Untuk maksud
ini, sistem informasi harus dapat bersahabat dengan semua pemakainya, tidak
sebaliknya menyulitkan pemakai. Perlu diingat bahwa pada awalnya tidak semua
manusia dalam organisasi tertarik dan mendukung pengembangan sistem informasi.
Sistem informasi yang didesain dengan memperhatikan faktor-faktor manusianya
akan didapatkan sistem informasi dengan user interface yang baik dan dapat
meningkatkan produktivitas pemakainya.
Kebutuhan-kebutuhan kelayakan (feasibility requirements)

Lima macam kelayakan harus tetap diperhitungkan dalam desain sistem
informasi. Lima macam kelayakan ini adalah kelayakan teknik (technical feasibility),
kelayakan ekonomi (economic feasibility), kelayakan hukum (law feasibility atau
legal feasibility), kelayakan operasi (operatioanl feasibility), dan kelayakan skedul
(schedule feasibility). Walaupun kelayakan-kelayakan ini telah dinilai pada tahap
perencanaan sistem, tetap dalam tahap desain sistem juga harus dipertimbangkan
kembali, karena kemungkinan apa yang direncanakan di tahap perencanaan sistem
mungkin di tahap desain sistem mengalami perubahan-perubahan.
EVALUASI
1. Jelaskan arti dari desain sistem !
2. Jelaskan maksud dan tujuan dari desain sistem !
3. Jelaskan tujuan dari desain sistem secara umum !
4. Langkah-langkah apa saja yang dapat dilakukan pada saat desain output secara
umum ? jelaskan !
5. Sebutkan dan jelaskan tahapan-tahapan proses dari input !
6. Sebutkan dan jelaskan langkah-langkah desain input secara umum !
7. Sebutkan dan jelaskan langkah-langkah desain database secara umum !
8. Sebutkan dan jelaskan langkah-langkah desain teknologi secara umum !
9. Jelaskan secara singkat jenis-jenis pengendalian secara umum !
10. Jelaskan secara singkat tekanan-tekanan desain yang nantinya mempengaruhi
kerja sistem apabila telah selesai !
DAFTAR PUSTAKA
Company, 1992.
Hall, 1991
1 Pendekatan Perancangan Terstruktur dan Data Flow Diagram
MODUL 4
PENDEKATAN PERANCANGAN TERSTRUKTUR
DAN
DATA FLOW DIAGRAM
MATERI
1. Konsep Perancangan Terstruktur
2. Data Flow Diagram (DFD)
2.1 Komponen DFD
2.2 Bentuk DFD
2.3 Syarat Pembuatan

Memahami Konsep Pendekatan Perancangan Terstruktur dengan Salah Satu Alat
Bantunya DFD, serta Dapat Menggunakan DFD Secara Tepat

1. Mahasiswa mengetahui konsep DFD serta bagaimana cara menggunakannya
2. Mahasiswa dapat menentukan kapan menggunakan secara tepat berdasarkan
kelebihan dan kekurangan DFD
3. Mahasiswa diharapkan dapat membuat model sistem yang akan mereka
kembangkan dengan DFD
1. Konsep Perancangan Terstruktur

Karena banyak terjadi permasalahan-permasalahan di pendekatan klasik, maka
kebutuhan akan pendekatan pengembangan sistem yang lebih baik mulai terasa
dibutuhkan. Sayangnya sampai sekarang masih banyak orang yang tidak menyadari
bahwa hanya dengan mengikuti tahapan di life cycle saja tidak akan membuat
pengembangan sistem informasi menjadi berhasil. Oleh karena itu diperlukan suatu
pendekatan pengembangan sistem yang baru yang dilengkapi dengan beberapa alat
dan teknik supaya membuatnya berhasil.
Pendekatan ini yang dimulai dari awal tahun 1970 disebut dengan pendekatan
terstruktur (structured approach). Pendekatan terstruktur dilengkapi dengan alat-alat
(tools) dan teknik-teknik (techniques) yang dibutuhkan dalam pengembangan sistem,
sehingga hasil akhir dari sistem yang dikembangkan akan didapatkan sistem yang
strukturnya didefinisikan dengan baik dan jelas.
Konsep pengembangan sistem terstruktur bukan merupakan konsep yang baru.

Teknik perakitan di pabrik-pabrik dan perancangan sirkuit untuk alat-alat elektronik
adalah dua contoh dari konsep ini yang banyak digunakan di industri-industri. Konsep
ini memang relatif masih baru digunakan dalam mengembangkan sistem informasi
untuk dihasilkan produk sistem yang memuaskan pemakainya. Melalui pendekatan
terstruktur, permasalahan-permasalahan yang komplek di organisasi dapat dipecahkan
dan hasil dari sistem akan mudah untuk dipelihara, fleksibel, lebih memuaskan
pemakainya, mempunyai dokumentasi yang baik, tepat pada waktunya, sesuai dengan
anggaran biaya pengembangannya, dapat meningkatkan produktivitas dan kualitasnya
akan lebih baik (bebas kesalahan).
Salah satu tools dan teknik dalam pengembangan sistem terstruktur adalah
menggunakan DFD (Data Flow Diagram = Diagram Arus Data, DAD).
2. Data Flow Diagram (DFD)

Ide dari suatu bagan untuk mewakili arus data dalam suatu sistem bukanlah hal
yang baru. Pada tahun 1967, Martin dan Estrin memperkenalkan suatu algorima
program dengan menggunakan simbol lingkaran dan panah untuk mewakili arus data.
E. Yourdan dan L. L. Constantine juga menggunakan notasi simbol ini untuk
menggambarkan arus data dalam perancangan program. G.E. Whitehouse tahun 1973
juga menggunakan notasi semacam ini untuk membuat model-model sistem
matematika. Penggunaan notasi dalam diagram arus data ini sangat membantu sekali
untuk memahami suatu sistem pada semua tingkat kompleksitasnya seperti yang
diungkapkan oleh Chris Gane dan Trish Sarson. Pada tahap analisis, penggunaan
notasi ini sangat membantu sekali di dalam komunikasi dengan pemakai sistem untuk
memahami sistem secara logika. Diagram yang menggunakan notasi-notasi ini untuk
menggambarkan arus dari data sistem sekarang dikenal dengan nama diagram arus
data (data flow diagram, DFD).
DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau
sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan
lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir (misalnya lewat telpon, surat dan
sebagainya) atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan (misalnya file
kartu, microfile, harddisk, tape, diskette dan lain sebagainya). DFD merupakan alat
yang cukup populer sekarang ini, karena dapat menggambarkan arus data di dalam
sistem dengan terstruktur dan jelas. Lebih lanjut DFD juga merupakan dokumentasi
dari sistem yang baik.
Komponen DFD
Beberapa komponen atau simbol yang digunakan DFD untuk maksu mewakili :
1. external entity (kesatuan luar) atau boundary (batas sistem)
2. data flow (arus data)
3. process (proses)
4. data store (simpanan data)
KESATUAN LUAR
Setiap sistem pasti mempunyai batas sistem (boundary) yang memisahkan suatu
sistem dengan lingkungan luarnya. Sistem akan menerima input dan menghasilkan
output kepada lingkungan luarnya. Kesatuan luar (external entity) merupakan
kesatuan (entity) di lingkungan luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi atau
sistem lainnya yang berada di lingkungan luarnya yang akan memberikan input atau
menerima output dari sistem. Kesatuan luar ini kebanyakan adalah salah satu dari
berikut ini :
a. Suatu kantor, departemen, atau divisi dalam perusahaan teatpi di luar sistem yang
sedang dikembangkan
b. Orang atau sekelompok orang di organisasis tetapi di luar sistem yang sedang
dikembangkan
c. Suatu organisasi atau orang uang berada di luar organisasi seperti misalnya
langganan, pemasok
d. Sistem infromasi yang lain di luar sistem yang sedang dikembangkan
e. Sumber asli dari suatu transaksi
f. Penerima akhir dari suatu laporan yang dihasilkan oleh sistem
Suatu kesatuan luar dapat disimbolkan dengan suatu notasi kotak atau suatu kotak
dengan sisi kiri dan atasnya berbentuk garis tebal, juga dapat diberi identifikasi
dengan huruf kecil di ujung kiri atas sehingga berbentu sebagai berikut :
a b c d
Langganan Akuntansi Pemasok Gudang

ARUS DATA
Arus data (data flow) di DFD diberi simbol suatu panah. Arus data ini mengalir
diantara proses (process), simpanan data (data store) dan kesatuan luar (external
entity). Arus data ini menunjukkan arus dari data yang dapat berupa masukan untuk
sistem atau hasil dari proses sistem dan dapat berbentuk sebagai berikut ini :
a. Formulir atau dokumen yang digunakan di perusahaan

b. Laporan tercetak yang dihasilkan oleh sistem
c. Tampilan atau output di layar komputer yang dihasilkan oleh sistem
d. Masukan untuk komputer
e. Komunikasi ucapan
f. Surat-surat atau memo
g. Data yang dibaca atau direkamkan ke suatu file
h. Suatu isian yang dicatat pada buku agenda
i. Transmisi data dari suatu komputer ke komputer yang lain
Arus data sebaiknya diberi nama yang jelas dan mempunyai arti. Nama dari arus data
dituliskan disamping garis panahnya.
a 1
order langganan Proses
Langganan Order
Langganan
Gambar. arus data yang mengalir dari kesatuan luar Langganan ke Proses Order
Langganan adalah dengan nama order langganan
Di dalam menggambar arus data di DFD perlu diperhatikan beberapa konsep

penggambarannya sebagai berikut :
1. Konsep paket dari data (packet of data)

Bila dua atau lebih data mengalir dari suatu sumber yang sama ke tujuan yang
sama, maka harus dianggap sebagai suatu arus data yang tunggal. Mengapa ?
karena dua atau lebih data tersebut mengalir bersama-sama sebagai suatu paket.
Data yang mengalir bersama-sama harus ditunjukkan sebagai satu arus data,
walaupun misalnya terdiri dari beberapa dokumen. Contoh penggambaran arus
data yang tidak benar
a order langganan 1
Proses
Langganan Order
pembayaran Langganan
Gambar. arus data yang salah, karena dua buah data yang mengalir bersama harus
ditunjukkan sebagai arus data yang tunggal
Dua buah arus data ini, yaitu order langganan dan pembayaran harus ditunjukkan
sebagai arus data yang tunggal, yaitu sebagai arus data order langganan dan
pembayaran sebagai berikut ini
order langganan 1
a
dan pembayaran Proses
Langganan Order
Langganan
Gambar. arus data yang benar, karena dua buah data yang mengalir bersama
ditunjukkan sebagai arus data yang tunggal.
Bila dua buah data ini akan ditangani oleh dua proses yang berlainan, berarti
mempunyai tujuan yang berbeda, walaupun sumbernya sama, maka dapat
digambarkan sebagai berikut ini :
1
Proses
Order
a order langganan Langganan
Langganan pembayaran
2
Proses
penerimaan
kas
2. Konsep arus data menyebar (diverging data flow)

Arus data yang menyebar menunjukkan sejumlah tembusan dari arus data yang
sama dari sumber yang sama ke tujuan yang berbeda.
2
Proses
pembuatan
faktur
tembusan
1 tembusan permintaan
b
Proses order penjualan jurnal barang
penerimaan Gudang
kas tembusan
kredit
3
Proses
verifikasi
kredit
Pada gambar terlihat bahwa arus data order penjualan mempunyai sebanyak 3
tembusan, yaitu tembusan untuk jurnal yang mengalir ke proses pembuatan
faktur, tembusan permintaan barang yang mengalir ke kesatuan luar gudang dan
tembusan kredit yang mengalir ke proses verifikasi kredit. Konsep arus data yang
menyebar ini menunjukkan bahwa arus data tembusan jurnal, tembusan
permintaan barang dan tembusan kredit merupakan arus data yang mempunyai
struktur elemen yang sama, karena merupakan hasil dari tembusan arus data order
penjualan.
3. Konsep arus data mengumpul (converging data flow)

Arus data yang mengumpul menunjukkan beberapa arus data yang berbeda dari
sumber yang berbeda bergabung bersama-sama menuju ke tujuan yang sama
1
Proses faktur
pembuatan
a
faktur pengiriman
Langganan
2
Pembuatan
slip slip pengepakan
pengepakan
Arus data pengiriman merupakan hasil dari gabungan arus data faktur dan slip
pengepakan. Arus data mengumpul ini jarang dibuat di DFD dan sebagai
penggantinya dapat digambarkan sebagai berikut ini
1
Proses faktur
pembuatan
a
faktur
Langganan
2
Pembuatan
slip slip pengepakan
pengepakan
4. Konsep sumber dan tujuan arus data

Semua arus data harus dihasilkan dari suatu proses atau menuju ke suatu proses
(dapat salah satu atau kedua-duanya, yaitu berasal dari suatu proses menuju ke
bukan suatu proses atau berasal dari bukan suatu proses tetapi menuju ke suatu
proses atau berasal dari suatu proses dan menuju ke suatu proses). Konsep ini
penting karena arus data adalah salah satu dari hasil suatu proses atau akan
digunakan untuk melakukan suatu proses.
PROSES
Suatu proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau
komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan
arus data yang akan keluar dari proses. Untuk physical data flow diagram (PDFD),
proses yang dapat dilakukan oleh orang, mesin atau komputer, sedang untuk logical
data flow diagram (LDFD), suatu proses hanya menunjukkan proses dari komputer.
Suatu proses dapat ditunjukkan dengan simbol lingkaran atau dengan simbol empat
persegi panjang tegak dengan sudut-sudutnya tumpul :
identifikasi identifikasi
atau
nama nama
proses proses
Gambar. Notasi proses di DFD
Setiap proses harus diberi penjelasan yang lengkap meliputi berikut ini :
1. Identifikasi proses
Identifikasi ini umumnya berupa suatu angka yang menunjukkan nomor acuan
dari proses dan ditulis pada bagian atas di simbol proses.
2. Nama proses
Nama proses menunjukkan apa yang dikerjakan oleh proses tersebut. Nama dari
proses harus jelas dan lengkap menggambarkan kegiatan prosesnya. Nama dari
proses biasanya berbentuk suatu kalimat diawali dengan kata kerja (misalnya
menghitung, membuat, membandingkan, memverifikasi, mempersiapkan,
merekam dan lain sebagainya). Nama dari proses diletakkan di bawah identifikasi
proses di simbol proses.
3. Pemroses
Untuk PDFD yang menunjukkan proses tidak hanya proses dari komputer, tetapi
juga proses manual, seperti proses yang dilakukan oleh orang, mesin dan lain
sebagainya, maka pemroses harus ditunjukkan. Pemroses ini menunjukkan siapa
atau dimana suatu proses dilakukan.
Untuk LDFD yang prosesnya hanya menunjukkan proses komputer saja, maka
pemroses dapat tidak disebutkan. Untuk LDFD bila pemroses akan disebutkan
dapat juga untuk menyebutkan nama dari program yang melakukan prosesnya.
Keterangan pemroses ini di simbol proses dapat dituliskan dibawah nama proses
sebagai berikut :
identifikasi 1
proses
Membuat
nama proses
faktur
pemroses Komputer
Gambar. Penjelasan di simbol proses
Suatu proses terjadi karena adanya arus data yang masuk dan hasil dari proses
adalah juga merupakan arus data lain yang mengalir. Berikut ini adalah berbagai
kemungkinan arus data dalam suatu proses
a. Suatu proses yang menerima sebuah arus data dan menghasilkan sebuah arus
data
kartu jam kerja daftar gaji

Hitung gaji
Personalia
b. Suatu proses yang menerima lebih dari satu arus data dan menghasilkan
sebuah arus data
2
kartu jam kerja
daftar gaji
Hitung gaji
tingkat upah
Personalia
c. Suatu proses yang menerima satu arus data dan menghasilkan lebihdari
sebuah arus data
2 laporan umur piutang
rincian piutang Membuat

laporan laporan piutang ditagih
piutang
suatu proses harus menerima arus data dan menghasilkan arus data. Berikut ini
merupakan suatu proses yang salah :
Langganan
a 1 2 b
order penjualan order disetujui order penjualan
Langganan Memverifikasi Membuat Akuntansi

kredit order
langganan penjualan
dimanakah letak kesalahannya ? umumnya kesalahan proses di DFD adalah sebagai

berikut :
1. Proses mempunyai input tetapi tidak menghasilkan output. Kesalahan ini
disebut dengan black hole (lubang hitam), karena data masuk kedalam proses
dan lenyap tidak berbekas seperti dimasukkan ke dalam lubang hitam yang
dalam sekali. Kesalahan lubang hitam tampak pada proses nomor 1.
2. Proses menghasilkan output tetapi tidak pernah menerima input dan kesalahan
ini disebut dengan miracle (ajaib), karena secara ajaib dihasilkan output tanpa
pernah menerima input. Proses nomor 2 merupakan kesalahan jenis ini.
SIMPANAN DATA
Simpanan data (data store) merupakan simpanan dari data yang dapat berupa
a. Suatu file atau database di sistem komputer

b. Suatu arsip atau catatan manual
c. Suatu kotak tempat data di meja seseorang
d. Suatu tabel acuan manual
e. Suatu agenda atau buku
Simpanan data di DFD dapat disimbolkan dengan sepasang garis horisontal paralel
yang tertutup di salah satu ujungnya
media nama data store
Gambar. Simbol dari simpanan data di DFD
Nama dari data store menunjukkan nama dari filenya, misalnya file langganan, file
hutang, file arsip faktur dan lain sebagainya. Untuk PDFD, supaya memperjelas
simpanan data ini, penjelasan mengenai media dari simpanan data perlu dicantumkan
seperti misalnya buku atau arsip, atau suatu kotak dan lain sebagainya. Sedang untuk
LDFD, penjelasan ini dapat digunakan untuk identifikasi dari simpanan data yang
berguna sebagai acuan dalam merancang database.
D5 buku besar
Gambar. Simpanan data yang menunjukkan file buku besar dengan nomor acuan D5
Di dalam penggambaran simpanan data di DFD perlu diperhatikan beberapa hal,

sebagai berikut :
1. Hanya proses saja yang berhubungan dengan simpanan data, karena yang
menggunakan atau merubah data di simpanan data adlah suatu proses.
D1 penjualan D2 piutang dagang
Gambar. Penggambaran yang salah, karena simpanan data tidak dapat menggunakan
data di simpanan data yang lain
a
D2 piutang dagang
Langganan
Gambar. Penggambaran yang juga salah, karena tidak jelas data di simpanan data
piutang dagang akan digunakan untuk apa oleh kesatuan luar langganan
2. Arus data yang menuju ke simpanan data dari suatu proses menunjukkan proses
update terhadap data yang tersimpan di simpanan data. Update dapat berupa
proses :
a. menambah atau menyimpankan record baru atau dokumen baru ke dalam
simpanan data
b. menghapus record atau mengambil dokumen dari simpanan data
c. merubah nilai data di suatu record atau di suatu dokumen yang ada di
simpanan data
3. Arus data yang berasal dari simpanan data ke suatu proses menunjukkan bahwa
proses tersebut menggunakan data yang ada di simpanan data. Untuk media
simpanan data berupa simpanan luar komputer (disk atau tape) berarti membaca
data dari suatu record di file sedang untuk simpanan data berupa media manual
berarti mengambil suatu formulir atau dokumen untuk dilihat isinya dari suatu
simpanan data.
4. Untuk suatu porses yang melakukan kedua-duanya, yaitu menggunakan dan

update simpanan data dapat dipilih salah satu penggambaran sebagai berikut ini
a. Menggunakan sebuah garis dengan panah mengarah kedua arah yang
berlawanan dari simpanan data sebagai berikut
Mem eriksa
dan penjualan
D1 persediaan barang
merubah
data
barang
b. Menggunakan arus data yang terpisah sebagai berikut :
1
status barang
D1 persediaan barang
Mem eriksa
dan
merubah
data penjualan
barang
Untuk menghindari garis arus data yang saling berpotongan sehingga membuat
gambar di DFD menjadi ruwet, maka simpanan data atau kesatuan luar dapat
digambar lebih dari sebuah. Misalnya DFD sebagai berikut :
Supaya gambar dari DFD tidak ruwet karena banyaknya garis arus data yang saling
berpotongan, maka kesatuan luar dan simpanan data dapat digambarkan lebih dari
sebuah. Duplikasi dari kesatuan luar dapat diidentifikasikan dengan suatu garis
miring (/) atau dengan asterik (*). Sedang duplikasi dari simpanan data dapat
diidentifikasi dengan garis vertikal (|) atau dengan asterik (*).
Gambar. Duplikasi kesatuan luar

Gambar. Duplikasi simpanan data
Dengan menggambarkan ulang kesatuan luar dan simpanan data lebih dari sebuah,
maka garis-garis arus data yang berpotongan dapat dihindari, sehingga DFD akan
tampak tidak terlalu ruwet, seperti sebagai berikut ini :
Bentuk DFD
Terdapat 2 bentuk DFD, yaitu DFD fisik (Physical Data Flow Diagram) dan
DFD logika (Logical Data Flow Diagram). DFD fisik lebih menekankan pada
bagaimana proses dari sistem diterapkan sedang DFD logika lebih menekankan
proses-proses apa yang terdapat di sistem.
PHYSICAL DATA FLOW DIAGRAM (PDFD)
PDFD lebih tepat digunakan untuk menggambarkan sistem yang ada (sistem yang
lama). Penekanan dari PDFD adalah bagaimana proses-proses dari sistem diterapkan
(dengan cara apa, oleh siapa dan dimana), termasuk proses-proses manual. Dengan
menggunakan PDFD, bagaimana proses sistem yang ada akan lebih dapat
digambarkan dan dikomunikasikan kepada pemakai sistem, sehingga analis sistem
akan dapat memperoleh gambaran yang jelas bagaimana sistem tersebut bekerja.
Untuk memperoleh gambaran bagaimana sistem yang ada diterapkan, PDFD harus
memuat sebagai berikut :
1. Proses-proses manual juga digambarkan

2. Nama dari arus data harus menunjukkan fakta penerapannya semacam nomor
formulir dan medianya (misalnya telpon atau surat). Nama arus data mungkin
juga menerangkan tentang waktu mengalirnya (misalnya harian atau mingguan).
Dengan kata lain, nama dari arus data harus memuat keterangan yang cukup
terinci untuk menunjukkan bagaimana pemakai sistem memahami kerja dari
sistem.
3. Simpanan data dapat menunjukkan simpanan non komputer, misalnya kotak
in/out yang berfngsi sebagai buffer dari proses serentak yang beroperasi dengan
kecepatan berbeda, sehingga ada sebuah data yang harus menunggu di buffer.
4. Nama dari simpanan data harus menunjukkan tipe penerapannya apakah secara
manual atau komputerisasi. Secara manual misalnya dapat menunjukkan buku
catatan, meja pekerja atau kotak in/out. Sedang secara komputerisasi misalnya
menunjukkan file urut, file ISAM, file database dan lain sebagainya.
5. Proses harus menunjukkan nama dari pemroses (processor), yaitu orang,
departemen, sistem komputer atau nama program komputer yang mengeksekusi
proses tersebut.
LOGICAL DATA FLOW DIAGRAM (LDFD)
LDFD lebih tepat digunakan untuk menggambarkan sistem yang akan diusulkan
(sistem yang baru). LDFD tidak menekankan pada bagaimana sistem diterapkan,
tetapi penekanannya hanya pada logika dari kebutuhan-kebutuhan sistem, yaitu
proses-proses apa secara logika yang dibutuhkan oleh sistem. Karena sistem yang
diusulkan belum tentu diterima oleh pemakai sistem dan biasanya sistem yang
diusulkan terdiri dari beberapa alternatif, maka penggambaran sistem secara logika
terlebih dahulu tanpa berkepentingan dengan penerapannya secara fisik akan lebih
mengena dan menghemat waktu penggambarannya dibandingkan dengan PDFD.
Untuk sistem komputerisasi, penggambaran LDFD yang hanya menunjukkan
kebutuhan proses dari sistem yang diusulkan secara logika, biasanya proses-proses
yang digambarkan hanya merupakan proses-proses secara komputer saja.
Syarat Pembuatan
Pedoman bagaimana menggambar DFD baik PDFD ataupun LDFD adalah
1. Identifikasikan terlebih dahulu semua kesatuan luar (external entity) yang terlibat
di sistem. Kesatuan luar ini merupakan kesatuan (entity) di luar sistem, karena di
luar bagian pengolahan data (sistem informasi). Kesatuan luar ini merupakan
sumber arus data ke sistem informasi serta tujuan penerima arus data hasil dari
proses sistem informasi, shingga merupakan kesatuan di luar sistem informasi.
2. Identifikasikan semua input dan output yang terlibat dengan kesatuan luar.
Kesatuan luar Input Output

Langganan Order langganan -
Bagian gudang - Tembusan permintaan persedian
Bagian pengiriman Tembusan jurnal Faktur, tembusan kredit dan
tembusan jurnal
Manajer kredit - Status piutang
3. Gambarlah terlebih dahulu suatu diagram konteks (context diagram). DFD

merupakan alat untuk structured analysis. Pendekatan terstruktur ini mencoba
untuk menggambarkan sistem pertama kali secara garis besar (disebut dengan top
level) dan memecah-mecahnya menjadi bagian yang lebih terinci (disebut dengan
lower level).
DFD yang pertama kali digambar adalah level teratas (top level) dan diagram ini
disebut context diagram. Dari context diagram ini kemudian akan digambar
dengan lebih terinci lagi yang disebut dengan overview diagram (level 0). Tiap-
tiap proses di overview diagram akan digambar secara lebih terinci lagi dan
disebut dengan level 1. Tiap-tiap proses di level 1 akan digambar kembali dengan
lebih terinci lagi dan disebut dengan level 2 dan seterusnya sampai tiap-tiap
proses tidak dapat digambar lebih terinci lagi.
PERBEDAAN DFD DENGAN BAGAN ALIR
DFD sangat berbeda dengan bagan alir (flow-chart). Perbedaannya adalah sebagai
berikut :
1. proses di DFD dapat beroperasi secara paralel, sehingga beberapa proses dapat
dilakukan serentak. Hal ini merupakan kelebihan DFD dibandingkan dengan
bagan alir yang cenderung hanya menunjukkan proses yang urut. Kenyataannya
kegiatan-kegiatan proses dapat dilakukan secara tidak urut, yaitu secara paralel
atau serentak, sehingga DFD dapat menggambarkan proses semacam ini dengan
lebih mengena.
2. DFD lebih menunjukkan arus data di suatu sistem, sedang bagan alir sistem lebih
menunjukkan arus dari prosedur dan bagan alir program lebih menunjukkan arus
dari algoritma.
3. DFD tidak menunjukkan proses perulangan (loop) dan proses keputusan
(decision), sedang bagan alir menunjukkannya.
KETERBATASAN DFD
Walaupun DFD mempunyai kebaikan-kebaikan, yaitu dapat menggambarkan

sistem secara terstruktur dengan memecah-mecah menjadi level lebih rendah
(decomposition), dapat menunjukkan arus data di sistem, dapat menggambarkan
proses paralel di sistem, dapat menunjukkan simpanan data, dapat menunjukkan
kesatuan luar, tetapi DFD juga mempunyai keterbatasan. Keterbatasan DFD adalah
sebagai berikut :
1. DFD tidak menunjukkan proses perulangan (loop)

2. DFD tidak menunjukkan proses keputusan (decision)
3. DFD tidak menunjukkan proses perhitungan
A. Ziya Aktas memberikan pemecahan untuk keterbatasas DFD ini, yaitu

dengan menambahkan penggunaan operational operator (operator
hubungan), sehingga kemampuan DFD dapat lebih ditingkatkan. Operator
hubungan ini adalah :
EVALUASI
1. Jelaskan definisi dari simbol-simbol yang digunakan di DFD disertai dengan
notasi-notasi yang mewakilinya !
2. Jelaskan perbedaan utama antara DFD fisik dengan DFD Logika !
3. Jelaskan hal-hal apa saja yang harus dilakukan ketika menggambar DFD !
4. Apa yang menjadi perbedaan antara DFD dengan bagan alir (flow-chart) ?
jelaskan !
5. Apa saja keterbatasan-keterbatasan dari DFD !
6. Sebagai latihan buatlah DFD sistem administrasi penerimaan siswa baru di unit
anda !
DAFTAR PUSTAKA
Company, 1992.
Hall, 1991
7. A. Ziya Aktas, Structured Analysis & Design of Information Systems, NJ: Prentice Hall,
1987, hal. 65
1 Flow Chart
MODUL 5
KAMUS DATA
MATERI
1. Pendahuluan
2. Isi Kamus Data
3. Mendefinisikan Struktur Data
4. Sistem Kamus Data Komersial

Memahami Konsep Kamus Data dan Dapat Menggunakan Kamus Data Secara
Tepat dan Benar

1. Mahasiswa mengetahui konsep dasar Kamus Data dan Isi Kamus Data
2. Mahasiswa diharapkan dapat menggunakan masing-masing Kamus Data dan
Struktur Data sesuai dengan sistem yang sedang mereka kembangkan
Pendahuluan
Kamus data (KD) atau data dictionary (DD) atau disebut juga dengan
istilah systems data dictionary adalah katalog fakta tentang data dan
kebutuhan kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Dengan
menggunakan KD, analis sistem dapat mendefinisikan data yang mengalir
di sistem dengan lengkap. KD dibuat pada tahap analisis sistem dan
digunakan baik pada tahap analisis maupun pada tahap perancangan
sistem. Pada tahap analisis, KD dapat digunakan sebagai alat komunikasi
antara analis sistem dengan pemakai sistem tentang data yang mengalir di
sistem, yaitu tentang data yang masuk ke sistem dan tentang informasi
yang dibutuhkan oleh pemakai sistem. Pada tahap perancangan sistem,
KD digunakan untuk merancang input, merancang laporau-laporan dan
database. KD dibuat berdasarkan arus data yang ada di DFD. Arus data di
DFD sifatnya adalah global, hanya ditunjukkan nama arus datanya saja.
Keterangan lebih lanjut tentang struktur dari suatu arus data di DFD secara
lebih terinci dapat dilihat di KD. Gambar berikut ini menunjukkan
hubungam antara DFD dengan KD.
2 Flow Chart
Isi Kamus Data
Apa yang perlu dicatat di kamus data? KD harus dapat mencerminkan

keterangan yang jelas tentang data yang dicatatnya. Untuk maksud keperluan ini,
maka KD harus memuat hal-hal berikut ini.
1. Nama arus data.

Karena KD dibuat berdasarkan arus data yang mengalir di DAD, maka nama
dari arus data juga harus dicatat di KD, sehingga mereka yang membaca DAD
dan memerlukan penjelasan lebih lanjut tentang suatu arus data tertentu di
DAD dapat langsung mencarinya dengan mudah di KD.
2. Alias
Alias atau nama lain dari data dapat dituliskan bila nama lain ini ada. Alias
perlu ditulis karena data yang sama mempunyai nama yang berbeda untuk
3 Flow Chart
orang atau departemen satu dengan yang lainnya. Misalnya bagian pembuat
faktur dan langganan menyebut bukti penjualan.sebagai faktur, sedang bagian
gudang menyebutnya sebagai tembusan permintaan persediaan. Balk faktur
dan tembusan permintaan persediaan ini mempunyai struktur data yang sama,
tetapi mempunyai struktur yang berbeda.
3. Bentuk data.
Telah diketahui bahwa arus data dapat mengalir :
- dari kesatuan luar ke suatu proses, data yang mengalir ini biasanya tercatat di
suatu dokumen atau formulir;
- hasil dari suatu proses ke kesatuan luar, data yang mengalir ini biasanya
terdapat di media laporan atau query tampilan layar atau dokumen hasil cetakan
komputer;
- hasil suatu proses ke proses yang lain, data yang mengalir ini biasanya dalam
bentuk variabel atau parameter yang dibutuhkan bleb proses penerimanya; -
hasil suatu proses yang direkamkan ke simpanan data, data yang mengalir ini
biasanya berbentuk suatu variabel;
- dari simpanan data dibaca oleh suatu proses, data yang mengalir ini biasanya
berupa suatu field (item data).
Dengan demikian bentuk dari data yang mengalir dapat berupa:
• dokumen dasar atau formulir;

• dokumen hasil cetakan computer
• laporan terecetak;
• tampilan di layar monitor;
• variabel;
• parameter;
• field.
Bentuk dari data ini perlu dicatat di KD, karena dapat digunakan untuk
mengelompokkan KD ke dalam kegunaannya sewaktu perancangan sistem. KD yang
mencatat data yang mengalir dalam bentuk dokumen dasar atau formulir akan
digunakan untuk merancang bentuk input sistem. KD yang mencatat data yang
mengalir dalam bentuk laporan tercetak dan dokumen hasil cetakan komputer akan
digunakan untuk merancang output yang akan dihasilkan oleh sistem. KD yang
mencatat data yang mengalir dalam bentuk tampilan di layar monitor akan digunakan
juga untuk merancang tampilan layar yang akan dihasilkan oleh sistem. KD yang
mencatat data yang mengalir dalam bentuk parameter dan variabel akan digunakan
untuk merancang proses dari program. KD yang mencatat data yang mengalir dalam
4 Flow Chart
bentuk dokumen, formulir, laporan, dokumen cetakan komputer, tampilan di layar

monitor, variabel dan field akan digunakan untuk merancang database.
4. Arus data.
Arus data menunjukkan dari mana data mengalir dan ke mana data akan menuju.
Keterangan arus data ini perlu dicatat di KD supaya memudahkan mencari arus
data ini di DFD.
5. Penjelasan.
Untuk lebih memperjelas lagi tentang Anakna dari arus data yang dicatat di KD,
maka bagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan-keterangan ten-tang arus
data tersebut. Sebagai misalnya nama dari arus data adalah TEMBUSAN
PERMINTAAN PERSEDIAAN, maka dapat lebih dijelaskan sebagai tembusan
dari faktur penjualan untuk meminta barang dari gudang.
6. Periode.
J
Periode ini menunjukkan kapan terjadinya arus data ini. Periode perlu dicatat di
KD karena dapat digunakan untuk mengidentifikasikan kapan input data harus
dimasukkan ke sistem, kapan proses dari program harus dilakukan dan kapan
laporan-laporan harus dihasilkan.
7. Volume
Volume yang perlu dicatat di KD adalah tentang volume rata-rata dan volume
puncak dari arus data. Volume rata-rata menunjukkan banyaknya rata-rata arus
data yang mengalir dalam satu periode tertentu dan volume puncak menunjukkan
volume yang terbanyak. Volume ini digunakan untuk mengidentifikasikan
besarnya simpanan luar yang akan digunakan, kapasitas dan jumlah dari alat input,
alat pemroses dan alat output.
8. Struktur data.
Struktur data menunjukkan arus data yang dicatat di KD terdiri dari item-item data
apa raja.
Contoh:
KD untuk arus data TEMBUSAN PERMINTAAN PERSEDIAAN dapat dibuat dari
DFD sebagai berikut:
5 Flow Chart
6 Flow Chart
Mendefinisikan Struktur Data
Struktur dari data terdiri dari elemen-elemen data yang disebut dengan item
data, sehingga secara prinsip struktur dari data ini dapat digambarkan dengan
menyebutkan nama dari item-item datanya. Nama dari item data saja yang dicatat
di KD tidaklah cukup, masih diperlukan informasi lainnya dari struktur data
tersebut, seperti misalnya informasi tentang apakah item data tersebut pasti ada
atau hanya bersifat optional (dapat ada dan dapat tidak ada). Biasanya untuk
menunjukkan informasi-informasi tambahan ini di KD dipergunakan notasi-
notasi sebagai berikut ini :
Contoh dari penggunaan notasi ini misalnya adalah arus data LANGGANAN
yang mempunyai struktur data yang dapat ditulis sebagai berikut:
LANGGANAN terdiri dari:
KODE LANGGANAN
NAMA LANGGANAN = NAMA KECIL + (NAMA KELUARGA)
ALAMAT = JALAN + KOTA + KODE POS
(TELP)
PENGECER
GROSIR
BATAS KREDIT *jumlah kredit maksimum yang diijinkan
JUMLAH PIUTANG
7 Flow Chart
Dari struktur data ini dapat diartikan bahwa arus data LANGGANAN mempunyai
elemen-elemen data KODE LANGGANAN, NAMA LANGGANAN yang terdiri
dari NAMA KECIL dan NAMA KELUARGA (optional, dapat ada dan dapat
tidak ada), ALAMAT yang terdiri dari JALAN, KOTA dan KODE POS, TELP
(optional), jenis langganan apakah salah satu dari PENGECER atau GROSIR,
BATAS KREDIT yang menunjukkan jumlah kredit maksimum yang diijinkan dan
JUMLAH PIUTANG.
Walaupun notasi untuk menggambarkan suatu struktur data ini cukup

popular dan banyak dibahas di buku-buku dan cukup mudah bagi analis sistcm,
Tetapi kenyataannya notasi ini tidaklah begitu mudah bagi pemakai sistem untuk
memahaminya. Kekurangan lainnya dari penggunaan notasi ini adalah tidak
menjelaskan tipe dari item datanya (apakah numerik, alphanumerik, alphabetik,
logical dan lain sebagainya), tidak menjelaskan lebar dari datanya (maksimum
berapa digit atau berapa karakter) serta tidak menjelaskan jangkauan nilai data
yang diijinkan. Keterangan-keterangan ini sangat perlu dalam tahap perancangan
sistem, terutama dalam perancangan database. Untuk mengatasi kekurangan-
kekurangan ini, maka Anda dapat menggunakan formulir berikut ini dalam
membuat kamus data :
,,,tint_ Iota
8 Flow Chart
Penjelasan kolom-kolom untuk mencatat struktur data di formulir kamus data

adalah sebagai berikut ini.
1. Kolom level.
Kolom level ini dapat diisi dengan tingkat dari item data. Jika Anda
menggunakan bahasa COBOL, maka kolom level dapat membantu untuk
mendefinisikan data di DATA DIVISION sebagai berikut:
DATA DIVISION. WORKING-

STORAGE SECTION.
01 LANGGANAN.
02 KODE-LANGGANAN Plc x(5).
02 NAMA-LANGGANAN.
03 NAMA-KECIL PIC X(20).
03 NAMA-KELUARGA PIC X(20).
02 ALAMAT.
03 JALAN PIC X(25).
03 KOTA PIC X(15).
03 KODE-POS PIC X(6).
02 TELP PIC X(10).
02 TIPE-LANGGANAN PIC X VALUE SPACE.
88 PENGECER VALUE
88 GROSIR VALUE
02 BATAS-KREDIT PIC 9(7)V99.
02 JUMLAH-PIUTANG PIC 9(7)V99.
2. Kolom nama item data.

KD juga digunakan untuk perancangan file database, sehingga nama-nama
item data di KD sebaiknya juga dipersiapkan untuk nama-nama item data di
file database. Bila digunakan DBMS atau bahasa pemograman yang lain, maka
nama item data ini juga sebaiknya disesuaikan dengan aturan dari DBMS atau
bahasa yang akan dipergunakan. Nama item data (field) untuk beberapa
DBMS mempunyai aturan penulisan tersendiri. Sebagai misalnya, DBMS yang
digunakan adalah dBASE IV atau FoxBase+ di komputer mikro IBM PC,
aturan dari nama item data ini adalah:
- panjangnya maksimum 10 karakter;

- karakter pertama harus berupa huruf;
- tidak boleh mengandung karakter khusus termasuk spasi, kecuali karakter
khusus underscore (_).
- tidak sama dengan reserved word.
3. Elemen data yang beriterasi dapat digunakan notasi N{ }M sebagai berikut:

9 Flow Chart
KODEBRG
NAMABRG
1 UNITJUAL 10
HARGASAT
TOTALHRG
Iterasi ini menunjukkan bahwa elemen-elemen data di dalam kurung brace

dapat terjadi minimum 1 kali dan maksimum 10 kali. Untuk arus data
TEMBUSAN PERMINTAAN PERSEDIAAN ini, iterasi ini menunjukkan
banyaknya macam barang yang dijual untuk tiap order penjualan.
4. Kolom tipe.
Tipe dari elemen data dapat berupa C,N,D,L dan lain sebagainya. C menun-
jukkan character, yaitu bertipe alphabetik atau alphanumerik. N menunjukkan
numeric, yaitu bertipe numerik (nilainya angka). D menunjukkan tipe date
(tanggal). L menunjukkan tipe logical, yaitu bernilai benar atau salah.
5. Kolom lebar.
Lebar dari item data menunjukkan lebar maksimum dari nilainya. Untuk tipe
karakter menunjukkan banyaknya karakter maksimum dari nilainya. Untuk
nilai numerik menunjukkan banyaknya digit maksimum untuk digit utuh dan
digit di belakang koma. Misalnya lebarnya adalah 10,2 menunjukkan jumlah
digit utuh adalah 7 digit, satu digit untuk titik desimalnya dan 2 digit untuk
nilai di belakang koma, sehingga lebar keseluruhan adalah 10 digit sebagai
berikut:
6. Kolom jangkauan nilai.

Jangkauan nilai menunjukkan range dari nilai di item data yang sah. Informasi
ini berguna untuk pengecekan kebenaran nilai data yang akan dimasukkan ke
sistem. Sebagai misalnya untuk item data UNITJUAL mempunyai jangkauan
nilai 1-100 yang berarti untuk tiap-tiap macam barang yang dijual tidak akan
melebihi dari 100 unit. Bila nilai yang dimasukkan ke sistem di luar jangkauan
ini, berarti nilai data yang dimasukkan adalah tidak benar.
J.4. SISTEM KAMUS DATA KOMER
10 Flow Chart
7. Kolom keterangan.
Kolom keterangan ini dapat digunakan untuk memberi penjelasan tentang
nama dari item data, jangkauan nilainya atau penjelasan-penjelasan lainnya
yang dianggap perlu, misalnya rumus-rumus yang digunakan dan sebagainya.
Sistem Kamus Data Komersial

Terdapat beberapa sistcm KD yang telah dikembangkan oleh beberapa sistem
house dan tersedia secara komersial. Beberapa diantaranya adalah:
Control 2(XX) olch MR1 Systems

Data Catalogue oleh Synergctics
Data Dictionary olehCincom
Datamanager oleh MSP Inc.
DB/DC Dictionary olch IBM
Dictionary 204 oleh Computer Corporation of America
IDMS Dictionary oleh Arthur Anderson
UCC TEN oleh University Computing Co.
Disamping sistem KD yang dijual ini, beberapa paket DBMS juga menyediakan
program untuk membuat KD. Paket DBMS FoxBase+ versi 2.10 untuk komputer
mikro juga menyediakan suatu program untuk menghasilkan dokumentasi sistem
yang lengkap termasuk KD. Kelemahan dari KD yang dihasilkan oleh paket ini
adalah KD untuk dokumentasi sistem yang telah selesai dibuat, bukan pada tahap
analisis. Berikut ini adalah contoh dari KD yang dihasilkan oleh program
FOXDOC.EXE di paket FoxBase+ versi 2.10 tersebut:
Number of data records : 2675

Last updated : 04/02/89 2:56
at
Fiel Field name Type Dec Start End
d Wid
1NAMA Character 3 1 30
0
2JURUSAN Character 1 31 31
3ANGKATAN Character 2 32 33
4PEMBIMBING Character 3 34 36
5JENIS Character 1 37 37
6JALUR Character 1 38 38
7KEADAAN Character 1 39 39
1GOL DARAH Character 2 45 46
0
1AGAMA Character 7 47 53
1
1JALAN Character 5 54 103
2 0
1N0_MHS Character 5 104 108
3
1KABUPATEN Character 1 109 123
4 5
11 Flow Chart
1PROPINSI Character 1 124 133

5 0
1TL KAB Character 1 134 148
6 5
1TL PROP Character 1 149 158
7 0
1TGL_LHR Character 8 159 166
8
1WN Character 1 167 167
9
2IJASAH JNS Character 5 168 172
0 173 174
2IJASAH THN Character 2
1
2NAMA_SLA Character 3 175 204
2 0
2ALAMAT_SLA Character 5 205 254
3 0
2IJASAH KAB Character 1 255 269
4 5
2IJASAH_PRO Character 1 270 279
5 0
2OT NAMA Character 3 280 309
6 0
2OT_PEKERJA Character 1 310 319
7 Character 05 320 369
2OT_ALAMAT
82OT_KAB 0
Character 1 370 384
9 5
30T_PRO Character 1 385 394
0 0
3TGL_DAFTAR Character 8 395 402
1
3SEM_DAFTAR Character 1 403 403
2
3THN_DAFTAR Character 2 404 405
3
3PT SEBELUM Character 3 406 435
4 0
3LULUS Character 2 436 437
5
3KETERANGAN Character 3 438 467
6 0
3TGL LLS SM Character 8 468 475
7
3SEM_LLS_SM Character 1 476 476
8 Character 5 477 481
3TA_LLS_SM
9
EVALUASI
1. Jelaskan definisi dan kegunaan dari Kamus Data !
2. Jelaskan hal-hal yang harus dimuat dalam Kamus Data !
3. Buat ilustrasi penggunaan kamus data untuk menjelaskan arus data di DFD !
DAFTAR PUSTAKA
Company, 1992.
Hall, 1991
1 Flow Chart
MODUL 6
FLOWCHART
MATERI
1. Pedoman-pedoman dalam Membuat Flowchart
2. Jenis-jenis Flowchart
2.1 System Flowchart
2.2 Document Flowchart
2.3 Schematic Flowchart
2.4 Program Flowchart
2.5 Process Flowchart

Memahami Konsep Flowchart dan Dapat Menggunakan Flowchart Secara Tepat
dan Benar

1. Mahasiswa mengetahui konsep dasar flowchart dan perbedaan dari tiap jenis
flowchart yang ada
2. Mahasiswa diharapkan dapat menggunakan masing-masing flowchart sesuai
dengan sistem yang sedang mereka kembangkan
Pedoman-pedoman dalam Membuat Flowchart

Bagan alir (flowchart) adalah bagan (chart) yang menunjukkan alir (flow) di
dalam program atau prosedur sistem secara logika. Bagan alir digunakan terutama
untuk alat bantu komunikasi dan untuk dokumentasi. Pada waktu akan
menggambar suatu bagan alir, analis sistem atau pemrogam dapat mengikuti
pedoman-pedoman sebagai berikut ini. 1
1. Bagan alir sebaiknya digambar dari atas ke bawah dan mulai dari bagian kiri
dari suatu halaman.
2. Kegiatan di dalam bagan alir harus ditunjukkan dengan jelas.
3. Harus ditunjukkan dari mana kegiatan akan dimulai dan dimana akan
berakhirnya.
4. Masing-masing kegiatan di dalam bagan alir sebaiknya digunakan suatu kata
yang mewakili suatu pekerjaan, misalnya:
- "Persiapkan" dokumen
2 Flow Chart
- "Hitung" gaji
5. Masing-masing kegiatan di dalam bagan alir harus di dalam urutan yang
semestinya.
6. Kegiatan yang terpotong dan akan disambung di tempat lain harus
ditunjukkan dengan jelas menggunakan simbol penghubung.
7. Gunakanlah simbol-simbol bagan alir yang standar.
Jenis-jenis Flowchart
Ada lima macam bagan alir yang akan dibahas di modul ini, yaitu sebagai
berikut ini.
1. Bagan alir sistem (systems flowchart).

2. Bagan alir dokumen (document flowchart).
3. Bagan alir skematik (schematic flowchart).
4. Bagan alir program (program flowchart).
5. Bagan alir proses (process flowchart).
Systems Flowchart
Bagan alir sistem (systems flowchart) merupakan bagan yang menunjukkan
arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem. Bagan ini menjelaskan urut-urutan
dari prosedur-prosedur yang ada di dalam sistem. Bagan alir sistem menunjukkan
apa yang dikerjakan di sistem. Bagan alir sistem digambar dengan menggunakan
simbol-simbol yang tampak sebagai berikut ini.
3 Flow Chart
4 Flow Chart
5 Flow Chart
Gambar. Bagan alir sistem metode batch processing
Gambar tersebut menunjukkan suatu proses untuk memutakhirkan file induk piutang.
File induk piutang dimutakhiran dari file transaksi piutang yang diurutkan terlebih
dahulu berdasarkan kode langganan.
/~. prt Alir
R00 _ _ _ _ _ _ _ _ _ Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur
6 Flow Chart
Gambar berikut ini menunjukkan variasi lain dari bagan alir sistem untuk
proses direct processing.
Gambar. Bagan alir sistem metode direct processing.
Document Flowchart
Bagan alir dokumen (document flowchart) atau disebut juga bagan alir
formulir ( f o r m flowchart) atau paperwork flowchart merupakan bagan alir yang
menunjukkan arus dari laporan dan formulir termasuk tembusan-tembusannya.
Bagan alir dokumen ini menggunakan simbol-simbol yang sama dengan yang
digunakan di dalam bagan alir sistem.
Berikut adalah contoh dari bagan alir dokumen suatu prosedur pembelian :
7 Flow Chart
8 Flow Chart
Schematic Flowchart
Bagan alir skematik (schematic flowchart) merupakan bagan alir yang mirip
dengan bagan alir sistem, yaitu untuk menggambarkan prosedur di dalam sistem.
Perbedaannya adalah, bagan alir skematik selain menggunakan simbol-simbol
bagan alir sistem, juga menggunakan gambar-gambar komputer dan peralatan
lainnya yang digunakan. Maksud penggunaan gambar-gambar ini adalah untuk
memudahkan komunikasi kepada orang yang kurang paham dengan simbol-simbol
bagan alir. Penggunaan gambar-gambar ini memudahkan untuk dipahami, tetapi
sulit dan lama menggambarnya.
Program Flowchart
Bagan alir program (program flowchart) merupakan bagan yang menjelaskan

secara rinci langkah-langkah dari proses program. Bagan alir program dibuat dari
derivikasi bagan alir sistem. Bagan alir program dibuat dengan menggunakan
simbol-simbol sebagai berikut ini.
9 Flow Chart
Bagan alir program dapat terdiri dari dua macam, yaitu bagan alir logika program
(program logic flowchart) dan bagan alir program komputer terinci (detailed
computer program flowchart). Bagan alir logika program digunakan untuk
menggambarkan tiap-tiap langkah di dalam program komputer secara logika. Bagan
alit- logika program ini dipersiapkan oleh analis sistem. Gambar b e ri k u t
menunjukkan bagan alir logika program.
Berikut merupakan contoh dari bagan alir logika program menghitung rata-rata :
10 Flow Chart
Bagan alir program komputer terinci (detailed computer program flow-chart)

digunakan untuk menggambarkan instruksi-instruksi program komputer secara terinci.
Bagan alir ini dipersiapkan oleh pemrogram.
Berikut adalah contoh bagan alir program komputer terinci menghitung rata-rata :
11 Flow Chart
Process Flowchart
Bagan alir proses (process flowchart) merupakan bagan alir yang banyak
digunakan di teknik industri. Bagan alir ini juga berguna bagi analis sistem untuk
menggambarkan proses dalam suatu prosedur. Bagan alir proses mcnggunakan lima
buah simbol tersendiri.
12 Flow Chart
Bagan alir proses selain dapat menunjukkan kegiatan dan simpanan yang
digunakan dalam suatu prosedur, dapat juga menunjukkan jarak kegiatan yang
satu dengan yang lainnya serta waktu yang diperlukan oleh suatu kegiatan.
EVALUASI
1. Jelaskan definisi dan kegunaan dari flow chart !
2. Jelaskan pedoman-pedoman dalam menggambar suatu flow chart !
3. Sebutkan dan jelaskan kegunaan macam-macam flow chart !
4. Buatkan penggambaran sistem penerimaan siswa baru di unit anda dengan
menggunakan 5 macam flow chart tersebut (jika bisa digambarkan semuanya) !
13 Flow Chart
DAFTAR PUSTAKA
Company, 1992.
Hall, 1991
1 Desain Sistem Terinci (Output dan Input)
MODUL 7
DESAIN SISTEM TERINCI
(OUTPUT DAN INPUT)
MATERI
1. Desain Output
1.1 Macam-macam Bentuk Laporan
1.2 Pedoman Desain Laporan
1.3 Pengaturan Tata Letak Isi Output
2. Desain Input
2.1 Desain Formulir Kertas
2.2 Pengelolaan dan Desain Formulir Elektronik
2.3 Pengkodean Input
2.4 Validasi Input

Memahami Konsep Desain Output dan Input serta Dapat Melakukan Desain Output,
Input dan Validasi Input

1. Mahasiswa akan mengetahui konsep desain sistem terinci dan bagaimana
melaksanakan desain sistem terinci
2. Mahasiswa akan dapat melakukan desain sistem terinci, mulai dari Desain
output, input, Desain dialog terminal sampai desain file
3. Mahasiswa memahami cara untuk melakukan pengendalian input melalui
validasi transaksi, cek data dan modifikasi data transaksi
Desain Output
Pada tahap desain output secara terinci, desain output ini hanya dimaksudkan
untuk menentukan kebutuhan output dari sistem baru. Output apa saja yang
dibutuhkan untuk sistem yang baru? Desain output secara terinci dimaksudkan
untuk menjawab pertanyaan ini. Bagaimana dan seperti apa bentuk dari output-
output tersebut? Desain output terinci dimaksudkan untuk menjawab pertanyaan
ini. Desain output yang akan dibahas pada bab ini adalah untuk output berbentuk
laporan di media keras. Desain output di media lunak dalam bentuk dialog di layar
terminal akan dibahas di bab selanjutnya.
Macam-macam Bentuk Laporan
Bentuk dari laporan yang dihasilkan oleh sistem informasi, yang paling
banyak digunakan adalah dalam bentuk tabel dan berbentuk grafik atau bagan.
Laporan Berbentuk Tabel
Berikut ini adalah macam-macam laporan yang berbentuk tabel yang

menekankan kualitas isi serta kegunaannya :
NOTICE REPORT
Notice report merupakan bentuk laporan yang memerlukan perhatian khusus.

Laporan ini harus dibuat sesederhana mungkin, tetapi jelas, karena dimaksudkan
supaya permasalahan-permasalahan yang terjadi tampak dengan jelas sehingga dapat
langsung ditangani.
LAPORAN PENURUNAN
PENURUNAN PENJUALAN MENURUT
JENIS BARANG BULAN DESEMBER 1987
DAERAH PENJUALAN X PENURUNAN
Yogyakarta 10,00 X
Semarang 45,00 X
Surakarta 12,50 X
EQUIPOISED REPORT
Isi dari equipoised report adalah hal-hal yang bertentangan. Laporan ini biasanya
digunakan untuk maksud perencanaan. Dengan disajikannya informasi yang berisi
hal-hal bertentangan, maka dapat dijadikan sebagai dasar di dalam pengambilan
kepu
tusan
LAPORAN PERENCANAAN MEMASUKI PASAR YANG BARU
.
DAERAH SLEMAN UNTUK TAHUN FISKAL 1989 Cont
oh
dari laporan ini adalah :
JELEK BALK.
Penjualan Rp 1.000.000 1.750.000

Harga Pokok Penjualan

Penjualan 600.000 1.050.000
Laba Kotor Rp 400.000 700.000
Biaya Penjualan Rp . 300.000 350.000

Biaya Administrasi 125:000 150.000
Laba (Rugi) (Rp 25.000) 200.000
VARIANCE REPORT
Macam laporan ini menunjukkan selisih (variance) antara standar yang sudah
ditetapkan dengan hasil kenyataannya atau sesungguhnya. Contoh dari laporan ini
adalah :
LAPORAN KINERJA DEPARTEMEN PEMBELIAN BULAN-

BULAN-DESEMBER 1987
BARANG UNIT HARGA HARGA SELISIH TOTAL

DIBELI DIBELI SESUNGGUHNYA STANDAR HARGA SELISIH
IBM PC XT 10 1.200.000
1.200.000 1.050.000 150.000 1.500.000 R
Monitor Color 8 415.000 365.000 50.000 400.000 R
Hard disk 30 MB 5 595.000 625.000 30.000 150.000 L
T 0 T A L 170.000 1.750.000 R
COMPARATIVE REPORT
Isi dari laporan ini adalah membandingkan antara satu hal dengan hal yang lainnya.
Misalnya pada laporan rugi/laba atau neraca dapat dibandingkan antara nilai-nilai
elemen tahun berjalan dengan tahun-tahun sebclumnya. Contoh dari comparative
Im
report adalah sebagai berikut:
NERACA
31 DESEMBER 1988
RIBUAN
(DALAM RIBU ANRUPIAH)
AN RUPIAH)
AKTIVA 31-
31 - 12-
12 - 1987 31-
31 - 12-
12 - 1988 Selisih
Aktiva Lancar Rp 45.000 75.000 30.000 66,67 %
Aktiva Tetap 155.000 225.000 70.000 45,16 %
+ +
Total Aktiva 200.000 300.000 100.000 50,00 %
PASIVA
Hutang Lancar
L ancar Rp 10.000 15.000 5.000 50,00 %
Hutang Jangka Panjang 37.500 30.000 (7.500) (20,00
%)
Modal Saham 130.000 200.000 70.000 53,85 X
Latta Ditahan 22.500 55.000 32.500 144,44 %
+ + t
Total Pasiva 200.000 300:000 100.000 50,00 %
Laporan Berbentuk Graf-ik
Laporan yang berbentuk grafik atau bagan dapat diklasifikasikan diantaranya

sebagai bagan garis (line chart ), bagan batang (bar chart ) dan bagan pastel (pie chart
).
(b)
(a)
(c)
Bagan garis (a), bagan batang (b) dan bagan pastel (c). bagan garis
BAGAN GARIS
Pada bagan garis (line chart), variasi dari data ditunjukkan dengan suatu garis atau
kurva. Bagan garis mempunyai beberapa kebaikan, yaitu:
1. Dapat menunjukkan hubungan antara nilai dengan baik.

2. Dapat menunjukkan beberapa titik.
3. Tingkat ketepatannya dapat diatur sesuai dengan skalanya.
4. Mudah dimengerti.
Disamping kebaikannya, bagan garis mempunyai beberapa kelemahan, yaitu:
1. Bila terlalu banyak garis atau kurva (sekitar lebih dari 4 buah garis atau kurva),
maka akan tampak ruwet.
2. Hanya terbatas pada 2 dimensi.
3. Spasi dapat menyesatkan.
BAGAN BATANG
Nilai-nilai data dalam bagan batang (bar chart) digambarkan dalam bentuk
batang-batang vertikal ataupun batang-batang horisontal. Kebaikan dari bagan
batang adalah sebagai berikut:
1. Baik untuk perbandingan.

2. Dapat menunjukkan nilai dengan tepat.
Kelemahannya:
1. Terbatas hanya pada satu titik saja.

2. Spasi dapat menyesatkan.
BAGAN PASTEL.
Bagan pastel (pie chart) merupakan bagan yang berbentuk lingkaran menyerupai
kue pastel (pie). Tiap-tiap potong dari pie dapat menunjukkan bagian dari data.
Kebaikan dari bagan pastel adalah sebagai berikut ini.
1. Baik untuk perbandingan sebagian dengan keseluruhannya.

Kelemahannya :
1. Penggunaannya terbatas
2. Ketepatannya kurang
3. Tidak dapat menunjukkan hubungan beberapa titik
Pedoman Desain Laporan
1. Untuk laporan formal, sedapat mungkin dibagi menjadi tiga bagian utama,
yaitu :
• Judul laporan.
• Tubuh laporan.
• Catatan kaki laporan yang dapat berisi ringkasan, subtotal atau
grandtotal.
2. Untuk laporan-laporan yang penting, gunakanlah kertas yang berkualitas
baik, tidak mudah sobek serta tidak mudah kotor.
3. Untuk tiap-tiap batas tepi laporan (margin), sebaiknya diberi jarak 2 1/2 cm,
sehingga bila pinggir laporan tersobek tidak akan mengenai isi laporannya.
4. Gunakanlah spasi baris yang cukup, sehingga laporan mudah dibaca.
5. Untuk hal-hal yang ingin ditonjolkan, dapat ditulis dengan huruf besar, tebal,
atau digaris-bawahi.
6. Gunakanlah bentuk huruf cetak yang jelas dan tidak membingungkan serta
hindari pengguanaan font yang sulit untuk dimengerti.
7. Jika isi laporan menjelaskan suatu daftar urutan, gunakanlah tanda "." atau "-
". Bila urutannya penting dapat dipergunakan tanda 1,2,3 dan seterusnya dan
sajikan dalam urutan yang terpenting.
8. Letakkanlah informasi yang mendetail di lampiran dan gunakanlah penunjuk
yang mudah dipahami untuk menjelaskan kepada pemakai laporan Ietak dari
informasi detail tersebut.
9. Usahakan di dalam laporan berisi keterangan-keterangan yang diperlukan
yang mungkin akan ditanyakan oleh pemakai laporan bila keterangan-keter-
angan tersebut tidak ada.
10. Laporan untuk tingkat manajemen yang lebih tinggi, sebaiknya lebih
tersaring dan untuk tingkat manajemen yang lebih rendah lebih terinci.
11. Laporan harus dibuat dan didistribusikan tepat pada waktunya.
12. Laporan harus sederhana tetapi jelas.

13. Laporan harus diungkapkan dalam bentuk dan Bahasa yang mudah dimen-
gerti dan dipahami oleh pemakainya.
14. Isi laporan harus akurat.
15. Laporan bilamana mungkin harus distandardisasi. Bentuk-bentuk laporan yang
selalu berubah akan menyebabkan kebingungan bagi mereka yang
menggunakannya.
16. Laporan harus berguna
17. Biaya pembuatan laporan harus dipertimbangkan
Alat-alat Desain Output Terinci
Dua buah alat desain sistem dapat digunakan untuk desain output terinci,
yaitu sebagai berikut ini.
1. Printer layout form atau printer spacing chart atau printer layout
chart merupakan suatu bagan yang digunakan untuk menggambarkan
sketsa bentuk dari output di printer.
2. Kamus data output yang merupakan pengembangan dari kamus dari arus
data. Kamus data output digunakan untuk menjelaskan secara terinci
tentang data yang akan disajikan di laporan.
Mengatur Tata Letak Isi Output
Pengaturan isi dari output akan secara langsung menentukan kemudahan dari
output untuk dipahami dan dimengerti. Pengaturan tata letak output merupakan
pekerjaan desain yang penting dan sangat diperlukan baik bagi pemakai sistem
maupun bagi programmer. Bagi pemakai sistem digunakan untuk menilai isi dan
bentuk dari output apakah sudah sesuai dengan yang dinginkan atau belum. Bagi
programmer akan digunakan sebagai dasar pembuatan program untuk menghasilkan
output yang diinginkan. Programmer membutuhan desain output ini untuk
menentukan posisi kolom, baris dan informasi yang harus disajikatt~i suatu output.
Pengaturan tata letak isi output yang akan dicetak di printer dapat digunakan alat
bagan tata letak printer (printer layout chart) d a n kamus data output.
Supaya tidak dihasilkan sampah, maka input yang masuk dalam sistem informasi
harus tidak boleh berupa sampah. Oleh karena itu desain input harus berusaha
membuat suatu sistem yang dapat menerima input yang bukan sampah. Desain
input terinci dimulai dari desain dokumen dasar sebagai penangkap input yang
pertamakali. Jika dokumen dasar tidak didesain dengan baik, kemungkinan input
yang tercatat dapat salah bahkan kurang. Pada bab ini akan dibahas desain input
terinci untuk perancangan dokumen dasar dan kode-kode yang digunakan untuk
input.
Dokumen Dasar
Dokumen dasar (source document) merupakan formulir yang digunakan

untuk menangkap (capture) data yang terjadi. Data yang sudah dicatat di
dokumen dasar kemudian dimasukkan sebagai input ke sistem informasi untuk
diolah. Dokumen dasar sangat penting di dalam arus data di sistem informasi.
Dokumen dasar ini dapat membantu di dalam penanganan arus data sebagai
berikut ini.
1. Dapat menunjukkan macam dari data yang harus dikumpulkan dan

ditangkap.
2. Data dapat dicatat dengan jelas, konsisten dan akurat.
3. Dapat mendorong lengkapnyg data, disebabkan data yang dibutuhkan
disebutkan satu persatu di dalam dokumen dasarnya.
4. Bertindak sebagai pendistribusi data, karena sejumlah tembusan dari
formulirformulir tersebut dapat diberikan kepada individu-individu atau
departemendepartemen yang membutuhkannya.
5. Dokumen dasar dapat membantu di dalam pembuktian terjadinya suatu
transaksi yang sah, sehingga sangat berguna untuk audit trail (pelacakan
pemeriksaan).
6. Dokumen dasar dapat digunakan sebagai cadangan atau pelindung back
up) dari file-file data di komputer.
Untuk mencapai maksud tersebut, dokumen dasar harus dirancang dengan baik.
Berikut ini merupakan petunjuk-petunjuk di dalam perancangan dokumen dasar
yang baik, sebagai berikut ini.
1. Kertas yang dipergunakan.

Beberapa faktor harus dipertimbangkan di dalam pemilihan kertas yang akan
digunakan, yaitu sebagai berikut ini.
a. Lamanya dokumen dasar tersebut akan disimpan.
b. Penampilan dari dokumen dasar.
c. Banyaknya dokumen dasar tersebut ditangani.
d. Bagaimana menanganinya (secara halus, kasar, dilipat atau dibawa-bawa oleh
pemakainya).
e. Lingkungan-lingkungannya (berlemak, kotor, panas, dingin, lembab atau
mengandung asam).
f. Metode pengisian data di dokumen dasar tesebut, ditulis tangan atau dice-
tak dengan mesin.

g. Kemananan terhadap pudarnya data yang dicatat di dokumen dasar.
2. Ukuran dari dokumen dasar.

Usahakan ukuran dari dokumen dasar berupa ukuran dari kertas yang standar
dan banyak dijual. Ukuran kertas yang umum adalah ukuran kuarto (81/2" x
11") dan ukuran folio (81/2" x 14"). Jika dokumen dasar lebih kecil dari
ukuran kertas standar, sebaiknya dibuat ukuran yang merupakan kelipatan
yang tidak membuang kertas, misalnya ukuran kertas standar dibagi 2, dibagi
3, dibagi 4 dan sebagainya.
3. Warna yang digunakan.
Penggunaan warna akan membantu di dalam mengidentifikasikan dengan
cepat dokumen dasar yang dipergunakan. Warna yang baik adalah warna yang
datanya mudah dibaca, terutama bila menggunakan karbon. Warna yang baik
ini adalah warna yang cerah. Warna-warna gelap, seperti misalnya biru tua,
hijau tua, merah tua, coklat, ungu, hitam dan lain sebagainya sebaiknya di-
hindari untuk digunakan.
4. Judul dokumen dasar.
Dokumen dasar harus diberi judul yang dapat menunjukkan jenis dan kegu-
naan dari dokumen dasar tersebut. Judul harus sesingkat mungkin tetapi jelas.
Bila dokumen dasar akan digunakan oleh pihak-pihak luar perusahaan, selain
judul yang ada, maka nama perusahaan sebaiknya juga dicantumkan.
5. Nomor dokumen dasar.
Nomor dokumen dasar dapat digunakan untuk menunjukkan keunikannya.
Nomor dokumen dasar dapat diletakkan di pojok bawah kiri atau di pojok
bawah kanan (jangan di atas kiri, karena tertutup bila distaples dan jangan di
atas kanan, karena dapat membingungkan dengan nomor urut dokumen dasar).
Nomor dokumen dasar ini dapat juga digunakan untuk menunjukkan sumber
dan jenisnya. Misalnya nomor dokumen dasar PJ-FO1 dapat menunjukkan
bahwa sumbernya dari departemen penjualan (ditunjukan oleh kode PJ) dan
jenisnya adalah faktur penjualan model ke 1 (ditunjukkan oleh kode FOl).
6. Nomor urut dokumen dasar.
Disamping nomor dokumen dasar, nomor unit dari masing-masing dokumen
dasar biasanya dicantumkan di pojok kanan atas. Nomor urut ini sangat perlu
untuk tujuan pengendalian (dapat diketahui bila ada dokumen dasar yang
hilang bila nomornya meloncat), untuk pelacakan pemeriksaan dan untuk
pengarsipan.
7. Nomor dan jumlah halaman.
Bila dokumen dasar terdiri lebih dari satu halaman, maka tiap-tiap halaman
harus diberi nomor dan jumlah halamannya, supaya bila ada halaman yang
hilang dapat diketahui. Misainya halaman pertama dapat diberi nomor halaman
1-3 (menunjukkan halaman pertama dari sejumlah 3 halaman), halaman ke dua
YA
Q
diberi nomor 2-3 dan seterusnya. Nomor dan jumlah halaman ini biasanya
diletakkan pada sebelah kanan atas.
8. Spasi.
Spasi antar baris dan spasi antar karakter pada dokumen dasar harus diperhat-
ikan, terutama bila dokumen dasar akan diisi dengan data yang dicetak dengan
mesin. Untuk spasi di dokumen dasar harus disesuaikan dengan spasi yang
dibuat oleh mesin.
9. Pembagian area.
Dokumen dasar harus dibentuk dengan pembagian area sedemikian rupa,
sehingga memudahkan untuk mencarinya guna pengisian atau pencarian data.
Pembagian area ini meliputi area judul, area halaman, area kontrol, area
organisasi, area obyek, area tubuh, area berita, area otorisasi, area jumlah dan
area nomer.
DAFTAR PUSTAKA
Company, 1992.
Hall, 1991

Sistem Informasi Pengertian

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Sistem Informasi Pengertian

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

1 Pengertian Sistem dan Analis Sistem

TUJUAN INSTRUKSI UMUM

TUJUAN INSTRUKSI KHUSUS

Menurut Jerry Fitzgerald, Ardra F. Fitzgerald dan Warren D. Stallings, Jr.,

Suatu prosedur adalah urut-urutan yang tepat dari tahapan-tahapan instruksi

mengerjakannya, Kapan (When) dikerjakan dan Bagaimana (How)

Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya

Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk

Apa itu Subsistem ?

Apa itu Supersistem ?

subsistem, kemudian bersatu membentuk keluarga untuk mencapai suatu tujuan.

lingkungan luar interface

Komponen Sistem (Components)

Batas Sistem (Boundary)

Lingkungan Luar Sistem (Environments)

Penghubung (Interface) Sistem

Masukan (Input) Sistem

Keluaran (Output) Sistem

Pengolah (Process) Sistem

akuntansi akan mengolah data-data transaksi menjadi laporan-laporan keuangan dan

Sasaran (Objectives) atau Tujuan (Goal)

2. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah (natural system) dan sistem

3. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu (deterministic system) dan sistem

4. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup (closed system) dan sistem

Input Transformasi Output

Input Transformasi Output

Suatu sistem yang dihubungkan dengan lingkungannya melalui arus sumber

4. Pengertian Pengembangan Sistem

b. Untuk meraih kesempatan-kesempatan (opportunities)

digunakan untuk meningkatkan penyediaan informasi sehingga dapat

c. Adanya instruksi-instruksi (directives)

Berikut ini dapat digunakan sebagai indikator adanya permasalahan-

- keluhan dari langganan;

- pekerjaan manajer yang terlalu teknis;

Proses pengembangan sistem dapat digambarkan sebagai berikut :

Sistem yang ada

Sistem yang baru

o Performance (kinerja), peningkatan terhadap kinerja (hasil kerja) sistem yang

digunakan dengan pemborosan yang paling minimum. Efisiensi dapat diukur

PRINSIP PENGEMBANGAN SISTEM

1. Sistem yang dikembangkan adalah untuk manajemen

SIKLUS HIDUP PENGEMBANGAN SISTEM

Pengembangan sistem informasi yang berbasis komputer dapat merupakan tugas

1. Kebijakan dan perencanaan sistem (system policy and planning).

Kebijakan dan perencanaan sistem awal proyek sistem

Desain (perancangan) sistem secara umum

Implementasi (penerapan) sistem

Perawatan sistem manajemen sistem

1. Kebijakan dan perencanaan sistem (system policy and planning).

1. Mengkaji, menyetujui atau membuat rekomendasi yang berhubungan dengan

Setelah manajemen puncak menetapkan kebijakan untuk mengembangkan

Proses perencanaan sistem dikelompokkan menjadi 3 proses utama, yaitu :

1. Merencanakan proyek-proyek sistem yang akan dilakukan oleh staf perencana

Merencanakan proyek-proyek Mempersiapkan proyek-proyek Mendefinisikan proyek-proyek

Mengkaji tujuan, perencanaan

Mengkaji tujuan, perencanaan

Mengkaji tujuan, perencanaan

2. Pengembangan sistem (system development)

b. Desain sistem secara umum (general system design)

3. Manajemen sistem dan operasi (system management and operation)

Pendekatan Pengembangan Sistem

Terdapat beberapa pendekatan untuk mengembangkan sistem, yaitu sebagai

1. Pendekatan klasik lawan pendekatan terstruktur (dipandang dari