PERAN BIROKRAT DALAM PENGEMBANGAN

ORGANISASI

Ada dua pengertian yang sering kali dipergunakan untuk maksud yang sama, yakni
pengertian organisasi dan pengertian institusi. Keduanya sebenarnya berbeda. Organisasi
lebih menunjukkan ikatan-ikatan struktural, sedang institusi lebih menampilkan ikatan-ikatan
normatif sosial. Bentuk organisasi yang paling banyak dijumpai adalah organisasi lini dan
staf. Dalam organisasi yang demikian, anggota organisasi terbagi dua: yang berkaitan dengan
implementasi organisasi disebut unit lini, dan mereka yang mempunyai aktivitas untuk
memberikan nasehat kepada pemimpin yang biasanya disebut unit staf.

Koordinasi dapat dipandang sebagai konsekuensi dari adanya pembagian tugas atau
spesialisasi. Koordinasi merupakan kegiatan yang dimaksudkan untuk menyatupadukan
semua aktivitas organisasi menuju titik yang sama. Sedangkan fungsi pengawasan dilakukan
untuk membuat kegiatan yang dilakukan satuan kerja atau unit-unit organisasi berjalan sesuai
dengan rencana yang telah ditetapkan. Dengan demikian dapat dicegah kegiatan-kegiatan
yang menyimpang dari rencana.

Menurut Gullick tujuh prinsip dalam administrasi negara adalah planning, organizing,
staffing, directing, coordinating, reporting, budgeting. Aktivitas inilah yang pada umumnya
dijalankan oleh manajer pada semua organisasi. Perencanaan adalah kegiatan-kegiatan yang
berkenaan dengan penyusunan garis-garis besar yang memuat sesuatu yang harus dikerjakan,
dan metode-metode untuk melaksanakannya dalam rangka mencapai tujuan organisasi.
Dalam pemerintahan, dikenal tiga macam perencanaan, yakni: perencanaan jangka panjang,
perencanaan jangka menengah, dan perencanaan jangka pendek.

Pengorganisasian adalah aktivitas-aktivitas yang berkaitan dengan penyusunan struktur yang

dirancang untuk membantu pencapaian tujuan-tujuan yang telah ditentukan.
Pengorganisasian sebenarnya merupakan proses mengorganisasikan orang-orang untuk
melaksanakan tugas pokoknya. Karena itu, dalam administrasi negara masalah organisasi dan
personalia merupakan dua faktor utama. Yang dimaksudkan dengan penyediaan staf adalah
pengarahan dan latihan sekelompok orang yang mengerjakan sesuatu tugas, dan memelihara
kondisi kerja yang menyenangkan. Dalam upaya mengembangkan staf metode yang dapat
1
dipergunakan, antara lain: latihan jabatan, penugasan khusus, simulasi, permainan peranan,
satuan tugas penelitian, pengembangan diri dan seterusnya.

pengarahan adalah pembuatan keputusan-keputusan dan menyatukan mereka dalam aturan

yang bersifat khusus dan umum. Fungsi pengarahan melibatkan pembimbingan dan supervisi
terhadap usaha-usaha bawahan dalam rangka pencapaian sasaran-sasaran organisasi. Dalam
kaitannya dengan fungsi ini, ilmu-ilmu perilaku telah memberikan sumbangan besar dalam
bidang-bidang motivasi dan komunikasi. Yang dimaksudkan dengan pengoordinasian adalah
kegiatan-kegiatan untuk mempertalikan berbagai bagian-bagian pekerjaan dalam sesuatu
organisasi. Mengenai koordinasi bisa sebagai fungsi manajemen atau tujuan manajemen.
Dalam tujuan manajemen keberhasilan koordinasi sepenuhnya tergantung pada keberhasilan
atau efektivitas dari fungsi-fungsi perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan
pengawasan yang sangat diperlukan bagi kelangsungan organisasi tersebut.
Dengan pelaporan dimaksudkan sebagai fungsi yang berkaitan dengan pemberian informasi
kepada manajer, sehingga yang bersangkutan dapat mengikuti perkembangan dan kemajuan
kerja. Jalur pelaporan dapat bersifat vertikal, tetapi dapat juga bersifat horizontal. Pentingnya
pelaporan terlihat dalam kaitannya dengan konsep sistem informasi manajemen, yang
merupakan hal penting dalam pembuatan keputusan oleh manajer.

Birokrat harus dicerna sebagai satu fenomena sosiologis. Dan birokrat dipandang sebagai
buah dari proses rasionalisasi. Konotasi atau anggapan negatif terhadap birokrasi sebenarnya
tidak mencerminkan birokrasi dalam sosoknya yang utuh. Birokrat adalah salah satu bentuk
dari organisasi, yang diangkat atas dasar alasan keunggulan teknis, di mana organisasi
tersebut memerlukan koordinasi yang ketat, karena melibatkan begitu banyak orang dengan
keahlian-keahlian yang sangat bercorak ragam. Ada tiga kecenderungan dalam merumuskan
atau mendefinisikan birokrat, yakni: pendekatan struktural, pendekatan behavioral (perilaku)
dan pendekatan pencapaian tujuan.

Menurut Dennis H. Wrong ciri struktural utama dari birokrat adalah: pembagian tugas,
hierarki otorita, peraturan dan ketentuan yang terperinci dan hubungan impersonal di antara
para pekerja. Karakteristik birokrat menurut Max Weber terdiri dari: terdapat prinsip dan
yurisdiksi yang resmi, terdapat prinsip hierarki dan tingkat otorita, manajemen berdasarkan
dokumen-dokumen tertulis, terdapat spesialisasi, adanya tuntutan terhadap kapasitas kerja
yang penuh dan berlakunya aturan-aturan manajemen yang terjadi selama ini.
Pandangan dalam merumuskan birokrat pertama, memandang birokrat sebagai alat atau
2
mekanisme. Kedua, memandang birokrat sebagai instrumen kekuasaan. Ada tujuh hal
penting yang perlu diperhatikan untuk mengembangkan organisasi birokratik.

Teori yang lama memandang birokrasi sebagai instrumen politik. Tetapi dalam
perkembangan selanjutnya, teori tersebut ditolak, dengan menyatakan pentingnya peranan
birokrat dalam seluruh tahapan atau proses kebijakan publik, ada perbedaan antara proses
pembuatan keputusan yang aktual dengan yang formal.

Dalam kenyataan birokrat merupakan bagiandari para pembuat keputusan.

Pentingnya peranan birokrasi amat menonjol dalam negara-negara sedang berkembang di
mana mereka semuanya telah memberikan prioritas kegiatannya pada penyelenggaraan
pembangunan nasional. Di negara-negara ini birokrat berperan sebagai motor dan penggerak
pembangunan. Secara khusus peranan dan pentingnya arti birokrat tertampilkan dalam
fungsinya sebagai pemrakarsa usul pembuatan kebijakan, penasihat dalam kebijakan dan
sebagai inovator dan penyedia sumber.

Kelemahan-kelemahan birokrat terletak dalam hal :

a. Penetapan standar efisiensi yang dapat dilaksanakan secara fungsional.

b. Terlalu menekankan aspek-aspek rasionalitas, intersonalitas dan hirarkis.

c. Kecenderungan birokrat untuk menyelewengkan tujuan-tujuan organisasi.

d. Berlakunya pita merah dalam kehidupan berorganisasi dapat terjadi.

Kelemahan-kelemahan yang terdapat dalam birokrat sebenarnya tidak berarti bahwa

birokrat adalah satu bentuk organisasi yang negatif. Usaha untuk memperbaiki
penampilan birokrat diajukan dalam bentuk teori birokrat sistem perwakilan. Asumsi
yang dipergunakan adalah bahwa birokrat di pengaruhi oleh pandangan nilai-nilai
kelompok sosial dari mana dia berasal. Pada gilirannya aktivitas administrasi
diorientasikan pada kepentingan kelompok sosialnya. Sementara itu, kontrol internal
tidak dapat dijalankan. Sehingga dengan birokrat sistem perwakilan diharapkan dapat
diterapkan mekanisme kontrol internal. Teori birokrat sistem perwakilan secara
konseptual amat merangsang, tetapi tidak mungkin untuk diterapkan. Karena ternyata
birokrat merupakan satu bentuk organisasi yang amat adaptif terhadap program-program
yang berbeda. Etika administrasi masalah tujuan dan cara yang diperlakukan dalam

3
lingkungan birokrasi. Etika administrasi dimaksudkan untuk mendorong agar birokrat
menampilkan perilaku yang benar dan berguna. Studi perilaku organisasi digunakan
untuk memberikan apa yang harus dilakukan pada satu situasi tertentu dengan :

a. Memberikan deskripsi lingkungan dimana organisasi itu bergerak

b. Memberikan kerangka konseptual untuk memecahkan masalah-masalah organisasi.

Perhatian pada elemen manusia ditujukan untuk menemukan keseimbangan antara

kebutuhan organisasi dan individu. Kecenderungan baru yang terdapat dalam administrasi
kepegawaian adalah dorongan menumbuhkan partisipasi para pekerja dalam proses
pembuatan keputusan. Administrasi keuangan pada tingkat nasional dipandang sebagai
isu politik dan sosial. Administrasi keuangan merupakan alat paling penting dalam
kehidupan negara. Karena kemampuannya untuk berfungsi sebagai alat koordinasi.

Usaha pengembangan/pelembagaan organisasi adalah suatu usaha untuk memperbaiki

efektivitas dan kesehatan organisasi dengan menggunakan ilmu dan pengetahuan
perilaku. Pengembangan/ pelembagaan organisasi dipandang sebagai analisis segi
kemanusiaan dalam seluruh kehidupan organisasi. Perkembangan masyarakat yang
semakin kompleks mendorong tumbuhnya studi administrasi terhadap bidang-bidang
khusus. Tujuannya adalah untuk lebih meningkatkan efektivitas dan efisiensi organisasi.