PERAN BIROKRAT DALAM PENGEMBANGAN ORGANISASI

Ada dua pengertian yang sering kali dipergunakan untuk maksud yang sama, yakni pengertian organisasi dan pengertian institusi. Keduanya sebenarnya berbeda. Organisasi lebih menunjukkan ikatan-ikatan struktural, sedang institusi lebih menampilkan ikatan-ikatan normatif sosial. Bentuk organisasi yang paling banyak dijumpai adalah organisasi lini dan staf. Dalam organisasi yang demikian, anggota organisasi terbagi dua: yang berkaitan dengan implementasi organisasi disebut unit lini, dan mereka yang mempunyai aktivitas untuk memberikan nasehat kepada pemimpin yang biasanya disebut unit staf.

Koordinasi dapat dipandang sebagai konsekuensi dari adanya pembagian tugas atau spesialisasi. Koordinasi merupakan kegiatan yang dimaksudkan untuk menyatupadukan semua aktivitas organisasi menuju titik yang sama. Sedangkan fungsi pengawasan dilakukan untuk membuat kegiatan yang dilakukan satuan kerja atau unit-unit organisasi berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. Dengan demikian dapat dicegah kegiatan-kegiatan yang menyimpang dari rencana. Menurut Gullick tujuh prinsip dalam administrasi negara adalah planning, organizing, staffing, directing, coordinating, reporting, budgeting. Aktivitas inilah yang pada umumnya dijalankan oleh manajer pada semua organisasi. Perencanaan adalah kegiatan-kegiatan yang berkenaan dengan penyusunan garis-garis besar yang memuat sesuatu yang harus dikerjakan, dan metode-metode untuk melaksanakannya dalam rangka mencapai tujuan organisasi. Dalam pemerintahan, dikenal tiga macam perencanaan, yakni: perencanaan jangka panjang, perencanaan jangka menengah, dan perencanaan jangka pendek.

Pengorganisasian adalah aktivitas-aktivitas yang berkaitan dengan penyusunan struktur yang dirancang untuk membantu pencapaian tujuan-tujuan yang telah ditentukan. Pengorganisasian sebenarnya merupakan proses mengorganisasikan orang-orang untuk melaksanakan tugas pokoknya. Karena itu, dalam administrasi negara masalah organisasi dan personalia merupakan dua faktor utama. Yang dimaksudkan dengan penyediaan staf adalah pengarahan dan latihan sekelompok orang yang mengerjakan sesuatu tugas, dan memelihara kondisi kerja yang menyenangkan. Dalam upaya mengembangkan staf metode yang dapat
1

yang merupakan hal penting dalam pembuatan keputusan oleh manajer. Ada tiga kecenderungan dalam merumuskan atau mendefinisikan birokrat. simulasi. penugasan khusus. Birokrat adalah salah satu bentuk dari organisasi. terdapat spesialisasi. permainan peranan. Fungsi pengarahan melibatkan pembimbingan dan supervisi terhadap usaha-usaha bawahan dalam rangka pencapaian sasaran-sasaran organisasi. ilmu-ilmu perilaku telah memberikan sumbangan besar dalam bidang-bidang motivasi dan komunikasi. pengembangan diri dan seterusnya. Dan birokrat dipandang sebagai buah dari proses rasionalisasi. Birokrat harus dicerna sebagai satu fenomena sosiologis. Pandangan dalam merumuskan birokrat pertama. di mana organisasi tersebut memerlukan koordinasi yang ketat. pendekatan behavioral (perilaku) dan pendekatan pencapaian tujuan. peraturan dan ketentuan yang terperinci dan hubungan impersonal di antara para pekerja. Dengan pelaporan dimaksudkan sebagai fungsi yang berkaitan dengan pemberian informasi kepada manajer. pengarahan adalah pembuatan keputusan-keputusan dan menyatukan mereka dalam aturan yang bersifat khusus dan umum. terdapat prinsip hierarki dan tingkat otorita. Jalur pelaporan dapat bersifat vertikal. satuan tugas penelitian. Konotasi atau anggapan negatif terhadap birokrasi sebenarnya tidak mencerminkan birokrasi dalam sosoknya yang utuh. manajemen berdasarkan dokumen-dokumen tertulis. Dalam tujuan manajemen keberhasilan koordinasi sepenuhnya tergantung pada keberhasilan atau efektivitas dari fungsi-fungsi perencanaan. Karakteristik birokrat menurut Max Weber terdiri dari: terdapat prinsip dan yurisdiksi yang resmi. pengarahan dan pengawasan yang sangat diperlukan bagi kelangsungan organisasi tersebut. yang diangkat atas dasar alasan keunggulan teknis. hierarki otorita. Yang dimaksudkan dengan pengoordinasian adalah kegiatan-kegiatan untuk mempertalikan berbagai bagian-bagian pekerjaan dalam sesuatu organisasi. sehingga yang bersangkutan dapat mengikuti perkembangan dan kemajuan kerja. antara lain: latihan jabatan. Menurut Dennis H. pengorganisasian. Wrong ciri struktural utama dari birokrat adalah: pembagian tugas. yakni: pendekatan struktural. memandang birokrat sebagai alat atau 2 . Mengenai koordinasi bisa sebagai fungsi manajemen atau tujuan manajemen. karena melibatkan begitu banyak orang dengan keahlian-keahlian yang sangat bercorak ragam. Pentingnya pelaporan terlihat dalam kaitannya dengan konsep sistem informasi manajemen. adanya tuntutan terhadap kapasitas kerja yang penuh dan berlakunya aturan-aturan manajemen yang terjadi selama ini. tetapi dapat juga bersifat horizontal. Dalam kaitannya dengan fungsi ini.dipergunakan.

Kecenderungan birokrat untuk menyelewengkan tujuan-tujuan organisasi. Usaha untuk memperbaiki penampilan birokrat diajukan dalam bentuk teori birokrat sistem perwakilan. memandang birokrat sebagai instrumen kekuasaan. c. Dalam kenyataan birokrat merupakan bagiandari para pembuat keputusan. Terlalu menekankan aspek-aspek rasionalitas. d. tetapi tidak mungkin untuk diterapkan.mekanisme. Kelemahan-kelemahan birokrat terletak dalam hal : a. Penetapan standar efisiensi yang dapat dilaksanakan secara fungsional. ada perbedaan antara proses pembuatan keputusan yang aktual dengan yang formal. Teori birokrat sistem perwakilan secara konseptual amat merangsang. intersonalitas dan hirarkis. Etika administrasi masalah tujuan dan cara yang diperlakukan dalam 3 . Kedua. Asumsi yang dipergunakan adalah bahwa birokrat di pengaruhi oleh pandangan nilai-nilai kelompok sosial dari mana dia berasal. teori tersebut ditolak. kontrol internal tidak dapat dijalankan. Karena ternyata birokrat merupakan satu bentuk organisasi yang amat adaptif terhadap program-program yang berbeda. dengan menyatakan pentingnya peranan birokrat dalam seluruh tahapan atau proses kebijakan publik. Di negara-negara ini birokrat berperan sebagai motor dan penggerak pembangunan. Pada gilirannya aktivitas administrasi diorientasikan pada kepentingan kelompok sosialnya. Kelemahan-kelemahan yang terdapat dalam birokrat sebenarnya tidak berarti bahwa birokrat adalah satu bentuk organisasi yang negatif. Tetapi dalam perkembangan selanjutnya. b. penasihat dalam kebijakan dan sebagai inovator dan penyedia sumber. Sehingga dengan birokrat sistem perwakilan diharapkan dapat diterapkan mekanisme kontrol internal. Berlakunya pita merah dalam kehidupan berorganisasi dapat terjadi. Ada tujuh hal penting yang perlu diperhatikan untuk mengembangkan organisasi birokratik. Teori yang lama memandang birokrasi sebagai instrumen politik. Secara khusus peranan dan pentingnya arti birokrat tertampilkan dalam fungsinya sebagai pemrakarsa usul pembuatan kebijakan. Pentingnya peranan birokrasi amat menonjol dalam negara-negara sedang berkembang di mana mereka semuanya telah memberikan prioritas kegiatannya pada penyelenggaraan pembangunan nasional. Sementara itu.

Kecenderungan baru yang terdapat dalam administrasi kepegawaian adalah dorongan menumbuhkan partisipasi para pekerja dalam proses pembuatan keputusan. Tujuannya adalah untuk lebih meningkatkan efektivitas dan efisiensi organisasi. Karena kemampuannya untuk berfungsi sebagai alat koordinasi. Perkembangan masyarakat yang semakin kompleks mendorong tumbuhnya studi administrasi terhadap bidang-bidang khusus. Memberikan deskripsi lingkungan dimana organisasi itu bergerak b. Studi perilaku organisasi digunakan untuk memberikan apa yang harus dilakukan pada satu situasi tertentu dengan : a. Memberikan kerangka konseptual untuk memecahkan masalah-masalah organisasi. Perhatian pada elemen manusia ditujukan untuk menemukan keseimbangan antara kebutuhan organisasi dan individu. 4 . Etika administrasi dimaksudkan untuk mendorong agar birokrat menampilkan perilaku yang benar dan berguna. Administrasi keuangan merupakan alat paling penting dalam kehidupan negara. Usaha pengembangan/pelembagaan organisasi adalah suatu usaha untuk memperbaiki efektivitas dan kesehatan organisasi dengan menggunakan ilmu dan pengetahuan perilaku.lingkungan birokrasi. Administrasi keuangan pada tingkat nasional dipandang sebagai isu politik dan sosial. Pengembangan/ pelembagaan organisasi dipandang sebagai analisis segi kemanusiaan dalam seluruh kehidupan organisasi.