P. 1
Panduan Pen Gurus An Pejabat - Baru

Panduan Pen Gurus An Pejabat - Baru

|Views: 1,220|Likes:
Published by Hasann Ibrahim

More info:

Published by: Hasann Ibrahim on May 04, 2011
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as PPT, PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

10/20/2012

pdf

text

original

Sections

  • Peruntukan Baru
  • Peranan Kerajaan
  • Undang-undang dan peraturan
  • Senarai Tugas
  • Kemudahan Komunikasi
  • Perhimpunan Bulanan
  • Ruang Pejabat
  • Kebersihan Pejabat
  • Pencegahan Kebakaran
  • Khidmat Nasihat
  • Penyelarasan dan Pemantauan
  • Program Kebajikan
  • Rekod Perkhidmatan Pegawai
  • Tanggungjawab Ketua Jabatan
  • TanggungjawabPegawai
  • MaklumatDalamRekodPerkhidmatan
  • PenyelenggaraanRekodPerkhidmatan
  • Rekod Kehadiran
  • PenilaianPrestasi
  • PemupukanBudayaKerjaPositif
  • Pembangunan Modal Insan
  • Sijil Penghargaan
  • Pewartaan
  • PenyediaanWarta Kerajaan
  • Pengurusan Maklumat Sumber Manusia Secara Elektronik
  • Kepribadian
  • Tatakelakuan
  • Pakaian
  • Tanda Nama
  • Mengutamakan Pelanggan
  • Kemudahan Pelanggan
  • PiagamPelanggan
  • PengurusanAduanAwam
  • PengurusanMedia
  • Perkhidmatan Kaunter
  • PerkhidmatanTelefonBerkualiti
  • SistemdanProsedurKerja
  • Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja
  • Borang Permohonan
  • Lesen dan Permit
  • Pungutan Hasil
  • (AP ±SURAT-MENYURAT)
  • Pendahuluan
  • Penyediaan
  • Pendaftaran dan Pengedaran
  • Pengurusan Surat Terperingkat
  • (AP ±FAIL-MEMAIL)
  • Kepentingan Pengurusan Fail
  • Pengelasan Fail
  • Pengkelasan Fail
  • Pengkelasan Perkara Dan Pengkodan
  • ProsedurPengurusan
  • -PembukaanFail
  • Fail Sementara
  • PenyimpanandanPergerakanFail
  • Simpan Dalam Perhatian
  • Fail Timbul (Float File)
  • Sistem Pengurusan Dokumen Dan Rekod Elektronik
  • Pembangunan Sistem Aplikasi Berkomputer
  • Pelupusan Fail
  • (AP ±Memelihara dan menyimpan rekod-rekod Kerajaan)
  • Rekod Awam
  • TanggungjawabKetuaJabatandanKetuaAgensi
  • Penyelenggaraan dan Pemeliharaan Rekod Awam
  • Pembaikan Kecil
  • Bilik Rekod
  • Penyediaan Jadual Pelupusan Rekod (JPR)
  • Program Rekod Penting
  • Pelan Tindakan Bencana
  • (Peruntukan Baru)
  • Pelan Strategik Tekologi Maklumat
  • Perolehan Perkakasan Dan Perisian
  • Rangka Dan Keselamatan Teknologi Maklumat
  • Penggunan Perkhidmatan
  • Internet
  • Emel
  • Perisian
  • Pembangunan Sistem Aplikasi
  • Laman Web Jabatan
  • (AP ±KELENGKAPAN PEJABAT)
  • -Dikategorikan:
  • Perolehan
  • KawalanPenggunaan
  • Penyimpanan
  • Penyelenggaraan
  • Pemeriksaan
  • Pelupusan
  • Hapus Kira

ARAHAN PERKHIDMATAN

Panduan asas pentadbiran sesebuah pejabat / jabatan yang meliputi pentadbiran am, perkara perkhidmatan, alat kelengkapan pejabat, rekod awam dan kemudahan perhubungan.

ARAHAN PERKHIDMATAN
Rasional Arahan Perkhidmatan (AP) dipinda: - Memasukkan dasar baru sesuai dengan perubahan dalam perkhidmatan awam seperti penswastaan perkhidmatan pos & cetak dan penggunaan ICT; - Memberi penjelasan sesuatu peraturan dengan lebih tersusun dari segi penggunaan bahasa, maksud dan isi kandungan; dan - Memberi penekanan terhadap kepentingan sistem penyampaian perkhidmatan dan integriti dalam perkhidmatan awam

PANDUAN PENGURUSAN PEJABAT
Digubal berasaskan Arahan Perkhidmatan dan ditambahbaik dengan mengambilkira ICT Meliputi aspek asas dan umum untuk beri ruang kepada perubahan bakal berlaku serta inovasi / kreativiti Agensi yang diberi kuasa boleh keluarkan peraturan untuk laksana dan jelaskan mana-mana perkara Penjelasan lebih terperinci dalam peraturan yang berkuatkuasa dari semasa ke semasa

-

-

-

KANDUNGAN BAHAGIAN TAJUK I II III IV V VI VII Pengurusan Am Pejabat Pentadbiran Sumber Manusia Keperibadian dan Ketrampilan Pengurusan Perhubungan Pelanggan Sistem Penyampaian Perkhidmatan Urusan Surat Kerajaan Pengurusan Fail .

Pemuliharaan dan Pelupusan Rekod Awam Pengurusan Komunikasi Dan Teknologi Maklumat Inventori dan Bekalan Pejabat IX X .BAHAGIAN TAJUK VIII Penyelenggaraan.

Kemudahan komunikasi .Program kebajikan . penilaian aktiviti dan senarai tugas.BAHAGIAN 1 PENGURUSAN AM PEJABAT (AP ± JABATAN DAN ORANG RAMAI) Menjelaskan tanggungjawab Ketua Jabatan dalam urusan pejabat yang meliputi penyemakan fungsi jabatan. kebersihan pejabat dan keselamatan ruang pejabat Peruntukan Baru .penekanan kepada pematuhan undang-undang .

- - .BAHAGIAN I PENGURUSAN AM PEJABAT Peranan Kerajaan Bertanggungjawab membangunkan negara dengan menggariskan hala-tuju. elak pembaziran dan penyalahgunaannya dan pada masa yang sama orang ramai mendapat perkhidmatan yang terbaik. Usaha berterusan sentiasa dilakukan bagi mengoptimumkan penggunaan sumber yang ada. wawasan menerusi penggubalan dan pelaksanaan dasar untuk kepentingan dan kesejahteraan rakyat. Tubuhkan agensi dan jabatan yang bertanggungjawab melaksanakan dasar dan rancangan dengan cekap dan berkesan.

BAHAGIAN 1 PENGURUSAN AM PEJABAT
Tanggungjawab Ketua Jabatan (mentadbir agensi masingmasing dengan cekap dan berkesan dengan memberi tumpuan dan keutamaan khususnya kepada) - Sedia dan pamerkan Visi, Misi, Objektif, Fungsi, Slogan Q, Piagam Pelanggan dan Carta Organisasi peringkat jabatan, bahagian, cawangan, sehingga ke peringkat struktur organisasi yang lebih rendah ikut kesesuaian; - Pastikan semua pegawai memahami dan menghayati terutamanya pegawai baru di jabatan itu; - Sediakan Sasaran Kerja Tahunan (SKT) jabatan dan pastikan setiap pegawai mempunyai SKT masing-masing;

BAHAGIAN 1 PENGURUSAN AM PEJABAT
Maklumkan kepada semua pegawai mengenai kepentingan pematuhan kepada peraturan yang berkuatkuasa dari semasa ke semasa berkaitan dengan perkhidmatan, tatatertib dan kemajuan kerjaya, pengurusan kewangan; Utamakan penggunaan teknologi maklumat dan komunikasi (ICT) dalam pengurusan pejabat; Galakkan perhubungan yang sihat di antara pegawai dan sediakan suasana bekerja yang harmonis; Gunakan aplikasi psikologi dalam pengurusan sumber manusia;

-

-

-

BAHAGIAN 1 PENGURUSAN AM PEJABAT
Menyedia dan melaksanakan program kualiti jabatan; Mewujud dan memperkukuhkan mekanisme kerjasama antara sektor awam dan swasta; Semak semula fungsi jabatan agar kemaskini selaras dengan objektif kerajaan; Nilai semula aktiviti-aktiviti jabatan

-

-

BAHAGIAN 1 PENGURUSAN AM PEJABAT Undang-undang dan peraturan Hendaklah dimaklumkan dan difahami oleh setiap pegawai. Sentiasa diteliti dan di kemaskini oleh pegawai penyelia melalui perbincangan dengan pegawai terutama berlakunya. Kaji dan kemaskini agar sentiasa relevan dengan perkembangan semasa dan boleh meningkatkan penyampaian perkhidmatan dengan lebih berkesan. - . Senarai Tugas Sediakan senarai tugas untuk semua pegawai yang menunjukkan dengan jelas hubung kait antara pegawai dengan penyelianya.

pertukaran dasar kerajaan atau objektif jabatan.BAHAGIAN 1 PENGURUSAN AM PEJABAT a. b. d. e. penstrukturan semula organisasi. pengurangan atau penambahan jumlah kakitangan. c. pengurangan atau penambahan fungsi jabatan. atau perubahan dalam sistem atau cara kerja .

- - - . Gunakan secara berhemah dan dihadkan kepada urusan rasmi sahaja. Perkhidmatan pos hanya untuk hantar surat dan bungkusan. Pos berdaftar dibuat apabila bukti penghantaran dan penerimaan diperlukan. Perkhidmatan telefon termasuk telefon bimbit hendaklah dikawal penggunaannya mengikut peraturan semasa yang berkuatkuasa.BAHAGIAN 1 PENGURUSAN AM PEJABAT Kemudahan Komunikasi Disediakan oleh Kerajaan untuk memudahkan pegawai melaksanakan tugas dengan cekap dan berkesan.

- - . Kaedah komunikasi manual lain seperti telegram yang digunakan oleh Kementerian Luar Negeri bagi perhubungan di beberapa negara.BAHAGIAN 1 PENGURUSAN AM PEJABAT Penggunaan mesin faksimili hendaklah mematuhi peraturan yang ditetapkan. Kawal penggunaannya. Boleh gunakan kaedah komunikasi terbaru selaras dengan perkembangan teknologi maklumat. Persidangan video hendaklah mengikut peraturan yang ditetapkan.

BAHAGIAN 1 PENGURUSAN AM PEJABAT Perhimpunan Bulanan Mengadakan diperingkat jabatan untuk menyampaikan amanat dan maklumat semasa disamping mengeratkan hubungan di antara warga jabatan. . Ruang Pejabat Pastikan ruang pejabat mengikut keluasan yang ditetapkan dan kesesuaian sesuatu jabatan.

tempat bertugas dan mencegah segala kecacatan terutama selepas bertugas. menyusun atur peralatan yang dibekalkan. memelihara kebersihan setiap masa dengan menyimpan dokumen di tempat yang ditetapkan. (b) (c) (d) .BAHAGIAN 1 PENGURUSAN AM PEJABAT Kebersihan Pejabat Pastikan pejabatan dan kawasan sekitarnya bersih dan kemas dengan mengambil tindakan seperti berikut:(a) Mengasingkan bahan yang tidak dikehendaki dengan membuangkan yang tidak diperlukan. membersihkan peralatan.

Sistem pencegahan (panduan. Adakan alat pemadam api yang sesuai dan berfungsi serta ikut spesifikasi. Latihan kebakaran hendaklah diadakan sekurang-kurangnya sekali setahun. v.BAHAGIAN 1 PENGURUSAN AM PEJABAT Pencegahan Kebakaran Lantik pegawai atau bentuk jawatankuasa untuk rancang dan ambil tindakan yang sesuai mencegah kebakaran iaitu: i. Bilik simpanan rekod penting yang tahan api (bilik kebal). tanda arah / simbol yang kemaskini). diperiksa oleh Jabatan Bomba. . Adakan pelan tindakan kebakaran. iii. ii. iv.

Jabatan Akauntan Negara dan Jabatan Audit Negara Pejabat Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan Kementerian Keselamatan Dalam Negeri dan Polis DiRaja Malaysia Keselamatan ICT/ MAMPU Sistem dan Cara Kerja Personel Pengurusan Rekod Jabatan Perkhidmatan Awam Jabatan Arkib Negara .BAHAGIAN 1 PENGURUSAN AM PEJABAT Khidmat Nasihat Perkara Perundangan Kewangan Keselamatan Agensi Jabatan Peguam Negara Perbendaharaan Malaysia.

majlis dialog. - . keagamaan dan aktiviti lain yang sesuai. lawatan dan pemeriksaan.BAHAGIAN 1 PENGURUSAN AM PEJABAT Penyelarasan dan Pemantauan Kekalkan hubungan baik di peringkat Persekutuan / Negeri / Daerah. majlis taklimat. Boleh juga adakan program kemasyarakatan. Adakan aktiviti seperti bermusyawarah. sukan.

pesta sukan. - . pusat penjagaan kanak-kanak. majlis keagamaan. penubuhan kelab kebajikan. ceramah dan lawatan. jamuan.BAHAGIAN 1 PENGURUSAN AM PEJABAT Program Kebajikan Adakan program yang sesuai untuk eratkan perhubungan sesama warga jabatan di samping memelihara kebajikan. Contoh: Hari keluarga.

rekod kehadiran. penilaian prestasi. sijil penghargaan dan pewartaan.BAHAGIAN II PENTADBIRAN SUMBER MANUSIA (AP ± PERKARA-PERKARA PERKHIDMATAN) Menjelaskan keperluan rekod perkhidmatan. Peruntukan Baru Pemupukan budaya kerja positif Pembangunan modal insan Pengurusan maklumat sumber manusia secara elektronik .

. lengkap dan terkini.BAHAGIAN II PENTADBIRAN SUMBER MANUSIA Rekod Perkhidmatan Pegawai Tanggungjawab Ketua Jabatan Pastikan maklumat perkhidmatan pegawai di bawah penyeliaannya direkod dengan teratur. Di rekod dalam komputer / buku khas secara manual dan direkod dengan dakwat hitam. Tanggungjawab Pegawai Maklumkan maklumat peribadi semasa lapor diri dan perubahan maklumat agar kemaskini.

BAHAGIAN II PENTADBIRAN SUMBER MANUSIA Maklumat Dalam Rekod Perkhidmatan Maklumat yang perlu direkodkan. . antaranya: i. iv. iii. ii. Lembaran kelakuan. Maklumat cuti. dan Maklumat lain yang diputuskan oleh kerajaan dari semasa ke semasa. v. Maklumat peribadi pegawai Semua maklumat perkhidmatan pegawai.

tindakan sesuai bagi memastikan ia selamat. Semua catatan dalam rekod tidak boleh dipinda tanpa kelulusan / kebenaran pegawai yang diberi kuasa. b. Rekod disimpan di lokasi pegawai berkhidmat. Jika manual.BAHAGIAN II PENTADBIRAN SUMBER MANUSIA Penyelenggaraan Rekod Perkhidmatan a. tidak hilang atau dipinda. Maklumat perlu direkod dengan segera dengan mengikut peraturan yang ditetapkan (jika rekod berkomputer). hendaklah ditandatangani pegawai dan dicop jabatan. Rekod bertaraf SULIT. c. d. Adakan salinan pendua dan disimpan dengan selamat. Merupakan dokumen penting. Pegawai boleh lihat rekod dengan kebenaran pegawai penyelia rekod. .

- .BAHAGIAN II PENTADBIRAN SUMBER MANUSIA Rekod Kehadiran Selenggara rekod kehadiran mengikut kaedah yang sesuai untuk merekod waktu sampai dan waktu meninggalkan pejabat. Adakan jadual tugas yang ada maklumat pegawai yang bercuti . berkursus atau tugasan di luar dan pamerkan ditempat yang mudah dilihat untuk tujuan pemantauan .

BAHAGIAN II PENTADBIRAN SUMBER MANUSIA Penilaian Prestasi Sebahagian dari sistem pengurusan personel yang penting untuk membantu pegawai tingkatkan prestasi kerja. Penilaian prestasi pegawai disediakan mengikut prosedur yang ditetapkan. Ekspektasi pegawai penilai terhadap pegawai yang dinilai dari segi tahap prestasi perlu dimaklumkan kepada pegawai yang dinilai dengan jelas. pegawai dinilai dari sasaran kerja tahunan yang ditetapkan. Penilaian dibuat secara berterusan bukan bermusim. - . ii. Kaedah penilaian prestasi yang baik perlu memenuhi ciri-ciri berikut: i. iii.

pegawai penilai tidak menggunakan penilaian prestasi sebagai instrumen untuk menekan atau mengugut seseorang pegawai yang dinilai malah sepatutunya dijadikan suatu mekanisme untuk meningkatkan motivasi dan prestasi pegawai.BAHAGIAN II PENTADBIRAN SUMBER MANUSIA iv. Pegawai penilai bersedia mendengar pandangan yang diberikan oleh pegawai yang dinilai berkaitan dengan prestasinya. v. .

Memiliki dan menampikan ciri kepimpinan yang baik dan berkesan. v. Beri tanggungjawab dan kepercayaan kepada pegawai bagi melaksanakan tugas yang telah diamanahkan. dan beri pengiktirafan dan penghargaan kepada pegawai yang telah memberi sumbangan kepada organisasi. iii. kaunseling dan bimbingan. Memberi tunjuk ajar. Kerajaan dan negara. .BAHAGIAN II PENTADBIRAN SUMBER MANUSIA Pemupukan Budaya Kerja Positif Ketua Jabatan hendaklah secara berterusan melaksanakan peranan seperti berikut: i. iv. mewujud dan memupuk semangat kerja berpasukan. ii.

Beri pendedahan yang sesuai bagi mendapatkan pengetahuan dan pengalaman kerja. .BAHAGIAN II PENTADBIRAN SUMBER MANUSIA Pembangunan Modal Insan Ketua Jabatan bertanggungjawab membangunkan sumber manusia supaya berpotensi dan berupaya menyumbang kepada kecemerlangan organisasi melalui tindakan berikut: i. Rancang dan laksanakan pusingan kerja mengikut tempoh yang sesuai dalam pelbagai bidang. ii. Bantu menyediakan laluan kerjaya dan perancangan pelan penggantian. iv. iii. rancang dan kelola program latihan yang sesuai.

Ditandatangani oleh pihak yang ditetapkan.BAHAGIAN II PENTADBIRAN SUMBER MANUSIA Sijil Penghargaan Diberi kepada pegawai yang telah berkhidmat dengan baik secara berterusan tidak kurang daripada 15 tahun sama ada yang bersara atau di bersarakan mengikut mana-mana peraturan atau meninggal dunia. Tanggungjawab Ketua Jabatan. dapatkan contoh dari JPA dan cetak sendiri. pastikan sijil diberi kepada pegawai yang layak. - . Sediakan sijil 3 bulan sebelum bersara atau sampaikan kepada waris 2 minggu selepas meninggal dunia. dan anjurkan majlis penyampaikan sijil.

Sesuatu jawatan yang dikehendaki oleh undang-undang tanpa mengira kumpulan / gred jawatan. Penggosongan sebarang jawatan yang penyandangnya disahkan tidak hadir bertugas dan tidak dapat dikesan menggikut peruntukan dalam Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Kelakuan & Tatatertib) 1993. - - . Ketua Jabatan hendaklah memastikan kehendak undang-undang dipatuhi dan dalam bentuk yang diluluskan oleh Jabatan Peguam Negara.BAHAGIAN II PENTADBIRAN SUMBER MANUSIA Pewartaan Bagi semua pelantikan dan kenaikan pangkat pegawai dalam Kumpulan Pengurusan Tertinggi dan pegawai yang dilantik atau dinaikkan pangkat ke jawatan Ketua Jabatan di peringkat negeri dan ke atas .

Perbendaharaan. no. nama jawatan. Setiap pewartaan hendaklah mengandungi maklumat (nama. Ketua Jabatan hendaklah mengambil tindakan berikut: maklumat hendak diwartakan dirujuk ke Jabatan Peguam Negara atau Penasihat Undang-Undang Negeri untuk memastikan teratur dari segi perundangan. Dicetak oleh pihak pencetak yang diberi kuasa oleh .BAHAGIAN II PENTADBIRAN SUMBER MANUSIA Penyediaan Warta Kerajaan Dalam penyediaan Warta Kerajaan. tarikh kuat kuasa lantikan/ naik pangkat dan tempat bertugas) - . kad pengenalan. semua bahan disemak dengan teliti sebelum dihantar cetak.

Sediakan pegawai yang mencukupi bagi melaksanakan tugas. . .Melantik Pentadbir Sistem .Pastikan maklumat yang diperlukan sentiasa dikemas kini. . .Pastikan aspek keselamatan mengikut piawaian yang ditetapkan.Selaraskan di peringkat jabatan/bahagian/cawangan/unit yang mengurus sumber manusia. . . .Pastikan semua pegawai ikut program latihan aplikasi sistem.BAHAGIAN II PENTADBIRAN SUMBER MANUSIA Pengurusan Maklumat Sumber Manusia Secara Elektronik Ketua Jabatan bertanggungjawab melaksanakan melalui tindakan berikut: .Sediakan peruntukan kewangan yang mencukupi .Wujudkan meja bantuan (help desk).Uruskan inventori perkakasan yang dibekalkan mengikut peraturan yang ditetapkan. .

adab sopan semasa menjalankan tugas. soal disiplin dan tatakelakuan serta keperluan mematuhi Aku Janji . cara kerja. berhemah. sikap keterbukaan. berfikiran positif. kepentingan menjaga emosi.BAHAGIAN III KEPERIBADIAN DAN KETRAMPILAN Menjelaskan aspek keperibadian dan ketrampilan meliputi cara berpakaian. bijaksana.

jujur dan kebolehpercayaan Bersedia berkhidmat untuk kepentingan negara Mempunyai sifat keberanian & sanggup menerima cabaran . viii. vii. iv. iii. vi.BAHAGIAN III KEPERIBADIAN DAN KETRAMPILAN Kepribadian . . v.Ketua Jabatan pastikan pegawai menghayati nilai murni berikut: i.Setiap pegawai awam hendaklah sentiasa menjaga dan memelihara imej penjawat awam semasa bertugas atau di luar masa bertugas. ii.Memiliki keperibadian unggul (nilai murni) dan profesional competency . . Berintegriti Berkebolehan untuk mengawal emosi Berkebolehan untuk bertindak secara bijaksana & berhemah Mempunyai pendekatan yang fleksibel tetapi tegas Mempunyai keazaman dan kegigihan Mempunyai sifat-sifat amanah.

. peribadi dan kerjaya Tatakelakuan Pegawai hendaklah mempunyai disiplin diri dengan mematuhi Aku Janji dan tatakelakuan yang ditetapkan seperti berikut: i.BAHAGIAN III KEPERIBADIAN DAN KETRAMPILAN ix. Berpegang teguh kepada prinsip akauntabiliti Berfikiran positif Mempunyai kestabilan dalam kehidupan berkeluarga. xi. Taat setia kepada Yang Di-Pertuan Agong. x. Kerajaan & Negara. Tidak berkelakuan hingga kepentingan peribadi bercanggah dengan tugas rasmi. ii.

. Tidak membawa pengaruh luar untuk kepentingan peribadi yang boleh menjejaskan kewibawaan dan profesionalisme pegawai awam dalam membuat sesuatu keputusan.BAHAGIAN III KEPERIBADIAN DAN KETRAMPILAN iii. vii. vi. Tidak menggunakan kedudukan rasmi untuk faedah diri sendiri. Tidak berkelakuan sama ada bertugas atau di luar tugas rasmi yang boleh menjatuhkan imej perkhidmatan awam. Tidak boleh berkelakuan yang boleh menimbulkan syak. iv. v. Tidak ingkat perintah dan arahan yang dikeluarkan di mana ia boleh menghakis keberkesanan sesebuah organisasi.

BAHAGIAN III KEPERIBADIAN DAN KETRAMPILAN Pakaian Pegawai hendaklah sentiada memakai pakaian yang kemas dan sesuai semasa bertugas dengan mematuhi peraturan pakaian yang ditetapkan termasuk pegawai yang dikehendaki memakai pakaian seragam. Tanda Nama Jabatan hendaklah menyediakan tanda nama kepada semua pegawai. . Pegawai hendaklah memakai tanda nama sepanjang masa bekerja.

BAHAGIAN IV PENGURUSAN PERHUBUNGAN PELANGGAN - Memberi penekanan terhadap perkhidmatan kepada pelanggan seperti keperluan memberi layanan mesra dan adil kepada pelanggan. - . pengurusan aduan awam dan pengurusan media. penyediaan perkhidmatan kepada pelanggan dan piagam pelanggan. pengurangan karenah birokrasi. Mewujudkan interaksi dengan pelanggan seperti Hari Bersama Pelanggan.

kurangkan karenah birokasi dalam urusan jabatan dan pelanggan. wujudkan pejabat perkhidmatan pelanggan. . memperluaskan penyebaran dan penyampaian kemudahan perkhidmatan.BAHAGIAN IV PENGURUSAN PERHUBUNGAN PELANGGAN Mengutamakan Pelanggan Ketua Jabatan hendaklah memberi penekanan terhadap kepentingan perkhidmatan yang berkualiti kepada pelanggan seperti: (a) (b) (c) (d) beri layanan mesra dan adil .

BAHAGIAN IV PENGURUSAN PERHUBUNGAN PELANGGAN
Kemudahan Pelanggan Ketua Jabatan digalakkan menyediakan kemudahan berikut: (a) (b) (c) (d) (e) telefon awam untuk kegunaan orang ramai; alat siar raya; kafeteria; galeri untuk mempamerkan aktiviti jabatan; kemudahan sukan dan riadah.

BAHAGIAN IV PENGURUSAN PERHUBUNGAN PELANGGAN
Piagam Pelanggan Ketua Jabatan hendaklah menggubal piagam pelanggan jabatan berdasarkan penyampaian perkhidmatan atau produk kepada pelanggan; Piagam Pelanggan hendaklah digubal mengikut standard kualiti yang memenuhi kemahuan dan citarasa pelanggan; Piagam Pelanggan yang dikeluarkan hendaklah jelas, senang disebarkan, kebolehpercayaan, praktikal, khusus dan boleh ditambahbaik.

-

-

BAHAGIAN IV PENGURUSAN PERHUBUNGAN PELANGGAN
Ketua Jabatan juga hendaklah mengemas kini pelaksanaan piagam pelanggan dan mengambil tindakan berikut: (a) (b) (c) (d) semak dan kaji semula kualiti perkhidmatan / produk yang dijanjikan; pastikan jaminan kualiti perkhidmatan yang dijanjikan dipatuhi setiap masa; sediakan sistem pemulihan perkhidmatan bagi mengukuhkan keyakinan pelanggan; pamerkan piagam pelanggan di tempat strategik di persekitaran pejabat.

(c) menetapkan tempoh yang munasabah bagi penyelesaian atau pemulihan berpandukan piagam pelanggan.BAHAGIAN IV PENGURUSAN PERHUBUNGAN PELANGGAN Pengurusan Aduan Awam Ketua Jabatan hendaklah mewujudkan satu sistem pengurusan pengaduan awam yang berkesan seperti berikut: (a) melantik seorang Pegawai Perhubungan Aduan. . (d) Mempertingkatkan sistem aduan mengikut peraturan yang dikuat kuasakan dari semasa ke semasa. (b) mewujudkan pelbagai saluran perhubungan secara manual / elektronik untuk urusan dengan orang ramai.

program dan aktiviti jabatan secara positif seperti berikut:(a) melantik seorang Pegawai Perhubungan sebagai perantara / jurucakap dengan media. .BAHAGIAN IV PENGURUSAN PERHUBUNGAN PELANGGAN Pengurusan Media Ketua Jabatan hendaklah sentiasa menjalinkan hubungan secara berterusan dengan pihak media massa ke arah mempromosi dasar. dan (c) wujudkan jalinan hubungan yang baik dengan pihak media massa. termasuk membetulkan salah liputan / persepsi. (b) pantau dan nilai liputan media serta memberi respon kepada isu-isu yang di bangkitkan.

keperluan mempermudahkan sistem dan prosedur kerja. menyemak semula keperluan lesen atau permit serta mempelbagai saluran pembayaran pungutan hasil. .BAHAGIAN V SISTEM PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN Menekankan kepentingan sistem penyampaian perkhidmatan dengan menambahbaik perkhidmatan kaunter dan telefon. borang permohonan.

ibu mengandung serta kes-kes kecemasan. (c) sediakan pelbagai perkhidmatan (termasuk penerimaan bayaran). mesra pelanggan dan menepati peraturan yang ditetapkan dengan melaksanakan langkahlangakah: (a) (b) sediakan jumlah kaunter yang mencukupi. .BAHAGIAN V SISTEM PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN Perkhidmatan Kaunter Sediakan perkhidmatan kaunter yang sesuai. warga emas. (e) sediakan sistem giliran. seberapa boleh memusatkan semua perkhidmatan kaunter di satu lokasi. (d) sediakan kaunter khas untuk OKU.

. sediakan borang maklum balas kepuasan pelanggan.BAHAGIAN V SISTEM PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN (f) (g) (h) (i) (j) (k) (l) buka kaunter pada masa yang ditetapkan. lantik penyelia kaunter. sediakan peti cadangan. berbudi bahasa dan memberi senyuman semasa berurusan dengan pelanggan. Ketua Jabatan hendaklah membuat pemantauan tahap perkhidmatan kaunter yang cekap dan berkesan. pastikan pegawai yang bertugas di kaunter sentiasa mesra. buat analisis berkala ke atas maklum balas yang ditetima. Perlu diberi latihan.

BAHAGIAN V SISTEM PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN Perkhidmatan Telefon Berkualiti Ketua Jabatan hendaklah meningkatkan kualiti layanan perkhidmatan telefon dengan melaksanakan langkah-langkah berikut: (a) pastikan layanan perkhidmatan telefon yang diberikan cekap. (b) pastikan telefonis atau pegawai yang menyambut telefon sentiasa mesra. (d) pastikan sistem telefon yang digunakan boleh diprogramkan. lengkap dan terkini mengenai organisasi. (e) pastikan mesej rakaman yang digunakan dalam sistem answering machine mesra pelanggan. ringkas. (c) bekalkan maklumat yang tepat. sopan dan berbudi bahasa semasa melayani pelanggan. . berkesan dan memenuhi standard kualiti yang ditetapkan. jelas.

pamerkan carta aliran proses kerja bagi sesuatu jenis permohonan. sediakan dan pamerkan senarai semak dan kriteria yang digunakan.BAHAGIAN V SISTEM PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN Sistem dan Prosedur Kerja Ketua Jabatan hendaklah mengadakan sistem dan prosedur kerja yang teratur. cepat dan berkesan dengan mengambil langkah-langkah berikut: (a) (b) (c) (d) semak dan kaji semula sistem dan prosedur kerja. mewujudkan Pusat Perkhidmatan Setempat (One Stop Centre). Ketua Jabatan hendaklah mengemaskini sistem dan prosedur kerja untuk memastikan perkhidmatan yang diberi telus. jelas dan difahami oleh semua pegawai. - .

status dan jangka masa yang munasabah memproses sesuatu permohonan. .BAHAGIAN V SISTEM PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN (e) mengeluarkan surat akuan terima ke atas setiap permohonan yang diterima. (f) memaklumkan pelanggan tempoh masa.

BAHAGIAN V SISTEM PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja Ketua Jabatan hendaklah: (a) menggubal Manual Prosedur Kerja yang komprehensif bagi jabatannya. . (b) memastikan setiap pegawai mempunyai Fail Meja yang lengkap dan kemas kini. (c) Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja hendaklah di kemas kinikan pada setiap masa.

. menyemak dan mengkaji lesen dan permit yang dikeluarkan . Borang juga hendaklah di kemas kini dan dikaji kesesuaiannya.BAHAGIAN V SISTEM PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN Borang Permohonan Borang yang digunakan hendaklah ringkas dan memenuhi kehendaki atau tujuannya. - Lesen dan Permit Ketua Jabatan hendaklah sentiasa mengemas kini.

mempelbagaikan kaedah penerimaan bayaran. Meningkatkan pungutan hasil Kerajaan dengan memperkenalkan kaedah-kaedah seperti . amanah dan mengikut peraturan yang ditetapkan. (a) (b) (c) mempelbagaikan saluran bayaran. - .BAHAGIAN V SISTEM PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN Pungutan Hasil Ketua Jabatan yang ditugaskan memungut hasil hendaklah sentiasa menjalankan tugas dengan cekap. memberi tumpuan sewajarnya kepada usaha untuk memungut tunggakan hasil Kerajaan.

pengedaran surat dan pengurusan surat terperingkat. kaedah pendaftaran. .BAHAGIAN VI URUSAN SURAT KERAJAAN (AP ± SURAT-MENYURAT) Memperincikan cara penyediaan surat rasmi Kerajaan.

BAHAGIAN VI URUSAN SURAT KERAJAAN Pendahuluan Satu cara perhubungan yang penting Dokumen dan rekod rasmi Penyaluran maklumat Mesti jelas. tepat dan ringkas Sesuai dengan perkembangan teknologi di samping melalui pos / serahan tangan. .

BAHAGIAN VI URUSAN SURAT KERAJAAN Penyediaan Penyediaan surat rasmi Kerajaan hendaklah mengandungi elemenelemen berikut: (a) alamat pengirim. (c) Permulaan Surat. (d) nombor rujukan. (e) tarikh surat. (f) tajuk surat. (h) penomboran perenggan. muka surat dan lampiran. fail & fail timbul) (j) perakukan kepada Pegawai Pengelas taraf keselamatan . (b) alamat penerima. (g) pembukaan dan pengakhiran surat. (i) disediakan dalam tiga salinan (penerima.

masukkan surat dalam fail.BAHAGIAN VI URUSAN SURAT KERAJAAN Pendaftaran dan Pengedaran Surat untuk Ketua/Timbalan Ketua Jabatan hendaklah diserahkan kepada Pembantu Khas manakala surat µuntuk perhatian¶ pegawai diserahkan kepada pegawai menguruskan surat jabatan. Penghantaran surat boleh dibuat melalui mesin faksimili dan surat asal hendaklah disusuli segera. pastikan lengkap dan ditandatangani. jika tidak boleh maklumkan melalui surat akuan terima. Pegawai yang bertanggungjawab boleh membuka surat dan mendaftarkannya mengikut prosedur yang ditetapkan. - . Surat dihantar keluar . Sebelum edar. Semua surat perlu diambil tindakan segera.

.BAHAGIAN VI URUSAN SURAT KERAJAAN Pengurusan Surat Terperingkat Pengurusan surat terperingkat termasuk yang diterima dan yang dihantar hendaklah dikawal dengan selamat menerusi pendaftaran rahsia semasa menerima. memproses. menyimpan dan menghantar mengikut Arahan Keselamatan dan peraturan yang berkaitan.

Kaedah pengkelasan fail. Peruntukan Baru Sistem pengurusan dokumen dan rekod elektronik Pembangunan sistem aplikasi komputer .BAHAGIAN VII PENGURUSAN FAIL (AP ± FAIL-MEMAIL) Menjelaskan kepentingan pengurusan fail. Kaedah Simpan Dalam Perhatian dan Keperluan Fail Timbul.

. bangunan dan harta. kelengkapan dan bekalan. Pengelasan Fail .Semua surat dan dokumen yang diterima atas urusan rasmi dikandungkan dalam fail yang didaftarkan guna fail yang ditetapkan.BAHAGIAN VII PENGURUSAN FAIL Kepentingan Pengurusan Fail .Fail dikategorikan kepada fail urusan am (house keeping files) dan fail urusan fungsian (functional files) Fail urusan am mengandungi surat dan dokumen lampiran berkaitan dengan hal pentadbiran. kewangan dan personel.Fail diurus secara sistematik ikut piawaian & prosedur rekod yang ditetapkan oleh Jabatan Arkib Negara. .

BAHAGIAN VII PENGURUSAN FAIL Pengkelasan Fail Fail urusan fungsian mengandungi surat dan dokumen lampiran .berkaitan dengan fungsi dan aktiviti asas jabatan. Fail terperingkat hendaklah dikelaskan mengikut peringkat keselamatan selaras dengan Arahan Keselamatan - .

Boleh mendapatkan khidmat nasihat kepakaran daripada Jabatan Arkib Negara. - - .BAHAGIAN VII PENGURUSAN FAIL Pengkelasan Perkara Dan Pengkodan Setiap fail hendaklah diberi tajuk berdasarkan pengelasan perkara yang berasaskan fungsi dan aktiviti jabatan / agensi. Setiap perkara diberi pengkodan nombor yang mana akan menjadi nombor rujukan fail.

- . Tajuk dan nombor rujukan serta tarikh pembukaan fail perlu dicatatkan di atas kulit fail dan didaftarkan dalam daftar fail jabatan. Setiap fail mesti mengandungi kertas minit dan kandungan surat / lampiran disusun seturut mengikut tarikh transaksi dan direkodkan di atas kertas minit menggunakan dakwat merah bagi surat / dokumen yang diterima dan dakwat biru / hitam bagi surat keluar.BAHAGIAN VII PENGURUSAN FAIL Prosedur Pengurusan Pembukaan Fail Sesuatu dokumen diterima atau diwujudkan dan fail belum ada.

Minit yang panjang hendaklah ditaip dan dikandungkan sebagai satu kandungan. - - - . Minit bebas yang tidak lebih daripada satu perenggan boleh dicatat di atas kertas minit. Surat rasmi yang didaftarkan atas kertas minit tidak boleh dikeluarkan daripada kandungan fail. Fail yang mengandungi 100 kandungan atau ketebalannya 4 sentimeter hendaklah ditutup dan fail baru dibuka.BAHAGIAN VII PENGURUSAN FAIL Kertas minit penting bagi mencatat segala arahan dan keputusan berhubung sesuatu perkara yang diuruskan.

BAHAGIAN VII PENGURUSAN FAIL Di atas kulit fail yang telah ditutup hendaklah dipalang dengan dakwat merah dan dicatatkan perkataan ³DITUTUP ± JILID 2 DIBUKA´ dengan dakwat biru / hitam menggunakan dakwat kekal.2). Lebih dari seorang pegawai perlu mengambil tindakan dengan menggunakan fail yang sama. Di atas kulit fail yang baru pula dicatatkan tajuk dan nombor rujukan yang sama beserta dengan catatan µJilid 2¶ (Jld. - Fail Sementara . .Boleh dibuka apabila surat / dokumen yang diterima memerlukan tindakan segera sedangkan fail berkenaan tidak dapat dikesan.

- - .BAHAGIAN VII PENGURUSAN FAIL No. Pergerakan Fail hendaklah direkodkan bagi memudahkan pengawalan dan pengesanan fail. Penyimpanan dan Pergerakan Fail Fail terbuka disimpan di Bilik Rekod dengan susunan di rak mengikut nombor rujukan fail dan rak hendaklah dilabelkan. rak bergerak yang berkunci atau bilik kebal sesuai dengan Arahan Keselamatan. rujukan dan tajuk mesti sama dengan yang asal dan dimasukkan kembali ke dalam fail asal sebagai satu kandungan apabila fail asal diperolehi / tindakan selesai. Fail terperingkat disimpan dalam kabinet berkunci yang berpalang.

Fail Timbul (Float File) Digunakan bagi memaklumkan Ketua Jabatan. Jika pengedaran maklumat di jabatan / agensi menggunakan Teknologi Maklumat dan Komunikasi (ICT). fail timbul tidak perlu diwjudkan. .BAHAGIAN VII PENGURUSAN FAIL Simpan Dalam Perhatian Digunakan bagi memudahkan tindakan susulan ke atas sesuatu surat dalam tempoh masa dan tarikh yang ditetapkan. pegawai-pegawai penyelia atau pegawai atasan mengenai suatu tindakan yang telah diambil.

.Selaras dengan perkembangan ICT.Dapatkan nasihat Jabatan Arkib Negara bagi memastikan rekod disengara dan dilupus mengikut piawaian kearkiban. Pelupusan Fail . Pembangunan Sistem Aplikasi Berkomputer .Perlu mendapatkan nasihat Jabatan Arkib Negara sebelum melaksanakan pelupusan fail.BAHAGIAN VII PENGURUSAN FAIL Sistem Pengurusan Dokumen Dan Rekod Elektronik . jabatan digalakkan membangunkan aplikasi bagi menguruskan maklumat dan rekod jabatan secara maya (virtual).

PEMELIHARAAN DAN PELULUSAN REKOD AWAM (AP ± Memelihara dan menyimpan rekod-rekod Kerajaan) Menjelaskan peranan Ketua Jabatan dalam penyelenggaraan.Pelan Tindakan Bencana . pemeliharaan dan pelupusan rekod awam.BAHAGIAN VIII PENYELENGGARAAN.Jadual Pelupusan Rekod .Program Rekod Penting . Peruntukan Baru .

tanpa mengira bentuk atau media termasuk rekod elektronik. daftar. PEMELIHARAAN DAN PELULUSAN REKOD AWAM Rekod Awam . gambar foto. rakaman bunyi. peta. mikrofilem.BAHAGIAN VIII PENYELENGGARAAN. Merangkumi segala jenis surat. dokumen. . kertas. buku.Rekod awam ertinya rekod yang diterima secara rasmi atau yang dikeluarkan oleh mana-mana pejabat awam. mikrofis. lukisan. perusahaan Kerajaan dan perkhidmatan awan atau pekerja pejabat awam dalam menjalankan tugas rasminya. pelan. filem sinematograf. bahan bercetak.

(c) melaksanakan pelupusan rekod mengikut Peraturan Pelupusan Rekod Awam. (b) mengadakan bilik rekod jabatan dengan lengkap dan peralatan yang sesuai. dan (d) melantik seorang Pegawai Rekod Jabatan sekurangkurangnya gred 27 atau setaraf dan maklumkan ke Jabatan Arkib Negara. PEMELIHARAAN DAN PELULUSAN REKOD AWAM Tanggungjawab Ketua Jabatan dan Ketua Agensi (a) mematuhi dan melaksanakan semua Piawaian dan Prosedur Pengurusan Rekod Awam yang ditetapkan oleh Jabatan Arkib Negara.BAHAGIAN VIII PENYELENGGARAAN. . Akta Arkib Negara Malaysia 2003 [Akta 629].

. kemusnahan dan kehilangan.Sebarang kerosakan kecil hendaklah dibaiki dengan cermat.Rekod yang basah hendaklah dikeringkan dengan kertas serap air / kipas angin dan tidak boleh dijemur bawah sinaran matahari atau disalai. PEMELIHARAAN DAN PELULUSAN REKOD AWAM Penyelenggaraan dan Pemeliharaan Rekod Awam .Ketua Jabatan perlu mengambil tindakan sesuai untuk menyelenggara dan memelihara rekod awam dari sebarang kerosakan. Pembaikan Kecil .BAHAGIAN VIII PENYELENGGARAAN. .Mana-mana kertas yang tertanggal hendaklah dimasukkan semula ke dalam fail berkenaan. .

mempunyai peredaran udara yang baik. tidak berhabuk. . PEMELIHARAAN DAN PELULUSAN REKOD AWAM Bilik Rekod . Penyediaan Jadual Pelupusan Rekod (JPR) . .Ketua Jabatan perlu menyediakan Jadual Pelupusan Rekod Fungsian Jabatan dan mendapat kelulusan Ketua Pengarah Jabatan Arkib Negara.Makan / minum/ merokok adalah dilarang.BAHAGIAN VIII PENYELENGGARAAN.Bagi Rekod Urusan Am pelulusan mengikut JPR yang disediakan oleh Jabatan Arkib Negara. . .Untuk penyimpanan rekod awam dan dilarang menyimpan barang lain.Sentiasa bersih.

PEMELIHARAAN DAN PELULUSAN REKOD AWAM Program Rekod Penting .BAHAGIAN VIII PENYELENGGARAAN.Dapatkan nasihat kepakaran dari Jabatan Arkib negara. . .Sediakan Pelan Tindakan Bencana meliputi aspek-aspek persediaan menghadapi bencana dan tindakan pemulihan rekod akibat bencana.Dapatkan khidmat nasihat dari Jabatan Arkib Negara. . Pelan Tindakan Bencana .- .Kenalpasti dan membuat perancangan untuk memelihara rekod penting.Buat salinan bagi rekod yang telah dikenalpasti dan disimpan di lokasi berasingan. .

pembangunan sistem aplikasi dan lawan web jabatan. rangka keselamatan IT. perolehan perkakasan dan perisian. . Menekankan keperluan penggunaan perkhidmatan internet dan emel sebagai saluran komunikasi.BAHAGIAN IX PENGURUSAN KOMUNIKASI DAN TEKNOLOGI MAKLUMAT (Peruntukan Baru) Penjelasan mengenai mewujudkan pelan strategik teknologi maklumat.

strategik pembangunan dan pelaksanaan projekprojek ICT bagi menyokong pencapaian visi jabatan.BAHAGIAN IX PENGURUSAN KOMUNIKASI DAN TEKNOLOGI MAKLUMAT Pelan Strategik Tekologi Maklumat . - . ISP yang disediakan perlu dikemukakan kepada pihak MAMPU untuk disemak dan diluluskan oleh Jawatankuasa IT dan Internet Kerajaan (JITIK). Ketua Jabatan bertanggungjawab menyediakan ISP di peringkat jabatan dengan berpandukan ISP Sektor Awam.Satu pelan jangka panjang (1-5 tahun) yang menetapkan hala tuju perancangan.

Rangka Dan Keselamatan Teknologi Maklumat . Rangka satu dasar keselamatan ICT Jabatan supaya dilindungi dan urusan jabatan dapat beroperasi lancar serta minimumkan kerosakan. Rujuka MAMPU ikut peraturan berkuat kuasa. Kemukakan Laporan Status Pelaksanaan Projek ICT kepada MAMPU setiap enam (6) bulan sehingga projek siap.Satu dasar yang memenuhi keperluan penguatkuasaan.Kemukakan cadangan projek ICT kepada MAMPU bagi mendapatkan kelulusan teknikal sebelum dilaksanakan.BAHAGIAN IX PENGURUSAN KOMUNIKASI DAN TEKNOLOGI MAKLUMAT Perolehan Perkakasan Dan Perisian . . kawalan dan langkah menyeluruh untuk melindungi aset ICT.

- .BAHAGIAN IX PENGURUSAN KOMUNIKASI DAN TEKNOLOGI MAKLUMAT Lantik Ketua Pegawai Maklumat (CIO) dan Pegawai Keselamatan ICT (ICTSO). Maklumkan kepada MAMPU. Peraturan semasa hendaklah dipatuhi. Pastikan ICTSO membuat laporan kepada Pasukan Tindakan Balas Insiden Keselamatan ICT (GCERT) MAMPU jika berlaku sebarang insiden keselamatan ICT.

BAHAGIAN IX PENGURUSAN KOMUNIKASI DAN TEKNOLOGI MAKLUMAT Penggunan Perkhidmatan Internet . garis panduan dan prosedur keselamatan penggunaan internet yang ditetapkan. - . Dilarang menggunakan kemudahan internet untuk tujuan peribadi. hasutan dan ancaman terhadap keselamatan negara. Boleh melayari laman web yang dibenarkan sahaja.Ketua Jabatan bertanggungjawab memastikan pegawai menggunakan kemudahan internet mengikut etika. Dilarang melayari laman web yang mengandungi unsur-unsur lucah.

- .BAHAGIAN IX PENGURUSAN KOMUNIKASI DAN TEKNOLOGI MAKLUMAT Emel . dan ancaman. hasutan.Komunikasi berbentuk mesej elektronik lebih dari dua hala dengan cara yang pantas. Gunakan ikut prosedur yang ditetapkan. Masalah berkaitan dengan penggunaan emel boleh dirujuk kepada MAMPU manakala berkaitan dengan keselamatan dirujuk kepada Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan. Dilarang menggunakannya untuk tujuan peribadi. unsur-unsur lucah.

Pastikan sebarang pembangunan sistem aplikasi (legacy) yang menyokong urusan Jabatan mengguna pakai kod-kod yang standard di bawah Data Dictionary Sektor Awam mengikut peraturan yang berkuat kuasa.Pastikan instalasi persisian ICT yang berlesen sahaja. Pastikan sebarang sistem aplikasi generik yang boleh dikongsi dengan jabatan-jabatan lain didaftarkan kepada pihak MAMPU melalui Sistem Respositori Aplikasi Perkongsian Pintar (RAPP). Pembangunan Sistem Aplikasi .BAHAGIAN IX PENGURUSAN KOMUNIKASI DAN TEKNOLOGI MAKLUMAT Perisian . .

Ketua Jabatan bertanggungjawab memastikan laman web jabatan dibangun dan diselenggarakan dengan berkesan agar maklumat yang terkandung sentiasa di kemas kini mengikut peraturan semasa yang berkuat kuasa.Ketua Jabatan bertanggungjawab memastikan maklumat terperingkat tidak dipaparkan di laman web dan tidak melanggar mana-mana peraturan keselamatan Kerajaan. .BAHAGIAN IX PENGURUSAN KOMUNIKASI DAN TEKNOLOGI MAKLUMAT Laman Web Jabatan .

BAHAGIAN X INVENTORI DAN BEKALAN PEJABAT (AP ± KELENGKAPAN PEJABAT) Keperluan mematuhi peraturan berhubung urusan perolehan bekalan pejabat. kawalan penggunaan. penyimpanan. penyelenggaraan. pemeriksaan dan pelupusan / hapuskira .

BAHAGIAN X INVENTORI DAN BEKALAN PEJABAT Inventori ialah barang-barang tak luak yang bernilai kurang daripada RM1000 setiap satu pada masa perolehan termasuk perabot. borang. Bekalan Pejabat terdiri daripada semua barang luak dan tak luak yang mana setiap satunya bernilai rendah dan tidak ekonomik untuk dikesan penempatannya secara satu persatu. mesin pejabat. permaidani. perabot dan perkakas. Dikategorikan: alat tulis. kelengkapan pejabat - - . peralatan komunikasi. langsir dan pinggan mangkuk tanpa mengira kos.

.BAHAGIAN X INVENTORI DAN BEKALAN PEJABAT Urusan perolehan.Kelulusan pihak berkenaan diperolehi jika memerlukan kelulusan. Pembelian luar Kontrak Pusat iku kaedah berkuatkuasa. disemak agar memenuhi spesifikasi. senggaraan dan pergerakan inventori dan bekalan pejabat hendaklah mematuhi peraturan dan prosedur yang ditetapkan.Perolehan item yang ada Kontrak Pusat.Semua perolehan yang diterima.Pesanan borang bercetak / dokumen keselamatan / dokumen lain dibuat dengan syarikat yang ditetapkan. Perolehan . . . .

Siri Kewangan dan Siri Jabatan dapatkan nasihat dari MAMPU dan Perbendaharaan. . Jika membenarkan pelanggan cetak sendiri dokumen / borang. urusan percetakan ikut peraturan berkuatkuasa. Jabatan menyediakan borang baru Siri Am.BAHAGIAN X INVENTORI DAN BEKALAN PEJABAT - Perolehan dokumen tiada unsur keselamatan dan kos tambahan boleh dicetak sendiri oleh jabatan. pastikan kebenaran dengan jelas. Selepas kelulusan diperolehi. Aspek undang-undang (Jabatan Peguam Negara). hasil (Jabatan Audit Negara).

pengeluaran bagi tujuan rasmi berdasarkan anggaran keperluan semasa. Pengeluaran dilaksanakan secara µmasuk dahulu keluar dahulu¶. penyalahgunaan. mewujudkan sistem kawalan guna aplikasi IT bagi pemantauan selaras dengan peraturan kewangan.BAHAGIAN X INVENTORI DAN BEKALAN PEJABAT Kawalan Penggunaan Untuk mencegah pembaziran. langkah berikut hendaklah diambil: - kerosakan dan - merekod dengan lengkap. Pengeluaran perlu dilulus dan direkod dalam daftar. tepat dan diberi nombor kawalan serta disimpan dengan selamat. . ambil tindakan ikut peraturan berkuat kuasa. jika berlaku kehilangan. ambil tindakan surcaj / tatatertib. jika berlaku kecuaian / penyalahgunaan yang mendatangkan kerugian kepada kerajaan. kehilangan.

tempat penyimpanan aset dalam proses pelupusan selamat dari kehilangan .BAHAGIAN X INVENTORI DAN BEKALAN PEJABAT Penyimpanan Memastikan tempat yang digunakan memenuhi kriteria berikut: mempunyai ciri keselamatan ikut kesesuaian jenis aset. tempat yang sesuai ikut fizikal & ciri sesuatu aset.

BAHAGIAN X INVENTORI DAN BEKALAN PEJABAT Penyelenggaraan Dibuat dengan terancang ikut jadual ditetapkan melainkan berlaku kerosakan. tentukan matlamat. Penyelenggaraan disahkan oleh pegawai yang diberi kuasa. Rekodkan aktiviti penyelenggaraan kemas kini dan disimpan dengan selamat. Adakan perjanjian perkhidmatan penyelenggaraan dengan pembekal / pihak mempunyai kepakaran. kenalpasti usaha penyelenggaraan dan bantu membuat keputusan menyewa atau membeli. . Nilai program penyelenggaraan.

disimpan di tempat ditetapkan.BAHAGIAN X INVENTORI DAN BEKALAN PEJABAT Pemeriksaan Membuat pemeriksaan bekala atau mengejut ke atas inventori dan bekalan pejabat ikut peraturan ditetapkan dan memastikan: baki dalam buku rekod sama dengan baki dalam simpanan. . kemukakan sijil pemeriksaan inventori dan bekalan pejabat kepada Ketua Setiausaha Kementerian setelah selesai pemeriksaan. berkeadaan baik. tempoh penggunaan masih belum luput. stok mencukupi ikut had keperluan ditetapkan.

Urusan pelupusan ikut peraturan yang berkuat kuasa dan dilaksanakan setelah kelulusan diperolehi.BAHAGIAN X INVENTORI DAN BEKALAN PEJABAT Pelupusan Item yang rosak. tidak boleh guna atau tidak ekonomik dibaiki. Hapus Kira Item yang hilang atau berlaku perselisihan antara fizikal aset dan rekod berikutan daripada pemeriksaan stok verifikasi. Urusan hapus kira dilaksanakan setelah mendapat kelulusan daripada pihak berkuasa bagi meluluskan hapus kira. .

SEKIAN TERIMA KASIH .

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->