ARAHAN PERKHIDMATAN

Panduan asas pentadbiran sesebuah pejabat / jabatan yang meliputi pentadbiran am, perkara perkhidmatan, alat kelengkapan pejabat, rekod awam dan kemudahan perhubungan.

ARAHAN PERKHIDMATAN
Rasional Arahan Perkhidmatan (AP) dipinda: - Memasukkan dasar baru sesuai dengan perubahan dalam perkhidmatan awam seperti penswastaan perkhidmatan pos & cetak dan penggunaan ICT; - Memberi penjelasan sesuatu peraturan dengan lebih tersusun dari segi penggunaan bahasa, maksud dan isi kandungan; dan - Memberi penekanan terhadap kepentingan sistem penyampaian perkhidmatan dan integriti dalam perkhidmatan awam

PANDUAN PENGURUSAN PEJABAT
Digubal berasaskan Arahan Perkhidmatan dan ditambahbaik dengan mengambilkira ICT Meliputi aspek asas dan umum untuk beri ruang kepada perubahan bakal berlaku serta inovasi / kreativiti Agensi yang diberi kuasa boleh keluarkan peraturan untuk laksana dan jelaskan mana-mana perkara Penjelasan lebih terperinci dalam peraturan yang berkuatkuasa dari semasa ke semasa

-

-

-

KANDUNGAN BAHAGIAN TAJUK I II III IV V VI VII Pengurusan Am Pejabat Pentadbiran Sumber Manusia Keperibadian dan Ketrampilan Pengurusan Perhubungan Pelanggan Sistem Penyampaian Perkhidmatan Urusan Surat Kerajaan Pengurusan Fail .

Pemuliharaan dan Pelupusan Rekod Awam Pengurusan Komunikasi Dan Teknologi Maklumat Inventori dan Bekalan Pejabat IX X .BAHAGIAN TAJUK VIII Penyelenggaraan.

BAHAGIAN 1 PENGURUSAN AM PEJABAT (AP ± JABATAN DAN ORANG RAMAI) Menjelaskan tanggungjawab Ketua Jabatan dalam urusan pejabat yang meliputi penyemakan fungsi jabatan. kebersihan pejabat dan keselamatan ruang pejabat Peruntukan Baru .penekanan kepada pematuhan undang-undang . penilaian aktiviti dan senarai tugas.Program kebajikan .Kemudahan komunikasi .

elak pembaziran dan penyalahgunaannya dan pada masa yang sama orang ramai mendapat perkhidmatan yang terbaik. Tubuhkan agensi dan jabatan yang bertanggungjawab melaksanakan dasar dan rancangan dengan cekap dan berkesan. - - . wawasan menerusi penggubalan dan pelaksanaan dasar untuk kepentingan dan kesejahteraan rakyat. Usaha berterusan sentiasa dilakukan bagi mengoptimumkan penggunaan sumber yang ada.BAHAGIAN I PENGURUSAN AM PEJABAT Peranan Kerajaan Bertanggungjawab membangunkan negara dengan menggariskan hala-tuju.

BAHAGIAN 1 PENGURUSAN AM PEJABAT
Tanggungjawab Ketua Jabatan (mentadbir agensi masingmasing dengan cekap dan berkesan dengan memberi tumpuan dan keutamaan khususnya kepada) - Sedia dan pamerkan Visi, Misi, Objektif, Fungsi, Slogan Q, Piagam Pelanggan dan Carta Organisasi peringkat jabatan, bahagian, cawangan, sehingga ke peringkat struktur organisasi yang lebih rendah ikut kesesuaian; - Pastikan semua pegawai memahami dan menghayati terutamanya pegawai baru di jabatan itu; - Sediakan Sasaran Kerja Tahunan (SKT) jabatan dan pastikan setiap pegawai mempunyai SKT masing-masing;

BAHAGIAN 1 PENGURUSAN AM PEJABAT
Maklumkan kepada semua pegawai mengenai kepentingan pematuhan kepada peraturan yang berkuatkuasa dari semasa ke semasa berkaitan dengan perkhidmatan, tatatertib dan kemajuan kerjaya, pengurusan kewangan; Utamakan penggunaan teknologi maklumat dan komunikasi (ICT) dalam pengurusan pejabat; Galakkan perhubungan yang sihat di antara pegawai dan sediakan suasana bekerja yang harmonis; Gunakan aplikasi psikologi dalam pengurusan sumber manusia;

-

-

-

BAHAGIAN 1 PENGURUSAN AM PEJABAT
Menyedia dan melaksanakan program kualiti jabatan; Mewujud dan memperkukuhkan mekanisme kerjasama antara sektor awam dan swasta; Semak semula fungsi jabatan agar kemaskini selaras dengan objektif kerajaan; Nilai semula aktiviti-aktiviti jabatan

-

-

Sentiasa diteliti dan di kemaskini oleh pegawai penyelia melalui perbincangan dengan pegawai terutama berlakunya. Kaji dan kemaskini agar sentiasa relevan dengan perkembangan semasa dan boleh meningkatkan penyampaian perkhidmatan dengan lebih berkesan. Senarai Tugas Sediakan senarai tugas untuk semua pegawai yang menunjukkan dengan jelas hubung kait antara pegawai dengan penyelianya.BAHAGIAN 1 PENGURUSAN AM PEJABAT Undang-undang dan peraturan Hendaklah dimaklumkan dan difahami oleh setiap pegawai. - .

atau perubahan dalam sistem atau cara kerja . pertukaran dasar kerajaan atau objektif jabatan. b. d. e. pengurangan atau penambahan fungsi jabatan. c. penstrukturan semula organisasi.BAHAGIAN 1 PENGURUSAN AM PEJABAT a. pengurangan atau penambahan jumlah kakitangan.

Perkhidmatan pos hanya untuk hantar surat dan bungkusan. Perkhidmatan telefon termasuk telefon bimbit hendaklah dikawal penggunaannya mengikut peraturan semasa yang berkuatkuasa.BAHAGIAN 1 PENGURUSAN AM PEJABAT Kemudahan Komunikasi Disediakan oleh Kerajaan untuk memudahkan pegawai melaksanakan tugas dengan cekap dan berkesan. Gunakan secara berhemah dan dihadkan kepada urusan rasmi sahaja. Pos berdaftar dibuat apabila bukti penghantaran dan penerimaan diperlukan. - - - .

Kaedah komunikasi manual lain seperti telegram yang digunakan oleh Kementerian Luar Negeri bagi perhubungan di beberapa negara.BAHAGIAN 1 PENGURUSAN AM PEJABAT Penggunaan mesin faksimili hendaklah mematuhi peraturan yang ditetapkan. Boleh gunakan kaedah komunikasi terbaru selaras dengan perkembangan teknologi maklumat. - - . Kawal penggunaannya. Persidangan video hendaklah mengikut peraturan yang ditetapkan.

Ruang Pejabat Pastikan ruang pejabat mengikut keluasan yang ditetapkan dan kesesuaian sesuatu jabatan.BAHAGIAN 1 PENGURUSAN AM PEJABAT Perhimpunan Bulanan Mengadakan diperingkat jabatan untuk menyampaikan amanat dan maklumat semasa disamping mengeratkan hubungan di antara warga jabatan. .

(b) (c) (d) .BAHAGIAN 1 PENGURUSAN AM PEJABAT Kebersihan Pejabat Pastikan pejabatan dan kawasan sekitarnya bersih dan kemas dengan mengambil tindakan seperti berikut:(a) Mengasingkan bahan yang tidak dikehendaki dengan membuangkan yang tidak diperlukan. tempat bertugas dan mencegah segala kecacatan terutama selepas bertugas. memelihara kebersihan setiap masa dengan menyimpan dokumen di tempat yang ditetapkan. menyusun atur peralatan yang dibekalkan. membersihkan peralatan.

BAHAGIAN 1 PENGURUSAN AM PEJABAT Pencegahan Kebakaran Lantik pegawai atau bentuk jawatankuasa untuk rancang dan ambil tindakan yang sesuai mencegah kebakaran iaitu: i. . diperiksa oleh Jabatan Bomba. Bilik simpanan rekod penting yang tahan api (bilik kebal). iii. Latihan kebakaran hendaklah diadakan sekurang-kurangnya sekali setahun. v. Sistem pencegahan (panduan. iv. Adakan alat pemadam api yang sesuai dan berfungsi serta ikut spesifikasi. ii. tanda arah / simbol yang kemaskini). Adakan pelan tindakan kebakaran.

Jabatan Akauntan Negara dan Jabatan Audit Negara Pejabat Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan Kementerian Keselamatan Dalam Negeri dan Polis DiRaja Malaysia Keselamatan ICT/ MAMPU Sistem dan Cara Kerja Personel Pengurusan Rekod Jabatan Perkhidmatan Awam Jabatan Arkib Negara .BAHAGIAN 1 PENGURUSAN AM PEJABAT Khidmat Nasihat Perkara Perundangan Kewangan Keselamatan Agensi Jabatan Peguam Negara Perbendaharaan Malaysia.

- . majlis taklimat. Adakan aktiviti seperti bermusyawarah.BAHAGIAN 1 PENGURUSAN AM PEJABAT Penyelarasan dan Pemantauan Kekalkan hubungan baik di peringkat Persekutuan / Negeri / Daerah. lawatan dan pemeriksaan. sukan. keagamaan dan aktiviti lain yang sesuai. Boleh juga adakan program kemasyarakatan. majlis dialog.

- . majlis keagamaan.BAHAGIAN 1 PENGURUSAN AM PEJABAT Program Kebajikan Adakan program yang sesuai untuk eratkan perhubungan sesama warga jabatan di samping memelihara kebajikan. jamuan. pusat penjagaan kanak-kanak. ceramah dan lawatan. Contoh: Hari keluarga. penubuhan kelab kebajikan. pesta sukan.

BAHAGIAN II PENTADBIRAN SUMBER MANUSIA (AP ± PERKARA-PERKARA PERKHIDMATAN) Menjelaskan keperluan rekod perkhidmatan. penilaian prestasi. sijil penghargaan dan pewartaan. rekod kehadiran. Peruntukan Baru Pemupukan budaya kerja positif Pembangunan modal insan Pengurusan maklumat sumber manusia secara elektronik .

Tanggungjawab Pegawai Maklumkan maklumat peribadi semasa lapor diri dan perubahan maklumat agar kemaskini.BAHAGIAN II PENTADBIRAN SUMBER MANUSIA Rekod Perkhidmatan Pegawai Tanggungjawab Ketua Jabatan Pastikan maklumat perkhidmatan pegawai di bawah penyeliaannya direkod dengan teratur. Di rekod dalam komputer / buku khas secara manual dan direkod dengan dakwat hitam. lengkap dan terkini. .

Lembaran kelakuan. antaranya: i. Maklumat cuti. v. ii. .BAHAGIAN II PENTADBIRAN SUMBER MANUSIA Maklumat Dalam Rekod Perkhidmatan Maklumat yang perlu direkodkan. iii. iv. Maklumat peribadi pegawai Semua maklumat perkhidmatan pegawai. dan Maklumat lain yang diputuskan oleh kerajaan dari semasa ke semasa.

Maklumat perlu direkod dengan segera dengan mengikut peraturan yang ditetapkan (jika rekod berkomputer). Pegawai boleh lihat rekod dengan kebenaran pegawai penyelia rekod. hendaklah ditandatangani pegawai dan dicop jabatan.BAHAGIAN II PENTADBIRAN SUMBER MANUSIA Penyelenggaraan Rekod Perkhidmatan a. c. Jika manual. Rekod disimpan di lokasi pegawai berkhidmat. d. . Semua catatan dalam rekod tidak boleh dipinda tanpa kelulusan / kebenaran pegawai yang diberi kuasa. tindakan sesuai bagi memastikan ia selamat. Adakan salinan pendua dan disimpan dengan selamat. Merupakan dokumen penting. b. tidak hilang atau dipinda. Rekod bertaraf SULIT.

Adakan jadual tugas yang ada maklumat pegawai yang bercuti . berkursus atau tugasan di luar dan pamerkan ditempat yang mudah dilihat untuk tujuan pemantauan .BAHAGIAN II PENTADBIRAN SUMBER MANUSIA Rekod Kehadiran Selenggara rekod kehadiran mengikut kaedah yang sesuai untuk merekod waktu sampai dan waktu meninggalkan pejabat. - .

iii. Kaedah penilaian prestasi yang baik perlu memenuhi ciri-ciri berikut: i. Ekspektasi pegawai penilai terhadap pegawai yang dinilai dari segi tahap prestasi perlu dimaklumkan kepada pegawai yang dinilai dengan jelas. ii. Penilaian dibuat secara berterusan bukan bermusim. pegawai dinilai dari sasaran kerja tahunan yang ditetapkan.BAHAGIAN II PENTADBIRAN SUMBER MANUSIA Penilaian Prestasi Sebahagian dari sistem pengurusan personel yang penting untuk membantu pegawai tingkatkan prestasi kerja. - . Penilaian prestasi pegawai disediakan mengikut prosedur yang ditetapkan.

Pegawai penilai bersedia mendengar pandangan yang diberikan oleh pegawai yang dinilai berkaitan dengan prestasinya. pegawai penilai tidak menggunakan penilaian prestasi sebagai instrumen untuk menekan atau mengugut seseorang pegawai yang dinilai malah sepatutunya dijadikan suatu mekanisme untuk meningkatkan motivasi dan prestasi pegawai. v.BAHAGIAN II PENTADBIRAN SUMBER MANUSIA iv. .

iv. Beri tanggungjawab dan kepercayaan kepada pegawai bagi melaksanakan tugas yang telah diamanahkan. . mewujud dan memupuk semangat kerja berpasukan. Kerajaan dan negara. Memberi tunjuk ajar. Memiliki dan menampikan ciri kepimpinan yang baik dan berkesan.BAHAGIAN II PENTADBIRAN SUMBER MANUSIA Pemupukan Budaya Kerja Positif Ketua Jabatan hendaklah secara berterusan melaksanakan peranan seperti berikut: i. v. dan beri pengiktirafan dan penghargaan kepada pegawai yang telah memberi sumbangan kepada organisasi. kaunseling dan bimbingan. iii. ii.

Beri pendedahan yang sesuai bagi mendapatkan pengetahuan dan pengalaman kerja. iv. ii. Bantu menyediakan laluan kerjaya dan perancangan pelan penggantian. iii. rancang dan kelola program latihan yang sesuai.BAHAGIAN II PENTADBIRAN SUMBER MANUSIA Pembangunan Modal Insan Ketua Jabatan bertanggungjawab membangunkan sumber manusia supaya berpotensi dan berupaya menyumbang kepada kecemerlangan organisasi melalui tindakan berikut: i. Rancang dan laksanakan pusingan kerja mengikut tempoh yang sesuai dalam pelbagai bidang. .

Sediakan sijil 3 bulan sebelum bersara atau sampaikan kepada waris 2 minggu selepas meninggal dunia. - .BAHAGIAN II PENTADBIRAN SUMBER MANUSIA Sijil Penghargaan Diberi kepada pegawai yang telah berkhidmat dengan baik secara berterusan tidak kurang daripada 15 tahun sama ada yang bersara atau di bersarakan mengikut mana-mana peraturan atau meninggal dunia. Ditandatangani oleh pihak yang ditetapkan. Tanggungjawab Ketua Jabatan. dan anjurkan majlis penyampaikan sijil. pastikan sijil diberi kepada pegawai yang layak. dapatkan contoh dari JPA dan cetak sendiri.

BAHAGIAN II PENTADBIRAN SUMBER MANUSIA Pewartaan Bagi semua pelantikan dan kenaikan pangkat pegawai dalam Kumpulan Pengurusan Tertinggi dan pegawai yang dilantik atau dinaikkan pangkat ke jawatan Ketua Jabatan di peringkat negeri dan ke atas . Penggosongan sebarang jawatan yang penyandangnya disahkan tidak hadir bertugas dan tidak dapat dikesan menggikut peruntukan dalam Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Kelakuan & Tatatertib) 1993. Sesuatu jawatan yang dikehendaki oleh undang-undang tanpa mengira kumpulan / gred jawatan. - - . Ketua Jabatan hendaklah memastikan kehendak undang-undang dipatuhi dan dalam bentuk yang diluluskan oleh Jabatan Peguam Negara.

tarikh kuat kuasa lantikan/ naik pangkat dan tempat bertugas) - . Dicetak oleh pihak pencetak yang diberi kuasa oleh . semua bahan disemak dengan teliti sebelum dihantar cetak. Setiap pewartaan hendaklah mengandungi maklumat (nama. no. Ketua Jabatan hendaklah mengambil tindakan berikut: maklumat hendak diwartakan dirujuk ke Jabatan Peguam Negara atau Penasihat Undang-Undang Negeri untuk memastikan teratur dari segi perundangan. Perbendaharaan. kad pengenalan.BAHAGIAN II PENTADBIRAN SUMBER MANUSIA Penyediaan Warta Kerajaan Dalam penyediaan Warta Kerajaan. nama jawatan.

.Wujudkan meja bantuan (help desk).Pastikan maklumat yang diperlukan sentiasa dikemas kini.BAHAGIAN II PENTADBIRAN SUMBER MANUSIA Pengurusan Maklumat Sumber Manusia Secara Elektronik Ketua Jabatan bertanggungjawab melaksanakan melalui tindakan berikut: .Pastikan aspek keselamatan mengikut piawaian yang ditetapkan.Melantik Pentadbir Sistem .Uruskan inventori perkakasan yang dibekalkan mengikut peraturan yang ditetapkan. . . .Selaraskan di peringkat jabatan/bahagian/cawangan/unit yang mengurus sumber manusia.Sediakan peruntukan kewangan yang mencukupi . . .Pastikan semua pegawai ikut program latihan aplikasi sistem. . .Sediakan pegawai yang mencukupi bagi melaksanakan tugas.

berhemah.BAHAGIAN III KEPERIBADIAN DAN KETRAMPILAN Menjelaskan aspek keperibadian dan ketrampilan meliputi cara berpakaian. sikap keterbukaan. berfikiran positif. bijaksana. kepentingan menjaga emosi. cara kerja. adab sopan semasa menjalankan tugas. soal disiplin dan tatakelakuan serta keperluan mematuhi Aku Janji .

vi. .Setiap pegawai awam hendaklah sentiasa menjaga dan memelihara imej penjawat awam semasa bertugas atau di luar masa bertugas. iv. viii. ii. vii. jujur dan kebolehpercayaan Bersedia berkhidmat untuk kepentingan negara Mempunyai sifat keberanian & sanggup menerima cabaran . Berintegriti Berkebolehan untuk mengawal emosi Berkebolehan untuk bertindak secara bijaksana & berhemah Mempunyai pendekatan yang fleksibel tetapi tegas Mempunyai keazaman dan kegigihan Mempunyai sifat-sifat amanah. iii.Ketua Jabatan pastikan pegawai menghayati nilai murni berikut: i.BAHAGIAN III KEPERIBADIAN DAN KETRAMPILAN Kepribadian . . v.Memiliki keperibadian unggul (nilai murni) dan profesional competency .

xi. Kerajaan & Negara. Taat setia kepada Yang Di-Pertuan Agong. Tidak berkelakuan hingga kepentingan peribadi bercanggah dengan tugas rasmi.BAHAGIAN III KEPERIBADIAN DAN KETRAMPILAN ix. . ii. Berpegang teguh kepada prinsip akauntabiliti Berfikiran positif Mempunyai kestabilan dalam kehidupan berkeluarga. x. peribadi dan kerjaya Tatakelakuan Pegawai hendaklah mempunyai disiplin diri dengan mematuhi Aku Janji dan tatakelakuan yang ditetapkan seperti berikut: i.

Tidak ingkat perintah dan arahan yang dikeluarkan di mana ia boleh menghakis keberkesanan sesebuah organisasi. Tidak menggunakan kedudukan rasmi untuk faedah diri sendiri. Tidak boleh berkelakuan yang boleh menimbulkan syak. Tidak berkelakuan sama ada bertugas atau di luar tugas rasmi yang boleh menjatuhkan imej perkhidmatan awam. . vii. iv. Tidak membawa pengaruh luar untuk kepentingan peribadi yang boleh menjejaskan kewibawaan dan profesionalisme pegawai awam dalam membuat sesuatu keputusan. vi. v.BAHAGIAN III KEPERIBADIAN DAN KETRAMPILAN iii.

BAHAGIAN III KEPERIBADIAN DAN KETRAMPILAN Pakaian Pegawai hendaklah sentiada memakai pakaian yang kemas dan sesuai semasa bertugas dengan mematuhi peraturan pakaian yang ditetapkan termasuk pegawai yang dikehendaki memakai pakaian seragam. Tanda Nama Jabatan hendaklah menyediakan tanda nama kepada semua pegawai. Pegawai hendaklah memakai tanda nama sepanjang masa bekerja. .

Mewujudkan interaksi dengan pelanggan seperti Hari Bersama Pelanggan.BAHAGIAN IV PENGURUSAN PERHUBUNGAN PELANGGAN - Memberi penekanan terhadap perkhidmatan kepada pelanggan seperti keperluan memberi layanan mesra dan adil kepada pelanggan. pengurangan karenah birokrasi. - . pengurusan aduan awam dan pengurusan media. penyediaan perkhidmatan kepada pelanggan dan piagam pelanggan.

memperluaskan penyebaran dan penyampaian kemudahan perkhidmatan.BAHAGIAN IV PENGURUSAN PERHUBUNGAN PELANGGAN Mengutamakan Pelanggan Ketua Jabatan hendaklah memberi penekanan terhadap kepentingan perkhidmatan yang berkualiti kepada pelanggan seperti: (a) (b) (c) (d) beri layanan mesra dan adil . kurangkan karenah birokasi dalam urusan jabatan dan pelanggan. wujudkan pejabat perkhidmatan pelanggan. .

BAHAGIAN IV PENGURUSAN PERHUBUNGAN PELANGGAN
Kemudahan Pelanggan Ketua Jabatan digalakkan menyediakan kemudahan berikut: (a) (b) (c) (d) (e) telefon awam untuk kegunaan orang ramai; alat siar raya; kafeteria; galeri untuk mempamerkan aktiviti jabatan; kemudahan sukan dan riadah.

BAHAGIAN IV PENGURUSAN PERHUBUNGAN PELANGGAN
Piagam Pelanggan Ketua Jabatan hendaklah menggubal piagam pelanggan jabatan berdasarkan penyampaian perkhidmatan atau produk kepada pelanggan; Piagam Pelanggan hendaklah digubal mengikut standard kualiti yang memenuhi kemahuan dan citarasa pelanggan; Piagam Pelanggan yang dikeluarkan hendaklah jelas, senang disebarkan, kebolehpercayaan, praktikal, khusus dan boleh ditambahbaik.

-

-

BAHAGIAN IV PENGURUSAN PERHUBUNGAN PELANGGAN
Ketua Jabatan juga hendaklah mengemas kini pelaksanaan piagam pelanggan dan mengambil tindakan berikut: (a) (b) (c) (d) semak dan kaji semula kualiti perkhidmatan / produk yang dijanjikan; pastikan jaminan kualiti perkhidmatan yang dijanjikan dipatuhi setiap masa; sediakan sistem pemulihan perkhidmatan bagi mengukuhkan keyakinan pelanggan; pamerkan piagam pelanggan di tempat strategik di persekitaran pejabat.

BAHAGIAN IV PENGURUSAN PERHUBUNGAN PELANGGAN Pengurusan Aduan Awam Ketua Jabatan hendaklah mewujudkan satu sistem pengurusan pengaduan awam yang berkesan seperti berikut: (a) melantik seorang Pegawai Perhubungan Aduan. (b) mewujudkan pelbagai saluran perhubungan secara manual / elektronik untuk urusan dengan orang ramai. . (d) Mempertingkatkan sistem aduan mengikut peraturan yang dikuat kuasakan dari semasa ke semasa. (c) menetapkan tempoh yang munasabah bagi penyelesaian atau pemulihan berpandukan piagam pelanggan.

dan (c) wujudkan jalinan hubungan yang baik dengan pihak media massa. (b) pantau dan nilai liputan media serta memberi respon kepada isu-isu yang di bangkitkan. . program dan aktiviti jabatan secara positif seperti berikut:(a) melantik seorang Pegawai Perhubungan sebagai perantara / jurucakap dengan media. termasuk membetulkan salah liputan / persepsi.BAHAGIAN IV PENGURUSAN PERHUBUNGAN PELANGGAN Pengurusan Media Ketua Jabatan hendaklah sentiasa menjalinkan hubungan secara berterusan dengan pihak media massa ke arah mempromosi dasar.

borang permohonan. .BAHAGIAN V SISTEM PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN Menekankan kepentingan sistem penyampaian perkhidmatan dengan menambahbaik perkhidmatan kaunter dan telefon. keperluan mempermudahkan sistem dan prosedur kerja. menyemak semula keperluan lesen atau permit serta mempelbagai saluran pembayaran pungutan hasil.

(c) sediakan pelbagai perkhidmatan (termasuk penerimaan bayaran). mesra pelanggan dan menepati peraturan yang ditetapkan dengan melaksanakan langkahlangakah: (a) (b) sediakan jumlah kaunter yang mencukupi. warga emas. seberapa boleh memusatkan semua perkhidmatan kaunter di satu lokasi. . ibu mengandung serta kes-kes kecemasan. (d) sediakan kaunter khas untuk OKU. (e) sediakan sistem giliran.BAHAGIAN V SISTEM PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN Perkhidmatan Kaunter Sediakan perkhidmatan kaunter yang sesuai.

BAHAGIAN V SISTEM PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN (f) (g) (h) (i) (j) (k) (l) buka kaunter pada masa yang ditetapkan. Ketua Jabatan hendaklah membuat pemantauan tahap perkhidmatan kaunter yang cekap dan berkesan. Perlu diberi latihan. sediakan peti cadangan. pastikan pegawai yang bertugas di kaunter sentiasa mesra. sediakan borang maklum balas kepuasan pelanggan. buat analisis berkala ke atas maklum balas yang ditetima. berbudi bahasa dan memberi senyuman semasa berurusan dengan pelanggan. lantik penyelia kaunter. .

BAHAGIAN V SISTEM PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN Perkhidmatan Telefon Berkualiti Ketua Jabatan hendaklah meningkatkan kualiti layanan perkhidmatan telefon dengan melaksanakan langkah-langkah berikut: (a) pastikan layanan perkhidmatan telefon yang diberikan cekap. (e) pastikan mesej rakaman yang digunakan dalam sistem answering machine mesra pelanggan. berkesan dan memenuhi standard kualiti yang ditetapkan. (c) bekalkan maklumat yang tepat. . sopan dan berbudi bahasa semasa melayani pelanggan. lengkap dan terkini mengenai organisasi. (d) pastikan sistem telefon yang digunakan boleh diprogramkan. jelas. (b) pastikan telefonis atau pegawai yang menyambut telefon sentiasa mesra. ringkas.

jelas dan difahami oleh semua pegawai. pamerkan carta aliran proses kerja bagi sesuatu jenis permohonan. sediakan dan pamerkan senarai semak dan kriteria yang digunakan. mewujudkan Pusat Perkhidmatan Setempat (One Stop Centre). Ketua Jabatan hendaklah mengemaskini sistem dan prosedur kerja untuk memastikan perkhidmatan yang diberi telus. cepat dan berkesan dengan mengambil langkah-langkah berikut: (a) (b) (c) (d) semak dan kaji semula sistem dan prosedur kerja. - .BAHAGIAN V SISTEM PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN Sistem dan Prosedur Kerja Ketua Jabatan hendaklah mengadakan sistem dan prosedur kerja yang teratur.

(f) memaklumkan pelanggan tempoh masa.BAHAGIAN V SISTEM PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN (e) mengeluarkan surat akuan terima ke atas setiap permohonan yang diterima. . status dan jangka masa yang munasabah memproses sesuatu permohonan.

(b) memastikan setiap pegawai mempunyai Fail Meja yang lengkap dan kemas kini. . (c) Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja hendaklah di kemas kinikan pada setiap masa.BAHAGIAN V SISTEM PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja Ketua Jabatan hendaklah: (a) menggubal Manual Prosedur Kerja yang komprehensif bagi jabatannya.

. - Lesen dan Permit Ketua Jabatan hendaklah sentiasa mengemas kini. Borang juga hendaklah di kemas kini dan dikaji kesesuaiannya. menyemak dan mengkaji lesen dan permit yang dikeluarkan .BAHAGIAN V SISTEM PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN Borang Permohonan Borang yang digunakan hendaklah ringkas dan memenuhi kehendaki atau tujuannya.

(a) (b) (c) mempelbagaikan saluran bayaran. amanah dan mengikut peraturan yang ditetapkan. Meningkatkan pungutan hasil Kerajaan dengan memperkenalkan kaedah-kaedah seperti . memberi tumpuan sewajarnya kepada usaha untuk memungut tunggakan hasil Kerajaan.BAHAGIAN V SISTEM PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN Pungutan Hasil Ketua Jabatan yang ditugaskan memungut hasil hendaklah sentiasa menjalankan tugas dengan cekap. mempelbagaikan kaedah penerimaan bayaran. - .

pengedaran surat dan pengurusan surat terperingkat. kaedah pendaftaran.BAHAGIAN VI URUSAN SURAT KERAJAAN (AP ± SURAT-MENYURAT) Memperincikan cara penyediaan surat rasmi Kerajaan. .

BAHAGIAN VI URUSAN SURAT KERAJAAN Pendahuluan Satu cara perhubungan yang penting Dokumen dan rekod rasmi Penyaluran maklumat Mesti jelas. . tepat dan ringkas Sesuai dengan perkembangan teknologi di samping melalui pos / serahan tangan.

(b) alamat penerima. (f) tajuk surat. (g) pembukaan dan pengakhiran surat. (i) disediakan dalam tiga salinan (penerima.BAHAGIAN VI URUSAN SURAT KERAJAAN Penyediaan Penyediaan surat rasmi Kerajaan hendaklah mengandungi elemenelemen berikut: (a) alamat pengirim. (h) penomboran perenggan. fail & fail timbul) (j) perakukan kepada Pegawai Pengelas taraf keselamatan . (e) tarikh surat. (d) nombor rujukan. muka surat dan lampiran. (c) Permulaan Surat.

Penghantaran surat boleh dibuat melalui mesin faksimili dan surat asal hendaklah disusuli segera.BAHAGIAN VI URUSAN SURAT KERAJAAN Pendaftaran dan Pengedaran Surat untuk Ketua/Timbalan Ketua Jabatan hendaklah diserahkan kepada Pembantu Khas manakala surat µuntuk perhatian¶ pegawai diserahkan kepada pegawai menguruskan surat jabatan. Pegawai yang bertanggungjawab boleh membuka surat dan mendaftarkannya mengikut prosedur yang ditetapkan. - . Sebelum edar. pastikan lengkap dan ditandatangani. masukkan surat dalam fail. Semua surat perlu diambil tindakan segera. jika tidak boleh maklumkan melalui surat akuan terima. Surat dihantar keluar .

memproses. . menyimpan dan menghantar mengikut Arahan Keselamatan dan peraturan yang berkaitan.BAHAGIAN VI URUSAN SURAT KERAJAAN Pengurusan Surat Terperingkat Pengurusan surat terperingkat termasuk yang diterima dan yang dihantar hendaklah dikawal dengan selamat menerusi pendaftaran rahsia semasa menerima.

Kaedah pengkelasan fail. Peruntukan Baru Sistem pengurusan dokumen dan rekod elektronik Pembangunan sistem aplikasi komputer . Kaedah Simpan Dalam Perhatian dan Keperluan Fail Timbul.BAHAGIAN VII PENGURUSAN FAIL (AP ± FAIL-MEMAIL) Menjelaskan kepentingan pengurusan fail.

kewangan dan personel. bangunan dan harta. kelengkapan dan bekalan.Fail diurus secara sistematik ikut piawaian & prosedur rekod yang ditetapkan oleh Jabatan Arkib Negara.BAHAGIAN VII PENGURUSAN FAIL Kepentingan Pengurusan Fail . . .Fail dikategorikan kepada fail urusan am (house keeping files) dan fail urusan fungsian (functional files) Fail urusan am mengandungi surat dan dokumen lampiran berkaitan dengan hal pentadbiran.Semua surat dan dokumen yang diterima atas urusan rasmi dikandungkan dalam fail yang didaftarkan guna fail yang ditetapkan. Pengelasan Fail .

berkaitan dengan fungsi dan aktiviti asas jabatan.BAHAGIAN VII PENGURUSAN FAIL Pengkelasan Fail Fail urusan fungsian mengandungi surat dan dokumen lampiran . Fail terperingkat hendaklah dikelaskan mengikut peringkat keselamatan selaras dengan Arahan Keselamatan - .

Setiap perkara diberi pengkodan nombor yang mana akan menjadi nombor rujukan fail. Boleh mendapatkan khidmat nasihat kepakaran daripada Jabatan Arkib Negara.BAHAGIAN VII PENGURUSAN FAIL Pengkelasan Perkara Dan Pengkodan Setiap fail hendaklah diberi tajuk berdasarkan pengelasan perkara yang berasaskan fungsi dan aktiviti jabatan / agensi. - - .

Setiap fail mesti mengandungi kertas minit dan kandungan surat / lampiran disusun seturut mengikut tarikh transaksi dan direkodkan di atas kertas minit menggunakan dakwat merah bagi surat / dokumen yang diterima dan dakwat biru / hitam bagi surat keluar. Tajuk dan nombor rujukan serta tarikh pembukaan fail perlu dicatatkan di atas kulit fail dan didaftarkan dalam daftar fail jabatan. - .BAHAGIAN VII PENGURUSAN FAIL Prosedur Pengurusan Pembukaan Fail Sesuatu dokumen diterima atau diwujudkan dan fail belum ada.

- - - . Minit bebas yang tidak lebih daripada satu perenggan boleh dicatat di atas kertas minit.BAHAGIAN VII PENGURUSAN FAIL Kertas minit penting bagi mencatat segala arahan dan keputusan berhubung sesuatu perkara yang diuruskan. Minit yang panjang hendaklah ditaip dan dikandungkan sebagai satu kandungan. Surat rasmi yang didaftarkan atas kertas minit tidak boleh dikeluarkan daripada kandungan fail. Fail yang mengandungi 100 kandungan atau ketebalannya 4 sentimeter hendaklah ditutup dan fail baru dibuka.

Di atas kulit fail yang baru pula dicatatkan tajuk dan nombor rujukan yang sama beserta dengan catatan µJilid 2¶ (Jld.2).Boleh dibuka apabila surat / dokumen yang diterima memerlukan tindakan segera sedangkan fail berkenaan tidak dapat dikesan.BAHAGIAN VII PENGURUSAN FAIL Di atas kulit fail yang telah ditutup hendaklah dipalang dengan dakwat merah dan dicatatkan perkataan ³DITUTUP ± JILID 2 DIBUKA´ dengan dakwat biru / hitam menggunakan dakwat kekal. Lebih dari seorang pegawai perlu mengambil tindakan dengan menggunakan fail yang sama. - Fail Sementara . .

- - . rujukan dan tajuk mesti sama dengan yang asal dan dimasukkan kembali ke dalam fail asal sebagai satu kandungan apabila fail asal diperolehi / tindakan selesai.BAHAGIAN VII PENGURUSAN FAIL No. Fail terperingkat disimpan dalam kabinet berkunci yang berpalang. Pergerakan Fail hendaklah direkodkan bagi memudahkan pengawalan dan pengesanan fail. rak bergerak yang berkunci atau bilik kebal sesuai dengan Arahan Keselamatan. Penyimpanan dan Pergerakan Fail Fail terbuka disimpan di Bilik Rekod dengan susunan di rak mengikut nombor rujukan fail dan rak hendaklah dilabelkan.

pegawai-pegawai penyelia atau pegawai atasan mengenai suatu tindakan yang telah diambil. Fail Timbul (Float File) Digunakan bagi memaklumkan Ketua Jabatan. Jika pengedaran maklumat di jabatan / agensi menggunakan Teknologi Maklumat dan Komunikasi (ICT). fail timbul tidak perlu diwjudkan.BAHAGIAN VII PENGURUSAN FAIL Simpan Dalam Perhatian Digunakan bagi memudahkan tindakan susulan ke atas sesuatu surat dalam tempoh masa dan tarikh yang ditetapkan. .

Pembangunan Sistem Aplikasi Berkomputer .Selaras dengan perkembangan ICT.BAHAGIAN VII PENGURUSAN FAIL Sistem Pengurusan Dokumen Dan Rekod Elektronik . Pelupusan Fail .Dapatkan nasihat Jabatan Arkib Negara bagi memastikan rekod disengara dan dilupus mengikut piawaian kearkiban. . jabatan digalakkan membangunkan aplikasi bagi menguruskan maklumat dan rekod jabatan secara maya (virtual).Perlu mendapatkan nasihat Jabatan Arkib Negara sebelum melaksanakan pelupusan fail.

Pelan Tindakan Bencana . Peruntukan Baru .Jadual Pelupusan Rekod .BAHAGIAN VIII PENYELENGGARAAN. PEMELIHARAAN DAN PELULUSAN REKOD AWAM (AP ± Memelihara dan menyimpan rekod-rekod Kerajaan) Menjelaskan peranan Ketua Jabatan dalam penyelenggaraan. pemeliharaan dan pelupusan rekod awam.Program Rekod Penting .

pelan. rakaman bunyi. Merangkumi segala jenis surat. peta. daftar. PEMELIHARAAN DAN PELULUSAN REKOD AWAM Rekod Awam . gambar foto. buku. dokumen. mikrofilem. bahan bercetak. kertas. perusahaan Kerajaan dan perkhidmatan awan atau pekerja pejabat awam dalam menjalankan tugas rasminya. tanpa mengira bentuk atau media termasuk rekod elektronik. lukisan.BAHAGIAN VIII PENYELENGGARAAN. .Rekod awam ertinya rekod yang diterima secara rasmi atau yang dikeluarkan oleh mana-mana pejabat awam. mikrofis. filem sinematograf.

.BAHAGIAN VIII PENYELENGGARAAN. PEMELIHARAAN DAN PELULUSAN REKOD AWAM Tanggungjawab Ketua Jabatan dan Ketua Agensi (a) mematuhi dan melaksanakan semua Piawaian dan Prosedur Pengurusan Rekod Awam yang ditetapkan oleh Jabatan Arkib Negara. Akta Arkib Negara Malaysia 2003 [Akta 629]. (b) mengadakan bilik rekod jabatan dengan lengkap dan peralatan yang sesuai. dan (d) melantik seorang Pegawai Rekod Jabatan sekurangkurangnya gred 27 atau setaraf dan maklumkan ke Jabatan Arkib Negara. (c) melaksanakan pelupusan rekod mengikut Peraturan Pelupusan Rekod Awam.

kemusnahan dan kehilangan. . . PEMELIHARAAN DAN PELULUSAN REKOD AWAM Penyelenggaraan dan Pemeliharaan Rekod Awam .Sebarang kerosakan kecil hendaklah dibaiki dengan cermat.Rekod yang basah hendaklah dikeringkan dengan kertas serap air / kipas angin dan tidak boleh dijemur bawah sinaran matahari atau disalai. Pembaikan Kecil .BAHAGIAN VIII PENYELENGGARAAN. .Ketua Jabatan perlu mengambil tindakan sesuai untuk menyelenggara dan memelihara rekod awam dari sebarang kerosakan.Mana-mana kertas yang tertanggal hendaklah dimasukkan semula ke dalam fail berkenaan.

Makan / minum/ merokok adalah dilarang. . . PEMELIHARAAN DAN PELULUSAN REKOD AWAM Bilik Rekod .BAHAGIAN VIII PENYELENGGARAAN. mempunyai peredaran udara yang baik.Untuk penyimpanan rekod awam dan dilarang menyimpan barang lain. Penyediaan Jadual Pelupusan Rekod (JPR) .Sentiasa bersih. . tidak berhabuk.Bagi Rekod Urusan Am pelulusan mengikut JPR yang disediakan oleh Jabatan Arkib Negara. .Ketua Jabatan perlu menyediakan Jadual Pelupusan Rekod Fungsian Jabatan dan mendapat kelulusan Ketua Pengarah Jabatan Arkib Negara.

BAHAGIAN VIII PENYELENGGARAAN. . . Pelan Tindakan Bencana .- .Buat salinan bagi rekod yang telah dikenalpasti dan disimpan di lokasi berasingan.Kenalpasti dan membuat perancangan untuk memelihara rekod penting. .Dapatkan khidmat nasihat dari Jabatan Arkib Negara.Dapatkan nasihat kepakaran dari Jabatan Arkib negara.Sediakan Pelan Tindakan Bencana meliputi aspek-aspek persediaan menghadapi bencana dan tindakan pemulihan rekod akibat bencana. . PEMELIHARAAN DAN PELULUSAN REKOD AWAM Program Rekod Penting .

Menekankan keperluan penggunaan perkhidmatan internet dan emel sebagai saluran komunikasi. perolehan perkakasan dan perisian. .BAHAGIAN IX PENGURUSAN KOMUNIKASI DAN TEKNOLOGI MAKLUMAT (Peruntukan Baru) Penjelasan mengenai mewujudkan pelan strategik teknologi maklumat. pembangunan sistem aplikasi dan lawan web jabatan. rangka keselamatan IT.

Satu pelan jangka panjang (1-5 tahun) yang menetapkan hala tuju perancangan. - . strategik pembangunan dan pelaksanaan projekprojek ICT bagi menyokong pencapaian visi jabatan. ISP yang disediakan perlu dikemukakan kepada pihak MAMPU untuk disemak dan diluluskan oleh Jawatankuasa IT dan Internet Kerajaan (JITIK). Ketua Jabatan bertanggungjawab menyediakan ISP di peringkat jabatan dengan berpandukan ISP Sektor Awam.BAHAGIAN IX PENGURUSAN KOMUNIKASI DAN TEKNOLOGI MAKLUMAT Pelan Strategik Tekologi Maklumat .

Satu dasar yang memenuhi keperluan penguatkuasaan. Rangka satu dasar keselamatan ICT Jabatan supaya dilindungi dan urusan jabatan dapat beroperasi lancar serta minimumkan kerosakan. Rujuka MAMPU ikut peraturan berkuat kuasa.Kemukakan cadangan projek ICT kepada MAMPU bagi mendapatkan kelulusan teknikal sebelum dilaksanakan. kawalan dan langkah menyeluruh untuk melindungi aset ICT. .BAHAGIAN IX PENGURUSAN KOMUNIKASI DAN TEKNOLOGI MAKLUMAT Perolehan Perkakasan Dan Perisian . Rangka Dan Keselamatan Teknologi Maklumat . Kemukakan Laporan Status Pelaksanaan Projek ICT kepada MAMPU setiap enam (6) bulan sehingga projek siap.

Maklumkan kepada MAMPU. Peraturan semasa hendaklah dipatuhi. - .BAHAGIAN IX PENGURUSAN KOMUNIKASI DAN TEKNOLOGI MAKLUMAT Lantik Ketua Pegawai Maklumat (CIO) dan Pegawai Keselamatan ICT (ICTSO). Pastikan ICTSO membuat laporan kepada Pasukan Tindakan Balas Insiden Keselamatan ICT (GCERT) MAMPU jika berlaku sebarang insiden keselamatan ICT.

Ketua Jabatan bertanggungjawab memastikan pegawai menggunakan kemudahan internet mengikut etika. Boleh melayari laman web yang dibenarkan sahaja. hasutan dan ancaman terhadap keselamatan negara. garis panduan dan prosedur keselamatan penggunaan internet yang ditetapkan.BAHAGIAN IX PENGURUSAN KOMUNIKASI DAN TEKNOLOGI MAKLUMAT Penggunan Perkhidmatan Internet . - . Dilarang menggunakan kemudahan internet untuk tujuan peribadi. Dilarang melayari laman web yang mengandungi unsur-unsur lucah.

dan ancaman.BAHAGIAN IX PENGURUSAN KOMUNIKASI DAN TEKNOLOGI MAKLUMAT Emel . unsur-unsur lucah. Masalah berkaitan dengan penggunaan emel boleh dirujuk kepada MAMPU manakala berkaitan dengan keselamatan dirujuk kepada Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan. Gunakan ikut prosedur yang ditetapkan. - .Komunikasi berbentuk mesej elektronik lebih dari dua hala dengan cara yang pantas. Dilarang menggunakannya untuk tujuan peribadi. hasutan.

Pastikan instalasi persisian ICT yang berlesen sahaja.Pastikan sebarang pembangunan sistem aplikasi (legacy) yang menyokong urusan Jabatan mengguna pakai kod-kod yang standard di bawah Data Dictionary Sektor Awam mengikut peraturan yang berkuat kuasa. Pastikan sebarang sistem aplikasi generik yang boleh dikongsi dengan jabatan-jabatan lain didaftarkan kepada pihak MAMPU melalui Sistem Respositori Aplikasi Perkongsian Pintar (RAPP). .BAHAGIAN IX PENGURUSAN KOMUNIKASI DAN TEKNOLOGI MAKLUMAT Perisian . Pembangunan Sistem Aplikasi .

BAHAGIAN IX PENGURUSAN KOMUNIKASI DAN TEKNOLOGI MAKLUMAT Laman Web Jabatan .Ketua Jabatan bertanggungjawab memastikan maklumat terperingkat tidak dipaparkan di laman web dan tidak melanggar mana-mana peraturan keselamatan Kerajaan. . Ketua Jabatan bertanggungjawab memastikan laman web jabatan dibangun dan diselenggarakan dengan berkesan agar maklumat yang terkandung sentiasa di kemas kini mengikut peraturan semasa yang berkuat kuasa.

pemeriksaan dan pelupusan / hapuskira .BAHAGIAN X INVENTORI DAN BEKALAN PEJABAT (AP ± KELENGKAPAN PEJABAT) Keperluan mematuhi peraturan berhubung urusan perolehan bekalan pejabat. penyelenggaraan. penyimpanan. kawalan penggunaan.

langsir dan pinggan mangkuk tanpa mengira kos. Bekalan Pejabat terdiri daripada semua barang luak dan tak luak yang mana setiap satunya bernilai rendah dan tidak ekonomik untuk dikesan penempatannya secara satu persatu.BAHAGIAN X INVENTORI DAN BEKALAN PEJABAT Inventori ialah barang-barang tak luak yang bernilai kurang daripada RM1000 setiap satu pada masa perolehan termasuk perabot. perabot dan perkakas. Dikategorikan: alat tulis. mesin pejabat. permaidani. borang. kelengkapan pejabat - - . peralatan komunikasi.

Pesanan borang bercetak / dokumen keselamatan / dokumen lain dibuat dengan syarikat yang ditetapkan. disemak agar memenuhi spesifikasi. . senggaraan dan pergerakan inventori dan bekalan pejabat hendaklah mematuhi peraturan dan prosedur yang ditetapkan.BAHAGIAN X INVENTORI DAN BEKALAN PEJABAT Urusan perolehan.Perolehan item yang ada Kontrak Pusat. .Semua perolehan yang diterima.Kelulusan pihak berkenaan diperolehi jika memerlukan kelulusan. . Perolehan . Pembelian luar Kontrak Pusat iku kaedah berkuatkuasa. .

Siri Kewangan dan Siri Jabatan dapatkan nasihat dari MAMPU dan Perbendaharaan. hasil (Jabatan Audit Negara).BAHAGIAN X INVENTORI DAN BEKALAN PEJABAT - Perolehan dokumen tiada unsur keselamatan dan kos tambahan boleh dicetak sendiri oleh jabatan. Jabatan menyediakan borang baru Siri Am. Jika membenarkan pelanggan cetak sendiri dokumen / borang. urusan percetakan ikut peraturan berkuatkuasa. Aspek undang-undang (Jabatan Peguam Negara). Selepas kelulusan diperolehi. pastikan kebenaran dengan jelas. .

pengeluaran bagi tujuan rasmi berdasarkan anggaran keperluan semasa. ambil tindakan surcaj / tatatertib. langkah berikut hendaklah diambil: - kerosakan dan - merekod dengan lengkap. mewujudkan sistem kawalan guna aplikasi IT bagi pemantauan selaras dengan peraturan kewangan. penyalahgunaan. Pengeluaran dilaksanakan secara µmasuk dahulu keluar dahulu¶. kehilangan. . ambil tindakan ikut peraturan berkuat kuasa. jika berlaku kehilangan. tepat dan diberi nombor kawalan serta disimpan dengan selamat.BAHAGIAN X INVENTORI DAN BEKALAN PEJABAT Kawalan Penggunaan Untuk mencegah pembaziran. jika berlaku kecuaian / penyalahgunaan yang mendatangkan kerugian kepada kerajaan. Pengeluaran perlu dilulus dan direkod dalam daftar.

tempat penyimpanan aset dalam proses pelupusan selamat dari kehilangan .BAHAGIAN X INVENTORI DAN BEKALAN PEJABAT Penyimpanan Memastikan tempat yang digunakan memenuhi kriteria berikut: mempunyai ciri keselamatan ikut kesesuaian jenis aset. tempat yang sesuai ikut fizikal & ciri sesuatu aset.

.BAHAGIAN X INVENTORI DAN BEKALAN PEJABAT Penyelenggaraan Dibuat dengan terancang ikut jadual ditetapkan melainkan berlaku kerosakan. tentukan matlamat. Penyelenggaraan disahkan oleh pegawai yang diberi kuasa. kenalpasti usaha penyelenggaraan dan bantu membuat keputusan menyewa atau membeli. Nilai program penyelenggaraan. Adakan perjanjian perkhidmatan penyelenggaraan dengan pembekal / pihak mempunyai kepakaran. Rekodkan aktiviti penyelenggaraan kemas kini dan disimpan dengan selamat.

kemukakan sijil pemeriksaan inventori dan bekalan pejabat kepada Ketua Setiausaha Kementerian setelah selesai pemeriksaan.BAHAGIAN X INVENTORI DAN BEKALAN PEJABAT Pemeriksaan Membuat pemeriksaan bekala atau mengejut ke atas inventori dan bekalan pejabat ikut peraturan ditetapkan dan memastikan: baki dalam buku rekod sama dengan baki dalam simpanan. . disimpan di tempat ditetapkan. tempoh penggunaan masih belum luput. stok mencukupi ikut had keperluan ditetapkan. berkeadaan baik.

Hapus Kira Item yang hilang atau berlaku perselisihan antara fizikal aset dan rekod berikutan daripada pemeriksaan stok verifikasi. Urusan pelupusan ikut peraturan yang berkuat kuasa dan dilaksanakan setelah kelulusan diperolehi.BAHAGIAN X INVENTORI DAN BEKALAN PEJABAT Pelupusan Item yang rosak. . tidak boleh guna atau tidak ekonomik dibaiki. Urusan hapus kira dilaksanakan setelah mendapat kelulusan daripada pihak berkuasa bagi meluluskan hapus kira.

SEKIAN TERIMA KASIH .

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful