MENGHITUNG BEBAN KERJA

Manajemen Sumber Daya Manusia

(DR. drg. HM Yaslis Ilyas, MPH)
5 Maret 2010, Jumat

ADI KUANTO

KAJIAN ADMINISTRASI RUMAH SAKIT

FAKULTAS KESEHATAN MASYARAKAT UNIVERSITAS INDONESIA 2010

berapa penderita yang dikerjakan oleh dokter dan berapa yang dikerjakan oleh perawat. Metoda Work Sampling dan Time and Motion Study secara ilmiah bagus dan validitas dan reabilitasnya baik. Salah satu faktor yang mempengaruhi pengambilan keputusan dalam masalah SDM adalah kondisi yang menekan pengambil keputusan membuat kebijaksanaan yang berbeda dari keputusan yang semula akan ditetapkan. Dasar pemikiran penghitungan SDM adalah kemampuan seorang manajer menghitung dengan tepat beban kerja organisasi untuk mencapai target ditentukan.Kenyataannya tenaga yang tersedia tidak mencukupi sehingga dalam pelaksanaan kegiatan sehari-hari masih terlihat saling tumpang tindih pekerjaan. Time and Motion Study dan Daily Log tetapi semua metoda mempunyai kelemahan karena tidak mampu memberikan informasi secara cepat. semua kegiatan yang dikerjakan oleh setiap jenis petugas dihitung secara terpisah. Utk menghitung beban kerja. Kristiani. yaitu beban kerja yang terdiri dari tugas rutin. mahal dan perlu . misalnya untuk upaya pengobatan. tetapi kompleks. tugas tambahan dan pembinaan PSM. Sito Meiyanto. Diperlukan suatu standar untuk mengetahui besarnya kebutuhan tenaga yang sesuai beban tugas. akurat.PENDAHULUAN Keberhasilan pencapaian Visi Indonesia Sehat 2010 sangat dipengaruhi oleh penataan dan pengelolaan tenaga untuk melaksanakan kegiatan pokok pelayanan kesehatan. diperlukan variabel Variabel penelitian terdiri dari variabel bebas. murah dan dapat digunakan untuk pengambilan keputusan manajemen. dengan mengacu pada prinsip jangkauan pelayanan kesehatan yang merata dan memberikan citra mutu pelayanan yang baik (Iswinarto. serta variabel terikat berupa kebutuhan tenaga puskesmas. Ada beberapa metoda imiah yang telah dikembangkan para ahli seperti: Work Sampling. Laporan mengenai tenaga puskesmas yang dibuat selama ini hanya menyebutkan jumlah dan jenis tenaga tanpa menyebutkan berapa kebutuhan tenaga yang diperlukan oleh puskesmas dalam melaksanakan program kerja. Alat ukur menggunakan DSP Departemen Kesehatan RI tahun 2004 untuk memberikan gambaran jumlah tenaga yang seharusnya dibutuhkan. 2005).

Kebutuhan SDM dasarnya adalah mengetahui secara benar beban kerja setiap unit atau setiap SDM di organisasi.5 jam per hari dan membutuhkan waktu 45 menit menangani setiap komplain konsumen dan sejumlah transaksi bisnis lainnya. . jumlah dan waktu kerja yang dibutuhkan. Daily Log dari aspek validitas dan reabilitas sulit diterima karena tingkat biasnya tinggi (Yaslis Ilyas. Misal berapa total waktu yang diperlukan untuk melakukan pengumpulan data riset. 2008). menganalisa data riset dan kemudian menyusun laporan hasil riset dan rekomendasi pengembangan produk baru. jumlah dan waktu transaksi maka akan diketahui beban kerja per hari(Yaslis Ilyas. Adapun. contoh : pengumpulan data produk kompetitor. Dalam metode ini terdapat tiga tahapan utama yang akan diuraikan dibawah ini: 1. Menghitung jumlah waktu total yang dibutuhkan untuk menyelesaikan per kelompok tugas tersebut. Menentukan output utama dari suatu fungsi/sub fungsi dan kemudian mengidentifikasi rangkaian aktivitas kerja yang dibutuhkan untuk menghasilkan output tersebut. Misal dalam aktivitas pengumpulan data riset dibagi lagi menjadi kegiatan yang lebih detil. Dengan diketahui jenis. pengumpulan data kebutuhan pasar. Membreak-down rangkaian aktivitas menjadi satuan tugas yang lebih spesifik. Metode workload analysis adalah proses untuk menghitung beban kerja suatu posisi/sub posisi. Dari jumlah total jam kegiatan ini kemudian bisa diprediksi berapa kebutuhan jumlah pegawai yang diperlukan untuk menyelesaikan keseluruhan tugas. Yakni : Mengumpulkan data riset. dan juga kebutuhan jumlah orang untuk mengisi posisi/sub posisi tersebut. 3.waktu yang lama. 2008). pengumpulan data perilaku konsumen. Sebagai contoh: seorang ahli teknologi informasi mempunyai sejumlah transaksi bisnis setiap hari seperti: membuat program selama 2. Misal departemen riset produk baru memiliki tiga rangkaian aktivitas kerja untuk menghasilkan output/hasil penelitian pengembangan produk baru. 2. Untuk mengetahui beban kerja organisasi dibutuhkan sejumlah data dan informasi yang akurat yang berasal dari personel ahli atau kompeten di organisasi itu sendiri yang telah melakukan transaksi bisnis ribuan kali sehingga dengan tepat dapat mengetahui jenis. dll. berapa lama untuk melakukan analisa dan berapa lama untuk menyusun hasil riset.

.. yang kelak akan menjadi waktu standar (norma waktu) dan akan berfungsi sebagai variabel tetap dalam pelaksanaan analisis beban kerja... volume kerjanya dan setiap satuan produk tersebut memerlukan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesiakan/memproses. 104 hari Libur resmi.....30 4 jam = 4 jam 13.... orang dll).... Untuk itu setiap outputs/kegiatan-aktivitas harus ditentukan satuannya (lembar. 12 hari --------------..565 menit Jam kerja efektif per minggu dengan allowance (waktu luang) 25% : 75/100 x 2...(+) 130 hari --------------.. .....00-17...15-17...00 3 jam 45 menit = 3 jam 45 menit + Total = 42 jam 45 menit = 2... frekwensi.30-11.....565 menit = 1. Untuk menghitung beban/bobot kerja adalah HASIL KALI antara VOLUME DENGAN BEBAN KERJA.507 jam Setelah ditetapkannya jam kerja efektif maka semua outputs/kegiatan-aktivitas harus bisa dikonversi ke dalam orang jam...BROWSING DARI INTERNET: 1..75 menit : 5 = 384.75 menit = 32 jam 1 b..15 4 jam 45 menit x 4 = 19 jam 13.00 4 jam x 4 = 16 jam : 07... Jam Kerja Efektif Per Tahun 5 hari kerja = 235 x 384..416.(-) 235 hari 1 c...75 menit = 90.75 menit = 6 jam 24 menit/hari Jumlah hari kerja per tahun : 1 tahun = 365 hari Libur Sabtu-Minggu..25 menit = 1.... sedang sebagai variabel tidak tetap yang selalu hampir akan berubah setiap tahunadalah volume kerjanya..30-12... Jam kerja efektif per hari 5 hari kerja = 1923.. JAM KERJA FORMAL DEPARTEMEN KEUANGAN a..923... Jam Kerja Formal Per Minggu Senin – Kamis Jumat : 07.14 hari Hak cuti...

Bapor dan sejenisnya tidak ikut didata.70 – 0.00 = A Baik) EJ = 0.2 : Rekapitulasi Jumlah Beban Kerja Jabatan Berdasarkan Produk Unit Organisasi : Bagian Analisa dan Evaluasi Jabatan Berdasarkan hasil perhitungan beban kerja tersebut. Dalam melakukan pendataan didata pula jumlah pegawai/pejabat yang ada. Jumlah kebutuhan pegawai/pejabat = Jumlah bobot kerja : (dibagi) jam kerja efektif. dengan rumus : Kelebihan/kekurangan pegawai/pejabat = Selisih antara jumlah perhitungan kebutuhan (Sangat pejabat yg ada dengan Prestasi Kerja Jabatan: EJ > 1. Data tersebut selanjutnya diolah untuk menghitung beban/bobot kerja setiap jabatan dalam suatu unit kerja. atau dalam rumus dapat ditulis : Jumlah pegawai/pejabat kebutuhan = Jumlah bobot/beban kerja (orang. Form B dan Form C.69 EJ < 0. tugas tambahan. dengan menggunakan rumus tersebut di atas dan dikerjakan dengan menggunakan formulir FP 2. Tugas-tugas di luar kedinasan seperti mengurus koperasi.50 – 0. insidentil yang terkait dengan kedinasan.89 EJ = 0. dengan menggunakan formulir FP3 dan menggunakan rumus. Efektivitas Jabatan (EJ) dan Prestasi Kerja Jabatan (PJ).50 = C (Cukup) = D (Sedang) = E (Kurang . Contoh hasil olahan FP. tugas rutin. selanjutnya dapat dihitung jumlah kebutuhan pegawai per jabatan.jam) Jam kerja efektif per tahun (jam) Dalam FP3 ini sekaligus akan dapat dihitung kelebihan/kekurangan pegawai berdasarkan jabatan. Pendataan tersebut dilakukan dengan menggunakan Form A.90 – 1.BEBAN/BOBOT KERJA = Volume kerja X waktu yang digunakan (norma waktu) diperlukan oleh setiap jabatan yang terkait di data baik tugas pokok.00 = B (Baik) EJ = 0.

99 17.70 – 0.258.unit = Jumlah bobot/beban kerja Unit (orang-jam) = Jam kerja efektif per tahun (jam) Dalam FP4 ini sekaligus akan dapat dihitung kelebihan/kekurangan pegawai unit. selanjutnya dihitung Kebutuhan. Jumlah kebutuhan pegawai .093. Rumus: Kelebihan/kekurangan Unit = pegawai = Selisih antara jumlah unit yg ada dengan perhitungan kebutuhan (Sangat Prestasi Kerja Unit: EU > 1. 5.Contoh hasil hitungan FP.0 3 1.910.69 = D (Sedang) EU < 0.90 – 1.00 = A Baik) EU = 0.72 14.89 = C (Cukup) EU = 0.50 – 0.47 20. Tingkat Unit (PU) Unit Jumlah Perhitungan Jumlah Organisasi Beban Kerja Kebutuhan Pejabat/ Jabatan Pegawai 1. Pejabat/ Pegawai unit. dan Prestasi kerja Unit (PU) dalam formulir FP4 dengan menggunakan rumus.344.17 17. tingkat efisiensi jabatan unit (EU). 2.00 = B (Baik) EU = 0. 3.50 = E (Kurang Contoh hasil hitungan FP. Tingkat Efisiensi Jabatan (EJ) dan Prestasi jabatan (PJ) Setelah semua unit organisasi dihitung/dibuatkan FP3. dan Prestasi Kerja Jumlah Pejabat/ +/ Pegawai (existing) 1 14 11 11 10 8 1 14 11 8 12 8 E U PU Ket -3 +2 - 0.9 9 1.16 Efisiensi Unit (EU).303.25 11.4 B A A A C A .922. 6.4 : Perhitungan Kebutuhan Pegawai Unit.3 : Perhitungan Kebutuhan Pejabat/ Pegawai. Kepala Biro Bagian 1 Bagian 2 Bagian 3 Bagian 4 Tata Usaha Biro 1. jumlah kebutuhan pegawai unit = Jumlah bobot kerja unit : (dibagi) jam kerja efektif. Efektivitas Unit (EU) dan Prestasi Kerja Unit (PU). 4.8 6 0.

3 Jam (dari jml jam kerja efektif kali kerja per hari dibagi 365 hari) Selanjutnya rumus yang digunakan dalam menghitung jumlah tenaga kerja: (axh) / (bxe) h adalah waktu yang diperlukan dalam menyelesaikan tugas h diperoleh dari hasil kali antara waktu yg dibutuhkan dalam menyelesaikan tugas untuk satu pasien dikali dengan jumlah beban kerja. 3. e. FAKTOR-YANG MEMPENGARUHI KEBUTUHAN STAFF a. misalnya dalam satu hari rata-rata dilakukan pelayanan terhadap 60 pasien.75 DALAM 55 MENGHITUNG 54 JUMLAH -1 KEBUTUHAN LANGKAH-LANGKAH TENAGA KERJA: 1. a. f. 2. Melakukan perhitungan dengan rumus. d. 3. Selanjutnya Langsung kita coba pada Kasusnya aja ya!!! Kasus I di bagian TPP Rawat Inap Diketahui : . Melakukan pengambilan data/atau penelitian mengenai pekerjaan-pekerjaan apa saja yang dilakukan tiap bagian.9 9 Jumlah 2. c. Mengambil data/melakukan penelitian mengenai jumlah beban kerja perhari. dan e sudah dijelaskan diatas. b.3 0. Jumlah hari dalam 1 tahun (a)=365 hari Jumlah hari kerja dalam 1 tahun(b)=303 hari(diperoleh dari jumlah hari dalam satu tahun dikirangi jumlah hari minggu dalam satu tahun dan hari libur nasional) Jumlah jam kerja per hari=7 jam Jumlah hari kerja efektif=279 hari Jumlah hari kerja dikurangi cuti/ijin Jumlah Jam kerja efektif (e)=5.7 9 0. 82. atau mungkin menyelesaikan 60 berkas.832. b. Melakukan pengambilan data/penelitian untuk menghitung waktu yang dibutuhkan dalam menyelesaikan satu rangkain pekerjaan dalam satu bagian 4.

waktu transaksi dan jam kerja produktif pegawai (Yaslis Ilyas. Bagaimanakah menghitung Kebutuhan kerja untuk Penerimaan pasien Rawat Inap: Jawab: 1 1.5 menit SEHINGGA TOTAL SATU RANGKAIAN PEKERJAAN ADALAH = 10 MENIT Selanjutnya hasil total diatas dikali beban kerja.5 menit 6 4. Total perkejaan satu berkas=6.75 jam 1 5.75 menit Total pekerjaan dengan beban 60 brks=6. 2008). dan (2) tidak menggunakan metode atau alat ukur dalam penghitungan kebutuhan tenaga puskesmas berdasarkan beban kerja.25 menit 2  Menata /Mengurutkan lembaran berkas RM =3 menit 3  Membuat kartu kendali dan menempel pada berkas =1 menit 4  Cek Kelengkapan RM=2 menit 5  Memisahkan berkas RM lengkap dan tidak lengkap=0.75)/ (303 x 5. jumlah transaksi bisnis. dimana di soal diatas adalah 60. Dihitung dengan rumus menjadi (a x h) / (b x e) =(365 x 6. Bagimana kebutuhan tenaga kerjanya? Jawab: 1  Menerima berkas RM dari petugas bangsal= 0.3)= 2.Inap 60.3)= 1.5 menit 6  Pengambilan berkas RM=1 menit 7  Penyerahan RM pasien ke petugas antar=0.3 dibulatkan menjadi= 2 orang Kasus II di bagian Assembling Diketahui: Jumlah berkas perhari sebagai beban kerja bagian assembling adalah 60 berkas. .5 dibulatkan menjadi= 1 orang atau 2 tergantung kebijakan RS anda KESIMPULAN Perencanaan sumberdaya manusia merupakan fungsi yang pertama maka harus dilaksanakan dalam organisasi.Jumlah berkas pasien/kunjungan pasien di R. Sehingga hasil yang diperoleh adalah sebesar : 10 menit x 60 = 600 menit = 10 Jam Sehingga jumlah tenaga kerjanya adalah : (a x h)/ (bxe) = (365 x 10/303x5.75 x 60 = 405 menit dijadikan jam menjadi 6. Kita lakukan pengambilan data dan semisal hasilnya sebagai berikut: 2  Wawancara pasien butuh waktu=3 menit 3  Pemesanan Kamar dan Cari kamar =3 menit 4  Penjelasan Lembar informed consent=1 menit 5  Entry data pasien=1. Terjadinya kesenjangan antara kebutuhan dengan keadaan tenaga di puskesmas akibat faktor (1) dinas kesehatan yang tidak memiliki tenaga profesional dalam perencanaan SDM. Dengan demikian. kunci utama menghitung tenaga adalah kemampuan identifikasi jenisjenis.

H. Kinerja Teori Penilaian dan Penelitian. Ed. Yogyakarta. Jakarta. (2004). Jakarta. Ilyas. SK MenKes No. I.2004.S. Ed II.81/MENKES/SK/I/2004 tentang Penyusunan Perencanaan Sumberdaya Manusia Kesehatan di Tingkat Propinsi. Bumi Aksara. Handoko. (2003). Bumi Aksara. K. Jakarta. Program DIII RM dan Infokes UGM Leraning Package of Medical Record Practice – IFHRO – . Departemen Kesehatan RI. Departemen Kesehatan RI. Edisi Revisi. M. Sis. Jakarta. Gadjah Mada University Press. T. I. Handout PSRM 5. pp 8-9. Jakarta. PT. H.Hamdani Pratama-dengan referensi dari: Refernsi : Wuryanto. Stategic HR Configuration and Organizational Performance. (2002). and Militello.R. Pusat Kajian Ekonomi Kesehatan Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Indonesia. Departemen Kesehatan RI. ______________________. Sub Tim Pelaksana. H(2001). M. Ed. Human Resource Management. BPFE. Siagian. Kabupaten/Kota serta Rumah sakit. (2004). Raja Grafindo Persada.DAFTAR PUSTAKA Sheppeck. (2003) Perencanaan SDM untuk Organisasi Profit yang Kompetitif. (2003). Manajemen Personalia dan sumberdaya Manusia. A. Oktaviana M Page 11 Yin. Jakarta. Journal. Y. J (2000). Studi Kasus: Desain dan Metode. Vol 39. P. Nawawi. Kebijakan Pengembangan Tenaga Kesehatan Tahun 2000 sampai 2010. Simamora. H. (2000). Manajemen Sumberdaya Manusia. Manajemen Sumberdaya Manusia. Tim Penyusun Rancangan Kebijakan Pengembangan Tenaga Kesehatan. Yogyakarta.

LOGISTIK 3 MAN. MUTU .TUGAS – TUGAS KULIAH N O 1 MATA KULIAH MAN. SDM TUGAS KET 2 MAN. KEUANGAN 6 MAN. STRAT 4 EKO KES 5 MAN.

7 HUKUM ETIK & .

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful