MENGHITUNG BEBAN KERJA

Manajemen Sumber Daya Manusia

(DR. drg. HM Yaslis Ilyas, MPH)
5 Maret 2010, Jumat

ADI KUANTO

KAJIAN ADMINISTRASI RUMAH SAKIT

FAKULTAS KESEHATAN MASYARAKAT UNIVERSITAS INDONESIA 2010

Sito Meiyanto.PENDAHULUAN Keberhasilan pencapaian Visi Indonesia Sehat 2010 sangat dipengaruhi oleh penataan dan pengelolaan tenaga untuk melaksanakan kegiatan pokok pelayanan kesehatan. murah dan dapat digunakan untuk pengambilan keputusan manajemen. mahal dan perlu . tetapi kompleks. diperlukan variabel Variabel penelitian terdiri dari variabel bebas. Alat ukur menggunakan DSP Departemen Kesehatan RI tahun 2004 untuk memberikan gambaran jumlah tenaga yang seharusnya dibutuhkan. berapa penderita yang dikerjakan oleh dokter dan berapa yang dikerjakan oleh perawat. Laporan mengenai tenaga puskesmas yang dibuat selama ini hanya menyebutkan jumlah dan jenis tenaga tanpa menyebutkan berapa kebutuhan tenaga yang diperlukan oleh puskesmas dalam melaksanakan program kerja. dengan mengacu pada prinsip jangkauan pelayanan kesehatan yang merata dan memberikan citra mutu pelayanan yang baik (Iswinarto. Ada beberapa metoda imiah yang telah dikembangkan para ahli seperti: Work Sampling.Kenyataannya tenaga yang tersedia tidak mencukupi sehingga dalam pelaksanaan kegiatan sehari-hari masih terlihat saling tumpang tindih pekerjaan. Time and Motion Study dan Daily Log tetapi semua metoda mempunyai kelemahan karena tidak mampu memberikan informasi secara cepat. serta variabel terikat berupa kebutuhan tenaga puskesmas. Diperlukan suatu standar untuk mengetahui besarnya kebutuhan tenaga yang sesuai beban tugas. Salah satu faktor yang mempengaruhi pengambilan keputusan dalam masalah SDM adalah kondisi yang menekan pengambil keputusan membuat kebijaksanaan yang berbeda dari keputusan yang semula akan ditetapkan. Kristiani. 2005). akurat. misalnya untuk upaya pengobatan. yaitu beban kerja yang terdiri dari tugas rutin. semua kegiatan yang dikerjakan oleh setiap jenis petugas dihitung secara terpisah. Metoda Work Sampling dan Time and Motion Study secara ilmiah bagus dan validitas dan reabilitasnya baik. Utk menghitung beban kerja. Dasar pemikiran penghitungan SDM adalah kemampuan seorang manajer menghitung dengan tepat beban kerja organisasi untuk mencapai target ditentukan. tugas tambahan dan pembinaan PSM.

5 jam per hari dan membutuhkan waktu 45 menit menangani setiap komplain konsumen dan sejumlah transaksi bisnis lainnya. Kebutuhan SDM dasarnya adalah mengetahui secara benar beban kerja setiap unit atau setiap SDM di organisasi. pengumpulan data kebutuhan pasar. Menentukan output utama dari suatu fungsi/sub fungsi dan kemudian mengidentifikasi rangkaian aktivitas kerja yang dibutuhkan untuk menghasilkan output tersebut. dan juga kebutuhan jumlah orang untuk mengisi posisi/sub posisi tersebut. Misal departemen riset produk baru memiliki tiga rangkaian aktivitas kerja untuk menghasilkan output/hasil penelitian pengembangan produk baru. Misal berapa total waktu yang diperlukan untuk melakukan pengumpulan data riset. Sebagai contoh: seorang ahli teknologi informasi mempunyai sejumlah transaksi bisnis setiap hari seperti: membuat program selama 2. Dalam metode ini terdapat tiga tahapan utama yang akan diuraikan dibawah ini: 1. menganalisa data riset dan kemudian menyusun laporan hasil riset dan rekomendasi pengembangan produk baru. jumlah dan waktu transaksi maka akan diketahui beban kerja per hari(Yaslis Ilyas. dll. 3. Metode workload analysis adalah proses untuk menghitung beban kerja suatu posisi/sub posisi. 2008). berapa lama untuk melakukan analisa dan berapa lama untuk menyusun hasil riset. Dengan diketahui jenis. 2008). pengumpulan data perilaku konsumen. Yakni : Mengumpulkan data riset. . Daily Log dari aspek validitas dan reabilitas sulit diterima karena tingkat biasnya tinggi (Yaslis Ilyas. Adapun. Menghitung jumlah waktu total yang dibutuhkan untuk menyelesaikan per kelompok tugas tersebut. contoh : pengumpulan data produk kompetitor. Untuk mengetahui beban kerja organisasi dibutuhkan sejumlah data dan informasi yang akurat yang berasal dari personel ahli atau kompeten di organisasi itu sendiri yang telah melakukan transaksi bisnis ribuan kali sehingga dengan tepat dapat mengetahui jenis. 2.waktu yang lama. jumlah dan waktu kerja yang dibutuhkan. Membreak-down rangkaian aktivitas menjadi satuan tugas yang lebih spesifik. Dari jumlah total jam kegiatan ini kemudian bisa diprediksi berapa kebutuhan jumlah pegawai yang diperlukan untuk menyelesaikan keseluruhan tugas. Misal dalam aktivitas pengumpulan data riset dibagi lagi menjadi kegiatan yang lebih detil.

... yang kelak akan menjadi waktu standar (norma waktu) dan akan berfungsi sebagai variabel tetap dalam pelaksanaan analisis beban kerja.75 menit = 32 jam 1 b.15 4 jam 45 menit x 4 = 19 jam 13. 104 hari Libur resmi...BROWSING DARI INTERNET: 1... Jam Kerja Efektif Per Tahun 5 hari kerja = 235 x 384.00 4 jam x 4 = 16 jam : 07. Untuk menghitung beban/bobot kerja adalah HASIL KALI antara VOLUME DENGAN BEBAN KERJA...00-17...30-11... 12 hari --------------....923.....565 menit Jam kerja efektif per minggu dengan allowance (waktu luang) 25% : 75/100 x 2..25 menit = 1.......(+) 130 hari --------------.... orang dll).00 3 jam 45 menit = 3 jam 45 menit + Total = 42 jam 45 menit = 2....30-12.14 hari Hak cuti.30 4 jam = 4 jam 13. sedang sebagai variabel tidak tetap yang selalu hampir akan berubah setiap tahunadalah volume kerjanya.(-) 235 hari 1 c..416. Untuk itu setiap outputs/kegiatan-aktivitas harus ditentukan satuannya (lembar...75 menit : 5 = 384.75 menit = 6 jam 24 menit/hari Jumlah hari kerja per tahun : 1 tahun = 365 hari Libur Sabtu-Minggu...... JAM KERJA FORMAL DEPARTEMEN KEUANGAN a.507 jam Setelah ditetapkannya jam kerja efektif maka semua outputs/kegiatan-aktivitas harus bisa dikonversi ke dalam orang jam.... frekwensi.... Jam kerja efektif per hari 5 hari kerja = 1923.565 menit = 1.....75 menit = 90.. volume kerjanya dan setiap satuan produk tersebut memerlukan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesiakan/memproses.. .15-17. Jam Kerja Formal Per Minggu Senin – Kamis Jumat : 07..

Dalam melakukan pendataan didata pula jumlah pegawai/pejabat yang ada.70 – 0. Data tersebut selanjutnya diolah untuk menghitung beban/bobot kerja setiap jabatan dalam suatu unit kerja. dengan menggunakan formulir FP3 dan menggunakan rumus.89 EJ = 0. selanjutnya dapat dihitung jumlah kebutuhan pegawai per jabatan. tugas tambahan. Jumlah kebutuhan pegawai/pejabat = Jumlah bobot kerja : (dibagi) jam kerja efektif. Tugas-tugas di luar kedinasan seperti mengurus koperasi. tugas rutin. atau dalam rumus dapat ditulis : Jumlah pegawai/pejabat kebutuhan = Jumlah bobot/beban kerja (orang. Pendataan tersebut dilakukan dengan menggunakan Form A.00 = A Baik) EJ = 0.69 EJ < 0. insidentil yang terkait dengan kedinasan. dengan menggunakan rumus tersebut di atas dan dikerjakan dengan menggunakan formulir FP 2.2 : Rekapitulasi Jumlah Beban Kerja Jabatan Berdasarkan Produk Unit Organisasi : Bagian Analisa dan Evaluasi Jabatan Berdasarkan hasil perhitungan beban kerja tersebut. Bapor dan sejenisnya tidak ikut didata.50 – 0. Form B dan Form C.00 = B (Baik) EJ = 0.BEBAN/BOBOT KERJA = Volume kerja X waktu yang digunakan (norma waktu) diperlukan oleh setiap jabatan yang terkait di data baik tugas pokok. Efektivitas Jabatan (EJ) dan Prestasi Kerja Jabatan (PJ). dengan rumus : Kelebihan/kekurangan pegawai/pejabat = Selisih antara jumlah perhitungan kebutuhan (Sangat pejabat yg ada dengan Prestasi Kerja Jabatan: EJ > 1. Contoh hasil olahan FP.jam) Jam kerja efektif per tahun (jam) Dalam FP3 ini sekaligus akan dapat dihitung kelebihan/kekurangan pegawai berdasarkan jabatan.90 – 1.50 = C (Cukup) = D (Sedang) = E (Kurang .

25 11. 6. jumlah kebutuhan pegawai unit = Jumlah bobot kerja unit : (dibagi) jam kerja efektif.69 = D (Sedang) EU < 0.922.00 = B (Baik) EU = 0.70 – 0. Tingkat Unit (PU) Unit Jumlah Perhitungan Jumlah Organisasi Beban Kerja Kebutuhan Pejabat/ Jabatan Pegawai 1. Tingkat Efisiensi Jabatan (EJ) dan Prestasi jabatan (PJ) Setelah semua unit organisasi dihitung/dibuatkan FP3. tingkat efisiensi jabatan unit (EU). Efektivitas Unit (EU) dan Prestasi Kerja Unit (PU).Contoh hasil hitungan FP.258.89 = C (Cukup) EU = 0. 4.99 17.72 14.910.8 6 0.3 : Perhitungan Kebutuhan Pejabat/ Pegawai.90 – 1.unit = Jumlah bobot/beban kerja Unit (orang-jam) = Jam kerja efektif per tahun (jam) Dalam FP4 ini sekaligus akan dapat dihitung kelebihan/kekurangan pegawai unit.50 – 0. Jumlah kebutuhan pegawai .17 17.4 : Perhitungan Kebutuhan Pegawai Unit. 2. dan Prestasi kerja Unit (PU) dalam formulir FP4 dengan menggunakan rumus. selanjutnya dihitung Kebutuhan. dan Prestasi Kerja Jumlah Pejabat/ +/ Pegawai (existing) 1 14 11 11 10 8 1 14 11 8 12 8 E U PU Ket -3 +2 - 0.50 = E (Kurang Contoh hasil hitungan FP.303. Pejabat/ Pegawai unit. 5.00 = A Baik) EU = 0.16 Efisiensi Unit (EU).0 3 1.47 20.9 9 1. 3. Rumus: Kelebihan/kekurangan Unit = pegawai = Selisih antara jumlah unit yg ada dengan perhitungan kebutuhan (Sangat Prestasi Kerja Unit: EU > 1.4 B A A A C A .093.344. Kepala Biro Bagian 1 Bagian 2 Bagian 3 Bagian 4 Tata Usaha Biro 1.

3. Melakukan perhitungan dengan rumus.9 9 Jumlah 2. Jumlah hari dalam 1 tahun (a)=365 hari Jumlah hari kerja dalam 1 tahun(b)=303 hari(diperoleh dari jumlah hari dalam satu tahun dikirangi jumlah hari minggu dalam satu tahun dan hari libur nasional) Jumlah jam kerja per hari=7 jam Jumlah hari kerja efektif=279 hari Jumlah hari kerja dikurangi cuti/ijin Jumlah Jam kerja efektif (e)=5. 2.832. Melakukan pengambilan data/atau penelitian mengenai pekerjaan-pekerjaan apa saja yang dilakukan tiap bagian. Melakukan pengambilan data/penelitian untuk menghitung waktu yang dibutuhkan dalam menyelesaikan satu rangkain pekerjaan dalam satu bagian 4. a.3 0.3 Jam (dari jml jam kerja efektif kali kerja per hari dibagi 365 hari) Selanjutnya rumus yang digunakan dalam menghitung jumlah tenaga kerja: (axh) / (bxe) h adalah waktu yang diperlukan dalam menyelesaikan tugas h diperoleh dari hasil kali antara waktu yg dibutuhkan dalam menyelesaikan tugas untuk satu pasien dikali dengan jumlah beban kerja. d. dan e sudah dijelaskan diatas. e. f. 82.7 9 0. FAKTOR-YANG MEMPENGARUHI KEBUTUHAN STAFF a. b. misalnya dalam satu hari rata-rata dilakukan pelayanan terhadap 60 pasien.75 DALAM 55 MENGHITUNG 54 JUMLAH -1 KEBUTUHAN LANGKAH-LANGKAH TENAGA KERJA: 1. Selanjutnya Langsung kita coba pada Kasusnya aja ya!!! Kasus I di bagian TPP Rawat Inap Diketahui : . 3. Mengambil data/melakukan penelitian mengenai jumlah beban kerja perhari. b. atau mungkin menyelesaikan 60 berkas. c.

Sehingga hasil yang diperoleh adalah sebesar : 10 menit x 60 = 600 menit = 10 Jam Sehingga jumlah tenaga kerjanya adalah : (a x h)/ (bxe) = (365 x 10/303x5. 2008). Kita lakukan pengambilan data dan semisal hasilnya sebagai berikut: 2  Wawancara pasien butuh waktu=3 menit 3  Pemesanan Kamar dan Cari kamar =3 menit 4  Penjelasan Lembar informed consent=1 menit 5  Entry data pasien=1.75 menit Total pekerjaan dengan beban 60 brks=6.3 dibulatkan menjadi= 2 orang Kasus II di bagian Assembling Diketahui: Jumlah berkas perhari sebagai beban kerja bagian assembling adalah 60 berkas.75 x 60 = 405 menit dijadikan jam menjadi 6.Inap 60.5 dibulatkan menjadi= 1 orang atau 2 tergantung kebijakan RS anda KESIMPULAN Perencanaan sumberdaya manusia merupakan fungsi yang pertama maka harus dilaksanakan dalam organisasi. waktu transaksi dan jam kerja produktif pegawai (Yaslis Ilyas.25 menit 2  Menata /Mengurutkan lembaran berkas RM =3 menit 3  Membuat kartu kendali dan menempel pada berkas =1 menit 4  Cek Kelengkapan RM=2 menit 5  Memisahkan berkas RM lengkap dan tidak lengkap=0.Jumlah berkas pasien/kunjungan pasien di R.5 menit 6 4.3)= 2. Total perkejaan satu berkas=6. Dengan demikian. jumlah transaksi bisnis. kunci utama menghitung tenaga adalah kemampuan identifikasi jenisjenis.3)= 1.5 menit 6  Pengambilan berkas RM=1 menit 7  Penyerahan RM pasien ke petugas antar=0. . Bagaimanakah menghitung Kebutuhan kerja untuk Penerimaan pasien Rawat Inap: Jawab: 1 1. Terjadinya kesenjangan antara kebutuhan dengan keadaan tenaga di puskesmas akibat faktor (1) dinas kesehatan yang tidak memiliki tenaga profesional dalam perencanaan SDM. Bagimana kebutuhan tenaga kerjanya? Jawab: 1  Menerima berkas RM dari petugas bangsal= 0. Dihitung dengan rumus menjadi (a x h) / (b x e) =(365 x 6.5 menit SEHINGGA TOTAL SATU RANGKAIAN PEKERJAAN ADALAH = 10 MENIT Selanjutnya hasil total diatas dikali beban kerja.75)/ (303 x 5. dan (2) tidak menggunakan metode atau alat ukur dalam penghitungan kebutuhan tenaga puskesmas berdasarkan beban kerja. dimana di soal diatas adalah 60.75 jam 1 5.

Gadjah Mada University Press.S. Oktaviana M Page 11 Yin. Human Resource Management. (2003). Ed II. ______________________. Journal. Handout PSRM 5. (2000). Stategic HR Configuration and Organizational Performance. Simamora. Departemen Kesehatan RI. Departemen Kesehatan RI. Kebijakan Pengembangan Tenaga Kesehatan Tahun 2000 sampai 2010. Bumi Aksara. Sub Tim Pelaksana. Kinerja Teori Penilaian dan Penelitian. M.R. I. (2004). I. Ed. Yogyakarta.DAFTAR PUSTAKA Sheppeck. Jakarta. Studi Kasus: Desain dan Metode. H. Y. J (2000). Sis.2004. Raja Grafindo Persada. H. Handoko. Manajemen Personalia dan sumberdaya Manusia. pp 8-9. Departemen Kesehatan RI. BPFE. Edisi Revisi. Tim Penyusun Rancangan Kebijakan Pengembangan Tenaga Kesehatan. Jakarta. and Militello. Pusat Kajian Ekonomi Kesehatan Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Indonesia. Nawawi. (2003) Perencanaan SDM untuk Organisasi Profit yang Kompetitif. Jakarta.81/MENKES/SK/I/2004 tentang Penyusunan Perencanaan Sumberdaya Manusia Kesehatan di Tingkat Propinsi. P. H(2001). (2003). Kabupaten/Kota serta Rumah sakit. K. Ed. Yogyakarta. Manajemen Sumberdaya Manusia. SK MenKes No. (2002). Jakarta. Jakarta. Ilyas.Hamdani Pratama-dengan referensi dari: Refernsi : Wuryanto. M. Vol 39. T. Program DIII RM dan Infokes UGM Leraning Package of Medical Record Practice – IFHRO – . Manajemen Sumberdaya Manusia. H. Siagian. (2004). Jakarta. Bumi Aksara. A. PT.

TUGAS – TUGAS KULIAH N O 1 MATA KULIAH MAN. MUTU . LOGISTIK 3 MAN. STRAT 4 EKO KES 5 MAN. KEUANGAN 6 MAN. SDM TUGAS KET 2 MAN.

7 HUKUM ETIK & .