MENGHITUNG BEBAN KERJA

Manajemen Sumber Daya Manusia

(DR. drg. HM Yaslis Ilyas, MPH)

5 Maret 2010, Jumat

ADI KUANTO

KAJIAN ADMINISTRASI RUMAH SAKIT

FAKULTAS KESEHATAN MASYARAKAT
UNIVERSITAS INDONESIA
2010
 PENDAHULUAN

Keberhasilan pencapaian Visi Indonesia Sehat 2010 sangat dipengaruhi oleh penataan
dan pengelolaan tenaga untuk melaksanakan kegiatan pokok pelayanan kesehatan. Diperlukan
suatu standar untuk mengetahui besarnya kebutuhan tenaga yang sesuai beban tugas, dengan
mengacu pada prinsip jangkauan pelayanan kesehatan yang merata dan memberikan citra mutu
pelayanan yang baik (Iswinarto, Kristiani, Sito Meiyanto, 2005).
Utk menghitung beban kerja, diperlukan variabel Variabel penelitian terdiri dari variabel
bebas, yaitu beban kerja yang terdiri dari tugas rutin, tugas tambahan dan pembinaan PSM, serta
variabel terikat berupa kebutuhan tenaga puskesmas. Alat ukur menggunakan DSP Departemen
Kesehatan RI tahun 2004 untuk memberikan gambaran jumlah tenaga yang seharusnya
dibutuhkan. semua kegiatan yang dikerjakan oleh setiap jenis petugas dihitung secara terpisah,
misalnya untuk upaya pengobatan, berapa penderita yang dikerjakan oleh dokter dan berapa
yang dikerjakan oleh perawat.
Salah satu faktor yang mempengaruhi pengambilan keputusan dalam masalah SDM
adalah kondisi yang menekan pengambil keputusan membuat kebijaksanaan yang berbeda dari
keputusan yang semula akan ditetapkan.Kenyataannya tenaga yang tersedia tidak mencukupi
sehingga dalam pelaksanaan kegiatan sehari-hari masih terlihat saling tumpang tindih pekerjaan.
Laporan mengenai tenaga puskesmas yang dibuat selama ini hanya menyebutkan jumlah dan
jenis tenaga tanpa menyebutkan berapa kebutuhan tenaga yang diperlukan oleh puskesmas dalam
melaksanakan program kerja.
Dasar pemikiran penghitungan SDM adalah kemampuan seorang manajer menghitung
dengan tepat beban kerja organisasi untuk mencapai target ditentukan. Ada beberapa metoda
imiah yang telah dikembangkan para ahli seperti: Work Sampling, Time and Motion Study dan
Daily Log tetapi semua metoda mempunyai kelemahan karena tidak mampu memberikan
informasi secara cepat, akurat, murah dan dapat digunakan untuk pengambilan keputusan
manajemen. Metoda Work Sampling dan Time and Motion Study secara ilmiah bagus dan
validitas dan reabilitasnya baik, tetapi kompleks, mahal dan perlu
waktu yang lama. Adapun, Daily Log dari aspek validitas dan reabilitas sulit diterima karena
tingkat biasnya tinggi (Yaslis Ilyas, 2008).
Metode workload analysis adalah proses untuk menghitung beban kerja suatu posisi/sub
posisi; dan juga kebutuhan jumlah orang untuk mengisi posisi/sub posisi tersebut. Dalam metode
ini terdapat tiga tahapan utama yang akan diuraikan dibawah ini:
1. Menentukan output utama dari suatu fungsi/sub fungsi dan kemudian mengidentifikasi
rangkaian aktivitas kerja yang dibutuhkan untuk menghasilkan output tersebut. Misal
departemen riset produk baru memiliki tiga rangkaian aktivitas kerja untuk menghasilkan
output/hasil penelitian pengembangan produk baru. Yakni : Mengumpulkan data riset,
menganalisa data riset dan kemudian menyusun laporan hasil riset dan rekomendasi
pengembangan produk baru.
2. Membreak-down rangkaian aktivitas menjadi satuan tugas yang lebih spesifik. Misal
dalam aktivitas pengumpulan data riset dibagi lagi menjadi kegiatan yang lebih detil, contoh :
pengumpulan data produk kompetitor, pengumpulan data perilaku konsumen, pengumpulan data
kebutuhan pasar, dll.
3. Menghitung jumlah waktu total yang dibutuhkan untuk menyelesaikan per kelompok
tugas tersebut. Misal berapa total waktu yang diperlukan untuk melakukan pengumpulan data
riset; berapa lama untuk melakukan analisa dan berapa lama untuk menyusun hasil riset. Dari
jumlah total jam kegiatan ini kemudian bisa diprediksi berapa kebutuhan jumlah pegawai yang
diperlukan untuk menyelesaikan keseluruhan tugas.
Kebutuhan SDM dasarnya adalah mengetahui secara benar beban kerja setiap unit atau
setiap SDM di organisasi. Untuk mengetahui beban kerja organisasi dibutuhkan sejumlah data
dan informasi yang akurat yang berasal dari personel ahli atau kompeten di organisasi itu sendiri
yang telah melakukan transaksi bisnis ribuan kali sehingga dengan tepat dapat mengetahui jenis,
jumlah dan waktu kerja yang dibutuhkan. Sebagai contoh: seorang ahli teknologi informasi
mempunyai sejumlah transaksi bisnis setiap hari seperti: membuat program selama 2,5 jam per
hari dan membutuhkan waktu 45 menit menangani setiap komplain konsumen dan sejumlah
transaksi bisnis lainnya.
Dengan diketahui jenis, jumlah dan waktu transaksi maka akan diketahui beban kerja per
hari(Yaslis Ilyas, 2008).
BROWSING DARI INTERNET:

1. JAM KERJA FORMAL DEPARTEMEN KEUANGAN

a. Jam Kerja Formal Per Minggu

Senin – Kamis : 07.30-12.15 4 jam 45 menit x 4 = 19 jam

13.00-17.00 4 jam x 4 = 16 jam
Jumat : 07.30-11.30 4 jam = 4 jam
13.15-17.00 3 jam 45 menit = 3 jam 45 menit +
Total = 42 jam 45 menit = 2.565 menit

Jam kerja efektif per minggu dengan allowance (waktu luang) 25% :
75/100 x 2.565 menit = 1.923,75 menit = 32 jam
1
b. Jam kerja efektif per hari

5 hari kerja = 1923,75 menit : 5 = 384,75 menit = 6 jam 24 menit/hari

Jumlah hari kerja per tahun :

1 tahun = 365 hari

Libur Sabtu-Minggu........ 104 hari

Libur resmi.......................14 hari
Hak cuti.......................... 12 hari
--------------- (+)
130 hari
--------------- (-)
235 hari
1
c. Jam Kerja Efektif Per Tahun

5 hari kerja = 235 x 384,75 menit = 90.416,25 menit = 1.507 jam

Setelah ditetapkannya jam kerja efektif maka semua outputs/kegiatan-aktivitas harus bisa
dikonversi ke dalam orang jam. Untuk itu setiap outputs/kegiatan-aktivitas harus ditentukan
satuannya (lembar, frekwensi, orang dll), volume kerjanya dan setiap satuan produk tersebut
memerlukan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesiakan/memproses, yang kelak akan menjadi
waktu standar (norma waktu) dan akan berfungsi sebagai variabel tetap dalam

pelaksanaan analisis beban kerja, sedang sebagai variabel tidak tetap yang selalu hampir akan
berubah setiap tahunadalah volume kerjanya.

Untuk menghitung beban/bobot kerja adalah HASIL KALI antara VOLUME DENGAN
BEBAN KERJA.
BEBAN/BOBOT KERJA = Volume kerja X waktu yang digunakan (norma
waktu)

diperlukan oleh setiap jabatan yang terkait di data baik tugas pokok, tugas tambahan, tugas
rutin, insidentil yang terkait dengan kedinasan. Tugas-tugas di luar kedinasan seperti mengurus
koperasi, Bapor dan sejenisnya tidak ikut didata. Dalam melakukan pendataan didata pula jumlah
pegawai/pejabat yang ada. Pendataan tersebut dilakukan dengan menggunakan Form A, Form B
dan Form C.
Data tersebut selanjutnya diolah untuk menghitung beban/bobot kerja setiap jabatan dalam suatu
unit kerja, dengan menggunakan rumus tersebut di atas dan dikerjakan dengan menggunakan
formulir FP 2.

Contoh hasil olahan

FP.2 : Rekapitulasi Jumlah Beban Kerja Jabatan Berdasarkan Produk

Unit Organisasi : Bagian Analisa dan Evaluasi Jabatan

Berdasarkan hasil perhitungan beban kerja tersebut, selanjutnya dapat dihitung jumlah kebutuhan
pegawai per jabatan, dengan menggunakan formulir FP3 dan menggunakan rumus, Jumlah
kebutuhan pegawai/pejabat = Jumlah bobot kerja : (dibagi) jam kerja efektif, atau dalam rumus
dapat ditulis :

Jumlah kebutuhan = Jumlah bobot/beban kerja (orang.jam)

pegawai/pejabat
Jam kerja efektif per tahun (jam)

Dalam FP3 ini sekaligus akan dapat dihitung kelebihan/kekurangan pegawai berdasarkan
jabatan, Efektivitas Jabatan (EJ) dan Prestasi Kerja Jabatan (PJ),
dengan rumus :

Kelebihan/kekurangan = Selisih antara jumlah pejabat yg ada dengan

pegawai/pejabat perhitungan kebutuhan

Prestasi Kerja Jabatan: EJ > 1,00 = A (Sangat

Baik)
EJ = 0,90 – 1,00 = B (Baik)

EJ = 0,70 – 0,89 = C (Cukup)

EJ = 0,50 – 0,69 = D (Sedang)

EJ < 0,50 = E (Kurang

Contoh hasil hitungan

FP.3 : Perhitungan Kebutuhan Pejabat/ Pegawai, Tingkat Efisiensi Jabatan (EJ) dan
Prestasi jabatan (PJ)

Setelah semua unit organisasi dihitung/dibuatkan FP3, selanjutnya dihitung Kebutuhan.

Pejabat/ Pegawai unit, tingkat efisiensi jabatan unit (EU), dan Prestasi kerja Unit (PU) dalam
formulir FP4 dengan menggunakan rumus, jumlah kebutuhan pegawai unit = Jumlah bobot kerja
unit : (dibagi) jam kerja efektif.

Jumlah kebutuhan pegawai - unit = Jumlah bobot/beban kerja Unit (orang-jam) = Jam kerja
efektif per tahun (jam)

Dalam FP4 ini sekaligus akan dapat dihitung kelebihan/kekurangan pegawai unit,
Efektivitas Unit (EU) dan Prestasi Kerja Unit (PU),

Rumus:

Kelebihan/kekurangan pegawai = Selisih antara jumlah unit yg ada dengan perhitungan

Unit = kebutuhan

Prestasi Kerja Unit: EU > 1,00 = A (Sangat

Baik)
EU = 0,90 – 1,00 = B (Baik)

EU = 0,70 – 0,89 = C (Cukup)

EU = 0,50 – 0,69 = D (Sedang)
EU < 0,50 = E (Kurang

Contoh hasil hitungan

FP.4 : Perhitungan Kebutuhan Pegawai Unit, Tingkat Efisiensi Unit (EU), dan Prestasi Kerja
Unit (PU)
Unit Jumlah Perhitungan Jumlah Jumlah Pejabat/ +/ E PU Ket
Organisasi Beban Kerja Kebutuhan Pejabat/ Pegawai - U
Jabatan Pegawai (existing)

1. Kepala Biro 1,303.47 1 1 - 0.8 B

2. Bagian 1 20,922.17 14 14 - 6 A
3. Bagian 2 17,093.99 11 11 - 0.9 A
4. Bagian 3 17,258.72 11 8 -3 9 A
5. Bagian 4 14,344.25 10 12 +2 1.0 C
6. Tata Usaha 11,910,16 8 8 - 3 A
Biro 1.4
 3
0.7
9
0.9
9

Jumlah 82,832.75 55 54 -1

2. LANGKAH-LANGKAH DALAM MENGHITUNG JUMLAH KEBUTUHAN

TENAGA KERJA:

1. Mengambil data/melakukan penelitian mengenai jumlah beban kerja perhari, misalnya

dalam satu hari rata-rata dilakukan pelayanan terhadap 60 pasien, atau mungkin
menyelesaikan 60 berkas.

2. Melakukan pengambilan data/atau penelitian mengenai pekerjaan-pekerjaan apa saja

yang dilakukan tiap bagian.
3. Melakukan pengambilan data/penelitian untuk menghitung waktu yang dibutuhkan dalam
menyelesaikan satu rangkain pekerjaan dalam satu bagian
4. Melakukan perhitungan dengan rumus.

3. FAKTOR-YANG MEMPENGARUHI KEBUTUHAN STAFF

a. Jumlah hari dalam 1 tahun (a)=365 hari

b. Jumlah hari kerja dalam 1 tahun(b)=303 hari(diperoleh dari jumlah hari dalam satu
tahun dikirangi jumlah hari minggu dalam satu tahun dan hari libur nasional)
c. Jumlah jam kerja per hari=7 jam
d. Jumlah hari kerja efektif=279 hari
e. Jumlah hari kerja dikurangi cuti/ijin
f. Jumlah Jam kerja efektif (e)=5,3 Jam (dari jml jam kerja efektif kali kerja per hari
dibagi 365 hari)
Selanjutnya rumus yang digunakan dalam menghitung jumlah tenaga kerja:

(axh) / (bxe)
h adalah waktu yang diperlukan dalam menyelesaikan tugas
h diperoleh dari hasil kali antara waktu yg dibutuhkan dalam menyelesaikan tugas untuk satu
pasien dikali dengan jumlah beban kerja.
a, b, dan e sudah dijelaskan diatas.

Selanjutnya Langsung kita coba pada Kasusnya aja ya!!! Kasus I di bagian TPP Rawat
Inap

Diketahui :
Jumlah berkas pasien/kunjungan pasien di R.Inap 60. Bagaimanakah menghitung Kebutuhan
kerja untuk Penerimaan pasien Rawat Inap: Jawab:
1 1. Kita lakukan pengambilan data dan semisal hasilnya sebagai berikut:
2  Wawancara pasien butuh waktu=3 menit
3  Pemesanan Kamar dan Cari kamar =3 menit
4  Penjelasan Lembar informed consent=1 menit
5  Entry data pasien=1,5 menit
6  Pengambilan berkas RM=1 menit
7  Penyerahan RM pasien ke petugas antar=0,5 menit
SEHINGGA TOTAL SATU RANGKAIAN PEKERJAAN ADALAH = 10 MENIT

Selanjutnya hasil total diatas dikali beban kerja, dimana di soal diatas adalah 60.
Sehingga hasil yang diperoleh adalah sebesar : 10 menit x 60 = 600 menit = 10 Jam
Sehingga jumlah tenaga kerjanya adalah :

(a x h)/ (bxe) = (365 x 10/303x5,3)= 2,3 dibulatkan menjadi= 2 orang

Kasus II di bagian Assembling

Diketahui: Jumlah berkas perhari sebagai beban kerja bagian assembling adalah 60 berkas.
Bagimana kebutuhan tenaga kerjanya?
Jawab:
1  Menerima berkas RM dari petugas bangsal= 0,25 menit
2  Menata /Mengurutkan lembaran berkas RM =3 menit
3  Membuat kartu kendali dan menempel pada berkas =1 menit
4  Cek Kelengkapan RM=2 menit
5  Memisahkan berkas RM lengkap dan tidak lengkap=0,5 menit
6 4. Total perkejaan satu berkas=6,75 menit

Total pekerjaan dengan beban 60 brks=6,75 x 60 = 405 menit dijadikan jam menjadi 6,75 jam
1 5. Dihitung dengan rumus menjadi

(a x h) / (b x e) =(365 x 6,75)/ (303 x 5,3)= 1,5 dibulatkan menjadi= 1 orang atau 2 tergantung
kebijakan RS anda

KESIMPULAN

Perencanaan sumberdaya manusia merupakan fungsi yang pertama maka harus

dilaksanakan dalam organisasi.
Dengan demikian, kunci utama menghitung tenaga adalah kemampuan identifikasi jenis-
jenis, jumlah transaksi bisnis, waktu transaksi dan jam kerja produktif pegawai (Yaslis Ilyas,
2008).
Terjadinya kesenjangan antara kebutuhan dengan keadaan tenaga di puskesmas akibat
faktor (1) dinas kesehatan yang tidak memiliki tenaga profesional dalam perencanaan SDM, dan
(2) tidak menggunakan metode atau alat ukur dalam penghitungan kebutuhan tenaga puskesmas
berdasarkan beban kerja.
 DAFTAR PUSTAKA

Sheppeck, M. A. and Militello, J (2000). Stategic HR Configuration and Organizational

Performance, Human Resource Management, Journal, Vol 39, pp 8-9.
Ilyas, Y. (2003). Kinerja Teori Penilaian dan Penelitian. Pusat Kajian Ekonomi Kesehatan
Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Indonesia. Jakarta.
Handoko, T. H(2001). Manajemen Personalia dan sumberdaya Manusia. Ed II. BPFE.
Yogyakarta.
Departemen Kesehatan RI. (2000). Kebijakan Pengembangan Tenaga Kesehatan Tahun 2000
sampai 2010, Tim Penyusun Rancangan Kebijakan Pengembangan Tenaga Kesehatan. Sub Tim
Pelaksana. Departemen Kesehatan RI. Jakarta.
______________________. (2004). SK MenKes No.81/MENKES/SK/I/2004 tentang
Penyusunan Perencanaan Sumberdaya Manusia Kesehatan di Tingkat Propinsi, Kabupaten/Kota
serta Rumah sakit. Departemen Kesehatan RI. Jakarta.
Oktaviana M Page 11
Yin, K.R. (2002). Studi Kasus: Desain dan Metode. Edisi Revisi. PT. Raja Grafindo Persada.
Jakarta.
Nawawi, H. H. (2003) Perencanaan SDM untuk Organisasi Profit yang Kompetitif. Gadjah Mada
University Press. Yogyakarta.
Simamora, H. (2004). Manajemen Sumberdaya Manusia. Ed. I. Bumi Aksara. Jakarta.
Siagian,S. P. (2003). Manajemen Sumberdaya Manusia, Ed. I. Bumi Aksara. Jakarta.
M.Hamdani Pratama-dengan referensi dari: Refernsi : Wuryanto, Sis.2004. Handout PSRM 5.
Program DIII RM dan Infokes UGM Leraning Package of Medical Record Practice – IFHRO –
 TUGAS – TUGAS KULIAH

N MATA TUGAS KET

O KULIAH

1 MAN. SDM

2 MAN.
LOGISTIK

3 MAN. STRAT

4 EKO KES

5 MAN.
KEUANGAN

6 MAN. MUTU
7 HUKUM &
ETIK