MENGHITUNG BEBAN KERJA

Manajemen Sumber Daya Manusia

(DR. drg. HM Yaslis Ilyas, MPH)
5 Maret 2010, Jumat

ADI KUANTO

KAJIAN ADMINISTRASI RUMAH SAKIT

FAKULTAS KESEHATAN MASYARAKAT UNIVERSITAS INDONESIA 2010

Diperlukan suatu standar untuk mengetahui besarnya kebutuhan tenaga yang sesuai beban tugas. Salah satu faktor yang mempengaruhi pengambilan keputusan dalam masalah SDM adalah kondisi yang menekan pengambil keputusan membuat kebijaksanaan yang berbeda dari keputusan yang semula akan ditetapkan. dengan mengacu pada prinsip jangkauan pelayanan kesehatan yang merata dan memberikan citra mutu pelayanan yang baik (Iswinarto. tetapi kompleks. murah dan dapat digunakan untuk pengambilan keputusan manajemen. semua kegiatan yang dikerjakan oleh setiap jenis petugas dihitung secara terpisah.PENDAHULUAN Keberhasilan pencapaian Visi Indonesia Sehat 2010 sangat dipengaruhi oleh penataan dan pengelolaan tenaga untuk melaksanakan kegiatan pokok pelayanan kesehatan. Ada beberapa metoda imiah yang telah dikembangkan para ahli seperti: Work Sampling. yaitu beban kerja yang terdiri dari tugas rutin. diperlukan variabel Variabel penelitian terdiri dari variabel bebas. akurat. 2005). Kristiani. Laporan mengenai tenaga puskesmas yang dibuat selama ini hanya menyebutkan jumlah dan jenis tenaga tanpa menyebutkan berapa kebutuhan tenaga yang diperlukan oleh puskesmas dalam melaksanakan program kerja. Alat ukur menggunakan DSP Departemen Kesehatan RI tahun 2004 untuk memberikan gambaran jumlah tenaga yang seharusnya dibutuhkan. Utk menghitung beban kerja. Sito Meiyanto. berapa penderita yang dikerjakan oleh dokter dan berapa yang dikerjakan oleh perawat. mahal dan perlu . Time and Motion Study dan Daily Log tetapi semua metoda mempunyai kelemahan karena tidak mampu memberikan informasi secara cepat. Dasar pemikiran penghitungan SDM adalah kemampuan seorang manajer menghitung dengan tepat beban kerja organisasi untuk mencapai target ditentukan. tugas tambahan dan pembinaan PSM. misalnya untuk upaya pengobatan.Kenyataannya tenaga yang tersedia tidak mencukupi sehingga dalam pelaksanaan kegiatan sehari-hari masih terlihat saling tumpang tindih pekerjaan. Metoda Work Sampling dan Time and Motion Study secara ilmiah bagus dan validitas dan reabilitasnya baik. serta variabel terikat berupa kebutuhan tenaga puskesmas.

Menghitung jumlah waktu total yang dibutuhkan untuk menyelesaikan per kelompok tugas tersebut. jumlah dan waktu kerja yang dibutuhkan. Misal berapa total waktu yang diperlukan untuk melakukan pengumpulan data riset. Dengan diketahui jenis. pengumpulan data perilaku konsumen. Sebagai contoh: seorang ahli teknologi informasi mempunyai sejumlah transaksi bisnis setiap hari seperti: membuat program selama 2. 2. Adapun.waktu yang lama. Kebutuhan SDM dasarnya adalah mengetahui secara benar beban kerja setiap unit atau setiap SDM di organisasi.5 jam per hari dan membutuhkan waktu 45 menit menangani setiap komplain konsumen dan sejumlah transaksi bisnis lainnya. pengumpulan data kebutuhan pasar. contoh : pengumpulan data produk kompetitor. dll. Dari jumlah total jam kegiatan ini kemudian bisa diprediksi berapa kebutuhan jumlah pegawai yang diperlukan untuk menyelesaikan keseluruhan tugas. 3. Misal departemen riset produk baru memiliki tiga rangkaian aktivitas kerja untuk menghasilkan output/hasil penelitian pengembangan produk baru. berapa lama untuk melakukan analisa dan berapa lama untuk menyusun hasil riset. 2008). Membreak-down rangkaian aktivitas menjadi satuan tugas yang lebih spesifik. dan juga kebutuhan jumlah orang untuk mengisi posisi/sub posisi tersebut. Dalam metode ini terdapat tiga tahapan utama yang akan diuraikan dibawah ini: 1. Daily Log dari aspek validitas dan reabilitas sulit diterima karena tingkat biasnya tinggi (Yaslis Ilyas. Menentukan output utama dari suatu fungsi/sub fungsi dan kemudian mengidentifikasi rangkaian aktivitas kerja yang dibutuhkan untuk menghasilkan output tersebut. jumlah dan waktu transaksi maka akan diketahui beban kerja per hari(Yaslis Ilyas. Yakni : Mengumpulkan data riset. 2008). menganalisa data riset dan kemudian menyusun laporan hasil riset dan rekomendasi pengembangan produk baru. . Untuk mengetahui beban kerja organisasi dibutuhkan sejumlah data dan informasi yang akurat yang berasal dari personel ahli atau kompeten di organisasi itu sendiri yang telah melakukan transaksi bisnis ribuan kali sehingga dengan tepat dapat mengetahui jenis. Misal dalam aktivitas pengumpulan data riset dibagi lagi menjadi kegiatan yang lebih detil. Metode workload analysis adalah proses untuk menghitung beban kerja suatu posisi/sub posisi.

. Jam Kerja Formal Per Minggu Senin – Kamis Jumat : 07...14 hari Hak cuti.30 4 jam = 4 jam 13..75 menit = 6 jam 24 menit/hari Jumlah hari kerja per tahun : 1 tahun = 365 hari Libur Sabtu-Minggu. Untuk menghitung beban/bobot kerja adalah HASIL KALI antara VOLUME DENGAN BEBAN KERJA.... frekwensi..923. JAM KERJA FORMAL DEPARTEMEN KEUANGAN a..25 menit = 1... Untuk itu setiap outputs/kegiatan-aktivitas harus ditentukan satuannya (lembar..00 4 jam x 4 = 16 jam : 07...(-) 235 hari 1 c....(+) 130 hari --------------.15 4 jam 45 menit x 4 = 19 jam 13... 104 hari Libur resmi.. .....BROWSING DARI INTERNET: 1. sedang sebagai variabel tidak tetap yang selalu hampir akan berubah setiap tahunadalah volume kerjanya.. 12 hari --------------.. Jam kerja efektif per hari 5 hari kerja = 1923... Jam Kerja Efektif Per Tahun 5 hari kerja = 235 x 384.565 menit = 1...00-17...565 menit Jam kerja efektif per minggu dengan allowance (waktu luang) 25% : 75/100 x 2....15-17. yang kelak akan menjadi waktu standar (norma waktu) dan akan berfungsi sebagai variabel tetap dalam pelaksanaan analisis beban kerja.30-12.....30-11... volume kerjanya dan setiap satuan produk tersebut memerlukan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesiakan/memproses.75 menit = 90..75 menit = 32 jam 1 b.00 3 jam 45 menit = 3 jam 45 menit + Total = 42 jam 45 menit = 2..75 menit : 5 = 384..... orang dll)....416...507 jam Setelah ditetapkannya jam kerja efektif maka semua outputs/kegiatan-aktivitas harus bisa dikonversi ke dalam orang jam...

insidentil yang terkait dengan kedinasan.89 EJ = 0. Efektivitas Jabatan (EJ) dan Prestasi Kerja Jabatan (PJ). atau dalam rumus dapat ditulis : Jumlah pegawai/pejabat kebutuhan = Jumlah bobot/beban kerja (orang.50 = C (Cukup) = D (Sedang) = E (Kurang . Dalam melakukan pendataan didata pula jumlah pegawai/pejabat yang ada.00 = A Baik) EJ = 0.00 = B (Baik) EJ = 0. tugas rutin. dengan menggunakan formulir FP3 dan menggunakan rumus. Tugas-tugas di luar kedinasan seperti mengurus koperasi.69 EJ < 0. Jumlah kebutuhan pegawai/pejabat = Jumlah bobot kerja : (dibagi) jam kerja efektif. tugas tambahan.70 – 0.90 – 1. Form B dan Form C. Pendataan tersebut dilakukan dengan menggunakan Form A.2 : Rekapitulasi Jumlah Beban Kerja Jabatan Berdasarkan Produk Unit Organisasi : Bagian Analisa dan Evaluasi Jabatan Berdasarkan hasil perhitungan beban kerja tersebut. dengan rumus : Kelebihan/kekurangan pegawai/pejabat = Selisih antara jumlah perhitungan kebutuhan (Sangat pejabat yg ada dengan Prestasi Kerja Jabatan: EJ > 1. Data tersebut selanjutnya diolah untuk menghitung beban/bobot kerja setiap jabatan dalam suatu unit kerja. selanjutnya dapat dihitung jumlah kebutuhan pegawai per jabatan. Bapor dan sejenisnya tidak ikut didata.jam) Jam kerja efektif per tahun (jam) Dalam FP3 ini sekaligus akan dapat dihitung kelebihan/kekurangan pegawai berdasarkan jabatan.BEBAN/BOBOT KERJA = Volume kerja X waktu yang digunakan (norma waktu) diperlukan oleh setiap jabatan yang terkait di data baik tugas pokok.50 – 0. Contoh hasil olahan FP. dengan menggunakan rumus tersebut di atas dan dikerjakan dengan menggunakan formulir FP 2.

3.258. Jumlah kebutuhan pegawai .00 = B (Baik) EU = 0.9 9 1. jumlah kebutuhan pegawai unit = Jumlah bobot kerja unit : (dibagi) jam kerja efektif.910.47 20. 6.303.4 : Perhitungan Kebutuhan Pegawai Unit. selanjutnya dihitung Kebutuhan. Kepala Biro Bagian 1 Bagian 2 Bagian 3 Bagian 4 Tata Usaha Biro 1.8 6 0.3 : Perhitungan Kebutuhan Pejabat/ Pegawai.99 17. 2. Efektivitas Unit (EU) dan Prestasi Kerja Unit (PU).Contoh hasil hitungan FP. Rumus: Kelebihan/kekurangan Unit = pegawai = Selisih antara jumlah unit yg ada dengan perhitungan kebutuhan (Sangat Prestasi Kerja Unit: EU > 1.72 14. dan Prestasi kerja Unit (PU) dalam formulir FP4 dengan menggunakan rumus.89 = C (Cukup) EU = 0. tingkat efisiensi jabatan unit (EU). 4.50 – 0.093.90 – 1.50 = E (Kurang Contoh hasil hitungan FP.0 3 1. Pejabat/ Pegawai unit.4 B A A A C A . Tingkat Unit (PU) Unit Jumlah Perhitungan Jumlah Organisasi Beban Kerja Kebutuhan Pejabat/ Jabatan Pegawai 1.16 Efisiensi Unit (EU).922.344.unit = Jumlah bobot/beban kerja Unit (orang-jam) = Jam kerja efektif per tahun (jam) Dalam FP4 ini sekaligus akan dapat dihitung kelebihan/kekurangan pegawai unit.17 17.70 – 0.00 = A Baik) EU = 0. dan Prestasi Kerja Jumlah Pejabat/ +/ Pegawai (existing) 1 14 11 11 10 8 1 14 11 8 12 8 E U PU Ket -3 +2 - 0. 5.25 11.69 = D (Sedang) EU < 0. Tingkat Efisiensi Jabatan (EJ) dan Prestasi jabatan (PJ) Setelah semua unit organisasi dihitung/dibuatkan FP3.

832. d. a. Jumlah hari dalam 1 tahun (a)=365 hari Jumlah hari kerja dalam 1 tahun(b)=303 hari(diperoleh dari jumlah hari dalam satu tahun dikirangi jumlah hari minggu dalam satu tahun dan hari libur nasional) Jumlah jam kerja per hari=7 jam Jumlah hari kerja efektif=279 hari Jumlah hari kerja dikurangi cuti/ijin Jumlah Jam kerja efektif (e)=5. 82. misalnya dalam satu hari rata-rata dilakukan pelayanan terhadap 60 pasien.3 0. FAKTOR-YANG MEMPENGARUHI KEBUTUHAN STAFF a. Melakukan pengambilan data/atau penelitian mengenai pekerjaan-pekerjaan apa saja yang dilakukan tiap bagian. Melakukan pengambilan data/penelitian untuk menghitung waktu yang dibutuhkan dalam menyelesaikan satu rangkain pekerjaan dalam satu bagian 4. Melakukan perhitungan dengan rumus.9 9 Jumlah 2. atau mungkin menyelesaikan 60 berkas.7 9 0. 2. f. b. 3. Selanjutnya Langsung kita coba pada Kasusnya aja ya!!! Kasus I di bagian TPP Rawat Inap Diketahui : . Mengambil data/melakukan penelitian mengenai jumlah beban kerja perhari. b. c. 3. e.75 DALAM 55 MENGHITUNG 54 JUMLAH -1 KEBUTUHAN LANGKAH-LANGKAH TENAGA KERJA: 1.3 Jam (dari jml jam kerja efektif kali kerja per hari dibagi 365 hari) Selanjutnya rumus yang digunakan dalam menghitung jumlah tenaga kerja: (axh) / (bxe) h adalah waktu yang diperlukan dalam menyelesaikan tugas h diperoleh dari hasil kali antara waktu yg dibutuhkan dalam menyelesaikan tugas untuk satu pasien dikali dengan jumlah beban kerja. dan e sudah dijelaskan diatas.

5 menit SEHINGGA TOTAL SATU RANGKAIAN PEKERJAAN ADALAH = 10 MENIT Selanjutnya hasil total diatas dikali beban kerja. Dengan demikian.5 menit 6  Pengambilan berkas RM=1 menit 7  Penyerahan RM pasien ke petugas antar=0.3)= 2. Bagimana kebutuhan tenaga kerjanya? Jawab: 1  Menerima berkas RM dari petugas bangsal= 0.75)/ (303 x 5. Sehingga hasil yang diperoleh adalah sebesar : 10 menit x 60 = 600 menit = 10 Jam Sehingga jumlah tenaga kerjanya adalah : (a x h)/ (bxe) = (365 x 10/303x5.75 jam 1 5. 2008). waktu transaksi dan jam kerja produktif pegawai (Yaslis Ilyas.75 menit Total pekerjaan dengan beban 60 brks=6. dan (2) tidak menggunakan metode atau alat ukur dalam penghitungan kebutuhan tenaga puskesmas berdasarkan beban kerja. Kita lakukan pengambilan data dan semisal hasilnya sebagai berikut: 2  Wawancara pasien butuh waktu=3 menit 3  Pemesanan Kamar dan Cari kamar =3 menit 4  Penjelasan Lembar informed consent=1 menit 5  Entry data pasien=1. dimana di soal diatas adalah 60.75 x 60 = 405 menit dijadikan jam menjadi 6.3 dibulatkan menjadi= 2 orang Kasus II di bagian Assembling Diketahui: Jumlah berkas perhari sebagai beban kerja bagian assembling adalah 60 berkas.3)= 1.Inap 60. Terjadinya kesenjangan antara kebutuhan dengan keadaan tenaga di puskesmas akibat faktor (1) dinas kesehatan yang tidak memiliki tenaga profesional dalam perencanaan SDM.5 dibulatkan menjadi= 1 orang atau 2 tergantung kebijakan RS anda KESIMPULAN Perencanaan sumberdaya manusia merupakan fungsi yang pertama maka harus dilaksanakan dalam organisasi. Bagaimanakah menghitung Kebutuhan kerja untuk Penerimaan pasien Rawat Inap: Jawab: 1 1.Jumlah berkas pasien/kunjungan pasien di R. kunci utama menghitung tenaga adalah kemampuan identifikasi jenisjenis. Total perkejaan satu berkas=6. jumlah transaksi bisnis.25 menit 2  Menata /Mengurutkan lembaran berkas RM =3 menit 3  Membuat kartu kendali dan menempel pada berkas =1 menit 4  Cek Kelengkapan RM=2 menit 5  Memisahkan berkas RM lengkap dan tidak lengkap=0. .5 menit 6 4. Dihitung dengan rumus menjadi (a x h) / (b x e) =(365 x 6.

Departemen Kesehatan RI. P. H. H.2004. (2000). PT. Kebijakan Pengembangan Tenaga Kesehatan Tahun 2000 sampai 2010. (2004). (2003) Perencanaan SDM untuk Organisasi Profit yang Kompetitif.81/MENKES/SK/I/2004 tentang Penyusunan Perencanaan Sumberdaya Manusia Kesehatan di Tingkat Propinsi. Jakarta. Tim Penyusun Rancangan Kebijakan Pengembangan Tenaga Kesehatan. Simamora. Kinerja Teori Penilaian dan Penelitian. Handout PSRM 5. (2003). Departemen Kesehatan RI. Sub Tim Pelaksana. Jakarta. M. Pusat Kajian Ekonomi Kesehatan Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Indonesia. Manajemen Sumberdaya Manusia.DAFTAR PUSTAKA Sheppeck. Program DIII RM dan Infokes UGM Leraning Package of Medical Record Practice – IFHRO – . pp 8-9. Siagian. SK MenKes No. K. Sis. Jakarta. Oktaviana M Page 11 Yin. Journal. Departemen Kesehatan RI. Ed. Handoko. Jakarta. Manajemen Personalia dan sumberdaya Manusia. Bumi Aksara. Jakarta. Raja Grafindo Persada. Yogyakarta. Ilyas.R. Ed II. Jakarta. Nawawi. Studi Kasus: Desain dan Metode. M. T. Vol 39. Manajemen Sumberdaya Manusia. J (2000). Edisi Revisi. and Militello. Yogyakarta. Gadjah Mada University Press. Bumi Aksara. H. A.Hamdani Pratama-dengan referensi dari: Refernsi : Wuryanto.S. BPFE. I. Y. I. Kabupaten/Kota serta Rumah sakit. (2004). (2003). H(2001). Stategic HR Configuration and Organizational Performance. Ed. Human Resource Management. (2002). ______________________.

STRAT 4 EKO KES 5 MAN. MUTU . LOGISTIK 3 MAN.TUGAS – TUGAS KULIAH N O 1 MATA KULIAH MAN. KEUANGAN 6 MAN. SDM TUGAS KET 2 MAN.

7 HUKUM ETIK & .

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful