MENGHITUNG BEBAN KERJA

Manajemen Sumber Daya Manusia

(DR. drg. HM Yaslis Ilyas, MPH)
5 Maret 2010, Jumat

ADI KUANTO

KAJIAN ADMINISTRASI RUMAH SAKIT

FAKULTAS KESEHATAN MASYARAKAT UNIVERSITAS INDONESIA 2010

tugas tambahan dan pembinaan PSM. Laporan mengenai tenaga puskesmas yang dibuat selama ini hanya menyebutkan jumlah dan jenis tenaga tanpa menyebutkan berapa kebutuhan tenaga yang diperlukan oleh puskesmas dalam melaksanakan program kerja. Dasar pemikiran penghitungan SDM adalah kemampuan seorang manajer menghitung dengan tepat beban kerja organisasi untuk mencapai target ditentukan. Kristiani. 2005). akurat. Utk menghitung beban kerja. murah dan dapat digunakan untuk pengambilan keputusan manajemen. Metoda Work Sampling dan Time and Motion Study secara ilmiah bagus dan validitas dan reabilitasnya baik. Time and Motion Study dan Daily Log tetapi semua metoda mempunyai kelemahan karena tidak mampu memberikan informasi secara cepat.Kenyataannya tenaga yang tersedia tidak mencukupi sehingga dalam pelaksanaan kegiatan sehari-hari masih terlihat saling tumpang tindih pekerjaan. berapa penderita yang dikerjakan oleh dokter dan berapa yang dikerjakan oleh perawat. yaitu beban kerja yang terdiri dari tugas rutin. Diperlukan suatu standar untuk mengetahui besarnya kebutuhan tenaga yang sesuai beban tugas. misalnya untuk upaya pengobatan. tetapi kompleks. serta variabel terikat berupa kebutuhan tenaga puskesmas. Alat ukur menggunakan DSP Departemen Kesehatan RI tahun 2004 untuk memberikan gambaran jumlah tenaga yang seharusnya dibutuhkan. diperlukan variabel Variabel penelitian terdiri dari variabel bebas. dengan mengacu pada prinsip jangkauan pelayanan kesehatan yang merata dan memberikan citra mutu pelayanan yang baik (Iswinarto. Sito Meiyanto. semua kegiatan yang dikerjakan oleh setiap jenis petugas dihitung secara terpisah.PENDAHULUAN Keberhasilan pencapaian Visi Indonesia Sehat 2010 sangat dipengaruhi oleh penataan dan pengelolaan tenaga untuk melaksanakan kegiatan pokok pelayanan kesehatan. Salah satu faktor yang mempengaruhi pengambilan keputusan dalam masalah SDM adalah kondisi yang menekan pengambil keputusan membuat kebijaksanaan yang berbeda dari keputusan yang semula akan ditetapkan. Ada beberapa metoda imiah yang telah dikembangkan para ahli seperti: Work Sampling. mahal dan perlu .

Dalam metode ini terdapat tiga tahapan utama yang akan diuraikan dibawah ini: 1. Adapun. Metode workload analysis adalah proses untuk menghitung beban kerja suatu posisi/sub posisi. Misal berapa total waktu yang diperlukan untuk melakukan pengumpulan data riset. Yakni : Mengumpulkan data riset. dll. 2. 2008). jumlah dan waktu kerja yang dibutuhkan. contoh : pengumpulan data produk kompetitor. Daily Log dari aspek validitas dan reabilitas sulit diterima karena tingkat biasnya tinggi (Yaslis Ilyas. menganalisa data riset dan kemudian menyusun laporan hasil riset dan rekomendasi pengembangan produk baru. Untuk mengetahui beban kerja organisasi dibutuhkan sejumlah data dan informasi yang akurat yang berasal dari personel ahli atau kompeten di organisasi itu sendiri yang telah melakukan transaksi bisnis ribuan kali sehingga dengan tepat dapat mengetahui jenis. Dengan diketahui jenis. 2008). dan juga kebutuhan jumlah orang untuk mengisi posisi/sub posisi tersebut. pengumpulan data perilaku konsumen. Misal dalam aktivitas pengumpulan data riset dibagi lagi menjadi kegiatan yang lebih detil.5 jam per hari dan membutuhkan waktu 45 menit menangani setiap komplain konsumen dan sejumlah transaksi bisnis lainnya. Menentukan output utama dari suatu fungsi/sub fungsi dan kemudian mengidentifikasi rangkaian aktivitas kerja yang dibutuhkan untuk menghasilkan output tersebut. 3. Menghitung jumlah waktu total yang dibutuhkan untuk menyelesaikan per kelompok tugas tersebut. jumlah dan waktu transaksi maka akan diketahui beban kerja per hari(Yaslis Ilyas. Membreak-down rangkaian aktivitas menjadi satuan tugas yang lebih spesifik. Sebagai contoh: seorang ahli teknologi informasi mempunyai sejumlah transaksi bisnis setiap hari seperti: membuat program selama 2. berapa lama untuk melakukan analisa dan berapa lama untuk menyusun hasil riset. Misal departemen riset produk baru memiliki tiga rangkaian aktivitas kerja untuk menghasilkan output/hasil penelitian pengembangan produk baru. . Dari jumlah total jam kegiatan ini kemudian bisa diprediksi berapa kebutuhan jumlah pegawai yang diperlukan untuk menyelesaikan keseluruhan tugas.waktu yang lama. Kebutuhan SDM dasarnya adalah mengetahui secara benar beban kerja setiap unit atau setiap SDM di organisasi. pengumpulan data kebutuhan pasar.

.00 3 jam 45 menit = 3 jam 45 menit + Total = 42 jam 45 menit = 2.15 4 jam 45 menit x 4 = 19 jam 13.00 4 jam x 4 = 16 jam : 07. sedang sebagai variabel tidak tetap yang selalu hampir akan berubah setiap tahunadalah volume kerjanya.(-) 235 hari 1 c....30-11.75 menit : 5 = 384.. frekwensi..923. JAM KERJA FORMAL DEPARTEMEN KEUANGAN a. Jam kerja efektif per hari 5 hari kerja = 1923.75 menit = 6 jam 24 menit/hari Jumlah hari kerja per tahun : 1 tahun = 365 hari Libur Sabtu-Minggu.... Jam Kerja Efektif Per Tahun 5 hari kerja = 235 x 384....BROWSING DARI INTERNET: 1.... ...00-17.........75 menit = 90..416. 104 hari Libur resmi. Untuk menghitung beban/bobot kerja adalah HASIL KALI antara VOLUME DENGAN BEBAN KERJA.. 12 hari --------------.(+) 130 hari --------------. Jam Kerja Formal Per Minggu Senin – Kamis Jumat : 07..30-12...565 menit = 1..........25 menit = 1.565 menit Jam kerja efektif per minggu dengan allowance (waktu luang) 25% : 75/100 x 2... yang kelak akan menjadi waktu standar (norma waktu) dan akan berfungsi sebagai variabel tetap dalam pelaksanaan analisis beban kerja.30 4 jam = 4 jam 13.. orang dll)..507 jam Setelah ditetapkannya jam kerja efektif maka semua outputs/kegiatan-aktivitas harus bisa dikonversi ke dalam orang jam. volume kerjanya dan setiap satuan produk tersebut memerlukan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesiakan/memproses...... Untuk itu setiap outputs/kegiatan-aktivitas harus ditentukan satuannya (lembar.75 menit = 32 jam 1 b.15-17.14 hari Hak cuti.......

00 = A Baik) EJ = 0. tugas rutin. Tugas-tugas di luar kedinasan seperti mengurus koperasi.00 = B (Baik) EJ = 0.BEBAN/BOBOT KERJA = Volume kerja X waktu yang digunakan (norma waktu) diperlukan oleh setiap jabatan yang terkait di data baik tugas pokok.70 – 0.50 = C (Cukup) = D (Sedang) = E (Kurang . Bapor dan sejenisnya tidak ikut didata.69 EJ < 0. selanjutnya dapat dihitung jumlah kebutuhan pegawai per jabatan. Contoh hasil olahan FP. Dalam melakukan pendataan didata pula jumlah pegawai/pejabat yang ada.89 EJ = 0. Jumlah kebutuhan pegawai/pejabat = Jumlah bobot kerja : (dibagi) jam kerja efektif. Pendataan tersebut dilakukan dengan menggunakan Form A. dengan menggunakan rumus tersebut di atas dan dikerjakan dengan menggunakan formulir FP 2. dengan menggunakan formulir FP3 dan menggunakan rumus.jam) Jam kerja efektif per tahun (jam) Dalam FP3 ini sekaligus akan dapat dihitung kelebihan/kekurangan pegawai berdasarkan jabatan. Efektivitas Jabatan (EJ) dan Prestasi Kerja Jabatan (PJ). tugas tambahan.2 : Rekapitulasi Jumlah Beban Kerja Jabatan Berdasarkan Produk Unit Organisasi : Bagian Analisa dan Evaluasi Jabatan Berdasarkan hasil perhitungan beban kerja tersebut.90 – 1.50 – 0. dengan rumus : Kelebihan/kekurangan pegawai/pejabat = Selisih antara jumlah perhitungan kebutuhan (Sangat pejabat yg ada dengan Prestasi Kerja Jabatan: EJ > 1. Form B dan Form C. insidentil yang terkait dengan kedinasan. atau dalam rumus dapat ditulis : Jumlah pegawai/pejabat kebutuhan = Jumlah bobot/beban kerja (orang. Data tersebut selanjutnya diolah untuk menghitung beban/bobot kerja setiap jabatan dalam suatu unit kerja.

unit = Jumlah bobot/beban kerja Unit (orang-jam) = Jam kerja efektif per tahun (jam) Dalam FP4 ini sekaligus akan dapat dihitung kelebihan/kekurangan pegawai unit. Jumlah kebutuhan pegawai .99 17.9 9 1.8 6 0.69 = D (Sedang) EU < 0. dan Prestasi kerja Unit (PU) dalam formulir FP4 dengan menggunakan rumus. Efektivitas Unit (EU) dan Prestasi Kerja Unit (PU).70 – 0.3 : Perhitungan Kebutuhan Pejabat/ Pegawai.303.4 B A A A C A .Contoh hasil hitungan FP.25 11. dan Prestasi Kerja Jumlah Pejabat/ +/ Pegawai (existing) 1 14 11 11 10 8 1 14 11 8 12 8 E U PU Ket -3 +2 - 0.89 = C (Cukup) EU = 0.47 20.0 3 1.00 = A Baik) EU = 0. Rumus: Kelebihan/kekurangan Unit = pegawai = Selisih antara jumlah unit yg ada dengan perhitungan kebutuhan (Sangat Prestasi Kerja Unit: EU > 1. Pejabat/ Pegawai unit.910. jumlah kebutuhan pegawai unit = Jumlah bobot kerja unit : (dibagi) jam kerja efektif. Tingkat Efisiensi Jabatan (EJ) dan Prestasi jabatan (PJ) Setelah semua unit organisasi dihitung/dibuatkan FP3.258.50 – 0. 4. tingkat efisiensi jabatan unit (EU).50 = E (Kurang Contoh hasil hitungan FP.72 14.90 – 1.16 Efisiensi Unit (EU).093. 5. Tingkat Unit (PU) Unit Jumlah Perhitungan Jumlah Organisasi Beban Kerja Kebutuhan Pejabat/ Jabatan Pegawai 1. 6.17 17.00 = B (Baik) EU = 0. 3. Kepala Biro Bagian 1 Bagian 2 Bagian 3 Bagian 4 Tata Usaha Biro 1. 2.344. selanjutnya dihitung Kebutuhan.4 : Perhitungan Kebutuhan Pegawai Unit.922.

2.3 Jam (dari jml jam kerja efektif kali kerja per hari dibagi 365 hari) Selanjutnya rumus yang digunakan dalam menghitung jumlah tenaga kerja: (axh) / (bxe) h adalah waktu yang diperlukan dalam menyelesaikan tugas h diperoleh dari hasil kali antara waktu yg dibutuhkan dalam menyelesaikan tugas untuk satu pasien dikali dengan jumlah beban kerja. Jumlah hari dalam 1 tahun (a)=365 hari Jumlah hari kerja dalam 1 tahun(b)=303 hari(diperoleh dari jumlah hari dalam satu tahun dikirangi jumlah hari minggu dalam satu tahun dan hari libur nasional) Jumlah jam kerja per hari=7 jam Jumlah hari kerja efektif=279 hari Jumlah hari kerja dikurangi cuti/ijin Jumlah Jam kerja efektif (e)=5.3 0. d. Mengambil data/melakukan penelitian mengenai jumlah beban kerja perhari. Melakukan pengambilan data/penelitian untuk menghitung waktu yang dibutuhkan dalam menyelesaikan satu rangkain pekerjaan dalam satu bagian 4. 3.832. 82. e. FAKTOR-YANG MEMPENGARUHI KEBUTUHAN STAFF a. atau mungkin menyelesaikan 60 berkas. dan e sudah dijelaskan diatas. Selanjutnya Langsung kita coba pada Kasusnya aja ya!!! Kasus I di bagian TPP Rawat Inap Diketahui : . a. c.9 9 Jumlah 2. b. Melakukan pengambilan data/atau penelitian mengenai pekerjaan-pekerjaan apa saja yang dilakukan tiap bagian.7 9 0. misalnya dalam satu hari rata-rata dilakukan pelayanan terhadap 60 pasien. 3. f. b. Melakukan perhitungan dengan rumus.75 DALAM 55 MENGHITUNG 54 JUMLAH -1 KEBUTUHAN LANGKAH-LANGKAH TENAGA KERJA: 1.

Dihitung dengan rumus menjadi (a x h) / (b x e) =(365 x 6. Dengan demikian. 2008).3)= 2.Inap 60.25 menit 2  Menata /Mengurutkan lembaran berkas RM =3 menit 3  Membuat kartu kendali dan menempel pada berkas =1 menit 4  Cek Kelengkapan RM=2 menit 5  Memisahkan berkas RM lengkap dan tidak lengkap=0. .5 menit 6 4. waktu transaksi dan jam kerja produktif pegawai (Yaslis Ilyas.75)/ (303 x 5. jumlah transaksi bisnis. Bagaimanakah menghitung Kebutuhan kerja untuk Penerimaan pasien Rawat Inap: Jawab: 1 1. Total perkejaan satu berkas=6. Sehingga hasil yang diperoleh adalah sebesar : 10 menit x 60 = 600 menit = 10 Jam Sehingga jumlah tenaga kerjanya adalah : (a x h)/ (bxe) = (365 x 10/303x5.3)= 1. dimana di soal diatas adalah 60.3 dibulatkan menjadi= 2 orang Kasus II di bagian Assembling Diketahui: Jumlah berkas perhari sebagai beban kerja bagian assembling adalah 60 berkas. Bagimana kebutuhan tenaga kerjanya? Jawab: 1  Menerima berkas RM dari petugas bangsal= 0.75 x 60 = 405 menit dijadikan jam menjadi 6. kunci utama menghitung tenaga adalah kemampuan identifikasi jenisjenis.5 menit 6  Pengambilan berkas RM=1 menit 7  Penyerahan RM pasien ke petugas antar=0.5 menit SEHINGGA TOTAL SATU RANGKAIAN PEKERJAAN ADALAH = 10 MENIT Selanjutnya hasil total diatas dikali beban kerja. Kita lakukan pengambilan data dan semisal hasilnya sebagai berikut: 2  Wawancara pasien butuh waktu=3 menit 3  Pemesanan Kamar dan Cari kamar =3 menit 4  Penjelasan Lembar informed consent=1 menit 5  Entry data pasien=1.75 menit Total pekerjaan dengan beban 60 brks=6.Jumlah berkas pasien/kunjungan pasien di R. Terjadinya kesenjangan antara kebutuhan dengan keadaan tenaga di puskesmas akibat faktor (1) dinas kesehatan yang tidak memiliki tenaga profesional dalam perencanaan SDM.5 dibulatkan menjadi= 1 orang atau 2 tergantung kebijakan RS anda KESIMPULAN Perencanaan sumberdaya manusia merupakan fungsi yang pertama maka harus dilaksanakan dalam organisasi. dan (2) tidak menggunakan metode atau alat ukur dalam penghitungan kebutuhan tenaga puskesmas berdasarkan beban kerja.75 jam 1 5.

Departemen Kesehatan RI. Bumi Aksara. Simamora. BPFE. H.DAFTAR PUSTAKA Sheppeck. Ed. Ed. Handoko. Jakarta. M. Ilyas. Journal.81/MENKES/SK/I/2004 tentang Penyusunan Perencanaan Sumberdaya Manusia Kesehatan di Tingkat Propinsi. Program DIII RM dan Infokes UGM Leraning Package of Medical Record Practice – IFHRO – .S. (2003) Perencanaan SDM untuk Organisasi Profit yang Kompetitif. Bumi Aksara. Jakarta. (2004). Handout PSRM 5.2004. Yogyakarta.Hamdani Pratama-dengan referensi dari: Refernsi : Wuryanto. Human Resource Management. Edisi Revisi. Y. Jakarta. I. Jakarta. P. Jakarta. pp 8-9. (2003). Raja Grafindo Persada. H(2001). Departemen Kesehatan RI.R. I. Siagian. A. Sub Tim Pelaksana. Nawawi. Oktaviana M Page 11 Yin. Tim Penyusun Rancangan Kebijakan Pengembangan Tenaga Kesehatan. (2000). Ed II. J (2000). Kabupaten/Kota serta Rumah sakit. and Militello. Yogyakarta. Gadjah Mada University Press. Departemen Kesehatan RI. Stategic HR Configuration and Organizational Performance. Kebijakan Pengembangan Tenaga Kesehatan Tahun 2000 sampai 2010. (2003). (2002). Vol 39. Jakarta. Manajemen Sumberdaya Manusia. ______________________. Manajemen Personalia dan sumberdaya Manusia. H. Studi Kasus: Desain dan Metode. H. SK MenKes No. (2004). Sis. M. Pusat Kajian Ekonomi Kesehatan Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Indonesia. Manajemen Sumberdaya Manusia. K. Kinerja Teori Penilaian dan Penelitian. PT. T.

SDM TUGAS KET 2 MAN. MUTU . KEUANGAN 6 MAN. STRAT 4 EKO KES 5 MAN. LOGISTIK 3 MAN.TUGAS – TUGAS KULIAH N O 1 MATA KULIAH MAN.

7 HUKUM ETIK & .

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful