MENGHITUNG BEBAN KERJA

Manajemen Sumber Daya Manusia

(DR. drg. HM Yaslis Ilyas, MPH)
5 Maret 2010, Jumat

ADI KUANTO

KAJIAN ADMINISTRASI RUMAH SAKIT

FAKULTAS KESEHATAN MASYARAKAT UNIVERSITAS INDONESIA 2010

Metoda Work Sampling dan Time and Motion Study secara ilmiah bagus dan validitas dan reabilitasnya baik. Diperlukan suatu standar untuk mengetahui besarnya kebutuhan tenaga yang sesuai beban tugas.Kenyataannya tenaga yang tersedia tidak mencukupi sehingga dalam pelaksanaan kegiatan sehari-hari masih terlihat saling tumpang tindih pekerjaan. semua kegiatan yang dikerjakan oleh setiap jenis petugas dihitung secara terpisah. Sito Meiyanto. misalnya untuk upaya pengobatan. Alat ukur menggunakan DSP Departemen Kesehatan RI tahun 2004 untuk memberikan gambaran jumlah tenaga yang seharusnya dibutuhkan. Laporan mengenai tenaga puskesmas yang dibuat selama ini hanya menyebutkan jumlah dan jenis tenaga tanpa menyebutkan berapa kebutuhan tenaga yang diperlukan oleh puskesmas dalam melaksanakan program kerja. Kristiani. mahal dan perlu . murah dan dapat digunakan untuk pengambilan keputusan manajemen. akurat. Utk menghitung beban kerja. Ada beberapa metoda imiah yang telah dikembangkan para ahli seperti: Work Sampling. Dasar pemikiran penghitungan SDM adalah kemampuan seorang manajer menghitung dengan tepat beban kerja organisasi untuk mencapai target ditentukan. Time and Motion Study dan Daily Log tetapi semua metoda mempunyai kelemahan karena tidak mampu memberikan informasi secara cepat. Salah satu faktor yang mempengaruhi pengambilan keputusan dalam masalah SDM adalah kondisi yang menekan pengambil keputusan membuat kebijaksanaan yang berbeda dari keputusan yang semula akan ditetapkan.PENDAHULUAN Keberhasilan pencapaian Visi Indonesia Sehat 2010 sangat dipengaruhi oleh penataan dan pengelolaan tenaga untuk melaksanakan kegiatan pokok pelayanan kesehatan. yaitu beban kerja yang terdiri dari tugas rutin. tetapi kompleks. diperlukan variabel Variabel penelitian terdiri dari variabel bebas. 2005). serta variabel terikat berupa kebutuhan tenaga puskesmas. berapa penderita yang dikerjakan oleh dokter dan berapa yang dikerjakan oleh perawat. tugas tambahan dan pembinaan PSM. dengan mengacu pada prinsip jangkauan pelayanan kesehatan yang merata dan memberikan citra mutu pelayanan yang baik (Iswinarto.

Daily Log dari aspek validitas dan reabilitas sulit diterima karena tingkat biasnya tinggi (Yaslis Ilyas. 2008). Menentukan output utama dari suatu fungsi/sub fungsi dan kemudian mengidentifikasi rangkaian aktivitas kerja yang dibutuhkan untuk menghasilkan output tersebut. 2. Dari jumlah total jam kegiatan ini kemudian bisa diprediksi berapa kebutuhan jumlah pegawai yang diperlukan untuk menyelesaikan keseluruhan tugas. Adapun. dll. 2008). 3. pengumpulan data kebutuhan pasar. Metode workload analysis adalah proses untuk menghitung beban kerja suatu posisi/sub posisi. dan juga kebutuhan jumlah orang untuk mengisi posisi/sub posisi tersebut.5 jam per hari dan membutuhkan waktu 45 menit menangani setiap komplain konsumen dan sejumlah transaksi bisnis lainnya. berapa lama untuk melakukan analisa dan berapa lama untuk menyusun hasil riset. Dalam metode ini terdapat tiga tahapan utama yang akan diuraikan dibawah ini: 1. Sebagai contoh: seorang ahli teknologi informasi mempunyai sejumlah transaksi bisnis setiap hari seperti: membuat program selama 2. jumlah dan waktu kerja yang dibutuhkan. pengumpulan data perilaku konsumen. jumlah dan waktu transaksi maka akan diketahui beban kerja per hari(Yaslis Ilyas. Membreak-down rangkaian aktivitas menjadi satuan tugas yang lebih spesifik. Misal dalam aktivitas pengumpulan data riset dibagi lagi menjadi kegiatan yang lebih detil. Menghitung jumlah waktu total yang dibutuhkan untuk menyelesaikan per kelompok tugas tersebut. Untuk mengetahui beban kerja organisasi dibutuhkan sejumlah data dan informasi yang akurat yang berasal dari personel ahli atau kompeten di organisasi itu sendiri yang telah melakukan transaksi bisnis ribuan kali sehingga dengan tepat dapat mengetahui jenis. Misal berapa total waktu yang diperlukan untuk melakukan pengumpulan data riset. Misal departemen riset produk baru memiliki tiga rangkaian aktivitas kerja untuk menghasilkan output/hasil penelitian pengembangan produk baru. menganalisa data riset dan kemudian menyusun laporan hasil riset dan rekomendasi pengembangan produk baru.waktu yang lama. Kebutuhan SDM dasarnya adalah mengetahui secara benar beban kerja setiap unit atau setiap SDM di organisasi. contoh : pengumpulan data produk kompetitor. Dengan diketahui jenis. Yakni : Mengumpulkan data riset. .

BROWSING DARI INTERNET: 1....507 jam Setelah ditetapkannya jam kerja efektif maka semua outputs/kegiatan-aktivitas harus bisa dikonversi ke dalam orang jam..30-12.... Untuk menghitung beban/bobot kerja adalah HASIL KALI antara VOLUME DENGAN BEBAN KERJA...14 hari Hak cuti...30-11... Untuk itu setiap outputs/kegiatan-aktivitas harus ditentukan satuannya (lembar. Jam Kerja Formal Per Minggu Senin – Kamis Jumat : 07.. yang kelak akan menjadi waktu standar (norma waktu) dan akan berfungsi sebagai variabel tetap dalam pelaksanaan analisis beban kerja..30 4 jam = 4 jam 13.00 4 jam x 4 = 16 jam : 07.923..... orang dll)........00 3 jam 45 menit = 3 jam 45 menit + Total = 42 jam 45 menit = 2.. 12 hari --------------.565 menit Jam kerja efektif per minggu dengan allowance (waktu luang) 25% : 75/100 x 2.....75 menit = 6 jam 24 menit/hari Jumlah hari kerja per tahun : 1 tahun = 365 hari Libur Sabtu-Minggu....75 menit = 32 jam 1 b.. 104 hari Libur resmi..15 4 jam 45 menit x 4 = 19 jam 13.75 menit : 5 = 384.....15-17.75 menit = 90.(+) 130 hari --------------.. frekwensi.565 menit = 1. volume kerjanya dan setiap satuan produk tersebut memerlukan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesiakan/memproses..416. JAM KERJA FORMAL DEPARTEMEN KEUANGAN a...00-17.. sedang sebagai variabel tidak tetap yang selalu hampir akan berubah setiap tahunadalah volume kerjanya.. Jam Kerja Efektif Per Tahun 5 hari kerja = 235 x 384...... ...(-) 235 hari 1 c.. Jam kerja efektif per hari 5 hari kerja = 1923.25 menit = 1.

00 = A Baik) EJ = 0.50 = C (Cukup) = D (Sedang) = E (Kurang .69 EJ < 0. dengan rumus : Kelebihan/kekurangan pegawai/pejabat = Selisih antara jumlah perhitungan kebutuhan (Sangat pejabat yg ada dengan Prestasi Kerja Jabatan: EJ > 1. tugas rutin.50 – 0. tugas tambahan. Jumlah kebutuhan pegawai/pejabat = Jumlah bobot kerja : (dibagi) jam kerja efektif. Dalam melakukan pendataan didata pula jumlah pegawai/pejabat yang ada. Efektivitas Jabatan (EJ) dan Prestasi Kerja Jabatan (PJ). Data tersebut selanjutnya diolah untuk menghitung beban/bobot kerja setiap jabatan dalam suatu unit kerja.2 : Rekapitulasi Jumlah Beban Kerja Jabatan Berdasarkan Produk Unit Organisasi : Bagian Analisa dan Evaluasi Jabatan Berdasarkan hasil perhitungan beban kerja tersebut. Contoh hasil olahan FP. dengan menggunakan formulir FP3 dan menggunakan rumus. Pendataan tersebut dilakukan dengan menggunakan Form A.jam) Jam kerja efektif per tahun (jam) Dalam FP3 ini sekaligus akan dapat dihitung kelebihan/kekurangan pegawai berdasarkan jabatan.70 – 0. Bapor dan sejenisnya tidak ikut didata.89 EJ = 0.BEBAN/BOBOT KERJA = Volume kerja X waktu yang digunakan (norma waktu) diperlukan oleh setiap jabatan yang terkait di data baik tugas pokok. Form B dan Form C. selanjutnya dapat dihitung jumlah kebutuhan pegawai per jabatan. insidentil yang terkait dengan kedinasan. Tugas-tugas di luar kedinasan seperti mengurus koperasi.00 = B (Baik) EJ = 0. dengan menggunakan rumus tersebut di atas dan dikerjakan dengan menggunakan formulir FP 2. atau dalam rumus dapat ditulis : Jumlah pegawai/pejabat kebutuhan = Jumlah bobot/beban kerja (orang.90 – 1.

17 17.8 6 0.3 : Perhitungan Kebutuhan Pejabat/ Pegawai.unit = Jumlah bobot/beban kerja Unit (orang-jam) = Jam kerja efektif per tahun (jam) Dalam FP4 ini sekaligus akan dapat dihitung kelebihan/kekurangan pegawai unit.303.922. Jumlah kebutuhan pegawai . 3.47 20.90 – 1.70 – 0.Contoh hasil hitungan FP. 4.0 3 1.258. tingkat efisiensi jabatan unit (EU).69 = D (Sedang) EU < 0.50 = E (Kurang Contoh hasil hitungan FP.16 Efisiensi Unit (EU).50 – 0.00 = B (Baik) EU = 0. dan Prestasi Kerja Jumlah Pejabat/ +/ Pegawai (existing) 1 14 11 11 10 8 1 14 11 8 12 8 E U PU Ket -3 +2 - 0.72 14. Kepala Biro Bagian 1 Bagian 2 Bagian 3 Bagian 4 Tata Usaha Biro 1.4 : Perhitungan Kebutuhan Pegawai Unit.910. selanjutnya dihitung Kebutuhan. 2.25 11.00 = A Baik) EU = 0. 6. Rumus: Kelebihan/kekurangan Unit = pegawai = Selisih antara jumlah unit yg ada dengan perhitungan kebutuhan (Sangat Prestasi Kerja Unit: EU > 1.99 17. dan Prestasi kerja Unit (PU) dalam formulir FP4 dengan menggunakan rumus. Tingkat Efisiensi Jabatan (EJ) dan Prestasi jabatan (PJ) Setelah semua unit organisasi dihitung/dibuatkan FP3.093. 5. jumlah kebutuhan pegawai unit = Jumlah bobot kerja unit : (dibagi) jam kerja efektif. Tingkat Unit (PU) Unit Jumlah Perhitungan Jumlah Organisasi Beban Kerja Kebutuhan Pejabat/ Jabatan Pegawai 1.9 9 1. Efektivitas Unit (EU) dan Prestasi Kerja Unit (PU).89 = C (Cukup) EU = 0.4 B A A A C A .344. Pejabat/ Pegawai unit.

2. Melakukan pengambilan data/penelitian untuk menghitung waktu yang dibutuhkan dalam menyelesaikan satu rangkain pekerjaan dalam satu bagian 4.3 Jam (dari jml jam kerja efektif kali kerja per hari dibagi 365 hari) Selanjutnya rumus yang digunakan dalam menghitung jumlah tenaga kerja: (axh) / (bxe) h adalah waktu yang diperlukan dalam menyelesaikan tugas h diperoleh dari hasil kali antara waktu yg dibutuhkan dalam menyelesaikan tugas untuk satu pasien dikali dengan jumlah beban kerja.3 0. b.7 9 0. misalnya dalam satu hari rata-rata dilakukan pelayanan terhadap 60 pasien. b. a. f.9 9 Jumlah 2. atau mungkin menyelesaikan 60 berkas. Melakukan pengambilan data/atau penelitian mengenai pekerjaan-pekerjaan apa saja yang dilakukan tiap bagian. d. Mengambil data/melakukan penelitian mengenai jumlah beban kerja perhari. dan e sudah dijelaskan diatas. Selanjutnya Langsung kita coba pada Kasusnya aja ya!!! Kasus I di bagian TPP Rawat Inap Diketahui : . e.75 DALAM 55 MENGHITUNG 54 JUMLAH -1 KEBUTUHAN LANGKAH-LANGKAH TENAGA KERJA: 1. c. FAKTOR-YANG MEMPENGARUHI KEBUTUHAN STAFF a.832. 3. Melakukan perhitungan dengan rumus. Jumlah hari dalam 1 tahun (a)=365 hari Jumlah hari kerja dalam 1 tahun(b)=303 hari(diperoleh dari jumlah hari dalam satu tahun dikirangi jumlah hari minggu dalam satu tahun dan hari libur nasional) Jumlah jam kerja per hari=7 jam Jumlah hari kerja efektif=279 hari Jumlah hari kerja dikurangi cuti/ijin Jumlah Jam kerja efektif (e)=5. 3. 82.

Total perkejaan satu berkas=6. Bagaimanakah menghitung Kebutuhan kerja untuk Penerimaan pasien Rawat Inap: Jawab: 1 1.5 menit SEHINGGA TOTAL SATU RANGKAIAN PEKERJAAN ADALAH = 10 MENIT Selanjutnya hasil total diatas dikali beban kerja.Inap 60. Sehingga hasil yang diperoleh adalah sebesar : 10 menit x 60 = 600 menit = 10 Jam Sehingga jumlah tenaga kerjanya adalah : (a x h)/ (bxe) = (365 x 10/303x5.3)= 2. dan (2) tidak menggunakan metode atau alat ukur dalam penghitungan kebutuhan tenaga puskesmas berdasarkan beban kerja. Kita lakukan pengambilan data dan semisal hasilnya sebagai berikut: 2  Wawancara pasien butuh waktu=3 menit 3  Pemesanan Kamar dan Cari kamar =3 menit 4  Penjelasan Lembar informed consent=1 menit 5  Entry data pasien=1.3)= 1. waktu transaksi dan jam kerja produktif pegawai (Yaslis Ilyas.75)/ (303 x 5. kunci utama menghitung tenaga adalah kemampuan identifikasi jenisjenis.Jumlah berkas pasien/kunjungan pasien di R. .5 menit 6  Pengambilan berkas RM=1 menit 7  Penyerahan RM pasien ke petugas antar=0. Dengan demikian.25 menit 2  Menata /Mengurutkan lembaran berkas RM =3 menit 3  Membuat kartu kendali dan menempel pada berkas =1 menit 4  Cek Kelengkapan RM=2 menit 5  Memisahkan berkas RM lengkap dan tidak lengkap=0.75 menit Total pekerjaan dengan beban 60 brks=6.75 x 60 = 405 menit dijadikan jam menjadi 6. Dihitung dengan rumus menjadi (a x h) / (b x e) =(365 x 6.5 menit 6 4. 2008). dimana di soal diatas adalah 60.5 dibulatkan menjadi= 1 orang atau 2 tergantung kebijakan RS anda KESIMPULAN Perencanaan sumberdaya manusia merupakan fungsi yang pertama maka harus dilaksanakan dalam organisasi. Terjadinya kesenjangan antara kebutuhan dengan keadaan tenaga di puskesmas akibat faktor (1) dinas kesehatan yang tidak memiliki tenaga profesional dalam perencanaan SDM. Bagimana kebutuhan tenaga kerjanya? Jawab: 1  Menerima berkas RM dari petugas bangsal= 0.3 dibulatkan menjadi= 2 orang Kasus II di bagian Assembling Diketahui: Jumlah berkas perhari sebagai beban kerja bagian assembling adalah 60 berkas. jumlah transaksi bisnis.75 jam 1 5.

Jakarta. Nawawi. Departemen Kesehatan RI. and Militello. Kabupaten/Kota serta Rumah sakit. (2000). Simamora. Jakarta. Human Resource Management. Yogyakarta. Jakarta. (2004). Manajemen Personalia dan sumberdaya Manusia. P. M. Stategic HR Configuration and Organizational Performance. H. Sis.S. Jakarta. (2003). Tim Penyusun Rancangan Kebijakan Pengembangan Tenaga Kesehatan. J (2000). Kebijakan Pengembangan Tenaga Kesehatan Tahun 2000 sampai 2010. Ed.R. pp 8-9. Oktaviana M Page 11 Yin. T. K. (2003) Perencanaan SDM untuk Organisasi Profit yang Kompetitif. Jakarta. M. SK MenKes No. Jakarta. Pusat Kajian Ekonomi Kesehatan Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Indonesia. H(2001).81/MENKES/SK/I/2004 tentang Penyusunan Perencanaan Sumberdaya Manusia Kesehatan di Tingkat Propinsi. Y. Yogyakarta.DAFTAR PUSTAKA Sheppeck. Raja Grafindo Persada. Manajemen Sumberdaya Manusia. PT. Bumi Aksara. (2004). A. ______________________. Sub Tim Pelaksana.2004. I. Departemen Kesehatan RI. Handout PSRM 5. Departemen Kesehatan RI. Ed. Siagian. BPFE. Gadjah Mada University Press. (2003). Edisi Revisi. (2002). Vol 39. Ed II. Ilyas. H. I. Kinerja Teori Penilaian dan Penelitian. H. Handoko. Program DIII RM dan Infokes UGM Leraning Package of Medical Record Practice – IFHRO – . Journal. Bumi Aksara. Studi Kasus: Desain dan Metode. Manajemen Sumberdaya Manusia.Hamdani Pratama-dengan referensi dari: Refernsi : Wuryanto.

LOGISTIK 3 MAN. MUTU . KEUANGAN 6 MAN.TUGAS – TUGAS KULIAH N O 1 MATA KULIAH MAN. SDM TUGAS KET 2 MAN. STRAT 4 EKO KES 5 MAN.

7 HUKUM ETIK & .

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful