PERTEMUAN 4

LINK ACCOUNT, SALES, DAN EXPORT-IMPORT

Kompetensi Dasar

1. Praktikan dapat melakukan link Account

2. Praktikan dapat mencatat transaksi penjualan barang/jasa, return penjualan
dan penerimaan yang berhubungan dengan penjualan tersebut
3. Praktikan dapat melakukan Export-Import rekening

1. LINK ACCOUNT
a. Account & Banking Account

Secara default MYOP akan mengisi Kolom Laba periode berjalan ( 3-900
Current Earning), laba ditahan ( 3-800 Retaired earning), namun untuk
kolom isian perkiraan saldo penyeimbang/Selisih Pembukuan (3-9999
Historical Balancing), Pembayaran Elaektronik (Cheque account for
Electronic Payment), Penerimaan Sementara (Cheque account for Undesited
Funds) anda dapat mengganti dengan perkiraan yang lain.
b. Sales Account
Koordinasi rekening yang berhubungan transaksi penjualan jasa atau
barang dagangan yang merupakan kegiatan utama perusahaan, dimana ketika
Anda mencatat transaksi penjualan, rekening-rekening apa saja yang
terpengaruh/digunakan oleh transaksi tersebut.
c. Purchases Account
Koordinasi rekening yang berhubungan dengan transaksi pembelian jasa
atau barang ddagangan yang merupakan kegiatan utama prusahaan, dimana
ketika anda mencatat transaksi pembelian, rekening-rekening apa saja yang
terpengaruh atau digunakan oleh transaksi tersebut.
2. SALES
Modul sales digunakan untuk mencata transaksi penjualan barng atau jasa,
return penjualan dan penerimaan yang berhubungan dengan penjualan tersebut.

Contoh 1 mencatat transaksi penjualan tunai

Tanggal 3 januari 2006 perusahaan menjual barang dagangan secara tunai
kepada customer penjualan tunai dengan rincian:
Unit Kode Nama Barang harga diskon Jumlah
2 P-002 Urea 3,000 6,000

Penyelesaian
Dari modul Sales, klik Enter Sales, ubah tampilan fakturnya dengan klik
icon Layout, pilih Item, kemudian klik OK selanjutnya isi data penjualan sbb:
Perhatikan pada fron tsb, pada pojok sebelah kiri atas, tentukan transaksi
penjulan ada tiga pilihan untuk status tsb:
Quote dipakai untuk mencata yang kita berikan ke customer,
Order dipakai untuk mencatat order penjualan yang telah diteriam perusahaan
Invoice dipakai untuk membuat faktur penjualan lembat invoice dapat berlaku.
Juga sebagai lembar taguhan, untuk contoh tsb kita pilih Invoice
Perhatikan juga pada kolom Paid Today diisi dengan jumlah uang yang
dibayarkan tunai dana tersebut akan menambah saldo kas di bank BNI

Contoh 2. Mancatat Return Penjualan Tunai

Masih berhubuang dengan contoh1, misalkan tanggal 4 januari 2009 perusaan
mnerima pengembalian barang dari customer penjualan tunai yaitu 1 unit barang
P-002 ( Urea) karena rusak

Penyelesaan :
Langkah 1 : Catat tersebut pengembalian barang dari customer melalui modul
Sales, Enter sales, isikan data barang yang dikembalikan, perhatikan pada
kolom ship diisi ( - ) jumlah barng yang dikembalikan.
Langkah 2 : catat pengeluaran dana akibat pengembalian barang dari customer
melalui modul Sales, Sales Register, pilih Return & Kredit, sorot nama
Customerny, klik Pay Refund. Selelah memilih Pay Refund anda cukup menggati
tanggal penegluaran dana, dana tersebut akan mengurangi saldo yang ada di bang
BNI.

Contoh 3. Mencatat penerimaan dari customer.

Tanggal 3 Januari 2009 diterima pelunasa dari PT MAJU 4.500. Penyelesaian dari
modul Sales, klik Receive Payment, kolom Amount Received diisi daengan dana
yang kita terima, selanjutnya nilai tsb distribusikan pada colom Amount Aplied
pada ransaksi yang dilunasi. Dana yang ditrima tsn akan menambah saldo rekening
di Bank BNI.

Contoh 4. Mencatat Transaksi Penjualan Secara Kredit.

Tanggal 4 Januari 2006 perusahaan menjual barang dagangan kepada PT
MAJU secara kredit dengan perincian sbb:
Unit Kode Nama Barang harga diskon Jumlah
2 P-002 Urea 3,000 6,000
2 P-003 TSP 4,000 8,000

Penyelesaian:
Dari modul Sales, klik Enter Sales, ubah tampilan fakturnya dengan klik icon
Layout, pilih Item, kemudian klik OK, selanjutnya isi data penjualannya sbb,
perhatikan pada kolom Paid Today tidak diisi karena kita belum menerima dana
dari cortumer tsb ( berbeda dengan penjualan tunai) :
Contoh 5. Mencatat Transaksi Return Penjualan Kredit

Masih berhubungan dengan Contoh 4, misalkan tanggal 5 Januari 2009 PT

SAHABAT TANI mengembalikan barang yang dibeli karena rusak yakni 1 UNIT
TSP (P-003), oleh Perusahaan barang tsb diganti dengan 1 Unit Urea ( P-002).
Penyelesaian :

Langkah 1. Catat pengembalian dan penukaran barang melalui modul Sales, klik
Enter Sales kemudain isikan datany sbb, kolom ship diisi (-) jumlah barang
yang dikembalikan dan (+) jumlah barang peggantinya / penukarannya:

Langkah 2. Catat pengurangan piutang, melaui modul Sales, klik Sales Register
pilih bilah Return & Credit, sorot nama customernya( PT SAHABAT TANI),
klik bilah Apply to Sales. Setelah memiliki Apply to Sale , nilai yang ada di
Colom Kredit Amount, distribusikan pada kolom Amount Aplied pada transaksi
yang akan dikurangi ( klik kolom tsb ).

Contoh 6. Mencatat Order Pemesanan dari Costumer.

Tanggal 6 januari 2009 perusahaan menerima pemesanan barang dari
customer CV JAYA dengan perincian sbb :
Unit Kode Nama Barang Harga Diskon Jumlah
3 P-004 5,000 15,000

Transaksi ini belum berpengaruh pada saldo pada rekening yang bersangkutan
dikarenakan transaksi ini dianggap belum terjadi hanya sebatas order pemesanan
saja.

Penyelesaian:
Dari modul Sales, klik Enter Sales, ubah status transaksinya ( klik pojok kiri atas)
menjadi Order, kemudian catat data pemesanannya sbb :
 Contoh 7 mengubah Transaksi Order menjadi Invoice
Masih berhubungan dengan contoh 6, misalkan tgl 7 Januari 2009
Perusahaan mengirimkan barang yang dipesan oleh CV JAYA.
Penyelesaian
Dari modul Sales, klik Sales Register, pilih bilah Order, sorot mana customernya
( C JAYA , klik bilah Change to Invoice.

3. EXPORT-IMPORT REKENING
EXPORT REKENING : Mencopy account atau rekening dari data akuntansi
yang pernah dibuat.
Tahapan:

 Buka salah satu file myop yang telah selesai dikerjakan

 Klik menu FILE, EXPORT DATA, ACCOUNT pilih bulannya, klik
CONTINUE
 Klik kategori yang akan diexport

IMPORT REKENING : Mengambil rekening dari file export dan dicopykan

pada file data akuntansi yang baru.
Tahapan:
 Buka satu file data baru
 Klik menu FILE, IMPORT DATA, ACCOUNT, pada Duplicate Record,
pilih Update Existing Record, klik CONTINUE
 Bua file export data tadi, klik naman file nya, klik OPEN
 Pilih kategori yang akan diimport
 Klik IMPORT, kemudian akhiri dengan OK
 PERTEMUAN 5
PURCHASE, JURNAL PENUTUP, BACK UP DATA
DAN SISTEM KEAMANAN DATA

Kompetensi dasar
 Praktikan dapat mencata transaksi pembelian, return pembelian dan pengeluaran
yang behubungan dengan pembelian tersebut
Praktikan dapat membuat back up data dan restore data
Praktikan dapat membuat system pengamanan data akuntansi MYOB

1. PURCHASE
Modul Purchase digunakan untuk mencatat transaksi pembelian barang
atau jasa, return pembelian dan pengeluaran yang behubungan dengan pembelian
tersebut.
Contoh 1. Mencat transaksi pembelian kredit
Tanggal 11 januari 2009 Perusahaan membeli barang dagangan secara
kredit kepada Raja Prima dengan rincian sbb:
Unit Kode Nama Barang Harga Diskon Jumlah
2 P-003 TSP 3,000 6,000
3 P-004 Pupuk Kandang 4,000 12,000

Penyelesaian :
Dari modul purchase, klik Enter Purchase, ubah tampilan fakturnya dengan klik
icon Layout, pilih item, kemudian klik OK, pilih status transaksi yakni Nill,
selanjutnya isi data pembeliannya sbb:

Contoh 2. Mencatat Retur pembelian Kredit

Masih berhubungan dengan contoh 1, misalkan tanggal 12 januari 2009
perusahaan mengembalikan barang yang dibeli karena rusak yakni 1 unit Pupuk
Kandang ( P-004), oleh Raja Prima barang tsb diganti dengan 1 unit TSP (P-003).

Penyelesaian :
Langkah 1. Catat pengembalian dan pertukaran barang melalui modul Purchase,
klik Enter Purchase, kemudian isikan datanya sbb, kolom Receive diisi
(-) jumlah barang yang akan dikembalikan dan (+) jumlah barang
penggantinya/ penukarnya:

Langkah 2. Catat pengurangan hutang melalui modul Purchase klik Purchase

Register, pilih bilah Return & Debit, sorot nama supliernya ( Raja Prima),
klik bilah Appy to Purchase, nilai yang ada di kolom Debit Amount
didistribusikan ke kolom Amount Applied pada transaksi yang
dipergunakan hutangnya (apabila dikolom discount ada nilainya, hapuslah
nilai tsb / jangan diberlakukan discount tsb).

Contoh 3 mencatat transaksi pembelian tunai

Tanggal 13 Januari 2009 Perusahaan membeli barang kepada Supplier Siapa Saja
dengan perincian sbb :
Unit Kode Nama Barang Harga Diskon Jumlah
3 P-002 Urea 2,000 6,000

Penyelesaian :
Dari modul Purchase, klik Enter Purchase, ubah tampilannya fakturnya
dengan klik icon Layout, pilih Item, kemudian klik OK, pilih salah status
transaksinya yakni Bill, selanjutnya isi data pembeliannya sbb, perhatikan juga
pada kolom Paid Today diisi dengan jumlah data yang dikeluarkan untuk
membayar :

Contoh 4. Mencatat return pembelian Tunai

Masih berhubungan dengan contoh 3, misalnya tanggal 14 januari 2009
Perusahaan mengembalikan barang yang dibeli yaitu 1 unit Urea (P-002) karena
rusak. Supplier ( Siapa Saja) setuju untuk mengembalikan dana yang telah
diberikan kepadanya kepada perusahaan kita.
Penyelesaian :
Langkah 1. catat pengembalian dan penukaran carang melalui modul Purchase,
klik Enter Purchase, kemudian isikan datanya sbb, Kolom receive diisi (-)
jumlah barang yang dikembalikan.
Langkah 2. Catat penerimaan Dana, melaui modul Purchase, klik Purchase
Register, plih bilah Return & Debit, sorot nama Supliernya ( Siapa Saja),
klik bilah Receive Fund.

Contoh 5 mencatat transaksi pelunasan hutang

Tanggal 15 januari 2009 mperusahaan membayar hutang ke supplier raja
Prima 24.740 dengan perincian 10,000 utuk melunasi hutang awal sedangkan
sisanya untuk melunasi pembelian pada tanggal 11 yang lalu.
Penyelesaian :
Dari modul Purchase, pilih Pay Bill, kemudian pada kolom Amount diisi
dengan jumlah dana yang dikeluarkan, selanjutnya didistribusikan nilai tsb pada
kolo Amount Aplied.

Contoh 6. Mencatat Order pembelian barang

Tanggal 16 januari 2009 perusahaan memesan barang kepada supplier
( maltindo) dengan rincian sbb :
Unit Kode Nama Barang Harga Diskon Jumlah
2 P-002 Urea 2,000 6,000
3 P-003 TSP 3,000 6,000

Penyelesaian :
Dari modul Purchase, klik Enter Purchase, ubah tampilan fakturnya
dengan klik icon Layout, pilih Item, kemudian klik OK, pilih status transaksinya
yakni Order, selanjutnya isi data pembeliannya sbb :

Contoh 7. Mengubah Transaksi Order menjadi Bill

Masih berhubungan dengan contoh 6, misalkan tanggal 17 januari 2009
perusahaan menerima barang yang dipesan dari Maltindo.
 Penyelesaian :
Dari modul Purchase, pilih Purchase Register, pilih bilah Order, sorot
nama supliernya ( maltindo), klik bilah Change to Bill.

2. BACKUP DATA
Mengubah file cadangan/backup data sangat diperlukan apabila nantinya
kita akan memindahkan data akuntansi ke media perekam yang kapasitasnya
terbatas. Hasil backup data berupa file baru yang berextension ZIP. Langkah
mencakup data :
1. Buka data yang akan dibackup
2. Klik menu FILE, BACKUP, klik Continue, kemudian ketik nama file untuk
file backup anda akhiri dengan SAVE
3. RESTORE DATA
File backup tidak dapat digunakan dan dibuka apabila belum di restore.
Kegunaan dari restore data menghasilkan file baru yang sama persis dengan file
aslinya ( sebelum di backup). Untuk merestore data, anda bias menggunakan
aplikasi WINZIP, WINRAR atau MYOP jugs bisa.
Langkah merestore file Backup :
1. Aktivkan MYOP, klik menu FILE, RESTORE
2. Buka file Backup anda , klik file Backup, klik Open
3. Kemudian klik nama file untuk file hasil restore data nantinya akhiri dengan
SAVE

4. TUTUP BUKU
Proses tutup buku pada dasarnya menutup semua saldo perkiraan nominasi
dan dipindahlkan ke rekening 3-8000 retaired earning ( laba yang ditahan) untuk
memulai pencatatan transaksi di periode akuntansi yang baru. Proses tutup buku
biasanya dilakukan di akhir periode akuntansi ( missal) di tanggal 31 desember).
Hal hal yang diperlukan sebelum melakukan proses tutup buku
 1. Pastikan semua transaksi telah dicatat semua.
2. Buatlah file backup terlebih dahulu.
3. File data yang telah ditutup buku, jurnalnya tidak bias dalampirkan kembali
(close),
4. Jika ada jurnal yang lupa belum dicatat, anda harus merestore file backup
yang sebelumnya anda buat , kemudian catat jurnal pada file hasil restore tsb,
akan tetapi kalau anda tidak mempunyai file backup maka anda harus
membuat ulang file data dan mencatat utang semua transaksi pada file data
tersebut( dari januari sampai desember).

Langkah melakukan tutup buku :

1. Buka data yang akan ditutup buku tetapi sebelumnya ingat no 1 dan 2 di atas
2. Klik menu FILE, START A NEW YEAR, START A NEW FINANCIAL
YEAR, klik continue 2x
Keterangan
Financial Year just Completed menunjukan tahun periode Akuntansi yang
aktif ( sebelum proses tutup buku)
New Finnacial Year menunjukan tahun Periode Akuntansi baru nantinya
( setelah proses tutup buku)
The last Mont of The New Year menunjukan bulan akhir periode akuntansi
yang baru ( setelah proses tutup buku).
Number of Periods in New Financial Year menunjukan periode bulan yang
digunakan untuk periode akuntasi yang baru ( setelah proses tutup buku ).
3. Anda bias lakukan perubahan opada option tsb, kemudian klik continue 3x
akhiri dengan Start a New financial year.

5. PASSWORD DATA AKUNTANSI

Kadang kita tidak perlu untuk member password atau data akuntansi agar
tidak smebarangan oleh bias membuka dan melihat data kita, karena data
 akuntansi merupakan data yang rahasia serta tidak boleh sembarangan orang tahu
data tersebut.
Langkah member password sbb :
1. Buka file data akuntasi yang akan diberi password
2. Klik menu SETUP, PREFERENCE, SECURUTY, selanjutnya klik icon
PASSWORD.
3. Ketik kata sandi yang akan dibuat pada kotak New Master Password,
kemudian Klik RECORD NEW PASSWORD. Di layar akan muncul
konfirmasi unruk mengingatkan anda tentang kata sandi yang telah anda
berikan tadi ( ingat dan catat kata sandi tsb, apabila nanti anda lupa maka file
maka file data tidak akan bias dibuka), klik OK untuk mengakhiri.
6. SUB MASTER PASSWORD JUGA MEMBATSI
Kita juga bisa membatasi hak akses seseorang untuk memasukan transaksi
ke dalam file data akuntansi. Sebagai contoh, misalkan anda seorang kepala
pembukuan di suatu perusahaan dan mempunyai 3 orang bawahan yakni si cantik
bagian umum hanya bias akses modul ACCOUNT si adinda bagian pembelian
hanya bias akses modul PURCHASE dan si tirta bagian penjualan hanya bias
akses modul SALES. Sebagai catatan yang bias memberikan hak akses yakni
yang mempunyai kat sandi MASTER PASSWORD.
Langkah member Sub master Password
1. Buka file data akuntansi dan masuk dengan kata sandi MASTER
PASSWORD
2. Klik NEW ketik kata sandi pada new sub password ( missal cantik) akhiri
dengan klik Record New Password
3. Untuk membatasihak akses cantik, klik modul yang tidak boleh atau bias
diakses cantik sehingga modul tsb kan ditandai dengan tanda centang.
4. Ulangi cara yang sama user yang lain.