Maylanny Christin

PUBLIC RELATIONS
WRITING
 Public Relations Writing
adalah upaya untuk
melakukan hubungan
positif antara suatu
organisasi/perusahaan
dengan berbagai publiknya,
biasanya melalui teknik
image building
 (membangun citra).
 Bentuk penulisan PR banyak jenisnya
namun, dapat dibagi menjadi dua kategori
utama:

1. Controlled Information

2. Uncontrolled Information
 Controlled Information adalah informasi yang secara
total dapat dikendalikan oleh PR, baik meyangkut isi
keredaksian, gaya, penempatan maupun pemilihan
waktu.

 Contoh, informasi yang bisa dikendalikan PR:

Adevertising (Iklan) atau Instutional and advocacy
advertising, house publication (media terbitan sendiri
bukan umum), selebaran, dan lain-lain.
 Uncontrolled Information adalah informasi diluar
kendali PR, kendali ada di media (massa), sehingga
tidak bisa dikontrol atau apa yang PR inginkan secara
total ada dalam kendali redaksi, baik menyangkut isi,
gaya, placement (penempatan) maupun timing
(pengaturan waktu terbit).

 Contoh, informasi yang tidak bisa dikendalikan PR

adalah Press Release/News Release/Broadcast Release/
Siaran Pers,Wawancara Pers dan Konferensi Pers.
PRESS RELEASE News Relaease/Press
Release/Broadcast
Release (Siaran Pers)
adalah karya tulis yang
paling banyak dan
paling sering dilakukan
praktisi PR untuk
menyebarkan informasi
melalui media massa
(surakabar, majalah,
televisi, radio, media
online).
Bentuk-Bentuk Penulisan:

Backgrounder (latar) adalah

informasi dasar yang memuat
uraian penopang bagi tulisan
wartawan, bisa uraian singkat
tentang perusahaan, karyawan,
investor, visi dan misi
perusahaan, dan sebagainya.
 Corporate Adverstising (Iklan Perusahaan) adalah
penulisan yang ditujukan sebagai kegiatan strategis untuk
mengangkat citra organisasi/perusahaan tertentu.
Misalnya dikaitkan peresmian pabrik baru, perluasan usaha,
ulang tahun perusahaan, hari-hari nasional
Public Service Announcement (Iklan Layanan
Masyarakat) adalah pesan untuk mendidik
masyarakat agar timbul kesadaran atau
kepedulian terhadap sejumlah masalah.
al.
 Artikel dan editorial adalah penulisan
tentang pandangan redaksi tentang
suatu masalah yang disampaikan
dalam media perusahaan.

 Collateral Publication (Publikasi ringan)

adalah brosur, pamflet, flyer dan alat
pemasaran langsung lainnya untuk
membantu kampanye pemasaran.
 Company Profile dan Annual Report (Profil
Perusahaan dan Laporan Tahunan) adalah
penulisan tentang perusahaan dan
kegiatannya.
Speeches and
Presentation (Pidato
dan Presentasi)
adalah penulisan PR
tentang naskah
pidato dan bahan
presentasi untuk
pimpinan
perusahaan.
Menetapkan Strategi Penulisan
 Strategi Informasi, umumnya bersifat langsung menuju
sasaran, mengungkap fakta, Digunakan bila khalayak
menghendaki pengunkapan secara langsung, seperti pada
peluncuran produk baru, kampanye kesadaran konsumen,
dan program-program pelayanan masyarakat.

 Strategi Argumentasi, mengasumsikan bahwa setidaknya ada

dua sisi dapat muncul ke permukaan dari suatu isu. Pesan
yang disampaikan umumnya bersifat persausif dan diarahkan
pada khalayak yang sudah mengenal dan tertarik akan isu
teresebut. Strategi ini memberikan alasan-alasan kepada
khalayak, terutama kepada mereka yang masih netral dan
terbuka untuk argumentasi.
 Strategi Citra, ini dipakai untuk mengembangkan dan sekaligus
memelihara identitas yang kuat dan mudah diingat (terhadap
orang, benda, merk, atau organisasi). Teknik ini banyak dipakai
dalam kampanye politik dan kampanye produk yang
berkonotasi (menimbulkan arti lain).

 Strategi Emosional, cara yang sering dipakai dengan memilih

kata atau struktur kalimat yang sifatnya menggugah perasaan,
seperti patriotisme, romantisme atau kadang-kadang humor.

 Strategi Menghibur, ini akan efektif bila digunakan dalam

keadaan persaingan yang ketat dan lingkungan yang khusus.
Contoh tulisan para kolumnis seperti Emha Ainun Najib,
Bondan Winarno, Harry Roesli atau Mahbub Djunaedi sering
memberi warna menghibur ketika mereka tengah membahas
suatu topik yang serius.
Perkenalan Senjata PR yang
Pertama
press release

Maylanny Christin
Kamis, 24 Februari 2011
 News Release/Press
Release/Broadcast Release (Siaran
Pers)

 Informasi dalam bentuk berita yang dibuat oleh

Public Relations Officer (PRO) atau Pejabat Humas suatu
perusahaan atau organisasi yang disampaikan kepada pengelola
media massa/pers (televisi, radio, suratkabar, majalah) untuk
dimuat dalam media tersebut.

 Sebuah News Release layak muat apabila cara menulis berita

dengan gaya piramida terbalik, termasuk memiliki unsur daya
tarik dan mempunyai nilai berita bagi media massa yang
memuatnya.
JUDUL

LEAD
(5W + 1H) Sangat penting

TUBUH
Rincian Lead,
Latar Belakang
dan Informasi
Lanjutan

Kurang Penting
 UNSUR 5W + 1H :

 What : Apa yang terjadi?

 Where : Dimana terjadinya?
 When : Kapan peristiwa itu terjadi?
 Who : Siapayangterlibatdalamperisitwa
tersebut?
 Why : Mengapa peristiwa itu terjadi?
 How : Bagaimana berlangsungnnya
peristiwa tersebut?
 Paragrap sangat penting ini biasanya disebut lead atau
teras berita, bagian terpenting dari seluruh isi berita
memuat unsur 5 W+ 1H.
 Unsur apa dari 5 W+ 1H yang akan ditonjolkan dalam
berita tergantung faktanya.
 Penulisan judul Press Release diambil dari lead (teras
berita).
 Penggunaan gaya piramida terbalik:
Untuk mempermudah penyuntingan bagi redaksi
Redaksi menyeleksi Press Release dengan melihat lead
atau teras berita.
Pembaca dikategorikan orang sibuk.
 Bagaimana Menyajikan
News Release
 Memberikan penjelasan tentang
organisasi/perusahaan pengirim Press Release.
 Berikan identitas pengirim dengan jelas.
 Cantumkan tanggal pembuatan Press Release.
 Cantumkan sifat surat itu, sehingga ada kejelasan
waktu pemuatan/penyiaran.
 Press release harus diberi judul.
 Press release di kririm dalam sampul/amplop atau
bisa kirim lewat facimile atau e-mail (internet).
 Sertakan surat pengantar/permohonan.
Press release
 ditulis ringkas
 Menggambarkan suatu kegiatan atau isu tertentu.
 cara pertama dan termudah yang dipakai untuk
menghubungi media.

Resourch : Tri Agus S Siswowiharjo

Target Press Release

MENJELASKAN

MEMBIMBING MENEKANKAN
PRESS
RELEASE

MEMPENGARUHI MEMBERITAHUKAN
Jenis Press Release
 Basic Publicity Release
 Product Release
 Financial Release
(Bivins dalam Handbook PR Writing LincolnWood:NTC,
1991: 40)
Jenis Tambahan
 Relational Release (Menjaga Hubungan dengan publik)
 Response Release (Merespon Komplain dari Masyarakat)
 Bad News Release (Mengkaunter berita negatif termasuk
peristiwa yang terjadi secara spontan)
Mencapai Target
 Memahami keredaksian lembaga
 Memahami newspeg (isu yang sedang HOT)
 Pendekatan personal
 Akurasi data
 Kadangkala narasumber
KESALAHAN PR DALAM MEMBUAT
RELEASE
 Berdasarkan pengalaman ada dua faktor yang menentukan
dimuat tidaknya press release,
 1. faktor penulisan (kaidah Jurnalistik)
 2. kualitas hubungan dengan media (media relations)
STANDAR PENILAIAN MEDIA
 MENENTUKAN SATU TEMA (NEWS VALUES-
KASUS BERITA WISUDA )
 BUAT SESUAI POLA PIRAMIDA TERBALIK-
KASUS PILIH YG MENGANDUNG PROXIMITY)
 HINDARI PESAN SPONSOR-KASUS INFORMASI
FAKTUAL BUKAN IKLAN)
 SINGKAT (400-500 KATA, 6 KALIMAT DALAM SATU
PARAGRAF)
 PERHATIKAN FORMAT
Tugas kelompok
 Buatlah kerangka (outline) press release !
 Identifisikan data-data yang dianggap penting untuk dimuat
dalam release !
 Buatlah press release berdasarkan data yang telah
diidentifikasi tersebut.
 Dikumpulkan pada tanggal (03 Maret 2011)
KONFERENSI PERS

MAYLANNY CHRISTIN
mengundang wartawan untuk
berdialog, dengan materi yang
telah disiapkan secara matang
oleh Public Relations Officer
(Pejabat PR).

Sasaran pertemuan dalam Konferensi

Pers diharapkan dapat dimuat dalam
media massa (cetak, elektronik atau on
line) dari wartawan yang diundang.
Tujuan Konferensi Pers:

 Menyebarkan informasi positif pada publik.

 Menetralisir berita atau membatah berita yang tidak
benar atau negatif tentang perusahaan atau
manajemen.
 Meningkatkan citra (company image atau product/brand
image).
 Membina hubungan secara langsung dengan Pers.
Persiapan Konferensi Pers:
 Kirimkan undangan kepada redaksi minimal tiga hari
sebelum konferensi pers berlangsung.
 Cek kembali undangan yang sudah dikirimkan.
 Membuat News Release/Press Release yang ingin
disampaikan dalam Konferensi Pers.
 Menunjuk juru bicara dalam Konferensi Pers, yang
mengetahui permasalahan yang akan dibahas. Biasanya
terdiri dari beberapa orang yang sesuai dengan bidang
masing-masing dan satu sama lain saling menunjang.
 Menyiapkan tempat pertemuan sesuai dengan jumlah
yang diundang dan tuan rumah.
 Lengkapi dengan LCD Projector, OHP dalam pertemuan
itu.
 Jika Konferensi Pers sebelum atau sesudah makan
siang, siapkan makanan kecil dan minumannya.
 Sediakan sovenir (kalau ada).
 Buat daftar hadir/buku tamu, khusus bagi wartawan
ketika baru datang.
 Lama dan jalannya Konferensi Pers diatur secara
ringkas, padat, jelas, dan terarah, agar waktu tidak
terbuang, mengingat masih banyaknya tugas wartawan
yang lain.
 Bila ada wartawan dalam Konferensi Pers bertanya di
luar konteks, perlu dijawab bila tidak akan
menimbulkan citra negatif pada perusahaan atau
ditolak secara halus.
 Bila ada wartawan tak diundang, datang ke konferensi
pers atau di bawa temannya yang diundang, tetap saja
layani dan terima baik-baik
Sikap dan perilaku
menghadapi Pers:
 Selalu bersedia menerima dan menampung
dahulu apa yang wartawan inginkan.
 Tidak ragu, curiga atau takut, kendati ada
masalah di perusahaan yang bisa menjadi
konsumsi pers.
 bersikap dan berperilaku wajar dan ramah.
 Melayani dengan komunikatif dan informatif.

 Bila dalam perusahaan ada kasus, perlu terapkan

prinsip bahwa segala permasalahan dapat dicari
pemecahannya dan hadapi dengan sikap tenang.
Syarat-syarat Penyelenggaraan
Konferensi Pers:

 Tujuan, alasan mengapa Konferensi

Pers diadakan.
 Tanggal pelaksanaan, memilih tanggal
yang tepat.
 Tempat penyelenggaraan.
 Daftar tamu
 Undangan
 Identitas tamu
 Paket pers, segala informasi yang akan
disampaikan.
 Konsumsi
 kenang-kenangan
 Pengelolaan acara.
SIMULASI