Pengertian Knowledge Management

RobertusYudi (dari berbagai sumber)

Pengertian Knowledge Management (KM)

Knowledge Management (KM) adalah usaha untuk meningkatkan pengetahuan yang berguna

dalam organisasi, di antaranya membiasakan budaya berkomunikasi antar personal, memberikan

kesempatan untuk belajar, dan mendorong setiap anggota organisasi untuk saling berbagi knowledge.

KM memungkinkan anggota organisasi secara bersama dan secara sistematis menciptakan, saling

berbagi, dan memanfaatkan knowledge untuk mencapai tujuan organisasi.

"Knowledge Management is the discipline of enabling individuals, teams and entire organisations

to collectively and systematically create, share and apply knowledge, to better achieve their

objectives" (Ron Young, 1996)

KM juga dipandang sebagai segala hal tentang bagaimana mengenali aset-aset intelektual yang

tersedia dalam suatu organisasi dan KM selanjutnya mencari jalan untuk menghidupkan dan

menerapkan aset-aset tadi dengan cara yang tepat untuk mencapai keunggulan organisasi.

“Knowledge Management is about using the intellectual assets available to your

organisation to create a competitive advantage.” (Davidson, 2003)

Tahapan Proses dalam KM

Terminologi proses-proses dalam KM sangat bervariasi, Amrit Tiwana (2000) membaginya dalam

tiga proses, yaitu akuisisi, sharing, dan utilisasi knowledge. Sementara berbagai literatur membuat

pembagian fungsi utama KM yang kurang lebih sama namun dengan istilah yang berbeda, yaitu

knowledge creation, knowledge retention, knowledge sharing, dan knowledge utilization. (Tobing, 2007)

Siklus KM Meyer dan Zack

 Meyer dan Zack (1996) menganalisa langkah-langkah yang berkaitan dengan pengembangan

penyimpanan dan memetakannya pada siklus KM. Langkah-langkah tersebut adalah acquisition,

refinement, storage/retrieval, distribution, dan presentation/use.

Siklus KM Meyer dan Zack

Zack (1996)

Acquisition pada data dan informasi ditujukan pada persoalan mengenai sumber bahan “mentah” (seperti

kepercayaan/kredibilitas, ketelitian, ketepatan waktu, dan biaya). Sumber data haruslah berkualitas tinggi

agar produk intelektual yang dihasilkan berkualitas tinggi pula.

Refinement merupakan tahap penting dalam KM, berupa tindakan fisik, misalnya migrasi dari satu

medium ke medium lain atau secara logika seperti restrukturisasi dan integrasi. Tahap ini juga untuk

melakukan standarisasi sesuai dengan kebutuhan organisasi. Dengan tahap ini obyek knowledge

menjadi lebih siap dimanfaatkan, juga lebih fleksibel untuk kebutuhan masa yang akan datang.

Storage/retrieval merupakan tahap menyimpan dan mengambil kembali yang menjadi jembatan antara

acquisition dan refinement di sisi hulu yang menjadi input bagi repository dengan product generation di

sisi hilir.

Distribution menunjukkan bagaimana produk informasi harus didistribusikan kepada pengguna, tidak

hanya menentukan media yang digunakan tetapi juga waktu, frekuensi, dan bentuknya.

Tahap terakhir adalah presentation yang merupakan tahap pemanfaatan, yaitu menyediakan knowledge

yang memenuhi konteks kebutuhannya.

Siklus KM Bukowitz dan Williams

Bukowitz dan Williams (2000) menggambarkan kerangka kerja proses KM yang menunjukkan

bagaimana organisasi menghasikan, memelihara, dan menyebarkan knowledge secara strategis untuk

menciptakan nilai tambah.

Dalam kerangka tersebut, knowledge meliputi knowledge repositories / tempat penyimpanan,

teknologi informasi, infrastruktur komunikasi, keterampilan, pemahaman lingkungan sekitar, juga sumber-

sumber eksternal. Tahap get, use, learn, dan contribute merupakan proses taktis secara alami yang

dipicu oleh kesempatan dan tuntutan pasar yang dari hari ke hari memanfaatkan knowledge untuk

merespon pasar. Sedangkan tahap assess, build/sustain atau divest lebih strategis, fokus tahap ini

adalah pada proses mempertemukan kekayaan intelektual dengan kebutuhan strategis.

Siklus KM Bukowitz dan Williams

Get adalah tahap untuk mendapatkan knowledge yang dibutuhkan, di antaranya merupakan

pencarian informasi sebagai bahan pengambilan keputusan, pemecahan masalah, atau melakukan

inovasi. Tantangan saat ini bukan pada pencarian informasi tetapi pada efektifitas dalam menghadapi

volume informasi yang sangat besar. Ketersediaan informasi yang berlebihan membutuhkan upaya

penyaringan, identifikasi, dan pengelolaan yang efektif dan efisien.

 Upaya untuk mendapatkan content yang diharapkan tidak hanya pencarian terhadap explicit

content tetapi juga tacit knowledge, hal ini di antaranya yang membedakan knowledge management

dengan information management.

Tahap selanjutnya, use, adalah bagaimana memanfaatkan informasi dengan cara baru dan

menarik untuk mendukung organizational innovation. Selanjutnya dilakukan proses belajar (learn) dari

pengalaman dan tantangan selama ini dalam upaya menciptakan daya saing organisasi. Intinya,

organisasi perlu belajar baik dari keberhasilan maupun kegagalannya.

Contribute adalah tahap dimana anggota organisasi mendokumentasikan apa yang telah

dipahaminya dan menempatkannya sebagai koleksi konten KM.

Siklus KM Efraim Turban

Keberadaan knowledge dalam knowledge management system yang baik justru merupakan

sesuatu yang dinamis dan tidak pernah berhenti pada kondisi tertentu, karena dari waktu ke waktu

knowledge harus diperbaharui agar tetap relevan dengan lingkungan organisasi yang senantiasa

berubah. Seperti digambarkan di bawah ini, siklus hidup KM terdiri dari enam langkah: (Turban, 2006)

Siklus KM Efraim Turban

Turban (2006)
Create, proses penciptaan knowledge dimana knowledge yang tercipta akan merupakan cara baru dalam

melakukan suatu tindakan.

Capture, merupakan identifikasi terhadap knowledge yang tersebar dalam organisasi, selanjutnya

menangkap knowledge yang teridentifikasi sebagai sesuatu yang bernilai bagi kemajuan organisasi.

Refine, dimana knowledge baru ditempatkan dalam konteksnya sehingga dapat ditindak-lanjuti

(dimanfaatkan).

Store, knowledge yang berguna selanjutnya disimpan dalam format yang sesuai dimana organisasi dapat

mengaksesnya.

Manage, knowledge perlu dikelola dan dievaluasi apakah masih relevan dan sesuai dengan kebutuhan.

Disseminat, yaitu penyebaran knowledge ke setiap anggota organisasi, knowledge haruslah dalam

format yang siap digunakan oleh setiap anggota organisasi yang membutuhkannya, dimana pun dan

kapan pun.

Siklus KM Davidson dan Voss

KM juga dipandang sebagai segala hal tentang bagaimana mengenali aset-aset intelektual yang

tersedia dalam suatu organisasi dan KM selanjutnya mencari jalan untuk menghidupkan dan

menerapkan aset-aset tadi dengan cara yang tepat.

KM memiliki fungsi penting yang terbagi dalam empat proses sebagai berikut: (Davidson, 2003)

a. Identifikasi (identify) aset kunci dari knowledge yang ada di perusahaan. Mengidentifikasi apakah

knowledge kunci yang dibutuhkan telah dimiliki organisasi. KM diawali dengan mengidentifikasi

apa saja yang telah kita ketahui, termasuk knowledge yang terdapat dalam benak para staf

organisasi, di berbagai laporan perusahaan, dalam kumpulan data yang tersimpan di seluruh

bagian organisasi. Asal usul dari berbagai strategi KM adalah dari mana kita akan mulai

melangkah.

b. Merefleksikan (reflect) apa yang organisasi tahu setelah berhasil mengidentifikasi dimana saja

knowledge tersimpan dalam organisasi dan selanjutnya menyimpannya sebagai stock

knowledge. Tantangannya adalah mengubah tacit knowledge dari para staf menjadi explicit
 knowledge dan merangkum knowledge yang ada menjadi bentuk yang mudah dibagikan kepada

anggota organisasi.

c. Sharing knowledge, yaitu membagikan knowledge kepada siapa saja dalam organisasi yang

memang membutuhkannya. Komponen kritis dalam KM adalah menciptakan suatu sistem yang

menjamin knowledge dibagikan tepat kepada anggota yang membutuhkannya. Tujuannya adalah

membuat knowledge ada dimana saja dalam organisasi dan selalu tersedia kapan saja dan

dimana saja saat dibutuhkan. Konsekuensinya stock knowledge harus sudah teridentifikasi dan

telah terkodifikasi dengan baik.

d. Menerapkan (apply) knowledge untuk meningkatkan kinerja organisasi. Alasan utama organisasi

menetapkan strategi KM adalah untuk meningkatan kinerja organisasi, oleh karenanya tujuan

utama tahap identifikasi dan refleksi tentang apa yang telah diketahui organisasi adalah untuk

menerapkan knowledge yang telah dimiliki.

Siklus KM Davidson dan Voss

Komponen kritis KM yang dibutuhkan dalam pelaksanaan strategi KM yang berhasil adalah

sebagai berikut (Davidson, 2003):

a. Sumber dan aliran knowledge yang tepat bagi organisasi.

b. Teknologi yang tepat untuk menyimpan dan mengkomunikasikan knowledge tersebut.

c. Budaya kerja yang tepat sehingga pekerja termotivasi untuk memanfaatkan knowledge tersebut.
 Komponen Tujuan Fokus

Informasi Input bagi KM. Sebagai Tentang apa yang perlu

sumber dan aliran kita ketahui.
knowledge.

Teknologi Mekanisme untuk Bagaimana

menyimpan dan mempertahankan apa
mengkomunikasikan yang kita tahu.
knowledge.

Budaya Struktur yang memotivasi Bagaimana memotifasi

staf untuk berbagi staf untuk saling
knowledge dan untuk membagi apa yang
mengintegrasikan mereka tahu dan
knowledge yang ada memanfaatkan apa yang
dengan pekerjaan telah mereka ketahui.
mereka.

Penjabaran komponen kritis KM

(Davidson, 2003)

Tiga komponen kritis KM seperti yang diuraikan di atas merupakan entitas yang terpisah dan

Davidson menggambarkan kesuksesan KM hanya mungkin terjadi sebagai perpotongan dari ketiganya.
 KM sebagai perpotongan dari ketiga komponen kritis
(Davidson, 2003)

Ide tentang knowledge stock dan knowledge flow dapat lebih memperjelas pemahaman tentang

KM yang digambarkan di atas, keduanya merupakan dimensi penting dalam KM. Dimensi knowledge

stock merupakan sesuatu yang telah diketahui, dapat berada dalam database atau pustaka perusahaan,

atau tersebar dalam berbagai bentuk dalam lingkup perusahaan. Sedangkan dimensi knowledge flow

menekankan pada jaminan bahwa knowledge apapun yang ada dalam organisasi dapat mengalir dan

tersedia kemanapun ia diperlukan. (Davidson, 2003)

Gambar 2.7 : Hubungan Komponen dan Dimensi KM (Davidson, 2003)

Meningkan persediaan knowledge dalam organisasi harus mendapatkan perhatian serius,

khususnya dengan mendorong pembentukan knowledge dalam organisasi. Organisasi perlu mendukung
pembentukan knowledge dengan memberikan kesempatan kepada semua staf organisasi untuk

mendapat pelatihan atau kesempatan belajar.

Untuk memaksimalkan pemanfaatan knowledge stocks yang ada, dibutuhkan knowledge flows

yang menyebarkan knowledge kemanapun dibutuhkan dalam organisasi. Knowledge flows haruslah

merupakan knowledge transfer, yang memungkinkan setiap anggota organisasi mendapatkan berbagai

informasi yang dibutuhkannya dengan mudah, serta dapat mengambil dan membagikannya kepada yang

lain.

---oOo---