P. 1
Pengertian Knowledge Management

Pengertian Knowledge Management

|Views: 1,822|Likes:
Published by Robertus Yudi

More info:

Published by: Robertus Yudi on May 14, 2011
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

05/01/2013

pdf

text

original

Pengertian Knowledge Management

RobertusYudi (dari berbagai sumber)

Pengertian Knowledge Management (KM) Knowledge Management (KM) adalah usaha untuk meningkatkan pengetahuan yang berguna dalam organisasi, di antaranya membiasakan budaya berkomunikasi antar personal, memberikan kesempatan untuk belajar, dan mendorong setiap anggota organisasi untuk saling berbagi knowledge. KM memungkinkan anggota organisasi secara bersama dan secara sistematis menciptakan, saling berbagi, dan memanfaatkan knowledge untuk mencapai tujuan organisasi. "Knowledge Management is the discipline of enabling individuals, teams and entire organisations to collectively and systematically create, share and apply knowledge, to better achieve their objectives" (Ron Young, 1996)

KM juga dipandang sebagai segala hal tentang bagaimana mengenali aset-aset intelektual yang tersedia dalam suatu organisasi dan KM selanjutnya mencari jalan untuk menghidupkan dan

menerapkan aset-aset tadi dengan cara yang tepat untuk mencapai keunggulan organisasi. “Knowledge Management is about using the intellectual assets available to your organisation to create a competitive advantage.” (Davidson, 2003)

Tahapan Proses dalam KM Terminologi proses-proses dalam KM sangat bervariasi, Amrit Tiwana (2000) membaginya dalam tiga proses, yaitu akuisisi, sharing, dan utilisasi knowledge. Sementara berbagai literatur membuat pembagian fungsi utama KM yang kurang lebih sama namun dengan istilah yang berbeda, yaitu knowledge creation, knowledge retention, knowledge sharing, dan knowledge utilization. (Tobing, 2007)

Siklus KM Meyer dan Zack

Meyer dan Zack (1996) menganalisa langkah-langkah yang berkaitan dengan pengembangan penyimpanan dan memetakannya pada siklus KM. Langkah-langkah tersebut adalah acquisition, refinement, storage/retrieval, distribution, dan presentation/use.

Siklus KM Meyer dan Zack Zack (1996) Acquisition pada data dan informasi ditujukan pada persoalan mengenai sumber bahan “mentah” (seperti kepercayaan/kredibilitas, ketelitian, ketepatan waktu, dan biaya). Sumber data haruslah berkualitas tinggi agar produk intelektual yang dihasilkan berkualitas tinggi pula. Refinement merupakan tahap penting dalam KM, berupa tindakan fisik, misalnya migrasi dari satu medium ke medium lain atau secara logika seperti restrukturisasi dan integrasi. Tahap ini juga untuk melakukan standarisasi sesuai dengan kebutuhan organisasi. Dengan tahap ini obyek knowledge menjadi lebih siap dimanfaatkan, juga lebih fleksibel untuk kebutuhan masa yang akan datang. Storage/retrieval merupakan tahap menyimpan dan mengambil kembali yang menjadi jembatan antara acquisition dan refinement di sisi hulu yang menjadi input bagi repository dengan product generation di sisi hilir. Distribution menunjukkan bagaimana produk informasi harus didistribusikan kepada pengguna, tidak hanya menentukan media yang digunakan tetapi juga waktu, frekuensi, dan bentuknya. Tahap terakhir adalah presentation yang merupakan tahap pemanfaatan, yaitu menyediakan knowledge yang memenuhi konteks kebutuhannya.

Siklus KM Bukowitz dan Williams Bukowitz dan Williams (2000) menggambarkan kerangka kerja proses KM yang menunjukkan bagaimana organisasi menghasikan, memelihara, dan menyebarkan knowledge secara strategis untuk menciptakan nilai tambah. Dalam kerangka tersebut, knowledge meliputi knowledge repositories / tempat penyimpanan, teknologi informasi, infrastruktur komunikasi, keterampilan, pemahaman lingkungan sekitar, juga sumbersumber eksternal. Tahap get, use, learn, dan contribute merupakan proses taktis secara alami yang dipicu oleh kesempatan dan tuntutan pasar yang dari hari ke hari memanfaatkan knowledge untuk merespon pasar. Sedangkan tahap assess, build/sustain atau divest lebih strategis, fokus tahap ini adalah pada proses mempertemukan kekayaan intelektual dengan kebutuhan strategis.

Siklus KM Bukowitz dan Williams

Get adalah tahap untuk mendapatkan knowledge yang dibutuhkan, di antaranya merupakan pencarian informasi sebagai bahan pengambilan keputusan, pemecahan masalah, atau melakukan inovasi. Tantangan saat ini bukan pada pencarian informasi tetapi pada efektifitas dalam menghadapi volume informasi yang sangat besar. Ketersediaan informasi yang berlebihan membutuhkan upaya penyaringan, identifikasi, dan pengelolaan yang efektif dan efisien.

Upaya untuk mendapatkan content yang diharapkan tidak hanya pencarian terhadap explicit content tetapi juga tacit knowledge, hal ini di antaranya yang membedakan knowledge management dengan information management. Tahap selanjutnya, use, adalah bagaimana memanfaatkan informasi dengan cara baru dan menarik untuk mendukung organizational innovation. Selanjutnya dilakukan proses belajar (learn) dari pengalaman dan tantangan selama ini dalam upaya menciptakan daya saing organisasi. Intinya, organisasi perlu belajar baik dari keberhasilan maupun kegagalannya. Contribute adalah tahap dimana anggota organisasi mendokumentasikan apa yang telah

dipahaminya dan menempatkannya sebagai koleksi konten KM.

Siklus KM Efraim Turban Keberadaan knowledge dalam knowledge management system yang baik justru merupakan sesuatu yang dinamis dan tidak pernah berhenti pada kondisi tertentu, karena dari waktu ke waktu knowledge harus diperbaharui agar tetap relevan dengan lingkungan organisasi yang senantiasa berubah. Seperti digambarkan di bawah ini, siklus hidup KM terdiri dari enam langkah: (Turban, 2006)

Siklus KM Efraim Turban Turban (2006)

Create, proses penciptaan knowledge dimana knowledge yang tercipta akan merupakan cara baru dalam melakukan suatu tindakan. Capture, merupakan identifikasi terhadap knowledge yang tersebar dalam organisasi, selanjutnya menangkap knowledge yang teridentifikasi sebagai sesuatu yang bernilai bagi kemajuan organisasi. Refine, dimana knowledge baru ditempatkan dalam konteksnya sehingga dapat ditindak-lanjuti (dimanfaatkan). Store, knowledge yang berguna selanjutnya disimpan dalam format yang sesuai dimana organisasi dapat mengaksesnya. Manage, knowledge perlu dikelola dan dievaluasi apakah masih relevan dan sesuai dengan kebutuhan. Disseminat, yaitu penyebaran knowledge ke setiap anggota organisasi, knowledge haruslah dalam format yang siap digunakan oleh setiap anggota organisasi yang membutuhkannya, dimana pun dan kapan pun.

Siklus KM Davidson dan Voss KM juga dipandang sebagai segala hal tentang bagaimana mengenali aset-aset intelektual yang tersedia dalam suatu organisasi dan KM selanjutnya mencari jalan untuk menghidupkan dan

menerapkan aset-aset tadi dengan cara yang tepat. KM memiliki fungsi penting yang terbagi dalam empat proses sebagai berikut: (Davidson, 2003) a. Identifikasi (identify) aset kunci dari knowledge yang ada di perusahaan. Mengidentifikasi apakah knowledge kunci yang dibutuhkan telah dimiliki organisasi. KM diawali dengan mengidentifikasi apa saja yang telah kita ketahui, termasuk knowledge yang terdapat dalam benak para staf organisasi, di berbagai laporan perusahaan, dalam kumpulan data yang tersimpan di seluruh bagian organisasi. Asal usul dari berbagai strategi KM adalah dari mana kita akan mulai melangkah. b. Merefleksikan (reflect) apa yang organisasi tahu setelah berhasil mengidentifikasi dimana saja knowledge tersimpan dalam organisasi dan selanjutnya menyimpannya sebagai stock knowledge. Tantangannya adalah mengubah tacit knowledge dari para staf menjadi explicit

knowledge dan merangkum knowledge yang ada menjadi bentuk yang mudah dibagikan kepada anggota organisasi. c. Sharing knowledge, yaitu membagikan knowledge kepada siapa saja dalam organisasi yang memang membutuhkannya. Komponen kritis dalam KM adalah menciptakan suatu sistem yang menjamin knowledge dibagikan tepat kepada anggota yang membutuhkannya. Tujuannya adalah membuat knowledge ada dimana saja dalam organisasi dan selalu tersedia kapan saja dan dimana saja saat dibutuhkan. Konsekuensinya stock knowledge harus sudah teridentifikasi dan telah terkodifikasi dengan baik. d. Menerapkan (apply) knowledge untuk meningkatkan kinerja organisasi. Alasan utama organisasi menetapkan strategi KM adalah untuk meningkatan kinerja organisasi, oleh karenanya tujuan utama tahap identifikasi dan refleksi tentang apa yang telah diketahui organisasi adalah untuk menerapkan knowledge yang telah dimiliki.

Siklus KM Davidson dan Voss

Komponen kritis KM yang dibutuhkan dalam pelaksanaan strategi KM yang berhasil adalah sebagai berikut (Davidson, 2003): a. Sumber dan aliran knowledge yang tepat bagi organisasi. b. Teknologi yang tepat untuk menyimpan dan mengkomunikasikan knowledge tersebut. c. Budaya kerja yang tepat sehingga pekerja termotivasi untuk memanfaatkan knowledge tersebut.

Komponen

Tujuan

Fokus

Informasi

Input bagi KM. Sebagai sumber dan aliran knowledge.

Tentang apa yang perlu kita ketahui.

Teknologi

Mekanisme untuk menyimpan dan mengkomunikasikan knowledge.

Bagaimana mempertahankan apa yang kita tahu.

Budaya

Struktur yang memotivasi staf untuk berbagi knowledge dan untuk mengintegrasikan knowledge yang ada dengan pekerjaan mereka.

Bagaimana memotifasi staf untuk saling membagi apa yang mereka tahu dan memanfaatkan apa yang telah mereka ketahui.

Penjabaran komponen kritis KM (Davidson, 2003)

Tiga komponen kritis KM seperti yang diuraikan di atas merupakan entitas yang terpisah dan Davidson menggambarkan kesuksesan KM hanya mungkin terjadi sebagai perpotongan dari ketiganya.

KM sebagai perpotongan dari ketiga komponen kritis (Davidson, 2003) Ide tentang knowledge stock dan knowledge flow dapat lebih memperjelas pemahaman tentang KM yang digambarkan di atas, keduanya merupakan dimensi penting dalam KM. Dimensi knowledge stock merupakan sesuatu yang telah diketahui, dapat berada dalam database atau pustaka perusahaan, atau tersebar dalam berbagai bentuk dalam lingkup perusahaan. Sedangkan dimensi knowledge flow menekankan pada jaminan bahwa knowledge apapun yang ada dalam organisasi dapat mengalir dan tersedia kemanapun ia diperlukan. (Davidson, 2003)

Gambar 2.7 : Hubungan Komponen dan Dimensi KM (Davidson, 2003)

Meningkan persediaan knowledge dalam organisasi harus mendapatkan perhatian serius, khususnya dengan mendorong pembentukan knowledge dalam organisasi. Organisasi perlu mendukung

pembentukan knowledge dengan memberikan kesempatan kepada semua staf mendapat pelatihan atau kesempatan belajar.

organisasi untuk

Untuk memaksimalkan pemanfaatan knowledge stocks yang ada, dibutuhkan knowledge flows yang menyebarkan knowledge kemanapun dibutuhkan dalam organisasi. Knowledge flows haruslah merupakan knowledge transfer, yang memungkinkan setiap anggota organisasi mendapatkan berbagai informasi yang dibutuhkannya dengan mudah, serta dapat mengambil dan membagikannya kepada yang lain.

---oOo---

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->