Pengadaan SDM

1. Tujuan Pengadaan SDM

a. Aspek Kuantitatif

Kuantitatif berhubungan dengan jumlah. Pengadaan SDM dilihat

dari aspek kuantitatif brtujuan unutk menjamin jumlah personalia
yang tepat. Untuk mencapai tujuan tersebut fungsi ini menggunakan
dua perangkat:

1) perangakt analisis beban kerja (workload analysis) yang bertujuan

untuk menentukan berapa jumlah personalia yang diperlukan
untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dan berapa jumlah
tanggung jawab atau beban yang tepat dilimpahkan kepada
seorang petugas

2) perangkat analisis angkatan kerja (workforce analysis) yang

bertujuan untuk menentukan kebutuhan akan personalia yang
dipergunakan untuk dapat mempertahankan kesinambungan
normal suatu organisasi.

b. Aspek Kualitatif

Pengadaan SDM dilihat dari aspek kualitatif, bertujuan untuk

menjamin mutu personalia yang tepat. Kiblat yang digunakan untuk
menjamin aspek kualitatif adalah kiblat pada standar personalia yang
dilakukan melalui:

1) analisis jabatan (job analysis) yang akan meneliti segala fakta

pekerjaan dan segala hal yang dibutuhkan untuk melaksanakan
pekerjaan tersebut dengan memperhatikan kesanggupan setiap
komponen
 2) deskripsi jabatan (job description) yang akan menjelaskan
tanggung jawab dan wewenang untuk suatu jabatan tertentu

3) spesifikasi perkerjaan (job specification)untuk menetapkan syarat

dan kondisi untuk melaksanakan suatu pekerjaan dengan efektif.

2. Analisis Jabatan/Pekerjaan

Analisis pekerjaan adalah suatu informasi tertulis mengenai

pekerjaan apa saja yang haruas dikerjakan dalam suatu perusahaan
agar tujuan tercapai.

Manfaat analisis pekerjaan akan memberikan informasi tentang

aktivitas pekerjaan, standar, konteks pekerjaan, persyaratan personalia
(personnel requirement), perilaku ,manusia dan alat-alat yang akan
dipergunakan.

Pengertian analisis pekerjaan berbeda dengan studi gerak (motion

study). Analisis pekerjaan menganalisis pekerjaan apa saja yang harus
dikerjakan dalam suatu perusahaan, agar tujuan tercapai. Adapun studi
gerak mempelajari gerakan-gerakan yang paling efisien dan efektif
untuk melakukan sesuatu pekerjaan.

PERBEDAAN JOB ANALYSIS DENGAN MOTION STUDY

Perbedaaan Job Analysis Motion Study

1. Tujuan  Memberikan  Mengubah dan
gambaran memperbaiki
terhadap metode kerja
sesuatu
jabatan
2. Ruang  Menyeluruh,  Mengubah dan
Lingkup mencakup memperbaiki
tugas, gerakan-
tanggung gerakan
 jawab
3. Tingkat  Kurang teliti  Sangat teliti
Ketelitian
4. Organisasi  Dilakukan oleh  Dilakukan oleh
bagian industrial
personalia engineers
5. Teknik  Observasi,  Observasi
wawancara, photografi,
kuisioner stopwatch
6. Kegunaan  Perekrutan,  Memperbaiki
latihan, metode dan
pengupahan, standarisasi
dll.

3. Metode Analisis Jabatan/Pekerjaan

a. Metode Kuisioner

Metode kuisioner, yang biasa digunakan oleh metode kuantitatif

dalam penelitian yang mendukung analisis jabatan/pekerjaan,
jamaknya berhubungandengan suatu instrument penelitian yang
digunakan untuk menetapkan jawaban-jawaban atas sejumlahnya
pertanyaan dengan menggunakan formulir yang akan diisi oleh
responden sendiri.

b. Metode Wawancara

Metode wawancara yang mendalam sangat berguna, khususnya

bagi penarikan kesimpulan kualitatif.

c. Metode Deskriptif Naratif

Metode ini dianjurkan kepada para pejabat dan para penyelia.

Metode ini sering disebut “metode buku harian”. Metode ini sangat
berguna untuk memberikan penilaian kualitatif terhadap “sejarah”
jabatan yang menjadi tanggung jawab seseorang.
 d. Metode Pengamatan

Metode ini sering menggunakan instrument penelitian yang

sama seperti kuisioner, daftar isian dan instrument lainnya.

4. Langkah Analisis Jabatan/Pekerjaan

Proses dalam menganalisis jabatan/pekerjaan melalui langkah-

langkah sebagai berikut:

a. Menentukan penggunaan hasil informasi analisis jabatan/pekerjaan,

artinya penganalisis harus mengetahui secara jelas apa kegunaan
hasil informasi analisis jabatan/pekerjaannya. Informasi hasil analisis
jabatan/pekerjaan dipergunakan unmtuk menetapkan job
description, job specification dan job evaluation dalan pengadaaan
pegawai.

b. Mengumpulkan informasi tentang latar belakang, artinya

penganalisis mengumpulakan dan mengkualifikasikan data, meninjau
informasi latar belakang seperti bagai prganisasi, bagan proses dan
uraian pekerjaan.

c. Menyeleksi muwakal jabatan yang akan dianalisis, artinya

penganalisis harus memiliki beberapa muwakal jabatan untuk
dianalisis.

d. Mangumpulkan informasi analisis jabatan/pekerjaa, artinya

penganalisis kemudian mengadakan analisis jabatan/pekerjaan
secara aktual dengan menghimpun data tentang aktivitas pekerjaan,
perilaku karyawan yang diperlukan, kondisi kerja dan syarat-syarat
personel yang akan melaksanakan pekerjaan.

e. Meninjau informasi dengan pihak-pihak yang berkepentingan ,

artinya analisis pekerjaan menyediakan informasi tentang hakikat
dan fungsi pekerjaan. Informasi hendaknya diverifikasi dengan
 pekerja yang akan melaksanakan pekerjaan itu serta atasan
langsung karyawan bersangkutan.

f. Menyusun uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan, artinya

penganalisis pekerjaan kemudian menyusun uraian pekerjaan, uraian
jabatan dan evaluasi pekerjaan.

g. Meramalkan/memperhitungkan perkembangan perusahaan, artinya

penganalisis harus juga memperhitungkan/meramalkan
perkembangan uraian pekerjaan, spesifikasi pekerjaan, apakah di
kemudian hari diperlukan pengayaan pekerjaan, perluasan pekerjaan
dan penyederhanaan pekerjaan dalam perusahaan.

5. Penggunaa Informasi Analisis Jabatan/Pekerjaan

Analisis jabatan/pekerjaan selain menghasilkan job description, job

specification dan job evaluation juga berguna untuk hal-hal berikut:

a. Perekrutan dan seleksi (recruitment and selection)

b. Kompensasi

c. Evaluasi jabatan/pekerjaan

d. Penilaian prestasi kerja (performance appraisal)

e. Latihan

f. Promosi dan pemindahan

g. Organisasi

h. Pemerkayaan pekerjaan (job enrichment)

i. Penyederhanaan pekerjaan (work simplification)

j. Penempatan
 k. Peramalan dan perekrutan

l. Orientasi dan induksi

6. Deskripsi Jabatan

Uraian jabatan/pekerjaan adalah informasi tertulis yang

menguraikan tuigas dan tanggung jawab, kondisi pekerjaan, hubungan
pekerjaan dan aspek-aspek pekerjaan pada suatu jabatan tertentu
dalam organisasi.

Uraian pekerjaan harus jelas persepsinya mudah dipahami, serta

menguraikan hal-hal berikut:

a. Identifikasi pekerjaan atau jabatan, yakni memberikan nama

jabatan, seperti rector, dekan, dosen, dan kabag administrasi.

b. Hubungan tugas dan tanggung jawab, yakni perincian tygas dan

tanggung jawab secara nyata diuraikan secara terpisah agar jelas
diketahui. Rumusan hubungan hendaknya menunjukkan hubungan
antara pejabat dengan oaring lain di dalam maupun luar organisasi.

c. Standar wewenang dan pekerjaan, yakni kewenangan dan prestasi

yang harus dicapai oleh setiap pejabat harus jelas.

d. Syarat kerja harus diuraikan dengan jelas, seperti alat-alat,

mesin0,esin, dan bahan baku yang akan digunakan untuk melakukan
pekerjaan tersebut.

e. Pingkasan pekerjaan atau jabatan, hendaknya menguraikan bentuk

umum pekerjaan dengan hanya mencantumkan fungsi-fungsi dan
aktiviptas utamanya.
 f. Penjelasana tentang jabatan di bawah dan di atasnya, yaitu harus
dijelaskan dari mana si petugas dipromosikan dan ke jabatan mana
si petugas akan dipromosikan.

Kesimpulan

Uraian pekerjaan harus diuraikan secara jelas agar pejabat yang

akan menduduki jabatan tersebut mengetahui tugas, tanggung jawab
dab standar prestasi yang harus dicapai. Uiraian pekerjaan harus
menjadi dasar untuk menetapkan spesifikasi pekerjaan, supaya
pengisian jabatan didasarkan apa baru siapa sehingga mismanajemen
dapat dihindari.

DAFTAR PUSTAKA

Hasibuan, Malayu.,Manajemen Sumber Daya Manusia edisi revisi,

Penerbit Bumi Aksara, Jakarta, 2005.

Sastradipoera, Komaruddin.,Manajemen Sumber Daya Manusia Suatu

Pendekatan Fungsi Operatif edisi revisi, Penerbit Kappa-Sigma,
Bandung, 2007.