Surat bisnis adalah penting ketika perlu catatan permanen, ketika perlu formalitas, dan ketika sebuah pesan

adalah sensitif dan membutuhkan penyajian yang disusun dan dipikirkan dengan baik. Surat dibagi menjadi tiga kelompok : 1. Surat rutin yang mengomunikasikan pesan niat baik, permintaan, dan balasan yang langsung ke sasaran. 2. Pesan persuasif yang meliputi transaksi penjualan. 3. Pesan negatif menyampaikan penolakan dan berita buruk. Surat rutin kepada pihak luar mendorong umpan balik produk, memproyeksikan citra baik perusahaan, dan mendorong bisnis di masa depan. Bab ini berkonsentrasi pada surat rutin dan langsung, yang dengannya kita melakukan bisnis sehari-hari dan menyampaikan niat baik kepada pihak luar. Surat semacam ini ditujukan kepada pemasok, instansi pemerintah, perusahaan lain, dan yang terpenting konsumen. Surat kepada konsumen menerima prioritas terbesar karena pesan ini mendorong umpan balik produk, memproyeksikan citra baik perusahaan, dan mendorong bisnis di masa depan.

Karakteristik Surat yang Baik Dalam menyampaikan surat rutin paling tidak ada tiga karakteristik yang membedakan surat bisnis yang baik : Isi yang Jelas. Surat yang di tulis dengan jelas memisahkan ide ke dalam paragraf, menggunakan kalimat dan paragraf pendek, dan memaduka pembaca memahami ide gengan kalimat transisi. Selain itu, surat yang jelas menggunakan kata-kata yang lazim dan kata kerja aktif. Tetapi banyak surat bisnis yang tidak ditulis dengan baik. Sebanyak sepertiga surat bisnis tidak menghasilkan apapun selain mengklarifikasi respondensi sebelumnya. Surat yang jelas menghindari masalah ini dengan menjawab semua pertanyaan atau keingintahuan pembaca sehingga tidak perlu korespondensi lebih lanjut. Nada Niat Baik. Niat baik adalah perasaan positif yang pembaca miliki terhadap seseorang atau sebuah organisasi. Surat dapat mencapai nada dengan menekankan perspektif ”Anda” dan manfaat bagi pembaca. Anda harus peka terhadap kata-kata yang bias gender, ras, usia, atau cacat tubuh. Terakhir, bingkai ide-ide Anda secara positif karena akan terdengar lebih menyenangkan da memberi lebih banyak informasi daripada susunan yang negatif Format yang tepat. Format surat yang tepat menyampaikan pesan tersirat namun positif. Dalam gaya blog, bagianbagian surat Baris tanggal, alamat dalam, isi, dan sebagainya disusun rata kiri halaman. Juga, surat format sehingga berada di tengah halaman dan dibingkai oleh ruang putih. Kebanyakan surat mempunyai batas halaman 2.5 sampai 4 cm. Terakhir, pastikan menggunakan batas tidak rata kanan : yaitu, jangan biarkan komputer Anda merayakan batas kanan dan membuat semua baris berakhir sama. Batas yang tidak rata meningkatkan keterbacaan, kata para pakar, dengan memberi perhatikan visual dan dengan membuatnya lebih mudah untuk menunjukkan letak baris berikutnya dimulai. Menggunakan Pola Langsung untuk Surat Rutin Kebanyakan pesan bisnis merupakan permintaan atau respons rutin. Dalam menyusun surat rutin, Anda dapat mengelola pesan ke dalam tiga bagian :  Pembukaan : Pernyataan yang menyampaikan tujuan dengan segera.  Isi : Rincian yang menjelaskan tujuan  Penutup : Permintaan untuk tindakan atau kesimpulan yang sopan. Pemuatan di Depan dalam Pembukaan. Sebaiknya mulai menulis pesan sehari-hari dalam cara langsung dengan pemuatan ide utama di depan pesan. Ingat, tiap kali seorang pembaca mulai membaca sebuah pesan, ia akan berpikir, ”Mengapa pesan ini dikirim kepada saya?” ”Apa yang haurs saya lakukan?”. Kebanyakan surat bisnis lebih baik ditulis ”ke belakang.” Milailah dengan tindakan yang diharapkan atau ide utama. Jangan berlama-lama pada materi pendahuluan, sejarah, justifikasi, atau bahasa ”bisnis” gaya lama. Lebih baik kemukakan tujuan secara langsung. Bandingkan pembukaan tidak langsung dan langsung berikut ini untuk melihat perbedaannya. Pembukaan Tidak Langsung Perusahaan kami mengalami kesulitan untuk mempertahankan karyawan. Kami juga butuh bantuan dalam menyeleksi pelamar kerja. Program seleksi kami saat ini tidak memuaskan. Saya memahami bahwa Anda menawarkan materi pengujian karyawan, dan saya mempunyai sejumlah pertanyaan untuk diajukan. Pembukaan Langsung Mohon jawab pertanyaan-pertanyaan berikut mengenai materi pengujian personalia anda. Menjelaskan dalam Isi. Sampaikan rincian-rincian yang menjelaskan permintaan atau respons Anda, membuat struktur informasi agar tulisan menjadi jelas dan mudah dibaca. Di sini Anda harus mempertimbangkan penggunaan beberapa alat grafis untuk menyoroti rincian-rincian tersebut : daftar nomor atau bullet, judul bagian (heading), kolom, dan cetak tebal atau cetak miring. Bila informasi yang ingin Anda sampaikan banyak, mungkin Anda perlu mangembangkan setiap ide dalam

Untuk pesan singkat seperti jawaban atas pertanyaan konsumen. Pada titik ini Anda harus menunjukkan secara spesifik apa yang anda ingin pembaca lakukan. Pertanyaan-pertanyaan dalam sebuah surat langsung harus paralel (seimbang secara gramatikal). Dan pastikan Anda merencanakan revisi o Revisi. Meskipun surat rutin mungkin pendek dan langsung. Tujuan utama si sini adalah 1) Menentukan tujuan 2) Mengantisipasi reaksi audiens. Bila Anda mempunyai pertanyaan. Anda bisa membuka dengan permintaan yang sopan. o Analisis. dan Evaluasi Setelah menyelesaikan draf pertama. hal itu sebenarnya merupakan perintah terselubung. Bila perlu. Surat permintaan langsung menjaga nada yang sopan. dan evaluasi untuk efektivitas. Banyak dari surat bisnis rutin termasuk salah satu dari tiga kategori : 1) Meminta informasi atau tindakan 2) Memesan produk. fokuskan pada manfaat bagi pembaca (untuk memastikan Anda menerima sweater yang tepat seperti keinginan Anda. Perhatikan bahwa meskipun permintaan tersebut terdengar seperti sebuah pertanyaan. Anda dapat mengaitkan terima kasih Anda dengan tenggat waktu (Terima kasih karena mengembalikan daftar isian ini sebelum 5 mei. Pengorganisasian.. Beri alasan penetapan tenggat waktu.(basa-basi dan pongah). seperti cotoh dibawah ini : Apa saja perlengkapan keamanan komputer yang bisa di rekomendasikan ? Apakah Anda mempunyai perlengkapan keamana komputer ? Ingat bahwa kata-kata tertulis tidak dapat diperlunak dengan sebuah senyuman. Bila permintaan Anda meliputi beberapa pertanyaan.. seperti Bisakah Anda menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut ini mengenai layanan penggajian Anda?.hindari penutupan lain yang terlalu berlebihan seperti Terima kasih atas kerja sama Anda (basa-basi). Meminta Informasi dan Tindakan Mayoritas surat bisnis meminta informasi atau tindakan. Menetapkan Proses Penulisan 3-x-3 untuk Surat Rutin sebelum menulis surat rutin. san berfokus pada manfaat bagi pembaca. tetapi cobalah untuk melakukannya dengan cara yang segar dan efisien. catatlah informasi di bawah dokumen yang akan di jawab. Permintaan untuk Menjelaskan Bagian isi menjelaskan tujuan Anda dan memberikan rincian. menguraikan apa yang perlu dilakukan. dan 3) Memvisualisasi audiens o Penelitian. ”Inti dari tulisan yang efektif adalah kemampuan mengelola serangkaian pokok pikiran. Penutupan yang sopan menjelaskan apa yang penerima harus lakukan. Bersikaplah Spesifik dan sopan dalam Penutupan. Menunjukkan Penghargaan Memang selalu baik untuk menunjukkan penghargaan. analisis tujuan anda dan antisipasi respons audiens. Anda bisa menghubungkan penghargaan Anda dengan suatu pernyataan yang menunjukkan manfaat bagi pembaca (Kami berterima kasih atas informasi yang akan Anda berikan karena hal itu akan menolong kami melayani Anda dengan . Untuk dokumen panjang yang memerlukan riset formal. antisipasi. ekspresikan dalam bentuk paralel sehingga Anda membuat seimbang secara gramatikal. atau 3) Membuat klaim yang meminta penyesuaian ketika sesuatu berlangsung salah. tentukan sebuah tanggal akhir untuk mengambil tindakan dan jelaskan alasannya. Bila mungkin. ajukan pertanyaan terbuka. koreksi untuk ketepatan. Terima kasih sebelumnya atas. Koreksi. Dalam bagian penutup beritahu pembaca dengan sopan apa yang harys dilakukan. Jika tanggal adalah penting. Untuk mendapatkan informasi sebanyak-banyaknya.” berikut ini tinjauan cepat terhadap proses penulisan 3-x-3 untuk membantu Anda memikirkan aplikasinya bagi surat rutin. dan Penyusun Kumpulkan informasi dan buat daftar poin yang ingin di cakup. Surat Permintaan Langsung Surat langsung bisa dibuka dengan pertanyaan atau permintaan. dan Bila Anda ada pertanyaan. jangan ragu menghubungi saya (mengesankan bahwa Anda tidak membuat diri Anda jelas). gunakan sedikit waktu untuk menganalisis tugas dan audiens. ketika kami akan mulai mengolahnya). sertakan tanggal akhit sebuah tanggal penyelesaian tindakan. mohon kirimi kami pilihan warna Anda). mereka akan lebih efektif jika proses penyusunannya dilakukan dengan teliti. Sebagai contoh.paragraf terpisah dengan transisi yang efektif untuk menghubungkannya. gunakan diagram tandan atau teknik bagan. revisilah untuk kejelasan. dan Adaptasi Sebelum menulis.

). Dan dalam bagian penutup beritahukan bagaimana cara Anda membayarnya. Karena kami puas terhadap pelayanan cepat Anda di waktu lalu. jelaskan masalah dan berikan alasan permintaan anda. Membuat Secara Langsung.. Menyimpulkan Simpulkan surat klaim dengan pertanyaan sopan yang menunjukkan niat baik dan mengekspresikan keinginan untuk terus menjaga hubungan baik. Dalam pembukaan beritahukan segera kepada pembaca bahwa surat itu merupakan otorisasi pembelian dan bukan semata-mata permintaan informasi. atau pelayanan yang mengecewakan. Semakin banyak informasi yang diberikan. Ketika ada alternatif solusi. mohon Anda mengklarifikasi kebijakan Anda terkait prosedur reservasi dan keterlambatan tiba). Berikan rincian yang diperlukan sehingga persoalan dapat dikoreksi tanpa korespondensi lebih lanjut. Daftar Periksa untuk Menulis Permintaan Langsung Surat Permintaan Informasi atau Tindakan  Buka dengan ide utama. atau artikel majalah). dan harga total. Kliam tertulis yang diserahkan pada waktunya akan diperlakukan lebih serius daripada yang ditunda penyerahannya. . Menjelaskan Dalam isi surat klaim. ajukan pertanyaan atau berikan perintah yang sopan (mohon Anda menjawab beberapa pertanyaan berikut. Sertakan sebanyak mungkin data spesifik : kuantitas. daftarkan secara vertikal barang-barang tersebut pada isi surat Anda. Memberi rincian tanpa menjadi marah akan meningkatkan efektivitas surat klaim.. padahal mereka sudah mengonfirmasi reservasi di hotel Anda pada tanggal 16 september. dan catatan perbaikan. dan ditutup dengan pernyataan niat baik. maka semakin kecil kemungkinan adanya kesalahan. Dalam mencari informasi. Klaim yang tertunda juga lebih sulit diverivikasi. dan nyatakan sumber informasi (seperti katalog. Ketika solusinya sudah jelas. kami berharap bahwa anda bisa mengirim hot air poppers kepada kami sebelum tanggal 15 januari). harga. Sertakan salinan semua dokumen yang berhubungan seperti faktur. kuantitas. deskripsi katalog. Atau Anda dapat menjelaskan secara singkat bagaiman informasi akan membantu Anda (Saya menghargai informasi yang akan memampukan saya untuk. uraikan secara jelas (bila Anda tidak dapat mengirim 24 Royal hot air popcorn poppers dengan segera. Surat klaim dibuka dengan sebuah pernyatan masalah yang jelas.  Minta tindakan dalam penutupan. deskripsi lengkap. Untuk menjelaskan atau membetulkan sebuah kesalahan dibuat surat klaim.. Klaim langsung merupakan klaim yang Anda harap diterima dengan baik oleh penerima. tanggal.). didukung kliam yang spesifik. Hindari kalimat klise (Terima kasih atas kerja sama Anda) Surat Pesanan  Buka dengan pengesahan pembelian. nyatakan dengan segera (Mohon kirimkan kami 24 Royal hot air popcorn poppers untuk mengganti 24 hot oil poppers yang salah kirim pada pengiriman tanggal 4 Januari). mulailah secara langsung dengan bahasa pemesanan seperti Mohon kirimi saya via FedEx barang-barang dari katalog musim gugur Anda. iklan. Anda mungkin meminta perubahan kebijakan atau prosedur atau cukup meminta penjelasan (Karena tiga karyawan kami tidak memperoleh kamar. serta masukkan pajak dan biaya pengiriman jika mungkin.  Surat Permintaan Langsung Tiga Tahap Proses Penulisan Membuat surat Klaim Langsung Dalam bisnis banyak hal yang bisa berlangsung tidak sesuai harapan pengiriman yang dijanjikan terlambat.. Menunda klaim membuatnya tampak kurang penting. Untuk memperoleh informasi. Dari pada menulis Saya melihat sejumlah barang menarik dalam katalog Anda. nomor pesanan.. gunakan pertanyaan terbuka yang dalam bentuk paralel seimbang. Tunjukkan jumlah total. Ketika solusi kurang jelas. Tunjukkan penghargaan. slip penjualan. Jika perlu sertakan tanggal akhir (kami menyadari bahwa kesalahan dalam pemesanan dan pengiriman kadang terjadi..lebih baik). sebutkan metode pengiriman. Surat Pesanan Surat pesanan menentukan nama barang atau layanan. dan metode pembayaran. mohon Anda mengkredit rekening kami sekarang dan memberi tahu kami ketika barangnya sudah tersedia). barang garansi mengalami kerusakan.. dan tentukan tanggal akhir jika tepat. harga per unit. Gunakan bahasa pemesanan (mohon kirimkan saya.)  Jelaskan dan berikan alasan permintaan. Bial Anda memesan banyak barang.

Sampaikan pernyataan masalah dengan jelas atau tindakan yang diminta seperti pengembalian uang. Sertakan kuantitas. Memperlakukan pesan campuran. Membuka secara langsung. Biasanya disampaikan dalam dua baris di bawah salam pembuka. pengiriman. memenuhi permintaan informasi atau tindakan 2. nomor pesanan. Rekomendasi yang baik menjelaskan kualitas umum (”keahlian keorganisasional hubungan antar . Surat yang menjawab permintaan dibuka dengan baris subjek untuk mengidentifikasi topik dengan segera. berikan penjelasan dan informasi tambahan. Beri tahu bagaiman Anda akan membayar dan kapan Anda mengharapkan pengiriman.  Jelaskan secara objektif. Memenuhi Permintaan Pembukaan sebuah surat balasan langsung memuat baris subjek. judul bagian. tambahkan sebuah pernyataan yang menyenengkan dan keinginan untuk melanjutkan hubungan bisnis. Isi surat memuat sebuah bullet dan penjelasan mengenai informasi yang dikirim. Dalam pesan berita campuran. cetak miring. Sertakan tanggal akhir jika penting.Mulailah rekomendasi karyawan dengan mengidentifikasi kandidat dan posisi yang diincarnya. Pembukaan. baris subjek mengacu dalam bentuk singkat pada korespondensi sebelumnya dan /atau meringkas sebuah pesan (subjek: pertanyaan tanggal 12 Juli anda mengenai Peranti Lunak WorkZone). berikan salinan dokumen yang perlu. cetak tebal. jika hal itu diketahui. bukan merupakan kalimat lengkap. Bagian ini berfokus pada balasan rutin dalam tiga situasi : 1. Penutup yang ramah dan pribadi yang menyimpulkan surat balasan langsung tentu dilakukan untuk membangun hubungan baik dan mempromosikan bisnis di masa depan sambil memberi informasi yang ingin diketahui. Nyatakan bahwa pernyataan Anda sifatnya rahasia. dan tidak di akhiri titik.  Surat Balasan Konsumen Tiga Tahapan Proses Penulisan Tujuan anda adalah menyampaikan berita buruk secara jelas tanpa memberikannya menjadi fokus pesan. Pola langsung juga tepat bagi pesan yang kebanyakan berisi berita baik tetapi mungkin memepunyai beberapa berita negatif. Surat Klaim  Mulailah dengan tujuan. tabel. Menulis Surat Rekomendasi.  Akhiri dengan meminta tindakan. dan harga total. Menjelaskan surat balasan. Daftarkan poin-poin dalam bagian isi. Isi Surat. gunakan pola langsung. Surat rekomendasi menyampaikan evaluasi yang jujur dan objektif mengenai individu dan membantu memadankan kandidat dengan pekerjaan. aturlah informasi tersebut secara logis dan buat agar mudah dibaca dengan menggunakn daftar. pembukaan menyampaikan tujuan surat dan membangun hubungan dengan pembaca dengan berterima kasih padanya atas dukungan pada musim pertandingan sebelumnya. penggantian. sebuah). deskripsi. Isi surat rekomendasi pekerjaan sebaiknya menjelaskan kinerja dan potensi kandidat dalam istilah yang spesifik. Surat rekomendasi ditulis untuk mencalonkan orang untuk penghargaan dan untuk keanggotaan dalam organisasi. pajak. Simpan salinan surat. harga per unit. Karena surat yang ditulis pada kertas berkop perusahaan dianggap kontrak yang mengikat secara legal. Pada surat balasan langsung. Dalam isi surat balasan Anda. kredit. Saat menjawab sekumpulan pertanyaan atau memberikan banyak data. Ekspresikan penghargaan. pastikan untuk memeriksa fakta dan angka dengan hati-hati. dan beritahu bahwa Anda menulis atas permintaan pelamar (kandidat). serta 3. Baris subjek membantu pembaca mengenali topik dengan segera. atau koreksi kesalahan. penjelasan. atau sarana grafis lainnya. Baris subjek tersebut sering tidak menggunakan kata sandang (suatu. Mengatur informasi secara logis. menulis surat rekomendasi.  Tutup dengan data pembayaran. mengabulkan klaim dan membuat penyesuaian. Merespons pertanyaan konsumen merupakan sebuah kesempatan baik untuk mempromosikan bisnis Anda. Pada isi surat sampaikan klaim secara spesifik.Surat yang merekomendasikan orang untuk penghargaan bisa dibuka dengan pernyataan yang lebih suportif. Surat Balasan Langsung Ketika Anda dapat merespons permintaan dengan baik. perpanjangan waktu. berita mendahului berita buruk.

Pada paragraf akhir sebuah rekomendasi. tujuannya adalah mendapatkan kembali kepercayaan konsumen.pribadi”) yang didukung oleh bukti-bukti spesifik yang menjelaskan kualitas tersebut. Tetapi . Kadang-kadang. Pembukaan dengan Berita Baik Kalimat pembuka menyampaikan berita baik secara langsung. kami akan membuat pengecualian dalam kasus ini) bisa menyebabkan kekecewaan yang lebih besar daripada tidak ada respons sama sekali. Dalam merespons klaim konsumen. Bila sebuah penjelasan tidak mengandung ancaman terhadap pengakuan tanggung jawab. pertama-tama harus memutuskan apakah akan mengabulkan klaim atau tidak. untuk mendukung pelamar pada posisi yang sudah diketahui. • Badingkan pelamar dengan orang lain dalam bidang yang sama. Kesimpulan. jika ada yang salah. jika relevan. Bagian penutup rekomendasi menyampaikan peringkat keseluruhan dan mungkin menawarkan untuk memberi informasi lebih lanjut melalui telepon. • Tawarkan peringkat keseluruhan pelamar. Tunjukkan bagaimana Anda memeringkat orang itu dalam kaitannya dengan orang lain pada posisi yang sama. Ada kemungkinan besar untuk mengabulkannya. yang ditulis ketika kandidat belum tahu posisi spesifik yang dituju. memperpanjang diskon. Kecuali kalau klaim tersebut jelas-jelas curang atau menunjukkan jumlah yang berlebihan. ditujukan pada individu.  Tips untuk Menulis Surat Rekomendasi • Identifikasi tujuan dan kerahasiaan pesan. Pertama. Hubungan baik dan ingatan konsumen berpengaruh penting terhadap laba. dan mempromosikan bisnis lebih lanjut. sering dimulai dengan salam KEPADA CALON ATASAN. dan tak pelak lagi. kebanyakan organisasi dengan tulus ingin memuaskan konsumen mereka dan mempertahankan bisnis mereka. • Mendapatkan kembali kepercayaan konsumen. Surat penyesuaian memperbaiki kesalahan. • Mempromosikan bisnis lebih lanjut. lakukan dengan senang hati. berikan rincian. • Jelaskan lamanya pelamar bekerja dan pekerjaannya. konsumen hanya ingin mengeluh dan mengetahui bahwa sesuatu telah dilakukan terkait dengan hal yang dikeluhkan. hindari kalimat yang bernada marah atau dendam. Perlindungan kedua. Pembukaan dari sebuah surat penyesuaian yang positif sebaiknya segera menyetujui klaim konsumen. konsumen dilindungi oleh hukum untuk perbaikan kerusakan. kalau ada kesempatan. Bahkan bisnis yang terbaik dan terkemuka kadang kala menerima klaim atau keluhan dari konsumen. • Jelaskan hubungan Anda dengan pelamar. Menjelaskan Alasan Dalam isi sebuah surat penyesuaian. dan memperbaiki barang. • Tarik kesimpulan berkaitan dengan rekomendasi. Sekali Anda memutuskan untuk mengabulkan klaim. Dalam membuat sebuah penyesuaian. Ingat bahwa tujuan utama dalam penyesuaian adalah mempertahankan kesetiaan konsumen. mengirim kupon. Surat rekomendasi yang umum. Rekomendasi yang lebih spesifik. Kebanyakan bisnis mengabulkan klaim dan segera membuat penyesuaian. Anda sebaiknya menawarkan evaluasi keseluruhan. mendapatkan kembali kepercayaan konsumen. Mengabulkan Kliam dan Membuat Penyesuaian Bisnis biasanya merespons klaim dengan baik karena paksaan hukum dan keinginan untuk memelihara hubungan baik dengan konsumen. Anda akan mempunyai tiga tujuan dalam surat penyesuaian : • Meralat kesalahan. Anda bisa melakukannya dengan menjelaskan penyebab masalah (jika Anda tahu) atau dengan menjelaskan tindakan yang Anda ambil untuk menghindari berulangnya masalah. Banyak manajer yang menambahkan sebuah pernyataan yang menunjukkan apakah mereka akan mempekerjakan kembali pelamar. Pernyataan yang terdengar enggan (meskipun kami biasanya menolak untuk memperpanjang garansi. mengembalikan uang. • Berikan contoh spesifik keahlian profesional dan kepribadian pelamar. • Ringkas atribut-atribut pelamar. Bisnis melakukan penyesuaian yang baik terhadap klaim yang sah karena dua alsan. mereka mengganti barang dagangan.

sampaikan keinginan Anda untuk terus melayani. Verifikasi setiap pernyataan negatif. kesalahan. penyesalan.  Akhir dengan pernyataan yang sopan dan bersahabat. Buat pesan menjadi personal dengan menyebutkan kejadian spesifik atau sifat khas penerima. • Short (Singkat). dan 3. identifikasi posisi. Menutup Surat Penyesuaian Untuk menutup sebuah surat penyesuaian. mungkin dengan menggunakan daftar. Anda dapat menunjukkan penghargaan karena pembaca menulis. bagaimana Anda memenuhi permintaan 2. atau menyinggung sebuah produk baru. Ekspresikan penghargaan kepada konsumen karena telah menulis. karena konsumen sudah kecewa.  Jangan menyalahkan orang atau departemen dalam organisasi Anda. berterima kasih atas bisnis di masa lalu. Pada kalimat pertama sampaikan informasi yang diinginkan pembaca  Pada isi surat berikan penjelasan dan informasi tambahan.jelaskan penyebab masalah atau jelaskan usaha yang sedang dilakukan untuk menghindari masalah itu terulang. • Sincere (Sungguh-sungguh).  Jangan membuat janji yang tidak realistis. Ingat bahwa fokus utama surat Anda terletak pada : 1. • Specific (Spesifik). kesalahpahaman. dan/atau sebutkan produk baru jika kelihatannya tepat. Haruskah Anda Minta Maaf? Bila anda merasa bahwa sebuah permintaan maaf adalah tepat. Konsumen marah ketika organisasi tidak mengambil tanggung jawab atau mencoba melemparkan kesalahan ke tempat lain. bagaimana tindakan Anda untuk mencegah berulangnya masalah bahasa surat penyesuaian terutama sekali harus sensitif.. Anda mengklaim). cobalah untuk mencapai tujuan . dan harapan untuk terus berbisnis. dan potensi.  Buka dengan segera. merujuk pada keinginan Anda untuk meleyani konsumen kembali.  Dalam isi surat tambahan pernyataan pendukung. Dukung kualitas umum dengan bukti spesifik. dan jelaskan hubungan Anda dengan kandidat. Meskipun pesan niat baik dapat sepanjang yang diperlukan. Mengabulkan Klaim dan Membuat Penyesuaian  Buka dengan persetujuan. keterampilan.  Tutup secara positif. Pastikan untuk memfokuskan pesan semata-mata pada penerima dan bukan pengirim. Menulis Pesan untuk Memenangi Niat Baik Pesan niat baik itu adalah: • Selfless (Tanpa pamrih). atau kolom. Berikut ini beberapa bahasa yang jangan digunakan:  Jangan gunakan kata-kata negatif (kesusahan. bagaiman persoalan muncul. Sebutkan nama kandidat. ketidaknyamanan. Anda tidak dapat menjamin bahwa situasi itu tidak akan terulang.  Akhiri dengan penilaian terhadap kandidat secara keseluruhan.  Dalan isi surat dapatkan kembali kepercayaan konsumen. Jaga agar pesan Anda segar dan antusias. Bila diperlukan tindakan lanjutkan. Identifikasi korespondensi sebelumnya dan topik surat ini. asumsikan bahwa masalah telah diselesaikan dan bahwa bisnis di masa depan akan berlanjut. lakukan hal itu lebih awal dan singkat. Tegaskan bahwa Anda menulis atas permintaan kandidat dan bahwa surat tersebut rahasia. Biarkan kata-kata Anda menunjukkan perasaan yang sebenarnya.  Jangan menyalahkan konsumen bahkan jika mereka mungkin salah. Menulis Surat Rekomendasi  Bukalah dengan mengidentifikasi informasi. kegagalan. Kinerja.jangan membuat penjelasan Anda terdengar seperti sebuah alasan. Jelaskan pekerjaan pelamar saat ini. judul bagian. Atur informasi ini secara logis. berterima kasih atas bisnis yang telah dilakukan di masa lalu. • Spontaneous (Spontan). Penuhi klaim konsumen dengan segera. beri tahu pembaca bagaimana caranya dan beri rincian yang berguna. Hindari terdengar dendam atau enggan. hal ini tidak profesional. Daftar Periksa untuk Menulis Surat Balasan Langsung Memenuhi Permintaan  Gunakan baris subjek.

o Spontaneous (Spontan). Gagal merespons ucapan selamat dan pesan niat baik lainnya adalah seperti gagal berkata ”Terima kasih kembali” ketika seseorang mengatakan ”Terima Kasih”. Anda umumnya menulis sebuah catatan singkat pada kertas khusus atau kartu ucapan. Beri tahu seberapa baik perasaan Anda karena pesan tersebut. kebanyakan pesan niat baik cukup singkat. Kirim surat singkat yang mengekspresikan apresiasi Anda. (4) tuan rumah yang baik. sesuai situasi. o Untuk kematian. keluarga. .Anda dalam sedikit kalimat. o Bersungguh-sungguh dalam mengucapkan terima kasih atas bantuan. o Specific (Spesifik). Daripada memberi pernyataan umum o Sincere (Sungguh-sungguh). Simpati Surat simpati sebaiknya merujuk pada kemalangan secara sensitif dan menawarkan bantuan. Respons Luangkan waktu untuk merespons setiap pesan niat baik yang Anda terima. hindari mengecilkan pencapaian Anda dengan komentar-komentar yang mengesankan bahwa Anda tidak benar-benar patut menerima pujian atau bahwa pengirim membesar-besarkan kualitas baik Anda. dan (3) Jelaskan bagaimana Anda akan menggunakannya. kolega. Hindari frase basa-basi. (2) beri tahu mengapa Anda menghargainya. Menyampaikan Simpati o Rujuklah pada kehilangan atau tragedi secara langsung tetapi sensitif. o Short (Singkat). Meskipun demikian. Terima kasih  Surat Terima Kasih atas Kebaikan Surat yang menunjukkan apresiasi dan mengungkapkan terima kasih adalah penting bagi penerimanya. segar. bukan pengirim. Daftar Periksa untuk Menulis Pesan Niat Baik Pedoman Umum : Lima S o Selfless (Tanpa pamrih). Jelaskan sifat khas almarhum yang positif. (1) makanan enak. Dalam mengungkapkan terima kasih. Dalam kalimat pertama sebutkan kehilangan itu dan reaksi personal Anda. atau agama. Berusahalah untuk membuat pesan terasa alami. Jangan membuat komentar yang meremehkan. Ingat bahwa. Meskipun demikian. meskipun bisa sepanjang yang diperlukan. Kebanyakan kita pernah mengalami kemalangan dan kesedihan pun terasa lebih ringan ketika kita mengetahui bahwa orang lain peduli. o Berikan pujian dalam mengekspresikan terima kasih atas keramahtamahan. o Menerima pujian dengan sopan. Merespons pesan semacam itu adalah hal yang benar untuk dilakukan. Mungkin merujuk pada kelebihan yang penerima temukan pada teman. (2) lingkungan yang menyenangkan. surat yang mengekspresikan rasa simpati mungkin lebih sulit ditulis daripada jenis pesan lain. dan (5) persahabatan yang tulus. o Akhir dengan kalimat yang positif dan membesarkan hati. kenanglah almarhum. Menjawab Pesan Ucapan Selamat o Respons pada ucapan terima kasih. (3) kehangatan. Beri tahu arti bantuan itu bagi Anda. (1) Identifikasi pemberian. Mengucapkan Terima Kasih o Cakup tiga poin dalam ucapan terima kasih. Bahas penerima. Tunjukkan perasaan jujur Anda dengan bahasa percakapan dan bersahaja. Pujilah. dan langsung.

Menulis Pesan Internasional Surat internasional sebaiknya sesuai dengan kebiasaan organisasional.a. sebaiknya menggunakan pola organisasional yang kurang langsung dan lebih formal nadanya. misalnya polusi. format. Resiko tersebut muncul karena beberapa factor yang merupakan akses dari usaha kegiatan modern FAKTOR – FAKTOR RESIKO YANG MUNCUL ANTARA LAIN . standarisasi produk.hukum serta aspek-aspek sosial lainya TUJUAN MANAJEMEN RESIKO Tujuan sebelum terjadinya kerugian Tujuan setelah terjadinya kerugian Tujuan sebelum terjadinya kerugian efisiensi. dan budaya negara penerima. surat tersebut juga sebaiknya disesuaikan dengan format surat regional yang tepat. ================================================================================= Manajemen resiko Disusun Oleh : Dodi indaryana 41609010002 Latar Belakang Tujuan Pembelajaran manajemen resiko * Mengerti maksud dan tujuan manajemen resiko * Mengetahui sistem pengolahan dalam menajemen resiko * Mengetahui Tahapan dalam pengambilan keputusan PENGERTIAN MANAJEMEN RESIKO Manajemen Resiko merupakan kegiatan manajemen yang dilakukan pada tingkatan. DILIHAT DARI DUNIA USAHA MANAJEMEN RESIKO Merupakan sesuatu hal yang tidak boleh diabaikan bertambah kompleknya kegiatan usaha telah membawa pengaruh pada kebutuhan untuk lebih khusus mempertahankan resiko yang mungki dihadapi.akibat suatu resiko serta metode yang paling tepat untuk menaggani kerugian tersebut yang dihubungkan dengan tingkat profitabilitas badan usaha. tanggung jawab. Perkembangan integrasi organisasi usaha dan kerjasama usaha dengan melahirkan model akusisi serta bentuk integrasi lain d. tingkat pimpinan pelaksana . Bertambah cepatnya perkembanggan perdagangan internasional serta kegiatan yang bersifat internasional b. Meningkatnya kesadaran dan kepedulian masyarakat terhadap sesuatu yang dihasilkan oleh kegiatan usaha . seperti Jepang dan Eropa. meningkatkan kepercayaan menanggulangi tanggung jawab terhadap pihak luar . yaitu kegiatan penemuan dan analisis sistimatis atas kerugian kerugian yang mungkin dihadapi oleh badan usaha. Perkembangan teknologi yang begitu cepat masuk pada aspek kegiatan usaha c. Surat yang ditujukan kepada individu di wilayah tertentu.

bagaimana kegiatan tersebut diorganisir. pengelolaan resiko. pengorganisian. pelaksanaan dan pengawasan. sampai berapa jauh pengambilan keputusan yang menyangkut resiko murni harus dilakukan.fungsi manajemen Resiko fungsi manajemen Resiko serta penilaianya diantaranya Formulasi kebijaksanaan Perancanaan program .Didalam manajemen Resiko .fungsi tersebut diterjemahkan dalam formulasi kebijaksanaan. Sumber-sumber resiko antara lain Loss exposure survey and check list Financial statement Resiko keuangan Resiko produksi dan tenaga kerja Evaluasi Kerugian Potensial Kegiatan ini adalah menggukur frekuensi dan kegawatan kerugian bila benar terjadi Pengukuran frekuensi kerugian menyangkut jumlah kali kerugian yang mungkin terjadi dalam masa tertentu… . Memilih Metode Pengelolaan Jenis jenis metode pengelolaan antara lain Asumsi( Retensi ) Transfer Kombinasi Pencegahan kerugian Menghindari Pengetahuan dan penelitian Administrasi program Lazim dalam ilmu manajemen terdapat fungsi perencanaan.Tujuan setelah terjadinya kerugian kontinuitas operasi tetep survive Stabilitas pendapatan dan pertumbuhan FUNGSI POKOK MANAJEMEN RESIKO Menemukan Kerugian Potensial Evaluasi Kerugian Potensial Memilih Metode Pengelolaan Administrasi program Menemukan Kerugian Potensial Yang pertama harus dilakukan adalah memanfaatkan sumber resiko yangsecara potensial dapat menimbulkan kerugian. Termasuk definisi tujuan dan persiapan sarana pengawasan yang cukup untuk melaksanakan fungsi.

Statemen kebijaksanaan Review berkala MANAJEMEN RESIKO Manajemen Resiko seperti dengan manajemen lain merupakan suatu badan tidak tercapai .resiko yang mungkin timbul serta segala yang diakibatkannya dan bagaimana cara mengatasinya atau mengeleminir merupakan bagian dari manajemen resiko . Terhadap resiko. terjadinya suatu peristiwa yang menimbulkan kerugian atau kerusakan. karena tidak dimanfaatkanya fasilitas-fasilita yang dimilikinya.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful