pesan

Surat bisnis adalah penting ketika perlu catatan permanen, ketika perlu formalitas, dan ketika sebuah pesan

adalah sensitif dan membutuhkan penyajian yang disusun dan dipikirkan dengan baik. Surat dibagi menjadi tiga kelompok : 1. Surat rutin yang mengomunikasikan pesan niat baik, permintaan, dan balasan yang langsung ke sasaran. 2. Pesan persuasif yang meliputi transaksi penjualan. 3. Pesan negatif menyampaikan penolakan dan berita buruk. Surat rutin kepada pihak luar mendorong umpan balik produk, memproyeksikan citra baik perusahaan, dan mendorong bisnis di masa depan. Bab ini berkonsentrasi pada surat rutin dan langsung, yang dengannya kita melakukan bisnis sehari-hari dan menyampaikan niat baik kepada pihak luar. Surat semacam ini ditujukan kepada pemasok, instansi pemerintah, perusahaan lain, dan yang terpenting konsumen. Surat kepada konsumen menerima prioritas terbesar karena pesan ini mendorong umpan balik produk, memproyeksikan citra baik perusahaan, dan mendorong bisnis di masa depan.

Karakteristik Surat yang Baik Dalam menyampaikan surat rutin paling tidak ada tiga karakteristik yang membedakan surat bisnis yang baik : Isi yang Jelas. Surat yang di tulis dengan jelas memisahkan ide ke dalam paragraf, menggunakan kalimat dan paragraf pendek, dan memaduka pembaca memahami ide gengan kalimat transisi. Selain itu, surat yang jelas menggunakan kata-kata yang lazim dan kata kerja aktif. Tetapi banyak surat bisnis yang tidak ditulis dengan baik. Sebanyak sepertiga surat bisnis tidak menghasilkan apapun selain mengklarifikasi respondensi sebelumnya. Surat yang jelas menghindari masalah ini dengan menjawab semua pertanyaan atau keingintahuan pembaca sehingga tidak perlu korespondensi lebih lanjut. Nada Niat Baik. Niat baik adalah perasaan positif yang pembaca miliki terhadap seseorang atau sebuah organisasi. Surat dapat mencapai nada dengan menekankan perspektif ”Anda” dan manfaat bagi pembaca. Anda harus peka terhadap kata-kata yang bias gender, ras, usia, atau cacat tubuh. Terakhir, bingkai ide-ide Anda secara positif karena akan terdengar lebih menyenangkan da memberi lebih banyak informasi daripada susunan yang negatif Format yang tepat. Format surat yang tepat menyampaikan pesan tersirat namun positif. Dalam gaya blog, bagianbagian surat Baris tanggal, alamat dalam, isi, dan sebagainya disusun rata kiri halaman. Juga, surat format sehingga berada di tengah halaman dan dibingkai oleh ruang putih. Kebanyakan surat mempunyai batas halaman 2.5 sampai 4 cm. Terakhir, pastikan menggunakan batas tidak rata kanan : yaitu, jangan biarkan komputer Anda merayakan batas kanan dan membuat semua baris berakhir sama. Batas yang tidak rata meningkatkan keterbacaan, kata para pakar, dengan memberi perhatikan visual dan dengan membuatnya lebih mudah untuk menunjukkan letak baris berikutnya dimulai. Menggunakan Pola Langsung untuk Surat Rutin Kebanyakan pesan bisnis merupakan permintaan atau respons rutin. Dalam menyusun surat rutin, Anda dapat mengelola pesan ke dalam tiga bagian :  Pembukaan : Pernyataan yang menyampaikan tujuan dengan segera.  Isi : Rincian yang menjelaskan tujuan  Penutup : Permintaan untuk tindakan atau kesimpulan yang sopan. Pemuatan di Depan dalam Pembukaan. Sebaiknya mulai menulis pesan sehari-hari dalam cara langsung dengan pemuatan ide utama di depan pesan. Ingat, tiap kali seorang pembaca mulai membaca sebuah pesan, ia akan berpikir, ”Mengapa pesan ini dikirim kepada saya?” ”Apa yang haurs saya lakukan?”. Kebanyakan surat bisnis lebih baik ditulis ”ke belakang.” Milailah dengan tindakan yang diharapkan atau ide utama. Jangan berlama-lama pada materi pendahuluan, sejarah, justifikasi, atau bahasa ”bisnis” gaya lama. Lebih baik kemukakan tujuan secara langsung. Bandingkan pembukaan tidak langsung dan langsung berikut ini untuk melihat perbedaannya. Pembukaan Tidak Langsung Perusahaan kami mengalami kesulitan untuk mempertahankan karyawan. Kami juga butuh bantuan dalam menyeleksi pelamar kerja. Program seleksi kami saat ini tidak memuaskan. Saya memahami bahwa Anda menawarkan materi pengujian karyawan, dan saya mempunyai sejumlah pertanyaan untuk diajukan. Pembukaan Langsung Mohon jawab pertanyaan-pertanyaan berikut mengenai materi pengujian personalia anda. Menjelaskan dalam Isi. Sampaikan rincian-rincian yang menjelaskan permintaan atau respons Anda, membuat struktur informasi agar tulisan menjadi jelas dan mudah dibaca. Di sini Anda harus mempertimbangkan penggunaan beberapa alat grafis untuk menyoroti rincian-rincian tersebut : daftar nomor atau bullet, judul bagian (heading), kolom, dan cetak tebal atau cetak miring. Bila informasi yang ingin Anda sampaikan banyak, mungkin Anda perlu mangembangkan setiap ide dalam

sertakan tanggal akhit sebuah tanggal penyelesaian tindakan. dan Adaptasi Sebelum menulis. Anda dapat mengaitkan terima kasih Anda dengan tenggat waktu (Terima kasih karena mengembalikan daftar isian ini sebelum 5 mei. Banyak dari surat bisnis rutin termasuk salah satu dari tiga kategori : 1) Meminta informasi atau tindakan 2) Memesan produk.. Beri alasan penetapan tenggat waktu. Sebagai contoh. Bila Anda mempunyai pertanyaan. dan Evaluasi Setelah menyelesaikan draf pertama. Meskipun surat rutin mungkin pendek dan langsung. dan Penyusun Kumpulkan informasi dan buat daftar poin yang ingin di cakup. Koreksi. seperti Bisakah Anda menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut ini mengenai layanan penggajian Anda?. mereka akan lebih efektif jika proses penyusunannya dilakukan dengan teliti. tetapi cobalah untuk melakukannya dengan cara yang segar dan efisien. Anda bisa membuka dengan permintaan yang sopan. gunakan sedikit waktu untuk menganalisis tugas dan audiens. atau 3) Membuat klaim yang meminta penyesuaian ketika sesuatu berlangsung salah. Anda bisa menghubungkan penghargaan Anda dengan suatu pernyataan yang menunjukkan manfaat bagi pembaca (Kami berterima kasih atas informasi yang akan Anda berikan karena hal itu akan menolong kami melayani Anda dengan . tentukan sebuah tanggal akhir untuk mengambil tindakan dan jelaskan alasannya. revisilah untuk kejelasan. ketika kami akan mulai mengolahnya). Penutupan yang sopan menjelaskan apa yang penerima harus lakukan. Bila mungkin. Terima kasih sebelumnya atas. Permintaan untuk Menjelaskan Bagian isi menjelaskan tujuan Anda dan memberikan rincian. dan evaluasi untuk efektivitas. fokuskan pada manfaat bagi pembaca (untuk memastikan Anda menerima sweater yang tepat seperti keinginan Anda. san berfokus pada manfaat bagi pembaca. Bila perlu. Surat permintaan langsung menjaga nada yang sopan. Untuk pesan singkat seperti jawaban atas pertanyaan konsumen. antisipasi. catatlah informasi di bawah dokumen yang akan di jawab.paragraf terpisah dengan transisi yang efektif untuk menghubungkannya. ajukan pertanyaan terbuka. menguraikan apa yang perlu dilakukan. Surat Permintaan Langsung Surat langsung bisa dibuka dengan pertanyaan atau permintaan. mohon kirimi kami pilihan warna Anda).(basa-basi dan pongah). Pada titik ini Anda harus menunjukkan secara spesifik apa yang anda ingin pembaca lakukan. dan 3) Memvisualisasi audiens o Penelitian. Menunjukkan Penghargaan Memang selalu baik untuk menunjukkan penghargaan. Tujuan utama si sini adalah 1) Menentukan tujuan 2) Mengantisipasi reaksi audiens.hindari penutupan lain yang terlalu berlebihan seperti Terima kasih atas kerja sama Anda (basa-basi). Bersikaplah Spesifik dan sopan dalam Penutupan. dan Bila Anda ada pertanyaan.” berikut ini tinjauan cepat terhadap proses penulisan 3-x-3 untuk membantu Anda memikirkan aplikasinya bagi surat rutin. analisis tujuan anda dan antisipasi respons audiens. Pengorganisasian. Untuk dokumen panjang yang memerlukan riset formal. Meminta Informasi dan Tindakan Mayoritas surat bisnis meminta informasi atau tindakan. seperti cotoh dibawah ini : Apa saja perlengkapan keamanan komputer yang bisa di rekomendasikan ? Apakah Anda mempunyai perlengkapan keamana komputer ? Ingat bahwa kata-kata tertulis tidak dapat diperlunak dengan sebuah senyuman.. Dan pastikan Anda merencanakan revisi o Revisi. Bila permintaan Anda meliputi beberapa pertanyaan. Perhatikan bahwa meskipun permintaan tersebut terdengar seperti sebuah pertanyaan. ekspresikan dalam bentuk paralel sehingga Anda membuat seimbang secara gramatikal. hal itu sebenarnya merupakan perintah terselubung. Untuk mendapatkan informasi sebanyak-banyaknya. Dalam bagian penutup beritahu pembaca dengan sopan apa yang harys dilakukan. koreksi untuk ketepatan. Menetapkan Proses Penulisan 3-x-3 untuk Surat Rutin sebelum menulis surat rutin. Pertanyaan-pertanyaan dalam sebuah surat langsung harus paralel (seimbang secara gramatikal). ”Inti dari tulisan yang efektif adalah kemampuan mengelola serangkaian pokok pikiran. gunakan diagram tandan atau teknik bagan. Jika tanggal adalah penting. jangan ragu menghubungi saya (mengesankan bahwa Anda tidak membuat diri Anda jelas). o Analisis.

iklan.. maka semakin kecil kemungkinan adanya kesalahan. dan harga total. atau artikel majalah). Ketika solusinya sudah jelas. Ketika solusi kurang jelas. nomor pesanan. Dan dalam bagian penutup beritahukan bagaimana cara Anda membayarnya. Untuk memperoleh informasi.)  Jelaskan dan berikan alasan permintaan.). Surat klaim dibuka dengan sebuah pernyatan masalah yang jelas. Memberi rincian tanpa menjadi marah akan meningkatkan efektivitas surat klaim. Sertakan sebanyak mungkin data spesifik : kuantitas. Dalam pembukaan beritahukan segera kepada pembaca bahwa surat itu merupakan otorisasi pembelian dan bukan semata-mata permintaan informasi.  Surat Permintaan Langsung Tiga Tahap Proses Penulisan Membuat surat Klaim Langsung Dalam bisnis banyak hal yang bisa berlangsung tidak sesuai harapan pengiriman yang dijanjikan terlambat.. Untuk menjelaskan atau membetulkan sebuah kesalahan dibuat surat klaim. dan tentukan tanggal akhir jika tepat. gunakan pertanyaan terbuka yang dalam bentuk paralel seimbang. padahal mereka sudah mengonfirmasi reservasi di hotel Anda pada tanggal 16 september.lebih baik). Jika perlu sertakan tanggal akhir (kami menyadari bahwa kesalahan dalam pemesanan dan pengiriman kadang terjadi. dan nyatakan sumber informasi (seperti katalog. slip penjualan. Tunjukkan penghargaan. Menunda klaim membuatnya tampak kurang penting. Menjelaskan Dalam isi surat klaim. Gunakan bahasa pemesanan (mohon kirimkan saya. kuantitas. deskripsi lengkap. Karena kami puas terhadap pelayanan cepat Anda di waktu lalu. Tunjukkan jumlah total. Dari pada menulis Saya melihat sejumlah barang menarik dalam katalog Anda. Anda mungkin meminta perubahan kebijakan atau prosedur atau cukup meminta penjelasan (Karena tiga karyawan kami tidak memperoleh kamar. dan metode pembayaran. Daftar Periksa untuk Menulis Permintaan Langsung Surat Permintaan Informasi atau Tindakan  Buka dengan ide utama. serta masukkan pajak dan biaya pengiriman jika mungkin. mohon Anda mengklarifikasi kebijakan Anda terkait prosedur reservasi dan keterlambatan tiba). Membuat Secara Langsung. uraikan secara jelas (bila Anda tidak dapat mengirim 24 Royal hot air popcorn poppers dengan segera. . atau pelayanan yang mengecewakan. harga. Bial Anda memesan banyak barang. Hindari kalimat klise (Terima kasih atas kerja sama Anda) Surat Pesanan  Buka dengan pengesahan pembelian.. ajukan pertanyaan atau berikan perintah yang sopan (mohon Anda menjawab beberapa pertanyaan berikut. mohon Anda mengkredit rekening kami sekarang dan memberi tahu kami ketika barangnya sudah tersedia). nyatakan dengan segera (Mohon kirimkan kami 24 Royal hot air popcorn poppers untuk mengganti 24 hot oil poppers yang salah kirim pada pengiriman tanggal 4 Januari). harga per unit. daftarkan secara vertikal barang-barang tersebut pada isi surat Anda. didukung kliam yang spesifik. jelaskan masalah dan berikan alasan permintaan anda. Berikan rincian yang diperlukan sehingga persoalan dapat dikoreksi tanpa korespondensi lebih lanjut.  Minta tindakan dalam penutupan. mulailah secara langsung dengan bahasa pemesanan seperti Mohon kirimi saya via FedEx barang-barang dari katalog musim gugur Anda. Ketika ada alternatif solusi. barang garansi mengalami kerusakan. Klaim yang tertunda juga lebih sulit diverivikasi.. deskripsi katalog. Kliam tertulis yang diserahkan pada waktunya akan diperlakukan lebih serius daripada yang ditunda penyerahannya..). Atau Anda dapat menjelaskan secara singkat bagaiman informasi akan membantu Anda (Saya menghargai informasi yang akan memampukan saya untuk. Dalam mencari informasi. Sertakan salinan semua dokumen yang berhubungan seperti faktur.. kami berharap bahwa anda bisa mengirim hot air poppers kepada kami sebelum tanggal 15 januari). dan ditutup dengan pernyataan niat baik. sebutkan metode pengiriman.. dan catatan perbaikan. Surat Pesanan Surat pesanan menentukan nama barang atau layanan. Menyimpulkan Simpulkan surat klaim dengan pertanyaan sopan yang menunjukkan niat baik dan mengekspresikan keinginan untuk terus menjaga hubungan baik. tanggal. Klaim langsung merupakan klaim yang Anda harap diterima dengan baik oleh penerima. Semakin banyak informasi yang diberikan.

pembukaan menyampaikan tujuan surat dan membangun hubungan dengan pembaca dengan berterima kasih padanya atas dukungan pada musim pertandingan sebelumnya. Simpan salinan surat. Surat rekomendasi ditulis untuk mencalonkan orang untuk penghargaan dan untuk keanggotaan dalam organisasi. sebuah). Pada isi surat sampaikan klaim secara spesifik. Memenuhi Permintaan Pembukaan sebuah surat balasan langsung memuat baris subjek. Isi Surat. berikan penjelasan dan informasi tambahan. Saat menjawab sekumpulan pertanyaan atau memberikan banyak data. Biasanya disampaikan dalam dua baris di bawah salam pembuka. dan beritahu bahwa Anda menulis atas permintaan pelamar (kandidat). perpanjangan waktu. Sertakan kuantitas. Karena surat yang ditulis pada kertas berkop perusahaan dianggap kontrak yang mengikat secara legal. cetak miring. Mengatur informasi secara logis.Mulailah rekomendasi karyawan dengan mengidentifikasi kandidat dan posisi yang diincarnya. mengabulkan klaim dan membuat penyesuaian. Surat Balasan Langsung Ketika Anda dapat merespons permintaan dengan baik. menulis surat rekomendasi.  Tutup dengan data pembayaran. Sertakan tanggal akhir jika penting. cetak tebal. pastikan untuk memeriksa fakta dan angka dengan hati-hati. Baris subjek tersebut sering tidak menggunakan kata sandang (suatu. harga per unit. pajak. Ekspresikan penghargaan. Sampaikan pernyataan masalah dengan jelas atau tindakan yang diminta seperti pengembalian uang. berita mendahului berita buruk. Bagian ini berfokus pada balasan rutin dalam tiga situasi : 1. Membuka secara langsung. Pada surat balasan langsung. Isi surat memuat sebuah bullet dan penjelasan mengenai informasi yang dikirim. judul bagian. tabel. dan harga total. Beri tahu bagaiman Anda akan membayar dan kapan Anda mengharapkan pengiriman. Nyatakan bahwa pernyataan Anda sifatnya rahasia. Memperlakukan pesan campuran. aturlah informasi tersebut secara logis dan buat agar mudah dibaca dengan menggunakn daftar. atau koreksi kesalahan. pengiriman.  Akhiri dengan meminta tindakan. atau sarana grafis lainnya. Surat Klaim  Mulailah dengan tujuan. penggantian. Surat rekomendasi menyampaikan evaluasi yang jujur dan objektif mengenai individu dan membantu memadankan kandidat dengan pekerjaan. serta 3. Penutup yang ramah dan pribadi yang menyimpulkan surat balasan langsung tentu dilakukan untuk membangun hubungan baik dan mempromosikan bisnis di masa depan sambil memberi informasi yang ingin diketahui. Surat yang menjawab permintaan dibuka dengan baris subjek untuk mengidentifikasi topik dengan segera.  Surat Balasan Konsumen Tiga Tahapan Proses Penulisan Tujuan anda adalah menyampaikan berita buruk secara jelas tanpa memberikannya menjadi fokus pesan. Menulis Surat Rekomendasi. jika hal itu diketahui. penjelasan. baris subjek mengacu dalam bentuk singkat pada korespondensi sebelumnya dan /atau meringkas sebuah pesan (subjek: pertanyaan tanggal 12 Juli anda mengenai Peranti Lunak WorkZone). bukan merupakan kalimat lengkap. kredit. Dalam isi surat balasan Anda. Pembukaan.Surat yang merekomendasikan orang untuk penghargaan bisa dibuka dengan pernyataan yang lebih suportif. memenuhi permintaan informasi atau tindakan 2.  Jelaskan secara objektif. nomor pesanan. Merespons pertanyaan konsumen merupakan sebuah kesempatan baik untuk mempromosikan bisnis Anda. Menjelaskan surat balasan. gunakan pola langsung. dan tidak di akhiri titik. Baris subjek membantu pembaca mengenali topik dengan segera. deskripsi. Rekomendasi yang baik menjelaskan kualitas umum (”keahlian keorganisasional hubungan antar . Pola langsung juga tepat bagi pesan yang kebanyakan berisi berita baik tetapi mungkin memepunyai beberapa berita negatif. Isi surat rekomendasi pekerjaan sebaiknya menjelaskan kinerja dan potensi kandidat dalam istilah yang spesifik. Daftarkan poin-poin dalam bagian isi. tambahkan sebuah pernyataan yang menyenengkan dan keinginan untuk melanjutkan hubungan bisnis. berikan salinan dokumen yang perlu. Dalam pesan berita campuran.

Bagian penutup rekomendasi menyampaikan peringkat keseluruhan dan mungkin menawarkan untuk memberi informasi lebih lanjut melalui telepon. konsumen dilindungi oleh hukum untuk perbaikan kerusakan. Kesimpulan. dan mempromosikan bisnis lebih lanjut. untuk mendukung pelamar pada posisi yang sudah diketahui. jika ada yang salah. Anda bisa melakukannya dengan menjelaskan penyebab masalah (jika Anda tahu) atau dengan menjelaskan tindakan yang Anda ambil untuk menghindari berulangnya masalah. Pernyataan yang terdengar enggan (meskipun kami biasanya menolak untuk memperpanjang garansi. memperpanjang diskon. Sekali Anda memutuskan untuk mengabulkan klaim. kalau ada kesempatan. Hubungan baik dan ingatan konsumen berpengaruh penting terhadap laba. Pembukaan dengan Berita Baik Kalimat pembuka menyampaikan berita baik secara langsung. mendapatkan kembali kepercayaan konsumen. sering dimulai dengan salam KEPADA CALON ATASAN. Pembukaan dari sebuah surat penyesuaian yang positif sebaiknya segera menyetujui klaim konsumen. Ingat bahwa tujuan utama dalam penyesuaian adalah mempertahankan kesetiaan konsumen. • Berikan contoh spesifik keahlian profesional dan kepribadian pelamar. kebanyakan organisasi dengan tulus ingin memuaskan konsumen mereka dan mempertahankan bisnis mereka. pertama-tama harus memutuskan apakah akan mengabulkan klaim atau tidak. Tetapi . • Jelaskan hubungan Anda dengan pelamar. Perlindungan kedua. mengirim kupon. mereka mengganti barang dagangan. dan memperbaiki barang. • Badingkan pelamar dengan orang lain dalam bidang yang sama. konsumen hanya ingin mengeluh dan mengetahui bahwa sesuatu telah dilakukan terkait dengan hal yang dikeluhkan. dan tak pelak lagi. kami akan membuat pengecualian dalam kasus ini) bisa menyebabkan kekecewaan yang lebih besar daripada tidak ada respons sama sekali. Rekomendasi yang lebih spesifik. mengembalikan uang. jika relevan. • Mempromosikan bisnis lebih lanjut. tujuannya adalah mendapatkan kembali kepercayaan konsumen. Surat penyesuaian memperbaiki kesalahan. Pertama. berikan rincian. • Tawarkan peringkat keseluruhan pelamar. Bahkan bisnis yang terbaik dan terkemuka kadang kala menerima klaim atau keluhan dari konsumen.  Tips untuk Menulis Surat Rekomendasi • Identifikasi tujuan dan kerahasiaan pesan. Surat rekomendasi yang umum. Bisnis melakukan penyesuaian yang baik terhadap klaim yang sah karena dua alsan. hindari kalimat yang bernada marah atau dendam. Kebanyakan bisnis mengabulkan klaim dan segera membuat penyesuaian. Tunjukkan bagaimana Anda memeringkat orang itu dalam kaitannya dengan orang lain pada posisi yang sama. Dalam membuat sebuah penyesuaian. lakukan dengan senang hati. Dalam merespons klaim konsumen.pribadi”) yang didukung oleh bukti-bukti spesifik yang menjelaskan kualitas tersebut. Bila sebuah penjelasan tidak mengandung ancaman terhadap pengakuan tanggung jawab. Mengabulkan Kliam dan Membuat Penyesuaian Bisnis biasanya merespons klaim dengan baik karena paksaan hukum dan keinginan untuk memelihara hubungan baik dengan konsumen. Banyak manajer yang menambahkan sebuah pernyataan yang menunjukkan apakah mereka akan mempekerjakan kembali pelamar. Kecuali kalau klaim tersebut jelas-jelas curang atau menunjukkan jumlah yang berlebihan. • Mendapatkan kembali kepercayaan konsumen. Ada kemungkinan besar untuk mengabulkannya. Menjelaskan Alasan Dalam isi sebuah surat penyesuaian. Anda sebaiknya menawarkan evaluasi keseluruhan. • Jelaskan lamanya pelamar bekerja dan pekerjaannya. Kadang-kadang. ditujukan pada individu. Pada paragraf akhir sebuah rekomendasi. • Ringkas atribut-atribut pelamar. yang ditulis ketika kandidat belum tahu posisi spesifik yang dituju. Anda akan mempunyai tiga tujuan dalam surat penyesuaian : • Meralat kesalahan. • Tarik kesimpulan berkaitan dengan rekomendasi.

Identifikasi korespondensi sebelumnya dan topik surat ini. Hindari terdengar dendam atau enggan.  Jangan menyalahkan konsumen bahkan jika mereka mungkin salah. kegagalan. Menulis Pesan untuk Memenangi Niat Baik Pesan niat baik itu adalah: • Selfless (Tanpa pamrih). Sebutkan nama kandidat. Pastikan untuk memfokuskan pesan semata-mata pada penerima dan bukan pengirim.  Buka dengan segera. bagaimana Anda memenuhi permintaan 2. atau kolom. Daftar Periksa untuk Menulis Surat Balasan Langsung Memenuhi Permintaan  Gunakan baris subjek. Haruskah Anda Minta Maaf? Bila anda merasa bahwa sebuah permintaan maaf adalah tepat. Mengabulkan Klaim dan Membuat Penyesuaian  Buka dengan persetujuan. lakukan hal itu lebih awal dan singkat. sampaikan keinginan Anda untuk terus melayani. ketidaknyamanan. merujuk pada keinginan Anda untuk meleyani konsumen kembali. berterima kasih atas bisnis yang telah dilakukan di masa lalu. Buat pesan menjadi personal dengan menyebutkan kejadian spesifik atau sifat khas penerima. dan jelaskan hubungan Anda dengan kandidat. asumsikan bahwa masalah telah diselesaikan dan bahwa bisnis di masa depan akan berlanjut. dan/atau sebutkan produk baru jika kelihatannya tepat. identifikasi posisi. mungkin dengan menggunakan daftar. Pada kalimat pertama sampaikan informasi yang diinginkan pembaca  Pada isi surat berikan penjelasan dan informasi tambahan. beri tahu pembaca bagaimana caranya dan beri rincian yang berguna. Ekspresikan penghargaan kepada konsumen karena telah menulis. Verifikasi setiap pernyataan negatif. Anda dapat menunjukkan penghargaan karena pembaca menulis.. Penuhi klaim konsumen dengan segera. dan 3. dan harapan untuk terus berbisnis. bagaimana tindakan Anda untuk mencegah berulangnya masalah bahasa surat penyesuaian terutama sekali harus sensitif.  Akhir dengan pernyataan yang sopan dan bersahabat. atau menyinggung sebuah produk baru. berterima kasih atas bisnis di masa lalu.  Jangan membuat janji yang tidak realistis. Ingat bahwa fokus utama surat Anda terletak pada : 1. • Short (Singkat). • Sincere (Sungguh-sungguh). Anda tidak dapat menjamin bahwa situasi itu tidak akan terulang. kesalahan.  Akhiri dengan penilaian terhadap kandidat secara keseluruhan. Berikut ini beberapa bahasa yang jangan digunakan:  Jangan gunakan kata-kata negatif (kesusahan. Menutup Surat Penyesuaian Untuk menutup sebuah surat penyesuaian. bagaiman persoalan muncul. Tegaskan bahwa Anda menulis atas permintaan kandidat dan bahwa surat tersebut rahasia. cobalah untuk mencapai tujuan .jelaskan penyebab masalah atau jelaskan usaha yang sedang dilakukan untuk menghindari masalah itu terulang. Biarkan kata-kata Anda menunjukkan perasaan yang sebenarnya. dan potensi. Kinerja. Konsumen marah ketika organisasi tidak mengambil tanggung jawab atau mencoba melemparkan kesalahan ke tempat lain.  Tutup secara positif. Jaga agar pesan Anda segar dan antusias. Bila diperlukan tindakan lanjutkan. Menulis Surat Rekomendasi  Bukalah dengan mengidentifikasi informasi. karena konsumen sudah kecewa. Anda mengklaim). keterampilan. judul bagian.  Dalan isi surat dapatkan kembali kepercayaan konsumen. Atur informasi ini secara logis. Jelaskan pekerjaan pelamar saat ini.  Dalam isi surat tambahan pernyataan pendukung. • Specific (Spesifik).  Jangan menyalahkan orang atau departemen dalam organisasi Anda. hal ini tidak profesional. penyesalan. Meskipun pesan niat baik dapat sepanjang yang diperlukan. • Spontaneous (Spontan). Dukung kualitas umum dengan bukti spesifik. kesalahpahaman.jangan membuat penjelasan Anda terdengar seperti sebuah alasan.

Kirim surat singkat yang mengekspresikan apresiasi Anda. Menjawab Pesan Ucapan Selamat o Respons pada ucapan terima kasih. Anda umumnya menulis sebuah catatan singkat pada kertas khusus atau kartu ucapan. Mengucapkan Terima Kasih o Cakup tiga poin dalam ucapan terima kasih. Hindari frase basa-basi. Ingat bahwa. Gagal merespons ucapan selamat dan pesan niat baik lainnya adalah seperti gagal berkata ”Terima kasih kembali” ketika seseorang mengatakan ”Terima Kasih”. Respons Luangkan waktu untuk merespons setiap pesan niat baik yang Anda terima. kenanglah almarhum. atau agama. Daftar Periksa untuk Menulis Pesan Niat Baik Pedoman Umum : Lima S o Selfless (Tanpa pamrih). Tunjukkan perasaan jujur Anda dengan bahasa percakapan dan bersahaja. bukan pengirim. Dalam mengungkapkan terima kasih. o Menerima pujian dengan sopan. kolega. (3) kehangatan. (1) Identifikasi pemberian. Jangan membuat komentar yang meremehkan. meskipun bisa sepanjang yang diperlukan. Merespons pesan semacam itu adalah hal yang benar untuk dilakukan. dan (5) persahabatan yang tulus. keluarga. hindari mengecilkan pencapaian Anda dengan komentar-komentar yang mengesankan bahwa Anda tidak benar-benar patut menerima pujian atau bahwa pengirim membesar-besarkan kualitas baik Anda. Menyampaikan Simpati o Rujuklah pada kehilangan atau tragedi secara langsung tetapi sensitif. o Untuk kematian. (2) lingkungan yang menyenangkan. Simpati Surat simpati sebaiknya merujuk pada kemalangan secara sensitif dan menawarkan bantuan. (1) makanan enak. Beri tahu seberapa baik perasaan Anda karena pesan tersebut. Mungkin merujuk pada kelebihan yang penerima temukan pada teman. o Akhir dengan kalimat yang positif dan membesarkan hati. o Berikan pujian dalam mengekspresikan terima kasih atas keramahtamahan. Bahas penerima.Anda dalam sedikit kalimat. segar. surat yang mengekspresikan rasa simpati mungkin lebih sulit ditulis daripada jenis pesan lain. Kebanyakan kita pernah mengalami kemalangan dan kesedihan pun terasa lebih ringan ketika kita mengetahui bahwa orang lain peduli. dan langsung. sesuai situasi. Daripada memberi pernyataan umum o Sincere (Sungguh-sungguh). . o Spontaneous (Spontan). o Short (Singkat). Dalam kalimat pertama sebutkan kehilangan itu dan reaksi personal Anda. kebanyakan pesan niat baik cukup singkat. Berusahalah untuk membuat pesan terasa alami. (2) beri tahu mengapa Anda menghargainya. Terima kasih  Surat Terima Kasih atas Kebaikan Surat yang menunjukkan apresiasi dan mengungkapkan terima kasih adalah penting bagi penerimanya. Meskipun demikian. o Specific (Spesifik). Jelaskan sifat khas almarhum yang positif. o Bersungguh-sungguh dalam mengucapkan terima kasih atas bantuan. (4) tuan rumah yang baik. Pujilah. dan (3) Jelaskan bagaimana Anda akan menggunakannya. Beri tahu arti bantuan itu bagi Anda. Meskipun demikian.

surat tersebut juga sebaiknya disesuaikan dengan format surat regional yang tepat. Meningkatnya kesadaran dan kepedulian masyarakat terhadap sesuatu yang dihasilkan oleh kegiatan usaha .a. Perkembangan integrasi organisasi usaha dan kerjasama usaha dengan melahirkan model akusisi serta bentuk integrasi lain d.Menulis Pesan Internasional Surat internasional sebaiknya sesuai dengan kebiasaan organisasional. misalnya polusi. format. DILIHAT DARI DUNIA USAHA MANAJEMEN RESIKO Merupakan sesuatu hal yang tidak boleh diabaikan bertambah kompleknya kegiatan usaha telah membawa pengaruh pada kebutuhan untuk lebih khusus mempertahankan resiko yang mungki dihadapi. yaitu kegiatan penemuan dan analisis sistimatis atas kerugian kerugian yang mungkin dihadapi oleh badan usaha. Resiko tersebut muncul karena beberapa factor yang merupakan akses dari usaha kegiatan modern FAKTOR – FAKTOR RESIKO YANG MUNCUL ANTARA LAIN . dan budaya negara penerima. Surat yang ditujukan kepada individu di wilayah tertentu. Bertambah cepatnya perkembanggan perdagangan internasional serta kegiatan yang bersifat internasional b. tanggung jawab. ================================================================================= Manajemen resiko Disusun Oleh : Dodi indaryana 41609010002 Latar Belakang Tujuan Pembelajaran manajemen resiko * Mengerti maksud dan tujuan manajemen resiko * Mengetahui sistem pengolahan dalam menajemen resiko * Mengetahui Tahapan dalam pengambilan keputusan PENGERTIAN MANAJEMEN RESIKO Manajemen Resiko merupakan kegiatan manajemen yang dilakukan pada tingkatan. Perkembangan teknologi yang begitu cepat masuk pada aspek kegiatan usaha c. tingkat pimpinan pelaksana . meningkatkan kepercayaan menanggulangi tanggung jawab terhadap pihak luar . standarisasi produk.hukum serta aspek-aspek sosial lainya TUJUAN MANAJEMEN RESIKO Tujuan sebelum terjadinya kerugian Tujuan setelah terjadinya kerugian Tujuan sebelum terjadinya kerugian efisiensi. seperti Jepang dan Eropa. sebaiknya menggunakan pola organisasional yang kurang langsung dan lebih formal nadanya.akibat suatu resiko serta metode yang paling tepat untuk menaggani kerugian tersebut yang dihubungkan dengan tingkat profitabilitas badan usaha.

Didalam manajemen Resiko . Termasuk definisi tujuan dan persiapan sarana pengawasan yang cukup untuk melaksanakan fungsi. pengorganisian. pengelolaan resiko. sampai berapa jauh pengambilan keputusan yang menyangkut resiko murni harus dilakukan. bagaimana kegiatan tersebut diorganisir.fungsi manajemen Resiko fungsi manajemen Resiko serta penilaianya diantaranya Formulasi kebijaksanaan Perancanaan program . pelaksanaan dan pengawasan.fungsi tersebut diterjemahkan dalam formulasi kebijaksanaan. Sumber-sumber resiko antara lain Loss exposure survey and check list Financial statement Resiko keuangan Resiko produksi dan tenaga kerja Evaluasi Kerugian Potensial Kegiatan ini adalah menggukur frekuensi dan kegawatan kerugian bila benar terjadi Pengukuran frekuensi kerugian menyangkut jumlah kali kerugian yang mungkin terjadi dalam masa tertentu… . Memilih Metode Pengelolaan Jenis jenis metode pengelolaan antara lain Asumsi( Retensi ) Transfer Kombinasi Pencegahan kerugian Menghindari Pengetahuan dan penelitian Administrasi program Lazim dalam ilmu manajemen terdapat fungsi perencanaan.Tujuan setelah terjadinya kerugian kontinuitas operasi tetep survive Stabilitas pendapatan dan pertumbuhan FUNGSI POKOK MANAJEMEN RESIKO Menemukan Kerugian Potensial Evaluasi Kerugian Potensial Memilih Metode Pengelolaan Administrasi program Menemukan Kerugian Potensial Yang pertama harus dilakukan adalah memanfaatkan sumber resiko yangsecara potensial dapat menimbulkan kerugian.

Statemen kebijaksanaan Review berkala MANAJEMEN RESIKO Manajemen Resiko seperti dengan manajemen lain merupakan suatu badan tidak tercapai .resiko yang mungkin timbul serta segala yang diakibatkannya dan bagaimana cara mengatasinya atau mengeleminir merupakan bagian dari manajemen resiko . karena tidak dimanfaatkanya fasilitas-fasilita yang dimilikinya. terjadinya suatu peristiwa yang menimbulkan kerugian atau kerusakan. Terhadap resiko.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful