Surat bisnis adalah penting ketika perlu catatan permanen, ketika perlu formalitas, dan ketika sebuah pesan

adalah sensitif dan membutuhkan penyajian yang disusun dan dipikirkan dengan baik. Surat dibagi menjadi tiga kelompok : 1. Surat rutin yang mengomunikasikan pesan niat baik, permintaan, dan balasan yang langsung ke sasaran. 2. Pesan persuasif yang meliputi transaksi penjualan. 3. Pesan negatif menyampaikan penolakan dan berita buruk. Surat rutin kepada pihak luar mendorong umpan balik produk, memproyeksikan citra baik perusahaan, dan mendorong bisnis di masa depan. Bab ini berkonsentrasi pada surat rutin dan langsung, yang dengannya kita melakukan bisnis sehari-hari dan menyampaikan niat baik kepada pihak luar. Surat semacam ini ditujukan kepada pemasok, instansi pemerintah, perusahaan lain, dan yang terpenting konsumen. Surat kepada konsumen menerima prioritas terbesar karena pesan ini mendorong umpan balik produk, memproyeksikan citra baik perusahaan, dan mendorong bisnis di masa depan.

Karakteristik Surat yang Baik Dalam menyampaikan surat rutin paling tidak ada tiga karakteristik yang membedakan surat bisnis yang baik : Isi yang Jelas. Surat yang di tulis dengan jelas memisahkan ide ke dalam paragraf, menggunakan kalimat dan paragraf pendek, dan memaduka pembaca memahami ide gengan kalimat transisi. Selain itu, surat yang jelas menggunakan kata-kata yang lazim dan kata kerja aktif. Tetapi banyak surat bisnis yang tidak ditulis dengan baik. Sebanyak sepertiga surat bisnis tidak menghasilkan apapun selain mengklarifikasi respondensi sebelumnya. Surat yang jelas menghindari masalah ini dengan menjawab semua pertanyaan atau keingintahuan pembaca sehingga tidak perlu korespondensi lebih lanjut. Nada Niat Baik. Niat baik adalah perasaan positif yang pembaca miliki terhadap seseorang atau sebuah organisasi. Surat dapat mencapai nada dengan menekankan perspektif ”Anda” dan manfaat bagi pembaca. Anda harus peka terhadap kata-kata yang bias gender, ras, usia, atau cacat tubuh. Terakhir, bingkai ide-ide Anda secara positif karena akan terdengar lebih menyenangkan da memberi lebih banyak informasi daripada susunan yang negatif Format yang tepat. Format surat yang tepat menyampaikan pesan tersirat namun positif. Dalam gaya blog, bagianbagian surat Baris tanggal, alamat dalam, isi, dan sebagainya disusun rata kiri halaman. Juga, surat format sehingga berada di tengah halaman dan dibingkai oleh ruang putih. Kebanyakan surat mempunyai batas halaman 2.5 sampai 4 cm. Terakhir, pastikan menggunakan batas tidak rata kanan : yaitu, jangan biarkan komputer Anda merayakan batas kanan dan membuat semua baris berakhir sama. Batas yang tidak rata meningkatkan keterbacaan, kata para pakar, dengan memberi perhatikan visual dan dengan membuatnya lebih mudah untuk menunjukkan letak baris berikutnya dimulai. Menggunakan Pola Langsung untuk Surat Rutin Kebanyakan pesan bisnis merupakan permintaan atau respons rutin. Dalam menyusun surat rutin, Anda dapat mengelola pesan ke dalam tiga bagian :  Pembukaan : Pernyataan yang menyampaikan tujuan dengan segera.  Isi : Rincian yang menjelaskan tujuan  Penutup : Permintaan untuk tindakan atau kesimpulan yang sopan. Pemuatan di Depan dalam Pembukaan. Sebaiknya mulai menulis pesan sehari-hari dalam cara langsung dengan pemuatan ide utama di depan pesan. Ingat, tiap kali seorang pembaca mulai membaca sebuah pesan, ia akan berpikir, ”Mengapa pesan ini dikirim kepada saya?” ”Apa yang haurs saya lakukan?”. Kebanyakan surat bisnis lebih baik ditulis ”ke belakang.” Milailah dengan tindakan yang diharapkan atau ide utama. Jangan berlama-lama pada materi pendahuluan, sejarah, justifikasi, atau bahasa ”bisnis” gaya lama. Lebih baik kemukakan tujuan secara langsung. Bandingkan pembukaan tidak langsung dan langsung berikut ini untuk melihat perbedaannya. Pembukaan Tidak Langsung Perusahaan kami mengalami kesulitan untuk mempertahankan karyawan. Kami juga butuh bantuan dalam menyeleksi pelamar kerja. Program seleksi kami saat ini tidak memuaskan. Saya memahami bahwa Anda menawarkan materi pengujian karyawan, dan saya mempunyai sejumlah pertanyaan untuk diajukan. Pembukaan Langsung Mohon jawab pertanyaan-pertanyaan berikut mengenai materi pengujian personalia anda. Menjelaskan dalam Isi. Sampaikan rincian-rincian yang menjelaskan permintaan atau respons Anda, membuat struktur informasi agar tulisan menjadi jelas dan mudah dibaca. Di sini Anda harus mempertimbangkan penggunaan beberapa alat grafis untuk menyoroti rincian-rincian tersebut : daftar nomor atau bullet, judul bagian (heading), kolom, dan cetak tebal atau cetak miring. Bila informasi yang ingin Anda sampaikan banyak, mungkin Anda perlu mangembangkan setiap ide dalam

mohon kirimi kami pilihan warna Anda). ajukan pertanyaan terbuka. ketika kami akan mulai mengolahnya). dan evaluasi untuk efektivitas. san berfokus pada manfaat bagi pembaca. revisilah untuk kejelasan. koreksi untuk ketepatan. seperti cotoh dibawah ini : Apa saja perlengkapan keamanan komputer yang bisa di rekomendasikan ? Apakah Anda mempunyai perlengkapan keamana komputer ? Ingat bahwa kata-kata tertulis tidak dapat diperlunak dengan sebuah senyuman. antisipasi. Penutupan yang sopan menjelaskan apa yang penerima harus lakukan. Surat permintaan langsung menjaga nada yang sopan. Untuk pesan singkat seperti jawaban atas pertanyaan konsumen. gunakan sedikit waktu untuk menganalisis tugas dan audiens. fokuskan pada manfaat bagi pembaca (untuk memastikan Anda menerima sweater yang tepat seperti keinginan Anda.(basa-basi dan pongah). Dan pastikan Anda merencanakan revisi o Revisi. Anda bisa menghubungkan penghargaan Anda dengan suatu pernyataan yang menunjukkan manfaat bagi pembaca (Kami berterima kasih atas informasi yang akan Anda berikan karena hal itu akan menolong kami melayani Anda dengan . Perhatikan bahwa meskipun permintaan tersebut terdengar seperti sebuah pertanyaan. sertakan tanggal akhit sebuah tanggal penyelesaian tindakan. Meminta Informasi dan Tindakan Mayoritas surat bisnis meminta informasi atau tindakan. Bila perlu. dan Adaptasi Sebelum menulis. hal itu sebenarnya merupakan perintah terselubung. dan 3) Memvisualisasi audiens o Penelitian. Dalam bagian penutup beritahu pembaca dengan sopan apa yang harys dilakukan. atau 3) Membuat klaim yang meminta penyesuaian ketika sesuatu berlangsung salah. seperti Bisakah Anda menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut ini mengenai layanan penggajian Anda?. Permintaan untuk Menjelaskan Bagian isi menjelaskan tujuan Anda dan memberikan rincian. Terima kasih sebelumnya atas.paragraf terpisah dengan transisi yang efektif untuk menghubungkannya. Bila mungkin. gunakan diagram tandan atau teknik bagan. Tujuan utama si sini adalah 1) Menentukan tujuan 2) Mengantisipasi reaksi audiens. o Analisis. Bila Anda mempunyai pertanyaan. Beri alasan penetapan tenggat waktu. Koreksi. Menunjukkan Penghargaan Memang selalu baik untuk menunjukkan penghargaan. Sebagai contoh. tetapi cobalah untuk melakukannya dengan cara yang segar dan efisien. Surat Permintaan Langsung Surat langsung bisa dibuka dengan pertanyaan atau permintaan. Anda bisa membuka dengan permintaan yang sopan. analisis tujuan anda dan antisipasi respons audiens. dan Bila Anda ada pertanyaan.” berikut ini tinjauan cepat terhadap proses penulisan 3-x-3 untuk membantu Anda memikirkan aplikasinya bagi surat rutin. Banyak dari surat bisnis rutin termasuk salah satu dari tiga kategori : 1) Meminta informasi atau tindakan 2) Memesan produk. Meskipun surat rutin mungkin pendek dan langsung. dan Evaluasi Setelah menyelesaikan draf pertama. Menetapkan Proses Penulisan 3-x-3 untuk Surat Rutin sebelum menulis surat rutin... dan Penyusun Kumpulkan informasi dan buat daftar poin yang ingin di cakup. catatlah informasi di bawah dokumen yang akan di jawab. Untuk dokumen panjang yang memerlukan riset formal. Pada titik ini Anda harus menunjukkan secara spesifik apa yang anda ingin pembaca lakukan. Bila permintaan Anda meliputi beberapa pertanyaan. Anda dapat mengaitkan terima kasih Anda dengan tenggat waktu (Terima kasih karena mengembalikan daftar isian ini sebelum 5 mei. Pertanyaan-pertanyaan dalam sebuah surat langsung harus paralel (seimbang secara gramatikal). Bersikaplah Spesifik dan sopan dalam Penutupan. Jika tanggal adalah penting. Pengorganisasian. ekspresikan dalam bentuk paralel sehingga Anda membuat seimbang secara gramatikal. jangan ragu menghubungi saya (mengesankan bahwa Anda tidak membuat diri Anda jelas).hindari penutupan lain yang terlalu berlebihan seperti Terima kasih atas kerja sama Anda (basa-basi). ”Inti dari tulisan yang efektif adalah kemampuan mengelola serangkaian pokok pikiran. Untuk mendapatkan informasi sebanyak-banyaknya. tentukan sebuah tanggal akhir untuk mengambil tindakan dan jelaskan alasannya. menguraikan apa yang perlu dilakukan. mereka akan lebih efektif jika proses penyusunannya dilakukan dengan teliti.

kuantitas. Memberi rincian tanpa menjadi marah akan meningkatkan efektivitas surat klaim. ajukan pertanyaan atau berikan perintah yang sopan (mohon Anda menjawab beberapa pertanyaan berikut. Sertakan salinan semua dokumen yang berhubungan seperti faktur. Ketika solusinya sudah jelas. iklan. Anda mungkin meminta perubahan kebijakan atau prosedur atau cukup meminta penjelasan (Karena tiga karyawan kami tidak memperoleh kamar... jelaskan masalah dan berikan alasan permintaan anda. Untuk memperoleh informasi. deskripsi katalog. mulailah secara langsung dengan bahasa pemesanan seperti Mohon kirimi saya via FedEx barang-barang dari katalog musim gugur Anda. Surat klaim dibuka dengan sebuah pernyatan masalah yang jelas. sebutkan metode pengiriman. mohon Anda mengklarifikasi kebijakan Anda terkait prosedur reservasi dan keterlambatan tiba). mohon Anda mengkredit rekening kami sekarang dan memberi tahu kami ketika barangnya sudah tersedia). tanggal.. nyatakan dengan segera (Mohon kirimkan kami 24 Royal hot air popcorn poppers untuk mengganti 24 hot oil poppers yang salah kirim pada pengiriman tanggal 4 Januari). Menyimpulkan Simpulkan surat klaim dengan pertanyaan sopan yang menunjukkan niat baik dan mengekspresikan keinginan untuk terus menjaga hubungan baik. Atau Anda dapat menjelaskan secara singkat bagaiman informasi akan membantu Anda (Saya menghargai informasi yang akan memampukan saya untuk.)  Jelaskan dan berikan alasan permintaan. daftarkan secara vertikal barang-barang tersebut pada isi surat Anda. didukung kliam yang spesifik. gunakan pertanyaan terbuka yang dalam bentuk paralel seimbang. harga per unit. barang garansi mengalami kerusakan.. Klaim yang tertunda juga lebih sulit diverivikasi. maka semakin kecil kemungkinan adanya kesalahan. Menjelaskan Dalam isi surat klaim. dan nyatakan sumber informasi (seperti katalog. serta masukkan pajak dan biaya pengiriman jika mungkin. dan harga total... dan ditutup dengan pernyataan niat baik. . Ketika solusi kurang jelas. padahal mereka sudah mengonfirmasi reservasi di hotel Anda pada tanggal 16 september. Sertakan sebanyak mungkin data spesifik : kuantitas. Tunjukkan penghargaan. Untuk menjelaskan atau membetulkan sebuah kesalahan dibuat surat klaim. Ketika ada alternatif solusi. dan metode pembayaran. Klaim langsung merupakan klaim yang Anda harap diterima dengan baik oleh penerima. Hindari kalimat klise (Terima kasih atas kerja sama Anda) Surat Pesanan  Buka dengan pengesahan pembelian. Semakin banyak informasi yang diberikan.. Berikan rincian yang diperlukan sehingga persoalan dapat dikoreksi tanpa korespondensi lebih lanjut. atau artikel majalah). Jika perlu sertakan tanggal akhir (kami menyadari bahwa kesalahan dalam pemesanan dan pengiriman kadang terjadi. Surat Pesanan Surat pesanan menentukan nama barang atau layanan. Gunakan bahasa pemesanan (mohon kirimkan saya. atau pelayanan yang mengecewakan. slip penjualan. Tunjukkan jumlah total.  Surat Permintaan Langsung Tiga Tahap Proses Penulisan Membuat surat Klaim Langsung Dalam bisnis banyak hal yang bisa berlangsung tidak sesuai harapan pengiriman yang dijanjikan terlambat. deskripsi lengkap. kami berharap bahwa anda bisa mengirim hot air poppers kepada kami sebelum tanggal 15 januari).). Kliam tertulis yang diserahkan pada waktunya akan diperlakukan lebih serius daripada yang ditunda penyerahannya.  Minta tindakan dalam penutupan. Bial Anda memesan banyak barang. Dalam mencari informasi. Daftar Periksa untuk Menulis Permintaan Langsung Surat Permintaan Informasi atau Tindakan  Buka dengan ide utama. uraikan secara jelas (bila Anda tidak dapat mengirim 24 Royal hot air popcorn poppers dengan segera. harga. Membuat Secara Langsung.lebih baik). dan catatan perbaikan. Karena kami puas terhadap pelayanan cepat Anda di waktu lalu. dan tentukan tanggal akhir jika tepat.). Dari pada menulis Saya melihat sejumlah barang menarik dalam katalog Anda. Menunda klaim membuatnya tampak kurang penting. nomor pesanan. Dan dalam bagian penutup beritahukan bagaimana cara Anda membayarnya. Dalam pembukaan beritahukan segera kepada pembaca bahwa surat itu merupakan otorisasi pembelian dan bukan semata-mata permintaan informasi.

mengabulkan klaim dan membuat penyesuaian.Mulailah rekomendasi karyawan dengan mengidentifikasi kandidat dan posisi yang diincarnya. serta 3. deskripsi.  Tutup dengan data pembayaran. Ekspresikan penghargaan. penjelasan. tabel. Surat Klaim  Mulailah dengan tujuan. Rekomendasi yang baik menjelaskan kualitas umum (”keahlian keorganisasional hubungan antar . Isi surat rekomendasi pekerjaan sebaiknya menjelaskan kinerja dan potensi kandidat dalam istilah yang spesifik. Saat menjawab sekumpulan pertanyaan atau memberikan banyak data. gunakan pola langsung. Pada isi surat sampaikan klaim secara spesifik. bukan merupakan kalimat lengkap. berikan penjelasan dan informasi tambahan. cetak tebal. sebuah). Sertakan kuantitas. Memperlakukan pesan campuran. Sertakan tanggal akhir jika penting. Dalam pesan berita campuran. Surat rekomendasi ditulis untuk mencalonkan orang untuk penghargaan dan untuk keanggotaan dalam organisasi. Menulis Surat Rekomendasi. harga per unit. dan harga total.  Surat Balasan Konsumen Tiga Tahapan Proses Penulisan Tujuan anda adalah menyampaikan berita buruk secara jelas tanpa memberikannya menjadi fokus pesan. tambahkan sebuah pernyataan yang menyenengkan dan keinginan untuk melanjutkan hubungan bisnis.Surat yang merekomendasikan orang untuk penghargaan bisa dibuka dengan pernyataan yang lebih suportif. dan beritahu bahwa Anda menulis atas permintaan pelamar (kandidat).  Akhiri dengan meminta tindakan. berita mendahului berita buruk. judul bagian. Surat rekomendasi menyampaikan evaluasi yang jujur dan objektif mengenai individu dan membantu memadankan kandidat dengan pekerjaan. menulis surat rekomendasi. Merespons pertanyaan konsumen merupakan sebuah kesempatan baik untuk mempromosikan bisnis Anda. Pada surat balasan langsung. memenuhi permintaan informasi atau tindakan 2. jika hal itu diketahui. Surat Balasan Langsung Ketika Anda dapat merespons permintaan dengan baik. berikan salinan dokumen yang perlu. Penutup yang ramah dan pribadi yang menyimpulkan surat balasan langsung tentu dilakukan untuk membangun hubungan baik dan mempromosikan bisnis di masa depan sambil memberi informasi yang ingin diketahui. pembukaan menyampaikan tujuan surat dan membangun hubungan dengan pembaca dengan berterima kasih padanya atas dukungan pada musim pertandingan sebelumnya. Karena surat yang ditulis pada kertas berkop perusahaan dianggap kontrak yang mengikat secara legal. Pola langsung juga tepat bagi pesan yang kebanyakan berisi berita baik tetapi mungkin memepunyai beberapa berita negatif. Pembukaan. Bagian ini berfokus pada balasan rutin dalam tiga situasi : 1. Surat yang menjawab permintaan dibuka dengan baris subjek untuk mengidentifikasi topik dengan segera. Nyatakan bahwa pernyataan Anda sifatnya rahasia. cetak miring. Mengatur informasi secara logis. Sampaikan pernyataan masalah dengan jelas atau tindakan yang diminta seperti pengembalian uang. pajak. Baris subjek tersebut sering tidak menggunakan kata sandang (suatu. baris subjek mengacu dalam bentuk singkat pada korespondensi sebelumnya dan /atau meringkas sebuah pesan (subjek: pertanyaan tanggal 12 Juli anda mengenai Peranti Lunak WorkZone). dan tidak di akhiri titik. Menjelaskan surat balasan. atau sarana grafis lainnya. atau koreksi kesalahan. pastikan untuk memeriksa fakta dan angka dengan hati-hati. Simpan salinan surat. Isi Surat. kredit. penggantian. Baris subjek membantu pembaca mengenali topik dengan segera. Beri tahu bagaiman Anda akan membayar dan kapan Anda mengharapkan pengiriman. pengiriman.  Jelaskan secara objektif. Biasanya disampaikan dalam dua baris di bawah salam pembuka. aturlah informasi tersebut secara logis dan buat agar mudah dibaca dengan menggunakn daftar. Isi surat memuat sebuah bullet dan penjelasan mengenai informasi yang dikirim. perpanjangan waktu. Dalam isi surat balasan Anda. Memenuhi Permintaan Pembukaan sebuah surat balasan langsung memuat baris subjek. Daftarkan poin-poin dalam bagian isi. Membuka secara langsung. nomor pesanan.

Pada paragraf akhir sebuah rekomendasi. Menjelaskan Alasan Dalam isi sebuah surat penyesuaian. mengirim kupon.pribadi”) yang didukung oleh bukti-bukti spesifik yang menjelaskan kualitas tersebut. Perlindungan kedua. • Jelaskan lamanya pelamar bekerja dan pekerjaannya. Pertama. kami akan membuat pengecualian dalam kasus ini) bisa menyebabkan kekecewaan yang lebih besar daripada tidak ada respons sama sekali. Dalam membuat sebuah penyesuaian. Ada kemungkinan besar untuk mengabulkannya. konsumen hanya ingin mengeluh dan mengetahui bahwa sesuatu telah dilakukan terkait dengan hal yang dikeluhkan. Surat rekomendasi yang umum. jika ada yang salah. • Tawarkan peringkat keseluruhan pelamar. Mengabulkan Kliam dan Membuat Penyesuaian Bisnis biasanya merespons klaim dengan baik karena paksaan hukum dan keinginan untuk memelihara hubungan baik dengan konsumen. • Jelaskan hubungan Anda dengan pelamar. dan tak pelak lagi. Sekali Anda memutuskan untuk mengabulkan klaim. konsumen dilindungi oleh hukum untuk perbaikan kerusakan. Dalam merespons klaim konsumen. Kadang-kadang. kalau ada kesempatan. Bagian penutup rekomendasi menyampaikan peringkat keseluruhan dan mungkin menawarkan untuk memberi informasi lebih lanjut melalui telepon. mendapatkan kembali kepercayaan konsumen. mengembalikan uang. ditujukan pada individu. memperpanjang diskon. • Ringkas atribut-atribut pelamar. untuk mendukung pelamar pada posisi yang sudah diketahui. Ingat bahwa tujuan utama dalam penyesuaian adalah mempertahankan kesetiaan konsumen. jika relevan. Rekomendasi yang lebih spesifik. Anda akan mempunyai tiga tujuan dalam surat penyesuaian : • Meralat kesalahan. pertama-tama harus memutuskan apakah akan mengabulkan klaim atau tidak. • Mendapatkan kembali kepercayaan konsumen. Tunjukkan bagaimana Anda memeringkat orang itu dalam kaitannya dengan orang lain pada posisi yang sama. Surat penyesuaian memperbaiki kesalahan. yang ditulis ketika kandidat belum tahu posisi spesifik yang dituju. Bila sebuah penjelasan tidak mengandung ancaman terhadap pengakuan tanggung jawab. Hubungan baik dan ingatan konsumen berpengaruh penting terhadap laba. Anda sebaiknya menawarkan evaluasi keseluruhan. sering dimulai dengan salam KEPADA CALON ATASAN. Bahkan bisnis yang terbaik dan terkemuka kadang kala menerima klaim atau keluhan dari konsumen. Pembukaan dengan Berita Baik Kalimat pembuka menyampaikan berita baik secara langsung. Pernyataan yang terdengar enggan (meskipun kami biasanya menolak untuk memperpanjang garansi. dan memperbaiki barang. Kecuali kalau klaim tersebut jelas-jelas curang atau menunjukkan jumlah yang berlebihan. • Berikan contoh spesifik keahlian profesional dan kepribadian pelamar. Bisnis melakukan penyesuaian yang baik terhadap klaim yang sah karena dua alsan. tujuannya adalah mendapatkan kembali kepercayaan konsumen. mereka mengganti barang dagangan. Anda bisa melakukannya dengan menjelaskan penyebab masalah (jika Anda tahu) atau dengan menjelaskan tindakan yang Anda ambil untuk menghindari berulangnya masalah. berikan rincian. dan mempromosikan bisnis lebih lanjut. Tetapi . lakukan dengan senang hati.  Tips untuk Menulis Surat Rekomendasi • Identifikasi tujuan dan kerahasiaan pesan. Kesimpulan. kebanyakan organisasi dengan tulus ingin memuaskan konsumen mereka dan mempertahankan bisnis mereka. Pembukaan dari sebuah surat penyesuaian yang positif sebaiknya segera menyetujui klaim konsumen. hindari kalimat yang bernada marah atau dendam. • Tarik kesimpulan berkaitan dengan rekomendasi. • Mempromosikan bisnis lebih lanjut. Banyak manajer yang menambahkan sebuah pernyataan yang menunjukkan apakah mereka akan mempekerjakan kembali pelamar. Kebanyakan bisnis mengabulkan klaim dan segera membuat penyesuaian. • Badingkan pelamar dengan orang lain dalam bidang yang sama.

kesalahan. dan potensi. Menutup Surat Penyesuaian Untuk menutup sebuah surat penyesuaian. Penuhi klaim konsumen dengan segera. dan/atau sebutkan produk baru jika kelihatannya tepat. ketidaknyamanan. berterima kasih atas bisnis di masa lalu. Konsumen marah ketika organisasi tidak mengambil tanggung jawab atau mencoba melemparkan kesalahan ke tempat lain. • Specific (Spesifik). Anda dapat menunjukkan penghargaan karena pembaca menulis. Pastikan untuk memfokuskan pesan semata-mata pada penerima dan bukan pengirim. atau kolom.  Tutup secara positif. Anda mengklaim). atau menyinggung sebuah produk baru. Bila diperlukan tindakan lanjutkan. Atur informasi ini secara logis. Daftar Periksa untuk Menulis Surat Balasan Langsung Memenuhi Permintaan  Gunakan baris subjek. Verifikasi setiap pernyataan negatif. merujuk pada keinginan Anda untuk meleyani konsumen kembali. Dukung kualitas umum dengan bukti spesifik. hal ini tidak profesional. Pada kalimat pertama sampaikan informasi yang diinginkan pembaca  Pada isi surat berikan penjelasan dan informasi tambahan. judul bagian. sampaikan keinginan Anda untuk terus melayani. Jelaskan pekerjaan pelamar saat ini. berterima kasih atas bisnis yang telah dilakukan di masa lalu.  Jangan membuat janji yang tidak realistis. Mengabulkan Klaim dan Membuat Penyesuaian  Buka dengan persetujuan. lakukan hal itu lebih awal dan singkat. Menulis Surat Rekomendasi  Bukalah dengan mengidentifikasi informasi. keterampilan. bagaimana Anda memenuhi permintaan 2. Menulis Pesan untuk Memenangi Niat Baik Pesan niat baik itu adalah: • Selfless (Tanpa pamrih). • Short (Singkat). cobalah untuk mencapai tujuan . beri tahu pembaca bagaimana caranya dan beri rincian yang berguna. karena konsumen sudah kecewa. • Sincere (Sungguh-sungguh).  Akhiri dengan penilaian terhadap kandidat secara keseluruhan. Biarkan kata-kata Anda menunjukkan perasaan yang sebenarnya.  Dalan isi surat dapatkan kembali kepercayaan konsumen. kesalahpahaman. bagaimana tindakan Anda untuk mencegah berulangnya masalah bahasa surat penyesuaian terutama sekali harus sensitif.  Akhir dengan pernyataan yang sopan dan bersahabat. dan 3. Identifikasi korespondensi sebelumnya dan topik surat ini. Haruskah Anda Minta Maaf? Bila anda merasa bahwa sebuah permintaan maaf adalah tepat.  Jangan menyalahkan orang atau departemen dalam organisasi Anda. asumsikan bahwa masalah telah diselesaikan dan bahwa bisnis di masa depan akan berlanjut. Jaga agar pesan Anda segar dan antusias.  Dalam isi surat tambahan pernyataan pendukung. Berikut ini beberapa bahasa yang jangan digunakan:  Jangan gunakan kata-kata negatif (kesusahan.  Jangan menyalahkan konsumen bahkan jika mereka mungkin salah. Sebutkan nama kandidat. penyesalan. Kinerja. mungkin dengan menggunakan daftar.  Buka dengan segera. bagaiman persoalan muncul.jangan membuat penjelasan Anda terdengar seperti sebuah alasan. Hindari terdengar dendam atau enggan.jelaskan penyebab masalah atau jelaskan usaha yang sedang dilakukan untuk menghindari masalah itu terulang. kegagalan. dan harapan untuk terus berbisnis. • Spontaneous (Spontan). dan jelaskan hubungan Anda dengan kandidat. Buat pesan menjadi personal dengan menyebutkan kejadian spesifik atau sifat khas penerima. Anda tidak dapat menjamin bahwa situasi itu tidak akan terulang. Ekspresikan penghargaan kepada konsumen karena telah menulis. identifikasi posisi. Tegaskan bahwa Anda menulis atas permintaan kandidat dan bahwa surat tersebut rahasia. Ingat bahwa fokus utama surat Anda terletak pada : 1. Meskipun pesan niat baik dapat sepanjang yang diperlukan..

Bahas penerima. Simpati Surat simpati sebaiknya merujuk pada kemalangan secara sensitif dan menawarkan bantuan. keluarga. Meskipun demikian. (1) Identifikasi pemberian. . Beri tahu arti bantuan itu bagi Anda. Gagal merespons ucapan selamat dan pesan niat baik lainnya adalah seperti gagal berkata ”Terima kasih kembali” ketika seseorang mengatakan ”Terima Kasih”. Mungkin merujuk pada kelebihan yang penerima temukan pada teman. Hindari frase basa-basi. o Specific (Spesifik). kenanglah almarhum. dan (5) persahabatan yang tulus. o Berikan pujian dalam mengekspresikan terima kasih atas keramahtamahan. Berusahalah untuk membuat pesan terasa alami. Tunjukkan perasaan jujur Anda dengan bahasa percakapan dan bersahaja. (3) kehangatan. Merespons pesan semacam itu adalah hal yang benar untuk dilakukan. Daftar Periksa untuk Menulis Pesan Niat Baik Pedoman Umum : Lima S o Selfless (Tanpa pamrih). (2) beri tahu mengapa Anda menghargainya. (2) lingkungan yang menyenangkan. Jangan membuat komentar yang meremehkan. Meskipun demikian. Anda umumnya menulis sebuah catatan singkat pada kertas khusus atau kartu ucapan. surat yang mengekspresikan rasa simpati mungkin lebih sulit ditulis daripada jenis pesan lain. dan (3) Jelaskan bagaimana Anda akan menggunakannya. Ingat bahwa. Beri tahu seberapa baik perasaan Anda karena pesan tersebut. kolega. Mengucapkan Terima Kasih o Cakup tiga poin dalam ucapan terima kasih. o Menerima pujian dengan sopan. sesuai situasi. o Untuk kematian. meskipun bisa sepanjang yang diperlukan. segar. Terima kasih  Surat Terima Kasih atas Kebaikan Surat yang menunjukkan apresiasi dan mengungkapkan terima kasih adalah penting bagi penerimanya. o Spontaneous (Spontan). bukan pengirim. Jelaskan sifat khas almarhum yang positif. Kebanyakan kita pernah mengalami kemalangan dan kesedihan pun terasa lebih ringan ketika kita mengetahui bahwa orang lain peduli. o Bersungguh-sungguh dalam mengucapkan terima kasih atas bantuan. atau agama. (1) makanan enak. Dalam mengungkapkan terima kasih. Menyampaikan Simpati o Rujuklah pada kehilangan atau tragedi secara langsung tetapi sensitif. hindari mengecilkan pencapaian Anda dengan komentar-komentar yang mengesankan bahwa Anda tidak benar-benar patut menerima pujian atau bahwa pengirim membesar-besarkan kualitas baik Anda.Anda dalam sedikit kalimat. dan langsung. Menjawab Pesan Ucapan Selamat o Respons pada ucapan terima kasih. o Short (Singkat). Dalam kalimat pertama sebutkan kehilangan itu dan reaksi personal Anda. Daripada memberi pernyataan umum o Sincere (Sungguh-sungguh). Kirim surat singkat yang mengekspresikan apresiasi Anda. Respons Luangkan waktu untuk merespons setiap pesan niat baik yang Anda terima. (4) tuan rumah yang baik. Pujilah. o Akhir dengan kalimat yang positif dan membesarkan hati. kebanyakan pesan niat baik cukup singkat.

tanggung jawab.hukum serta aspek-aspek sosial lainya TUJUAN MANAJEMEN RESIKO Tujuan sebelum terjadinya kerugian Tujuan setelah terjadinya kerugian Tujuan sebelum terjadinya kerugian efisiensi. Bertambah cepatnya perkembanggan perdagangan internasional serta kegiatan yang bersifat internasional b. Surat yang ditujukan kepada individu di wilayah tertentu. Perkembangan integrasi organisasi usaha dan kerjasama usaha dengan melahirkan model akusisi serta bentuk integrasi lain d. Resiko tersebut muncul karena beberapa factor yang merupakan akses dari usaha kegiatan modern FAKTOR – FAKTOR RESIKO YANG MUNCUL ANTARA LAIN . dan budaya negara penerima. DILIHAT DARI DUNIA USAHA MANAJEMEN RESIKO Merupakan sesuatu hal yang tidak boleh diabaikan bertambah kompleknya kegiatan usaha telah membawa pengaruh pada kebutuhan untuk lebih khusus mempertahankan resiko yang mungki dihadapi. tingkat pimpinan pelaksana .a. sebaiknya menggunakan pola organisasional yang kurang langsung dan lebih formal nadanya. format.Menulis Pesan Internasional Surat internasional sebaiknya sesuai dengan kebiasaan organisasional.akibat suatu resiko serta metode yang paling tepat untuk menaggani kerugian tersebut yang dihubungkan dengan tingkat profitabilitas badan usaha. meningkatkan kepercayaan menanggulangi tanggung jawab terhadap pihak luar . misalnya polusi. Perkembangan teknologi yang begitu cepat masuk pada aspek kegiatan usaha c. standarisasi produk. seperti Jepang dan Eropa. Meningkatnya kesadaran dan kepedulian masyarakat terhadap sesuatu yang dihasilkan oleh kegiatan usaha . yaitu kegiatan penemuan dan analisis sistimatis atas kerugian kerugian yang mungkin dihadapi oleh badan usaha. ================================================================================= Manajemen resiko Disusun Oleh : Dodi indaryana 41609010002 Latar Belakang Tujuan Pembelajaran manajemen resiko * Mengerti maksud dan tujuan manajemen resiko * Mengetahui sistem pengolahan dalam menajemen resiko * Mengetahui Tahapan dalam pengambilan keputusan PENGERTIAN MANAJEMEN RESIKO Manajemen Resiko merupakan kegiatan manajemen yang dilakukan pada tingkatan. surat tersebut juga sebaiknya disesuaikan dengan format surat regional yang tepat.

Sumber-sumber resiko antara lain Loss exposure survey and check list Financial statement Resiko keuangan Resiko produksi dan tenaga kerja Evaluasi Kerugian Potensial Kegiatan ini adalah menggukur frekuensi dan kegawatan kerugian bila benar terjadi Pengukuran frekuensi kerugian menyangkut jumlah kali kerugian yang mungkin terjadi dalam masa tertentu… .Didalam manajemen Resiko . Memilih Metode Pengelolaan Jenis jenis metode pengelolaan antara lain Asumsi( Retensi ) Transfer Kombinasi Pencegahan kerugian Menghindari Pengetahuan dan penelitian Administrasi program Lazim dalam ilmu manajemen terdapat fungsi perencanaan. pelaksanaan dan pengawasan.fungsi manajemen Resiko fungsi manajemen Resiko serta penilaianya diantaranya Formulasi kebijaksanaan Perancanaan program .fungsi tersebut diterjemahkan dalam formulasi kebijaksanaan. pengorganisian. sampai berapa jauh pengambilan keputusan yang menyangkut resiko murni harus dilakukan. bagaimana kegiatan tersebut diorganisir. Termasuk definisi tujuan dan persiapan sarana pengawasan yang cukup untuk melaksanakan fungsi.Tujuan setelah terjadinya kerugian kontinuitas operasi tetep survive Stabilitas pendapatan dan pertumbuhan FUNGSI POKOK MANAJEMEN RESIKO Menemukan Kerugian Potensial Evaluasi Kerugian Potensial Memilih Metode Pengelolaan Administrasi program Menemukan Kerugian Potensial Yang pertama harus dilakukan adalah memanfaatkan sumber resiko yangsecara potensial dapat menimbulkan kerugian. pengelolaan resiko.

Statemen kebijaksanaan Review berkala MANAJEMEN RESIKO Manajemen Resiko seperti dengan manajemen lain merupakan suatu badan tidak tercapai . Terhadap resiko.resiko yang mungkin timbul serta segala yang diakibatkannya dan bagaimana cara mengatasinya atau mengeleminir merupakan bagian dari manajemen resiko . karena tidak dimanfaatkanya fasilitas-fasilita yang dimilikinya. terjadinya suatu peristiwa yang menimbulkan kerugian atau kerusakan.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful