P. 1
pesan

pesan

|Views: 272|Likes:
Published by gunmbub

More info:

Published by: gunmbub on May 18, 2011
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as DOC, PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

01/27/2014

pdf

text

original

Surat bisnis adalah penting ketika perlu catatan permanen, ketika perlu formalitas, dan ketika sebuah pesan

adalah sensitif dan membutuhkan penyajian yang disusun dan dipikirkan dengan baik. Surat dibagi menjadi tiga kelompok : 1. Surat rutin yang mengomunikasikan pesan niat baik, permintaan, dan balasan yang langsung ke sasaran. 2. Pesan persuasif yang meliputi transaksi penjualan. 3. Pesan negatif menyampaikan penolakan dan berita buruk. Surat rutin kepada pihak luar mendorong umpan balik produk, memproyeksikan citra baik perusahaan, dan mendorong bisnis di masa depan. Bab ini berkonsentrasi pada surat rutin dan langsung, yang dengannya kita melakukan bisnis sehari-hari dan menyampaikan niat baik kepada pihak luar. Surat semacam ini ditujukan kepada pemasok, instansi pemerintah, perusahaan lain, dan yang terpenting konsumen. Surat kepada konsumen menerima prioritas terbesar karena pesan ini mendorong umpan balik produk, memproyeksikan citra baik perusahaan, dan mendorong bisnis di masa depan.

Karakteristik Surat yang Baik Dalam menyampaikan surat rutin paling tidak ada tiga karakteristik yang membedakan surat bisnis yang baik : Isi yang Jelas. Surat yang di tulis dengan jelas memisahkan ide ke dalam paragraf, menggunakan kalimat dan paragraf pendek, dan memaduka pembaca memahami ide gengan kalimat transisi. Selain itu, surat yang jelas menggunakan kata-kata yang lazim dan kata kerja aktif. Tetapi banyak surat bisnis yang tidak ditulis dengan baik. Sebanyak sepertiga surat bisnis tidak menghasilkan apapun selain mengklarifikasi respondensi sebelumnya. Surat yang jelas menghindari masalah ini dengan menjawab semua pertanyaan atau keingintahuan pembaca sehingga tidak perlu korespondensi lebih lanjut. Nada Niat Baik. Niat baik adalah perasaan positif yang pembaca miliki terhadap seseorang atau sebuah organisasi. Surat dapat mencapai nada dengan menekankan perspektif ”Anda” dan manfaat bagi pembaca. Anda harus peka terhadap kata-kata yang bias gender, ras, usia, atau cacat tubuh. Terakhir, bingkai ide-ide Anda secara positif karena akan terdengar lebih menyenangkan da memberi lebih banyak informasi daripada susunan yang negatif Format yang tepat. Format surat yang tepat menyampaikan pesan tersirat namun positif. Dalam gaya blog, bagianbagian surat Baris tanggal, alamat dalam, isi, dan sebagainya disusun rata kiri halaman. Juga, surat format sehingga berada di tengah halaman dan dibingkai oleh ruang putih. Kebanyakan surat mempunyai batas halaman 2.5 sampai 4 cm. Terakhir, pastikan menggunakan batas tidak rata kanan : yaitu, jangan biarkan komputer Anda merayakan batas kanan dan membuat semua baris berakhir sama. Batas yang tidak rata meningkatkan keterbacaan, kata para pakar, dengan memberi perhatikan visual dan dengan membuatnya lebih mudah untuk menunjukkan letak baris berikutnya dimulai. Menggunakan Pola Langsung untuk Surat Rutin Kebanyakan pesan bisnis merupakan permintaan atau respons rutin. Dalam menyusun surat rutin, Anda dapat mengelola pesan ke dalam tiga bagian :  Pembukaan : Pernyataan yang menyampaikan tujuan dengan segera.  Isi : Rincian yang menjelaskan tujuan  Penutup : Permintaan untuk tindakan atau kesimpulan yang sopan. Pemuatan di Depan dalam Pembukaan. Sebaiknya mulai menulis pesan sehari-hari dalam cara langsung dengan pemuatan ide utama di depan pesan. Ingat, tiap kali seorang pembaca mulai membaca sebuah pesan, ia akan berpikir, ”Mengapa pesan ini dikirim kepada saya?” ”Apa yang haurs saya lakukan?”. Kebanyakan surat bisnis lebih baik ditulis ”ke belakang.” Milailah dengan tindakan yang diharapkan atau ide utama. Jangan berlama-lama pada materi pendahuluan, sejarah, justifikasi, atau bahasa ”bisnis” gaya lama. Lebih baik kemukakan tujuan secara langsung. Bandingkan pembukaan tidak langsung dan langsung berikut ini untuk melihat perbedaannya. Pembukaan Tidak Langsung Perusahaan kami mengalami kesulitan untuk mempertahankan karyawan. Kami juga butuh bantuan dalam menyeleksi pelamar kerja. Program seleksi kami saat ini tidak memuaskan. Saya memahami bahwa Anda menawarkan materi pengujian karyawan, dan saya mempunyai sejumlah pertanyaan untuk diajukan. Pembukaan Langsung Mohon jawab pertanyaan-pertanyaan berikut mengenai materi pengujian personalia anda. Menjelaskan dalam Isi. Sampaikan rincian-rincian yang menjelaskan permintaan atau respons Anda, membuat struktur informasi agar tulisan menjadi jelas dan mudah dibaca. Di sini Anda harus mempertimbangkan penggunaan beberapa alat grafis untuk menyoroti rincian-rincian tersebut : daftar nomor atau bullet, judul bagian (heading), kolom, dan cetak tebal atau cetak miring. Bila informasi yang ingin Anda sampaikan banyak, mungkin Anda perlu mangembangkan setiap ide dalam

fokuskan pada manfaat bagi pembaca (untuk memastikan Anda menerima sweater yang tepat seperti keinginan Anda. mohon kirimi kami pilihan warna Anda). Surat Permintaan Langsung Surat langsung bisa dibuka dengan pertanyaan atau permintaan. koreksi untuk ketepatan. tetapi cobalah untuk melakukannya dengan cara yang segar dan efisien. menguraikan apa yang perlu dilakukan. atau 3) Membuat klaim yang meminta penyesuaian ketika sesuatu berlangsung salah. Meminta Informasi dan Tindakan Mayoritas surat bisnis meminta informasi atau tindakan. Untuk mendapatkan informasi sebanyak-banyaknya. Penutupan yang sopan menjelaskan apa yang penerima harus lakukan. dan Bila Anda ada pertanyaan. ketika kami akan mulai mengolahnya). o Analisis. ajukan pertanyaan terbuka. dan Adaptasi Sebelum menulis. jangan ragu menghubungi saya (mengesankan bahwa Anda tidak membuat diri Anda jelas). Bila mungkin. Menetapkan Proses Penulisan 3-x-3 untuk Surat Rutin sebelum menulis surat rutin.hindari penutupan lain yang terlalu berlebihan seperti Terima kasih atas kerja sama Anda (basa-basi). dan Penyusun Kumpulkan informasi dan buat daftar poin yang ingin di cakup. ”Inti dari tulisan yang efektif adalah kemampuan mengelola serangkaian pokok pikiran. sertakan tanggal akhit sebuah tanggal penyelesaian tindakan.. dan Evaluasi Setelah menyelesaikan draf pertama. gunakan sedikit waktu untuk menganalisis tugas dan audiens. Terima kasih sebelumnya atas. ekspresikan dalam bentuk paralel sehingga Anda membuat seimbang secara gramatikal. san berfokus pada manfaat bagi pembaca. Anda bisa menghubungkan penghargaan Anda dengan suatu pernyataan yang menunjukkan manfaat bagi pembaca (Kami berterima kasih atas informasi yang akan Anda berikan karena hal itu akan menolong kami melayani Anda dengan . Pada titik ini Anda harus menunjukkan secara spesifik apa yang anda ingin pembaca lakukan. seperti cotoh dibawah ini : Apa saja perlengkapan keamanan komputer yang bisa di rekomendasikan ? Apakah Anda mempunyai perlengkapan keamana komputer ? Ingat bahwa kata-kata tertulis tidak dapat diperlunak dengan sebuah senyuman. analisis tujuan anda dan antisipasi respons audiens. hal itu sebenarnya merupakan perintah terselubung. Permintaan untuk Menjelaskan Bagian isi menjelaskan tujuan Anda dan memberikan rincian. Sebagai contoh.(basa-basi dan pongah). Beri alasan penetapan tenggat waktu. Anda bisa membuka dengan permintaan yang sopan.paragraf terpisah dengan transisi yang efektif untuk menghubungkannya. Jika tanggal adalah penting. tentukan sebuah tanggal akhir untuk mengambil tindakan dan jelaskan alasannya. Bersikaplah Spesifik dan sopan dalam Penutupan. Dan pastikan Anda merencanakan revisi o Revisi. Anda dapat mengaitkan terima kasih Anda dengan tenggat waktu (Terima kasih karena mengembalikan daftar isian ini sebelum 5 mei. antisipasi. Bila Anda mempunyai pertanyaan. Menunjukkan Penghargaan Memang selalu baik untuk menunjukkan penghargaan. Meskipun surat rutin mungkin pendek dan langsung. Perhatikan bahwa meskipun permintaan tersebut terdengar seperti sebuah pertanyaan. seperti Bisakah Anda menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut ini mengenai layanan penggajian Anda?. Untuk dokumen panjang yang memerlukan riset formal.” berikut ini tinjauan cepat terhadap proses penulisan 3-x-3 untuk membantu Anda memikirkan aplikasinya bagi surat rutin. Dalam bagian penutup beritahu pembaca dengan sopan apa yang harys dilakukan. Bila permintaan Anda meliputi beberapa pertanyaan. catatlah informasi di bawah dokumen yang akan di jawab. gunakan diagram tandan atau teknik bagan. revisilah untuk kejelasan. Bila perlu.. Koreksi. dan evaluasi untuk efektivitas. Tujuan utama si sini adalah 1) Menentukan tujuan 2) Mengantisipasi reaksi audiens. mereka akan lebih efektif jika proses penyusunannya dilakukan dengan teliti. Banyak dari surat bisnis rutin termasuk salah satu dari tiga kategori : 1) Meminta informasi atau tindakan 2) Memesan produk. Pengorganisasian. Surat permintaan langsung menjaga nada yang sopan. Pertanyaan-pertanyaan dalam sebuah surat langsung harus paralel (seimbang secara gramatikal). Untuk pesan singkat seperti jawaban atas pertanyaan konsumen. dan 3) Memvisualisasi audiens o Penelitian.

Karena kami puas terhadap pelayanan cepat Anda di waktu lalu. Anda mungkin meminta perubahan kebijakan atau prosedur atau cukup meminta penjelasan (Karena tiga karyawan kami tidak memperoleh kamar. Ketika solusinya sudah jelas. . maka semakin kecil kemungkinan adanya kesalahan. dan nyatakan sumber informasi (seperti katalog... harga. dan harga total.. Memberi rincian tanpa menjadi marah akan meningkatkan efektivitas surat klaim. barang garansi mengalami kerusakan. Ketika solusi kurang jelas. kami berharap bahwa anda bisa mengirim hot air poppers kepada kami sebelum tanggal 15 januari). dan tentukan tanggal akhir jika tepat.  Minta tindakan dalam penutupan. Menjelaskan Dalam isi surat klaim. Bial Anda memesan banyak barang.. Surat Pesanan Surat pesanan menentukan nama barang atau layanan. atau pelayanan yang mengecewakan. Dan dalam bagian penutup beritahukan bagaimana cara Anda membayarnya. Sertakan sebanyak mungkin data spesifik : kuantitas. Daftar Periksa untuk Menulis Permintaan Langsung Surat Permintaan Informasi atau Tindakan  Buka dengan ide utama. Menyimpulkan Simpulkan surat klaim dengan pertanyaan sopan yang menunjukkan niat baik dan mengekspresikan keinginan untuk terus menjaga hubungan baik. Semakin banyak informasi yang diberikan. sebutkan metode pengiriman. Atau Anda dapat menjelaskan secara singkat bagaiman informasi akan membantu Anda (Saya menghargai informasi yang akan memampukan saya untuk. slip penjualan. Hindari kalimat klise (Terima kasih atas kerja sama Anda) Surat Pesanan  Buka dengan pengesahan pembelian. Tunjukkan penghargaan. Berikan rincian yang diperlukan sehingga persoalan dapat dikoreksi tanpa korespondensi lebih lanjut. Ketika ada alternatif solusi.. tanggal. nomor pesanan. jelaskan masalah dan berikan alasan permintaan anda. Kliam tertulis yang diserahkan pada waktunya akan diperlakukan lebih serius daripada yang ditunda penyerahannya. uraikan secara jelas (bila Anda tidak dapat mengirim 24 Royal hot air popcorn poppers dengan segera. padahal mereka sudah mengonfirmasi reservasi di hotel Anda pada tanggal 16 september. mohon Anda mengklarifikasi kebijakan Anda terkait prosedur reservasi dan keterlambatan tiba). Untuk memperoleh informasi. atau artikel majalah). daftarkan secara vertikal barang-barang tersebut pada isi surat Anda. Membuat Secara Langsung.. Surat klaim dibuka dengan sebuah pernyatan masalah yang jelas. kuantitas.  Surat Permintaan Langsung Tiga Tahap Proses Penulisan Membuat surat Klaim Langsung Dalam bisnis banyak hal yang bisa berlangsung tidak sesuai harapan pengiriman yang dijanjikan terlambat. serta masukkan pajak dan biaya pengiriman jika mungkin. Menunda klaim membuatnya tampak kurang penting. didukung kliam yang spesifik. gunakan pertanyaan terbuka yang dalam bentuk paralel seimbang. deskripsi lengkap.)  Jelaskan dan berikan alasan permintaan. dan ditutup dengan pernyataan niat baik. Klaim langsung merupakan klaim yang Anda harap diterima dengan baik oleh penerima. dan metode pembayaran.). mohon Anda mengkredit rekening kami sekarang dan memberi tahu kami ketika barangnya sudah tersedia). Dalam mencari informasi.lebih baik). Dari pada menulis Saya melihat sejumlah barang menarik dalam katalog Anda.. Untuk menjelaskan atau membetulkan sebuah kesalahan dibuat surat klaim. harga per unit. Gunakan bahasa pemesanan (mohon kirimkan saya. Jika perlu sertakan tanggal akhir (kami menyadari bahwa kesalahan dalam pemesanan dan pengiriman kadang terjadi. mulailah secara langsung dengan bahasa pemesanan seperti Mohon kirimi saya via FedEx barang-barang dari katalog musim gugur Anda. nyatakan dengan segera (Mohon kirimkan kami 24 Royal hot air popcorn poppers untuk mengganti 24 hot oil poppers yang salah kirim pada pengiriman tanggal 4 Januari). ajukan pertanyaan atau berikan perintah yang sopan (mohon Anda menjawab beberapa pertanyaan berikut. deskripsi katalog. iklan. Dalam pembukaan beritahukan segera kepada pembaca bahwa surat itu merupakan otorisasi pembelian dan bukan semata-mata permintaan informasi. Sertakan salinan semua dokumen yang berhubungan seperti faktur. Klaim yang tertunda juga lebih sulit diverivikasi. Tunjukkan jumlah total. dan catatan perbaikan.).

pembukaan menyampaikan tujuan surat dan membangun hubungan dengan pembaca dengan berterima kasih padanya atas dukungan pada musim pertandingan sebelumnya. Nyatakan bahwa pernyataan Anda sifatnya rahasia. Ekspresikan penghargaan. Simpan salinan surat. tambahkan sebuah pernyataan yang menyenengkan dan keinginan untuk melanjutkan hubungan bisnis. Penutup yang ramah dan pribadi yang menyimpulkan surat balasan langsung tentu dilakukan untuk membangun hubungan baik dan mempromosikan bisnis di masa depan sambil memberi informasi yang ingin diketahui. Saat menjawab sekumpulan pertanyaan atau memberikan banyak data.Mulailah rekomendasi karyawan dengan mengidentifikasi kandidat dan posisi yang diincarnya. jika hal itu diketahui. perpanjangan waktu. Menulis Surat Rekomendasi. Memenuhi Permintaan Pembukaan sebuah surat balasan langsung memuat baris subjek. cetak miring. Karena surat yang ditulis pada kertas berkop perusahaan dianggap kontrak yang mengikat secara legal. Dalam isi surat balasan Anda. harga per unit. berikan penjelasan dan informasi tambahan. Isi surat memuat sebuah bullet dan penjelasan mengenai informasi yang dikirim. Pola langsung juga tepat bagi pesan yang kebanyakan berisi berita baik tetapi mungkin memepunyai beberapa berita negatif. deskripsi. Sampaikan pernyataan masalah dengan jelas atau tindakan yang diminta seperti pengembalian uang. atau sarana grafis lainnya. Dalam pesan berita campuran. gunakan pola langsung. Sertakan kuantitas. Pada isi surat sampaikan klaim secara spesifik. Surat rekomendasi menyampaikan evaluasi yang jujur dan objektif mengenai individu dan membantu memadankan kandidat dengan pekerjaan.  Tutup dengan data pembayaran. Mengatur informasi secara logis. cetak tebal. baris subjek mengacu dalam bentuk singkat pada korespondensi sebelumnya dan /atau meringkas sebuah pesan (subjek: pertanyaan tanggal 12 Juli anda mengenai Peranti Lunak WorkZone). Rekomendasi yang baik menjelaskan kualitas umum (”keahlian keorganisasional hubungan antar . Isi Surat. mengabulkan klaim dan membuat penyesuaian. dan tidak di akhiri titik. pajak. Surat Balasan Langsung Ketika Anda dapat merespons permintaan dengan baik. tabel. menulis surat rekomendasi. berikan salinan dokumen yang perlu. judul bagian. Beri tahu bagaiman Anda akan membayar dan kapan Anda mengharapkan pengiriman. pastikan untuk memeriksa fakta dan angka dengan hati-hati. berita mendahului berita buruk. Pembukaan.  Surat Balasan Konsumen Tiga Tahapan Proses Penulisan Tujuan anda adalah menyampaikan berita buruk secara jelas tanpa memberikannya menjadi fokus pesan. penjelasan. dan harga total. aturlah informasi tersebut secara logis dan buat agar mudah dibaca dengan menggunakn daftar. Baris subjek tersebut sering tidak menggunakan kata sandang (suatu. Surat Klaim  Mulailah dengan tujuan. Biasanya disampaikan dalam dua baris di bawah salam pembuka.  Akhiri dengan meminta tindakan. Isi surat rekomendasi pekerjaan sebaiknya menjelaskan kinerja dan potensi kandidat dalam istilah yang spesifik. Daftarkan poin-poin dalam bagian isi. penggantian. nomor pesanan. Bagian ini berfokus pada balasan rutin dalam tiga situasi : 1. Menjelaskan surat balasan. memenuhi permintaan informasi atau tindakan 2. bukan merupakan kalimat lengkap. Surat yang menjawab permintaan dibuka dengan baris subjek untuk mengidentifikasi topik dengan segera. Surat rekomendasi ditulis untuk mencalonkan orang untuk penghargaan dan untuk keanggotaan dalam organisasi. Sertakan tanggal akhir jika penting. Pada surat balasan langsung.Surat yang merekomendasikan orang untuk penghargaan bisa dibuka dengan pernyataan yang lebih suportif. Memperlakukan pesan campuran. atau koreksi kesalahan. dan beritahu bahwa Anda menulis atas permintaan pelamar (kandidat). serta 3. pengiriman. kredit. Baris subjek membantu pembaca mengenali topik dengan segera. sebuah). Merespons pertanyaan konsumen merupakan sebuah kesempatan baik untuk mempromosikan bisnis Anda. Membuka secara langsung.  Jelaskan secara objektif.

Pernyataan yang terdengar enggan (meskipun kami biasanya menolak untuk memperpanjang garansi. mereka mengganti barang dagangan. Ingat bahwa tujuan utama dalam penyesuaian adalah mempertahankan kesetiaan konsumen.  Tips untuk Menulis Surat Rekomendasi • Identifikasi tujuan dan kerahasiaan pesan. Hubungan baik dan ingatan konsumen berpengaruh penting terhadap laba. Kebanyakan bisnis mengabulkan klaim dan segera membuat penyesuaian. kalau ada kesempatan. Pada paragraf akhir sebuah rekomendasi. Kecuali kalau klaim tersebut jelas-jelas curang atau menunjukkan jumlah yang berlebihan. mengembalikan uang. • Ringkas atribut-atribut pelamar. Ada kemungkinan besar untuk mengabulkannya. Pembukaan dari sebuah surat penyesuaian yang positif sebaiknya segera menyetujui klaim konsumen. Tetapi . • Jelaskan lamanya pelamar bekerja dan pekerjaannya. Bagian penutup rekomendasi menyampaikan peringkat keseluruhan dan mungkin menawarkan untuk memberi informasi lebih lanjut melalui telepon. dan tak pelak lagi. Menjelaskan Alasan Dalam isi sebuah surat penyesuaian. • Berikan contoh spesifik keahlian profesional dan kepribadian pelamar. kebanyakan organisasi dengan tulus ingin memuaskan konsumen mereka dan mempertahankan bisnis mereka. Kesimpulan. Dalam membuat sebuah penyesuaian. • Mendapatkan kembali kepercayaan konsumen. Bila sebuah penjelasan tidak mengandung ancaman terhadap pengakuan tanggung jawab. jika relevan. berikan rincian. Anda sebaiknya menawarkan evaluasi keseluruhan. Pertama. lakukan dengan senang hati. Sekali Anda memutuskan untuk mengabulkan klaim. Surat penyesuaian memperbaiki kesalahan. Dalam merespons klaim konsumen. • Jelaskan hubungan Anda dengan pelamar. Rekomendasi yang lebih spesifik. kami akan membuat pengecualian dalam kasus ini) bisa menyebabkan kekecewaan yang lebih besar daripada tidak ada respons sama sekali. Anda bisa melakukannya dengan menjelaskan penyebab masalah (jika Anda tahu) atau dengan menjelaskan tindakan yang Anda ambil untuk menghindari berulangnya masalah. Anda akan mempunyai tiga tujuan dalam surat penyesuaian : • Meralat kesalahan. • Tarik kesimpulan berkaitan dengan rekomendasi. hindari kalimat yang bernada marah atau dendam. Pembukaan dengan Berita Baik Kalimat pembuka menyampaikan berita baik secara langsung. Mengabulkan Kliam dan Membuat Penyesuaian Bisnis biasanya merespons klaim dengan baik karena paksaan hukum dan keinginan untuk memelihara hubungan baik dengan konsumen. Kadang-kadang. Bahkan bisnis yang terbaik dan terkemuka kadang kala menerima klaim atau keluhan dari konsumen.pribadi”) yang didukung oleh bukti-bukti spesifik yang menjelaskan kualitas tersebut. konsumen dilindungi oleh hukum untuk perbaikan kerusakan. tujuannya adalah mendapatkan kembali kepercayaan konsumen. • Tawarkan peringkat keseluruhan pelamar. pertama-tama harus memutuskan apakah akan mengabulkan klaim atau tidak. mengirim kupon. ditujukan pada individu. dan mempromosikan bisnis lebih lanjut. dan memperbaiki barang. mendapatkan kembali kepercayaan konsumen. sering dimulai dengan salam KEPADA CALON ATASAN. • Badingkan pelamar dengan orang lain dalam bidang yang sama. jika ada yang salah. memperpanjang diskon. Perlindungan kedua. Surat rekomendasi yang umum. Banyak manajer yang menambahkan sebuah pernyataan yang menunjukkan apakah mereka akan mempekerjakan kembali pelamar. Tunjukkan bagaimana Anda memeringkat orang itu dalam kaitannya dengan orang lain pada posisi yang sama. Bisnis melakukan penyesuaian yang baik terhadap klaim yang sah karena dua alsan. • Mempromosikan bisnis lebih lanjut. yang ditulis ketika kandidat belum tahu posisi spesifik yang dituju. konsumen hanya ingin mengeluh dan mengetahui bahwa sesuatu telah dilakukan terkait dengan hal yang dikeluhkan. untuk mendukung pelamar pada posisi yang sudah diketahui.

Dukung kualitas umum dengan bukti spesifik.  Jangan menyalahkan konsumen bahkan jika mereka mungkin salah. Sebutkan nama kandidat. dan potensi. karena konsumen sudah kecewa.jangan membuat penjelasan Anda terdengar seperti sebuah alasan. Konsumen marah ketika organisasi tidak mengambil tanggung jawab atau mencoba melemparkan kesalahan ke tempat lain. keterampilan. kesalahpahaman. Pada kalimat pertama sampaikan informasi yang diinginkan pembaca  Pada isi surat berikan penjelasan dan informasi tambahan. dan 3. dan harapan untuk terus berbisnis. dan/atau sebutkan produk baru jika kelihatannya tepat. • Spontaneous (Spontan). • Sincere (Sungguh-sungguh). Penuhi klaim konsumen dengan segera.  Akhiri dengan penilaian terhadap kandidat secara keseluruhan. judul bagian. bagaimana Anda memenuhi permintaan 2. berterima kasih atas bisnis yang telah dilakukan di masa lalu.  Tutup secara positif. Mengabulkan Klaim dan Membuat Penyesuaian  Buka dengan persetujuan. Anda mengklaim).  Jangan menyalahkan orang atau departemen dalam organisasi Anda. Atur informasi ini secara logis. mungkin dengan menggunakan daftar. atau kolom. dan jelaskan hubungan Anda dengan kandidat. asumsikan bahwa masalah telah diselesaikan dan bahwa bisnis di masa depan akan berlanjut.  Dalan isi surat dapatkan kembali kepercayaan konsumen. identifikasi posisi. bagaiman persoalan muncul. ketidaknyamanan.  Buka dengan segera. Ekspresikan penghargaan kepada konsumen karena telah menulis.  Dalam isi surat tambahan pernyataan pendukung. Berikut ini beberapa bahasa yang jangan digunakan:  Jangan gunakan kata-kata negatif (kesusahan. Meskipun pesan niat baik dapat sepanjang yang diperlukan. Menulis Surat Rekomendasi  Bukalah dengan mengidentifikasi informasi. Biarkan kata-kata Anda menunjukkan perasaan yang sebenarnya. Bila diperlukan tindakan lanjutkan. kesalahan. Buat pesan menjadi personal dengan menyebutkan kejadian spesifik atau sifat khas penerima. beri tahu pembaca bagaimana caranya dan beri rincian yang berguna. hal ini tidak profesional. Kinerja. Ingat bahwa fokus utama surat Anda terletak pada : 1. atau menyinggung sebuah produk baru. Verifikasi setiap pernyataan negatif.jelaskan penyebab masalah atau jelaskan usaha yang sedang dilakukan untuk menghindari masalah itu terulang. sampaikan keinginan Anda untuk terus melayani. Anda tidak dapat menjamin bahwa situasi itu tidak akan terulang. lakukan hal itu lebih awal dan singkat. Tegaskan bahwa Anda menulis atas permintaan kandidat dan bahwa surat tersebut rahasia. penyesalan. Pastikan untuk memfokuskan pesan semata-mata pada penerima dan bukan pengirim. Haruskah Anda Minta Maaf? Bila anda merasa bahwa sebuah permintaan maaf adalah tepat. Anda dapat menunjukkan penghargaan karena pembaca menulis. berterima kasih atas bisnis di masa lalu. • Specific (Spesifik). • Short (Singkat). Jaga agar pesan Anda segar dan antusias. Menulis Pesan untuk Memenangi Niat Baik Pesan niat baik itu adalah: • Selfless (Tanpa pamrih). Daftar Periksa untuk Menulis Surat Balasan Langsung Memenuhi Permintaan  Gunakan baris subjek. Menutup Surat Penyesuaian Untuk menutup sebuah surat penyesuaian. kegagalan. Hindari terdengar dendam atau enggan. merujuk pada keinginan Anda untuk meleyani konsumen kembali.  Jangan membuat janji yang tidak realistis.. Jelaskan pekerjaan pelamar saat ini. bagaimana tindakan Anda untuk mencegah berulangnya masalah bahasa surat penyesuaian terutama sekali harus sensitif. Identifikasi korespondensi sebelumnya dan topik surat ini.  Akhir dengan pernyataan yang sopan dan bersahabat. cobalah untuk mencapai tujuan .

Hindari frase basa-basi. sesuai situasi. Menyampaikan Simpati o Rujuklah pada kehilangan atau tragedi secara langsung tetapi sensitif. surat yang mengekspresikan rasa simpati mungkin lebih sulit ditulis daripada jenis pesan lain.Anda dalam sedikit kalimat. segar. Jelaskan sifat khas almarhum yang positif. Bahas penerima. o Short (Singkat). o Menerima pujian dengan sopan. o Bersungguh-sungguh dalam mengucapkan terima kasih atas bantuan. (4) tuan rumah yang baik. Mungkin merujuk pada kelebihan yang penerima temukan pada teman. (1) makanan enak. Respons Luangkan waktu untuk merespons setiap pesan niat baik yang Anda terima. o Specific (Spesifik). (1) Identifikasi pemberian. dan (5) persahabatan yang tulus. o Akhir dengan kalimat yang positif dan membesarkan hati. Dalam mengungkapkan terima kasih. kebanyakan pesan niat baik cukup singkat. Menjawab Pesan Ucapan Selamat o Respons pada ucapan terima kasih. keluarga. Meskipun demikian. Terima kasih  Surat Terima Kasih atas Kebaikan Surat yang menunjukkan apresiasi dan mengungkapkan terima kasih adalah penting bagi penerimanya. (2) beri tahu mengapa Anda menghargainya. Ingat bahwa. Beri tahu seberapa baik perasaan Anda karena pesan tersebut. dan langsung. Daripada memberi pernyataan umum o Sincere (Sungguh-sungguh). Dalam kalimat pertama sebutkan kehilangan itu dan reaksi personal Anda. dan (3) Jelaskan bagaimana Anda akan menggunakannya. o Berikan pujian dalam mengekspresikan terima kasih atas keramahtamahan. o Untuk kematian. (3) kehangatan. bukan pengirim. Kirim surat singkat yang mengekspresikan apresiasi Anda. Tunjukkan perasaan jujur Anda dengan bahasa percakapan dan bersahaja. o Spontaneous (Spontan). . Anda umumnya menulis sebuah catatan singkat pada kertas khusus atau kartu ucapan. Berusahalah untuk membuat pesan terasa alami. kolega. Pujilah. Jangan membuat komentar yang meremehkan. Meskipun demikian. meskipun bisa sepanjang yang diperlukan. Kebanyakan kita pernah mengalami kemalangan dan kesedihan pun terasa lebih ringan ketika kita mengetahui bahwa orang lain peduli. atau agama. Mengucapkan Terima Kasih o Cakup tiga poin dalam ucapan terima kasih. Daftar Periksa untuk Menulis Pesan Niat Baik Pedoman Umum : Lima S o Selfless (Tanpa pamrih). Gagal merespons ucapan selamat dan pesan niat baik lainnya adalah seperti gagal berkata ”Terima kasih kembali” ketika seseorang mengatakan ”Terima Kasih”. hindari mengecilkan pencapaian Anda dengan komentar-komentar yang mengesankan bahwa Anda tidak benar-benar patut menerima pujian atau bahwa pengirim membesar-besarkan kualitas baik Anda. Simpati Surat simpati sebaiknya merujuk pada kemalangan secara sensitif dan menawarkan bantuan. (2) lingkungan yang menyenangkan. Beri tahu arti bantuan itu bagi Anda. Merespons pesan semacam itu adalah hal yang benar untuk dilakukan. kenanglah almarhum.

Meningkatnya kesadaran dan kepedulian masyarakat terhadap sesuatu yang dihasilkan oleh kegiatan usaha . Surat yang ditujukan kepada individu di wilayah tertentu. Perkembangan integrasi organisasi usaha dan kerjasama usaha dengan melahirkan model akusisi serta bentuk integrasi lain d.hukum serta aspek-aspek sosial lainya TUJUAN MANAJEMEN RESIKO Tujuan sebelum terjadinya kerugian Tujuan setelah terjadinya kerugian Tujuan sebelum terjadinya kerugian efisiensi. yaitu kegiatan penemuan dan analisis sistimatis atas kerugian kerugian yang mungkin dihadapi oleh badan usaha. Bertambah cepatnya perkembanggan perdagangan internasional serta kegiatan yang bersifat internasional b. meningkatkan kepercayaan menanggulangi tanggung jawab terhadap pihak luar . tanggung jawab. Perkembangan teknologi yang begitu cepat masuk pada aspek kegiatan usaha c. standarisasi produk. DILIHAT DARI DUNIA USAHA MANAJEMEN RESIKO Merupakan sesuatu hal yang tidak boleh diabaikan bertambah kompleknya kegiatan usaha telah membawa pengaruh pada kebutuhan untuk lebih khusus mempertahankan resiko yang mungki dihadapi.a. Resiko tersebut muncul karena beberapa factor yang merupakan akses dari usaha kegiatan modern FAKTOR – FAKTOR RESIKO YANG MUNCUL ANTARA LAIN . dan budaya negara penerima.akibat suatu resiko serta metode yang paling tepat untuk menaggani kerugian tersebut yang dihubungkan dengan tingkat profitabilitas badan usaha. surat tersebut juga sebaiknya disesuaikan dengan format surat regional yang tepat. tingkat pimpinan pelaksana . sebaiknya menggunakan pola organisasional yang kurang langsung dan lebih formal nadanya.Menulis Pesan Internasional Surat internasional sebaiknya sesuai dengan kebiasaan organisasional. ================================================================================= Manajemen resiko Disusun Oleh : Dodi indaryana 41609010002 Latar Belakang Tujuan Pembelajaran manajemen resiko * Mengerti maksud dan tujuan manajemen resiko * Mengetahui sistem pengolahan dalam menajemen resiko * Mengetahui Tahapan dalam pengambilan keputusan PENGERTIAN MANAJEMEN RESIKO Manajemen Resiko merupakan kegiatan manajemen yang dilakukan pada tingkatan. misalnya polusi. format. seperti Jepang dan Eropa.

Didalam manajemen Resiko . bagaimana kegiatan tersebut diorganisir. pengelolaan resiko. Memilih Metode Pengelolaan Jenis jenis metode pengelolaan antara lain Asumsi( Retensi ) Transfer Kombinasi Pencegahan kerugian Menghindari Pengetahuan dan penelitian Administrasi program Lazim dalam ilmu manajemen terdapat fungsi perencanaan. Termasuk definisi tujuan dan persiapan sarana pengawasan yang cukup untuk melaksanakan fungsi. Sumber-sumber resiko antara lain Loss exposure survey and check list Financial statement Resiko keuangan Resiko produksi dan tenaga kerja Evaluasi Kerugian Potensial Kegiatan ini adalah menggukur frekuensi dan kegawatan kerugian bila benar terjadi Pengukuran frekuensi kerugian menyangkut jumlah kali kerugian yang mungkin terjadi dalam masa tertentu… .fungsi tersebut diterjemahkan dalam formulasi kebijaksanaan. pelaksanaan dan pengawasan. pengorganisian. sampai berapa jauh pengambilan keputusan yang menyangkut resiko murni harus dilakukan.fungsi manajemen Resiko fungsi manajemen Resiko serta penilaianya diantaranya Formulasi kebijaksanaan Perancanaan program .Tujuan setelah terjadinya kerugian kontinuitas operasi tetep survive Stabilitas pendapatan dan pertumbuhan FUNGSI POKOK MANAJEMEN RESIKO Menemukan Kerugian Potensial Evaluasi Kerugian Potensial Memilih Metode Pengelolaan Administrasi program Menemukan Kerugian Potensial Yang pertama harus dilakukan adalah memanfaatkan sumber resiko yangsecara potensial dapat menimbulkan kerugian.

terjadinya suatu peristiwa yang menimbulkan kerugian atau kerusakan. karena tidak dimanfaatkanya fasilitas-fasilita yang dimilikinya.Statemen kebijaksanaan Review berkala MANAJEMEN RESIKO Manajemen Resiko seperti dengan manajemen lain merupakan suatu badan tidak tercapai . Terhadap resiko.resiko yang mungkin timbul serta segala yang diakibatkannya dan bagaimana cara mengatasinya atau mengeleminir merupakan bagian dari manajemen resiko .

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->