Surat bisnis adalah penting ketika perlu catatan permanen, ketika perlu formalitas, dan ketika sebuah pesan

adalah sensitif dan membutuhkan penyajian yang disusun dan dipikirkan dengan baik. Surat dibagi menjadi tiga kelompok : 1. Surat rutin yang mengomunikasikan pesan niat baik, permintaan, dan balasan yang langsung ke sasaran. 2. Pesan persuasif yang meliputi transaksi penjualan. 3. Pesan negatif menyampaikan penolakan dan berita buruk. Surat rutin kepada pihak luar mendorong umpan balik produk, memproyeksikan citra baik perusahaan, dan mendorong bisnis di masa depan. Bab ini berkonsentrasi pada surat rutin dan langsung, yang dengannya kita melakukan bisnis sehari-hari dan menyampaikan niat baik kepada pihak luar. Surat semacam ini ditujukan kepada pemasok, instansi pemerintah, perusahaan lain, dan yang terpenting konsumen. Surat kepada konsumen menerima prioritas terbesar karena pesan ini mendorong umpan balik produk, memproyeksikan citra baik perusahaan, dan mendorong bisnis di masa depan.

Karakteristik Surat yang Baik Dalam menyampaikan surat rutin paling tidak ada tiga karakteristik yang membedakan surat bisnis yang baik : Isi yang Jelas. Surat yang di tulis dengan jelas memisahkan ide ke dalam paragraf, menggunakan kalimat dan paragraf pendek, dan memaduka pembaca memahami ide gengan kalimat transisi. Selain itu, surat yang jelas menggunakan kata-kata yang lazim dan kata kerja aktif. Tetapi banyak surat bisnis yang tidak ditulis dengan baik. Sebanyak sepertiga surat bisnis tidak menghasilkan apapun selain mengklarifikasi respondensi sebelumnya. Surat yang jelas menghindari masalah ini dengan menjawab semua pertanyaan atau keingintahuan pembaca sehingga tidak perlu korespondensi lebih lanjut. Nada Niat Baik. Niat baik adalah perasaan positif yang pembaca miliki terhadap seseorang atau sebuah organisasi. Surat dapat mencapai nada dengan menekankan perspektif ”Anda” dan manfaat bagi pembaca. Anda harus peka terhadap kata-kata yang bias gender, ras, usia, atau cacat tubuh. Terakhir, bingkai ide-ide Anda secara positif karena akan terdengar lebih menyenangkan da memberi lebih banyak informasi daripada susunan yang negatif Format yang tepat. Format surat yang tepat menyampaikan pesan tersirat namun positif. Dalam gaya blog, bagianbagian surat Baris tanggal, alamat dalam, isi, dan sebagainya disusun rata kiri halaman. Juga, surat format sehingga berada di tengah halaman dan dibingkai oleh ruang putih. Kebanyakan surat mempunyai batas halaman 2.5 sampai 4 cm. Terakhir, pastikan menggunakan batas tidak rata kanan : yaitu, jangan biarkan komputer Anda merayakan batas kanan dan membuat semua baris berakhir sama. Batas yang tidak rata meningkatkan keterbacaan, kata para pakar, dengan memberi perhatikan visual dan dengan membuatnya lebih mudah untuk menunjukkan letak baris berikutnya dimulai. Menggunakan Pola Langsung untuk Surat Rutin Kebanyakan pesan bisnis merupakan permintaan atau respons rutin. Dalam menyusun surat rutin, Anda dapat mengelola pesan ke dalam tiga bagian :  Pembukaan : Pernyataan yang menyampaikan tujuan dengan segera.  Isi : Rincian yang menjelaskan tujuan  Penutup : Permintaan untuk tindakan atau kesimpulan yang sopan. Pemuatan di Depan dalam Pembukaan. Sebaiknya mulai menulis pesan sehari-hari dalam cara langsung dengan pemuatan ide utama di depan pesan. Ingat, tiap kali seorang pembaca mulai membaca sebuah pesan, ia akan berpikir, ”Mengapa pesan ini dikirim kepada saya?” ”Apa yang haurs saya lakukan?”. Kebanyakan surat bisnis lebih baik ditulis ”ke belakang.” Milailah dengan tindakan yang diharapkan atau ide utama. Jangan berlama-lama pada materi pendahuluan, sejarah, justifikasi, atau bahasa ”bisnis” gaya lama. Lebih baik kemukakan tujuan secara langsung. Bandingkan pembukaan tidak langsung dan langsung berikut ini untuk melihat perbedaannya. Pembukaan Tidak Langsung Perusahaan kami mengalami kesulitan untuk mempertahankan karyawan. Kami juga butuh bantuan dalam menyeleksi pelamar kerja. Program seleksi kami saat ini tidak memuaskan. Saya memahami bahwa Anda menawarkan materi pengujian karyawan, dan saya mempunyai sejumlah pertanyaan untuk diajukan. Pembukaan Langsung Mohon jawab pertanyaan-pertanyaan berikut mengenai materi pengujian personalia anda. Menjelaskan dalam Isi. Sampaikan rincian-rincian yang menjelaskan permintaan atau respons Anda, membuat struktur informasi agar tulisan menjadi jelas dan mudah dibaca. Di sini Anda harus mempertimbangkan penggunaan beberapa alat grafis untuk menyoroti rincian-rincian tersebut : daftar nomor atau bullet, judul bagian (heading), kolom, dan cetak tebal atau cetak miring. Bila informasi yang ingin Anda sampaikan banyak, mungkin Anda perlu mangembangkan setiap ide dalam

catatlah informasi di bawah dokumen yang akan di jawab. menguraikan apa yang perlu dilakukan. Pengorganisasian. Anda dapat mengaitkan terima kasih Anda dengan tenggat waktu (Terima kasih karena mengembalikan daftar isian ini sebelum 5 mei. Jika tanggal adalah penting. Dalam bagian penutup beritahu pembaca dengan sopan apa yang harys dilakukan..(basa-basi dan pongah).paragraf terpisah dengan transisi yang efektif untuk menghubungkannya. Banyak dari surat bisnis rutin termasuk salah satu dari tiga kategori : 1) Meminta informasi atau tindakan 2) Memesan produk. Bila perlu. dan Evaluasi Setelah menyelesaikan draf pertama. Perhatikan bahwa meskipun permintaan tersebut terdengar seperti sebuah pertanyaan. Bila permintaan Anda meliputi beberapa pertanyaan.hindari penutupan lain yang terlalu berlebihan seperti Terima kasih atas kerja sama Anda (basa-basi). dan Bila Anda ada pertanyaan. gunakan sedikit waktu untuk menganalisis tugas dan audiens. dan Adaptasi Sebelum menulis. Untuk dokumen panjang yang memerlukan riset formal. ajukan pertanyaan terbuka. Surat Permintaan Langsung Surat langsung bisa dibuka dengan pertanyaan atau permintaan. Anda bisa membuka dengan permintaan yang sopan. Untuk mendapatkan informasi sebanyak-banyaknya. dan Penyusun Kumpulkan informasi dan buat daftar poin yang ingin di cakup. dan evaluasi untuk efektivitas. analisis tujuan anda dan antisipasi respons audiens. Menetapkan Proses Penulisan 3-x-3 untuk Surat Rutin sebelum menulis surat rutin. jangan ragu menghubungi saya (mengesankan bahwa Anda tidak membuat diri Anda jelas). sertakan tanggal akhit sebuah tanggal penyelesaian tindakan. Meskipun surat rutin mungkin pendek dan langsung.. Anda bisa menghubungkan penghargaan Anda dengan suatu pernyataan yang menunjukkan manfaat bagi pembaca (Kami berterima kasih atas informasi yang akan Anda berikan karena hal itu akan menolong kami melayani Anda dengan . hal itu sebenarnya merupakan perintah terselubung. Dan pastikan Anda merencanakan revisi o Revisi. tetapi cobalah untuk melakukannya dengan cara yang segar dan efisien. Bersikaplah Spesifik dan sopan dalam Penutupan. san berfokus pada manfaat bagi pembaca. mohon kirimi kami pilihan warna Anda). antisipasi. Meminta Informasi dan Tindakan Mayoritas surat bisnis meminta informasi atau tindakan. koreksi untuk ketepatan. Beri alasan penetapan tenggat waktu. Sebagai contoh. mereka akan lebih efektif jika proses penyusunannya dilakukan dengan teliti. Permintaan untuk Menjelaskan Bagian isi menjelaskan tujuan Anda dan memberikan rincian. Menunjukkan Penghargaan Memang selalu baik untuk menunjukkan penghargaan. ekspresikan dalam bentuk paralel sehingga Anda membuat seimbang secara gramatikal.” berikut ini tinjauan cepat terhadap proses penulisan 3-x-3 untuk membantu Anda memikirkan aplikasinya bagi surat rutin. o Analisis. fokuskan pada manfaat bagi pembaca (untuk memastikan Anda menerima sweater yang tepat seperti keinginan Anda. Terima kasih sebelumnya atas. revisilah untuk kejelasan. atau 3) Membuat klaim yang meminta penyesuaian ketika sesuatu berlangsung salah. Pertanyaan-pertanyaan dalam sebuah surat langsung harus paralel (seimbang secara gramatikal). Penutupan yang sopan menjelaskan apa yang penerima harus lakukan. dan 3) Memvisualisasi audiens o Penelitian. Koreksi. Pada titik ini Anda harus menunjukkan secara spesifik apa yang anda ingin pembaca lakukan. gunakan diagram tandan atau teknik bagan. Tujuan utama si sini adalah 1) Menentukan tujuan 2) Mengantisipasi reaksi audiens. seperti Bisakah Anda menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut ini mengenai layanan penggajian Anda?. Bila mungkin. seperti cotoh dibawah ini : Apa saja perlengkapan keamanan komputer yang bisa di rekomendasikan ? Apakah Anda mempunyai perlengkapan keamana komputer ? Ingat bahwa kata-kata tertulis tidak dapat diperlunak dengan sebuah senyuman. Untuk pesan singkat seperti jawaban atas pertanyaan konsumen. ketika kami akan mulai mengolahnya). Bila Anda mempunyai pertanyaan. ”Inti dari tulisan yang efektif adalah kemampuan mengelola serangkaian pokok pikiran. Surat permintaan langsung menjaga nada yang sopan. tentukan sebuah tanggal akhir untuk mengambil tindakan dan jelaskan alasannya.

Anda mungkin meminta perubahan kebijakan atau prosedur atau cukup meminta penjelasan (Karena tiga karyawan kami tidak memperoleh kamar. Gunakan bahasa pemesanan (mohon kirimkan saya.  Minta tindakan dalam penutupan. nyatakan dengan segera (Mohon kirimkan kami 24 Royal hot air popcorn poppers untuk mengganti 24 hot oil poppers yang salah kirim pada pengiriman tanggal 4 Januari). Sertakan salinan semua dokumen yang berhubungan seperti faktur. Tunjukkan penghargaan. serta masukkan pajak dan biaya pengiriman jika mungkin. sebutkan metode pengiriman. barang garansi mengalami kerusakan. Berikan rincian yang diperlukan sehingga persoalan dapat dikoreksi tanpa korespondensi lebih lanjut.. ajukan pertanyaan atau berikan perintah yang sopan (mohon Anda menjawab beberapa pertanyaan berikut. dan tentukan tanggal akhir jika tepat.)  Jelaskan dan berikan alasan permintaan. Ketika solusi kurang jelas. dan nyatakan sumber informasi (seperti katalog. atau artikel majalah).. harga. mohon Anda mengkredit rekening kami sekarang dan memberi tahu kami ketika barangnya sudah tersedia). . nomor pesanan. kami berharap bahwa anda bisa mengirim hot air poppers kepada kami sebelum tanggal 15 januari). Menyimpulkan Simpulkan surat klaim dengan pertanyaan sopan yang menunjukkan niat baik dan mengekspresikan keinginan untuk terus menjaga hubungan baik. Surat klaim dibuka dengan sebuah pernyatan masalah yang jelas.. Dan dalam bagian penutup beritahukan bagaimana cara Anda membayarnya.). Hindari kalimat klise (Terima kasih atas kerja sama Anda) Surat Pesanan  Buka dengan pengesahan pembelian.. Menunda klaim membuatnya tampak kurang penting. slip penjualan. deskripsi lengkap. Ketika ada alternatif solusi. atau pelayanan yang mengecewakan. Membuat Secara Langsung... deskripsi katalog. maka semakin kecil kemungkinan adanya kesalahan. Daftar Periksa untuk Menulis Permintaan Langsung Surat Permintaan Informasi atau Tindakan  Buka dengan ide utama. kuantitas.lebih baik). Jika perlu sertakan tanggal akhir (kami menyadari bahwa kesalahan dalam pemesanan dan pengiriman kadang terjadi. Memberi rincian tanpa menjadi marah akan meningkatkan efektivitas surat klaim. Sertakan sebanyak mungkin data spesifik : kuantitas. tanggal. Untuk menjelaskan atau membetulkan sebuah kesalahan dibuat surat klaim. Kliam tertulis yang diserahkan pada waktunya akan diperlakukan lebih serius daripada yang ditunda penyerahannya. Dari pada menulis Saya melihat sejumlah barang menarik dalam katalog Anda. mohon Anda mengklarifikasi kebijakan Anda terkait prosedur reservasi dan keterlambatan tiba). Menjelaskan Dalam isi surat klaim. mulailah secara langsung dengan bahasa pemesanan seperti Mohon kirimi saya via FedEx barang-barang dari katalog musim gugur Anda.. gunakan pertanyaan terbuka yang dalam bentuk paralel seimbang. dan metode pembayaran. Ketika solusinya sudah jelas. didukung kliam yang spesifik. dan harga total. uraikan secara jelas (bila Anda tidak dapat mengirim 24 Royal hot air popcorn poppers dengan segera. harga per unit. Karena kami puas terhadap pelayanan cepat Anda di waktu lalu. Klaim yang tertunda juga lebih sulit diverivikasi. Klaim langsung merupakan klaim yang Anda harap diterima dengan baik oleh penerima. daftarkan secara vertikal barang-barang tersebut pada isi surat Anda. Semakin banyak informasi yang diberikan.  Surat Permintaan Langsung Tiga Tahap Proses Penulisan Membuat surat Klaim Langsung Dalam bisnis banyak hal yang bisa berlangsung tidak sesuai harapan pengiriman yang dijanjikan terlambat. Dalam mencari informasi. dan catatan perbaikan. Atau Anda dapat menjelaskan secara singkat bagaiman informasi akan membantu Anda (Saya menghargai informasi yang akan memampukan saya untuk. Dalam pembukaan beritahukan segera kepada pembaca bahwa surat itu merupakan otorisasi pembelian dan bukan semata-mata permintaan informasi. dan ditutup dengan pernyataan niat baik. Bial Anda memesan banyak barang. iklan. Surat Pesanan Surat pesanan menentukan nama barang atau layanan. Untuk memperoleh informasi. jelaskan masalah dan berikan alasan permintaan anda. Tunjukkan jumlah total.). padahal mereka sudah mengonfirmasi reservasi di hotel Anda pada tanggal 16 september.

judul bagian. deskripsi. Surat rekomendasi ditulis untuk mencalonkan orang untuk penghargaan dan untuk keanggotaan dalam organisasi. mengabulkan klaim dan membuat penyesuaian. pastikan untuk memeriksa fakta dan angka dengan hati-hati. sebuah). Penutup yang ramah dan pribadi yang menyimpulkan surat balasan langsung tentu dilakukan untuk membangun hubungan baik dan mempromosikan bisnis di masa depan sambil memberi informasi yang ingin diketahui. Baris subjek tersebut sering tidak menggunakan kata sandang (suatu. Merespons pertanyaan konsumen merupakan sebuah kesempatan baik untuk mempromosikan bisnis Anda. Pola langsung juga tepat bagi pesan yang kebanyakan berisi berita baik tetapi mungkin memepunyai beberapa berita negatif. Nyatakan bahwa pernyataan Anda sifatnya rahasia. penggantian. Daftarkan poin-poin dalam bagian isi. Sertakan tanggal akhir jika penting. Pada isi surat sampaikan klaim secara spesifik. penjelasan. tabel. nomor pesanan. Dalam pesan berita campuran. Memperlakukan pesan campuran. kredit. Dalam isi surat balasan Anda. dan harga total. Bagian ini berfokus pada balasan rutin dalam tiga situasi : 1.  Tutup dengan data pembayaran. Memenuhi Permintaan Pembukaan sebuah surat balasan langsung memuat baris subjek. Menulis Surat Rekomendasi.  Jelaskan secara objektif. menulis surat rekomendasi. dan beritahu bahwa Anda menulis atas permintaan pelamar (kandidat). Sampaikan pernyataan masalah dengan jelas atau tindakan yang diminta seperti pengembalian uang. tambahkan sebuah pernyataan yang menyenengkan dan keinginan untuk melanjutkan hubungan bisnis.Surat yang merekomendasikan orang untuk penghargaan bisa dibuka dengan pernyataan yang lebih suportif. Surat Klaim  Mulailah dengan tujuan.  Surat Balasan Konsumen Tiga Tahapan Proses Penulisan Tujuan anda adalah menyampaikan berita buruk secara jelas tanpa memberikannya menjadi fokus pesan. serta 3. aturlah informasi tersebut secara logis dan buat agar mudah dibaca dengan menggunakn daftar. pajak. cetak tebal. Baris subjek membantu pembaca mengenali topik dengan segera. Karena surat yang ditulis pada kertas berkop perusahaan dianggap kontrak yang mengikat secara legal. berikan penjelasan dan informasi tambahan. Pada surat balasan langsung. berita mendahului berita buruk. Simpan salinan surat.  Akhiri dengan meminta tindakan. cetak miring. atau sarana grafis lainnya. Isi Surat. harga per unit. Ekspresikan penghargaan. baris subjek mengacu dalam bentuk singkat pada korespondensi sebelumnya dan /atau meringkas sebuah pesan (subjek: pertanyaan tanggal 12 Juli anda mengenai Peranti Lunak WorkZone). atau koreksi kesalahan. Surat rekomendasi menyampaikan evaluasi yang jujur dan objektif mengenai individu dan membantu memadankan kandidat dengan pekerjaan. Biasanya disampaikan dalam dua baris di bawah salam pembuka. memenuhi permintaan informasi atau tindakan 2. dan tidak di akhiri titik. pembukaan menyampaikan tujuan surat dan membangun hubungan dengan pembaca dengan berterima kasih padanya atas dukungan pada musim pertandingan sebelumnya. Rekomendasi yang baik menjelaskan kualitas umum (”keahlian keorganisasional hubungan antar . Saat menjawab sekumpulan pertanyaan atau memberikan banyak data. Isi surat memuat sebuah bullet dan penjelasan mengenai informasi yang dikirim. Pembukaan. Surat yang menjawab permintaan dibuka dengan baris subjek untuk mengidentifikasi topik dengan segera. Membuka secara langsung.Mulailah rekomendasi karyawan dengan mengidentifikasi kandidat dan posisi yang diincarnya. Surat Balasan Langsung Ketika Anda dapat merespons permintaan dengan baik. berikan salinan dokumen yang perlu. Mengatur informasi secara logis. Isi surat rekomendasi pekerjaan sebaiknya menjelaskan kinerja dan potensi kandidat dalam istilah yang spesifik. Beri tahu bagaiman Anda akan membayar dan kapan Anda mengharapkan pengiriman. Sertakan kuantitas. perpanjangan waktu. Menjelaskan surat balasan. bukan merupakan kalimat lengkap. jika hal itu diketahui. gunakan pola langsung. pengiriman.

Kebanyakan bisnis mengabulkan klaim dan segera membuat penyesuaian. Anda akan mempunyai tiga tujuan dalam surat penyesuaian : • Meralat kesalahan. Perlindungan kedua. Pembukaan dari sebuah surat penyesuaian yang positif sebaiknya segera menyetujui klaim konsumen. konsumen hanya ingin mengeluh dan mengetahui bahwa sesuatu telah dilakukan terkait dengan hal yang dikeluhkan. Rekomendasi yang lebih spesifik. dan tak pelak lagi. tujuannya adalah mendapatkan kembali kepercayaan konsumen. Bahkan bisnis yang terbaik dan terkemuka kadang kala menerima klaim atau keluhan dari konsumen. Kecuali kalau klaim tersebut jelas-jelas curang atau menunjukkan jumlah yang berlebihan. Pertama. sering dimulai dengan salam KEPADA CALON ATASAN. dan memperbaiki barang. • Mempromosikan bisnis lebih lanjut. mendapatkan kembali kepercayaan konsumen. lakukan dengan senang hati. Bila sebuah penjelasan tidak mengandung ancaman terhadap pengakuan tanggung jawab. Surat penyesuaian memperbaiki kesalahan. untuk mendukung pelamar pada posisi yang sudah diketahui. kebanyakan organisasi dengan tulus ingin memuaskan konsumen mereka dan mempertahankan bisnis mereka. • Mendapatkan kembali kepercayaan konsumen. Menjelaskan Alasan Dalam isi sebuah surat penyesuaian. konsumen dilindungi oleh hukum untuk perbaikan kerusakan. mengembalikan uang. pertama-tama harus memutuskan apakah akan mengabulkan klaim atau tidak. Bisnis melakukan penyesuaian yang baik terhadap klaim yang sah karena dua alsan.pribadi”) yang didukung oleh bukti-bukti spesifik yang menjelaskan kualitas tersebut. Sekali Anda memutuskan untuk mengabulkan klaim. Mengabulkan Kliam dan Membuat Penyesuaian Bisnis biasanya merespons klaim dengan baik karena paksaan hukum dan keinginan untuk memelihara hubungan baik dengan konsumen. • Jelaskan hubungan Anda dengan pelamar. • Tarik kesimpulan berkaitan dengan rekomendasi. Banyak manajer yang menambahkan sebuah pernyataan yang menunjukkan apakah mereka akan mempekerjakan kembali pelamar. Tunjukkan bagaimana Anda memeringkat orang itu dalam kaitannya dengan orang lain pada posisi yang sama. mengirim kupon. Dalam membuat sebuah penyesuaian. Surat rekomendasi yang umum. Ingat bahwa tujuan utama dalam penyesuaian adalah mempertahankan kesetiaan konsumen. hindari kalimat yang bernada marah atau dendam. • Badingkan pelamar dengan orang lain dalam bidang yang sama. Ada kemungkinan besar untuk mengabulkannya. jika ada yang salah. kami akan membuat pengecualian dalam kasus ini) bisa menyebabkan kekecewaan yang lebih besar daripada tidak ada respons sama sekali. • Ringkas atribut-atribut pelamar. Dalam merespons klaim konsumen. Hubungan baik dan ingatan konsumen berpengaruh penting terhadap laba. berikan rincian. Kesimpulan. Pernyataan yang terdengar enggan (meskipun kami biasanya menolak untuk memperpanjang garansi. dan mempromosikan bisnis lebih lanjut. Pada paragraf akhir sebuah rekomendasi. • Tawarkan peringkat keseluruhan pelamar. yang ditulis ketika kandidat belum tahu posisi spesifik yang dituju. jika relevan. Pembukaan dengan Berita Baik Kalimat pembuka menyampaikan berita baik secara langsung. Anda bisa melakukannya dengan menjelaskan penyebab masalah (jika Anda tahu) atau dengan menjelaskan tindakan yang Anda ambil untuk menghindari berulangnya masalah. Kadang-kadang. • Berikan contoh spesifik keahlian profesional dan kepribadian pelamar. Bagian penutup rekomendasi menyampaikan peringkat keseluruhan dan mungkin menawarkan untuk memberi informasi lebih lanjut melalui telepon. Tetapi . Anda sebaiknya menawarkan evaluasi keseluruhan. mereka mengganti barang dagangan. memperpanjang diskon.  Tips untuk Menulis Surat Rekomendasi • Identifikasi tujuan dan kerahasiaan pesan. ditujukan pada individu. kalau ada kesempatan. • Jelaskan lamanya pelamar bekerja dan pekerjaannya.

Menulis Surat Rekomendasi  Bukalah dengan mengidentifikasi informasi. bagaimana Anda memenuhi permintaan 2. penyesalan.  Tutup secara positif. Atur informasi ini secara logis.. Anda mengklaim). sampaikan keinginan Anda untuk terus melayani. Anda tidak dapat menjamin bahwa situasi itu tidak akan terulang. Pada kalimat pertama sampaikan informasi yang diinginkan pembaca  Pada isi surat berikan penjelasan dan informasi tambahan. Haruskah Anda Minta Maaf? Bila anda merasa bahwa sebuah permintaan maaf adalah tepat. Jelaskan pekerjaan pelamar saat ini. berterima kasih atas bisnis di masa lalu. ketidaknyamanan.  Dalan isi surat dapatkan kembali kepercayaan konsumen. • Sincere (Sungguh-sungguh). Tegaskan bahwa Anda menulis atas permintaan kandidat dan bahwa surat tersebut rahasia. identifikasi posisi. Menulis Pesan untuk Memenangi Niat Baik Pesan niat baik itu adalah: • Selfless (Tanpa pamrih). dan/atau sebutkan produk baru jika kelihatannya tepat. Kinerja. dan 3. cobalah untuk mencapai tujuan . Berikut ini beberapa bahasa yang jangan digunakan:  Jangan gunakan kata-kata negatif (kesusahan. • Spontaneous (Spontan). kegagalan. bagaiman persoalan muncul.  Jangan membuat janji yang tidak realistis. Buat pesan menjadi personal dengan menyebutkan kejadian spesifik atau sifat khas penerima.  Akhiri dengan penilaian terhadap kandidat secara keseluruhan.jelaskan penyebab masalah atau jelaskan usaha yang sedang dilakukan untuk menghindari masalah itu terulang. Penuhi klaim konsumen dengan segera. Sebutkan nama kandidat. Identifikasi korespondensi sebelumnya dan topik surat ini.  Jangan menyalahkan orang atau departemen dalam organisasi Anda. Dukung kualitas umum dengan bukti spesifik.jangan membuat penjelasan Anda terdengar seperti sebuah alasan. Ekspresikan penghargaan kepada konsumen karena telah menulis. dan harapan untuk terus berbisnis.  Buka dengan segera.  Akhir dengan pernyataan yang sopan dan bersahabat. • Short (Singkat). Mengabulkan Klaim dan Membuat Penyesuaian  Buka dengan persetujuan. kesalahan. Biarkan kata-kata Anda menunjukkan perasaan yang sebenarnya. asumsikan bahwa masalah telah diselesaikan dan bahwa bisnis di masa depan akan berlanjut. dan jelaskan hubungan Anda dengan kandidat. judul bagian. hal ini tidak profesional. Konsumen marah ketika organisasi tidak mengambil tanggung jawab atau mencoba melemparkan kesalahan ke tempat lain. Hindari terdengar dendam atau enggan. Anda dapat menunjukkan penghargaan karena pembaca menulis. lakukan hal itu lebih awal dan singkat. Jaga agar pesan Anda segar dan antusias. Ingat bahwa fokus utama surat Anda terletak pada : 1.  Jangan menyalahkan konsumen bahkan jika mereka mungkin salah. bagaimana tindakan Anda untuk mencegah berulangnya masalah bahasa surat penyesuaian terutama sekali harus sensitif. berterima kasih atas bisnis yang telah dilakukan di masa lalu. atau kolom. Meskipun pesan niat baik dapat sepanjang yang diperlukan. mungkin dengan menggunakan daftar. Verifikasi setiap pernyataan negatif. keterampilan. Bila diperlukan tindakan lanjutkan. • Specific (Spesifik). beri tahu pembaca bagaimana caranya dan beri rincian yang berguna. Daftar Periksa untuk Menulis Surat Balasan Langsung Memenuhi Permintaan  Gunakan baris subjek. Menutup Surat Penyesuaian Untuk menutup sebuah surat penyesuaian. atau menyinggung sebuah produk baru.  Dalam isi surat tambahan pernyataan pendukung. karena konsumen sudah kecewa. kesalahpahaman. merujuk pada keinginan Anda untuk meleyani konsumen kembali. Pastikan untuk memfokuskan pesan semata-mata pada penerima dan bukan pengirim. dan potensi.

Dalam mengungkapkan terima kasih. o Short (Singkat). Hindari frase basa-basi. o Untuk kematian. Beri tahu arti bantuan itu bagi Anda. Beri tahu seberapa baik perasaan Anda karena pesan tersebut. atau agama. (2) lingkungan yang menyenangkan. dan (3) Jelaskan bagaimana Anda akan menggunakannya. Kebanyakan kita pernah mengalami kemalangan dan kesedihan pun terasa lebih ringan ketika kita mengetahui bahwa orang lain peduli. dan (5) persahabatan yang tulus. Terima kasih  Surat Terima Kasih atas Kebaikan Surat yang menunjukkan apresiasi dan mengungkapkan terima kasih adalah penting bagi penerimanya. kebanyakan pesan niat baik cukup singkat. Meskipun demikian. o Berikan pujian dalam mengekspresikan terima kasih atas keramahtamahan. Mengucapkan Terima Kasih o Cakup tiga poin dalam ucapan terima kasih. Ingat bahwa. Berusahalah untuk membuat pesan terasa alami. keluarga. kolega. Simpati Surat simpati sebaiknya merujuk pada kemalangan secara sensitif dan menawarkan bantuan. bukan pengirim. hindari mengecilkan pencapaian Anda dengan komentar-komentar yang mengesankan bahwa Anda tidak benar-benar patut menerima pujian atau bahwa pengirim membesar-besarkan kualitas baik Anda. Menjawab Pesan Ucapan Selamat o Respons pada ucapan terima kasih. sesuai situasi. (1) makanan enak. meskipun bisa sepanjang yang diperlukan. o Spontaneous (Spontan). o Menerima pujian dengan sopan. Jangan membuat komentar yang meremehkan. o Specific (Spesifik). Pujilah. o Bersungguh-sungguh dalam mengucapkan terima kasih atas bantuan.Anda dalam sedikit kalimat. Tunjukkan perasaan jujur Anda dengan bahasa percakapan dan bersahaja. segar. Kirim surat singkat yang mengekspresikan apresiasi Anda. (2) beri tahu mengapa Anda menghargainya. (1) Identifikasi pemberian. surat yang mengekspresikan rasa simpati mungkin lebih sulit ditulis daripada jenis pesan lain. Menyampaikan Simpati o Rujuklah pada kehilangan atau tragedi secara langsung tetapi sensitif. Daftar Periksa untuk Menulis Pesan Niat Baik Pedoman Umum : Lima S o Selfless (Tanpa pamrih). (4) tuan rumah yang baik. Daripada memberi pernyataan umum o Sincere (Sungguh-sungguh). Anda umumnya menulis sebuah catatan singkat pada kertas khusus atau kartu ucapan. Meskipun demikian. Respons Luangkan waktu untuk merespons setiap pesan niat baik yang Anda terima. Merespons pesan semacam itu adalah hal yang benar untuk dilakukan. kenanglah almarhum. (3) kehangatan. . Gagal merespons ucapan selamat dan pesan niat baik lainnya adalah seperti gagal berkata ”Terima kasih kembali” ketika seseorang mengatakan ”Terima Kasih”. Bahas penerima. o Akhir dengan kalimat yang positif dan membesarkan hati. dan langsung. Dalam kalimat pertama sebutkan kehilangan itu dan reaksi personal Anda. Jelaskan sifat khas almarhum yang positif. Mungkin merujuk pada kelebihan yang penerima temukan pada teman.

tingkat pimpinan pelaksana . format. meningkatkan kepercayaan menanggulangi tanggung jawab terhadap pihak luar .Menulis Pesan Internasional Surat internasional sebaiknya sesuai dengan kebiasaan organisasional. DILIHAT DARI DUNIA USAHA MANAJEMEN RESIKO Merupakan sesuatu hal yang tidak boleh diabaikan bertambah kompleknya kegiatan usaha telah membawa pengaruh pada kebutuhan untuk lebih khusus mempertahankan resiko yang mungki dihadapi. sebaiknya menggunakan pola organisasional yang kurang langsung dan lebih formal nadanya. misalnya polusi. tanggung jawab. Perkembangan teknologi yang begitu cepat masuk pada aspek kegiatan usaha c. Perkembangan integrasi organisasi usaha dan kerjasama usaha dengan melahirkan model akusisi serta bentuk integrasi lain d. standarisasi produk. Meningkatnya kesadaran dan kepedulian masyarakat terhadap sesuatu yang dihasilkan oleh kegiatan usaha .a. seperti Jepang dan Eropa. dan budaya negara penerima.akibat suatu resiko serta metode yang paling tepat untuk menaggani kerugian tersebut yang dihubungkan dengan tingkat profitabilitas badan usaha. surat tersebut juga sebaiknya disesuaikan dengan format surat regional yang tepat. yaitu kegiatan penemuan dan analisis sistimatis atas kerugian kerugian yang mungkin dihadapi oleh badan usaha. Resiko tersebut muncul karena beberapa factor yang merupakan akses dari usaha kegiatan modern FAKTOR – FAKTOR RESIKO YANG MUNCUL ANTARA LAIN . Surat yang ditujukan kepada individu di wilayah tertentu. Bertambah cepatnya perkembanggan perdagangan internasional serta kegiatan yang bersifat internasional b.hukum serta aspek-aspek sosial lainya TUJUAN MANAJEMEN RESIKO Tujuan sebelum terjadinya kerugian Tujuan setelah terjadinya kerugian Tujuan sebelum terjadinya kerugian efisiensi. ================================================================================= Manajemen resiko Disusun Oleh : Dodi indaryana 41609010002 Latar Belakang Tujuan Pembelajaran manajemen resiko * Mengerti maksud dan tujuan manajemen resiko * Mengetahui sistem pengolahan dalam menajemen resiko * Mengetahui Tahapan dalam pengambilan keputusan PENGERTIAN MANAJEMEN RESIKO Manajemen Resiko merupakan kegiatan manajemen yang dilakukan pada tingkatan.

Tujuan setelah terjadinya kerugian kontinuitas operasi tetep survive Stabilitas pendapatan dan pertumbuhan FUNGSI POKOK MANAJEMEN RESIKO Menemukan Kerugian Potensial Evaluasi Kerugian Potensial Memilih Metode Pengelolaan Administrasi program Menemukan Kerugian Potensial Yang pertama harus dilakukan adalah memanfaatkan sumber resiko yangsecara potensial dapat menimbulkan kerugian.fungsi manajemen Resiko fungsi manajemen Resiko serta penilaianya diantaranya Formulasi kebijaksanaan Perancanaan program .Didalam manajemen Resiko . pelaksanaan dan pengawasan. pengelolaan resiko. Sumber-sumber resiko antara lain Loss exposure survey and check list Financial statement Resiko keuangan Resiko produksi dan tenaga kerja Evaluasi Kerugian Potensial Kegiatan ini adalah menggukur frekuensi dan kegawatan kerugian bila benar terjadi Pengukuran frekuensi kerugian menyangkut jumlah kali kerugian yang mungkin terjadi dalam masa tertentu… . sampai berapa jauh pengambilan keputusan yang menyangkut resiko murni harus dilakukan. Termasuk definisi tujuan dan persiapan sarana pengawasan yang cukup untuk melaksanakan fungsi. pengorganisian. bagaimana kegiatan tersebut diorganisir. Memilih Metode Pengelolaan Jenis jenis metode pengelolaan antara lain Asumsi( Retensi ) Transfer Kombinasi Pencegahan kerugian Menghindari Pengetahuan dan penelitian Administrasi program Lazim dalam ilmu manajemen terdapat fungsi perencanaan.fungsi tersebut diterjemahkan dalam formulasi kebijaksanaan.

Statemen kebijaksanaan Review berkala MANAJEMEN RESIKO Manajemen Resiko seperti dengan manajemen lain merupakan suatu badan tidak tercapai .resiko yang mungkin timbul serta segala yang diakibatkannya dan bagaimana cara mengatasinya atau mengeleminir merupakan bagian dari manajemen resiko . terjadinya suatu peristiwa yang menimbulkan kerugian atau kerusakan. karena tidak dimanfaatkanya fasilitas-fasilita yang dimilikinya. Terhadap resiko.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful