Surat bisnis adalah penting ketika perlu catatan permanen, ketika perlu formalitas, dan ketika sebuah pesan

adalah sensitif dan membutuhkan penyajian yang disusun dan dipikirkan dengan baik. Surat dibagi menjadi tiga kelompok : 1. Surat rutin yang mengomunikasikan pesan niat baik, permintaan, dan balasan yang langsung ke sasaran. 2. Pesan persuasif yang meliputi transaksi penjualan. 3. Pesan negatif menyampaikan penolakan dan berita buruk. Surat rutin kepada pihak luar mendorong umpan balik produk, memproyeksikan citra baik perusahaan, dan mendorong bisnis di masa depan. Bab ini berkonsentrasi pada surat rutin dan langsung, yang dengannya kita melakukan bisnis sehari-hari dan menyampaikan niat baik kepada pihak luar. Surat semacam ini ditujukan kepada pemasok, instansi pemerintah, perusahaan lain, dan yang terpenting konsumen. Surat kepada konsumen menerima prioritas terbesar karena pesan ini mendorong umpan balik produk, memproyeksikan citra baik perusahaan, dan mendorong bisnis di masa depan.

Karakteristik Surat yang Baik Dalam menyampaikan surat rutin paling tidak ada tiga karakteristik yang membedakan surat bisnis yang baik : Isi yang Jelas. Surat yang di tulis dengan jelas memisahkan ide ke dalam paragraf, menggunakan kalimat dan paragraf pendek, dan memaduka pembaca memahami ide gengan kalimat transisi. Selain itu, surat yang jelas menggunakan kata-kata yang lazim dan kata kerja aktif. Tetapi banyak surat bisnis yang tidak ditulis dengan baik. Sebanyak sepertiga surat bisnis tidak menghasilkan apapun selain mengklarifikasi respondensi sebelumnya. Surat yang jelas menghindari masalah ini dengan menjawab semua pertanyaan atau keingintahuan pembaca sehingga tidak perlu korespondensi lebih lanjut. Nada Niat Baik. Niat baik adalah perasaan positif yang pembaca miliki terhadap seseorang atau sebuah organisasi. Surat dapat mencapai nada dengan menekankan perspektif ”Anda” dan manfaat bagi pembaca. Anda harus peka terhadap kata-kata yang bias gender, ras, usia, atau cacat tubuh. Terakhir, bingkai ide-ide Anda secara positif karena akan terdengar lebih menyenangkan da memberi lebih banyak informasi daripada susunan yang negatif Format yang tepat. Format surat yang tepat menyampaikan pesan tersirat namun positif. Dalam gaya blog, bagianbagian surat Baris tanggal, alamat dalam, isi, dan sebagainya disusun rata kiri halaman. Juga, surat format sehingga berada di tengah halaman dan dibingkai oleh ruang putih. Kebanyakan surat mempunyai batas halaman 2.5 sampai 4 cm. Terakhir, pastikan menggunakan batas tidak rata kanan : yaitu, jangan biarkan komputer Anda merayakan batas kanan dan membuat semua baris berakhir sama. Batas yang tidak rata meningkatkan keterbacaan, kata para pakar, dengan memberi perhatikan visual dan dengan membuatnya lebih mudah untuk menunjukkan letak baris berikutnya dimulai. Menggunakan Pola Langsung untuk Surat Rutin Kebanyakan pesan bisnis merupakan permintaan atau respons rutin. Dalam menyusun surat rutin, Anda dapat mengelola pesan ke dalam tiga bagian :  Pembukaan : Pernyataan yang menyampaikan tujuan dengan segera.  Isi : Rincian yang menjelaskan tujuan  Penutup : Permintaan untuk tindakan atau kesimpulan yang sopan. Pemuatan di Depan dalam Pembukaan. Sebaiknya mulai menulis pesan sehari-hari dalam cara langsung dengan pemuatan ide utama di depan pesan. Ingat, tiap kali seorang pembaca mulai membaca sebuah pesan, ia akan berpikir, ”Mengapa pesan ini dikirim kepada saya?” ”Apa yang haurs saya lakukan?”. Kebanyakan surat bisnis lebih baik ditulis ”ke belakang.” Milailah dengan tindakan yang diharapkan atau ide utama. Jangan berlama-lama pada materi pendahuluan, sejarah, justifikasi, atau bahasa ”bisnis” gaya lama. Lebih baik kemukakan tujuan secara langsung. Bandingkan pembukaan tidak langsung dan langsung berikut ini untuk melihat perbedaannya. Pembukaan Tidak Langsung Perusahaan kami mengalami kesulitan untuk mempertahankan karyawan. Kami juga butuh bantuan dalam menyeleksi pelamar kerja. Program seleksi kami saat ini tidak memuaskan. Saya memahami bahwa Anda menawarkan materi pengujian karyawan, dan saya mempunyai sejumlah pertanyaan untuk diajukan. Pembukaan Langsung Mohon jawab pertanyaan-pertanyaan berikut mengenai materi pengujian personalia anda. Menjelaskan dalam Isi. Sampaikan rincian-rincian yang menjelaskan permintaan atau respons Anda, membuat struktur informasi agar tulisan menjadi jelas dan mudah dibaca. Di sini Anda harus mempertimbangkan penggunaan beberapa alat grafis untuk menyoroti rincian-rincian tersebut : daftar nomor atau bullet, judul bagian (heading), kolom, dan cetak tebal atau cetak miring. Bila informasi yang ingin Anda sampaikan banyak, mungkin Anda perlu mangembangkan setiap ide dalam

Pengorganisasian. mohon kirimi kami pilihan warna Anda). Anda bisa membuka dengan permintaan yang sopan. Anda dapat mengaitkan terima kasih Anda dengan tenggat waktu (Terima kasih karena mengembalikan daftar isian ini sebelum 5 mei. Beri alasan penetapan tenggat waktu. antisipasi. ekspresikan dalam bentuk paralel sehingga Anda membuat seimbang secara gramatikal. dan 3) Memvisualisasi audiens o Penelitian. Untuk dokumen panjang yang memerlukan riset formal. Menetapkan Proses Penulisan 3-x-3 untuk Surat Rutin sebelum menulis surat rutin. gunakan diagram tandan atau teknik bagan. Dalam bagian penutup beritahu pembaca dengan sopan apa yang harys dilakukan. seperti cotoh dibawah ini : Apa saja perlengkapan keamanan komputer yang bisa di rekomendasikan ? Apakah Anda mempunyai perlengkapan keamana komputer ? Ingat bahwa kata-kata tertulis tidak dapat diperlunak dengan sebuah senyuman. hal itu sebenarnya merupakan perintah terselubung. Anda bisa menghubungkan penghargaan Anda dengan suatu pernyataan yang menunjukkan manfaat bagi pembaca (Kami berterima kasih atas informasi yang akan Anda berikan karena hal itu akan menolong kami melayani Anda dengan . Bila mungkin. seperti Bisakah Anda menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut ini mengenai layanan penggajian Anda?. Sebagai contoh. Bila Anda mempunyai pertanyaan. menguraikan apa yang perlu dilakukan. Koreksi. Perhatikan bahwa meskipun permintaan tersebut terdengar seperti sebuah pertanyaan. tetapi cobalah untuk melakukannya dengan cara yang segar dan efisien. Terima kasih sebelumnya atas.. dan Evaluasi Setelah menyelesaikan draf pertama. koreksi untuk ketepatan. Penutupan yang sopan menjelaskan apa yang penerima harus lakukan. Banyak dari surat bisnis rutin termasuk salah satu dari tiga kategori : 1) Meminta informasi atau tindakan 2) Memesan produk. ajukan pertanyaan terbuka. Bersikaplah Spesifik dan sopan dalam Penutupan. tentukan sebuah tanggal akhir untuk mengambil tindakan dan jelaskan alasannya. Meminta Informasi dan Tindakan Mayoritas surat bisnis meminta informasi atau tindakan. Dan pastikan Anda merencanakan revisi o Revisi. Permintaan untuk Menjelaskan Bagian isi menjelaskan tujuan Anda dan memberikan rincian. dan Bila Anda ada pertanyaan.paragraf terpisah dengan transisi yang efektif untuk menghubungkannya. san berfokus pada manfaat bagi pembaca. Tujuan utama si sini adalah 1) Menentukan tujuan 2) Mengantisipasi reaksi audiens. Jika tanggal adalah penting. Bila perlu. o Analisis. fokuskan pada manfaat bagi pembaca (untuk memastikan Anda menerima sweater yang tepat seperti keinginan Anda. revisilah untuk kejelasan. dan Adaptasi Sebelum menulis. Untuk mendapatkan informasi sebanyak-banyaknya. Surat Permintaan Langsung Surat langsung bisa dibuka dengan pertanyaan atau permintaan. dan Penyusun Kumpulkan informasi dan buat daftar poin yang ingin di cakup. ”Inti dari tulisan yang efektif adalah kemampuan mengelola serangkaian pokok pikiran.” berikut ini tinjauan cepat terhadap proses penulisan 3-x-3 untuk membantu Anda memikirkan aplikasinya bagi surat rutin. atau 3) Membuat klaim yang meminta penyesuaian ketika sesuatu berlangsung salah. Meskipun surat rutin mungkin pendek dan langsung. Pertanyaan-pertanyaan dalam sebuah surat langsung harus paralel (seimbang secara gramatikal). Untuk pesan singkat seperti jawaban atas pertanyaan konsumen.. analisis tujuan anda dan antisipasi respons audiens. dan evaluasi untuk efektivitas. jangan ragu menghubungi saya (mengesankan bahwa Anda tidak membuat diri Anda jelas). catatlah informasi di bawah dokumen yang akan di jawab. ketika kami akan mulai mengolahnya). mereka akan lebih efektif jika proses penyusunannya dilakukan dengan teliti. Surat permintaan langsung menjaga nada yang sopan.hindari penutupan lain yang terlalu berlebihan seperti Terima kasih atas kerja sama Anda (basa-basi). gunakan sedikit waktu untuk menganalisis tugas dan audiens. sertakan tanggal akhit sebuah tanggal penyelesaian tindakan. Menunjukkan Penghargaan Memang selalu baik untuk menunjukkan penghargaan. Bila permintaan Anda meliputi beberapa pertanyaan. Pada titik ini Anda harus menunjukkan secara spesifik apa yang anda ingin pembaca lakukan.(basa-basi dan pongah).

mohon Anda mengkredit rekening kami sekarang dan memberi tahu kami ketika barangnya sudah tersedia). dan nyatakan sumber informasi (seperti katalog. didukung kliam yang spesifik. Untuk memperoleh informasi.. ajukan pertanyaan atau berikan perintah yang sopan (mohon Anda menjawab beberapa pertanyaan berikut. Daftar Periksa untuk Menulis Permintaan Langsung Surat Permintaan Informasi atau Tindakan  Buka dengan ide utama. mulailah secara langsung dengan bahasa pemesanan seperti Mohon kirimi saya via FedEx barang-barang dari katalog musim gugur Anda.. Menjelaskan Dalam isi surat klaim. Dalam mencari informasi. Jika perlu sertakan tanggal akhir (kami menyadari bahwa kesalahan dalam pemesanan dan pengiriman kadang terjadi. dan harga total. nomor pesanan. gunakan pertanyaan terbuka yang dalam bentuk paralel seimbang.. Untuk menjelaskan atau membetulkan sebuah kesalahan dibuat surat klaim. Tunjukkan jumlah total..). deskripsi katalog. Bial Anda memesan banyak barang. Menyimpulkan Simpulkan surat klaim dengan pertanyaan sopan yang menunjukkan niat baik dan mengekspresikan keinginan untuk terus menjaga hubungan baik.). Surat klaim dibuka dengan sebuah pernyatan masalah yang jelas. Memberi rincian tanpa menjadi marah akan meningkatkan efektivitas surat klaim. Tunjukkan penghargaan. barang garansi mengalami kerusakan. atau pelayanan yang mengecewakan.  Minta tindakan dalam penutupan. dan ditutup dengan pernyataan niat baik. slip penjualan. harga. Anda mungkin meminta perubahan kebijakan atau prosedur atau cukup meminta penjelasan (Karena tiga karyawan kami tidak memperoleh kamar. nyatakan dengan segera (Mohon kirimkan kami 24 Royal hot air popcorn poppers untuk mengganti 24 hot oil poppers yang salah kirim pada pengiriman tanggal 4 Januari). harga per unit.. Semakin banyak informasi yang diberikan. uraikan secara jelas (bila Anda tidak dapat mengirim 24 Royal hot air popcorn poppers dengan segera. Sertakan sebanyak mungkin data spesifik : kuantitas.. daftarkan secara vertikal barang-barang tersebut pada isi surat Anda. Ketika solusi kurang jelas. Hindari kalimat klise (Terima kasih atas kerja sama Anda) Surat Pesanan  Buka dengan pengesahan pembelian. Membuat Secara Langsung. Ketika solusinya sudah jelas. sebutkan metode pengiriman. deskripsi lengkap. Klaim langsung merupakan klaim yang Anda harap diterima dengan baik oleh penerima. Atau Anda dapat menjelaskan secara singkat bagaiman informasi akan membantu Anda (Saya menghargai informasi yang akan memampukan saya untuk.lebih baik). dan tentukan tanggal akhir jika tepat. dan metode pembayaran. Sertakan salinan semua dokumen yang berhubungan seperti faktur. tanggal. Kliam tertulis yang diserahkan pada waktunya akan diperlakukan lebih serius daripada yang ditunda penyerahannya. Klaim yang tertunda juga lebih sulit diverivikasi. . Dari pada menulis Saya melihat sejumlah barang menarik dalam katalog Anda.  Surat Permintaan Langsung Tiga Tahap Proses Penulisan Membuat surat Klaim Langsung Dalam bisnis banyak hal yang bisa berlangsung tidak sesuai harapan pengiriman yang dijanjikan terlambat. atau artikel majalah). iklan. kuantitas. dan catatan perbaikan. Menunda klaim membuatnya tampak kurang penting.)  Jelaskan dan berikan alasan permintaan. Surat Pesanan Surat pesanan menentukan nama barang atau layanan. maka semakin kecil kemungkinan adanya kesalahan. Gunakan bahasa pemesanan (mohon kirimkan saya. mohon Anda mengklarifikasi kebijakan Anda terkait prosedur reservasi dan keterlambatan tiba). Dan dalam bagian penutup beritahukan bagaimana cara Anda membayarnya. Dalam pembukaan beritahukan segera kepada pembaca bahwa surat itu merupakan otorisasi pembelian dan bukan semata-mata permintaan informasi. padahal mereka sudah mengonfirmasi reservasi di hotel Anda pada tanggal 16 september. Berikan rincian yang diperlukan sehingga persoalan dapat dikoreksi tanpa korespondensi lebih lanjut. Karena kami puas terhadap pelayanan cepat Anda di waktu lalu. Ketika ada alternatif solusi. kami berharap bahwa anda bisa mengirim hot air poppers kepada kami sebelum tanggal 15 januari). jelaskan masalah dan berikan alasan permintaan anda.. serta masukkan pajak dan biaya pengiriman jika mungkin.

mengabulkan klaim dan membuat penyesuaian. cetak miring. penggantian. harga per unit. kredit. atau sarana grafis lainnya. Daftarkan poin-poin dalam bagian isi. jika hal itu diketahui. Menjelaskan surat balasan. judul bagian. bukan merupakan kalimat lengkap. menulis surat rekomendasi. Isi surat rekomendasi pekerjaan sebaiknya menjelaskan kinerja dan potensi kandidat dalam istilah yang spesifik. Surat rekomendasi menyampaikan evaluasi yang jujur dan objektif mengenai individu dan membantu memadankan kandidat dengan pekerjaan. memenuhi permintaan informasi atau tindakan 2. Pada isi surat sampaikan klaim secara spesifik.Mulailah rekomendasi karyawan dengan mengidentifikasi kandidat dan posisi yang diincarnya. Menulis Surat Rekomendasi. Isi Surat. Saat menjawab sekumpulan pertanyaan atau memberikan banyak data. Sertakan tanggal akhir jika penting. Merespons pertanyaan konsumen merupakan sebuah kesempatan baik untuk mempromosikan bisnis Anda. Baris subjek membantu pembaca mengenali topik dengan segera.  Tutup dengan data pembayaran. Dalam pesan berita campuran. penjelasan. Nyatakan bahwa pernyataan Anda sifatnya rahasia. Bagian ini berfokus pada balasan rutin dalam tiga situasi : 1. Penutup yang ramah dan pribadi yang menyimpulkan surat balasan langsung tentu dilakukan untuk membangun hubungan baik dan mempromosikan bisnis di masa depan sambil memberi informasi yang ingin diketahui. Sampaikan pernyataan masalah dengan jelas atau tindakan yang diminta seperti pengembalian uang. tambahkan sebuah pernyataan yang menyenengkan dan keinginan untuk melanjutkan hubungan bisnis. cetak tebal.  Akhiri dengan meminta tindakan. nomor pesanan. Beri tahu bagaiman Anda akan membayar dan kapan Anda mengharapkan pengiriman. deskripsi. Isi surat memuat sebuah bullet dan penjelasan mengenai informasi yang dikirim. Surat Klaim  Mulailah dengan tujuan. berikan salinan dokumen yang perlu.Surat yang merekomendasikan orang untuk penghargaan bisa dibuka dengan pernyataan yang lebih suportif. pajak.  Jelaskan secara objektif. sebuah). dan beritahu bahwa Anda menulis atas permintaan pelamar (kandidat). Surat yang menjawab permintaan dibuka dengan baris subjek untuk mengidentifikasi topik dengan segera. Memenuhi Permintaan Pembukaan sebuah surat balasan langsung memuat baris subjek. perpanjangan waktu. dan harga total. gunakan pola langsung. atau koreksi kesalahan. Pada surat balasan langsung. serta 3. Baris subjek tersebut sering tidak menggunakan kata sandang (suatu. Pembukaan. Membuka secara langsung. aturlah informasi tersebut secara logis dan buat agar mudah dibaca dengan menggunakn daftar. Memperlakukan pesan campuran. Surat Balasan Langsung Ketika Anda dapat merespons permintaan dengan baik. Mengatur informasi secara logis. pastikan untuk memeriksa fakta dan angka dengan hati-hati. Sertakan kuantitas. Pola langsung juga tepat bagi pesan yang kebanyakan berisi berita baik tetapi mungkin memepunyai beberapa berita negatif. Ekspresikan penghargaan. tabel. Rekomendasi yang baik menjelaskan kualitas umum (”keahlian keorganisasional hubungan antar . berita mendahului berita buruk. dan tidak di akhiri titik. pengiriman. Surat rekomendasi ditulis untuk mencalonkan orang untuk penghargaan dan untuk keanggotaan dalam organisasi.  Surat Balasan Konsumen Tiga Tahapan Proses Penulisan Tujuan anda adalah menyampaikan berita buruk secara jelas tanpa memberikannya menjadi fokus pesan. baris subjek mengacu dalam bentuk singkat pada korespondensi sebelumnya dan /atau meringkas sebuah pesan (subjek: pertanyaan tanggal 12 Juli anda mengenai Peranti Lunak WorkZone). Dalam isi surat balasan Anda. pembukaan menyampaikan tujuan surat dan membangun hubungan dengan pembaca dengan berterima kasih padanya atas dukungan pada musim pertandingan sebelumnya. Karena surat yang ditulis pada kertas berkop perusahaan dianggap kontrak yang mengikat secara legal. berikan penjelasan dan informasi tambahan. Biasanya disampaikan dalam dua baris di bawah salam pembuka. Simpan salinan surat.

Tunjukkan bagaimana Anda memeringkat orang itu dalam kaitannya dengan orang lain pada posisi yang sama. tujuannya adalah mendapatkan kembali kepercayaan konsumen. Pertama. Menjelaskan Alasan Dalam isi sebuah surat penyesuaian. pertama-tama harus memutuskan apakah akan mengabulkan klaim atau tidak. kami akan membuat pengecualian dalam kasus ini) bisa menyebabkan kekecewaan yang lebih besar daripada tidak ada respons sama sekali. Mengabulkan Kliam dan Membuat Penyesuaian Bisnis biasanya merespons klaim dengan baik karena paksaan hukum dan keinginan untuk memelihara hubungan baik dengan konsumen. jika relevan. Tetapi . Dalam merespons klaim konsumen. • Jelaskan lamanya pelamar bekerja dan pekerjaannya. Surat penyesuaian memperbaiki kesalahan. Ingat bahwa tujuan utama dalam penyesuaian adalah mempertahankan kesetiaan konsumen. Bagian penutup rekomendasi menyampaikan peringkat keseluruhan dan mungkin menawarkan untuk memberi informasi lebih lanjut melalui telepon. • Jelaskan hubungan Anda dengan pelamar. lakukan dengan senang hati. jika ada yang salah. kalau ada kesempatan. • Mendapatkan kembali kepercayaan konsumen. Banyak manajer yang menambahkan sebuah pernyataan yang menunjukkan apakah mereka akan mempekerjakan kembali pelamar. dan mempromosikan bisnis lebih lanjut. Surat rekomendasi yang umum. Kecuali kalau klaim tersebut jelas-jelas curang atau menunjukkan jumlah yang berlebihan. dan tak pelak lagi. berikan rincian. Hubungan baik dan ingatan konsumen berpengaruh penting terhadap laba. mengirim kupon. Bisnis melakukan penyesuaian yang baik terhadap klaim yang sah karena dua alsan. • Badingkan pelamar dengan orang lain dalam bidang yang sama. Pada paragraf akhir sebuah rekomendasi. yang ditulis ketika kandidat belum tahu posisi spesifik yang dituju. Pembukaan dari sebuah surat penyesuaian yang positif sebaiknya segera menyetujui klaim konsumen. Rekomendasi yang lebih spesifik. Kesimpulan. kebanyakan organisasi dengan tulus ingin memuaskan konsumen mereka dan mempertahankan bisnis mereka. Anda akan mempunyai tiga tujuan dalam surat penyesuaian : • Meralat kesalahan. sering dimulai dengan salam KEPADA CALON ATASAN. ditujukan pada individu. dan memperbaiki barang. • Tawarkan peringkat keseluruhan pelamar. memperpanjang diskon. mengembalikan uang. • Ringkas atribut-atribut pelamar. Dalam membuat sebuah penyesuaian. mendapatkan kembali kepercayaan konsumen. Sekali Anda memutuskan untuk mengabulkan klaim. Pembukaan dengan Berita Baik Kalimat pembuka menyampaikan berita baik secara langsung. konsumen dilindungi oleh hukum untuk perbaikan kerusakan. Kebanyakan bisnis mengabulkan klaim dan segera membuat penyesuaian. Pernyataan yang terdengar enggan (meskipun kami biasanya menolak untuk memperpanjang garansi. • Mempromosikan bisnis lebih lanjut.  Tips untuk Menulis Surat Rekomendasi • Identifikasi tujuan dan kerahasiaan pesan. konsumen hanya ingin mengeluh dan mengetahui bahwa sesuatu telah dilakukan terkait dengan hal yang dikeluhkan. mereka mengganti barang dagangan. • Tarik kesimpulan berkaitan dengan rekomendasi. Kadang-kadang. Anda bisa melakukannya dengan menjelaskan penyebab masalah (jika Anda tahu) atau dengan menjelaskan tindakan yang Anda ambil untuk menghindari berulangnya masalah. Perlindungan kedua.pribadi”) yang didukung oleh bukti-bukti spesifik yang menjelaskan kualitas tersebut. hindari kalimat yang bernada marah atau dendam. untuk mendukung pelamar pada posisi yang sudah diketahui. • Berikan contoh spesifik keahlian profesional dan kepribadian pelamar. Bila sebuah penjelasan tidak mengandung ancaman terhadap pengakuan tanggung jawab. Bahkan bisnis yang terbaik dan terkemuka kadang kala menerima klaim atau keluhan dari konsumen. Ada kemungkinan besar untuk mengabulkannya. Anda sebaiknya menawarkan evaluasi keseluruhan.

Verifikasi setiap pernyataan negatif. karena konsumen sudah kecewa. Daftar Periksa untuk Menulis Surat Balasan Langsung Memenuhi Permintaan  Gunakan baris subjek. judul bagian. kegagalan.  Jangan menyalahkan orang atau departemen dalam organisasi Anda. • Short (Singkat). Meskipun pesan niat baik dapat sepanjang yang diperlukan. Dukung kualitas umum dengan bukti spesifik.  Akhir dengan pernyataan yang sopan dan bersahabat. Menulis Surat Rekomendasi  Bukalah dengan mengidentifikasi informasi. Kinerja. dan/atau sebutkan produk baru jika kelihatannya tepat. Konsumen marah ketika organisasi tidak mengambil tanggung jawab atau mencoba melemparkan kesalahan ke tempat lain. bagaimana Anda memenuhi permintaan 2. • Specific (Spesifik). Jelaskan pekerjaan pelamar saat ini. Atur informasi ini secara logis. Ingat bahwa fokus utama surat Anda terletak pada : 1. penyesalan. Menulis Pesan untuk Memenangi Niat Baik Pesan niat baik itu adalah: • Selfless (Tanpa pamrih). Penuhi klaim konsumen dengan segera. cobalah untuk mencapai tujuan . • Spontaneous (Spontan). lakukan hal itu lebih awal dan singkat. atau kolom. berterima kasih atas bisnis yang telah dilakukan di masa lalu. sampaikan keinginan Anda untuk terus melayani. Berikut ini beberapa bahasa yang jangan digunakan:  Jangan gunakan kata-kata negatif (kesusahan. beri tahu pembaca bagaimana caranya dan beri rincian yang berguna. Anda mengklaim).jelaskan penyebab masalah atau jelaskan usaha yang sedang dilakukan untuk menghindari masalah itu terulang. merujuk pada keinginan Anda untuk meleyani konsumen kembali. berterima kasih atas bisnis di masa lalu.. Hindari terdengar dendam atau enggan. Biarkan kata-kata Anda menunjukkan perasaan yang sebenarnya. atau menyinggung sebuah produk baru.  Tutup secara positif. Sebutkan nama kandidat. bagaimana tindakan Anda untuk mencegah berulangnya masalah bahasa surat penyesuaian terutama sekali harus sensitif. dan harapan untuk terus berbisnis. • Sincere (Sungguh-sungguh). Mengabulkan Klaim dan Membuat Penyesuaian  Buka dengan persetujuan. ketidaknyamanan. Pada kalimat pertama sampaikan informasi yang diinginkan pembaca  Pada isi surat berikan penjelasan dan informasi tambahan.  Buka dengan segera. kesalahan. hal ini tidak profesional. bagaiman persoalan muncul.  Jangan membuat janji yang tidak realistis.  Dalan isi surat dapatkan kembali kepercayaan konsumen. dan jelaskan hubungan Anda dengan kandidat.jangan membuat penjelasan Anda terdengar seperti sebuah alasan. dan 3. Menutup Surat Penyesuaian Untuk menutup sebuah surat penyesuaian. Pastikan untuk memfokuskan pesan semata-mata pada penerima dan bukan pengirim. kesalahpahaman. keterampilan. Haruskah Anda Minta Maaf? Bila anda merasa bahwa sebuah permintaan maaf adalah tepat.  Akhiri dengan penilaian terhadap kandidat secara keseluruhan. mungkin dengan menggunakan daftar. Jaga agar pesan Anda segar dan antusias. Anda dapat menunjukkan penghargaan karena pembaca menulis.  Jangan menyalahkan konsumen bahkan jika mereka mungkin salah. Buat pesan menjadi personal dengan menyebutkan kejadian spesifik atau sifat khas penerima. Identifikasi korespondensi sebelumnya dan topik surat ini. asumsikan bahwa masalah telah diselesaikan dan bahwa bisnis di masa depan akan berlanjut. Bila diperlukan tindakan lanjutkan. Anda tidak dapat menjamin bahwa situasi itu tidak akan terulang. Tegaskan bahwa Anda menulis atas permintaan kandidat dan bahwa surat tersebut rahasia.  Dalam isi surat tambahan pernyataan pendukung. dan potensi. identifikasi posisi. Ekspresikan penghargaan kepada konsumen karena telah menulis.

Menjawab Pesan Ucapan Selamat o Respons pada ucapan terima kasih. Beri tahu seberapa baik perasaan Anda karena pesan tersebut. Terima kasih  Surat Terima Kasih atas Kebaikan Surat yang menunjukkan apresiasi dan mengungkapkan terima kasih adalah penting bagi penerimanya. Mengucapkan Terima Kasih o Cakup tiga poin dalam ucapan terima kasih. meskipun bisa sepanjang yang diperlukan. atau agama. Mungkin merujuk pada kelebihan yang penerima temukan pada teman. Pujilah. Gagal merespons ucapan selamat dan pesan niat baik lainnya adalah seperti gagal berkata ”Terima kasih kembali” ketika seseorang mengatakan ”Terima Kasih”. Respons Luangkan waktu untuk merespons setiap pesan niat baik yang Anda terima. Meskipun demikian. (1) makanan enak. Dalam kalimat pertama sebutkan kehilangan itu dan reaksi personal Anda. Daftar Periksa untuk Menulis Pesan Niat Baik Pedoman Umum : Lima S o Selfless (Tanpa pamrih). Kebanyakan kita pernah mengalami kemalangan dan kesedihan pun terasa lebih ringan ketika kita mengetahui bahwa orang lain peduli. o Berikan pujian dalam mengekspresikan terima kasih atas keramahtamahan. surat yang mengekspresikan rasa simpati mungkin lebih sulit ditulis daripada jenis pesan lain. Anda umumnya menulis sebuah catatan singkat pada kertas khusus atau kartu ucapan. Simpati Surat simpati sebaiknya merujuk pada kemalangan secara sensitif dan menawarkan bantuan. Tunjukkan perasaan jujur Anda dengan bahasa percakapan dan bersahaja. hindari mengecilkan pencapaian Anda dengan komentar-komentar yang mengesankan bahwa Anda tidak benar-benar patut menerima pujian atau bahwa pengirim membesar-besarkan kualitas baik Anda. o Bersungguh-sungguh dalam mengucapkan terima kasih atas bantuan. (1) Identifikasi pemberian. Meskipun demikian. Menyampaikan Simpati o Rujuklah pada kehilangan atau tragedi secara langsung tetapi sensitif. Beri tahu arti bantuan itu bagi Anda. Berusahalah untuk membuat pesan terasa alami. kebanyakan pesan niat baik cukup singkat. Daripada memberi pernyataan umum o Sincere (Sungguh-sungguh). Jelaskan sifat khas almarhum yang positif. dan (5) persahabatan yang tulus. (2) lingkungan yang menyenangkan. bukan pengirim. segar. Kirim surat singkat yang mengekspresikan apresiasi Anda. Ingat bahwa. o Specific (Spesifik). o Akhir dengan kalimat yang positif dan membesarkan hati. Merespons pesan semacam itu adalah hal yang benar untuk dilakukan. dan (3) Jelaskan bagaimana Anda akan menggunakannya. keluarga. o Short (Singkat). (2) beri tahu mengapa Anda menghargainya. sesuai situasi. kolega. dan langsung. Bahas penerima. (4) tuan rumah yang baik.Anda dalam sedikit kalimat. kenanglah almarhum. Hindari frase basa-basi. . o Menerima pujian dengan sopan. o Spontaneous (Spontan). (3) kehangatan. Dalam mengungkapkan terima kasih. Jangan membuat komentar yang meremehkan. o Untuk kematian.

standarisasi produk.akibat suatu resiko serta metode yang paling tepat untuk menaggani kerugian tersebut yang dihubungkan dengan tingkat profitabilitas badan usaha. Perkembangan teknologi yang begitu cepat masuk pada aspek kegiatan usaha c.Menulis Pesan Internasional Surat internasional sebaiknya sesuai dengan kebiasaan organisasional.a. misalnya polusi. yaitu kegiatan penemuan dan analisis sistimatis atas kerugian kerugian yang mungkin dihadapi oleh badan usaha. Perkembangan integrasi organisasi usaha dan kerjasama usaha dengan melahirkan model akusisi serta bentuk integrasi lain d. Resiko tersebut muncul karena beberapa factor yang merupakan akses dari usaha kegiatan modern FAKTOR – FAKTOR RESIKO YANG MUNCUL ANTARA LAIN . dan budaya negara penerima. ================================================================================= Manajemen resiko Disusun Oleh : Dodi indaryana 41609010002 Latar Belakang Tujuan Pembelajaran manajemen resiko * Mengerti maksud dan tujuan manajemen resiko * Mengetahui sistem pengolahan dalam menajemen resiko * Mengetahui Tahapan dalam pengambilan keputusan PENGERTIAN MANAJEMEN RESIKO Manajemen Resiko merupakan kegiatan manajemen yang dilakukan pada tingkatan. tingkat pimpinan pelaksana . surat tersebut juga sebaiknya disesuaikan dengan format surat regional yang tepat. sebaiknya menggunakan pola organisasional yang kurang langsung dan lebih formal nadanya. seperti Jepang dan Eropa.hukum serta aspek-aspek sosial lainya TUJUAN MANAJEMEN RESIKO Tujuan sebelum terjadinya kerugian Tujuan setelah terjadinya kerugian Tujuan sebelum terjadinya kerugian efisiensi. meningkatkan kepercayaan menanggulangi tanggung jawab terhadap pihak luar . DILIHAT DARI DUNIA USAHA MANAJEMEN RESIKO Merupakan sesuatu hal yang tidak boleh diabaikan bertambah kompleknya kegiatan usaha telah membawa pengaruh pada kebutuhan untuk lebih khusus mempertahankan resiko yang mungki dihadapi. format. tanggung jawab. Surat yang ditujukan kepada individu di wilayah tertentu. Meningkatnya kesadaran dan kepedulian masyarakat terhadap sesuatu yang dihasilkan oleh kegiatan usaha . Bertambah cepatnya perkembanggan perdagangan internasional serta kegiatan yang bersifat internasional b.

bagaimana kegiatan tersebut diorganisir. Termasuk definisi tujuan dan persiapan sarana pengawasan yang cukup untuk melaksanakan fungsi. sampai berapa jauh pengambilan keputusan yang menyangkut resiko murni harus dilakukan.fungsi manajemen Resiko fungsi manajemen Resiko serta penilaianya diantaranya Formulasi kebijaksanaan Perancanaan program . pengelolaan resiko. pelaksanaan dan pengawasan.fungsi tersebut diterjemahkan dalam formulasi kebijaksanaan.Tujuan setelah terjadinya kerugian kontinuitas operasi tetep survive Stabilitas pendapatan dan pertumbuhan FUNGSI POKOK MANAJEMEN RESIKO Menemukan Kerugian Potensial Evaluasi Kerugian Potensial Memilih Metode Pengelolaan Administrasi program Menemukan Kerugian Potensial Yang pertama harus dilakukan adalah memanfaatkan sumber resiko yangsecara potensial dapat menimbulkan kerugian. Sumber-sumber resiko antara lain Loss exposure survey and check list Financial statement Resiko keuangan Resiko produksi dan tenaga kerja Evaluasi Kerugian Potensial Kegiatan ini adalah menggukur frekuensi dan kegawatan kerugian bila benar terjadi Pengukuran frekuensi kerugian menyangkut jumlah kali kerugian yang mungkin terjadi dalam masa tertentu… .Didalam manajemen Resiko . pengorganisian. Memilih Metode Pengelolaan Jenis jenis metode pengelolaan antara lain Asumsi( Retensi ) Transfer Kombinasi Pencegahan kerugian Menghindari Pengetahuan dan penelitian Administrasi program Lazim dalam ilmu manajemen terdapat fungsi perencanaan.

Statemen kebijaksanaan Review berkala MANAJEMEN RESIKO Manajemen Resiko seperti dengan manajemen lain merupakan suatu badan tidak tercapai .resiko yang mungkin timbul serta segala yang diakibatkannya dan bagaimana cara mengatasinya atau mengeleminir merupakan bagian dari manajemen resiko . terjadinya suatu peristiwa yang menimbulkan kerugian atau kerusakan. karena tidak dimanfaatkanya fasilitas-fasilita yang dimilikinya. Terhadap resiko.