Surat bisnis adalah penting ketika perlu catatan permanen, ketika perlu formalitas, dan ketika sebuah pesan

adalah sensitif dan membutuhkan penyajian yang disusun dan dipikirkan dengan baik. Surat dibagi menjadi tiga kelompok : 1. Surat rutin yang mengomunikasikan pesan niat baik, permintaan, dan balasan yang langsung ke sasaran. 2. Pesan persuasif yang meliputi transaksi penjualan. 3. Pesan negatif menyampaikan penolakan dan berita buruk. Surat rutin kepada pihak luar mendorong umpan balik produk, memproyeksikan citra baik perusahaan, dan mendorong bisnis di masa depan. Bab ini berkonsentrasi pada surat rutin dan langsung, yang dengannya kita melakukan bisnis sehari-hari dan menyampaikan niat baik kepada pihak luar. Surat semacam ini ditujukan kepada pemasok, instansi pemerintah, perusahaan lain, dan yang terpenting konsumen. Surat kepada konsumen menerima prioritas terbesar karena pesan ini mendorong umpan balik produk, memproyeksikan citra baik perusahaan, dan mendorong bisnis di masa depan.

Karakteristik Surat yang Baik Dalam menyampaikan surat rutin paling tidak ada tiga karakteristik yang membedakan surat bisnis yang baik : Isi yang Jelas. Surat yang di tulis dengan jelas memisahkan ide ke dalam paragraf, menggunakan kalimat dan paragraf pendek, dan memaduka pembaca memahami ide gengan kalimat transisi. Selain itu, surat yang jelas menggunakan kata-kata yang lazim dan kata kerja aktif. Tetapi banyak surat bisnis yang tidak ditulis dengan baik. Sebanyak sepertiga surat bisnis tidak menghasilkan apapun selain mengklarifikasi respondensi sebelumnya. Surat yang jelas menghindari masalah ini dengan menjawab semua pertanyaan atau keingintahuan pembaca sehingga tidak perlu korespondensi lebih lanjut. Nada Niat Baik. Niat baik adalah perasaan positif yang pembaca miliki terhadap seseorang atau sebuah organisasi. Surat dapat mencapai nada dengan menekankan perspektif ”Anda” dan manfaat bagi pembaca. Anda harus peka terhadap kata-kata yang bias gender, ras, usia, atau cacat tubuh. Terakhir, bingkai ide-ide Anda secara positif karena akan terdengar lebih menyenangkan da memberi lebih banyak informasi daripada susunan yang negatif Format yang tepat. Format surat yang tepat menyampaikan pesan tersirat namun positif. Dalam gaya blog, bagianbagian surat Baris tanggal, alamat dalam, isi, dan sebagainya disusun rata kiri halaman. Juga, surat format sehingga berada di tengah halaman dan dibingkai oleh ruang putih. Kebanyakan surat mempunyai batas halaman 2.5 sampai 4 cm. Terakhir, pastikan menggunakan batas tidak rata kanan : yaitu, jangan biarkan komputer Anda merayakan batas kanan dan membuat semua baris berakhir sama. Batas yang tidak rata meningkatkan keterbacaan, kata para pakar, dengan memberi perhatikan visual dan dengan membuatnya lebih mudah untuk menunjukkan letak baris berikutnya dimulai. Menggunakan Pola Langsung untuk Surat Rutin Kebanyakan pesan bisnis merupakan permintaan atau respons rutin. Dalam menyusun surat rutin, Anda dapat mengelola pesan ke dalam tiga bagian :  Pembukaan : Pernyataan yang menyampaikan tujuan dengan segera.  Isi : Rincian yang menjelaskan tujuan  Penutup : Permintaan untuk tindakan atau kesimpulan yang sopan. Pemuatan di Depan dalam Pembukaan. Sebaiknya mulai menulis pesan sehari-hari dalam cara langsung dengan pemuatan ide utama di depan pesan. Ingat, tiap kali seorang pembaca mulai membaca sebuah pesan, ia akan berpikir, ”Mengapa pesan ini dikirim kepada saya?” ”Apa yang haurs saya lakukan?”. Kebanyakan surat bisnis lebih baik ditulis ”ke belakang.” Milailah dengan tindakan yang diharapkan atau ide utama. Jangan berlama-lama pada materi pendahuluan, sejarah, justifikasi, atau bahasa ”bisnis” gaya lama. Lebih baik kemukakan tujuan secara langsung. Bandingkan pembukaan tidak langsung dan langsung berikut ini untuk melihat perbedaannya. Pembukaan Tidak Langsung Perusahaan kami mengalami kesulitan untuk mempertahankan karyawan. Kami juga butuh bantuan dalam menyeleksi pelamar kerja. Program seleksi kami saat ini tidak memuaskan. Saya memahami bahwa Anda menawarkan materi pengujian karyawan, dan saya mempunyai sejumlah pertanyaan untuk diajukan. Pembukaan Langsung Mohon jawab pertanyaan-pertanyaan berikut mengenai materi pengujian personalia anda. Menjelaskan dalam Isi. Sampaikan rincian-rincian yang menjelaskan permintaan atau respons Anda, membuat struktur informasi agar tulisan menjadi jelas dan mudah dibaca. Di sini Anda harus mempertimbangkan penggunaan beberapa alat grafis untuk menyoroti rincian-rincian tersebut : daftar nomor atau bullet, judul bagian (heading), kolom, dan cetak tebal atau cetak miring. Bila informasi yang ingin Anda sampaikan banyak, mungkin Anda perlu mangembangkan setiap ide dalam

fokuskan pada manfaat bagi pembaca (untuk memastikan Anda menerima sweater yang tepat seperti keinginan Anda. analisis tujuan anda dan antisipasi respons audiens. gunakan diagram tandan atau teknik bagan. Anda dapat mengaitkan terima kasih Anda dengan tenggat waktu (Terima kasih karena mengembalikan daftar isian ini sebelum 5 mei. antisipasi. Meminta Informasi dan Tindakan Mayoritas surat bisnis meminta informasi atau tindakan. tetapi cobalah untuk melakukannya dengan cara yang segar dan efisien. o Analisis. Untuk pesan singkat seperti jawaban atas pertanyaan konsumen. Terima kasih sebelumnya atas. Bersikaplah Spesifik dan sopan dalam Penutupan. Beri alasan penetapan tenggat waktu.. Dalam bagian penutup beritahu pembaca dengan sopan apa yang harys dilakukan. Jika tanggal adalah penting. Meskipun surat rutin mungkin pendek dan langsung. ”Inti dari tulisan yang efektif adalah kemampuan mengelola serangkaian pokok pikiran. dan Bila Anda ada pertanyaan.hindari penutupan lain yang terlalu berlebihan seperti Terima kasih atas kerja sama Anda (basa-basi). Permintaan untuk Menjelaskan Bagian isi menjelaskan tujuan Anda dan memberikan rincian. dan Evaluasi Setelah menyelesaikan draf pertama. dan 3) Memvisualisasi audiens o Penelitian. koreksi untuk ketepatan. dan Adaptasi Sebelum menulis. Banyak dari surat bisnis rutin termasuk salah satu dari tiga kategori : 1) Meminta informasi atau tindakan 2) Memesan produk. ketika kami akan mulai mengolahnya). Bila Anda mempunyai pertanyaan. ajukan pertanyaan terbuka. Tujuan utama si sini adalah 1) Menentukan tujuan 2) Mengantisipasi reaksi audiens. gunakan sedikit waktu untuk menganalisis tugas dan audiens. tentukan sebuah tanggal akhir untuk mengambil tindakan dan jelaskan alasannya. dan Penyusun Kumpulkan informasi dan buat daftar poin yang ingin di cakup.paragraf terpisah dengan transisi yang efektif untuk menghubungkannya. Menunjukkan Penghargaan Memang selalu baik untuk menunjukkan penghargaan. ekspresikan dalam bentuk paralel sehingga Anda membuat seimbang secara gramatikal. Sebagai contoh. mereka akan lebih efektif jika proses penyusunannya dilakukan dengan teliti. Pengorganisasian. Surat permintaan langsung menjaga nada yang sopan. Anda bisa menghubungkan penghargaan Anda dengan suatu pernyataan yang menunjukkan manfaat bagi pembaca (Kami berterima kasih atas informasi yang akan Anda berikan karena hal itu akan menolong kami melayani Anda dengan . seperti cotoh dibawah ini : Apa saja perlengkapan keamanan komputer yang bisa di rekomendasikan ? Apakah Anda mempunyai perlengkapan keamana komputer ? Ingat bahwa kata-kata tertulis tidak dapat diperlunak dengan sebuah senyuman. jangan ragu menghubungi saya (mengesankan bahwa Anda tidak membuat diri Anda jelas). Koreksi. Perhatikan bahwa meskipun permintaan tersebut terdengar seperti sebuah pertanyaan. Menetapkan Proses Penulisan 3-x-3 untuk Surat Rutin sebelum menulis surat rutin. revisilah untuk kejelasan. Dan pastikan Anda merencanakan revisi o Revisi. Anda bisa membuka dengan permintaan yang sopan. Bila mungkin. Untuk mendapatkan informasi sebanyak-banyaknya. menguraikan apa yang perlu dilakukan.. mohon kirimi kami pilihan warna Anda). sertakan tanggal akhit sebuah tanggal penyelesaian tindakan.(basa-basi dan pongah).” berikut ini tinjauan cepat terhadap proses penulisan 3-x-3 untuk membantu Anda memikirkan aplikasinya bagi surat rutin. Bila permintaan Anda meliputi beberapa pertanyaan. catatlah informasi di bawah dokumen yang akan di jawab. san berfokus pada manfaat bagi pembaca. Untuk dokumen panjang yang memerlukan riset formal. hal itu sebenarnya merupakan perintah terselubung. Surat Permintaan Langsung Surat langsung bisa dibuka dengan pertanyaan atau permintaan. Pertanyaan-pertanyaan dalam sebuah surat langsung harus paralel (seimbang secara gramatikal). dan evaluasi untuk efektivitas. seperti Bisakah Anda menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut ini mengenai layanan penggajian Anda?. Bila perlu. Penutupan yang sopan menjelaskan apa yang penerima harus lakukan. Pada titik ini Anda harus menunjukkan secara spesifik apa yang anda ingin pembaca lakukan. atau 3) Membuat klaim yang meminta penyesuaian ketika sesuatu berlangsung salah.

Menunda klaim membuatnya tampak kurang penting. Berikan rincian yang diperlukan sehingga persoalan dapat dikoreksi tanpa korespondensi lebih lanjut. dan ditutup dengan pernyataan niat baik. Sertakan salinan semua dokumen yang berhubungan seperti faktur. Jika perlu sertakan tanggal akhir (kami menyadari bahwa kesalahan dalam pemesanan dan pengiriman kadang terjadi. Klaim langsung merupakan klaim yang Anda harap diterima dengan baik oleh penerima. Membuat Secara Langsung.). Memberi rincian tanpa menjadi marah akan meningkatkan efektivitas surat klaim. Hindari kalimat klise (Terima kasih atas kerja sama Anda) Surat Pesanan  Buka dengan pengesahan pembelian. iklan. nyatakan dengan segera (Mohon kirimkan kami 24 Royal hot air popcorn poppers untuk mengganti 24 hot oil poppers yang salah kirim pada pengiriman tanggal 4 Januari). Gunakan bahasa pemesanan (mohon kirimkan saya. dan tentukan tanggal akhir jika tepat. Bial Anda memesan banyak barang. kuantitas. Dari pada menulis Saya melihat sejumlah barang menarik dalam katalog Anda. ajukan pertanyaan atau berikan perintah yang sopan (mohon Anda menjawab beberapa pertanyaan berikut. Menyimpulkan Simpulkan surat klaim dengan pertanyaan sopan yang menunjukkan niat baik dan mengekspresikan keinginan untuk terus menjaga hubungan baik. harga. Ketika solusi kurang jelas. Atau Anda dapat menjelaskan secara singkat bagaiman informasi akan membantu Anda (Saya menghargai informasi yang akan memampukan saya untuk.  Surat Permintaan Langsung Tiga Tahap Proses Penulisan Membuat surat Klaim Langsung Dalam bisnis banyak hal yang bisa berlangsung tidak sesuai harapan pengiriman yang dijanjikan terlambat. didukung kliam yang spesifik. Ketika solusinya sudah jelas. Dalam mencari informasi.. jelaskan masalah dan berikan alasan permintaan anda.). Untuk menjelaskan atau membetulkan sebuah kesalahan dibuat surat klaim.. Ketika ada alternatif solusi.)  Jelaskan dan berikan alasan permintaan. tanggal. uraikan secara jelas (bila Anda tidak dapat mengirim 24 Royal hot air popcorn poppers dengan segera. . Karena kami puas terhadap pelayanan cepat Anda di waktu lalu. sebutkan metode pengiriman. dan nyatakan sumber informasi (seperti katalog. dan harga total. Tunjukkan penghargaan. Sertakan sebanyak mungkin data spesifik : kuantitas. daftarkan secara vertikal barang-barang tersebut pada isi surat Anda. mulailah secara langsung dengan bahasa pemesanan seperti Mohon kirimi saya via FedEx barang-barang dari katalog musim gugur Anda. deskripsi katalog. Semakin banyak informasi yang diberikan. mohon Anda mengkredit rekening kami sekarang dan memberi tahu kami ketika barangnya sudah tersedia). harga per unit. Dan dalam bagian penutup beritahukan bagaimana cara Anda membayarnya. gunakan pertanyaan terbuka yang dalam bentuk paralel seimbang. Dalam pembukaan beritahukan segera kepada pembaca bahwa surat itu merupakan otorisasi pembelian dan bukan semata-mata permintaan informasi. atau pelayanan yang mengecewakan. kami berharap bahwa anda bisa mengirim hot air poppers kepada kami sebelum tanggal 15 januari). atau artikel majalah). mohon Anda mengklarifikasi kebijakan Anda terkait prosedur reservasi dan keterlambatan tiba). slip penjualan. barang garansi mengalami kerusakan. nomor pesanan. Surat Pesanan Surat pesanan menentukan nama barang atau layanan. maka semakin kecil kemungkinan adanya kesalahan. deskripsi lengkap. dan catatan perbaikan.. Surat klaim dibuka dengan sebuah pernyatan masalah yang jelas. Tunjukkan jumlah total. Daftar Periksa untuk Menulis Permintaan Langsung Surat Permintaan Informasi atau Tindakan  Buka dengan ide utama. Kliam tertulis yang diserahkan pada waktunya akan diperlakukan lebih serius daripada yang ditunda penyerahannya.  Minta tindakan dalam penutupan. serta masukkan pajak dan biaya pengiriman jika mungkin.lebih baik). Untuk memperoleh informasi. padahal mereka sudah mengonfirmasi reservasi di hotel Anda pada tanggal 16 september.. Anda mungkin meminta perubahan kebijakan atau prosedur atau cukup meminta penjelasan (Karena tiga karyawan kami tidak memperoleh kamar... Klaim yang tertunda juga lebih sulit diverivikasi. Menjelaskan Dalam isi surat klaim.. dan metode pembayaran.

Bagian ini berfokus pada balasan rutin dalam tiga situasi : 1. Pada surat balasan langsung. cetak tebal. Saat menjawab sekumpulan pertanyaan atau memberikan banyak data. Isi surat memuat sebuah bullet dan penjelasan mengenai informasi yang dikirim. Penutup yang ramah dan pribadi yang menyimpulkan surat balasan langsung tentu dilakukan untuk membangun hubungan baik dan mempromosikan bisnis di masa depan sambil memberi informasi yang ingin diketahui. menulis surat rekomendasi. Pembukaan. Memperlakukan pesan campuran. tambahkan sebuah pernyataan yang menyenengkan dan keinginan untuk melanjutkan hubungan bisnis. Biasanya disampaikan dalam dua baris di bawah salam pembuka. Mengatur informasi secara logis. Baris subjek tersebut sering tidak menggunakan kata sandang (suatu. berita mendahului berita buruk.Surat yang merekomendasikan orang untuk penghargaan bisa dibuka dengan pernyataan yang lebih suportif. dan tidak di akhiri titik. penggantian. berikan salinan dokumen yang perlu.  Akhiri dengan meminta tindakan. Surat Balasan Langsung Ketika Anda dapat merespons permintaan dengan baik. Memenuhi Permintaan Pembukaan sebuah surat balasan langsung memuat baris subjek. Isi Surat. aturlah informasi tersebut secara logis dan buat agar mudah dibaca dengan menggunakn daftar. perpanjangan waktu. Membuka secara langsung. deskripsi. judul bagian. Rekomendasi yang baik menjelaskan kualitas umum (”keahlian keorganisasional hubungan antar . tabel. Sertakan tanggal akhir jika penting. pengiriman. Merespons pertanyaan konsumen merupakan sebuah kesempatan baik untuk mempromosikan bisnis Anda. jika hal itu diketahui. Menjelaskan surat balasan. Karena surat yang ditulis pada kertas berkop perusahaan dianggap kontrak yang mengikat secara legal. Nyatakan bahwa pernyataan Anda sifatnya rahasia. atau koreksi kesalahan. Beri tahu bagaiman Anda akan membayar dan kapan Anda mengharapkan pengiriman. Dalam isi surat balasan Anda. memenuhi permintaan informasi atau tindakan 2. Surat Klaim  Mulailah dengan tujuan.Mulailah rekomendasi karyawan dengan mengidentifikasi kandidat dan posisi yang diincarnya. mengabulkan klaim dan membuat penyesuaian. penjelasan. serta 3. dan beritahu bahwa Anda menulis atas permintaan pelamar (kandidat). pembukaan menyampaikan tujuan surat dan membangun hubungan dengan pembaca dengan berterima kasih padanya atas dukungan pada musim pertandingan sebelumnya. bukan merupakan kalimat lengkap. gunakan pola langsung. atau sarana grafis lainnya. sebuah). Daftarkan poin-poin dalam bagian isi. berikan penjelasan dan informasi tambahan. Menulis Surat Rekomendasi. Sampaikan pernyataan masalah dengan jelas atau tindakan yang diminta seperti pengembalian uang. baris subjek mengacu dalam bentuk singkat pada korespondensi sebelumnya dan /atau meringkas sebuah pesan (subjek: pertanyaan tanggal 12 Juli anda mengenai Peranti Lunak WorkZone). kredit.  Surat Balasan Konsumen Tiga Tahapan Proses Penulisan Tujuan anda adalah menyampaikan berita buruk secara jelas tanpa memberikannya menjadi fokus pesan. Sertakan kuantitas. Pada isi surat sampaikan klaim secara spesifik.  Jelaskan secara objektif. harga per unit. Surat yang menjawab permintaan dibuka dengan baris subjek untuk mengidentifikasi topik dengan segera. cetak miring. Pola langsung juga tepat bagi pesan yang kebanyakan berisi berita baik tetapi mungkin memepunyai beberapa berita negatif. Ekspresikan penghargaan. nomor pesanan. Baris subjek membantu pembaca mengenali topik dengan segera. Surat rekomendasi menyampaikan evaluasi yang jujur dan objektif mengenai individu dan membantu memadankan kandidat dengan pekerjaan. dan harga total.  Tutup dengan data pembayaran. Isi surat rekomendasi pekerjaan sebaiknya menjelaskan kinerja dan potensi kandidat dalam istilah yang spesifik. Simpan salinan surat. Surat rekomendasi ditulis untuk mencalonkan orang untuk penghargaan dan untuk keanggotaan dalam organisasi. Dalam pesan berita campuran. pajak. pastikan untuk memeriksa fakta dan angka dengan hati-hati.

Ada kemungkinan besar untuk mengabulkannya.pribadi”) yang didukung oleh bukti-bukti spesifik yang menjelaskan kualitas tersebut. Banyak manajer yang menambahkan sebuah pernyataan yang menunjukkan apakah mereka akan mempekerjakan kembali pelamar. Anda bisa melakukannya dengan menjelaskan penyebab masalah (jika Anda tahu) atau dengan menjelaskan tindakan yang Anda ambil untuk menghindari berulangnya masalah. yang ditulis ketika kandidat belum tahu posisi spesifik yang dituju. Tunjukkan bagaimana Anda memeringkat orang itu dalam kaitannya dengan orang lain pada posisi yang sama. jika ada yang salah. • Tawarkan peringkat keseluruhan pelamar. Kesimpulan. sering dimulai dengan salam KEPADA CALON ATASAN. Pembukaan dari sebuah surat penyesuaian yang positif sebaiknya segera menyetujui klaim konsumen. Sekali Anda memutuskan untuk mengabulkan klaim. Dalam membuat sebuah penyesuaian. • Badingkan pelamar dengan orang lain dalam bidang yang sama. tujuannya adalah mendapatkan kembali kepercayaan konsumen. konsumen hanya ingin mengeluh dan mengetahui bahwa sesuatu telah dilakukan terkait dengan hal yang dikeluhkan. pertama-tama harus memutuskan apakah akan mengabulkan klaim atau tidak. Anda akan mempunyai tiga tujuan dalam surat penyesuaian : • Meralat kesalahan. kalau ada kesempatan. • Mendapatkan kembali kepercayaan konsumen. mereka mengganti barang dagangan. untuk mendukung pelamar pada posisi yang sudah diketahui. • Tarik kesimpulan berkaitan dengan rekomendasi. kami akan membuat pengecualian dalam kasus ini) bisa menyebabkan kekecewaan yang lebih besar daripada tidak ada respons sama sekali. Kadang-kadang. Ingat bahwa tujuan utama dalam penyesuaian adalah mempertahankan kesetiaan konsumen. Surat penyesuaian memperbaiki kesalahan. Pernyataan yang terdengar enggan (meskipun kami biasanya menolak untuk memperpanjang garansi. konsumen dilindungi oleh hukum untuk perbaikan kerusakan. dan mempromosikan bisnis lebih lanjut. ditujukan pada individu. dan memperbaiki barang. Mengabulkan Kliam dan Membuat Penyesuaian Bisnis biasanya merespons klaim dengan baik karena paksaan hukum dan keinginan untuk memelihara hubungan baik dengan konsumen. Bahkan bisnis yang terbaik dan terkemuka kadang kala menerima klaim atau keluhan dari konsumen. • Jelaskan lamanya pelamar bekerja dan pekerjaannya. hindari kalimat yang bernada marah atau dendam. Anda sebaiknya menawarkan evaluasi keseluruhan.  Tips untuk Menulis Surat Rekomendasi • Identifikasi tujuan dan kerahasiaan pesan. • Berikan contoh spesifik keahlian profesional dan kepribadian pelamar. Surat rekomendasi yang umum. jika relevan. Pada paragraf akhir sebuah rekomendasi. mendapatkan kembali kepercayaan konsumen. Kebanyakan bisnis mengabulkan klaim dan segera membuat penyesuaian. memperpanjang diskon. mengembalikan uang. Rekomendasi yang lebih spesifik. Tetapi . Bila sebuah penjelasan tidak mengandung ancaman terhadap pengakuan tanggung jawab. Dalam merespons klaim konsumen. berikan rincian. • Mempromosikan bisnis lebih lanjut. Kecuali kalau klaim tersebut jelas-jelas curang atau menunjukkan jumlah yang berlebihan. Pertama. mengirim kupon. Bisnis melakukan penyesuaian yang baik terhadap klaim yang sah karena dua alsan. dan tak pelak lagi. Perlindungan kedua. Pembukaan dengan Berita Baik Kalimat pembuka menyampaikan berita baik secara langsung. lakukan dengan senang hati. Hubungan baik dan ingatan konsumen berpengaruh penting terhadap laba. Menjelaskan Alasan Dalam isi sebuah surat penyesuaian. • Jelaskan hubungan Anda dengan pelamar. • Ringkas atribut-atribut pelamar. kebanyakan organisasi dengan tulus ingin memuaskan konsumen mereka dan mempertahankan bisnis mereka. Bagian penutup rekomendasi menyampaikan peringkat keseluruhan dan mungkin menawarkan untuk memberi informasi lebih lanjut melalui telepon.

 Akhir dengan pernyataan yang sopan dan bersahabat.  Akhiri dengan penilaian terhadap kandidat secara keseluruhan. Kinerja. Biarkan kata-kata Anda menunjukkan perasaan yang sebenarnya. Ekspresikan penghargaan kepada konsumen karena telah menulis. sampaikan keinginan Anda untuk terus melayani.  Dalam isi surat tambahan pernyataan pendukung. • Spontaneous (Spontan).  Jangan membuat janji yang tidak realistis. berterima kasih atas bisnis yang telah dilakukan di masa lalu. dan harapan untuk terus berbisnis. Menutup Surat Penyesuaian Untuk menutup sebuah surat penyesuaian. asumsikan bahwa masalah telah diselesaikan dan bahwa bisnis di masa depan akan berlanjut. Pastikan untuk memfokuskan pesan semata-mata pada penerima dan bukan pengirim. Anda mengklaim). hal ini tidak profesional. dan/atau sebutkan produk baru jika kelihatannya tepat. • Sincere (Sungguh-sungguh).  Tutup secara positif. Dukung kualitas umum dengan bukti spesifik. dan jelaskan hubungan Anda dengan kandidat. cobalah untuk mencapai tujuan . atau kolom. kegagalan. penyesalan. Jelaskan pekerjaan pelamar saat ini.  Jangan menyalahkan konsumen bahkan jika mereka mungkin salah. Identifikasi korespondensi sebelumnya dan topik surat ini. bagaimana tindakan Anda untuk mencegah berulangnya masalah bahasa surat penyesuaian terutama sekali harus sensitif. karena konsumen sudah kecewa. Berikut ini beberapa bahasa yang jangan digunakan:  Jangan gunakan kata-kata negatif (kesusahan. Konsumen marah ketika organisasi tidak mengambil tanggung jawab atau mencoba melemparkan kesalahan ke tempat lain. kesalahan. Ingat bahwa fokus utama surat Anda terletak pada : 1. Meskipun pesan niat baik dapat sepanjang yang diperlukan. Verifikasi setiap pernyataan negatif. Hindari terdengar dendam atau enggan. Pada kalimat pertama sampaikan informasi yang diinginkan pembaca  Pada isi surat berikan penjelasan dan informasi tambahan.  Dalan isi surat dapatkan kembali kepercayaan konsumen. Menulis Surat Rekomendasi  Bukalah dengan mengidentifikasi informasi. • Short (Singkat). Jaga agar pesan Anda segar dan antusias. lakukan hal itu lebih awal dan singkat. dan potensi. Anda tidak dapat menjamin bahwa situasi itu tidak akan terulang. berterima kasih atas bisnis di masa lalu. judul bagian.  Buka dengan segera. Penuhi klaim konsumen dengan segera. Menulis Pesan untuk Memenangi Niat Baik Pesan niat baik itu adalah: • Selfless (Tanpa pamrih). beri tahu pembaca bagaimana caranya dan beri rincian yang berguna. ketidaknyamanan. Mengabulkan Klaim dan Membuat Penyesuaian  Buka dengan persetujuan. bagaimana Anda memenuhi permintaan 2. Haruskah Anda Minta Maaf? Bila anda merasa bahwa sebuah permintaan maaf adalah tepat. dan 3.  Jangan menyalahkan orang atau departemen dalam organisasi Anda. atau menyinggung sebuah produk baru. keterampilan. identifikasi posisi.jangan membuat penjelasan Anda terdengar seperti sebuah alasan. Anda dapat menunjukkan penghargaan karena pembaca menulis. • Specific (Spesifik). Daftar Periksa untuk Menulis Surat Balasan Langsung Memenuhi Permintaan  Gunakan baris subjek. bagaiman persoalan muncul.. merujuk pada keinginan Anda untuk meleyani konsumen kembali. mungkin dengan menggunakan daftar. Atur informasi ini secara logis. Sebutkan nama kandidat. Tegaskan bahwa Anda menulis atas permintaan kandidat dan bahwa surat tersebut rahasia. kesalahpahaman. Buat pesan menjadi personal dengan menyebutkan kejadian spesifik atau sifat khas penerima. Bila diperlukan tindakan lanjutkan.jelaskan penyebab masalah atau jelaskan usaha yang sedang dilakukan untuk menghindari masalah itu terulang.

(2) lingkungan yang menyenangkan. kolega. Kebanyakan kita pernah mengalami kemalangan dan kesedihan pun terasa lebih ringan ketika kita mengetahui bahwa orang lain peduli. keluarga. Pujilah. Menjawab Pesan Ucapan Selamat o Respons pada ucapan terima kasih. kebanyakan pesan niat baik cukup singkat. Menyampaikan Simpati o Rujuklah pada kehilangan atau tragedi secara langsung tetapi sensitif. Beri tahu arti bantuan itu bagi Anda. Kirim surat singkat yang mengekspresikan apresiasi Anda. o Bersungguh-sungguh dalam mengucapkan terima kasih atas bantuan. hindari mengecilkan pencapaian Anda dengan komentar-komentar yang mengesankan bahwa Anda tidak benar-benar patut menerima pujian atau bahwa pengirim membesar-besarkan kualitas baik Anda. dan langsung. (1) Identifikasi pemberian. o Menerima pujian dengan sopan. Mungkin merujuk pada kelebihan yang penerima temukan pada teman. Terima kasih  Surat Terima Kasih atas Kebaikan Surat yang menunjukkan apresiasi dan mengungkapkan terima kasih adalah penting bagi penerimanya. Berusahalah untuk membuat pesan terasa alami. (4) tuan rumah yang baik. o Akhir dengan kalimat yang positif dan membesarkan hati. (2) beri tahu mengapa Anda menghargainya. Jangan membuat komentar yang meremehkan. Tunjukkan perasaan jujur Anda dengan bahasa percakapan dan bersahaja. Beri tahu seberapa baik perasaan Anda karena pesan tersebut. Bahas penerima. kenanglah almarhum. Meskipun demikian. Meskipun demikian. o Short (Singkat). Merespons pesan semacam itu adalah hal yang benar untuk dilakukan. Hindari frase basa-basi. o Specific (Spesifik). dan (3) Jelaskan bagaimana Anda akan menggunakannya. dan (5) persahabatan yang tulus. Anda umumnya menulis sebuah catatan singkat pada kertas khusus atau kartu ucapan. meskipun bisa sepanjang yang diperlukan. Respons Luangkan waktu untuk merespons setiap pesan niat baik yang Anda terima. Ingat bahwa. Dalam kalimat pertama sebutkan kehilangan itu dan reaksi personal Anda. Daripada memberi pernyataan umum o Sincere (Sungguh-sungguh). surat yang mengekspresikan rasa simpati mungkin lebih sulit ditulis daripada jenis pesan lain.Anda dalam sedikit kalimat. sesuai situasi. Daftar Periksa untuk Menulis Pesan Niat Baik Pedoman Umum : Lima S o Selfless (Tanpa pamrih). Simpati Surat simpati sebaiknya merujuk pada kemalangan secara sensitif dan menawarkan bantuan. o Berikan pujian dalam mengekspresikan terima kasih atas keramahtamahan. atau agama. o Untuk kematian. o Spontaneous (Spontan). segar. bukan pengirim. Mengucapkan Terima Kasih o Cakup tiga poin dalam ucapan terima kasih. Gagal merespons ucapan selamat dan pesan niat baik lainnya adalah seperti gagal berkata ”Terima kasih kembali” ketika seseorang mengatakan ”Terima Kasih”. Jelaskan sifat khas almarhum yang positif. (3) kehangatan. Dalam mengungkapkan terima kasih. (1) makanan enak. .

Perkembangan teknologi yang begitu cepat masuk pada aspek kegiatan usaha c.akibat suatu resiko serta metode yang paling tepat untuk menaggani kerugian tersebut yang dihubungkan dengan tingkat profitabilitas badan usaha. tanggung jawab.hukum serta aspek-aspek sosial lainya TUJUAN MANAJEMEN RESIKO Tujuan sebelum terjadinya kerugian Tujuan setelah terjadinya kerugian Tujuan sebelum terjadinya kerugian efisiensi. Bertambah cepatnya perkembanggan perdagangan internasional serta kegiatan yang bersifat internasional b. Surat yang ditujukan kepada individu di wilayah tertentu. sebaiknya menggunakan pola organisasional yang kurang langsung dan lebih formal nadanya. format. tingkat pimpinan pelaksana .Menulis Pesan Internasional Surat internasional sebaiknya sesuai dengan kebiasaan organisasional. Resiko tersebut muncul karena beberapa factor yang merupakan akses dari usaha kegiatan modern FAKTOR – FAKTOR RESIKO YANG MUNCUL ANTARA LAIN . surat tersebut juga sebaiknya disesuaikan dengan format surat regional yang tepat. Meningkatnya kesadaran dan kepedulian masyarakat terhadap sesuatu yang dihasilkan oleh kegiatan usaha . meningkatkan kepercayaan menanggulangi tanggung jawab terhadap pihak luar . dan budaya negara penerima. misalnya polusi. Perkembangan integrasi organisasi usaha dan kerjasama usaha dengan melahirkan model akusisi serta bentuk integrasi lain d.a. standarisasi produk. DILIHAT DARI DUNIA USAHA MANAJEMEN RESIKO Merupakan sesuatu hal yang tidak boleh diabaikan bertambah kompleknya kegiatan usaha telah membawa pengaruh pada kebutuhan untuk lebih khusus mempertahankan resiko yang mungki dihadapi. yaitu kegiatan penemuan dan analisis sistimatis atas kerugian kerugian yang mungkin dihadapi oleh badan usaha. seperti Jepang dan Eropa. ================================================================================= Manajemen resiko Disusun Oleh : Dodi indaryana 41609010002 Latar Belakang Tujuan Pembelajaran manajemen resiko * Mengerti maksud dan tujuan manajemen resiko * Mengetahui sistem pengolahan dalam menajemen resiko * Mengetahui Tahapan dalam pengambilan keputusan PENGERTIAN MANAJEMEN RESIKO Manajemen Resiko merupakan kegiatan manajemen yang dilakukan pada tingkatan.

Termasuk definisi tujuan dan persiapan sarana pengawasan yang cukup untuk melaksanakan fungsi.fungsi manajemen Resiko fungsi manajemen Resiko serta penilaianya diantaranya Formulasi kebijaksanaan Perancanaan program .fungsi tersebut diterjemahkan dalam formulasi kebijaksanaan.Tujuan setelah terjadinya kerugian kontinuitas operasi tetep survive Stabilitas pendapatan dan pertumbuhan FUNGSI POKOK MANAJEMEN RESIKO Menemukan Kerugian Potensial Evaluasi Kerugian Potensial Memilih Metode Pengelolaan Administrasi program Menemukan Kerugian Potensial Yang pertama harus dilakukan adalah memanfaatkan sumber resiko yangsecara potensial dapat menimbulkan kerugian. pengorganisian. Sumber-sumber resiko antara lain Loss exposure survey and check list Financial statement Resiko keuangan Resiko produksi dan tenaga kerja Evaluasi Kerugian Potensial Kegiatan ini adalah menggukur frekuensi dan kegawatan kerugian bila benar terjadi Pengukuran frekuensi kerugian menyangkut jumlah kali kerugian yang mungkin terjadi dalam masa tertentu… . pelaksanaan dan pengawasan. bagaimana kegiatan tersebut diorganisir. Memilih Metode Pengelolaan Jenis jenis metode pengelolaan antara lain Asumsi( Retensi ) Transfer Kombinasi Pencegahan kerugian Menghindari Pengetahuan dan penelitian Administrasi program Lazim dalam ilmu manajemen terdapat fungsi perencanaan. sampai berapa jauh pengambilan keputusan yang menyangkut resiko murni harus dilakukan.Didalam manajemen Resiko . pengelolaan resiko.

terjadinya suatu peristiwa yang menimbulkan kerugian atau kerusakan.Statemen kebijaksanaan Review berkala MANAJEMEN RESIKO Manajemen Resiko seperti dengan manajemen lain merupakan suatu badan tidak tercapai . Terhadap resiko.resiko yang mungkin timbul serta segala yang diakibatkannya dan bagaimana cara mengatasinya atau mengeleminir merupakan bagian dari manajemen resiko . karena tidak dimanfaatkanya fasilitas-fasilita yang dimilikinya.