Fungsi Arkib Negara Malaysia

Fungsi

1. Memberi khidmat nasihat kepada jabatan-jabatan Kerajaan mengenai pengurusan rekod

awam yang sistematik dan berkesan.
2. Mengesan, mengumpul menyimpan dan memelihara rekod dan bahan-bahan maklumat
yang mempunyai nilai kebangsaan dan sejarah sebagai warisan khazanah negara.
3. Menyediakan kemudahan rujukan dan penyelidikan kepada jabatan-jabatan Kerajaan dan
orang awam.
4. Menjalankan program penyelidikan dan pendokumentasian bagi tujuan
memperlengkapkan maklumat mengenai sejarah tanahair.
5. Menyebarkan ilmu dan maklumat bernilai sejarah dikalangan orang ramai.

Bahagian Pengurusan Rekod Kerajaan

 Objektif

1. Memastikan rekod awam diuruskan dengan sistematik dan berkesan mengikut peraturan
dan piawaian yang ditetapkan agar rekod dapat dipelihara dan diakses;
2. Memastikan Pusat Rekod Agensi yang dibangunkan oleh pejabat awam mematuhi
spesifikasi yang ditetapkan oleh Arkib Negara;
3. Memastikan Program Pengurusan Rekod Elektronik yang dilaksanakan di pejabat awam
mematuhi piawaian yang ditetapkan oleh Arkib Negara;
4. Memastikan pelupusan rekod kerajaan dilaksanakan secara sistematik dan mematuhi
peraturan yang ditetapkan oleh Arkib Negara bagi penjimatan ruang, kos dan peralatan di
pejabat awam;
5. Memastikan Rekod Penting Kerajaan di pejabat awam diurus dan dipelihara dengan
teratur dan selamat; dan
6. Memastikan Pelan Tindakan Bencana Rekod Kerajaan disedia dan dilaksanakan di
pejabat awam.

Seksyen Perkhidmatan Pusat Rekod

A. Unit Pusat Rekod Arkib

1. Merancang keperluan ruang dan peralatan untuk penyimpanan rekod kerajaan
yang dipindahkan ke Arkib Negara;
2. Merancang dan menguruskan penerimaan rekod yang diputuskan pindah dari
pejabat awam kepada jagaan dan kawalan Arkib Negara;
3. Mengurus dan menjalankan kerja-kerja pemprosesan rekod kerajaan;
4. Menguruskan penyimpanan dan memantau pemeliharaan rekod kerajaan di Pusat
Rekod Arkib;
5. Memastikan keselamatan premis Pusat Rekod Arkib;
 6. Menguruskan khidmat rujukan jabatan;
7. Merancang dan melaksanakan Projek URUS; dan
8. Merancang, mengurus dan melaksanakan pemindahan kumpulan rekod kerajaan
yang telah bertaraf arkib awam ke Seksyen Repositori.
B. Unit Pusat Rekod Agensi
1. Menyediakan spesifikasi bagi penubuhan Pusat Rekod Agensi;
2. Menyediakan prosedur, piawaian dan panduan berkaitan penyenggaraan dan
pemeliharaan rekod awam di Pusat Rekod Agensi;
3. Memberi khidmat kepakaran berkaitan penubuhan dan penyenggaraan Pusat
Rekod Agensi; dan
4. Memantau keakuran kepada spesifikasi dan piawaian bangunan, kelengkapan dan
peralatan penyimpanan.

Seksyen Pengurusan Rekod Elektronik

A. Unit Pengurusan Rekod Elektronik

1. Merancang dan menyediakan dasar, prosedur dan panduan berkaitan pengurusan
rekod elektronik di pejabat awam;
2. Merancang dan melaksanakan program dan aktiviti pengurusan rekod elektronik
di sepanjang kitaran hayat rekod:
 Khidmat nasihat pengurusan rekod elektronik
 Khidmat nasihat pembangunan aplikasi ERMS
 Taklimat pengurusan rekod elektronik
3. Merancang dan menyediakan inventori bagi legacy system di pejabat awam serta
menjalankan kajian sistem dan penilaian rekod bagi tujuan pelupusan rekod;
4. Membantu menyediakan kelasifikasi fail di pejabat awam;
5. Menjalankan ujian keakuran aplikasi pengurusan rekod elektronik di pejabat
awam kepada spesifikasi sistem ERMS yang dibangunkan oleh ANM;
6. Menjalankan program kerjasama dalam pelaksanaan projek-projek kerajaan
elektronikJawatankuasa Pemandu Kerajaan Elektronik
 JITIK
 Seksyen GOE, MAMPU
7. Menguruskan penggunaan aplikasi ERMS di ANM:
8. Melaksanakan pemantauan ke atas pengurusan rekod elektronik di pejabat awam
B. Unit Perolehan Dan Pemprosesan Rekod Elektronik
1. Merancang dan menyediakan prosedur dan panduan berkaitan pelupusan rekod
elektronik;
2. Merancang dan melaksanakan pemindahan rekod elektronik ke ANM:
 pemindahan
 pengesahan
 kuarantin
 semakan kualiti
 ingestion
 mengesahkan penerimaan/ pemindahan
3. Merancang dan melaksanakan web-archiving.
 Seksyen Rekod Penting Dan Pemulihan Bencana

1. Rekod Penting Negara

o Merancang, merangka dan menyediakan peraturan, prosedur dan panduan
Program Rekod Penting Negara;
o Melaksanakan Program Rekod Penting Negara selaras dengan prosedur dan
panduan yang ditetapkan; dan
o Memantau pelaksanaan Program Rekod Penting Negara;
2. Pelan Tindakan Bencana
o Merancang, merangka dan menyediakan peraturan, prosedur dan panduan
penyediaan Pelan Tindakan Bencana Rekod Kerajaan (PTBRK);
o Memberi khidmat kepakaran bagi penyediaan dan pelaksanaan PTBRK di pejabat
awam
o Menyelaras penyediaan dan pelaksanaan PTBRK di pejabat awam;
o Merangka, menyedia dan mengemaskini Pelan Tindakan Bencana Arkib Negara;
o Membentuk dan mengurus Pasukan Tindakan Bencana Rekod Kerajaan; dan
o Melaksana tindakan pemulihan rekod akibat bencana.

Seksyen Pelupusan Rekod

A. Unit Pelupusan Rekod

1. Merangka dasar dan menyediakan garis panduan pelupusan rekod kerajaan;
2. Merancang dan melaksanakan program pelupusan rekod kerajaan;
 Menguruskan permohonan pelupusan rekod
 Melaksanakan penilaian rekod
 Menguruskan kebenaran pelupusan rekod
 Memantau pemusnahan dan pemindahan rekod
3. Mengemaskini pangkalan data pelupusan rekod; dan
4. Melaksanakan kerja-kerja keurusetiaan Jawatankuasa Pelupusan Rekod.
B. Unit Penyediaan Jadual Pelupusan Rekod (JPR)
1. Merangka dasar dan menyediakan jadual bagi pemindahan rekod penting dan/atau
rekod terperingkat ke Arkib Negara;
2. Menyediakan Jadual Pelupusan Rekod Urusan Am;
3. Merancang penyediaan Jadual Pelupusan Rekod Fungsian pejabat awam;
4. Merancang dan mengendalikan bengkel penyediaan Jadual Pelupusan Rekod
Fungsian bagi pejabat awam;
5. Melaksanakan pemakaian Jadual Pelupusan Rekod Urusan Am dan Jadual
Pelupusan Rekod Kewangan dan Perakaunan pejabat awam;
6. Mengemaskini Jadual Pelupusan Rekod Urusan Am, Jadual Pelupusan Rekod
Kewangan dan Perakaunan serta Jadual Pelupusan Rekod Fungsian Jabatan; dan
7. Melaksanakan kerja-kerja keurusetiaan Jawatankuasa Jadual Pelupusan Rekod.