Fungsi Arkib Negara Malaysia

Fungsi
1. Memberi khidmat nasihat kepada jabatan-jabatan Kerajaan mengenai pengurusan rekod awam yang sistematik dan berkesan. 2. Mengesan, mengumpul menyimpan dan memelihara rekod dan bahan-bahan maklumat yang mempunyai nilai kebangsaan dan sejarah sebagai warisan khazanah negara. 3. Menyediakan kemudahan rujukan dan penyelidikan kepada jabatan-jabatan Kerajaan dan orang awam. 4. Menjalankan program penyelidikan dan pendokumentasian bagi tujuan memperlengkapkan maklumat mengenai sejarah tanahair. 5. Menyebarkan ilmu dan maklumat bernilai sejarah dikalangan orang ramai.

Bahagian Pengurusan Rekod Kerajaan
y

Objektif

1. Memastikan rekod awam diuruskan dengan sistematik dan berkesan mengikut peraturan dan piawaian yang ditetapkan agar rekod dapat dipelihara dan diakses; 2. Memastikan Pusat Rekod Agensi yang dibangunkan oleh pejabat awam mematuhi spesifikasi yang ditetapkan oleh Arkib Negara; 3. Memastikan Program Pengurusan Rekod Elektronik yang dilaksanakan di pejabat awam mematuhi piawaian yang ditetapkan oleh Arkib Negara; 4. Memastikan pelupusan rekod kerajaan dilaksanakan secara sistematik dan mematuhi peraturan yang ditetapkan oleh Arkib Negara bagi penjimatan ruang, kos dan peralatan di pejabat awam; 5. Memastikan Rekod Penting Kerajaan di pejabat awam diurus dan dipelihara dengan teratur dan selamat; dan 6. Memastikan Pelan Tindakan Bencana Rekod Kerajaan disedia dan dilaksanakan di pejabat awam.

Seksyen Perkhidmatan Pusat Rekod A. Unit Pusat Rekod Arkib 1. Merancang keperluan ruang dan peralatan untuk penyimpanan rekod kerajaan yang dipindahkan ke Arkib Negara; 2. Merancang dan menguruskan penerimaan rekod yang diputuskan pindah dari pejabat awam kepada jagaan dan kawalan Arkib Negara; 3. Mengurus dan menjalankan kerja-kerja pemprosesan rekod kerajaan; 4. Menguruskan penyimpanan dan memantau pemeliharaan rekod kerajaan di Pusat Rekod Arkib; 5. Memastikan keselamatan premis Pusat Rekod Arkib;

3. mengurus dan melaksanakan pemindahan kumpulan rekod kerajaan yang telah bertaraf arkib awam ke Seksyen Repositori. 7. Merancang dan melaksanakan web-archiving. Merancang dan melaksanakan program dan aktiviti pengurusan rekod elektronik di sepanjang kitaran hayat rekod:  Khidmat nasihat pengurusan rekod elektronik  Khidmat nasihat pembangunan aplikasi ERMS  Taklimat pengurusan rekod elektronik 3. 2. Merancang dan menyediakan dasar. MAMPU 7. Melaksanakan pemantauan ke atas pengurusan rekod elektronik di pejabat awam B. 2. prosedur dan panduan berkaitan pengurusan rekod elektronik di pejabat awam. dan 4. . Merancang. 5. Seksyen Pengurusan Rekod Elektronik A. piawaian dan panduan berkaitan penyenggaraan dan pemeliharaan rekod awam di Pusat Rekod Agensi. Menyediakan prosedur. Merancang dan menyediakan inventori bagi legacy system di pejabat awam serta menjalankan kajian sistem dan penilaian rekod bagi tujuan pelupusan rekod. Menjalankan program kerjasama dalam pelaksanaan projek-projek kerajaan elektronikJawatankuasa Pemandu Kerajaan Elektronik  JITIK  Seksyen GOE. 6. B. Memantau keakuran kepada spesifikasi dan piawaian bangunan.6. Menjalankan ujian keakuran aplikasi pengurusan rekod elektronik di pejabat awam kepada spesifikasi sistem ERMS yang dibangunkan oleh ANM. Merancang dan melaksanakan Projek URUS. Unit Pengurusan Rekod Elektronik 1. Merancang dan melaksanakan pemindahan rekod elektronik ke ANM:  pemindahan  pengesahan  kuarantin  semakan kualiti  ingestion  mengesahkan penerimaan/ pemindahan 3. Merancang dan menyediakan prosedur dan panduan berkaitan pelupusan rekod elektronik. Unit Perolehan Dan Pemprosesan Rekod Elektronik 1. Unit Pusat Rekod Agensi 1. Menguruskan khidmat rujukan jabatan. Menyediakan spesifikasi bagi penubuhan Pusat Rekod Agensi. Menguruskan penggunaan aplikasi ERMS di ANM: 8. 2. dan 8. Memberi khidmat kepakaran berkaitan penubuhan dan penyenggaraan Pusat Rekod Agensi. 4. Membantu menyediakan kelasifikasi fail di pejabat awam. kelengkapan dan peralatan penyimpanan.

Menyediakan Jadual Pelupusan Rekod Urusan Am. dan 7. 2. Merangka dasar dan menyediakan jadual bagi pemindahan rekod penting dan/atau rekod terperingkat ke Arkib Negara. o Membentuk dan mengurus Pasukan Tindakan Bencana Rekod Kerajaan. 4. Mengemaskini Jadual Pelupusan Rekod Urusan Am. Pelan Tindakan Bencana o Merancang. . Mengemaskini pangkalan data pelupusan rekod. prosedur dan panduan Program Rekod Penting Negara.  Menguruskan permohonan pelupusan rekod  Melaksanakan penilaian rekod  Menguruskan kebenaran pelupusan rekod  Memantau pemusnahan dan pemindahan rekod 3. 6. 2. Merancang penyediaan Jadual Pelupusan Rekod Fungsian pejabat awam. Melaksanakan pemakaian Jadual Pelupusan Rekod Urusan Am dan Jadual Pelupusan Rekod Kewangan dan Perakaunan pejabat awam. o Memberi khidmat kepakaran bagi penyediaan dan pelaksanaan PTBRK di pejabat awam o Menyelaras penyediaan dan pelaksanaan PTBRK di pejabat awam. 3. Melaksanakan kerja-kerja keurusetiaan Jawatankuasa Pelupusan Rekod. Melaksanakan kerja-kerja keurusetiaan Jawatankuasa Jadual Pelupusan Rekod. 2. Unit Pelupusan Rekod 1. merangka dan menyediakan peraturan. Seksyen Pelupusan Rekod A. Merangka dasar dan menyediakan garis panduan pelupusan rekod kerajaan. o Melaksanakan Program Rekod Penting Negara selaras dengan prosedur dan panduan yang ditetapkan. dan o Melaksana tindakan pemulihan rekod akibat bencana. Merancang dan melaksanakan program pelupusan rekod kerajaan. Unit Penyediaan Jadual Pelupusan Rekod (JPR) 1. 5. merangka dan menyediakan peraturan. menyedia dan mengemaskini Pelan Tindakan Bencana Arkib Negara. Jadual Pelupusan Rekod Kewangan dan Perakaunan serta Jadual Pelupusan Rekod Fungsian Jabatan.Seksyen Rekod Penting Dan Pemulihan Bencana 1. Rekod Penting Negara o Merancang. o Merangka. prosedur dan panduan penyediaan Pelan Tindakan Bencana Rekod Kerajaan (PTBRK). dan o Memantau pelaksanaan Program Rekod Penting Negara. B. dan 4. Merancang dan mengendalikan bengkel penyediaan Jadual Pelupusan Rekod Fungsian bagi pejabat awam.