P. 1
bahan TA

bahan TA

|Views: 19|Likes:

More info:

Published by: -iibah 'atsuko Katsushika'- on May 23, 2011
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as DOCX, PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

11/13/2012

pdf

text

original

Bagi Anda yang bekerja di perusahaan besar, job description atau uraian jabatan adalah sesuatu yang sudah

lazim. Tidak perlu dibantah lagi, job description sangat diperlukan. Job description yang lengkap akan sangat membantu dalam proses seleksi, training, penilaian kinerja dan perencanaan kompensasi. Tanpa job description, bagaimana Anda bisa melakukan penilaian yang akurat dan adil bagi karyawan? Berdasarkan kriteria apa Anda menilai karyawan Anda, bila apa yang diharapkan dari dia tidak jelas? Namun, masih ada perusahaan, khususnya yang beskala kecil (dengan karyawan tak lebih dari 50 orang), yang tidak membuat job description untuk karyawannya dengan berbagai alasan. Memang tidak mudah membuat job description yang baik, terutama untuk jenis-jenis pekerjaan yang sifatnya baru, yakni yang hanya ada di perusahaan tertentu. Atau, karena sedikitnya jumlah karyawan, maka karyawan dituntut untuk memegang berbagai tanggung jawab yang berbeda. Dengan berbagai alasan ini, maka perusahaan tersebut tidak membuat job description untuk posisi-posisi yang ada di dalam perusahaan. Sesungguhnya, membuat job description mungkin tidak sesulit yang Anda bayangkan. Tulisan ini mencoba membantu Anda membuat job description. Meskipun uraian jabatan yang Anda buat tidak seratus persen akurat untuk posisi di perusahaan Anda, namun setidaknya Anda dan karyawan Anda mempunyai pegangan yang jelas dalam melaksanakan pekerjaan, dan melakukan penilaian. Analisis Jabatan Untuk membuat job description, pertama kali yang perlu dilakukan adalah analisis jabatan. Ini adalah proses menganalisis sebuah posisi/jabatan dan mengumpulkan informasi selengkap-lengkapnya untuk membuat job description. Proses pengumpulan informasi itu biasanya melalui wawancara dengan karyawan, mengamati karyawan dalam mengerjakan suatu pekerjaan tertentu, meminta karyawan mengisi kuesioner dan lembar kerja, dan mengumpulkan informasi tentang posisi/jabatan tersebut dari sumber-sumber sekunder (buku, internet). Setelah semua informasi terkumpul, si analis menuliskan hasil analisis tersebut dan melakukan review bersama karyawan pemegang posisi/jabatan tersebut. Dokumen itu kemudian dipresentasikan kepada supervisor si karyawan untuk review lebih lanjut (sering si supervisor ini sendiri adalah si analis). Supervisor bisa menambah, menghapus, atau mengubah tanggung jawab, pengetahuan dan skill yang diperlukan, dan juga karakteristik yang lain. Setelah mendapat persetujuan dari supervisor, maka dokumen itu pun diteruskan kepada level yang lebih tinggi untuk mendapat persetujuan terakhir. Setelah itu maka perusahaan dapat mempersiapkan sebuah dokumen job description untuk posisi/jabatan tersebut yang ditandatangani secara resmi.

Peran Karyawan Karyawan memegang peran yang sangat penting dalam proses ini. tidak relevan dalam hal ini. Beberapa saran di bawah ini bisa digunakan untuk membantu karyawan dalam proses analisis jabatan: -Karyawan perlu menyisihkan waktu untuk memikirkan tugas dan tanggung jawab sehari-harinya. Laporan yang harus dibuat. Hingga kemudian si pengganti didapatkan. maka ia tetap diminta untuk melakukan penghitungan tersebut. serta karakteristik yang lain. Tingkat jabatan 3. sehingga berbicara mengenai kinerja. dan Wewenang dalam posisi tersebut. Padahal jika kita meninjau kembali bobot pekerjaan tersebut. tapi keputusan manajemen menentukan batasan-batasan dalam sebuah posisi. -Perlu juga diingat bahwa masukan dari karyawan penting. tiba-tiba dimintakan bantuan untuk membantu menyelesaikan perhitungan cuti disebabkan dia yang bertanggung jawab untuk melakukan pekerjaan ini mengundurkan diri secara mendadak. Persyaratan khusus (bila ada). Contoh: bersedia bekerja lembur. Tugas dan tanggung jawab 7. pada hari libur dan akhir pekan seperti yang disyaratkan oleh pekerjaan tertentu. Penulisan Job Description 1. -Karyawan perlu fokus pada fakta saja --tidak melebih-lebihkan dan tidak merendahkan kemampuan dan pengetahuan yang diperlukan untuk pekerjaan. Bawahan langsung 5. Misalnya. Si analis bisa jadi mengusulkan perubahan dalam nama jabatan atau penyesuaian lain. keterampilan dan kemampuan yang diperlukan 8. Karena si sekretaris mampu menyelesaikan pekerjaan tersebut dengan sangat baik sementara pengganti dari karyawan yang mengundurkan diri tersebut belum didapatkan maka pekerjaan tersebut tetap dilakukan oleh si sekretaris. maka dapatlah dikatakan bahwa pekerjaan penghitungan tersebut . tapi hal ini terpulang pada keputusan manajemen. hubungan dengan karyawan lain. gaji. Analis hanya ingin mengetahui mengenai pekerjaan si karyawan. Bisa juga ditambahkan Indikator Keberhasilan. seorang sekretaris department SDM yang tentunya memiliki tugas menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan administrasi. oleh karena si sekretaris dianggap dapat menyelesaikan penghitungan tersebut dengan sempurna. Buatlah catatan atau buku harian untuk merekam aktivitas yang berhubungan dengan pekerjaan Anda. tidak akan ada pengurangan gaji atau posisi tertentu yang akan dihilangkan. Ringkasan pekerjaan 6. Pengalaman yang diperlukan 9. Atasan langsung 4. -Ingatlah juga bahwa tidak ada konsekuensi yang buruk dari proses analisis jabatan. Atau pada kesempatan lain. Nama jabatan 2. -Karyawan perlu menjelaskan persepsi dia sendiri mengenai konsep posisi yang dipegangnya. keluhan-keluhan. -Jangan mencampurkan dengan hal lain. Pengetahuan.

Bila kemudian dibutuhkan suatu perubahan atas sebuah Job Description. atau spesifikasi personal pemegang jabatannya. dalam hal ini mereka yang menangani job analysis perlu memiliki uraian tugas dari setiap jabatan yang ada di perusahaan tersebut. Selain itu juga aktivitas yang perlu dilakukan. Job Description akan menghindari terjadinya perbenturan antara jabatan yang satu dengan jabatan yang lain. Dengan menentukan fungsi dari seorang staff resourcing tersebut maka jelas akan dipahami bahwa seorang staff resourcing tidak akan mengerjakan tugas-tugas dari seorang staff training. Bagaimana memulai menentukan job description untuk suatu jabatan? Pertama-tama haruslah diidentifikasi apakah fungsi dan tujuan dari jabatan tersebut. Sebagai contoh. Apabila hal tersebut di atas terjadi berkali-kali dan terjadi di berbagai bagian. karyawan akan merasa diuntungkan oleh karena ia akan mengetahui dengan jelas batas . Di lain pihak. Uraian tugas inilah atau yang biasanya disebut job description yang kelak akan mengatur jalannya aktifitas dari setiap karyawan tanpa terkecuali dari jabatan yang paling rendah hingga jabatan yang tertinggi. misalnya tuntutan pendidikan yang dimiliki si pengisi kerja. kondisi pekerjaan. Hal ini juga dapat dibantu dengan mengadakan interview kepada segenap karyawan untuk melihat beban kerja yang aktual. serta tuntutan yang diperlukan dari sebuah jabatan. dalam hal ini SDM perlu menganalisa setiap jabatan yang ada. Apakah yang dimaksud dengan job description? Secara teori job description merupakan suatu uraian singkat tentang tugas. tujuan pekerjaan dan hasil yang diharapkan. Pihak SDM hendaklah sesegera mungkin merumuskan Job Description dari setiap jabatan yang ada di perusahaan tersebut. maka hal ini akan menimbulkan suatu kerancuan dari setiap pekerjaan-pekerjaan yang ada. Serta pengembangan untuk setiap jabatan dapat dilakukan dengan lebih baik. bentuk evaluasi yang harus dilakukan serta jenjang karir bagi setiap jabatan. pengetahuan serta keterampilan yang dimiliki ataupun pengalaman kerja yang dimilki. Gunanya Memiliki Job Description Adanya Job Description akan membuat pekerjaan dapat berlangsung dengan lebih efektif dan efisien. Perusahaan. Hal ini untuk menghidari adanya perbedaan pendapat antara karyawan dan pihak management tentang tugas yang harus dikerjakan atau acuan yang digunakan sebagai batas wewenang. peralatan dan hubungan kerja yang digunakan. maka haruslah segera dilakukan guna mengikuti perubahan dinamika organisasi yang berkembang dengan cepat. Hal ini tentunya akan berdampak kepada lajunya bisnis dari perusahaan tersebut yang secara tidak langsung juga akan berdampak kepada laba yang diperoleh perusahaan. Adanya Job Description akan memudahkan pihak karyawan untuk menentukan bentuk training yang diperlukan. seorang staff resourcing memiliki fungsi untuk membantu supervisor resourcing dalam proses rekruitment. Berkaitan dengan hal ini maka setiap jabatan pun harus memiliki spesifikasi.sama sekali tidak memiliki hubungan dengan pekerjaan sebagai seorang sekretaris. Untuk menghindari terjadinya kerancuan tersebut di atas maka pihak SDM. Di dalamnya terkandung nama jabatan.

. Di dalam penyusunan Job Description juga hendaknya ditentukan apakah yang menjadi tugas utama serta tugas tambahan dari suatu jabatan. Jika demikian. lalu tidak mau lagi membantu pekerjaan bawahannya. Apakah juga ia telah mencapai tujuan yangtelah dicantumkan dalam Job Descriptionnya. mulailah merumuskan Job Description ada untuk kepentingan diri Anda dan perusahaan. Adanya Job Descriptionjuga akan membuat evaluasi kerja menjadi lebih terarah. Evaluasi kerja tahunan dapat dilakukan sebagai penilaian apakah si karyawan telah dapat menjalankan Job Descriptionnya dengan benar.wewenang yang dimilikinya supaya tidak tumpang tindih dengan rekan kerjanya yang lain. adanya Job Description akan membuat ia dapat memiliki gambaran yang baik tentang pekerjaannya serta memiliki alur koordinasi dan struktur pembagian wewenang yang lebih terarah. Bagi pekerja baru. Jangan sampai karena merasa sudah menjadi atasan. Hal ini tentunya akan berpengaruh kepada kompensasi yang diterima karyawan.

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->