Bagi Anda yang bekerja di perusahaan besar, job description atau uraian jabatan adalah sesuatu yang

sudah lazim. Tidak perlu dibantah lagi, job description sangat diperlukan. Job description yang lengkap
akan sangat membantu dalam proses seleksi, training, penilaian kinerja dan perencanaan kompensasi.
Tanpa job description, bagaimana Anda bisa melakukan penilaian yang akurat dan adil bagi karyawan?
Berdasarkan kriteria apa Anda menilai karyawan Anda, bila apa yang diharapkan dari dia tidak jelas?

Namun, masih ada perusahaan, khususnya yang beskala kecil (dengan karyawan tak lebih dari 50 orang),
yang tidak membuat job description untuk karyawannya dengan berbagai alasan.

Memang tidak mudah membuat job description yang baik, terutama untuk jenis-jenis pekerjaan yang
sifatnya baru, yakni yang hanya ada di perusahaan tertentu. Atau, karena sedikitnya jumlah karyawan,
maka karyawan dituntut untuk memegang berbagai tanggung jawab yang berbeda. Dengan berbagai
alasan ini, maka perusahaan tersebut tidak membuat job description untuk posisi-posisi yang ada di
dalam perusahaan.

Sesungguhnya, membuat job description mungkin tidak sesulit yang Anda bayangkan. Tulisan ini
mencoba membantu Anda membuat job description. Meskipun uraian jabatan yang Anda buat tidak
seratus persen akurat untuk posisi di perusahaan Anda, namun setidaknya Anda dan karyawan Anda
mempunyai pegangan yang jelas dalam melaksanakan pekerjaan, dan melakukan penilaian.

Analisis Jabatan

Untuk membuat job description, pertama kali yang perlu dilakukan adalah analisis jabatan. Ini adalah
proses menganalisis sebuah posisi/jabatan dan mengumpulkan informasi selengkap-lengkapnya untuk
membuat job description.

Proses pengumpulan informasi itu biasanya melalui wawancara dengan karyawan, mengamati karyawan
dalam mengerjakan suatu pekerjaan tertentu, meminta karyawan mengisi kuesioner dan lembar kerja,
dan mengumpulkan informasi tentang posisi/jabatan tersebut dari sumber-sumber sekunder (buku,
internet).

Setelah semua informasi terkumpul, si analis menuliskan hasil analisis tersebut dan melakukan review
bersama karyawan pemegang posisi/jabatan tersebut. Dokumen itu kemudian dipresentasikan kepada
supervisor si karyawan untuk review lebih lanjut (sering si supervisor ini sendiri adalah si analis).
Supervisor bisa menambah, menghapus, atau mengubah tanggung jawab, pengetahuan dan skill yang
diperlukan, dan juga karakteristik yang lain. Setelah mendapat persetujuan dari supervisor, maka
dokumen itu pun diteruskan kepada level yang lebih tinggi untuk mendapat persetujuan terakhir.

Setelah itu maka perusahaan dapat mempersiapkan sebuah dokumen job description untuk
posisi/jabatan tersebut yang ditandatangani secara resmi.
Peran Karyawan
Karyawan memegang peran yang sangat penting dalam proses ini. Beberapa saran di bawah ini bisa
digunakan untuk membantu karyawan dalam proses analisis jabatan:
-Karyawan perlu menyisihkan waktu untuk memikirkan tugas dan tanggung jawab sehari-harinya.
Buatlah catatan atau buku harian untuk merekam aktivitas yang berhubungan dengan pekerjaan Anda.
-Karyawan perlu menjelaskan persepsi dia sendiri mengenai konsep posisi yang dipegangnya.
-Karyawan perlu fokus pada fakta saja --tidak melebih-lebihkan dan tidak merendahkan kemampuan dan
pengetahuan yang diperlukan untuk pekerjaan, serta karakteristik yang lain.
-Jangan mencampurkan dengan hal lain. Analis hanya ingin mengetahui mengenai pekerjaan si
karyawan, sehingga berbicara mengenai kinerja, gaji, keluhan-keluhan, hubungan dengan karyawan lain,
tidak relevan dalam hal ini.
-Perlu juga diingat bahwa masukan dari karyawan penting, tapi keputusan manajemen menentukan
batasan-batasan dalam sebuah posisi.
-Ingatlah juga bahwa tidak ada konsekuensi yang buruk dari proses analisis jabatan. Misalnya, tidak akan
ada pengurangan gaji atau posisi tertentu yang akan dihilangkan. Si analis bisa jadi mengusulkan
perubahan dalam nama jabatan atau penyesuaian lain, tapi hal ini terpulang pada keputusan
manajemen.

Penulisan Job Description

1. Nama jabatan
2. Tingkat jabatan
3. Atasan langsung
4. Bawahan langsung
5. Ringkasan pekerjaan
6. Tugas dan tanggung jawab
7. Pengetahuan, keterampilan dan kemampuan yang diperlukan
8. Pengalaman yang diperlukan
9. Persyaratan khusus (bila ada). Contoh: bersedia bekerja lembur, pada hari libur dan akhir pekan
seperti yang disyaratkan oleh pekerjaan tertentu.
Bisa juga ditambahkan Indikator Keberhasilan, Laporan yang harus dibuat, dan Wewenang dalam posisi
tersebut.

Atau pada kesempatan lain, seorang sekretaris department  SDM yang tentunya memiliki tugas
menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan administrasi, tiba-tiba dimintakan bantuan untuk membantu
menyelesaikan perhitungan cuti disebabkan dia yang bertanggung jawab untuk melakukan pekerjaan ini
mengundurkan diri secara mendadak. Karena si sekretaris mampu menyelesaikan pekerjaan tersebut
dengan sangat baik sementara pengganti dari karyawan yang mengundurkan diri tersebut belum
didapatkan maka pekerjaan tersebut tetap dilakukan oleh si sekretaris. Hingga kemudian si pengganti
didapatkan, oleh karena si sekretaris dianggap dapat menyelesaikan penghitungan tersebut dengan
sempurna, maka ia tetap diminta untuk melakukan penghitungan tersebut. Padahal jika kita meninjau
kembali bobot pekerjaan tersebut, maka dapatlah dikatakan bahwa pekerjaan penghitungan tersebut
sama sekali tidak memiliki hubungan dengan pekerjaan sebagai seorang sekretaris.

Apabila hal tersebut di atas terjadi berkali-kali dan terjadi di berbagai bagian, maka hal ini akan
menimbulkan suatu kerancuan dari setiap pekerjaan-pekerjaan yang ada. Untuk menghindari terjadinya
kerancuan tersebut di atas maka pihak SDM, dalam hal ini mereka yang menangani “job analysis”  perlu
memiliki uraian tugas dari setiap jabatan yang ada di perusahaan tersebut. Uraian tugas inilah atau yang
biasanya disebut “job description” yang kelak akan mengatur jalannya aktifitas dari setiap karyawan
tanpa terkecuali dari jabatan yang paling rendah hingga jabatan yang tertinggi. Job Description akan
menghindari terjadinya perbenturan antara jabatan yang satu dengan jabatan yang lain.

Apakah yang dimaksud dengan job description?

Secara teori job description merupakan suatu uraian singkat tentang tugas, kondisi pekerjaan, serta
tuntutan yang diperlukan dari sebuah jabatan. Di dalamnya terkandung nama jabatan, tujuan pekerjaan
dan hasil yang diharapkan. Selain itu juga  aktivitas yang perlu dilakukan, peralatan dan hubungan kerja
yang digunakan, atau spesifikasi personal pemegang jabatannya.

Bagaimana memulai menentukan job description untuk suatu jabatan?

 Pertama-tama haruslah diidentifikasi apakah fungsi dan tujuan dari jabatan tersebut. Hal ini untuk
menghidari adanya perbedaan pendapat antara karyawan dan pihak management tentang tugas yang
harus dikerjakan atau acuan yang digunakan sebagai batas wewenang. Sebagai contoh, seorang staff
resourcing memiliki fungsi untuk membantu supervisor resourcing dalam proses rekruitment. Dengan
menentukan fungsi dari seorang staff resourcing tersebut maka jelas akan dipahami bahwa seorang staff
resourcing tidak akan mengerjakan tugas-tugas dari seorang staff training.

Perusahaan, dalam hal ini SDM perlu menganalisa setiap jabatan yang ada. Hal ini juga dapat dibantu
dengan mengadakan interview kepada segenap karyawan untuk melihat beban kerja yang aktual. Bila
kemudian dibutuhkan suatu perubahan atas sebuah Job Description, maka haruslah segera dilakukan
guna mengikuti perubahan dinamika organisasi yang berkembang dengan cepat. Pihak SDM hendaklah
sesegera mungkin merumuskan Job Description dari setiap jabatan yang ada di perusahaan tersebut.

Gunanya Memiliki Job Description

Adanya Job Description akan membuat pekerjaan dapat berlangsung dengan lebih efektif dan efisien.
Serta pengembangan untuk setiap jabatan dapat dilakukan dengan lebih baik. Hal ini tentunya akan
berdampak kepada lajunya bisnis dari perusahaan tersebut yang secara tidak langsung juga akan
berdampak kepada laba yang diperoleh perusahaan.

Adanya Job Description akan memudahkan pihak karyawan untuk menentukan bentuk training yang
diperlukan, bentuk evaluasi yang harus dilakukan serta jenjang karir bagi setiap jabatan. Berkaitan
dengan hal ini maka setiap jabatan pun harus memiliki spesifikasi, misalnya tuntutan pendidikan yang
dimiliki si pengisi kerja, pengetahuan serta keterampilan yang dimiliki ataupun pengalaman kerja yang
dimilki.
Di lain pihak, karyawan akan merasa diuntungkan oleh karena ia akan mengetahui dengan jelas batas
wewenang yang dimilikinya supaya tidak tumpang tindih dengan rekan kerjanya yang lain. Di dalam
penyusunan Job Description juga hendaknya ditentukan apakah yang menjadi tugas utama serta tugas
tambahan dari suatu jabatan.  Jangan sampai karena merasa sudah menjadi atasan, lalu tidak mau lagi
membantu pekerjaan bawahannya.

Adanya Job Descriptionjuga akan membuat evaluasi kerja menjadi lebih terarah. Evaluasi kerja tahunan
dapat dilakukan sebagai penilaian apakah si karyawan telah dapat menjalankan Job Descriptionnya
dengan benar. Apakah juga ia telah mencapai tujuan yangtelah dicantumkan dalam Job Descriptionnya.
Hal ini tentunya akan berpengaruh kepada kompensasi yang diterima karyawan.

Bagi pekerja baru, adanya Job Description akan membuat ia dapat memiliki gambaran yang baik tentang
pekerjaannya serta memiliki alur koordinasi dan struktur pembagian wewenang yang lebih terarah.

Jika demikian, mulailah merumuskan Job Description ada untuk kepentingan diri Anda dan perusahaan.