P. 1
Modul Excel

Modul Excel

|Views: 1,315|Likes:
Published by dedeaja29

More info:

Published by: dedeaja29 on May 25, 2011
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

05/11/2013

pdf

text

original

BAGIAN II

MICROSOFT EXCEL 2007 MOH.DUDIN KHAERUDDIN

KOMPETENSI DASAR
 Menggunakan menu ikon yang terdapat dalam perangkat lunak pengolah angka  Membuat dokumen pengolah angka dengan variasi teks, tabel, grafik, gambar dan diagram  Mengolah dokumen pengolah angka dengan variasi teks, tabel, grafik, gambar, dan diagram untuk menghasilkan informasi

SMA NEGERI 1 JAMBLANG terakreditasi “A”

SELAMAT JALAN MENU BAR DAN TOOLBAR SELAMAT DATANG RIBBON

Excel dan hampir semua program Microsoft Office sudah begitu dikenal luas pemakai komputer. Hal ini telah berlangsung lama sejak Excel versi 4 under

Windows 3.1. Oleh karenanya para pemakai komputer sudah begitu familiar dengan interface serta susunan menu dari program-program tersebut. Perubahan yang dilakukan pada setiap versi baru dilakukan sedikit demi sedikit dengan tujuan agar pemakai tidak kehilangan jejak terhadap cara pengoperasian yang telah dikuasainya. Pada Excel 2003 ke belakang, interfacenya memiliki ciri Menu Bar dan Toolbar. Kedua baris fasilitas inilah yang dominan berisi perintah-perintah pengoperasian Excel. Microsoft Excel (MS-Excel) merupakan program aplikasi spreadsheet (lembar kerja elektronik) canggih yang paling populer dan paling banyak digunakan saat ini. Excel akan sangat membantu kita dalam hal menghitung, memproyeksikan, menganalisa dan mampu

mempresentasikan data dalam bentuk tabel dengan berbagai jenis tabel yang disediakannya, mulai dari bentuk Bar, Grafik, Pie, Line dan banyak lagi. Microsoft Excel 2007 merupakan pengembangan dari excel versi sebelumnya yang lebih ditingkatkan fungsinya dan dikonsentrasikan agar spreadsheet ini lebih familiar (mudah dipakai), lebih fleksibel, lebih mudah diintegrasikan dengan program office lainnya dan yang tak kalah penting adalah kemampuan untuk langsung berhubungan dengan internet. Walaupun demikian, Excel 2007 ini akan selalu dikembangkan oleh pihak Microsoft sehingga akhirnya kita betul-betul dimanja oleh software Microsoft

Peningkatan Kapasitas Excel 2007
Microsoft Office 2007 disiapkan untuk menyongsong sistem operasi Windows Vista. Sistem operasi dibuat untuk generasi processor Core 2 Duo keatas yang akan menggantikan generasi Pentium yang telah tidak diproduksi lagi sejak munculnya generasi peralihan Dual Core. Jika saat ini kita masih dapat

mengoperasikan Microsoft Office 2007 melalui komputer yang berprocessor lebih rendah, ini adalah masa peralihan seperti ketika munculnya Windows 95. Oleh karena itu pantas jika Excel 2007 sekarang memiliki kapasitas yang berlipat dibanding Excel 2003 ke belakang.

Jumlah Kolom dan Baris Semakin Berlipat

Office Excel 2007 kini didukung kemampuan dengan jumlah kolom dan baris yang semakin banyak, yaitu 1 juta baris (tepatnya 1,048,576 baris) dan 16 ribu (tepatnya 16,384) kolom setiap worksheet. Dengan demikian, kolom terakhir pada worksheet Excel adalah XFD bukan lagi kolom IV. Dibanding versi sebelumnya hanya 65,536 baris dan 256 buah kolom. Ini berarti penambahan jumlah baris 15,25 kali dan jumlah kolom 62.5 kali. Dari jumlah sel, maka kemampuan baru Excel 2007

meningkat 1024 kali.

Kompatibilitas File Excel
Sekadar untuk mengingatkan kembali bahwa file workbook Excel memiliki tingkat kompatibilitas tertentu sebagai berikut. • File yang dihasilkan antara Excel 97 hingga 2003 saling kompatibel, artinya file yang dibuat antara versi tersebut dapat dibuka oleh Excel dari versi 97 hingga 2003 tanpa konversi apa pun. • File Excel 97 - 2003 tidak dapat dibuka menggunakan Excel versi 95 ke bawah kecuali bila Anda menyimpan dengan pilihan Save As. • File versi 2007, tidak dapat dibuka menggunakan Excel 2003 ke bawah. • File Excel versi 2003 ke bawah saat dibuka dan disimpan pada Excel 2007 akan disimpan/diperlakukan sebagai Compatibility Mode dan keterangan itu terpampang pada Tittle Bar Jendela Excel.

Mengenal Ekstension File Baru dan Format Office XML
Sistem Microsoft Office 2007 yang baru memperkenalkan format file berdasar XML. Format ini disebut Microsoft Office Open XML. Format-format ini dipergunakan pada Word 2007, Excel 2007, dan PowerPoint 2007. Sebagaimana diuraikan di atas, pada Excel, Word, PowerPoint, dan Access 2007 secara default file akan tersimpan dengan tambahan nama ekstension "x" atau "m" di belakang nama file yang telah biasa Anda kenal. Misalnya bila Anda menyimpan file Word, sekarang secara default akan menggunakan ekstension .docx dan bukan lagi .doc saja.

1.

BAGIAN- BAGIAN PENTING AREA KERJA MICROSOFT EXCEL 2007

OFFICE BUTTON Office button berguna untuk mengakses fungsi-fungsi umum yang berkaitan dengan pengelolaan dokumen Microsoft Microsoft Excel 2007 (New, Open, Convert, Save, Save AS, Print, Prepare, Send, Publish, Close, MRU, Word Option dan Exit excel), letaknya berada pada bagian kiri atas jendela Microsoft Excel 2007.

Gambar 1.1. Office Button

QUICK ACCESS TOOLBAR Quick Access Toolbarberfungsi untuk menampilkan shortcut (pada Office 2007 dikenal dengan istilah Command button)

COMMAND BUTTON Berfungsi untuk mengakses fungsi-fungsi yang sering digunakan pada Microsoft Excel 2007

Gambar 1.2. Command Button TITLEBAR Titlebar berfungsi untuk menampilkan nama file yang sedang dibuka beserta ekstensinya.

GROUP Group adalah tempat tersusunnya sebuah Command button sesuai dengan fungsinya.

TAB MENU Tab menu berfungsi menampilkan group-group (Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Review, dan View). Komponen ini juga dikenal dengan nama Ribbon, yang merupakan pembeda Microsoft Excel 2007 dengan Microsoft Word 2003 – 1997

STATUSBAR Menampilkan informasi yang bersifat umum yang berkaitan dengan dokumen yang kita buka SCROLLBAR Berfungsi untuk menggeser tampilan dokumen CONTROL BOX Berfungsi untuk mengatur dokumen ( minimize, maximize/restore dan close)

2.

MEMULAI EXCEL 2007

Excel 2007 baru dapat dijalankan apabila sistem operasi windows telah kita aktifkan. Langkahlangkah memulai bekerja dengan Excel 2007 sebagai berikut : • • Klik tombol Start yang ada pada batang taskbar. Klik Microsoft Office Excel 2007

Gambar 1.4 Cara mengaktifkan Microsoft Excel 2007 Tunggu hingga tampil layar Excel 2007 yang masih kosong. (lihat gambar 2. Microsoft Excel siap untuk digunakan. 3. MENGENAL ELEMEN JENDELA EXCEL 2007 Setelah Excel 2007 diaktifkan, maka akan tampil lembar kerja yang masih kosong dengan nama Book1, seperti berikut ;

Gambar 1.5. Lembar kerja Excel 2007

KOLOM, BARIS, SEL DAN RANGE • Row Heading (Kepala garis), adalah penunjuk lokasi baris pada lembar kerja yang aktif. Row Heading juga berfungsi sebagai salah satu bagian dari penunjuk sel (akan dibahas setelah ini). Jumlah baris yang disediakan oleh Excel 2007 adalah 1.048.576 baris. • Column Heading (Kepala kolom), adalah penunjuk lokasi kolom pada lembar kerja yang aktif. Sama halnya dengan Row Heading, Column Heading juga berfungsi sebagai salah satu bagian dari penunjuk sel (akan dibahas setelah ini). Kolom di simbol dengan abjad A - Z dan gabungannya. Setelah kolom Z, kita akan menjumpai kolom AA, AB s/d AZ lalu kolom BA, BB s/d BZ begitu seterus sampai kolom terakhir yaitu XFD (berjumlah 16.384 kolom). Sungguh suatu lembar kerja yang sangat besar, bukan. (1.048.576 baris dengan 16.384 kolom)

Cell Pointer (penunjuk sel), adalah penunjuk sel yang aktif. Sel adalah perpotongan antara kolom dengan baris. Sel diberi nama menurut posisi kolom dan baris. Contoh. Sel A1 berarti perpotongan antara kolom A dengan baris 1.

Formula Bar, adalah tempat kita untuk mengetikkan rumus-rumus yang akan kita gunakan nantinya. Dalam Excel pengetikkan rumus harus diawali dengan tanda ‘=’ . Misalnya kita ingin menjumlahkan nilai yang terdapat pada sel A1 dengan B1, maka pada formula bar dapat diketikkan =A1+B1

Scroll Bar, berfungsi untuk menggeser lembar kerja secara vertikal (Vertical Scroll Bar) dan horizontal (Horizontal Scroll Bar).

4. MENGAKHIRI EXCEL 2007 Jika telah selesai bekerja dengan Excel 2007, kita dapat menutup atau mengakhirinya dengan menggunakan langkah-langkah berikut ; • • • Pilih Office Button, klik Exit Excel , atau Klik tombol Close (X) yang terletak pada pojok kanan atas jendela Excel 2007. Tekan tombol Alt+F4 Tunggu beberapa saat, sampai jendela Excel 2007 ditutup.

I.
1.

BEKERJA DENGAN EXCEL 2007

MENGENAL TIPE DATA PADA EXCEL 2007 Sebelum melangkah lebih jauh dengan Excel 2007, ada baiknya terlebih dahulu kita

mengenal tipe-tipe data yang terdapat pada excel itu sendiri. A. Tipe Data Alpha Numerik/Teks Adalah tipe data berupa teks seperti huruf (A - Z, a - z), simbol (*, ^, $, %, #, @, dll) dan angka (0 - 9) yang tidak akan diproses secara matematika. Data dengan tipe ini, dalam excel 2007 akan dibuat rata kiri dan selalu didahului oleh label prefiks berupa tanda kutip satu (‘) yang diberikannya secara otomatis. Jika data yang dimasukkan adalah data angka tetapi kita ingin menganggapnya sebagai alpha numerik/teks, maka kita harus mengetik label prefiks sebelum data tersebut, seperti : ‘2001 B. Tipe Data Numerik/Angka Adalah data yang terdiri dari angka (0 - 9), waktu dan tanggal yang dapat diproses secara matematika. Penulisan data dengan tipe ini tidak boleh didahului oleh label prefiks. Data numerik ini akan ditampilkan rata kanan oleh Excel 2007. C. Tipe Data Formula Adalah tipe data yang terdiri dari rumus-rumus, seperti perkalian, pembagian, penjumlahan serta fungsi matematika lainnya. Tipe data ini ini merupakan tipe data yang terpenting dalam Excel 2007, karena akan selalu digunakan dalam pengolahan data.

2.

MENGGERAKKAN PENUNJUK SEL (CELL POINTER) Cell Pointer berfungsi untuk penunjuk sel aktif. Yang dimaksud dengan sel aktif ialah sel

yang akan dilakukan suatu operasi tertentu. Untuk menggerakan ponter dengan Mouse dapat dilakukan dengan meng-klik sel yang diinginkan. Untuk sel yang tidak kelihatan kita dapat menggunakan Scroll Bar untuk menggeser layar hingga sel yang dicari kelihatan lalu klik sel tersebut. Untuk kondisi tertentu kita lebih baik menggunakan keyboard. Berikut daftar tombol yang digunakan untuk menggerakan pointer dengan keyboard : TOMBOL  Tab Enter Shift + Tab Shift + Enter Home Ctrl + Home Ctrl + End Pindah satu sel ke kanan Pindah satu sel ke bawah Pindah satu sel ke kiri Pindah satu sel ke atas Pindah ke kolom A pada baris yang sedang dipilih Pindah ke sel A1 pada lembar kerja yang aktif Pindah ke posisi sel terakhir yang sedang digunakan FUNGSI Pindah satu sel ke kiri, atas, kanan atau bawah

PageUp PageDn Alt + PageUp Alt + PageDn Ctrl + PageUp Ctrl + PageDn 3.

Pindah satu layar ke atas Pindah satu layar ke bawah Pindah satu layar ke kiri Pindah satu layar ke kanan Pindah satu layar ke kanan Pindah dari satu tab lembar kerja ke tab lembar berikutnya Pindah dari satu tab lembar kerja ke tab lembar sebelumnya

MEMILIH AREA KERJA 1. Memilih Sel Memilih sel cukup dengan meng-klik pada sel yang dituju. Memilih Range Untuk memilih/mengaktifkan suatu range dapat dilakukan dengan 2 cara, yaitu a. Menggunakan Mouse • • • • Klik dan tahan mouse di awal range (Ingat : jangan meng-klik dibagian kanan bawah, karena bagian ini mempunyai fungsi lain) Geser mouse sampai ke akhir range, Lepaskan tombol mouse

b. Menggunakan Keyboard Letakkan penunjuk sel di awal range Tekan tombol SHIFT dan sorot range dengan menggunakan tanda panah.

2. Memilih Baris dan Kolom Isi suatu kolom dan baris dapat kita sorot/pilih secara keseluruhan dengan meng-klik di huruf kolom atau nomor baris yang diinginkan. Misalkan kita ingin menyorot seluruh isi kolom A, maka cukup dengan meng-klik huruf A yang teletak dibagian atas. Begitu juga halnya dengan baris. Jika ingin memilih lebih dari satu kolom atau baris yang berdekatan dapat dilakukan dengan cara meng-klik awal kolom/baris (jangan dilepas), geser mouse ke akhir kolom/baris yang dipilih, baru dilepas.

4.

MEMASUKKAN DATA Dalam Excel 2007 ada beberapa jenis data yang harus kita ketahui, diantaranya adalah data

berupa teks, nilai/angka, tanggal dan jam yang masing-masingnya mempunyai format tersendiri. Secara umum cara memasukan data ke dalam suatu sel dapat dilakukan sebagai berikut ; 1. Pilih dan klik sel tempat data yang akan dimasukan. 2. Ketikkan data yang akan dimasukkan. 3. Tekan enter untuk mengakhirinya.

Kita juga dapat menggunakan tombol atau tombol PgDn dan PgUp untuk mengakhiri pemasukan data. Untuk mengedit data yang telah dimasukan dapat digunakan tombol fungsi F2 dengan cara mengarahkan penunjuk sel ke sel yang dituju lalu tekan tombol F2, lakukan perbaikan. Gunakan tombol ESC untuk membatalkan pemasukkan data.

5.

MENGATUR LEBAR KOLOM

Lebar kolom pada Excel 2007 dapat kita ubah sesuai dengan keinginan kita. Ada beberapa metoda yang disediakan oleh Excel 2007, yaitu ; 1. Mengubah Lebar Kolom Menggunakan Mouse Mengubah lebar kolom dengan Mouse dapat dilakukan lebih cepat dibanding dengan cara diatas. Caranya seperti berikut ini : • Arahkan penunjuk mouse pada batas kanan dari kolom yang akan diubah, sehingga penunjuk mouse berubah bentuk menjadi panah dua arah. Jika ingin

mengubah beberapa kolom, sorotlah terlebih dahulu kolom-kolom yang diubah, lalu arahkan penunjuk mouse pada kolom bagian kanan. Ingat : Penunjuk mouse diletakkan disebelah kanan huruf kolom. • Klik dan geser penunjuk mouse tersebut kekiri atau kekanan sesuai dengan lebar kolom yang diinginkan.

2.

Mengubah Lebar Kolom Agar Sesuai Dengan Panjang Data Kita juga dapat mengatur agar lebar kolom berubah otomatis sesuai dengan panjang data pada kolom tersebut, hal ini dapat dilakukan dengan cara ; • Arahkan penunjuk mouse pada huruf sebelah kanan dari kolom yang akan diubah. Misalkan Kolom B, letakkan penunjuk mouse disebelah kanan dari huruf B tersebut, sehingga penunjuk mouse berubah menjadi tanda panah dua arah. • Klik dua kali pada kondisi penunjuk mouse seperti itu. Ingat : data telah ada pada kolom tersebut sebelumnya. Dengan perintah ini otomatis lebar kolom akan disesuaikan dengan data yang terpanjang.

6.

MENGATUR TINGGI BARIS

Untuk mengubah tinggi baris sesuai dengan kebutuhan kita, dapat dilakukan dengan cara • Arahkan penunjuk mouse pada bagian bawah dari nomor baris yang akan diubah tingginya. Jika lebih dari satu baris, maka sorotlah seluruh nomor baris yang akan diubah tingginya, lalu arahkan penunjuk mouse kebagian paling bawah dari nomor yang akan diubah tersebut. • Klik dan geserlah mouse ke atas atau kebawah sesuai dengan tinggi yang inginkan.

7.

MEMBUKA LEMBAR KERJA BARU

Membuka lembar kerja baru dapat dilakukan seperti berikut ; 1. Pilih Office Button, pilih New atau (Ctrl+N) muncul kotak dialog membuka lembar kerja. 2. Pada kotak dialog tersebut, klik Tab General dan pilih icon workbook. 3. Klik OK untuk menutup kotak dialog ini. Disamping cara diatas, kita juga bisa membuka

lembar kerja dengan meng-klik Icon New yang terdapat toolbars standar. Cara ini lebih efektif dan cepat dibanding dengan cara diatas.

8.

MEMBUKA LEMBAR KERJA YANG TELAH ADA

Membuka lembar kerja yang telah ada dapat dilakukan dengan cara ; 1. Pilih Office Button, pilih Open atau tekan Ctrl+O, muncul kota dialog membuka file.

Gambar 2.1. Open 2. Pada tombol daftar pilihan Look In, pilih dan klik folder yang dinginkan. 3. Pada kotak isian File Name ketikan nama file yang akan dibuka 4. Klik Open untuk membuka lembar kerja tersebut.

9.

MENYIMPAN LEMBAR KERJA

Untuk menyimpan lembar kerja, dapat dilakukan dengan cara ; 1. Pilih Office Button, pilih Save, sehingga muncuk kotak dialog penyimpan.

Gambar 2.2. Save As 2. Pada kotak Save In pilih dan klik forder tempat penyimpanan data. 3. Pada kotak isian file name ketikkan nama file dari lembar kerja yang akan disimpan. 4. Klik Save untuk menyimpan lembar kerja. Setelah melakukan proses diatas, untuk menyimpan selanjutnya dapat dilakukan dengan meng-klik Icon Save yang terdapat pada toolbars standar.

10. MENYIMPAN LEMBAR KERJA DENGAN NAMA LAIN Menyimpan lembar dengan nama lain, biasanya bertujuan untuk membuat duplikat dari lembar kerja, atau ingin membuat lembar kerja baru dengan format yang sama dengan lembar kerja yang akan disimpan. Hal ini dapat dilakukan dengan cara ; 1. Pilih Office Button, pilih Save As, sehingga muncul kotak dialog Save As. 2. Pada kotak Save In pilih dan klik forder tempat penyimpanan data. 3. Pada kotak isian file name ketikkan nama file dari lembar kerja yang akan disimpan. 4. Klik Save untuk menyimpan lembar kerja.

11. MENGATUR TAMPILAN Mengatur tampilan merupakan hal penting dilakukan, karena dengan tampilan yang lebih baik, maka apa yang kita olah akan lebih mudah dibaca dan dimengerti. Ada empat hal yang perlu kita atur tampilannya, yaitu ; A. Mengatur Tampilan Data Angka Ada dua cara untuk mengatur format tampilan data angka ; 1. Secara langsung (Manual) Secara manual maksud adalah kita langsung mengetikkan format tampilan angka sewaktu kita mengetikkan angka itu sendiri. Misalnya kita ingin menggunakan pemisah ribuan dengan koma(,), maka kita tinggal mengetikkan 500,000. 2. Menggunakan Perintah Format Cell Perintah format cell sangat dianjurkan guna mengurangi kesalahan dalam pengetikan data angka. Ikuti langkah-langkah dibawah ini untuk menggunakan perintah ini; • • Sorot terlebih dulu sel atau range yang akan diatur tampilannya. Pilih dan klik menu Home, Pada bagian klik format pilih format cell atau cukup dengan menekan tombol Ctrl+1. Maka akan tampil kotak dialog format cell.
K AT E G OR I G eneral Number C ur r ency Accounting Date T ime Per centage F r action Scientific T ext Special C ustom Angka (contoh : 30, 11.8) M ata uang (contoh : R p.30.000) Akuntansi/K euangan (contoh : R p. T anggal (contoh : 30/11/1983) W aktu (contoh : 11: 00: 00) Per sentase (contoh : 30% ) Pecahan (contoh : ¾ , ½ ) Scientific (contoh : 3,E +01) T eks (angka akan dianggap sebagai teks) F or mat khusus F or mat dengan pengaturan pr ibadi/manual 30.000) F OR M AT Umum/Nor mal tanpa for mat (contoh : 30)

Gambar 2.3. Format Cells

Klik tab Number dan pada daftar pilihan Category, pilih kategori format yang diinginkan. Untuk sementara kita pilih Number.

Pada tab Decimal place tentukan jumlah digit angka desimal yang ditampilkan, standarnya 2 digit. Ceklis pada Use 1000 separator(,) jika ingin memberi pemisah koma (,) pada angka ribuan. Pada daftar pilihan dibawahnya pilih salah tanda negatif yang diinginkan.

Perhatikan gambar berikut :

Gambar 2.4. Format Cells • Klik OK untuk menutup jendela ini.

B. Mengatur Tampilan Data Tanggal Untuk memasukan data tanggal ini disesuaikan dengan format tanggal yang berlaku pada windows, standarnya mm/dd/yy(bulan/tanggal/tahun). Misalnya ingin pengetikkan tanggal 13 Januari 2006, maka cukup diketik kan 01/13/06. Untuk jelasnya ikuti langkat berikut ; • • • Letakkan penunjuk sel diposisi yang dinginkan. Ketikkan tanggal yang dinginkan, misalnya 1 Mei 2006 dengan cara 05/01/06. Sorotlah sel/range tersebut untuk diubah tampilan format tanggalnya. Pilih dan klik menu

Format, Cell, maka kotak dialog format cell akan ditampilkan. Pada kotak dialog tersebut, klik tab Number dan pilih Date pada daftar pilihan Category. • Pada tab Type pilih jenis tampilan tanggal yang dinginkan. Lihat gambar berikut ;

Gambar 2.5. Format Cells • • Pada kotak sample kita dapat melihat hasil tampilnnya. Klik OK untuk menutup jendela ini. Maka sel/range yang disorot tadi akan berubah sesuai dengan format yang telah diset tadi.

C. Mengatur Tampilan Data Waktu Sama halnya dengan memasukan data tanggal, memasukan data waktu juga harus disesuaikan dengan format waktu pada windows. Untuk melihat format waktu di windows, dapat dilihat pada bagian kanan bawah dari windows. Defaultnya adalah hh:mm:ss (jam:menit:detik), misalkan kita ingin memasukkan jam 12 tepat, maka ketikkan 12:00. Untuk lebih jelas, ikuti langkah-langkah berikut ini : • • • Letakkan penunjuk sel diposisi yang dinginkan. Ketikkan waktu/jam yang dinginkan, misalnya jam 2 siang lewat 25 menit dengan cara 14:25 Sorotlah sel/range tersebut untuk diubah tampilan format waktunya. Pilih dan klik menu Format Cell, maka kotak dialog format cell akan ditampilkan. Pada kotak dialog tersebut, klik tab Number dan pilih Time pada daftar pilihan Category. • Pada tab Type pilih jenis tampilan waktu yang dinginkan. Lihat gambar berikut

Gambar 2.6. Format Cells Kotak sample akan menampilkan hasil pilihan anda. • Klik OK untuk menutup jendela ini. Maka sel/range yang disorot tadi akan berubah sesuai dengan format yang telah kita set.Jika ingin menampilkan tanggal dan waktu sekarang, kita langsung dapat mengetikkan =NOW() pada formula bar, lalu tekan tombol enter. D. Mengatur Tampilan Data Huruf/Teks Seperti Word 2003, di Excel 2007 kita juga bisa mengatur tampilan huruf, apakah cetak tebal, miring, garis bawah, berwarna merah dengan font Arial, Times New Roman dan lain sebagainya. Untuk lebih jelasnya, ikuti langkah-langkah berikut ini : • • • Sorotlah terlebih dahulu sel/range yang akan diubah tampilannya. Pilih dan klik menu Format Cell (Ctrl+1). Kotak dialog format cell akan ditampilkan. Pada kotak dialog tersebut pilih tab Font, sehingga tampilannya menjadi

Gambar 2.7. Format Cells • Pilih dan klik nama huruf (Font), gaya tampilan huruf (Font style), ukuran huruf (Size), jenis garis bawah (Underline), warna huruf (Color) dan efek khusus lainnya sesuai keinginan kita.

Klik OK untuk menutup jendela ini.

Untuk mengatur perataan tampilan data, dapat dilakukan dengan ; • • Sorotlah terlebih dahulu sel/range yang akan diubah tampilannya. Pilih dan klik menu Format, Cell atau tekan tombol Ctrl+1. Pada kotak dialog tersebut pilih tab Alignment,

Gambar 2.8. Format Cells • • • Pilihan Horizontal digunakan untuk memilih perataan tampilan teks secara Horizontal Pilihan Vertical digunakan untuk memilih perataan tampilan teks secara vertikal. Kotak Orientasi, digunakan untuk mengatur orientasi/arah perataan data dengan derajat posisi kemiringanya. Coba anda pelajari bagaimana cara membuat tampilan berikut ; • Klik OK untuk menutup jendela ini.

12. EDIT DATA Dalam materi edit data ini, kita akan membahas bagaimana caranya menyalin data (copy), memindahkan data (cut), menyisip baris dan kolom (insert), menghapus baris dan kolom (delete) dan bagaimana caranya memberi bingkai dari data yang kita buat. A. Menyalin Data (Copy) Menyalin data yang ada pada suatu sel/range dapat dilakukan dengan cara : 1. Sorotlah terlebih dahulu sel/range yang akan di salin. 2. Pilih dan klik menu Home, pilih Copy atau cukup dengan menekan tombol Ctrl+C. Pindahkan penunjuk sel ke lokasi yang dinginkan. 3. Pilih Paste atau pada menu Home, atau dengan menekan tombol Ctrl+V. B. Memindahkan Data (Cut) Seperti menyalin data diatas, kita dapat memindahkan data dengan cara, yaitu ;

• • • •

Sorotlah terlebih dahulu sel/range yang akan dipindahkan. Pilih dan klik menu Home, pilih Cut atau cukup dengan menekan tombol Ctrl+X Pindahkan penunjuk sel ke lokasi yang dinginkan. Pilih Paste atau pada menu Home, atau dengan menekan tombol Ctrl+V.

C. Mengetengahkan Judul Tabel (Merge & Center) 1. Sorotlah judul tabel tersebut sesuai dengan lebar tabel. (sorot perbaris) 2. Klik icon Merge & Center yang terletak pada toolbar standar. D. Memberi Garis Pembatas (Border) Bingkai atau garis pembatas perlu dibuat agar tampilan dari data yang kita buat lebih baik dan lebih mudah untuk dibaca. Untuk melakukan hal ini, ikuti langkat berikut ini : • • Sorotlah sel/range yang akan diberi bingkai. Pilih menu Format dan klik Cell atau tekan tombol Ctrl+1, Klik tab Border, maka akan ditampilkan seperti berikut ;

Gambar 2.9. Format Cells • • • • • Pada bagian Preset, pilih salah satu tombol berikut ; None, digunakan untuk menghapus seluruh garis pembatas dan bingkai Outline, digunakan membuat bingkai disekeliling sel atau range yang disorot. Inside, digunakan untuk menempatkan garis pembatas dibagian dalam range. Border, digunakan untuk memberi garis pembatas, pada bagian yang diinginkan, atas, tengah, bawah, miring, sebelah kanan, kiri dll. • • Pada bagian Style, pilih model garis yang dinginkan. Untuk memberi warna pada garis, pilih salah satu warna yang telah disediakan

II. MENGGUNAKAN OPERATOR MATEMATIKA RUMUS DAN FUNGSI
1. OPE R AT OR DAL AM M I C R OSOF T E X C E L

Oper ator Ar itmatika Operator Aritmatika dipakai untuk penghitungan dasar-dasar matematika, misalnya penjumlahan, pengurangan, perkalian, pembagian dan lain lain. Macam macam operator aritmatika: Oper ator % ^ * / + Fungsi Pengurangan Persentase Perpangkatan Perkalian Pembagian Penjumlahan C ontoh -3*10 = -30 10%*3 = 0,3 3^2 = 9 11*2 = 22 9/3 = 3 11+3 = 14

Proses perhitungan akan dilakukan sesuai dengan derajat urutan dari operator ini, dimulai dari pangkat (^), kali (*), % atau bagi (/), tambah (+) atau kurang (-). Oper ator Per bandingan

TOMBOL = < > <= >= <> 2. Sama dengan

FUNGSI Lebih kecil dari Lebih besar dari Lebih kecil atau sama dengan Lebih besar atau sama dengan Tidak sama dengan

AL AM AT R E L AT I F DAN AL AM AT AB SOL UT

Alamat R elatif Jika kita punya sebuah rumus yang merupakan operasi dari beberapa cell, maka Excel akan menerjemahkan alamat relatif sebagai lokasi relatif suatu alamat cell atau range dari lokasi alamat lainnya. Contoh : Pada Cell E5 berisi rumus “ =E 3*E 4 “, Jika rumus tersebut di copy ke sel F5, maka akan otomatis berubah menjadi “ =F 3*F 4 “.’ Alamat Absolut Alamat absolut adalah alamat yang selalu bernilai sama meskipun rumusnya di copy kan ke manapun. Penulisan alamat absolut selalu ditambahkan tanda “ $ “ pada nama

kolom dan/atau nomor barisnya atau dengan menekan tombol F4 pada keyboard. Terdapat 2 jenis alamat absolut: 1. Semi A bsolut Pada alamat semi absolut, penguncian hanya dilakukan pada salah satu diantara kolom dan baris. C ontoh: • • $C9: Penguncian kolom C, dengan cara ini ketika cell dicopy kekanan alamat cell akan tetap dibaca sebagai $C9 bukan D9, ketika dicopy kebawah alamat cell akan berubah jadi $C10 C$9 : Penguncian baris 9, dengan cara ini ketika cell dicopy ke bawah alamat cell akan tetap dibaca sebagai C$9 bukan C10, namun ketika dicopy ke kanan alamat cell akan berubah jadi D$9. 2. A bsolut mutlak Pada alamat absolut mutlak, penguncian akan dilakukan pada kolom dan baris sekaligus. C ontoh: Pada sel E3 kita isikan rumus “ =E2*$E$2 “. Jika rumus itu kita kopikan ke sel F4, maka rumusnya akan menjadi “ =F2*$E$2 “. Terlihat bahwa alamat E2 akan tetap. E2 disebut alamat absolut mutlak. 3. F UNG SI DAL AM E X C E L

Sebagai sebuah pengolah angka yang canggih, Excel 2007 menyediakan bermacam macam fungsi yang bisa digunakan untuk berbagai keperluan.

Kategori fungsi yang disediakan antara lain : 1. Fungsi F inancial. Untuk mengolah data keuangan 2. Fungsi Date & T ime. Untuk mengolah data tanggal dan waktu. 3. Fungsi M ath & T r ig, untuk mengolah data matematika dan trigonometri. 4. Fungsi Statistical, untuk mengolah data statistik. 5. Fungsi L ookup dan R efer ence, untuk mengolah data berdasarkan tabel & data referensi. Fungsi Database, untuk mengolah database. 6. Fungsi T ext, untuk memanipulasi teks. 7. Fungsi L ogical, untuk pengolahan data yang memerlukan pilihan pilihan logika. 8. Fungsi I nfor mation, untuk mendapatkan informasi pada sel atau range. 9. Fungsi E ngineer ing, untuk pengolahan data teknik.

Masing-masing kategori fungsi terdiri atas beberapa fungsi yang berbeda satu sama lain. Jadi dapat disimpulkan bahwa Excel 2007 menyediakan banyak sekali fungsi dan sangat lengkap jenisnya.

4.

M E NUL I SK AN R UM US DAL AM E X C E L

Salah satu kelebihan dari Excel 2007 sebagai program aplikasi pengolah angka adalah kemampuannya untuk melakukan proses penghitungan dengan cepat dan mudah. Untuk melakukan penghitungan, kita bisa menggunakan rumus dan fungsi. Rumus pada Excel mengikuti kaidah kaidah umum, namun penulisannya disesuaikan dengan keyboard. Misalnya kita ingin mengetikkan rumus “ 3x112 “ , maka kita menuliskannya pada Excel dalam bentuk “ 3*11^2 ”. Yang perlu diingat, penulisan rumus pada Excel harus diawali dengan tanda = . Sehingga contoh penulisannya “ =3*11^2 “.

• M enuliskan R umus Ada beberapa cara untuk menuliskan rumus/formula dalam excel. C ar a 1: • • Klik cell untuk mengaktifkan cell yang akan diberi rumus Kemudian ketikkan rumus yang anda inginkan pada formula bar, contoh : =F 5-G 5

C ar a 2: • • • • Klik cell untuk mengaktifkan cell yang akan diberi rumus Ketikkan sama dengan (=) pada keyboard. (disertai rumus tertentu jika perlu). Kemudian klik cell tujuan pertama, Ketikkan operator melalui keyboard Kemudian klik cell tujuan kedua.

• M enyalin r umus Ada 2 cara untuk menyalin rumus dari satu cell ke alamat cell lain: C ar a 1: • • • Klik/Blok cell yang akan disalin Klik tab Home Pilih kategori Clipboard, Klik tombol Copy/(Ctrl+C) Klik/Blok cell tempat penyalinan, Klik tombol Paste /Ctrl+V)

C ar a 2: • • • Klik/Blok cell yang akan disalin Arahkan ke pojok kanan bawah dari cell sehingga akan muncul tanda kursor + Drag kursor kearah cell akan disalin (kanan/kiri/atas/bawah).

5.

MENGENAL FUNGSI YANG SERING DIGUNAKAN Dari gambar kotak dialog Paste Function diatas dapat diambil kesimpulan bahwa Excel 2007

membagi fungsi berdasarkan kelompok masing, seperti kelompok financial, date & time, math &

trig, statistical, database, dan satu kelompok untuk fungsi yang sering digunakan (most recently used). Pada bagian ini kita akan membahas sebagian dari fungsi yang sering digunakan tersebut.

1. Fungsi Statistika • SUM Bentuk penulisan fungsi SUM adalah =Sum(angka1;angka2;…) Contoh =Sum (3;10;1) 

hasilnya 14 Jika Sum untuk menjumlah sel =SUM(Sel1;Sel2;…) Contoh: =SUM (A1; B 6; C 8) Jika Sum untuk menjumlah range =SUM(range) Contoh: =SUM (A1: A5)  menjumlahkan Range A1 sampai A5 • AV E R AGE Digunakan untuk menghitung rerata/ rata-rata. Bentuk penulisannya adalah =AVERAGE(nilai1;nilai2;…) Contoh: =AVERAGE(2;4;3)  hasilnya adalah 3 =AVERAGE(A1:A5)  mencari nilai rata-rata dari isi sel A1 sampai A5 • M AX Digunakan untuk mencari nilai maksimal dari satu set data Bentuk penulisannya adalah =MAX(nilai1;nilai2;…) Contoh: =MAX(2;4;10;6;8)  hasilnya adalah 10 =MAX(A1:A5)  akan mencari nilai maksimal dari A1 sampai A5 • MIN Digunakan untuk mencari nilai minimal dari satu set data Bentuk penulisannya adalah =Min(nilai1;nilai2;…) Contoh =MIN(2;4;10;6;8)  hasilnya adalah 2 =MIN(A1:A5)  akan mencari nilai minimal dari A1 sampai A5 • C OUNT Digunakan untuk menghitung berapa buah argumen yang berisi data numerik Bentuk penulisannya adalah=COUNT(argumen1;argumen2;…) Contoh =COUNT(2;”A”;”B”;5;7)  Hasilnya adalah 3

2. Fungsi Date And Time Fungsi ini dapat digunakan untuk menghitung umur, lamanya pinjaman, dan mencari selisih hari a. Fungsi Date = DATE (Tahun, Bulan, Tanggal) b. Fungsi Time = TIME ( Jam, Menit, Detik)

3. Fungsi Logika Fungsi logika yang banyak digunakan adalah fungsi = IF, Fungsi = AND, Fungsi = OR dan Fungsi = NOT. Untuk menuliskan ekspresi logika microsoft excel menyediakan operator relasi yaitu

• NO T Jika nilai argumen logika nya TRUE maka hasilnya akan bernilai NOT. Demikian juga sebaliknya. Bentuk penulisannya =NOT(nilailogika) Contoh =NOT(4>5)  hasilnya adalah TRUE • A ND Dipakai untuk menggabungkan nilai logika dari beberapa nilai logika menjadi satu nilai logika baru. Hasilnya akan bernilai TRUE bila seluruh logika yang digabungkan bernilai TRUE. Bentuk penulisannya bernilai TRUE • OR Sama dengan logika And namun, untuk logika Or hasilnya akan bernilai TRUE jika salah satu nilai logika yang digunakan bernilai TRUE. Akan bernilai False bila tidak ada nilai logika yang bernilai TRUE. Bentuk penulisannya adalah =OR(logika1;logika2;…) Contoh: =OR(5>1;9<7)  bernilai TRUE =OR(5<1;9<7)  bernilai FALSE • IF If adalah fungsi logika untuk memilih satu dari dua nilai berdasar pengujian logika. Bentuk penulisannya =IF(UjiLogika;nilaiJikaBenar;NilaiJikaSalah) Contoh: =IF(E4>80;”Lulus”;”Gagal”)  Akan menghasilkan “Lulus” jika E4>80,jika E4 kurang dari 80 maka hasilnya “Gagal”. adalah =AND(logika1;logika2;…)nContoh =AND(5>1;3<7)  akan

4. Fungsi Teks Teks adalah data yang berjenis label (karakter atau huruf), seperti : LEFT, MID, RIGHT, UPPER dan LOWER a. Fungsi = LEFT (String, n) Untuk mengambil karakter disebelah kiri pada sejumlah n b. Fungsi = RIGHT (String, n) Untuk mengambil karakter disebelah kanan pada sejumlah n c. Fungsi = MID (String, n1, n2) Untuk mengambil karakter ditengan yang dimulai pada n1 sebanyak n2

5.

F ungsi Pembacaan tabel

Microsoft Excel 2007 menyediakan pembacaan tabel. Tabel disini berfungsi untuk memandu pengisian lembar kerja, beberapa fungsi pembacaan tabel adalah : CHOOSE, HLOOKUP, VLOOKUP, INDEX DAN OFFSET

• V L OOK UP Fungsi Vlookup digunakan untuk mencari nilai berdasarkan pembacaan pada tabel referensi yang ditentukan berdasarkan no kolom (data tersusun secara vertikal). Bentuk Penulisan

=VLOOKUP(Kriteria;Tabel_Rujukan;No_Kolom_Tabel_Rujukan;Rangelookup) Contoh: =VLOOKUP(C3;$F$3:$G$7;2;TRUE) =VLOOKUP(C3;TABEL1;2;1) • H L OOK UP Fungsi Hlookup digunakan untuk mencari nilai berdasarkan pembacaan pada tabel referensi yang ditentukan berdasarkan no baris (data tersusun secara horizontal). Bentuk Penulisan =HLOOKUP(Kriteria;Tabel_Rujukan;No_Baris_Tabel_Rujukan;Rangelookup) Contoh : =HLOOKUP(C3;$F$3:$I$4;1;FALSE). =HLOOKUP(C3;TABEL2;1;0).

III. MEMBUAT GRAFIK
grafik merupakan hal yang tak terpisahkan dalam mengelola data dengan Excel 2007. Data yang ditampilkan dalam bentuk grafik akan mempermudah dalam pembacaan dan pemahaman, sehingga jika terjadi perubahan data akan terlihat dengan jelas.

1.

MEMBUAT GRAFIK Untuk membuat grafik dalam Microsoft Excel 2007, kita harus memiliki data-data yang akan

kita pindahkan kedalam grafik. Berikut ini kita akan membahas bagaimana cara membuat grafik ini. 1. Seleksi Range data berikut yang akan kita jadikan sumber grafik Kota Palembang Prabumulih Sekayu Kayu Agung 2004 700 400 100 40 2005 100 600 10 100 2006 500 800 5 800

2. Klik menu Insert Pada Ribbon 3. Klik Command Button Chart

Gamabar 4.1. Charts 4. Pilihlah salah satu grafik yang akan kita buat pada jendela insert Chart

Gamabar 4.2. Charts

5. Klik OK 6. Grafik akan ditampilkan

Gamabar 4.3. Charts 7. Untuk mengubah type grafik gunakan chart type 8. Untuk mengedit tampilan gunakan chart lay out

Gambar 4.4. Charts

MENCETAK LEMBAR KERJA Mencetak lembar kerja merupakan hal penting yang haris kita lakukan, agar apa yang telah kita olah di Excel 2007 dapat dibuat hardcopynya, apakah sebagai laporan, tugas, atau sebagai arsip saja. Langkah-langkah mencetak lembar kerja ; a. Pilih menu File dan klik Print, maka kota dialog pencetakan akan ditampilkan seperti berikut ;

Gambar 4.5 Print b. Pilihan Name diisi dengan jenis printer yang terpasang pada komputer. c. Pilihan Print Range digunakan untuk menentukan range data yang akan dicetak, apakah keseluruhan (All) atau range tertentu dari halaman (from) tertentu sampai kehalaman tertentu. d. Pilihan Print What digunakan untuk menetukan data yang akan dicetak, apakah data yang disorot saja (selection), seluruh isi lembar kerja yang aktif (Active Sheet(s)) atau ingin mencetak seluruh lembar kerja e. Number of copies dengan nilai tertentu jika ingin mencetak data rangkap. f. Klik OK.

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->