P. 1
Manajemen Properti Pusat Perbelanjaan Plaza Bintaro Jaya

Manajemen Properti Pusat Perbelanjaan Plaza Bintaro Jaya

|Views: 3,174|Likes:
Published by spmbstan

More info:

Published by: spmbstan on May 25, 2011
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as DOC, PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

11/14/2012

pdf

text

original

GAMBARAN UMUM PLAZA BINTARO JAYA Bintaro Jaya merupakan sebuah kawasan dinamis yang terus berkembang dari

segi bisnis dan gaya hidup. Permintaan pusat perberbelanjaan di daerah Bintaro Jaya terus berkembang dari tahun ke tahun seiring dengan peningkatan keinginan dan daya beli masyarakat. Peningkatan kemampuan ekonomis masyarakat tersebut membuat kebutuhan belanja dan hiburan telah menjadi kebutuhan yang tidak terpisahkan dari kehidupan masyarakat seharihari. Dalam pandangan dan gaya hidup masyarakat yang seperti itu, PT. Jaya Real Properti, Tbk membangun Plaza Bintaro Jaya. Saat mulai beroperasi pada tahun 1993, pusat perbelanjaan ini telah mampu memenuhi kebutuhan belanja, hiburan dan gaya hidup masyarakat di daerah Bintaro dan sekitarnya. Selain itu, dalam waktu 15 tahun, keberadaan Plaza Bintaro Jaya telah dikenal luas oleh masyarakat yang tinggal di Pamulang, Ciputat, Serpong, Tangerang dan Jakarta. Plaza Bintaro Jaya terletak di Jalan Bintaro Utama IIIA, Bintaro Jaya Sektor 3, Kelurahan Pondok Karya, Kecamatan Pondok Aren, Kota Tangerang Selatan, Banten. Pusat perbelanjaan yang berada di bawah naungan PT. Jaya Real Properti, Tbk ini memiliki tanah seluas 64.343,40 m2 dan bangunan seluas 32.039,95 m2. Plaza Bintaro Jaya memiliki 5 bangunan yang terdiri atas 1 bangunan utama 3 lantai dan 4 bangunan tambahan yang digunakan oleh Pizza Hut, Tamani Cafe, Total Buah, dan Bakmi GM. Plaza Bintaro Jaya memiliki total luas lantai sewa sebesar 20.754,37 m2 dan menyediakan berbagai fasilitas seperti AC, Telepon Umum, Eskalator, Lif (barang), Sistem Pemadam Kebakaran, Sound Sistem, taman, dan areal parkir yang sangat luas. Dalam rangka meningkatkan kepuasan konsumen, Plaza Bintaro Jaya telah menghadirkan penyewa-penyawa besar dan terkenal seperti toko buku Gramedia seluas 2,290.15 m2 pada lantai 1 dan 2, Cahaya Dept.Store yang menempati area seluas 3,443.5 m2 pada lantai 1, Hero Supermarket seluas 1,848.26 m2 pada lantai 1, Toy's City seluas 436,60 m2 pada lantai 2, Pojok Busana Dept Store seluas 480,20 m2 pada lantai 2, Rumah Kita (Home Appliance) seluas 535,35 m2 pada lantai 2, dan Cineplax 21 seluas 1,474.00 pada lantai 2 dan 3. Plaza Bintaro Jaya juga selalu berinovasi dalam penambahan penyewa dengan cara menghadirkan penyewa-penyewa terkenal untuk menyempurnakan gaya hidup dan memenuhi kebutuhan kuliner masyarakat melalui kehadiran Tamani kafe, Pizza HUT, Wendy's, KFC, Red bean, Hanamasa, Brad Talk, J.Co., American Hamburger, dan sebagainya.

PELAKSANAAN MANAJEMEN PROPERTI PADA PLAZA BINTARO JAYA
A. VISI, MISI DAN TUJUAN PERUSAHAAN Plaza Bintaro Plaza berada di bawah kepemilikian PT Jaya Real Property, Tbk yang memiliki Visi dan Misi sebagai berikut: Visi: “Menjadi salah satu pengembang dan pengelola properti terbaik di Indonesia” Misi: 1. Mencapai pertumbuhan pendapatan di atas rata-rata pertumbuhan industri Real Estate dan Properti di Indonesia. 2. Memberi produk dan pelayanan yang bermutu yang memuaskan konsumen. 3. Membangun sumber daya manusia yang berkualitas dan iklim kerja yang baik untuk mencapai kinerja yang tinggi. 4. Mengoptimalkan produktivitas seluruh sumber daya yang dimiliki demi manfaat konsumen, pemegang saham dan karyawan. 5. Peduli pada aspek sosial dan lingkungan di setiap unit usaha. Kebijakan Mutu: “Perusahaan menempatkan kepuasan konsumen sebagai prioritas utama” Sasaran Mutu: 1. Pertumbuhan pendapatan di atas rata-rata industri Real Estate dan Properti di Indonesia. 2. Meningkatkan Indeks Kepuasan Konsumen (IKK) sebesar 5% setiap tahun. 3. Meningkatkan Indeks Kepuasan Kerja Karyawan (IKKK) sebesar 5% setiap tahun. 4. Laba bersih di atas rata-rata industri Real Estate dan Properti di Indonesia. Ruang lingkup kegiatan perusahaan adalah pengembangan kota (urban development) yang meliputi pengembangan kawasan perumahan dan industri, pembangunan infrastruktur dan fasilitas umum, penyediaan jasa-jasa pendukung, serta melakukan investasi, baik langsung dan tidak langsung melalui perusahaan anak maupun patungan

dengan pihak-pihak lain. Pada saat ini kegiatan Perusahaan terutama adalah pembangunan perumahan di daerah Selatan Jakarta, pengelolaan usaha properti dan penyediaan jasa-jasa penunjang lainnya. Tujuan pendirian Plaza Bintaro Jaya adalah mengembangkan investasi di bidang usaha retail dalam rangka menyediakan fasilitas penunjang kawasan perumahan Bintaro Jaya. Berdasarkan visi dan misi dari pembangunan Bintaro Plaza tersebut, maka dibentuk suatu manajemen properti yang bertujuan untuk: 1. Mengelola investasi Dalam mengelola investasi, Manajer properti harus memastikan bahwa nilai dari properti yang dikelolanya tidak mengalami penurunan dan bahkan berikut: Nilai = Pendapatan operasional bersih setahun (NOI) x (1/i) Keterangan : NOI i = pendapatan kotor setahun – biaya operasional setahun = tingkat kapitalisasi dari properti tersebut sebaliknya nilainya terus bisa naik. Nilai sebuah properti dapat diformulasikan sebagai

Tolok ukur atau performance investasi dapat diukur dengan menggunakan besaran dari tingkat hasil yang akan diperoleh (yield). Semakin tinggi yield dari suatu investasi, maka semakin tinggi risiko dan tingkat pengembalian (risk & retun) yang akan diperoleh. Yield dapat diformulasikan sebagai berikut: Yield (%) = (Pendapatan operasional bersih setahun /Nilai) x 100% Dengan demikian salah satu keberhasilan dari suatu manajemen properti dapat terlihat dari kemampuan mereka memberikan kontribusi dalam meningkatkan penghasilan bersih dari properti tersebut.

Berdasarkan data yang kami peroleh, pendapatan bersih Bintaro Plaza dari tahun ke tahun terus mengalami peningkatan. Hal ini menunjukkan bahwa pihak pengelola telah berupaya semaksimal mungkin untuk terus menaikkan nilai properti Bintaro Plaza. Data Pendapatan Bersih Periode 2003-2007 (dalam juta rupiah) Tahun Pendapatan Sewa Biaya Operasional Pendapatan Bersih 2003 2.111,87 739.15 1.372,72 2004 2.284,15 799,45 1.484,7 2005 2.464,62 862,62 1.602 2006 2.416,12 724,84 1.691,28 2007 2.956,61 1.034,81 1.921,8

2.

Mengelola bisnis

Tujuan dari kegiatan ini adalah optimalisasi dari arus kas sekaligus memelihara dan meningkatkan nilai properti tersebut. Kegiatan manajemen properti sebagai suatu bisnis atau usaha juga tidak dapat dipisahkan dalam kaitannya mengelola properti sebagai suatu investasi sebab keduanya saling terkait dan memiliki hubungan yang erat. Dalam hal ini kegiatan manajemen properti Plaza Bintaro Jaya meliputi: a. Memasarkan ruangan untuk memperoleh penyewa dengan harga sewa yang terbaik Kegiatan memasarkan ruangan dilakukan oleh bagian pemasaran. Media promosi yang digunakan untuk menarik penyewa adalah melalui internet. Kegiatan pemasaran tidak terlalu gencar dilakukan karena Bintaro Plaza telah cukup dikenal masyarakat dan setiap bulannya pihak pengelola menerima telepon dari calon penyewa yang menanyakan ketersediaan ruang sewa di Bintaro Plaza. b. Menagih sewa dan biaya pelayanan (service charge) Setiap penyewa di Plaza Bintaro Jaya membayar sendiri uang sewa dan service charge setiap bulannya ke Bank. Apabila terdapat penyewa yang terlambat membayar uang sewa, ditegur dengan cara menghentikan supply listrik ke penyewa tersebut.

c. Memelihara properti Kegiatan pemeliharaan bangunan dilakukan oleh bagian teknik, sedangkan pemeliharaan kebersihan bangunan dilakukan oleh bagian operasional yang bekerjasama dengan beberapa perusahaan outsourcing. d. Mengelola keuangan dan memberikan laporan secara berkala Kegiatan pengelolaan keuangan berada di bawah tanggung jawab bagian keuangan. Bagian keuangan berperan dalam mengendalikan biaya yang harus dikeluarkan guna menghindari pengeluaran-pengeluaran yang tidak efisien. Bagian keuangan menyusun laporan secara berkala untuk mengetahui arus kas dan kinerja keuangan Plaza. e. Memonitor nilai properti Tugas memonitor nilai properti dilakukan oleh Manajer Pengelola Plaza Bintaro Jaya selaku pimpinan tertinggi. Manajer Pengelola Plaza Bintaro Jaya senantiasa memantau nilai properti untuk mengetahui perkembangannya, mengingat banyaknya faktor persaingan yang dapat menimbulkan turunnya pendapatan Plaza Bintaro Jaya. f. Melakukan pengadaan sarana dan fasilitas pelengkap, seperti area untuk merokok, ruang ibadah, dan area untuk bermain anak-anak. g. Memahami pentingnya suatu komunikasi dan informasi Manajer Pengelola Plaza selalu berusaha mengikuti perkembangan informasi terkini sesuai dengan perkembangan bisnis yang dijalankan serta mengamati kebijakan-kebijakan yang dikeluarkan oleh pemerintah untuk mengantisipasi apabila terjadi perubahan-perubahan peraturan pemerintah yang dapat merugikan pihak Plaza. B. BENTUK ORGANISASI MANAJEMEN PROPERTI Bentuk organisasi manajemen properti pada Plaza Bintaro Jaya bersifat internal atau biasa disebut Internal (In House) Manajemen Properti. Dalam Internal (In House) Manajemen Properti, hubungan antara manajer properti dan organisasi (pemilik bangunan) hanyalah sebatas hubungan pekerja dan pemberi kerja.

Jadi, pengelolaan manajemen properti Plaza Bintaro Plaza diserahkan kepada manajer Pengelola Plaza Bintaro Jaya yang bekerja untuk PT. Jaya Real Properti, Tbk selaku pemilik. Untuk lebih jelasnya, dapat kita lihat struktur organisasi perusahaan pada halaman selanjutnya yang terbagi atas: a. Struktur organisasi PT. Jaya Real Properti, Tbk selaku pemilik b. Struktur organisasi Plaza Bintaro Jaya

Dari struktur organisasi tersebut, terlihat jelas bahwa Manajer Pengelola Plaza Bintaro berada di bawah Koordinator Manajer Properti Ritel yang membawahi seluruh unit usaha ritel milik PT. Jaya Real Properti, Tbk. Manajer Pengelola Plaza Bintaro melaksanakan fungsi-fungsi manajemen properti dalam mengelola Plaza Bintaro Jaya sebagai sebuah investasi atau bisnis serta mengelola dan melaksanakan aspek fisik lingkungan sehingga tercapai hasil optimal secara efektif dan efisien. Manajer Pengelola Plaza Bintaro bertugas merencanakan, mengorganisir, mengarahkan, dan mengontrol pengelolaan Plaza Bintaro Jaya Jaya baik secara operasional, teknik, keuangan dan pemasaran persewaan Plaza Bintaro Jaya Jaya. Demi tercapainya efektivitas dan efisiensi dalam pelaksanaan tugas, manajer pengelola Plaza Bintaro Jaya mendelegasikan wewenang kepada sejumlah supervisor yaitu supervisor keuangan, supervisor pemasaran/Tenant Relation and Fitting Out (TR/FO), supervisor operasional, dan supervisor teknik. Supervisor Keuangan bertanggung jawab atas seluruh pelaksanaan kegiatan keuangan yang meliputi arus kas masuk dan kas keluar, pengendalian internal keuangan, pengontrolan atas anggaran keuangan (cash flow) dan melaksanakan sinkronisasi data atau dokumen administrasi keuangan dengan data atau dokumen akuntansi sesuai dengan sistem dan prosedur yang telah ditetapkan. Untuk memudahkan pelaksanaan tugasnya, supervisor keuangan dibantu oleh beberapa pegawai yakni Officer A/R yang melaksanakan kegiatan penerimaan tagihan dari penyewa dan bertanggung jawab terhadap pengelolaan piutang yang dimiliki Plaza, Kolektor yang bertugas melakukan kegiatan penagihan sewa, serta Officer administrasi Penagihan yang melakukan pengelolaan administrasi penagihan. Supervisor pemasaran/TR/FO bertanggung jawab atas kegiatan mencari tenant/penyewa baru untuk Plaza Bintaro Jaya. Supervisor pemasaran/TR/FO dibantu oleh Officer pemasaran yang bertugas membantu supervisor di dalam mencari calon tenant/penyewa baru, Officer acara/promosi yang bertugas membantu supervisor di dalam hal kegiatan promosi Plaza Bintaro Jaya, dan Officer TR/FO bertugas melaksanakan kegiatan yang berkaitan dengan serah terima ruang sewa ke penyewa, Fitting Out dan mengontrol penyewa terhadap peraturan dan tata tertib gedung. Tenant Relation (TR) bertugas untuk mengakomodasi kebutuhan-kebutuhan penyewa dan menjalin hubungan yang baik dengan penyewa. Sedangkan FO (Fitting Out) bertanggung jawab terhadap renovasi ruang pada saat ada penyewa baru atau terdapat penyewa yang ingin melakukan renovasi. Bagian FO menentukan standar-standar dalam melaksanakan renovasi seperti warna apa yang diizinkan, material seperti apa yang diperbolehkan, dan sebagainya.

Supervisor Operasional bertanggung jawab terhadap pengelolaan operasional gedung. Supervisor operasional dibantu oleh Supervisor Keamanan dan Parkir, Supervisor Housekeeping Indoor, dan Supervisor Housekeeping Outdoor. Pada bagian operasional, masing-masing supervisor tersebut tidak memiliki anak buah. Para supervisor membawahi tenaga-tenaga outsourcing yang berasal dari eksternal organisasi. Pengawasan dan koordinasi terhadap pekerjaan pihak outsourcing/subkontraktor operasional gedung dilakukan oleh Supervisor Operasional. Supervisor Keamanan dan Parkir bertugas melakukan pengawasan dan bertanggung jawab atas kondisi parkir, keamanan dan kenyamanan penyewa/pengunjung maupun area sekitar Plaza Bintaro Jaya. Supervisor Housekeeping Indoor bertanggung jawab atas pengawasan dan koordinasi terhadap pekerjaan sub kontraktor mengenai kebersihan di dalam Plaza dan pemeliharaan toilet. Sementara itu, Supervisor Housekeeping Outdoor bertanggung jawab atas atas pengawasan dan koordinasi terhadap pekerjaan sub kontraktor mengenai kebersihan di luar bangunan Plaza, pengangkutan sampah, dan pemberantasan hewan-hewan pengganggu seperti lalat, kecoa, tikus, dan hewan-hewan pengganggu lainnya. Supervisor Teknik melakukan pengawasan dan bertanggung jawab mengatur pekerjaan teknik dalam rangka menjalankan operasional gedung. Supervisor Teknik bertanggung jawab atas pemeliharaan dan perbaikan mesin, peralatan, dan bangunan. Kerusakan-kerusakan ringan yang terjadi pada bangunan seperti keretakan kecil pada dinding, perbaikannya langsung ditangani oleh para teknisi. Sedangkan untuk kerusakankerusakan besar, perbaikannya diserahkan kepada pihak kontraktor (eksternal) melalui sistem lelang. Supervisor Teknik dibantu oleh Teknisi (ME) yang melaksanakan tugas sebagai operator dan teknisi dalam melakukan operasional perawatan fasilitas dan peralatan dalam gedung secara periodik. Selain itu, Supervisor Teknik juga dibantu oleh Teknisi (Sipil) yang melaksananakan tugas operasional perawatan gedung. Disamping itu, pihak Plaza Bintaro Jaya juga memiliki Officer Administrasi Umum yang bertugas melayani karyawan dan membantu tugas-tugas yang berkaitan dengan administrasi dan Officer Pengadaan yang bertugas melakukan pengadaan atas kebutuhan/fasilitas karyawan dan operasional perusahaan. Manajer Pengelola Plaza dibantu oleh sekretaris yang bertugas melakukan pekerjaan kesekretariatan Unit Pengelola Plaza Bintaro Jaya. Saat ini, posisi Duty Manager yang bertugas menangani komplain dan memberikan informasi yang diperlukan oleh pelanggan (tenant dan pengunjung), serta menangani keadaan “tanggap darurat” pada hari Sabtu, Minggu dan Libur Nasional masih belum terisi.

Untuk lebih jelasnya, berikut uraian pekerjaan masing-masing jabatan: Koordinator Manajer Property Retail
Tugas Pokok: 1. Melakukan perencanaan serta menganalisa hal–hal yang dianggap perlu bagi kemajuan ataupun pengembangan tiap–tiap unit usaha. 2. 3. 4. 5. Bertanggung jawab atas kelancaran operasional gedung untuk tiap–tiap unit usaha. Bertanggung jawab atas tercapainya target operasional gedung (antara lain tingkat hunian, cash flow, dll ) Menjaga hubungan baik dengan tenant dan pihak yang terkait dengan operasional gedung. Memberikan tugas dan arahan pekerjaan.

Wewenang: 1. Merekomendasikan kontraktor/vendor sesuai lingkup pekerjaan. 2. Mencari solusi atas segala permasalahan pengelolaan gedung.

B. Manajer Pengelola Plaza Bintaro Jaya
Tugas Pokok: 1. Melakukan perencanaan serta menganalisa hal-hal pengembangan Plaza Bintaro Jaya Jaya. 2. 3. 4. 5. 6. Memastikan kelancaran operasional gedung. Mengendalikan dan mengatur arus kas keuangan sesuai program kerja. Memastikan tercapainya target Rugi/Laba ( pendapatan, Gross Profit & Laba Usaha). Mengusulkan range tarif pada SK tarif sewa Menentukan jadwal kenaikan tarif ( service charge, listrik, air & gas) dan perubahan konversi kurs sewa & service charge 7. Menjaga hubungan baik dengan tenant bagi kemajuan ataupun

Wewenang: 1. Merekomendasikan Outsourcing/kontraktor sesuai lingkup pekerjaan. 2. Mencari solusi atas segala permasalahan pengelolaan gedung.

C. Duty Manager
Tugas Pokok: 1. Menerima dan menindak-lanjuti komplain dari pelanggan. 2. 3. 4. 5. 6. Memberikan informasi yang diperlukan oleh pelanggan. Membantu mengecek kelancaran operasional gedung. Membantu melakukan kontrol atas penerapan peraturan dan tata tertib gedung. Melakukan koordinasi dengan seluruh bagian terkait sesuai dengan permasalahan/komplain yang harus ditindak-lanjuti saat itu juga (urgent). Penanganan keadaan “tanggap darurat”.

Wewenang: 1. Mengajukan alternatif solusi penanganan kepada Manajer Plaza Bintaro Jaya atas permasalahan/komplain yang bersifat “urgent” harus segera ditindaklanjuti yang terjadi pada hari Sabtu, Minggu dan Libur Nasional. 2. Meminta masukan dan/atau informasi dari bagian terkait atas suatu peristiwa/ 3. kejadian sebagai bahan untuk menganalisa suatu permasalahan/komplain. Bertindak mewakili manajemen dalam penangan keadaan “tanggap darurat”.

D.

Sekretaris Plaza Bintaro Jaya

Tugas Pokok: 1. Melakukan filing management untuk semua data (softcopy dan hardcopy). 2. 3. 4. Menangani administrasi surat menyurat, dll. Mendelegasikan pendistribusian dokumen, surat-surat, data-data, dan lainlainnya kepada bagian/unit/pejabat yang terkait. Melakukan penjadwalan rapat-rapat internal dan eksternal Unit Pengelola Plaza Bintaro Jaya.

5.
6. 7. 8.

Mengatur arus lalu lintas dan dokumentasi file-file serta data-data dalam Unit Pengelola Plaza Bintaro Jaya. Menghimpun laporan pekerjaan Unit Pengelola Plaza Bintaro Jaya. Menjawab telepon yang masuk, serta memproses dan menindaklanjuti kritik dan saran dari customer/pengunjung. Menangani administrasi yang berkaitan dengan kepagawaian (seperti izin kehadiran, lembur/piket, asuransi kesehatan, dll).

Wewenang: -

E.

Officer Administrasi Umum

Tugas Pokok: 1. Melayani kebutuhan karyawan pengelola Plaza Bintaro Jaya. 2. 3. Melaksanakan tugas membuka/menutup ruang pengelola Plaza Bintaro Jaya, membersihkan, dan merapikan ruang kerja karyawan. Melakukan pendistribusian/expedisi maupun pengambilan atas surat, berkas, dokumen-dokumen ke tempat yang diperintahkan, terkait pekerjaan kantor Plaza Bintaro Jaya. 4. Selalu berkoordinasi dan bekerja sama dengan atasan untuk kelancaran tugas. Melaksanakan tugas sebagai Operator, bila diperlukan. Bertanggung jawab dan melaporkan semua hasil pekerjaan tersebut diatas kepada atasan langsung. Wewenang: -

5.
6.

F.

Officer Pengadaan

Tugas Pokok: 1. Melakukan dan menyelesaikan proses TDP/BP dan administrasi keuangan/ umum lainnya.

2.
3.

Bertanggung jawab atas kas kecil Unit Pengelola Plaza Bintaro Jaya, menyusun laporan cash in/out biaya kerja. Melakukan kegiatan administrasi dan pemenuhan kebutuhan Rumah Tangga Unit Pengelola Plaza Bintaro Jaya merujuk pada Rencana Anggaran Biaya dengan melihat skala prioritasnya.

4. 5. 6.

Menyusun laporan bulanan keuangan Unit Pengelola Plaza Bintaro Jaya. Monitoring stok peralatan/fasilitas kerja. Pembelian peralatan/fasilitas kerja sesuai permintaaan.

Wewenang: Mengajukan permohonan

perubahan/revisi

rencana

anggaran

sesuai

dengan

realisasi/kondisi di lapangan kepada Manajer Pengelola Plaza Bintaro Jaya.

G.

Supervisor Keuangan

Tugas Pokok: 1. Melakukan koordinasi pembuatan invoice, kwitansi, faktur pajak dan bon penerimaan. 2. Melakukan koordinasi setoran bank dan tagihan. Melakukan pembuatan rencana dan realisasi cash flow. Melakukan pembuatan piutang sewa, service charge, listrik, air, gas, dll. Membuat usulan surat teguran, surat penutupan toko, pemutusan pemadaman listrik dan berita acara pembatalan. 6. Membuat Prosedur Kerja dan Instruksi Kerja yang terkait dengan keuangan serta mengawasi pelaksanaannya.

3. 4.
5.

7.

Memastikan distribusi SK perubahan konversi kurs , service charge, listrik, air dan gas kepada tiap-tiap tenant sebelum ketentuan berlaku.

Wewenang: -

H.

Officer A/R

Tugas Pokok: 1. Membuat rekapitulasi invoice sewa, service charge, listrik, dan penerimaan hasil pembayaran lain-lain. 2. Membuat tanda terima kwitansi pembayaran. Mengantar hasil kerja dan surat ke kantor pusat maupun surat (invoice dan kwitansi) yang terkait dengan penagihan ke tenant.

3. 4.

Melakukan filling system.

Wewenang: -

I.

Officer Kolektor

Tugas Pokok: 1. Melakukan pengambilan tagihan (PPh dan giro) keluar kantor. 2. Melakukan penagihan (PPh dan giro) melalui telepon dan surat teguran. Membuat rekapitulasi tagihan potong PPh atas pembayaran sewa, service charge, dan penerimaan bukti potong PPh pasal 4 (2).

3. 4.
5. 6. 7.

Mengirimkan invoice dan kwitansi pembayaran ke penyewa. Membuat tanda terima kwitansi pembayaran. Mengambil rekening koran ke bank. Membuat arsip yang terkait dengan penagihan.

Wewenang: -

J.

Officer Administrasi Penagihan

Tugas Pokok: 1. Melakukan pembuatan invoice sewa, service charge, listrik, faktur pajak, kwitansi, dan invoice lainnya.

2.
3. 4.

Membuat tanda terima invoice dan kwitansi. Melakukan kliring giro ke bank. Melakukan pembuatan berita acara pengahapusan piutang. Mengantar invoice dan kwitansi ke tenant. Melakukan filling system.

5. 6.

Wewenang: -

K.

Supervisor Pemasaran/TR/FO

Tugas Pokok: 1. Memasarkan ruang sewa yang kosong & Billboard dengan mencari dan melakukan seleksi terhadap calon penyewa di Plaza Bintaro Jaya. 2. Membuat penawaran dan mem-followup calon tenant. Melakukan kontrol terhadap Masa Sewa, Kontrak Sewa, Kegiatan

3. 4.
5. 6.

pameran/promosi, kegiatan tenant relation dan Fitting out . Membuat jadwal pameran dalam 1 (satu) tahun serta tema pamerannya. Melakukan tender dan monitoring pelaksanaan pameran Menyusun dan mengevaluasi program dan budget promosi sesuai target yang telah ditetapkan.

7.

Membuat laporan bulanan occupancy gedung, kegiatan pameran dan promosi

kepada atasan langsung. 8. Melakukan kontrol terhadap komplain. Membuat prosedur kerja dan instruksi kerja yang terkait dengan pemasaran sewa ruang, pameran, promosi, Tenant Relation dan Fitting Out, serta mengawasi pelaksanaannya. Wewenang: Memberikan rekomedasi kepada atasan atas calon penyewa baru yang telah melalui proses diseleksi.

9.

L.

Officer Pemasaran

Tugas Pokok: 1. Memasarkan ruang sewa yang kosong & Billboard dengan mencari dan melakukan seleksi terhadap calon penyewa di Plaza Bintaro Jaya. 2. 3. 4. 5. Membuat penawaran dan mem-followup calon tenant. Melakukan Konfirmasi atas masa sewa habis dan pembuatan kontrak baru. Membuat dan mengarsipkan surat kepada/dari tenant maupun dari luar. Membantu kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan pameran dan promosi/acara (termasuk tender). Wewenang: -

M.

Officer Acara/Promosi

Tugas Pokok: 1. Membuat design promotion tools (media cetak dan ruang), seperti spanduk, giant banner, umbul-umbul, brosur, dll. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Melakukan koordinasi design promotion tools dengan supplier. Mengusulkan tema/topic, acara, design, serta melakukan kontrol dan evaluasi pelaksanaannya (termasuk proses tender). Melakukan kontrol atas pemasangan umbul-umbul, spanduk, banner, dan media promosi lainnya. Melakukan kontrol atas persewaan billboard. Memberikan masukan dalam penentuan tarif umbul-umbul, spanduk, billboard, dan media promosi lainnya. Meng-update web site PBJ.

Wewenang: -

N.

Officer TR/FO

Tugas Pokok: 1. Menindak-lanjuti komplain dari tenant ke bagian terkait, serta membuat laporan rekapitulasi, dan kontrol komplain.

2.

Membantu melaksanakan kegiatan administrasi (surat menyurat, perijinan,

filling system, dll) yang mendukung kegiatan tenant relation, fitting out.

3.
4.

Membantu mengarahkan gambar desain dan teknis pemasangan billboard signage tenant/penyewa. Membantu melakukan kontrol penagihan PBB tenant.

Wewenang: -

O.

Supervisor Operasional

Tugas Pokok: 1. Melakukan koordinasi terhadap semua pekerjaan sub kontraktor yang ada di bagian keamanan, parkir, car call, hygiene, housekeeping, pest control, perawatan plumbing, dan angkut sampah. 2. 3. 4. Memastikan bahwa setiap pekerjaan sub kontraktor sesuai dengan kontrak perjanjian yang telah disepakati. Melakukan evaluasi secara periodik atas pekerjaan semua sub kontraktor. Mengkoordinir laporan pekerjaan bulanan dari semua sub kontraktor. Membuat laporan bulanan atas hasil kinerja sub kontraktor kepada Manajer unit. 6. Membuat Prosedur Kerja dan Instruksi Kerja yang terkait dengan kebersihan, keamanan, dan tangga darurat gedung serta mengawasi pelaksanaannya. Wewenang: 1. Menghentikan 2. 3.

5.

pekerjaan/kegiatan

yang

membahayakan

pengunjung,

penghuni, gedung, maupun lingkungan. Memberikan teguran kepada petugas sub kontraktor apabila pekerjaan tidak sesuai dengan pekerjaan yang diharapkan. Meminta penggantian atas personil sub kontraktor yang kurang baik.

P.

Supervisor Kemanan dan Parkir

Tugas Pokok: 1. Melakukan pengawasan dan evaluasi secara periodik atas pekerjaan sub kontraktor keamanan, termasuk didalamnya tugas-tugas: a) b) c) d) Menciptakan Memberikan suasana pelayanan, yang kondusif agar dan suasana perlindungan penyewa/ kepada pengunjung diarea Plaza Bintaro Jaya tetap merasa aman dan nyaman. penjagaan, penyewa/pengunjung Plaza Bintaro Jaya. Menegakkan disiplin dan tata tertib yang berlaku diarea Plaza Bintaro Jaya. Melakukan koordinasi dengan instansi lain dan aparat terkait untuk kelancaran tugas keamanan di Plaza Bintaro Jaya.

e) f)

Mengatur jadwal kerja personil keamanan. Memberikan pertolongan yang terdepan bila terjadi musibah dan ancaman, baik dari dalam atau luar area Plaza Bintaro Jaya.

g)
2.

Security report seputar Plaza Bintaro Jaya. Melakukan kontrol dan pengawasan secara langsung kepada petugas

parkir dan car call.

3. 4.

Melakukan evaluasi secara periodik atas pekerjaan sub kontraktor keamanan, parkir dan car call. Mengkoordinir laporan pekerjaan bulanan dari sub kontraktor

keamanan, parkir dan car call. Wewenang: 1. Menghentikan 2.

pekerjaan/kegiatan

yang

membahayakan

keamanan

dan

keselamatan gedung. Memberikan teguran kepada petugas sub kontraktor apabila pekerjaan tidak sesuai dengan pekerjaan yang diharapkan.

3.
4. 5.

Meminta penggantian atas personil sub kontraktor keamanan, parkir atau car call yang kurang baik. Menindak/memberikan sanksi di tempat bagi anggota keamanan atau yang tidak disiplin atau melalaikan tugas dan instruksi atasan. Membuat perbaikan jadwal dan perombakan regu jaga.

Q.

Supervisor Housekeeping Indoor

Tugas Pokok: 1. Melakukan koordinasi dan pengawasan terhadap pekerjaan sub kontraktor, yaitu: kebersihan di dalam, hygiene, maupun perawatan plumbing di Plaza Bintaro Jaya.

2. 3.

Melakukan evaluasi secara periodik atas pekerjaan semua sub kontraktor Housekeeping In Door. Mengkoordinir laporan pekerjaan bulanan dari semua sub kontraktor

Housekeeping In Door. Wewenang: 1. Menghentikan pekerjaan/kegiatan yang membahayakan pengunjung, penghuni, maupun lingkungan. 2. 3. Memberikan teguran kepada petugas sub kontraktor apabila pekerjaan tidak sesuai dengan pekerjaan yang diharapkan. Meminta penggantian atas personil sub kontraktor yang kurang baik.

R.

Supervisor Housekeeping Outdoor

Tugas Pokok: 1. Melakukan koordinasi dan pengawasan terhadap pekerjaan sub kontraktor, yaitu: kebersihan diluar, pest control, maupun angkut sampah di Plaza Bintaro

Jaya.

2. 3.

Melakukan evaluasi secara periodik atas pekerjaan semua sub kontraktor Housekeeping Out Door. Mengkoordinir laporan pekerjaan bulanan dari semua sub kontraktor

Housekeeping Out Door. Wewenang: 1. Menghentikan pekerjaan/kegiatan yang membahayakan pengunjung, penghuni, maupun lingkungan.

2.
3.

Memberikan teguran kepada petugas sub kontraktor apabila pekerjaan tidak

sesuai dengan pekerjaan yang diharapkan. Meminta penggantian atas personil sub kontraktor yang kurang baik.

S.

Supervisor Teknik

Tugas Pokok: 1. Membuat Prosedur Kerja pemeriksaan, perawatan dan perbaikan fasilitas gedung serta mengawasi pelaksanaannya. 2. 3. Membuat program kerja harian, mingguan, bulanan, tahunan serta mengawasi pelaksanaanya. Mengatur jadwal dan tugas kerja teknisi dalam hal operasional gedung. Mengawasi pekerjaan renovasi tenant/penyewa gedung. Menyusun laporan kerja secara periodik. Membuat anggaran pekerjaan teknik. Mengawasi operasional gedung. Melakukan pencatatan meter pemakaian listrik, air, gas tenant/penyewa. Memberikan usulan atas perubahan tariff listrik, air, dan gas.

4.
5. 6. 7. 8. 9.

Wewenang: 1. Mengambil tindakan yang dianggap perlu untuk kelancaran operasional gedung. 2. Menghentikan pekerjaan pihak ke-3 (tenant/kontraktor) apabila dianggap mengganggu kelancaran operasional gedung saat ini, ataupun di kemudian hari.

T.

Teknisi (M/E)

Tugas Pokok: 1. Melaksanakan program kerja. 2. Melakukan inspeksi untuk kesiapan gedung. 5.2.1. Memastikan semua fasilitas gedung Mesin/Elektro berfungsi dengan baik. 5.2.2. Menyiapkan/mengontrol peralatan elektrik, mekanikal, dan pompa hydrant untuk antisipasi kebakaran.

3.

Melakukan perbaikan ringan. 5.3.1. Melakukan perawatan/perbaikan fasilitas gedung: escalator, escavator, AC, dll.

4.
5.

Melaksanakan

serta

mengecek

ulang

hasil

work

order

yang

telah

dilaksanakan dan selanjutnya dilaporkan ke Supervisor Teknik. Menghentikan pekerjaan apabila membahayakan/merugikan secara teknis pengelolaan gedung, sesuai persetujuan atasan. Wewenang: -

U.

Teknisi (Sipil)

Tugas Pokok: 1. Melaksanakan program kerja. 2. 3. Melakukan inspeksi kesiapan gedung. Melakukan perbaikan ringan. Mengawasi pekerjaan fitting out. Melakukan tindakan teknis yang dapat menunjang kegiatan pengelolaan gedung. 6. Menghentikan pekerjaan apabila membahayakan/merugikan secara teknis pengelolaan gedung. Wewenang: -

4.
5.

C. PEMELIHARAAN BANGUNAN Kegiatan pemeliharaan bangunan yang dilakukan oleh pihak Plaza Bintaro Jaya hanya terbatas pada bangunan bersama dan fasilitas-fasilitas yang dimiliki Plaza, seperti eskalator, AC, lif barang, dan plumbing. Pemeliharaan terhadap kios/ruang-ruang yang disewa menjadi tanggung jawab penyewa sepenuhnya. Apabila terdapat kerusakan, pihak penyewa harus melakukan perbaikan sendiri dengan pangawasan langsung dari pihak Plaza. Pengelola Plaza Bintaro Jaya melaksanakan kegiatan pemeliharaan terhadap: a. integritas fisik bangunan untuk mempertahankan umur bangunan yang meliputi: pedestrian, jalan mobil dan parkir, tapak (site) bangunan, serambi, tangga, atap, jendela, interior maupun eksterior bangunan.

b. penampilan fungsi bangunan yang meliputi: sistim pendingin ruangan (AC), sistem ventilasi, sistem pemipaan (plumbing), lift (barang), escalator, dan pembersihan tapak. c. visual bangunan dengan senantiasa mendesain interior bangunan semenarik mungkin agar tidak ketinggalan zaman dan meningkatkan tingkat hunian Plaza. Pihak pengelola melaksanakan empat kegiatan pemeliharaan yakni: a. Pemeliharaan Pencegahan (preventive maintenance) melalui penyediaan fasilitas pemadam kebakaran berupa smoke detector, fire alarm, hydrant, dan sprinkler. b. Pemeliharaan Perbaikan (corrective maintenance) apabila terjadi kerusakan seperti terjadi kebocoran pipa air, plafon yang terkena rembesan air, keretakan dinding, dan sebagainya. Seperti telah disebutkan di atas, apabila kerusakannya ringan maka perbaikannya langsung ditangani oleh para teknisi. Sedangkan untuk kerusakankerusakan besar, perbaikannya diserahkan kepada pihak kontraktor (eksternal) melalui sistem lelang. c. Pemeliharaan Rutin (planned maintenance) seperti kebersihan ruangan, toilet, pengecatan sebagainya. d. Pemeliharaan Darurat (emergency maintenance) yang dilakukan bila terjadi kerusakan yang mendadak pada bangunan yang diakibatkan oleh kejadian-kejadian yang tak terduga seperti terkena gempa, terjadi kebakaran akibat adanya arus hubungan pendek dan sebagainya. Pemeliharaan terhadap struktur bangunan dilakukan dengan: 1. Memelihara unsur-unsur struktur bangunan gedung dari pengaruh korosi, cuaca, kelembaban, dan pembebanan di luar batas kemampuan struktur, serta pencemaran lainnya. 2. Melakukan pemeriksaan berkala sebagai bagian dari perawatan preventif. 3. Mencegah dilakukan perubahan dan/atau penambahan fungsi kegiatan yang menyebabkan meningkatnya beban yang berkerja pada bangunan gedung, di luar batas beban yang direncanakan. 4. Memelihara direncanakan. bangunan agar difungsikan sesuai dengan penggunaan yang secara periodik, pembersihan sistem AC, perawatan eskalator, dan

Pemeliharaan terhadap mekanikal (tata udara, sanitasi, plambing dan transportasi) bangunan dilakukan dengan: 1. Memelihara dan melakukan pemeriksaan berkala terhadap sistem tata udara, agar mutu udara dalam ruangan tetap memenuhi persyaratan teknis dan kesehatan yang disyaratkan. 2. Memelihara dan melakukan pemeriksaan berkala sistem distribusi air yang meliputi penyediaan air bersih, sistem instalasi air kotor, sistem hidran, sprinkler dan septik tank serta unit pengolah limbah. 3. Memelihara dan melakukan pemeriksaan berkala sistem transportasi dalam gedung, baik berupa lif (barang), eskalator, dan tangga. Pemeliharaan terhadap elektrikal (catu daya, tata cahaya, telepon, komunikasi dan alarm) bangunan dilakukan dengan: 1. Melakukan pemeliharaan dan pemeriksaan periodik terhadap perlengkapan pembangkit daya listrik cadangan. 2. Melakukan pemeliharaan dan pemeriksaan periodik terhadap sistem penangkal petir. 3. Melakukan pemeriksaan periodik dan memelihara sistem instalasi listrik, baik untuk pasokan daya listrik maupun untuk penerangan ruangan. 4. Melakukan pemeriksaan periodik dan memelihara jaringan instalasi tata suara dan komunikasi (telepon) serta data. 5. Melakukan pemeriksaan periodik dan memelihara jaringan sistem tanda bahaya dan alarm. Pemeliharaan terhadap bagian luar bangunan dilakukan dengan: 1. Memelihara secara teratur kondisi dan permukaan tanah dan/atau halaman luar bangunan gedung. 2. Pemeliharaan secara baik dan teratur terhadap taman, saluran pembuangan, pagar dan pintu gerbang, lampu penerangan luar, serta pos/gardu jaga. 3. Menjaga kebersihan di luar bangunan gedung, pekarangan dan lingkungannya. House Keeping Pelaksanaan pekerjaan House Keeping dilakukan oleh pihak ketiga (outsourcing) yakni ISS, KHARISMA, CALMIC, WARU JAYA, dan DEWI I. 1. Pemeliharaan Kebersihan (Cleaning Service).

Pelaksanaan pemeliharaan kebersihan dalam gedung dilakukan oleh pihak ISS dan bagian luar gedung oleh pihak KHARISMA. Program kerja pemeliharaan kebersihan gedung yang dilakukan meliputi program kerja harian, mingguan, bulanan dan tahunan yang bertujuan untuk memelihara kebersihan bagian dalam dan luar gedung 2. Pemeliharaan dan Perawatan Hygiene Service. Pelaksanaan pemeliharaan dan perawatan hygiene service dilakukan oleh pihak CALMIC. Program kerja ‘Hygiene Service meliputi program pemeliharaan dan perawatan untuk pengharum ruangan dan anti septik yang memberikan kesan bersih, harum, dan sehat yang meliputi ruang kantor pengelola, lif, dan toilet. 3. Pemeliharaan Pest and Rodent Control. Pelaksanaan pemeliharaan pest and rodent control dilakukan oleh pihak WARU JAYA. Program kerja pelaksanaan pemeliharaan ‘Pest and Rodent Control’ dilakukan setiap enam bulan dengan pola kerja bersifat umum, berdasarkan volume gedung secara keseluruhan dengan tujuan untuk menghilangkan hama tikus, serangga dengan cara penggunaan pestisida, penyemprotan, pengasapan (fogging) atau fumigasi, baik ‘indoor’ maupun ‘outdoor’ untuk memberikan kenyamanan kepada pengguna gedung.

4. Pemeliharaan Plumbing Toilet. Pemeliharaan terhadap sistem plumbing dan saluran air pada toilet untuk memastikan bahwa toilet selalu bersih dan dapat digunakan dengan baik dilakukan oleh pihak DEWI I.

D. KLASIFIKASI TENANT MIX Pengaturan komposisi dari penyewa ruang (Tenant Mix) Plaza Bintaro Jaya dapat dilihat pada denah di halaman selanjutnya.

Analisis strategi pengaturan komposisi penyewa pada Plaza Bintaro Jaya adalah sebagai berikut: a. Adanya keseimbangan dari variasi penyewa dari pusat ke pusat aktivitas. Anchor Tenant (Penyewa Utama) yang terdiri dari toko buku Gramedia, Cahaya Dept.Store, dan Hero Supermarket ditempatkan dengan baik sehingga tidak menumpuk di satu lantai saja dan penempatan penyewa-penyewa lain tersebar merata di setiap lantai, seperti toko pakaian dan makanan yang ada di setiap lantai sehingga sangat memudahkan pembeli. b. Adanya kompetisi sehingga pembeli mempunyai pilihan yang cukup banyak.

Hal ini dibuktikan dengan banyaknya penyewa atau counter dengan usaha sejenis yang ada di dalam Plaza Bintaro Jaya. Misalkan untuk makanan, terdapat beberapa

pilihan seperti Hanamasha, Hoka-Hoka Bento, KFC, dan lain-lain. Begitu juga dengan pakaian (fashion), salon dan sebagainya. c. Penempatan sirkulasi yang kurang menghasilkan lokasi utama bagi

penyewa. Penempatan sirkulasi vertikal (escalator) di Plaza Bintaro Jaya kurang baik karena pembeli dapat langsung menuju ke lantai berikutnya tanpa mengelilingi terlebih dahulu tempat-tempat perbelanjaan yang ada di lantai bawahnya sehingga hal ini tentunya merugikan bagi penyewa-penyewa yang ada di lantai tersebut. Berikut adalah Gambar Tata letak escalator yang sejajar (alur menerus):

Bentuk umum tata ruang Plaza Bintaro Jaya adalah bentuk linier (memanjang). Tata ruang plaza dapat dibagi menjadi ruang sewa, ruang servis, ruang sirkulasi dan ruang penunjang. Ruang servis terdiri atas toilet pria dan wanita yang terdapat pada masingmasing lantai bangunan, ruang AHU (Air Handling Unit) yang terdapat pada masingmasing lantai, ruang trafo dan panel listrik yang terdapat pada lantai 1, gudang peralatan pada lantai 2, tempat sampah pada semua lantai bangunan, ruang control-security di luar gedung dan pos-pos keamanan di setiap lantai. Ruang sirkulasi bangunan terdiri atas sirkulasi vertikal yang berupa eskalator berjumlah sebelas unit dan tangga-tangga darurat di setiap lantai bangunan. Sedangkan sirkulasi horisontalnya menggunakan koridor. Ruang penunjang terdiri atas ruang manajemen gedung dilantai 2, musholla, dan ruang parkir yang berupa pelataran tapak (area terbuka) seluas 52.541 m2. E. MANAJEMEN HUNIAN Sistem sewa pada Plaza Bintaro Jaya berupa sistem sewa tetap (fixed rental sistem) sejumlah nominal tertentu. Dalam memberikan persetujuan sewa, pihak pengelola mempertimbangkan: a. Kemampuan calon penghuni untuk membayar sewa.

b. Kemampuan memelihara ruangan sebaik-baiknya. c. Kemampuan untuk menciptakan dan menjalin hubungan baik dengan penghuni lainnya. d. Adanya potensi yang berkelanjutan dari penyewa. e. Etika dan reputasi yang baik. f. Kemungkinan adanya kebutuhan perluasan di masa yang akan datang. Untuk memaksimalkan tingkat hunian Plaza, pihak Plaza Bintaro Jaya hanya melakukan kegiatan promosi melalui internet. Kegiatan promosi tidak dilakukan dengan gencar karena hampir setiap bulannya pihak Plaza selalu menerima telepon dari calon-calon penyewa yang siap menyewa tempat apabila terdapat ruang yang kosong. Hal ini disebabkan oleh Plaza Bintaro Jaya menetapkan tarif yang kompetitif dan saat ini telah dikenal luas di kalangan masyarakat Bintaro dan sekitarnya sehingga menimbulkan daya tarik tersendiri bagi para calon penyewa. Di samping itu, pihak Plaza Bintaro Jaya sendiri selalu berupaya untuk mendatangkan penyewa-penyewa terkenal sehingga mengundang calon-calon penyewa untuk datang dan menyewa ruang di Plaza Bintaro jaya. Penyewa-penyewa di Plaza Bintaro Plaza selalu bersikap profesional dengan membayar sewa tepat waktu. Apabila terdapat penyewa yang terlambat membayar sewa, sejauh ini pihak Plaza Bintaro Jaya hanya melakukan pemutusan hubungan listrik sebagai sarana teguran. Hal ini sangatlah efektif karena dalam 2-3 hari para penyewa tersebut akan langsung membayar tunggakan sewanya. Seperti telah kami singgung sebelumnya bahwa jumlah seluruh bangunan Plaza Bintaro Jaya adalah sebanyak 5 unit yang terdiri atas sebuah bangunan utama dan 4 buah bangunan yang digunakan oleh Pizza Hut, Tamani Cafe, Total Buah, dan Bakmi GM. Keempat bangunan ini berada di depan bangunan utama dan sangat dekat dengan jalan di depan Plaza. Oleh pihak pengelola, keempat penyewa tersebut disebut Anex. Pihak pengelola memberi pelakuan yang sama terhadap Anex dan penyewa-penyewa lainnya yang terdapat pada bangunan utama (tidak ada perbedaan perlakuan). Hanya saja, tarif sewa Anex relatif lebih mahal karena posisinya yang lebih strategis disbanding penyewa lannya.

Plaza Bintaro Jaya memiliki 3 penyewa utama (Anchor Tenant) yakni toko buku Gramedia seluas 2,290.15 m2 pada lantai 1 dan 2, Cahaya Dept.Store yang menempati area seluas 3,443.5 m2 pada lantai 1, dan Hero Supermarket seluas 1,848.26 m2 pada lantai 1. Anchor Tenant menempati ruang sewa yang lebih luas, dibandingkan dengan penyewa-penyewa lainnya. Anchor Tenant biasanya memiliki kemampuan untuk menarik pembeli dan penyewa-penyewa lain untuk dating. Karena kemampuannya ini, Anchor Tenant dikenakan tarif yang lebih murah dibanding penyewa-penyewa lainnya. Berikut data tarif sewa tahun yang kami peroleh: Tarif Sewa Anchor Tenant/m2 Tarif Sewa Specialities Stores/m2 Service Charge Kurs Sewa Kurs Service Charge US $ 8 Rp5.000 Rp5.000 US $ 8 Rp5.500 Rp5.500 US $ 8 Rp6.000 Rp 6000 US $ 8 Rp6.000 Rp 7000 US $ 8 Rp7.000 Rp7.000 2003 US $ 5-14 US $ 18-36 2004 US $ 5-14 US $ 18-36 2005 US$ 5-14 US$ 18-36 2006 US$ 5-10 US $ 18-36 2007 US$ 5-14 US$ 18-38

Dari data tersebut, terlihat jelas bahwa tarif sewa Anchor Tenant realif lebih murah bila dibandingkan dengan tarif penyewa-penyewa lain (Specialities Stores). Sedangkan service charge yang dikenakan jumlahnya sama, baik bagi Anchor Tenant maupun bagi Specialities Stores. Apabila terdapat calon penyewa yang ingin menyewa ruang di Bintaro Plaza, maka pihak pengelola akan melakukan tawar menawar dengan calon penyewa mengenai kontrak sewa yang akan dilaksanakan. Aktifitas ini sangat menentukan keberhasilan pengelolaan Bintaro Plaza sebagai suatu investasi. Kemampuan yang dimiliki oleh pihak pengelola dalam melakukan negosiasi sewa diharapkan dapat memaksimalkan tingkat hunian (occupancy rate) dan meminimalisasi tingkat kekosongan (vacancy rate). F. MANAJEMEN ADMINISTRASI DAN KEUANGAN Manajemen Administrasi dan Keuangan sangat diperlukan untuk memonitor seluruh aktifitas yang berkaitan dengan adanya keuangan dan administrasi sehingga dapat menghindarkan kemungkinan kebocoran-kebocoran keuangan yang terjadi

karena lemahnya sistem manajemen keuangan.

Pihak Plaza Bintaro Jaya melaksanakan kegiatan administrasi dan pembukuan secara sistematis dalam rangka meningkatkan penerimaan dan mengendalikan biaya. Sumber penerimaan Plaza Bintaro Jaya berasal dari pendapatan sewa lantai dan service charge sebagai sumber pendapatan utama dan pendapatan parkir sebagai pendapatan tambahan. Sedangkan biaya yang harus dikeluarkan pihak Plaza Bintaro Jaya berupa biaya gaji pegawai, biaya administrasi dan umum, biaya pemasaran, biaya asuransi gedung, biaya pajak (Pajak Bumi dan Bangunan dan Pajak Penghasilan), biaya pemeliharaan gedung, dan manajemen fee. Pihak Plaza melaksanakan kegiatan administrasi yang meliputi kegiatan surat menyurat, baik surat yang berasal dari Plaza maupun dari luar. Misalnya: Plaza Bintaro Jaya akan tutup pada saat pemilihan umum, maka pihak Plaza akan mengeluarkan surat dan menyampaikan kepada para penyewa. Kemudian apabila terdapat surat dari pihak luar untuk penyewa, surat tersebut terlebih dahulu diterima oleh pihak pengelola Plaza yang kemudian akan meneruskan surat ke tangan penyewa yang bersangkutan. Kegiatan administrasi juga mencakup masalah kepagawaian (seperti izin kehadiran, lembur/piket, asuransi kesehatan, dsb); pendistribusian dokumen, surat-surat, dan datadata kepada bagian/unit/pejabat yang terkait; melakukan penjadwalan rapat-rapat internal dan eksternal Unit Pengelola Plaza Bintaro Jaya; mengatur arus lalu lintas dan dokumentasi file-file serta data-data dalam Unit Pengelola Plaza Bintaro Jaya; dan menghimpun laporan pekerjaan Unit Pengelola Plaza Bintaro Jaya.

Kebijakan Akuntansi Laporan keuangan Plaza disusun sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum di Indonesia, yaitu Pernyataan Standar Akuntansi Keuangan (PSAK) yang ditetapkan Ikatan Akuntan Indonesia. Dasar pengukuran dalam penyusunan laporan keuangan adalah berdasarkan konsep biaya perolehan. Laporan keuangan disusun dengan metode akrual, kecuali laporan arus kas. Neraca disusun dengan mengelompokkan aktiva dan kewajiban menurut lancar dan tidak lancar (classified basis). Laporan arus kas disusun dengan menggunakan metode langsung (direct method) dengan mengelompokkan arus kas ke dalam aktivitas operasi, investasi dan pendanaan. Mata uang pelaporan yang digunakan dalam penyusunan laporan keuangan adalah Rupiah.

Penyusunan laporan keuangan dilakukan setiap tahun dan disampaikan kepada pihakpihak yang berkepentingan seperti: 1. Pihak Intern/Manajemen Perusahaan Laporan Keuangan digunakan untuk mengevaluasi kinerja Plaza, menyusun perencanaan, strategi, dan kebijakan dalam meningkatkan efektivitas dan efisiensi Plaza. 2. Pemilik Laporan Keuangan digunakan untuk mengetahui seberapa baik kinerja Plaza. Sebagai pihak yang mnginvestasikan sumber dayanya, pemilik ingin mengetahui seberapa baik kinerja Plaza dalam menghasilkan laba serta prospeknya di masa mendatang. 3. Kreditor Laporan Keuangan digunakan untuk mengetahui kemampuan Plaza dalam menghasilkan dana yang cukup untuk membayar utangnya. Sebagai pihak yang menginvestasikan sumber dayanya melalui pemberian kredit, kreditor ingin mengetahui seberapa baik kinerja Plaza dan berkepentingan atas kelangsungan hidup Plaza. 4. Pemerintah Pemerintah berkepentingan dalam penetapan pajak dan penyusunan statistik pendapatan nasional.

G. MANAJEMEN SISTEM INFORMASI Manajemen sistem informasi bertujuan menyajikan informasi agar tanggung jawab yang akan diserahkan dapat dilaksanakan secara tepat dan cepat. Plaza Bintaro Jaya menggunakan manajemen sistem informasi untuk menunjang pelaksanan pengelolaan Plaza. Sistem informasi tersebut digunakan untuk: 1. Pengendalian biaya Sistem informasi digunakan sebagai sarana untuk menganalisis pola penggunaan dan besarnya dana yang dikeluarkan Plaza sehingga kemungkinan munculnya pengeluaranpengeluaran yang tidak efisien dapat diminimalkan dan laba yang diperoleh dapat ditingkatkan. 2. Penetapan tarif sewa dan service charge.

Sistem Informasi digunakan sebagai sarana pengambilan keputusan untuk menaikkan atau menurunkan tarif sewa dan service charge Plaza. Dalam menentukan tarif dan service charge perlu mempertimbangkan: a. biaya listrik, air, dan pemeliharaan bangunan dan fasilitas b. daya beli masyarakat c. harga dan kebijakan pesaing 3. Mengetahui daftar tunggakan sewa Sistem Informasi digunakan sebagai sarana untuk mengetahui penyewa-penyewa yang menunggak atau terlambat membayar sewa sehingga dapat dilakukan tindakan penagihan sewa. 4. Absensi pegawai Sistem Informasi digunakan sebagai sarana untuk mengetahui tingkat absensi pegawai sehingga dapat diketahui apabila terdapat pegawai yang sering absen dan menyebabkan penurunan produktivitas. Penggunaan sistem informasi yang terkomputerisasi tersebut memudahkan pihak Plaza yang memiliki pegawai terbatas (hanya sebanyak 28 orang) untuk mengelola Plaza yang cukup besar. Pihak Plaza menggunakan komputer yang terkoneksi dengan komputer PT Jaya Real Properti sehingga setiap informasi berkaitan dengan Plaza dapat diketahui oleh pusat (Koordinator Manajer Pengelola Properti). Selain itu, penyampaian informasi tersebut juga berfungsi sebagai back up data sehingga apabila terjadi hal-hal yang tidak diinginkan (forcemayeur) maka data-data pengelolaan Plaza Bintaro Jaya tetap aman. Plaza Bintaro Jaya menggunakan sistem database yang selalu up to date untuk meminimalisasi timbulnya tunggakan sewa. Database tersebut berisi informasi rinci tentang penyewa sehubungan dengan keuangan mereka dalam membayar uang sewa. Penggunaan sistem database ini akan meminimalisasi timbulnya kekeliruan dalam penagihan uang sewa.

KESIMPULAN Pengelolaan yang dilakukan pihak manajemen Plaza Bintaro Jaya ditujukan sepenuhnya untuk mengelola investasi. Penyusunan struktur organisasi dan uraian pekerjaan setiap jabatan diarahkan untuk memaksimalkan pendapatan Plaza yang merupakan dasar bagi peningkatan nilai Plaza. Seluruh bagian-bagian yang ada, mulai dari bagian keuangan sampai bagian teknik diarahkan untuk saling mendukung satu sama lain demi pencapaian peningkatan nilai investasi properti Plaza Bintaro Jaya. Berdasarkan hasil pengamatan kami, kegiatan manajemen properti yang dilakukan pada pusat perbelanjaan Plaza Bintaro Jaya cenderung ke arah manajemen hunian karena penyewa-penyewa dalam Plaza Bintaro Jaya dapat dikatakan sebagai nyawa bagi kelangsungan usaha Plaza Bintaro Jaya. Properti pusat perbelanjaan seperti Plaza Bintaro

Jaya memiliki sumber penghasilan utama dari sewa ruang (space) sehingga tingkat kepuasan penyewa merupakan faktor utama keberhasilan Plaza dalam mencapai tujuannya. Kemampuan Bagian TR/FO untuk mengakomodasi berbagai kepentingan dan keluhan dari para penyewa merupakan faktor penentu keberhasilan Plaza Bintaro Jaya. Oleh sebab itu, pihak pengelola (bukan hanya bagian TR/FO) saja harus senantiasa memberikan pelayanan prima kepada penyewa sesuai Kebijakan Mutu perusahaan yang berbunyi: “Perusahaan menempatkan kepuasan konsumen sebagai prioritas utama” Dilihat dari segi pemeliharaan bangunan, pihak Plaza Bintaro Jaya telah melaksanakan kegiatan pemeliharaan yang cukup baik terhadap bangunan dan fasilitasfasilitas yang ada di dalamnya melalui berbagai jenis kegiatan pemeliharaan, baik yang dilakukan secara prefentif (pencegahan), korektif (perbaikan), maupun pemeliharaan rutin. Dari segi pengaturan komposisi penyewa (tenant mix), Plaza Bintaro Jaya dapat telah memenuhi 2 dari 3 kriteria tenant mix yang baik yakni adanya keseimbangan dari variasi penyewa dari pusat ke pusat aktivitas dan adanya kompetisi sehingga pembeli mempunyai pilihan yang cukup banyak. Sedangkan penempatan sistem sirkulasinya (escalator) kurang menghasilkan lokasi utama bagi penyewa karena tata letaknya yang sejajar (alur menerus). Dari segi manajemen hunian, manajemen administrasi dan keuangan, serta manajemen sistem informasi dapat dikatakan cukup baik karena ikut berperan penting dalam menunjang pengelolaan Plaza dan penyewa-penyewa yang ada di dalamnya.

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->