Pelaksanaan Proyek

Tantangan utama manajer proyek adalah memastikan hubungan antar tugas atau event yang berbeda-beda dan mengkoordinasikannya sehingga proyek dilaksanakan secara efektif dan efisien. “Kita hanya dapat mengontrol apa yang kita rencanakan”

Cakupan Proyek
Sebelum projek dilaksanakan perlu dibuat suatu daftar yang memuat Cakupan Proyek (Project Scope). Cakupan Project (Project Scope) ini memuat hal-hal sebagai berikut: 1 Sasaran proyek (Project Objective) – Harus menjawab “apa, kapan, dan harga” 2 Deliverables – Output yang diharapkan dari umur hidup proyek 3 Milestone – Suatu peristiwa/event penting dalam proyek yang terjadi pada satu waktu dan mudah dikenali. 4 Persyaratan teknis (technical requirements) – Kriteria yang wajib dipenuhi, jika tidak maka output proyek tersebut menjadi tidak berguna. 5 Batasan dan pengecualian (limits and exclusions) – Batasan (limits) mencakup layanan, perawatan, dan jaminan. Pengecualian (exclusions) menyatakan apa yang tidak termasuk dalam kontrak. 6 Tinjauan ulang (Reviews with customer) – Pemahaman yang seragam atas hasil proyek yang diharapkan. Contoh Cakupan Proyek Sasaran Proyek : Membangun rumah berkualitas tinggi, dalam lima bulan dengan biaya tidak lebih dari Rp 1,5 miliar. Deliverabel : ♦ Rumah jadi seluas 670 m persegi, 2 kamar mandi, 3 kamar tidur. ♦ Garasi dengan pembatas dan gerbang otomatis ♦ Peralatan dapur termasuk tungku, oven microwave, dan alat pencuci piring otomatis (dishwasher) ♦ Tungku gas dengan efisiensi tinggi, dengan alat pengatur panas yang bisa diprogram. Milestone : 1 Izin bangunan – 5 Maret 2 Fondasi – 14 Maret 3 Drywall. Inspeksi kerangka rumah, plumbing, kelistrikan, dan mekanik selesai – 25 Mei 4 Inspeksi akhir – 7 Juni

. pukul 8:00 pagi samapai 18:00 sore. biasanya sub-tugas terkecil pada WBS berupa unit terkecil yang masih perlu diawasi manajer proyek. WBS setara dengan daftar tugas. pendelegasian dan penganggaran kerja. lalu sedapat mungkin membagi proyek ke dalam berbagai tahap. Berapa banyak tingkatan dari tugas-tugas dan sub-sub-tugas yang harus dicantumkan pada WBS? Tergantung pada kerumitan proyek. berarti seorang manajer proyek memperhatikan semua aspek terkait dari proyek tersebut. Dengan membuat pembagian yang detil. Bentuknya yang paling sederhana berupa outline dan pohon diagram. Dari gambaran ini kemudian disusun penjadwalan (scheduling). tapi pre-wiring termasuk 5 Subkontraktor memiliki hak untuk mengontrak jasa luar 6 Kontraktor bertanggung jawab terhadap pekerjaan subkontraktor 7 Pengerjaan dibatasi pada hari Senin sampai Jumat. tapi pada umumnya antara 2 sampai 5 tahap. Sebagai pedoman. Namun resiko terlalu banyak sub-tugas membuat manajer proyek menjadi terlalu fokus pada detil dan bukan pada hasil yang diharapkan secara keseluruhan. Berapa tahap? Tergantung proyeknya. Dalam membuat WBS harus dilihat gambaran umum yang ingin dicapai. 2 Pemilik bertanggung jawab atas lansekap 3 Lemari es tidak termasuk dalam peralatan dapur 4 Penyejuk ruangan (AC) tidak termasuk. Tinjauan Ulang Pelanggan Anggoro dan Anggodo Work Breakdown Structure WBS adalah penggambaran menyeluruh dari semua tugas yang diperlukan untuk mencapai penyelesaian proyek secara sukses.Persyaratan Teknis : 1 Rumah harus memenuhi standar yang ditetapkan pemerintah setempat 2 Semua pintu dan jendela harus lolos rating energi 40 kelas NFRC 3 Sekat dinding luar harus memenuhi faktor “R” nomor 21 4 Plafon harus memenuhi faktor “R” nomor 38 5 Lantai harus memenuhi faktor “R” nomor 25 6 Garasi harus bisa memuat dua mobil ukuran besar 7 Struktur harus lolos kode stabilitas seismik Batasan dan Pengecualian : 1 Rumah akan dibangun sesuai spesifikasi dan rancangan dari cetak biru yang disediakan oleh pembeli.

2. milestone (titik ukur).2 Mengidentifikasi potongan cerita Menulis cerita 2.1 Menentukan tema 1.2. Milestone.2. . yaitu output yang diharapkan dari umur hidup proyek. Deliverable tahap berikutnya adalah prototipe tes.0 Plot cerita secara kasar 1. Pada tahap kedua. adalah peristiwa penting dalam proyek yang terjadi pada satu titik waktu.1 Penemuan mayat 2.0 Contoh WBS berupa diagram pohon Menulis Sebuah Novel Riset Outline isi cerita Menulis Novel Perpustakaan Riset Plot kasar Plot detail Bab 1 Bab 2 * dst * dst * Hubungan AS. Milestone berupa titik pengendalian alami dan penting dalam proyek.2.1 Membuat “gambar” yang menghubungkan berbagai karakter 1. Deliverable. Milestone biasanya menggunakan deliverable sebagai landasan untuk mengidentifikasi segmen kerja utama dan tanggal akhir.0 Bagan (Outline) cerita 1. dan pada tahap terakhir yaitu tes akhir dan software yang disetujui/diterima.1.1. Contoh.Contoh WBS berupa outline 1.2.2 Mengidentifikasi tema 1.1.2. deliverable pada tahap desain awal proyek pembuatan software adalah daftar spesifikasi.1.1.2 Mayat teridentifikasi 2.4 Keluarga 2.0.0.0 Cerita 2 2. dan deliverable.0 Cerita 1 2. Harus mudah dikenali oleh semua peserta proyek.* Mewawancara * Mengembangkan Soviet agen intelijen tema cerita * Mewawancara * Mengidentifikasi * Novel-novel spionase lainnya agen-agen kejadian * Majalah tentang militer kejadiankejadian terkini * Membuat * Menemukan bagian secara mayat detail yang * Mayat menghubungdiidentifikasi kan kejadian dan karakter WBS mencakup setiap tugas.2.1.3 Menghubungkan kejadian-kejadian cerita 1.3 Memasukkan agen penelidik ke dalam kasus 2.0 Plot cerita secara detail 1. sub-tugas. deliverable-nya adalah pembuatan kode perangkat lunak dan manual teknis.

Pesiar Tahunan Kedutaan Besar Manajemen Promosi Operasi Logistik Rekrut panitia Menyiapkan anggaran Mengevaluasi calon panitia Menyusun timeline Membuat flyer Membuat peta Membuat newsletter Memasang poster Menyusun daftar lokasi Memeriksa Manajemen ketersediaan Menyiapkan Manajemen hiburan Sewa peralatan Merancang menu Membeli logistik Juru masak/pelayan Peralatan masak . serta untuk bagian apa mereka bertanggung jawab.Jenis Tugas Apa yang Membentuk WBS? Tugas paralel : Tugas-tugas (atau sub tugas) yang dapat dilakukan pada saat bersamaan dengan tugas lainnya tanpa menghalangi proyek. WBS dibagi berdasarkan pemisahan fungsi departemental dalam organisasi. WBS yang dibuat berdasarkan lini fungsional ini memberikan gambaran yang cepat dan akurat tentang bagaimana proyek dipilah-pilah dan tim mana saja yang bertanggung jawab. Tugas dependen : Tugas-tugas (atau sub tugas) yang tidak dapat dimulai sampai tugas yang lain (mendahuluinya/predecessor) selesai lebih dulu. WBS Fungsional Dalam contoh di bawah. Walau demikian tidak berarti tugas-tugas tersebut harus memiliki waktu mulai dan waktu selesai yang sama.

diagram yang dihasilkan biasanya sangat besar sehingga harus digambar pada wall chart. . Menghasilkan dokumen tunggal yang menjamin totalitas keseluruhan proyek (komprehensif). Kelemahan : Pada proyek serius. Sangat baik dalam memisahkan aktivitasaktivitas fungsional.Kombinasi Pohon Diagram dan Outline Gambar berikut adalah WBS yang mengkombinasikan Pohon Diagram dan Outline. Kelebihan : Tingkat detil sangat tinggi.

WBS menggambarkan outline kegiatan. Diagram Gantt menggambarkan secara sederhana tentang status keseluruhan proyek sekaligus juga menggambarkan status tiap tugas dalam proyek.DIAGRAM GANTT Diagram Gantt (sering disebut diagram batang) memungkinkan peserta proyek dan pihak yang berkepentingan (stakeholder) untuk melihat saat awal dan akhir dari tugastugas dan sub-sub tugas. sedangkan diagram Gantt memberikan gambaran kronologis tugas dan sub tugas. Komponen penyusunnya menggunakan Work Breakdown Structure/WBS (struktur rincian kerja) yang telah dibahas sebelumnya. .

Makin banyak tugas yang terlibat dan makin penting urutan antara tugas-tugas. Misal. Mengurangi tingkat usaha pada tugas-tugas atau sub-sub tugas 3. . untuk Tugas 27 (Pembelian). Bagaimana bila terjadi keterlambatan dalam tugas? 1. 29. Sedangkan Tugas 28. Pada contoh Diagram Gantt di atas misalnya ditambahkan Kolom 3 dan Kolom 4. 2. Pendahulu (predecessor) mengidentifikasi tugas mana yang harus diselesaikan sebelum tugas ini dapat dilaksanakan. Durasi (waktu penyelesaian) berisi daftar jumlah hari yang diperlukan untuk melaksanakan masin-masing tugas. Re-alokasi sumberdaya. maka makin banyak yang perlu ditambahkan pada diagram Gantt. Mengubah urutan tugas. maka Tugas 25 (Memesan Software) dan 26 (Memilih Kabel) harus diselesaikan dulu. Kolom 3. 30 bisa dilakukan bersamaan bila Tugas 7 telah selesai. Kolom 4.