MEMBUAT APLIKASI DATABASE MAHASISWA DENGAN MICROSOFT ACCES

Pendahuluan
Untuk Apasih kita belajar microsoft Access….? Microsoft Access adalah suatu aplikasi yang dapat membantu kita membuat sebuah aplikasi database dalam waktu yang relatif singkat. Biasanya digunakan untuk pembuatan aplikasi-aplikasi yang kecil. Misalnya Program untuk Kasir di koperasi, penjualan untuk toko. Sebelum mulai belajar jangan lupa berdoa dulu kemudian Tanamkan pada diri anda bahwa Microsoft Access itu gampang dan mudah dipelajari. Kuatkan keyakinan pada diri anda bahwa anda dapat menguasainya. Di Microsoft Access ada bagian apa aja sih…? a. Table digunakan untuk menyimpan data b. Query digunakan untuk memanipulasi data c. Form digunakan untuk frontend aplikasi. Biasanya untuk menampilkan data, menambah data dll. d. Report digunakan untuk membuat laporan e. Macro digunakan untuk melakukan satu atau beberapa fungsi. f. Switchboard digunakan untuk mendisign Menu Utama Bagaimana memulai microsoft Access…? 1. Klik Start pilih Program lalu pilih Microsoft Access 2. Setelah terbuka klik Blank Database, pada jendela file new database isikan nama file yang diinginkan misalkan Mahasiswa (Untuk membuat aplikasi Pengentrian data Mahasisawa di sebuah pendidikan .) Seperti Gambar Di bawah ini :

Gambar 1.1

Kita sudah membuat database dengan nama Mahasiswa tetapi database itu belum dapat digunakan untuk itu kita perlu membuat Tabel, Form, Query, Report dan Macro bila perlu. DataBase Mahasiswa 1
Created By Eko Priyanto Access 2002

1. Table
Apa sih Table itu ? Table adalah tempat untuk menyimpan data. Contohnya data barang disimpan di table barang Kenapa kita harus buat table ? Karena kalau kita tidak buat table kita tidak dapat menyimpan data, Jika tidak ada data yang disimpan data tidak dapat diproses. Kasih tau dong caranya buat table. Sebelum kita mulai membuat table kita tentukan dulu table-table yang diprelukan beserta field-fieldnya 1.1 Table Mahasiswa
Fiels Name Nim Nama Tempatlahir TglLahir Agama JnsKelamin Alamat Telepon KdJurusan Ket : 1. Fields KdJurusan menggunakan lookup wizard yang datanya diambil dari table Jurusan 2. Berikan Primary Key pada fields NIM Data Type Text Text Text Text Text Text Text Text Text Fiels Size 10 35 20 Date/Time 15 15 50 15 5 Description Primary Key

Medium Date

Langkah membuat Table 1. Pada jendela database klik Table. 2. klik dua kali create table in design view 3. pada jendela table ketikan field-field table MHS beserta tipe datanya, jangan lupa tentukan NIM sebagai Primary Key. seperti gambar dibawah ini.

DataBase Mahasiswa

2
Created By Eko Priyanto Access 2002

Table MHS sudah selesai dibuat. karena table ini berkaitan dengan Identitas Mahasiswa maka Kita simpan dengan nama “ Table Mhs ”. DataBase Mahasiswa 3 Created By Eko Priyanto Access 2002 . 1.2 4.2 Table Jurusan Fiels Name KdJurusan Jurusan Data Type Text Text Fiels Size 5 35 Description Primary Key Ket : Pada Field KdJurusan Berikan Primary Key 1. 6.Gambar 1. Lakukan langkah-langkah diatas untuk membuat table yang lainnya. Anda pilih No untuk tidak memberikan primari key. Pilih File Save. Apabila anda pilih Yes maka microsoft acces akan secara otomatis memberikan ID sendiri pada Filename. 5. tutup table untuk membuat table-table lainnya. Setelah anda simpan maka akan muncul kotak dialog seperti gambar di bawah ini. Karena Pada field Nim dan KdMatakuliah sudah pernah digunakan pada table Lain.3 Table Nilai Fiels Name Nim KdMatakuliah Absen Tugas Formatif Uts Uas Rata_Rata Mutu Data Type Text Text Number Number Number Number Number Number Text Fiels Size 5 5 Integer Integer Integer Integer Integer Decimal 2 Description Lookup Wizard Ket : 1) Pada table ini tidak menggunakan Primary Key. Ketikan Nama Table.

4 DataBase Mahasiswa 4 Created By Eko Priyanto Access 2002 . Cara membuat Relationship : 1.4 Table Matakuliah Fiels Name KdMatakuliah Matakuliah SKS Data Type Text Text Text Fiels Size 5 5 2 Description Primary Key Ket : Pada fields KdMatakuliah Anda kasih Primary Key 2. Klik menu Tools pada toolbar pilih Relationship maka akan muncul kotak dialog Show Table seperti gambar di bawah ini : Gambar 1.2) Fields NIM menggunakan lookup wizard yand datanya di ambil dari table Mahasiswa Gambar 1.3 1. Relationship Table Relationship ini digunakan sebagai menghubungkan ke 4 table tersebut di atas sehingga menjadi bentuk one-to-many.

Anda Check List Enfoce Referential Intergrity. lalu Anda tekan tombol Close untuk keluar dari Show table 3. Cascade Delete Related Record Kemudian klik tombol Create.5. Cascade Update Related Fields.5 4. Lakukan hal yang sama untuk menghubungkan antara table Jurusan dengan table Mahasiswa pada field KdJurusan. Lihat pada Gambar 1. Masukan ke empat table tersebut dengan menekan tombol Add.2. setelah anda yakin keempat-empat table tersebut telah masuk kedalam Relationship. Sehingga tapil seperti gambar berikut : Gambar 1. pada table Mahasiswa field NIM Anda Drag lalu geser ke Fields NIM yang ada pada table Nilai.5 DataBase Mahasiswa 5 Created By Eko Priyanto Access 2002 . Kemudian Antara table Nilai dengan table Matakuliah Pada Field KdMatakuliah Gambar 1. Kemudian Anda hubungkan ke empat table tersebut.

3) Masukan Field-fieldnya kedalam query Contoh: Nim. Tekan tombol Close untuk keluar dari kotak dialog show table. atau pada dua/lebih tabel. Sebagai contoh kita akan membuat Query Nilai Seperti gambar dibawah ini : Gambar 2. Ia bisa berdasarkan pada satu tabel saja. Matakuliah. Mutu DataBase Mahasiswa 6 Created By Eko Priyanto Access 2002 . Tugas. Contohnya kita ingin melihat Nim “01200506” itu siapa pemiliknya. Di sini kita mengambil data dari table Mahasiswa dan Table Nilai. ataupun berdasarkan pada query yang telah ada. c. Seperti mengelompokkan sepuluh penjualan terbesar oleh customer yang dimiliki. Sebagai penghubungnya adalah field NIM. Menampilkan data-data tertentu pada suatu table. Absen. Query biasanya digunakan sebagai sumber data untuk Report. KdMatakuliah. untuk mengolah data dalam tabel(-tabel) menjadi satu informasi yang bisa dimengerti. Dapat melakukan operasi perhitungan. Sks. contohnya kita hanya ingin melihat data pada table Mahasiswa yang Nim nya “MA001” b. Bagaimanasih cara membuat query. Rata_Rata. Query. Langkah-langkah membuat Query 1) Pada Jendela database pilih Query lalu klik dua kali Create Query In Design View.dan Form. Itulah tiga fungsi utama query. Apasih Manfaatnya Query ? Dengan Query kita dapat : a. Uas. dan table Nilai dengan menekan tombol Add. table mhs.2. Uts. Formatif.1 2) Masukan table Matakuliah. Query Query adalah 'permintaan data' kita berupa bahasa bisnis. Menampilkan data dari dua table atau lebih dengan syarat antara table itu ada field yang berhubungan. Perilaku.

35) 5) Untuk Mencari Mutu ketikan rumus sebagai berikut : MUTU:IIf([RATA_RATA]>=84. Mutu. Uas.7 untuk melihat hasil dari QueryTranskip. Jurusan.25)+([uas]*0. Uts.2 7) Tekan tombol ini : (Run) untuk melihat hasilnya seperti pada gambar dibawah Gambar 2."D".3 8) Lakukan hal yang sama pada langkah pembuatan query di atas untuk membuat QueryTranskip dengan Field Sbb: Nim. Matakuliah."B". Seperti pada gambar di bawah ini : DataBase Mahasiswa 7 Created By Eko Priyanto Access 2002 . TglLahir.IIf([RAT A_RATA]>=59.IIf([RATA_RATA]>=49.1)+([Tugas]*0. KdJurusan. Formatif. TempatLahir.5.1)+([Perilaku]*0.0)))) 6) Simpan Query tersebut dengan nama QueryNilai Gambar 2. 9) Lakukan langkah No.4) Untuk mencari Rata_Rata ketikan Rumus sebagai berikut : RATA_RATA:([Absen]*0."A". Kdmatakuliah.5. Absen. Simpan Query tersebut dengan nama QueryTranskip.5.1)+([ uts]*0. Tugas. Rata_Rata.5. Perilaku. Sks. NamaMahasiswa.1)+([formatif]*0.IIf([RATA_RATA]>=69."C".

Contoh anda akan membuat tombol Add. dan lain-lain kontrol windows.Gambar 2. Gambar 3. Gunakan Comment Buttom untuk membuat tombol-tombol operasi yang Anda inginkan. biasanya jika bekerja dalam transaksi master-detail.Pada Jendela New Form pilih Auto Form Columnar. Form Form digunakan untuk merepresentasikan ke user atau menerima inputan dari user data-data dalam tabel/query dalam bentuk interface grid. yang ada pada Field List. Membuat Form Jurusan untuk maintenance data Jurusan. Masukan fields Kdjurusan.4 3. Jurusan.1 2. tombol. lalu pilih sumber datanya. caranya kita klik tombol panah ke bawah pilih Table Jurusan klik OK. klik New. anda klik comment Buttom yang ada pada tool box maka akan muncul kotak dialog seperti gambar di bawah ini : DataBase Mahasiswa 8 Created By Eko Priyanto Access 2002 . lalu klik Create Form in Desing wizard. Pada Jendela database pilih Form. form dalam access bisa dimasukkan ke dalam form lain sebagai control sub form. Lalu drag geser dan letakan kedalam Form. 3. 1.

Kemudian Anda klik Next untuk melanjutkan perintah berikutnya.2 5.2 4. Gambar 3. Anda tekan tombol Next untuk melanjutkan perintah berikutnya. Seperti tampil pada gambar di bawah in : DataBase Mahasiswa 9 Created By Eko Priyanto Access 2002 .Gambar 3. Setelah Anda pilih Categories Record Operations dan Actions Add New Record. dan tombol Browse untuk menceri file data gambar yang Anda punya. Options Picture untuk bentuk gambar. Anda pilih options Text apabila tombol yang akan Anda buat berbentuk tulisan.

Karena kita akan membuat tombol add maka namenya kita ketikan dengan nama CmdAdd. dan Go to Last Recor Untuk data record yang paling akhir. Untuk Tombol Delete Anda pilih Delete Record 8. Untuk membuat tombol Navigation anda pilih Record Navigation. Kemudian anda klik Finish 7. Untuk tombol Save anda pilih Save Record. Go to Previous Record untuk mundul. Kemudian pilih Close form 10. Dividing Lines = No seperti gambar di bawah ini : Gambar 3. Ubah pada form Properties pada lembar format Capton = Form Data Jurusan. Go to First Record untuk data paling awan.3 6. 9. cara pembuatan name ini tidak boleh menggunakan spasi. Untuk membuat tombol Close anda pilih yang Form Operastion. Go to Next Record untuk Maju. Scroll Bar = Neither.Gambar 3.4 DataBase Mahasiswa 10 Created By Eko Priyanto Access 2002 . Sekarang Anda diminta untuk membuat Name pada tombol yang akan anda buat. Navigation Buttons = No. Record Selectors = No.

11. Lakukan hal yang sama seperti langkah-langkah pembuatan form di atas untuk membuat form data Matakuliah yang datanya di ambil dari table Matakuliah seperti tampak tampil pada gambar di bawah ini : Gambar 3. Anda simpan dengan mengeklik tombol gambar disket pada toolbar dengan nama form data jurusan. Tekan tombol View untuk menjalan kan form data jurusan. Gambar 3.5 12.6 DataBase Mahasiswa 11 Created By Eko Priyanto Access 2002 .

pilih Form Wizard kemudian datanya diambil dari Qnilai.2 DataBase Mahasiswa 12 Created By Eko Priyanto Access 2002 . Seperti tampil pada gambar di bawah ini : Gambar 4. Sehingga menjadi bentuk form traksaksi atau form entry data traskip nilai.4. Membuat Sub Form Yang dimaksud dengan sub form ini adalah kita akam membuat form di dalam form yang datanya diambil dari beberapa table. Klik OK Seperti tampil pada kotak dialog new form di bawah ini Gambar 4.1 Langkah – Langkah Pembuatan Sub Form 1) Klik form pilih New.

Mutu. Matakuliah. Rata_Rata. Uas. Tugas. Absen. Sks.4 DataBase Mahasiswa 13 Created By Eko Priyanto Access 2002 . Perilaku. bentuk Layout kita pilih yang Options Tabular kemudian klik tombol Next Gambar 4.3 3) Selanjutnya Anda diminta untuk menentukan bentuk Layoutnya. Contoh: Anda masukan field Kdmatakulia. Kemudian klik tombol Next Lihat Pada gambar di bawah ini : Gambar 4. Formatif. Uts.2) Selanjutnya anda diminta untuk memasukan field-fieldnya caranya dengan klik tombol sehingga fieldnya pindah ke kotak sebelah kana.

5 5) Terakhir anda diminta untuk memberikan nama pada form.5 DataBase Mahasiswa 14 Created By Eko Priyanto Access 2002 . kemudian klik tombol Next Gambar 4. dan klik tombol Finish.4) Selanjutnya Anda diminta untuk menentukan bentuk Style Pada Form yang akan kita buat. sebagai contoh kita bisa pilih yang Standar. sebaga contoh kita ketik dengan Nama Sub Form. 6) Tekan tombol View untuk menjalan kan form seperti tampak tampil pada gambar di bawah ini : Gambar 4.

kemudian pilih New.1 2) Susun field-fieldnya sehingga tampak tampil pada gambar di bawah ini Gambar 5. sumber datanya di ambil dari table Mhs.5.2 DataBase Mahasiswa 15 Created By Eko Priyanto Access 2002 . Pembuatan Form Entry Data Transkip Langkah – Langkah Pembuatan Form Entry Data Transkip 1) Klik form pada windows DatabaseMahasiswa. pilih Design View. kemudian Klik OK. Gambar 5.

4 Ketikan Pria dan Wanita Pada Column Label Names."HINDU".3) Field Agama Di isi dengan menggunakan Lookup. klik close untuk keluar dari kotak dialog Properties. Combo Box."BUDHA"."KATOLIK". cari “Control source = Agama. klik option group masukan ke dalam form maka akan muncul kotak dialog sbb : Gambar 5. Gambar 5."KRISTEN". di lembar Data. Kemudian klik kanan lagi cari Properties. Row Source = "ISLAM".3 4) Pada field JenisKelamin Anda gunakan Options Group pada toolbox. kemudian klik Next untuk melanjutkan Options Group wizard DataBase Mahasiswa 16 Created By Eko Priyanto Access 2002 . Caranya : Klik kanan pada field Agama. Row Source Type = Value List. cari Change to.

5 Pilih yes. dan Wanita mengandung nila 2.6 Pada Label names Pria berarti mengandung nilai 1. klik tombol Next DataBase Mahasiswa 17 Created By Eko Priyanto Access 2002 . the default choice is : Pria Klik tombol Next Gambar 5.Gambar 5.

cari fielsd yang akan kita tampung misal JnsKelamin. Klik Next Gambar 5.Gambar 5.8 Disini anda diminta untuk menentukan style options buttons yang akan kita buat.7 Pada pilihan Option tersebut anda pilih “Store the value in this Fields. Klik Next DataBase Mahasiswa 18 Created By Eko Priyanto Access 2002 .

JURUSAN FROM [TABLE JURUSAN]. [TABLE JURUSAN].Gambar 5.KDJURUSAN. pada lembar Data. kemudian klik kanan pilih properties. Row Source Type = Table/Query. Untuk membuat fields Jurusan. pada lembar Data.9 6) Klik TextBox Pada toolbox. Control Source=Form!KDJURUSAN. misal anda ketikan JENISKELAMIN. Gambar 5.8 Anda diminta untuk memberi Label pada option group yang akan anda buat. Pilih Properties. control source = KdJurusan. Row Source = SELECT [TABLE JURUSAN]. Kemudian klik Finish 5) Klik kanan pada KdJurusan.COLUMN(1) DataBase Mahasiswa 19 Created By Eko Priyanto Access 2002 .

Kemudian klik tombol Next untuk menjakankan perintah selanjutnya. Anda diminta untuk memberikan namenya pada sub form. Klik tombol finish DataBase Mahasiswa 20 Created By Eko Priyanto Access 2002 . b.7) Langkah selanjutnya kita masukan sub form yang telah kita buat kedalam form entry data traskip. Karena kita menggunakan wizard maka akan muncul kotak dialog sbb : Gambar 5. Cari sub form yang ada pada toolsbox.10 c. maka akan muncul beberapa form yang pernah kita buat. d. a. Kemudian pilih nama form yang akan kita masukan kedalam form utama. Pada Option anda pilih Use an existing form. kemudian anda klik lalu letaknakan kedalam form entry data transkip.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful