MEMBUAT APLIKASI DATABASE MAHASISWA

DENGAN MICROSOFT ACCES

Pendahuluan
Untuk Apasih kita belajar microsoft Access….?
Microsoft Access adalah suatu aplikasi yang dapat membantu kita membuat sebuah
aplikasi database dalam waktu yang relatif singkat. Biasanya digunakan untuk
pembuatan aplikasi-aplikasi yang kecil. Misalnya Program untuk Kasir di koperasi,
penjualan untuk toko. Sebelum mulai belajar jangan lupa berdoa dulu kemudian
Tanamkan pada diri anda bahwa Microsoft Access itu gampang dan mudah dipelajari.
Kuatkan keyakinan pada diri anda bahwa anda dapat menguasainya.

Di Microsoft Access ada bagian apa aja sih…?

a. Table digunakan untuk menyimpan data

b. Query digunakan untuk memanipulasi data
c. Form digunakan untuk frontend aplikasi. Biasanya untuk menampilkan data,
menambah data dll.
d. Report digunakan untuk membuat laporan
e. Macro digunakan untuk melakukan satu atau beberapa fungsi.
f. Switchboard digunakan untuk mendisign Menu Utama

Bagaimana memulai microsoft Access…?

1. Klik Start pilih Program lalu pilih Microsoft Access

2. Setelah terbuka klik Blank Database, pada jendela file new database isikan nama
file yang diinginkan misalkan Mahasiswa (Untuk membuat aplikasi Pengentrian
data Mahasisawa di sebuah pendidikan .) Seperti Gambar Di bawah ini :

Gambar 1.1

Kita sudah membuat database dengan nama Mahasiswa tetapi database itu belum
dapat digunakan untuk itu kita perlu membuat Tabel, Form, Query, Report dan Macro
bila perlu.

DataBase Mahasiswa 1
Created By Eko Priyanto Access 2002
1. Table

Apa sih Table itu ?

Table adalah tempat untuk menyimpan data. Contohnya data barang disimpan di table
barang
Kenapa kita harus buat table ?
Karena kalau kita tidak buat table kita tidak dapat menyimpan data, Jika tidak ada
data yang disimpan data tidak dapat diproses.
Kasih tau dong caranya buat table.
Sebelum kita mulai membuat table kita tentukan dulu table-table yang diprelukan
beserta field-fieldnya

1.1 Table Mahasiswa

Fiels Name Data Type Fiels Size Description

Nim Text 10 Primary Key
Nama Text 35
Tempatlahir Text 20
TglLahir Text Date/Time Medium Date
Agama Text 15
JnsKelamin Text 15
Alamat Text 50
Telepon Text 15
KdJurusan Text 5

Ket :
1. Fields KdJurusan menggunakan lookup wizard yang datanya diambil dari table
Jurusan
2. Berikan Primary Key pada fields NIM

Langkah membuat Table

1. Pada jendela database klik Table.

2. klik dua kali create table in design view
3. pada jendela table ketikan field-field table MHS beserta tipe datanya, jangan lupa
tentukan NIM sebagai Primary Key. seperti gambar dibawah ini.

DataBase Mahasiswa 2
Created By Eko Priyanto Access 2002
 Gambar 1.2

4. Pilih File Save. Ketikan Nama Table, karena table ini berkaitan dengan Identitas
Mahasiswa maka Kita simpan dengan nama “ Table Mhs ”.
5. Table MHS sudah selesai dibuat. tutup table untuk membuat table-table lainnya.
6. Lakukan langkah-langkah diatas untuk membuat table yang lainnya.

1.2 Table Jurusan

Fiels Name Data Type Fiels Size Description

KdJurusan Text 5 Primary Key
Jurusan Text 35

Ket : Pada Field KdJurusan Berikan Primary Key

1.3 Table Nilai

Fiels Name Data Type Fiels Size Description

Nim Text 5 Lookup Wizard
KdMatakuliah Text 5
Absen Number Integer
Tugas Number Integer
Formatif Number Integer
Uts Number Integer
Uas Number Integer
Rata_Rata Number Decimal
Mutu Text 2

Ket :
1) Pada table ini tidak menggunakan Primary Key, Karena Pada field Nim
dan KdMatakuliah sudah pernah digunakan pada table Lain. Setelah
anda simpan maka akan muncul kotak dialog seperti gambar di bawah
ini. Apabila anda pilih Yes maka microsoft acces akan secara otomatis
memberikan ID sendiri pada Filename. Anda pilih No untuk tidak
memberikan primari key.

DataBase Mahasiswa 3
Created By Eko Priyanto Access 2002
 2) Fields NIM menggunakan lookup wizard yand datanya di ambil dari
table Mahasiswa

Gambar 1.3
1.4 Table Matakuliah

Fiels Name Data Type Fiels Size Description

KdMatakuliah Text 5 Primary Key
Matakuliah Text 5
SKS Text 2

Ket : Pada fields KdMatakuliah Anda kasih Primary Key

2. Relationship Table

Relationship ini digunakan sebagai menghubungkan ke 4 table tersebut di atas

sehingga menjadi bentuk one-to-many.
Cara membuat Relationship :
1. Klik menu Tools pada toolbar pilih Relationship maka akan muncul kotak dialog
Show Table seperti gambar di bawah ini :

Gambar 1.4

DataBase Mahasiswa 4
Created By Eko Priyanto Access 2002
2. Masukan ke empat table tersebut dengan menekan tombol Add, setelah anda
yakin keempat-empat table tersebut telah masuk kedalam Relationship, lalu Anda
tekan tombol Close untuk keluar dari Show table
3. Kemudian Anda hubungkan ke empat table tersebut, pada table Mahasiswa field
NIM Anda Drag lalu geser ke Fields NIM yang ada pada table Nilai. Lihat pada
Gambar 1.5. Lakukan hal yang sama untuk menghubungkan antara table Jurusan
dengan table Mahasiswa pada field KdJurusan, Kemudian Antara table Nilai
dengan table Matakuliah Pada Field KdMatakuliah

Gambar 1.5

4. Anda Check List Enfoce Referential Intergrity, Cascade Update Related

Fields, Cascade Delete Related Record Kemudian klik tombol Create. Sehingga
tapil seperti gambar berikut :

Gambar 1.5

DataBase Mahasiswa 5
Created By Eko Priyanto Access 2002
2. Query
Query adalah 'permintaan data' kita berupa bahasa bisnis, untuk mengolah data dalam
tabel(-tabel) menjadi satu informasi yang bisa dimengerti. Seperti mengelompokkan
sepuluh penjualan terbesar oleh customer yang dimiliki. Ia bisa berdasarkan pada satu
tabel saja, atau pada dua/lebih tabel, ataupun berdasarkan pada query yang telah ada.

Query, Apasih Manfaatnya Query ?

Dengan Query kita dapat :
a. Menampilkan data-data tertentu pada suatu table, contohnya kita hanya ingin
melihat data pada table Mahasiswa yang Nim nya “MA001”
b. Menampilkan data dari dua table atau lebih dengan syarat antara table itu ada field
yang berhubungan. Contohnya kita ingin melihat Nim “01200506” itu siapa
pemiliknya. Di sini kita mengambil data dari table Mahasiswa dan Table Nilai,
Sebagai penghubungnya adalah field NIM.
c. Dapat melakukan operasi perhitungan.

Itulah tiga fungsi utama query.

Query biasanya digunakan sebagai sumber data untuk Report.dan Form.

Bagaimanasih cara membuat query.

Langkah-langkah membuat Query
1) Pada Jendela database pilih Query lalu klik dua kali Create Query In Design
View. Sebagai contoh kita akan membuat Query Nilai Seperti gambar dibawah
ini :

Gambar 2.1

2) Masukan table Matakuliah, table mhs, dan table Nilai dengan menekan tombol
Add. Tekan tombol Close untuk keluar dari kotak dialog show table.
3) Masukan Field-fieldnya kedalam query Contoh: Nim, KdMatakuliah, Matakuliah,
Sks, Absen, Perilaku, Tugas, Formatif, Uts, Uas, Rata_Rata, Mutu

DataBase Mahasiswa 6
Created By Eko Priyanto Access 2002
4) Untuk mencari Rata_Rata ketikan Rumus sebagai berikut :
RATA_RATA:([Absen]*0.1)+([formatif]*0.1)+([Tugas]*0.1)+([Perilaku]*0.1)+([
uts]*0.25)+([uas]*0.35)
5) Untuk Mencari Mutu ketikan rumus sebagai berikut :
MUTU:IIf([RATA_RATA]>=84.5,"A",IIf([RATA_RATA]>=69.5,"B",IIf([RAT
A_RATA]>=59.5,"C",IIf([RATA_RATA]>=49.5,"D",0))))
6) Simpan Query tersebut dengan nama QueryNilai

Gambar 2.2

7) Tekan tombol (Run) untuk melihat hasilnya seperti pada gambar dibawah
ini :

Gambar 2.3

8) Lakukan hal yang sama pada langkah pembuatan query di atas untuk membuat
QueryTranskip dengan Field Sbb: Nim, NamaMahasiswa, TempatLahir,
TglLahir, KdJurusan, Jurusan, Kdmatakuliah, Matakuliah, Sks, Absen,
Perilaku, Tugas, Formatif, Uts, Uas, Rata_Rata, Mutu. Simpan Query tersebut
dengan nama QueryTranskip.
9) Lakukan langkah No.7 untuk melihat hasil dari QueryTranskip. Seperti pada
gambar di bawah ini :

DataBase Mahasiswa 7
Created By Eko Priyanto Access 2002
 Gambar 2.4

3. Form

Form digunakan untuk merepresentasikan ke user atau menerima inputan dari user
data-data dalam tabel/query dalam bentuk interface grid, tombol, dan lain-lain kontrol
windows. form dalam access bisa dimasukkan ke dalam form lain sebagai control sub
form, biasanya jika bekerja dalam transaksi master-detail.

Membuat Form Jurusan untuk maintenance data Jurusan.

1. Pada Jendela database pilih Form, lalu klik Create Form in Desing wizard, klik
New.Pada Jendela New Form pilih Auto Form Columnar, lalu pilih sumber
datanya, caranya kita klik tombol panah ke bawah pilih Table Jurusan klik OK.

Gambar 3.1
2. Masukan fields Kdjurusan, Jurusan, yang ada pada Field List, Lalu drag geser
dan letakan kedalam Form.
3. Gunakan Comment Buttom untuk membuat tombol-tombol operasi yang Anda
inginkan. Contoh anda akan membuat tombol Add, anda klik comment Buttom
yang ada pada tool box maka akan muncul kotak dialog seperti gambar di bawah
ini :

DataBase Mahasiswa 8
Created By Eko Priyanto Access 2002
 Gambar 3.2
4. Setelah Anda pilih Categories Record Operations dan Actions Add New Record,
Anda tekan tombol Next untuk melanjutkan perintah berikutnya.

Gambar 3.2
5. Anda pilih options Text apabila tombol yang akan Anda buat berbentuk tulisan,
Options Picture untuk bentuk gambar, dan tombol Browse untuk menceri file
data gambar yang Anda punya. Kemudian Anda klik Next untuk melanjutkan
perintah berikutnya. Seperti tampil pada gambar di bawah in :

DataBase Mahasiswa 9
Created By Eko Priyanto Access 2002
 Gambar 3.3
6. Sekarang Anda diminta untuk membuat Name pada tombol yang akan anda buat,
cara pembuatan name ini tidak boleh menggunakan spasi. Karena kita akan
membuat tombol add maka namenya kita ketikan dengan nama CmdAdd.
Kemudian anda klik Finish
7. Untuk tombol Save anda pilih Save Record, Untuk Tombol Delete Anda pilih
Delete Record
8. Untuk membuat tombol Navigation anda pilih Record Navigation, Go to First
Record untuk data paling awan, Go to Previous Record untuk mundul, Go to
Next Record untuk Maju, dan Go to Last Recor Untuk data record yang paling
akhir.
9. Untuk membuat tombol Close anda pilih yang Form Operastion, Kemudian pilih
Close form
10. Ubah pada form Properties pada lembar format Capton = Form Data Jurusan,
Scroll Bar = Neither, Record Selectors = No, Navigation Buttons = No, Dividing
Lines = No seperti gambar di bawah ini :

Gambar 3.4

DataBase Mahasiswa 10
Created By Eko Priyanto Access 2002
11. Anda simpan dengan mengeklik tombol gambar disket pada toolbar dengan nama
form data jurusan. Tekan tombol View untuk menjalan kan form data jurusan.

Gambar 3.5
12. Lakukan hal yang sama seperti langkah-langkah pembuatan form di atas untuk
membuat form data Matakuliah yang datanya di ambil dari table Matakuliah
seperti tampak tampil pada gambar di bawah ini :

Gambar 3.6

DataBase Mahasiswa 11
Created By Eko Priyanto Access 2002
4. Membuat Sub Form

Yang dimaksud dengan sub form ini adalah kita akam membuat form di dalam
form yang datanya diambil dari beberapa table. Sehingga menjadi bentuk form
traksaksi atau form entry data traskip nilai. Seperti tampil pada gambar di bawah ini :

Gambar 4.1

Langkah – Langkah Pembuatan Sub Form

1) Klik form pilih New, pilih Form Wizard kemudian datanya diambil dari
Qnilai, Klik OK Seperti tampil pada kotak dialog new form di bawah ini

Gambar 4.2

DataBase Mahasiswa 12
Created By Eko Priyanto Access 2002
 2) Selanjutnya anda diminta untuk memasukan field-fieldnya caranya dengan
klik tombol sehingga fieldnya pindah ke kotak sebelah kana. Contoh:
Anda masukan field Kdmatakulia, Matakuliah, Sks, Absen, Perilaku, Tugas,
Formatif, Uts, Uas, Rata_Rata, Mutu. Kemudian klik tombol Next Lihat Pada
gambar di bawah ini :

Gambar 4.3

3) Selanjutnya Anda diminta untuk menentukan bentuk Layoutnya, bentuk

Layout kita pilih yang Options Tabular kemudian klik tombol Next

Gambar 4.4

DataBase Mahasiswa 13
Created By Eko Priyanto Access 2002
 4) Selanjutnya Anda diminta untuk menentukan bentuk Style Pada Form yang
akan kita buat, sebagai contoh kita bisa pilih yang Standar, kemudian klik
tombol Next

Gambar 4.5
5) Terakhir anda diminta untuk memberikan nama pada form, sebaga contoh kita
ketik dengan Nama Sub Form, dan klik tombol Finish.
6) Tekan tombol View untuk menjalan kan form seperti tampak tampil pada
gambar di bawah ini :

Gambar 4.5

DataBase Mahasiswa 14
Created By Eko Priyanto Access 2002
 5. Pembuatan Form Entry Data Transkip

Langkah – Langkah Pembuatan Form Entry Data Transkip

1) Klik form pada windows DatabaseMahasiswa, kemudian pilih New, pilih

Design View, sumber datanya di ambil dari table Mhs, kemudian Klik
OK.

Gambar 5.1

2) Susun field-fieldnya sehingga tampak tampil pada gambar di bawah ini

Gambar 5.2

DataBase Mahasiswa 15
Created By Eko Priyanto Access 2002
 3) Field Agama Di isi dengan menggunakan Lookup, Caranya : Klik
kanan pada field Agama, cari Change to, Combo Box, Kemudian klik
kanan lagi cari Properties, di lembar Data, cari “Control source =
Agama, Row Source Type = Value List, Row Source =
"ISLAM";"KATOLIK";"KRISTEN";"HINDU";"BUDHA", klik close
untuk keluar dari kotak dialog Properties.

Gambar 5.3
4) Pada field JenisKelamin Anda gunakan Options Group pada toolbox,
klik option group masukan ke dalam form maka akan muncul kotak
dialog sbb :

Gambar 5.4
Ketikan Pria dan Wanita Pada Column Label Names, kemudian klik
Next untuk melanjutkan Options Group wizard

DataBase Mahasiswa 16
Created By Eko Priyanto Access 2002
 Gambar 5.5

Pilih yes, the default choice is : Pria Klik tombol Next

Gambar 5.6

Pada Label names Pria berarti mengandung nilai 1, dan Wanita

mengandung nila 2, klik tombol Next

DataBase Mahasiswa 17
Created By Eko Priyanto Access 2002
 Gambar 5.7
Pada pilihan Option tersebut anda pilih “Store the value in this Fields,
cari fielsd yang akan kita tampung misal JnsKelamin, Klik Next

Gambar 5.8
Disini anda diminta untuk menentukan style options buttons yang akan
kita buat, Klik Next

DataBase Mahasiswa 18
Created By Eko Priyanto Access 2002
 Gambar 5.8
Anda diminta untuk memberi Label pada option group yang akan anda
buat, misal anda ketikan JENISKELAMIN, Kemudian klik Finish

5) Klik kanan pada KdJurusan, Pilih Properties, pada lembar Data,

control source = KdJurusan, Row Source Type = Table/Query,
Row Source = SELECT [TABLE JURUSAN].KDJURUSAN,
[TABLE JURUSAN].JURUSAN FROM [TABLE JURUSAN];

Gambar 5.9
6) Klik TextBox Pada toolbox, Untuk membuat fields Jurusan, kemudian
klik kanan pilih properties, pada lembar Data, Control
Source=Form!KDJURUSAN.COLUMN(1)

DataBase Mahasiswa 19
Created By Eko Priyanto Access 2002
 7) Langkah selanjutnya kita masukan sub form yang telah kita buat
kedalam form entry data traskip.
a. Cari sub form yang ada pada toolsbox, kemudian anda klik lalu
letaknakan kedalam form entry data transkip.
b. Karena kita menggunakan wizard maka akan muncul kotak dialog
sbb :

Gambar 5.10
c. Pada Option anda pilih Use an existing form, maka akan
muncul beberapa form yang pernah kita buat. Kemudian pilih
nama form yang akan kita masukan kedalam form utama.
Kemudian klik tombol Next untuk menjakankan perintah
selanjutnya.
d. Anda diminta untuk memberikan namenya pada sub form, Klik
tombol finish

DataBase Mahasiswa 20
Created By Eko Priyanto Access 2002