MEMBUAT APLIKASI DATABASE MAHASISWA DENGAN MICROSOFT ACCES

Pendahuluan
Untuk Apasih kita belajar microsoft Access….? Microsoft Access adalah suatu aplikasi yang dapat membantu kita membuat sebuah aplikasi database dalam waktu yang relatif singkat. Biasanya digunakan untuk pembuatan aplikasi-aplikasi yang kecil. Misalnya Program untuk Kasir di koperasi, penjualan untuk toko. Sebelum mulai belajar jangan lupa berdoa dulu kemudian Tanamkan pada diri anda bahwa Microsoft Access itu gampang dan mudah dipelajari. Kuatkan keyakinan pada diri anda bahwa anda dapat menguasainya. Di Microsoft Access ada bagian apa aja sih…? a. Table digunakan untuk menyimpan data b. Query digunakan untuk memanipulasi data c. Form digunakan untuk frontend aplikasi. Biasanya untuk menampilkan data, menambah data dll. d. Report digunakan untuk membuat laporan e. Macro digunakan untuk melakukan satu atau beberapa fungsi. f. Switchboard digunakan untuk mendisign Menu Utama Bagaimana memulai microsoft Access…? 1. Klik Start pilih Program lalu pilih Microsoft Access 2. Setelah terbuka klik Blank Database, pada jendela file new database isikan nama file yang diinginkan misalkan Mahasiswa (Untuk membuat aplikasi Pengentrian data Mahasisawa di sebuah pendidikan .) Seperti Gambar Di bawah ini :

Gambar 1.1

Kita sudah membuat database dengan nama Mahasiswa tetapi database itu belum dapat digunakan untuk itu kita perlu membuat Tabel, Form, Query, Report dan Macro bila perlu. DataBase Mahasiswa 1
Created By Eko Priyanto Access 2002

1. Table
Apa sih Table itu ? Table adalah tempat untuk menyimpan data. Contohnya data barang disimpan di table barang Kenapa kita harus buat table ? Karena kalau kita tidak buat table kita tidak dapat menyimpan data, Jika tidak ada data yang disimpan data tidak dapat diproses. Kasih tau dong caranya buat table. Sebelum kita mulai membuat table kita tentukan dulu table-table yang diprelukan beserta field-fieldnya 1.1 Table Mahasiswa
Fiels Name Nim Nama Tempatlahir TglLahir Agama JnsKelamin Alamat Telepon KdJurusan Ket : 1. Fields KdJurusan menggunakan lookup wizard yang datanya diambil dari table Jurusan 2. Berikan Primary Key pada fields NIM Data Type Text Text Text Text Text Text Text Text Text Fiels Size 10 35 20 Date/Time 15 15 50 15 5 Description Primary Key

Medium Date

Langkah membuat Table 1. Pada jendela database klik Table. 2. klik dua kali create table in design view 3. pada jendela table ketikan field-field table MHS beserta tipe datanya, jangan lupa tentukan NIM sebagai Primary Key. seperti gambar dibawah ini.

DataBase Mahasiswa

2
Created By Eko Priyanto Access 2002

Lakukan langkah-langkah diatas untuk membuat table yang lainnya.Gambar 1. Table MHS sudah selesai dibuat.2 4. 6. Pilih File Save. tutup table untuk membuat table-table lainnya. Anda pilih No untuk tidak memberikan primari key. 1. DataBase Mahasiswa 3 Created By Eko Priyanto Access 2002 . Setelah anda simpan maka akan muncul kotak dialog seperti gambar di bawah ini. 5.3 Table Nilai Fiels Name Nim KdMatakuliah Absen Tugas Formatif Uts Uas Rata_Rata Mutu Data Type Text Text Number Number Number Number Number Number Text Fiels Size 5 5 Integer Integer Integer Integer Integer Decimal 2 Description Lookup Wizard Ket : 1) Pada table ini tidak menggunakan Primary Key.2 Table Jurusan Fiels Name KdJurusan Jurusan Data Type Text Text Fiels Size 5 35 Description Primary Key Ket : Pada Field KdJurusan Berikan Primary Key 1. Apabila anda pilih Yes maka microsoft acces akan secara otomatis memberikan ID sendiri pada Filename. karena table ini berkaitan dengan Identitas Mahasiswa maka Kita simpan dengan nama “ Table Mhs ”. Ketikan Nama Table. Karena Pada field Nim dan KdMatakuliah sudah pernah digunakan pada table Lain.

Relationship Table Relationship ini digunakan sebagai menghubungkan ke 4 table tersebut di atas sehingga menjadi bentuk one-to-many.2) Fields NIM menggunakan lookup wizard yand datanya di ambil dari table Mahasiswa Gambar 1. Klik menu Tools pada toolbar pilih Relationship maka akan muncul kotak dialog Show Table seperti gambar di bawah ini : Gambar 1. Cara membuat Relationship : 1.4 DataBase Mahasiswa 4 Created By Eko Priyanto Access 2002 .4 Table Matakuliah Fiels Name KdMatakuliah Matakuliah SKS Data Type Text Text Text Fiels Size 5 5 2 Description Primary Key Ket : Pada fields KdMatakuliah Anda kasih Primary Key 2.3 1.

lalu Anda tekan tombol Close untuk keluar dari Show table 3. Lakukan hal yang sama untuk menghubungkan antara table Jurusan dengan table Mahasiswa pada field KdJurusan.5 DataBase Mahasiswa 5 Created By Eko Priyanto Access 2002 .2. Cascade Update Related Fields. Lihat pada Gambar 1. Sehingga tapil seperti gambar berikut : Gambar 1. pada table Mahasiswa field NIM Anda Drag lalu geser ke Fields NIM yang ada pada table Nilai. Cascade Delete Related Record Kemudian klik tombol Create. Anda Check List Enfoce Referential Intergrity. Kemudian Anda hubungkan ke empat table tersebut. setelah anda yakin keempat-empat table tersebut telah masuk kedalam Relationship. Kemudian Antara table Nilai dengan table Matakuliah Pada Field KdMatakuliah Gambar 1.5. Masukan ke empat table tersebut dengan menekan tombol Add.5 4.

Uts. Matakuliah. Uas. Contohnya kita ingin melihat Nim “01200506” itu siapa pemiliknya. Query. Mutu DataBase Mahasiswa 6 Created By Eko Priyanto Access 2002 . Di sini kita mengambil data dari table Mahasiswa dan Table Nilai. Bagaimanasih cara membuat query. Tugas. Rata_Rata. dan table Nilai dengan menekan tombol Add. 3) Masukan Field-fieldnya kedalam query Contoh: Nim. Sebagai penghubungnya adalah field NIM. Itulah tiga fungsi utama query. Menampilkan data-data tertentu pada suatu table. Seperti mengelompokkan sepuluh penjualan terbesar oleh customer yang dimiliki. KdMatakuliah. atau pada dua/lebih tabel.1 2) Masukan table Matakuliah. ataupun berdasarkan pada query yang telah ada. Menampilkan data dari dua table atau lebih dengan syarat antara table itu ada field yang berhubungan. table mhs.2. Sks. Perilaku. Dapat melakukan operasi perhitungan. Langkah-langkah membuat Query 1) Pada Jendela database pilih Query lalu klik dua kali Create Query In Design View. Tekan tombol Close untuk keluar dari kotak dialog show table. contohnya kita hanya ingin melihat data pada table Mahasiswa yang Nim nya “MA001” b. c. Query biasanya digunakan sebagai sumber data untuk Report. Absen. Apasih Manfaatnya Query ? Dengan Query kita dapat : a.dan Form. untuk mengolah data dalam tabel(-tabel) menjadi satu informasi yang bisa dimengerti. Query Query adalah 'permintaan data' kita berupa bahasa bisnis. Sebagai contoh kita akan membuat Query Nilai Seperti gambar dibawah ini : Gambar 2. Ia bisa berdasarkan pada satu tabel saja. Formatif.

35) 5) Untuk Mencari Mutu ketikan rumus sebagai berikut : MUTU:IIf([RATA_RATA]>=84."C". 9) Lakukan langkah No.1)+([Perilaku]*0. Rata_Rata. Jurusan.IIf([RAT A_RATA]>=59. Absen."A".25)+([uas]*0.2 7) Tekan tombol ini : (Run) untuk melihat hasilnya seperti pada gambar dibawah Gambar 2. TglLahir.5. Uts. Sks. TempatLahir.4) Untuk mencari Rata_Rata ketikan Rumus sebagai berikut : RATA_RATA:([Absen]*0.7 untuk melihat hasil dari QueryTranskip.0)))) 6) Simpan Query tersebut dengan nama QueryNilai Gambar 2. Matakuliah. Perilaku.IIf([RATA_RATA]>=69. Seperti pada gambar di bawah ini : DataBase Mahasiswa 7 Created By Eko Priyanto Access 2002 . Formatif.5. Uas.5. Tugas."B". NamaMahasiswa."D".1)+([ uts]*0.1)+([Tugas]*0.3 8) Lakukan hal yang sama pada langkah pembuatan query di atas untuk membuat QueryTranskip dengan Field Sbb: Nim. KdJurusan. Mutu. Kdmatakuliah.IIf([RATA_RATA]>=49. Simpan Query tersebut dengan nama QueryTranskip.5.1)+([formatif]*0.

Gunakan Comment Buttom untuk membuat tombol-tombol operasi yang Anda inginkan. anda klik comment Buttom yang ada pada tool box maka akan muncul kotak dialog seperti gambar di bawah ini : DataBase Mahasiswa 8 Created By Eko Priyanto Access 2002 . Masukan fields Kdjurusan.4 3. Pada Jendela database pilih Form. Form Form digunakan untuk merepresentasikan ke user atau menerima inputan dari user data-data dalam tabel/query dalam bentuk interface grid. lalu klik Create Form in Desing wizard. tombol. Gambar 3. dan lain-lain kontrol windows. Lalu drag geser dan letakan kedalam Form. caranya kita klik tombol panah ke bawah pilih Table Jurusan klik OK.Gambar 2. klik New. Jurusan. form dalam access bisa dimasukkan ke dalam form lain sebagai control sub form. 1. Membuat Form Jurusan untuk maintenance data Jurusan. biasanya jika bekerja dalam transaksi master-detail. lalu pilih sumber datanya.1 2. yang ada pada Field List. 3. Contoh anda akan membuat tombol Add.Pada Jendela New Form pilih Auto Form Columnar.

2 4. Gambar 3. Setelah Anda pilih Categories Record Operations dan Actions Add New Record. Seperti tampil pada gambar di bawah in : DataBase Mahasiswa 9 Created By Eko Priyanto Access 2002 .2 5. dan tombol Browse untuk menceri file data gambar yang Anda punya.Gambar 3. Options Picture untuk bentuk gambar. Anda tekan tombol Next untuk melanjutkan perintah berikutnya. Anda pilih options Text apabila tombol yang akan Anda buat berbentuk tulisan. Kemudian Anda klik Next untuk melanjutkan perintah berikutnya.

dan Go to Last Recor Untuk data record yang paling akhir. cara pembuatan name ini tidak boleh menggunakan spasi. Go to Next Record untuk Maju.4 DataBase Mahasiswa 10 Created By Eko Priyanto Access 2002 . Record Selectors = No. Untuk membuat tombol Close anda pilih yang Form Operastion. Karena kita akan membuat tombol add maka namenya kita ketikan dengan nama CmdAdd. Sekarang Anda diminta untuk membuat Name pada tombol yang akan anda buat. Untuk tombol Save anda pilih Save Record. Untuk Tombol Delete Anda pilih Delete Record 8.Gambar 3. Kemudian pilih Close form 10. Dividing Lines = No seperti gambar di bawah ini : Gambar 3. Go to First Record untuk data paling awan. Ubah pada form Properties pada lembar format Capton = Form Data Jurusan. Go to Previous Record untuk mundul. 9.3 6. Untuk membuat tombol Navigation anda pilih Record Navigation. Scroll Bar = Neither. Navigation Buttons = No. Kemudian anda klik Finish 7.

5 12.11. Tekan tombol View untuk menjalan kan form data jurusan. Lakukan hal yang sama seperti langkah-langkah pembuatan form di atas untuk membuat form data Matakuliah yang datanya di ambil dari table Matakuliah seperti tampak tampil pada gambar di bawah ini : Gambar 3. Gambar 3. Anda simpan dengan mengeklik tombol gambar disket pada toolbar dengan nama form data jurusan.6 DataBase Mahasiswa 11 Created By Eko Priyanto Access 2002 .

Sehingga menjadi bentuk form traksaksi atau form entry data traskip nilai.4. Seperti tampil pada gambar di bawah ini : Gambar 4. Klik OK Seperti tampil pada kotak dialog new form di bawah ini Gambar 4. Membuat Sub Form Yang dimaksud dengan sub form ini adalah kita akam membuat form di dalam form yang datanya diambil dari beberapa table.1 Langkah – Langkah Pembuatan Sub Form 1) Klik form pilih New. pilih Form Wizard kemudian datanya diambil dari Qnilai.2 DataBase Mahasiswa 12 Created By Eko Priyanto Access 2002 .

Perilaku.4 DataBase Mahasiswa 13 Created By Eko Priyanto Access 2002 . Sks. Formatif. Uts. Kemudian klik tombol Next Lihat Pada gambar di bawah ini : Gambar 4. Rata_Rata. Matakuliah. Contoh: Anda masukan field Kdmatakulia.3 3) Selanjutnya Anda diminta untuk menentukan bentuk Layoutnya. Absen. Mutu. bentuk Layout kita pilih yang Options Tabular kemudian klik tombol Next Gambar 4.2) Selanjutnya anda diminta untuk memasukan field-fieldnya caranya dengan klik tombol sehingga fieldnya pindah ke kotak sebelah kana. Uas. Tugas.

4) Selanjutnya Anda diminta untuk menentukan bentuk Style Pada Form yang akan kita buat. dan klik tombol Finish. sebaga contoh kita ketik dengan Nama Sub Form. 6) Tekan tombol View untuk menjalan kan form seperti tampak tampil pada gambar di bawah ini : Gambar 4. kemudian klik tombol Next Gambar 4. sebagai contoh kita bisa pilih yang Standar.5 DataBase Mahasiswa 14 Created By Eko Priyanto Access 2002 .5 5) Terakhir anda diminta untuk memberikan nama pada form.

kemudian pilih New. sumber datanya di ambil dari table Mhs. pilih Design View. Gambar 5.1 2) Susun field-fieldnya sehingga tampak tampil pada gambar di bawah ini Gambar 5.5.2 DataBase Mahasiswa 15 Created By Eko Priyanto Access 2002 . kemudian Klik OK. Pembuatan Form Entry Data Transkip Langkah – Langkah Pembuatan Form Entry Data Transkip 1) Klik form pada windows DatabaseMahasiswa.

Row Source Type = Value List. kemudian klik Next untuk melanjutkan Options Group wizard DataBase Mahasiswa 16 Created By Eko Priyanto Access 2002 ."KATOLIK". Combo Box. klik option group masukan ke dalam form maka akan muncul kotak dialog sbb : Gambar 5. cari “Control source = Agama. Caranya : Klik kanan pada field Agama."KRISTEN".3) Field Agama Di isi dengan menggunakan Lookup.3 4) Pada field JenisKelamin Anda gunakan Options Group pada toolbox. cari Change to.4 Ketikan Pria dan Wanita Pada Column Label Names."BUDHA"."HINDU". Gambar 5. di lembar Data. klik close untuk keluar dari kotak dialog Properties. Row Source = "ISLAM". Kemudian klik kanan lagi cari Properties.

6 Pada Label names Pria berarti mengandung nilai 1.Gambar 5. klik tombol Next DataBase Mahasiswa 17 Created By Eko Priyanto Access 2002 . dan Wanita mengandung nila 2. the default choice is : Pria Klik tombol Next Gambar 5.5 Pilih yes.

Klik Next DataBase Mahasiswa 18 Created By Eko Priyanto Access 2002 .8 Disini anda diminta untuk menentukan style options buttons yang akan kita buat.Gambar 5.7 Pada pilihan Option tersebut anda pilih “Store the value in this Fields. Klik Next Gambar 5. cari fielsd yang akan kita tampung misal JnsKelamin.

Row Source = SELECT [TABLE JURUSAN]. Kemudian klik Finish 5) Klik kanan pada KdJurusan.KDJURUSAN.Gambar 5. pada lembar Data. misal anda ketikan JENISKELAMIN. Gambar 5. control source = KdJurusan. kemudian klik kanan pilih properties. Control Source=Form!KDJURUSAN.9 6) Klik TextBox Pada toolbox. Row Source Type = Table/Query.COLUMN(1) DataBase Mahasiswa 19 Created By Eko Priyanto Access 2002 .8 Anda diminta untuk memberi Label pada option group yang akan anda buat. Pilih Properties.JURUSAN FROM [TABLE JURUSAN]. pada lembar Data. Untuk membuat fields Jurusan. [TABLE JURUSAN].

d.10 c. b. Anda diminta untuk memberikan namenya pada sub form. a. kemudian anda klik lalu letaknakan kedalam form entry data transkip. Pada Option anda pilih Use an existing form. Kemudian pilih nama form yang akan kita masukan kedalam form utama.7) Langkah selanjutnya kita masukan sub form yang telah kita buat kedalam form entry data traskip. Kemudian klik tombol Next untuk menjakankan perintah selanjutnya. maka akan muncul beberapa form yang pernah kita buat. Cari sub form yang ada pada toolsbox. Karena kita menggunakan wizard maka akan muncul kotak dialog sbb : Gambar 5. Klik tombol finish DataBase Mahasiswa 20 Created By Eko Priyanto Access 2002 .

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful