MEMBUAT APLIKASI DATABASE MAHASISWA DENGAN MICROSOFT ACCES

Pendahuluan
Untuk Apasih kita belajar microsoft Access….? Microsoft Access adalah suatu aplikasi yang dapat membantu kita membuat sebuah aplikasi database dalam waktu yang relatif singkat. Biasanya digunakan untuk pembuatan aplikasi-aplikasi yang kecil. Misalnya Program untuk Kasir di koperasi, penjualan untuk toko. Sebelum mulai belajar jangan lupa berdoa dulu kemudian Tanamkan pada diri anda bahwa Microsoft Access itu gampang dan mudah dipelajari. Kuatkan keyakinan pada diri anda bahwa anda dapat menguasainya. Di Microsoft Access ada bagian apa aja sih…? a. Table digunakan untuk menyimpan data b. Query digunakan untuk memanipulasi data c. Form digunakan untuk frontend aplikasi. Biasanya untuk menampilkan data, menambah data dll. d. Report digunakan untuk membuat laporan e. Macro digunakan untuk melakukan satu atau beberapa fungsi. f. Switchboard digunakan untuk mendisign Menu Utama Bagaimana memulai microsoft Access…? 1. Klik Start pilih Program lalu pilih Microsoft Access 2. Setelah terbuka klik Blank Database, pada jendela file new database isikan nama file yang diinginkan misalkan Mahasiswa (Untuk membuat aplikasi Pengentrian data Mahasisawa di sebuah pendidikan .) Seperti Gambar Di bawah ini :

Gambar 1.1

Kita sudah membuat database dengan nama Mahasiswa tetapi database itu belum dapat digunakan untuk itu kita perlu membuat Tabel, Form, Query, Report dan Macro bila perlu. DataBase Mahasiswa 1
Created By Eko Priyanto Access 2002

1. Table
Apa sih Table itu ? Table adalah tempat untuk menyimpan data. Contohnya data barang disimpan di table barang Kenapa kita harus buat table ? Karena kalau kita tidak buat table kita tidak dapat menyimpan data, Jika tidak ada data yang disimpan data tidak dapat diproses. Kasih tau dong caranya buat table. Sebelum kita mulai membuat table kita tentukan dulu table-table yang diprelukan beserta field-fieldnya 1.1 Table Mahasiswa
Fiels Name Nim Nama Tempatlahir TglLahir Agama JnsKelamin Alamat Telepon KdJurusan Ket : 1. Fields KdJurusan menggunakan lookup wizard yang datanya diambil dari table Jurusan 2. Berikan Primary Key pada fields NIM Data Type Text Text Text Text Text Text Text Text Text Fiels Size 10 35 20 Date/Time 15 15 50 15 5 Description Primary Key

Medium Date

Langkah membuat Table 1. Pada jendela database klik Table. 2. klik dua kali create table in design view 3. pada jendela table ketikan field-field table MHS beserta tipe datanya, jangan lupa tentukan NIM sebagai Primary Key. seperti gambar dibawah ini.

DataBase Mahasiswa

2
Created By Eko Priyanto Access 2002

karena table ini berkaitan dengan Identitas Mahasiswa maka Kita simpan dengan nama “ Table Mhs ”.Gambar 1. Ketikan Nama Table. 1. tutup table untuk membuat table-table lainnya. 6. Anda pilih No untuk tidak memberikan primari key.2 Table Jurusan Fiels Name KdJurusan Jurusan Data Type Text Text Fiels Size 5 35 Description Primary Key Ket : Pada Field KdJurusan Berikan Primary Key 1. Karena Pada field Nim dan KdMatakuliah sudah pernah digunakan pada table Lain.3 Table Nilai Fiels Name Nim KdMatakuliah Absen Tugas Formatif Uts Uas Rata_Rata Mutu Data Type Text Text Number Number Number Number Number Number Text Fiels Size 5 5 Integer Integer Integer Integer Integer Decimal 2 Description Lookup Wizard Ket : 1) Pada table ini tidak menggunakan Primary Key.2 4. Pilih File Save. 5. DataBase Mahasiswa 3 Created By Eko Priyanto Access 2002 . Table MHS sudah selesai dibuat. Apabila anda pilih Yes maka microsoft acces akan secara otomatis memberikan ID sendiri pada Filename. Setelah anda simpan maka akan muncul kotak dialog seperti gambar di bawah ini. Lakukan langkah-langkah diatas untuk membuat table yang lainnya.

4 DataBase Mahasiswa 4 Created By Eko Priyanto Access 2002 .3 1. Cara membuat Relationship : 1. Relationship Table Relationship ini digunakan sebagai menghubungkan ke 4 table tersebut di atas sehingga menjadi bentuk one-to-many.4 Table Matakuliah Fiels Name KdMatakuliah Matakuliah SKS Data Type Text Text Text Fiels Size 5 5 2 Description Primary Key Ket : Pada fields KdMatakuliah Anda kasih Primary Key 2.2) Fields NIM menggunakan lookup wizard yand datanya di ambil dari table Mahasiswa Gambar 1. Klik menu Tools pada toolbar pilih Relationship maka akan muncul kotak dialog Show Table seperti gambar di bawah ini : Gambar 1.

pada table Mahasiswa field NIM Anda Drag lalu geser ke Fields NIM yang ada pada table Nilai. Cascade Delete Related Record Kemudian klik tombol Create. Kemudian Anda hubungkan ke empat table tersebut. Lakukan hal yang sama untuk menghubungkan antara table Jurusan dengan table Mahasiswa pada field KdJurusan.5 4. Masukan ke empat table tersebut dengan menekan tombol Add. Kemudian Antara table Nilai dengan table Matakuliah Pada Field KdMatakuliah Gambar 1. setelah anda yakin keempat-empat table tersebut telah masuk kedalam Relationship.5 DataBase Mahasiswa 5 Created By Eko Priyanto Access 2002 . Cascade Update Related Fields.2. lalu Anda tekan tombol Close untuk keluar dari Show table 3. Anda Check List Enfoce Referential Intergrity. Lihat pada Gambar 1. Sehingga tapil seperti gambar berikut : Gambar 1.5.

dan Form. Rata_Rata. atau pada dua/lebih tabel. 3) Masukan Field-fieldnya kedalam query Contoh: Nim. Uts. Di sini kita mengambil data dari table Mahasiswa dan Table Nilai. Contohnya kita ingin melihat Nim “01200506” itu siapa pemiliknya. Query biasanya digunakan sebagai sumber data untuk Report. Uas. Absen.2. Menampilkan data-data tertentu pada suatu table. contohnya kita hanya ingin melihat data pada table Mahasiswa yang Nim nya “MA001” b. KdMatakuliah. Tugas. table mhs. Formatif. Itulah tiga fungsi utama query. Tekan tombol Close untuk keluar dari kotak dialog show table. Perilaku. Seperti mengelompokkan sepuluh penjualan terbesar oleh customer yang dimiliki.1 2) Masukan table Matakuliah. Dapat melakukan operasi perhitungan. ataupun berdasarkan pada query yang telah ada. Bagaimanasih cara membuat query. Query. untuk mengolah data dalam tabel(-tabel) menjadi satu informasi yang bisa dimengerti. Sebagai contoh kita akan membuat Query Nilai Seperti gambar dibawah ini : Gambar 2. Matakuliah. Apasih Manfaatnya Query ? Dengan Query kita dapat : a. Mutu DataBase Mahasiswa 6 Created By Eko Priyanto Access 2002 . Sks. Query Query adalah 'permintaan data' kita berupa bahasa bisnis. Langkah-langkah membuat Query 1) Pada Jendela database pilih Query lalu klik dua kali Create Query In Design View. Menampilkan data dari dua table atau lebih dengan syarat antara table itu ada field yang berhubungan. Sebagai penghubungnya adalah field NIM. Ia bisa berdasarkan pada satu tabel saja. c. dan table Nilai dengan menekan tombol Add.

KdJurusan.IIf([RATA_RATA]>=69. Perilaku. Formatif.1)+([Tugas]*0. Mutu.4) Untuk mencari Rata_Rata ketikan Rumus sebagai berikut : RATA_RATA:([Absen]*0. Absen. Simpan Query tersebut dengan nama QueryTranskip. TempatLahir. NamaMahasiswa.35) 5) Untuk Mencari Mutu ketikan rumus sebagai berikut : MUTU:IIf([RATA_RATA]>=84. Kdmatakuliah. Tugas.IIf([RATA_RATA]>=49.25)+([uas]*0.IIf([RAT A_RATA]>=59.7 untuk melihat hasil dari QueryTranskip."B".3 8) Lakukan hal yang sama pada langkah pembuatan query di atas untuk membuat QueryTranskip dengan Field Sbb: Nim.2 7) Tekan tombol ini : (Run) untuk melihat hasilnya seperti pada gambar dibawah Gambar 2. Uts. Sks.1)+([ uts]*0. Uas.0)))) 6) Simpan Query tersebut dengan nama QueryNilai Gambar 2.5. Seperti pada gambar di bawah ini : DataBase Mahasiswa 7 Created By Eko Priyanto Access 2002 .1)+([Perilaku]*0. 9) Lakukan langkah No."D".1)+([formatif]*0. Rata_Rata."C".5. TglLahir.5. Matakuliah."A".5. Jurusan.

1. Lalu drag geser dan letakan kedalam Form. caranya kita klik tombol panah ke bawah pilih Table Jurusan klik OK. 3.Gambar 2. Gunakan Comment Buttom untuk membuat tombol-tombol operasi yang Anda inginkan. Pada Jendela database pilih Form. form dalam access bisa dimasukkan ke dalam form lain sebagai control sub form. Masukan fields Kdjurusan. Form Form digunakan untuk merepresentasikan ke user atau menerima inputan dari user data-data dalam tabel/query dalam bentuk interface grid. yang ada pada Field List. tombol. lalu klik Create Form in Desing wizard. Contoh anda akan membuat tombol Add. Membuat Form Jurusan untuk maintenance data Jurusan.4 3. Jurusan. anda klik comment Buttom yang ada pada tool box maka akan muncul kotak dialog seperti gambar di bawah ini : DataBase Mahasiswa 8 Created By Eko Priyanto Access 2002 . klik New. biasanya jika bekerja dalam transaksi master-detail.1 2. lalu pilih sumber datanya. Gambar 3.Pada Jendela New Form pilih Auto Form Columnar. dan lain-lain kontrol windows.

Anda pilih options Text apabila tombol yang akan Anda buat berbentuk tulisan.2 5. Kemudian Anda klik Next untuk melanjutkan perintah berikutnya. Setelah Anda pilih Categories Record Operations dan Actions Add New Record. Anda tekan tombol Next untuk melanjutkan perintah berikutnya.Gambar 3.2 4. Gambar 3. dan tombol Browse untuk menceri file data gambar yang Anda punya. Seperti tampil pada gambar di bawah in : DataBase Mahasiswa 9 Created By Eko Priyanto Access 2002 . Options Picture untuk bentuk gambar.

cara pembuatan name ini tidak boleh menggunakan spasi. Go to First Record untuk data paling awan. Dividing Lines = No seperti gambar di bawah ini : Gambar 3. Untuk tombol Save anda pilih Save Record. Record Selectors = No.3 6. Untuk membuat tombol Close anda pilih yang Form Operastion.4 DataBase Mahasiswa 10 Created By Eko Priyanto Access 2002 . Kemudian pilih Close form 10. Go to Next Record untuk Maju. Ubah pada form Properties pada lembar format Capton = Form Data Jurusan. Untuk Tombol Delete Anda pilih Delete Record 8. Scroll Bar = Neither. Kemudian anda klik Finish 7. Untuk membuat tombol Navigation anda pilih Record Navigation.Gambar 3. Sekarang Anda diminta untuk membuat Name pada tombol yang akan anda buat. Navigation Buttons = No. Go to Previous Record untuk mundul. 9. Karena kita akan membuat tombol add maka namenya kita ketikan dengan nama CmdAdd. dan Go to Last Recor Untuk data record yang paling akhir.

Tekan tombol View untuk menjalan kan form data jurusan.5 12.6 DataBase Mahasiswa 11 Created By Eko Priyanto Access 2002 . Anda simpan dengan mengeklik tombol gambar disket pada toolbar dengan nama form data jurusan.11. Gambar 3. Lakukan hal yang sama seperti langkah-langkah pembuatan form di atas untuk membuat form data Matakuliah yang datanya di ambil dari table Matakuliah seperti tampak tampil pada gambar di bawah ini : Gambar 3.

pilih Form Wizard kemudian datanya diambil dari Qnilai.2 DataBase Mahasiswa 12 Created By Eko Priyanto Access 2002 . Klik OK Seperti tampil pada kotak dialog new form di bawah ini Gambar 4. Seperti tampil pada gambar di bawah ini : Gambar 4. Sehingga menjadi bentuk form traksaksi atau form entry data traskip nilai. Membuat Sub Form Yang dimaksud dengan sub form ini adalah kita akam membuat form di dalam form yang datanya diambil dari beberapa table.4.1 Langkah – Langkah Pembuatan Sub Form 1) Klik form pilih New.

Mutu. Contoh: Anda masukan field Kdmatakulia. Rata_Rata. Sks. Uas. Uts. Kemudian klik tombol Next Lihat Pada gambar di bawah ini : Gambar 4. Perilaku. Absen.2) Selanjutnya anda diminta untuk memasukan field-fieldnya caranya dengan klik tombol sehingga fieldnya pindah ke kotak sebelah kana.4 DataBase Mahasiswa 13 Created By Eko Priyanto Access 2002 . Tugas.3 3) Selanjutnya Anda diminta untuk menentukan bentuk Layoutnya. Formatif. Matakuliah. bentuk Layout kita pilih yang Options Tabular kemudian klik tombol Next Gambar 4.

5 5) Terakhir anda diminta untuk memberikan nama pada form. dan klik tombol Finish.5 DataBase Mahasiswa 14 Created By Eko Priyanto Access 2002 . sebagai contoh kita bisa pilih yang Standar. 6) Tekan tombol View untuk menjalan kan form seperti tampak tampil pada gambar di bawah ini : Gambar 4. kemudian klik tombol Next Gambar 4.4) Selanjutnya Anda diminta untuk menentukan bentuk Style Pada Form yang akan kita buat. sebaga contoh kita ketik dengan Nama Sub Form.

2 DataBase Mahasiswa 15 Created By Eko Priyanto Access 2002 . sumber datanya di ambil dari table Mhs. kemudian Klik OK. pilih Design View.5. Gambar 5.1 2) Susun field-fieldnya sehingga tampak tampil pada gambar di bawah ini Gambar 5. kemudian pilih New. Pembuatan Form Entry Data Transkip Langkah – Langkah Pembuatan Form Entry Data Transkip 1) Klik form pada windows DatabaseMahasiswa.

"KRISTEN". Row Source Type = Value List. Gambar 5. Row Source = "ISLAM". Kemudian klik kanan lagi cari Properties.3) Field Agama Di isi dengan menggunakan Lookup. di lembar Data. klik option group masukan ke dalam form maka akan muncul kotak dialog sbb : Gambar 5. kemudian klik Next untuk melanjutkan Options Group wizard DataBase Mahasiswa 16 Created By Eko Priyanto Access 2002 . cari Change to."HINDU". Caranya : Klik kanan pada field Agama. klik close untuk keluar dari kotak dialog Properties. Combo Box.3 4) Pada field JenisKelamin Anda gunakan Options Group pada toolbox."KATOLIK". cari “Control source = Agama.4 Ketikan Pria dan Wanita Pada Column Label Names."BUDHA".

the default choice is : Pria Klik tombol Next Gambar 5.5 Pilih yes. dan Wanita mengandung nila 2.Gambar 5.6 Pada Label names Pria berarti mengandung nilai 1. klik tombol Next DataBase Mahasiswa 17 Created By Eko Priyanto Access 2002 .

7 Pada pilihan Option tersebut anda pilih “Store the value in this Fields. Klik Next DataBase Mahasiswa 18 Created By Eko Priyanto Access 2002 . cari fielsd yang akan kita tampung misal JnsKelamin.8 Disini anda diminta untuk menentukan style options buttons yang akan kita buat. Klik Next Gambar 5.Gambar 5.

8 Anda diminta untuk memberi Label pada option group yang akan anda buat.COLUMN(1) DataBase Mahasiswa 19 Created By Eko Priyanto Access 2002 . Row Source Type = Table/Query. Pilih Properties. pada lembar Data. Untuk membuat fields Jurusan. misal anda ketikan JENISKELAMIN. Control Source=Form!KDJURUSAN.9 6) Klik TextBox Pada toolbox. Row Source = SELECT [TABLE JURUSAN].KDJURUSAN. [TABLE JURUSAN].Gambar 5. Gambar 5. Kemudian klik Finish 5) Klik kanan pada KdJurusan. control source = KdJurusan.JURUSAN FROM [TABLE JURUSAN]. pada lembar Data. kemudian klik kanan pilih properties.

Anda diminta untuk memberikan namenya pada sub form. Pada Option anda pilih Use an existing form. d. maka akan muncul beberapa form yang pernah kita buat.10 c.7) Langkah selanjutnya kita masukan sub form yang telah kita buat kedalam form entry data traskip. Kemudian pilih nama form yang akan kita masukan kedalam form utama. Klik tombol finish DataBase Mahasiswa 20 Created By Eko Priyanto Access 2002 . b. Karena kita menggunakan wizard maka akan muncul kotak dialog sbb : Gambar 5. a. Kemudian klik tombol Next untuk menjakankan perintah selanjutnya. kemudian anda klik lalu letaknakan kedalam form entry data transkip. Cari sub form yang ada pada toolsbox.