Bil 21.

a)Encik Razi adalah seorang penolong pengawai tadbir yang dipertanggungjawabkan mengawal keselamatan kunci-knci keselamatan di jabatannya.Apakah tugas dan tangungjawab serta peraturan-peraturan yang perlu dipatuhi oleh Encik Razi dalam menguruskan kunci-kunci tersebut. ___________________________________________________________________________ PENDAHULUAN Pada hari ini, kita sedia maklum bahawa betapa pentingnya pengurusan dalam setiap organisasi ataupon jabatan.setiap individu didalam sesebuah organisasi mempunyai tugas atau tanggungjawab yang berbeza-beza antara satu sama lain berdasarkan kemahiran dan bidang kuasa masing-masing.ini bertujuan melancarkan perjalanan pengurusan sesebuah organisasi. Sebagai seorang penolong pengawai tadbir di jabatannya,encik razi mempunyai tugas dan tanggungjawab yang tesendiri dalam melancarkan pengurusan di organisasinya. Selain daripada tugas asasinya,Encik razi juga boleh menerima tugas sampingan yang lain seperti menjaga kunci-kunci keselamatan dijabatannya dan mengawal mesin-mesin penyalin supaya berada dalam keadaan baik dan selamat.didalam menguruskan hal ehwal kunci keselamatan dijabatanya, encik razi mempunyai tanggungjawab dan peraturan-peraturan yang perlu di patuhi dalam menguruskan kunci-kunci tersebut supaya berada dalam keadaan baik dan selamat.

1

KAWALAN KUNCI KESELAMATAN Sistem kawalan yang baik akan menghasilkan keadaan yang selamat dan kondusif. Keadaan yang selamat akan menghasilkan suasana kerja yang harmoni seteruskan dapat meningkatkan kualiti dalam perkhidmatan. Ketua jabatan merupakan orang yang bertanggungjawab menjaga keselamatan dalam jabatannya termasuklah dalam kawalan kunci keselamatan. Ketua jabatan bertanggungjawab untuk memberi kawalan yang rapi serta mengeluarkan arahan keselamatan dan peraturan yang perlu dipatuhi. Didalam sesebuah organisasi, pengawai keselamatan jabatan dipertanggungjawabkan ke atas semua perkara berkaitan kunci dan anak kunci termasuk kunci keselamatan. Beliau bertangungjawab menguruskan kunci keselamatan dengan sebaiknya daripada berlaku sebarang kehilangan,kecurian, unsure sebotaj ataupon daripada sebarang jenayah. Pengawai bertanggungjawab juga perlu menyelenggarakan sebuah buku daftar, mengemaskini dan membuat audit.ini bertujuan supaya sebarang pergerakan kunci-kunci keselamatan dapat di rekodkan dan pemantauan keselamatan dapat di lakukan. Penjawat awam yang diamanahkan dengan kunci jabatan atau kunci-kunci keselamatan bertanggungjawab terhadap kunci tersebut. Dalam menguruskan kunci keselamatan, pengawai ini mempunyai bertanggunjawab dan peraturan yang perlu di patuhi.anataranya: a. menyelenggarakan sebuah buku daftar kunci serra mengemaskinikannya clan membuat audit ke alas kunci-kunci tersebut; b. tiap-tiap penjawat awam yang diamanahkan dengan kunci-kunci jabatan ataupun kunci- kunci keselamatan adalah juga bertanggungjawab ke alas keselamatan kuncikunci tersebut; c. sebuah peri keselamatan hendaklah digunakan untuk menyimpan semua kunci yang tidak dipakai termasuk anak kunci pendua; d. kunci keselamatan tidak boleh dilabel atau ditandakan dengan nama clan alamat penggunanya atau alamat tempat di mana peri keselamatan disimpan. e. Anak kunci keselamatan juga tidak boleh dirangkaikan dengan kunci lain seperti kunci persendirian; f. kunci pendua tambahan tidak sekali-kali boleh dibuat tanpa kebenaran;
2

h.g. Penerangan lanjut berkenaan dengan perkara ini boleh didapati dari Pejabat Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan. sistemkunci induk atau kunci induk kecilboleh juga diwujudkan di jabatanjabatanyang tertentu. i. 3 .  nombor tatakira hendaklah ditulis pada sekeping kertas dan dimasukkan ke dalam sampul surat yang dimeteri dan ditanda Rahsia Besar. penjawat-penjawat awam yang menggunakan peti-peti keselamatan yang dipasang dengan kunci tatakira hendaklah mengambil tindakan-tindakan berikut:  menukar nombor tatakira tiap-tiap setahun sekali atau apabila seseorang yang mengetahuinya telah bertukar atau meninggalkan perkhidmatan atau apabila disyaki nombornya telah dikompromi. kunci pendua bagi peti-peti besi serta bilik kebal hendaklah disimpan mengikut peruntukan Arahan Perbendaharaan 135 dengan syarat pemegang-pemegang kunci di Jabatan-jabatan Persekutuan di Kuala Lumpur clan Petaling Jaya dikehendaki menyimpannya dengan Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan kecuali jika peraturan lain telah dibuat dengan persetujuan beliau.  Lain-lain rekod berkenaan dengan nombor tatakira ini tidak sekali-kali boleh dibuat. j.Nama dan Jabatan pengguna serta tarikh kertas itu dimasukkan ke dalam sampul sural hendaklah ditulis di luar sampul surat tersebut dan dimasukkan ke dalam salinan sampul surat lagi. semua penjawat awam yang bertukar atau meninggalkan perkhidmatan hendaklah menyerah balik semua aDak kunci di dalam simpanannya Setiap kakitangan yang bertanggungjawab memegang kunci-kunci bilik khas perlu mengetahui jenis-jenis peti keselamatan yang digunakan bagi penyimpanan barangan atau alatan dan suratan yang SULIT. Nombor tatakira itu hendaklah dihantar kepada Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan untuk disimpan kecuali jika peraturan lain telah dibuat dengannya.

ii. baik dan selamat.  Bilik kebal atau bilik kebal yang diubah suai  Peti besi  Kabinet keluli  Almari keluli  Peti yang dibuat bagi tujuan khas  Peti atau beg berkunci. kerosakan hendaklah diganti oleh pengawai tersebut jika tidak dilapor kapada ketua jabatan. pengawai yang menjaga kunci keselamatan sebelum ini bertanggjawab terhadap apa yang berlaku dan sebarang kehilangan. Semua kunci keselamatan hendaklah di simpan didalam peti keselamatan yang disimpan dalam bilik ketua jabatan. Penjawat awam yang bertukar atau meninggalkan perkhidmatan hendaklah menyerahkan balik semua anak kunci dalam simpanannya kepada ketua jabatan sebelum berpindah dan ketua jabatan bertanggungjawab melihat semua barang dan peralatan berada secukupnya. menukar nombor tiap-tiap setahun sekali atau orang mengetahui bertukar atau meninggalkan perkhidmatan atau disyaki nombornya telah dikompromi. ataupon berada dalam keadaan tidak selamat. Nombor tatakira itu hendaklah dihantar 4 . i. rosak. Ini bertujuan mengelakkan alatan daripada bilik keselamatan hilang. menulis nombor dalam sekeping kertas dan dimasukkan dalam sampul surat yang dimeteri dan diandakan Rahsia Besar Nama dan jabatan pengguna serta tarikh kertas itu dimasukkan kedalam sampul surat hendaklah ditulis diluar sampul surat tersebut dan dimasukkan kedalam satu sampul surat lagi. Jika keadaan sebaliknya berlaku.Berikut merupakan beberapa jenis peti keselamatan yang kebiasaanya terdapat di manamana bahagian pengurusan di jabatan. Pengawai berkenaan juga hendaklah memastikan beberapa peraturan perlu di patuhi dalam menguruskan kunci-kunci yang mempunyai nombor keselamatan. Terdapat beberapa kunci yang dipasang dengan nombor siri untuk tujuan keselamatan. antaranya.

Laporan tersebut hendaklah mengandungi pandangan dan taksiran bahayanya terhadap keselamatan. Ketua Jabatan hendaklah menimbang saran acta atau tidak tindakan tatatertib diambil atau penyiasatandi bawah AktaRahsiaRasmi 1972patut dijalankan. Lapor kepada pegawai keselamatan kerajaan dalam tempoh 24 jam 5 . Jika anak kunci keselamatan terbukti hilang.tatakira ini tidak sekali-kali boleh dibuat. b. Pengawai yang didapati bersalah kerana cuai mengenai penyimpanan anak kunci boleh dikenakan tindakan tatatertib.lain-lain rekod berkenaan no. PENYIMPANAN ANAK KUNCI a. c. Laporan kepada Balai Polis yang terdekat hendaklah dibuat sekiranya difikirkan sesuatu kesalahan jenayah telah berIaku. pengawai berkenaan perlu mengambil langkah tersebut:y y Perlu melapor segera kepada ketua Pengawai Jabatan (KPJ) atau ketua jabatan. Pejabat atau peti keselamatan itu hendaklah dianggap sebagai tidak selamat selagi kuncinya tidak digantikan kecuali dalam keadaan yang tertentu sahaja apabila dibuktikan bahawa anak kunci yang hilang itu tidak mungkin jatuh ke tangan orang yang tidak dibenarkan. Pemegang anak kunci adalah sentiasa bertanggungjawab menyimpan anak kunci dengan selamat dan mengguna anak kunci tersebut dengan sepatutnya. KEHILANGAN ANAK KUNCI Kehilangan anak kunci keselamatan hendaklah dilaporkan segera kepada Pegawai Keselamatan Jabatan atau Ketua Jabatan yang akan menyiasat dan mengemukakan laporannya kepada Pegawai Keselamatan Kerajaan dalam masa24 jam.kepada KPKK untuk di simpan kecuali jika peraturan lain telah di buat. anak kunci hendaklah diambil alih oleh ketua jabatan semula. jika berlaku sebarang kehilangan anak kunci. Kesimpulannya. Jika pemegang kunci tidak dapat menjalankan tugasnya.

Setiap kunci dipegang oleh pegawai yang ditugaskan bertanggungjawab diberi kuasa sacara bertulis oleh Ketua Jabatan.y y Laporan mengandungi pandangan atau tafsiran bahaya.persuratan sulit yang diterima 6 . Antara barangan berharga dan sulit yang perlu dipertanggungjawabkan kepada pemegang kunci keselamatan ialah:  Wang tunai  Cek diterima yang belum sempat dimasukkan ke dalam bank  Peti Wang Tunai  Cek yang belum digunakan  Buku Resit yang belum digunakan  Buku kaunterbil  Dokumen.ketua jabatan hendaklah menimbang sama ada atau tidak tindakan tatatertib diambil atau penyesiatan dibawah Akta Rahsia Rasmi 1972 patut dijalankan. Peti besi perlu mempunyai dua kunci berasingan atau menggunakan 1 kunci dan kunci berkombinasi. Pegawai-pegawai itu hendaklah dari masa ke semasa mengesahkan dan memperakui akan kunci yang dipegang dan kangdungan peti besi itu.laporan kepada balai polis yang terdekat henaklah dibuat sekiranya difikirkan sesuatu kesalahan jenayah telah berlaku. Kandungan Keselamatan Peti Besi. Setiap jabatan bertanggungjawab mempunyai peti besi yang boleh digunakan untuk menyimpan barangan berharga atau sulit. c. Pejabat atau peti keselamatan itu hendaklah dianggap tidak selamat selagi kuncinya tidak digantikan kecuali dibuktikan anak yang kunci yang hilang itu tidak mungkin jatuh ke tangan orang yang tidak dibenarkan. y Jika nak kunci keselamatan terbukti hilang. b. TANGGUNGJAWAB MENGENDALI KUNCI KESELAMATAN PETI BESI a.

Satu buku Daftar Kandungan dan Semakan Peti Besi perlu diwujudkan oleh ketua jabatan supaya dapat dikemaskinikan dari semasa ke semasa oleh pemegnag Anak Kunci untuk tujuan semakan. KUNCI DAN PETI-PETI KESELAMATAN KUNCI Pemilihan kunci dan kunci mangga termasuk kunci keselamatan yang bermutu terutamanya untuk pintu-pintu pejabat dalam kawasan terperingkat dan peti-peti keselamatan adalah amat mustahak. Selain Buku Daftar dan Semakan Peti Besi itu diwujudkan. Tidak ada kunci yang tidak dapat dibuka jika masa dan keadaan mengizinkan tetapi kunci yang bermutu dapat menghalang akan melambatkan sebarang percubaan untuk membukanya. Rujukan kepada Pegawai Keselamatan Kerajaan hendaklah dibuat untuk pemilihan kunci. Setiap kali selepas semakan dilakukan oleh pegawai di jabnatan. Semakan Kandungan Peti Besi Tugas lain yang perlu bagi pegawai-pegawai yang diamanahkan memegang kunci keselamatan ialah mesti membuat semakan secara berkala. Kunci dan kunci mangga sekurang-kurangnya hendaklah daripada jenis 5 tuil yang diperbuat daripada keluli yang kuat dan tidak mudah dibuka dengan kekerasan dan dibakar. perlu juga disedikaan Buku Tunai dan Rekod Cek-cek Kosong. Kaneing. 7 . pegawai yang menyemak pula hendaklahmerujuk kepada Buku Daftar itu. dan rangka-rangkakunci juga hendaklah daripada buatan yang teguh. Apabila semakan terhadap peti besi dilakukan. engsel.Senarai-senarai barangan dalaman peti besi perlu diauditkan dan ditampal dibahagian pintu dalam peti besi sebagai rujukan. pemegang kunci bertanggungjwab untuk menyediakan senarai baru di helaian lain dalam Buku Daftar dan Semakan Peti Besi untuk tujuan kemaskini dan sebagai persediaan semakan akan dating.

s. Bilik kebal tidak boleh mempunyai tingkap dan lubang-lubang angin tetapi jika tidak dapat dielakkan. Jabatan-jabatan yang bercadang mengadakan bilik kebal yang diubahsuaikan hendaklah merujuk kepada Pegawai Keselamatan Kerajaan. (f) peti alan beg berkunei. (c) kabinet keluli. setebal 1cm dengan jarak 7cm di antara palangpalang. Dinding. Pintu bilik kebal hendaklah dihadkan kepada satu sahaja dan diperbuat daripada jenis pintu bilik kebal keluli yang dilengkapkan dengan kunci dan kunci tatakira. (d) almari keluli. (e) peti yang dibuat bagi tujuan khas. tingkap dan lubang-lubang angin hendaklah dihadkan kepada minimum dan dipasang dengan palang besi jenis m. lantai dan bumbung bilik kebal sebaik-baiknya hendaklah dibina Daripada konkrit bertetulang besi setebal23 cm. Tanpa menyentuh keluasan makna perenggan 28 Arahan Keselamatan semua pembelian.kegunaan. 8 . (b) peti besi. Bilik kebal yang diubahsuaikan ialah sebuah bilik kebal yang dibina tidak mengikut penentuan-penentuan bilik kebal biasa untuk bangunan di mana bilik kebal biasa tidak dapat dibina.PETI KESELAMATAN Peti kese1amatan yang digunakan untuk menyimpan dokumen-dokumen dan bahanbahan terperingkat sarna ada secara tetap dan sementara adalah terbahagi kepada enam jenis seperti berikut: (a) bilik kebal alan bilik kebal yang diubahsuaikan.Hujung dan pangkal palang-palang besi hendaklah ditanam ke dalam konkrit sekelilingnya dan lagi dilindungi dengan dawai mala punai XPM berukuran 2 cm. kawalan dan keselamatan peti-peti keselamatanselain daripada yang disebut hendaklah dirujuk terlebih dahulu kepada Pegawai Keselamatan Kerajaan.

Perhatian hendaklah diberi untuk peti tersebut diperbuat dengan kukuh. Ada kalanya palang-palang besi perin juga dipasang mengikut peraturan yang serupa untuk kabinet keluli. Jabatan Kerja Raya hendaklah dirujuk terlebih dahulu melalui Pejabat Pegawai Keselamatan Kerajaan sebelum menempatkan peti besi yang berat dalam bilik yang lebih tinggi daripada paras tanah. Kabinet keluli biasanya disedia dengan kunci dan jika digunakan untuk menyimpan dokumen-dokumen terperingkat Rahsia hendaklah dipasang dengan palang besi berkunci dengan kunci mangga. Kokot sebelah atas hendaklah dipateri dan hujung palang besi sebelah atas hendaklah diperbuat sedemikian rupa supaya menutupi pateri kokot apabila digunakan. 9 . Peti-peti besi yang ringan hendaklah dipasang tetap kepada lantai dan wilding. kad indeks. carta dan penyatapenyata penting alan lain-lain perkara terperingkat. Almari keluli biasanya disedia dengan kunci dan jika digunakan untuk menyimpan dokumen-dokumen terperingkat Rahsia hendaklah dipasang dengan palang besi. Peti besi tidak boleh ditempatkan rapat dengan dinding luar dan dinding berkongsi di tingkat bawah di mana kawasan di sebelahnya tidak dapat dikawal.Soket di kaki kabinet hendaklah dipateri dan apabila digunakan hujung palang besi sebelah bawah hendaklah sesendat dengan soket supaya ia tidak boleh dikeluarkan jika dilengkungkan. Peti-peti tersebut mungkin diperbuat daripada kayu oleh sebab keluli akan melibatkan perbelanjaan yang tinggi. skru dan selak tidak boleh terdedah untuk mengelakkan daripada dibuka dan dipasang balik tanpa meninggalkan sebarang kesan. Engselnya hendaklah dilindungi dan pintunya hendaklah sendat dengan jenang pintu. Engsel.Dinding-dinding peti besi sekurang-kurangnya hendaklah diperbuat daripada keluli setebal0.5 cm. Palang besi yang digunakan hendaklah dipasang melalui sebelahdalam pemegang-pemegang laci dan menutup lubang kunci. Peti besi seelok-eloknya hendaklah dilengkap dengan kunci dan kunci tatakira. Jabatan kadangkala berkehendakan peti-peti yang berbentuk luar biasa dengan saiz berbeza-beza untuk menyimpan misalnya peta-peta dinding. Kokot dan soket hendaklah dipateri serupa dengan yang dikehendaki pada kabinet keluli dan pemakaian palang besi juga mengikut peraturan yang sama dengan perbezaan palang tersebut dipasang melintang dan jika boleh menutupi lubang kunci.

Sekiranya perin ditutup tanpa dikunci satu isyarat amaran "Tidak Berkunci" hendaklah digantung kepada petipeti keselamatan yang berkenaan. Peti-peti keselamatan hendaklah dibiar terbuka semasa dalam penggunaan dan dikunci semasa tidak digunakan.Peti dan beg berkunci yang diguna untuk penghantaran dokumen-dokumen terperingkat hendaklah diperbuat mengikut peraturan-peraturan tertentu yang ditetapkan oleh Pegawai Keselamatan Kerajaan. Peti-peti keselamatan yang boleh digerakkan dengan mudah seberapa yang boleh hendaklah dipasang tetap kepada lantai dan wilding bangunan. 10 .

y Mesin penyalin juga hendaklah disimpan dalam bilik yang berkunci supaya penggunaan mesin penyalin dapat diminimakan atau digunakan tanpa dikawal .b) Mesin-mesin penyalin di bahagian yang menguruskan dokumen terperingkat juga perlu di awasi. 11 . Letakkan di tempat yang sesuai seperti bilik pembantu khas atau bilik khas berkunci. Kakitangan yang di benarkan sahaja menggunakan mesin fax. y Kakitangan yang ekses perkara terperingkat sahaja boleh ditugaskan untuk membuat salinan dokumen berkenaan. y Sebarang penyelewengan dan penyalahgunaan mesin penyalin hendaklah dilaporkan ketua jabatan. Tujuan peraturan:  menentukan jenis dokumen yang boleh dan tidak boleh dihantar  menerangkan peraturan yang perlu diikuti semasa menghantar dan menerima dokumen  mempastikan penggunaan mesin faksimili lebih teratur dan berkesan. Nyatakan peraturan-peraturan yang perlu dipatuhi. KAWALAN MESIN FAX y y y y Dokumen terperingkat dielakkan di hantar melalui mesin fax. KAWALAN MESIN PENYALIN y Ketua jabatan bertanggungjawab melantik seorang pengawai bagi mengawasi masin penyalin dan buku daftar penggunaan perlu diwujudkan supaya penggunaan mesin penyalin dapat dikawal daripada menyalinan sebarang dokumen tanpa kebenaran. y Semakan ke atas buku daftar hendaklah dibuat bagi menentukan semua salinan mengikut peraturan. y Jumlah salinan yang dibuat ialah salinan yang diluluskan salinan yang rosak perlu dibinasakan.

KEPERLUAN KAWALAN Memberikan perlindungan terhadap dokumen Terperingkat daripada:  Dapat diketahui atau dilihat oleh orang-orang yang tidak berhak mengetahui. Pegawai atau staf yang dibenarkan sahaja mengendalikan urusan melalui mesin fax Semakan ke atas buku daftar hendaklah dibuat bagi menentukan semua salinan adalah mengikut peraturan.  Kebocoran maklumat. y Dokumen teperingkat ialah dokumen rasmi yang mengandungi maklumat yang mesti diberi perlindungan keselamatan 12 . Sebarang penyelewengan dan penyalahgunaan mesin penyalin hendaklah dilaporkan kepada Ketua Jabatan. kecurian dan kebakaran.PENEMPATAN DAN KAWALAN i) ii) Tempat yang sesuai iaitu bilik pembantu khas kepada Ketua Jabatan dan mestilah berkunci. KESELAMATAN DOKUMEN y Kawalan ke atas dokumen rahsia rasmi dan dokumen rasmi daripada pendedahan tanpa kebenaran.

Dapat diketahui atau dilihat oleh orang-orang yang tidak berhak mengetahui. 2. menyimpan dan menghantar dokumen terperingkat supaya diuruskan berasiangan daripada Dokumen Tidak Teperingkat. Sistem bagi menerima.PENGURUSAN DOKUMEN TERPERINGKAT. memproses. PERINGKAT KESELAMATAN y y y y RAHSIA BESAR RAHSIA SULIT TERHAD 13 .kecurian dan kebakaran. Diselia oleh penjawat awam yang berjawatan tetap (pendaftar Rahsia) Keperluan kawalan y Memberikan perlindungan terhadap dokumen terperingkat daripada: 1.  Sistem pendaftaran rahsia / sulit. Kebocoran.

b) Perancangan Gerakan & Penempatan barisan tentera. c) Surat menyurat dengan Negara asing berhubung Perdagangan & pertahanan yang penting. y Rahsia Dokumen rasmi. Contohnya: A) Arahan penting untuk perwakilan Malaysia dengan Negara asing. Contohnya: a)Kertas Jemaah Menteri. maklumat rasmi clan bahan rasmi yang jika didedahkan tanpa kebenaran akan menyebabkan kerosakan yang amat besar kepada Malaysia. hendaklah diperingkatkan Rahsia Besar.Tafsiran Dokumen Terperingkat TAFSIRAN y Rahsia Besar Dokumen rasmi. B) Maklumat penting pemasangan angkatan tentera. maklumat rasmi dan bahan rasmi yang jika didedahkan tanpa kebenaran akan membahayakan keselamatan negara. C) Maklumat penting aktiviti subversive. menyebabkan kerosakan besar kepada kepentingan dan martabat Malaysia atau memberi keuntungan besar kepada sesebuah kuasa asing hendaklah diperingkatkan Rahsia. 14 .

y Terhad Dokumen rasmi.y Sulit Dokumen rasmi.Rahsia atau Sulit tetapi berkehendakan juga diberi satu tahap perIindungan keselamatan hendaklah diperingkatkan Terhad. 15 . yang jika didedahkan tanpa kebenaran walaupun tidak membahayakan keselamatan negara tetapi memudaratkan kepentingan atau martabat Malaysia atau kegiatan Kerajaan atau orang perseorangan atau akan menyebabkan keadaan memalukan atau kesusahan kepada pentadbiran atau akan menguntungkan sesebuah kuasa asing hendaklah diperingkatkan Sulit. maklumat rasmi dan bahan rasmi selain daripada yang diperingkatkan Rahsia Besar. maklumat rasmi dan bahan rasmi. Persendirian dalam hal-hal yang terkecuali apabila didapati mustahak di atas sebab-sebab keselamatan untuk menghadkan pengetahuan perkara terperingkat kepada orang atau orang-orang perseorangan maka mungkin perIu ditambah tanda Persendirian kepada salah satu daripada peringkat-peringkat keselamatan. Contohnya: A) Laporan perisikan biasa B) Maklumat yang member faedah kewangan jika terdedah sebelum masa.

jalur suara dan rakaman. (d) huruf cetakatur atau huruf cetak miring. stensil. (b) fotograf. b) Perintah dan arahan biasa jabatan. bertaip. berstensil dan bercetak dan juga draf dan buangan dari perkara itu. gambarajah. peta dan aneka jenis carta. blok litografer. bertulis. pelan lakar. disalin. lukisan. (c) pelan. negatif rota dan filem. pelan cetak. rota salinan. Contohnya: a) Buku-buku jabatan bagi maksud arahan. 16 . proses plat atau lain-lain alat yang digunakan untuk membuat dokumen-dokumen rasmi.Dokumen Rasmi-Apa-apa jenis maklumat yang tercatat berkenaan dengan perkara-perkara rasmi dan termasuklah: (a) perkara yang bertulis.acuan.

hendaklah dirujuk kepada Pengawai Keselamatan Kerajaan sebelum dokumen dimusnahkan. Satu sijil pemusnahan hendaklah dihantar kepada Kuasa Pemula Dokumen tersebut. SAMPUL DUA LAPIS SAMPUL SURAT Di hantar menggunakan sampul surat lain dan di gam. PEMUSNAHAN DOKUMEN TERPERINGKAT a. Sekiranya Kuasa Pemula tidak wujud lagi. Dokumen terperingkat hendaklah dikoyak secara kecil-kecilan dan dibakar.abunya hendaklah dihancurkan sehingga tidak dikenali.   SISTEM SATU LAPIS SAMPUL SURAT Dihantar melalui peti berkunci. MEMBAWA DOKUMEN TERPERINGKAT KELUAR   Tidak dibenarkan di bawa keluar kecuali untuk urusan rasmi dalam waktu pejabat. Sampul surat disebelah dalam di tanda peringkat keselamatan dan di metri. b.PENGHANTARAN DOKUMEN TEPERINGKAT. Tidak boleh dibawa balikkerumah kecuali atas sebab yang tidak boleh dielakkan dengan mendapat kebenaran bertulis dari ketua setiausaha/ setiausaha kerajaan negeri. e. Sampul ditanda keselamatan dan di metri. c. d. 17 . Tidak boleh dimusnahkan melainkan mengikut arahan kerajaan. Hendaklah dirujuk kepada Pengawai Keselamatan Kerajaan dan Ketua Pengarah Arkib Negara.

d. Jabatan yang terlibat mestilah mencari dengan segera. f. Jika tedapat unsure jenayah. Ketua Jabatan perlu mempertimbangkan tindakan tatatertib perlu dilakukan atau tidak. ketua jabatan hendaklah melaporkan kepada balai polis yang berdekatan. b.KEHILANGAN DOKUMEN TERPERINGKAT a. Siasatan hendaklah dilakukan dan laporan taksiran bahaya terhadap keselamatan kepada PKK didalam masa 24 jam. c. Jabatan hendaklah melaporkan kepada PKJ atau ketua jabatan. 18 . Perlu dimaklumkan segera kepada Pemula Dokumen. e.

atau Ketua Menteri sesuatu negeri atau manamana pengawai awam yang dilantik di bawah seksyen 2B.¶Rahsia¶. Menteri Besar. SEKSYEN 17A PEMBELAAN SEDIA ADA KEPADA PENGAWAI AWAM Mana mana orang yang dituduh dengan apa-apa kesalahan dibawah akta ini tidaklah boleh disabitkan jika dia membuktikan yang dia melakukan mana-mana perkara itu dalam menjalankan tugas rasminya atau dengan kuasa sepatutnya. 19 . malumat dan bahan lain sebagaimana yang boleh dikelaskan sebagai µRahsia Besar¶.RAHSIA RASMI y Apa-apa suratan yang dinyatakan dalam jadual dan apa-apa maklumat dan bahan berhubungan dengannya dan termasuklah apa-apa suratan rasmi. SEKSYEN 2 AKTA RAHSIA RASMI 1972 KESALAHAN DALAM MEMBOCORKAN RAHSIA JABATAN. atau µterhad¶. µsulit¶. mengikut mana yang berkenaan. oleh seorang menteri. maka kesalahannnya boleh dihukum dengan penjara selama tempoh tidak kurang daripada satu tahun tetapi tidak melebihi dari tujuh tahun. SEKSYEN 8 (2) (BARU) PENALTI Jika seseorang menerima atau memberi sesuatu rahsia rasmi dan kesalahan dengan akta ini.

BHD. 2) ABD AZIZ ABD. BERITA PUBLISHING SDN. UTUSAN PUBLICATIONS & DISTRIBUTORS SDN.SENARAI RUJUKAN 1) RAHIM ABDULLAH (1997). FALSAFAH DAN TEKNIK PENGURUSAN. Juhari Haji Ali & Ishak Ismail (2010) 20 . ASAS PENGURUSAN.RAHMAN (1999). BHD 3) PRINSIP DAN AMALAN PENGURUSAN (Edisi kedua).