Bil 21.

a)Encik Razi adalah seorang penolong pengawai tadbir yang dipertanggungjawabkan

mengawal keselamatan kunci-knci keselamatan di jabatannya.Apakah tugas dan
tangungjawab serta peraturan-peraturan yang perlu dipatuhi oleh Encik Razi dalam
menguruskan kunci-kunci tersebut.

___________________________________________________________________________

PENDAHULUAN

Pada hari ini, kita sedia maklum bahawa betapa pentingnya pengurusan dalam setiap
organisasi ataupon jabatan.setiap individu didalam sesebuah organisasi mempunyai tugas atau
tanggungjawab yang berbeza-beza antara satu sama lain berdasarkan kemahiran dan bidang
kuasa masing-masing.ini bertujuan melancarkan perjalanan pengurusan sesebuah organisasi.

Sebagai seorang penolong pengawai tadbir di jabatannya,encik razi mempunyai tugas dan
tanggungjawab yang tesendiri dalam melancarkan pengurusan di organisasinya. Selain daripada
tugas asasinya,Encik razi juga boleh menerima tugas sampingan yang lain seperti menjaga
kunci-kunci keselamatan dijabatannya dan mengawal mesin-mesin penyalin supaya berada
dalam keadaan baik dan selamat.didalam menguruskan hal ehwal kunci keselamatan dijabatanya,
encik razi mempunyai tanggungjawab dan peraturan-peraturan yang perlu di patuhi dalam
menguruskan kunci-kunci tersebut supaya berada dalam keadaan baik dan selamat.

1
KAWALAN KUNCI KESELAMATAN

Sistem kawalan yang baik akan menghasilkan keadaan yang selamat dan kondusif.
Keadaan yang selamat akan menghasilkan suasana kerja yang harmoni seteruskan dapat
meningkatkan kualiti dalam perkhidmatan. Ketua jabatan merupakan orang yang
bertanggungjawab menjaga keselamatan dalam jabatannya termasuklah dalam kawalan kunci
keselamatan. Ketua jabatan bertanggungjawab untuk memberi kawalan yang rapi serta
mengeluarkan arahan keselamatan dan peraturan yang perlu dipatuhi.

Didalam sesebuah organisasi, pengawai keselamatan jabatan dipertanggungjawabkan ke

atas semua perkara berkaitan kunci dan anak kunci termasuk kunci keselamatan. Beliau
bertangungjawab menguruskan kunci keselamatan dengan sebaiknya daripada berlaku sebarang
kehilangan,kecurian, unsure sebotaj ataupon daripada sebarang jenayah.

Pengawai bertanggungjawab juga perlu menyelenggarakan sebuah buku daftar,

mengemaskini dan membuat audit.ini bertujuan supaya sebarang pergerakan kunci-kunci
keselamatan dapat di rekodkan dan pemantauan keselamatan dapat di lakukan.

Penjawat awam yang diamanahkan dengan kunci jabatan atau kunci-kunci keselamatan
bertanggungjawab terhadap kunci tersebut. Dalam menguruskan kunci keselamatan, pengawai
ini mempunyai bertanggunjawab dan peraturan yang perlu di patuhi.anataranya:

a. menyelenggarakan sebuah buku daftar kunci serra mengemaskinikannya clan

membuat audit ke alas kunci-kunci tersebut;
b. tiap-tiap penjawat awam yang diamanahkan dengan kunci-kunci jabatan ataupun
kunci- kunci keselamatan adalah juga bertanggungjawab ke alas keselamatan kunci-
kunci tersebut;
c. sebuah peri keselamatan hendaklah digunakan untuk menyimpan semua kunci yang
tidak dipakai termasuk anak kunci pendua;
d. kunci keselamatan tidak boleh dilabel atau ditandakan dengan nama clan alamat
penggunanya atau alamat tempat di mana peri keselamatan disimpan.
e. Anak kunci keselamatan juga tidak boleh dirangkaikan dengan kunci lain seperti
kunci persendirian;
f. kunci pendua tambahan tidak sekali-kali boleh dibuat tanpa kebenaran;

2
 g. sistemkunci induk atau kunci induk kecilboleh juga diwujudkan di
jabatanjabatanyang tertentu. Penerangan lanjut berkenaan dengan perkara ini boleh
didapati dari Pejabat Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan;
h. kunci pendua bagi peti-peti besi serta bilik kebal hendaklah disimpan
mengikut peruntukan Arahan Perbendaharaan 135 dengan syarat pemegang-pemegang
kunci di Jabatan-jabatan Persekutuan di Kuala Lumpur clan Petaling Jaya dikehendaki
menyimpannya dengan Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan kecuali jika peraturan lain
telah dibuat dengan persetujuan beliau;

i. penjawat-penjawat awam yang menggunakan peti-peti keselamatan yang dipasang

dengan kunci tatakira hendaklah mengambil tindakan-tindakan berikut:

 menukar nombor tatakira tiap-tiap setahun sekali atau apabila seseorang yang
mengetahuinya telah bertukar atau meninggalkan perkhidmatan atau apabila disyaki
nombornya telah dikompromi;
 nombor tatakira hendaklah ditulis pada sekeping kertas dan dimasukkan ke dalam sampul
surat yang dimeteri dan ditanda Rahsia Besar.Nama dan Jabatan pengguna serta tarikh
kertas itu dimasukkan ke dalam sampul sural hendaklah ditulis di luar sampul surat
tersebut dan dimasukkan ke dalam salinan sampul surat lagi. Nombor tatakira itu
hendaklah dihantar kepada Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan untuk disimpan kecuali
jika peraturan lain telah dibuat dengannya.
 Lain-lain rekod berkenaan dengan nombor tatakira ini tidak sekali-kali boleh dibuat.
j. semua penjawat awam yang bertukar atau meninggalkan perkhidmatan hendaklah
menyerah balik semua aDak kunci di dalam simpanannya

Setiap kakitangan yang bertanggungjawab memegang kunci-kunci bilik khas perlu

mengetahui jenis-jenis peti keselamatan yang digunakan bagi penyimpanan barangan atau
alatan dan suratan yang SULIT.

3
 Berikut merupakan beberapa jenis peti keselamatan yang kebiasaanya terdapat di mana-
mana bahagian pengurusan di jabatan.

 Bilik kebal atau bilik kebal yang diubah suai

 Peti besi
 Kabinet keluli
 Almari keluli
 Peti yang dibuat bagi tujuan khas
 Peti atau beg berkunci.

Penjawat awam yang bertukar atau meninggalkan perkhidmatan hendaklah menyerahkan

balik semua anak kunci dalam simpanannya kepada ketua jabatan sebelum berpindah dan ketua
jabatan bertanggungjawab melihat semua barang dan peralatan berada secukupnya, baik dan
selamat. Ini bertujuan mengelakkan alatan daripada bilik keselamatan hilang, rosak, ataupon
berada dalam keadaan tidak selamat. Jika keadaan sebaliknya berlaku, pengawai yang menjaga
kunci keselamatan sebelum ini bertanggjawab terhadap apa yang berlaku dan sebarang
kehilangan, kerosakan hendaklah diganti oleh pengawai tersebut jika tidak dilapor kapada ketua
jabatan.

Semua kunci keselamatan hendaklah di simpan didalam peti keselamatan yang disimpan
dalam bilik ketua jabatan. Terdapat beberapa kunci yang dipasang dengan nombor siri untuk
tujuan keselamatan. Pengawai berkenaan juga hendaklah memastikan beberapa peraturan perlu
di patuhi dalam menguruskan kunci-kunci yang mempunyai nombor keselamatan. antaranya;

i. menukar nombor tiap-tiap setahun sekali atau orang mengetahui bertukar atau
meninggalkan perkhidmatan atau disyaki nombornya telah dikompromi;

ii. menulis nombor dalam sekeping kertas dan dimasukkan dalam sampul surat yang
dimeteri dan diandakan Rahsia Besar Nama dan jabatan pengguna serta tarikh kertas itu
dimasukkan kedalam sampul surat hendaklah ditulis diluar sampul surat tersebut dan
dimasukkan kedalam satu sampul surat lagi. Nombor tatakira itu hendaklah dihantar

4
 kepada KPKK untuk di simpan kecuali jika peraturan lain telah di buat.lain-lain rekod
berkenaan no.tatakira ini tidak sekali-kali boleh dibuat.

PENYIMPANAN ANAK KUNCI

a. Pemegang anak kunci adalah sentiasa bertanggungjawab menyimpan anak kunci dengan
selamat dan mengguna anak kunci tersebut dengan sepatutnya.
b. Pengawai yang didapati bersalah kerana cuai mengenai penyimpanan anak kunci boleh
dikenakan tindakan tatatertib.
c. Jika pemegang kunci tidak dapat menjalankan tugasnya, anak kunci hendaklah diambil
alih oleh ketua jabatan semula.

KEHILANGAN ANAK KUNCI

Kehilangan anak kunci keselamatan hendaklah dilaporkan segera kepada Pegawai

Keselamatan Jabatan atau Ketua Jabatan yang akan menyiasat dan mengemukakan laporannya
kepada Pegawai Keselamatan Kerajaan dalam masa24 jam. Laporan tersebut hendaklah
mengandungi pandangan dan taksiran bahayanya terhadap keselamatan. Pejabat atau peti
keselamatan itu hendaklah dianggap sebagai tidak selamat selagi kuncinya tidak digantikan
kecuali dalam keadaan yang tertentu sahaja apabila dibuktikan bahawa anak kunci yang hilang
itu tidak mungkin jatuh ke tangan orang yang tidak dibenarkan.

Jika anak kunci keselamatan terbukti hilang, Ketua Jabatan hendaklah menimbang saran acta
atau tidak tindakan tatatertib diambil atau penyiasatandi bawah AktaRahsiaRasmi 1972patut
dijalankan. Laporan kepada Balai Polis yang terdekat hendaklah dibuat sekiranya difikirkan
sesuatu kesalahan jenayah telah berIaku.

Kesimpulannya, jika berlaku sebarang kehilangan anak kunci, pengawai berkenaan perlu
mengambil langkah tersebut:-

 Perlu melapor segera kepada ketua Pengawai Jabatan (KPJ) atau ketua jabatan.
 Lapor kepada pegawai keselamatan kerajaan dalam tempoh 24 jam

5
  Laporan mengandungi pandangan atau tafsiran bahaya.
 Pejabat atau peti keselamatan itu hendaklah dianggap tidak selamat selagi kuncinya tidak
digantikan kecuali dibuktikan anak yang kunci yang hilang itu tidak mungkin jatuh ke
tangan orang yang tidak dibenarkan.
 Jika nak kunci keselamatan terbukti hilang,ketua jabatan hendaklah menimbang sama ada
atau tidak tindakan tatatertib diambil atau penyesiatan dibawah Akta Rahsia Rasmi 1972
patut dijalankan.laporan kepada balai polis yang terdekat henaklah dibuat sekiranya
difikirkan sesuatu kesalahan jenayah telah berlaku.

TANGGUNGJAWAB MENGENDALI KUNCI KESELAMATAN PETI BESI

a. Setiap jabatan bertanggungjawab mempunyai peti besi yang boleh digunakan untuk
menyimpan barangan berharga atau sulit.
b. Peti besi perlu mempunyai dua kunci berasingan atau menggunakan 1 kunci dan kunci
berkombinasi.
c. Setiap kunci dipegang oleh pegawai yang ditugaskan bertanggungjawab diberi kuasa
sacara bertulis oleh Ketua Jabatan. Pegawai-pegawai itu hendaklah dari masa ke semasa
mengesahkan dan memperakui akan kunci yang dipegang dan kangdungan peti besi itu.

Kandungan Keselamatan Peti Besi.

Antara barangan berharga dan sulit yang perlu dipertanggungjawabkan kepada pemegang kunci
keselamatan ialah:

 Wang tunai
 Cek diterima yang belum sempat dimasukkan ke dalam bank
 Peti Wang Tunai
 Cek yang belum digunakan
 Buku Resit yang belum digunakan
 Buku kaunterbil
 Dokumen,persuratan sulit yang diterima

6
Senarai-senarai barangan dalaman peti besi perlu diauditkan dan ditampal dibahagian pintu
dalam peti besi sebagai rujukan.

Semakan Kandungan Peti Besi

Tugas lain yang perlu bagi pegawai-pegawai yang diamanahkan memegang kunci keselamatan
ialah mesti membuat semakan secara berkala.

Satu buku Daftar Kandungan dan Semakan Peti Besi perlu diwujudkan oleh ketua jabatan
supaya dapat dikemaskinikan dari semasa ke semasa oleh pemegnag Anak Kunci untuk tujuan
semakan. Selain Buku Daftar dan Semakan Peti Besi itu diwujudkan, perlu juga disedikaan Buku
Tunai dan Rekod Cek-cek Kosong. Apabila semakan terhadap peti besi dilakukan, pegawai yang
menyemak pula hendaklahmerujuk kepada Buku Daftar itu.

Setiap kali selepas semakan dilakukan oleh pegawai di jabnatan, pemegang kunci
bertanggungjwab untuk menyediakan senarai baru di helaian lain dalam Buku Daftar dan
Semakan Peti Besi untuk tujuan kemaskini dan sebagai persediaan semakan akan dating.

KUNCI DAN PETI-PETI KESELAMATAN

KUNCI

Pemilihan kunci dan kunci mangga termasuk kunci keselamatan yang bermutu
terutamanya untuk pintu-pintu pejabat dalam kawasan terperingkat dan peti-peti keselamatan
adalah amat mustahak. Tidak ada kunci yang tidak dapat dibuka jika masa dan keadaan
mengizinkan tetapi kunci yang bermutu dapat menghalang akan melambatkan sebarang
percubaan untuk membukanya. Kunci dan kunci mangga sekurang-kurangnya hendaklah
daripada jenis 5 tuil yang diperbuat daripada keluli yang kuat dan tidak mudah dibuka dengan
kekerasan dan dibakar. Kaneing, engsel, dan rangka-rangkakunci juga hendaklah daripada
buatan yang teguh. Rujukan kepada Pegawai Keselamatan Kerajaan hendaklah dibuat untuk
pemilihan kunci.

7
PETI KESELAMATAN

Peti kese1amatan yang digunakan untuk menyimpan dokumen-dokumen dan bahan-

bahan terperingkat sarna ada secara tetap dan sementara adalah terbahagi kepada enam jenis
seperti berikut:

(a) bilik kebal alan bilik kebal yang diubahsuaikan;

(b) peti besi;

(c) kabinet keluli;

(d) almari keluli;

(e) peti yang dibuat bagi tujuan khas;

(f) peti alan beg berkunei.

Tanpa menyentuh keluasan makna perenggan 28 Arahan Keselamatan semua

pembelian,kegunaan, kawalan dan keselamatan peti-peti keselamatanselain daripada yang
disebut hendaklah dirujuk terlebih dahulu kepada Pegawai Keselamatan Kerajaan.

Dinding, lantai dan bumbung bilik kebal sebaik-baiknya hendaklah dibina Daripada
konkrit bertetulang besi setebal23 cm. Pintu bilik kebal hendaklah dihadkan kepada satu sahaja
dan diperbuat daripada jenis pintu bilik kebal keluli yang dilengkapkan dengan kunci dan kunci
tatakira. Bilik kebal tidak boleh mempunyai tingkap dan lubang-lubang angin tetapi jika tidak
dapat dielakkan, tingkap dan lubang-lubang angin hendaklah dihadkan kepada minimum dan
dipasang dengan palang besi jenis m.s. setebal 1cm dengan jarak 7cm di antara palang-
palang.Hujung dan pangkal palang-palang besi hendaklah ditanam ke dalam konkrit
sekelilingnya dan lagi dilindungi dengan dawai mala punai XPM berukuran 2 cm.

Bilik kebal yang diubahsuaikan ialah sebuah bilik kebal yang dibina tidak mengikut
penentuan-penentuan bilik kebal biasa untuk bangunan di mana bilik kebal biasa tidak dapat
dibina. Jabatan-jabatan yang bercadang mengadakan bilik kebal yang diubahsuaikan hendaklah
merujuk kepada Pegawai Keselamatan Kerajaan.

8
 Dinding-dinding peti besi sekurang-kurangnya hendaklah diperbuat daripada keluli
setebal0.5 cm. Engselnya hendaklah dilindungi dan pintunya hendaklah sendat dengan jenang
pintu. Peti besi tidak boleh ditempatkan rapat dengan dinding luar dan dinding berkongsi di
tingkat bawah di mana kawasan di sebelahnya tidak dapat dikawal. Peti-peti besi yang ringan
hendaklah dipasang tetap kepada lantai dan wilding. Peti besi seelok-eloknya hendaklah
dilengkap dengan kunci dan kunci tatakira. Jabatan Kerja Raya hendaklah dirujuk terlebih
dahulu melalui Pejabat Pegawai Keselamatan Kerajaan sebelum menempatkan peti besi yang
berat dalam bilik yang lebih tinggi daripada paras tanah.

Kabinet keluli biasanya disedia dengan kunci dan jika digunakan untuk menyimpan
dokumen-dokumen terperingkat Rahsia hendaklah dipasang dengan palang besi berkunci dengan
kunci mangga. Palang besi yang digunakan hendaklah dipasang melalui sebelahdalam
pemegang-pemegang laci dan menutup lubang kunci.

Kokot sebelah atas hendaklah dipateri dan hujung palang besi sebelah atas hendaklah
diperbuat sedemikian rupa supaya menutupi pateri kokot apabila digunakan.Soket di kaki kabinet
hendaklah dipateri dan apabila digunakan hujung palang besi sebelah bawah hendaklah sesendat
dengan soket supaya ia tidak boleh dikeluarkan jika dilengkungkan.

Almari keluli biasanya disedia dengan kunci dan jika digunakan untuk menyimpan
dokumen-dokumen terperingkat Rahsia hendaklah dipasang dengan palang besi. Kokot dan soket
hendaklah dipateri serupa dengan yang dikehendaki pada kabinet keluli dan pemakaian palang
besi juga mengikut peraturan yang sama dengan perbezaan palang tersebut dipasang melintang
dan jika boleh menutupi lubang kunci.

Jabatan kadangkala berkehendakan peti-peti yang berbentuk luar biasa dengan saiz
berbeza-beza untuk menyimpan misalnya peta-peta dinding, kad indeks, carta dan penyata-
penyata penting alan lain-lain perkara terperingkat. Peti-peti tersebut mungkin diperbuat
daripada kayu oleh sebab keluli akan melibatkan perbelanjaan yang tinggi. Perhatian hendaklah
diberi untuk peti tersebut diperbuat dengan kukuh. Engsel, skru dan selak tidak boleh terdedah
untuk mengelakkan daripada dibuka dan dipasang balik tanpa meninggalkan sebarang kesan.
Ada kalanya palang-palang besi perin juga dipasang mengikut peraturan yang serupa untuk
kabinet keluli.

9
 Peti dan beg berkunci yang diguna untuk penghantaran dokumen-dokumen terperingkat
hendaklah diperbuat mengikut peraturan-peraturan tertentu yang ditetapkan oleh Pegawai
Keselamatan Kerajaan.

Peti-peti keselamatan yang boleh digerakkan dengan mudah seberapa yang boleh
hendaklah dipasang tetap kepada lantai dan wilding bangunan. Peti-peti keselamatan hendaklah
dibiar terbuka semasa dalam penggunaan dan dikunci semasa tidak digunakan. Sekiranya perin
ditutup tanpa dikunci satu isyarat amaran "Tidak Berkunci" hendaklah digantung kepada peti-
peti keselamatan yang berkenaan.

10
b) Mesin-mesin penyalin di bahagian yang menguruskan dokumen terperingkat juga perlu
di awasi. Nyatakan peraturan-peraturan yang perlu dipatuhi.

KAWALAN MESIN PENYALIN

 Ketua jabatan bertanggungjawab melantik seorang pengawai bagi mengawasi masin

penyalin dan buku daftar penggunaan perlu diwujudkan supaya penggunaan mesin
penyalin dapat dikawal daripada menyalinan sebarang dokumen tanpa kebenaran.

 Mesin penyalin juga hendaklah disimpan dalam bilik yang berkunci supaya penggunaan
mesin penyalin dapat diminimakan atau digunakan tanpa dikawal
.
 Kakitangan yang ekses perkara terperingkat sahaja boleh ditugaskan untuk membuat
salinan dokumen berkenaan.
 Jumlah salinan yang dibuat ialah salinan yang diluluskan salinan yang rosak perlu
dibinasakan.
 Semakan ke atas buku daftar hendaklah dibuat bagi menentukan semua salinan mengikut
peraturan.
 Sebarang penyelewengan dan penyalahgunaan mesin penyalin hendaklah dilaporkan
ketua jabatan.

KAWALAN MESIN FAX

 Dokumen terperingkat dielakkan di hantar melalui mesin fax.

 Letakkan di tempat yang sesuai seperti bilik pembantu khas atau bilik khas berkunci.
 Kakitangan yang di benarkan sahaja menggunakan mesin fax.
 Tujuan peraturan:
 menentukan jenis dokumen yang boleh dan tidak boleh dihantar
 menerangkan peraturan yang perlu diikuti semasa menghantar dan menerima dokumen
 mempastikan penggunaan mesin faksimili lebih teratur dan berkesan.

11
PENEMPATAN DAN KAWALAN

i) Tempat yang sesuai iaitu bilik pembantu khas kepada Ketua Jabatan dan mestilah
berkunci.
ii) Pegawai atau staf yang dibenarkan sahaja mengendalikan urusan melalui mesin fax

Semakan ke atas buku daftar hendaklah dibuat bagi menentukan semua salinan adalah mengikut
peraturan. Sebarang penyelewengan dan penyalahgunaan mesin penyalin hendaklah dilaporkan
kepada Ketua Jabatan.

KEPERLUAN KAWALAN

Memberikan perlindungan terhadap dokumen Terperingkat daripada:

 Dapat diketahui atau dilihat oleh orang-orang yang tidak berhak mengetahui.
 Kebocoran maklumat, kecurian dan kebakaran.

KESELAMATAN DOKUMEN

 Kawalan ke atas dokumen rahsia rasmi dan dokumen rasmi daripada pendedahan
tanpa kebenaran.
 Dokumen teperingkat ialah dokumen rasmi yang mengandungi maklumat yang mesti
diberi perlindungan keselamatan

12
PENGURUSAN DOKUMEN TERPERINGKAT.

 Sistem pendaftaran rahsia / sulit.

Sistem bagi menerima, memproses, menyimpan dan menghantar dokumen terperingkat supaya
diuruskan berasiangan daripada Dokumen Tidak Teperingkat.

Diselia oleh penjawat awam yang berjawatan tetap (pendaftar Rahsia)

Keperluan kawalan

 Memberikan perlindungan terhadap dokumen terperingkat daripada:

1. Dapat diketahui atau dilihat oleh orang-orang yang tidak berhak mengetahui.
2. Kebocoran,kecurian dan kebakaran.

PERINGKAT KESELAMATAN

 RAHSIA BESAR
 RAHSIA
 SULIT
 TERHAD

13
Tafsiran Dokumen Terperingkat

TAFSIRAN

 Rahsia Besar

Dokumen rasmi, maklumat rasmi clan bahan rasmi yang jika didedahkan tanpa kebenaran akan
menyebabkan kerosakan yang amat besar kepada Malaysia, hendaklah diperingkatkan Rahsia
Besar.

Contohnya:

a)Kertas Jemaah Menteri.

b) Perancangan Gerakan & Penempatan barisan tentera.

c) Surat menyurat dengan Negara asing berhubung Perdagangan & pertahanan yang
penting.

 Rahsia

Dokumen rasmi, maklumat rasmi dan bahan rasmi yang jika didedahkan tanpa kebenaran
akan membahayakan keselamatan negara, menyebabkan kerosakan besar kepada kepentingan
dan martabat Malaysia atau memberi keuntungan besar kepada sesebuah kuasa asing
hendaklah diperingkatkan Rahsia.

Contohnya:
A) Arahan penting untuk perwakilan Malaysia dengan Negara asing.
B) Maklumat penting pemasangan angkatan tentera.
C) Maklumat penting aktiviti subversive.

14
  Sulit

Dokumen rasmi, maklumat rasmi dan bahan rasmi, yang jika didedahkan

tanpa kebenaran walaupun tidak membahayakan keselamatan negara tetapi

memudaratkan kepentingan atau martabat Malaysia atau kegiatan Kerajaan atau

orang perseorangan atau akan menyebabkan keadaan memalukan atau kesusahan

kepada pentadbiran atau akan menguntungkan sesebuah kuasa asing hendaklah

diperingkatkan Sulit.

Contohnya:
A) Laporan perisikan biasa
B) Maklumat yang member faedah kewangan jika terdedah sebelum masa.

 Terhad

Dokumen rasmi, maklumat rasmi dan bahan rasmi selain daripada yang

diperingkatkan Rahsia Besar,Rahsia atau Sulit tetapi berkehendakan juga diberi

satu tahap perIindungan keselamatan hendaklah diperingkatkan Terhad.

Persendirian dalam hal-hal yang terkecuali apabila didapati mustahak di atas

sebab-sebab keselamatan untuk menghadkan pengetahuan perkara terperingkat

kepada orang atau orang-orang perseorangan maka mungkin perIu ditambah tanda

Persendirian kepada salah satu daripada peringkat-peringkat keselamatan.

15
Dokumen Rasmi-Apa-apa jenis maklumat yang tercatat berkenaan dengan

perkara-perkara rasmi dan termasuklah:

(a) perkara yang bertulis, bertaip, bertulis, disalin, berstensil dan

bercetak dan juga draf dan buangan dari perkara itu;

(b) fotograf, rota salinan, pelan cetak, negatif rota dan filem, jalur suara dan

rakaman;

(c) pelan, pelan lakar, lukisan, gambarajah, peta dan aneka jenis carta;

(d) huruf cetakatur atau huruf cetak miring, blok litografer,acuan, stensil, proses

plat atau lain-lain alat yang digunakan untuk membuat dokumen-dokumen

rasmi.

Contohnya:
a) Buku-buku jabatan bagi maksud arahan.
b) Perintah dan arahan biasa jabatan.

16
PENGHANTARAN DOKUMEN TEPERINGKAT.

 SISTEM SATU LAPIS SAMPUL SURAT

- Dihantar melalui peti berkunci. Sampul ditanda keselamatan dan di metri.
 SAMPUL DUA LAPIS SAMPUL SURAT
- Di hantar menggunakan sampul surat lain dan di gam. Sampul surat disebelah dalam
di tanda peringkat keselamatan dan di metri.

MEMBAWA DOKUMEN TERPERINGKAT KELUAR

 Tidak dibenarkan di bawa keluar kecuali untuk urusan rasmi dalam waktu pejabat.
 Tidak boleh dibawa balikkerumah kecuali atas sebab yang tidak boleh dielakkan dengan
mendapat kebenaran bertulis dari ketua setiausaha/ setiausaha kerajaan negeri.

PEMUSNAHAN DOKUMEN TERPERINGKAT

a. Tidak boleh dimusnahkan melainkan mengikut arahan kerajaan.

b. Hendaklah dirujuk kepada Pengawai Keselamatan Kerajaan dan Ketua Pengarah Arkib
Negara.
c. Dokumen terperingkat hendaklah dikoyak secara kecil-kecilan dan dibakar,abunya
hendaklah dihancurkan sehingga tidak dikenali.
d. Satu sijil pemusnahan hendaklah dihantar kepada Kuasa Pemula Dokumen tersebut.
e. Sekiranya Kuasa Pemula tidak wujud lagi, hendaklah dirujuk kepada Pengawai
Keselamatan Kerajaan sebelum dokumen dimusnahkan.

17
KEHILANGAN DOKUMEN TERPERINGKAT

a. Jabatan yang terlibat mestilah mencari dengan segera.

b. Jabatan hendaklah melaporkan kepada PKJ atau ketua jabatan.
c. Siasatan hendaklah dilakukan dan laporan taksiran bahaya terhadap keselamatan kepada
PKK didalam masa 24 jam.
d. Perlu dimaklumkan segera kepada Pemula Dokumen.
e. Ketua Jabatan perlu mempertimbangkan tindakan tatatertib perlu dilakukan atau tidak.
f. Jika tedapat unsure jenayah, ketua jabatan hendaklah melaporkan kepada balai polis yang
berdekatan.

18
RAHSIA RASMI

 Apa-apa suratan yang dinyatakan dalam jadual dan apa-apa maklumat dan
bahan berhubungan dengannya dan termasuklah apa-apa suratan rasmi,
malumat dan bahan lain sebagaimana yang boleh dikelaskan sebagai ‘Rahsia
Besar’,’Rahsia’, ‘sulit’, atau ‘terhad’, mengikut mana yang berkenaan, oleh
seorang menteri, Menteri Besar, atau Ketua Menteri sesuatu negeri atau mana-
mana pengawai awam yang dilantik di bawah seksyen 2B.
SEKSYEN 2 AKTA RAHSIA RASMI 1972

KESALAHAN DALAM MEMBOCORKAN RAHSIA JABATAN.

SEKSYEN 17A

PEMBELAAN SEDIA ADA KEPADA PENGAWAI AWAM

Mana mana orang yang dituduh dengan apa-apa kesalahan dibawah akta ini tidaklah
boleh disabitkan jika dia membuktikan yang dia melakukan mana-mana perkara itu
dalam menjalankan tugas rasminya atau dengan kuasa sepatutnya.

SEKSYEN 8 (2) (BARU) PENALTI

Jika seseorang menerima atau memberi sesuatu rahsia rasmi dan kesalahan dengan akta
ini, maka kesalahannnya boleh dihukum dengan penjara selama tempoh tidak kurang
daripada satu tahun tetapi tidak melebihi dari tujuh tahun.

19
 SENARAI RUJUKAN

1) RAHIM ABDULLAH (1997), ASAS PENGURUSAN, UTUSAN PUBLICATIONS &

DISTRIBUTORS SDN. BHD.

2) ABD AZIZ ABD.RAHMAN (1999), FALSAFAH DAN TEKNIK PENGURUSAN,

BERITA PUBLISHING SDN. BHD

3) PRINSIP DAN AMALAN PENGURUSAN (Edisi kedua), Juhari Haji Ali & Ishak Ismail
(2010)

20