PENTINGNYA ADMINISTRASI PADA MANAJEMEN PENDIDIKAN

Makalah ini dibuat untuk memenuhi tugas Pelatihan Jardiknas yang diselenggarakan pada tanggal 31 Desember 2007 s/d 04 JAnuari 2008 di SMK Negeri 2 Kota Probolinggo

Disusun oleh : Nama : DWI WIJAYANTI E-mail : wijayanti88@yahoo.co.id

MTs ASSULTHONIYAH Alamat : Jl. KH. Sulthon No.1 Kel. Triwung kidul Kota Probolinggo 67224 Telp.(0335)435486

Wassalam. Terimakasih kami sampaikan kepada semua rekan-rekan yang telah membantu menyusun fikirannya demi tersusunnya makalah ini. Yang telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya kepada kami sehingga kami bisa menyelesaikan tugas makalah yang berjudul “Pentingnya Administrasi pada Manajemen Pendidikan” dalam Makalah ini disusun untuk memenuhi tugas Pelatihan Jardiknas yang diselenggarakan pada tanggal 31 Desember 2007 sampai dengan 04 Januari 2008 di SMK Negeri 2 Probolinggo. Demikian dari kami dan terimakasih. oleh karena itu kami mengharap partisipasi dari rekan-rekan mahasiswa untuk ikut menyumbang fikirannya lewat kritik dan saran para pembaca setia. “Innal Insana wal khoto’iwan Nisyan” sesungguhnya manusia itu adalah tempatnya kesalahan dan lupa dari makolah tersebut kami sadar bahwa selaku manusia biasa kami tidak akan luput dari kehilafan ataupun kekurangannya.Wb.KATA PENGANTAR Alhamdulillahi Robbil Alamin puji Syukur kehadirat Allah SWT. sehingga kita bisa membedakan mana yang sah dan mana yang fatal. Sholawat dirangkai salam kami limpahkan keharibaan baginda agung Nabi Muhammad SAW yang telah membawa kita dari alam jahiliyah menuju ke era globalisasi pada saat ini. 05 Januari 2008 Penulis . Wr. Probolinggo.

Kesimpulan b. Administrasi Program Pengajaran b. Latar Belakang b. Administrasi Perlengkapan / barang BAB III PENUTUP a. Administrasi Kesiswaan c. Administrasi Kepegawaian d. Perumusan Masalah BAB II PEMBAHASAN 1.DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL KATA PENGANTAR DAFTAR ISI BAB I PENDAHULUAN a. Administrasi Keuangan e. Apa yang termuat dalam Pedoman Administrasi Pendidikan a. Peranan Pedoman Administrasi dalam dunia pendidikan 2. Saran-saran .

serta untuk menyusun rencana atau program pendidikan pada masa mendatang. Agar pencatatan data lebih akurat dan benar sesuai yang diharapkan tenaga administrasi yang terampil dan mengetahui apa yang menjadi tugasnya. cepat dan benar diperlukan pedoman administrasi sekolah dasar. dalam melaksanakan tugas administrasi dibantu oleh guru dengan cara membagi tugas administrasi mereka. melakukan pembinaan. pengawasan. sarana dan sebagainya untuk pengelolaan sekolah sehari-hari. untuk melakukan pembinaan. Untuk mendapatkan gambaran perubahan data dari waktu ke waktu. Untuk tingkat yang lebih tinggi misalnya Dinas Penididikan mulai tingkat kecamatan sampai propinsi memerlukan data-data tersebut untuk pelaporan yang lebih tinggi. Kepala Sekolah dan guru disekolah sangat memerlukan data-data tentang siswa. Ada yang bersifat relatif tetap dan ada yang selalu berubah. Pengaws tingkat MTs/SMP/SMPLB memerlukan data-data tersebut sebagai bahan sarana supervisi. Latar Belakang Adminiatrasi suatu lembaga pendidikan merupakan suatu sumber utama manajemen dalam mengatur proses belajar mengajar dengan tertib sehingga tercapainya suatu tujuan terpenting pada lembaga pendidikan tersebut. kurikulum. Di tingkat pusat (nasional) data pendidikan diperlukan untuk perencanaan yang lebih makro. Data pendidikan yang terdapat disekolah sangat banyak macam dan jenisnya. Di lembaga pendidikan tingkat menengah hampir sebagian besar belum ada tenaga administrasi sesuai yang diharapkan. penilaian (evaluasi). dan keperluan administrasi lainnya. Kepala Sekolah sebagai administrator di lingkungan sekolah yang dipimpinnya. perlu dilakukan pencatatan yang teratur dan berkelanjutan dengan menggunakan sistem yang baku dalam satu sistem.BAB I PENDAHULUAN A. Agar dalam melaksanakan tugas administrasi dan pelaporan. Yang sangat diperlukan oleh para pelaku pendidikan untuk melakukan tugas dan profesinya. .

Apa saja yang termuat dalam administrasi pada pendidikan? . Perumusan Masalah Latar belakang diatas. penulis bertolak dari merumuskan masalah sebagai berikut : 1.B. Bagaimana peranan pedoman administrasi dalam dunia pendidikan ? 2.

Petunjuk dan aturan yang berlaku 3. Agar pencatatan data lebih mudah dan sederhana sehingga memperlancar kegiatan administrasi. Ketrampilan personil yang memadai Kegiatan-kegiatan yang dilakukan di Sekolah itu sering disebut kegiatan administrasi. sangat diperlukan untuk meningkatkan kemampuan pengelolaan pendidikan bagi Kepala Sekolah dan Guru. Administrasi Kepegawaian d. 2. Peranan Pedoman Administrasi dalam dunia pendidikan Administrasi dalam pendidikan yang tertib dan teratur. Administrasi Perlengkapan / barang . yaitu makin meningkatnya efisiensi. Penigkatan kemampuan tersebut akan berakibat positif. Untuk memperlancar kegiatan di atas agar lebih efektif dan efisien perlu informasi yang memadai. Administrasi Keuangan e. Format-format yang dipergunakan 2. Administrasi Program Pengajaran b. Pencatatan dan perekaman data dan pengaturan sumber data di sekolah yang rapi / teratur dan benar sangat diperlukan dalam sistem informasi. Untuk memperlancar dua kegiatan tersebut diperlukan faktor-faktor penunjang antara lain : 1. Administrasi Kesiswaan c. Apa yang termuat dalam Pedoman Administrasi Pendidikan Data pendidikan yang terdapat di Sekolah khususnya tingkat menengah sangat banyak macam dan jenisnya.BAB II PEMBAHASAN 1. Sistem informasi di dunia pendidikan ini menyangkut dua hal pokok yaitu kegiatan pencatatan data(recording system) dan pelaporan (reporting system). mutu dan perluasan pada kinerja di dunia pendidikan tersebut. data yang banyak jenisnya itu dapat dikelompokkan menjadi 5 jenis yaitu : a. Untuk itu pedoman administrasi secara tertulis memegang peranan yang penting dalam kegiatan administrasi. Kepala Sekolah memiliki patokan-patokan untuk menjabarkan lebih lanjut kebijakan-kebijakan pemerintah dalam penyelenggaraan pendidikan.

Awal Tahun Pelajaran a. Untuk setiap macam jenis kegiatan diperlukan beberapa format pencatatan data.. 1. ADMINISTRASI KESISWAAN Dalam buku Pedoman Administrasi Kesiswaan selama satu tahun pelajaran dibagi dalam tiga tahap waktu. terdapat beberapa jenis kegiatan . Format-format ini adalah sebagai berikut : PK-1 = Jadwal Pelajaran Sekolah PK-2 = Daftar Pembagian Tugas Mengajar Bagi Guru PK-3 = Daftar Pemeriksaan Tugas Mengajar Bagi Guru PK-4 = Daftar Penyelesaian Kasus di Sekolah PK-5 = Daftar Hasil Evaluasi Belajar Tahap Akhir PK-6 = Rekapitulasi Kenaikan Kelas / Kelulusan PK-7 = Daftar Penyerahan STTB kepada Lulusan EBTA/EBTANAS PK-8 = Rekapitulasi Pelaksanaan Supervisi Kelas PK-9 = Hubungan Kemasyarakatan PK-10 = Laporan Penelitian Hasil Belajar Siswa SD PK-11 = Jawa Pelajaran PK-12 = Program Caturwulan Guru PK-13 = Persiapan Mengajar PK-14 = Program Bimbingan PK-15 = Daftar Nilai PK-16 = Pencapaian Target dan Daya Serap Kurikulum PK-17 = Daftar Penyerahan Raport B. teratur dan benar. Untuk itu satu tahun pelajaran dibagi dalam tiga tahapan waktu dengan delapan jenis kegiatan dan dua puluh satu jenis format. ADMINISTRASI PROGRAM PENGAJARAN Sebagai kelengkapan administrasi pengajaran di sekolah dasar dipelukan 17 format yang harus diisi oleh Kepala Sekolah maupun Guru secara rutin. Penerimaan Siswa Baru S-1 Surat Pendaftaran Siswa Baru .A. Untuk itu disediakan format serta petunjuk pengisiannya.

Kenaikan Kelas S-19 Daftar Sswa yang Naik Tingkat S-20 Rekapitulasi Siswa Naik Tingkat dan Behasil EBTA Agar data mengenai kesiswaan itu sampai pada investasi di jenjang atas. Jenis Kelamin dan Usia c.S-2 Daftar Calon Siswa Baru Kelas I S-3 Daftar Siswa Baru Kelas I 2.S-14.S-5. Selama Tahun Pelajaran a. yaitu : S-2. Mutasi Siswa S-12 Surat Permohonan Pindah Sekolah S-13 Surat Keterangan Pindah Sekolah S-14 Mutasi Siswa selama Caturwulan 3.S-19 dan S-20 . Keadaan Siswa Awal Tahun S-6 Jumlah Siswa menurut Kelas.S-6.S-17. Akhir Tahun Pelajaan a.S-10. digunakan beberapa format laporan. Kehadiran Siswa S-8 Papan Absensi Harian Siswa (kelas) S-9 Papan Absensi Harian Siswa (sekolah) S-10 Buku Absensi Siswa S-11 Rekapitulasi Absensi Siswa dalam Sebulan d. Asal dan Jenis Kelamin S-7 Jumlah Siswa menurut Kelas. Pelaksanaan Ujian Akhir S-15 Daftar vClon Peserta Ujian S-16 Tanda Peserta Ujian S-17 Daftar Peserta Ujian dan Prestasinya S-18 Daftar Masuk SLTP b. Penyusun Data Siswa S-4 Buku Induk Siswa S-5 Buku Klapper b.S-3.

PEG 11c = Contoh Surat Permintaan Pembayaran Pensiun Pertama(SP 4) 15. 4. ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN Buku Pedoman Administrasi Kepegawaian menguraikan kegiatan yang berkaitan dengan kepegawaian. yaitu : 1. PEG 10 = Contoh Surat Permintaan Berhenti dari Calon Pegawai Negeri Sipil/ Pegawai Negeri Sipil Hak Pensiun 12. PEG 3a = Usul Pengangkatan Calon Pegawai Negeri Sipil. PEG 6 =Buku Catatan Penilaian Pegawai Negeri Sipil 8. Penggunaan frmat sesuai dengan kebutuhan pelaksanaan suatu kegiatan pelayanan administrasi dalam rangka pembinaan pegawai/guru berkelangsungan. berdasarkan ketentuan perundang-undangan yang berlaku. PEG 12 = Contoh Permintaan Pembayaran Pensiun Janda/Duda Pertama 16. PEG 13 = Contoh Surat Permintaan Pensiun Janda/Duda bagi Anak-anak . PEG 11a = Contoh Surat Permintaan Pensiun Pegawai Negeri Sipil 13. PEG 4 = Usul Kenaikan Gaji 6. sampai yang bersangkutan berhenti menjadi pegawai / guru. PEG 7 = Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP3) Pegawai Negeri Sipil 9. PEG 2 = Usul Pengadaan Pegawai / Guru 3.C. PEG 3b = Daftar Riwayat Hidup 5. PEG 1 = Rencana Kebutuhan Pegawai / Guru 2. pindah tempat. Sebagai perlengkapan tata laksana kepegawaian disediakan format-format untuk menata pelaksanaan kegiatan tertentu yang diperlukan. Dalam hubungan itu telah disediakan sejumlah 24 format. PEG 11b = Contoh daftar susunan keluarga 14. PEG 8 = Daftar Usul Pengangkatan Pegawai Negeri Sipil (DUK) 10. tugas dan tanggung jawab pengelolaan satuan pendidikan dan peningkatan tata usaha kepegawaian di sekolah. PEG 5 = Daftar Usul Penetapan Angka Kredit (DUPAK) 7. Sesuai dengan prinsip tata laksana kepegawaian sekolah dasar yang menyeluruh dan berkelangsungan. Untuk itu telah diusahakan bentuk-bentuk pelayanan hak-hak pegawai/guru yang bertugas di seklah tertentu. PEG 9 = Buku Cuti Pegawai /Guru 11.

Ketata usahaan keuangan sekolah meliputi : a. PEG 17b =Dafatr Rangkuman Tidak Hadir Pegawai/Guru(Bulanan) 22. Pertanggungjawaban d. Ordonator.17. dan pemeliharaan semua perlengkapan/barang inventaris. Dasar hukum. Kewajiban melapor bagi kepala sekolah tentang keadaan barang yang telah dihapuskan. PEG 17a = Daftar Hadir/Tidak Hadir Pegawai/Guru 21. b. PEG 18 = Data Kepegawaian 24. Pelaporan. Pembukuan setiap transaksi c. Asas pemisahan tugas (Otorisator. Pendapatan 4. . PEG 14 = Contoh Permintaan Pensiun Janda/Duda bagi anak-anak Yang diajukan wali 18. dilakukan satu kali alam setahun dengan menggunakan format P-1 dan P-2. PEG 19 = Kartu Pribadi Pegawai/Guru D. ADMINISTRASI PERLENGKAPAN / BARANG Pada buku pedoman administrasi diuraikan tentang perencanaan. PEG 15 = Contoh Surat Pengaduan Permohonan Pensiun Bekas Pegawai Negeri Sipil/ Permohonan Pembayaran Pensiun 19. dan Bendaharawan) 2. pengadaan. ADMINISTRASI KEUANGAN Di dalam buku pedoman ini ijelaskan dasar/asas dan pengertian administrasi dalam pengelolaaan keuangan di sekolah dasar. Pengawasan 5 Jadwal kegiatan pelaksanaan administrasi keuangan sekolah 6 Contoh-contoh mengenai ketata usahaan keuangan sekolah dan format pelaporan E. PEG 16 = Contoh Surat Pengaduan untuk Pensiun Janda/Duda 20. Perencanaan anggaran tahunan sekolah 3. penyimpanan. dan e. barang yang dimutasi dan syarat-syarat penghapusan semua perlengkapan/ barang di sekolah. Di dalamnya dibahas antara lain : 1. PEG 17c = Dafatr Rangkuman Tidak Hadir Pegawai/Guru (Triwulan) 23.

PERL-1 = Buku Pemeriksaan Perlengkapan / Barang PERL-2 = Kartu Inventaris Ruangan PERL-3 = Kartu Inventaris Barang. Gedung PERL-5 = Kartu Inventaris Barang . Lain-lain PERL-7 = Buku Inventaris Perlengkapan / Barang PERL-8 = Daftar Usul Pengadaan Barang . Lahan Tanah PERL-4 = Kartu Inventaris Barang. Kendaraan PERL-6 = Kartu Inventaris Barang.

kesiswaan. yang sebagaian besar pengelolaan manajemen pada pendidikan terutama tingkat menengah sangat meluas dan abstrak sehingga dapat terperinci terbagi 5 pengelompokan. keuangan dan perlengkapan inventaris/barang. kepegawaian. rapid an aman. apabila masih terdapat kesalahan atau kekurangan dalam pembahasan makalah kami ini. B. mulai dari Program pengajaran. Saran-saran Demikianlah penulisan makalah kami. untuk memudahkan dalam penataan dan akan menciptakan suasana tertib. terutamanya kami ucapkan mohon maaf yang sebesar-besarnya dan juga kami harapkan teguran yang sehat sekiranya dapat membangun dalam perbaikan pembuatan makalah kami ini. . Kesimpulan Dari hasil pembahasan di atas bahwa sangat penting dan juga sangat berarti administrasi pada suatu pendidikan untuk mencapai tujuan yang optimal. Sehingga dengan pembagian jenis tersebut dapat di bedakan macamnya.BAB III PENUTUP A.