PENTINGNYA ADMINISTRASI PADA MANAJEMEN PENDIDIKAN

Makalah ini dibuat untuk memenuhi tugas Pelatihan Jardiknas yang diselenggarakan pada tanggal 31 Desember 2007 s/d 04 JAnuari 2008 di SMK Negeri 2 Kota Probolinggo

Disusun oleh : Nama : DWI WIJAYANTI E-mail : wijayanti88@yahoo.co.id

MTs ASSULTHONIYAH Alamat : Jl. KH. Sulthon No.1 Kel. Triwung kidul Kota Probolinggo 67224 Telp.(0335)435486

Wb. Wassalam. Demikian dari kami dan terimakasih. Wr. Sholawat dirangkai salam kami limpahkan keharibaan baginda agung Nabi Muhammad SAW yang telah membawa kita dari alam jahiliyah menuju ke era globalisasi pada saat ini.KATA PENGANTAR Alhamdulillahi Robbil Alamin puji Syukur kehadirat Allah SWT. Terimakasih kami sampaikan kepada semua rekan-rekan yang telah membantu menyusun fikirannya demi tersusunnya makalah ini. 05 Januari 2008 Penulis . oleh karena itu kami mengharap partisipasi dari rekan-rekan mahasiswa untuk ikut menyumbang fikirannya lewat kritik dan saran para pembaca setia. sehingga kita bisa membedakan mana yang sah dan mana yang fatal. Yang telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya kepada kami sehingga kami bisa menyelesaikan tugas makalah yang berjudul “Pentingnya Administrasi pada Manajemen Pendidikan” dalam Makalah ini disusun untuk memenuhi tugas Pelatihan Jardiknas yang diselenggarakan pada tanggal 31 Desember 2007 sampai dengan 04 Januari 2008 di SMK Negeri 2 Probolinggo. Probolinggo. “Innal Insana wal khoto’iwan Nisyan” sesungguhnya manusia itu adalah tempatnya kesalahan dan lupa dari makolah tersebut kami sadar bahwa selaku manusia biasa kami tidak akan luput dari kehilafan ataupun kekurangannya.

Administrasi Perlengkapan / barang BAB III PENUTUP a. Administrasi Keuangan e. Administrasi Program Pengajaran b. Apa yang termuat dalam Pedoman Administrasi Pendidikan a. Administrasi Kesiswaan c.DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL KATA PENGANTAR DAFTAR ISI BAB I PENDAHULUAN a. Perumusan Masalah BAB II PEMBAHASAN 1. Latar Belakang b. Peranan Pedoman Administrasi dalam dunia pendidikan 2. Kesimpulan b. Saran-saran . Administrasi Kepegawaian d.

Di lembaga pendidikan tingkat menengah hampir sebagian besar belum ada tenaga administrasi sesuai yang diharapkan. pengawasan. perlu dilakukan pencatatan yang teratur dan berkelanjutan dengan menggunakan sistem yang baku dalam satu sistem. Agar dalam melaksanakan tugas administrasi dan pelaporan. melakukan pembinaan. untuk melakukan pembinaan. cepat dan benar diperlukan pedoman administrasi sekolah dasar. Data pendidikan yang terdapat disekolah sangat banyak macam dan jenisnya. Agar pencatatan data lebih akurat dan benar sesuai yang diharapkan tenaga administrasi yang terampil dan mengetahui apa yang menjadi tugasnya. Untuk tingkat yang lebih tinggi misalnya Dinas Penididikan mulai tingkat kecamatan sampai propinsi memerlukan data-data tersebut untuk pelaporan yang lebih tinggi. dan keperluan administrasi lainnya. penilaian (evaluasi). Pengaws tingkat MTs/SMP/SMPLB memerlukan data-data tersebut sebagai bahan sarana supervisi. serta untuk menyusun rencana atau program pendidikan pada masa mendatang. Ada yang bersifat relatif tetap dan ada yang selalu berubah.BAB I PENDAHULUAN A. Kepala Sekolah sebagai administrator di lingkungan sekolah yang dipimpinnya. sarana dan sebagainya untuk pengelolaan sekolah sehari-hari. . kurikulum. Di tingkat pusat (nasional) data pendidikan diperlukan untuk perencanaan yang lebih makro. Yang sangat diperlukan oleh para pelaku pendidikan untuk melakukan tugas dan profesinya. Latar Belakang Adminiatrasi suatu lembaga pendidikan merupakan suatu sumber utama manajemen dalam mengatur proses belajar mengajar dengan tertib sehingga tercapainya suatu tujuan terpenting pada lembaga pendidikan tersebut. Kepala Sekolah dan guru disekolah sangat memerlukan data-data tentang siswa. Untuk mendapatkan gambaran perubahan data dari waktu ke waktu. dalam melaksanakan tugas administrasi dibantu oleh guru dengan cara membagi tugas administrasi mereka.

penulis bertolak dari merumuskan masalah sebagai berikut : 1. Perumusan Masalah Latar belakang diatas. Bagaimana peranan pedoman administrasi dalam dunia pendidikan ? 2. Apa saja yang termuat dalam administrasi pada pendidikan? .B.

Apa yang termuat dalam Pedoman Administrasi Pendidikan Data pendidikan yang terdapat di Sekolah khususnya tingkat menengah sangat banyak macam dan jenisnya. Pencatatan dan perekaman data dan pengaturan sumber data di sekolah yang rapi / teratur dan benar sangat diperlukan dalam sistem informasi. Kepala Sekolah memiliki patokan-patokan untuk menjabarkan lebih lanjut kebijakan-kebijakan pemerintah dalam penyelenggaraan pendidikan. Ketrampilan personil yang memadai Kegiatan-kegiatan yang dilakukan di Sekolah itu sering disebut kegiatan administrasi. Format-format yang dipergunakan 2. Peranan Pedoman Administrasi dalam dunia pendidikan Administrasi dalam pendidikan yang tertib dan teratur. Agar pencatatan data lebih mudah dan sederhana sehingga memperlancar kegiatan administrasi. yaitu makin meningkatnya efisiensi.BAB II PEMBAHASAN 1. 2. Administrasi Kepegawaian d. Administrasi Keuangan e. Untuk memperlancar kegiatan di atas agar lebih efektif dan efisien perlu informasi yang memadai. Sistem informasi di dunia pendidikan ini menyangkut dua hal pokok yaitu kegiatan pencatatan data(recording system) dan pelaporan (reporting system). Administrasi Perlengkapan / barang . Petunjuk dan aturan yang berlaku 3. Penigkatan kemampuan tersebut akan berakibat positif. Untuk itu pedoman administrasi secara tertulis memegang peranan yang penting dalam kegiatan administrasi. sangat diperlukan untuk meningkatkan kemampuan pengelolaan pendidikan bagi Kepala Sekolah dan Guru. mutu dan perluasan pada kinerja di dunia pendidikan tersebut. Administrasi Kesiswaan c. Administrasi Program Pengajaran b. data yang banyak jenisnya itu dapat dikelompokkan menjadi 5 jenis yaitu : a. Untuk memperlancar dua kegiatan tersebut diperlukan faktor-faktor penunjang antara lain : 1.

A. Awal Tahun Pelajaran a. Format-format ini adalah sebagai berikut : PK-1 = Jadwal Pelajaran Sekolah PK-2 = Daftar Pembagian Tugas Mengajar Bagi Guru PK-3 = Daftar Pemeriksaan Tugas Mengajar Bagi Guru PK-4 = Daftar Penyelesaian Kasus di Sekolah PK-5 = Daftar Hasil Evaluasi Belajar Tahap Akhir PK-6 = Rekapitulasi Kenaikan Kelas / Kelulusan PK-7 = Daftar Penyerahan STTB kepada Lulusan EBTA/EBTANAS PK-8 = Rekapitulasi Pelaksanaan Supervisi Kelas PK-9 = Hubungan Kemasyarakatan PK-10 = Laporan Penelitian Hasil Belajar Siswa SD PK-11 = Jawa Pelajaran PK-12 = Program Caturwulan Guru PK-13 = Persiapan Mengajar PK-14 = Program Bimbingan PK-15 = Daftar Nilai PK-16 = Pencapaian Target dan Daya Serap Kurikulum PK-17 = Daftar Penyerahan Raport B. teratur dan benar. ADMINISTRASI KESISWAAN Dalam buku Pedoman Administrasi Kesiswaan selama satu tahun pelajaran dibagi dalam tiga tahap waktu. Untuk itu satu tahun pelajaran dibagi dalam tiga tahapan waktu dengan delapan jenis kegiatan dan dua puluh satu jenis format. Untuk setiap macam jenis kegiatan diperlukan beberapa format pencatatan data. ADMINISTRASI PROGRAM PENGAJARAN Sebagai kelengkapan administrasi pengajaran di sekolah dasar dipelukan 17 format yang harus diisi oleh Kepala Sekolah maupun Guru secara rutin. Penerimaan Siswa Baru S-1 Surat Pendaftaran Siswa Baru . Untuk itu disediakan format serta petunjuk pengisiannya. terdapat beberapa jenis kegiatan .. 1.

Kehadiran Siswa S-8 Papan Absensi Harian Siswa (kelas) S-9 Papan Absensi Harian Siswa (sekolah) S-10 Buku Absensi Siswa S-11 Rekapitulasi Absensi Siswa dalam Sebulan d. yaitu : S-2.S-5.S-17. Kenaikan Kelas S-19 Daftar Sswa yang Naik Tingkat S-20 Rekapitulasi Siswa Naik Tingkat dan Behasil EBTA Agar data mengenai kesiswaan itu sampai pada investasi di jenjang atas.S-6. Asal dan Jenis Kelamin S-7 Jumlah Siswa menurut Kelas.S-3.S-2 Daftar Calon Siswa Baru Kelas I S-3 Daftar Siswa Baru Kelas I 2. Keadaan Siswa Awal Tahun S-6 Jumlah Siswa menurut Kelas. Akhir Tahun Pelajaan a. Selama Tahun Pelajaran a. Jenis Kelamin dan Usia c. Pelaksanaan Ujian Akhir S-15 Daftar vClon Peserta Ujian S-16 Tanda Peserta Ujian S-17 Daftar Peserta Ujian dan Prestasinya S-18 Daftar Masuk SLTP b. Penyusun Data Siswa S-4 Buku Induk Siswa S-5 Buku Klapper b. Mutasi Siswa S-12 Surat Permohonan Pindah Sekolah S-13 Surat Keterangan Pindah Sekolah S-14 Mutasi Siswa selama Caturwulan 3.S-14. digunakan beberapa format laporan.S-19 dan S-20 .S-10.

C. PEG 4 = Usul Kenaikan Gaji 6. Dalam hubungan itu telah disediakan sejumlah 24 format. PEG 2 = Usul Pengadaan Pegawai / Guru 3. PEG 12 = Contoh Permintaan Pembayaran Pensiun Janda/Duda Pertama 16. yaitu : 1. PEG 11b = Contoh daftar susunan keluarga 14. Sebagai perlengkapan tata laksana kepegawaian disediakan format-format untuk menata pelaksanaan kegiatan tertentu yang diperlukan. Untuk itu telah diusahakan bentuk-bentuk pelayanan hak-hak pegawai/guru yang bertugas di seklah tertentu. PEG 7 = Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP3) Pegawai Negeri Sipil 9. pindah tempat. PEG 3b = Daftar Riwayat Hidup 5. PEG 3a = Usul Pengangkatan Calon Pegawai Negeri Sipil. Penggunaan frmat sesuai dengan kebutuhan pelaksanaan suatu kegiatan pelayanan administrasi dalam rangka pembinaan pegawai/guru berkelangsungan. PEG 10 = Contoh Surat Permintaan Berhenti dari Calon Pegawai Negeri Sipil/ Pegawai Negeri Sipil Hak Pensiun 12. PEG 11c = Contoh Surat Permintaan Pembayaran Pensiun Pertama(SP 4) 15. PEG 6 =Buku Catatan Penilaian Pegawai Negeri Sipil 8. ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN Buku Pedoman Administrasi Kepegawaian menguraikan kegiatan yang berkaitan dengan kepegawaian. tugas dan tanggung jawab pengelolaan satuan pendidikan dan peningkatan tata usaha kepegawaian di sekolah. berdasarkan ketentuan perundang-undangan yang berlaku. PEG 9 = Buku Cuti Pegawai /Guru 11. PEG 11a = Contoh Surat Permintaan Pensiun Pegawai Negeri Sipil 13. PEG 13 = Contoh Surat Permintaan Pensiun Janda/Duda bagi Anak-anak . Sesuai dengan prinsip tata laksana kepegawaian sekolah dasar yang menyeluruh dan berkelangsungan. 4. sampai yang bersangkutan berhenti menjadi pegawai / guru. PEG 8 = Daftar Usul Pengangkatan Pegawai Negeri Sipil (DUK) 10. PEG 1 = Rencana Kebutuhan Pegawai / Guru 2. PEG 5 = Daftar Usul Penetapan Angka Kredit (DUPAK) 7.

PEG 18 = Data Kepegawaian 24. Pengawasan 5 Jadwal kegiatan pelaksanaan administrasi keuangan sekolah 6 Contoh-contoh mengenai ketata usahaan keuangan sekolah dan format pelaporan E.17. penyimpanan. PEG 16 = Contoh Surat Pengaduan untuk Pensiun Janda/Duda 20. PEG 15 = Contoh Surat Pengaduan Permohonan Pensiun Bekas Pegawai Negeri Sipil/ Permohonan Pembayaran Pensiun 19. b. Pelaporan. dilakukan satu kali alam setahun dengan menggunakan format P-1 dan P-2. Pertanggungjawaban d. Di dalamnya dibahas antara lain : 1. Perencanaan anggaran tahunan sekolah 3. PEG 19 = Kartu Pribadi Pegawai/Guru D. barang yang dimutasi dan syarat-syarat penghapusan semua perlengkapan/ barang di sekolah. ADMINISTRASI PERLENGKAPAN / BARANG Pada buku pedoman administrasi diuraikan tentang perencanaan. ADMINISTRASI KEUANGAN Di dalam buku pedoman ini ijelaskan dasar/asas dan pengertian administrasi dalam pengelolaaan keuangan di sekolah dasar. PEG 17a = Daftar Hadir/Tidak Hadir Pegawai/Guru 21. PEG 17b =Dafatr Rangkuman Tidak Hadir Pegawai/Guru(Bulanan) 22. Pembukuan setiap transaksi c. dan Bendaharawan) 2. Ordonator. dan e. PEG 14 = Contoh Permintaan Pensiun Janda/Duda bagi anak-anak Yang diajukan wali 18. dan pemeliharaan semua perlengkapan/barang inventaris. Ketata usahaan keuangan sekolah meliputi : a. pengadaan. Pendapatan 4. PEG 17c = Dafatr Rangkuman Tidak Hadir Pegawai/Guru (Triwulan) 23. . Dasar hukum. Asas pemisahan tugas (Otorisator. Kewajiban melapor bagi kepala sekolah tentang keadaan barang yang telah dihapuskan.

Kendaraan PERL-6 = Kartu Inventaris Barang. Gedung PERL-5 = Kartu Inventaris Barang . Lain-lain PERL-7 = Buku Inventaris Perlengkapan / Barang PERL-8 = Daftar Usul Pengadaan Barang .PERL-1 = Buku Pemeriksaan Perlengkapan / Barang PERL-2 = Kartu Inventaris Ruangan PERL-3 = Kartu Inventaris Barang. Lahan Tanah PERL-4 = Kartu Inventaris Barang.

kepegawaian. Saran-saran Demikianlah penulisan makalah kami. apabila masih terdapat kesalahan atau kekurangan dalam pembahasan makalah kami ini. rapid an aman. mulai dari Program pengajaran. untuk memudahkan dalam penataan dan akan menciptakan suasana tertib. . kesiswaan. Sehingga dengan pembagian jenis tersebut dapat di bedakan macamnya. keuangan dan perlengkapan inventaris/barang. yang sebagaian besar pengelolaan manajemen pada pendidikan terutama tingkat menengah sangat meluas dan abstrak sehingga dapat terperinci terbagi 5 pengelompokan.BAB III PENUTUP A. Kesimpulan Dari hasil pembahasan di atas bahwa sangat penting dan juga sangat berarti administrasi pada suatu pendidikan untuk mencapai tujuan yang optimal. terutamanya kami ucapkan mohon maaf yang sebesar-besarnya dan juga kami harapkan teguran yang sehat sekiranya dapat membangun dalam perbaikan pembuatan makalah kami ini. B.