Pengertian Sistem Informasi Manajemen (SIM)

Oleh ivaninternisti

sumber : Diposkan oleh Devid Haryalesmana

http://mas-devid.blogspot.com/2009/02/pengertian-sistem-informasi-manajemen.html

SIM bukan merupakan hal baru. Ruang lingkup SIM sebenarnya tertuang pada tiga kata
pembentuknya, yaitu “sistem”, “informasi”, dan “manajemen”.
Sistem merupakan kumpulan elemen yang saling berhubungan satu sama lain yang membentuk
satu kesatuan dalam usaha mencapai suatu tujuan. Di dalam perusahaan, yang dimaksud elemen
dari sistem adalah departemen-departemen internal, seperti persediaan barang mentah, produksi,
persediaan barang jadi, promosi, penjualan, keuangan, personalia; serta pihak eksternal seperti
supplier dan konsumen yang saling terkait satu sama lain dan membentuk satu kesatuan usaha.
Informasi adalah hasil pemrosesan data yang diperoleh dari setiap elemen sistem tersebut
menjadi bentuk yang mudah dipahami dan merupakan pengetahuan yang relevan yang
dibutuhkan oleh orang untu menambah pemahamannya terhadap fakta-fakta yang ada. Informasi
bagi setiap elemen akan berbeda satu sama lain sesuai dengan kebutuhannya masing-masing

Manajemen terdiri dari proses atau kegiatan yang dilakukan oleh pengelola perusahaan seperti
merencanakan (menetapkan strategi, tujuan dan arah tindakan), mengorganisasikan,
memprakarsai, mengkoordinir dan mengendalikan operasi untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan.

Dari ruang lingkup di atas, beberapa ahli telah memberikan rumusan tentang sistem informasi
manajemen, antara lain :

1. SIM adalah pengembagan dan penggunaan sistem-sistem informasi yang efektif dalam
organisasi-organisasi (Kroenke, David, 1989)
2. SIM didefinisikan sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi
bagi beberapa pemakai yang mempunyai kebutuhan yang serupa. Informasi menjelaskan
perusahaan atau salah satu sistem utamanya mengenai apa yang telah terjadi di masa lalu,
apa yang sedang terjadi sekarang dan apa yang mungkin terjadi di masa depan. Informasi
tersebut tersedia dalam bentuk laporan periodik, laporan khusus dan output dari simulasi
matematika. Informasi digunakan oleh pengelola maupun staf lainnya pada saat mereka
membuat keputusan untuk memecahkan masalah (Mc. Leod, 1995)
3. SIM merupakan metode formal yang menyediakan informasi yag akurat dan tepat waktu
kepada manajemen untuk mempermudah proses pengambilan keputusan dan membuat
organisasi dapat melakukan fungsi perencanaan , operasi secara efektif dan pengendalian
(Stoner, 1996)
Dari definisi-definisi di atas, dapat ditarik kesimpulan, bahwa SIM adalah suatu sistem yang
dirancang untuk menyediakan informasi guna mendukung pengambilan keputusan pada kegiatan
manajemen dalam suatu organisasi.
Sistem Informasi Manajemen

Sistem informasi keseluruhan tidak hanya terdapat dalam Sistem informasi manajemen, karena
tidak semua informasi di dalam organisasi dapat dimasukkan secara lengkap ke dalam sebuah
sistem yang otomatis. Aspek utama dari sistem informasi akan selalu ada di luar sistem
komputer.
Di dalam usaha Pengembangan Sistem informasi manajemen yang canggih dengan berbasis
komputer memerlukan orang-orang yang mempunyai ketrampilan tinggi dan berpengalaman
lama dan memerlukan partisipasi dari para manajer organisasi. Karena banyak organisasi yang
gagal membangun Sistem informasi manajemen disebabkan karena :
Pertama, Kurangnya organisasi yang wajar
Kedua, Kurangnya perencanaan yang memadai
Ketiga, Kurangnya personil yang handal
Keempat, Kurangnya partisipasi manajemen dalam bentuk keikutsertaan para manajer dalam
merancang sistem, mengendalikan upaya pengembangan sistem dan memotivasi seluruh personil
yang terlibat.

Sistem informasi manajemen yang baik adalah Sistem informasi manajemen yang
mampu menyeimbangkan biaya dan manfaat yang akan diperoleh artinya SIM akan
menghemat biaya, meningkatkan pendapatan serta tak terukur yang muncul dari
informasi yang sangat bermanfaat.
Organisasi harus menyadari apabila mereka cukup realistis dalam keinginan
mereka, cermat dalam merancang dan menerapkan SIM agar sesuai keinginan
serta wajar dalam menentukan batas biaya dari titik manfaat yang akan diperoleh,
maka SIM yang dihasilkan akan memberikan keuntungan dan uang.

Di dalam sebuah Sistem informasi manajemen komputer bukan prasyarat mutlak

secara teoritis, namun dalam praktek Sistem informasi manajemenyang baik tidak
akan ada tanpa bantuan kemampuan pemrosesan komputer. Prinsip utama
perancangan Sistem informasi manajemen: Sistem informasi manajemenharus
dijalin secara teliti agar mampu melayani tugas utama.

Sistem informasi manajemen bertujuan untuk memenuhi kebutuhan informasi

umum semua manajer dalam perusahaan atau dalam subunit organisasional
perusahaan. Sistem informasi manajemenmenyediakan informasi bagi pemakai
dalam bentuk laporan dan output dari berbagai simulasi model matematika.

A.PENGERTIAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Sistem informasi Manajemen yaitu serangkaian sub sistem informasi yang
menyeluruh dan terkoordinasi dan secara rasional terpadu yang mampu
mentransformasi data sehingga menjadi informasi lewat serangkaian cara guna
meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan gaya dan sifat manajer atas dasar
kriteria mutu yang telah ditetapkan.
Sistem informasi manajemen merupakan suatu sistem berbasis komputer yang
menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang sama. Para
pemakai biasanya membentuk suatu entitas organisasi formal, perusahaan atau
sub unit dibawahnya. Informasi menjelaskan perusahaan atau salah satu sistem
utamanya mengenai apa yang terjadi di masa lalu, apa yang terjadi sekarang dan
apa yang mungkin terjadi di masa yang akan datang. Informasi tersebut tersedia
dalam bentuk laporan periodik, laporan khusus dan ouput dari model matematika.
Output informasi digunakan oleh manajer maupun non manajer dalam perusahaan
saat mereka membuat keputusan untuk memecahkan masalah.

Sistem informasi manajemen di dalam perancangan, penerapan dan

pengoperasiannya sangat mahal dan sulit. Upaya ini dan biaya yang diperlukan
harus ditimbang-timbang. Ada beberapa faktor yang membuat SIM menjadi
semakin diperlukan, antara lain bahwa manajer harus berhadapan dengan
lingkungan bisnis yang semakin rumit. Salah satu alasan dari kerumitan ini adalah
semakin meningkatnya dengan muncunya peraturan dari pemerintah.

Situasi lingkungan bisnis bukan hanya rumit tetapi juga dinamis. Oleh sebab itu
manajer harus membuat keputusan dengan cepat terutama dengan munculnya
masalah manajemen dengan munculnya pemecahan yang memadai.

Kegiatan utama dari Semua sistem informasi, yaitu menerima data sebagai
masukan (input), kemudian memprosesnya dengan melakukan penghitungan,
penggabungan unsur data, pemutakhiran dan lain-lain, akhirnya memperoleh
informasi sebagai keluarannya (output).
DATA : fakta-fakta atau sesuatu yang dianggap (belum mempunyai arti)
INFORMASI : data yang telah diproses atau data yang memiliki arti.
Perubahan data menjadi informasi dilakukan oleh pengolah informasi. Pengolah
informasi dapat meliputi elemen-elemen komputer, non-komputer atau kombinasi
keduanya.

E-life merupakan Perkembangan Teknologi kehidupan, artinya kehidupan ini sudah

dipengaruhi oleh berbagai kebutuhan secara elektronik. Sekarang ini sedang
semarak dengan berbagai huruf yang dimulai dengan awalan e seperti E-
Commerce, E-Government, E-Education, E-Library, E-Journal, E-Medicine, E-
Laboratory, E-Biodiversitiy, dan yang lainnya lagi yang berbasis elektronika.

Untuk meningkatkan pelayanan Sistem Informasi Manajemen Pendidikan menjadi

faktor penting sekaligus penghematan bagi Pendidikan dan kini telah menjadi salah
satu standar mutu sebuah Pendidikan. Otomatisasi/komputerisasi sistem pelayanan
dan sistem informasi manajemen merupakan solusi yang tepat untuk memecahkan
masalah ini. Banyak lembaga Pendidikan dan Pendidikan telah mendapat manfaat
dari peralatan canggih ini.
Perkembangan Pendidikan di Indonesia yang maju sekarang ini, baik dari aspek
administratif atau teknologi, maka proses pelayanan Pendidikan di Indonesia dapat
berlangsung secara efektif dan efisien. Untuk mengembangkan mutu Pendidikan
dibutuhkan beberapa fasilitas pendukung, dimana salah satu fasilitas pendukung
tersebut adalah aplikasi teknologi informasi dalam bidang sistem informasi
manajemen Pendidikan.

Struktur sistem informasi pada dasarnya dibedakan menjadi dua yaitu sistem yang terstruktur
(formal) dan sistem yang tidak terstruktur (non formal). Sistem formal adalah sistem yang
berjalan menurut norma-norma organisasi yang berlaku pada semua orang, sesuai dengan
kedudukannya dalam organisasi. Sistem ini tergantung kepada tugas, wewenag, dan tanggung
jawab yang dibebankan kepada pemegang jabatan organisasi. Sistem nonformal adalah sistem
yang berlaku di lingkungan organisasi melalui saluran-saluran tidak resmi, tetapi mempunyai
pengaruh cukup kuat dalam kehidupan organisasi yang bersangkutan (Gordon,1999).

Sistem informasi manajemen berusaha untuk menggabungkan keduanya dengan bertumpu pada
norma organisasi dalam mendukung kegiatan organisasi. Dengan demikian diharapkan sistem
formal dapat menjadi subsistem terutama keberhasilan organisasi bukan hanya perorangan tetapi
hasil kerjasama seluruh organisasi.

1. Struktur sistem informasi berdasarkan kegiatan manajemen

Kegiatan perencanaan dan pengendalian manajemen dibagi atas tiga macam yaitu: kontrol
operasional, kontrol manajemen, dan perencanaan stategi. Pengendalian operasional adalah
proses penempatan agar kegiatan operasional dilaksanakan secara efektif dan efisien.
Pengendalian operasional menggunakan prosedur dan aturan keputusan yang telah ditentukan
lebih dahulu dalam jangka waktu yang relatif pendek. Dukungan pengolahan untuk pengendalian
operasional terdiri atas: pengolahan transaksi, pengolahan laporan, dan pengolahan pertanyaan.
Ketiga jenis pengolahan berisikan berbagai macam pembuatan keputusan yang melaksanakan
aturan keputusan yang telah disetujui atau menyajikan suatu keluhan yang mengeluarkan yang
akan diambil (Gordon,1999).

Informasi pengendalian manajemen diperlukan oleh berbagai manajer bagian, pusat laba dan
sebagainya untuk mengukur prestasi, memutuskan tindakan pengendalian, merumuskan aturan
keputusan baru untuk ditetapkan personalian operasional dan mengalokasikan sumber daya.
Proses pengendalian manajemen memerlukan jenis informasi yang berkaiatan dengan tingkat
ketelitian yang lebih tinggi menyangkut: pelaksanaan yang direncanakan, alasan adanya
perbedaaan, dan analisa atas keputusan atau arah tindakan yang mungkin.

Perencanaan strategi mengembangkan strategi sebagai sarana suatu organisasi untuk mencapai
tujuannya. Kegiatan perencanaan strategi tidak mempunyai keteraturan meskipun sebenarnya
bisa dijadwalkan dalam periode waktu yang relatif panjang. Informasi yang dibutuhkan haruslah
memberikan gambaran yang lengkap dan menyeluruh, walaupun tidak mempunyai ketelitian
yang tinggi.

2. Struktur sistem informasi berdasarkan fungsi organisasi

Setiap informasi dapat dianggap sebagai kumpulan subsistem yang didasarkan atas fungsi yang
dilaksanakan dalam organisasi. subsistem-subsistem yang umum adalahh sebagai fungsi-fungsi
utama suatu organisasi dalam pemasaran, produk, logistik, personalia, keuangan dan akuntansi.
Setiap fungsi akan melakukan kegiatan sebagai subsistem informasi untuk mendukung
pengendalian operasional, pengendalian manajemen dan pengendalian strategi.

3. Struktur sistem informasi manajemen secara konseptual dan fisik

Struktur sistem informasi manajemen (SIM) dapat pula dipandang menurut konsep struktural
yang memungkinkan pembahasan dan perancangan sistem fisik yang akan mendefinisikan cara
pelaksanaan SIM.

• a. Struktur Konseptual

SIM didefinisikan sebagai suatu gabungan subsistem fungsional yang masing-masing dibagi
dalam empat macam pengolahan informasi, yaitu: pengolahan transaksi, dukungan operasional
sistem informasi, dukungan pengendalian manajerial sistem informasi, dukungan perencanaan
stategi sistem informasi.

• b. Struktur Fisik

Struktur konseptual suatu SIM adalah untuk subsistem fungsional yang terpisah ditambah
suatu pangkalan data, beberapa aplikasi umum, dan satu model dasar analisa umum dan model
keputusan. Pada struktur fisik semua aplikasi terdiri atas program yang sama sekali terpisah,
tetapi hal ini tidak selalu demikian adanya sehingga ada penghematan yang cukup besar dari
pengolah terpadu dan pemakain modul umum. Pengolahan terpadu dicapai dengan perencanaan
berbagai aplikasi yang paling berhubungan sebagai suatu sistem tunggal untuk menyederhanakan
kaitan (interface) dan mengurangi duplikasi masukan sehingga melewati batas fungsional.
Struktur fisik juga dipengaruhi pemakain modul umum untuk pengoperasian pengolahan yang
menyebabkan tidak ada aplikasi yang lengkap tanpa pemakain modul umum.